KITTILÄN KUNNAN VIESTINNÄN KEHITTÄMISSUUNNITELMA Mitä on Kittilän kunnan viestintä? Miksi viestinnän kehittämissuunnitelma?...

Transkriptio

1 Vies nnänkehi ämisuunnitelmaja vies ntäsuunnitelma2012

2 SISÄLTÖ KITTILÄN KUNNAN VIESTINNÄN KEHITTÄMISSUUNNITELMA... 2 Mitä on Kittilän kunnan viestintä?... 2 Miksi viestinnän kehittämissuunnitelma?... 2 Viestinnän nykytila ja resurssit... 2 Kanavat ja käytännöt Resurssit ja kehittäminen ja Viestinnän toimintaympäristö Kohderyhmät, keinot ja kanavat... 3 Viestinnän arvot ja tavoitteet... 6 VIESTINTÄSUUNNITELMA Tavoitteet vuodelle Kittilän viestinnän kehittäminen vuonna Toimenpiteet Vuodelle 2013 suunniteltuja viestinnän toimintoja

3 KITTILÄN KUNNAN VIESTINNÄN KEHITTÄMISSUUNNITELMA Mitä on Kittilän kunnan viestintä? Kun puhutaan viestinnästä, se käsittää laajasti kunnan viestinnän ja markkinoinnin. Tässä suunnitelmassa viestinnän osa-alueita ovat sisäinen ja ulkoinen viestintä, markkinointiviestintä ja mainonta. Kunnan viestintä on laajaa, eikä tarkkaa rajanvetoa viestinnän, tiedottamisen tai markkinoinnin välille voi tehdä. Kaikki kunnan viestintä tähtää samoihin päämääriin, parempaan tiedon tarjoamiseen kuntalaisille ja muille sidosryhmille sekä kunnan positiivisen kehityksen tukemiseen. Miksi viestinnän kehittämissuunnitelma? Kittilän kunnan viestintää halutaan parantaa ja lisätä, yhdenmukaistaa ja ohjeistaa. Tämän vuoksi luodaan suunnitelma, jonka mukaan viestintää kehitetään lähivuosina. Voidaan puhua myös viestintästrategiasta. Viestinnän kehittämistä varten määritellään - viestinnän nykytila ja toimintaympäristö, - viestinnän arvot ja tavoitteet, - toimenpiteet sekä - kohderyhmät. Viestinnän kehittämissuunnitelmaa päivitetään jatkuvasti. Lisäksi vuosittain laaditaan viestintäsuunnitelma seuraavalle vuodelle. Viestintäsuunnitelman hyväksyy kunnanhallitus. Kunnan viestintää toteutetaan suunnitelman mukaisesti kunnanjohtajan johdolla. Viestinnän nykytila ja resurssit Kanavat ja käytännöt 2012 Vuosien aikana Kittilän kunnassa on uudistettu kotisivut sekä alettu julkaista kerran kuussa ilmestyvää, joka kotitalouteen jaettavaa kuntatiedotetta. Lisäksi tiedotteita ajankohtaisista asioista on aktiivisesti tuotettu ja lähetetty tiedotusvälineille. Sisäistä viestintää varten on luotu intranet, jonne kootaan ohjeistuksia, lomakkeita, tietoa sisäisistä päätöksistä ja kehittämistyöstä sekä muuta työyhteisöä hyödyttävää tietoa. Omalta osaltaan kunnan yksiköt huolehtivat osastonjohtajien johdolla asiakasviestinnästään ja siitä, että tieto on kunnan verkkosivuilla ajankohtaista ja oikeaa. 2

