Uudenmaan ICT-hanke Tilanne ja eteneminen. Toimittajainfo

Transkriptio

1 Uudenmaan ICT-hanke Tilanne ja eteneminen Toimittajainfo

2 Ohjelma AVAUS JA TILAISUUDEN TARKOITUS Uusimaa2019 ICT-hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja Pertti Mäkelä MAAKUNTAUUDISTUKSEN VALMISTELUN TILANNE UUDELLAMAALLA Muutosjohtaja Markus Sovala, Uudenmaanliitto UUDENMAAN ICT-HANKKEEN TILANNE JA ETENEMINEN ICT-hankejohtajat Mikko Rotonen ja Arja Rantanen UUDENMAAN ICT-HANKKEEN PROJEKTIEN TILANNE JA ETENEMINEN Projektijohtajat Ilkka Nenonen, Into Laine, Helge Finnberg ja Pekka Lampinen kertovat käynnistettyjen projektien Tosi, Tori, Tekniikka ja Tukipalvelut tilanteen ja etenemissuunnitelmat. Q&A

3 Tilanne ja eteneminen Suunnitteluvaiheen tulos Loppuraportti , maakuntahallitus Strateginen tarkastelu vaihtoehtoisiin ICT-toteutusmalleihin Yleisesti TOSI TORI Tekniikka Tuki Eteneminen Kohti maakunnan käynnistymistä Tiekartta 2020+

4 Etukäteen toimitetut kysymykset 1. Miten Uusimaa2019 ja sen ict-hanke suhtautuu jäljellä oleviin palvelukeskuksiin? 2. Aikooko Uudenmaan väliaikaishallinto liittyä ViVa palveluiden piiriin? 3. Mikä on maakunnan suunnitelma ohjelmistorobotiikan käytöstä sote-ja maakuntauudistuksen ICT- hankkeissa? 4. Miten maakunta siirtää tai muokkaa työntekijätiedot uusien organisaatioiden edellyttämiin rakenteisiin ja järjestelmiin? Onko arvioitu ohjelmistorobotiikan käyttöä tähän tarkoitukseen? 5. Uudenmaan odotukset ja suhde Vimanaan 6. Tuleeko työasema- ja palvelinten sekä käyttäjätuenpalvelut kilpailutukseen vai jatkuvatko ne ennallaan? 7. Uudenmaan ICT roadmap aikataulu ja painopisteet 8. Sopimusten konsolidointi versus hankintalaki 9. Miten toteutusvaiheen kilpailutukset on suunniteltu hoidettavan? 10. Tuleeko avoimia kilpailutuksia ja koska niitä on odotettavissa? 11. Tukeeko loppuraportissa oleva suunnitelma tavoitteena olevaa kustannusten hallintaa? 12. Nousevatko ICT-kustannukset nykyisestä tasosta? 13. Ottaako Uusimaa valtakunnallisen ERIKA-ensihoitojärjestelmän käyttöön jossain vaiheessa? 14. Kuka tuottaa kasvupalvelujen tietojärjestelmäpalvelut Uudellamaalla? 15. Tuleeko muutoksia ympäristöterveydenhuollon järjestelmiin Uudellamaalla ja millaisia muutoksia? 16. Kuinka pitkä aika on Apotin ja nykyisten järjestelmien päällekkäiskäyttöä? 17. Millainen suunnitelma teillä on vanhojen asiakirjojen sähköisestä arkistoinnista? 18. Osakkuus inhouse yhtiöissä? Esimerkkinä Kuntien Tiera.

5 Uusimaa2019 ICT -hanke Suunnitteluvaiheen loppuraportti Mikko Rotonen, ICT-hankejohtaja

6 Sisältö Uudenmaan tietohallinnon volyymeista, dia 3 ICT-suunnitteluvaiheen tavoite ja tiekartta, diat 4-7 ICT-hankkeen organisaatio ja resurssit, diat 8-10 Riskitarkastelu, dia 11 ICT-hankkeen projektit, diat 12-15

