Oikeusministeriö, Eteläesplanadi 10, kh. Lainvalmistelukunta (6 krs)

Transkriptio

1 Valtipa VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija KOKOUSMUISTIO HAREnro VM013:00/2007 VALTIPA-YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS Aika klo Paikka Osallistujat: Oikeusministeriö, Eteläesplanadi 10, kh. Lainvalmistelukunta (6 krs) Hietanen, Aki puheenjohtaja OM Paloposki, Jyrki UM (kohdat 8-10) Happonen Päivi KA Herna Manu SM Pakanen Aulikki PLM Peltonen Irja VM Kaira-Hiekkavuo Tarja OPM Anttila Hannele MMM Miettinen Anne LVM Hämäläinen Päivi KTM Hartman Johanna, STM Kallio Marjaana TM Rintamäki Vesa YM Tuomi-Kyrö Eeva-Liisa OKV Johansson Virpi, Eduskunnan kirjasto Ryhänen Henri VNK Jussilainen Maija VM/VNTHY 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Edellisen kokouksen ( ) pöytäkirjan tarkastaminen Hyväksyttiin pöytäkirja. 3 Vuoden 2008 tietoaineistohankinnat Johtava tietoasiantuntija Henri Ryhänen VNK esitteli asian. Ministeriöillä ja VNK:lla on toistaiseksi voimassa oleva sopimus tietoaineistojen hankkimisesta. Sopimuksen hintaliite tarkistetaan vuosittain. Kustannukset jaetaan sopimuksen mukaisesti tasan ministeriöiden kesken. Vuoden 2007 laskuja on lähetetty ministeriöille marraskuussa. Henri Ryhänen esitti, että jatketaan pääosin samankaltaisten tietoaineistojen hankintaa. Tietoaineistojen sisältöjä tarkistetaan yhteistyössä tietoympäristöryhmän kanssa. Kokonaissumma euroa + 3% = euroa jakaantuu siten että VNK maksaa id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL VALTIONEUVOSTO PUH. (09) valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 euroa ja ministeriöt, tasavallan presidentin kanslia ja OKV maksavat yhteensä euroa (vuonna euroa). VNK hoitaa edelleen myös sopimusneuvotteluita ja virhetilanteiden selvittämistä, mitkä molemmat ovat resursseja vaativaa työtä, jolta ministeriöt säästyvät. Senaattoriin on kytketty myös FonectaFinder-palvelu, jonka VNTHY maksaa. Käyttöseurannan aikaan saaminen olisi tärkeää, mutta asia on ongelmallinen, koska kaikki toimittajat eivät pysty tuottamaan käyttötilastoja. Vuoden 2008 jatketaan Senaattorin ostettujen palveluiden perusaineistoselvitystä. 2 (7) - VNK:n tarjoama palvelu on ministeriöille erittäin arvokasta ja 3% hinnannousu on kohtuullinen. Tietoaineistojen käytön markkinointia on syytä tehostaa. - Kahden lakkautettavan ministeriön (KTM, TM) tilalle mukaan tulee uusi ministeriö työ- ja elinkeinoministeriö TEM. KTM:ja TM:n kanta on, että vasta vuoden 2008 puolella voidaan tehdä päätöksiä uuden ministeriön puolesta. KTM:ssä on ollut esillä, että jatkossa voitaisiin muodostaa eri maksuluokkia: suuret, keskisuuret ja pienet ministeriöt. - Tietohallinnossa pyrkimyksenä on yhdenmukaiseen käytäntöön pääseminen kustannusten jakamisessa. VNTHY:n palvelut on suunniteltu hinnoiteltavan vuonna 2008 käytössä olevien lisenssien tai henkilöstömäärän mukaan. Pitkällä aikavälillä olisi hyvä, että laskutusperusteet olisivat samat sekä tietohallinnossa että tietopalvelussa. - Henkilöstömäärän mukaan laskutus olisi oikeudenmukainen pieniä ministeriöitä ajatellen. - VTT:llä on kiinnostava