JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Tutkijakoulun johtoryhmä TUTKIJAKOULUN JOHTORYHMÄ MUISTIO KOKOUSNUMERO 6/2016. Aika: klo 8:15 10:00

Transkriptio

1 TUTKIJAKOULUN JOHTORYHMÄ MUISTIO KOKOUSNUMERO 6/2016 Aika: klo 8:15 10:00 Paikka: Agora D121 Läsnä: Poissa: vararehtori Kaisa Miettinen, pj professori Jussi Kukkonen professori Timo Tiihonen (Pekka Neittaanmäen tilalla, poistui klo 10.03) professori Laura Stark tutkimuksen kehittämispäällikkö Timo Taskinen tutkijakoulukoordinaattori Tuula Oksanen, siht. opintopalvelujohtaja Mari Ikonen (vieraileva asiantuntija) rehtori Matti Manninen (vieraana kohdassa 2) professori Keijo Häkkinen professori Pekka Neittaanmäki professori Anna Maija Poikkeus professori Jaakko Seikkula professori Aila Virtanen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Tohtorikoulutuksen arvioinnin loppuraportin esittely rehtorille on valmistellut tohtorikoulutuksen arvioinnin loppuraportin. Tiedeneuvosto on käsitellyt loppuraporttia sähköpostikokouksessaan ja päättää raportin hyväksymisestä kokouksessaan Sihteeri esitteli raportin rehtorille ja johtoryhmälle. Keskusteltiin raportista. Rehtori kehotti tiedottamaan raportista monipuolisesti. Tätä täsmennettiin niin, että raportin lisäksi julkaistaan 2 sivun tiivistelmä ja laaditaan lukemisohjeet. Todettiin, että raportti kattaa arviointiprosessin, mutta ei sisällä tohtorikoulutuksen muutosta kuvaavia tilastotietoja (esim. tutkintojen läpimenoaika, 4 vuodessa valmistuneiden määrän kehittyminen, kokopäiväisten opiskelijoiden rahoitusmuodot sekä työtilat ja muut yhdenvertaisuuden mittarit). Keskusteltiin lyhyesti myös ohjauksesta. Tutkijakoulu suosittelee vähintään kahden ohjaajan nimeämistä. On kuitenkin tärkeää, että opiskelijalla on aina selvästi nimetty pääohjaaja, joka vastaa ohjauksesta ja pystyy kertomaan opiskelijan tilanteesta. Johtoryhmä totesi arviointiprosessin menneen mallikkaasti ja olleen opettavainen. Todettiin että arvioinnin toteuttamistapaa voidaan pitää hyvänä mallina muille vastaaville arvioinneille. Arvioinnin perusteella on määritelty 6 kehittämistavoitetta ja 26 kehittämistoimenpidettä. Osa toimenpiteistä on 1 / 5

2 pieniä ja osan toteuttaminen vaatii enemmän työtä ja aikaa. Vastuu toimenpiteiden käynnistämisestä jakautuu tutkijakoululle, tohtorikouluille ja opintopalveluille. Kysyttiin, miten tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelman toteutumista seurataan? Strategian toimenpideohjelman seurannassa on indikaattorina kehittämistoimien käynnistäminen, mutta ei yksittäisten toimenpiteiden seurantaa. Ehdotettiin seurannan kytkemistä toiminta ja taloussuunnittelun vuosisykliin. Tutkijakoulun johtoryhmä seuraa toimenpiteiden toteutumista. Huomautettiin, että tohtorikoulujen tasolla tehtävät toimenpiteet sopivat hyvin tutkijakoulun johtoryhmän seurattaviksi, mutta suunnitelmaan sisältyy myös toimenpiteitä, jotka ovat rehtorin ja yliopiston laadunhallinnan alaista toimintaa. Kehittämistoimenpiteisiin sisältyvästä jatkotutkinto opiskelijoiden haku ja valintaprosessien yhtenäistämisestä vastaa opintopalvelut. Opintopalvelujohtaja