7 Tietohallinto Uudenmaan maakuntauudistuksen kannalta Valtakunnallinen selvitys 12/ Arvio maakuntaan siirtyvästä tietohallinnon henkilötyömäärästä, yhteinen tietohallinto + ydintoimintojen yksiköiden tietohallinto (htv): 493,1 2.Keskitetysti tuettujen/hallittujen tietoteknisten sovellusten ja sähköisten palveluiden lkm (Sovellusportfolion koko): Työasemien lkm kiinteät: Työasemien lkm kannettavat: Työasemien lkm muut: Mobiililaitteiden lkm : Palvelinten kokonaismäärä: Tietoliikenne- ja verkkolaitteiden lkm : Toimintakulut arvioilta 185 Meu Suunnitteluvaiheen loppuraportti 2/

8 Suunnittelun keskeinen tavoite Asiakkaiden palvelut eivät saa heiketä palvelujen on toimittava Työntekijöillä oltava toimintaedellytykset ja palkat on maksettava Vaiheittainen siirtymä vuosina

9 Siirtymävaihtoehdot

10 Tiekartta ja periaate ratkaisut Uudenmaan maakuntauudistuksen ICT-ratkaisuille vuosille Asiakas- ja potilastietojärjestelmät (TOimialaSIdonnaiset tietojärjestelmät, TOSI) siirretään sellaisenaan maakunnan käyttöön ja yhtenäistään Apottikäyttöönoton myötä vuoden 2021 loppuun mennessä 2. Hallinnon eri tietojärjestelmät (TOimialaRIippumattomat tietojärjestelmät, TORI) pohjautuvat maakunnan käynnistyessä maakunnan suurimman yhteisen nimittäjän (Uudellamaalla HUS) järjestelmien käyttöoikeuksiin 3. Päätelaitteet, palvelimet, tietoliikenne ja puhelinkeskusjärjestelmät siirretään maakunnan vastuulle (Tekniikka) 4. Yhteinen ICT-tukipalvelukokonaisuus, jonka avulla käyttäjät saavat yhden luukun periaatteella käyttö- ja sovellustuen sekä teknisen lähituen (Tuki)

11 Asiakas- ja potilastietojärjestelmät Konsolidointitaso: Minimaalisesta täydelliseen konsolidointiin

12 ICT-hankkeen organisaatio

13 Resurssitarve ja tehtäväkokonaisuudet Resursseja käytettiin noin 90 osa-aikaiseen tehtävään yhteensä noin 50 henkilötyövuoden panos syyskuusta 2017 vuoden 2018 alkuun 50 Htv on noin 10% käytössä olevasta Sote ICT-henkilöstöstä Tehtäväkokonaisuudet eli ICT-hankkeen projektit ICT-tukipalvelut -projekti ICT-tekniikka -projekti Toimialasidonnaisten (TOSI) järjestelmien projekti Toimialariippumattomien (TORI) järjestelmien projekti Erityisasiantuntijat ICT-arkkitehtuuri Tietoturva ICT-talous-kontrolleri Lakimies Projektiassistentti

14 ICT-Tiekartan korkeimmat riskit : Riskin todennäköisyys Suuri < 75 % Kohtalainen % Pieni > 25 % 2 3 Vähäinen Kohtalainen Vakava Vaikutus tavoitteisiin Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (6 pistettä), jatkuu: 5. Projektin suuruus tulee vastaan, (Riski 2.2) 6. Projekti koostuu monista yhtäaikaisista vaiheista joiden yhteensovittaminen epäonnistuu (Riski 2.5) 7. Projektijohtamisen osaajista tulee pulaa (Riski 3.1) 8. Yhteistyökumppanilla ei ole aikaa/resursseja tälle projektille (Riski 5.4) Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (9 pistettä): 1. Suunniteltuja toiminnallisia muutoksia ei pystytä toteuttamaan (Riski 1.2) Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (6 pistettä): 2. Toiminnan tarpeita ei tunneta riittävästi (Riski 1.1) 3. Toiminta muuttuu hankkeen aikana (Riski 1.3) 4. Projekti ulottuu usean organisaatioyksikön alueelle eikä organisaatiorajojen ylittäminen onnistu, (Riski 2.1) 9. Toimittajakonsortioissa on liian monta yhteistyökumppania ja niitä on vaikea hallita (Riski 5.5) 10. Päätöksenteko eri organisaatiossa vaikeaa (hitaus, pitkittyminen, riitaisa) (Riski 7.1) 11. Ei saada luotua yhteistä hallintomallia (Riski 7.3) 12. Käyttöönottoon ei satsata riittävästi resursseja (Riski 7.4)