laskutusperiaate: laskutus tapahtuu tuotetun lisäarvon mukaan. Tiedossa ei ole, miten lisäarvon määrittely käytännössä tapahtuu. Päätettiin, että toimitaan VNK:n esityksen mukaisesti: noudatetaan olemassa olevaa sopimusta, jonka mukaan VNK maksaa suurimman osan ja loppusumma jakautuu tasan 11 ministeriön, oikeuskanslerinviraston ja tasavallan presidentin kanslia kesken. Hyväksyttiin hinnantarkistustarpeet vuoden 2008 osalta. Vuoden 2009 osalta laskutusperiaatteisiin palataan vuosien 2008/2009 aikana. Päivitetty sopimuksen liite: Tietoaineistojen hankintayhteistyön resursoinnin vuosisuunnitelma Yhteishankintojen yhteinen budjetti vuodelle 2008: Yhteishankintojen arvioitu rahoitussuunnitelma vuodelle 2008 on yhteensä enintään euroa, josta mikäli eduskunta ja VNK myöntävät tarvittavat määrärahat, VNK:n osuus on euroa, muiden ministeriöiden osuus euroa eli yhden ministeriön maksuosuus on 5900 euroa (+alv), OKV:n maksuosuus on 1050 euroa (+alv) ja TPK:n maksuosuus on 1050 euroa (+alv). Sopimusta koskeva lasku lähetetään osapuolille loppuvuonna Henkilöresurssit: 0,8 htv laajuinen työpanos VNK:lta. Muiden ministeriöiden hallinnolliseen työhön tarvittavat henkilöresurssit arvioidaan 0,1 htv:ksi per ministeriö. 4 Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet (VN-metatieto) hanke (HARE VM003:00/2007) Projektipäällikkö Pekka Kuittinen VM/VNTHY esitteli asian. Kokouskutsun yhteydessä jaettiin asiakirjat Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet hankkeen loppuraportti (LUONNOS) ja jatkohankkeen hanke-esitysluonnos. Lisäksi kokouskutsun yhteydessä

3 oli jaettu kooste ministeriöiden vastauksista metatietojen käyttöaikeista ja kalvosarja Vapaakappalelain muutoksen aiheuttamat toimet ministeriöiden julkaisuille. Edellisen Valtipan kokouksen jälkeen loppuraporttia on viety eteenpäin ja metatietopalvelu-jatkohankkeesta on tehty esitys. Asiaa on esitelty eri tahoille, mm.valtit:lle. ValtIT:n kanssa käyty myös resursseista (metatietoasiantuntija) ja vastuista keskusteluja, ValtIT:llä on kiinnostusta asiaan. Viestinnän edustajille on syytä esitellä asiaa myös aamukahvitilaisuuteen on kutsuttu myös viestinnän edustajia. Linjausta kaipaavat asiat ovat: - Vastuuministeriö (loppuraporttiluonnos s. 2, kohta 1:VM nimeää, mutta tekstin jatkuminen on avoinna). Asiaa on kysytty ministeriöiltä, 4 vastausta saatiin tähän kysymykseen. Valtioneuvoston metatietoryhmä on saanut kannatusta. Avoinna on kysymys, hajautetaanko vai keskitetäänkö vastuu. - ID-tunnusasia (loppuraportti s. 3, 8a.): on ratkaisematta, miten asiassa edetään. Loppuraporttiluonnoksessa esitetään, että metatietoryhmä valmistelisi asiaa edelleen. Raske2-hanke on tehnyt ehdotuksen, että asia saisi tunnuksen varhaisessa vaiheessa ja olisi URI-tunnusmaailmasta. - Metatietojen käytön laajuus (loppuraportin s. 4 kohta f). - Metatietopalvelu (jatkohanke). Projektiryhmä esittää vaihtoehtoa 2, joka sisältää metatietopalvelun asiantuntijapalvelut ja teknisen metadatapalvelun suunnittelun ja toteutuksen VN:n ja eduskunnan tietojärjestelmille sekä VALDA-järjestelmälle (optio 1) ja laajentamisen osaksi arkkitehtuuriportaalia (optio 2, tutkimushankkeiden kytkeminen mukaan sisältyy tähän). Keskustelussa tuli esille mm. - Valtipan asiasanastoryhmän seminaarissa pohditaan asiaa edelleen, myös ryhmän roolin muuttamista metatietoryhmäksi. Ryhmä edellyttää metatietopäätoimittajaa/asiantuntijaa, ilman sitä ryhmä ei ole halukas ottamaan tehtävää vastaan. Metatietoosaamista on syytä laajentaa ryhmässä. - ID-tunnuskysymyksen jatkokäsittely kannattaisi käsitellä myös asiakirjahallinnon ryhmässä. - On hyvä, että on tehty avauksia ValtIT:n suuntaan, etenkin Valda-hankkeen suuntaan, josta tullee kaikkien hallinnonalojen järjestelmä ja on tärkeää, että yhteinen metatietopalvelu on esillä varhaisessa vaiheessa. - Valtipan aloitteellisuus asiassa ollut tärkeää, tietopalvelujen asiantuntemus tietoarkkitehtuurissa ja metatietokysymyksissä on tunnustettu yhteentoimivuushankkeessa, jossa Valtipa on ollut esillä. Valtipan rooli tulee keskusteltavaksi myös strategiaseminaarissa. - paikkatietoja käsittelevä INSPIRE-direktiivi liittyy metatietoasiaan. ValtIT:ssä suunnitellussa arkkitehtuuriportaalissa paikkatietojen metatiedolla on asemansa. Vapaakappalelain muutoksen aiheuttamat toimet. Esa-Pekka Keskitalo kansalliskirjastosta on esittänyt ratkaisumallia, miten ministeriöiden julkaisut otettaisiin hallintaan. Yksi mahdollinen vaihtoehto on, että ministeriöt alkavat ylläpitää tietoa, jossa on julkaisujen ISBN ja osoite (URN-tunnus) ja kansalliskirjasto lukee ne. Keskustelua siitä, otettaisiinko julkaisut hallintaan myös takautuvasti, ei ole käyty. Metatietohankkeen projektiryhmä esittää, että asia viedään VNTHY:n toimenpiteenä eteenpäin, jos ministeriöiden julkaisurinki hyväksyy asian. 3 (7)

4 4 (7) Hyväksyttiin loppuraporttiluonnos lausunnoille lähetettäväksi. Laajempiin strategisiin kysymyksiin mm. Valtipan roolista palataan strategiaseminaarissa Julkaisujen haltuunottoa kansalliskirjaston esittämällä tavalla kannatettiin. 5 Julkishallinnon tehtäväryhmittely Kehittämispäällikkö Päivi Happonen kansallisarkistosta esitteli asian. Juhta on palauttanut lokakuussa 2007 asian valmistelun JHS-jaostolle. JHS-jaoston puheenjohtajan on määrä kutsua koolle palaveri Kansallisarkiston ja Suomen kuntaliiton edustajien kanssa, palaverin ajankohdasta ei ole tietoa. Kuntaliitto ei hyväksynyt esitetyn kaltaista yhteistä tehtäväryhmittelyä siihen kohdistuneen kritiikin vuoksi. Työtä tehtiin alun perin kuntien tarpeisiin, mutta se laajennettiin koko julkista hallintoa koskevaksi. Kansallisarkisto vetää eams-projekteja kuntien ja terveydenhuollon kanssa ja näissä tullaan käyttämään julkishallinnon tehtäväluokitusluonnoksen kahta tasoa lähtökohtana. Niitä joudutaan jokaisessa tehtäväkokonaisuudessa syventämään. Tämä oli alun perinkin yhteisen tehtäväluokituksen ajatus. Yhtenäisyyteen pitäisi päästä, mutta ei vaikuta realistiselta päästä siihen nopealla aikataululla, vaan on edettävä askel kerrallaan. Valtipan asiakirjahallinnon ryhmä käsittelee tehtäväryhmittelyä kokouksessaan. - valtionhallinnon eams:iin ei päästä pian, pienempien ryhmien, esim. hallinnonalojen eams:it ovat realistisempi vaihtoehto. - hallinnonaloilla on eams:ien suhteen hämmennystä. VM:n hallinnonalalla asiakirjahallinnon verkoston seuraavassa kokouksessa keskustellaan, mitä eams-yhteistyö hallinnonalalla voisi olla. Tehtäväluokitus on tässä kysymyksessä tärkeä asia, myös asianhallintajärjestelmiä ajatellen. Tarkoitus on selventää, mistä puhutaan kun puhutaan eams:sta tai tehtäväluokituksesta. Merkittiin asia tiedoksi ja päätettiin palata asiaan tarvittaessa Valtipan joulukuun kokouksessa. 