Johdatus projektityöskentelyyn

Transkriptio

1 Johdatus projektityöskentelyyn

2 Johdatus projektityöskentelyyn Kurssin sisällöt 1.Projektin määritelmiä 2.Hyvän projektin kriteerit 3.Projektin elinkaari 4.Projektin suunnitteluprosessi Ideointimenetelmiä Ideoiden hallinnointi projektin suunnitteluprosessissa

3 PROJEKTI Projekti on kertaluonteinen tavoitteellinen, varta vasten muodostetun organisaation tehtäväksi annettu työkokonaisuus, jonka kesto ja resurssit on ennalta määritelty (Anttila)

4 SAVOLAINEN MÄÄM ÄÄRITELMÄ rojekti o hanke, jossa kyvyttömät yrittävät suaha haluttomat tekemään mahottomia

5 Läheisiä käsitteitä hanke erityisesti julkishallinnossa usein projektia laajempi työkokonaisuus vrt. ohjelma (ESR-ohjelma -> ESR-hanke) urakka esim. rakennusteollisuudessa toimeksianto

6 Projektiyhteiskunnan kritiikkiä Kati Rantala & Pekka Sulkunen (toim.) Projektiyhteiskunnan kääntöpuolia. Gaudeamus. Helsinki 2006 projektit pirstaloivat elämää projektit ovat vallankäyttöä ja kontrollia lisäävät pätkätöitä

7 Projekti vs. prosessi projekti kertaluonteinen, prosessi jatkuvaa toimintaa

8 Projektille tyypillisiä piirteitä 1. Tavoitteet 2. Elinkaari 3. Itsenäinen kokonaisuus 4. Ryhmätyöskentely 5. Vaiheistus 6. Ainutkertaisuus 7. Muutos 8. Seurannaisperiaate 9. Yhtenäisyys ja epäyhtenäisyys 10. Yhteistyökumppanit 11. Riski ja epävarmuus 12. Oppimisprosessi (Kauhanen&Juurakko&Kauhanen)

9 Projektityön n kriteerit 1. ainutkertaisuus 2. tavoitteellisuus 3. suunnitelmallisuus 4. ongelmakeskeisyys 5. yhteistoiminnallisuus 6. tehokkuus 7. jäsentyneisyys, kurinalaisuus 8. yhteinen arvoperusta (Anttila)

10 Projektityyppejä kehitysprojektit esim. organisaatiorakenteen uudistus toimitusprojektit esim. ohjelmiston käyttöönotto ja koulutus tutkimusprojektit esim. yliopiston tutkimushankkeet toteutusprojektit esim. festivaali, kongressi, rakennusprojekti esim. tie, pilvenpiirtäjä, laiva tuotekehitysprojektit esim. uuden tuotteen kehittäminen ja lanseeraaminen markkinoille

11 Tutkimusprojektin erityispiirteitä usein ulkopuolinen rahoittaja tieteelliset menetelmät ja tutkimuksen etiikka suunnittelu ja valmistelu usein pitkällä ennen rahoituspäätöstä aikataulut usein lyhytjänteisiä suhteessa tutkimustyön traditioon lopputulosta ei voida aina täsmällisesti määritellä käskytyssuhteet eivät välttämättä toimi projektiorganisaation sisällä projektin onnistumisen mittaaminen on haastavaa

12 Tutkimusprojektin mittareita aikataulun ja budjetin pitävyys tulosten määrä ja laatu säännöllinen ja täsmällinen raportointi onko projekti lisännyt ymmärrystä tutkitusta aiheesta onko verkottuminen lisääntynyt onko projekti lisännyt uutta ajattelua, oppimista, kompetensseja tutkijoiden ja tutkimuskohteen sisällä

13 Toteuttamisprojekti tavoitteena tehdä ennalta määritellyn lopputuloksen mukainen toteutus haasteena aikataulu ja ulkoisten tekijöiden vaikutus varautuminen yllättäviin tilanteisiin

14 Toteuttamisprojektin erityispiirteitä projektin toteutus tähtää tiettyyn ajankohtaan, johon mennessä kaikki on saatava tehtyä kiire ja työmäärä kasvavat loppua kohden paljon riskejä, joiden ennakointi vaikeaa onnistumista voidaan arvioida vasta tapahtuman jälkeen osallistuminen usein vapaaehtoista, talkootyötä taloudellinen onnistuminen epävarmaa

