SoTen ja Saarikan viestintästrategia ja -suunnitelma vuodelle 2016

Transkriptio

1 SoTen ja Saarikan viestintästrategia ja -suunnitelma vuodelle 2016

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 2 2 VIESTINNÄN TAVOITTEET 2 3 KOHDERYHMÄT 3 4 VIESTINTÄTAVAT JA -VÄLINEET 3 5 PALAUTEJÄRJESTELMÄ 4 6 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA RESURSSIT 4 7 SOSIAALISEN MEDIAN OHJEET 5 8 POIKKEUSOLOJEN TIEDOTUSTOIMINTA 5 9 TULOSTEN SEURANTA 5 10 TOIMENPITEET STRATEGIAN TOTEUTTAMISEKSI VUONNA Viestintä päättäjille Viestintä kuntalaisille Viestintä henkilöstölle Viestintä tiedotusvälineille Palautejärjestelmä Viestinnän organisointi ja resurssit Poikkeusolojen tiedotustoiminta 7 1 1

3 JOHDANTO Tässä viestintästrategia ja ohjeet vuodelle asiakirjassa määritellään SoTen ja Saarikan viestinnän yleiset periaatteet ja niihin liittyvät vastuut. Kuntayhtymän viestinnän tehtävänä on välittää kuntalaisille ja jäsenkunnille tietoa kuntayhtymän päätöksenteosta, toiminnasta ja kuntayhtymän järjestämistä palveluista. Kuntayhtymän viestintä perustuu muun muassa kuntalakiin, hallintolakiin ja julkisuuslainsäädäntöön. Saarikan viestintä perustuu yhtymähallituksen vahvistamiin linjauksiin. 2 VIESTINNÄN TAVOITTEET SoTen ja Saarikan viestintä järjestetään niin, että se vahvistaa SoTen ja Saarikan myönteistä julkisuuskuvaa ja ylläpitää alueen väestön ja jäsenkuntien sekä alueella toimivien yritysten ja muiden yhteistyötahojen luottamusta SoTea ja Saarikkaa kohtaan. Ulkoisen viestinnän keskeisin tavoite on huolehtia siitä, että alueen väestöllä on aina oikeat ja reaaliaikaiset tiedot SoTen ja Saarikan kulloinkin tarjoamista palveluista, palveluiden saavutettavuudesta, palveluiden myöntämisperusteista, hinnoista ja niihin liittyvistä toimintakäytännöistä. Ulkoisella viestinnällä ylläpidetään ja vahvistetaan SoTen ja Saarikan mainetta luotettavana ja ammattitaitoisena palveluiden tarjoajana sekä alansa parhaana työnantajana. Viestinnällä myös tuetaan alueen väestön valmiuksia omasta ja läheistensä hyvinvoinnista ja terveydestä huolehtimiseen ja kannustetaan osallistumaan palvelujen kehittämiseen. Sisäisen viestinnän tavoitteena on yhteishengen sekä luottamuksellisen ilmapiirin ylläpitäminen luottamushenkilöiden, johtavien viranhaltijoiden ja henkilöstön kesken. Sisäisellä viestinnällä kannustetaan henkilöstöä ja luottamushenkilöitä avoimuuteen, ottamaan osaa keskusteluun ja tuomaan esille monipuolisia näkökantoja. Sisäisen viestinnän ansiosta luottamushenkilöt ja Saarikan henkilöstö tietävät SoTen ja Saarikan kokonaistilanteen, tulevaisuuden suunnitelmat ja miten mahdollisesti tapahtuvat muutokset vaikuttavat itse kunkin omaan asemaan, työhön ja tulevaisuuteen. Tiedotusvälineille suunnattu viestintä on tasapuolista ja aloitteellista. Tiedottaminen on jatkuvaa ja johdonmukaista. Päätöksistä ja valmisteilla olevista asioista tiedotetaan suunnitelmallisesti. Tiedotusvälineiden kautta tapahtuvaa tiedottamista, ilmoittelua ja kuulutuksia kehitetään kuntalaisten mielenkiintoa herättäväksi. 2

4 3 KOHDERYHMÄT Ulkoisia kohderyhmiä ovat mm: alueen asukkaat jäsenkunnat alueella toimivat yritykset ja järjestöt valtion päättäjät ja viranomaiset vapaa-ajan asukkaat matkailijat Sisäisiä kohderyhmiä ovat: henkilöstö luottamushenkilöt Tiedotusvälineet ja muut viestinnän yhteistyökumppanit 4 VIESTINTÄTAVAT JA -VÄLINEET SoTen ja Saarikan viestintavat ja välineet valitaan tiedottamisen kohderyhmien mukaan. Ulkoisen viestinnän tapoja ovat mm: tiedotteet palveluiden ja niihin liittyvien toimintakäytäntöjen esittelyt kunnittaiset alueen asukkaille ja luottamushenkilöille tarpeen mukaan järjestettävät keskustelu- ja tiedotustilaisuudet kuntien alueella järjestettäviin tapahtumiin (mm. markkinat) osallistuminen Ulkoisen viestinnän välineitä ovat mm: www-sivut sosiaalinen media sähköposti paikallislehdet maakuntalehti kuntien tiedotuslehdet ilmoitustaulut radio ja TV (maakunta) paikallisradiot kotiin jaettavat tiedotteet ja esitteet Sisäisiä henkilöstöviestinnän tapoja ovat mm: kokoukset ja palaverit tiedotus- ja keskustelutilaisuudet kehityskeskustelut uusien työntekijöiden perehdyttäminen 3

