Kiteen kaupunki. Viestintäsuunnitelma

Transkriptio

1 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma

2 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 1 (12) Viestintäsuunnitelman tarkoitus... 2 Mitä Kuntalaki velvoittaa?... 2 Kiteen kaupungin viestintästrategia... 4 Mitä viestintä on?... 5 Kenelle viestintä kuuluu?... 5 Viestinnän kohderyhmät... 5 Viestinnän tavoite... 5 Ulkoinen viestintä... 5 Sisäinen viestintä... 6 Mistä asioista viestitään?... 6 Päätökset... 6 Kuulemistilaisuudet... 6 Palvelut... 6 Asukas- ja keskustelutilaisuudet... 6 Messut... 6 Haastattelut... 6 Tietopyynnöt... 7 Mainokset... 7 Kuulutukset... 7 Virheellisten tietojen oikaisu ja vastineen kirjoittaminen... 7 Mitä ei viestitä?... 7 Kiteen kaupungin käyttämät mediat... 7 Kotisivut... 7 Lehdet... 8 Sosiaalinen media... 8 Radio ja tv... 8 Häiriötilanteiden viestintä... 8 Kuka viestii häiriötilanteissa?... 9 Lait... 9 Päivitys... 9 Liitteet Tiedotemalli Häiriötiedotemalli... 12

3 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 2 (12) Viestintäsuunnitelma antaa työkalut Kiteen kaupungin esimiehille ja henkilökunnalle Kiteen kaupungin päivittäiseen viestintään. Konserniviestinnästä määrätään konserniohjeessa. Voimassa oleva kuntalaki / Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Osallistumista ja vaikuttamista voidaan edistää erityisesti: 1) valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin; 2) järjestämällä kunnan osa-aluetta koskevaa hallintoa 3) tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia; 4) selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa; 5) järjestämällä yhteistyötä kunnan tehtävien hoitamisessa; 6) avustamalla asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua; sekä 7) järjestämällä kunnallisia kansanäänestyksiä. 29 Tiedottaminen Kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta.

4 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 3 (12) Uuden kuntalain( /410) voimaan tulevat säännökset Kuntalaki 22 Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Valtuuston on pidettävä huolta monipuolisista ja vaikuttavista osallistumisen mahdollisuuksista. Osallistumista ja vaikuttamista voidaan edistää erityisesti: 1) järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia sekä kuntalaisraateja; 2) selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa; 3) valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin; 4) järjestämällä mahdollisuuksia osallistua kunnan talouden suunnitteluun; 5) suunnittelemalla ja kehittämällä palveluja yhdessä palvelujen käyttäjien kanssa; 6) tukemalla asukkaiden, järjestöjen ja muiden yhteisöjen oma-aloitteista asioiden suunnittelua ja valmistelua. Kuntalaki 29 Viestintä Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. Kuntalaki 109 Tietojen saatavuus yleisessä tietoverkossa Kunnan järjestämiä palveluja sekä kunnan toimintaa koskevat keskeiset tiedot on julkaistava yleisessä tietoverkossa. Yleisessä tietoverkossa on oltava saatavilla ainakin seuraavat tiedot: 1) kuntastrategia; 2) hallintosääntö; 3) talousarvio- ja suunnitelma; 4) tilinpäätös; 5) tarkastuslautakunnan arviointikertomus; 6) tilintarkastuskertomus; 7) kuntien yhteistoimintaa koskevat sopimukset; 8) konserniohje; 9) luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; 10) luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet; 11) palveluista perittävät maksut.

