Uudenmaan maakuntauudistuksen suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän kokous

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) Mikko Rotonen Helena Ylisipola Uudenmaan maakuntauudistuksen suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän kokous Aika Maanantai , kello Paikka Kallion virastotalo, Toinen Linja 4 A, 3. kerros, neuvotteluhuone 6 Liitteet Liite 1 Maakuntajohtajan päätös työryhmän asettamisesta Liite 2 ICT-hankkeen organisointi Liite 3 a Riskianalyysi, PowerPoint Liite 3 b Riskianalyysi, Excel Liite 4 TOSI-projekti, projektikortti ja tilanneraportti Liite 5 TORI-projekti, projektikortti ja tilanneraportti Liite 6 Tekniikka-projekti, projektikortti ja tilanneraportti Liite 7 Tukipalvelut-projekti, projektikortti ja tilanneraportti Liite 8 Työajanseurantataulukko Läsnä Poissa Tiedoksi Pertti Mäkelä, johtaja, HUS-Tietohallinto, ICT-ryhmän puheenjohtaja Petri Otranen, tietohallintopäällikkö, Helsinki, Sote-toimiala Maarit Waskilampi-Kuikka, tietohallintojohtaja,espoo, sij. Jaana Volanen, Espoo Antti Ylä-Jarkko, tietohallintojohtaja, Vantaa, Skype Arja Toivonen, Keski-Uudenmaan edustaja, tietotekniikkapäällikkö, Nurmijärvi, Skype Pasi Perämäki, Länsi-Uudenmaan edustaja, tietohallintojohtaja, Lohja Marko Perttilä, tietohallintopäällikkö, Loviisa, Itä-Uudenmaan edustaja, Skype Harri Lehto, Pelastuslaitosten edustaja, tietohallintopäällikkö Helsingin Pelastuslaitos Vesa Lipponen, erityissuunnittelija, Valtiovarainministeriö Tomi Hytönen, budjettineuvos, Valtiovarainministeriö asiantuntijajäsen Heikki Heikkilä, tietohallintojohtaja, KEHA-keskus, asiantuntijajäsen Janne Kesälahti, lakimies, Ely-keskus Saku Salonen, tietohallintopäällikkö, Eteva, Skype Markus Sovala, Uusimaa 2019-projekti, Uudenmaanliitto Timo Aronkytö, Uusimaa 2019-projekti, Uudenmaanliitto, Skype Helena Ylisipola, hankejohtaja, Uudenmaanliitto, ICT-ryhmän sihteeri Mikko Rotonen, hankejohtaja, Uudenmaanliitto, ICT-ryhmän sihteeri Rolf Paqvalin, Uudenmaanliitto Inka Tikkanen-Pietikäinen, Uudenmaanliitto Inka Kanerva, Uudenmaanliitto

