Seutuhallitus vastaa kuntayhtymän viestinnästä ja tiedottamisesta. Seutuhallitus hyväksyy viestintäperiaatteet.

Transkriptio

1 Viestintäperiaatteet 1. Viestinnän tavoitteet 2. Seutuviestinnän kokonaisuus 3. Perusviestit 4. Viestinnän vastuut ja roolit 5. Kohderyhmät 6. Tapa puhua 7. Viestinnän kanavat 8. Häiriötilanteen viestintä 9. Prosessit 10. Viestinnän vuosikello 11. Viestinnän mittarit 12. Viestintäkoulutus

2 Viestintäperiaatteiden tarkoituksena on määrittää viestinnän tavoitteet ja periaatteet selkiyttää roolit ja vastuut viestinnässä kuvata viestinnän kanavat ja kohderyhmät yhdenmukaistaa viestinnän toimintatavat Seutuhallitus vastaa kuntayhtymän viestinnästä ja tiedottamisesta. Seutuhallitus hyväksyy viestintäperiaatteet. 1. Viestinnän tavoitteet Edistämme yhteistyötä viemällä seututietoa eteenpäin eri foorumeille. AJANTASAISTA TIETOA SEUTUYHTEISTYÖSTÄ TIETOA TEHDYISTÄ PÄÄTÖKSISTÄ TUKEA EDUN- VALVONTATYÖHÖN TUETAAN SEUTUSTRATEGIAN TOTEUTUMISTA LISÄTÄÄN TIETOA SEUTUYHTEISTYÖSTÄ SEUDULLA VIESTINNÄN TAVOITTEET TUETAAN SISÄISTÄ YHTEISTYÖTÄ LISÄTÄÄN SEUTUYHTEISTYÖN TUNNETTUUTTA VALTAKUNNALLISESTI

3 2. Seutuviestinnän kokonaisuus Meneillään olevat Kun tapahtuu Tulevat Jälkiposti Kun alkaa Kun päättyy Tavoitteet, strategia Yksittäiset teemat HANKEVIESTINTÄ TAPAHTUMAVIESTINTÄ VAIKUTTAJAVIESTINTÄ SISÄINEN VIESTINTÄ SEUTUVIESTINTÄ TOIMIELINTEN VIESTINTÄ SEUTUTOIMISTON SÄÄNNÖLLINEN VIESTINTÄ Seutukatsaukset Pikku-uutiset Seutuyhteistyön tuloksista tiedottaminen 4-5 kpl/vuosi Kun tapahtuu SH:n päätökset Tarinallisuus!

4 3. Perusviestit Lisää kilpailukykyä Kasvulle kestävä rakenne Hyvinvoiva yhteisö Vahvistamme kansainvälistymistä ja luomme uutta osaamista ja työmahdollisuuksia. Edistämme väestönkasvua ja hyödynnämme kaupungistumista. Käytämme resursseja viisaasti ja hillitsemme ilmastonmuutosta. Uudistamme palveluja ja rakennamme yhteisöllisyyttä asukkaiden kanssa.

5 4. Viestinnän vastuut ja roolit Vastuussa kaikista seutuyksiköstä lähtevistä viesteistä SEUTUJOHTAJA Lausuu seutuyhteistyöstä yleisesti, myös medialle SEUTU - SIHTEERI ASIANTUNTIJA- SIHTEERIT SEUTU- ASSISTENTTI VIESTINTÄ- TOIMISTO VIESTINTÄ- VERKOSTO & SEUTU- STRATEGIAN TOTEUTUS- RYHMÄ, MAL-VERKOSTO Yhtymäkokous, tarkastuslautakunta, seutuhallitus, kuntajohtajakokous Oma työryhmä ja aihealue, kommentoi tarvittaessa näitä medialle Viestinnän vuosikello, tiedotteiden julkaisu, nettisivut, sosiaalinen media, tapahtumaviestintä, mediarekisteri, tiedotteiden kirjoitus, uutiset verkkosivuille, mediatapaamiset Viestinnän konsultointi, viestinnän visuaalinen toteutus, tiedotteiden kirjoitus Seudun tunnettuuden lisääminen verkostoissa Virallinen viestintä, kokoustiedotteet, nettisivut, seutujohtajan varahenkilö Virallinen viestintä, kokoustiedotteet, nettisivujen ajantasaisuus, tiedotteiden pohjatyö TYÖRYHMÄT Tiedon vieminen omaan kuntaan

6 5. Kohderyhmät Sisimmällä kehällä oleville kohderyhmille viestimme laajasti kaikesta toiminnasta. Ulommas siirryttäessä viestintä muuttuu kohdennetummaksi. Viestinnässä panostamme kahdensuuntaisuuteen ja osallistamiseen. LAUTAKUNNAT, KH:T VALTUUTETUT KUNTAJOHTAJAKOKOUS SEUTUTOIMISTO TYÖRYHMÄT SEUTUHALLITUS SIDOSRYHMÄT PIRKANMAAN KANSANEDUSTAJAT SEUDUN ASUKKAAT KANSALAIS- YHTEISÖT MINISTERIÖT MEDIA

7 6. Tapa puhua Käytämme ymmärrettäviä termejä. Valitsemme tyylin ja sävyn tilanteen ja vastaanottajan mukaan. Viestinnässämme on persoonallisuutta ja tarinallisuutta. Havainnollistamme viestintäämme visuaalisin keinoin.

