Lappeenrannan toimitila-konsernin perustamiseen liittyvät toimenpiteet

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Lappeenrannan toimitila-konsernin perustamiseen liittyvät toimenpiteet 973/ /2015 KH 166 Valmistelija/lisätiedot: Strategia- ja rahoitusjohtaja Olli Naukkarinen, puh Lisätiedot: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies, puh Liitteet: Yhtiöjärjestysluonnokset (Lappeenrannan Liiketoiminnat Oy/Lappeenrannan Toimitilat Oy, Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy, Lappeenrannan Yritystila Oy, Williparkki Oy, Lappeenranta Free Zone Oy ja Lappeenrannan Laivat Oy Perustamissopimus Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy Rakennushistoriallisesti arvokkaat rakennukset Lappeenrannan kaupunginvaltuusto päätti Lappeenrantakonsernin uudesta organisaatiosta v kunnallisvaalien jälkeen. Kaupunginvaltuuston päätöksen mukaan mm. Lappeenranta-konsernin toimitilahallinta organisoidaan toimikunnan ehdotuksen mukaisesti siten, että kaikki toimitiloihin liittyvät toiminnot ja yhtiöt (tilakeskus, Lappeenrannan Yritystila Oy, Williparkki Oy ja Lappeenranta Free Zone Oy) yhdistetään Lappeenrannan Toimitilat Oy:öön, jonka tytäryhtiöiksi ne tulevat. Myös Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy, Lappeenrannan Laivat Oy (oto tj.) ja Kiinteistö Oy Seniori-Saimaa (oto tj.) kuuluvat toimitilakonserniin. Uudistuksen ensisijaisena tavoitteena on koota hajallaan oleva toimitilaosaaminen konsernissa yhteen ja erottaa toimitilojen hallinta selkeäksi tukipalveluksi, kuten siivous, ruokahuolto ja kiinteistönhoito jo ovat. Toimitilaosaamisen keskittämisen kautta tavoitellaan lisäksi säästöjä hallinnosta sekä luottamushenkilöiden ohjausmahdollisuuksien vahvistamista. Organisaatiotoimikunta seuraa ja johtaa kaupunginvaltuuston päättämien muutosten jatkovalmistelua, jotta uusi organisaatio voi kaikilta osin aloittaa työnsä kuntavaalien jälkeen. Organisaatiotoimikunta on käsitellyt Lato-konsernin perustamiseen liittyviä yhtiöjärjestysmuutoksia, joihin on toimikunnan käsittelyn jälkeen tehty toimikunnan edellyttämät muutokset sekä

2 pienehköjä muutoksia ja täsmennyksiä tilintarkastusyhtiö KPMG Oy Ab:ltä tähän mennessä saadun palautteen johdosta. Kaupunginhallituksen päätettäväksi esitetään omistajaohjauksena hyväksyttäväksi liitteenä olevat yhtiöjärjestysten muutokset ja uuden tytäryhtiön perustamisasiakirjat nykyisessä Lappeenrannan Liiketoiminnat Oy -konsernissa seuraavasti: Lappeenrannan Liiketoiminnat Oy:n yhtiöjärjestyksen ja nimen muutos Lappeenrannan Toimitilat Oy:ksi Yhtiöjärjestysluonnos liitteenä Hallituksen kokoonpano 9-13 jäsentä + henkilökohtaiset Hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja Hallituksen jäsenet yhtiön hallitukseen noudattaen samaa menettelyä kuin luottamushenkilöiden valinnassa (Kuntalaki 105 ) eli tarvittaessa suhteellisella vaalilla niin kuin kuntavaaleista vaalilaissa säädetään Varsinaisia yhtiökokouksia pidetään vuosittain kaksi ja osakkeenomistajan päätökset yhtiökokouksessa tekee kaupunginvaltuusto. Yhtiökokoukset pidetään kaupunginvaltuuston kokouksissa niin, että yhtiökokouksen pitäminen on valtuuston kokouslistalla yhtenä asiakohtana. Yhtiökokouksessa osakkeenomistajan laillisena edustajana toimivat kaupunginvaltuuston kokoukseen osallistuvat kaupunginvaltuuston jäsenet tai. Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii kaupunginvaltuuston kokouksen puheenjohtaja. Yhtiökokouksen päätöksenteossa noudatetaan osakeyhtiölain säännöksiä. Sen sijaan osakkeenomistajan eli kaupungin kannanmuodostusta koskevassa päätöksenteossa noudatetaan, mitä päätöksenteosta valtuustossa on kuntalaissa lausuttu. Eli kaupungin kannanmuodostus tapahtuu tavanomaisia valtuuston kokouksen menettelytapoja noudattaen. Yhtiön toiminta on julkisuusperiaatteen mukaista vastaavalla tavalla kuin sen omistajan, Lappeenrannan kaupungin Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n perustamissopimuksen ja yhtiöjärjestyksen hyväksyminen Luonnokset liitteenä Hallituksen kokoonpano 3 jäsentä + henkilökohtaiset

