10 huomioitavaa asiaa tilamuutosprojektissa

Transkriptio

1 10 huomioitavaa asiaa tilamuutosprojektissa

2 Työtila muuntautumiskykyinen toimintaympäristö Digitalisaatio mullistaa liiketoimintaa ja työn tekemisen tapoja. Etenkin tietotyöläinen nojaa työssään entistä enemmän teknologiaan, työskentelee vähemmän kiinteässä työpisteessä ja tarvitsee työpäivän aikana erilaisia palveluita ja alustoja. Käsitteet muuttuvat toimisto on pikemminkin kohtaamispaikka ja toimintaympäristö, jossa on erilaisia tiloja moneen tarpeeseen: hiljaiseen työskentelyyn, ryhmätyöhön sekä asiakkaiden tapaamiseen. Organisaatiot toimivat ihmisten voimalla. Viihtyisässä ympäristössä työskentely on tehokasta ja hyvät puitteet sitouttavat tekijöitä siksi tilaratkaisut vaikuttavat myös yrityksen kannattavuuteen. Kyse on siis myös strategisesta johtamisesta. Työn tehokkuusvaatimukset ja yritysten kustannuspaineet kasvavat, ja tilamuutosprojekteissa pyritään löytämään näihin ratkaisu. Hyvin toteutetussa, käyttäjälähtöisessä tilamuutosprojektissa tarkastellaan ensin lähtötilannetta: miten ja missä kiinteistön käyttäjät työskentelevät, millaisia tiloja ja kalusteita he käyttävät, täyttyvätkö käyttäjien toiveet ja tarpeet? Työtehtävien perusteella luodut käyttäjäprofiilit auttavat suunnittelussa. Tilamuutosprojektin lopputulos on uudistunut työympäristö, joka ruokkii viihtyvyyttä, uusia ideoita ja tuottavuutta. Tilamuutoksilla haetaan niin viihtyvyyttä, tehokkuutta kuin kustannussäästöjä Tilamuutosprojektin tyypilliset vaiheet Työtapojen muuttuminen, neliöiden tehostaminen ja liiketoiminnan muutokset vaativat toimintaympäristön kehittämistä. Projektin aluksi ja suunnittelun lähtökohdaksi on syytä tehdä perusteellinen yrityksen toiminnan ja tarpeiden kartoitus, jotta uusi toimintaympäristö antaa parhaan tuen liiketoiminnalle. 1 Muutosprojektiryhmän perustaminen. 2 Toimintaympäristön ja lähtötilanteen kartoitus. 3 Toimintaympäristön luonnossuunnittelu ja jakaminen vyöhykkeisiin. ISS Palveluiden Lahden toimipiste NÄISTÄ MERKEISTÄ TUNNISTAT HYVÄN TOIMINTAYMPÄRISTÖN Viihtyisyys Työtilan viihtyisyys vaikuttaa suoraan työtehoon ja sitä kautta kannattavuuteen. Joustavuus ja muunneltavuus Kalusteiden ja jopa seinien liikuteltavuus tekee pienistäkin tiloista monikäyttöisiä. Tehokkuus Toimitilojen täytyy tukea teknologiaa: laitteiden käytön, kytkemisen, yhdistelyn ja verkkoon liittämisen pitää olla helppoa. Budjetin, aikataulun ja suunnitelmien laatiminen ja hyväksyntä. Urakoitsijoiden kilpailutus ja tarjousten läpikäynti. Kalustetilausten tekeminen Ergonomisuus Ergonomisuus tarkoittaa sekä monipuolisia työskentelypisteitä, että hyvän valaistuksen ja akustiikan huomioimista. Muutosprojektin käynnistäminen. Projektin päätös. Loppuraportointi ja dokumentointi.

3 10 HUOMIOITAVAA ASIAA TILAMUUTOSPROJEKTISSA 1. Ota hyvä startti 2. Mieti vastuun ulkoistamisen etuja Tikkurila Oyj:n pääkonttori 3. Säästä uudistamalla 4. Tue tehokkuutta viihtyisyydellä 5. Jaa toimitilat vyöhykkeisiin 6. Valitse työtä tukeva malli 7. Muista muunneltavuus 8. Viesti sisustuksella yhteenkuuluvuutta 9. Valitse kevyitä ja helposti siirreltäviä kalusteita 10. Varmista jatkuva muuntautumiskyky ja kehitys Varmista onnistuminen hyvällä startilla Ammattitaitoinen projektijohto on avainasemassa, että tilamuutosprojekti onnistuu. Varmista, että ohjausryhmässä ovat oikeat henkilöt sekä tilaajan että projektijohdon puolelta. Selkeä tavoitteiden määrittely sekä yhteinen sitoutuminen toimintamalliin, aikatauluun ja budjettiin auttaa menemään onnistuneesti maaliin. Vastuujako sovitaan yhdessä. MUISTA: Pidä kaikki osapuolet ajan tasalla, tiedota jokaisessa projektin vaiheessa. Mieti vastuun ulkoistamisen etuja Kun projektivastuu on kokonaisvaltaisesti ammattilaisen käsissä, voit keskittyä ja käyttää omat resurssit liiketoimintaasi. Ulkoistaminen on tehokasta ja se tuo kustannussäästöjä. Mieti, millaisia etuja on siitä, että säästyt seuraavilta ponnistuksilta: Tarjouspyyntömateriaalin laatiminen ja kilpailutus Hankintakanavien järjestäminen Tarjousten vertailu Sopimusten laatiminen Rakentajan tiedonantovelvollisuus verottajalle Palaverikäytännöstä sopiminen ja kokoukset Raportointi Dokumentointi Lupa-asiakirjoista, kuten rakennusluvista huolehtiminen Säästä uudistamalla Vanhoihin työtapoihin jähmettyminen on resurssien ja mahdollisuuksien haaskausta. Yksi toimitilamuutosprojektin tavoite on kustannussäästö jo pienellä tilojen uudelleenjärjestelyllä tai muilla uudistuksilla voidaan synnyttää kustannussäästöjä, kun työtilat saadaan tehokkaampaan käyttöön.

