Valtipa-yhteistyöryhmän kokous. Aika klo

Transkriptio

1 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (6) Valtion IT-palvelukeskus 2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika klo Paikka Sisäasiainministeriö, Kirkkokatu 12, nh 229a Osallistujat Ulla Virtasalo YM Päivi Happonen Kansallisarkisto, varalla Maija-Liisa Tuomi Pentti Vesanen VNK Jyrki Paloposki UM Marjatta Lahin OM Aulikki Pakanen PLM, Anna-Maija Marttila VM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Hannele Anttila MMM Johanna Hartman STM Kimmo Hanhimäki TPK Puheenjohtaja Manu Herna SM Sihteeri Maija Jussilainen VNTHY/ Valtiokonttori Poissa: Anne Miettinen LVM Päivi Tommila TEM Marja Oksa-Pallasvuo Eduskunnan kirjasto Pekka Kuittinen VNK, asiantuntijajäsen Pekka Lahti Valtiokonttori/VNTHY, asiantuntijajäsen 1 Kokouksen avaus 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen. Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja. 3 Sisäasianhallinnon asiankäsittelyjärjestelmän ASDO:n esittely Projektipäällikkö Markku Kraft esitteli (kalvot liitteenä). Järjestelmä on vielä käyttöönottovaiheessa, loppuhyväksyntää ei ole vielä tehty. Tiedonohjaussuunnitelma (ent. AMS) ja tehtäväluokitus yksinkertaistettiin. Asiakorttiin on valmius lisätä kenttiä, joita tuleva HARE edellyttää, eli tiedonsiirto HARE:en on suunnitelmissa OM:n tapaan. Asiat avataan keskitetysti kirjaamossa, samoin päätetään kirjaamossa. Kirjaamo avaa asian, asia lähetetään täydennettäväksi osastolle. Osastokirjaaja kirjaa välitoimenpiteitä. Prosessikuvauksia on viety järjestelmään ohjaamaan asian käsittelyä. (Business Process Manager pohjalla). Asiakirja saa metatiedot asialta, käyttäjähakemistosta muita metatietoja (laatija, ajankohta jne). Järjestelmä lähettää sähköpostia ja hoitaa jakeluita. Virkamiehet voivat lähettää toisilleen tehtäväksiantoja ja jakaa asiakirjoja, sähköpostitse myös järjestelmän

