Maakuntien tietohallinnon perustamisen

Transkriptio

1 Liite 2 Kymenlaakson maakuntaliitto Maakuntien tietohallinnon perustamisen suunnitelma Kymenlaakso Hankesuunnitelma Tiivis Versio

2 Kymenlaakso 2 (15) Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria Tausta ja tarkoitus Projektin sisältö Projektin kuvaus ja kohde Projektin hallinta ICT palvelut Tietohallinto Tietohallinnon perustaminen ja ohjausprosessit Toteutus Lopputulokset Hankkeen omistaja Toteutuksen osapuolet Aikataulu ja vaiheistus Loppuraportointi Hankkeen organisointi Hankkeen hallinnollinen organisointi Roolit, vastuut ja velvollisuudet Riskianalyysi Työmääräarvio ja tehtäväjako Kustannus arvio ja kustannustenjakomalli... 14

3 Kymenlaakso 3 (15) Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V Sirpa Mäntynen Ensimmäinen luonnos V0.2 SM Projektiorganisaatio ja projektikuvaus lisätty V0.3 SM Dokumentin stilisointia V0.4 SM Tuotokset lisätty V0.5 SM Asiakkuuden hallinnan kuvaus, kustannustaulukkoon tiedot V0.6- V SM, LL V SM, TH, JK, TU V SM, TN, MA, ST Sote-projektin tarkempi kuvaus Riskit lisätty, Asiakkuudenhallinnan kuvaus (Lauri Lehto) Projektipäälliköiden kuvat lisätty (Jonna Kauppila, Timo Ukkola, Tarja Hanninen) Puheenjohtajiston kommentointi, tarkastuskierros (Tarja Nousiainen, Matti Ahola, Sami Tervo), lisätty Tiedolla johtamisen kuvaus V1.0 SM Hankesuunnitelma, Rahoitushakemus V SM Hankesuunnitelma, Rahoitushakemus tiivis

4 Kymenlaakso 4 (15) 1. Tausta ja tarkoitus Tämän dokumentin tarkoitus on toimia valtion ICT- muutostukirahoitus II rahoitushakemuksena. Kohdassa 2.1. kuvataan koko muutosprojektin osaprojektit, mutta kaikkien osalta ei haeta muutostukea VM:n ohjeistuksen mukaisesti. 2. Projektin sisältö 2.1. Projektin kuvaus ja kohde Kymenlaakson Tietohallinto ja ICT projekti on ositettu alla olevan kuvan mukaisesti.

5 Kymenlaakso 5 (15) Projekti on ositettu varsinaisesti kahteen aliprojektiin, joita ovat Tietohallinto ja ICT-palvelut. Projektin keskeisimmät tavoitteet on kuvattu laajempaan hankehakemukseen Projektin hallinta Projektin hallinnan koordinointi toteutetaan osana Kymenlaakson muutosprojektin muutostoimiston tehtäviä. Muutostoimiston ICT resurssit muodostuvat: tietohallinto- ja ict projektipäälliköstä, sote-ict projektipäälliköstä, integraatioarkkitehdistä (2018 palkattava), talous- ja henkilöstöhallinnon projektipäälliköistä (ict vastuu) ja tietoturvaresurssista. Resurssi HTV 1,4 6 6 (HTV/ asiantuntijapalvelu/ ICT hankinnat) , , ICT palvelut Tämän osaprojektin tavoitteena ja tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa Kymenlaakson ICT- palveluiden osakokonaisuudet, kuten työasemapalvelut, tietoliikennepalvelut, kapasiteettipalvelut ja liittyminen kansallisiin Suomi.fi palveluihin, sekä käyttäjähallinnan palvelut niiltä osin kun ne eivät ole kansallisen palvelukeskus Vimana Oy:n tuottamia palveluita. Käyttäjähallintaan liittyviä tehtäviä on muun muassa maakunnan yhteisen AD:n rakentaminen. Tämän osaprojektin ohjauksesta vastaa muutostoimiston projektinhallinta ja Tietohallinto- ja ICT valmisteluryhmä. Resurssi HTV 0.5 0,7 (HTV/ asiantuntijapalvelu/ ICT hankinnat) , ,00

6 Kymenlaakso 6 (15) 2.4. Tietohallinto Toimialariippuvat tietojärjestelmät Asiakas- ja potilastietojärjestelmät Alla olevassa laskelmassa on huomioitu lähinnä Effica-Lifecare valmistelu, suunnittelu ja osin käyttöönotto taulukossa kuvatun aikataulun mukaisesti: Resurssi HTV 500 (oma työ) htp =2,27 htv 700 (oma työ) htp=3,18 htv 1500 (oma työ) htp laskelmallinen htv on 220 htp toimittajien työ: 1,5 toimittajien työ:1,3

7 Kymenlaakso 7 (15) (HTV/ asiantuntijapalvelu/ ICT hankinnat) oma työ + toimittajien työ toimittajien työ ja version päivitys, käyttöoikeudet , 00 oma työ + toimittajien työ toimittajien työ ja version päivitys, käyttöoikeudet ,00 oma työ + toimittajien työ Maku (maakuntapalveluiden tietojärjestelmät) Maakunnasta ja Ely-keskuksesta siirtyvät järjestelmät ovat selvitysvaiheessa. Maakunnasta siirtyy paikkatietojärjestelmä. Keha keskukselta ja Ely-keskukselta siirtyvien tietojärjestelmien kustannuksia ei käsitellä tässä hankesuunnitelmassa ja siten rahoitushakemuksessa. Keha keskukselta siirtyvien tietojärjestelmien kustannukset rahoitetaan VM:n erillisrahoituksella Toimialariippumattomat järjestelmät hallinnon järjestelmät Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät Kymenlaakson TaHe viitearkkitehtuurin suunnittelun käynnistäminen huomioiden kansallinen viitearkkitehtuuri.

