Virpi Junttilan ym. valtuustoaloite kaupungin toimistotilojen tehokkaammasta käytöstä

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Virpi Junttilan ym. valtuustoaloite kaupungin toimistotilojen tehokkaammasta käytöstä 462/ /2016 KH 261 Valmistelija: kaupunginsihteeri Juha Willberg, puh Tilakeskuksen johtaja Katri Tolvanen, puh Strategia- ja rahoitusjohtaja Olli Naukkarinen puh Virpi Junttila ym. on tehnyt valtuustoaloitteen kaupungin toimistotilojen tehokkaammasta käytöstä: Kaupungin taloudessa on kovia säästöpaineita. Säästöjä joudutaan etsimään monin eri tavoin, järjestelemällä ja tuottamalla toimintoja uusin tavoin, tehostamalla tilojen käyttöä ja pahimmillaan myös leikkaamalla palveluja. Kaupunki on lähtenyt hakemaan säästöjä tiivistämällä ja keskittämällä kouluja ja päiväkoteja. Kaupunki omistaa koulujen ja päiväkotien lisäksi monia muitakin kiinteistöjä, joissa työskentelee kaupungin hallintoa ja tukipalveluita. On tärkeää käydä läpi myös näiden kiinteistöjen tehokkuus ja tilankäyttö: voitaisiinko turhista toimistotiloista luopua ja voitaisiinko nykyisiä tiloja käyttää tehokkaammin. Tämän päivän toimistotilat ovat hyvin toisenlaisia kuin vielä vuotta sitten. Useissa paikoissa, valtakunnan aluehallintoa, Eksotea ja yliopistoja myöten, on siirrytty monitoimitiloihin joissa henkilöstö työskentelee samassa huoneessa. On koettu hyväksi että eri toimijat työskentelevät yhdessä, tällöin myös tiedonkulku paranee. Esimerkiksi yliopistolla myös ylin johto on luopunut perinteisistä suurista johtajien huoneistaan ja siirtynyt tällaisiin monitoimitiloihin. Näin vältytään neuvottelutilojen tyhjäkäytöstä, kun ne ovat yksittäisen työntekijän sijaan kaikkien varatavissa ja käytettävissä. Monissa paikoissa henkilöstöllä ei myöskään ole kiinteitä työpisteitä vaan näin sähköisenä aikana vähäiset henkilökohtaiset työtarvikkeet kulkevat kärryssä jonka voi palauttaa varastopisteeseen työn loputtua, ja näin itse toimipiste vapautuu muiden käyttöön. Tällainen toimintatapa voisi parhaimmillaan vapauttaa toimistotilat myös iltakäyttöön, jossa esimerkiksi erilaiset yhdistykset, opistot ja seurat voisivat käyttää samoja tiloja omaan toimistotyötarpeeseensa iltaisin.

2 Esitämme että kaupunki selvittää kaupungin hallinnon kiinteistöjen tilankäytöstä ja tekee selvityksen tilankäytön tehostamisesta. Samalla selvitetään voitaisiinko tilojen käyttöä tehostaa niin että niillä olisi myös iltakäyttöä. Teknisen lautakunnan lausunto: Joukko kaupunginvaltuutettuja on allekirjoittanut aloitteen, jossa esitetään, että kaupunki selvittää hallinnon kiinteistöjen tilankäytöstä ja tekee esityksen tilankäytön tehostamisesta. Aloitteessa todetaan, että kaupungin taloudessa on kovia säästöpaineita. Säästöjä on lähdetty hakemaan myös tiivistämällä ja keskittämällä kouluja ja päiväkoteja. Aloitteen mukaan on tärkeää käydä läpi myös niiden kiinteistöjen tehokkuus ja tilankäyttö, missä työskentelee kaupungin hallintoa ja tukipalveluita ja samalla selvittää voitaisiinko joistakin toimistotiloista luopua ja voitaisiinko nykyisiä tiloja käyttää