Uusimaa2019 ICT hanke

Transkriptio

1 Uusimaa2019 ICT hanke Maakuntien eteneminen tilaisuus Mikko Rotonen, Uusimaa

2 Tilannekatsaus Hankkeen eteneminen esivalmisteluvaiheesta eteenpäin (Kalvot 3 7) Tilannekatsaus suunnitteluvaiheeseen (Kalvot 8-14) Tilannekatsaus muutosvaiheeseen (Kalvot 15-16) Tilannekatsausta kansallisiin hankkeisiin (Kalvo 17)

3 Maakuntauudistuksen päävaiheet Uudellamaalla 3/2017 6/2017 1/2018 3/2018 1/2020 Esisuunnittelu Vaihe Valmis Suunnittelu Vaihe Valmis Muutossuunnitelman rahoitushaku vaihe Valmis Muutosuunnittelu vaihe (=Toteutusvaihe)

4 Uudenmaan ICT-hankkeen organisointi Laajennettu ohjausryhmä Ohjausryhmä Muutosjohtaja Markus Sovala Hankejohtajat Mikko Rotonen Arja Rantanen Uusimaa2019 ICThankkeen organisaatio Johtoryhmä Hankejohtajat Projektijohtajat ICT-arkkitehdit Tietoturvapäälliköt ICT-lakimiehet ICT-talouskontrolleri Projektiassistentti ICT-tukipalvelut Projektijohtaja Pekka Lampinen TORI-järjestelmät Projektijohtajat Into Laine ja Timo Hakala TOSI-järjestelmät Projektijohtajat Ilkka Nenonen ja Johannes Salminen ICT-tekniikka Projektijohtaja Helge Finnberg Projektipäälliköt Projektipäälliköt Projektipäälliköt Projektipäälliköt

5 ICT-hankkeen resurssit > Hankejohto ja erityisasiantuntijat ICTtekniikka TORIjärjestelmä TOSIjärjestelmät ICTtukipalvelut 7,9 htv/ 13 henkilöä 8,7 htv/ 16 henkilöä 15,1 htv/ 32 henkilöä t 10,4 htv/ 23 henkilöä 4,2 htv/ 7 henkilöä Yhteensä noin 90 eri asiantuntijaa ja työpanos noin 50 Htv

6 Riskin todennäköisyys Kohtalainen % ICT-Tiekartan korkeimmat riskit : Suuri < 75 % Pieni > 25 % 2 3 Vähäinen Kohtalainen Vakava Vaikutus tavoitteisiin Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (6 pistettä), jatkuu: 5. Projektin suuruus tulee vastaan, (Riski 2.2) 6. Projekti koostuu monista yhtäaikaisista vaiheista joiden yhteensovittaminen epäonnistuu (Riski 2.5) 7. Projektijohtamisen osaajista tulee pulaa (Riski 3.1) 8. Yhteistyökumppanilla ei ole aikaa/resursseja tälle projektille (Riski 5.4) Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (9 pistettä): 1. Suunniteltuja toiminnallisia muutoksia ei pystytä toteuttamaan (Riski 1.2) Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (6 pistettä): 2. Toiminnan tarpeita ei tunneta riittävästi (Riski 1.1) 3. Toiminta muuttuu hankkeen aikana (Riski 1.3) 4. Projekti ulottuu usean organisaatioyksikön alueelle eikä organisaatiorajojen ylittäminen onnistu, (Riski 2.1) 9. Toimittajakonsortioissa on liian monta yhteistyökumppania ja niitä on vaikea hallita (Riski 5.5) 10. Päätöksenteko eri organisaatiossa vaikeaa (hitaus, pitkittyminen, riitaisa) (Riski 7.1) 11. Ei saada luotua yhteistä hallintomallia (Riski 7.3) 12. Käyttöönottoon ei satsata riittävästi resursseja (Riski 7.4)

