FC WILD Seuran viestintäsuunnitelma Viestintävaliokunta

Transkriptio

1 FC WILD Seuran viestintäsuunnitelma Viestintävaliokunta

2 Sisältö Viestinnän nykytila Viestinnän tavoitteet Viestinnän osapuolet Viestinnän foorumit ja kanavat Viestinnän vuosikello Viestinnän mittarit Tulevat toimenpiteet

3 Viestinnän nykytilan arviointi 1 (2) Kevään 2013 kyselyn tulosten mukaan 76 % vastaajista on jokseenkin tai täysin tyytyväisiä seuran tiedottamiseen. Noin 21% on eri mieltä. 92 % sanoo löytävänsä nettisivuilta tarvittavan tiedon. 47 % käy siellä viikottain, 22 % satunnaisesti ja 21 % kerran kuussa. Tietoa seuran toiminnasta saadaan eniten sähköpostitse (33 %), nettisivuilta (32 %) ja seuran toimihenkilöltä (23 %).

4 Viestinnän nykytilan arviointi 2 (2) Avoimien vastausten perusteella seuran johdolta toivotaan selkeästi avoimempaa viestintää seuran ja johdon toiminnasta ja siitä, mitä jäsenmaksulla saa, avoin viestintä lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta seuran jäsenien kesken ja luottamusta johtoa kohtaan ei riitä, että tietoa julkaistaan nettisivuilla vaan sitä pitäisi myös jakaa aktiivisemmin jäsenistölle Nettisivuilla satunnaisesti tai kerran kuussa kävijöiden määrä on varsin suuri (43 %) kenttähankkeesta olisi toivottu enemmän ajankohtaista tietoa käytettyjen varusteiden myyntikanavaa pitäisi kehittää

5 Viestinnän tavoitteet Avoimuuden lisääminen Uusien viestintäfoorumeiden käyttöönotto nettisivujen tueksi ja tiedon perillemenon tehostaminen Jäsenistön kannustaminen aktiivisuuteen eri foorumeilla ja sitä kautta yhteisöllisyyden lisääminen

6 Viestinnän osapuolet Sisäiset Ulkoiset Potentiaaliset jäsenet Palloliitto + Uudenmaan piiri Paikallismedia Kyläläiset Kirkkonummen kunta Veikkolan koulut Naapuriseurat Yhteistyökump panit

7 Viestinnän foorumit ja kanavat

8 Virtuaaliset foorumit nyt Nimenhuuto Sähköposti Mihin tarkoitukseen? Kenelle? Seuran ja joukkueiden esittelyt, uutisointi, materiaalipankki Koko jäsenistölle sekä kaikille seuran toiminnasta kiinnostuneille Tapahtumien hallinnointi, joukkueiden oma viestintäforum Joukkueiden pelaajille, pelaajien perheille ja toimihenkilöille Vastuuhenkilöt? Toiminnanjohtaja Joukkueiden toimihenkilöt Tuula tekee ohjeistuksen Nimenhuudon lisänä viesteissä ja mainoksissa, joissa on mm. liite. Toimihenkilöiden välinen viestintä joukkueissa. Koko jäsenistölle Toiminnanjohtaja ja joukkueiden toimihenkilöt Tuula tekee ohjeistuksen

9 Uusia sosiaalisia foorumeita Mihin tarkoitukseen? Facebook YouTube Blogi Uutisten jakamiseen, keskusteluun, seuran markkinoimiseen, varustekirppiksen hallinnoimiseen sekä yhteisöllisyyden lisäämiseen Johtokunnan kokousten päätösten viestimiseen, tärkeiden asioiden esille nostamiseen, seuran markkinoimiseen, yhteisöllisyyden lisäämiseen Seuran toimihenkilöiden esittelyyn ja tutustumisen madaltamiseen, osaamisen jakamiseen, yhteisöllisyyden lisäämiseen Kenelle? 13-vuotta täyttäneille jäsenille ja nuorempien jäsenien vanhemmille sekä kaikille seuran toiminnasta kiinnostuneille Koko jäsenistölle Vastuuhenkilöt? Toimitus (3-5 hlöä) Nimetään käyttöönoton yhteydessä Koko jäsenistölle Toimitus (3-5 hlöä)

10 Keskustelufoorumit 1 (2) Mihin tarkoitukseen? Kevät- ja syyskokous Jäsenistö antaa hyväksynnän johtokunnan suunnitelmille, budjetille ja kertomuksille Kevät- ja joulujuhla Yhteisöllisyyden lisäämiseen, pelaajien ja toimihenkilöiden palkitsemiseen Johtokunnan kokoukset Seuran operatiivisien toimintojen seuranta ja toteutus Kenelle? Koko jäsenistölle Koko jäsenistölle Johtokunnan jäsenille Valiokuntien kokoukset Seuran toiminnan kehittämiseen Valiokuntien jäsenille Milloin? 2 x vuosi 2 x vuosi 1 x kuukausi Tarpeen mukaan Vastuuhenkilö? Toiminnanjohtaja ja sihteeri Toiminnanjohtaja ja sihteeri Miten kutsutaan? ja Nimenhuuto Miten viestitään keskusteluista ja päätöksistä? Toimintasuunnitel ma ja -kertomus > Uutinen ja kuvia > Toiminnanjohtaja ja sihteeri Sovitaan kalenterivuodeksi PJ vastaa viestinnästä ja FBstatuksesta Valiokuntien puheenjohtajat Sovitaan tarpeen mukaan Johtokunnalle valiokuntien asiat kuukausittain

