Omistaja-tilaaja-tuottaja -menettelyn kehittämisvisio, linjaukset ja vaihtoehdot

Transkriptio

1 Omistaja-tilaaja-tuottaja -menettelyn kehittämisvisio, linjaukset ja vaihtoehdot Mauri Suuperko

2 Lähtökohta Omistaja-tilaaja-tuottaja -roolien ja nykyisen toimintamallin arviointi sekä jatkokehittäminen on TATUohjelman toimenpide (kv ). Palveluliiketoimen johtokunta on päättänyt TATU-ohjelman toimenpiteiden valmistelusta palveluliiketoimessa. Päätöksen selostuksessa on todettu, että nykyinen tilaaja-tuottaja -toimintamalli ei mahdollista pitkän aikavälin TATU-tavoitteiden saavuttamista. Myös tarkastuslautakunta on vuoden 2013 arviointikertomuksessaan kehottanut arvioimaan tilaajatuottajamallin toimivuutta ja saavutettuja hyötyjä. 2

3 Tilaaja-tuottaja -menettelyn arviointi 1(2) Tavoite: Palvelujen laadun ja asiakaslähtöisyyden paraneminen tuotantoa on lähdetty ajattelemaan palvelulähtökohdista asiakaslähtöisyys on otettu koko kulttuurinmuutoksen lähtökohdaksi, josta esimerkkinä mm. kehityskokoukset eri organisaatiotasoilla ja asiakasraportit suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus on parantunut ja se on ulotettu työpaikkatasolle Tavoite: Kustannustehokkuuden ja tuottavuuden paraneminen liikelaitokset ovat osoittaneet tuottavuusmittareilla kustannustehokkuuden ja tuottavuuden lisääntymistä palvelutuotannossa kustannukset on tehty läpinäkyviksi ja kustannuksiin on sisällytetty kaikki palvelun tuottamiseen liittyvät kustannukset aiheuttamisperiaatteen mukaisesti tilaaja-tuottaja -menettelyn mukainen organisointi on kuitenkin aiheuttanut roolien epäselvyyttä ja johtanut osittain tehtävien päällekkäisyyteen kustannustaso on edelleen huomattavasti yksityisen sektorin hintatasoa korkeampi 3

4 Tilaaja-tuottaja -menettelyn arviointi 2(2) Tavoite: Palvelujen vertailtavuuden paraneminen ulkoisiin palveluntuottajiin kaikilla palveluilla on hinnat ja niitä pystyy vertailemaan tietyssä määrin ulkoisiin palveluntuottajiin lähes kaikki palvelut on tuotteistettu ja palvelukuvaukset laadittu Tavoite: Toiminnan joustavuuden ja reagointikyvyn paraneminen toteutusnopeus on lisääntynyt tilaajan ja tuottajan erottaminen on tuonut yhteensopivuusongelmia. 4

5 Tilaaja-tuottaja -mallin tila muissa mallia soveltaneissa kaupungeissa Tampere: Tampereen yliopisto arvioi pormestarimallia, tilaaja-tuottajamallia ja asiakaslähtöisyyttä. Alustavat arviot tilaaja-tuottaja -mallista ovat kriittisiä Oulu: Hyvinvointipalvelujen kohdalla luovuttu tilaajatuottaja -mallista ja siirrytty elinkaarimalliin Turku: Tilaaja-tuottaja -malli on purettu, liikelaitokset on yhtiöitetty. Yhtiöt toimivat markkinoilla kilpailutilanteessa. Rovaniemi: Koko toiminta on perustunut tilaaja-tuottaja - malliin vuodesta 2006, mutta sitä ei ole saatu toimimaan. Ulkopuolinen arviointi on menossa. Kouvola: Kuntaliitoksen jälkeen aloitti tilaaja-tuottaja - mallilla, mutta siitä on luovuttu. 5