3 Hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja Hallituksen jäsenet yhtiön hallitukseen Lappeenrannan Toimitila Oy:n hallituksen varsinaisten jäsenten keskuudesta Hallituksen varajäseneksi varsinaiselle jäsenelle emoyhtiössä valittu henkilökohtainen varajäsen Varsinaisia yhtiökokouksia pidetään vuosittain yksi Lappeenrannan Yritystila Oy:n, Williparkki Oy:n, Lappeenranta Free Zone Oy:n ja Lappeenrannan Laivat Oy:n yhtiöjärjestysten muutos Yhtiöjärjestysluonnokset liitteenä Hallitusten kokoonpano 3 jäsentä + henkilökohtaiset Hallitusten puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat Hallituksen jäsenet yhtiöiden hallituksiin Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallituksen varsinaisten jäsenten keskuudesta Hallitusten varajäseniksi varsinaisille jäsenille emoyhtiössä valitut henkilökohtaiset Varsinaisia yhtiökokouksia pidetään vuosittain yksi Kaupunginhallituksen päätettäväksi esitetään lisäksi seuraavat periaatteet, jotka sisällytetään osaksi omistajaohjausmääräyksiä: Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus tekee koko konsernia koskevat periaatteelliset linjaukset ja päätökset pl. ne asiat, jotka kuuluvat yhtiökokouksen päätettäväksi (mm. talousarvio ja tilinpäätös) Tytäryhtiöiden hallitukset toimeenpanevat emoyhtiön päätökset tehden muodolliset päätökset Lappeenrannan kaupungin ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välisiin luovutusasiakirjoihin kirjataan ehto, jonka mukaan ns. historialliset tai muut merkittävät rakennukset voidaan myydä vain Lappeenrannan Toimitilat Oy:n yhtiökokouksen päätöksellä Rakennuksista laaditaan erillinen liite Toimitilakonsernin sisällä mahdollisesti toteutettavat

4 omaisuuden siirrot voidaan toteuttaa yhtiöiden hallitusten päätöksin Edellä mainittuihin yhtiöjärjestysmuutoksiin sisältyy epävarmuutta niiden rekisteröintikelpoisuudesta. Rekisteröinnin jälkeen on arvioitavissa tarvittavat muutokset omistajaohjauksen toimivaltamääräyksiin konserniohjeissa. Substanssiluovutukset yhtiöihin eli siirrettävien kohteiden kauppa kaupungin ja Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n välillä ja liiketoimintasiirto kaupungilta Lappeenrannan Yritystila Oy:öön valmistellaan päätettäväksi erikseen, kun haetut verottajan ennakkoratkaisut on saatu. Lappeenrannan Teatterikiinteistö Oy:n ja Kiinteistö Oy Seniori-Saimaan osalta yhtiöjärjestysmuutoksiin palataan myöhemmässä vaiheessa. Omistajaohjauksen määräysten tarkistaminen valmistellaan päätettäväksi erikseen, kun substanssiluovutusten sisältö on tarkentunut. (ON) Kj Kaupunginhallitus hyväksyy omalta osaltaan edellä esitetyt ja liitteiden mukaiset yhtiöjärjestysten muutokset Lappeenrannan Liiketoiminnat Oy konsernissa ja sen uuden tytäryhtiön Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n perustamisasiakirjat. Muutokset tulee käsitellä yhtiöiden tulevissa kevätyhtiökokouksissa, joissa voidaan myös hyväksyä mahdolliset rekisteriviranomaiset vaatimat tekniset muutokset em. luonnoksiin. Kaupunginhallitus toteaa, että edellä esitetyt omistajaohjausperiaatteet ovat kaupunginvaltuuston aiemman organisaatiomuutoksen koskevan päätöksen mukaisia ja ne tulee sisällyttää voimaan tuleviin uudistettaviin konserniohjeisiin. Kh Asia jätettiin viikoksi pöydälle. KH 186 Kj Kaupunginhallitus hyväksyy omalta osaltaan edellä esitetyt ja liitteiden mukaiset yhtiöjärjestysten muutokset Lappeenrannan Liiketoiminnat Oy konsernissa ja sen uuden tytäryhtiön Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n perustamisasiakirjat. Muutokset tulee käsitellä yhtiöiden tulevissa kevätyhtiökokouksissa, joissa voidaan myös hyväksyä mahdolliset rekisteriviranomaiset vaatimat tekniset muutokset em. luonnoksiin.

5 Kaupunginhallitus toteaa, että edellä esitetyt omistajaohjausperiaatteet ovat kaupunginvaltuuston aiemman organisaatiomuutoksen koskevan päätöksen mukaisia ja ne tulee sisällyttää voimaan tuleviin uudistettaviin konserniohjeisiin. Kaupunginhallitus päättää samalla omistajaohjausmääräyksenä Lappeenrannan Toimitilat Oy:n tytäryhtiöiden hallituksia valittaessa, että hallituksen jokainen varsinainen jäsen tulee valita ainakin yhden tytäryhtiön hallituksen varsinaiseksi jäseneksi. Sama henkilö voi toimia enintään kahden eri tytäryhtiön hallituksessa. Hallitusten kokoonpanojen tulee olla tasa-arvolain mukaiset. Tytäryhtiöiden hallituksen varajäseneksi tulee pääsääntöisesti nimetä sama henkilö, joka on emoyhtiön hallituksessa ko. henkilön varajäsen. Tästä voidaan poiketa ainoastaan tasa-arvolain säädösten täyttämiseksi. Kh Hyväksyttiin.