Tarjoustyökalun käyttöohje

Transkriptio

1 Tarjoustyökalun käyttöohje Suomen johtava projektipankki! Kustannustehokkaaseen rakennusprojektien hallintaan SokoPro on Kopijyvän ratkaisu kustannustehokkaaseen rakennusprojektin hallintaan. Rakennusprojektiaineistojen nopea tulostuspalvelu on tarjolla kaikissa Kopijyvän toimipaikoissa.

2 Tarjoustyökalun käyttöohje 2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Yleistä... 3 Esivalmistelut... 4 Uuden tarjouspyynnön luominen 1/ Uuden tarjouspyynnön luominen 2/ Uuden tarjouspyynnön luominen 3/ Uuden tarjouspyynnön luominen 4/ Seuranta ja tilaukset... 9 Seuranta ja tilaukset jakelut Tarjoukset Tarjouspyynnön lisäkirje Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 1/ Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 2/ Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 3/ Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 4/ Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 5/ Muistiinpanoja Kopijyvä Oy - 10/2010

3 Yleistä Tarjoustyökalun käyttöohje 3 Tässä ohjeessa käydään läpi SokoPro tarjouspyyntötyökalun tehokas hyödyntäminen. Ohjeessa käydään läpi prosessi läpi esimerkkiä hyödyntäen. Kaikki kuvatut vaiheet eivät välttämättä ole pakollisia, vaan tarkoituksena on käydä läpi suositeltu menettelytapa.

4 Tarjoustyökalun käyttöohje 4 Esivalmistelut Helpottaaksesi ja nopeuttaaksesi työskentelyäsi, on suositeltavaa että käyt läpi nämä vaiheet ennen Tarjouspyyntö -välilehdelle siirtymistä. 1. Tarjouspyyntö kansion luominen (tiedostot välilehti) Luo päähakemistotasolle hakemisto tarjouspyyntötyökalua varten esim. 13 Tarjouspyynnöt. Sen alle luo tarjouspyyntö kohtainen alihakemisto esim. 01 Elementit (tarjouspyynnöt ja hakemistot listataan aakkosnumerisessa järjestyksessä). Tässä käytettyä numeroa voidaan käyttää tarjouspyyntöä luodessa. HUOM! Suosittelemme että otat tässä vaiheessa jo huomioon käyttäjäoikeudet luotuun kansioon, jotta vain halutuilla käyttäjillä on tarpeelliset oikeudet kansioon. 2. Tarjouspyyntödokumenttien tallennus Vie tarjouspyyntödokumentit tarjouspyynnölle luotuun hakemistoon. On suositeltavaa tallentaa dokumentit suunnittelualoittain ja tarjouspyyntöä koskevat yleiset dokumentit omaan hakemistoonsta. Mikäli tarjoaja lataa tarjouspyynnön sähköisessä muodossa säilyy tämä hakemistorakenne ladattaessa, sama koskee myös kopiolaitokselle toimitettavaa aineistoa. HUOM! Kun olet tallentanut kaikki dokumentit valitse tarjouspyyntökohtainen alihakemisto 01 Elementit valintakoriin! Näin saadaan kaikkein vaivattomimmin tiedostot mukaan tarjouspyyyntöön. 3. Tarjoukset kansion luominen Suorita tämä vaihe, mikäli haluat ottaa tarjouksia vastaan sähköisesti. Luo 13 Tarjouspyynnöt päähakemistoon hakemisto 01 Tarjoukset. HUOM! Suosittelemme että otat tässä vaiheessa jo huomioon käyttäjäoikeudet luotuun kansioon, jotta vain halutuilla käyttäjillä on tarpeelliset oikeudet kansioon.

5 Uuden tarjouspyynnön luominen 1/4 Tarjoustyökalun käyttöohje 5 Kun esivalmistelut on tehty siirry Tarjouspyynnöt välilehdelle. Luodaksesi uuden tarjouspyynnön klikkaa Tarjouspyynnöt ja valitse Avoimet. 1. Perustiedot Syötä perustiedot: tarjouspyynnön kohde, kuvaus ja voimassaoloaika. Selkeyden vuoksi suosittelemme että käytät kohteen nimi kentässä samaa nimeämistä kuin hakemiston kanssa. Esimerkiksi 001_Elementit. 2. Voimassaoloaika Valitse tarjouspyynnön voimassaolo. Tarjouspyyntödokumentaatio on ladattavissa sähköisesti sekä tilattavissa paperikopioina tämän ajan sisällä, jonka jälkeen se poistuu automaattisesti.