7 Tietohallinnon volyymit Uudellamaalla maakuntauudistuksen kannalta Valtakunnallinen selvitys 12/ Arvio maakuntaan siirtyvästä tietohallinnon henkilötyömäärästä, yhteinen tietohallinto + ydintoimintojen yksiköiden tietohallinto (htv): 493,1 2. Keskitetysti tuettujen/hallittujen tietoteknisten sovellusten ja sähköisten palveluiden lkm (Sovellusportfolion koko): Työasemien lkm kiinteät: Työasemien lkm kannettavat: Työasemien lkm muut: Mobiililaitteiden lkm : Palvelinten kokonaismäärä: Tietoliikenne- ja verkkolaitteiden lkm : Toimintakulut arvioilta 185 Meu Suunnitteluvaiheen loppuraportti 2/ Nykytilanne 3/

8 Tilannekatsaus suunnitteluvaiheeseen

9 TOSI projektin status Valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko ja indikaattori Yleistilanne Resursointi Aikataulu Riskit Ennuste Talous Lisätietoa Projektin yleistilanne on hyvä. Tosi-toteutussuunnitelmassa kuvattujen määrittelyvaiheen tehtävien toteutus on aloitettu. Lopputuloksena mennessä on laadittu ei tekninen APTJ siirtosuunnitelma päätietojärjestelmistä. Suunnittelu on käynnistetty myös muiden kuin Sote-tehtäviin liittyvien tietojärjestelmien käytön mahdollistamiseksi maakunnasta. Resurssitilanne on tällä hetkellä hallinnassa. Käynnissä oleville Tosi-projekteille on nimetty ict-hankkeen vastuuhenkilöt eli projektipäälliköt. Yhteistyö tietojärjestelmä-toimittajien kanssa on käynnistetty ja työtilausten myötä saadaan toimittajien resursseja käyttöön. Tosi-projekti on aikataulussa, Yhteistyötä kuntien kanssa täytyy mahdollisuuksien mukaan kiirehtiä ja tarvitsemme tietoa kunnista, esimerkiksi integraatioista * Sote uudistuksen / toiminnan vaatimien tietojärjestelmätmuutosten tunnistaminen liian myöhään Henkilöresurssit hankkeessa, kunnissa ja järjestelmätoimittajien käytettävissä olevat henkilöresurssit Projektin ennuste on hyvä. Tosi-toteutussuunnitelmassa kuvatut kevään tehtävät on saatu käynnistettyä hyvin; tietojärjestelmien ja integraatioden as is siirtojen tehtävien läpikäynti on aloitettu toimittajatapaamisten myötä ja kunta-tapaamisia on aloitettu. 4T projektijohtajien tapaaminen pidetään viikoittain torstaisin, jossa koordinoidaan eri 4T projekteissa tehtävää työtä. Yhteistyön tiivistäminen yleishankkeen kanssa on käynnistetty. Projektilla on ollut käytössään toistaiseksi riittävä budjetti.

10 TORI projektin status Valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko Lisätietoa Yleistilanne Resursointi Yleistilanne on hyvä. Projektisuunnitelmat toteutettu muutossuunnitelman liitteeksi. Valmistellaan oman projektihenkilöstön toimesta projektien organisointia, jatkosuunnittelua, toteutusta ja hankintoja toteutettavaksi siihen kun VM päätökset rahoituksesta ratkeavat. Ensimmäinen VM:n ja STM:n projektien (Maakunnan digipalvelut järjestämistehtävässä ja SOTE tiedolla johtamisen tietojärjestelmäratkaisujen esiselvitys) työpaja on Projektien pitää olla valmiina mennessä. ICT-TORI-projektin resurssitilanne on hallinnassa. Projektissa seurataan normihankkeiden resursoinnin kehittymistä ja etenemistä. Projektien etenemiseen vaikuttaa olennaisesti normihankkeen resurssipanostus sekä lainsäädännössä tulevat ratkaisut maakuntaa siirtyvien toimintojen osallistumisesta projekteihin. Aikataulu Riskit Ei ongelmia toistaiseksi. Suunnitelmat totutettu ajatuksella että viimeistää huhtikuussa päästään etenemään yhteistyössä toimittajien kanssa. Tällä hetkellä ei ole aktivoituneita riskejä. Kasvava riski on valtion rahoituspäätösten aikataulut sekä miten onnistuneesti yhteistyö käynnistyy työnjaollisesti normihankkeen kanssa ja että toimittaja resurssit saadaan heti käyttöön kun hankinnat voidaan toteuttaa. Ennuste Ennuste on toistaiseksi hyvä. Talous Projektilla on ollut käytössään toistaiseksi riittävä budjetti. Vuoden alun 2018 tilaukset vahvistuvat vasta, kun hankesuunnitelman mukainen eteneminen on hyväksytty VM:n taholta. VM:n rahoitusavustus muutoshankkeelle on allekirjoitettu VM:ssä viimeistään viikolla 13 ja erillishankkeiden STM rahoitus tullee viikolla 11.