15 TOSI järjestelmät -projekti Asiakastiet ojärjestelmä t Sosiaalitoi men tietojärjest elmät Sosiaalitoi men rahaliikenne Muut Potilastietojärjestelmät Perusterveydenhuollon tietojärjestelmät Asiakas- ja kuntalasku tus Muut Apotti Käyttöönotot Konsolidointi Muut Erikoissairaanhoidon tietojärj. Laboratori o Kuvantami nen Muut Ensihoidon tietojärjestelmät Pelastustoi mi Muut Muut Suun terveydenhuollon kuvantaminen XDS Muu arkistointi Muut Sähköinen asiointi Arkistointi, vanhat tiedot Integraatiot

16

17 TEKNIIKKA -projekti Tietoliikenne Puhe- ja viestintä Konesalipalvelut Päätelaitteet Muut Verkot Palomuurit Valvonta ja hallinta Etäyhteydet Mobiili Puheratkaisut Viestintäratkaisut O365 Palvelimet Pilvipalvelut Valvonta ja hallinta Työasemat Mobiililaitteet Tulostimet Skannerit Muut Muut

18 TUKI -projekti

19 TOSI-projekti (toimialasidonnaiset järjestelmät) Ilkka Nenonen Johannes Salminen

20 Projektin tehtävät siirtää kuntien ja kuntayhtymien käytössä olevat toimialasidonnaiset tietojärjestelmät sellaisenaan ( as is ) maakuntaan maakunnan toiminnan käynnistymiseen mennessä siten, että samalla turvataan toiminnan jatkuvuus ja palvelujen saatavuus. Tietojärjestelmien siirto sisältää myös integraatioiden siirrot. kehittää tarvittavat sähköisen asioinnin ja palvelutarpeen arvioinnin, operoinnin ja seurannan tarvitsemat tietojärjestelmät osallistua uuden maakunnan muiden kuin sosiaali- ja terveydenhuollon tehtävien tarvitsemiin toimialasidonnaisten tietojärjestelmien käyttöönottoon maakunnalle

21 Projektin lopputulokset Maakunnan käytössä olevat Tosi-järjestelmät ovat henkilökunnan käytettävissä saumattomasti toiminnan siirtyessä kunnilta, kuntayhtymiltä ja valtiolta maakunnalle laajennettuna tarvittavilla uusilla toiminnoilla ja Maakunnan asukkaille on käytössä sähköisiä palveluja, jotka mahdollistavat maakunnan palvelujen käytön ja osallistumisen ja vaikuttamisen palvelujen kehittämiseen eri muodoissa.

22 Apotti maakunnan järjestelmänä Epic-järjestelmä otetaan käyttöön Apottihankkeen aikataulun mukaisesti ja muilta osin järjestelmät siirretään as is maakuntaan. Maakunnan palvelujen käynnistyessä Epic-järjestelmä on käytössä HUS:ssa ja Vantaalla. Vuodesta 2020 lähtien Epic järjestelmä otetaan käyttöön seuraavassa järjestyksessä: Helsinki, Kauniainen, Kirkkonummi ja Tuusula. Epic-järjestelmä otetaan käyttöön koko maakunnassa mennessä.

23 Tosi-projektin eteneminen tammikuusta 2018 alkaen: Konkreettiset toimenpiteet käynnistyivät tammikuussa 2018 Tietojärjestelmien ja integraatioiden läpikäynti toimittajan ja/tai organisaatioiden asiantuntijoiden kanssa Tietojärjestelmien ja integraatioiden läpikäynti kuntakohtaisesti Tuloksena aikataulutettu tietojärjestelmäkohtainen suunnitelma mennessä Huomioidaan myös maakunnan muut tehtävät

24 Kysymykset ja vastaukset K13: Ottaako Uusimaa valtakunnallisen ERICAensihoitojärjestelmän käyttöön jossain vaiheessa? Erica-järjestelmä on kansallinen hätäkeskustietojärjestelmä, jonka pääasiallinen käyttöpaikka on hätäkeskus. Sairaanhoitopiirien johtokeskuksiin on suunniteltu tulevan 1 ERICAtyöasema (STIII) / shp. Kansallinen viranomaisten yhteinen KEJO-järjestelmä otetaan käyttöön, kunhan siitä on saatu riittävästi kansallista kokemusta. Ensihoitokertomuksen osalta käytetään toistaiseksi nykyistä Merlot Medi järjestelmää.

