PTJ2008-projektiryhmä. Aittoniemi Minna Alenius Kaija. Jaatinen Leena Jokipii Heikki Kaleva Tapio Karhu Riitta. VNK/HPO-HY, pj.

Transkriptio

1 VALTIONEUVOSTON KANSLIA KOKOUUISTIO VNK009:00/ PTJ2008-projektiryhmä PTJ2008-PROJEKTIN TILANNEKATSAUS Aika pe , klo Paikka VM, Mariankatu 9, nh YK 2-3 Läsnä: Aittoniemi Minna Alenius Kaija Hakoniemi Ilkka Jaatinen Leena Jokipii Heikki Kaleva Tapio Karhu Riitta Ketola Terja Martikainen Irma Marttila Anna-Maija Nopanen Timo Paavilainen Marika Perttula Liisa Punkka Marjatta Rönn Tanja Tahvanainen Marjatta Tikkanen Pekka Vaak Markku Virta Päivi VNK/VNI KTM VNK/HPO-HY, pj. ja sihteeri TM VM VNK/VNI STM Edita Oyj VM/VNTHY MMM Fujitsu Services Oy YM eduskunta 1 Kokouksen avaus Terja Ketola avasi kokouksen ja toivotti läsnä olijat tervetulleiksi. 2 Projektin tilanne 3 PTJ:n uusien toiminnallisuuksien esittely Terja Ketola esitteli projektin tilanteen lyhyesti aikataulun näkökulmasta ja meneillään olevia tehtäviä (testitapausten suunnittelu, käyttöönottosuunnittelun aloitus).

2 4 PTJ2008-version testauksesta 2(5) Ilkka Hakoniemi kertoi PTJ:n uusista, pysyvistä toiminnallisuuksista. Toiminnoilla voidaan siirtää asioita ministeriöstä toiseen ja käyttöoikeuksia henkilöltä toiselle. Ilkka Hakoniemi esitteli toimintoihin liittyvät käyttötapaukset: (1) asiat ja esittelijät siirtyvät ministeriöstä toiseen, (2) vain asiat siirtyvät toiseen ministeriöön. Toimintoja voi käyttää myös siinä tapauksessa, että on tarve siirtää käyttöoikeudet saman ministeriön sisällä henkilöltä toiselle. Ilkka Hakoniemi esitteli toiminnallisuuksia PTJ:n testiversiolla. toiminto ei ole eräajo vaan heti toteutuva toiminto ajankohta, jolloin asiat siirretään ministeriöstä toiseen (pääkäyttäjän toiminto, VNI), on sovittava, jonka jälkeen ministeriön PTJylläpitäjä kiinnittää asialle uudet vastuuhenkilöt; esittelijän ja avustajan pitää varmistaa, että asian käyttöoikeudet saava henkilö saa asianmukaisen ilmoituksen itselleen osoitetusta asiasta (vrt. tehtäväksianto) keskusteltiin, voiko asiat siirtää tai käyttöoikeudet antaa vasta sitten, kun varmasti tiedetään, mitä siirretään ja kenelle. On mahdollista ja joissain tapauksissa välttämätöntäkin. esitettiin toive, että siirroille voitaisiin antaa määräaika, jolloin toiminto olisi joustavampi o perusteena heti suoritettavalle toiminnolle olivat mm. aikataulun asettamat rajat eräajotyyppiselle toiminnolle vaadittujen seuranta- ja muutosmahdollisuustoimintojen toteuttamiselle ehdotus otetaan kuitenkin jatkokehitykseen Terja Ketola esitteli yleisen testaussuunnitelman ja suunnitellun vaiheistuksen. 1. vaihe: käyttäjämuutosten testaus: Tanja Rönn, Ilkka Hakoniemi 2. vaihe: PTJ-sovelluksen testaus, Ilkka Hakoniemi 3. vaihe: PTJ-sovelluksen testaus, Ilkka Hakoniemi ja ministeriöiden testaajat kaikki testauksen ja koekäytön aikana havaitut virheet raportoidaan Ilkka Hakoniemelle (ilkka.hakoniemi@vnk.fi). Ilkka Hakoniemi esitteli tarkemman suunnitelman PTJ-sovelluksen testauksesta. Testaus koostuu seuraavista PTJ-sovelluksen testivaiheista: o järjestelmätestaus / toimittajan testausta o hyväksymistestaus / asiakkaan testaus, joka jakautuu seuraaviin osiin: käyttäjähallinnan testaus, jota tehdään parhaillaan Tanja Rönnin kanssa Ilkka Hakoniemi testaa sekä pääkäyttäjän että ylläpitäjän toiminnot sovelluksen tasolla ryhmätestissä testataan asian siirtoa ja käyttöoikeuden muutoksia (pääkäyttäjän toiminnot) sekä käyttöoikeuksien muutoksia (ylläpitäjän toiminnot)

