Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin. Toteutusohje

Transkriptio

1 Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kehittäminen Toteutusohje Versio

2 Valtiovarainministeriö 2 (56) Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria Ohjeen tiivistelmä Johdanto Ohjeen tarkoitus Kenelle tämä dokumentti on tarkoitettu Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin tarkoitus Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli tietohallinnon viitekehyksessä Tietohallintolaki Kokonaisarkkitehtuurin hallinta kunnassa Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintaprosessit Kokonaisarkkitehtuuri ja kunnan strategiaprosessi Toiminnan vuosisuunnittelu Kehittämisen hallinta kunnassa Muutoshallinta Kokonaisarkkitehtuurin hallittava sisältö Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit Organisaation nykytilan kuvaukset Tavoitetilan kuvaukset Kokonaisarkkitehtuurityön organisointi ja vastuut Kokonaisarkkitehtuurivastuut kunnassa Kokonaisarkkitehtuurivastuut kunnan toiminnassa Kunnan kokonaisarkkitehtuuriryhmä Kokonaisarkkitehtuurityön arviointi Toiminnan ja tulosten arviointi Kokonaisarkkitehtuuritoiminnan arviointi Kokonaisarkkitehtuurituotosten arviointi Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin käyttöönotto Liitteet... 56

3 Valtiovarainministeriö 3 (56) Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V TO Vaihdettu kuvauspohja ja täydennetty versiota 0.5. V TO Lisätty arviointi ja käyttöönotto. V TO Korjattu versio V TO Stilisoitu liitteet (ei sisällä CAF arviointimallia) ja luovutettu ICT tukiohjelman käyttöön.

4 Valtiovarainministeriö 4 (56) 1. Ohjeen tiivistelmä Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tavoitteena on varmistaa kokonaisarkkitehtuurityön toteutus kunnassa toiminnalle asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Hallintamallin tehtävänä on kuvata yhteisesti sovitut toimintamallit, menetelmät ja vastuut jotka kehittävät ja ylläpitävät kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä tuotettua informaatiota organisaatiossa. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallissa määritellään kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen, hyödyntäminen ja ylläpito osana kuntaorganisaation toimintaa. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan avulla arkkitehtuurityötä saadaan yhtenäistettyä ja johdonmukaistettua. Arkkitehtuurin hallintamallissa määritellään arkkitehtuurinhallinnan roolit, vastuut, organisointi sekä ohjaus- ja toimintamalli. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli tulee olla jokaisella kunnalla, jotta se voi toteuttaa tietohallintolaissa säädettyjä vaatimuksia. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyön ei kuitenkaan tule perustua vain säädöksistä tuleviin velvoitteisiin, vaan sen tarkoituksena on toimia jatkuvan toiminnan kehittämisen välineenä. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli ja peruskuvausmallit on otettava käyttöön ennen sitovan sääntelyn voimaantuloa. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin käyttöönotto kunnassa noudattaa seuraavaa prosessia. 1 Kuvaa toiminnan 2 Määritä kokonaisarkkitehtuurin 3 Määritä 4 Kuvaa 5 Tee tarvittavat 6 Tee suunnitelman suunnitteluun ja kehittämiseen vaikuttavat organisaation päätöksenteko- ja ohjausrakenteet hallinnoitava sisältö kokonaisarkkitehtuurikuvausten ylläpito- ja seurantavastuut sekä tarkastusten aikataulu kokonaisarkkitehtuurin rooli toiminnan suunnittelu-, päätöksentekoja toimeenpanoprosesseissa muutokset organisaation työjärjestyksiin tai hallinto-/johtosääntöihin kokonaisarkkitehtuurin käyttöönotolle Kuva 1. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin käyttöönotto 1. Kuvaa toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen vaikuttavat organisaation päätöksentekorakenteet; tunnista organisaation päätöksentekomenettelyt. Määrittele toiminnan suunnittelua ja kehittämistä koskeva päätöksenteko-menettelyt ja osapuolten toimivalta ja kunnan kokonaisarkkitehtuuritoiminnalle asettamat tavoitteet 2. Määritä kokonaisarkkitehtuurin avulla hallinnoitava sisältö toiminnan tarpeista; määrittele arkkitehtuuriperiaatteiden lähteet ja perusteet sekä hallinnoitavan kokonaisuuden laajuus. Nimeä ja yksilöi hallinnoinnin toteuttamisessa tarvittavat kuvaukset ja tiedot. 3. Kuvaa kokonaisarkkitehtuurin rooli toiminnan suunnittelu-, päätöksenteko- ja toimeenpanoprosesseissa; suunnittele ja kuvaa kokonaisarkkitehtuuritoiminnan yhteys strategia- ja taloussuunnittelu prosesseihin. Suun-

5 Valtiovarainministeriö 5 (56) nittele ja kuvaa kokonaisarkkitehtuuritoiminnan yhteys kehitystoimintaan sekä kokonaisarkkitehtuurin avulla päätöksenteolle tuotettavan tiedon valmisteluprosessit (kokonaisarkkitehtuurin rooli päätösvalmistelussa). Suunnittele ja kuvaa kokonaisarkkitehtuurin ylläpitoprosessit. 4. Määritä kokonaisarkkitehtuurikuvausten ylläpito- ja seurantavastuut sekä niiden liittyminen kunnan vuosisuunnitteluun; määrittele arkkitehtuurihallinnan ja arkkitehtuuritoiminnan roolit ja vastuut kunnassa. Nimeä kunnan arkkitehtuuritoiminnan omistaja ja sen suunnittelusta ja kehittämisestä vastaava henkilö (kokonaisarkkitehtuurivastaava). Perusta yhteisen kokonaisarkkitehtuuriryhmä ja vastuuta sen tehtävien toteutus. Suunnittele tehtävät, aikataulut ja vastuut jolla suunniteltu koko-naisarkkitehtuurin hallintamalli otetaan käyttöön organisaatiossa. 5. Määritä kokonaisarkkitehtuuritoiminnan arviointi ja seurantavastuut sekä jatkuvan kehittämisen prosessi; suunnittele ja kuvaa arkkitehtuuritoiminnan arvioimisen mittarit mallin käytön ja vaikuttavuuden seurantaa varten sekä kokonaisarkkitehtuurin arvioinnin ja kehittämisen prosessit ja lopputulokset. 6. Tee tarvittavat muutokset kunnan hallintosääntöön ja johtosääntöihin; päivitä päätöksentekomenettely ja osapuolten toimivalta kunnan hallintosääntöön. Kuvaa kunnanhallituksen delegoima toimivalta toimielimille ja viranhaltijoille kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa sekä kunnanvaltuuston hyväksymiskäytännöt kokonaisarkkitehtuurilinjauksille. Vie esitys hallintosäännön ja johtosääntöjen päivityksestä kaupunginvaltuustoon ja hyväksytä hallintomalli kunnan valtuustossa. Huolehdi kokonaisarkkitehtuurin hallinnan käyttöönoton viestinnästä. 7. Suunnittele kunnan kokonaisarkkitehtuurin käyttöönottoprosessi ja vastuuta prosessiin liittyvien tehtävien toteutus ja seuranta organisaatiossa; suunnittele kunnan päätöksentekorakenteiden kuvaus ja määritä tavoitteet kokonaisarkkitehtuurityölle, kunnan kokonaisarkkitehtuurin avulla hallittavan sisällön määrittelyn toteutus, kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintaprosessien (strategian suunnittelu, toiminnan ja talouden suunnittelu sekä kehittämistyö) määrittelyn ja kuvauksen toteutus, kunnan kokonaisarkkitehtuurin vastuiden määrittelyn toteutus, kunnan kokonaisarkkitehtuurityön arviointimallin toteutus sekä hallinto- ja johtosääntöjen muutoksen toteutus

6 Valtiovarainministeriö 6 (56) 2. Johdanto Tässä dokumentissa kuvataan ohje kunnan / kuntayhtymän kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kehittämistä ja mallin käyttöönottoa varten. Ohje sisältää kuvauksen kokonaisarkkitehtuurista ja sen hallintamallista sekä kuntien yleisestä päätöksenteko- ja ohjausrakenteesta jossa kokonaisarkkitehtuuria hyödynnetään. Ohjeen konkretisoimiseksi dokumentissa kuvataan myös hallintamallin avulla hallittava sisältö ja hallintaprosessit kunnan strategia-, vuosisuunnittelu- ja kehittämisten hallintaprosesseissa. Ohje sisältää esimerkkikuvauksen siitä, kuinka kokonaisarkkitehtuurityötä on mahdollista arvioita ja mitata toiminnan kehittämiseksi. Kuvattu arviointimenetelmä on kiinnitetty julkisen hallinnon organisaatioiden toiminnan arviointiin kehitettyyn CAF 1 viitekehykseen sekä kokonaisarkkitehtuurityön kehittämiseksi tarkoitettuun julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kypsyystasoanalyysiin. Ohjeessa on kuvattu kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin käyttöönoton ohje prosessin eri vaiheittain sekä tehtävät ja tuotokset jotka liittyvät kunnan tai kuntayhtymän kokonaisarkkitehtuurin hallintaan. Ohjeen liitteenä on yksinkertaiset kuvauspohjat dokumentissa kuvattujen tuotosten dokumentoimiseksi. Dokumentissa esitetty kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kehittämisprosessi on toteutettu ohjeen laadinnan pohjana toimineessa Kuopion kaupungin ja valtiovarainministeriön yhteisprojektissa Kuopion kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kehittäminen projekti Ohjeen tarkoitus Tämän ohjeen tarkoituksena on esittää kunnille ja kuntayhtymille tapa kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin toteuttamiseksi kokonaisarkkitehtuurin avulla tavoiteltujen hyötyjen saavuttamista varten. Ohje on tarkoitettu käytettäväksi kuntien ja kuntayhtymien kokonaisarkkitehtuurin hallintaa kehitettäessä. Ohjeen toteutus liittyy valtiovarainministeriön kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tukiohjelman toteutukseen, jonka vuoksi ohjeessa painotetaan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin käyttöönottoa muutosprosessin yhteydessä. Painotuksesta huolimatta, ohjeen mukainen kehittäminen ei vaadi organisaatioiden hallinnollista tai rakenteellista muutosta vaan on toteutettavissa myös erikokoisissa ja syvyisissä toimintamallien uudistuksissa. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta korostuu muutostilanteissa, jonka vuoksi ohjeessa suositellaan kokonaisarkkitehtuurikuvauksien totutusta ja käyttöä kunta- ja palvelurakennemuutoksissa, kuntien yhdistymisen ja uusien palveluiden tuotantorakenteiden toteutuksen tukivälineenä. Yhdenmukaiset kokonaisarkkitehtuurikuvaukset helpottavat eri kuntien toimintojen yhteen saattamista yhdistymistä suunniteltaessa ja toteutettaessa. Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset toimivat tällöin muutoksenhallinnan apuvälineenä. Tässä ohjeessa ei kuvat yksityiskohtaisesti, miten kokonaisarkkitehtuuria kuvataan. Kuvaamisen ohjeeksi kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tukiohjelmassa on toteutettu toinen ohje: kokonaisarkkitehtuurimallin soveltaminen kunta- ja palvelurakennemuutoksissa. Kuvauskehyksenä molemmissa ohjeissa käytettään julkisen hallinnon suositusta kokonaisarkkitehtuurin kehittämisestä (JHS 179), jota on laajennettu muutoksen tarpeita paremmin vastaavaksi. Noudattamalla tätä ohjetta, sekä ohjetta kokonaisarkkitehtuurimenetelmän soveltamisesta kunta- ja palvelurakennemuutoksissa, kunnat toteu- 1 EUPAN European Public Administration Network, The Common Assessment Framework 2013

7 Valtiovarainministeriö 7 (56) tettavat hyvin pitkälti julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (634/2011) 7 velvoitteen oman kokonaisarkkitehtuurinsa suunnittelusta ja kuvaamisesta Kenelle tämä dokumentti on tarkoitettu Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kehittäminen ohje on tarkoitettu: kuntien ja kuntayhtymisen johdolle kuntien ja kuntayhtymien toiminnasta ja toiminnan kehittämisestä vastaaville kuntien ja kuntayhtymisen tietohallinnolle, sekä kunnan toiminnassa kokonaisarkkitehtuuria kuvaaville henkilöille Ohje on tarkoitettu kuntien ja kuntayhtymien johdolle ja toiminnasta vastaaville kuvaukseksi, miten kokonaisarkkitehtuurin avulla on mahdollista tuottaa parempaa tietoa toiminnan suunnittelua, päätöksentekoa sekä tavoitteiden toimeenpanon ohjausta varten. Kuntien toiminnan kehittäjille ohjeessa kuvattu hallintamalli ja siihen liittyvät prosessit antavat apuvälineen suunnitella kokonaisarkkitehtuurin lisäämistä organisaation kehittämisenhallintaan sekä muihin laadunvarmistusmenettelyissä käytettäviin prosesseihin. Ohjeessa esitetyn hallintamallin tarkoitus on liittää kuntien tietohallinto oikeassa roolissa osaksi organisaation kokonaisarkkitehtuurin hallintaa. Hallintamallin lähtökohtana on se, että toimintaa tukevan ICT:n toteuttamisessa vastuu kuten kokonaisarkkitehtuurin toteuttamisessa on kunnan tai kuntayhtymän toiminnan johdolla jota tietohallinnon toimintamalleilla tuetaan. 3. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin tarkoitus 3.1. Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuri on systemaattinen ja rakenteinen kuvaus kunnan muodostamasta toimintakokonaisuudesta, sen rakenteesta sekä kokonaisuuteen kuuluvien osien välisistä suhteista. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisen tarkoituksena on muodostaa yhdenmukaista ja eri osapuolien samalla tavalla ymmärtämää informaatiota organisaation toiminnan kehittämiseksi sekä toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten hallintaa varten. Kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisen tavoitteena on osaltaan edistää tietojärjestelmien yhteentoimivuutta palvelutoiminnassa tarvittavan tiedon käytettävyyden varmistamisessa. Syksyllä 2011 voimaan tullut tietohallintolaki (Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta /634) pyrkii selventämään julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta ja parantamaan tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Tietohallintolain mukaan julkisen hallinnon viranomaisen, kunnat mukaan lukien, on suunniteltava ja kuvattava kokonaisarkkitehtuurinsa. Kokonaisarkkitehtuuri auttaa muodostamaan kokonaiskuvan toiminnasta ja tietoteknisistä palvelluista. Kokonaiskuvan avulla pystytään tunnistamaan ja ehkäisemään sekä päällekkäistä tekemistä että päällekkäisten teknisten ratkaisuiden kehitystä eri puolilla organisaatiota. Kuvaukset helpottavat rakennemuutosten te-