Mari Ikonen kysyi, onko tutkijakoulun johtoryhmällä valmius osallistua vuoden 2018 yleisten valintaperusteiden valmisteluun siten, että haku ja valintaprosessit sekä hakuajat ovat yhtenäiset? Puheenjohtaja muistutti pyytäneensä johtoryhmän jäseniä sähköpostitse miettimään valmiuttaan yhtenäistämisen edellyttämiin muutoksiin ja totesi ettei vastustavia viestejä ollut tullut niiltäkään jotka eivät olleet läsnä kokouksessa. Rehtori tekee päätöksen yleisistä valintaperusteista maaliskuussa Opintopalveluissa toivotaan, että tutkijakoulun johtoryhmä tekee selkeitä päätöksiä, joihin valmistelussa voidaan tukeutua. Rehtori totesi, että tarvittaessa voidaan tehdä jatko opiskelua koskeva oma tutkintosääntö. Päätettiin, että viimeistään kevään puolivälissä tehdä erillinen rehtorin päätös yhtenäisistä käytännöistä, ml. yhtenäiset hakuajat ja ohjausasiakirjan käyttö. Tähän sisältyy yhteisen hakulomakkeen käyttöönotto ensi syksystä alkaen. Todettiin, että tiedekunnilla on perusteita omille hakuajoilleen (esim. päätökset säätiö ja hankerahoituksesta). Nykyiset hakuajat ovat kuitenkin useammassa tiedekunnassa hyvin lähellä toisiaan, joten kahteen yhteiseen hakuaikaan on mahdollista päästä. Hakuajoissa tulee pystyä huomioimaan myös kansainväliset käytännöt tai hakuajan lisäksi tulee olla muita mahdollisuuksia ottaa opiskelijoita. Yleisiin valintaperusteisiin on sisällytettävä myös muut poikkeuskäytännöt kuten ehdollinen hyväksyminen. Prosessien yhtenäistämiseen kuuluu myös tiedekuntien yhteinen hakulomake ja yhtenäiset toimintatavat hakemusten käsittelyssä. Yhtenäistäminen toteutetaan tutkijakoulun johtoryhmän, tiedekuntien ja opintopalveluiden välisenä yhteistyönä. Tohtoriopiskelijoiden ilmoittautumisesta ja ohjausasiakirjan päivittämisestä voidaan tehdä erillinen päätös, jonka tutkijakoulun johtoryhmä valmistelee. Keskusteltiin tohtoriopiskelijoiden ohjausasiakirjan uudistamissuunnitelmasta. Puheenjohtaja kertoi suunnittelun tilanteesta. Tavoitteena on ohjausasiakirjan nykyistä toimivammalla teknisellä toteutuksella varmistaa, että kaikilla osapuolilla on entistä parempi ymmärrys omista oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Nykyinen toteutus ei tue prosessia riittävällä tavalla. Uuden muotoinen ohjausasiakirja on suunniteltu yhdessä IT palvelujen kanssa. Ohjausasiakirja on Plone pohjainen ja pohjatiedot siihen tulevat opiskeluoikeuden hakulomakkeesta. Toteutus tukee opiskelijan ja ohjaajan yhteistä sitoutumista sovittuihin ohjausjärjestelyihin alusta lähtien. Ohjausasiakirjaan kirjataan myös tohtoriopiskelijan seurantaryhmä. Asiakirja päivitetään vuosittain. Samaan järjestelmään tallentuu myös muita tietoja kuten, milloin opinnot ovat alkaneet ja onko opiskeluoikeus aktiivinen vai passiivinen sekä onko opiskelija ilmoittautunut läsnä vai poissaolevaksi ja onko opiskelu kokopäiväistä vai osa aikaista. Suunnitelman toteuttaminen edellyttää tiedekunnilta vahvaa tahtoa tehdä uusi järjestelmä ja prosessien yhtenäistäminen mahdolliseksi. Huomautettiin, että asioita on katsottava kokonaisuutena. 2 / 5

