POHJOIS-KARJALAN SOTE-HANKE 1/6 Viestintäsuunnitelma, selvitysvaihe

Transkriptio

1 POHJOIS-KARJALAN SOTE-HANKE 1/6 Käsitelty koordinaatioryhmän kokouksessa , valmistelevassa sihteeristössä sekä ollut kuntajohtajien kommentoitavana Hyväksytty ohjausryhmässä 8.9. YLEISTÄ Pohjois-Karjalan sote-hanke tekee suunnitelman siitä, miten alueen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut tuotetaan ja organisoidaan alkaen. Hankkeessa ovat mukana kaikki Pohjois-Karjalan kunnat sekä Heinävesi. Hanketta hallinnoi Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä. Hankkeessa on kolme vaihetta: Nykytilanteen selvittäminen ja uusien toimintamallien kuvaaminen 6/2014 3/2015 Kuntien lausunnot ja päätöksenteko 4/ /2015 Täytäntöönpanon valmistelu 8/ /2016 Hankkeen viestintäsuunnitelmaa tarkennetaan hankkeen edetessä. Viestinnän käytännön toteuttamista varten on tehty aikataulutettu, vastuutettu ja budjetoitu toteuttamissuunnitelma. Jos uusi alueellinen tuotantomalli päätetään ottaa käyttöön vuoden 2017 alussa, on uuden toiminnan aloittamiseen liittyvä viestintä suunniteltava ja resursoitava erikseen.. NIMI, ILME JA VIESTINNÄN TYYLI Hankkeen viestintä on vuorovaikutteista ja monikanavaista. Asukaslähtöisyys, ihmiskeskeisyys ja avoimuus ohjaavat viestinnän tyyliä. Viestinnässä vältetään ammattikielen käyttöä. Selvitys- ja päätöksentekovaiheissa sote-mallille ei luoda omaa nimeä tai visuaalista identiteettiä. Jos selvitys etenee valmisteluvaiheeseen, aloitetaan uuden sote-mallin nimen ja visuaalisen ilmeen suunnittelu. Hankkeesta käytetään nimeä Pohjois-Karjalan sote-hanke. Tiedotteissa, lomakkeissa ja esityspohjissa käytetään mukana olevista toimijoista riippumatonta ilmettä. Hankkeen nimissä lähetettyihin tiedotteisiin, sähköposteihin ja lomakkeisiin lisätään alatunnisteeseen hankkeen kuvaus: Pohjois-Karjalan sote-hanke tekee kuntien päätöksentekoa varten suunnitelman siitä, miten alueen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut tuotetaan ja organisoidaan alkaen. Hankkeessa ovat mukana kaikki Pohjois-Karjalan kunnat sekä Heinävesi. Hanketta hallinnoi Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä. Hankkeelle tehdään lomake-, tiedote- ja ppt-esityspohjat, joissa on siisti, mutta hyvin neutraali, toimijoista riippumaton ilme. Määritellään käytettävät kirjasimet ja värit mm. kaavioita varten. Huomioidaan myös www-tarpeet, mm. bannerit ja kuvitukset.