8 Kymenlaakso 8 (15) Viestinnän, asianhallinnan ja arkistoinnin tietojärjestelmien valmistelussa ja suunnittelussa ohjaavana periaatteena on: Suunnittelussa keskitytään pääsääntöisesti kansallisesti tuotettavien (Vimana Oy) palveluiden käyttöönoton suunnitteluun.

9 Kymenlaakso 9 (15) Hankintatoimen tietojärjestelmät Suunnittelun kohteena on hankintaprosesseja tukevat tietojärjestelmät. Suunnittelu käynnistetään arkkitehtuurisuunnittelulla, jolla varmistetaan ettei tehdä päällekkäisiä hankintoja esim. ERP ratkaisun kanssa. Resurssi HTV 0,3 (oma työ) Toimittajien työ 15 htp 0,3 (oma työ) Toimittajien työ: 30 htp (HTV/ Syksyn 2017 Kevään 2018 aikana projektin valmistelu ja suunnittelu. asiantuntijapalvelu/ ICT hankinnat) , , Tietohallinnon perustaminen ja ohjausprosessit Syksyn 2017 Kevään 2018 aikana käynnistetään kaikkien alla kuvattujen ohjausprosessien ja perustamisen projektin valmistelu ja suunnittelu Tietohallinnon perustaminen Tavoitteena on perustaa maakunnan tietohallinnon toiminto ja organisaatio huolehtimaan tietohallinnon lakisääteisistä ja muista tietohallinnon ja ICT- palveluiden järjestämisen tehtävistä Tietoturva ja tietosuoja Tavoitteena on suunnitella maakunnan tietoturvan ja tietosuojan hallintajärjestelmä siihen liittyvine vastuineen ja rooleineen, sekä tietoturvan ja tietosuojan palveluorganisaatio. Suunnittelussa huomioidaan erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen soveltamisvaatimukset. Tietoturvan osalta seurataan ja huomioidaan kansallinen valmistelu.

10 Kymenlaakso 10 (15) ICT- palveluiden järjestäminen Tavoitteena on suunnitella ICT- palveluiden järjestämisen prosessit ja tarvittavat palvelut. Suunnittelu sisältää neuvottelut tulevien asiakkaiden tarpeesta ja yhteistyömallit mahdollisten palveluntuottajien kanssa. Suunnittelu sisältää asettavat palvelutasovaatimukset Tietohallinnon hankintatoimi Tavoitteena on suunnitella tietohallinnon hankintatoimen prosessit ja yhteistyömallit. Suunnittelun kohteena on myös hankinnat osana maakunnan talouden ja toiminnan suunnittelua ja hankinnat yhteistyöalueella Arkkitehtuurin hallinta Tavoitteena on suunnitella maakunnan viitearkkitehtuuri ja kohdealueittaiset arkkitehtuurit kansallisten arkkitehtuurilinjausten mukaisesti. Suunnittelun kohteena on myös digitaalinen palveluarkkitehtuuri. Hankkeen aikana suunnitellaan ja kuvataan PSOP viitearkkitehtuuri tarvittavin lisätäydennyksin, taloushallinnon viitearkkitehtuuri, henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri, asianhallinnan viitearkkitehtuuri, johtamisen päätöksenteon viitearkkitehtuuri. Arkkitehtuurikuvaukset dokumentoidaan kuvausrepositorioon. Resurssi HTV 0,2 (oma työ), toimittajan htp 20 1(oma työ), toimittajan htp 40 (HTV/ asiantuntijapalvelu/ ICT hankinnat) Toteutus 3.1. Lopputulokset Projektin tuloksia ovat: Rahoitushakemus Hankesuunnitelma Projektisuunnitelma Sote-ICT o Asiakas-/potilastietojärjestelmä projektisuunnitelma

