PATA LASKENTASOVELLUS

Transkriptio

1 LASKENTASOVELLUS Padassa on yleispätevä laskenta-editori, jota voidaan käyttää erilaisiin laskentoihin. Esimerkiksi määrälaskentaan, tarjouslaskentaan, hankintoihin, laskutukseen tai mihin tahansa, missä käsitellään rivejä (ryhmittelyt, summaukset jne.). TIEDUSTELUT Juha Levonen Kaikki tapahtuu yhdellä ikkunalla eli ei tarvitse hyppiä ikkunalta toiselle - ellei välillä käy perustamassa jotain puuttuvaa tietoa, mutta niihinkin pääsee napin painalluksella ja heti takaisin. Ikkuna jakaantuu osioihin, joiden kokoa voi muuttaa. Mitä laskentaa käsitellään (haku, luonti, perustiedot ym.) Vapaasti määriteltävä rakenne, jonka "oksiin" näkyvät rivit kuuluvat Arvojen hakuosio, josta voidaan hakea tieto sen rivin kenttään, jossa ollaan. Listassa on tuoteluettelo kun ollaan nimike-kentässä. Littera-kentässä tulee litterat jne.. Tämä osio muuttuu dynaamisesti aktiivin kentän mukaan. Näkyvillä olevat sarakkeet ovat määriteltävissä ja missä järjestyksessä ne ovat, koska erilaisissa laskelmissa tarvitaan erilaisia kenttiä.

2 LASKENTASOVELLUS - HAKUOSIO JA MUITA LASKENTAKOHTAISIA VÄLILEHTIÄ Mitä laskentaa käsitellään valitaan listalta. Laskennalla on nimi ja muita perustietoja. Täältä pääsee nappulaa klikkaamalla muokkaamaan perustietoja poistumatta laskenta-ikkunalta. Toiminnot-välilehdellä luodaan uusi laskenta. Voidaan myös kopioida pohjaksi jokin olemassaoleva laskenta ja sitten muokata sitä. Asetuksissa on esimerkiksi oletusarvoja uudelle riville, jotka vähentävät näppäilyjä.

3 LASKENTASOVELLUS - RIVIEN HIERARKIA ELI RYHMITTELY Rivejä voi tulla laskelmaan tuhansia, joten ne on hyvä ryhmitellä jotenkin. Tähän on ratkaisuna rivien hierarkia. Hierarkian oksaa klikkaamalla näkyvät aina sen rivit. Optiona saa näkyviin myös klikatun oksan alaoksien rivit. Hierarkia voi olla mitä tahansa. Tätä hierarkiarakennetta hyödynnetään myös mm. raporteissa, joissa saadaan summia rakenteen eri tasoille. Esimerkki hierarkisesta raportista Hierarkian oksalle syötettyjen rivien summa. Oksalle ja sen alaoksille syötettyjen rivien summa. Hierarkiaa ei ole pakko olla, jos ei tarvita. Litteroita voidaan käyttää hierarkiana tai erikseen omana kenttänä rivillä. Hierarkioita voi käydä kätevästi tekemässä/kopioimassa Padan hierarkiaeditorilla. Samaa hierarkiaa voi käyttää useammassa laskennassa.

4 Kun ollaan laskentarivin tietyissä kentissä tässä osiossa näkyy arvoja kuhunkin kenttään. Lista vaihtuu automaattisesti kun mennään toiseen kenttään. Listojen arvot ovat parametroitavissa. Esimerkiksi mitä litteroita siinä on. Tällä ominaisuudella on useita etuja: * Listalta valittu arvo on aina oikein. * Kun yhdellä klikkauksella valitaan nimike (esim. materiaali), tulee sen takaa nimi, yksikkö, hinta ym. riville saman tien. Säästyy näppäilyjä. LASKENTASOVELLUS - ARVOJA LISTOILTA RIVIN KENTTÄÄN YHDELLÄ KLIKKAUKSELLA * Nimikkeisiin voidaan ajaa toimittajien tuotelistoja hintoineen, joten hintoja ei tarvitse etsiä muualta. Toki rivillä voi valmiin hinnan muuttaa jos haluaa. * Muistilistana. Kuka muistaa mitä litteroita, tilejä, kustannuslajeja jne. on käytössä? Listojen arvoja voidaan rajata karkeasti osion vasemmalla puolella. Kun listassa on rivejä, voidaan niistä etsiä tekstiä reaaliaikaisesti. Esim. kun kirjoittaa "ovi", niin listalla näkyvät vain ne rivit, joissa on teksti ovi. Nimikkeisiin voi perustaa mitä tahansa usein tarvittavia nimiä, hintoja jne. Listaa voi vierittää oikealle, jolloin nähdään hinta, toimittaja ym. jo tässä osiossa.