2 POHJOIS-KARJALAN SOTE-HANKE 2/6 VIESTINNÄN VASTUUT Pohjois-Karjalan sote-hankkeen vetovastuu on Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymällä (PKSSK). Myös vetovastuu viestinnästä on PKSKK:lla ja heidän tiedottajallaan. Viestinnän käytännön toteutuksesta vastaavat PKSSK:n tiedottaja Susanna Prokkola ja Joensuun kaupungin viestintäpäällikkö Ville Moilanen sekä kaikkien mukana olevien kuntien viestintävastaavat. Kukin selvityksessä mukana oleva kunta vastaa itse viestinnästä oman kuntansa kuntalaisille, päättäjille ja henkilöstölle yhdessä sovittujen suunnitelmien, aikataulujen ja periaatteiden mukaisesti. Jokainen hankkeessa mukana oleva kunta ilmoittaa viestintävastaavan, jonka kautta hankkeen tiedotteet ja muu materiaali saadaan organisaation viestinnän käyttöön, esim. intraan, lehteen ja www-sivuille. Medialle viestivät poliittisista päättäjistä koostuva selvityshankkeen ohjausryhmä, kuntien johtajista koostuva koordinaatioryhmä sekä valmisteleva sihteeristö. Valmisteluryhmät eivät tiedota työstään. Kaikki mediatiedotteet valmistellaan yhteistyössä valmistelevan sihteeristön kanssa ja ne hyväksytetään ennen lähettämistä asianomaisilla henkilöillä, tiedotteen aiheesta riippuen. Tiedotteet lähettää pääsääntöisesti PKSSK:n tiedottaja, joka vastaa myös tiedotteiden arkistoinnista ja kokoamisesta wwwsivuille. Yleiset kysymykset hankkeesta ohjataan alkuvaiheessa ohjaus- ja koordinaatiotyöryhmän sihteeri Anu Niemelle. Rooleja tarkennetaan hankkeen edetessä. YDINVIESTIT Mitä ydinviesteillä tarkoitetaan? Ydinviestit kertovat olennaisen hankkeesta. Ne ovat asioita, joiden toivotaan jäävän viestin vastaanottajan mieleen. Ydinviestit vastaavat siihen, mistä hankkeessa on kyse ja miksi sitä tehdään. Alla olevia ydinviestejä tai niiden määrityksiä ei ole tarkoitus käyttää sanasta sanaan, vaan ne ovat viestinnän tukena. Valtakunnan tasolla sote-uudistuksella tavoitellaan yhdenvertaisia, asukaslähtöisiä ja laadukkaita sosiaali- ja terveyspalveluita koko maassa sekä palvelujen kustannustehokasta ja vaikuttavaa toteuttamista. Samalla on tarkoitus poistaa organisaatiorajoja ja tarjota mm. lähipalveluita uusilla toteutustavoilla. Tavoitteena on rakentaa tehokas ja taloudellisesti kestävällä pohjalla oleva toimintatapa, jotta palvelut voidaan turvata myös tulevaisuudessa vanhusväestön määrän kasvaessa. Pohjois-Karjalan sote-hanke pyrkii vastaamaan valtakunnan sote-uudistuksen tavoitteisiin. Hankkeen ydinviestit tiivistävät keskeiset tavoitteet: Sosiaali- ja terveyspalvelujen nykyiset organisaatiorajat poistetaan Yhdessä tekemällä saadaan etua kaikille. Samalla hyödynnetään paremmin alueen erikoisosaaminen ja pystytään huomioimaan alueen ominaispiirteet sekä asukkaiden että maantieteen osalta. Hankkeessa pyritään tekemään malli, jonka avulla langat pysyvät maakunnan omissa käsissä.

3 POHJOIS-KARJALAN SOTE-HANKE 3/6 Asioita tehdään uudella tavalla Palvelujen tuottamista tullaan katsomaan avoimin silmin ja tekemään ratkaisuja, jotka mahdollistavat uusia palvelumalleja. Lähipalvelut turvataan, mutta niiden toteuttamiseen etsitään myös uudenlaisia keinoja. Alueen valtakunnallisesti katsottuna vahvaa yhteistyötä sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden kesken syvennetään entisestään ja tuodaan sen hyödyt lähemmäs asukasta. Asukas on kaiken keskipiste Palvelut pyritään muotoilemaan asukkaiden tarpeiden mukaisiksi ja he tulevat olemaan mukana kehittämässä toimintaa. Uudessa mallissa korostuu myös asukkaan vastuu omasta terveydestään. Hankkeen selvitysvaiheen ydinviestit kertovat, mistä selvityksen tekemisessä on kyse: Selvityksessä kartoitetaan, missä nyt mennään ja tehdään esitys uudesta mallista Hankkeessa selvitetään ensin palvelujen nykytila, jonka jälkeen tehdään esitys uudesta sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen mallista. Selvitys kattaa palvelujen lisäksi myös hallinnon, tilaratkaisut ja tukipalvelut. Kaikki toimijat ovat mukana sitoutuneesti Uutta mallia ovat suunnittelemassa kaikki Pohjois-Karjalan kunnat, Heinävesi sekä PKSSK. Mukana on myös kolmannen sektorin toimijoita. Hankkeen valmistelussa ovat mukana kaikki alueen toimijat, henkilöstö sekä asukkaat. Valmistelutyöryhmissä on mukana sosiaali- kuin terveydenhuollon asiantuntijoita. Uusi malli voimaan vuonna 2017 Kunnat päättävät hankkeen valmisteleman Pohjois-Karjalan sote-tuotantomallin hyväksymisestä vuoden 2015 alkupuolella. Jos esitys hyväksytään kunnissa, uusi sote-malli otetaan käyttöön valtakunnallisen sote-järjestämislain tullessa voimaan. Hankkeen myöhempien vaiheiden ydinviestit tarkennetaan hankkeen edetessä. RISKIT Jos ydinviestien välittämisessä epäonnistutaan on riskinä, että: - Asukkaat kokevat, että sote toimintaa koskevan päätösvallan supistuessa hankkeella karsitaan palveluita erityisesti reuna-alueilta ja pienemmistä kunnista. - Asukkaat kokevat, ettei heitä ole kuultu. - Henkilöstö kokee, että hanke uhkaa heidän työsuhteensa jatkumista ja että kyse on työtaakan lisäämisestä. Henkilöstö kokee, etteivät he pääse vaikuttamaan työnsä kehittämiseen. - Päättäjät eivät sitoudu hankkeen toteutumiseen ja ristiriidat isojen ja pienten kuntien välillä kärjistyvät. Hankkeen merkitystä maakunnan palvelujen turvaamiseksi ei ymmärretä.