3 Yhden opiskelupaikan vastaanottamisen toteutumisen seuranta edellyttää jo nyt Opintopolun käyttöä. Opetushallituksen ja University Admissions Finlandin kanssa käydään keskustelua liitteisiin perustuvan opiskelijavalinnan mahdollistamisesta Opintopolussa. Pitkällä tähtäimellä JY:n haku ja valintaprosessien yhtenäistäminen on järkevää toteuttaa Opintopolun kautta (hakulomake, paikan vastaanottaminen ja OILI ilmoittautuminen). Todettiin, että Plone pohjainen ohjausasiakirja voidaan ottaa mahdollisimman pian käyttöön ja pääteltiin, että ohjausasiakirjan kytkeminen tulevaisuudessa OILI ilmoittautumiseen saattaa olla mahdollista. Niin tutkijakoulun johtoryhmällä kuin opintopalveluillakin on tarve luopua vihreällä lomakkeella tapahtuvasta ilmoittautumisesta mahdollisimman pian. Uudistussuunnitelmassa on huomioitava Opintopolun jatkokehitys, jotta edetään Opintopolkuun siirtymistä tukevaan suuntaan eikä tehdä turhaa työtä. Otettiin esille yliopiston tohtorikoulutusrahoitus. Rehtori totesi, että tohtorikoulutusrahoituksen määrä on yliopistolle strategisesti merkittävä valinta, koska tohtorikoulutus tukee ja tuottaa huippututkimusta. Rahoituksen osalta tohtorikoulutuksen arvioinnista on edettävä syvemmälle todellisiin lukuihin ja niihin perustuvaan päätöksentekoon. On arvioitava, onko yliopiston nykyinen tohtorikoulutukseen suunnattu 6 miljoonan euron rahoitus sopiva valmistuneiden noin 150 tohtorin määrään nähden. Huomautettiin, että on syntynyt tarve entistä tiukemmalle politiikalle siinä, miten yliopiston tohtorikoulutusrahoitusta käytetään tohtorikoulutettavien palkkaukseen. Suomen Akatemia kuten myös jotkut säätiöt ovat siirtäneet rahoituksessaan painotusta tohtoriopiskelijoista post doc tutkijoihin, mikä vaikuttaa tohtorikoulutuksen rahoituksen kokonaistilanteeseen. Todettiin tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelman kohtaan 3.4 henkilöstöpalveluiden ehdotuksesta tehty tekstimuutos. Tekstimuutos ei muuta kehittämistoimenpiteen ydinajatusta, joka on työsuhteessa olevien tohtorikoulutettavien etenemisen seurannassa olevien päällekkäisyyksien poistaminen. Pohdittiin, että seurantaryhmätapaamisia ja YPJ keskusteluja voidaan luontevasti yhdistää esim. silloin kun ohjaaja tai seurantaryhmän jäsen on lähiesimies. Muutenkin voidaan etsiä joustavia toimintatapoja. Toimenpiteen toteuttaminen edellyttää yhdessä henkilöstöpalveluiden kanssa tehtävää selvitystyötä. Lopuksi keskusteltiin tutkijakoulun johtoryhmän roolista tiedekuntia koskevassa päätöksenteossa. llä ei ole johtosääntöön perustuvaa mandaattia tehdä päätöksiä. Johtoryhmä on antanut suosituksia, joiden perusteella tiedekunnat ovat tehneet päätöksiä. Todettiin, että yliopistotasoisia päätöksiä tarvitaan, jos prosesseja halutaan yhtenäistää. Esimerkiksi opetussuunnitelmien rakenne ja hakulomakkeet ovat teknisiä asioita, jotka eivät kajoa akateemiseen vapauteen, joten niistä voidaan päättää yliopistotasolla. Päätettiin, että jatkossa tutkijakoulun johtoryhmä valmistelee päätöksiä rehtorin päätettäväksi samaan tapaan kuin koulutusneuvosto toimii. Uuden rehtorin valinnan jälkeen on sovittava, miten jatkossa toimitaan. Tohtorikoulutuksen arvioinnin loppuraportista tiedottaminen aloitetaan, kun raportti on hyväksytty tiedeneuvostossa Raportti toimitetaan tiedoksi myös yliopiston hallitukselle ja johtoryhmälle. 