6 Uuden tarjouspyynnön luominen 2/4 1. Kopiosarjat Tarjoustyökalun käyttöohje 6 On huomioitava että mikäli tarjouspyyntöaineistosta tehdään kopiotilaus juuri ennen tarjouspyynnön päättymistä kopiotilaus ei välttämättä saavu perille ennen tarjouspyynnön päättymistä. Normaalina toimitusaikana isoille urakkasarjoille on 4 päivää. Mikäli projektisi kustantaa kopiosarjoja, valitse alasvetovalikosta sarjojen lukumäärä ja niille haluttu käsittely. Tässä ilmoitettu määrä on kopiotilausmäärä/tarjoaja. Jos esim. 1 kpl ja 10 tarjoajaa tekee tilauksen laskutetaan projektilta 10 kpl sarjoja. Mikäli projekti ei maksa tarjoajille kopiota valitse 0 kpl, tällöin tarjoaja voi tilata halutessaan kopiot omaan laskuunsa. Kun olet valmis klikkaa ylhäältä Tallenna.

7 Uuden tarjouspyynnön luominen 3/4 Tarjoustyökalun käyttöohje 7 Tallennuksen jälkeen tulee dokumenttien valinta tarjouspyyntöön näkyviin. 1. Tarjouspyyntödokumentit Tarjouspyyntödokumentit liitetään valintakorin kautta. Mikäli olet jo valinnut valintakoriin esivalmisteluvaiheessa luodun hakemiston klikkaa Liitä dokumentit painiketta. Tarjouspyyntötyökalussa liitetyt dokumentit näkyvät listassa yksittäisinä tiedostoina riippumatta siitä sisältävätkö ne hakemistoja. Kuitenkin ladattavassa paketissa kansiorakenne säilyy kuten se on luotu. 2. Tarjouskansio Tarjouskansio on se kansio mihin tarjousten dokumentit tallentuvat. Tämä ei ole pakollinen mikäli valitset vain kirjalliset tarjoukset. Mikäli haluat ottaa tarjoukset vastaan sähköisesti valitse esivalmistelu vaiheessa tätä varten luotu hakemisto esim. 13 Tarjouspyynnöt\01 Tarjoukset. 3. Julkinen tarjouspyyntö, HILMA Tarjouspyyntö voidaan myös merkitä julkiseksi, jolloin järjestelmä generoi julkisen osoitteen tarjouspyynnölle tallennuksen jälkeen jolloin tarjouspyyntö on myös vastaanottajien ulkopuolisten tahojen käytettävissä. Tämä osoite voidaan syöttää esim. HILMA järjestelmään. Julkinen tarjouspyyntö mahdollistaa tarjouspyynnön lataamisen / tilaamisen rekisteröitymisen jälkeen. Tällöin myös julkisen tarjouspyyntödokumenttien lataamista voidaan seurata työkalun avulla. Kopioi järjestelmän luoma url osoite HILMA:n kohtaan tarjous_pyyntöasiakirjat, esimerkiksi 4. Tallenna Jatka painamalla Tallenna -nappia Perustiedot -välilehden alta.

8 Uuden tarjouspyynnön luominen 4/4 Vastaanottajat Siirry vastaanottajat -välilehdelle. Tarjoustyökalun käyttöohje 8 Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite, etunimi ja sukunimi. Ainoastaan sähköposti on pakollinen, suositeltavaa on täyttää myös nimet jotta pystyt helpommin seuraamaan tarjouspyyntölokia. Mikäli ainoastaan sähköpostiosoite on syötetty, pyydetään sähköpostiosoitteen käyttäjää täyttämään muut tiedot. Vastaanottaja voidaan poistaa ellei vastaanottaja ole antanut tarjousta tai ole -jakeluissa. Mikäli olet tehnyt aiempia tarjouspyyntöjä voit kopioida vastaanottajalistan niistä. Kopiointi tapahtuu valitsemalla alasvetovalikosta haluttu tarjouspyyntö ja painamalla kopionti näppäintä. Lähetys Kun olet täyttänyt perustiedot ja lisännyt vastaanottajat, voit lähettää tarjouspyynnön. Tarkista vielä ennen lähetystä että kaikki tiedot ovat oikein. Lähetys tapahtuu tarjouspyynnön Perustiedot välilehdeltä painamalla Lähetä nappia.

9 Seuranta ja tilaukset 1/2 Tarjoustyökalun käyttöohje 9 Seuranta Tarjouksen lähettämisen jälkeen voit seurata tarjouspyynnön etenemistä vastaanottajakohtaisesti. Tämä tapahtuu avaamalla loki napista loki perustiedot välilehdeltä. Loki tiedoissa näkyy yritys, vastaanottajan nimi, lähetysaika, kirjautumisaika (ensimmäinen viesti), täydennetty (tietojen täydennys) ja ladattu (tarjouspyynnön tilaus/listaus). Voit ladata lokitiedoston Excel muodossa omalle tietokoneellesi. Tietojen kerääminen tapahtuu niin että jokaiselle vastaanottajalle lähetetyssä viestissä käytetään yksilöllistä url-osoitetta.