2 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (6) ulkopuolisille. Sähköpostitse saapuneiden viestien ja asiakirjojen metatiedot saadaan kiinni (otsikko, lähettäjä ym), ja voidaan liittää järjestelmään. Kirjaamo kuitenkin toimii välittäjänä. SM:n vanhasta ASSI- asiankäsittelyjärjestelmästä konvertoitiin asiakirjat, joten ASDO:ssa on runsaasti sisältöä. Keskustelussa tuli esille mm. että Kansallisarkistolle riittää asiakirjojen allekirjoitukseksi, että on järjestelmässä on painike allekirjoittamista varten. 4 Muiden ministeriöiden asiankäsittelyjärjestelmien tilanne VM: Anna-Maija Marttila: VM:n MAHTI-järjestelmä otettiin käyttöön , käyttöönottoprojekti on päättymässä. MAHTI-yhteishanke jatkuu. Koulutukset VM:ssä ovat meneillään, ensin koulutetaan osastosihteerit ja hankesihteerit, sen jälkeen peruskäyttäjät. Asioiden hallinta on uutta, dokumentinhallinta on ollut jo Valdoasiakirjajärjestelmän kautta tuttua. Scannausta ei vielä tehdä, kirjaamo hakee vasta toimintatapoja. VNK: Pentti Vesanen: VNK:n MAHTI-järjestelmän käyttöönotto on , hyväksymistestaus on meneillään. Esimiehet ja sihteerit ovat ensimmäisiä käyttöönottajia. Diaarikonversio on tehty, mutta aiempia asiakirjoja ei ole vielä viety. OPM: Tarja Kaira-Hiekkavuo: OPM:n käynnissä olevassa asiankäsittelyjärjestelmäprojektissa ovat mukana Opetushallitus, Museovirasto ja Taiteen keskustoimikunta. Perustoiminnallisuuden määrittely on valmistumassa. Järjestelmässä on diaari, eams, asiakirjojen skannaus ja käsittely, sähköpostin tallennus, sähköinen allekirjoitus organisaatiokortilla, sähköinen arkisto, asiakirjojen sähköinen jakelu ja asiakasrekisteri. Tarkoitus on hakea Kansallisarkistosta sähköisen säilyttämisen lupa. Jokaisella organisaatioilla on oma tietokanta, mutta asiakasrekisteri on yhteinen. Käyttöönotto perustoiminnallisuuden osalta on syksyllä 2009, valtionavustusprosessi otetaan käyttöön vuodenvaihteen jälkeen, sen jälkeen muita prosesseja. Valtionavustushakujen verkkolomakkeet tullaan integroimaan Suomi.fi:n kautta. PLM: Aulikki Pakanen: Astori-asiankäsittelyjärjestelmä on ollut käytössä noin 6 vuotta, trimmausta on tehty, viimeksi järjestelmään sisällytettiin myös turvaluokitettuja asiakirjoja. Kehittäminen lopetetaan ja siirrytään Valdaan Valdan aikataulun mukaisesti. Valda-työtä tekemään on VIP:iin tulossa lähiaikoina lisähenkilöitä. Asiankäsittelyjärjestelmä tarvitaan, pelkkä asiakirjarekiseri ei riitä. OM: Marjatta Lahin: Oskari-asiankäsittelyjärjestelmä otettiin käyttöön v Suuria muutoksia ei ole suunnitteilla. Kuitenkin Oskarin oheen suunnitellaan dokumenttiosiota, jonka avulla verkkolevyillä oleva asiakirja-aineisto on tarkoitus saada hallintaan ja haun piiriin. Tällöin pyritään saamaan käyttöön kertakirjautuminen, uudet asiakirjapohjat ja sähköposti-integraatio. Tämä dokumenttiarkisto olisi niille asiakirjoille, joita ei viedä Oskariin. Kuitenkin tarvittaessa pitäisi olla mahdollisuus helposti siirtää asiakirjoja tästä dokumenttiosiosta myös Oskarin puolelle diarioituihin asioihin liitettäviksi. MMM: Hannele Anttila: MMM:n järjestelmä ei ole asiankäsittelyjärjestelmää, vaan Triplan-diaari ja asiakirjajärjestelmä ovat erikseen. Järjestelmä on paikka sähköiselle arkistolle. Järjestelmä on kolmen viraston yhteinen, kullakin kuitenkin oma tietokantansa. Asiakirjojen käyttöoikeuksia voi antaa ristiin toisten virastojen käyttäjille. Järjestelmän kautta voi pyytää diaarinumeroa. Kaikki asiakirjat eivät sisälly järjestelmään. Kertakirjautuminen toimii, käyttäjätiedot tulevat AD-hakemistosta.