8 Valtiovarainministeriö 8 (56) kemistä, koska kokonaisarkkitehtuurikuvaukset luovat kokonaiskuvan organisaation toiminnasta ja sitä tukevista ratkaisuista. Kokonaisarkkitehtuurin avulla ylläpidettävä tieto tarjoaa organisaation johdolle: tilannekuvan organisaation toiminnasta ja toimintaa toteuttavista rakenteista kokonaiskuvan ymmärtää paremmin eri kehitystavoitteiden vaikutukset organisaation toimintaan ja rakenteisiin paremmat perustelut kehityksen toteuttamisen vaatimien resurssien ja edellytysten arvioimiseksi laadunvarmistuskeinon varmistaa kehittämistyölle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen keinon varmistaa, ettei kehitystyössä synny päällekkäisiä toimintoja tai ratkaisuja, mikäli niille ei ole perusteltua tarvetta. Julkisessa hallinnossa käytetty kokonaisarkkitehtuurin suunnittelumenetelmä (JHS 179) jäsentää kokonaisarkkitehtuurin toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologianäkökulmiin sekä arkkitehtuurin suunnittelua ohjaaviin yhteisiin periaatteisiin. Menetelmän tarkoitus on kytkeä yhteen organisaation tavoitteet, tavoitetta tukeva toiminta, toiminnan tarvitsema tietoa sekä toimintaa toteuttavat tukevat tietojärjestelmät. Kokonaisarkkitehtuurin periaatteisiin kuuluu, että kokonaisarkkitehtuurin avulla hallinnoitava sisältö suunnitellaan toiminnan tarpeista, johon julkisen hallinnon toimintakentässä vaikuttavat olemassa olevat säädökset, organisaation itselleen asettamat säännöt sekä erilaiset toiminnan järjestämismallit ja palveluiden tuotantomallit Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tavoitteena on varmistaa kokonaisarkkitehtuurityön toteutus kunnassa toiminnalle asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Hallintamallin tehtävänä on kuvata yhteisesti sovitut toimintamallit, menetelmät ja vastuut jotka kehittävät ja ylläpitävät kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä tuotettua informaatiota organisaatiossa. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallissa määritellään kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen, hyödyntäminen ja ylläpito osana kuntaorganisaation toimintaa. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan avulla arkkitehtuurityötä saadaan yhtenäistettyä ja johdonmukaistettua. Arkkitehtuurin hallintamallissa tulee määritellä arkkitehtuurinhallinnan roolit, vastuut, organisointi sekä ohjaus- ja toimintamallit. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli tulee olla jokaisella kunnalla, jotta se voi toteuttaa tietohallintolaissa säädettyjä vaatimuksia. V A I K U T T A V U U S, H Y Ö T Y T O I M I N N A N T A V O I T T E E T HALLINTAMALLI ARKKITEHTUURI- PERIAATTEET TOIMINTA- ARKKITEHTUURI TIETOARKKITEHTUURI TIETOJÄRJESTELMÄ- ARKKITEHTUURI T V T : A A N L I I T T Y V Ä T T A V O I T T E E T TEKNOLOGIA- ARKKITEHTUURI

9 Valtiovarainministeriö 9 (56) Kuva 2. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta kunnassa Hallintamalli tarjoaa puitteet; rakenteet, periaatteet ja menetelmät jotka mahdollistavat kokonaisarkkitehtuurityön tekemisen niin, että työn tavoitteeksi asetetut hyödyt toteutuvat. Tietohallintolain 7 :n mukaan jokaisen kunnan ja kuntayhtymän on julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi ja varmistamiseksi suunniteltava ja kuvattava kokonaisarkkitehtuurinsa. Lisäksi kunnan ja kuntayhtymän toiminnassa on noudatettava laadittua ja ylläpidettyä kokonaisarkkitehtuuria sekä sen edellyttämiä yhteentoimivuuden kuvauksia ja määrityksiä. Kuntien ja kuntayhtymien toiminnassa on huomioitava myös eri toimialojen ministeriöiden antamat toimialakohtaiset tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset. Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset ovatkin tietohallintolain 7 :n nojalla kunnan hallinnon sisäisiä määräyksiä, mutta ne on saatettava voimaan kuntalaissa (365/1995) säädettyjen kunnan hallinnon järjestämisestä säädettyjen menettelyjen mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuurin ja sen hallintamallin käyttöönotto on kunnissa erityisen tärkeä, koska kuntien tehtävät ovat lisääntyneet, jolloin niitä koskevien palveluiden kokonaisvaltainen hallinnointi on muuttunut haasteelliseksi. Myös toimintojen ulkoistaminen ja palveluiden tuottaminen yhdessä ovat tulleet tavanomaisiksi palvelujen tuotantomalleiksi. Verkostojen ja ulkopuolisten palvelutuottajien hallinnoimiseksi on tarpeellista olla arkkitehtuurikuvaukset. Kokonaiskuvan avulla pystytään ehkäisemään sekä päällekkäistä tekemistä että päällekkäisten teknisten ratkaisuiden kehitystä eri puolilla organisaatiota. Kuvaukset helpottavat rakennemuutosten tekemistä, koska kokonaisarkkitehtuurikuvaukset luovat kokonaiskuvan organisaation toiminnasta ja sitä tukevista ratkaisuista. Kuntien kokonaisarkkitehtuurin hallinnalla tavoitellaan myös yleisiä kokonaisarkkitehtuurin avulla saavutettavia hyötyjä, joita ovat mm. kulujen, kompleksisuuden, riskien ja muutosten läpimenoaikojen alentaminen, sekä parempi yhteensopivuus, joustavuus, muunneltavuus ja muutosten helpottaminen. Ohjeessa on tunnistettu kuntien vastuulla olevan kokonaisarkkitehtuurin kohdealueet ja osa alueellisista rakenteista. Hallintamallissa on huomioitu kuntia koskevassa erityislainsäädännössä niille asetetut tehtävät. Kuntien tehtäväksi jää paikallisten hallintorakenteiden tunnistaminen ja hallintamallin mukauttaminen kunnan toiminnan ja päätöksentekomallien rakenteeseen, kokoon ja palveluiden tuottamismalliin Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli tietohallinnon viitekehyksessä Kokonaisarkkitehtuurin hallinta on yksi organisaation käyttämistä kehittämisen-, laadun- ja riskienhallintamenetelmistä. Kokonaisarkkitehtuurin avulla tuotettu informaatio on koko organisaation tietopääomaa jolla tuetaan organisaation strategian toteutumista ja hallintoa tavoitteiden toimeenpanossa. Vaikkakin kokonaisarkkitehtuuri on tarkoitettu organisaation johtamisen apuvälineeksi, tyypillisesti olemassa olevissa organisaation toimintaa kuvaavissa viitekehyksissä ja hyvien käytäntöjen kokoelmissa kokonaisarkkitehtuuri sijoitetaan osaksi tietohallinnon toimintaa. Julkisen hallinnon organisaatioiden tietohallinnon toimintamalleissa ICT Standard Forumin Tietohallintomalli 2 sijoittaa kokonaisarkkitehtuurin Strategia ja hallinto 2 ICT Standard Forum, Tietohallintomalli (2012); Tietohallintomallin soveltamisohje julkiselle hallinnolle (2013),

10 Valtiovarainministeriö 10 (56) tasolle, toiminnaksi joka saa syötteensä organisaation tavoitteista ja tarjoaa informaatiota tavoitteiden toimeenpanoa varten. Liiketoimintayhteistyö Strategia ja hallinto Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Strategia, toimintamalli Organisointi ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Taloussuunnittelu ja seuranta Hankinnat ja toimittajayhteistyö Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Hankinta- ja toimittajastrategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Projektien johtaminen Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Valmistelu ja Business case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja käyttöönotto Päätös ja hyötyjen realisointi Palveluiden johtaminen Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta Palveluiden suunnittelu Palveluiden käyttöönotto Palvelustrategia Palvelutuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen Kuva 3. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Tietohallintomallissa Tässä ohjeessa kokonaisarkkitehtuurin hallinta liitetään osaksi organisaation ja tietohallinnon toimintaa pääsääntöisesti Tietohallintomallin viitekehyksen avulla. Useiden organisaatioiden tietohallinnon johtamisessa ja hallinnassa käyttämässä Cobit 5 -viitekehyksessä 3 kokonaisarkkitehtuurin hallinta sijoittuu yhdeksi keskeiseksi toiminnan suunnitteluprosessiksi jonka tuottaman tiedon toimeenpano tapahtuu ohjelmien ja projektien kautta. MEA1 Arvioi suorituskyky ja tulokset Arvioi APO2 Strategian/tavoitteiden hallinta APO3 Kokonaisarkkitehtuurin hallinta APO4 Projektisalkunhallinta Seuraa Ohjaa BAI1 Ohjelmien ja projektien hallinta BAI6 Muutostenhallinta Kuva 4. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Cobit 5 viitekehyksessä Tässä ohjeessa hyödynnetään Cobitin tarjoamaan hyvien käytäntöjen malleja niissä yhteyksissä kun ICT Standard Forumin Tietohallintomalli tai sen julkisen 3 COBIT 5: A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT, ISACA 2012

11 Valtiovarainministeriö 11 (56) hallinnon soveltamisohje ei niitä sisällä tai jättää mallit ohjeistuksen näkökulmasta liian ylätasolle. 4. Tietohallintolaki Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annettua lakia sovelletaan kunnallisiin viranomaisiin niiden hoitaessa laissa niille säädettyjä tehtäviä. Kuntien ja kuntayhtymien tulee huomioida kuvauksia laatiessaan valtiovarainministeriön tuottamat julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kuvaukset sekä eri ministeriöiden toimialakohtaiset kuvaukset omassa arkkitehtuurityössään. Kunnan kokonaisarkkitehtuuri Yhteiset tavoitteet Periaatteet Julisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Palvelut, prosessit Tiedot, tietovarannot Tietojärjestelmät Teknologiat ja integraatiot Toimialojen (kohdealueen) kokonaisarkkitehtuuri Yhteinen tavoitteiden toteutuksen suunnittelu Kuva 5. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Kuvassa 5 on esitetty kokonaisarkkitehtuurin ohjausjärjestelmän rakenne tietohallintolain mukaisesti. Valtiovarainministeriö vastaa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin yleisestä ohjauksesta. Toimialojen kokonaisarkkitehtuureista vastaavat valtioneuvoston ohjesäännössä (262/2003) säädetyn toimialajaon mukaisesti ministeriöt, joiden alla hallinnonalan virastot määrittelevät toimialoille yhteisiä suunnitelmia (mm. viitearkkitehtuureita) sekä linkittävät arkkitehtuurityön muihin suunnittelussa ja tiedon ylläpidossa huomioitaviin rakenteisiin (sidosarkkitehtuurit). Kuntien ja kuntayhtymien tulisi arkkitehtuurityössään huomioida ylemmiltä tasoilta annetut arkkitehtuurikuvaukset ja -periaatteet. Oman toiminnan ja ylemmän tasojen arkkitehtuurien lisäksi kuntien kokonaisarkkitehtuuriin voi vaikuttaa kuntien omilta palveluntarjoajilta sekä markkinoilta hankittavat palvelut, erityisesti tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuureiden osalta. Kunnilla ja kuntayhtymillä on tietojärjestelmien yhteentoimivuuden varmistamiseksi tietohallintolakiin perustuva velvollisuus suunnitella ja kuvata kokonaisarkkitehtuurinsa julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyön ei kuitenkaan tule perustua vain säädöksistä tuleviin velvoitteisiin, vaan sen tarkoituksena on toimia jatkuvan toiminnan kehittämisen välineenä. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli ja peruskuvausmallit on otettava käyttöön ennen sitovan sääntelyn voimaantuloa.

12 Valtiovarainministeriö 12 (56) Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset Julkisen hallinnon tietohallinnon yhteisestä kokonaisarkkitehtuurista voidaan säätää valtioneuvoston asetuksella tietohallintolain nojalla siltä osin kuin se koskee tieto-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuria ja määräajasta, jonka kuluessa toimenpiteet tulee toteuttaa. Lisäksi ministeriöt voivat antaa asetuksia toimialansa tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvauksista ja määrityksistä. Kuntien ja kuntayhtymien keskeisimmät tietohallintolain mukaiset velvoitteet ovat: suunnitella, kuvata ja ylläpitää tietohallintonsa julkisen hallinnon tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti (7 ); noudattaa tietojärjestelmien yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja sen edellyttämiä yhteentoimivuuden kuvauksia ja määrityksiä sekä toimialakohtaisia kuvauksia ja määrityksiä, joiden sisällöstä tullaan tarvittavilta osin säätämään myöhemmin asetuksella (7 ); ajantasainen tieto sitovista yhteentoimivuuden kuvauksista ja määrityksistä löytyy Yhteentoimivuus.fi-portaalista; käyttää järjestelmissä perusrekistereiden tietoja sekä sellaisia sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja, joista on säädetty myöhemmin annettavalla asetuksella (11 ); sitoutettava kunnan toimijat noudattamaan kunnan kokonaisarkkitehtuurin kuvauksia, koska kokonaisarkkitehtuurikuvaukset ovat kunnan sisäisiä määräyksiä tietohallintolain nojalla; Tietohallintolaissa ei ole määritelty, mitä kuntien pitää eri arkkitehtuuritasoista kuvata. Kuvausten sisällöstä tullaan säätämään myöhemmin sitovasti asetuksella. Kuntien on saatava kokonaisarkkitehtuurikuvausten ensimmäisten versioiden tekeminen loppuun kolmen vuoden kuluessa edellä mainitun asetusten voimaantulosta. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyön ei kuitenkaan tule perustua vain säädöksistä tuleviin velvoitteisiin, vaan sen tarkoituksena on toimia jatkuvan toiminnan kehittämisen välineenä. Tästä syystä kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli ja peruskuvausmallit on järkevää ottaa käyttöön jo ennen sitovan sääntelyn voimaantuloa. Kokonaisarkkitehtuurikuvausten ylläpitämiseksi ja toiminnan kehittämisen tueksi tulee kunnan kehittää itselleen kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli, joka vastaa kunnan päätöksentekorakenteita. Valtiovarainministeriö on kuvannut julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin, mutta se on tarkoitettu valtiovarainministeriön tietohallintolain 4.1 :n nojalla tehtävän yhteisen kokonaisarkkitehtuurityön tueksi. Se toimii myös yhtenä lähtökohtana kuntien kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin laatimiseksi, mutta se ei ole tarkoitettu kunnan sisäisen hallinnon järjestämisen kuvaamiseksi, vaan huomioon otettavaksi kunkin kunnan omaa kokonaisarkkitehtuurin hallintamallia kehitettäessä ja sen mukaisesti toimittaessa. Kuntien tulisi aloittaa kokonaisarkkitehtuurinsa kuvaaminen toiminnan muutosten toteutuksen vaatimista nykytilan kuvauksista sekä olemassa olevien kuvausten kokoamisesta yhdeksi kokonaisuudeksi. Muutoskohteita kuntien toimintaan tulee kunnan sisältä sekä sen ulkopuolelta. Lainsäädännön muutosten myötä kuntaan kohdistuu ulkoisia muutoksia. Kunnan sisäiset muutokset on pääsääntöisesti esitetty kuntien talousarviossa olevassa kunnan toimintasuunnitelmassa. Kuntien tehtäviin perustuvat arkkitehtuurikuvaukset tulisi kytkeä tehtävä- ja palvelutasolla yhteisiin luokituksiin kuten suunnitteilla olevaan julkisen hallinnon

