Toimintakertomus Tammikuu-Joulukuu 2013

Transkriptio

1 Sivu 1 KS muutos Siitä muutos Tot Tot-% TP 2012 Toimintatuotot , Toimintakulut , Toimintakate (ed.erotus) Aleksialle kertyi budjetoidusta tuottoja 98,1%, kuluja 98,14%, jolloin toimintakate Kulujen säästöjä kertyi eri yksiköiltä. Merkittävimmät säästöt kertyivät muiden palvelujen ostoista. Myös henkilöstön palkkakuluissa kertyi säästöjä resurssien tarkastelujen sekä pidettyjen palkattomien vapaiden vuoksi. Asiakkaille hyvitettiin siivous- ja ruokapalveluista palvelumaksuja yhteensä Sivistystoimelle , sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle Investointien poistot ovat Tilikauden ylijäämä tuloslaskelman mukaan on Tulosalueen toimintakatteen ja investointien toteutumisarvio Siivouspalvelut KS 2013 Tot 2013 Tot-% +muutos 1-12 Toimintatuotot ,9 Toimintakulut ,8 Toimintakate (ed.erotus) TP 2012 keskitetty siivous hinta /m2 /v 28,6 27,3 26*) Siivouspalvelujen tuotot toteutuivat 93,9 % ja kulut 92,8% budjetoidusta. Siivouspalvelujen toimintakate toteutui arvioitua paremmin. Asiakkaille hyvitettiin palveluhinnoissa , josta sivistystoimelle ( 80%), sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle (20 %). Kulut alittuivat budjetoidusta :lla. Säästöjä kertyi kaikilta tileiltä. Henkilöstömenoista kertyi säästöjä, koska henkilöstö piti runsaasti palkattomia vapaita vuoden aikana ( 415 pv). Tuloja lisäsi budjetoimattomat henkilöstökorvaukset *) Vuoden 12 tilinpäätöksessä mittarina ollut keskitetyn siivouksen kulu /m2/v, v.2013 alkaen mittarina hinta/ /m2

2 Sivu 2 Kiinteistöpalvelut KS 2013 Tot 2013 Tot-% +muutos 1-12 Toimintatuotot ,5 Toimintakulut ,9 Toimintakate (ed.erotus) kiinteistöpalveluje n hinta /hum2 /v TP ,2 53,5 Kiinteistöpalvelujen toimintatuotot toteutuivat 100,5 %:sta ja toimintakulut 101 %:sti. Talousarvion mukainen toimintakate supistui eurosta toteutuneeseen euroon. Suurimmat ylitykset tapahtuivat tilikauden aikana tehdyissä ostoissa. Eniten tähän vaikutti energian hinnannousut ja kiinteistöjen ilmanvaihdon tehostaminen viikonloppuisin. Lämmitysmenot ylittyivät euroa suunnitellusta. Lisäksi vuokrat ylittyivät euroa. Suurimmat säästöt saatiin aikaan muiden palvelujen ostoissa euroa ja rakennusmateriaaleista euroa. Henkilöstön palkoista ja sivukuluista säästettiin n euroa. Kiinteistöjen kunnossapitoon oli v käyttösuunnitelmassa varattu euroa, josta käytettiin euroa (88%). Kunnossapito-ohjelman mukaisista töistä saatiin toteutettua n. 60 %. Ohjelman mukaista toteuttamista hankaloitti kiireelliset häiriökorjaukset ja ennakoimattomat sisäilmakorjaukset. Lämmitysmenojen nouseminen aiheutti loppukesästä lähtien painetta kiinteistöpalveluille ja sitä kautta myös kunnossapidolle tarvittavien säästöjen aikaansaamiseksi. Ruokapalvelut KS 2013 Tot 2013 Tot-% +muutos 1-12 Toimintatuotot ,9 Toimintakulut ,6

