Itä Suomen yliopiston ylioppilaskunta. Viestintästrategia

Transkriptio

1 VIESTINTÄSTRATEGIA Itä Suomen yliopiston ylioppilaskunta Viestintästrategia Suvantokatu 6, Joensuu PL 1627 (Yliopistonranta 3), KUOPIO PL 86 (Kuninkaankartanonkatu 5), SAVONLINNA

2 Viestintästrategia Yleistä Itä Suomen yliopiston ylioppilaskunnan viestintästrategia ohjaa ylioppilaskunnan sisäisen, ulkoisen ja jäsenviestinnän sekä yhteisökuvan toteuttamista ja kehittämistä. Viestintästrategian lähtökohtana ovat ISYY:n kokonaisstrategia ja tavoitteet, lisäksi viestintästrategiaa ohjaavat mm. ISYY:n asema julkisyhteisönä sekä viestintää säätelevä lainsäädäntö. Viestintästrategiassa määritellään viestinnän tavoitteet, peruslinjat ja painopistealueet, suunta johon kaikilla viestintätoimenpiteillä pyritään. Viestintästrategia viedään käytäntöön erikseen laadittavalla viestintäohjeistuksella ja sen toteuttamisella koko organisaatiossa. Tämä viestintästrategia päivitetään vähintään kahden vuoden välein tai ISYY:n strategian uusimisen yhteydessä. Viestintästrategian tavoitteena on saada toimiva viestintä luontevaksi osaksi ISYY:n toimintaa. Sisäinen Viestintä 1. Jäsenviestintä Jäsenviestintä on ylioppilaskunnan toimielinten viestintää ja tiedotusta jäsenistölle. Jäsenille suuntautuvalla viestinnällä pyritään huolehtimaan myös edunvalvonnasta. Jäsenviestintään kuuluu kaksisuuntaisuus. Ylioppilaskunnan toimielimet kuuntelevat jäsenistöään mm. tarjoten kanavia palautteen antamiseen. 2. Organisaatioviestintä Organisaation sisäistä viestintää on ISYY:n eri toimijoiden (edustajisto, hallitus, kampusvaliokunta, henkilökunta, sektorit, jaostot ja kerhot) välinen viestintä. Viestintä on aina vuorovaikutteista ja informaation tulee kulkea ISYY:n eri toimielinten ja jäsenistön välillä ongelmitta. Ulkoinen viestintä ISYY:n ulkoiseen viestintään kuuluu ylioppilaskunnan ulkoisille sidosryhmille tiedottaminen. Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat Itä Suomen yliopisto, Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kaupungit, Suomen ylioppilaskuntien liitto sekä muut sidosryhmät. Mediaviestintä hoidetaan pääsääntöisesti tiedotteilla ja haastatteluihin vastaamalla. Tiedotustilaisuuksia järjestetään tarpeen vaatiessa. Viestinnän tavoitteet ja tehtävät Tavoitteet 1. ISYY:n viestinnän tarkoituksena on tukea toiminnan menestyksellistä järjestämistä ja edunvalvontaa. 2. Viestinnällä pyritään ISYY:n tunnettuuden ja positiivisen imagon lisäämiseen jäsenistön, opiskelijoiden ja yhteistyökumppaneiden keskuudessa niin alueellisesti kuin valtakunnallisestikin. Sivu 2 / 5

3 Tehtävät 1. ISYY:n kokonaisstrategian päämäärien ja tavoitteiden sekä toimintasuunnitelman toteuttaminen 2.Opiskelijoiden hyvinvoinnin edistäminen ja ylioppilaskuntatietoisuuden lisääminen jäsenistön keskuudessa 3.ISYY:n jäsenten vaikutusmahdollisuuksien edistäminen 4.Tiedon jakaminen ja välittäminen sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille 5.ISYY:n yhteisökuvan ylläpitäminen, rakentaminen ja vahvistaminen sekä visuaalisen ilmeen luominen ja tunnetuksi tekeminen 6. Ylioppilaskunnan toimielinten kansainvälistymisen tukeminen Viestinnän periaatteet Kaikessa viestinnässä noudatetaan seuraavia perusperiaatteita: 1.Avoimuus Viestintämyönteisyys Palvelualttius ja myönteinen suhtautuminen kaikkiin tiedon tarvitsijoihin Myös ongelmallisista asioista viestitään avoimesti ja rehellisesti Avoimuudella pyritään lisäämään jäsenistön, median ja muiden tahojen tietoisuutta ylioppilaskunnasta ja luottamusta ylioppilaskuntaa kohtaan 2.Nopeus ja laatu Viestintätarpeeseen vastataan nopeasti tiedotteella ja tarvittaessa tiedotustilaisuudella Kaikissa, myös kiireisissä viestintätilanteissa keskeistä on viestinnän laatu Tapahtumista tiedotetaan jäsenistölle, kohdeyleisölle sekä tarvittaessa medialle hyvissä ajoin ennen tapahtumaa Ylioppilaskunnan toimintaan ja työhön kuuluva julkinen tieto on kaikkien keskeisten tarvitsijoiden (edustajiston, hallituksen, työntekijöiden ja jäsenten) helposti saatavilla 3.Luotettavuus Viestinnän tulee olla luotettavaa ja totuudenmukaista sekä vastata mahdolliseen tiedontarpeeseen ISYY:n viralliset kannanotot ja lausunnot allekirjoittavat aina hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja pääsihteeri, kaksi yhdessä Sivu 3 / 5