15 Hyvän n projektin kriteerit 1. pohjautuu todelliseen kehittämistarpeeseen 2. antaa mahdollisuuden poiketa rutiineista 3. selkeät tavoitteet 4. ratkaistaan ongelmia 5. ajallisesti selkeä kokonaisuus 6. yhteistoiminnallinen 7. johdettu hyvin 8. resurssoitu oikein 9. generoi uutta ja luo jatkuvuutta 10. antaa osanottajille mahdollisuuden kehittyä 11. huolehditaan ilmapiiristä ja tunteista 12. antaa vapauden luoda ja ideoida 13. arviointi ja palautteen saanti (Anttila)

16 Projektityöskentelyn ongelmat liittyvät yleensä hallinnan ja menetelmien riittämättömyydestä projekti on puutteellisesti valmisteltu projektin rajaus on epäselvä tai se muuttuu asettajan sitoutuminen ja tuki puuttuu yliorganisointi tai osapäiväisyys projektointiin hurahtaminen asettajan ja projektiorganisaation näkemyserot henkilöristiriidat ja väärät henkilövalinnat epärealistiset tavoitteet työvälineiden ja menetelmien korostaminen suunnitteluvirheet puutteelliset aikataulu epäselvä elinkaari ja välitavoitteiden Petri puuttuminen Katajarinne 2010

17 Projektin elinkaari Kuvalähde:

18 Projektin vaiheet 1. aiheen alustava valinta 2. päätös aloittaa projektivalmistelu 3. projektin esisuunnitelma 4. tausta- ja esiselvitysten tekeminen 5. päätös projektisuunnittelun aloittamisesta 6. projektisuunnitelman laatiminen tulostavoitteiden määrittely organisaation ja hallinnon suunnittelu resurssi- ja kustannussuunnitelma 7. toteutettavuuden ja riskien arviointi 8. päätös projektin aloittamisesta 9. projektin toteutus jatkuva seuranta ja arviointi 10. projektin päättäminen kokonaisarviointi tulokset, hyödyntäminen

19 Projektin alustava valinta Projekti-idea yksittäisen ihmisen ehdotus/ajatus ideariihen tulos ongelmatilanteen ratkaisu ulkoapäin/sisältäpäin tullut tarve rahaa jaossa keksitään projekti! huono idea! ideoinnin apuna ideariihi, mind mapping, tuplatiimi, GOPP idean kriittinen ja realistinen tarkastelu esim. SWOT analyysi

20 Projektin peruskysymykset MIKSI? MITÄ? KENELLE? MILLÄ? MITEN? MILLOIN? MISSÄ? MIELIKUVA? tavoite/tarpeet sisältö/tuote/tulokset kohderyhmä resurssit toiminnot ajankohta paikka - imago

21 Päätös s aloittaa projektin valmistelu idean/ideoiden valinta päätöksenteon kriteerit toiminnalliset taloudelliset imagolliset riskit organisaation valinta juridinen muoto vastuut yhteistyökumppaneiden kartoitus

22 Projektin esisuunnitelma 1. projektin nimi 2. tekijä/tekijät 3. projektin lähtökohdat 4. tavoitteet 5. toteuttaminen 6. odotetut tulokset

23 Tausta- ja esiselvitysten tekeminen hankkeen taustan selvittelyä esiselvitysten tekeminen tehtävä annetaan yhdelle tai muutamalle henkilölle rajatuksi ajaksi tietoa mm. tarpeesta kilpailijoista yhteistyökumppaneista vaihtoehdoista rahoitusmahdollisuuksista riskeistä

24 PROJEKTISUUNNITELMA VASTATTAVA KYSYMYKSIIN: MIKSI PROJEKTI TOTEUTETAAN MITÄ PROJEKTISSA PITÄISI SAADA AIKAISEKSI MITEN PROJEKTI TOTEUTETAAN

25 Projektisuunnitelma 1. projektin tausta ja tarve 2. kohderyhmä ja hyödynsaajat 3. tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset 4. rajaukset 5. työ-/toimenpidesuunnitelma ja aikataulu 6. resurssit 7. budjetti 8. riskit ja mahdolliset ongelmat 9. projektiorganisaatio 10. sisäinen ja ulkoinen tiedotus 11. mittarit, seuranta ja raportointi (SPR)

