Yhtymähallitus Yhtymähallitus Yhtymähallitus Hallinnon tilojen vuokrasopimuksen hyväksyminen

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Yhtymähallitus 83 07.05.2013 Yhtymähallitus 93 21.05.2013 Yhtymähallitus 112 30.05.2013. Hallinnon tilojen vuokrasopimuksen hyväksyminen"

Anne Aho
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Yhtymähallitus Yhtymähallitus Yhtymähallitus Hallinnon tilojen vuokrasopimuksen hyväksyminen 660/ /2012 Yhall Valmistelija: Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh Kuntayhtymän hallinnon henkilökunnan tilat sijaitsevat tällä hetkellä kolmessa eri toimipisteessä; taloushallinto, tietohallinto ja tukipalveujen esimiehet toimivat Iisalmen Sairaalan tiloissa, henkilöstöhallinto Kankaankatu 1 tiloissa ja muu hallinto(keskushallinto) Pohjolankatu 4 sijaitsevissa vuokratiloissa. Yhteensä henkilökuntaa on n. 43. Tavoitteena on ollut, että hallinnon toiminnot sijaitsisivat lähellä toisiaan toimintojen yhteistyön vuoksi. Tehdyssä selvitystyössä on todettu, että yhtenäistä tilaa, joka vaatisi yli 1000 m2:n toimistotilat, ei ole järjestettävissä. Tämän vuoksi pysyvien tilojen hankinnassa on lähdetty siitä, että hallinnon tilat ovat ainakin tällä hetkellä eriytettynä eri toimipisteisiin. Aiemmin keskushallinto sijaitsi Iisalmen terveyskeskuksen tiloissa, mutta vuodenvaihteessa 2012/2013 hallinto luovutti toimitilat Mielenterveys- ja päihdepalvelujen toimintaan, koska ko. toiminta jouduttiin siirtämään sisäilmaongelmien ja henkilöstön oireilun vuoksi pois ns. Allianssin tiloista. Keskushallinto toimii tällä hetkellä määräaikaisella vuokrasopimuksella väistötiloissa Pohjolankatu 4 tiloissa. Tilat ovat erillään ydintoiminnasta ja muusta hallinnosta ja aiheuttavat paljon liikkumista eri toimipisteisiin. Lisätyöhuoneita on myös käytössä Sairaalan tiloissa, jotta turhalta liikkumiselta vältyttäisiin. Nykyiset vuokratilat vaatisivat investointeja, jotta tilat palvelisivat pidempiaikaisessa käytössä. Nyt tilat ovat pääosin avokonttoritilaa, joka ei kaikilta osin ole toimiva ratkaisu. Nykyinen vuokrasopimus on määräraikainen ja päättyy Sopimus on irtisanottava toukokuun aikana tai sopimus muuttuu toistaiseksi voimassa olevaksi sopimukseksi. Tilaratkaisuihin liittyvät myös ketjutettuna Ylä-Savo talon

Kuntayhtymän hallinnon henkilökunnan tilat sijaitsevat tällä hetkellä kolmessa eri toimipisteessä; taloushallinto, tietohallinto ja tukipalveujen esimiehet toimivat Iisalmen Sairaalan tiloissa,