tehokkaammin. Aloitteessa esitetään selvitettävän myös voitaisiinko tilankäyttöä tehostaa niin, että niillä olisi myös iltakäyttöä. Aloitteessa todetaan myös, että monissa työpaikoissa on siirrytty monitoimitiloihin, joissa henkilöstö työskentelee samassa huoneessa eikä henkilöstöllä ole kiinteitä työpisteitä vaan vähäiset henkilökohtaiset tarvikkeet kulkevat käryssä, jonka voi palauttaa varastopisteeseen työn loputtua, ja näin itse toimipiste vapautuu muiden käyttöön. Säästöjen hakeminen toimistotilojen tilankäyttöä tehostamalla on kannatettava esitys. On syytä kutenkin huomioida, että huonetoimistoiksi suunniteltuja rakennuksia ei välttämättä saada tiloiltaan yhtä tehokkaiksi kuin mitä on mahdollista saavuttaa uudisrakentamisen yhteydessä. Toimistotilojen tehokkuutta voidaan hakea monella tavalla ja erilaisilla ratkaisulla. Toimistorakennukset toteutettiin huonetoimistoina (koppikonttoreina) aina 1990-luvulle saakka, jolloin toimistotilojen tilankäyttöä ryhdyttiin tehostamaan toteuttamalla avotoimistoja/maisemakonttoreita ja avo- ja huonetoimiston yhdistelmiä ns. kombitoimistoja. Sen jälkeen ovat tulleet mm. erityyppiset monitilatoimistot, jotka koostuvat erilaisista tiloista ja vyöhykkeistä erityyppisten organisaatioiden erilaisia tarpeita varten. Monitilatoimistoissa voi olla nimetyt työpisteet tai nimettyjä työpisteitä ja nimeämättömiä työpisteitä tai kaikki työpisteet voivat olla nimeämättömiä.

3 Kun ryhdytään lisäämään toimistotilojen tehokkuutta, se tulisi tehdä huolellisen suunnittelun kautta ja avulla. Suunnittelun tavoitteena tulisi olla taloudellisesti ja toiminnallisesti tehokas, toimintaa tukeva, turvallinen, terveellinen ja viihtyisä työympäristö, joka tukee sekä organisaation että työntekijöiden tarpeita. Tilakeskuksessa on valmisteltu kaupungintalon osalta tilankäytön tehostamiseen liittyvää selvitystä alkuvuodesta 2016 liittyen erilaisten säästötoimenpiteiden hakemiseen, mutta projekti on toistaiseksi lykkääntynyt ollen kuitenkin edelleen vireillä. Tilankäyttöä on tehostettu kaupungintalolla vuosien varrella esimerkiksi ottamalla aulatiloja neuvottelutilakäyttöön, pienentämällä pääosa toimistohuoneista noin 10 m2 kokoisiksi ja toteuttamalla 4. kerroksen osaan monitilatoimisto, missä on nimeämättömiä toimistohuoneita ja nimeämättömiä työpisteitä sisältävä avotila. Turvallisuuden näkökulmasta tilojen yhteiskäyttö toimistotilojen osalta voi olla hankalaa. Yksi näkökulma asiaan on huomioida rakennuksen erilaiset vyöhykkeet kuten julkinen, puolijulkinen ja yksityinen vyöhyke. Tilojen vyöhykejaon avulla voidaan parantaa esim. tietoturvaa ja rauhoittaa työskentelytilat. Toimistotilojen tulee olla henkilöstön käytettävissä aina kun työnteko sitä vaatii. Toimistotilat eivät tyhjene tällä hetkelläkään tiettynä kellonaikana vaan töitä tehdään paitsi liukuman puitteissa niin myös ns. virastotyöajan ulkopuolella. Työpaikoilla lienee tulevaisuudessa myös enenevässä määrin joustavuutta myös työskentelyajankohtiin liittyen. Edellä mainitut näkökulmat huomioiden ns. yksityinen vyöhyke lienee syytä