13 Valtiovarainministeriö 13 (56) suositukseen kuntien tehtävä- ja palveluluokituksesta 4. Tällä mahdollistetaan kuvausten vertailukelpoisuus esimerkiksi yhteisiä palveluita tuotettaessa. Kuntien on otettava huomioon toimialakohtaisessa arkkitehtuurien määrittelyssä ja järjestelmien kehityksessä olemassa oleva julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri erityisesti niiden hoitaessa niille laissa säädettyjä tehtäviä. Valtioneuvosto voi antaa asetuksia kuntien kokonaisarkkitehtuuriin liittyen ja ministeriöt voivat antaa asetuksia kuntien tietojärjestelmien yhteentoimivuutta edistävistä kuvauksista ja määrityksistä. Nykytilan kuvaukset toimivat lähtökohtana kokonaisarkkitehtuurin jonkin osakokonaisuuden tavoitetilan suunnittelulle tai toiminnan arvioinnille ja mittaamiselle. Kuvattu kokonaisuus muodostaa kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallilla hallittavat kohteet. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan muodostaminen on jatkuva prosessi ja sen suunnittelun tulee perustua lainsäädäntöön ja sen asettamiin tavoitteisiin sekä kunnan sisäisen hallinnon strategisiin ja toiminnan tavoitteisiin. Kokonaisarkkitehtuurin kuvaukset kehittyvät kunkin kehittämisprojektin tuotoksina. Kuntien tulee tietohallintolain 12 :n mukaisesti huolehtia siitä, että toteutettuja arkkitehtuurikuvauksia ja -määrityksiä koskevat tiedot ovat saatavilla tietoteknisesti hyödynnettävässä muodossa. Tietojen julkaisussa kuntien tulee hyödyntää julkisen hallinnon yhteentoimivuusportaalia ( Kuvausten toteutuksessa kunnat voivat hyödyntää julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin yhteistä kuvausvälinettä, jonka käytöstä on annettu erikseen ohjeet yhteentoimivuus.fi -portaalissa. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli kuvaa arkkitehtuurityön johtamisen ja ohjauksen sekä käytännöt niiden toteuttamiseksi. Hallintamallilla operoidaan kokonaisarkkitehtuurikuvauksia, johdetaan kehittämistoimintaa sekä seurataan kokonaisarkkitehtuuriin pohjautuvaa toimintaa. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta on antanut suosituksen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelumenetelmästä (JHS 179). Suositus pitää sisällään mallit laajoista ja yksityiskohtaisista arkkitehtuurikuvauksista, joita kannattaa käyttää yksittäisissä kehittämishankkeissa kuvaamaan kehittämiskohdetta. Kuntaorganisaatioiden kannattaa ottaa kokonaisarkkitehtuurin hallinnan kohteeksi kuitenkin vain arkkitehtuurin ydinkuvaukset, joilla mahdollistetaan kuntaorganisaation suunnittelu- ja kehittämistoiminta organisaatiotasolla. 5. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta kunnassa 5.1. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Kokonaisarkkitehtuurin hallinta on prosessi, jonka lähtökohta tulee olla kuvattu ja hyväksytty toimintamalli, joka vahvistetaan kunnan hallintosäännössä. Tietohallintolain nojalla voidaan säätää kuntien kokonaisarkkitehtuurin sisällöstä, kuvauksista ja yhteentoimivuuden määrityksistä, mutta kuntien kokonaisarkkitehtuurin hallintamallista ei tietohallintolain nojalla voida säätää, vaan se on osa kunnan hallinnon lakisääteistä järjestämistä. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on osa kunnan sisäistä toiminnan organisointia, jota kunnat ohjaavat itse. 4 Valtiovarainministeriö, Kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittämisohjelma (

14 Valtiovarainministeriö 14 (56) V A L T U U S T O H A L L I T U S K U N N A N K O K O N A I S - A R K K I T E H T U U R I Y L I N J O H T O K O N S E R N I P A L V E L U P A L V E L U A L U E P A L V E L U A L U E T O I M I A L A N / P A L V E L U A L U E E N A R K K I T E H T U U R I T U L O S Y K S I K K Ö T U L O S Y K S I K K Ö T U L O S Y K S I K K Ö Y K S I K Ö N / P A L V E L U N A R K K I T E H T U U R I P R O S E S S I P R O S E S S I P R O S E S S I Kuva 6. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallinnan rakenne Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tulee pohjautua olemassa oleviin kunnan toimintaa säänteleviin säännöksiin ja kunnan sisäisiin määräyksiin. Keskeisessä asemassa tässä on kuntalain säännökset kunnan sisäisen hallinnon järjestämisestä. Hallintosääntö on kunnan ainoa pakollinen johtosääntö. Hallintosäännössä annetaan määräykset kunnan hallinto- ja päätöksentekomenettelystä. Kunnassa voi lisäksi olla taloudenhoitoon ja hallintoon liittyviä johtosääntöjä tai toimielinten omia johtosääntöjä. Johtosäännön tarkoitus on jakaa viranomaiselle lailla annettu toimivalta ja tehtävät viranomaisten kesken. Lisäksi johtosääntöön voidaan sisällyttää määräyksiä viranomaisista ja niiden toiminnasta, esimerkiksi toimielinten kokoonpanoon liittyen. Kunnan hallinnossa on noudatettava hyväksytyn johtosäännön määräyksiä ja se sitoo myös kunnan valtuuston toimintaa. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta tuleekin kytkeä kunnan hallintosääntöön. V A L T U U S T O H A L L I T U S Y L I N J O H T O P A L V E L U A L U E T U L O S Y K S I K K Ö P R O S E S S I ORGANISAATION KOKONAISARKKITEHTUURI- LINJAUKSET TOIMIALAN / PALVELUALUEEN KOKONAISARKKITEHTUURI- LINJAUKSET PALVELUUN / PROSESSIIN KOKONAISARKKITEHTUURI- LINJAUKSET TOIMINNASTA / KEHITTÄMISESTÄ SYNTYVÄT LINJAUSTEN MUUTOSTARPEET TOIMINNASTA / KEHITTÄMISESTÄ SYNTYVÄT LINJAUSTEN MUUTOSTARPEET Kuva 7. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin ohjausrakenne Kunnassa kokonaisarkkitehtuurin hallinnan muodostama ohjarakenne on toimiva silloin, kun arkkitehtuurityön tuloksena syntyvät linjaukset (kuvaukset) tukevat organisaation omaa tavoitteiden suunnittelu- ja toimeenpanoprosessia. Hallintamallin tarkoitus on varmistaa, että koko organisaatiota koskevat linjaukset otetaan huomioon muilla toiminnan tasoilla ja, että toiminnasta ja kehittämisestä syntyvät tarpeet muuttaa olemassa olevia linjauksia tulee huomioitua ylemmissä päätöksentekoelimissä.

15 Valtiovarainministeriö 15 (56) 5.2. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintaprosessit Kokonaisarkkitehtuurityötä johdetaan ja hallitaan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin avulla, jossa määritellään kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen, hyödyntäminen ja ylläpito osana organisaation toimintaa. Hallintamalli pyrkii yhtenäistämään ja johdonmukaistamaan organisaation kokonaisarkkitehtuuria ja arkkitehtuurityötä sekä varmistamaan työn toteutukseen osallistuvien työntekijöiden osaaminen ja kyvykkyys kehittää organisaation kokonaisarkkitehtuuria toiminnan tukena. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallissa määritellään yleensä hallintaan liittyvät roolit ja vastuut, hallinnan organisointi sekä hallinnan toteuttamiseksi sovitut ohjaus- ja toimintamallit. Hallintamalli tulee olla jokaisella julkisen hallinnon organisaatiolla, jotta se voi toteuttaa mm. tietohallintolaissa säädettyjä vaatimuksia oman kokonaisarkkitehtuurin toteuttamisessa. JOHTAMINEN S T R A T E G I A / V U O S I S U U N N I T T E L U KOKONAIS- ARKKITEHTUURI ORGANISAATION NYKYTILA MUUTOSTEN VAIKUTUKSET NYKYTILAAN KEHITYS- KOHTEEN TAVOITETILA ORGANISAATION NYKYTILA KEHITTÄMISEN HALLINTA T A V O I T T E I D E N T O I M E E N P A N O Kuva 8. Kokonaisarkkitehtuuri osana kunnan strategia- ja toiminnan suunnitteluprosessia sekä tavoitteiden toimeenpanoa Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin tarkoituksena on varmistaa, että kokonaisarkkitehtuurityö tuottaa riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi sekä asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi. Parhaimmillaan kokonaisarkkitehtuurityö tarjoaa organisaation toiminnalle strategisten tavoitteiden suunnitteluun sekä tavoitteiden toteutuksen vuosisuunnittelua varten tilannekuvan koko organisaation toiminnasta sekä arvion suunniteltujen tavoitteiden ja tehtävien vaikutuksia nykytilanteeseen. Tällöin kokonaisarkkitehtuurin avulla hallitaan organisaation kehityskokonaisuutta ja kokonaisarkkitehtuuri toimii yhtenä projektisalkkuun valittavien kehittämiskohteiden valintaperusteena ja -kriteerinä. Kokonaisarkkitehtuurin avulla tavoiteltujen hyötyjen saavuttamiseksi, julkisen hallinnon organisaatioiden tulee suunnitella kokonaisarkkitehtuurinsa kehittäminen ja kokonaisarkkitehtuurin hallinnan käyttöönotto.

16 Valtiovarainministeriö 16 (56) Strateginen 5 Kokonaisarkkitehtuurin hallinta tukee organisaation strategiaprosessia Johdettu 4 Kokonaisarkkitehtuurihallinta on osa organisaation vuosisuunnittelua ja projektisalkun hallintaa Määritelty 3 Kokonaisarkkitehtuuri on osa kehitystyön hallinnan Ohjausrakennetta ja mallia Ei hallittu Osittainen 1 2 Kokonaisarkkitehtuurin Roolia organisaatiossa ei ole määritelty Kokonaisarkkitehtuuria käytetään projektien suunnittelussa ja toteutuksessa satunnaisesti Kuva 9. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan kypsyystasot Julkisen hallinnon organisaatioissa kokonaisarkkitehtuurista voidaan puhua: strategisena työvälineenä, kun kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa strategisten tavoitteiden muodostamisen tueksi tilannekuvan organisaation toiminnasta ja arvioi suunniteltujen tavoitteiden vaikutukset organisaation toimintaan ja rakenteisiin johdettuna, kun kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa organisaation vuosisuunnittelua varten tilannekuvan organisaation toiminnasta ja arvioi suunniteltujen kehittämishankkeiden vaikutukset organisaation toimintaan ja rakenteisiin sekä hankkeiden toteutuksen vaatiman resursoinnin määriteltynä, kun kokonaisarkkitehtuurin tarjoamaa tilannekuvaa organisaation toiminnasta ja kehittämiskohteen tavoitetilasta käytetään kehittämishankkeiden ja projektien ohjauksessa osittaisena, kun kokonaisarkkitehtuurin suunnittelumenetelmään hyödynnetään tapauskohtaisesti kehittämiskohteiden suunnittelussa kehitystyön tavoitteiden mukaisuuden varmistamiseksi ei hallittuna, kun organisaatiossa kokonaisarkkitehtuurille ei ole määritetty vakiintunutta roolia organisaation toiminnassa Seuraavissa kappaleissa on kuvattu kokonaisarkkitehtuurin hallinnan toteutus kolmella ylimmällä tasolla Kokonaisarkkitehtuuri ja kunnan strategiaprosessi Kunnan/kaupungin strategia laaditaan tyypillisesti valtuustokauden ajaksi ylimmän tason toimintaa ohjaavaksi tavoitteiden kuvaukseksi. Strategianmukaisten toimenpiteiden tarkastelu tapahtuu tarkemmalla tasolla toiminnan vuosisuunnitteluprosessin yhteydessä vuoden toisella kvartaalilla. Vuositarkistuksen yhteydessä tehdään uudet suuntaukset ja korjaukset strategiaan.

17 Valtiovarainministeriö 17 (56) Strategiakausi 1. vuosi 2. vuosi 3. vuosi 4. vuosi Strategian laadinta Q1 Q2 Q3 Q4 Q2 / Strategian tarkastus vuosittain Kuva 10. Kunnan strategiakausi Kunnan/kaupungin strategia koskee yleensä koko organisaation toimintaa ja toiminnalle asetettuja tavoitteita ja tavoitteiden toteutuksessa huomioitavia reunaehtoja. Tämän vuoksi myös strategian muodostamista ja sen vaikutusten arviointia tukeva kokonaisarkkitehtuurityö kattaa organisaation koko toiminnan. Strategisella tasolla hyödynnettävän kokonaisarkkitehtuurin (menetelmän tuottaman informaation) vastuu on kunnan ylimmällä johdolla. Strategian muodostamisen yhteydessä määritetään linjaukset myös strategiakauden aikana noudatettavalle kokonaisarkkitehtuurille. JOHTAMINEN S T R A T E G I A / V U O S I S U U N N I T T E L U KOKONAIS- ARKKITEHTUURI ORGANISAATION NYKYTILA MUUTOSTEN VAIKUTUKSET NYKYTILAAN B ORGANISAATION TAVOITETILA KA-PERIAATTEET KA-PERIAATTEET KA-PERIAATTEET TOIMINTA TIETO A TOIMINTA TIETO TIETOJÄRJESTELMÄT TEKNOLOGIA TIETOJÄRJESTELMÄT TEKNOLOGIA Kuva 11. Strategiaprosessia tukeva kokonaisarkkitehtuurin hallinta Kunnan / kaupungin strategian muodostamista tukeva kokonaisarkkitehtuurin tulee tarjota tulevaisuuden suunnittelua varten kokonaiskuva organisaation toiminnan nykytilasta 1. Kattava nykytilan kuvaus toimii pohjana tulevien kehittämiskohteiden suunnittelussa, yhteistyön lisäämisessä vastaavankaltaisten toiminnallisuuksien osalta sekä toimintojen uudelleen järjestelyssä. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin tarkoituksena on varmistaa organisaation kokonaisarkkitehtuurikuvauksen laatu, kattavuus ja ajantasaisuus strategian strategisen suunnittelun ajankohtana. Strategian muodostamista tukeva kokonaisarkkitehtuurityö tarjoaa johdolle myös tukiprosessin jonka avulla voidaan entistä paremmin saada käsitys suunniteltujen tavoitteiden ja niiden toteuttamisen aiheuttamista vaikutuksista nykyiseen toi-

18 Valtiovarainministeriö 18 (56) mintaan verrattuna 2. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin tarkoituksena on kohdentaa strategisten tavoitteiden tai linjausten vaikutus kokonaisarkkitehtuuriin 2A sekä arvioida tavoitteiden muutoksen vaikutukset organisaation toimintaan, jatkuviin kustannuksiin sekä kustannuksiin jotka tavoitteiden toimeenpano tulee aiheuttamaan 2B. Strategiassa muodostetut tavoitteet ja painopistealueet muodostavat perustan kunnan kokonaisarkkitehtuuriperiaatteille kyseisellä strategiakaudella 3. Tavoitteesta johdetut arkkitehtuuriperiaatteet on hyvä määrittää riittävän konkreettiselle tasolle niiden ohjausvaikutuksen saavuttamiseksi sekä kytkeä periaatteiden noudattaminen osaksi toiminnan tavoitteiden arviointimalleja Toiminnan vuosisuunnittelu Kunnan toiminnan ja talouden vuosisuunnittelua tukeva kokonaisarkkitehtuuri tulee rakentaa olemassa olevaa ja vahvistettua käytäntöä tukevaksi. Kunnan vuosisuunnitteluprosessi noudattaa pääsääntöisesti jäsennystä, jossa: tammikuu maaliskuu (Q1): arvioidaan edellisen vuoden toiminta, tarkennetaan kuluvan vuoden tulostavoitteita sekä talousarvion käyttösuunnitelmaa huhtikuu kesäkuu (Q2): arvioidaan olemassa olevan kunta- /kaupunkistrategian toteutuminen sekä siihen mahdollisesti tarvittavat tarkistukset ja muutokset. Vuosineljänneksellä käynnistetään myös seuraavan vuoden talousarvion raamin valmistelu heinäkuu syyskuu (Q3): tarkennetaan seuraavan vuoden kehittämiskohteet sekä valmistellaan talousarvio lokakuu joulukuu (Q4): kiinnitetään seuraavan vuoden kehittämiskohteet, päätetään seuraavan vuoden talousarvio sekä käynnistetään talousarvion käyttösuunnitelman valmistelu Lokakuu Joulukuu: Seuraavan vuoden kehittämiskohteiden kiinnittäminen Seuraavan vuoden talousarviopäätös Talousarvion käyttösuunnitelman valmistelu Joulu Tammikuu Maaliskuu: Edellisen vuoden toiminnan arviointi Vuoden tulostavoitteiden tarkentaminen Talousarvion käyttösuunnitelmien tarkentaminen Maalis Heinäkuu Syyskuu: Seuraavan kehittämiskohteiden tarkentaminen Seuraavan vuoden talousarvion valmistelu Kesä Huhtikuu Kesäkuu: Strategian toteutumisen arviointi ja mahdollisten muutosten valmistelu Seuraavan vuoden talousarvion raamin valmistelu Kuva 12. Kunnan toiminnan ja talouden suunnittelun vuosikello Toiminnan ja talouden vuosisuunnittelu luo tavoitteet ja reunaehdot myös vuoden aikana tehtävälle kokonaisarkkitehtuurityölle. Kunnan/kaupungin tasolla tehtävä vuosisuunnittelu vaikuttaa koko organisaation toimintaan ja luo arkkitehtuurilinjauksia jotka on huomioita organisaatiotasoisesti (kokonaisarkkitehtuurin vaikutusalue on vastaava kun strategiaprosessin yhteydessä ks. kpl. 5.3).