26 Projektisuunnitelma 1. johdanto ja tausta 2. tavoitteet 3. projektiorganisaatio 4. toteutussuunnitelma 5. talous ja päätöksenteko 6. ohjaussuunnitelma 7. päättäminen ja arviointi (K&J&K)

27 Riskit RISKIEN HALLINTA 1. tiedosta riskit riskien kartoitus 2. luokittele riskit riskien arviointi 3. minimoi/eliminoi riskit- riskien hallinta

28 Riskit RISKIEN KARTOITUS ulkoiset / sisäiset riskit ajallinen jaottelu jaottelu asiaryhmiin (alaryhmät) RISKIEN ARVIOINTI riskin todennäköisyys (t) riskin taloudellinen merkittävyys (tm) esim. asteikolla 1-5 t x tm = toimenpide esim yli 15 pistettä riski eliminoitava 7-15 pistettä suunnitelma riskin hallitsemiseksi tai alentamiseksi 6 pistettä tai alle = ei välittömiä toimia

29 Riskit RISKIEN HALLINTA jos riski riskin eliminoiminen tai pienentäminen aiheuttaa toimenpiteitä muutokset toteuttamissuunnitelmassa esim. toiminnan ulkoistaminen, riskin siirtäminen muille, vakuutukset iso taloudellinen tulos = iso riski riskin pienentäminen voi pienentää tulosta

30 Projektiorganisaatio selkeä organisaatio eri osapuolten roolit ja vastuut selkeästi määritelty projektin asettaja ohjaus/johtoryhmä varsinainen projektiorganisaatio yhteistyökumppanit

31

32 Projektiorganisaatio ASETTAJA voi olla sama kuin johtoryhmä nimittää projektin vetäjän ja johtoryhmän päättää suunnittelun aloittamisesta vastaa viime kädessä käytettävissä olevista resursseista ratkaisee mahdolliset sisäiset erimielisyydet

33 Projektiorganisaatio OHJAUS/JOHTORYHMÄ edustaa asettajaa koostuu projektin kannalta tärkeistä rahoittaja- ja sidosryhmistä projektin korkein päättävä elin Tehtäviä määrittää projektin tavoitteet nimetä projektipäällikkö ja tukea tätä hyväksyy projektisuunnitelman nimeää projektin tarvitsemat resurssit tekee keskeiset päätökset valvoo ja arvioi projektin etenemistä päättää projekti ja hyväksyä loppuraportti

34 Projektiorganisaatio PROJEKTIRYHMÄ projektipäällikkö + jäsenet henkilöstön valinta eri osa-alueiden tehtävät ja vastuut tiimityöskentelyä yhteiset tavoitteet ryhmän elinkaaren vaiheet motivointi kirjalliset sopimukset työtehtävistä ryhmän täydentyminen ja korjaaminen sairastumiset / eroamiset tieto työtehtävistä muilla

35 Projektiorganisaatio PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ kokonaisvastuu projektista vastaa raportoinnista ja tiedottamisesta johtoryhmälle on johtoryhmän jäsen Tehtäviä laatia projektisuunnitelma käynnistää ja ohjata työskentelyä johtaa toteuttamista, valvoa edistymistä, seurata kustannuksia huolehtia ryhmän tiedoista ja taidoista sekä kehittää niitä huolehtia suhteista sidosryhmiin huolehtia projektin raportoinnista ja dokumentoinnista laatia loppuraportti päättää projekti

36 Projektiorganisaatio PROJEKTIRYHMÄN/-TIIMIN JÄSEN Edellytyksiä kiinnostus sitoutuminen yhteistyökyky Tehtäviä osallistua projektisuunnitelman ja raportin laatimiseen oman vastuualueensa osalta huolehtia tehtävien hoitamisesta laadullisesti hyvin annetussa aikataulussa raportoida työn etenemisestä ja kustannuksista projektipäällikölle noudattaa annettuja ohjeita kehittää omaa ammattitaitoaan ja työskentelymenetelmiä