11 Tekniikka-projektin status Valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko ja indikaattori Yleistilanne Resursointi Lisätietoa Tilanne on hyvä. Tekniikka-projekti jakaantuu seuraaviin alaprojekteihin: Tietoliikenne, Active Directory, Palvelimet ja konesalit, Päätelaitteet, Viestintätekniikka, Puhelinpalvelut Kaikki projektit etenevät suunnitelman mukaisesti. Yhteistyö muiden ICT-projektien kanssa toimii. Yhteistyö yleishankkeen kanssa kehittyy hyvään suuntaan. Projektien resurssointi on tällä hetkellä riittävä. AD-projektista on poistunut yksi henkilö, mietitään korvaavaa henkilöä. Aikataulu Kaikki projektit etenevät aikataulussa. Riskit Ennuste Talous * Henkilöresurssit hankkeessa, kunnissa ja järjestelmätoimittajien käytettävissä olevat henkilöt huomioiden muut tehtävät. * Uudistuksen vaatimien tietojärjestelmätmuutosten tunnistaminen liian myöhään Projektit etenevät suunnitelman mukaisesti. Lähiajan tavoitteena on tuottaa Väliaikaisen toimielimen tarvitsemat palvelut kesällä Suunnitteluun tarvittavien tietojen keruu luovuttavista organisaatioista käynnistetään. Projektilla on ollut toistaiseksi käytössään riittävä budjetti.

12 ICT-Tukipalveluiden projektin status Valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko ja indikaattori Yleistilanne Resursointi Aikataulu Lisätietoa Yleistilanne on hyvä. Yhteistyö muiden ICT-projektien kanssa on aktivoitunut ja hyvällä mallilla. Resurssitilanne on tällä hetkellä hallinnassa. Käynnissä oleville Tuki-projekteille on nimetty projektipäälliköt. Projekteihin tullaan pyytämään nimettyjä projektiasiantuntijoita. Tuki-projekti on aikataulussa, Väliaikaistoimielimen tarvitsemien tukipalveluiden ja palvelutarpeiden täsmentyminen vaikuttaa kevään aikatauluun. Riskit VATE:n palvelutarpeiden täsmentymättömyys. Ennuste Lähitulevaisuuden päätavoitteet ovat: Väliaikaistoimielimen ICT-tukipalvelun toteuttaminen suunnitellusti HUS-tietohallinnon ServiceDeskiä hyödyntäen. ICT-palvelujen tarvitseman toiminnanohjausjärjestelmän määrittely, suunnittelu ja palveluytimen toteutus. Talous Projektilla on ollut toistaiseksi käytössään riittävä budjetti.

13 Tietoturva projektin status Valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko ja indikaattori Yleistilanne Lisätietoa Yleistilanne on hyvä. Resursointi Aikataulu Riskit Rekrytointitilanne: Tietoturvapäälliköt on, mutta tietosuoja-positio auki. Projektien tueksi hankittavien asiantuntijoiden minikilpailutus ulkona. Projektien tueksi hankittavien asiantuntijoiden minikilpailutus ulkona, tarjoukset saatu ja niiden oikeellisuuden tarkistus käynnissä. Projektin suunnittelu on käynnissä. Huhtikuussa voidaan aloittaa riskiarviointipalveluiden tarjoaminen 4T-projekteille. Puuttuva sopimus tarjottavista (palveluista väliaikaishallinnolle, jonka avulla vastuut pystyttäisiin määrittelemään. Ennuste 4T projekteissa kasvava tarve tietoturvapalvelulle. Talous Projektilla on ollut toistaiseksi käytössään riittävä budjetti.