19 Valtiovarainministeriö 19 (56) Toiminnan vuosisuunnittelu tarkennetaan yleensä kunnan johtamisrakenteesta ja organisointimallista riippuen toimialoilla tai palvelualueilla. Tällöin toimintaa tarkemmin ohjaavista tavoitteista johdettu kokonaisarkkitehtuuri vaikuttaa kyseisen toimialan tai palvelualueen laajuisesti. Vuosisuunnittelun kautta muodostuvan ja suunnittelussa hyödynnettävän kokonaisarkkitehtuurin (menetelmän tuottaman informaation) vastuu on kunnan ylimmällä johdolla. Toimiala tai palvelualuetason suunnittelussa kyseisestä toiminnasta vastaavan. Vuosisuunnittelun yhteydessä määritetään linjaukset toimintavuoden aikana noudatettavalle kokonaisarkkitehtuurille. Marraskuu - Joulukuu: Arkkitehtuuriperiaatteiden tarkistus Seuraavan vuoden KAkuvaustyön valmistelu Kokonaisarkkitehtuurin vuosikello Tammikuu Helmikuu: Arkkitehtuuritoiminnan arviointi Arkkitehtuurin kehittämissuunnitelman päivittäminen Lokakuu- Marraskuu: Muutostekijöiden kokoaminen ja käsittely (talousarviosta ja käyttösuunnitelmasta johtuvat muutokset) Joulu Maalis Helmikuu - Maaliskuu: Nykytilan kuvauksen päivittäminen Elokuu - Syyskuu: Kehittämiskohteiden tarkentaminen ja seuraavan vuoden budjetointi Kesä Huhtikuu - Toukokuu: Muutostekijöiden kokoaminen ja käsittely (strategiatyöstä johtuvat muutokset) Kehittämiskohteiden kokoaminen Toukokuu - Kesäkuu: Arkkitehtuuriperiaatteiden tarkistus Kuva 13. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin vuosikello Kunnan vuosisuunnittelua tukeva kokonaisarkkitehtuurityö kiinnittyy osaksi toiminnan ja talouden suunnittelun vuosikelloa. Seuraavassa on esitetty malli vuosikellon mukaisista tehtävistä vuosineljänneksittäin. Vuosineljännes Kunnan suunnittelun vuosikello Kokonaisarkkitehtuurityön vuosikello Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset Kokonaisarkkitehtuuritoiminta edellisen vuoden toiminnan arviointi nykytilan kuvausten päivittäminen edellisen vuoden toiminnan arviointi Q1 kuluvan vuoden tulostavoitteiden ja talousarvion käyttösuunnitelman tarkentaminen kuvausten muutostarpeiden kokoaminen toiminnan kehittämissuunnitelman päivittäminen Q2 olemassa olevan kunta- /kaupunkistrategian toteutumisen arviointi sekä siihen mahdollisesti tarvittavat tarkistukset ja muutokset seuraavan vuoden talousarvioraamin valmistelu arkkitehtuuriperiaatteiden tarkistaminen (strategiatyöstä johdetut muutostarpeet) muutostekijöiden kokoaminen ja käsittely (strategiatyöstä johdetut muutostarpeet) tulevien ja seuraavan vuoden kehittämiskohteiden kokoaminen Q3 seuraavan vuoden kehittämiskohteiden tarkentaminen seuraavan vuoden KAkuvausten toteutuksen valmistelu seuraavan vuoden kehittämiskohteiden ja määrärahatarpeen tarkentaminen

20 Valtiovarainministeriö 20 (56) seuraavan vuoden talousarvion valmistelu Q4 seuraavan vuoden kehittämiskohteiden kiinnittäminen seuraavan vuoden talousarvion hyväksyminen talousarvion käyttösuunnitelman valmistelu arkkitehtuuriperiaatteiden tarkistaminen (talousarviosta ja sen käyttösuunnitelmasta johtuvat muutostarpeet) seuraavan vuoden KAkuvausten toteutuksen valmistelu muutostekijöiden kokoaminen ja käsittely (talousarviosta ja sen käyttösuunnitelmasta johtuvat muutostarpeet) Vuosikelloon kiinnitetyt kokonaisarkkitehtuuritehtävät voivat vaihdelle kuntakohtaisesta riippuen olemassa olevista käytännöistä. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan kannalta on keskeisintä, että kokonaisarkkitehtuurin ylläpito huomioidaan aina kun tavoitteita määritetään uudelleen tai tehdään päätöksiä toiminnan kehittämisten käynnistämisestä Kehittämisen hallinta kunnassa Kunnan/kaupungin kehittämisen hallintamalli 5 koskee yleensä kehittämiskohteen toteutuskokonaisuutta ja kehitystyölle asetettuja tavoitteita. Kehittäminen tapahtuu pääsääntöisesti palvelua tai prosessia kehittävässä kokonaisuudessa jolloin kehittämistyössä muodostettavat arkkitehtuurilinjaukset kohdistuvat projektin tavoitteisiin. Kunnissa käytössä olevat kehittämisen hallintamalli (projektisalkun hallinta, ohjelmien hallinta sekä projektinhallintamallit) perustuvat yleensä kehitysehdotuksen tai projektin toteutuksen osiin jakaviin malleihin joissa kokonaisarkkitehtuurilinjausten noudattaminen ja olemassa olevien ratkaisujen hyödyntäminen tarkastetaan ratkaisun elinkaaren eri vaiheissa. Ratkaisun toteutusta, käyttöönottoa ja käyttöä ohjataan kokonaisarkkitehtuurilinjauksilla ratkaisun elinkaaren vaiheen luonteen ja ohjaustarpeen mukaisesti. Kehittämisen hallinnan elinkaari: 5 Tässä yhteydessä kehittämisen hallintamallilla tarkoitetaan, mitä tahansa kuvattua ja vahvistettua tapaa jolla kehitystyötä ohjataan tarpeiden kokoamisesta aina palveluiden tai tietojärjestelmien elinkaaren loppuun saakka. Yleensä kyseessä ovat kehittämisessä käytettävät projektinhallinta tai hankehallinnan menetelmät.

21 Valtiovarainministeriö 21 (56) KOKONAISARKKITEHTUURI KEHITTÄMISEN HALLINTA KEHITYSEHDOTUKSET Kehitystarpeet Kehitysideat MITEN EHDOTUS TUKEE TAVOITTEITA PROJEKTIN VALMISTELU Esiselvitys Projektin alustava suunnittelu Kustannus hyöty MITEN EHDOTUS VASTAA OLEMASSA OLEVIIN LINJAUKSIIN MITEN EHDOTUS MUUTTAA LINJAUKSIA MITEN MUUTOS LINKITTYY ORGANISAATION MUUHUN KOKONAISUUTEEN Projektiehdotus Projektiesitys KÄYNNISTYSPÄÄTÖS Hyväksyntä Siirto/jatkovalmistelu Hylkäys ESISUUNNITTELU Toteutuksen alustava suunnitttelu SUUNNITTELU Toteutuksen eri vaiheiden suunnittelu TOTEUTUS Vaiheiden toteutus suunnitelma mukaisesti Muutostenhallinta PROJEKTIN AIKAINEN KA-OHJAUS JA LAADUNVARMISTUS Kehitystyön vastaavuus tavoitteisiin Kehitystyön tuomat muutokset olemassa oleviin KA-linjauksiin ja muutoksen vaikutuksen arviointi Kehitystyön muuttamien KA-linjausten koordinointi toimintaympäristöön ja muuhun kehittämiseen KÄYTTÖÖNOTTO Toteutuksen käyttöönotto ja koulutus MITEN KÄYTTÖÖNOTTO MUUTTAA LINJAUKSIA MITEN NYKYTILA MUUTTUU KÄYTTÖÖNOTON MYÖTÄ KÄYTTÖ Ratkaisun ylläpito ja ylläpidon aikainen kehittäminen MITEN YLLÄPIDON AIKAINEN KEHITTÄMINEN / VERSIONHALLINTA MUUTTAA LINJAUKSIA MITEN NYKYTILA MUUTTUU VERSIONHALLINNAN MYÖTÄ PURKU Ratkaisun purkaminen ja tietojen siirto MITEN RATKAISUN PURKAMINEN MUUTTAA LINJAUKSIA MITEN NYKYTILA MUUTTUU TARKAISUN POISTUESSA KÄYTÖSTÄ Kuva 14. Esimerkki kehittämisenhallinnan elinkaaresta Toimintaa tukevien ratkaisujen kehittämisen hallinnan elinkaari voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen: 1) projektiesityksen valmisteluvaiheeseen jossa tuotetaan tarvittava tieto kehitystyön käynnistämistä varten, 2) kehittämisprojektin toteutusvaiheeseen sekä 3) projektissa toteutetun ratkaisun käyttöönotto- ja käyttövaiheeseen, joka sisältää myös ratkaisun purkamisen. Kaksi viimeisintä näistä vaiheista muodostaa ratkaisun elinkaaren. Kokonaisarkkitehtuurin rooli kehittämisen hallinnan eri vaiheissa määrittyy toiminnalle asetettujen tavoitteiden sekä kehitystyön toteutuksen reunaehtojen (mm. resurssit, toimijat, tuotantomallit yms.) mukaan jotka vaihtelevat eri toimintaympäristöissä. Tässä ohjeessa seuraavaksi esitetty malli perustuu Kuopion kaupungin kehittämisen hallinnan malliin esitetyn asian konkretisoimiseksi. Projektiesityksen valmistelu: Projektiesityksen valmisteluvaiheen tehtävänä on tuottaa kehitystyön käynnistämistä varten tietoa miten kehitystarve tai kehitysidea tukee organisaation toiminnalle asetettuja tavoitteita, miten kehitystyö muuttaa organisaation toimintaa, miten kehitys liittyy muuhun organisaation palveluympäristöön sekä miten suureen muutostyöhön ja kustannuksiin ratkaisun elinkaaren aikana tulee varautua.

22 KEHITTÄMISEN HALLINTA Valtiovarainministeriö 22 (56) KEHITYSEHDOTUKSET Kehitystarpeet Kehitysideat PROJEKTIN VALMISTELU... PROJEKTIN KUVAUS Projektisuunnitelma Riskien arviointi. PROJEKTIN HYÖTYJEN ARVIOINTI Vaikuttavuus-, laatuja tuottavuustavoitteet Projektin avulla saatavat hyödyt (rahalliset, laadulliset). KÄYNNISTYSPÄÄTÖS Hyväksyntä Siirto/jatkovalmistelu Hylkäys Projektiehdotus Projektiesitys Liittyykö ideaan arkkitehtuurin näkökulmasta hyödynnettäviä asioita? Miten idea toteutuessaan muuttaisi olemassa olevaa arkkitehtuuria? Miten esityksessä on noudatettu olemassa olevia KA-linjauksia? Miten esitetty kehitystyö muuttaa olemassa olevaa arkkitehtuuria? Miten kehitystyö linkittyy organisaation toimintakokonaisuuteen? Mitä esityksessä esitetty hyötyjen saavuttaminen edellyttää organisaation arkkitehtuurilta? Minkälaisella KAkehitystyöllä hyötyjen saavuttamista voidaan tukea? Lausunto / näkemys esitetyn projektin toteutuksen vaikutuksista organisaation kokonaisarkkitehtuuriin Kuva 15. Projektiehdotuksen käsittelyprosessi Kehitysehdotusten kokoamisen yhteydessä kokonaisarkkitehtuurin rooli jää yleensä yleiseksi arvioksi siitä, mitä vaikutuksia eri ehdotuksilla on nykytilanteeseen ja miten ehdotus tukee organisaation omaa toimintaan ja sille asetettuja tavoitteita. Kokonaisarkkitehtuurin rooli ja sen avulla saatu hyöty korostuvat enemmän ehdotuksen valmisteluvaiheessa jossa siirrytään formaaliin tapaan suunnitella kehitystyön toteutusta ja arvioida suunnitelman esittämän kokonaisuuden kautta kehityksen aiheuttamia muutoksia sekä muutoksen kustannuksia. Projektiesityksen valmistelun laadunvarmistuksena kokonaisarkkitehtuurin arviointikohteista kannattaa muodostaa kysymykset, jotka projektin esittäjän on kuvattava ja perusteltava. Konkreettisten kysymysten avulla ehdotukset on mahdollista arvioida ja antaa ulkopuolinen laadunvarmistuslausunto esitetyn ehdotuksen vaikutuksista organisaation toimintaan. Toiminta-arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmä arkkitehtuuri Teknologia arkkitehtuuri Kehityskohteen Vaikutukset organisaation toimintaan Kehittämisen tuoma muutos nykytilaan Mihin palveluihin ja prosesseihin uusi toimintamalli vaikuttaa? Miten uusi toimintamalli muuttaa organisaation toimintaa? Miten uusi toimintamalli käyttää nykyisiä tietovarantoja? Mitä uusi tietovarantoja syntyy kehittämistyössä? Miten uusi toimintamalli muuttaa tietojen käsittelyä ja/tai tietovarantoja? Miten yhteentoimivuus muiden tietojärjestelmien kanssa on suunniteltu (oma organisaatio, koko toimintoketju, sidosryhmät)? Miten uuden järjestelmän kehittäminen / käyttöönotto muuttaa organisaation toimintaa Miten oman organisaation teknologialinjauksia noudatetaan? Jos teknologialinjauksista poiketaan, niin miten poikkeaminen linjauksista perustellaan? Muutoksen Vaikutus Kokonaisarkkitehtuuriin Millaisia välillisiä ja välittömiä vaikutuksia muutoksella on toimintaarkkitehtuuriin? Millaisia välillisiä ja välittömiä vaikutuksia muutoksella on tietoarkkitehtuuriin? Miten uusi ratkaisu muuttaa oman organisaation tietojärjestelmäarkkitehtuuria? Miten uusi ratkaisu muuttaa oman organisaation teknologialinjauksia? Kansallisen / yhteisen kehitystyön huomioiminen Miten kohdealueen tai kuntasektorin tavoitetilan toimintaarkkitehtuuri on huomioitu uudessa toimintamallissa? Miten kohdealueen tai kuntasektorin tavoitetilan tietoarkkitehtuuri on huomioitu uudessa toimintamallissa? Miten kohdealueen ja kuntasektorin tavoitetilan tietojärjestelmäarkkitehtuuri on huomioitu uudessa ratkaisussa? Kuva 16. Esimerkki projektiesityksessä kysyttävistä arviointikysymyksistä:

23 KEHITTÄMISEN HALLINTA Valtiovarainministeriö 23 (56) Mikäli, organisaatiolla ei ole omaa projektiesityksen valmistelumallia voi formaalin projektiesityksen kysymyslomakkeena käyttää valtiovarainministeriön ylläpitämää valtion tietojärjestelmähankkeiden arviointitoiminnon arviointimallia 6 joka perustuu vastaavan kaltaiseen kehitysehdotusten arviointiin mitä tässä ohjeessa on esitetty. Ratkaisun elinkaarenhallinta: Kehittämistyön käynnistyspäätöksen jälkeen kokonaisarkkitehtuurin avulla ohjataan kehitysprojektia, projektin toteuttaman ratkaisun/toimintamallin käyttöönottoa sekä ratkaisun käytön aikaista kehittämistä/versionhallintaa sovittujen linjausten mukaisesti. KÄYNNISTYSPÄÄTÖS Hyväksyntä Siirto/jatkovalmistelu Hylkäys ESISUUNNITTELU Toteutuksen alustava suunnitttelu SUUNNITTELU Toteutuksen eri vaiheiden suunnittelu TOTEUTUS Vaiheiden toteutus suunnitelma mukaisesti Muutostenhallinta KÄYTTÖÖNOTTO Toteutuksen käyttöönotto ja koulutus KÄYTTÖ JA YLLÄPITO Ratkaisun ylläpito ja ylläpidon aikainen kehittäminen PURKU Ratkaisun purkaminen ja tietojen siirto Miten kehitystyön esisuunnittelussa noudatetaan sovittuja KAlinjauksia? Mitä muutoksia suunnitelma tuo olemassa oleviin KA-linjauksiin? Miten toteutuksen suunnittelussa noudatetaan sovittuja KA-linjauksia? Mitä muutoksia suunnitelma tuo olemassa oleviin KA-linjauksiin? Mitä muutoksia ratkaisun kehittäminen on tuonut olemassa olevaan arkkitehtuuriin? Miten arkkitehtuuri päivittyy uuden tilanteen mukaiseksi? Mitä muutoksia ratkaisun käyttöönotto on tuonut olemassa olevaan arkkitehtuuriin? Miten arkkitehtuuri päivittyy uuden tilanteen mukaiseksi? Miten versionhallinnassa noudatetaan sovittuja KAlinjauksia Mitä muutoksia uuden version käyttöönotto on tuonut olemassa olevaan arkkitehtuuriin? Mitä muutoksia ratkaisun alasajo / purku on tuonut olemassa olevaan arkkitehtuuriin? Miten arkkitehtuuri päivittyy uuden tilanteen mukaiseksi? Kuva 17. Ratkaisun elinkaarenhallinta Mikäli, organisaatiolla ei ole omaa projektimallia voi mallin toteuttamisessa hyödyntää kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tuen tuotettua ohjetta projektien ja projektisalkunhallinnasta sekä kuvausmalleja jotka on toteutettu valtiovarainministeriön ja kuntien kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyössä vuonna 2011 tuotettuun malliin ( Muutoshallinta Muutosprojektit ovat kehittämistehtäviä, jotka syntyvät jonkin virheen tai puutteen havaitsemisen seurauksena ja tähtäävät tuon virheen tai puutteen korjaamiseen. Muutostarve voi syntyä projektin suunnittelu-, toteutus-, käyttöönotto- tai käyttö-vaiheessa eli kun ratkaisu on jo käytössä. Tunnistettuja muutostarpeita käsitellään projekteissa ja järjestelmien ylläpitohallinnassa muutospyyntöjen ja muutosehdotusten muodossa. Muutoksenhallinta muistuttaa kehityshankkeiden hallintaa ja niiden osalta on hyvä noudattaa seuraavaa yleistä ITIL viitekehyksen ja ISO/IEC standardin pohjalta laadittua muutoksenhallintaprosessia: 6 Valtiovarainministeriö, Tietojärjestelmähankkeiden arviointi,

24 Valtiovarainministeriö 24 (56) Kuva 17. Muutostenhallintaprosessi Muutostenhallintaprosessiin tulee sisällyttää kokonaisarkkitehtuurin mukaisuuden varmistaminen ja kokonaisarkkitehtuuriryhmän tulee lisätä omiin toimintaprosesseihinsa muutoshankkeilta tulevien arkkitehtuurikyselyiden käsittely. Muutosprojektin toteutuksen suunnittelu ei poikkea tavanomaisen kehityshankkeen projektisuunnittelusta kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta, jolloin edellisessä kappaleessa kuvattua projekti-esityksen arviointipohjaa voidaan käyttää myös muutoshankkeiden arvioinnissa. Muutostarpeet tulee käsitellä yhdenmukaisesti ja sovitun etenemistavan mukaan. Muutosprojektin kokonaisarkkitehtuurinmukaisuuden arvioimiseksi on muutostyön valmisteluvaiheessa suunniteltava, miten muutos istuu arkkitehtuuriperiaatteisiin ja tavoitearkkitehtuurin eri osa-alueisiin. Muutoksen arkkitehtuurivaikutusten arvioimisessa ja hyväksymisessä voidaan käyttää samaa arviointipohjaa ja toimintaprosessia, kuin kehityshankkeissakin. Hyväksynnän tekee arkkitehtuuriryhmä. 6. Kokonaisarkkitehtuurin hallittava sisältö 6.1. Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Arkkitehtuuriperiaatteet muodostavat kuntaorganisaation rakenteiden kehittämisen ja hallinnan perusteet. Arkkitehtuuriperiaatteet sisältävät kehittämistä ohjaavia tavoitteita, linjauksia, viitekehyksiä, sääntöjä ja joskus myös kieltoja. Arkkitehtuuriperiaatteet ovat kunnan yhteisiä sopimuksia kehittämisen perusperiaatteista. Yhteisten periaatteiden avulla kehittämistoimenpiteet voidaan suunnata kohti organisaation tavoitetilaa. Arkkitehtuuriperiaatteet ovat tarkoitettu noudatettaviksi kaikissa kehittämistilanteissa.

25 Valtiovarainministeriö 25 (56) KUNTA-/ KAUPUNKISTRATEGIA A R K K I T E H T U U R I P E R I A A T T E E T YLEISET PERIAATTEET TIETOHALLINTO- STRATEGIA / TOIMINTASUUNNITELMA PALVELUTOIMINNAN KEHITTÄMISOHJELMAT (OMAT) Toimintaan liittyvät periaatteet Tietoon liittyvät periaatteet Tietojärjestelmiä koskevat periaatteet Teknologiaa koskevat periaatteet TIETOTURVA- POLITIIKKA PALVELUTOIMINNAN KEHITTÄMISOHJELMAT (OSALLISTUMINEN) Tietoturvaan ja varautumiseen liittyvät vaatimukset MAAKUNNAN TIETOHALLINTO- STRATEGIA PALVELUALUEEN KA-PERIAATTEET KEHITYSTYÖN KA-PERIAATTEET Kuva 18. Esimerkki kunnan kokonaisarkkitehtuuriperiaatteista Arkkitehtuuriperiaatteita tulee hallita samalla tavalla kuin muutakin arkkitehtuurin tuottamaa tietoa. Kunnan strategisten tavoitteiden muutokset tai muut päälinjausten muutokset, joita kunnissa eri tilanteissa tehdään, voivat tuottaa muutostarpeita myös arkkitehtuuriperiaatteisiin. Arkkitehtuuriperiaatteita noudattamalla pyritään saavuttamaan strategiset tavoitteet, jonka vuoksi periaatteet ovat yksi strategian toteuttamisen väline. Kunnan strategiassa ja sen toimialue- tai muissa palvelualuekohtaisissa ohjelmissa kuvataan mihin keskeisiin päämääriin toiminnassa pyritään jonka vuoksi strategian tulee suoraan ohjata toiminnan kehittämistä kullakin osa-alueella. Strategiset tavoitteet määräävät kehittämisaluekohtaisesti ne periaatteet, joiden mukaan toimintaa ja miten kokonaisarkkitehtuurin muita osa-alueita tulee kehittää. Strategiset tavoitteet määrittävät myös päämäärät, joita tavoitellaan, eli perustan tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelulle. KUNTA-/ KAUPUNKISTRATEGIA ARKKITEHTUURI- PERIAATE ARKKITEHTUURIN HALLINTAMALLI ASIAKASLÄHTÖISYYS Asiakaslähtöisyyttä on kuntalaisten mukaanotto toiminnan ja palveluiden kehittämiseen Periaate nro 3 Toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen perustuu palvelun asiakkaiden tarpeisiin ja vaatimuksiin Vuosisuunnittelu Mitkä kehittämiskohteet kohdistuvat asiakkaiden palvelun kehittämiseen? Miten kehittämissalkussa asiakaspalvelun kehittäminen painottuu? Kehittämisenhallinta Miten asiakkaan vaatimukset näkyvät projektiesityksessä? Miten asiakkaan tarpeiden huomiointi toteutetaan kehitystyössä? Miten periaate on Toteutunut? Miten Periaate on tukenut tavoitteen saavuttamista? Kuva 19. Esimerkki kokonaisarkkitehtuuriperiaatteen hallinta Kuntien strategia- ja kehittämisprosessit voivat olla hyvinkin erilaisia, mutta yleensä uusi valittu valtuusto, joko laatii uuden tai vähintään päivittää strategiasuunnitelman valtuustokautensa alkuvaiheessa. Vuosisuunnitteluprosessissa strategian toteutumista arvioidaan ja sitä voidaan myös täsmentää tai päivittää arviointien tuloksena tai muiden tarpeiden vuoksi. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin tehtävänä on: 1. varmistaa, että organisaation arkkitehtuuriperiaatteet ovat yhdensuuntaiset strategisten tavoitteiden kanssa 2. varmistaa, että periaatteet tarkistetaan aina kun strategian tarkistamisen yhteydessä

26 Valtiovarainministeriö 26 (56) 3. huolehtia arkkitehtuuriperiaatteiden käytöstä vuosisuunnittelussa ja kehittämistyössä periaatteiden tavoitteiden ja ohjausvaikutuksen toteuttamiseksi 6.2. Sidosarkkitehtuurit Kuntien toimintaan vaikuttaa niin valtion, kuntayhtymien kuin muidenkin toimijoiden sääntely, kehittämishankkeet ja arkkitehtuuriset ratkaisut, jotka muodostavat kunnan ns. sidosarkkitehtuurit. Tällaisilla sidosarkkitehtuureilla tarkoitetaan kaikkia määrityksiä, joilla on tai voi olla vaikutuksia kunnan kokonaisarkkitehtuuriin ja siinä tapahtuviin muutoksiin. Toimialalla tunnistettuja sidosarkkitehtuurien muutoksia tulee seurata säännöllisesti sekä ottaa niissä tapahtuvat muutokset tulee ottaa huomioon kunnan kokonaisarkkitehtuurikuvauksia päivitettäessä. Sidosarkkitehtuureissa tapahtuvilla muutoksilla voi olla vaikutuksia kuntien kokonaisarkkitehtuuriin sekä eri kehittämishankkeiden ratkaisuarkkitehtuureihin. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin sidokset Sosiaali- ja terveydenhuolto Pelastustoimi Kunnan kokonaisarkkitehtuuri Työllisyys, elinkeino Opetus Ympäristö, jätehuolto, liikenne Maankäyttö ja rakentaminen Kuva 20. Kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintaan vaikuttavat sidokset Kunnan tulee tarkentaa omassa arkkitehtuurihallintamallissaan, mitä sidosarkkitehtuureja kullakin kunnan toimialalla otetaan huomioon ja miten ne huomioidaan toimintaa kehitettäessä. Kun kunnan toiminnassa huomioon otettavissa sidosarkkitehtuureissa tapahtuu muutoksia tai, kun kunta tekee muutoksia omaan arkkitehtuuriinsa, tulee tunnistettujen sidosten välinen tiedonvaihto ja kommunikointi hallita. Esimerkkejä tämänkaltaisista sidosarkkitehtuureista ovat valtakunnallisten tietojärjestelmä- ja varantopalveluiden kuvaukset, kuten kansallinen sähköinen potilastietoarkistopalvelu.