4 Resurssit ja kehittäminen ja 2012 Laajasti katsottuna käytännön viestinnän työtä tekee lähes jokainen kunnan työntekijä antaessaan tietoa työstään ja kohdatessaan asiakkaita. Kunnan operatiivista viestinnän työtä johtaa kunnanjohtaja. Viestintäassistentin työajasta puolet on osoitettu Kittilän kunnan viestintään. Viestintäassistentin pääasialliset työtehtävät kunnan viestinnässä ovat kunnan kotisivujen päivitys ja kehittäminen, intran päivitys, tiedotteiden laatiminen yhdessä osastonjohtajien kanssa, kuntatiedotteen kokoaminen, ilmoitusten taittaminen. Viestinnän työtä tekevät myös kunnan keskuksen eli neuvontapisteen työntekijä sekä hallinto-osaston toimistovirkailija mm. vastaten kokousten asiakirjojen välittämisestä tiedotusvälineille. Kittilän kunnan viestintää on ryhdytty kehittämään vuoden 2011 alussa. On perustettu viestinnän kehittämisen ryhmä, johon kuuluvat kunnanjohtaja Anna Mäkelä, viestintäassistentti Nina Willman sekä hallinto-osaston toimistosihteeri Teija Toivola-Huttunen ja keskuksenhoitaja Maritta Niska. Kunnan markkinoinnin suunnittelussa mukana ovat kunnanjohtaja, viestintäassistentti, elinkeinojohtaja Katariina Kinnunen ja kulttuurisihteeri Marika Salminen. Kunnanjohtaja ja viestintäassistentti kehittävät viestinnän käytäntöjä yhdessä laatimalla viestinnän kehittämissuunnitelman sekä siihen pohjaavan vuosittaisen viestintäsuunnitelman. Viestinnälle on vuodeksi 2012 varattu budjetti, jonka suuruus on euroa. Budjetin seurannasta vastaa viestintäassistentti. Viestinnän toimintaympäristö Paikalliset tiedotusvälineet julkaisevat aktiivisesti juttuja kunnasta. Kittilälehti, Lapin Kansa, Levin lehdistö (LeviNyt, Levin Sanomat), Lapin Radio. - Tehokas kuntalaisten välinen keskinäisviestintä: kunnan asioista ollaan kiinnostuneita ja niistä keskustellaan vilkkaasti ihmisten kohtaamisissa sekä lehtien mielipidepalstoilla. - Kuntalaisviestinnässä maantieteellisesti ja infrastruktuuriltaan erilaiset alueet: Kunnan keskuspaikka Kittilän kirkonkylä, matkailijavirtoihin ja monipuolisiin palveluihin suuntautunut Levi ja monipuoliset kylät; toiset eläväisiä ja aktiivisia, toiset hyvin staattisia, usein myös asukasmäärältään pieneneviä ja palveluiltaan heikkeneviä. - Suuresti vaihtelevat tekniset ja osaamiseen liittyvät valmiudet viestinnän vastaanottamiseen kunnassa: kaikkialla ei ole toimivaa nettiyhteyttä, siksi perinteiset menetelmät sähköisen viestinnän rinnalla tulee muistaa. Lisäksi valmiudet käyttää tietokonetta ja sähköistä viestintää vaihtelevat suuresti. Kohderyhmät, keinot ja kanavat Yhteistyö- ja kohderyhmät Viestinnän yhteistyöryhmät (näiden kanssa ollaan työhän liittyvässä yhteistyössä) Kunnan henkilöstö, kuntayhtymien henkilöstö, alihankkijat ja tavarantoimittajat, kuntalaiset, 3