6 Senaattorin uudistamishanke Johtava tietoasiantuntija Henri Ryhänen VNK kertoi Senaattori-hankkeen tilanteesta ja totesi, että Valtipan rooli on ollut hankkeessa tärkeä. Hankkeen vuoden 2008 rahoitus on järjestymässä hallituksen lisätalousarvion myötä, jos eduskunta hyväksyy lisätalousarvion. Sen jälkeen hankkeen projektiorganisaatio käynnistyy. Tähän mennessä on tehty käyttäjätutkimusta: käyttäjäkysely, aiempia tutkimuksia on analysoitu, palautetta on analysoitu, käyttäjäryhmiä on kartoitettu tarpeiden näkökulmasta, lokitietoja ja käyttötilastoja analysoidaan. Käyttäjäprofiilien mukaisia toimintatarinoita tehdään. Workshopit jatkuvat edelleen, lokakuussa on ollut kolme workshopia, myös tekninen workshop pidetty. Määrittelyasiakirja valmistunee marraskuun lopussa, se lähetetään lausunnoille. Kilpailutus käynnistyy joulukuussa. maaliskuussa 2008 on tarkoitus tehdä valinnat. Lainlaatija ja EU-asioiden valmistelu suunnitellaan työroolien mukaisesti. Käyttöliittymää suunnitellaan samanaikaisesti kuin kilpailutusta tehdään. Käyttöönotto on vuoden 2008 loppuvuonna.

5 - Projekti näyttää olevan hallinnassa. Liikkuvia osia on paljon: MAHTI, tuleva HARE, ministeriöiden intranetien sovittaminen yhteen Senaattorin kanssa. - Senaattorin uudistaminen vaikuttaa ministeriöiden toimintasuunnitelmiin, ainakin linkitykset pitää tarkistaa. Kiinnostava kysymys on, millaisia komponentteja Senaattorista voidaan saada intraneteihin - toivottavasti paljon. Parhaimmillaan voidaan saada tuottavuushyötyjä. -Mahdollisesti rikkoutuvien linkkien ongelmaa on pyritty ratkaisemaan sillä, että Senaattorissa on pikalinkkejä, niitä voi käyttää jatkossakin. Pikalinkkien osoite Senaattorissa on: 5 (7) 7 Valtipan strategia strategiaseminaari Strategiaseminaari järjestetään torstaina klo 9- kokoushotelli Rantapuistossa Vuosaaressa. Troikka esittää, että Valtipa-yhteistyöryhmä asetetaan vuosille strategiaseminaarin jälkeen. On syytä valmistautua keskusteluun Valtipan roolista tietohallinnon ja tietoarkkitehtuurin kehittämisessä ja tietopalveluiden roolista ministeriöiden prosessien tukena. Ryhmätöiden aiheisiin toivotaan kommentteja, niitä voi lähettää koordinaattorille. - Suunnitellut teemat ovat hyviä ja eteenpäin katsovia, asioista, joita pitää linjata. - Tuottavuusasiat tulevat myös tietopalveluiden asialistalle. Hallitukselta on tullut uudet linjaukset tuottavuuteen: tuottavuustavoitteet 1,5 kertaistuvat. VM:n hallinnonaloilla seurataan TTS-tavoitteita tuottavuuden näkökulmasta. - OM:ssä on päätetty, että ministeriöiden tietotuotantoa ja sen tukipalveluja kootaan yhteen toiminnallisten ja taloudellisten synergiahyötyjen saavuttamiseksi. Asiaa koskevat tarkemmat