JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Tutkijakoulun johtoryhmä TUTKIJAKOULUN JOHTORYHMÄ MUISTIO KOKOUSNUMERO 3/2017

Transkriptio

1 TUTKIJAKOULUN JOHTORYHMÄ MUISTIO KOKOUSNUMERO 3/2017 Aika: klo 14:00 16:00 Paikka: Agora B301 Läsnä: vararehtori Kaisa Miettinen, pj professori Keijo Häkkinen professori Heikki Karjaluoto (poistui kohdassa 7) professori Jussi Kukkonen professori Anna Maija Poikkeus (saapui kohdassa 2) professori Laura Stark professori Pasi Tyrväinen tutkimuksen kehittämispäällikkö Timo Taskinen (poistui kohdassa 5) opintopalvelujohtaja Mari Ikonen, vieraileva asiantuntija (poistui kohdassa 5) tutkijakoulukoordinaattori Tuula Oksanen, siht. 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Tohtorikoulutuksen hakulomake Tohtorikoulutuksen hakulomaketta on työstetty kommenttien ja yleisiin valintaperusteisiin ehdotettujen muutosten pohjalta yhteistyössä tutkijakoulun, koulutuspalveluiden ja tiedekuntien kesken. Uusi yhtenäinen kaksikielinen hakulomake otetaan käyttöön syksyn 2017 hauissa. Lisäksi valmistellaan yhtenäinen ohje hakemukseen liitettävien tutkintotodistuksen ja opintorekisteriotteen oikeaksi todistamiseen. Muilta osin hakuohjeet antaa tiedekunta. Keskusteltiin lomakkeen kysymyksistä erityisesti siitä näkökulmasta, mitkä tiedot ovat tarpeellisia hakemusten käsittelyn ja arvioinnin kannalta. Ehdotettiin muutoksia kysymysten muotoiluun. Keskusteltiin myös siitä, mihin kysymyksiin vastaaminen voidaan lomakkeen asetuksissa määritellä vapaaehtoiseksi. Päätettiin poistaa joitakin kysymyksiä ja vastausvaihtoehtoja sekä lisätä hakemuksen kaikille yhteisiin liitteisiin todistus kielitaidosta (jos tarpeen) sekä opintosuoritusten arvosteluasteikko (mikäli asteikko ei käy ilmi tutkintotodistuksesta tai opintorekisteriotteesta). Tarkennettiin, että rahoitussuunnitelma pyydetään pakollisena tietona kaikilta hakijoilta. Todettiin, että hakukohteen (tohtoriohjelma) lisäksi lomakkeessa on joissakin tohtoriohjelmissa tarpeen kysyä myös opintosuuntaa. Tämä voidaan toteuttaa lisäämällä valikkoon sopivat vaihtoehdot. Tutkijakoulukoordinaattori tarkistaa lakimieheltä sanamuodot lupaan sähköiseen asiointiin, jotta hyväksymiskirjeet voidaan lähettää sähköisesti. Samalla tulee saada lupa sähköiseen asiointiin mm. passivointimahdollisuutta varten. Tarkentava tieto hakukelpoisuuden antavista soveltuvista ulkomaisista koulutuksista tulee antaa tiedekunnan laatimissa yksityiskohtaisissa valintaperusteissa. 1 / 5

2 Sihteeri jatkaa lomakkeen työstämistä yhteistyössä koulutuspalveluiden, tiedekuntien, ITpalveluiden ja tietosuojavastaavan kanssa ja selvittää mm. liitteiden maksimikoon (2 Mb on liian vähän.) Hakulomake ja ohje tutkintotodistuksen ja opintorekisteriotteen oikeaksi todistamiseen valmistuvat toukokuun 2017 loppuun mennessä. 