SERVIS-TALO HUS-SERVIS LIIKELAITOKSEN TOIMITILAHANKKEEN HANKESUUNNITELMA

Transkriptio

1 SERVIS-TALO HUS-SERVIS LIIKELAITOKSEN TOIMITILAHANKKEEN HANKESUUNNITELMA

2

3 0 YHTEENVETO HANKKEEN NIMI KUVAUS HANKKEESTA HANKEVASTUU VUOKRANANTAJA VUOKRALAISET OSOITE TOIMINNAT VUOKRA AIKATAULU SERVIS-TALO Servisin johdon, talous- ja henkilöstöpalveluiden ja puhelinpalveluiden sekä pääluottamusmiesten ja työsuojeluvaltuutettujen keskittäminen yhteen kiinteistöön tavoitteena saada nykyistä edullisemmat ja työntekoa paremmin tukevat vuokratilat. HUS-Servis, suunnittelupäällikkö Juhana Pollari / HUS-Tilakeskus, kiinteistöjohtaja Hannu Lähteenmäki Tapiola KR I Ky (LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon hallinnoima kiinteistöpääomarahasto, jossa sijoittajina ovat LähiTapiola-ryhmän yhtiöt) HUS-Servis/johto, talouspalvelut, henkilöstöpalvelut, puhelinpalvelut Tynnyrintekijänkatu 1C, Helsinki Johto, talouspalvelut, henkilöstöpalvelut, puhelinpalvelut, sekä mahdollisesti pääosa pääluottamusmiehistä sekä työsuojeluvaltuutetuista Ensimmäisenä vuonna maksetaan vain hoitovuokraa 3,50 /m 2. Tämän jälkeen maksetaan lisäksi pääomavuokraa 14,50 /m 2 eli yhteensä 18,00 /m² hintatasossa 1/2013. Hankkeen tavoitehinta ilman arvonlisäveroa ja ensimmäisen vuoden alennettua vuokraa huomioimatta on 0,74 milj. /vuosi. Lisäksi vuokrataan parkkipaikat / paikka/ kk (15-30 paikkaa). Arvioitu muuttoaika on kesä syyskuu LAAJUUS Bruttoala m² TOIMINNAN KÄYNNISTÄMISKUSTANNUKSET ALV. 0% - kalusteet (5v. leasing-sopimuksella, /v) - suunnittelu muutostyöt muutto muut YHT

4 1 JOHDANTO 1.1 HANKKEEN NIMI Tässä hankesuunnitelmassa hankkeesta käytetään nimeä Servis-talo. Hanke käsittää yhteisten toimitilojen vuokraamisen HUS-Servisin talouspalveluille, henkilöstöpalveluille, puhelinpalveluille ja johdolle sekä pääosalle pääluottamusmiehistä sekä työsuojeluvaltuutetuista. 1.2 TYÖRYHMÄT Hankesuunnitelman alustavan kokoamistyön on suorittanut suunnittelupäällikkö Juhana Pollari. Suunnittelu on tehty yhteistyössä henkilöstön kanssa. Hankesuunnitelman viimeistelyn HUS- Tilakeskuksessa on tehnyt kiinteistöjohtaja Hannu Lähteenmäki. 2 TARVESELVITYS 2.1 NYKYTILA Pääosa johdosta, talouspalveluista ja henkilöstöpalveluista, jotka vastaavat noin 70% muuttavasta henkilöstöstä (n. 250 henkilöä), on nykyisin sijoittuneena kahteen eri kiinteistöön itä- ja länsi- Pasilassa (Ratapihantie 11 ja Maistraatinportti 2). Näiden lisäksi puhelinpalvelut (n. 30 henkilöä) on sijoittuneena Meilahteen (Tukholmankatu 8 F). Pääluottamusmiehiä ja työsuojeluvaltuutettuja on Töölössä (Töölöntullinkatu 8) 24 henkeä. Lisäksi yhteensä noin 30 henkilöä työskentelee muualla Meilahdessa, Pitäjänmäessä, Jorvissa ja Peijaksessa. Pääosa tiloista on vanhanaikaista koppikonttoria, joka on viihtyisyydeltään, toimivuudeltaan ja neliötehokkuudeltaan heikkoa. 2.2 MUUTON TOIMINNALLINEN TAVOITE Muuton tavoitteena on saada Servisille nykyistä toimivammat, viihtyisämmät sekä paremmin yhteistyötä, työskentelyä ja työtyytyväisyyttä tukevat tilat sekä samalla alentaa tilakustannuksia. 3 HANKKEEN VAIKUTUKSET NYKYISIIN TILOIHIN Muuttavilla yksiköillä tiloja on käytössä nykyisin seuraavasti: - Maistraatinportti m 2 - Ratapihantie m 2 - Tukholmankatu m 2 - Töölöntullinkatu m 2 - Muut 600 m 2 (arvio) YHT m 2 Muuton seurauksena yllä olevat tilat vapautuvat. HUS-Servisin maksama vuokra HUS-Tilakeskukselle kaikista em. tiloista on yhteensä euroa vuodessa. Muuton seurauksena ulkoa vuokrattujen tilojen eli Maistraatinportti 2:n, Ratapihantie 11:n ja Töölöntullinkatu 8:n vuokrasopimukset voidaan irtisanoa. Näiden tilojen vuokra on yhteensä euroa vuodessa.

