Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet (VNMeta,284) (VM003:00/2007)

Transkriptio

1 Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet (VNMeta,284) (VM003:00/2007) Pekka Kuittinen

2 Nykytilan kuvaus Tilanne nyt Toiminnan nykytilan kuvaus Tällä hetkellä joudutaan tietojärjestelmää suunniteltaessa määrittelemään metatiedot ja tietorakenteet tietojärjestelmäkohtaisesti joka kerta uudelleen. Metatietojen käyttö ja merkitsemistapa on ollut epäyhtenäistä. Järjestelmien rajapinnoissa metatietoja ei ole sellaisinaan voitu käyttää hyväksi. Miten kehitetty aiemmin Valtipassa on yhteishankkeiden tuloksena sovittu yhteisten metatietokenttien tietorakenteista esim. valtioneuvoston asiakirjatyypit (VM159:00/2003) ja valtioneuvostotiedon ryhmittely. Valtipan asiasanastotyöryhmä kehittää jatkuvasti valtioneuvoston yhteistä asiasanastoa ja VNK tuottaa asiasanapalvelun Senaattorin sivujen kautta. Tällä hetkellä päivityksessä on valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietotoaineistojen säilytysvastuut, muodot ja ajat hanke (jatkoa vuodelta 2006) Valtioneuvoston metatietojen kartoitus joulukuu/2003; Pirkko Saatsi JHS 143 metatietoskeemat Miten toimintaympäristö ja tarpeet ovat muuttuneet Valt IT:n kehittämisohjelmat tietojärjestelmien yhteentoimivuudesta, sähköistä arkistointia ja dokumentinhallintaa tukevien tietojärjestelmien yhteiskäyttöisyyden kehittämistä. VNtasoinen metatietostandardointi on välttämätöntä poikkihallinnollisten prosessien tukemiseen tarkoitettujen tietojärjestelmien kehittämisessä. VN tasoisen järjestelmäarkkitehtuurin toteuttaminen SILAVA hankkeessa todetut kehittämistarpeet (VM 4/2005) Raske hanke suomalaisen lainsäädäntötyön tiedonhallinta (EK 2/2006).

3 Nykytila: keskeiset ongelmat ja kehittämistarpeet Ongelmat Kehittämistarpeet Kehittämispaineet Muita syitä, miksi pitäisi kehittää Minkälainen ongelma Metatiedot ja tietorakenteet määritellään jokaisesta tietojärjestelmää varten erikseen, yhteensopivuutta ei ole varmistettu. Mitä haittaa siitä aiheutuu/kenelle Käyttöönotetut metatiedot, merkitsemisjärjestelmät ja tietorakenteet vaihtelevat: työaikaa käytetään turhaan tietojärjestelmien suunnittelussa/vn taso ja ministeriötaso tietojärjestelmien integroitavuus vaikeutuu/vn taso ja ministeriötaso tietojen sujuva yhteiskäyttöisyys ja yhteishaku eivät toteudu/vn taso ja ministeriötaso tiedot syötetään useaan kertaan eri järjestelmiin/vn taso ja ministeriötaso Mitä kehitettäisiin selvitetään ja valitaan yhtenäistettävät metatiedot, metatietokoodistot ja tietorakenteet valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä laaditaan toimintaohjelma valtioneuvoston keskeisten metatietovarantojen osalta metatietojen yhtenäistämiseksi aloitetaan priorisoitujen metatietovarantojen toteutus ja määrittely niiden liittämiseksi suunnittelu ja toteutusvaiheessa oleviin ministeriöiden tietojärjestelmiin (esim. MAHTI, kirjastojärjestelmä) Mitä ongelmia/ haittoja/puutteita saataisiin korjattua toimintaohjelman avulla yhtenäistettäisiin metayietoja valtioneuvostossa, edistetään tiedon sujuvaa kulkua ja tietovarastojen hallittua yhteiskäyttöisyyttä valtioneuvostossa SILAVA hankkeen jatkotyö ValtIT:n yhteentoimivuuden kehitysohjelmat, Senaattorin uudistushanke, Valtipan vnams hanke, MAHTI hanke, web service teknologian soveltaminen metatietojen välittämiseen/vnk, säädösvalmistelun tietohallintotuki/om, HARE:n jatkokehittäminen, Työryhmäjärjestelmien käyttöönotot VN:ssa ja ministeriöissä, JHS 143:n soveltaminen