2 2 (5) 1. Kokouksen avaus ja kokoukseen osallistujien toteaminen Uudenmaan maakuntauudistuksen suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän puheenjohtaja Pertti Mäkelä avasi kokouksen, totesi kokoukseen osallistujat ja työryhmän kokoonpanon sekä kävi läpi maakuntajohtajan päätöksen suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän asettamisesta ja tehtävistä (Liite 1). Puheenjohtaja totesi, että asialistan lähettämisen jälkeen on Itä-Uudenmaan edustajaksi nimetty tietohallintopäällikkö Marko Perttilä Loviisasta. Lisäksi työryhmän vakituiseksi jäseneksi on maakuntajohtajan suostumuksen perusteella kutsuttu Eteva kuntayhtymän edustajana tietohallintopäällikkö Saku Salonen. Todettiin työryhmän täydennys Etevan edustajalla. Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi. 2. Sote- ja maakuntauudistuksen etenemisen lyhyt tilannekatsaus ja tilanne Uudenmaan maakunnan näkökulmasta Hankejohtajat esittelivät lyhyesti Uudenmaan maakunnan hankkeen etenemisen tilannekatsauksen ajalta liitteen 2 avulla. Todettiin, että hankesuunnitelman mukaiset projektit: TORI-järjestelmien projekti, TOSIjärjestelmien projekti, ICT-tukipalvelujen projekti ja ICT tekniikan projekti, ovat käynnistyneet vaikka kaikkia rekrytoitavana olleita tehtäviä ei ole saatu vielä täytettyä. Keskustelussa tuotiin esiin soten lisäksi maakuntaan siirtyvien muiden tehtävien tilanne ja resurssitarve. Todettiin tätä asiakokonaisuutta käsiteltävän asialistan kohdassa 5. Merkittiin etenemisen tilannekatsaus tiedoksi. 3. Maakuntauudistuksen ICT-suunnitteluvaiheen työn käynnistäminen ja organisointi ICT-hankejohtajat esittelivät suunnitteluvaiheen työn käynnistämisen ja esityksen hankkeen organisoinniksi liitteen 2 avulla. Keskustelussa tuotiin esiin mm. haasteita, jotka otettava huomioon maakunnan tietoliikenneratkaisua suunniteltaessa. Tämänhetkinen tilanne on kirjava ja hajanainen. Hankkeen organisoinnin ja resursoinnin osalta todettiin, että erityisasiantuntijat (arkkitehdit, tietoturvapäälliköt, lakimies ja talous-kontrolleri) ovat kaikkien projektien käytettävissä ja mukana hankkeen laajennetussa johtoryhmässä, joka kokoontuu vähintään kerran kuukaudessa. Lisäksi keskustelussa tuotiin esiin, että Keski-Uudenmaan osalta on huomioitava, että Tuusula ja Nurmijärjvi eivät ole osakkaina Kuuma-ICT Oy:ssä. Ohjausryhmä hyväksyi ICT-hankkeen organisoinnin liitteen 3 mukaisesti ja merkitsi esittelyn tiedoksi. 4. Maakunnan ICT-palvelujen tiekartta vuoteen 2025 ja projektin riskianalyysi keskustelua varten ICT-hankeohtajat esittelivät esisuunnitteluvaiheessa tehdyn riskianalyysin ja aikataulumuutoksen vaikutuksia analyysin tarkistamiseksi. Lähtökohtana on esisuunnitteluvaiheen aikana tehty ja kesäkuussa 2017 läpikäyty riskianalyysi. Kokouksessa esitettiin muistion liitteenä 3 (liite 3 a: riskianalyysi Power point, liite 3 b: riskianalyysi Excel) oleva luonnostelu maakunta-ja sote

3 3 (5) uudistukseen heinäkuun 2017 alkupuolella hallituksen päättämän aikataulumuutoksen vaikutuksia riskianalyysiin. Kokouksessa esiteltiin myös projektikohtaisen raportoinnin malli jota esitetään noudatettavaksi hankkeessa. Kokouksessa esitetty malli on projektikohtaisesti muistion liitteinä 4-7 (TOSI liite 4, TORI liite 5, Tekniikka liite 6, Tukipalvelut liite 7). Sovittiin, että käydyn keskustelun pohjalta päivitetty ICT-hankkeen riskianalyysi tuodaan seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen hyväksyttäväksi. Lisäksi sovittiin, että hankkeen projektikohtainen raportointi tuodaan kerran kuukaudessa ohjausryhmän käsittelyyn ja että ajantasainen johtoryhmän käsittelemä projektikohtainen raportointi on hankkeen työtilassa, josta ohajusryhmän jäsenten on mahdollista tarkastella tilannetta ajantasaisesti. Ohjausryhmä totesi vielä, että ohajusryhmätasoinen materiaali on Uusimaa2019 hankkeen avoimuuspeiraatteen mukaisesti lähtökohtaisesti julkista ja julkaistaan Uusimaa2019 hankkeen internetsivuilla. Mikäli käsiteltävänä on arkaluontoista materiaalia, päätetään materiaalin julkaisemisesta tapauskohtaisesti erikseen. 5. Maakuntien muut kuin Sote-tehtävät Käytiin keskustelu maakuntaan siirtyvien muiden kuin sote tehtävien osalta tarvittavan suunnittelun käynnistämisestä ja ICT-resurssien tarpeesta hankejohtajien alustuksen pohjalta. Keskustelussa tuotiin esiin, että muut kuin soteen liittyvät maakunnalle tulevat tehtävät ovat Keha-keskuksen valmisteluun kuuluvia. Muutosjohtaja totesi tulevien maakunnan tehtävien jakaantuvan karkeasti kolmeen kokonaisuuteen: sote-tehtävät, pelastustoimeen liittyvät tehtävät ja muut tehtävät. Ympäristöterveydenhuollon osalta lakiesitys on eduskunnan käsittelyssä ja toimintojen siirtyminen maakunnille ja maakunnilta eteenpäin on valmistelussa. Tästä syystä on tarkoituksenmukaista odottaa vielä tilanteen selkiytymistä. ICT:n näkökulmasta tietoliikenne on yksi kaikkien edellä mainittujen osalta erityisesti huomioon otettava kokonaisuus. Toinen kaikkien palvelujen osalta yhteinen kokonaisuus on kansalaisten käyttöön tuleva portaali. Tuleeko valtakunnallisesti yksi yhteinen alusta vai voiko Uudellamaalla olla erilainen portaali kuin muissa maakunnissa jne. Valtiolta maakunnalle siirtyvien tehtävien osalta mm. tietojärjestelmäpalvelut tulevat Keha keskuksen toimesta ja suunnittelemina. Sovittiin, että pyydetään seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen Heikki Heikkilä esittämään suunnitelma muiden maakuntaan tulevien tehtävien suunnittelun etenemisestä ja tehdään tämän esityksen pohjalta tarvittavat etenemislinjaukset uudenmaan osalta. Pyydetään, että Heikkilä esittää myös tilannekatsauksen valtakunnallisen ICT-työn etenemisestä erityisesti Vimana Oy:n ja SoteDigi Oy:n tehtävistä. Lisäksi sovittiin, että pelastustoimen osalta ICT-suunnittelussa on syytä lähteä jo nyt nopeasti liikkeelle siten, että pyydetään pelastuslaitosten asiantuntija kokonaisarkkitehtuurityöhön mukaan ja tehdään tarvittava resurssisopimus. Harri Lehto vie asian Uudenmaan pelastuslaitosten osalta eteenpäin. 6. Ohjausryhmän syksyn kokousajankohdat