5 kunnan luottamushenkilöt, kunnan yhteistyöorganisaatiot alueella ja laajemmin, Levin matkailu, Levi Ski Resort, MediLevi. Viestinnän kohderyhmät (tärkeitä ryhmiä, joiden kanssa ei suoranaisesti tehdä töitä) Tiedotusvälineet, muut kunnat (etenkin lähikunnat), matkailijat, alueen yrittäjät, muiden kuntien kuntalaiset, potentiaaliset (paluu)muuttajat, alueen oppilaitokset, Ely-keskus, aluehallintovirasto Kohderyhmät Keinot Kanavat Toimenpiteet Oma henkilöstö - perehdytys eri osastoista ja työnkuvista - ohjeistukset, työtä helpottava tieto tulee kerätä kirjalliseen muotoon - infotilaisuudet, yhteistapahtumat - intranet - sähköpostit - kuntatiedote - www - intranetin päivitysoikeuksien ja vastuun jakaminen - sähköpostin käyttö sisäisessä tiedotuksessa, sähköpostin ja intranetin keskinäisen suhteen määrittäminen osastoittain Luottamushenkilöt - esityslistat -tiedotteet - kokoukset - keskustelu ja perehdytys kunnan toiminnasta - s-posti - kuntatiedote - www - lehtijutut - kokoukset - esityslistat nettiin, samoin tiedotteet Kuntalaiset - avoin, oikea-aikainen tiedotus - Kuntatiedote - Kittilälehti - kotisivut - kunnan virkamiehet - julisteet, flyerit - facebook (osastojen oma valinta) - mobiilipalvelut - sähköpostilista - esitteet tärkeimmistä palveluista (päivähoito, vanhuspalvelut) - asiakastiedotteet esim. myönnetyistä koulukuljetuksista, koulun alkamisesta jne. - valotaulu kylälle, julisteiden laittopaikat? - Kunnan nettisivujen etusivu uusiksi - käytännön luominen lehdistötiedotteiden ja kotisivutiedotteiden laatimiseksi, kotisivujen täydentäminen - asiakastiedotteiden tarpeen kartoittaminen ja luominen -sähköpostilistojen tms. luominen eri yksikköjen asiakkaille 4

6 Matkailijat - markkinointi - matkailutietoa - parempi yhteistyö Levi infon kanssa - kotisivut -mobiilipalvelut -Levin lehdet (tiedotteilla) - esite - Levin sähköiset infotaulut Yrittäjät - uudet: markkinointi ja tiedotus yritysten sijoittumismahdollisuuksista - nykyiset: tiedotus yrittäjille suunnatuista tapahtumista - Kideven tapahtumat, uutiskirjeet ja sivut - Kideven tietopaketit - kunnan kotisivut -kuntatiedote -Kittilälehti, Levin lehdet -esite - kunnanjohtajan ja muiden virkamiesten pitämät esittelyt yrityksille ja muille vierailijoille Potentiaaliset tulokkaat - kunnan ja sen kylien markkinointi - Kotisivut - Kittilä-esite - Helsingin Sanomat - muutakittilaan.fi - esite - kylien www-sivut - tervetulokirje uusille muuttajille Lehdistö - tutustuminen - perehdytys kunnan toimintaan - yhdessä sovitut tiedottamiskäytännöt - tiedotteet - tapaamiset, infotilaisuudet - haastattelut - toimittajatapaamiset - infotilaisuudet uusille toimittajille - tiedottaminen valmisteluaikataulusta Muut kunnat ja vaikuttajat - näkyvyys maakunnallisissa ja valtakunnan medioissa - positiivisen kuvan antaminen - tiedotteet - www-sivut - liikelahjat - haastattelut - lähetetään säännöllisesti valtakunnallisia tiedotteita - luodaan liikelahjaperhe 5