3 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (6) YM: Ulla Virtasalo: AHJO-asiankäsittelyjärjestelmä, joka on yhteinen koko hallinnonalalle ollut pitkään käytössä. Uudistussuunnitelmia ei ole. UM: Asiakirjahallinto ja arkisto on ollut pitkään käytössä, asianhallinnanomaisuutta kehitetään, alkaen konsuliasioista. eamsia on kehitetty. Tekeillä on vientivalvontaasioiden ja kehitysyhteistyöosaston projektien vieminen asianhallintaan, prosessi kerrallaan. Edustustot tuottavat tietoa, joka ei kuulu mihinkään prosessiin (asiaan), yksinäisiä asiakirjoja tuotetaan paljon. Mietittävänä on, miten niiden kanssa toimitaan. Edustustoissa tuotettavat asiakirjat ovat niitä, joita jaetaan muillekin ministeriöille, joten jollain aikavälillä UM:ssä tehtävästä työstä on hyötyä myös muille ministeriöille. TPK: Kimmo Hanhimäki: TPK:ssa ei ole asiankäsittelyjärjestelmää vielä, mutta hanke tarkoitus käynnistää lähitulevaisuudessa. Maija Jussilainen kertoi, että Kansallisarkisto on käynnistämässä valtion tehtäväluokitus hanketta ja tulee pyytämään hankkeeseen henkilöitä ministeriöistä lähiaikoina. 5 Lausunto Rakenne 2008 työryhmän loppuraportista Puheenjohtaja esitteli asian lausuntoluonnoksen pohjalta. Hanketta pidettiin tärkeänä ja kannatettavana. Sähköinen arkistointi ja asiakirjojen siirto Kansallisarkistoon ja asiakirjojen omistajuus lisätään lausuntoon. Lausunto täydennettynä lähetetään pyydettyyn osoitteeseen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoittamana. 6 Valtipan koordinoinnin tilanne Puheenjohtaja muistutti, että Valtipa on ottanut kantaa koordinaattorin viran siirtämiseen takaisin ministeriötasolle. Troikka on luonnostellut kirjeen johdolle, jonka tarkoitus on varmistaa asian esille tulo päättävissä elimissä ja kiirehtiä asiaa. Korvattiin teksti Ministeriöiden tietopalvelupäälliköt esittävät, että Valtiokonttori/VIP käynnistää välittömästi neuvottelut VNK:n ja VM:n johdon kanssa Valtipa-verkoston koordinoinnin tehtäväkokonaisuuden resursseineen (koordinaattorin virka sekä hankerahoitus) siirtämisestä takaisin ministeriötasolle. tekstillä: Valtipayhteistyöryhmä esittää, että Valtiokonttori/VIP käynnistää mahdollisimman pian neuvottelut VNK:n ja VM:n johdon kanssa valtioneuvoston tietopalvelukoordinoinnin tehtävien ja siihen liittyvien resurssien siirtämisestä valtioneuvoston kansliaan. Kirje toimitetaan Valtipa-yhteistyöryhmän jäsenten allekirjoitettavaksi paperilla SM:n kirjaamoon. 7 Valtipan ja Valtin yhteinen kesäseminaari Maija Jussilainen kertoi Valtin hyväksyneen kokouksessaan Valtipan ehdotuksen yhteisestä kesäseminaarista kesäkuussa. Valtissa ei ehditty keskustella seminaarin teemasta, joksi ehdotettiin sähköistä asiakäsittelyä ja asiankäsittelyjärjestelmiä.