5 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 4 (12) Kiteen kaupungilla on määritelty strategiset tavoitteet. Niiden toteutumista seurataan tilinpäätöksessä. Viestintästrategia johdetaan kaupunkistrategian tavoitteista. Kaupunkistrategian tavoite Uuden kunnan yritys- ja elinkeinoelämän toimintaedellytyksiä vahvistetaan kärkialoilla (puutuote- ja metalliteollisuus, ympäristöliiketoimi sekä matkailu- ja maaseutuelinkeinot). Palvelut järjestetään tuloksellisesti (=tuottavuus, tehokkuus, taloudellisuus ja vaikuttavuus) uusia toimintatapoja ja teknologiaa hyödyntäen. Uusi kunta on taloudellisesti vahva ja riittävän kilpailukykyinen kohtaamaan tulevaisuuden haasteet toimintaympäristössä. Nykyinen yhdyskuntarakenne pidetään elävänä ja toimivana sekä ympäristön monimuotoisuutta hyödynnetään kestävällä tavalla. Henkilöstön osaamista vahvistetaan ja sitoutumista tuetaan uuden kunnan tehtäviin. Uuden kunnan yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta sekä paikallista identiteettiä tuetaan. Uuden kunnan toimivuutta arvioidaan eri sidosryhmien näkökulmista arviointisuunnitelman mukaan. Viestintästrateginen tavoite - Tehdään yhteistyötä KETI Oy:n ja yrittäjäjärjestöjen kanssa ja tuetaan omalla viestinnällä tavoitteiden toteutumista. - Palveluista ja palveluissa mahdollisesti tapahtuvista muutoksista tiedotetaan aktiivisesti ja ennakoiden. Uusista sähköisistä palveluista tiedotetaan ja järjestetään opastusta. - Talouden toteutumisesta, talouden suunnittelusta ja siitä johtuvista toimenpiteistä viestitään ennakoiden sekä kuntalaisille että henkilöstölle. - Kuntalaisten kuulemistilaisuuksia järjestetään ja hankitaan palautetta toiminnan kehittämiseksi. - Henkilöstölle tiedotetaan aktiivisesti ja ennakoiden. - Järjestetään keskustelutilaisuuksia ja haetaan aktiivisesti asukkaiden mielipiteitä ja kehittämisehdotuksia. - Arviointisuunnitelmaa päivitetään ja julkistetaan arvioinnin tuloksia.

6 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 5 (12) Viestintä on jokapäiväistä toimintaa ja jokainen Kiteen kaupungin työntekijä tekee sitä. Se on puhetta, viestejä, kuvia, ilmeitä, eleitä. Se on myös sitä, miltä näyttää asiakaspalvelutila, rakennukset, opasteet, istutukset, nurmikot, pihat. Kaupungin tiedotusta hoitavat viestinnästä vastaavat (kts. Kenelle viestintä kuuluu). Työtehtävässä käytettävät työnantajan tarjoamat viestintävälineet (matkapuhelin, sähköposti, kaupungin Facebook-profiilit) ovat tarkoitettu työtehtävässä tapahtuvaa viestintää varten. Viestinnässä käytetään Kiteen kaupungin graafisen ohjeistuksen mukaisia pohjia. Kiteen kaupungin graafinen ohjeisto Tiedotemalli Kiteen kaupungin viestintää johtaa kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja Toimialajohtaja vastaa ja johtaa oman toimialansa viestintää. Päivittäistä viestintää tekee kunkin palvelukeskuksen asiakaspalvelija esimiehensä ohjeistuksen mukaisesti. Hankkeiden ja projektien viestinnästä vastaa ko. hankkeen projektista vastaava ko. toimialajohtajan ohjeistuksen mukaan. Yksittäinen työntekijä tekee vain omaan työtehtäväänsä liittyvää asiakasviestintää Kohderyhmänä ovat kuntalaiset, henkilöstö, luottamushenkilöt, tiedotusvälineet. Tavoitteena on, että kuntalaiset, matkailijat, vierailijat saavat tarvitsemansa palvelut ja tiedot oikea-aikaisesti, viivytyksettä ja oikein. Kiteen kaupungin kotisivut on pääasiallinen viestintäkanava. Sivuja päivitetään säännöllisesti ja etusivulle viedään aktiivisesti ajankohtaisia asioita. Kaupunginjohtaja viestii ajankohtaisista asioista valitsemillaan viestintävälineillä. Pyritään lisäämään kansalaisvaikuttamisen keinoja ja saamaan palautetta oman toiminnan kehittämiseen.