7 Viestinnän arvot ja tavoitteet Kittilän kunnan viestinnän tavoitteeksi asetetaan, että saavutetaan seuraavat, viestinnälle määritetyt arvot: Kittilän kunnan viestintä on ammattimaista, ennakoivaa, suunnitelmallista, oikea-aikaista, tasapuolista ja tosiasioihin perustuvaa ja kuntalaista kuuntelevaa. Ammattimaista: Viestintä on osa johtamista. Viestintää hoidetaan keskitetysti. Kunnan tiedotteiden sisällön tuottavat tai tarkistavat osastopäälliköt. Viestintä yhtäältä tuo avoimuutta ja läpinäkyvyyttä mutta toisaalta tukee yksilöiden yksityisyydensuojaa. Tiedotteiden tulee olla osastopäällikön hyväksymiä. Kunnan lähettämät tiedotteet ovat aina kunnan omalla tiedotepohjalla. Tiedotuksesta vastaavat kunnanjohtaja ja osastopäälliköt ja apuna toimii viestintäassistentti. Kukin osastopäällikkö kommentoi julkisuudessa vain oman vastuualueensa asioita. Ennakoivaa ja suunnitelmallista: Säännöllisistä ja/tai etukäteen tiedossa olevista tapahtumista ja palveluista tiedotetaan hyvissä ajoin. Viestintä otetaan läpäisyperiaatteella mukaan jo valmisteluun ja päivittäiseen johtamiseen. Oikea-aikaista: Tiedotetaan lähtökohtaisesti silloin kuin päätös on tehty, mutta jos on ennakoitavissa tai jo nähtävissä että asia vaatii tiedotusta ennen päätöstä, siihen ollaan valmiita ja varauduttu. Yleisesti kiinnostavista, merkittävistä asioista tiedotetaan jo valmisteluvaiheessa, jos aikataulu sen sallii. Tasapuolisuus: Otetaan huomioon eri viestintävälineitä käyttävä väestö, siksi tieto tulee tarjota mahdollisimman monta kanavaa kautta. Tosiasioihin perustuvaa: Kunnan tiedotteissa olevat asiat tulee olla viranhaltijoilta (osastopäälliköiden kautta) tarkistettuja faktoja. Kuntalaista kuuntelevaa: Parannetaan kuntalaisten mahdollisuutta tulla kuulluksi kuntalaisia koskevissa asioissa ja päätöksissä. 6

8 VIESTINTÄSUUNNITELMA 2012 Tavoitteet vuodelle 2012 Viestintäsuunnitelmassa listataan ne tavoitteet ja konkreettiset toimenpiteet, joita kunnan viestinnässä toteutetaan vuonna Vuonna 2012 Kittilän kunnan viestintää halutaan parantaa ja lisätä, yhdenmukaistaa ja ohjeistaa. Kittilän halutaan näkyvän paikallisissa ja valtakunnallisissa medioissa positiivisessa tai neutraalissa yhteydessä. Kuntalaisten mahdollisuuksia tulla kuulluksi kehitetään. Kittilän viestinnän kehittäminen vuonna 2012 Vuodelle 2012 kiireellisimmäksi viestintäsuunnitelmaan asetetaan Kittilän kotisivujen kehittäminen, Kittilän kuntaesitteen tekeminen, palveluesitteet tiedotteiden laatiminen, kuntalaisten kuulluksi tulemisen ja vaikuttamisen mahdollisuuksien parantaminen, henkilökunnan kouluttaminen ja yhteiset käytännöt ja liikelahjojen hankkiminen. Sen jälkeen kiireellisyysjärjestyksessä tulee graafisten ohjeistuksen järkevöittäminen ja arkityöhän tuominen sekä ohjeistettu käyttöönotto ja viestinnän materiaalien tilaaminen. Toimenpiteet Kittilän kotisivujen kehittäminen: Etusivulle luodaan ykkösjuttu-käytäntö. Ykkösjuttu on jokin ajankohtainen asia tai tapahtuma, josta tehdään kuvallinen juttu sivujen keskelle ylälaitaan (nykyisen kunnan perusesittelytekstin tilalle). Kotisivuille tuotetaan tiivistetysti käännökset vähintään englanniksi ja ruotsiksi, mahdollisuuksien mukaan muillakin kielillä. 2. Kittilän kuntaesitteen tekeminen: Kuntaesite toteutetaan kevyenä nitomattomana versiona (esimerkiksi taiteltuna haitarina, koko esimerkiksi 15x15 cm), jolloin se on edullinen painattaa ja sitä voidaan jakaa runsaasti. Esitteessä on kunnan yleisesittely ja se on kohdistettu vierailijoille, matkailijoille, muuttajille. Esitteen tavoiteaikataulu on syksy Lisäksi tuotetaan palveluesitteitä kunnan eri palveluista. 3. Tiedotteet: Tiedotteita julkaistaan edelleen tarpeen mukaan, tavoitteena on, että tiedotettavaa asiaa on vähintään keskimäärin yhden tiedotteen verran kuukaudessa. Kuntatiedotteen kokoamista ja julkaisua jatketaan edelleen kerran kuussa (poikkeuksena lomakuukausi heinäkuu 7