14 Kokonaisarkkitehtuurin status Valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko Yleistilanne Resursointi Lisätietoa Arkkitehtuurin osalta tilanne on hyvä. Syksy 2017 eteni suunnitellussa aikataulussa. Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluvaiheen loppuraportin tehty. Tekniikka,TORI ja tuki ICT-projektien osalta yhteistyö käynnistetty. Seuraavaksi TOSI. 5+1 ICT-arkkitehtia käytettävissä noin 3 henkilötyöpanoksella. Riski arkkitehtiresurssien riittävyydestä 2018 oleellisiin asioihin. Keskustellaan mahdollisuudesta ulkoisen palvelun ostoon 2018 ICT-projektien osalta. Aikataulu Käynnistys-/Toteutusvaihe : 1) Kokonaiskehittäminen 2) Toiminnan kehittäminen/jalkauttaminen (eli toiminta- ja tietoarkkitehtuurin työstäminen, ICT-projektien arkkitehtuurityö) 3) Sidosryhmäyhteystyö (VM, maakunnat, kunnat, Apotti jne). Riskit Riski arkkitehtiresurssien riittävyydestä 2018 oleellisiin asioihin. Tuotoksia projekteja kohden tulee vähemmän. Yhteistyön puuttuminen toiminnan (substanssi), kuntien ja kaupunkien kanssa. Epäselvyys toimijoiden vastuista. Riittävän ja oikean tiedon saatavuus. Lainsäädännön keskeneräisyys. Ennuste Talous Kevään painopistealueet: 1) Kokonaiskehittäminen 2) Toiminnan kehittäminen/jalkauttaminen (ICTprojektit) Projektilla on ollut toistaiseksi käytössään riittävä budjetti.

15 Tilannekatsaus muutossuunnitteluvaiheeseen

16 Riskin todennäköisyys Kohtalainen % ICT-Tiekartan korkeimmat riskit : Suuri < 75 % Pieni > 25 % Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (9 pistettä): 1. Suunniteltuja toiminnallisia muutoksia ei pystytä toteuttamaan 8. Yhteistyökumppanilla ei ole aikaa/ resursseja tälle projektille 10. Päätöksenteko eri organisaatiossa vaikeaa (hitaus, pitkittyminen, riitaisa) 12. Käyttöönottoon ei satsata riittävästi resursseja Vähäinen Kohtalainen Vakava Vaikutus tavoitteisiin Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (Yli 6 pistettä) : 2. Toiminta muuttuu hankkeen aikana 3. Toiminnan tarpeita ei tunneta riittävästi 4. Projekti ulottuu usean organisaatioyksikön alueelle eikä organisaatiorajojen ylittäminen onnistu 5. Projektin suuruus tulee vastaan 6. Projekti koostuu monista yhtäaikaisista vaiheista joiden yhteensovittaminen epäonnistuu 7. Projektijohtamisen osaajista tulee pulaa 9. Ei saada luotua yhteistä hallintomallia 11. Toimittajakonsortioissa on liian monta yhteistyökumppania ja niitä on vaikea hallita

17 Tilannekatsausta kansallisiin erillishankkeisiin VM:n tiedolla johtamisen hankkeet - Toiminta käynnistynyt, vaikka rahoituspäätöksiä tuli vasta maaliskuun puolessa välissä - Aikataulu on kireä, koska hankkeet käynnistyneet myöhässä STM:n tiedolla johtamisen hankkeet Toiminta ei ole käynnistynyt, koska rahoituspäätökset puuttuvat edelleen Aikataulu ei ole enää realistinen, koska hankkeiden toiminta on hajanaista ja osallistujien profilointi on ollut haastavaa STM on käynnistänyt sivuhankkeita SITRAn kanssa, jotka sekoittavat tilannetta TEM:n kasvupalvelut kierros Maakuntakierros tehty ja työpajat hyvin ohjattuna, kannattaisi ottaa oppia Yleistilanne Uudenmaan erillisratkaisun osalta kesken