Valmistelija/lisätiedot: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu, puh

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunkikonsernin virallisten ilmoitusten julkaiseminen 887/ /2015 KH 467 Valmistelija/lisätiedot: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu, puh II kaupunginsihteeri Alina Kujansivun kirje : Kunnan on kuntalain 29 :n mukaan tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Tiedottamisvelvollisuus koskee myös soveltuvin osin sellaisia yhteisöjä ja säätiöitä, joille on annettu hoidettavaksi kaupungin tehtäviä. Kaupunkikonsernin viestintää ohjaa kaupunginhallituksen hyväksymät viestintäohjeet. Kaupungin tiedotustoiminnassa käytetään useita eri kanavia, kuten eri tiedotusvälineiden kautta tapahtuva tiedottaminen, tiedotteet, asukaslehdet, lehti-ilmoitukset ja yhä enenevässä määrin kaupungin kotisivut. Yksi osa kaupungin tiedotustoimintaa on kaupungin virallisten ilmoitusten tiedoksi saattaminen kuntalain 64 :n mukaisesti eli julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla. Muu kunnan päättämä tapa voi olla esim. lehti-ilmoitukset, tiedotustilaisuudet tai kotisivut. Arvioitaessa kunnallisten ilmoitusten julkaisemistapoja, tulee asiaa tarkastella sekä lakisääteisen ilmoitusvelvollisuuden että viestinnän näkökulmasta. Lainsäädäntö asettaa tiettyjen asioiden osalta vaatimuksen ilmoitusten julkaisemisesta virallisen ilmoitustaulun lisäksi alueella yleisesti leviävässä sanomalehdessä. Tällaisia asioita ovat mm. maankäyttö- ja rakennuslain ja ympäristönsuojelulain erikseen määrittelemät asiat, kuten esim. kaavan vireilletulo ja ympäristölupahakemukset. Näistä asioista tulee julkaista aina erillinen ilmoitus paikkakunnalla yleisesti leviävässä sanomalehdessä. Kaupungin toimintaan kuuluu huomattava määrä tiedotettavia kunnallisia ilmoituksia, jotka eivät edellytä muuta kuin julkaisemista virallisella ilmoitustaululla. Tällainen asia on esim. valtuuston kokous, josta valtuuston työjärjestyksen mukaan on annettava yleisesti tieto julkisten kuulutusten ilmoitustaululla ja siitä on tiedotettava

2 valtuuston päättämällä tavalla. Näiden ilmoitusten muualla kuin ilmoitustaululla julkaisemisen osalta on tarkoituksenmukaista käyttää tarkkaa harkintaa kustannustehokkuuden, tiedottamisen tarpeen ja kuntalaisten saavutettavuuden näkökulmasta. Usein on viestinnällisesti tehokkaampaa tiedottaa asioista esim. kaupungin kotisivuilla, tiedotteina ja juttuina paikallisissa tiedotusvälineissä, kuin kaupungin virallisina ilmoituksina lehdissä. Uusi tältä osin voimaan tuleva Kuntalaki tulee tuomaan asiaan myös muutoksia mm. virallisen ilmoitustaulun osalta. Konsernihallinto/Etelä-Karjalan hankintapalvelut on pyytänyt tarjoukset puitejärjestelystä Lappeenrannan kaupunkikonsernin virallisten ilmoitusten julkaisemisessa käytettävien lehtien osalta vuosiksi Tarjouksia on pyydetty ensisijaisesti vain virallisia ilmoituksia ja kuulutuksia koskien. Kaupunkikonsernin markkinointi-ilmoituksissa voidaan käyttää myös muita vaihtoehtoja. Lähtökohtana on, että kaupungin ilmoitukset julkaistaan pääsääntöisesti vain yhdessä lehdessä kerrallaan, mutta koska kaupunkikonsernin julkaisemat viralliset ilmoitukset ovat sisällöllisesti ja kohderyhmältään hyvin vaihtelevia, kokemus on osoittanut, että ei ole mahdollista valita vain yhtä ilmoituslehteä. Tästä syystä tarjouspyyntö on koskenut nimenomaan puitejärjestelyä, johon valitaan useita lehtiä. Tarjouspyynnössä on todettu, että kaupungin yksiköt ja toimialat käyttävät puitejärjestelyyn valittuja ilmoituslehtiä oman tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella. Tarjouksen ovat määräaikaan mennessä jättäneet Kaakon viestintä Oy / Etelä-Saimaa, Kaakon viestintä Oy / Vartti Etelä-Karjala, Etelä-Suomen Media Oy / Lappeenrannan Uutiset/Imatralainen, ESV-Paikallismediat Oy / Paikallislehti Joutseno, ESV-Paikallismediat Oy/Paikallislehti Kaakonkulma ESV-Paikallismediat Oy/Luumäen lehti ja ESV-Paikallismediat Oy/Länsi-Saimaan Sanomat. Ilmoituslehdet valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella ja arvioinnissa käytetään seuraavia perusteita: 1. levikki ja alueellinen kattavuus Lappeenrannan koko alueella tai osassa sitä 2. lehden saavuttavuus 3. hinnoittelu 4. ilmestymiskerrat ja aineiston toimitusaikataulu Liitteenä oleva tarjousten vertailu osoittaa, että eri lehtien välillä ei voida yksiselitteisesti valita yhtä jokaiseen tilanteeseen ja tarpeeseen parhaiten soveltuvaa ilmoituslehteä vaan eri lehdet palvelevat eri tilanteissa eri tavalla. Kaupunkilehtien levikki ja alueellinen kattavuus ovat selkeästi suurempia kuin tilattujen lehtien, mutta toisaalta