11 Keskustelufoorumit 2 (2) Mihin tarkoitukseen? JoJo-kokoukset Valmentajaforum Koulutukset Joukkueiden omat kokoukset Tiedon ja ohjeistuksien jakaminen, keskustelua ohjeistuksista Tiedon jakaminen valmennukseen liittyvistä asioista Seuran toimihenkilöiden kouluttamiseen Kenelle? JoJoille ja RaHoille Valmentajille Seuran toimihenkilöille Joukkueiden toiminnan hallinnoimiseen Joukkueiden toimihenkilöille ja pelaajien perheille Milloin? 1 x kuukausi 2 x vuosi Tarpeen mukaan Tarpeen mukaan Vastuuhenkilö? Seuran sihteeri Toiminnanjohtaja ja valmennuspäällikkö Miten kutsutaan? Miten viestitään keskusteluista ja päätöksistä? Sovitaan kalenterivuodeksi Pöytäkirja jäsenhuoneessa Sähköpostilla Mahdollista materiaalia jäsenhuoneessa Toiminnanjohtaja + sihteeri Ilmoittautuminen netissä JoJo Nimenhuuto ja/tai sähköposti --- Pöytäkirja pelaajien vanhemmille

12 Painetut kanavat Kylänraitti Kirkkonummen Sanomat Länsiväylä Mihin tarkoitukseen? Seuran ja joukkueiden markkinoimiseen, ajankohtaisten asioiden uutisoimiseen, kyläyhteisöllisyyden lisäämiseen Seuran ja joukkueiden markkinoimiseen, ajankohtaisten asioiden uutisoimiseen, kuntayhteisöllisyyden lisäämiseen Seuran ja joukkueiden markkinoimiseen, ajankohtaisten asioiden uutisoimiseen Kenelle? Seuran nykyiselle ja potentiaaliselle jäsenistölle sekä kaikille kylän asukkaille Seuran nykyiselle ja potentiaaliselle jäsenistölle, naapuriseurojen jäsenistölle, Kirkkonummen kunnan asukkaille Seuran nykyiselle jäsenistölle, naapuriseurojen jäsenistölle, Espoon kunnan asukkaille Vastuuhenkilöt? Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtaja

13 Viestinnän vuosikello Lisätään sarake, jossa kerrotaan, miten ja missä tapahtumasta viestitään (esim. pöytäkirjat) Lisätään vuosikelloon myös viestinnällisiä tapahtumia, esim. blogipostaukset, jutut paikallismedioihin ennen tai jälkeen jonkun ison tapahtuman Mietitään, voisiko tapahtumakalenteria hallinnoida Nimenhuudossa nykyisen sijasta? Edut: hyvät toiminnallisuudet, oman joukkueen tunnuksiin voi yhdistää seuran kalenterin, synkkaus esim. henkilökohtaiseen kalenteriin helppoa, näkee osallistujat, Nimenhuuto tiheämmässä käytössä

14 Viestinnän mittarit Tyytyväisyyskyselyn tulokset kerran vuodessa. Raportointi johtokunnan kokouksissa. Google Analyticsin kytkeminen -sivustoon ja sen seuraaminen kuukausittain. Raportointi johtokunnan kokouksissa. Uusien sosiaalisten foorumien kävijämäärien seuraaminen kuukausittain. Raportointi johtokunnan kokouksissa. Julkaistujen juttujen määrä paikallismedioissa. Raportointi johtokunnan kokouksissa puolivuosittain.

15 Tulevat toimenpiteet Päivämäärä Toimenpide Viestintävaliokunnan kokous: Esityksen viimeistely; Suunnitelma viestintävaliokunnan kokoonpanon ja kevään suunnitelmien viestimisestä jäsenistölle Esityksen läpikäyminen ja palautteen kerääminen JoJo-kokouksessa Esityksen läpikäyminen ja palautteen kerääminen johtokunnan kokouksessa Esityksen läpikäyminen ja palautteen kerääminen valmentajien kokouksessa klo 8.30 Viestintävaliokunnan kokous: Tilaisuuksissa esille nostettujen palautteiden ja toimenpiteiden listaaminen ja aikatauluttaminen; Kokonaisuuden julkaisemisen ja lanseerauksen suunnittelu Sosiaalisen median koulutus johtokunnan jäsenille Kokonaisuuden esittely johtokunnalle Huhti-toukokuu Suunnitelman mukaisten asioiden toimeenpanoa

16 Etusivu Vahingon sattuessa Viestintä Nettisivuille uusi osio: Tavoitteet (TK) Osapuolet (TK) Foorumit ja kanavat (TK) Viestintä Väliotsikot sivulla: Virtuaaliset foorumit, Sosiaaliset foorumit, Keskustelufoorumit, Painetut kanavat (TK) Blogi (PD) Joukkueiden viestintä (TT ja TK) Alaotsikot sivulla: Sähköposti, Nimenhuuto, Joukkuehuoneet Mittarit (TK) Yhteistyökumppanit