4 4.Tasapuolisuus Kaikille sidosryhmille annetaan tasapuolinen mahdollisuus yhtäläisen tiedon saantiin tiedotettavasta asiasta Medialle tiedotettaessa pyritään samanaikaisuuteen Jäsenistölle eri kampuksilla pyritään tiedottamaan samanaikaisesti, kuitenkin ennen mediaa ja muita sidosryhmiä 5.Ymmärrettävyys Viestinnässä pyritään selkeyteen ja vältetään erityisalojen sanastoa Viestintä ja informaatiomateriaalit tehdään niin pitkälle yhtenäisiksi ulkoasultaan kuin se on mahdollista Viestinnän määrän tulee pysyä asiallisella tasolla, jotta sitä on helppo seurata 6.Kaksisuuntaisuus Jäsenistön ja muiden tahojen viestintätarpeet sekä kehitysideat otetaan huomioon Viestinnästä voi antaa palautetta hallituksen viestintävastaavalle, joka esittelee saamansa palautteen ylioppilaskunnan hallitukselle. Hallitus päättää jatkotoimenpiteistä. 7.Kansainvälisyys Yliopiston ja ylioppilaskunnan jatkuva kansainvälistyminen otetaan huomioon viestinnässä. Erityisesti vaihto opiskelijoita ja kansainvälisiä tutkinto opiskelijoita koskevista asioista tiedotetaan englanniksi. Viestintätehtävät ISYY:n viestintätehtävien parissa toimivat kokoontuvat tarpeen mukaan koulutuksiin ja tapaamisiin. Tapaamisissa käydään läpi ylioppilaskunnan tiedotuksen sen hetkistä tilannetta ja kehittämistarpeita. Viestintästrategia ja ohjeistus tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään vähintään kahden (2) vuoden välein tai strategian uusimisen yhteydessä. Viestintätoiminnan keskeisin periaate on että ensin tiedotetaan sisäisesti jäsenille ja toimijoille ja sitten ulkoisesti muille sidosryhmille. Ylioppilaskunnan viestintään osallistuu omalta osaltaan myös ylioppilaslehti Uljas. Se mm. kannustaa jäsenistöä yleisistä asioista käytävään keskusteluun. Itä Suomen yliopiston ylioppilaskunnan (ISYY) viestintää hoitavat ylioppilaskunnan hallituksen jäsenet ja työntekijät sekä edustajiston puheenjohtaja, jokainen oman sektorinsa osalta. Päävastuun päivittäisestä jäsenistölle suuntautuvasta viestinnästä kantaa järjestösihteeri ja vapaa aikasihteeri. Pääsihteeri huolehtii sisäisen ja ulkoisen viestinnän toimivuudesta. Medialle tiedottamisesta vastaavat pääsääntöisesti hallituksen puheenjohtaja ja pääsihteeri. Hallituksen viestintävastaava valvoo viestintästrategian toteutumista ja viestintäohjeistuksesta tiedottamisesta sekä ja osallistuu viestintään ja sen kehittämiseen. Sivu 4 / 5

5 Jos jokin ylioppilaskunnan toimielin aikoo ottaa kantaa julkisesti ylioppilaskunnan nimissä, on kannanotto hyväksytettävä ylioppilaskunnan hallituksella. Esiintyminen ylioppilaskunnan nimissä, vaatii ylioppilaskunnan hallituksen luvan. Jaostot ja kerhot hoitavat oman sisäisen viestintänsä itsenäisesti. Tapahtumista ja tärkeimmistä asioista tiedotetaan järjestö ja vapaa aikasihteereitä sekä asiaa koskevan kampuksen kampusvaliokuntaa. Kampusvaliokunta valvoo kampuksen jaostojen ja kerhojen tiedotusta sekä tiedottaa kampuksensa tapahtumista hallitukselle. Jaostojen, kerhojen ja kampusvaliokunnan ulkoisen viestinnän osalta noudatetaan näiden perusperiaatteiden kohtaa 2. Julkiseen keskusteluun osallistutaan tarvittaessa silloin, kun käsiteltävä asia koskettaa ISYY:n toimintaa tai sen edustamaa jäsenistöä. Keskusteluun osallistuminen ja kommentointi harkitaan tapauskohtaisesti. Päätöksen keskusteluun osallistumisesta tekee ylioppilaskunnan hallitus. Erityistilanneviestintä Erityistilanteissa jatkuvasti saatavilla olevan, luotettavan ja ajantasaisen tiedon tarve korostuu. Erityistilanneviestintää edellyttäviä poikkeusoloja voivat olla esimerkiksi ylioppilaskunnan toimintaan, henkilöihin, tietoturvallisuuteen tai tapaturmiin ja onnettomuuksiin liittyvät tilanteet. Erityistilanteissa: Hallituksen puheenjohtaja (tai varapuheenjohtaja) ja pääsihteeri johtavat viestintää, tai edustajiston puheenjohtaja ja hallituksen tiedotusvastaava, mikäli edellä mainitut ovat estyneitä. ISYY:n hallitus kutsutaan koolle tarpeen vaatiessa. Tiedotusta tehostetaan tiedontarpeen kasvaessa. Viestinnän nopeuteen ja täsmällisyyteen kiinnitetään erityistä huomiota. Kriisistä tiedotetaan mahdollisuuksien mukaan ylioppilaskunnan toimijoille ja jäsenistölle ennen tiedon päästämistä mediaan. Ylioppilaskunta tekee tarvittaessa tiedottamisessa yhteistyötä yliopiston kanssa, koska näillä kahdella taholla on yhteiset jäsenet. Hyväksytty edustajiston kokouksessa Sivu 5 / 5