5 LASKENTASOVELLUS - RIVEISTÄ Kuvassa näkyvät sarakkeet ovat tästä esimerkistä. Sarakkeet määritellään laskentatyyppiin ja niitä voi olla erilaisia. Laskennalle valitaan jokin tyyppi ja se osaa hakea mitä sarakkeita tällä laskennalla on. Esimerkkejä mitä sarakkeita rivillä voi olla Nimike,Määrä, Yksikkö, á-hinta, Valuutta, RiviHinta, Projekti, Littera, Kustannuslaji, Rivikuvaus, InfoTeksti (sisäiseen käyttöön), Organisaatio (esim. kustannuspaikka), Partneri (esim. toimittaja), KuvausPartnerille, PartnerinNimikeID, ToimitusaikaVrk, TilausPvm, ToimitusPvm, TarvePvm, ToimitettuPvm, Tag (joka voi olla mitä tahansa), TiliDebet, TiliKredit... Rivien lukumäärä näkyy heti kuten myös mille hierarkian oksalle rivit kuuluvat. Rivien summa näkyy heti, eikä tarvitse mennä alimmalle riville. Rivit voivat olla eri valuutoissa. jotka käsitellään kukin myöhemmin erikseen. (Eri valuuttoja ei lasketa yhteen) Rivejä voi kopioida esimerkiksi toiseen hierarkian haaraan. Rivi voi olla eri tiloissa (nekin on määriteltävissä). Näitä voidaan hyödyntää mm. tekemällä huomiota jos pitää palata riville vielä. Statuksiksi eli tiloiksi voi määritellä vaikka: "Odottaa tarjousta", "Toimitettu" jne... Jos sarakkeen otsikkoteksti on alleviivattu, niin oikealla klikkauksella avautuu pvm-kentissä kalenteri ja tekstikentissä tekstieditori. Pitkät tekstit on mukavampi kirjoittaa kun näkee kaiken heti. Punatekstinen sarake on pakollisesti täytettävä. Keltataustaiset kentät ovat read-onlyja... ja nämäkin ovat määriteltävissä. Rivin laskenta on automaattista. Esim. kun määrää tai á-hintaa muutetaan (ja molemmissa on luku), RiviHinta päivittyy heti. Jos muutetaan RiviHintaa, niin á-hinta muuttuu.

6 LASKENTASOVELLUS - RIVIEN RYHMÄT Usein laskennan jälkeen riveille tehdään jotain. Esimerkiksi osa riveistä menee tarjouspyyntöön, hankintaan toimitetaan tietyt rivit kerralla jne.. Jo laskentavaiheessa voidaan tehdä rivien jakoa eri tarpeisiin yksinkertaisesti ruksaamalla rivi kuuluvaksi johonkin ryhmään. Laskennalle voidaan määritellä mielivaltaisia ryhmiä ja yksi rivi voi kuulua useaan ryhmään. Oikealla kuvassa aktiivilla rivillä on ovi. Se on ruksattu ikkunoiden ja ovien tarjouspyyntöön sekä myöhemmin lastattavaksi konttiin A. Ryhmien valintalista muuttuu riviä vaihdettaessa ja on siis rivikohtainen. Raportille saadaan tulostettua mm. kaikki ryhmät ja mitä rivejä niihin kuuluu. Rivit saadaan myös mm. kopioitua leikepöydälle ja vietyä eteenpäin. Mikäli käytetään yksiselitteisiä nimikkeitä (eli jokaisella on oma tuotenumero tms.), niin tällöin voidaan laskea määrät yhteen eri riveiltä.

7 LASKENTASOVELLUS - PÄÄRAPORTTI Vaikka Padassa on panostettu datan sisäänsyötön helppouteen ja oikeellisuuteen mahdollisimman vähin näppäilyin ja klikkailuin, niin tärkeintä on, että tietoa saadaan helposti ja monipuolisesti hyödynnettyä. Pääraportilla näkyvät laskennan kaikki rivit ja kentät (kuvassa vain osa niistä). Rivejä voi suodattaa minkä tahansa kentän mukaan (kuvassa suodatettu rivit, joiden littera on "Varusteet"). Lisäksi rivit saadaan haluttuun järjestykseen (aakkostus/öökköstys) - vaikkapa rivin tarvepäivän mukaan. Suodatusta hyväksikäyttäen saadaan heti vastaus mm. kysymykseen paljon varusteet maksavat yhteensä. Kaikkien raporttien vastausjoukot (eli rivit) saadaan kopioitua yhdellä klikkauksella leikepöydälle ja sitten liitettyä mihin haluaa. Tag-kenttä on varattu mille tahansa tietotarpeelle, joka yrityksellä on, mutta sille ei löydy sopivaa kenttää muualta. Tässä esimerkissä tagiin on laitettu vastuullinen. Tagit voidaan rakentaa myös hierarkisiksi, niin tällöin niillekin saadaan raportointiin summatasot. Tageja voi käyttää muuallakin Padassa eli ne eivät ole pelkästään laskentaa varten.