27 Valtiovarainministeriö 27 (56) Julkinen hallinto Kokonaisarkkitehtuurityön näkökulmasta kuntien luonnollisen sidosarkkitehtuurikokonaisuuden muodostavat julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri ja ministeriöiden vastuulla olevat toimialakohtaiset kokonaisarkkitehtuurit. Tässä dokumentissa on kuvattu vain keskeisimmät kuntien toimintaan vaikuttavat tietohallintolain tarkoittamat toimialakohtaiset kokonaisarkkitehtuurit. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Tietohallintolain (634/2011, 4 ) mukaan valtiovarainministeriön tehtävänä on julkisen hallinnon viranomaisten tietohallinnon yleinen ohjaus, jonka toteuttamiseksi ministeriön tulee huolehtia julkisen hallinnon toiminta-, tieto-, järjestelmäja teknologia-arkkitehtuurin (kokonaisarkkitehtuuri) suunnittelusta ja kuvaamisesta sekä julkisen hallinnon tietohallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin edellyttämien yhteentoimivuuden kuvausten ja määritysten laatimisesta ja ylläpidosta. Toimialojen kokonaisarkkitehtuuri Tietohallintolaki velvoittaa ministeriöt huolehtimaan, että sen toimialalle (valtioneuvoston ohjesäännössä, 262/2003) säädetyn toimialajaon mukaisesti) laaditaan ja ylläpidetään toimialan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset. Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin kehittämisestä vastaa Sosiaali- ja terveysministeriö. Tätä kokonaisarkkitehtuuria kehitetään yhteistyössä Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen ja Kuntaliiton kanssa. Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri luo perusraamit sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan kehittämiselle sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa. Keskeinen osa sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuria ovat Kansaneläkelaitoksen ylläpitämät valtakunnalliset terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelut, joiden avulla varmistetaan potilastietojen valtakunnallinen saatavuus ja yhdenmukaisuus. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen valtakunnallisen saatavuuden ja yhteentoimivuuden lisäksi ensimmäisessä vaiheessa sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri pitää sisällään myös sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurin sekä alueellisen viitearkkitehtuurin Kuntien ja kuntayhtymien tulisi arkkitehtuurityössään huomioida julkisen hallinnon ja toimialojen tasoilta annetut arkkitehtuurikuvaukset ja -periaatteet. Koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kokonaisarkkitehtuurin kehittämisestä vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Toimialan kokonaisarkkitehtuurityössä on suunniteltu tavoitetilan arkkitehtuurit kansallisen digitaalisen kirjaston, tutkimuksen tietoaineistojen sekä kansallisesta opintohallinnon (perus- ja toisen asteen koulutus) osalta. Toimialaan sisältyy myös korkeakoulujen tietomallin toteutus sekä opintohallinnon viitearkkitehtuurin suunnittelu. Koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kokonaisarkkitehtuurin keskeisen osan muodostavat yhteiset opintotarjonnan ja opintoihin hakupalvelut sekä julkisella rahoituksella suoritettujen tutkintojen tietovaranto. Muut sidosarkkitehtuurit Tietohallintolain tarkoittaman kokonaisarkkitehtuurin lisäksi kunnan julkisen hallinnon tason sidosarkkitehtuureja muodostavat suoraan myös yhteiset palvelut joiden käyttöön kunnalla on lakisääteiden velvoite. Ne yhteiset palvelut joiden käyttöön kunnalla ei ole velvoitetta muodostavat sidosarkkitehtuureja kunnan itsensä päättämässä mittakaavassa (ne yhteiset palvelut joita kunta hyödyntää tai aikoo hyödyntää omassa palvelutoiminnassaan).

28 Valtiovarainministeriö 28 (56) Kunnan sidosarkkitehtuurit julkinen hallinto Sosiaali- ja terveydenhuolto Pelastustoimi Kunnan kokonaisarkkitehtuuri Väestötietojärjestelmä SM:n toimialan kokonaisarkkitehtuuri Kenttäjohtamisen Tietojärjestelmä (KEJO) TEM:n toimialan kokonaisarkkitehtuuri Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Julkisen hallinnon yhteiset Kansalaisen Tunnistaminen (VETUMA) STM:n toimialan kokonaisarkkitehtuuri Kantapalvelut OKM:n toimialan kokonaisarkkitehtuuri Työllisyys, elinkeino Yritys-Suomi.fi Todennetun osaamisen rekisteri Opetus YM:n toimialan kokonaisarkkitehtuuri YM:n toimialan kokonaisarkkitehtuuri Ympäristö, jätehuolto, liikenne LVM:n toimialan kokonaisarkkitehtuuri Kiinteistötietojärjestelmä Maankäyttö ja rakentaminen Kuva 21. Esimerkki kunnan julkisen hallinnon sidosarkkitehtuurit Kuntien ja kuntayhtymien tulee huomioida kokonaisarkkitehtuurikuvauksia laatiessaan valtiovarainministeriön tuottamat julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin linjaukset sekä ministeriöiden toimialakohtaiset arkkitehtuurityössä toteutetut linjaukset. Sidosarkkitehtuurien hallinnan lähtökohta on sidosten tunnistaminen ja niiden arviointi. Miten kyseessä oleva sidos vaikuttaa oman organisaation toimintaan ja miten se tulee ottaa huomioon omassa toiminnassa. Vaikutuksiltaan ulkopuoliset kuvaukset ja ohjeet ovat hyvin erilaisia jonka vuoksi hallinnan helpottamiseksi sidokset on hyvä luokitella oman toiminnan näkökulmasta: 1. Velvoittaviksi; säädökset ja määräykset jotka on pakko täyttää 2. Ohjaaviksi; määräykset ja ohjeet joiden avulla pyritään saavuttamaan tavoiteltu asiantila 3. Suositeltaviksi; ohjeet ja hyvät käytännöt jotka edesauttavat tavoitellun asiantilan saavuttamisessa 4. Esimerkeiksi; ohjeet, mallit ja kuvaukset joita hyödyntämällä voidaan parantaa oman organisaation toimintaa

29 Valtiovarainministeriö 29 (56) Alla esimerkkinä kuvaus julkisen hallinnon sidosarkkitehtuurien hallinnan jäsentämisestä: Arkkitehtuuri Arkkitehtuurin kohde Toimiala Arkkitehtuurin käyttötarkoitus Sitovuus Miten vaikuttaa / miten huomioidaan Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Kuvaa julkisen hallinnon KA-työn sisällön ja työn käytänteet Julkinen hallinto Käytetään julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurityön toteutuksessa ja organisoinnissa. Esimerkki Käytetään esimerkkiohjeena kunnan kokonaisarkkitehtuurin toteutuksessa sekä sidosarkkitehtuurien hallinnan määrittelyssä. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaosto Vastaa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri-työn toteutuksesta. Julkinen hallinto Ohjaava Organisaation KA-vastaava vastaa arkkitehtuurijaoston suunnitelmien ja tulosten viestimisestä organisaatiolle sekä organisaation tarpeiden ja vaatimusten viestimisestä KA-jaostolle. Perustietovarantojen rajapinnat Kuvaa loogisella tasolla toteutustavan tietovarantojen tiedonsiirtorajapinnoille Julkinen hallinto Hyödynnetään tietovarantojen ja järjestelmien rajapintatoteutuksissa sekä hankintojen vaatimusmäärittelyssä Suositeltava Käytetään tietojärjestelmähankintojen tiedonsiirtorajapintojen vaatimusmäärittelynä. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri Kuvaa terveydenhuollon toimialan KA-työn sisällön ja työn käytänteet Sosiaali- ja terveydenhuolto Luo perusraamit sosiaalija terveydenhuollon tiedonhallinnan kehittämiselle sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa Ohjaava Käytetään ohjeena kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin toteutuksessa sekä sidosarkkitehtuurien hallinnan määrittelyssä. Kanta-palvelut Kuvaa Kantapalveluiden toiminnallisuuden sekä liittymisvaatimukset palveluiden käyttäjille. Terveydenhuolto Käytetään terveydenhuollon kansallisten palveluiden toteutuksessa ja ohjeena palveluun liittymisessä. Velvoittava Käytetään vaatimuksina terveydenhuollon tietojärjestelmien ja tiedonsiirtoratkaisujen kehittämisessä sekä ohjeena tiedonhallintaprosessien kehittämisessä. Tämän ohjeen liitteenä on edellä esitettyä taulukkoa vastaava kattavampi kuvauspohja jota on mahdollista hyödyntää sidosarkkitehtuurin kokoamisessa Kuntien välinen yhteistyö Kuntakentällä toimii lukuisia lakisääteisiä ja vapaaehtoisia kuntayhtymiä sekä muita kuntien yhteistyön tarpeista syntyneitä rakenteita. Kuntien yhteistoiminta perustuu pääosin vapaaehtoisuuteen, mutta erikoissairaanhoidon, kehitysvammaisten erityishuollon ja alueiden kehittämisen hoitamiseksi kuntien on kuuluttava erityislakien perusteella tätä tehtävää hoitavaan kuntayhtymään. Kunnan tulee huomioida kuntayhtymien ja eri yhteistyön organisointirakenteiden arkkitehtuurien muodostamat sidosarkkitehtuurit omassa kokonaisarkkitehtuurin hallinnassaan ja kuvauksien ylläpidossa.

30 Valtiovarainministeriö 30 (56) Kunnan sidosarkkitehtuurit kuntien välinen yhteistyö Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuolto Pelastustoimi Alueellisen ICT-palvelutuottajan palvelut Aluepelastuslaitoksen kokonaisarkkitehtuuri KuntaRekry Sairaanhoitopiirin kokonaisarkkitehtuuri Kunnan kokonaisarkkitehtuuri Työllisyys, elinkeino Alueellisen elinkeinoyhtiön palvelut Koulutuskuntayhtymän kokonaisarkkitehtuuri Opetus Alueellisen jäteyhtiön palvelut Maakuntaliiton kokonaisarkkitehtuuri Ympäristö, jätehuolto, liikenne Maankäyttö ja rakentaminen Kuva 22. Sidosarkkitehtuurit kuntien välinen yhteistyö Palveluita voidaan tuottaa myös isäntäkuntamallilla toimivissa yhteistoimintaalueissa, jossa palveluiden tuottaminen on annettu yhden kunnan hoidettavaksi, joka toimii isäntäkuntana. Tällaista palvelutuotantoa varten on perustettu kuntien yhteinen toimielin, joka vastaa palvelun tuottamisesta. Tällöin palvelusta vastaavan kunnan kokonaisarkkitehtuuri muodostaa kokonaisarkkitehtuuria kuvaavan kunnan sidosarkkitehtuurin. Kuntayhtymien ja yhteistoiminta-alueiden lisäksi kuntien palveluita tuotetaan myös yhteisyrityksissä, joita on muodostettu erityisesti tietotekniikkapalveluiden sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden toteuttamista varten. Näiden arkkitehtuurit tulee huomioida sidosarkkitehtuureina kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa. Tietotekniikkapalveluita tuottavien yrityksien ratkaisut vaikuttavat kuntien järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuureihin. Talous- ja henkilöstöhallinnon puolella tukipalveluiden tuottaminen on usein joiltakin osin kunnan ulkoisen organisaation vastuulla, jolloin kunnan kokonaisarkkitehtuurissa sillä on vaikutuksensa ainoastaan tilaajan syötteiden ja palvelun tuottavan palvelukeskusten tuotosten kuvaamiseen. Kaikkiin ulkoistettuihin palveluihin liittyy tiedonvaihdon vakioimisvaateita, jotka tulisi linjata kokonaisarkkitehtuurissa. Kunnat ovat järjestäneet yhteistyönsä kuntayhtymämuotoiseksi mm. sosiaali- ja terveydenhuollon, opetuksen, jätehuollon osalta. Osa kuntayhtymistä on kunnan näkökulmasta pakollisia lain velvoittaessa kuntia kuulumaan tiettyihin kuntayhtymiin (esim. sairaanhoitopiirit). Kuntayhtymät muodostavat keskeisen sidoksen kunnan kokonaisarkkitehtuurin hallinnan näkökulmasta. Kuntasektorin yhteinen kokonaisarkkitehtuurityö on osa julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin yhteistyömuotoja. Kuntasektorin yhteisen kokonaisarkkitehtuurityön järjestämisestä huolehtii Suomen Kuntalliit

31 Valtiovarainministeriö 31 (56) Kuntien palveluntarjoajat vaikuttavat kunnan kokonaisarkkitehtuuriin sidoksina. Kuntien omilta palveluntarjoajilta sekä markkinoilta hankittavat palvelut muodostavat kunnan näkökulmasta organisaation ulkopuolta tarjottavan palvelun vastaavalla tavalla kun julkisen hallinnon yhteiset ratkaisut (esim. kansalaisen tunnistuspalvelu). Alla esimerkkinä kuvaus kuntien yhteistyön kautta muodostuvien sidosarkkitehtuurien hallinnan jäsentämisestä: Arkkitehtuuri Arkkitehtuurin kohde Toimiala Arkkitehtuurin käyttötarkoitus Sitovuus Miten vaikuttaa / miten huomioidaan Kuntien käyttövaltuushallinnan viitearkkitehtuuri Tavoitetilan kuvaus kunnan keskitetyn käyttövaltuushallinnan toteutusmallista. Yleinen Kuvaus on tarkoitettu ohjeeksi kunnille käyttövaltuushallinnan ratkaisua suunnitteluun ja toteutukseen. Esimerkki Käytetään vaatimuksina uusien tietojärjestelmien hankinnassa. Alueellinen terveydenhuollon järjestämissuunnitelma Kuvaus alueellisesta yhteistoiminnasta terveyspalvelujen järjestämisessä ja tuottamisessa sekä palvelujen yhteensovittamisessa Terveydenhuolto Luo linjauksia ja periaatteita kunnan terveydenhuollon arkkitehtuurille. Ohjaava Käytetään terveydenhuollon palvelualueen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelussa. Varmistetaan tavoitteiden yhdenmukaisuus. Kuntien rekrytointi- ja sijaispalvelu Kuvaus KuntaRaekry palvelun toiminnallisuudesta ja palvelun käytöstä. Yleinen Kuvaus on tarkoitettu ohjeeksi kunnille palvelun käytöstä ja siihen liittymisestä Suositeltava Käytetään oman kokonaisarkkitehtuurin elementtinä palvelu-, tietojärjestelmäpalvelu- sekä tietovantokuvauksissa. Kunnan taloushallinnon palvelukeskus Kuvaus kunnan taloushallinnon palvelukeskuksen palveluista sekä keskuksen ja kunnan välisestä tiedonvaihdosta. Yleinen Kuvaus on tarkoitettu liitteeksi kunnan ja palveluntarjoaja palvelusopimukseen. Ohjaava Käytetään vaatimuksina uusien suunnittelu- ja raportointijärjestelmien toteutuksessa. Tämän ohjeen liitteenä on edellä esitettyä taulukkoa vastaava kattavampi kuvauspohja jota on mahdollista hyödyntää sidosarkkitehtuurin kokoamisessa Sidosarkkitehtuurien hallinta Sidosarkkitehtuurin hallinta kunnassa voidaan jakaa kahteen osaan: 1) kuinka hallitaan rajapintaa ulkoiseen sidokseen ja miten tiedonvaihto tunnistetun sidoksen ja kunnan kanssa toteutetaan sekä 2) kuinka ulkoisessa sidoksessa tapahtunut muutos käsitellään organisaatiossa. Ulkoisten sidosten rajapinnat Sidosarkkitehtuurien hallinnassa keskeistä on määrittää yhdessä tunnistetun sidoksen kanssa liittymäkohdat suhteessa organisaatioiden toimintaan ja sopia miten tarpeeksi tunnistettu tiedonvälitys toteutetaan. Yleensä sidosarkkitehtuurien hallinnassa on kysymys omien tavoitteiden viestimisestä oman organisaation ulkopuolelle sekä vastaavan tiedon saamisesta toiselta organisaatiolta tai työryhmältä. Sidosarkkitehtuurien hallintaan ei ole luotavissa täydellistä yhtä ainoaa tapaa varmistaa tiedon saanti oman organisaation kokonaisarkkitehtuurin hallintaan, vaan hallinta kannattaa miettiä tarpeen ja käytettävissä olevien resurssien mukaan.