7 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 6 (12) Kiteen kaupungin sisäisen viestinnän tiedotuskanava on intra. Henkilöstön ja luottamushenkilöiden tarvitsemat tiedot viedään intraan. Kaupunginjohtaja viestii ajankohtaisista asioista valitsemillaan viestintävälineillä. Henkilöstön sitoutumista työhön, tietoisuutta tavoitteista ja työhyvinvointia pidetään yllä hyvällä ja oikea-aikaisella tiedottamisella. Järjestettävät tiedotus- ym. tilaisuudet: Esimiehille aamu-/iltapäiväkahvi infotilaisuudet. Henkilöstön perehdyttämistilaisuudet. Henkilöstön työmerkkipäiväjuhla kerran vuodessa. Kaupungin lautakuntien ja valtuuston esityslistat julkaistaan kotisivuilla. Lautakuntien ja valtuuston päätöksistä tiedotetaan kotisivuilla julkaisemalla pöytäkirjat. Esityslistan valmistumisesta ilmoitetaan lehdistölle (kaikki lautakunnat) ja koko henkilökunnalle (kaupunginhallitus ja valtuusto). Merkittävistä päätöksistä (esim. kaava-asiat) järjestetään kuulemistilaisuuksia. Kotisivuilla olevat palvelutiedot ja yhteystiedot pidetään ajan tasalla. Palvelussa tapahtuvista muutoksista ilmoitetaan heti kotisivuilla ja palvelupisteissä. Tarvittaessa lähetetään tiedote lehdistölle ja asiakkaille. Huolehdittava erityisesti siitä, että yhteispalvelupisteet ja puhelinvaihde saavat palvelutehtäväänsä varten tarvitsemansa tiedot. Asukas- ja keskustelutilaisuuksia pyritään pitämään ainakin kerran vuodessa. Kiteen kaupunki osallistuu pääsääntöisesti Keski-Karjalan ja Kesälahden messuille. Muista messuista sovitaan erikseen ja/tai tehdään yhteistyötä esim. KETIn tai Karelia Expertin kanssa. Pääsääntöisesti haastatteluja antaa kaupunginjohtaja. Myös palvelukeskusten toimialajohtajat antavat haastatteluja omaa toimialaansa koskevissa asioissa.

8 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 7 (12) Tietopyyntöihin vastataan viivytyksettä. Jos kyseessä on paljon työtä vaativa tietopyyntö, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan tiedon antamisajankohta. Kiteen kaupungin mainostyyppinen ilmoitus on pääsääntöisesti kesäkoti-karjalassa, Keski-Karjalan seutuesitteessä, Pohjois-Karjala esitteessä ja Saimaan Venematkailuoppaassa. Muissa esitteissä mainostamista harkitaan tapauskohtaisesti. Kiteen kaupungin kuulutukset julkaistaan julkisten kuulutusten ilmoitustaululla ja kotisivuilla. Esimies voi oikaista omaa toimialaansa tai palveluaan koskevan virheellisen tiedon. Kaupunginjohtaja yhteistyössä toimialajohtajan kanssa päättää vastineen kirjoittamisesta lehteen tai muuhun mediaan. Työntekijöillä on sananvapaus, mutta on muistettava, että työntekijää sitoo työnantajaa kohtaan lojaliteettivelvoite. Salassa pidettävien tietojen kertominen julkisesti on kielletty. Työnantajan, toisten työntekijöiden tai esimiesten julkinen haukkuminen ei ole hyväksyttävää. Eri mieltä asioista voi olla, mutta ne pitää pystyä ilmaisemaan työyhteisössä hyvien käytöstapojen mukaisesti. Jos työntekijä esittää virheellistä, salaista, luottamuksellista tai muuten Kiteen kaupunkia tai kuntalaista loukkaavaa tietoa, tieto pitää poistaa tai oikaista. Em. tapauksessa seuraa aina kurinpitomenettely, joka voi vakavassa rikkomuksessa johtaa työ- tai virkasuhteen päättymiseen. Kotisivujen tarkoitus on tuottaa helposti löydettävää ja omaksuttavaa tietoa kaupungista ja sen palveluista. Etusivu luo mielikuvaa Kiteen kaupungista. Kiteen kaupungin kotisivuilla on kaupungin tarjoamat palvelut. Kotisivuille viedään tietoja ja linkityksiä yhteistyökumppaneiden (yrityksien, yhteisöjen, yhdistysten) tarjoamista palveluista.