3 3(5) ylläpitäjien osallistuminen ryhmätestaukseen on suotavaa, muutkin voivat osallistua ryhmätestauksen tukemiseksi järjestetään koko päivän tilaisuus, jolloin käydään ohjatusti prosessi läpi ja samalla testataan toiminnot. Testausta voi jatkaa myöhemmin omassa ministeriössä. 5 Käyttöönottoon valmistautuminen Käyttäjätiedot, Tanja Rönn, VM/VNTHY muistutettiin, että PTJ-ylläpitäjä ja IM-ylläpitäjä ovat eri asioita, vaikka joissain ministeriöissä sama henkilö hoitaa molempia tehtäviä TEM-käyttäjät (kuten muutkin ministeriöstä toiseen siirtyvät käyttäjät) ovat juurihakemistossa uusia käyttäjiä, joille luodaan uuteen ministeriöön uudet tunnukset ja joiden vanhat tunnukset passivoidaan ja poistetaan aikanaan kokonaan tarkemmat ohjeet PTJ:n ja Eutorin IM-ylläpitäjille toimitetaan parin viikon kuluessa, ohje lähetetään myös projektiryhmälle IM-ylläpitäjän tehtävät: o listaa kokonaan poistuvat tunnukset käyttäjätunnustasolla (tunnukset poistetaan massa-ajona), o listaa toiseen ministeriöön siirtyvistä käyttäjistä ohjeen mukaiset tiedot, o lista lähetetään ohjeen mukaan oikealle vastaanottajalle lisätoimia varten vanhat tunnukset pitää jättää toistaiseksi aktiivisiksi, jotta käyttöoikeuksien siirto menee sujuvasti pitää muistaa Citrix-, Eutori- ja Älypuhelinpalvelut PTJ ei ole ainoa juurihakemistoa käyttävä palvelu Vireillä olevat, siirtyvät asiat, Ilkka Hakoniemi mitä vähemmän siirrettäviä asioita on, sitä yksinkertaisempi prosessi on ylläpitäjä voi arvioida siirrettävien asioiden määrää Kaikki ministeriön asiat näytöltä PTJ:ssä ( aktiiviset asiat perustetut, vireillä olevat, päättyneet asiat ei lopetetut) PTJ-ylläpitäjät: olisi hyvä, jos lopetettaisiin kaikki lopetettavissa olevat asiat myös turhaan perustetut ja rauenneet asiat voisi poistaa vähentää aktiivisten asioiden määrää lopetettavat asiat ilmaistaan PTJ:ssä komennolla Lopeta asia esittelijän omissa asioissa (Omat asiat / Kaikki omat asiat) PTJ:n etusivulla on tiedote asiasta tarvittaessa ylläpitäjä voi lähettää itselleen tehtävän, jolla saa lopetusoikeuden asiaan tarkoituksen on siirtää vain prosessissa vuoden vaihteessa kesken olevat asiat (=aidosti vireillä olevat asiat) VNI laatii listan vireillä olevista asioista, tilaisuudessa verrataan ministeriöiden listoja VNI:n listaan, seuranta siitä lähtien viikoittain, seuranta sisältää mm. eduskunnassa olevat asiat