4 4 (5) Esitetään ohjausryhmän ja laajennetun ohjausryhmän kokousajankohdiksi seuraavat: , kello , laajennettu ryhmä , kello , kello , kello , laajennettu ryhmä, suunnitteluvaiheen loppuraportti Päätösesitys: Hyväksytään työryhmän kokousajankohdat. Hyväksyttiin ohajusryhmän ja laajennetun ohjausryhmän kokousajankohdat esityksen mukaisesti. Ohjausryhmän varsinaisen jäsenen estyneenä ollessa kokoukseen osallistuu sijainen. 7. Ohjausryhmän jäsenten työajankäytön seuranta maakunnan ICT-työskentelyn osalta Maakuntajohtajan päätöksen mukaisesti ICT-suunnitteluvaiheen työryhmän (ohjausryhä) työ tehdään virkatyönä, joka kerryttää Uudenmaan maakunnan osalta valitonavustuksessa mainittua omavastuuosuutta. Asialistan liitteenä 5 on Uudenmaanliitossa käytetty työajanseurantatalukko. Päätettiin tehdä työajanseuranta liitten 8 mukaisella taulukolla siten, että täytetyt taulukot lähetetään vuoden loppuun mennessä sähköpostilla projektiassistentti Anna Erikssonille (anna.eriksson@uusimaa2019.fi). 8. Muut asiat Todettiin, että esiselvitysvaiheessa työskennelleet alatyöryhmät (TORI, TOSI, tekniikka ja tukipalvelut) eivät ole enää voimassa, vaan työ etenee nyt projektijohtajien koordinoimana projekteissa. 9. Kokouksen ydinviesti Uusimaa2018 hankkeessa on päätetty, että kunkin kokouksen osalta kirjataan kokouksen keskeinen ydinviesti, joka muotoillaan kokouksen lopussa. Tavoitteena on, että ydinviesti on tärkein viesti, jonka halutaan ulkopuolisten tietävän kokouksen sisällöstä, ydinviesti ja muistio julkaistaa uusimaa2019.fi-sivustolla. Muutosjohtajien linjauksen mukaan ydinviesti kirjataan vain ohjausryhmän kokouksista. Ohjausryhmä merkitsi ydinviestiasian tiedoksi ja muotoilla tämän kokouksen ydinviestiksi seuraavaa: Uusimaa2019 suunnitteluvaiheen ICT-ryhmän ensimmäisessä kokouksessa hyväksyttiin ICT-hankkeen organisointi, työn käynnistyminen ja syksyn 2017 aikana työstettävät tehtäväkokonaisuudet. Työn mottona on "ICT mahdollistaa maakunnan rakentamisen ja palvelujen tuottamisen". Lisäksi kokouksessa sovittiin, että Pelastustoimen osalta ICTselvittäminen käynnistetään mahdollisimman nopeasti osana kokonaisarkkitehtuurityötä. Muiden maakuntaan siirtyvien palvelujen osalta selvitetään valtakunnallisen valmistelun nykytila. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello Jakelu: Ohjausryhmän jäsenet

5 Kokoukseen kutsutut Uusimaa2019 hankkeen internetsivut 5 (5)