9 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 8 (12) Kiteen kaupunki käyttää seuraavia lehtiä ilmoitteluunsa Viralliset ilmoitukset ja kuulutukset (esim. kokouskuulutukset ja muutokset aukioloissa): Koti-Karjala Puruvesi-lehti Koko maakunnan kattavat ilmoitukset (esim. työpaikat, myynti-ilmoitukset) Karjalainen Muissa lehdissä ilmoitetaan palvelukeskusten harkinnan mukaan. Koti-Karjala-lehden toimituksen kautta voi toimittaa kaikille Suomen sanomalehdille tarkoitetut ilmoitukset toimitus@kotikarjala.fi. Käytössä on Kiteen kaupungin lehti-ilmoituspohja. Pohjois-Karjala- ja Keski-Karjala-matkailuesitteissä on kaupungin ilmoitukset. Muissa julkaisuissa mainostetaan tapauskohtaisesti. Kiteen kaupungilla on käytössä seuraavat Facebook-sivut Kiteen kaupunki Kiteen liikuntatoimi Kiteen nuorisotoimi Kiteen kirjasto Sosiaalisessa mediassa ollaan tuomassa esille ajankohtaisia asioita, esim. tapahtumista ja palveluista ja muutoksista tiedottaminen. Kiteen kaupunki on mukana Keski-Karjala myötäisessä seutublogissa. Blogeja on mahdollista tehdä eri aiheille/toimialoille. Sosiaalisen median ohje Radioille ja tv-kanaville lähetetään tarvittaessa kirjallinen tiedote. Häiriötilanteet ovat normaalitoiminnasta poikkeavia tilanteita, jotka vaativat viestinnän tehostamista, koska tiedon tarve on suuri. Oikeaa tietoa pitää olla nopeasti, että vältytään väärien tietojen ja huhujen leviämiseltä. Tällaisia tilanteita ovat esim. häiriöt veden ja sähkön jakelussa, häiriöt palveluissa, uhkatilanteet.

10 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 9 (12) Häiriötilanteissa toimitaan pääsääntöisesti samalla tavalla kuin normaaliaikana. Voi olla, että häiriötilanteessa viestintään joudutaan määräämään lisähenkilöitä. Häiriötilanteista on olemassa tarkempi, erillinen ohje. Häiriötiedotepohja Viestintään vaikuttavia lakeja: Arkistolaki (831/1994) Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) Hallintolaki (434/2003) Henkilötietolaki (523/1999) Kielilaki (423/2003) Kuntalaki (410/2015) Laki julkisista hankinnoista (348/2007) Laki julkisista kuulutuksista (34/1925) Laki sananvapauden käyttämisestä joukkoviestinnässä (460/2003) Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999) Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999) Nimikirjalaki 1010/1989 Saamen kielilaki (1086/2003) Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004) Tekijänoikeuslaki (404/1961) Tarkistus voimaan tulevan Kuntalain määräyksiin.

11 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 10 (12) Tiedotemalli Häiriötiedotemalli Graafinen ohjeisto Sosiaalisen median ohjeistus

12 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 11 (12)

13 Kiteen kaupunki Viestintäsuunnitelma 12 (12)