3 Sivu 3 Toimintakate (ed.erotus) Aterian hinta / suorite TP ,32 2,61 2,86 Tuotot toteutuivat 96,9 % ja kulut 97,6 %. Asiakkaille hyvitettiin palveluhinnoissa Sivistystoimelle (85 %), sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle (15 %). Näiden lisäksi sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle hyvitettiin , koska tukipalveluaterioiden arvioidut myynnit alittuivat vuoden aikana. Myyntituottojen vähentyminen johtui sosiaalitoimen otettua käyttöön Menumat ateria- automaatit. Toimintakulujen alittuminen johtui tilien muiden palveluiden ostot ja ostot tilikauden aikana alittumisesta. Merkittävimmät säästöt tulivat kuljetuskuluista sekä elintarvikkeista. Kuljetuskulut toteutuivat budjetoidusta n. 9 % alhaisempana, koska hintojen korotus oli arvioitua pienempi. Elintarvikkeisiin kului n. 4,5% arvioitua vähemmän. Kulujen väheneminen johtui ruokalistamuutoksesta, elintarvikeostojen tarkemmasta ohjeistuksesta ja seurannasta sekä tukipalveluateria-asiakkaiden vähentymisestä. Investoinnit Määrärahasta ( ) on toteutunut , käyttämättä jäi Rahaa on käytetty keittiölaitteiden uusintaan. 2. Talousarviossa esitettyjen tavoitteiden toteutumisarvio Strategiset valinnat/ kriittiset menestystekijät (talousarvion 2013 mukaisina) NÄKÖKULMA Prosessit ja rakenteet KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT Prosessien selkeyttäminen ja tehostaminen (3.1.1) ARVIOINTI-KRITEER IT Palveluprosessien sujuminen ja tehostuminen SITOVA TAVOITE V (MITTARI) Liikelaitoksen pääprosessit määritellään ja kuvataan TAVOITTEEN TOTEUTUMINEN Tavoite ei toteutunut. Prosessit on määritelty, kuvattu osittain. mittari: prosessit on kuvattu: kyllä/ei Palvelut ja vaikuttavuus Toimivat palvelut (1.1.1) Palvelutuotanto-ohjelm an johtopäätösten konkretisointi, palveluverkko-ohjelma n laatimiseen osallistuminen Osallistutaan keittiörakenteen valintaan asiantuntijanan ja palvelun tuottajana. Tavoite on toteutunut Keittiörakennetta on käsitelty vuoden aikana liikelaitoksen johtokunnassa, kunnan hallituksessa ja valtuustoseminaareissa.

4 Sivu 4. Talouden hallinta ja rahoitus Talouden läpinäkyvyyden ja kustannuslaskennan kehittäminen (3.1.2) Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen (nykyisten palvelujen sisällön määrittely, kuvaaminen, hinnoittelu, mahdollisten uusien palvelujen kehittäminen) Kiinteistöpalveluje n tuotteet on kuvattu ja hinnoiteltu mittari: Tuotteistaminen on tehty: kyllä/ei Tavoite ei ole toteutunut. Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen on kesken. Liikelaitokselle perustamisvaiheessa määritelty 5% tuottavuustavoite Liikelaitoksen kulujen kehitys 5 vuoden aikana (sis. kaikki tuotannon kulut sekä volyymin muutoksen) Tavoite toteutuu. Raportti valmistuu maaliskuun 2014 aikana. mittari: /m2, aterian hinta /suorite 3. Selvitys sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan järjestämisestä ja johtopäätöksistä Toiminnassa on noudatettu annettuja ohjeita, säännöksiä ja määräyksiä. Liikelaitoksen johtoryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa. Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti tiedotus- ja koulutustilaisuuksia. Lisäksi henkilöstölle on yksikkökohtaisia ohjeita eri tilanteisiin. Kokouksista tehdään muistiot ja sovittujen toimenpiteiden toteutumista seurataan. Johtokunta kokoontuu sovitun aikataulun mukaisesti. Kehityskeskustelut käydään säännöllisesti. Toimenkuvat käydään läpi ja päivitetään kehityskeskustelujen yhteydessä. Hankintaprosessi on tehty hankintalain mukaisesti ja toimitaan sen mukaisesti. Palvelujen kilpailutukset on tehty hankintalain ja kunnan ohjeistusten mukaisesti. Tulosyksiköiden vastuuhenkilöt valvovat, että sopimukset toteutuvat sovitun mukaisesti.