4 POHJOIS-KARJALAN SOTE-HANKE 4/6 KOHDERYHMÄT Asukkaat Asukkaat tarvitaan mukaan kehitystyöhön. Halutaan kuulla, miten palvelut asukkaan näkökulmasta nykyisin toimivat ja miten he haluaisivat niitä kehittää. Selvitysvaiheessa asukkaat tarvitsevat myös perustietoa hankkeesta ja suunnitelmista. Henkilöstö Selvitysvaiheessa henkilöstö tarvitsee tietoa suunnittelun tavoitteista, aikataulusta, vaikutuksista ja tekijöistä. Erityisesti esimiesten tulee tuntea hanke, jotta he pystyvät vastaamaan henkilöstön kysymyksiin. Asiakaspalvelussa oleva henkilöstö on avainasemassa, jotta he osaavat antaa oikeata tietoa, jos asiakas aiheesta kysyy. Poliittiset päättäjät Päättäjät tarvitsevat riittävästi tietoa hankkeesta ja sen tavoitteista sekä palvelujen nykytilasta, koska heidän sitoutumisensa hankkeeseen on avainasemassa. Sidosryhmät Hankkeella on sidosryhmiä, kuten yksityiset palvelutuottajat, ministeriöt yms. tahot, jotka halutaan pitää ajan tasalla valmistelusta. SELVITYSVAIHEEN VIESTINNÄN TOTEUTTAMISSUUNNITELMA MEDIA Tiedotustilaisuudet: Medialle järjestetään ensimmäinen lehdistötilaisuus 8.9. klo kokousten (ohjaus- ja koordinaatioryhmä) jälkeen. Käydään läpi, mitä tämä tarkoittaa maakunnalle. Hankkeen ydinviestit, tavoite ja aikataulu. Toinen tiedotustilaisuus järjestetään joulukuussa, kun valmisteluryhmien väliraportit ovat valmiit ja ne on käsitelty ohjausryhmässä. Kolmas tiedotustilaisuus pidetään maalis-huhtikuun vaihteessa, kun valmisteluryhmien ehdotukset ovat valmiita ja ne on käsitelty ohjausryhmässä. Tiedotustilaisuudet lähetetään suorana verkkoon ja tallenteet ovat katsottavissa verkosta tilaisuuksien jälkeen. Muita tiedotustilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan, harkitusti. Tiedotustilaisuuksista tehdään etukäteen myös käsikirjoitetut, lyhyet videoklipit (max. 2 min.), joissa käydään tiivistetysti läpi tiedotustilaisuuden ydinviestit. Videoilla esiintyvät kyseessä olevan asian kannalta keskeisimmät asiantuntijat.