32 Valtiovarainministeriö 32 (56) Seuraavan vuoden arkkitehtuurin kehittämiskohteet Kuntasektorin KA-ryhmälle Kokonaisarkkitehtuurin vuosikello Arkkitehtuurin kypsyystasoarviointi Kuntasektorin KA-ryhmälle Joulu Maalis Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin seuraavien vuosien kehittämiskohteet Kuntasektorin Kokonaisarkkitehtuurin seuraavan vuoden Kehittämiskohteet Kesä Toiminnan kehittämiskohteet Kuntasektorin KA-ryhmälle Kuva 23. Esimerkki kuntasektorin yhteisen arkkitehtuurityön muodostaman sidoksen hallinta Yllä esitetyssä kuvassa on hahmoteltu esimerkki, miten kunnan olisi mahdollista toteuttaa sidosarkkitehtuurin hallinta suhteessa Kuntasektorin yhteiseen kokonaisarkkitehtuurityöhön. Hallintamallin tavoite on tukea kunnan oman toiminnan toteutus ja toiminnan tulevaa kehittämistä, jolloin kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityön huomioimisen ja siitä parhaan hyödyn saamiseksi omaan toimintaan voidaan toteuttaa: 1. Maaliskuu: varmistetaan, että organisaation seuraavan vuoden toiminnan suunnittelun käytettävissä on tieto kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityö kehittämissuunnitelmista 2. Toukokuu: viestitään kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityöstä vastaavalle oman toiminnan tulevista painopisteistä sekä suunnitelluista kehittämiskohteista 3. Syyskuu: varmistetaan, että omien kehittämiskohteiden ja niihin liittyvän toimeenpanon suunnittelun käytettävissä on ajantasainen tieto kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityön kehittämiskohteista 4. Joulukuu: viestitään kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityöstä vastaavalle omat seuraavan vuoden kehittämishankkeet ja projektit 5. Helmikuu: viestitään kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityöstä vastaavalle kokonaisarkkitehtuurityön edistymisestä esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin kypsyystason arviointimallin avulla Vastaava toimintamalli kannattaa toteuttaa muiden keskeisten sidosarkkitehtuurin osalta.

33 Valtiovarainministeriö 33 (56) Ulkoisten sidostenhallinta kunnassa Toisen elementin ulkoisten sidosten hallinnassa muodostavat toimintamallit ja käytännöt, joilla varmistetaan sidoksessa tapahtuneen muutoksen riittävästä viestimisestä organisaatiossa sekä varmistamisesta, että muutos on huomioitu kokonaisarkkitehtuurityössä. V A L T U U S T O H A L L I T U S SIDSARKKITEHTUURIN VAIKUTUS ORGANISAATION TOIMINTAAN Y L I N J O H T O P A L V E L U A L U E SIDOSARKKITEHTUURIN VAIKUTUS TOIMIALAN / PALVELUALUEEN TOIMINTAAN TOIMIALAN / PALVELUALUEEN ARKKITEHTUURIN SIDOSARKKITEHTUURI T U L O S Y K S I K K Ö SIDSARKKITEHTUURIN VAIKUTUS PALVELUUN / PROSESSIIN P R O S E S S I Kuva 24. Esimerkki ulkoisen sidoksen hallinta organisaatiossa Yleensä kuntien toimintaan liittyy niin suuri määrä sidoksia, ettei niiden hallinta ole mahdollista yhden vastuutahon tai henkilön kautta, vaan hallinta täytyy sopia organisaation sisäisessä työnjaossa. Toimialojen joilla on paras tietämys toimintaympäristönsä muutoksista on hyvä myös vastata ulkoisten sidosten kautta tulevan informaation hallinnasta ja ensimmäisestä käsittelystä. Tärkeää kunnan kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta on, että toimiala välittää tiedon muutoksesta muulle organisaatiolle muutoksen kokonaisvaikutuksen arvioimiseksi. Tässä dokumentissa esitetyn perusolettamuksen näkökulmasta (kunnan johto vastaa kunnan kokonaisarkkitehtuurista) toimialan tai palvelualueen käsittelemä tieto muutoksen vaikutuksesta tulee välittää organisaation toiminnasta kokonaisuudessa vastaaville tahoille Organisaation nykytilan kuvaukset Kunnan kokonaisarkkitehtuurin nykytilan kuvausten kehittyminen ja ylläpito tapahtuu kehittämisprojektien kautta (kehitystyön käyttöönotto muuttaa kunnan tilannetta verrattuna lähtötilaan josta muutokseen on lähdetty). Kokonaisarkkitehtuurin avulla tuotetun tiedon yhdenmukaisuuden ja yhteensopivuuden varmistamiseksi kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliin on hyvä rakentaa menettelyt joiden avulla 1) varmistetaan että kunnan vuosisuunnittelun käytettävissä on ajantasainen kokonaiskuva kokonaisuudesta sekä 2) kehittämisprojektit tuottavat tietoa kokonaisarkkitehtuurin nykytilan muuttumisesta. Keskeisin kokonaisarkkitehtuurinmenetelmän avulla tuotettava informaatio kohdistuu kunnan tehtävien toteuttamiseen organisoidun toiminnassa tarvittavien tietojen ja sekä toimintaa tukevien tietojärjestelmien kuvaukseen. Kokonaisarkki-

34 Valtiovarainministeriö 34 (56) tehtuurimenetelmän hyöty syntyy toiminnan ja tuotannontekijöiden linkittämisestä yhdeksi kokonaisuudeksi johon kohdistuvia muutoksia (esim. tavoitteiden muutokset, toimintaympäristön ja lainsäädännön muutosvaikutukset) voidaan kohdentaa ja rajata muutoskohteeseen sekä arvioida muutoksen vaikutusta kohteeseen linkittyvien elementtien kautta. Nykytilan kuvausten tarve lähtee tarpeesta jäsentää olemassa oleva ympäristöä tai koota perustietoa (esim. sopimukset) muutosten suunnittelua varten. Kunnan toiminnan ohjauksen ja hallinnan näkökulmasta tehtävien ja vastuiden liittäminen palveluihin ja prosesseihin, tiedonhallintaan ja tietovarantoihin sekä tietojärjestelmiin antaa pohjatiedon jonka kautta muutosten vaikutusten arviointi ja oikeiden päätösten tekeminen helpottuu. Kokonaisarkkitehtuurin keskeistä informaatiota voidaan jäsentää alla esitetyn palvelutuotantotaulukon avulla (esitetty esimerkki on suppea versio taulukosta). Tehtävä/palvelu Tiedot Järjestämisvastuu Tuotantovastuu Tiedonhallinta vastuu Tietovaranto / tietojärjestelmä Tietojärjestelmä omistaja Terveydenhuolto Sairaanhoito Terveysvirasto Terveysvirasto Asiakastiedot Suun terveydenhuolto Hoitokertomustiedot Terveyslautakunta Effica Tieto Finland Oy Sosiaalihuolto Sosiaalipalvelut Kotipalvelut Sosiaalivirasto Sosiaalivirasto Asiakastiedot Sosiaalilautakunta Toimeentulotuki Mobiili kotihoito Kuntien Tiera Oy Toimeentulotuen myöntäminen Sosiaalivirasto Sosiaalivirasto Asiakastiedot Tulotiedot Sosiaalilautakunta Pro Consona CGI Suomi Oy Opetustoimi Perusopetus Opetussuunnitelma Opetusvirasto Opetusvirasto Opetussuunnitelmatiedot Sivistyslautakunta Kurre Starsoft Oy Oppimisympäristö Opetusvirasto Tietohallinto Oppimateriaali Opetusvirasto Moodle Avoin (yhteisö) Kunnan kokonaisarkkitehtuurin nykytilan perustiedot on suositeltavaa keskeisiltä osin koota erillisenä tehtäväkokonaisuutena pohjatiedon aikaansaamiseksi. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin avulla luotua informaatiopohjaa ylläpidetään toiminnan suunnittelun ja kehittämistyön kautta. Nykytilan kuvausten ylläpito Kunnan strategisen vuosisuunnittelun ja toiminnan ja talouden vuosisuunnittelun käytettävissä olevan kokonaisarkkitehtuurin nykytilan kuvauksen ylläpitämiseksi kokonaisarkkitehtuurin hallinnan vuosikelloon kannattaa sisällyttää tammi maaliskuussa tehtävät toimenpiteet joille edellisen vuoden aikana tapahtuneet muutokset kootaan yhteen ja viedään osaksi kuvauskokonaisuutta yhdenmukaisella tavalla.

35 KEHITTÄMISEN HALLINTA Valtiovarainministeriö 35 (56) Kokonaisarkkitehtuurin vuosikello Projektien / kehittämisen muutosten ylläpito organisaation arkkitehtuurikuvauksiin Edellisen vuoden muutosten ylläpito organisaation arkkitehtuurikuvauksiin Joulu Maalis Kesä Projektien / kehittämisen muutosten ylläpito organisaation arkkitehtuurikuvauksiin Projektien / kehittämisen muutosten ylläpito organisaation arkkitehtuurikuvauksiin Kuva 25. Esimerkki nykytilan kuvausten ylläpito vuositasolla Vuositasolle toistuva nykytilan kuvausten ylläpito vaatii sen, että tiedot arkkitehtuurin muuttumisesta saadaan kehittämisprojekteilta sovitulla tavalla. KÄYNNISTYSPÄÄTÖS Hyväksyntä Siirto/jatkovalmistelu Hylkäys ESISUUNNITTELU Toteutuksen alustava suunnitttelu SUUNNITTELU Toteutuksen eri vaiheiden suunnittelu TOTEUTUS Vaiheiden toteutus suunnitelma mukaisesti Muutostenhallinta KÄYTTÖÖNOTTO Toteutuksen käyttöönotto ja koulutus Kokonaisarkkitehtuurin muutos Kokonaisarkkitehtuurin muutos Kuva 26. Esimerkki kokonaisarkkitehtuurin nykytilan muutos kehittämisprojekteissa Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tarvitseman tiedon saannin varmistaminen kehittämisprojekteista kannattaa toteuttaa kehittämisen hallinta käytäntöihin määriteltyjen vastuiden kautta. Tärkeää on määrittää vastuutaho, kuka vastaa että kehittämistyön toteutuksen ja sen käyttöönoton jälkeen tieto muutoksesta toimitetaan kunnan / toimialan kokonaisarkkitehtuurikuvauksen ylläpidosta vastaavalle taholle. Yleensä tämän kaltaista tiedon kokoamista ja ylläpitoa helpottaa yhteisesti sovitut käytännöt kuvausvastuista sekä tietovarannoista joissa tietoa säilytetään.

36 KEHITTÄMISEN HALLINTA Valtiovarainministeriö 36 (56) 6.4. Tavoitetilan kuvaukset Kunnan kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan kuvausten toteutus ja ylläpito tapahtuu yleensä kehittämisprojektien sekä kunnan strategia- ja vuosisuunnittelutyön kautta. Tavoitetilan kuvauksille on tarvetta kun muutosta suunnitellaan ja kun muutosta toteutetaan. Tietyiltä osin myös kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan kuvaaminen kannattaa kytkeä osaksi kokonaisarkkitehtuurin vuosikelloa toistuvien tavoitteiden tarkistusajankohtiin. Esimerkiksi kunnan normaalin vuosisuunnitteluprosessin kuuluvan strategisten tavoitteiden tarkistamisen yhteyteen. Tällä menettelyllä varmistetaan mahdollisten muutosten näkyminen kehitystyötä ohjaavissa arkkitehtuurilinjauksissa sekä nopeutetaan kuvausten ylläpitotyötä kun erillistä päätöstä tavoitetilaan päivittävän tehtävän / projektin käynnistämisestä ei tarvitse tehdä. Kokonaisarkkitehtuurin vuosikello Joulu Maalis Kesä Tavoitteiden muutoksen kautta syntyvien muutosten ylläpito organisaation arkkitehtuurikuvauksiin Kuva 27. Esimerkki tavoitetilan kuvausten ylläpito vuositasolla Vuositasolle toistuva tavoitetilan kuvausten ylläpito vaatii että kunnan vuosisuunnitteluprosessiin on sovittu käytännöt joiden avulla tavoitteissa tapahtuvat muutokset viestitään kokonaisarkkitehtuurikuvauksen ylläpidosta vastaavalle taholle. KÄYNNISTYSPÄÄTÖS Hyväksyntä Siirto/jatkovalmistelu Hylkäys ESISUUNNITTELU Toteutuksen alustava suunnitttelu SUUNNITTELU Toteutuksen eri vaiheiden suunnittelu TOTEUTUS Vaiheiden toteutus suunnitelma mukaisesti Muutostenhallinta KÄYTTÖÖNOTTO Toteutuksen käyttöönotto ja koulutus Mahdollinen muutos kokonaisarkkitehtuuriin Mahdollinen muutos kokonaisarkkitehtuuriin Kuva 28. Esimerkki kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan muutokset kehittämisprojekteissa

37 Valtiovarainministeriö 37 (56) Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tarvitseman tiedon saannin varmistaminen kehittämisprojekteista kannattaa toteuttaa kehittämisen hallinnan käytäntöihin määriteltyjen vastuiden kautta. Keskeistä on määrittää, kuka vastaa että kehittämistyön suunnitteluvaiheessa tieto muutoksesta toimitetaan kunnan / toimialan kokonaisarkkitehtuurikuvauksen ylläpidosta vastaavalle taholle? 7. Kokonaisarkkitehtuurityön organisointi ja vastuut 7.1. Kokonaisarkkitehtuurivastuut kunnassa Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on osa kunnan sisäistä toiminnan organisointia, jota kunnat ohjaavat itse. Kunnan sisäinen arkkitehtuurinhallinta tulisi järjestää toimi- ja palvelualoittain siten, että kullekin toimintakokonaisuudelle on määriteltynä vastuuhenkilö, joka seuraa ja päivittää kokonaisarkkitehtuurikuvauksia oman toimialansa osalta. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnan tulee pohjautua olemassa oleviin kunnan toimintaa säänteleviin säännöksiin ja kunnan sisäisiin määräyksiin. Keskeisessä asemassa tässä on kuntalain säännökset kunnan sisäisen hallinnon järjestämisestä. Hallintosääntö on kunnan ainoa pakollinen johtosääntö. Hallintosäännössä annetaan määräykset kunnan hallinto- ja päätöksentekomenettelystä. Kunnassa voi lisäksi olla taloudenhoitoon ja hallintoon liittyviä johtosääntöjä tai toimielinten omia johtosääntöjä. Johtosäännön tarkoitus on jakaa viranomaiselle lailla annettu toimivalta ja tehtävät viranomaisten kesken. Johtosääntöön voidaan lisäksi sisällyttää määräyksiä viranomaisista ja niiden toiminnasta, esimerkiksi toimielinten kokoonpanoon liittyen. Kunnan hallinnossa on noudatettava hyväksytyn johtosäännön määräyksiä ja se sitoo myös kunnan valtuuston toimintaa. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta tulee kytkeä kunnan hallintosääntöön. V A L T U U S T O S T R A T E G I A / T O I M I N N A N J A T A L O U D E N S U U N N I T T E L U H A L L I T U S Y L I N J O H T O K U N N A N K O K O N A I S - A R K K I T E H T U U R I T O I M I N N A N J A T A L O U D E N S U U N N I T T E L U P A L V E L U A L U E T O I M I A L A N / P A L V E L U A L U E E N A R K K I T E H T U U R I T U L O S Y K S I K K Ö T O I M I N T A / K E H I T Y S T Y Ö Y K S I K Ö N / P A L V E L U N A R K K I T E H T U U R I. P R O S E S S I Kuva 29. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta kunnassa Kokonaisarkkitehtuurin hallinnasta kunnassa vastaa kunnanhallitus, joka vastaa kuntalain 23.1 :n nojalla kunnan hallinnosta. Kunnanhallitus vastaa kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin laadinnasta ja vastuuttaa kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisen kunnan organisaatioihin. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnasta laaditaan oma johtosääntö, jonka kunnan valtuusto hyväksyy kuntalain 16.1 mukaisesti. Johtosäännössä määrätään kokonaisarkkitehtuuriin liittyvistä tehtävistä ja toimivallan jaosta. Hallintamalli sisältää kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen, ylläpidon ja hyödyntämisen vastuut.