3. Tohtorikoulutuksen opetussuunnitelmatyö Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan on kirjattu (toimenpide 2.1) yhtenäisen esittämistavan määrittely tohtorikoulutuksen opetussuunnitelmille. Tavoitteena on varmistaa, että opetussuunnitelmissa on huomioitu tohtorikoulutuksen osaamistavoitteet ja ne tukevat koulutuksen sisällöllistä ja rakenteellista kehittämistä tohtorikoulujen tasolla. 3 / 5

4 Keskusteltiin sihteerin valmisteleman luonnoksen pohjalta tohtorikoulutuksen opetussuunnitelmien esittämistavasta. Todettiin, että ehdotus ei tuo suuria muutoksia nykyisiin käytäntöihin. Humanistisyhteiskuntatieteellisen tiedekunnan opetussuunnitelmatyö on jo käynnissä myös tohtoriohjelmien osalta. Palautetta on tullut ehdotuksen opetus ja ohjausosaamista ja työllä ansaittuja opintopisteitä koskevasta osasta. Kaikki laitokset eivät voi tarjota mahdollisuuksia opetuskokemuksen hankkimiseen kaikille tohtoriopiskelijoille, joten päätettiin muuttaa asiaan liittyvä muotoilu suositellaan muotoon voidaan sisällyttää. Todettiin, että yliopistotason linjaus on pidettävä mahdollisimman yleisellä tasolla. Huomautettiin, että kaikille tohtoriopiskelijoille pakollisiksi ehdotettujen opintojen osalta on huolehdittava myös siitä, että sopivia kursseja on riittävästi tarjolla. Huomautettiin myös, että opetussuunnitelmissa tulisi huomioida tohtorikoulutuksen osaamistavoitteiden lisäksi myös tohtorikoulutuksen valintaperusteet kuten kielitaitovaatimus. Eri tutkintotasoilta valmistuneiden osaamisen tulisi olla kumuloituvaa. Esimerkiksi tutkimusetiikka maisterikoulutuksessa on eri asia kuin tutkimusetiikka tohtorikoulutuksessa. Päätettiin, suosituksen sijaan valmistella tohtorikoulutuksen opetussuunnitelmista rehtorin päätös. Sihteeri tekee tekstiin kokouksessa keskustellut muutokset yhteistyössä puheenjohtajan ja opintopalvelujohtajan kanssa, muokkaa tekstin päätöksen muotoon ja huolehtii valmistelun etenemisestä päätöksentekoon asti. 4. Tohtorikoulutus yliopiston tutkimus, innovaatio ja infrastruktuuriohjemassa Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan on kirjattu (toimenpide 6.1) tohtorikoulutusstrategian valmistelu yliopiston tutkimus, innovaatio ja infrastruktuuriohjelmaan (TIIO) vuosille Tohtorikoulutusstrategian tavoitteena on linjata tohtorikoulutuksen strategiset tavoitteet sekä osaamis ja työllistymistavoitteet (ml. osa aikaisen tohtorikoulutuksen tavoitteet ja periaatteet). Johtoryhmän jäsenillä oli ollut tehtävänä tutustua nykyiseen TIIOon. Keskusteltiin lyhyesti sihteerin laatimasta tekstiluonnoksesta. Todettiin, että teksti on melko pitkä ja sitä todennäköisesti joudutaan lyhentämään. Todettiin, myös, että johtoryhmä haluaa sisällyttää yliopiston tuen tohtoriohjelmien kansainvälistymiselle (tohtorikoulutettavan neljännen vuoden palkka kansainvälisissä tohtorikoulutusverkostoissa, joissa rahoitus on kolmivuotinen) myös uuteen ohjelmaan. Ryhmällä ei ollut tässä vaiheessa muuta huomautettavaa luonnokseen. Tekstin työstämistä jatketaan osana tutkimus, innovaatio ja infrastruktuuriohjelman valmistelua. 