5 Sivu 5 Tietojärjestelmät on turvattu asianmukaisesti ja henkilöstö on suorittanut tietoturvakurssin (Navisec). Tietoja käsitellään asianmukaisesti (varmuuskopiot jne.). Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on rajattu tehtävien mukaisesti. Ostolaskut käsitellään ohjeiden mukaisesti. Ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä on määritelty sekä hyväksyjien sijaiset. Talouden ja tuloksellisuuden seuranta tapahtuu kuukausittain johtoryhmän kokouksissa ja tulosyksiköiden omissa kokouksissa. Talouden ja tuloksellisuuden arviointi tapahtuu osavuosikatsausten yhteydessä ja niistä raportoidaan johtokunnalle. Kiinteistöpalvelut osallistuu työpaikkakäynteihin ja tiedottaa muita yksiköitä tuloksista. Toimialojen vaarojen ja riskien arviointi on tehty. Liikelaitoksen riskienhallinta selvitys on tehty yhteistyössä muiden liikelaitosten kanssa. Liikelaitoksella on palvelun tuottamiseen liittyviä koneita ja laitteita, joihin on käyttö- ja huolto-ohjeet. Niitä noudattamalla ylläpidetään käyttöomaisuuden arvoa. Irtaimistoluetteloja ylläpidetään ja päivitetään vuosittain. Ruokapalvelujen omavalvontasuunnitelman ja keittiöiden hygieniaohjelmien muodossa käytännön toiminta on kuvattu varsin tarkasti. Omavalvontaan on käytössä yhtenäinen lomakkeisto. Omavalvontasuunnitelmassa sisällysluettelon aihepiireistä on kuvattu a) riskit b) valvontatoimenpiteet c) korjaavat toimenpiteet ja d) asioiden kirjaaminen ja kirjaamisen vastuuhenkilö. Poikkeamista raportoidaan esimiehelle. Tavarantoimittajilta vaaditaan vastaavaa toimintaa. Ruoka ja ruokailun turvallisuus pyritään takaamaan tarkalla ohjeistuksella. Ympäristökeskuksen tekemät elintarvikevalvonnan Oiva-tarkastukset on tehty18 toimipaikkaan. Oivallisen arvosanan sai 12 toimipaikkaa ja hyvän arvosanan sai 6 toimipaikkaa. Erityisruokavaliokäytäntöjä ja tilausvastuita on selkeytetty ohjeistuksella tilaajalle sekä tuottajalle. Yksiköiden esimiehet suorittavat valvontaa työkohdekäynneillään. Henkilöstö tiedottaa esimiestään havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaviin toimenpiteisiin ryhdytään esim. laatimalla ohjeita. Siivouspalveluissa pidetään sovitusti 2 x vuodessa koulujen rehtoreiden ja terveyskeskuksen osastonjohtajien kanssa tapaamiset. Perehdyttämisessä on kiinnitetty huomiota esimerkiksi terveydelle haitallisten aineiden käyttöturvatietojen osaamiseen. Henkilöstön tulee allekirjoittaa saaneensa perehdytys. Siivouspalveluissa siivoustyönohjaaja pitää säännöllisiä perehdytys-/koulutustilaisuuksia henkilöstölle. Henkilöstö kuittaa saamansa perehdytyksen. Siivouspalvelujen perehdytysopasta on päivitetty. Riskienkartoitus on tehty liikelaitosten (Aleksia, Klaukkalan jäähalli, Nurmijärven työterveys) kanssa yhteisesti. Vaarojen ja riskien arviointia tehdään toimipaikkatasolla kunnassa käytössä olevaan järjestelmään.