3. Tohtorikoulutuksen ohjausosaamisen kehittämisen ja ylläpitämisen toimintamalli Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan sisältyy kehittämistoimenpide 3.6 Tutkijakoulun johtoryhmä laatii tohtorikoulutuksen ohjausosaamisen kehittämisen ja ylläpitämisen toimintamallin, joka edistää tohtorikoulutuksen laatua sekä: lisää tietämystä tohtoriohjelmien rakenteesta ja tohtorikoulun käytänteistä sekä yliopiston tohtorikoulutukselle asetetuista tavoitteista. tukee pedagogisen ajattelun kehittymistä. vahvistaa taitoja käsitellä palautetta ja toimia monimutkaisissa tilanteissa. Tarkasteltiin keskustelun pohjaksi koostetta tohtoriopiskelijakyselyn väitöskirjanohjausta koskevista vastauksista. Todettiin, että kyselyn tulosten perusteella ohjauksessa on kehittämisen tarvetta. Esimerkiksi hyvään tieteelliseen käytäntöön on tutustutettu vain 53 % vastaajista. Huomautettiin, että kyse on kyselyaineistosta, jossa tuloksiin vaikuttaa mm. kysymyksen asettelu ja se miten vastaajat ovat ymmärtäneet kysymyksen. Esimerkiksi ohjauskeskusteluiden tiheyttä koskevassa kysymyksessä on rajattu ulkopuolelle paljon käytetty sähköpostitse tapahtuva ohjaus. Keskusteltiin luonnoksesta ohjausosaamisen kehittämisen ja ylläpitämisen toimintamalliksi. Todettiin, että malliin on lisättävä tutkimusetiikan koulutus väitöskirjanohjaajille, minkä järjestämiseen yliopisto on sitoutunut allekirjoittaessaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan HTKohjeen. Todettiin myös, että toimintamallista ja sen mukaisista tapahtumista on pystyttävä viestimään suoraan ohjaajille. Ohjaajien tavoitettavuuden varmistaminen sisältyy tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan (kehittämistoimenpide 3.7). Toivottiin suunnitelmaan lisää käytännönläheisyyttä. Ehdotettiin ohjaajan käsikirjaa, check listaa tms. verkkomateriaalia, jonka avulla ohjaaja voi helposti löytää tiedon siitä, mitä hyvän ohjaajan tulee hallita, sekä linkkien kautta lisää tietoa kustakin aiheesta. Ehdotettiin myös kerran vuodessa käytävää keskustelua (esim. tiedekunnan ohjaajatapaaminen tai kehityskeskustelu), jossa ohjaajat käyvät check listan läpi. Kokemuksen mukaan ohjaajien houkutteleminen tiedekunnan järjestämiin tilaisuuksiin on haastavaa. Tieto ohjaajan velvollisuuksista ei tavoittavan kaikkia ohjaajia ja opiskelijoilta tulee huolestuttavaa palautetta. Ehdotettiin tohtoriopiskelijoille suunnattuja tilaisuuksia tietoisuuden lisäämiseksi siitä, mitä opiskelija voi ohjaajaltaan pyytää ja vaatia ja mitä mahdollisuuksia hänellä on valittaa ohjaajansa toiminnasta. Tietoa tohtorikoulutuksen tavoitteista ja käytänteistä voidaan jakaa myös ohjaajille ja opiskelijoille yhteisesti, teemoittain (esim. KPTKn Open Access tilaisuus) tai jokin muun tilaisuuden yhteydessä (esim. JSBEn tutkimusiltapäivä). Mallia voidaan ottaa myös tiedeneuvoston ERCit ja AKAt tilaisuuksista joissa osallistujat voivat kiertää erilaisten teemapisteiden välillä. Tarvitaan myös vertaistukea. Tilaisuuksilta toivottiin myös verkkototeutuksia ja tallenteita (esim. 20 minuutin videoita eri aiheista). Toivottiin ensimmäiseksi infotilaisuuden teemaksi tutkimuseettisiä ohjeita. Päätettiin, että sihteeri valmistelee tutkijakoulun verkkosivulle ohjaajan check listan, jota täydentävät linkit muihin materiaaleihin. Päätettiin myös järjestää tohtoriopiskelijoille infotilaisuuksia heidän oikeuksistaan sekä ohjaajien ja opiskelijoiden temaattisia yhteistilaisuuksia. 2 / 5