4 4(5) 6 Ylläpitäjän rooli / Ilkka Hakoniemi 7 Tehtävät ministeriöille 8 Muut asiat Ilkka Hakoniemi kertasi PTJ:n ylläpitäjän tehtävät: käyttöoikeuksien siirto (uusi toiminnallisuus) käyttöoikeuksien tarkastus, muutostarpeiden välittäminen Tanjalle asioiden käsittelyn seuranta, tehtäväksiannot muokattavina olevien asiakirjojen seuranta, muokkauksen lopetus, käyttäjien ohjeistus esittelijäjärjestyksen ylläpito oman ministeriön PTJ-käyttäjien tuki Ylläpitäjien tehtävänä PTJ2008-muutoksissa on erityisesti käyttöoikeuksien siirto, mutta myös muiden em. toimintojen merkitys on suuri, koska ne tukevat siirtoja. Koulutustilaisuus : testauksen aloittaminen, suunnitellaan samalla vuodenvaihteen tehtävien aikataulua alkuun luento (VNI), loppuosa harjoittelua ja testausta koulutusluokassa toinen luento + harjoitteluosuus järjestetään vuonna 2008 Terja Ketola kertasi annetut tehtävät Käyttäjätiedot: EU-tiedonhallinnan toive: tunnusten pitäisi olla valmiina myös PTJ-tunnuksia pitää alkaa miettiä pian tunnukset olisi hyvä toimittaa esim. Excel-taulukkona, PTJ- ja EUtori-tunnukset voivat olla yhdessä tai erikseen PTJ-asiat: lopetettavissa olevat asiat pitäisi lopettaa poistettavissa olevat asiat tulisi poistaa tuotantoon on asennettu uusin korjausversio, joka on toiminut hyvin; vain joitain käyttäjälle näkymättömiä virheitä edelleen korjaamatta käyttäjiltä ei ole kuulunut virhehavaintoja joitain toimintoja joudutaan vielä määrittelemään uudelleen tai tutkimaan tulostustoiminnot (määrittely) Acrobatin toiminta vaihtelee esim. :ssä (tutkitaan) Marika Paavilainen kertoi PTJ:n jatkokehityksestä ja muuttuneesta toimintaympäristöstä. Vuonna 2008 PTJ:n kehittämistarpeita ovat erityisesti tulostustoiminnot. Lisäksi on sovittu toteutettavaksi RV-listojen kommentointitoiminnot.

5 5(5) Marika Paavilainen muistutti, että PTJ-kehitys on jatkunut käyttöönotosta alkaen (elokuu 2005) ja tänä aikana mm. käyttäjähallinta (IM) on järjestetty kokonaan uudelleen. Samanaikaisesti PTJ:n yhteistyöverkko on laajentunut, mikä konkretisoituu selvästi esim. ongelman selvitysprosessilla: selvitys alkaa VNI:n ja VNTHY:n työnä, tarvittaessa otetaan yhteyttä kolmansiin osapuoliin, mikä on kasvattanut työmääriä. Jatkossa on tarkoituksena vakiinnuttaa PTJ-yhteistyö nimeämällä PTJylläpitäjät ja kokoamalla pääasiassa sähköpostiverkostona toimiva yhteistyöryhmä. Ryhmä tapaa n. 2-4 kertaa vuodessa, ensimmäisessä tapaamisessa käsitellään organisaatiomuutokset, muut kehittämistehtävät, työnjako PTJ:n ja Lainlaatijan käytön opastuksen välillä (LL-käytön opastus ministeriöille). JAKELU TIEDOKSI PTJ2008-projektiryhmä sekä läsnä olijat HARE PTJ2008-projektiryhmän varajäsenet Marika Paavilainen, VNK/VNI Pekka Tikkanen, Fujitsu Services Oy