4 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (6) Valtipa piti teemaa edelleen hyvänä, näkökulmaksi ideoitiin tietoarkkitehtuuria: ministeriöiden asiankäsittelyjärjestelmien, EUTORI:n, HARE:n ja työryhmätyön ohjelmistojen suhteet, yhteiset metatiedot, rakenteiset asiakirjat. Esillä voisi olla mm. mitä muutoksia missäkin pitäisi tehdä, jotta suunniteltu uusi HARE (VN-ASE) voitaisiin toteuttaa, EUTORI:n uudistaminen, koko säädösvalmistelun tietoprosessi, mukaan lukien EU-vaihe, EU-hankkeista tiedottaminen, myös viestinnän järjestelmät (internet-sivut) huomioon ottaen. Koordinaattori vie asiaa Valtin suuntaan eteenpäin. Seminaarin suunnittelijoita kaivataan 8 Tietopalvelujen yhteinen tilasto 9 Valtipa-verkoston toimintakertomus 2008 Puheenjohtaja esitteli ajatuksen, että jo kootuista tietopalvelutilastoista koottaisiin vertailukuvia. Keskusteltiin, mitä tilastoluvut kertovat ja miten kerättyä tilastotietoa voisi hyödyntää. Todettiin, että Senaattorissa oleva tilastokooste on tietopankki, jota kukin voi käyttää tarvittaessa, valmiita vertailutaulukoita ei ole tarpeen tehdä. Todettiin, että vuoden alussa eri tahot pyytävät erilaisia tilastotietoja ja toivottavaa olisi, että samoja tietoja voitaisiin käyttää eri tarkoituksiin. Päätettiin jatkaa keskustelua tilastoinnista, mutta vuoden 2009 tilastot kerätään entiseen tapaan. Puheenjohtaja esitteli toimintakertomusluonnoksen. Toimintakertomusta täydennetään puuttuvien verkostoryhmien osalta ja liitteeseen lisätään Valtipayhteistyöryhmän kokoonpano vuodelta Mahdolliset tarkennukset pyydetään koordinaattorille tiistaihin mennessä. Hyväksyttiin toimintakertomus näillä evästyksillä. 10 Valtipan verkostoryhmät Senaattorissa Senaattori tarjoaa mahdollisuutta viedä verkostoryhmien kokoonpanotiedot Valtipan sivuille. Verkostoryhmät ylläpitäisivät itse tietojaan. Senaattorissa on avattu keskustelu asiasta. Suositeltiin verkostoryhmille kokoonpanotietojen viemistä Senaattoriin. Sähköpostiosoitteita toivottiin lisättäväksi tietohin. Koordinaattori suunnittelee yhteisen mallin, jonka mukaan tiedot viedään. 11 Ilmoitusasiat - Valtipan kevään 2009 kokoukset ovat keskiviikkoisin, aiheet alustavasti: klo 13-16, nh 229a, valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuri-hanke klo 13-16, nh 229a, talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien asiakirjahallinto kehys- ja budjettijärjestelmä? klo 13-16, nh 229a, kirjastoasiat, Kansallinen digitaalinen kirjasto? klo 13-16, nh 229a, verkkopalveluasiat, valtioneuvoston työryhmätyön ohjelmisto VATRY

5 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 5 (6) VIP:n 1.4. aloittavaa johtajaa Anna-Maija Karjalaista pyydetään johonkin Valtipan kokoukseen keväällä. - Valtioneuvoston ja eduskunnan päätöksentekoprosessi ja siihen liittyvät asiakirjat koulutus , osallistuneita oli 33 (ap) ja 19 (ip). - VM:n konserniohjauksen johtoryhmä järjestää valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurista tilaisuuden klo 9-12 hotelli-ravintola Seasidessä, Ruoholahdessa. Tilaisuuteen kutsutaan valtioneuvoston ydintoimintaprosessien omistajat sekä ministeriöiden tietohallinnon, viestinnän ja tietopalvelun päälliköt. - Sähköinen asiointi ja Demokratia (SADe) -hankkeen loppuraportti luovutettu ministeri Kiviniemelle Työryhmä esittää useita toimenpiteitä sähköisen asioinnin kehittämiseksi. - Ministeriöverkosto osana Kohti kestävää tuottavuuutta eli KeTu-hanketta on pitänyt työpajan Verkosto on syntynyt ministerien Kiviniemi ja Katainen aloitteesta, verkostoon on ilmoittautunut kaikkien 12 ministeriön edustajaa. Kestävän tuottavuuden hankkeesta, ks. VM:n internet-sivut; siellä erityisesti Pirjo Ståhlen alustus Kohti kestävää tuottavuutta: pdf - Euroopan komission käännöstoimen pääosasto on ehdottanut, että suomalaisten EU:n toimielinten kääntäjien ja ssuomen valtionhallinnon välille perustetaan yhteistyö- ja palauteverkosto. Lisätietoja: VNK/Valtioneuvoston käännöstoimisto, Kaisa Kuhmonen. - MMM:n tietopalvelussa EU-asiakirjahallinnossa ovat aloittaneet tietopalvelusihteerit Sanna Somerto ja Tuula Kuoppala - Valtipan asiakirjahallinnon workshopin valmistelut etenevät yhteistyössä Kansallisarkiston kanssa. Workshopin aiheen alustava muotoilu on: Sähköisen asiakirjahallinnon ja arkistoinnin luomat haasteet - miten saadaan aikaan tiedonohjaussuunnitelma ja järjestelmä (eams/tos/toj)ja valtionhallinnon yhteinen tehtäväluokitus, jotka käytännössä ohjaavat asiakirjojen kulkua asianhallintajärjestelmissä. Yhteistyön organisointi. Ajankohta: 2 puolta päivää, ma klo ja ti klo (kyse on kahden puolen päivän tilaisuudesta yhdelle ryhmälle). - ValtIT on kutsunut koolle kokouksen, jonka tavoitteena on käynnistää hanke yhteisen julkaisualustan hankinnalle. Aloite työhön on tullut ministeriöiden viestintäjohtajilta ja tarve on akuutti ainakin muutamissa ministeriöissä ja ALKU-hankkeessa. Senaattori-uudistushankkeen kokemukset ovat esillä. Kokous pidetään HARE-pääkäyttäjäkoulutukseen oli n. 20 ilmoittautunutta, toinen jakso järjestetään Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