4 Tavoitetilan pääkohdat Tavoitetilan ominaisuudet Muutokset ja vaikutukset Sidosryhmien odotukset Pitkän tähtäimen tavoitetila on VN:n tietojärjestelmäarkkitehtuurin linjausten mukaisen metatietopalvelun perustaminen. VN tasoiset tietojärjestelmät saavat yhtenäiset metatiedot metatietopalvelun kautta. Yhtenäiset metatiedot ovat välttämätön edellytys SILAVA ja RASKE hankkeessa määriteltyjen tavoitteiden (tietovarastojen yhteiskäyttö, tietojärjestelmien yhteentoimivuus, yhtenäiset hakujärjestelmät) Tämän projekti luo pohjaa ja valmiuksia metatietopalvelun käynnistämiseksi luomalla suosituksen siitä, mitä metatietoja, tietorakenteita ja merkintäjärjestelmiä valtioneuvoston järjestelmähankkeissa tulee käyttää ja kuka niiden tuottamisesta ja ylläpidosta vastaa. Miten toiminta muuttuu, miten toiminta sujuu kehittämisen jälkeen VN:n tietojärjestelmien integroitavuus paranee, tiedonhaku ja sen kehittäminen eri järjestelmistä mahdollistuu Miten tuotot / kustannukset kehittyisivät kehittämisen myötä Aikasäästöt tietojärjestelmien kehittämisessä sekä tiedon tuottamisessa järjestelmiin sekä tiedonhaussa sekä resurssien kohdennus niin, että metatietojärjestelmän kehittäminen ja metatietojen (ml. merkintäjärjestelmät)) ylläpito on mahdollista. Miten toiminta kehittyisi laadullisesti, mitä vaikutuksia ja muutoksia kehittämisellä olisi verrattuna nykytilaan Valtioneuvoston tiedon sujuva kulku ja tietovarastojen hallittu yhteiskäyttöisyys kehittyisivät valtioneuvostossa Miten toiminta organisoitaisiin Metatietojen ylläpito ja jatkokehittäminen vastuutetaan Vaikutukset sidosryhmiin: Helpottaa tietojärjestelmien sisällöntuotantoa ja käyttöä

5 Sidosryhmäanalyysi Sidosryhmä / avainhenkilö Odotus / hyöty Merkitys Miten odotukseen vastataan Ministeriöt (yleinen taso) Tietohallinto Tietopalvelu Tietopalvelu (+muut tiedon käyttäjät) VALTIPA, VALTTI Viestintä valtioneuvostotiedon parempi hallinta ja hyödyntäminen (tietovarastojen hallittu yhteiskäyttöisyys) tietojärjestelmien integroitavuus helpottuu tietojärjestelmien sisällöllinen ylläpito helpottuu tiedonhaku eri tietojärjestelmien kesken helpottuu Tieto ja tietohallintopalveluiden kehittäminen julkaiseminen eri medioissa helpottuu metatietohankkeen suosituksen kautta otetaan käyttöön yhteiset metatiedot ja merkintäjärjestelmät > mahdollistaa tietosisältöjen yhteiskäyttöisyyden kehittämisen metatietoja ei päätetä tietojärjestelmäpohjaisesti metatietoja ei päätetä tietojärjestelmäpohjaisesti yhteisten metatietojen avulla voidaan kehittää yhtenäistä tiedonhakua eri tietojärjestelmistä verkostomaisen toiminnan avulla ja toimintojen yhtenäistämisen kautta voidaan kehittää palveluita resurssien vähyydestä huolimatta metatietohankkeen suosituksen kautta otetaan käyttöön yhteiset metatiedot ja merkintäjärjestelmät, joita voidaan hyödyntää myös julkaisujärjestelmissä > tietosisältöjen monikäyttöisyys