rajata vain kaupungin oman henkilöstön käyttöön. Kaupungintalo on rakennettu 1983, joten peruskorjaus on lähivuosina ajankohtainen. Jos kaupungintalon tiloja muutetaan monitilatoimistoiksi, muutos edellyttää rakennusteknisiä muutoksia ja mittavia muutoksia talotekniikkaan. Taloudellisista syistä mahdollinen toiminnallinen muutos ja peruskorjaus on perusteltua yhdistää. (KT) Tj vs. Tekninen lautakunta esittää lausuntonaan, että hallinnon kiinteistöjen tilankäytöstä ja tilankäytön tehostamisesta on perusteltua tehdä selvitys. Lisäksi lautakunta esittää lausunnossaan, että vuoden 2017 investointibudjetissa varattaisiin määräraha kaupungin toimistokiinteistöjen tehokkuuden ja tilankäytön selvittämiseksi sekä tilankäytön tehostamiseksi. Edelleen lautakunta esittää että kaupungintalon osalta mahdolliseen toiminnalliseen

4 muutokseen liittyvään hankesuunnitteluun yhdistetään tulevan peruskorjauksen hankesuunnittelu ja myöhemmin toteutetaan yksi projekti. Tekla Hyväksyttiin. Strategia- ja rahoitusjohtajan lausunto: Valtuustoaloitteessa ideoidaan positiivisella tavalla tapoja, joilla kaupunki voi tehostaa toimistotilojen käyttöä ja sitä kautta saavuttaa säästöjä. Aloitteen sisältöön ja tavoitteisiin on helppo yhtyä. Toimitilojen ylläpito on merkittävä kuluerä. Tästä syystä koko kaupunkikonsernilla täytyy olla yhteisenä päämääränä kaikkien toimitilojen järkevä tiivistäminen, energiansäästö ja muiden ylläpitokulujen karsiminen. Tämä kaikki tulee tapahtua unohtamatta työhyvinvointia ja ergonomiaa. Missä kaikkialla on toimistotiloja? Eniten kaupungin työntekijöiden toimistokäytössä olevia tiloja on Kaupungintalolla, yli 160 työpistettä. Huomattavasti vähäisempiä määriä henkilöitä työskentelee toimistotehtävissä Opintien korttelissa, Nuorisotila Monarissa, Urheilutalossa, Pohjolankatu 23:ssa, kirjastoissa, kouluissa, päiväkodeissa, kaupunginarkistossa, Linnoituksen käräjätalossa ja teatterissa sekä seudullisten yksiköiden toimitiloissa. Kaupunkiyhtiöiden toimistohenkilökuntaa on Kaupungintalon lisäksi Tullitiellä, Valtakatu 44:ssä, Simolantiellä, Maakuntagalleriassa ja Satamatie 17:ssä. Kouluilla ja päiväkodeillakin on melko suuria hallinnon huoneita, joita on perusteltu mm. sillä että huoneeseen tulisi mahtua asiakkaan lastenvaunut. Tehdyt tiivistämistoimet Kuten teknisen lautakunnan lausunnossa todetaan, tilankäyttöä on tehostettu kaupungintalolla jo pidemmän aikaa rakentamalla neuvotteluhuoneita aulatiloihin, pienentämällä pääosa toimistohuoneista noin 10 m2 kokoisiksi ja toteuttamalla 4. kerrokseen ns. clean desk, missä työntekijöillä ei ole omaa huonetta. Esimerkiksi kaupungin laajasta johtoryhmästä suurin osa työskentelee joko 10m2 huoneessa tai clean deskissä. Clean desk sisältää joukon pieniä työhuoneita, ja lisäksi on isompi avotila, taukotila ja kokoushuoneita, joita voi monitoimisesti käyttää eri tarkoituksiin. Clean deskissä työntekijä ottaa saapuessaan vapaan työtilan käyttöönsä ja poistuessaan vie henkilökohtaiset työvälineensä mukanaan. Näin työpiste jää puhtaaksi ja valmiiksi seuraavaa toimijaa varten.