9 myös vuoden julkaisutarve vaihteessa katsotaan tilanteen mukaan). Osastopäälliköt tarkistavat oman osuutensa. 4. Kuntalaisten kuulluksi tulemisen ja vaikuttamisen mahdollisuuksien parantaminen: luodaan kotisivuille osio Kuntalainen vaikuttajana. Kuntalaisille järjestetään www-sivujen ja paperilomakkeen kautta kaksi kuntalaiskyselyä ajankohtaisista aiheista vuonna Lisäksi tehdään vuoden lopussa viestintäkysely. Yleisötilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan, vähintään kaksi tilaisuutta vuonna 2012, joista toinen on kunnanjohtajan talousarviokatsaus. Henkilöstölle, luottamusmiehille ja lehdistölle järjestetään tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan tiedotustilaisuuksia. Otetaan selvää kunnan Facebook-sivun luomisesta. 5. Henkilökunnan kouluttaminen: Uusista käytännöistä järjestetään koulutusta esimiehille. Kotisivujen ja intran päivittämisestä järjestetään koulutusta henkilökunnalle. Viestintäassistentti kouluttautuu kuntaviestinnän täsmäkoulutuksella. Luodaan yhtenäiset käytännöt kokouslistojen ja -pöytäkirjojen sähköiseen julkaisemiseen ja tiedotetaan niistä henkilökunnalle. 6. Liikelahjat: Kittilä-postikortteja tilataan mahdollisimman pian. Lisäksi on tilattu laudeliinoja, pelikortteja, kasseja, pastilleja ja erityisesti kulttuuritoimen käyttöön taidekeramiikkaa. Kun ulkoasu uudistetaan, luodaan visuaalisesti yhteneväinen liikelahjaperhe (niiltä osin kuin se on mahdollista). 7. Graafinen ohjeistus: graafista ohjeistusta täsmennetään niin, että sen käyttöönotto on jokaisen helppo ottaa osaksi omaa työtä. Muokattu ohjeistus viedään kunnanhallitukseen. 8. Visuaalisen ilmeen yhdenmukaistaminen: osastoille tilataan osastonjohtajien suunnitelman mukaisesti kunnan visuaalista ilmettä noudattavat käyntikortit. Kaikki toimistotarvikkeet, kuten kynät, lehtiöt ja kirjekuoret noudattavat samaa linjaa. Myös muissa esineissä pyritään yhtenäiseen visuaaliseen ilmeeseen. 9. Mediajulkisuus: mediajulkisuutta seurataan, kunnanjohtaja / Kauppalehti, Helsingin Sanomat, viestintäassistentti / Kittilälehti, Lapin Kansa). Kunnan lähettämien tiedotteiden läpimenoa seurataan systemaattisesti. 10. Viestinnän resurssien tehokkaampi käyttö: Vakiinnutetaan viestintätyöryhmän työskentely. Otetaan viestinnän harjoittelija / kesätyöntekijä avuksi päivittäisviestintään (sivujen päivitys, käännösten syöttö yms. esimerkiksi 1-3 kk). Vapautetaan resursseja viestinnän projekteihin. Henkilökunnan kouluttaminen (kts. kohta 4), kotisivujen ja intranetin käyttäjätunnukset ja käyttökoulutus toimistosihteereille. Vuodelle 2013 suunniteltuja viestinnän toimintoja - Kriisiviestinnän ohjeiden tarkistaminen ja päivittäminen, toimintasapluuna - Kotisivujen käyttäjäkysely, kun uudet sivujen uudistukset ovat valmiit - Kirje uusille kuntalaisille - Ohjeet sähköiseen viestintään ja tietoturvaan Kittilässä Anna Mäkelä, kunnanjohtaja Nina Willman, viestintäassistentti 8

10