linjaukset tehdään vuoden 2008 alussa. Aki Hietanen on mukana työryhmässä. OM:n linjaukset tulevat esille varmasti myös muissa ministeriöissä. -Kirjastoasiat ja verkkoviestinnän asiat, myös asiakirjahallinnon ja arkistoinnin asiat tulevat mietittäviksi. - STM:n hallinnonalalla on käynnissä nykytilan kartoitus, tietopalveluita katsotaan tässä yhteydessä. Siksi Senaattori-hankkeen tyyppiset hankkeet ovat tärkeitä: siinä on mahdollisuus näyttää, millaista osaamista tietopalveluissa on ja millaisia hyötyjä valtioneuvostossa ja hallinnonalalla voidaan saavuttaa. Pitää miettiä vakavasti, pitääkö siirtyä työnjakomalleihin yhteistyömallien sijasta. STM:ssä on lähtenyt liikkeelle hallinnonaloille suunnattu kysely. -Valtipan kirjastoryhmä on esittänyt kirjastoasian ottamista esille Valtipan joulukuun kokouksessa. Kirjastoryhmä haluaa nostaa keskustelua, mistä puhutaan, kun puhutaan valtioneuvoston yhteisistä kirjastopalveluista, kuka niitä tuottaa ja kenelle. Kirjastotietopalvelu on hyvin määritelty ympäristöhallinnon selvityksessä, joka on luettavissa Senaattorissa >Valtipa>kirjastoryhmä. Kirjastoryhmä on valmis esittelemään VNLibkirjastojärjestelmää Valtipan kokouksessa. - Seminaarin aikataulutus on tärkeää: kannattaisiko jatkaa seminaaria klo 18 asti?

6 Päätettiin, että Valtipan joulukuun kokouksessa käynnistetään periaatteellinen keskustelu Valtipan roolista, valmistautumisena tammikuun seminaariin. 6 (7) 8 Kansainvälisen tiedon hanke UM013:00/2006 Tietopalvelupäällikkö Jyrki Paloposki (UM) esitteli hanketta. Hankkeen tavoitteena on tiedon käsittelyn tehostaminen. Hankkeessa on ollut mukana UM:n lisäksi MMM, VM, PLM, eduskunta, vuoden 2006 aikana myös KTM. Hankeryhmä on kokoontunut harvakseltaan, mutta pitkäjänteisesti. Kansainvälinen tieto on hankkeessa määritelty tarkoittamaan tietoa kansainvälisistä tapahtumista ja asioista, kansainvälisistä järjestöistä, näiden järjestöjen tuottamaa tietoa (dokumentit ja asiakirjat) ja kansallista, Suomen viranomaisten tuottamaa tietoa. Hankkeessa on keskitytty selvittämään: - mistä saadaan tietoa kansainvälisistä järjestöistä ja niiden tuottamasta dokumentaatiosta ja mihin tätä tietoa kerätään - kansallisen tiedon jakelu (UM-lähtöinen) UM tuottaa paljon tietoa, sen jakeluun liittyy ongelmia, jotka ovat luonteeltaan kohtuullisen konkreettisia. -miten ongelmia jatkossa käsitellään: pitäisikö olla joku foorumi tai verkosto, joka käsittelisi kansainvälisen tiedon asioita. Hankeryhmän seuraava kokous on , käsittelyssä on loppuraporttiluonnos. Loppuraporttiluonnos on tarkoitus lähettää kommenteille ennen pidettävää Valtipayhteistyöryhmän kokousta. Keskustelussa todettiin mm. että - VM:ssä odotetaan ehdotusta, miten UM:n Aski-asiakirjat saadaan käyttöön järkevällä tavalla. Nyt asiakirjat sähköpostitse tietopalvelulle, joka tallentaa ne VM:n asiakirjajärjestelmään Valdoon. Parempi ratkaisu olisi, että virkamiehet pääsisivät Askiin hakemaan asiakirjat. Nykyinen käytäntö vie paljon resursseja, etenkin kun asiakirjojen määrä on kasvanut vuodessa huomattavasti. Askiin pääsyllä saavutettaisiin tuottavuushyötyjä. Jyrki Paloposki totesi, että Aski-asiaa käsitelty hankkeessa ja esillä on ollut myös vaihtoehto, että Askia avataan muiden ministeriöiden virkamiehille. Askia on jo nyt avattu PLM:n ja TPK:n joillekin virkamiehille. Eri ministeriöissä on erilaisia tarpeita. Päätettiin, että asiaan palataan kommentointimahdollisuuden myötä joulukuun kokouksessa. Todettiin, että on tärkeää saattaa hanke loppuun. 