5 4 TOIMINNALLINEN SUUNNITELMA Muuttavat yksiköt tuottavat hallinnollisia tukipalveluita, kuten palkanlaskentaa, taloushallinnon palveluita ja puhelinpalveluita. Palvelut voidaan tuottaa paikkariippumattomasti ilman välitöntä fyysistä yhteyttä asiakkaisiin. Keskittämällä toimintoja yhteen kiinteistöön voidaan palveluiden sisäistä ja palvelualueiden välistä yhteistyötä tehostaa sekä johtamista helpottaa. Keskittämällä toimintoja ja tilankäyttöä tehostamalla on myös saavutettavissa merkittäviä kustannussäästöjä. 5 TILAOHJELMA 5.1 TILAOHJELMA Toimistotilat avokonttori ja työhuoneet työpistettä kokoushuoneet kpl kahvi- ja taukotilat kpl wc-tilat 50-9 kpl Muut tilat varastotilaa 100 postihuone 11 siivoustilat 10 aula Vuokrasopimus on ehdollinen puhelinpalveluille varatun tilan (noin 350 m 2 ) osalta. Tilan vuokraamisesta voidaan luopua, mikäli puhelinpalveluiden tarvitsemia tietoliikenneyhteyksiä tai varavirtaratkaisuita ei voida toteuttaa kohtuullisin kustannuksin. 6 SIJAINTI 6.1 KOHTEEN SIJAINTI JA KUVAUS Kohde sijaitsee Helsingissä Kalasatamassa osoitteessa Tynnyrintekijänkatu 1C. Kuusikerroksinen talo on valmistunut vuonna Tekniset laitteet ja järjestelmät ovat ajanmukaiset eikä kiinteistössä ei ole tiedossa mitään merkittäviä korjaustarpeita. Aikaisemmin talo on ollut Tilastokeskuksen käytössä. Servisin vuokraamat tilat sijaitsevat pääosin rakennuksen kerroksissa 3-5. Lisäksi kellarikerroksessa sijaitsee pieni n. 30m 2 varastotila. Yhteensä tiloja on m 2. Kohteen 6. kerroksessa tulee todennäköisesti erikokoisia neuvottelutiloja, joita vuokralaisen on mahdollista vuokrata tarpeen mukaan käyttöönsä. Kellarikerroksessa on sosiaalitilat ja kuntosali, joka on käytössä erillistä korvausta vastaan. Kuntosalin yhteydessä on myös saatavilla erilaisia liikunta- ja hyvinvointipalveluita. Parkkitilaa kohteessa on kellarikerroksen parkkihallissa sekä sisäpihalla. Kohteessa sijaitsee lounasravintola. Ravintolaoperaattorin kautta on myös mahdollista tilata kahvi- /kokoustarjoilupalvelut. Aulapalvelu voidaan järjestää joko Servisin toimesta tai ulkoisen palveluntarjoajan tuottamana. Hyvien liikenneyhteyksien ansiosta alue on tuhansien ihmisten työpaikka ja lisää toimitiloja ja asuntoja rakennetaan jatkuvasti. Alueen houkuttelevuus paranee jatkuvasti, millä on positiivinen