38 Valtiovarainministeriö 38 (56) Seuraavassa taulukossa on esitetty esimerkki, miten kunnan kokonaisarkkitehtuurin vastuut on mahdollista määrittää. Tehtävä/palvelu Järjestämisvastuu Tiedonhallinnan vastuu ICT palvelun järjestämisvastuu KA-vastuu Terveydenhuolto Sairaanhoito Suun terveydenhuolto Terveysvirasto Terveyslautakunta Terveysvirasto Terveysvirasto Sosiaalihuolto Sosiaalipalvelut Kotipalvelut Sosiaalivirasto Sosiaalilautakunta Tietohallinto Sosiaalivirasto ja Tietohallinto Toimeentulotuki Toimeentulotuen myöntäminen Sosiaalivirasto Sosiaalivirasto Sosiaalivirasto Sosiaalivirasto Opetustoimi Perusopetuksen järjestäminen Opetussuunnitelma Opetusvirasto Sivistyslautakunta Sivistyslautakunta Opetusvirasto Oppimisympäristö Opetusvirasto Sivistyslautakunta Tietohallinto Opetusvirasto ja tietohallinto Kokonaisarkkitehtuurin avulla ylläpidettävän informaation hallinnan mahdollistamiseksi ja informaation avulla saatavan hyödyn varmistamiseksi kokonaisarkkitehtuurin hallintaan liittyvät vastuut tulee liittää toiminnan vastuisiin. Tällä tavalla varmistetaan että kokonaisarkkitehtuurityö saa tarvitsemansa tiedon toiminnasta ja toiminta pystyy vastaavasti varmistamaan, että kokonaisarkkitehtuuri tuottaa ajantasaista ja laadukasta tietoa toiminnan tarpeisiin. Vastuiden määrittelyä helpottaa kun kuvauksessa hyödynnetään vastuumatriisia (ns. RACI matriisi, jolla voidaan esittää tehtävän suorittamisen toteutusvastuut sekä tahot joille tehtävän toteuttamisesta tulee ilmoittaa) Kokonaisarkkitehtuurivastuut kunnan toiminnassa Kunnan kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen ja ylläpidon vastuiden tulee kiinnittyä osaksi kunnan toimintaa ja prosesseja. Vastuiden määrittelyä sekä vastuuhenkilöiden roolien ja osaamisen tunnistamista helpottaa kokonaisarkkitehtuurin konkretisointi toiminnan kautta tietona ja tarvittavan tiedon hallintatehtävinä. Seuraavassa on esitetty esimerkit kokonaisarkkitehtuurivastuiden jakautumisesta kunnan strategia-, vuosisuunnittelu- sekä kehittämisten hallinnan prosessissa. Kokonaisarkkitehtuurin hallintavastuu kunnan strategisessa suunnittelussa Alla olevassa taulukossa on kuvattu esimerkki jossa kunnan strategisen suunnittelun kannalta keskeiset tehtävät (aloitteiden kokoaminen, toiminnan arviointi, strategian valmistelu ja vahvistaminen sekä strategiakauden kehittämissuunnitelman valmistelu) tuottavat informaation kunnan kokonaisarkkitehtuuriperiaatteiden ja ylätason linjauksille.

39 Vuosisuunnittelu Strateginen suunnittelu Valtiovarainministeriö 39 (56) Prosessi Tehtävä Val Ltk Hal KJ PaJ PaP THJ PP KA KAR Kehittämisaloitteiden kokoaminen A R C C C C I Toiminnan arviointi A R C C C C I Kaupungin strategian valmistelu A R C C C C I Kaupunkistrategian vahvistaminen A R C C C C I Kehittämissuunnitelman valmistelu R C C C C I Kokonaisarkkitehtuuritehtävät KA -periaatteiden seuranta (ylläpito) A I C C C I R C KA -periaatteiden muutosten valmistelu (toiminta- ja tietoarkkitehtuuri) KA-periaatteiden muutosten valmistelu (tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri) I A C C I R C I C C A C R C KA -periaatteiden muutosten hyväksyminen A I R I R I C C Kuvattavan ja hallittavan kokonaisuuden sisällön määritys A C C R C Val = Valtuusto, Ltk = Lautakunnat, Hal = Hallitus, KJ = Kunnan johtaja, PaJ = Palvelualueen johtaja, PaP = Palvelupäällikkö, THJ = Tietohallintojohtaja, PP = Projektipäällikkö (kehittämisprojekti), KA = Kokonaisarkkitehtuurivastaava, KAR = Kokonaisarkkitehtuuriryhmä Kokonaisarkkitehtuurin hallintavastuu kunnan vuosisuunnittelussa Alla olevassa taulukossa on kuvattu esimerkki jossa kunnan vuositason toiminnan ja talouden suunnittelun keskeiset tehtävät (kunnan ja eri toimialueiden/palvelualueiden vuositavoitteet, talousarvioin valmistelu, henkilöstö- ja investointisuunnitelmien valmistelu sekä talousarvion käyttösuunnitelma) tuottavat informaation kunnan kokonaisarkkitehtuurin kehittämiskohteiden suunnitteluun sekä toiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Prosessi Tehtävä Val Ltk Hal KJ PaJ PaP THJ PP KA KAR Kaupungin strategiset vuositavoitteet A R R C C C I Palvelualueiden strategiset vuositavoitteet I A C R C C I Talousraamin valmistelu I C A R C C C I Talousarvion suunnittelu I C A R R C R C I Henkilöstö- ja investointisuunnitelmien valmistelu I C A R R C R C I Talousarviopäätös A I R C C C C I Talousarvion käyttösuunnitelman valmistelu I C A R R C R C C I Talousarvion käyttösuunnitelman hyväksyminen A C R C C C I I Kokonaisarkkitehtuuritehtävät KA -mittareiden tulokset ja arviointi I I A C A R C KA -kypsyystason arviointi I I A C A R C Projektisalkun avainprojektien arviointi I I A A R C C KA -kehittämisen suunnittelu ja etenemissuunnitelman päivitys I I A I A C R C Jatkuvat johtamisprosessit Sidosarkkitehtuurien seuranta ja niiden vaikutusten arviointi I I A C A R R C KA:n kuvaamisen johtaminen A A R R C KA -osaamisen kehittäminen A A C R C KA viestintä A C A C R C Val = Valtuusto, Ltk = Lautakunnat, Hal = Hallitus, KJ = Kunnan johtaja, PaJ = Palvelualueen johtaja, PaP = Palvelupäällikkö, THJ = Tietohallintojohtaja, PP = Projektipäällikkö (kehittämisprojekti), KA = Kokonaisarkkitehtuurivastaava, KAR = Kokonaisarkkitehtuuriryhmä

40 Kehittämisen hallinta Valtiovarainministeriö 40 (56) Kokonaisarkkitehtuurin hallintavastuu kehittämisen hallinnassa Alla olevassa taulukossa on kuvattu esimerkki jossa kunnan kehittämisen hallinnan keskeiset tehtävät (projektiesitysten valmistelu, projektien käynnistäminen ja toteuttaminen sekä kehitystyö ja sen käyttöönotto) tuottavat informaation kunnan kehittämiselle sekä kehitystyön palvelevan kokonaisarkkitehtuurityön toteutukselle. Prosessi Tehtävä Val Ltk Hal KJ PaJ PaP THJ PP KA KAR Projektiesityksen hyväksyminen I A R R C C I Projektin käynnistyspäätöksen toteutus I A R C I Projektin ohjaus A R R C C I Projektin toteutuksen hyväksyminen I A R R C C I Toteutuksen käyttöönoton hyväksyminen I A R R C C I Kokonaisarkkitehtuuritehtävät Ratkaisut arkkitehtuurilinjaus kyselyihin A R C Projektiesitysten arkkitehtuurinmukaisuuden valvonta A R R C Projektisuunnitelmien arkkitehtuurinmukaisuuden valvonta Projektien väli- ja lopputuotosten arkkitehtuurinmukaisuuden valvonta A R R C A C R C Arkkitehtuurituki yksittäisille projekteille A R C Tavoitearkkitehtuurien muutospyyntöjen käsittely A A R C Val = Valtuusto, Ltk = Lautakunnat, Hal = Hallitus, KJ = Kunnan johtaja, PaJ = Palvelualueen johtaja, PaP = Palvelupäällikkö, THJ = Tietohallintojohtaja, PP = Projektipäällikkö (kehittämisprojekti), KA = Kokonaisarkkitehtuurivastaava, KAR = Kokonaisarkkitehtuuriryhmä Tämän ohjeen liitteenä on edellä esitettyä taulukkoa vastaava kattavampi kuvauspohja jota on mahdollista hyödyntää vastuiden määrittelyssä Kunnan kokonaisarkkitehtuuriryhmä Kunnan kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen ja sen tarvitseman informaation tuottaminen vaatii yleensä, että kokonaisarkkitehtuurityön toteutus organisoidaan erilliseksi ryhmäksi ja tehtävävastuiksi. Kokonaisarkkitehtuuriryhmää ei tule nähdä ylimääräisenä organisaatiorakenteena vaan ryhmä voidaan myös käsittää resursseina ja osaamisena jota kunnan kokonaisarkkitehtuurityö vaatii toteutuakseen. Arkkitehtuuriryhmän tehtävänä on suunnitella, miten arkkitehtuuritoiminnan tehtävät ja aikataulut, jolla arkkitehtuurinhallinta otetaan kunnassa käyttöön. Kuntien toiminnan laajuuden vuoksi kullekin toimialalle tai palvelualueelle tulee määritellä kyseisen toiminnan tunteva arkkitehtuurivastaava, joka voi olla myös useamman toimialan yhteinen riippuen kunnan palvelutuotantomalleista. Usein toiminnan tuloksellisuuden näkökulmasta juuri toiminnan arkkitehtuurista vastaavat muodostavat organisaation arkkitehtuuriryhmän keskeisen resurssin. Toimialan arkkitehtuurivastaavan tehtävänä on: huolehtia toimialan kokonaisarkkitehtuurikuvausten ajantasaisuudesta; osallistua kokonaisarkkitehtuuriin tehtävien muutosten suunnitteluun; seurata toimialan sidosarkkitehtuureissa tapahtuvia muutoksia;

41 Valtiovarainministeriö 41 (56) valvoa, että toimialalla noudatetaan julkisen hallinnon ja eri toimialojen viitearkkitehtuureita sekä eri tasoilla tehtyjä arkkitehtuurilinjauksia; osallistua arkkitehtuuriryhmän toimintaan informoimalla toimialalla tehtävistä uudistuksista; viestiä kokonaisarkkitehtuuriin liittyvistä muutoksista toimialalle; Kunnan toimialojen arkkitehtuurivastaavat muodostavat arkkitehtuuriryhmän, jonka tehtävänä on: kokonaisarkkitehtuuriin tehtävien muutosten koordinointi; arkkitehtuurikuvausvälineiden ja menetelmien ajantasaisuudesta huolehtiminen; kuntaorganisaation kokonaisarkkitehtuuriin liittyvästä tiedonkulusta huolehtiminen; kuntaorganisaation omien arkkitehtuurilinjausten valmistelu ja ylläpito; kokonaisarkkitehtuuriin liittyvän organisaatiotason suunnittelun toteuttaminen; Kunnan tulee myös määritellä, miten usein kunnan kokonaisarkkitehtuurikuvausten ajantasaisuus varmistetaan sekä minkälaisella syklillä arkkitehtuuriryhmän toiminta määritetään. Jotta arkkitehtuurivastaavat voivat seurata sidosarkkitehtuureissa tapahtuvia muutoksia, tulee ennen hallintamallin käyttöönottoa olla kuvattuna sidosryhmät osana kokonaisarkkitehtuurin hallintamallia. 8. Kokonaisarkkitehtuurityön arviointi Kokonaisarkkitehtuurityön tuloksellisuutta tulee arvioida vastaavalla tavalla kun mitä tahansa toimintaa. Kokonaisarkkitehtuurini suunnittelu ja kuvaaminen sekä oman arkkitehtuurin noudattaminen on säädetty velvoite kunnille lakisääteisten tehtävien osalta, jonka vuoksi myös työlle asetettujen tavoitteiden toteutumista tulee johtaa ja seurata. Toisaalta kokonaisarkkitehtuurityötä ei pidä nostaa mitenkään erityisasemaan tuloksellisuusvaatimusten näkökulmasta vaan organisaation on oikeus vaatia arkkitehtuuritoiminnalta lisäarvoa ja selkeää tapaa tämän arvon esittämiseksi. Seuraavassa on kuvattu yksi tapa ja jäsennys, kuinka kokonaisarkkitehtuurityön arviointi on mahdollista toteuttaa. Esimerkissä kokonaisarkkitehtuurityön toiminnan ja tuloksellisuuden arviointimalli on johdettu julkisen hallinnon organisaatioille tarkoitetusta CAF itse arviointikehyksestä. Kokonaisarkkitehtuuritoiminnan tason ja kehittymisen arviointi on johdettu kokonaisarkkitehtuurin kypsyystasoarviointimallista sekä kokonaisarkkitehtuurityön tuotosten arviointimalli julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin arviointimallista tuotosten laadun ja kuvausten toteutustyön osalta.

42 Valtiovarainministeriö 42 (56) KA-toiminnan arviointi CAF KA-toiminnan tason ja kehittymisen KA-tuotosten arviointi Mikäli kunta käyttää toimintansa arvioinnissa CAF esittämää arviointitapaa, kannattaa kokonaisarkkitehtuuritoiminnan arvioinnissa hyödyntää vastaavia elementtejä ja kysymyksiä kuin muun toiminnan osalta. Arvioinnin avulla saatavan infor- KAkypsyystasot Tuotokset (laatu) Projekti (resurssit) Kuva 30. Kokonaisarkkitehtuurityön arviointi Kokonaisarkkitehtuurityön arvioinnista esitettyjen mallien hyödyntämien lähtökohtana on, että kunnassa toimintaa arvioidaan vastaavankaltaisten mallien avulla ja, että arvioinnit toteutukseen liittyvät tehtävät on organisoitu ja vastuutettu toteutettavaksi Toiminnan ja tulosten arviointi Kokonaisarkkitehtuurityön arviointi CAF arviointikehystä käyttäen perustuu mallin sisältämään tapaan arvioida toimintaa ja tuloksia toiminnan kehittymisen mittaamiseksi sekä tulevien kehittämiskohteiden löytämiseksi. Tässä ohjeessa esitetty malli perustuu CAF 2013 suomenkieliseen versioon 7. Toimintatavat Tulokset Henkilöstö Henkilöstötulokset Johtaminen Strategia ja toiminnan suunnittelu Prosessit Asiakas- ja kansalaistulokset Keskeiset suorituskykytulokset Kumppanuudet ja resurssit Yhteiskuntavastuutulokset Kuva 31. CAF -arviointikehys Innovatiivisuus ja oppiminen 7 Yhteinen arviointimalli, The Common Assessment Framework CAF 2013,