11 Kymenlaakso 11 (15) Lifecare käyttöönoton suunnitelma o Muut Sote-ICT järjestelmät Projektisuunnitelma ICT- palvelut Projektisuunnitelmat/Käyttöönottosuunnitelma Hallinnon järjestelmistä Projektisuunnitelma Tietohallinnon perustaminen ja ohjaus o Tietohallinto- ja ICT- projektin ohjausmalli Viestintäsuunnitelma Tietoturvapolitiikka, tietoturvan (sisältää tietosuojan) ohjausmenettelyt Hankintojen ohjaus, yhdyspinnat yhteistyöalueeseen. o Viitearkkitehtuurit Loppuraportti 3.2. Hankkeen omistaja Kymenlaakson muutosprojektin omistajana on Kymenlaakson liitto. Tietohallinto- ja ICT-hankkeen omistajana toimii kyseisen valmisteluryhmän puheenjohtaja ja läpivientivastuullisena toimii tietohallinto-ja ict-projektipäällikkö. Tuotosten ja tulosten osalta vastuullisina toimivat jatkossa myöhemmin määriteltävät tahot Toteutuksen osapuolet On kuvattu laajassa hankehakemuksessa Aikataulu ja vaiheistus Tämä hanke sisältää useista projekteja dokumentin alussa kuvatun osituksen mukaisesti, mutta tässä rahoitushaussa keskitytään pääsääntöisesti valmistelu- ja suunnitteluvaiheen tehtäviin. Kymenlaakson muutosprojektin vaiheistus toteutuu eri projekteissa eri aikataulussa riippuen projektin aikataulutavoitteesta, laajuudesta ja rahoituspäätöksistä. Vaiheiden aikataulut kuvataan projekteittain projektisalkunhallinnan järjestelmään. Alla on luetteloitu käytettävä vaiheistus: 1. Valmisteluvaihe 2. Suunnitteluvaihe 3. Toteutusvaihe 4. Jälkiarviointi Projekti viedään läpi aikavälillä

12 Kymenlaakso 12 (15) Alla on esimerkkikuva maakunnan projektisalkusta, johon tässä hankkeessa kuvatut projektit syötetään ja jonka kautta hankkeen projektien seuranta tapahtuu Loppuraportointi Hankkeen toteutuksen ja arvioinnin pohjalta dokumentoidaan tulokset, tuotokset sekä toteutus ja toteutukseen käytetyt resurssit loppuraportiksi. Loppuraportissa projektin vastuutaho kuvaa myös oman arvion projektien onnistumisesta suhteessa työlle asetettuihin tavoitteisiin. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Loppuraportti o Hankkeen arviointi o Hankkeen toteutus (vaiheet, tuotokset ja tehtävät) o Hankkeen toteutuksen resurssien käyttö (henkilötyö, rahoitus) 4. Hankkeen organisointi 4.1. Hankkeen hallinnollinen organisointi On kuvattu laajassa hankehakemuksessa. Alla olevassa kuvassa on kuvattu ICT organisoinnin hallinnointimalli.

13 Kymenlaakso 13 (15) 4.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet Ohjausryhmän, projektipäälliköiden ja operatiivisen ohjauksen vastuunjako sekä tilaajan ja kaupallisen toimittajan vastuunjaossa noudatetaan Kymenlaakson liiton muutosprojektin projektimenettelyssä kuvattua mallia. 5. Riskianalyysi Hankkeen merkittävimpiä riskiryhmiä on kuvattu alla olevassa taulukossa. 6. Työmääräarvio ja tehtäväjako Hankkeen vaihekohtainen työmääräarvio on kuvattu allaolevassa taulukossa. Toimittajien työmäärä arvioiden jakauma toimittajittain tarkentuu valmistelu- ja suunnitteluvaiheissa. Vaihe Oman henkilöstön htv Toimija htv Toimija htp Toimittaja htp Valmisteluvaihe ,57 1,60 35 X Suunnitteluvaihe ,05 1,50 80 X Toteutusvaihe Jälkiarviointi Yhteensä ,1 115 X

14 Kymenlaakso 14 (15) Tarkemmat arviot on kuvattu projektikohtaisissa taulukoissa kunkin projektin kohdalla. 7. Kustannus arvio ja kustannustenjakomalli Projektikohtaiset kustannustaulukot ovat kunkin projektin kuvauksen kohdalla. Alla oleva taulukko sisältää kaikkien projektien arvioidut yhteiskustannukset. Vaiheittaiset kustannukset tarkentuvat valmistelu- ja suunnitteluvaiheiden aikana. Kymenlaakson liiton rahoitusosuus muodostuu pääsääntöisesti eri projekteihin jakautuvasta omasta henkilötyöpanoksesta. Oman työpanoksen laskennallinen oletus on seuraava: kuukausipalkkan 4100 (sotu 23%, lomaraha huomioitu), jolloin vuosikustannukseksi ,00. Laskennallisia työpäiviä vuodessa on 220, jolloin henkilötyöpäivän hinnaksi tulee 298,00. Vaihe Tehtävä Kymenlaakson liitto Valtiovarainministeriö Yhteensä Valmistelu Projektin hallinta 5000, , ,00 ICT-palvelut 4000, , ,00 Sote-ICT , , ,00 TaHe ja hallinnon järjestelmät 6 694, , ,00 Tietohallinto 5 000, , ,00 Suunnittelu Projektin hallinta , , ,00 ICT-palvelut , , , 00 Sote-ICT , , , 00 TaHe ja hallinnon järjestelmät , , , 00 Tietohallinto , , , 00 YHTEENSÄ , , ,00 Kotkassa Jaakko Mikkola maakuntajohtaja

15 Kymenlaakso 15 (15)