25 Kysymykset ja vastaukset (K14) Kuka tuottaa kasvupalvelujen tietojärjestelmäpalvelut Uudellamaalla? Kasvupalveluissa käytetään kansallisesti keskitettyjä ja tuotettuja nykyisiä tietojärjestelmäpalveluja. (K15) Tuleeko muutoksia ympäristöterveydenhuollon järjestelmiin Uudellamaalla ja millaisia muutoksia? Maakunnan ympäristöterveydenhuollossa käytetään valtakunnallista ympäristökeskuksen Vati-projektissa kehittämää tietojärjestelmää täydennettynä yhtenäistetyllä olemassa olevalla tietojärjestelmällä.

26 Kysymykset ja vastaukset (K16) Kuinka pitkä aika on Apotin ja nykyisten järjestelmien päällekkäiskäyttöä? Apotti-projektin Epic-järjestelmä on tarkoitus levittää maakunnan alueelle mennessä. (K17) Millainen suunnitelma teillä on vanhojen asiakirjojen sähköisestä arkistoinnista? Potilasasiakirjojen osalta sähköisessä muodossa olevat dokumentit siirrettäneen Kelan vanhojen tietojen arkistoon Paperisten asiakirjojen säilytys siirtyy maakunnan vastuulle

27 Yhteystiedot Ilkka Nenonen, p Johannes Salminen, p

28 Tori-projekti Toimialariippumattomat järjestelmät Timo Hakala ja Into Laine

29

30 Suunnitellut TORI-projektit 02/ Asiakirjahallinto 2 Konsernin asiakkuudenhallinta 3 Sisäinen viestintä 4 Konsernihallinta ja konsernisuunnittelu 5 Taloushallinto 6 Rahoitus ja maksuliikenne 7 Palvelusuhteen elinkaaren hallinta 8 Palkanlaskenta 9 Työajanseuranta ja -kirjaus 10 Käyttöoikeushallinta 11 Materiaalihallinto ja logistiikka 12 Raportointi ja analytiikka

31 Tori-aikataulut Suunnitteluvaihe toteutettiin Toteutussuunnitelmat valmiina Määrittelyvaihe Toteutus- ja testausvaihe Migraatio- ja käyttöönottovaihe Tuotanto ja toiminnan tukeminen vaiheittain vuoden 2019 aikana

32 Kysymykset ja vastaukset K3-4: Mikä on maakunnan suunnitelma ohjelmistorobotiikan käytöstä sote-ja maakuntauudistuksen ICT- hankkeissa? Miten maakunta siirtää tai muokkaa työntekijätiedot uusien organisaatioiden edellyttämiin rakenteisiin ja järjestelmiin? Onko arvioitu ohjelmistorobotiikan käyttöä tähän tarkoitukseen? Maakunta tulee hyödyntämään ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä mahdollisimman laajasti sekä siirtymävaiheessa että prosessien tukena tuotannossa.

33 Kysymykset ja vastaukset K2: Aikooko Uudenmaan väliaikaishallinto liittyä ViVa palveluiden piiriin? Väliaikaishallinnon varsinainen toteutustapa on toistaiseksi ratkaisematta samoin sen tarvitsemat ja käyttämät työvälineet. Lähtökohtaisesti Tekniikan toteutussuunnitelmassa (suunnitteluvaiheen loppuraportin liite) on todettu viestintätekniikan osalta: Tuloksena on HUS:n nykyiseen Office 365 -järjestelmään perustuva maakunnan kattava viestintäratkaisu. Ratkaisussa huomioidaan mahdollisuus siirtyä Vimanan palveluun.