6 Sivu 6 Keskushallinto on tehnyt vuoden 2013 aikana varautumissuunnitelman. Aleksia-liikelaitos on osallistunut omalta osaltaan varautumissuunnitelman tekemiseen. Palvelujohtaja on osallistunut alueelliselle maanpuolustuskurssille. 4. Kunnan strategian ja erillisohjelmien mm. palvelutuotanto-ohjelman toteutuminen talousarviovuonna (Strategian toteutumista tarkastellaan myös koko strategian voimassaolon ajalta) Aleksia-liikelaitos tukee omalla toiminnallaan kunnan strategian toteutumista. Aleksian toimintaa koskevat toimivat palvelut, prosessien selkeyttäminen ja tehostuminen sekä talouden läpinäkyvyyden ja kustannusten kehittäminen. Toimivien palvelujen kohdalla Aleksia on osallistunut keittiörakenteen valintaan asiantuntijana ja palvelun tuottajana. Asiakaslähtöinen palvelutuotanto-ohjelma Aleksian tuottamissa palveluissa asiakaslähtöisiä palveluja ja prosesseja kehitetään, pääprosessien määrittely on toteutunut, mutta prosessikuvaukset ovat kesken. Ruoka- ja siivouspalvelujen tuotteistamista on tehty. Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen on tavoitteen mukaisesti aloitettu, työ jatkuu vuoden 2014 puolella. Siivouspalveluille on asetettu tavoite, että 10 % Aleksian siivottavasta pinta-alasta on ulkoisella palveluntuottajalla siivouksessa. Toteuma tällä hetkellä 8 % siivouspalvelujen siivottavasta pinta-alasta. Tämän lisäksi on ollut määräaikaisesti muutamia kohteita ulkopuolisella palveluntuottajalla esim. toiminnan väliaikaisuuden tai rekrytoinnin keskeneräisyyden vuoksi. Siivouspalvelut antavat asiantuntijapalveluja kohteille, joissa siivouspalvelut ei siivoa. Palvelusopimuksia tarkastellaan asiakkaan kanssa joka vuosi. 5 % tuottotavoitteen toteutumista voidaan arvioida lopullisesti tilinpäätöksen jälkeen. Ruokapalvelujen toimintaa on keskitetty asiakkuuksittain tuotantokeittiöön kirkonkylän alueella. Riskien hallinnan osalta liikelaitoksen toiminnassa noudatetaan kunnan hallintosääntöä, liikelaitosten johtosääntöä, talousarvion täytäntöönpano-ohjeita ja muita kuntatasoisia talouteen ja toimintaan liittyviä lakeja ja ohjeita. Talouden toteutumista seurataan säännöllisesti johdon kuukausiraporttien ja osavuosikatsausten avulla. Riskikartoituksia on tehty riskipisteohjelman avulla. Tulosyksiköillä on myös omia toimintaohjeita. 5. Omistajapoliittisten linjausten edellyttämien toimenpiteiden toteutuminen Kiinteistöpalveluissa olleet isännöintitehtävät siirtyivät keväällä 2013 ympäristötoimialan tilakeskukselle. Samassa yhteydessä sähköinsinööri ja taloussihteeri siirtyivät ympäristötoimialalle. Loppuvuodesta 2013 aloitettiin selvitystyö kiinteistöpalvelujen siirtämisestä ympäristötoimialan tilakeskukselle alkaen. Kunnanvaltuusto teki loppuvuonna päätöksen keittiöverkosta. Toimintamallina on ns. aluekeittiömalli, jossa tulevaisuudessa toimii 5 aluekeittiötä, kirkonkylässä 2, Rajamäellä 1 ja Klaukkalassa 2.