9 Ilmoitusasiat klo Valtioneuvoston tieto- ja viestintäammattilaisten aamukahvit Tieteiden talolla (Kirkkokatu 6, sali 505) aiheina Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet - hankkeen loppuraportin esittely ja keskustelu sekä VNTHY:n uusi asema. Ilmoittautumiset mennessä osoitteeseen: ilmoittautumiset@vm.fi - VM on asettanut hankkeen Valtion IT-palvelukeskuksen perustamiseksi, siten että ITpalvelukeskus voi aloittaa toimintansa lukien (VM101:00/2007). VNTHY siir-

7 tyy osaksi perustettavaa IT-palvelukeskusta. Tietohallintojohtaja Lasse Skog Valtiokonttorista on palkattu VM:n ValtIT-johtamisyksikköön viemään asiaa eteenpäin. 7 (7) - VNTHY- sivusto julkistettiin Valtin kokouksessa Sivusto on osoitteessa ja se näkyy valtioneuvoston verkossa. Senaattorista on linkki VNTHY:n sivulle > Valtioneuvosto > VNTHY. Sivustolla kerrotaan VNTHY:n palveluista, projekteista, organisaatiosta, asiakastuesta sekä mahdollisista tiedotettavista asioista aina uutisista yleisiin häiriötiedottamisiin ja tapahtumatietoihin. - VN-asiasanastoryhmän seminaari : Valtipan strategia ja ryhmän mahdollinen roolin muutos. - Ontologiaseminaari :The Challenge of the Electronic Environment to the Organization of Knowledge - Second International Seminar on Subject Access to Information, Helsinki, November 2007, Helsingin yliopisto, Porthania, Sali P674, 6. kerros. Ilmoittautuminen viimeistään Hinta 1 päivä Suomen tieteellisen kirjastoseuran jäsenet: 115,90 EUR, muille 183 EUR, 2 päivää jäsenille: 183 EUR, muille 244 EUR Linkki: Seminaarin tarkka ohjelma - The Program of the Seminar Linkki: Ilmoittautuminen verkkolomakkeella - Registration Form - EU-maiden ulkoministeriöiden arkistokokous Lissabonissa, raportti liitteenä. - SFS:n Tietohuoltokomitean toimesta on valmisteltu suomenkielinen käännös standardista: ISO/TS :2007 Records management processes - Metadata for records - Conceptual and implementation issues. Kommentit siitä tulee toimittaa 3. joulukuuta 2007 mennessä mielellään sähköpostilla osoitteeseen: kati.heiskanen@sfs.fi - STM:ssä tulee intranetin pääkäyttäjän ja suunnittelijan viransijaisuus haettavaksi vuodenvaihteessa, vuoden määräajaksi. - SM:ssä on aloittanut suunnittelijana Anneli Mäkelä, määräys on puolen vuoden ajaksi. HARE-pääkäyttäjän sijaisuus tulee ehkä haettavaksi. Sisäasiainhallinnon Asdoasiankäsittelyjärjestelmän käyttöönotto on vuodenvaihteessa, jolloin voidaan palkata käyttöönottoa varten suunnittelija. Markku Kraft jatkaa projektipäällikkönä. - VNTHY:ssä haettavana olleeseen määräaikaisen projektipäällikön vakanssiin on tullut 17 hakemusta ja pysyvään virkaan 30 hakemusta. 10 Kokouksen päättäminen Seuraava kokous on , joululounasta toivottiin. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo