ARVI-järjestelmän ohje arvioinnin syöttäjälle

Transkriptio

1 ARVI-järjestelmän ohje arvioinnin syöttäjälle Sisältö ARVI-menettelyn perusteet... 1 Arvioinnin syöttäminen... 2 Arvion lähettäminen TE-toimistoon... 5 Sovelluksen sulkeminen... 6 Virhetilanteiden hoitaminen... 6 Linkki ARVIn rekisteriselosteeseen: ARVI-menettelyn perusteet ARVI on TE-toimistojen ja koulutusorganisaatioiden käyttöön luotu sähköisen henkilöarvion välittämisen järjestelmä. Tämän järjestelmän avulla kouluttaja tai valmentaja voi antaa sähköisesti ja suojatusti henkilökohtaisen arvion niistä asioista, joista arviointia on pyydetty. Arvio näkyy TE toimiston virkailijalle URA-tietojärjestelmän kautta. Sähköisestä arvioinnin laadinnasta sovitaan koulutuksen tai valmennuksen hankinnan yhteydessä. ARVI-järjestelmässä on tieto niistä koulutuksista ja valmennuksista, joiden aikana arviointeja tehdään. Arvio kirjataan sen palvelun yhteyteen, jossa arviointi tapahtuu. Arviointi kirjoitetaan tiiviissä tekstimuodossa. Sen maksimipituus on yksi A4-arkki (3000 merkkiä). Arviot näkyvät URAtietojärjestelmässä ko. henkilön valmiudet-ikkunan kartoitus-kortilla. Tieto on nähtävissä määräajan (2 v) arvion tallettamisesta. Yli kaksi vuotta vanhat arviot poistetaan tietokannasta kuukausittain. Ensimmäinen poisto toteutettiin maaliskuussa Myös vanhentuneista arvioista mahdollisesti tehdyt tulosteet tulee hävittää. Arvioinnin tekevällä henkilöllä (arvioinnin syöttäjällä) on käyttäjätunnus ja salasana, joilla hän kirjautuu ARVI-järjestelmään. Kullakin arviointeja tekevällä organisaatiolla on pääkäyttäjä, joka huolehtii siitä, että kaikilla Arvi-käryttäjillä on käyttäjätunnus ja salasana. Jos palvelun tarjoaja ei ole aikaisemmin käyttänyt OPAL- tai ARVI -järjestelmää, voi käyttäjätunnuksen tilata ARVIn sisäänkirjautumissivun Tukipyyntö ja uuden käyttäjän rekisteröiminen -linkin kautta. OPAL-järjestelmän pääkäyttäjät antavat tarvittaessa tukea ja opastusta myös ARVI-järjestelmän käytössä. Heidät tavoittaa sisäänkirjautumissivun alareunassa näkyvästä linkistä "Tukipyyntö ja uuden käyttäjän rekisteröinti".

2 2 Arvioinnin syöttäminen Kirjaudu tunnuksillasi ARVI-järjestelmään, jonka osoite on Aloitussivu näyttää tältä: Aloitussivulla on linkit Ohje arvioinnin syöttäjälle ; Anvisning ARVI ; Ajankohtaista sekä Tukipyyntö ja uuden käyttäjän rekisteröinti Kirjoita käyttäjätunnus ja salasana ao. kenttiin. Valitse kieli (suomi, svenska) ja napsauta "kirjaudu sisään". Tulet sivulle, jossa on koulutusorganisaatiosi kaikki koulutukset: Koulutukset voi järjestää nimen tai numeron mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen (tämä helpottaa oikean koulutuksen löytämistä silloin, jos koulutuksia on paljon). * Jos koulutuksia on paljon saattaa listan selaaminen olla hankalaa. Jos tiedät täsmälleen, minkä koulutuksen haluat avata, kirjoita sen numero kenttään Koodi ja napsauta painiketta OK.

3 3 Sivulla voit myös valita katsotko kaikkia koulutuksia (tämä on oletusarvo) vai pelkästään niitä, joille ei ole syötetty ARVI-palautteita tai pelkästään niitä, joille jo on annettu ARVI-palautteita. Jos valitset jonkun muun kuin oletusarvon, napsauta OK, niin valintasi tulee voimaan. Listaa voi myös rajata sulkemalla siitä pois vanhempia koulutuksia. Koulutusten rajauksen voi tehdä myös kentässä Päättymispäivämäärä jälkeen. Kun kirjoitat siihen päivämäärän napsautat OK näkyy listalla vain ne koulutukset, jotka päättyvät ko. päivämäärän jälkeen. Mikäli huomaat, että tarvitsemasi koulutus tai ei näy koulutusorganisaatiosi koulutusten luettelossa, voit tehdä rästipoimintatilauksen seuraavasti: * Avaa rästipoiminta osoitteesta * Kirjoita sivulle oma käyttäjätunnuksesi ja salasanasi (samat joilla käytät ARVI-sovellusta). * Merkitse puuttuvan koulutuksen kurssitunnus (koodi) ao. kenttään ja * tilaa rästipoiminta napsauttamalla painiketta Hyväksy tilaus. - Rästipoiminnan sivulla on tarkempia käyttöohjeita. Esimerkkitapauksessa halutaan antaa opiskelijasta arvio koulutuksessa rakennusalan volyymikoulutus. Valitse listalta haluttu koulutus ja napsauta koulutuksen nimeä. Nyt tulet sivulle, jossa näytetään koulutuksen tunnistetiedot: Sivulla on tässä vaiheessa aktiivisena vain "Syötä ARVI-palaute". Napsauta ko. linkkiä. Nyt avautuu palautesivu:

4 4 Tälle sivulle merkitään - palautteen antaja (tallentaja itse tai muu henkilö (jos valitset muu, kirjoita nimi) - palautteen antamisen päivämäärä (pp.kk.vvvv) - sen opiskelijan nimi, josta palaute annetaan - opiskelijan henkilötunnus (muodossa ppkkvv-xxxy) Huom! Palautteen annon päivämäärä tarkistetaan. Se saa olla korkeintaan vuoden vanhempi kuin tiedon tallennuspäivä. Jos päivämäärä on väärin, arvio ei tallennu. Otsikkokentässä Palautteen annon pvm * näkyvä pieni tähti on tällöin punainen. Päivämäärä pitää korjata jotta tiedon voi tallentaa. Huom! Henkilötunnus on avainkenttä. Jos kirjoitat sen väärin, arvio ei tallennu. Otsikkokentässä Opiskelijan HETU * näkyvä pieni tähti on tällöin punainen. Henkilötunnus pitää kirjoittaa oikein jotta tiedon voi tallentaa. - Opiskelijaa koskevan arvion maksimipituus on merkkiä. Arvion voi kirjoittaa kenttään tai sen voi syöttää liittämällä tekstin toisesta dokumentista. Ohjelma ilmoittaa, jos tekstiä on yli merkkiä (merkkien lukumääräkentässä näkyy lukema punaisella). - Ohjelma ei hyväksy talletusta, jos arvioteksti on liian pitkä. Tallennus tehdään napsauttamalla painiketta Tallenna. Kun tallennus on tehty onnistuneesti, tulee sivulle ilmoitus ARVI-palaute on syötetty (ks. alla oleva kuva): Jos edellä näkyvää ilmoitusta ei tule, on tallennuksessa jokin virhe. Tarkista päivämäärä, HETU ja tekstin pituus. Kun olet tallettanut arvion, palaa takaisin koulutuksen sivulle painikkeella "takaisin". Nyt näet sivun, josta voit jatkaa palautteen käsittelyä tai siirtyä antamaan seuraavan palautteen: Jos haluat antaa uuden palautteen, valitse vaihtoehto Syötä ARVI-palaute. Jos haluat jatkaa jo annetun palautteen käsittelyä, valitse vaihtoehto Annetut ARVI-palautteet.

5 5 Allaolevassa kuvassa näkyy, että kaksi arviota on annettu, mutta vain yksi on lähetetty TEtoimistoon. Voit muokata sellaista arviota, jota ei ole vielä lähetetty. Palaa takaisin arvioon napsauttamalla opiskelijan nimeä tai hetua (molemmat ovat linkkejä). Kun olet arvion tiedoissa eikä arviota ole vielä lähetetty TE toimistolle, voit muuttaa arviota tai tulostaa sen. Sivu on tällainen: Jos haluat vielä muokata arviota napsauta painiketta muokkaa, jolloin pääset muokkaamaan arviota ja voit tallettaa sen korjattuna. Muokkauksen jälkeen saat ilmoituksen ARVI palaute on päivitetty. Kun arvio on valmis, se lähetetään TE-toimistoon. Voit halutessasi tulostaa sen. Huom! Kun tarkastelet annettujen palautteiden listaa, näet yksityiskohdat vain niistä palautteista, jotka olet itse antanut. Toisen kouluttajan antamasta palautteesta näkyy vain opiskelijan nimi ja syntymäaika. Arvion lähettäminen TE-toimistoon Arvio lähetetään TE-toimistoon sen jälkeen kun se on valmis. Erillistä opiskelijan suostumusta tiedon lähettämiseen ei tarvita v alusta lähtien. Arvio lähetetään TE-toimiston käyttöön napsauttamalla painiketta "Lähetä TE-toimistoon". Lähetyksen jälkeen tulee ruudulle viesti "ARVI-palaute on lähetetty TE-toimiston käyttöön" ja tieto lähettämisestä näkyy jatkossa annattujen palautteiden listalla. Kyseinen arvio on nyt loppuun käsitelty. Voit sulkea ohjelman, jos et anna lisää arvioita.

6 6 Sovelluksen sulkeminen Sovellus suljetaan palaamalla "Takaisin"-painikkeella aloitussivulle. Siellä on painike "Järjestelmästä uloskirjautuminen". Ohjelma kysyy vielä "Kirjaudu ulos järjestelmästä, oletko varma?". Kun vastaat "Kyllä" kirjaudut ulos ohjelmasta. Virhetilanteiden hoitaminen Salasana unohtunut Salasana saattaa joskus unohtua. Jos niin käy, voi saada uuden salasanan kirjautumalla Arvin ja OPALin yhteiseen käyttäjähallintaan (Usermanager). Ohje salasanan hakemiseen löytyy osoitteesta Virhe tiedon tallennuksessa: * Jos syöttämäsi arvio ei tallennu, on mahdollista että syötettävässä tiedossa on virheitä. Virhemahdollisuuksia on tyypillisesti kolme: - Kentässä Palautteen annon pvm on liian vanha päivämäärä. Se saa olla korkeintaan vuoden vanha. - Opiskelijan HETU on väärässä muodossa. Sen pitää olla muotoa ppkkvv-xxxy. Sen pitää olla täysin oikein kirjoitettu. - Palauteteksti on liian pitkä (yli 3000 merkkiä) * Mikäli ARVI-sovelluksen käytössä on ongelmia, lähetä tukipyyntö. Tukipyynnön linkki on sekä sisäänkirjautumissivulla että ARVIn aloitussivulla.