5 POHJOIS-KARJALAN SOTE-HANKE 5/6 Mediatiedotteet: Mediatiedotteet jokaisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen. Muita tiedotteita tehdään tarpeen mukaan. Tiedotteiden sisältö sovitaan ohjausryhmän ja koordinaatioryhmän kanssa. Tiedotteet ja kutsut tiedotustilaisuuksiin lähetetään keskitetysti kaikkiin selvitysalueella toimiviin tiedotusvälineisiin myös paikallislehtiin. Jakelussa ovat mukana myös merkittävimpien valtakunnallisten medioiden aluetoimitukset sekä sosiaali- ja terveysalan ammattijulkaisut. ASUKKAAT Hankkeen nettisivut Selvityshankkeelle tehdään oma sivukokonaisuus PKSSK:n internetsivujen alle. Sivun osoite on. Sivustolle koostetaan hankkeeseen liittyvä, viestintään tarkoitettu materiaali. Mukana olevat kunnat linkittävät omilta sivuiltaan hankkeen sivuille. Nettisivujen sisältö: hankkeen tavoite kansankielellä, hankesuunnitelma, valmisteluryhmät ja niiden toimeksiannot, ohjaus- ja koordinaatioryhmien kokoonpanot, kokousten muistiot, mediatiedotteet, keskustelupalsta/kysy-vastaa-palsta, blogi/uutiskirje, yhteystiedot. Hankkeen edetessä tarvitaan mahdollisesti muita sivustoja, mm. asukkaiden osallistumiseen liittyen. Kuntien julkaisut Tarjotaan sisältöjä, joita voi hyödyntää julkaisuissa. Selvitysvaiheessa ei tehdä erillisiä, kaikkiin kotitalouksiin jaettavia julkaisuja. Hankkeen myöhemmissä vaiheissa tarvitaan koteihin jaettavaa materiaalia. Sosiaalinen media Hankkeen viestinnässä hyödynnetään monipuolisesti sosiaalisen median kanavia. Hankkeelle perustetaan Facebook- ja Twitter-tilit sekä kanava YouTubeen. Alkuvaiheessa kanavia käytetään tiedon jakamiseen, myöhemmässä vaiheessa enenevästi asukkaiden kanssa käytävään vuoropuheluun. Hankkeen oma painettu materiaali Painettua materiaalia esim. julisteet ja esitteet käytetään asukkaiden osallistumismahdollisuuksien markkinointiin. HENKILÖSTÖ Sisäiset tiedotteet ja intranet Henkilöstöä koskevat tiedot on pyrittävä kertomaan henkilöstölle ennen kuin se on mediassa. Tieto välitetään kuntien viestintävastaavien kautta. Jokainen kunta ja kuntayhtymä vastaa itse henkilökunnalle järjestämistä infotilaisuuksista.

6 POHJOIS-KARJALAN SOTE-HANKE 6/6 Uutiskirje Hankkeen sähköpostitse lähetettävä uutiskirje ilmestyy säännöllisesti ja riittävän usein. Uutiskirje lähetetään kaikkien mukana olevien tahojen sote-alan henkilöstölle sekä päättäjille. Kuka tahansa voi tilata uutiskirjeen. Uutiskirjeessä kerrotaan tarkemmin hankkeen ja valtakunnallisen kuvion etenemisestä, tulevista tapahtumista ja hankkeen etenemisaikataulusta. Uutiskirje sisältää myös kolumnityylisiä kirjoituksia taustoista, odotuksista, ongelmista ja näkökulmista sekä asukkaiden näkökulmasta kirjoitettuja juttuja palveluista. Infotilaisuudet Henkilökunnalle järjestettävät infotilaisuudet suunnitellaan tarpeen mukaan hankkeen edetessä. PÄÄTTÄJÄT Ensimmäiset valtuustokierrokset syksyn 2014 aikana. Päättäjiä informoidaan hankkeen www-sivuista niiden valmistuttua. Uutiskirje lähetetään myös päättäjille. SIDOSRYHMÄT Sidosryhmille ei tehdä erillistä viestintää. Hanke koostaa listan tärkeimmistä sidosryhmistä, jotka otetaan mukaan mm. tiedotejakeluun. HANKKEEN SISÄINEN VIESTINTÄ Hankkeen työryhmien välistä viestintää hoidetaan sähköpostitse sekä hyödyntämällä sisäisessä käytössä olevia SharePoint-työtiloja.