6 Tilaaja-tuottaja -mallin tila muissa mallia soveltaneissa kaupungeissa Ongelmat ja kehittämistarpeet: roolit ovat epäselviä, vaikka toimintamalli on ollut jo pidempään käytössä tilaajalla ja tuottajalla on päällekkäisiä tehtäviä, mitkä aiheuttavat ongelmia käytännön johtamistyöhön ja lisäävät transaktiokustannuksia osa kaupungeista on luopunut tilaaja-tuottaja -mallista ja osa harkitsee luopumista parhaillaan. Paluuta vanhaan virasto-organisaatioon ei muissa kaupungeissa nähdä olevan, vaan uudelleenorganisoinnit ovat johtaneet usein yhtiöittämiseen tai ulkoistamiseen. Jatkokehityslinjaukset ovat erilaisia eri kaupungeissa. 6

7 Palveluliiketoimen ja sisäisten palvelujen tilaajayksiköiden kokonaisuuden kehittämisvisioluonnos Kaupungin johtamisjärjestelmä on selkeä ja palvelujen tuottaminen on toteutettu asiakaslähtöisesti ja taloudellisesti joko omana tai yksityisenä toimintana huomioiden palvelun tai toiminnon erityispiirteet. 7

8 Linjaukset (luonnos) 1. Nykyisestä omistaja-tilaaja-tuottaja -menettelystä siirrytään selkeämpään johtamisjärjestelmään. 2. Palvelujen ja toimintojen järjestämistapaa ja sijoittumista kaupunkiorganisaatioon arvioidaan koko kaupungin näkökulmasta. 3. Palvelujen järjestämisen lähtökohtana on taloudellisuus, palvelujen laatu sekä kuntalaisten että toimialojen arjen sujuminen. Mahdollisia organisointitapoja omajohtoisen tuotannon ohella ja vaihtoehtona ovat liikelaitos, kunnallinen osakeyhtiö, ulkoistaminen ja liikkeen luovutus. 4. Kaupunki keskittyy ydintehtäviinsä ja markkinoita hyödynnetään aktiivisesti. 5. Kilpailutus- ja sopimuskäytäntöjä kehitetään siten, että palveluntuottajille syntyy houkuttimia palvelujen ja tuottavuuden kehittämiseen. 6. Uudelleenorganisointiehdotusten vaikutuksista tehdään ennakkoarvioinnit. 7. Muutoksilla tavoitellaan merkittäviä taloudellisia säästöjä. 8. Kehittämisvisiota kohti kuljetaan vaiheittain vuosien aikana. 9. Valmistelut tehdään yhteistyössä henkilöstöjärjestöjen kanssa. 8

9 Vaihtoehdot kiinteistöpalvelujen ja kaupunkitekniikan tuotanto- ja tilaajayksiköiden organisoimiseksi 1. Tilaaja-tuottaja -menettely edelleen kehitettynä 2. Kilpailutus ja ulkoistaminen vaiheittain 3. Kilpailutus ja ulkoistaminen liikkeen luovutuksena 4. Yhtiöittäminen 5. Linjaorganisaatio 9

10 VE 1: Tilaaja-tuottaja -menettely edelleen kehitettynä Kuvaus tilaajat TYTissä, tuottajat PALIssa Edellytykset jatkokehittämiselle roolien selkiyttäminen ja sopimusten tarkentaminen tilaajan ja tuottajan valvontaresurssien lisääminen reklamaatiomenettelyn kehittäminen budjetoinnin ja yleiskulujen kohdistamisen parantaminen tuottajan urakkalaskennan ja urakoiden vastaanoton kehittäminen tuottajalle varmuus tilauskannasta ajoissa Hyödyt edellytysten täyttyessä toiminta selkeytyy kehitysvaihe tehtävissä nopeasti Riskit byrokratia lisääntyy raskas hallinnollinen malli Kustannusvaikutukset ja TATU-tavoitteiden toteutuminen kokonaiskustannukset lisääntyvät ei toteuta TATU-tavoitteita 10