3 4. Opiskelijavalintaan kantaa ottavien tahojen määrittely Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan sisältyy kehittämistoimenpide 1.5 Tohtorikoulut varmistavat, että niiden suomen ja englanninkielisiltä verkkosivuilla on yhdenmukaisesti kuvattuna ja helposti löydettävissä: Tieto hakuajoista ja menettelyistä Kuvaus valintaprosessista (ml. valintaan kantaaottavien tahojen määrittely) ja kriteereistä Mahdolliset erityisesti kansainvälisten opiskelijoiden tarpeisiin laaditut ohjeet Linkit tiedekunnan sekä tohtoriopiskelijoiden ohjaukseen osallistuvien erillislaitosten tutkimusta ja henkilökuntaa esitteleville verkkosivuille. päätti kokouksessaan 5/2016 ottaa jatkovalmisteluun yhteiset periaatteet siihen, mitkä tahot voivat ottaa kantaa opiskelijavalintaan. Opiskelijavalinnan yleisiin valintaperusteisiin vuoden 2018 valintoihin on esitetty lisäystä: Hakemukset arvioidaan tohtorikoulu tai tohtoriohjelmakohtaisissa ryhmissä, jotka ottavat kantaa valintapäätökseen. Tarkasteltiin koostetta tohtorikoulujen opiskelijavalintaprosessin vaiheista ja toimijoista. Todettiin, että prosessit ovat melko yhtenäiset. Hakemukset käsitellään kaikissa tiedekunnissa monijäsenisissä tiedekuntatason tai tohtoriohjelmakohtaisissa ryhmissä. Väitöskirjan ohjaajan sitoutuminen ohjaukseen tapahtuu hakuvaiheessa (ohjaajan allekirjoittama jatko opintosuunnitelma) tai valintaprosessin aikana (ohjaajan puolto). Keskusteltiin valintaprosessin kuvaamisesta tohtorikoulun verkkosivulla. Haasteeksi todettiin valintakriteereiden kuvaaminen. Toisin kuin yhteisvalinnassa jatko opiskelijavalinnassa hakemuksia ei pisteytetä, jolloin valintapäätösten perusteleminen vaatii erityistä tarkkuutta. Huomautettiin, että yliopistolain 82 :n mukainen oikaisumenettely koskee myös tohtoriopiskelijoiden valintaa. Keskusteltiin myös kasvatustieteiden ja psykologian tiedekunnan valintakäytännöstä. Haasteeksi on koettu tutkimussuunnitelman ohjeistaminen. Yksityiskohtaista kaikkiin suunnitelmiin sopivaa ohjetta ei ole mahdollista antaa ja käytössä olevat karkeat mallit eivät vastaa kaikkiin hakijoiden kysymyksiin. Päätettiin lisätä tutkijakoulun verkkosivulle yleiskuvaus tohtorikoulutuksen valintaprosessista. Valintaprosessin ja kriteereiden kuvaaminen tohtorikoulujen verkkosivuilla sisältyy tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan, joten siihen palataan suunnitelman toteutumisen raportoinnin yhteydessä. Todettiin, että opiskelijavalintaan kantaaottavien tahojen määrittelyä ei ole tällä hetkellä tarpeen täsmentää. 5. Yliopiston tohtorikoulutusrahoituksen jakokriteerit vuodelle 2018 Tutkijakoulun johtajan ja tutkijakoulun johtoryhmän tehtäviin kuuluu yliopiston tohtorikoulutusrahoituksen jakokriteereiden valmisteleminen rehtorin päätettäväksi sekä esityksen tekeminen rehtorille tutkijakoulun rahoituksesta, jonka rehtori jakaa vuosittain tiedekuntien tohtorikouluille. Johtoryhmä on valmistellut keväällä 2015 jakomallin, jossa indikaattoreina ovat suoritetut tohtorintutkinnot, tohtorikoulutettavien henkilötyövuodet ja kilpailtu tutkimusrahoitus kolmen vuoden keskiarvoilla laskettuina. Vuodesta 2017 alkaen rahoitusesitykseen on sisältynyt myös tohtorikoulutuksen arvioinnin perusteella jaettava kehittämisrahoitus, joka vuoden 2018 rahoitusesityksessä kohdennetaan arvioinnissa tohtorikoulutuksen kehittämistarpeita esimerkillisesti tunnistaneille tohtorikouluille. Puheenjohtaja totesi, että rahoitusesitys valmistellaan entiseen tapaan. Rehtorin vaihtuminen voi tuoda asiaan muutoksia, joita ei vielä pystytä ennakoimaan. Sihteeri kertasi vuoden / 5