2 käyttöönotto sosiaalipalvelujen tilana ja Ylä-Savon Kehitys Oy:n tilaratkaisut. Kokonaisuutta ja vaihtoehtoja on suunniteltu yhdessä Iisalmen kaupungin kanssa. Riippuen Riistakadun varrella sijaitsevan R2 kiinteistön kunnosta ja korjaus- / investointitarpeista, tilaa voitaisiin käyttää muuhun hallinnon toimintaan ja keskittää sinne nyt erillään olevia hallinnon toimintoja. R2 kiinteistön kuntoselvitys esitellään hallitukselle kokouksessa. Näillä ratkaisuilla voidaan vapauttaa tiloja sairaalasta ja sosiaalipalvelukeskuksesta ydintoimitoihin ja tiivistää koko SOTE:n toiminta hyvin tiiviille alueelle. Hallinnon tilaratkaisuista on neuvoteltu LähiTapiolan ja RH-Yhtiöiden kanssa. Tilat sijaitsevat Pohjolan Portin kiinteistössä. LähiTapiolan tilat eivät kokonaisuudessan riitä hallinnon tiloiksi, mutta muuttamalla osa aulatilasta maisemakonttoriksi ja laajentamalla tilaa neljän työhuoneen verran, saadaan riittävät työtilat järjestettyä. Tiloissa on yksi neuvotteluhuone, joka ei kokoustarpeisiin nähden ole riittävä, mutta Iisalmen kaupungin kanssa on keskusteltu mahdollisuudesta käyttää mm. Ylä-Savo-talon kokoustiloja jatkossa. LähiTapiolan tilat sijaitsevat myös keskeisesti samalla "kampusalueella" kuin muutkin keskeiset SOTE:n toiminnat. LähiTapiola ja RH-yhtiö Oy ovat jättäneet SOTE kuntayhtymälle tarjouksen Pohjolan Portissa sijaitsevista tiloista. Tarjous sisältää nykyiset LähiTapiolan toimitilat ja niiden jälleenvuokrauksen SOTE:lle (478 m2) sekä 102 m2 uutta rakennettavaa toimitilaa nykyisiin rakentamattomiin tiloihin. Tarjous sisältää sekä ylläpitovuokran että investoinnista aiheutuvan pääomavuokran investoinnin kuoletusaikana ja autopaikat. Vuokrasopimus olisi määräaikainen saakka ja sen jälkeen voidaan neuvotella uusi vuokrakausi tai mahdollisesti toistaiseksi voimassa oleva sopimus sekä tähän liittyvä optio vuokran määrästä. Kyseessä olevat tilat ovat valmistuneet 2009 ja tiloihin on rakennettu jäähdytyslaitteisto jälkeenpäin. Ko investoinnin kuoletus sisältyy kokonaisvuokrahintaan. Kuntayhtymän vuokraamat tilat ovat pääosin jäsenkunnilta vuokrattuja tiloja. Vastaavien uusien tai uudehkojen tilojen vuokrat vaihtelevat 12, 50-13,12 / m2 Iisalmen ympäristökunnissa. Iisalmessa uudistiloja ei ole käytössä, mutta peruskorjattujen tilojen vuokrat vaihtelevat samassa hintatasossa. Vuokrasopimuksen määräaikaisuus merkitsisi sitä, että kuntayhtymä sitoutuu olemaan ko. tiloissa vuokralla saakka. Määräaikaista vuokrasopimusta ei voida irtisanoa vuokrasopimuksen aikana. Tämä merkitsee riskiä kuntayhtymän tilojen käytön hallinnalle, mikäli kuntayhtymän tai kuntien toiminta oleellisesti muuttuu ottaen huomioon mm. sote-toimintojen valtakunnalliset

hallinnon toimintoja. R2 kiinteistön kuntoselvitys esitellään hallitukselle 7.5.2013 kokouksessa.

3 palvelurakenneuudistukset sekä kuntarakenneuudistukset. Edellä mainituista syistä kuntayhtymän kannalta järkevin ratkaisu olisi toistaiseksi voimassa oleva sopimus, jossa on määritelty irtisanomisaika esim. 1 vuosi, jolloin sopimus ei olisi kohtuuton kummankaan osapuolen osalta. Lisätilan uusinvestoinnin osalta (102 m2) on tiedusteltu tarjoajalta kohtuullisia ehtoja, jolla investoinnin kuolettamisen osuudesta sovitaan suhteessa vuokra-aikaan. Mahdolliset muutosehdot selivtetään kokoukseen mennessä ja esitellään hallitukselle. Tarjousasiakirja, pohjapiirros ja vertailulaskelma on kokousasiakirjoissa. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Nykyinen hallinon tilojen vuokrasopimus irtisanotaan toukokuun aikana siten sopien, että päällekkäisiä kuluja ei muodostu elokuun osalta. Tilat luovutetaan omistajalle viimeistään ja uusi vuokrasopimus astuisi voimaan alkaen. Käytännössä Pohjolankatu 4 tilat tyhjennetään ennen kesälomaa, jolloin kiinteistön omistaja pystyy aloittamaan mahdollisen peruskorjauksen nykyisissä vuokratiloissa uutta vuokralaista varten. Kirjaamon kesäloma-aikainen toiminta selvitetään toukokuun aikana. Yhtymähallitus hyväksyy vuokrasopimuksen tarjouksen seuraavilla muutetuilla ehdoilla: vuokrasopimukset tehdään sekä LahiTapiolan kanssa koskien nykyisiä toimitiloja että RH-Yhtiöiden kanssa koskien uutta rakennettavaa tilaa. vuokrasopimukset ovat toistaiseksi voimassaolevia yhden (1) vuoden irtisanomisajalla. vuokrasopimukseen liittyy optio jatkovuokrauksesta, jossa vuokran määrä on sidottu indeksillä vuokrasopimuksen erillisen liitteen mukaisesti. Mahdollisesta jatkovuokrauksesta tehdään erillinen päätös. rakennettavien tilojen osalta (102 m2) vuokrasopimus laadintaan niin, että investointien kuoletus tapahtuu suhteessa vuokra-aikaan tarjoajan erillisen esityksen mukaisesti (esitellään kokouksessa). Mikäli tarjoajien kanssa ei saada molempia osapuolia tyydyttävää sopimusta, niin kuntayhytymä jatkaa hallinnon tilojen selvitystä nopealla aikataululla siten, että nykyisistä tiloista kuitenkin luovutaan suunnitellulla tavalla.

1 vuosi, jolloin sopimus ei olisi kohtuuton kummankaan osapuolen osalta.