7 Sivu 7 6. Kuuman, kuntayhtymien ja muun yhteistyön toteutuminen Aleksia on osallistunut Keski-Uudenmaan kaupunki -selvityksiin antamalla tietoja ruoka-, siivous- ja kiinteistöpalveluista. Ruokapalvelujen henkilöstöä on osallistunut ympäristökeskuksen järjestämiin yhteisiin koulutustilaisuuksiin sekä kokouksiin. Kiinteistöpalvelut on mukana Julkisten rakennusten energiatehokkuuden parantaminen -hankkeessa, jossa valitaan muutama kiinteistö, joiden energian kulutusta pyritään alentamaan. Pilottikohteeksi on valittu Maaniitun koulu ja myöhemmin mukaan tulee Röykän koulu ja kirkonkylän palvelukoti. 7. Täytäntöönpano-ohjeiden kohtien toteutumisen seuranta Kiinteistöjen kunnossapito-ohjelman toteutuminen Kiinteistöjen kunnossapitoon oli v käyttösuunnitelmassa varattu euroa, josta käytettiin euroa (88 %). Kunnossapito-ohjelman mukaisista töistä saatiin toteutettua n. 60 %. Ohjelman mukaista toteuttamista hankaloitti kiireelliset häiriökorjaukset ja ennakoimattomat sisäilmakorjaukset. Lämmitysmenojen nouseminen aiheutti loppukesästä lähtien painetta kiinteistöpalveluille ja sitä kautta myös kunnossapidolle tarvittavien säästöjen aikaansaamiseksi. Uudisrakentaminen, kaavoitus- ja maankäytön toteuttamisohjelma ei koske Aleksia-liikelaitosta 8. Olennaiset muut tiedot kunnan palveluista tilivuonna tai tilivuoden jälkeen, joista ei ole toimintakertomuksessa muualla selvitystä Toimivat palvelut: Liikelaitoksen asiakastyytyväisyyskysely tehtiin syksyllä Kysely lähetettiin kohdennetusti kunnan sisäisille asiakkaille eri toimialoille. Tavoitteena arvosana 3,5 asteikolla 1-5, jossa 1 on huonoin ja 5 paras arvosana N= 45, 55% N=43, 52% N=36 (74), 49% ALEKSIA YHTEENSÄ 3,35 3,25 3,45 ruokapalvelut 3,97 3,85 3,92

8 Sivu 8 siivouspalvelut 3,59 3,7 3,61 kiinteistöpalvelut 2,85 2,64 2,97 arvojen näkyminen toiminnassa 3,04 2,84 2,72 Tulosyksiköt analysoivat tulokset ja kirjaavat mahdolliset kehittämiskohteet sekä toimenpidesuunnitelman. Tasapainoinen talous ja osaava henkilöstö: Liikelaitoksen talous on tasapainossa. Palvelujen hinnoittelua on tarkasteltu ja muokattu ruoka- ja siivouspalveluissa tuotteistamisen yhteydessä. Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen on kesken. Henkilöstö on osallistunut sekä tulosyksikkökohtaisiin sekä liikelaitoksen yhteisiin koulutustilaisuuksiin. Ruokapalvelun henkilöstöstä 50 % on suorittanut kestävän kehityksen osaaja ympäristöpassin. Ruokapalvelun henkilöstö on osallistunut Edutaru Oy:n järjestämään ruoan arvostamisen (ResTaru) ja ruoantekijöiden arvostuksen nostamiskoulutuksiin (ProTaru). Ruokapalvelujen käteiskassojen myynti tehdään alitilityskassojen kautta (5) viidessä toimipaikassa. Käteiskassatarkastukset suoritettiin kevään 2013 aikana. Koulujen välipalalippujen myynti siirtyi ruokapalvelujen vastuulle. Ruoan hävikin syntymiseen on kiinnitetty huomiota ja sen vähentämiseksi on etsitty ratkaisuja. Biojätemittaus tehdään säännöllisesti joka syksy. Tulokset analysoidaan. 9. Tulosalueen palveluksessa olevan henkilökunnan määrä ryhmiteltynä seuraavasti vakinaisia 189 x henkilötyövuotta hallinto 1,43

9 Sivu 9 kiinteistöpalvelut 36,69 ruokapalvelut 89,57 siivouspalvelut 61,31 määräaikaisia ja sijaisia 26,39 x henkilötyövuotta hallinto 0,78 kiinteistöpalvelut 0,97 ruokapalvelut 15,05 siivouspalvelut 9, Selvitys tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämien havaintojen käsittelystä ja suoritetuista jatkotoimenpiteistä v ja 2012: TARKASTUSLAUTAKUNNAN HAVAINTO SUORITETUT JATKOTOIMENPITEET Arviointikertomus vuodelta 2011 ja 2012: v.2011: ei erityisiä havaintoja v. 2012: ei Aleksiaa koskevia havaintoja Keittiöverkkoselvitystä jatketaan ja esitykset tuodaan v kunnanhallitukselle ja valtuustolle. -> päätös keittiörakenteesta tehty v