5 Sisäisen viestinnän välineitä ovat mm: intranet sähköposti henkilöstölehti blogit yksiköiden ilmoitustauluille kiinnitettävä tiedotteet Luottamushenkilöstön viestinnän tapoja ovat mm: kokoukset ja palaverit koulutus-, tiedotus- ja keskustelutilaisuudet infot ja kyselytunnit seminaarit ja iltakoulut Markkinointiviestinnän keinoja ovat mm: lehtimainonta kesätapahtumat messut henkilökohtainen suhdetoiminta markkinointiesitteet 5 PALAUTEJÄRJESTELMÄ SoTe ja Saarikka ottavat vastaan palautetta. Kaikki palautteet käsitellään ja käsittelyn yhteydessä päätetään mahdollisista palautteeseen liittyvistä toimenpiteistä. Palautteen antajalle annetaan välittömästi tieto palautteen vastaanottamisesta ja erikseen palautteen käsittelystä ja siihen mahdollisista liittyvistä toimenpiteistä sekä päätöksistä. Sisäisiä palautekeinoja ovat kehityskeskustelut ja muut henkilökohtaiset tapaamiset, johdonkatselmukset, kokoukset ja palaverit. Henkilöstöllä tulee olla myös mahdollisuus antaa palautetta anonyyminä. Ulkoista palautetta kerätään henkilökohtaisista yhteydenotoista, tiedotusvälineistä, tilastoista, kyselyistä ja eri tilaisuuksista. Palveluiden käyttäjiltä kerätään palautetta yksiköihin sijoitetuilla/kierrätettävillä palautteenantolaitteilla sekä palvelukohtaisilla NPS-kyselyillä ja laajemmilla asiakastyytyväisyyskyselyillä. 6 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA RESURSSIT Koko SoTen viestinnän johtamisesta ja valvonnasta vastaa yhtymähallitus. Viestinnän käytännön toteuttamisesta vastaa kuntayhtymänjohtaja, joka voi jakaa viestintävastuuta edelleen henkilöstölle. 4

6 Saarikan osalta viestinnästä vastaa johtokunta ja viestinnän käytännön toteuttamisesta liikelaitoksen johtaja. Saarikan palvelu- ja vastuualueet vastaavat omasta viestinnästään, tiedottamisestaan ja palvelumarkkinoinnistaan tämän asiakirjan sekä johtokunnan ja liikelaitoksen johtajan vahvistamien tarkempien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Jokaiselle palvelu- ja vastuualueille nimetään omat viestintävastaavat. Palvelualueiden viestintävastaavat muodostavat Saarikan viestintätyöryhmän. Vastuualueiden viestintävastaavat muodostavat palvelualueen viestintätyöryhmän. Yksittäisessä tapauksessa viestintää hoitaa se, jonka vastuualueeseen kyseinen asia kuuluu. SoTen ja Saarikan jokainen työntekijä sitoutuu huolehtimaan omalta osaltaan viestinnän toteutumisesta. 7 SOSIAALISEN MEDIAN OHJEET Sosiaalisella medialla (some) tarkoitetaan verkkoviestintäympäristöjä, joissa jokaisella käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä on mahdollisuus olla aktiivinen viestijä ja sisällöntuottaja tiedon vastaanottajana olon lisäksi. Esimerkkejä some palveluista: Facebook, Twitter, Linkedln, SlideShare, YouTube, Instagram, Periscope. Sosiaaliseen mediaan liittyvät käytännöt on määritelty SoTen ja Saarikan sosiaalisen median ohjeissa. 8 POIKKEUSOLOJEN TIEDOTUSTOIMINTA Poikkeusolojen tiedotustoiminnan johtaminen ja toteuttaminen määritellään SoTen ja Saarikan valmiussuunnitelmassa. Toimintayksiköiden turvallisuussuunnitelmissa annetaan ohjeet muusta poikkeustilanteiden tiedotustoiminnasta. Muiden poikkeavien ja ennalta arvaamattomien asioiden tiedottamisesta vastaa kuntayhtymänjohtaja/liikelaitoksenjohtaja yhdessä kyseisen palvelualueen johtajan kanssa. 9 TULOSTEN SEURANTA SoTen ja Saarikan tiedotus- ja viestintästrategian toteutumista seurataan säännöllisesti ja siitä raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. 10 TOIMENPITEET STRATEGIAN TOTEUTTAMISEKSI VUONNA