8 LASKENTASOVELLUS - RAPORTTEJA HIERARKIOIHIN Laskennan rivit voidaan raportoida eri tavoin. Padassa voidaan rakentaa hierarkia myös litteroille, kustannuslajeille, tageille jne.. Tässä muutama esimerkki. Hierarkian oksalle syötettyjen rivien summa. Oksalle ja sen alaoksille syötettyjen rivien summa. Hyvä raportti antaa informaatiota myös siitä mitä ei ole. Esim. riville ei ole syötetty litteraa. Tällä saadaan "ristiinlaskenta" kohdalleen. 664, ,30 = 40452, , ,22 = 40452,00 65, ,30 = 40452,00

9 LASKENTASOVELLUS - MUITA RAPORTTEJA Laskennan lukuja voidaan hyödyntää myös taloushallinnossa. Esimerkki rahavirroista Jos päiväystä ei ole riville syötetty, voidaan nämä summat laittaa vaikka alkuun. Riville saadaan erilaisia päivämääräkenttiä. Niiden avulla voidaan laskea summat päiväyksille sekä kumulatiiviset luvut ja prosenttiosuudet. Datan voi kopioida leikepöydän kautta esimerkiksi Exceliin ja katsoa parilla klikkauksella sen graafia. (Tämä on vain malli datan hyödyntämisestä. Todellinen rahan meno on esim. toimituspäivä + maksuaika eikä tarvepäivä.) (Excel teki tässä automaattisesti tasakuukausijaon x-akselille, vaikka päiväykset eivät ole tasaisesti jakaantuneet. Päivämäärättömään lukuun annettu ensimmäisen tarvepäivän kuukauden ensimmäinen päivä.)

10 LASKENTASOVELLUS - NIMIKEPAKETIT Nimikepaketilla tarkoitetaan, että yksi yksikkö nimikettä sisältää tietyn määrän muita nimikkeitä. Paketti voi olla vaikka lavuaari osineen ( = pesuallas + hana + tulppa + ketju). Paketteja voidaan käyttää sellaisinaan tai haluttaessa purkaa osiinsa. PAKETTIESIMERKKI 1) Nimikkeiden ylläpidossa määritellään, että neliöön tiiliseinää menee 42 tiiltä, 1.2 kg laastia, 45 min työtä. Näistä tehdään paketti. Paketin hinta voi olla osiensa summa tai sillä voi olla oma hinta. 2) Kun laskennan puolella paketti valitaan, kysytään puretaanko paketti. Jos puretaan, kysytään montako yksikköä tarvitaan. Tässä lasketaan 18 m 2 tiiliseinää. 3) Tämän jälkeen tulee automaattisesti kolme uutta riviä, joita 18 m 2 tiiliseinään tarvitaan. Paketti siis nopeutti laskentaa ja näin saadaan mm. tilattavien tiilien lukumäärä selville.

11 LASKENTASOVELLUS - MUUTA Kaikki nimikkeitä ei tarvitse perustaa esimerkiksi silloin, kun jotain tarvitaan vain kerran. Käytössä voi olla ns. dummy-nimikkeitä, jolloin rivin kuvaukseen kirjoitetaan mistä on kyse. On kuitenkin suositeltavaa, että olisi ainakin muutama erilainen dummy-nimike. Esim. "Muu työ", "Muu materiaali", "Muu vuokra", "Muu puutavara" jne., jotta saataisiin edes jonkinlaista raportointiapua ja lajittelua. Kaikki laskennat tallentuvat samaan paikkaan. Kun yrityksellä alkaa olla useampia laskentoja, voidaan raportoida niistä haluttuja tietoja yhteensä. Esimerkiksi mitä nimikkeitä menee kaikenkaikkiaan eniten. Laskennalle voidaan kehittää jatkoa. Esimerkiksi jos toteumat kirjataan jonnekin, saadaan niitä vertailtua laskelmiin ja näin tietoa laskennan tarkkuudesta. Mitä isompi näyttö on käytössä, sitä enemmän saa tietoja kerralla näkyviin ja työ tehostuu (osioiden kokoja voi muuttaa).