6 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 6 (6) Liitteet 1. SM:n ASDO-asiankäsittelyjärjestelmän esittelykalvot

7 Asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä - ASDO Valtipa

8 Asian- ja dokumenttienhallinnan kehittämishanke - ASDO Hankkeen tarkoitus Kehittää sähköistä asian- ja dokumenttienhallintaa ja siirtyä aidosti sähköiseen toimintaan koko hallinnonalalla ASDO-järjestelmä Asiakirjojen hallinnointi tärkein työväline asiakirjojen laatimiseen, sähköinen jakelu, hyvät hakuominaisuudet, sähköinen arkistointi, hyväksymismenettely ja sähköinen allekirjoitus Asiankäsittely korvaa hallintodiaarin, asian käsittelyn reaaliaikanen seuranta, asiakirjat löytyvät asiayhteydessä, mahdollistaa prosessiohjauksen Reunaehtoina mm. Sähke-normi, JHS 143, julkisuuslaki, hyvä tiedonhallintatapa, operatiiviset tarpeet yms. Kärkiprojekti hallinnonalan hankkeessa Puitesopimus voimassa / lisenssit 6 kk kerrallaan 2

9 Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä - ASDO Hallinnonalan ratkaisu Toimittajana Fujitsu Services Tuotteena Documentum Migraatio 6.5 (viim. 2010) Räätälöintiä vältetty, parametroitavissa käyttöönottoprojektista tuli järjestelmän kehitysprojekti Järjestelmän moottorina THS (TOS) Integraatiot muihin järjestelmiin Sähköpostijärjestelmä (TeamWare, Exchange) Skannausratkaisu (Captiva) Julkaisujärjestelmiin (Intranet Combo G3, ulkoiset verkkosivut CMS) Tuleva ratkaisu? AD - LDAP Crystal Reports 11 (raporttien tuottaminen) SharePoint (Services/Server) Käyttäjähallinta (CA SiteMinder - kariutui) Haltik tuottaa SM:n hallinnonalalle käyttöpalvelut Laitteiston perusvalvontapalvelu Tietokannan valvonta Tietokannan hallinta (Haltik toteuttaa, Fujitsu ohjeistaa) Documentumin sovellusvalvontapalvelu Muuta? 3