11 VE 2: Kilpailutus ja ulkoistaminen vaiheittain Kuvaus tilaajat TYTissä, tuottajat markkinoilla ostopalveluihin siirrytään vaiheittain vuosina Edellytykset jatkokehittämiselle tilaajalla riittävän hyvät suunnitelmat, palvelutasomäärittelyt ja valvontaresurssit riittävän pitkät sopimukset ad hoc -tilanteet ratkaistaan sopimuksissa Hyödyt kustannustehokkuus paranee pitkällä aikajänteellä oman henkilöstön vähetessä roolit selkeytyvät budjetointi sekä bonus- ja sanktiomenettelyt selkiytyvät Riskit käytettävät järjestelmät eriytyvät byrokratia lisääntyy avainhenkilöiden ja ammatti-ihmisten pitäminen ja rekrytointi vaikeutuvat oman henkilöstön vähentäminen toteutuu hitaasti yleiskulut kasvavat hitaan etenemisen johdosta Kustannusvaikutukset ja TATU-tavoitteiden toteutuminen muutosvaiheessa lisäkustannuksia henkilöstön vähentyessä ulkoistusta hitaammin toteuttaa TATU-tavoitteita, mutta hyötyjä saavutetaan vasta pitkällä aikajänteellä 11

12 VE 3: Kilpailutus ja ulkoistaminen liikkeen luovutuksena Kuvaus tilaajat kaupunkiorganisaatiossa, tuottajat markkinoilla ostopalveluihin siirrytään vuosien aikana henkilöstö siirtyy vanhoina työntekijöinä kilpailun voittajan palvelukseen Edellytykset jatkokehittämiselle tilaajalla riittävän hyvät suunnitelmat, palvelutasomäärittelyt ja valvontaresurssit riittävän pitkät sopimukset ad hoc -tilanteet ratkaistaan sopimuksissa Hyödyt kustannustehokkuus syntyy markkinoilla ja uusi kustannustaso saavutetaan nopeasti roolit selkeytyvät budjetointi ja bonus- ja sanktiomenettelyt selkiytyvät organisaation jatkokehitys nopeasti liikkeelle kaupunki keskittyy ydintehtäviinsä Riskit käytettävät järjestelmät eriytyvät byrokratia lisääntyy hiljaista tietoa siirtyy ulkoistuksen yhteydessä tuotannon jatkuvuus voi häiriintyä tuotannon muutosvaiheessa markkinoiden kyky ottaa vastaan suuret palvelukokonaisuudet kerralla Kustannusvaikutukset ja TATU-tavoitteiden toteutuminen muutosvaiheessa kertakustannuksia kilpailutuksesta ja muutosten valmistelussa hyödyt saavutetaan nopeasti säästöarviot kiinteistönhoidossa n. 3,5 milj. euroa ja katujen ylläpidosta n. 9 milj. euroa toteuttaa hyvin TATU-tavoitteita 12

13 VE 4: Yhtiöittäminen Kuvaus tilaajat TYTissä, tuottajina PALIssa sijaitsevat kaupungin 100 % omistamat yhtiöt, jotka myöhemmin mahdollista myydä osittain tai kokonaan yhtiöt ovat osakeyhtiölain alaisia Edellytykset jatkokehittämiselle tilaajalla riittävän hyvät suunnitelmat ja palvelutasomäärittelyt riittävän pitkät sopimukset budjetoinnin ja yleiskulujen kohdistamisen parantaminen tuottajan urakkalaskennan ja urakoiden vastaanoton kehittäminen yhtiöiden kilpailukyvyn nostaminen samalle tasolle markkinoilla toimivien yritysten kanssa Hyödyt roolit ja vastuut selkiytyvät, kun koko tuotanto on keskitetty yhtiöön budjetointi ja bonus- ja sanktiomenettelyt selkiytyvät yhtiöllä on markkina-arvo ja se on myytävissä yhtiö voi toimia kilpailluilla markkinoilla Riskit käytettävät järjestelmät tulisi eriyttää byrokratia voi lisääntyä yhtiön pärjääminen kilpailuissa Kustannusvaikutukset ja TATU-tavoitteiden toteutuminen muutosvaiheessa tulee kustannuksia, mutta myöhemmin sekä tilaajan että tuottajan (yhtiö) toiminnan kehittyessä saavutetaan kustannussäästöjä toteuttaa jossain määrin TATU-tavoitteita 13