4 Päätös: Kokouksessa yhtymähallituksen jäsenille jaettiin päivitetty vuokrasopimustarjous. Yhtymähallitus päätti jättää asian pöydälle seuraavaan kokoukseen lisäselvityksiä varten. Merkitään pöytäkirjaan, että Helka Luttinen poistui kokouksesta kello Yhall Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh Tilojen vuokraamismahdollisuuksista on keskusteltu Iisalmen kaupungin kanssa yhteistyössä, mutta selvitys ns. Allianssin tiloista ei ole vielä käytössä, joten muita ratkaisuja ei ole vielä valmisteltu. Raporttia on kiirehditty ja mahdollisesti se olisi käytettävissä 22.5 sovitussa kokouksessa. Jos tilojen osalta saadaan ennen hallituksen kokousta lisätietoa, niin asia valmistellaan hallituksen käsittelyyn. Muutoin asian käsittelyä joudutaan siirtämään. Muiden toimijoiden kanssa ei tässä vaiheessa ole neuvotteluja jatkettu. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Päätösehdotus ja tilannekatsaus annetaan kokouksessa. Päätös: Yhtymähallitus päätti jättää tämän asian pöydälle lisäselvityksiä varten ja käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. Yhall 112 Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh

fi, puh 040 830 2789. Tilojen vuokraamismahdollisuuksista on keskusteltu Iisalmen kaupungin kanssa yhteistyössä, mutta selvitys ns.

5 Hallinnon tilojen vaihtoehdoista ei ole vielä lopullista selvyyttä. Vaihtoehdoista neuvotellaan hallituksen kokoukseen mennessä. Iisalmen kaupungin kanssa neuvottelu tilaratkaisuista on sovittu pidettäväksi Toimitusjohtajan päätösehdotus: Päätösehdotus annetaan kokouksessa. Toimitusjohtajan antoi kokouksessa seuraavan päätösehdotuksen: Hallinnon työtiloista on neuvoteltu kaksi vaihtoehtoista vuokrasopimusta seuraavasti: 1. Nykyistä vuokrasopimusta jatketaan toistaiseksi voimassa olevana 3 kk:n irtisanomisajalla nykyisin vuokraehdoin. Kuukausivuokra on 6000 /kk. Lisäksi on huomoitava, että nykyiseen tila on ns. maisemakonttori ja siihen on vuokrattava sermit alkaen. Sermejä on hankittava nykytilannetta enemmän, koska henkilökunnan palalutteen mukaan äänieritys on huono ja se häiritsee olennaisesti työhön keskittymistä. Sermien vuokra on ollut n / kk. 2. Hallinon tilat vuokrataan Pohjolankatu 21 Pohjolan Portin tiloista siten, että laajennusosaa ei rakenneta. Muut entisen tarjouksen mukaiset ehdot ovat voimassa. Kuukausivuokra on / kk. Vuokrasoipmuksen irtisanomisaika on vuosi ja ensimmäisen kerran vuokrasopimuksen voi irtisanoa , jolloin käytännössä lyhin vuokra-aika on 1 vuosi ja 4 kk. Tilat ovat nykyisiä jonkun verran pienemmät ja henkilöstöä joudutan osin sijoittamaan avokonttoriin sekä osin mahdollisesti 2 henkilöä samaan työhuoneeseen. Tilojen sijainti on ihanteellinen toiminnan kannalta, koska ollaan sekä terveyskeskuksen, sairaalan ja Ylä-Savotalon välittömässä läheisyydessä. Tilajärjestelymahdollisuuksista laajemmin annetaan kokouksessa erillinen luonnosselvitys. Esitän, että yhtymähallitus hyväksyy vuokrasopimuksen Pohjolanportin tiloista esitetyin ehdoin. Hallinnon muutto tehdään elokuussa. Päätös: Toimitusjohtajan kokouksessa antama päätösehdotus hyväksyttiin.

Toimitusjohtajan antoi kokouksessa seuraavan päätösehdotuksen: Hallinnon työtiloista on neuvoteltu kaksi vaihtoehtoista vuokrasopimusta seuraavasti: 1.

Samankaltaiset tiedostot

Yhtymähallitus 128 24.06.2015. Väistötilojen hankinta ja kilpailutus 324/02.08.03.01/2015. Yhall 24.06.2015 128. Yhall 12.5.2015

Yhtymähallitus 128 24.06.2015. Väistötilojen hankinta ja kilpailutus 324/02.08.03.01/2015. Yhall 24.06.2015 128. Yhall 12.5.2015 Yhtymähallitus 128 24.06.2015 Väistötilojen hankinta ja kilpailutus 324/02.08.03.01/2015 Yhall 24.06.2015 128 Yhall 12.5.2015 Valmistelija: hallintojohtaja Janne Niemeläinen, janne.niemelainen(at)ylasavonsote.fi,