HENKILÖIDEN OSAAMISET HENKILÖIDEN TAPAHTUMAT. HENKILÖT - Nimitiedot - Osoitetiedot - jne. KONEET JA LAITTEET (nimikkeet)

Transkriptio

1 PATA LIIKETOIMINTAA TÄYDENTÄVIÄ SOVELLUKSIA Padan idea on täydentää helposti olemassa olevien tietojärjestelmien datan puutteita. Pataa voidaan käyttää itsenäisestikin ilman ulkopuolisia järjestelmiä. Idea on toteutettavissa muillekin osa-alueille kuin tässä esitellyille. Pata on myös valmis pohja erilaisille tulevaisuuden tarpeille. PATA HENKILÖIDEN TAPAHTUMAT HENKILÖIDEN OSAAMISET HENKILÖIDEN HALLUSSA OLEVAT LAITTEET (tietokoneet, kännyt..) Olemassa oleva järjestelmä, josta luetaan perustiedot. Esim. henkilöstö, asiakkaat, toimittajat jne.. HENKILÖT - Nimitiedot - Osoitetiedot - jne. KONEET JA LAITTEET (nimikkeet) ASIAKKAAT JA TOIMITTAJAT (yhteisnimi: partnerit) HENKILÖSTÖN LISÄKENTÄT (esim. omaisten yhteystiedot) PARTNERIEN YHTEYSTIEDOT, JOITA LÄHTEESSÄ EI OLE (potentiaaliset asiakkaat, viranomaiset, muut yhteistyökumppanit...) LINKIT DOKUMENTTEIHIN (sopimukset ym.) PARTNERIEN TAPAHTUMAT (sopimukset, kontaktit, reklamaatiot...) DATAN HYÖDYNTÄMINEN RIKASTETULLA DATALLA! - Monipuoliset raportit TIEDUSTELUT Juha Levonen juha.levonen@kantapeikko.fi

2 PATA RATKAISUJA ERI TARPEISIIN Pata on "tuoteperhe", joka toimii sellaisenaankin. Padasta voidaan ottaa käyttöön vain tarvittavia osia ja piilottaa loput käyttöliittymistä (mukaanlukien kentät, joita ei tarvita). Pataa voidaan myös räätälöidä ja muokata. Pata vastaa mm. seuraaviin kysymyksiin: - Mitä osaamisia henkilöillä on? (Koulutus, kielitaito, kurssit, IT-osaaminen...) - Mitä laitteita ja tarvikkeita meillä on ja missä ne ovat? ("Kone ja kalustoluettelo") - Mitä laitteita henkilöllä on lainassa? - Mitä meillä tapahtuu? (Sopimusten päättymiset, merkkipäivät, kaluston huollot ja katsastukset...) - Missä on henkilön työsopimus tai asiakkaan kanssa tehty kauppakirja? Pata yhdistää yhteen paikkaan dataa eri lähteistä sekä Pataan lisätyistä tiedoista. Padassa voidaan muodostaa ryhmiä, joihin kuuluu henkilöitä ja yrityksiä (partnereita ja heidän henkilöitään). Ryhmiä voidaan hyödyntää esimerkiksi varahenkilöluetteloissa, postituslistoissa jne.. Datan ollessa yhdessä paikassa, se on yhtenäistä, kertaalleen syötetty ja kaikkien käytössä. Samalla erillisistä Excel- ja muista tiedostoista päästään eroon. Datan hyödyntämiseen ja raportointiin on kiinnitetty erityistä huomioita. Monipuolisia raportteja on valmiina kymmeniä. Jos jotain raporttia tarvitaan, lisätään se Pataan. Enää ei tarvitse siirtää raportin tietoja Exceliin ja pyöritellä tietoja siellä. Raportteihin kuuluvat myös perustilastot. Esimerkiksi henkilöiden lukumäärä tiettynä ajankohtana, joka voidaan laskea kun tiedetään työsuhteen alkupäivä ja loppupäivä.

3 PATA ESIMERKKI HENKILÖSTÖN KÄYTTÖLIITTYMÄSTÄ Ylläpitojen käyttöliittymissä pysytään yhdellä ikkunalla ja tarvittava osa-alue valitaan sen välilehdiltä. Kentät, jotka luetaan lähteestä ovat keltataustaisia. Käyttäjä täydentää vain valkotaustaisia kenttiä. (Nimike on yleistermi Padassa koneille, laitteille, tarvikkeille, materiaalille, työlle jne. eli "kaikkeen mitä voidaan ostaa ja myydä".)

4 PATA ESIMERKKI PARTNERIEN (YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN) KÄYTTÖLIITTYMÄSTÄ Partneri voi olla myös yksityishenkilö, sillä kaikki muut tiedot ovat yhtenäisiä. Koska partneri voi kuulua useampiin tyyppeihin samanaikaisestikin, selviää miksi käytetään termiä partneri eikä esim. asiakas tai toimittaja. Partnereille voidaan kirjata erilaisia tapahtumia, jotka ovat vapaasti määriteltävissä. Partneriyrityksen henkilöt voidaan lisätä tässä mikäli niitä ei saada automaattisesti.

5 PATA TAPAHTUMAKALENTERI Tapahtumakalenteriin on koottu tai laskettu (esim. merkkipäivät) tapahtumia eri paikoista. Myös käsisyöttörivit ovat mahdollisia. Tästä nähdään mitä on tapahtumassa ja pitäisikö ryhtyä asian osalta toimenpiteisiin. Tapahtumakalenteri toimii myös historian päiväkirjana, jolloin tätä voi hyödyntää esim. työtodituksessa, jos henkilön työhistoriaa on tapahtumiin kirjattu. Tapahtumista saadaan myös tilastoja. Jos esimerkiksi työtapaturmia ei muualle kirjata, saadaan ne tätä kautta. Tai jos jotain laitetta korjataan paljon, voidaan tästäkin jotain päätellä. Luonnollisesti tapahtumia voi rajata vain itseään kiinnostaviin. Avaa lähde -nappulan klikkauksella päästää suoraan tapahtuman lähteeseen.

6 PATA RYHMÄT Ryhmä on mikä tahansa joukko henkilöitä ja/tai yrityksiä (partnereita), jotka "niputetaan" jotain tarvetta varten, kuten postitus. Ryhmä voi olla lyhytikäinen (Joulukortin saajat) tai pidempiaikainen (Päivystäjät tehtävään X, Henkilöstölehden saajat). Kun ryhmä on luotu, voidaan siihen lisätä jäseniä käyttöliittymistä tai allaolevalla ikkunalla. Yläosaan haetaan jäseniä, jotka eivät siihen kuulu ja liitetään yhdellä klikkauksella ryhmään. Ryhmän jäsenille voidaan tulostaa myös osoitetarrat.

7 PATA OSAAMISISTA Jotkin osaamiset vaativat päivittämistä. Nämäkin merkitään osaamisiin ja seurantaan (tapahtumakalenteri). Osaamistyyppejä ja niihin kuuluvia osaamisia voidaan lisätä mielivaltaisesti. Kuten kuka osaa ajaa trukkia tai soittaa kitaraa (jos vaikka perustetaan henkilöstöbändi). Kun kaikki osaamiset ovat samassa paikassa, hyödyntäminen on helpoa. Koko henkilöstöstä voidaan hakea tietyn osaamisen omaavat henkilöt. Vaikkapa ranskaa puhuvat insinöörit. Osaajista saadaan tilastoja. Esim. montako osaajaa on eri aluilla. Osaamistaso (1-5) on optionaalinen ja sillä voi seurata osaamisten kehitystä. Tilastoista voidaan päätellä myös koulutustarvetta. Haku voidaan kohdistaa myös työsuhteen päättäneisiin. Esimerkiksi tarvitaan kiireapulaista ja soitetaan vanhoja työntekijöitä läpi (esim. kesätyöntekijät tai freelancerit). Kontaktitiedot on heti mukana eli niitä ei tarvitse etsiä muualta.

8 PATA DOKUMENTTILINKIT Henkilöille, nimikkeille ja partnereille voidaan liittää linkkejä dokumentteihin. Linkki voi olla myös selainosoite. Yhdellä nappulan klikkauksella saa auki halutun dokumentin, asiakirjan tai sivun. Dokumenttityypit helpottavat löytämistä ja ne ovat määriteltävissä. Pata on näin myös kevyt dokumentinhallintasovellus. Vaikka käytössä olisi raskaampi sovellus dokumenttien hallintaan, tässä voidaan yhdistää henkilö, nimi ja partneri tiettyihin dokumentteihin. Esimerkiksi Sharepoint on web-pohjainen, jossa jokaisella dokumentilla on https-osoite. Senkin voi liittää linkiksi. Linkkiä (tiedostopolku tai URL) ei ole pakko kirjoittaa. Jos dokumentti on mapissa, kuvaukseen voi kirjoittaa mistä mappi löytyy (esim. "Arkistohuoneen Mappi 2010/Työsopimukset") Tyyppiesimerkkejä henkilöille, nimikkeille ja partnereille.

9 PATA NIMIKKEET Nimike on yleistermi laitteille, koneille, materiaaleille, tiloille, työlle jne.. Näitä kaikkia käsitellään samoin tavoin, joten yksi yleispätevä käyttöliittymä riittää. Nimikkeet tyypitetään käyttötarpeen mukaan. Nimikkeet toimivat kalustoluettelona, niitä voidaan myydä, lainata, käyttää erilaisissa hinnoitteluissa jne.. Nimikkeille voidaan luoda kenttiä ja ryhmitellä niitä. Tämä tapahtuu dynaamisesti muuttamatta koodia. Näin erityyppisille nimikkeille saadaan niiden tarvitsemat kentät. Nimikkeistä löytyy tietoja eri tarpeisiin, kuten - Kenellä laite on tai missä se sijaitsee. - Veloitushinta esim. sisäisiin veloituksiin. Nimikkeistä voidaan muodostaa paketteja eli yksi nimike sisältää useampia nimikkeitä. Näin on helppo käsitellä kokonaisuuksia. Esimerkiksi työkalupakki voidaan lainata kokonaisuutena.

10 PATA VARAUKSET Padassa voidaan varata resursseja (henkilöitä ja nimikkeitä). Varaus tapahtuu maalamalla varausajan tai varauskortilla. Samalla varauksella voi varata erilaisia asioita. Tuntinäytöllä varauksen aikaväli voidaan valita minuutin tarkkuudella. Varausten perusteella voidaan laskea myös käyttöaste halutulle aikavälille. Varattavista kohteista voidaan muodostaa erilaisia ryhmiä, joista saa samaan näyttöön yhden tai useamman. Kun kursoria pitää varauksen yllä, nähdään heti tarkempia tietoja varauksesta.

11 PATA PROJEKTIT Luonnollisesti Padan projektiosiossa on normaalit peruskentät. Näiden lisäksi projekteillekin voidaan syöttää tapahtumia, dokumenttilinkkejä jne.. Koska projektit voivat olla erityyppisiä, voidaan projekteissakin luoda dynaamisesti tarvittavia kenttiä. Siltaprojektissa tarvitaan jänneväliä, mutta ei asuinrakennuksessa. Projekteille voidaan liittää henkilöitä eri rooleihin sekä omasta organisaatiosta että partnereista.