37 Projektityöss ssä tarvittavia valmiuksia substanssiosaaminen kykyä suunnitella, toteuttaa, dokumentoida ja saattaa projekti päätökseen lisäksi tulee osata viestiä ratkaista ongelmia käsitellä ristiriitoja kuunnella eläytyä muiden asemaan ymmärtää arvojen ja normien merkitys

38 projektiorganisaatio TUKIHENKILÖSTÖ täydentävät ja tukevat projektiryhmän osaamista esim. taloushallinto (kirjanpito), mainostoimisto, sponsoreiden hankkija roolit määriteltävä sopimuksin

39 Projektin toteuttaminen PROJEKTIKOKOUKSET säännölliset kokoukset ajankohdat kokoonkutsuja kokouksen aihe ja asialistat puheenjohtaja ja sihteeri kokouspöytäkirjat toimeenpano ja seuranta eri tyyppiset kokoukset valmisteltuja

40 Projektin vaiheistus ja ositus projekti jaetaan itsenäisesti suunniteltaviin ja toteutettaviin tehtäväkokonaisuuksiin edetään suuremmista kokonaisuuksista pieniin osatehtäviin erilaisten osatehtävien sijoittaminen työjärjestykseen tehtäväluettelo ja toimintaverkko aikataulutus (+ resurssit) taulukkomuotoon

41 Projektin resurssiohjaus tarvittavat voimavarat ovat käytettävissä silloin, kun niitä tarvitaan yhdessä aikataulun laadinnan kanssa Resursseja raha henkilöiden työpanokset koneet ja laitteet tilat materiaalit

42 Projektin kustannusohjaus taloudellisesti itsenäinen projekti tavoitteena toteuttaa projekti mahdollisimman edullisesti Osa-alueet kustannusarviointi projektin talousarvio aikataulun ja kustannusten optimointi kassavirtalaskenta kustannusraportointi ohjauspäätökset jälkilaskenta

43 Projektinhallinnan työvälineet viestintävälineet (puhelin, sähköposti) tietokone tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, tiedostonhallinta projektinhallintaohjelmat (esim. MsProject) projektikansio projektipäiväkirja lomakkeet ja raporttipohjat muistilistat

44 Tiedotus sisäinen ja ulkoinen tiedotus ennen projektia, projektin aikana, projektin jälkeen Ulkoinen tiedotus yleisö sidosryhmät tiedotusvälineet Sisäinen tiedotus oma henkilöstö alihankkijat sidosryhmät yksityiskohtaisempaa

45 Projektin pääp äättäminen ARVIOINTI tavoitteiden toteutuminen toimenpiteiden toteutuminen mittareiden antamat tulokset talouden toteutuminen projektin vaikutukset projektin opit keinot itsearviointi projektin vetäjän arviointi ryhmäarviointi asiakasarviointi vertailu muihin vastaaviin projekteihin

46 Loppuraportti 1. Tiivistelmä projektin kokonaisuudesta 2. Kuvaus projektin taustoista, tarkoituksesta ja päämääristä 3. Projektiryhmän toiminta 4. Projektin tulokset 5. Jälkilaskelmat ja arvioinnit 6. Johtopäätökset ja jatkosuunnitelmat 7. Liitteet ja muut selvitykset projektipäällikön vastuulla mahdollisimman pian johtoryhmä hyväksyy projektin päätös

47 Palkitseminen ja palaute kiittäminen organisaation jäsenet sidosryhmät palkitseminen painopiste ei-taloudellisessa ylennykset, työsuhteen uudistaminen huomionosoitukset loppukaronkka

48 Lähteitä Luentosarjassa on käytetty seuraavia lähteitä: Anttila, Pirkko: Se on projekti vai onko. Kulttuurialan tuotantoja palveluprojektien hallinta. Artefakta 10. Akatiimi Oy Kaukonen, Juhani, Arto Juurakko, Ville Kauhanen: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. WSOY Kettunen, Sami: Onnistu projektissa. WSOY Lööw, Monica. Onnistunut projekti. Tietosanoma Ruuska, Kai. Pidä projekti hallinnassa. Talentum Silfverberg, Paul: Ideasta projektiksi. Projektinvetäjän käsikirja. Työministeriö. SPR: Netti Osku / Projektinhallinta