3 kokonaislukijamäärät ja tätä kautta saavuttavuus ovat melko lähellä toisiaan. Joissakin tapauksissa ilmoittaminen tilatussa lehdessä on myös tarkoituksenmukaisempaa. Tilattujen lehtien osalta myös alueellinen kattavuus vaihtelee ja sen vuoksi ilmoittelu niiden välillä tulee voida ratkaista tapauskohtaisesti. Eri lehdillä on myös hieman eri lukijakunta, jolloin on tarkoituksenmukaista, että voidaan valita ilmoituslehti sen mukaisesti, mille kohderyhmälle ilmoitus on erityisesti suunnattu. Myös joidenkin toimintojen seudullinen järjestämistapa edellyttää mahdollisuutta käyttää eri lehtiä (esim. seudullinen ympäristötoimi). Joissakin tapauksissa myös lehden ilmestymistiheys voi olla ratkaiseva tekijä ilmoituksen julkaisun kannalta. Tarkoituksenmukaisuusharkinta tehdään myös ilmoitusten hinnoittelun perusteella. Tarjousten vertailun, ilmoituksiin liittyvien eri vaatimusten ja eri lehtien vaatimuksiin vastaamisen sekä em. tiedottamiskanaviin liittyvien näkemysten perusteella konsernihallinto esittää, että kaupungin ilmoitusten julkaisemiseksi päätetään seuraavanlaisesta puitejärjestelystä: kaikki kaupungin kuntalain 64 :n mukaiset ilmoitukset julkaistaan ensisijaisesti vain julkisten kuulutusten ilmoitustaululla ja kaupungin kotisivuilla. niissä tapauksissa, joissa asiaan liittyvä lainsäädäntö, tiedottamisen tarve tai jokin muu erityinen syy sitä edellyttää, voidaan ilmoitukset julkaista edellä mainitun lisäksi Etelä-Saimaassa, Lappeenrannan Uutisissa tai Vartti Etelä-Karjalassa tarjouksissa annetuilla hinnoilla ja erikseen tehtävän tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella. ilmoituksen koskiessa erityisesti Joutsenon alueen asukkaita voidaan ilmoitus julkaista paikallislehdessä Joutseno. ilmoituksen koskiessa erityisesti Ylämaan alueen asukkaita voidaan ilmoitus julkaista paikallislehti Kaakonkulmassa/Ylämaa-tiedote. ilmoituksen liittyessä seudullisesti organisoituun toimintatapaan voidaan ilmoitus julkaista paikallislehti Luumäen Lehdessä tai Länsi-Saimaan Sanomissa. Ilmoitus voidaan julkaista useammassa kuin yhdessä näistä lehdistä vain perustellusta syystä. Kaupunginvaltuusto on päättänyt, että kaupungin ilmoituslehdistä päättää kaupunginhallitus.

4 Tarjousvertailu on kokoukseen osallistuvien esityslistan liitteenä. Muut tarjousasiakirjat ovat nähtävänä asiakirjoissa. (AK) Kj Kaupunginhallitus päättää, että vuosina kaikki kaupungin kuntalain 64 :n mukaiset ilmoitukset julkaistaan ensisijaisesti vain julkisten kuulutusten ilmoitustaululla ja kaupungin kotisivuilla. niissä tapauksissa, joissa asiaan liittyvä lainsäädäntö, tiedottamisen tarve tai jokin muu erityinen syy sitä edellyttää, voidaan ilmoitukset julkaista edellä mainitun lisäksi Etelä-Saimaassa, Lappeenrannan Uutisissa tai Vartti Etelä-Karjalassa tarjouksissa annetuilla hinnoilla ja erikseen tehtävän tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella. ilmoituksen koskiessa erityisesti Joutsenon alueen asukkaita voidaan ilmoitus julkaista paikallislehdessä Joutseno. ilmoituksen koskiessa erityisesti Ylämaan alueen asukkaita voidaan ilmoitus julkaista paikallislehti Kaakonkulmassa/Ylämaa-tiedote. ilmoituksen liittyessä seudullisesti organisoituun toimintatapaan voidaan ilmoitus julkaista paikallislehti Luumäen Lehdessä tai Länsi-Saimaan Sanomissa. Ilmoitus voidaan julkaista useammassa kuin yhdessä näistä lehdistä vain perustellusta syystä. ilmoitukset julkaistaan ao. lehtien tarjouksissa mainituilla hinnoilla ja kaupungin yhteisilmoituksena; valittujen lehtien tulee ilmoittaa kaupungille, mikäli tarjouksessa mainitussa levikissä tapahtuu sopimuskauden aikana olennaisia muutoksia. kaupunginvaltuuston kokouskutsu julkaistaan julkisten kuulutusten ilmoitustaulun lisäksi kaupungin kotisivuilla. konsernihallinto antaa ilmoittelun täytäntöönpanosta erillisen ohjeistuksen. em. ilmoitusmenettelyä noudatetaan soveltuvin osin myös kaupunkiyhtiöissä.

5 Kh Hyväksyttiin.