4 Fujitsu Finland Oy:n pääkonttori Muista muunneltavuus ja suosi siirreltävyyttä Tämän päivän rakentamisessa korostetaan usein muuntojoustavuutta. Yhä useammat toimintaympäristöt ovat avoimia tiloja, ja silloin on tärkeää, että tilan rakenteet ja kalusteet ovat siirreltäviä. Viesti sisustuksella yhteenkuuluvuutta Sisutussuunnittelussa on tärkeää pohtia yritysidentiteettiä yrityksen toimitilat edustavat brändiä ja henkeä. Onnistunut sisustus luo yhteenkuuluvuutta ja tuo yrityksen ihmiset yhteen. Valitse kevyitä ja helposti siirreltäviä kalusteita Kalustevalinnoissa kannattaa olla käytännöllinen. Isompia työpöytiä, sohvaryhmiä tai tuoleja on helpompi siirrellä, kun ne ovat vaikkapa pyörien päällä. Näin tilan uudelleenjärjestely ei vaadi muuttofirman käyttämistä. 4. Tee tulosta ja tue tehokkuutta viihtyisyydellä Viihtyvyys ja työhyvinvointi ovat tuloksen tekemisen avaimet. Työn sujuvuutta, viihtymistä ja elpymistä on syytä vaalia kaikilla rakentamisen ja sisäympäristön valinnoilla. Hyvä akustiikka rauhoittaa tilaa kuin tilaa. Valitse ääntä vaimetavia pintamateriaaleja alakattoon sekä seinä- ja lattiapintoihin.muista myös pehmeiden pintojen ja tekstiilien käyttö kalusteissa ja tilaelementeissä. Tue työergonomiaa tarjoamalla erilaisia työpisteitä. Mahdollista valinnanvapaus ja työn tekeminen paikasta riippumatta lisäät työtehoa. 10. Varmista jatkuva muuntautumiskyky ja kehitys Organisaatiot elävät jatkuvassa muutoksessa. Miten tilasi toiminnallisuudet muuttuvat tarpeidesi mukaisesti? Uusille tilavaatimuksille kannattaa pysyä avoimena ja kuunnella käyttäjäpalautetta tarkalla korvalla. Vaikka tilamuutosprojekti päättyy, työ jatkuu aina Jaa toimitilat vyöhykkeisiin Miten erilaisia töitä tekevät ihmiset voisivat olla tyytyväisiä ja tuottavia samojen seinien sisällä? Työrauhan säilyttämiseksi yrityksen toimitilat kannattaa jakaa toimintavyöhykkeisiin: Vapaan pääsyn julkisella vyöhykkeellä tavataan asiakkaita Yksityisellä vyöhykkeellä työskennellään ja pidetään sisäiset palaverit Valitse työtä tukeva malli Oli toimintaympäristön malli mikä tahansa trendikäs monitilatoimisto, avotoimisto, huonetoimisto tai tiimitila sen pitää olla funktionaalinen ja tukea työtä. Toimintaympäristössä täytyy olla tiloja, joissa voi puhua puheluja rauhassa, kokoontua kollegoiden kanssa tekemään yhdessä töitä tai keskittyä rauhassa omalla työpisteellä. Mahdollista valinnanvapaus ja työn tekeminen paikasta riippumatta lisäät työtehoa.

5 Olemme Suomen kolmanneksi suurin yksityinen työnantaja ja maan johtava kiinteistö- ja toimitilapalveluyritys. ISS Palvelut on Suomen kolmanneksi suurin yksityinen työnantaja ja maan johtava kiinteistö- ja toimitilapalveluyritys. Tuotamme siivous-, kiinteistön ylläpito-, turvallisuus- ja ruokailupalveluita yrityksille ja yhteisöille sekä julkiselle sektorille. Luomme toiminnallamme laadullista ja taloudellista arvoa asiakkaidemme liiketoimintaan. Vuonna 2015 liikevaihtomme oli 503 miljoonaa euroa. Henkilökuntaa on yli ISS Palvelut on osa kansainvälistä ISS-konsernia, joka toimii 77 maassa. ISS Palvelut PL 100, ISS Puh iss.fi