7 10.1 Viestintä päättäjille SoTen ja Saarikan luottamushenkilöille järjestetään kokousten yhteydessä puheenjohtajien kanssa erikseen sovitun mukaisesti infoja ja kyselytunteja sekä seminaareja ja iltakouluja SoTen ja Saarikan toiminnan ja talouden toteutumisesta sekä niissä tapahtuvista muutoksista tiedotetaan neljännesvuosittain osavuosikatsauksissa sekä tarpeen mukaan erillisillä sähköpostitiedotteilla kunnille toimitetaan kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä päätökset/pöytäkirjaotteet yksittäisistä kuntien toimintaan olennaisesti vaikuttavista/kuntien toimenpiteitä vaativista päätöksistä kuntaneuvottelut järjestetään viikoilla 22 ja Viestintä kuntalaisille Saarikan yhteystiedot pidetään ajantasalla ja julkaistaan Saarikan internet-sivuilla ja valtakunnallisessa numeropalvelussa sekä kunnittain kuntien tiedotuslehdissä www-sivut uudistetaan ja sivuille avataan blogit, joissa kerrotaan SoTen toiminnasta sekä taustoitetaan päätöksentekoa Saarikalle perustetaan facebook-profiili, jossa tiedotetaan Saarikan ajankohtaisista asioista kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä niitä taustoittavat tiedotteet julkaistaan internet-sivuilla yhtymävaltuuston- ja hallituksen sekä Saarikan johtokunnan jäsenten nimet ja yhteystiedot julkaistaan internet-sivuilla järjestettäviä palveluja, aukioloaikoja ja toiminnan sisältöjä esitellään paikallislehdissä julkaistavissa uutisjutuissa ja kolumneissa jokaisen vastuualueen toiminnasta julkaistaan vähintään yksi juttu paikallislehdessä SoTen ja Saarikan työntekijät välittävät tietoa ja palautetta aktiivisesti eteenpäin Alueen ikäihmisille jaetaan selkokielinen palveluesite, jossa kerrotaan SoTen järjestämistä palveluista, palveluihin hakeutumisesta, palvelupisteiden sijainnista ja aukioloajoista sekä yhteystiedoista ikäihmisten näkökulmasta 10.3 Viestintä henkilöstölle intra uudistetaan ja pidetään ajan tasalla julkaistaan henkilöstön Oravanpyörä nimistä tiedotuslehteä 6

8 henkilöstölle järjestetään alueelliset tiedotustilaisuudet viikoilla 15 ja 41 henkilöstöä osallistetaan asioiden- ja toimintojen suunnitteluun ja valmisteluun sekä tiedotetaan valmisteluun tulevista ja valmistelussa olevista asioista aina ennen päätöksentekoa Saarikan johtoryhmäläiset kirjoittavat intraan blogeja, joissa kerrotaan ja taustoitetaan henkilöstöä koskevia päätöksiä Saarikan johtoryhmä vierailee Saarikan yksiköihin mm. johdonkatselmuksissa ja työpaikkakokouksissa sekä tet-päivinä Saarikan kokousten ja työryhmien, talouden ja toiminnan suunnittelun ja raportoinnin, sisäisten projektien ja hankkeiden yms. aikataulut julkaistaan ja päivitetään vuosikellossa, joka julkaistaan intrassa 10.4 Viestintä tiedotusvälineille kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä niitä taustoittavat tiedotteet toimitetaan tiedotusvälineille toimielinten merkittävistä päätöksistä tiedotetaan erikseen järjestettävissä tiedotustilaisuuksissa tarjotaan julkaistavaksi palvelualuekohtaisia uutisjuttuja/aiheita 10.5 Palautejärjestelmä otetaan käyttöön reaaliaikaisen palautteen antamiseen mahdollistavat palautelaitteet sekä varmistetaan sähköisten palautekanavien (mm. www-sivuilla palautetoiminto, asiakastyytyvaisyyskyselyt) ja paperisten palautekanavien ja käytäntöjen toimivuus kuntalaisille tiedotetaan palautteenantomahdollisuuksista: henkilökohtaiset tapaamiset Saarikan toimintapisteissä puhelimitse sivuilla on palauteosio, jonka kautta voi antaa palautetta SoTen ja Saarikan toiminnasta sähköiset yhteydenottokanavat (kansalaisen sähköinen asiointitili, Hyvis) palauttelaitteet sähköpostitse paperiset palautelomakkeet on saatavilla jokaisessa Saarikan toimipisteessä 10.6 Viestinnän organisointi ja resurssit palvelualueille, vastuualueille ja toimiyksiköihin nimetään viestintävastaavat ja viestintätyöryhmät, jotka vastaavat viestinnästä ao. vastuualueiden osalta, huolehtivat tehtyjen päätösten toimeenpanosta ja tiedotuksen organisoinnista 7

9 10.7 Poikkeusolojen tiedotustoiminta varaudutaan erityisesti sähkö- ja matkapuhelinverkkojen häiriöihin 8