10 ASDO - Puite- ja toimitussopimukset ASDO-puitesopimus toimittajan kanssa yleiset ehdot, joita käytetään toimitussopimuksissa Voimassa vuoden 2010 loppuun (ml hinnat); lisenssit 6 kk/2010 Lisenssien ristiinkäyttö, oikeus hyödyntää muissa projekteissa tehtyä työtä Dokumentaation levitysoikeus hallinnonalalla Virastoittaiset toimitussopimukset tarkennetaan virastokohtainen sisältö sopimusmalli puitesopimuksen liitteenä ml. projektisuunnitelmamalli sekä ohjaus- ja laatumenettelyliite 4

11 ASDOn käyttöönoton aikataulut SM:n vaiheittainen käyttöönotto Ensimmäinen vaihe - Diaarin käyttöönotto (kesäkuu 2008) Diaarin konversio - Vuodet Diaari + saapuvat, toimenpiteitä aiheuttavat asiakirjat skannataan ja jaetaan osastoille sähköisesti THS:n kokoaminen Laadinta kevät 2007, päivittäminen talvi 2007 Tekninen syöttäminen kevät 2008 (testi/tuotanto) Päivitäminen kesä-syksy 2008, täydentäminen syksy 2008 Prosessien kehittäminen 2009 Pilotointi - Hallintoyksikkö, palosuojelurahasto ja Solid-rahastot (tammi- maaliskuu 2009) Virallisten asiakirjojen hallinnointi (laadinta, hyväksyntä ja jakelu) Laajennetaan koskemaan myös muita asioita ja asiakirjoja (THS) Prosessit/kokonaisuudet suunniteltava, kuvattava, ohjeistettava, koulutettava Tekninen valmius (järjestelmän käyttötapaukset hyväksytty vko 7 / kokonaishyväksyntä viikolla 12) Laajamittainen käyttöönotto - koko ministeriö (- 2009) Virallisten asiakirjojen hallinnointi ASDOssa (laadinta, hyväksyntä, allekirjoitus ja jakelu) Kaikkien asiakirjojen laatiminen ASDOssa (pl. Eutori-asiakirjat ym. muissa erillisjärjestelmissä laadittavat asiakirjat) Kaikkien asiakokonaisuuksien hallinnointi (joryt yms.) (THS) 5

12 ASDOn käyttöönoton kokemukset SM:n vaiheittainen käyttöönotto Ensimmäinen vaihe - Diaarin käyttöönotto (kesäkuu 2008) Otettiin käyttöön tietoisella riskillä Käyttöönotto sujui odotettua paremmin Teknisiä ongelmia ilmennyt käyttöönoton edetessä Käyttökatkoja, hitaus, skannauspalvelin alhaalla, AD-ongelmat yms. Sovelluksessa virheitä; odottamattomia ongelmia, virheitä määrityksissä, raportit, haut yms. Toiminnallisia ongelmia Uudet toimintatavat, asiakirjat paperiformaatissa, uusi järjestelmä Panostetaan loppukäyttäjiin; koulutukset, ohjeistus, markkinointi THS:n kasattiin nopeasti; puuttuu asiakirjatyyppejä, teknisesti hidas päivitettävä, prosesseja kehitettävä Pilotointi ja laaja mittainen käyttöönotto Panostetaan järjestelmän käytettävyyteen ja toimivuuteen Uudet kehitystarpeet (esim. esimiesnäkymä/toiminnot) Hyvä suunnittelu ja markkinointi Hyödyt esille THS:n päivittäminen 6

13 ASDOn käyttöönoton aikataulut Hallinnonalan virastot ja laitokset Häke (perusasdo) v Pelastusopisto (perusasdo) v Raja (perusasdo?) v Migri UMA 5/2009 Hallintodiaari (perusasdo) v Poliisi v. 2010? - omat toiminnalliset ratkaisut KRP v (Documentum 5.3) / v (Documentum 6.5) Haltik Hyödynnetään arkkitehtuuri-, sovellus- tai lisenssiratkaisuna Erillisrekisterit ja järjestelmät Sohvi 1(-3)/2009 Rabita v Julkaisujärjestelmänä? Prosessimoottorina? Muita mahdollisia kohteita? 7