8 7. Viestinnän kanavat Ulkoinen viestintä Digi Internet-sivut, sosiaalisen median kanavat, extranet, Wikipedia, videoviestintä Mediasuhteet Tiedotteet, mediatilaisuudet, muu yhteydenpito Suorapostitus Tiedotteet, seutukatsaukset, esitteet, toimielinten virallinen viestintä Tapahtumat Seminaarit, työpajat ja seututapahtumat päättäjille ja sidosryhmille, kokoukset Seututoimiston sisäinen viestintä Toimistopalaverit KJK:n ja SH:n päätökset ja tulevien asioiden valmistelu, työryhmien ajankohtaiset, talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon ajankohtaiset Slack-työtila Toimistopalaverin päätökset, tapahtumavinkit, vinkit kiinnostavista tutkimuksista, raporteista ym. WhatsApp-ryhmä Rentoa viestintää 8. Häiriötilanteen viestintä Häiriötilanteissa lausuntoja antaa seutujohtaja. Seutusihteeri toimii varahenkilönä.

9 9. Prosessit Tiedote MediaCRM POHJATYÖ ASIANTUNTIJA- SIHTEERILTÄ TÄRKEIMMISSÄ TAPAUKSISSA SOITTO LEHTEEN JULKAISU NETTISIVUILLA MUOKKAUS TIEDOTTEEKSI TIEDOTTEEN JAKO MEDIALLE SOME-JAOT TARKISTUSKIERROS seutujohtaja, asiantuntijasihteeri LISÄTIETOJEN ANTAJAN VARMISTUS Tapahtumaviestintä Ennen tapahtumaa POSTITUSLISTOJEN PÄIVITYS AJAN TASALLE SOME-JAOT TILAISUUDEN AIKANA Tapahtuman jälkeen ESITYKSET JA VALOKUVAT NETTISIVUILLE (viim. seuraavana päivänä) NETTISIVUJEN PÄIVITYS MATERIAALIT ESILLE KIITOSVIESTI KUTSUTUILLE (heti, kun materiaalit netissä) Tapahtuman aikana ENNAKKOKUTSU MUISTUTUS-KUTSU (n. viikkoa ennen) SOME-JAOT MATERIAALEISTA KUTSU JAETTAVIEN MATERIAALIEN KARTOITUS

10 Hankeviestintä VIESTINTÄSUUNNITELMA HANKKEEN ALUSSA Milloin ja kenelle tiedotetaan RAPORTTI & ESITYS NETTISIVUILLE TIEDOTTEEN JULKAISU JA JAKELU TARJOUSPYYNNÖN JULKAISU NETTISIVUILLA JA SOME-JAOT TIEDOTTEEN KIRJOITUS SOME-JAOT HANKKEEN ALKAESSA Tavoite & aikataulu TIETOA KYSELYISTÄ JA MUISTA OSALLISTUMISEN MAHDOLLISUUKSISTA Mediatilaisuus SISÄINEN VIESTINTÄ HANKKEEN AIKANA PÄIVÄMÄÄRÄN JA TILAN VARAUS Varataan aikaa myös lisähaastatteluille. SÄHKÖISENÄ MUKAAN TIEDOTE, VALOKUVA JA ESITYS ESITYKSET JA PUHUJAT AJOISSA PAIKALLE KUTSU KOHDE- TIEDOTUSVÄLINEILLE TULOSTETTUJA TIEDOTTEITA MUKAAN TILAISUUTEEN LISÄHAASTATTELUJEN JÄRJESTELYT MediaCRM TIEDOTTEEN KIRJOITUS ILMOITTAUTUMISLISTA SEUTUJOHTAJALLE JA ESIINTYJILLE TIEDOTTEEN JULKAISU JA JAKELU ARTIKKELIEN TARKISTUS SOME-JAOT

11 10. Viestinnän vuosikello Vuosikello täydennetään vuosittain lokakuussa toiminnallisten tavoitteiden valmistelun yhteydessä. Vastuu: seutuassistentti. Tonttipäivä 11. Viestinnän mittarit Kuntayhtymän sosiaalisen median seuraajat Kuntayhtymän sosiaalisen median julkaisujen määrät Tiedotteiden määrä Nettisivujen osumat Seutufoorumin osallistujamäärä Seutukatsauksen lukijamäärä 12. Viestintäkoulutus Henkilöstöllä on ajantasainen tieto ja osaaminen viestinnän suuntauksista, työkaluista ja kanavista Tarpeen mukaan järjestetään koulutuksia