34 Kysymykset ja vastaukset K17: Millainen suunnitelma teillä on vanhojen asiakirjojen sähköisestä arkistoinnista? Potilasasiakirjojen osalta sähköisessä muodossa olevat dokumentit siirrettäneen Kelan vanhojen tietojen arkistoon. Paperisten potilasasiakirjojen säilytys siirtyy maakunnan vastuulle. Hallinnon vanhat aineistot jäävät edelliselle arkistonmuodostajalle, kun uusi maakunta aloittaa. Maakunta pyrkii arkistoimaan mahdollisimman paljon sähköisesti XDS- ja Rondo-arkistoihin.

35 Yhteystiedot: Into Laine, p Timo Hakala, p

36 Tekniikka -projektit Toimittajatapaaminen Helge Finnberg

37 Tekniikka-projektit Maakuntavalmistelu Päätelaitteet Tietoliikenne Palvelimet ja konesalit Active Directory Viestintäratkaisut Puhelinpalvelut ja Contact Center TORI TOSI TUKI Arkkitehtuuri, Tietoturva

38 Valmius tuottaa tarvittavat palvelut

39 Toteutusprojektien ketterä kehitys Yhteinen työjono Yhteinen suunnittelu Yhteinen demo ja retro Teemu Toivonen / Leanex

40 Tuki -projektit Toimittajatapaaminen Pekka Lampinen

41 ICT-tuen elinkaari ja kehitys Järjestelmä kohtaisuutta Paljon asiakaskohtaisuutta Paljon toimittajakohtaisuutta Vakioidut palvelut Toimittajahallinnan malli Yhtenäinen palvelu asiakkaalle ja 1-3 tasoinen toimintamalli toimittajahallintaan As is-tilanne Tuen välimalli Yhtenäinen tukimalli TAVOITETILA - Väliaikaishallinnon tuki alkaen - Huomioidaan toteutusvaiheen aikana havaittavat mahdolliset tukipalveluiden tarvitsemat kilpailutukset jatkuvan palvelun osalta - Toimiva tuki ja tukipalvelut Tuotannon tarvitsema palveluhallinnan ympäristö ja menettelyt - Asiakkuudenhallinnan toimintamalli ja menettelyt - Uuden teknologian mahdollisuudet selvitetty ja soveltuvin osin käytössä

42 ICT-Tuki-projektin asemointi toteutuksessa Maakunta Väliaikaishallinto Kunnat Lainsäädäntö Viranomaiset Arkkitehtuuri Vaatimukset Väliaikaishallinnon tuki Vaatimukset TORI Asiakkuuspalvelut Servicedesk ja tukipalvelut Kuntien ICT-tuki ja toimittajat TOSI Syöte Tuotos Tuotos Palvelunhallinta ja tuotannon tukitoiminnot Syöte Tekniikka Muut MAKUorganisaatiot Toimittajat Pelastustoimi

43 Joitakin ICT-Tuki-projektin nostoja Palveluhierarkian suunnittelu Palvelupaketti palvelu sovellus/järjestelmä Palvelun variaatiot Vaihteleeko ao. järjestelmän tukipalvelun sisältö tai palvelutasovaatimus käyttäjäorganisaation tai jonkin muun tekijän johdosta Palvelun vaatimustasot, SLA ja kriittisyys Järjestelmän omistussuhteen vaikutus palveluun ja sen näyttämiseen tuotannonohjausjärjestelmässä Järjestelmän omistussuhde ja palvelun tuottaja Maakunnan Tietohallinnon (TH) tarjoama palvelu 100 % Asiakkaan omistama järjestelmä, mutta käyttää TH:n palveluja sen ylläpitämiseksi (palvelin, päätelaite, IP-osoite ) Kokonaan asiakkaan omistama ja ylläpitämä järjestelmä, käytetään TH:n tarjoamassa verkkoympäristössä Kolmannen osapuolen järjestelmä, jota käytetään TH:n tarjoamasta verkosta Tunnushallinnan ratkaisut Automatiikka / manuaalinen hallinnointi Käyttäjätunnuksien yhtenäisyys eri järjestelmien välillä käyttäjän painajainen jokaisessa järjestelmässä eri käyttäjätunnus Palvelun tuominen verkkopalveluportaalin kautta käyttäjille Miten kyseinen järjestelmä tulee näkyä käyttäjille sähköisessä tukikanavassa ja mitkä ovat palvelutarpeet

44 Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun #Uusimaa2019 #turvallinensiirtymä