5. Jatko opiskelijoiden lukuvuosi ilmoittautumisen ja ohjausasiakirjan uudistaminen Jatko opiskelijoiden lukuvuosi ilmoittautumisen ja ohjausasiakirjan teknisten ongelmien ratkaisemiseksi on laadittu yhteistyössä IT palveluiden kanssa alustava toimintasuunnitelma ja prosessiehdotus. Suunnitelma perustuu Plone pohjaiseen tietojen syöttöön ja työnkulkujen hallintaan. Prosessiehdotukseen sisältyy mm. yhtenäinen Plone pohjainen jatko opiskeluoikeuden hakulomake sekä Plone pohjainen ohjausasiakirja, joka laaditaan tai päivitetään ennen lukuvuosi ilmoittautumista Korpissa. Hankkeen tavoite ja aikataulu pyritään kytkemään opintohallinnon palvelujen kokonaisuudistukseen. Todettiin, että kohta 5 käsiteltiin kohdan 2 yhteydessä. 6. Tohtoriohjelmat alkaen 4 / 5

5 Yliopiston organisaatio uudistuu alkaen. Tiedekuntien lukumäärä vähenee kuuteen ja liikuntatieteellisestä tiedekunnasta ja informaatioteknologian tiedekunnasta puretaan laitosrakenteet. Muutokset vaikuttavat myös yliopiston tohtoriohjelmiin. Tohtoriohjelmien vahvistaminen on tutkijakoulun toimintaperiaatteiden mukaisesti tiedekuntien tehtävä. Todettiin yliopiston tohtoriohjelmat alkaen. Kasvatustieteiden ja psykologian tiedekunnan tohtorikoulun tohtoriohjelmista päätetään tiedekuntaneuvoston kokouksessa vasta Sihteeri tarkistaa Bio ja ympäristötieteiden laitoksen tohtoriohjelman virallisen nimen matemaattisluonnontieteellisestä tiedekunnasta. Tohtorikoulujen ja ohjelmien nimet sekä ohjelmissa suoritettavat tutkinnot julkaistaan tutkijakoulun verkkosivulla, kun päätökset on tehty kaikissa tiedekunnissa. 7. Ilmoitusasiat Tutkijakoulu järjestää klo 14:15 16:00 salissa Agora, auditorio 3 tohtoriopiskelijoille, ohjaajille, seurantaryhmien jäsenille ym. tohtorikoulutuksen toimijoille keskustelutilaisuuden otsikolla Kaikki, mitä olet halunnut kysyä tohtorikoulutuksesta. Tilaisuudessa kysymyksiin vastaavat tutkijakoulun johtaja ja johtoryhmän jäsenet sekä tutkijakoulun ja tohtorikoulujen koordinaattorit. Paikalle toivotaan vähintään yksi edustaja jokaisesta tohtorikoulusta. 8. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 9. Seuraava kokous Koulutusneuvosto käsittelee ehdotusta vuoden 2018 yleisiksi valintaperusteiksi helmikuussa n vuoden 2017 ensimmäisen kokouksen ajankohta sovitaan Doodlekyselyllä tammi helmikuun 2017 vaihteeseen siten, että johtoryhmä voi tehdä koulutusneuvostolle esityksen jatkotutkintokoulutuksen yleisiksi valintaperusteiksi. Puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat kokoukseen yhteistyössä opintopalvelujohtajan ja opintoasiainpäälliköiden kanssa pohjaesityksen, joka sisältää kaksi yhteistä hakuaikaa, yhtenäisen haku ja valintamenettelyn sekä tavat, joilla hakija voi osoittaa opintojen edellyttämän tarkoituksenmukaisen kielitaitonsa. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiiti osallistujia ja päätti kokouksen klo Kaisa Miettinen, Vararehtori, pj Tuula Oksanen, Tutkijakoulukoordinaattori, sihteeri 5 / 5