6 vaikutus mm. Servisin työnantajakuvaan. Kohteen lähelle pääsee useilla eri busseilla, metrolla ja ratiovaunuilla. 7 KUSTANNUKSET Seuraavissa kohdissa esiintyvät hinnat ovat arvonlisäverottomia. 7.2 VUOKRA Pääomavuokra on n. 14,50 /m2/kk. Hoitovuokra-arvio on 3,50 /m 2 /kk (tasataan todelliseen toteumaan). Näin ollen kokonaisvuokra yhteensä 18,00 /m 2 /kk x 3 351m 2 = /kk. Välillä maksetaan ainoastaan pääomavuokra 3,50 /m 2 /kk. Vuokra-aika alkaa Vuokran maksu alkaa siten, että vuokran määrä on 1/3 tilan kokonaisvuokrasta alkaen vuokralainen maksaa vuokraa kaikista tiloista. Pääomavuokraa tarkistetaan kerran vuodessa elinkustannusindeksin mukaisesti. Perusindeksi tammikuu Autopaikkojen vuokra on /paikka/kk. Paikat (max. 30) on varattu pitkämatkalaisille. Energiankulutus veloitetaan käytön mukaan. Vuokrasopimus on irtisanottavissa Irtisanomisaika on 12 kuukautta. 7.3 TOIMINNAN KÄYNNISTÄMISKUSTANNUKSET Toiminnan käynnistämiskustannuksiin kuuluvat mm. kalustaminen, tarvikkeet, varusteet ja laitteet. Niihin ei kuulu kiintokalusteita tai vastaavia kiinteitä teknisiä järjestelmiä, jotka sisältyvät vuokraan. - kalusteet (5v. leasing-sopimuksella, /v) - suunnittelu muutostyöt muutto muut YHT Kalustamisessa ja muussa varustelussa käytetään mahdollisimman paljon olemassa olevaa tarpeistoa. Uutta kalustusta hankitaan vain siinä tapauksessa, että olemassa oleva kalustus ei ole tarkoituksenmukaista. 8 RAHOITUS Tilajärjestelyn takaisinmaksuaika on noin 0,7 vuotta. Käynnistämiskustannuksiin on varauduttu vuoden 2013 talousarviossa. 9 TOTEUTUS- JA YLLÄPITOVASTUUT Servis-talo on yhteishanke, jonka toteuttamisesta ja sisällön ohjauksesta huolehtii HUS-Tilakeskus. HUS-Servis liikelaitoksella on päävastuu tilojen käytöstä ja ylläpidosta.

7 10 AIKATAULU Ehdotus hankeaikatauluksi: tilasuunnitelman laadinta 3 / 2013 muutostöiden suunnittelu 3 / 2013 muutostöiden toteutus 3-8 / 2013 muutto 6-9 / VERTAILULUKUJA Vertailulukuja Tynnyrintekijänkatu 1 Neliöt Henkilöt 255 m2/hlö 13,1 Vuokra ( /v)* Alennettu vuokra (1v)* Vuokra ( /m2/kk)* 18,50 Alennettu vuokra (1v)* 4,00 Vuokra ( /hlö/v) Ero nykyvuokraan ( /v) Ero nykyvuokraan ( /hlö/v) Kalustamisen kustannus (arvio) ( ) Muuton kokonaiskustannus (sis. tuplavuokrat) ( )** Takaisinmaksuaika (vuotta) 0,7 * Tynnyrintekijänkatu 1:n varsinaiseen vuokraan (18,50 /m2) on vertailtavuuden takia lisätty tässä 0,50 /m2 kattamaan aulapalvelukustannuksia, jotka sisältyvät nykyvuokriin. **Huom. Summassa on huomioitu myös mahdolliset muutosta aiheutuvat tuplavuokrat (n ).