6 Vaiheistus Hankkeen toteutus jaetaan eri vaiheisiin. Vaiheet voivat edetä rinnakkain. Vaihe1: Laaditaan suositus tietojärjestelmissä käytettävistä yhtenäisistä metatiedoista. Tätä varten: selvitetään/kartoitetaan valtioneuvostotasoissa tietojärjestelmissä tällä hetkellä käytettävät metatiedot (myös suunnitteilla olevat hankkeet, jos ovat niin pitkällä) valitaan/priorisoidaan ne metatiedot, joiden käyttö tulee yhtenäistää. määritellään pakolliset/suositeltavat metatiedot ja niiden merkitsemistavat (metatietoelementtien arvot) Vaihe 2: Laaditaan toimintaohjelma yhtenäisten metatietovarantojen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä käyttöönottamiseksi valtioneuvoston tietojärjestelmissä metatietovarantojen tuottamisen/ylläpidon organisoinnin suunnittelu, yhtenäisten metatietojen vieminen käytäntöön esim. MAHTI hankkeessa eri tietojärjestelmien metatietojen yhtenäistämisen suunnittelu Vaihe 3: Metatietopalvelun suunnittelun aloittaminen kartoitetaan metatietopalvelun käynnistämiseksi tarvittavat tekniset ratkaisut yhtenäisten metatietojen tuottamiseksi eri järjestelmiin

7 Etenemissuunnitelma = seuraavat toimenpiteet Mitä resursseja Osaaminen / resurssit / kuka HTPV arvio Milloin, millä aikavälillä Tyypin kuvaus Hankeryhmä: Projektipäällikkö: Leena Palmén 1 3/2007, Pekka Kuittinen 4/2007 Jäsenet Henri Ryhänen/VNK Markku Kraft/SM Päivi Virta/Eduskunta Leena Palmén/OM 10 htkk virkatyönä 1 12/2007 Erikoisresurssit Asiantuntijat : Marit Olander VNK (metatiedot), Mahti hanke/anna Maija Marttila, ValtIT/ Toini Salmenkivi, OM tieto ja tietohallintotukihanke, Päivi Happonen/kansallisarkisto, Asiantuntijat VNTHY:stä Ostettavat resurssit Muu resurssi? Projektin asettaminen VM/VNTHY asettanut Projektisuunnitelma käsitelty ohjausryhmässä (Valtipa) sekä VNTHY/JORYssä. Projektin aloitus Ehdotus projektipäälliköksi heti Leena Palmén/VNTHY 3/2007, Pekka Kuittinen VM 4/2007 Ehdotus ohjausryhmäksi Valtipa

8 Hyötyjen saavuttamisen riskianalyysi riskin nimi/ kuvaus keskeiset toimenpiteet riskin ehkäisemiseksi Omistaja / seuraaja R1 Projektin ohjausryhmässä ei päästä sopimukseen metatietosuosituksen sisällöstä Yhteisen vision luominen ja tavoitteen markkinointi koko hankkeen ajan Suosituksen laadunvarmistus mahdollisimman laajapohjaisen valmistelun kautta Säännöllinen ohjausryhmäkäsittely Projektiryhmä/ Ohjausryhmä R2 Ei päästä sopimukseen yhtenäisten metatietovarantojen ylläpidosta ja kehittämisestä Yhteisen vision luominen ja tavoitteen markkinointi koko hankkeen ajan, jotta tarvittavat resurssit voidaan varmistaa Säännöllinen ohjausryhmäkäsittely Projektiryhmä/ Ohjausryhmä R3 Yhtenäisiä metatietoja ei oteta käyttöön käynnistyvissä hankkeissa Tiivis viestintä ja avoin yhteistyö asianosaisten kanssa Metatietosuosituksen laadunvarmistus ja käyttökelpoisuuden varmistaminen laajapohjaisen valmistelun kautta Projektiryhmä/ Ohjausryhmä R4 Projektin resurssit Projektiryhmä/ Ohjausryhmä

9 Poimintoja työlistasta ID tunnukset Prosessin alusta loppuun kulkevat järjestelmäriippumattomat idtunnukset, edellytykset > resoluutiopalvelu Otsikoinnit onko mahdollisuuksia yhtenäistämiseen VALTIOVARAINMINISTERIÖ 17