10 Seuranta ja tilaukset 2/2 Tarjoustyökalun käyttöohje 10 Tilaukset Tilaukset välilehdellä näkyvät tarjouspyyntöön liittyvät kopiotilaukset. Esimerkissä tarjoaja Masa Niemi on tilannut tarjouspyyntöasiakirjat ja Kopijyvä Oy:n tulostuslaitoksen työnkulku ilmoittaa asiakirjojen olevan tulostuksessa.

11 -jakelut Tarjoustyökalun käyttöohje 11 Lähetetyt viestit Lähetetyt viestit tallennetaan ja listataan -jakelut välilehdelle. Uusi viesti Aloita valitsemalla Uusi jolloin järjestelmä avaa uuden ikkunan. Kirjoita otsikko ja viesti sekä valitse haluatko liittää viestiin tilauslinkin josta pääsee lataamaan tarjouspyyntödokumentaation. Vastaanottajat välilehdeltä voit ruksia vastaanottajia pois. Kun olet valmis paina Lähetä -nappia.

12 Tarjoukset Tarjoustyökalun käyttöohje 12 Välilehdellä näytetään annetut tarjoukset tarkasteltaviksi, mikäli tarjousten toimittaminen sähköisesti on sallittu. Saat tarjouksen auki klikkaamalla ikonia tarjouksen vasemmalta puolelta. Perustiedot välilehdeltä näet tarjoajan viestin ja yhteystiedot. Tarjoukseen liitetyt dokumentit saat näkyviin Dokumentit välilehdeltä. Kun tarjouspyyntö on päättynyt, yksi tarjous voidaan hyväksyä klikkaamalla hyväksy ikonia.

13 Tarjouspyynnön lisäkirje Tarjoustyökalun käyttöohje 13 Lisäkirjeen lähettämisessä on suositeltavaa luoda uusi tarjouspyyntö samalla nimellä käyttäen lisäkirje mainintaa tarjouspyynnön kohde kentässä. Esim. 002_Elementit_lisäkirje. Voit halutessasi myös muokata tarjouspyyntöä lähettämisen jälkeen. Huomio että mikäli teet muutoksia tiedostoihin, tulee sinun lähettää tarjouspyyntö uudelleen käyttäen Lähetä nappia, jotta muutokset tulevat voimaan! Tässä tapauksessa voit kopioida lisäkirjeelle vastaanottajat kuten sivulla 6, kohdassa Vastaanottajat on neuvottu. Muuten lisäkirjeen luominen tapahtuu samalla tavalla kuin normaalin tarjouspyynnön.

14 Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 1/5 Tarjoustyökalun käyttöohje 14 Tarjouspyyntöön vastaaminen on yksinkertainen kaksi portainen prosessi. Saat järjestelmältä ensimmäisen sähköpostiviestin jossa olevasta linkistä pääset tekemään tarjouspyyntöasiakirjojen tilauksen. Tilauksen yhteydessä täytät omat yhteystietosi. Saat toisen sähköpostiviestin, jossa olevasta linkistä pääset lataamaan tarjouspyyntöasiakirjat omalle tietokoneellesi. Lisäksi voit tilata asiakirjojen liitteenä olevat piirrustustukset, maksajana joko tarjouspyynnön tarjoaja tai sinä.

15 Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 2/5 Tarjoustyökalun käyttöohje 15 Saat sähköpostia osoitteesta joka sisältää tarjouspyynnön. Klikkaa alla olevaa sinisellä tekstillä olevaa linkkiä jonka jälkeen pääset tilaamaan tarjouspyyntöasiakirjat.

16 Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 3/5 Tarjoustyökalun käyttöohje 16 Tilataksesi asiakirjat, täytä kentät täydellisesti ja paina lähetä nappia.

17 Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 4/5 Tarjoustyökalun käyttöohje 17 Saat uuden sähköpostin, jossa on linkki varsinaiseen tarjouspyyntödokumentaatioon. Klikkaa alla olevaa linkkiä.

18 Ohje tarjouspyyntöön vastaaville 5/5 Tarjoustyökalun käyttöohje 18 Halutessasi paperiversiot, ruksita tilaa täppä ja paina tilaa painonappia. Voit myös ladata koko tarjouspyyntödokumentaation itsellesi klikkaamalla lataa uudelleen linkkiä.

19 Muistiinpanoja Tarjoustyökalun käyttöohje 19 Help Center: Ma-Pe: 9:00-16:00 Sähköposti: Puh (1,10 / min)