5 Tiivistystoimenpiteillä on ollut mahdollista tuoda lisää henkilökuntaa Kaupungintaloon. Rakennusvalvonta, asuntotoimi, henkilöstö- ja talousyksiköiden työntekijöitä, kasvatus- ja opetustoimen sekä orkesterin hallinto, Opintien henkilökuntaa ja uusimpana Wirma Oy:n työntekijöitä on siirtynyt kaupungintalolle. Toimistotilojen tiivistystoimenpiteiden jatkaminen Toimistotilojen tiivistystoimenpiteitä täytyy jatkaa aktiivisesti. Kuten aloitteessa todetaan, työtilan tarve on muuttunut aikaisemmasta. Teknisen lautakunta lausunnossaan esittää selvityksen tekemistä hallinnon kiinteistöjen tilankäytöstä ja tilankäytön tehostamisesta. Selvityksen tulee kattaa rakennuksittain kaikki kaupungin toimisto- ja hallintotilat. Yhtenä erityisesti tutkittavana asiana mukaan täytyy ottaa monitoimitilojen ja clean deskien lisäämisen mahdollisuus. Kaupungin organisaatiossa on konsernipalveluiden lisäksi tiimejä ja työyksiköitä, joiden työskentelyyn varmaankin sopisivat erilaiset monitoimitilat. Monissa tapauksissa omalle huoneelle on vain vähän käyttöä. Selvityksessä voi myös kaavailla uusiokäyttöä tyhjeneville tiloille. Yhtä lailla täytyy tuoda esiin ne perustelut, milloin erilaisissa tapauksissa on perusteltua tehdä toimistotyötä oman palvelutuotannon lähellä. Kaupungintalolle on mahdollisuus sijoittaa noin 200 työntekijää, mutta tämä muutos kannattanee viedä läpi vasta kaupungintalon perusparannuksen yhteydessä noin 4 vuoden kuluttua. Muita hallintotiloja täytynee sen aikana käyttää väistötiloina. Tilojen tiivistäminen tai uusiokäyttö vaatii hyvää suunnittelua ja myös työskentelytapojen muuttamista. Paljon tiloja on jo nyt vähäisin toimenpitein ja kustannuksin muutettu useiksi uusiksi työpisteiksi nopealla aikataululla ilman erillisiä selvityksiä. On selvää, että ilmastointi ja lämmityskysymykset on näissäkin huomioitava huolellisesti ja asianmukaisella tavalla. Toimistotilojen tehostaminen pitää johdonmukaisesti viedä läpi myös uusien tilojen tuottamisessa. Kaikessa uudisrakentamisessa ja peruskorjauksissa toimistohuoneiden ratkaisut ja mitoitus pitää toteuttaa vaatimuksena tiiviit toimitilat. Iltakäyttö Kaupungin toimisto- ja hallintotilojen iltakäyttöä tällä hetkellä on lähinnä kokoustilojen vuokraus ulkopuolisille ja henkilökunnan ylityöt. Iltakäytön lisäämiselle on tehostamisen hengessä kannatettavaa hakea uusia tapoja. Esimerkiksi koulujen iltakäyttöä saisi tehostettua huomattavasti, jos ne löytäisivät taiteen perusopetuksen ja urheiluseurojen ja kansalaisjärjestöjen kanssa yhteistyötavan käyttää muitakin tiloja kuin liikuntasaleja. Päiväkodeissa olevien salien käyttöä tulisi myös entisestään aktivoida.

6 Iltakäytön tehostamisen edellytyksenä olisi periaatelinjaus, joka lähtisi siitä, että kaupunkikonsernin omistuksessa olevat tilat ovat pääkäyttäjän hallinnassa vain tiettyinä kellonaikoina ja viikonpäivinä. Kaupungin toimitilojen hallinta siirretään alkaen Lappeenrannan toimitilat konsernille. Sille voidaan seuraavassa strategiassa määritellä tilaneliöiden käyttöasteeseen liittyvät tavoitteet. Samalla toimialojen ja hallinnollisten yksiköiden budjettiohjausta voidaan muuttaa käyttösuunnitelmatasolla siihen suuntaan, että määrärahoja saa esimerkiksi tietylle määrälle neliöitä per hallintohenkilö tai oppilas. Yhteisvaikutuksena menettely kannustaisi etsimään uusia käyttäjiä ilta-aikaan ja pitämään hallintotilojen käytön mahdollisimman tehokkaana. (JW) Kj Kaupunginhallitus merkitsee aloitteen ja siihen annetut lausunnot tiedoksi ja toteaa, että tilankäytön tehostamisesta tulee tehdä em. selvitys ja päättää sen pohjalta tarvittavat toimenpiteet erikseen. Asia saatetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle. Kh