4 kehittämisrahoituksen jakoperiaatteen. Rahoitus jaettiin tohtorikoulutuksen arvioinnissa menestyneille tiedekunnille (HTK, KTK ja JSBE) suhteessa tohtorintutkintotavoitteeseen ( ). Todettiin, että tunnistettujen kehittämistarpeiden arvottaminen ja käyttäminen kehittämisrahoituksen perusteena on haasteellisempaa. Huomautettiin, että tohtorikoulutusrahoitus on tarkoitettu tohtorikoulutettavien palkkaamiseen ei toiminnan kehittämiseen. Kehittämisrahoituksen tulisi kuulua jakomalliin kokonaisuuteen nähden sopivalla painoarvolla, jotta se motivoisi tohtorikoulutuksen kehittämiseen. Tarkennettiin, että tohtorikoulutusrahoitus näkyy rehtorin ja tiedekuntien välisissä sopimuksissa erillisenä osana tiedekunnalle myönnettyä perusrahoitusta. Puheenjohtaja muistutti, että rahoituksen käyttämiseen liittyy ehtoja. Tohtorikoulutusrahoitusta ei saa käyttää yli 4 vuotta kokopäiväisesti opiskelleiden tohtorikoulutettavien palkkaukseen. Ehdotettiin, että tiedekunnat raportoivat, mitä todennettavissa olevia toimenpiteitä ne ovat tehneet vastatakseen tunnistamiinsa kehittämistarpeisiin. Päätettiin, että sihteeri tekee tohtorikouluille lyhyen kyselyn konkreettisesti toteutetuista (ja suunnitelluista (mitä aiotaan tehdä ja milloin)) kehittämistoimista käytettäväksi kehittämisrahoituksen jakoperusteena. Rahoitusesitys käsitellään seuraavassa kokouksessa. 6. Ilmoitusasiat Opiskelijavalinnan yleiset valintaperusteet vuoden 2018 valintoihin on käsitelty koulutusneuvostossa Rehtori ei ole vielä vahvistanut valintaperusteita päätöksellään. Tutkijakoulu on osana tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelman toimenpidettä 2.2.: Yliopiston tutkijakoulu, ihmistieteiden metodikeskus ja kielikeskus sopivat toimenpiteistä kurssien kapasiteettiongelmien ratkaisemiseksi., lähettänyt tohtoriopiskelijoille sähköpostitse kielikeskuksen opettajien laatiman kirjeen Jyväskylän yliopistossa on asti avoinna kilpailu: Auta tutkimustasi erottumaan osallistu kisaan ja voita! Kilpailussa tutkijat kutsutaan havainnollistamaan tutkimusartikkelinsa päätulokset graafisena abstraktina. Lisätiedot ja kilpailun säännöt: Ihmistieteiden metodikeskus IHMe järjestää yliopiston henkilöstölle suunnatun Tutkimuseettisen käytännöt Jyväskylän yliopistossa koulutuksen. Lisätietoja: 7. Muut asiat Laura Stark välitti johtoryhmälle avoimen tiedon keskuksen kanssa käydyn alustavan keskustelun toiveesta luopua painetuista väitöskirjoista erikseen tilattuja kappaleita lukuun ottamatta. Tavoitteena on kuulemma resurssien käytön tehostaminen ja väitöskirjojen näkyvyyden parantaminen. Avoimen tiedon keskuksen toiveena on resurssien keskittäminen väitöskirjojen digitaaliseen julkaisemiseen liittyviin palveluihin ja samalla painettuihin väitöskirjoihin liittyvät palvelut siirrettäisiin yliopistopainolle. Puheenjohtaja ja sihteeri ovat yhteydessä avoimen tiedon keskukseen. Asiaan palataan, kun tarvittavia lisätietoja on saatu. 8. Seuraava kokous Kevään viimeinen kokous pidetään tiistaina klo (Ag C421.1 TLA neukkari). 4 / 5

5 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo Kaisa Miettinen, Vararehtori, pj Tuula Oksanen, Tutkijakoulukoordinaattori, sihteeri 5 / 5