Espoon kaupunki Pöytäkirja 167. Kaupunginhallitus Sivu 1 / 1

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Sivu 1 / / /2014 Kaupunginhallitus Kiinteistöpalvelujen ja kaupunkitekniikan tuotanto- ja tilaajayksiköiden organisoinnin vaihtoehtojen tarkastelu ja organisointitavan valinta (Kv-asia) Valmistelijat / lisätiedot: Jorma Valve, puh Mauri Suuperko, puh Olavi Louko, puh Reijo Tuori, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus 1 ehdottaa, että valtuusto kehottaa jatkamaan kiinteistöpalvelujen ja kaupunkitekniikan tuotanto- ja tilaajayksiköiden uudelleenorganisoinnin valmistelua seuraavien linjausten mukaisesti: - kaupungin tilojen ja niiden hoidon omistaja-, tilaaja- ja tuottajatehtävät yhdistetään yhteen ja samaan organisaatioon ja kaupunkitekniikan ylläpidon ja rakentamisen omistaja-, tilaaja- ja tuottajatehtävät yhdistetään yhteen ja samaan organisaatioon valmistelussa olleen peruskaupunkivaihtoehdon pohjalta. -toimivilta kilpailluilta markkinoilta hankittavan työn määrää kasvatetaan sekä kiinteistöpalveluissa että kaupunkitekniikassa. 2 kehottaa kaupunginjohtajaa jatkamaan valmistelua, ja tekemään talousarviokehyksen käsittelyn yhteydessä esityksen, joka mahdollistaa toimivien markkinoiden hyödyntämisen. Jatkovalmistelussa tulee tarkastella sekä liikkeenluovutusta että kilpailutusta, ja toteutus voidaan tehdä vaiheittain. Jatkovalmistelussa tulee huomioida Espoon kaupungin kasvu, markkinoiden toimivuus, henkilöstön luonnollinen poistuma ja eläköityminen sekä työtilanne. Valmistelua jatketaan yhteistyössä henkilöstöjärjestöjen kanssa. Jatkovalmistelun tavoite on, että tuottavuus kasvaa vuositasolla vähintään 10 milj. euroa vuoden 2017 loppuun mennessä. 3 kehottaa kaupunginjohtajaa käynnistämään kohdan 1 edellyttämä toimialarakenteen ja muiden tarvittavien johtosääntömuutosten valmistelu siten, että ne ovat toimeenpantavissa vuoden 2016 alusta.

2 Kaupunginhallitus Sivu 2 / 2 Toimialajaon muutostarpeisiin liittyvästä valmistelusta raportoidaan talousarviokehyksen käsittelyn yhteydessä. 4 päättää, että uudelleenorganisoinnin tavoitteiden toteutumista ja vaikutuksia seurataan vuosittain raportoimalla siitä kaupunginhallitukselle tilinpäätöksen yhteydessä. Käsittely Asia käsiteltiin 148 pykälän jälkeen. Byman puheenjohtajan kannattamana ehdotti, että asia jätetään pöydälle. Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko Bymanin ehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen. Päätös Kaupunginhallitus: Asia jätettiin yksimielisesti pöydälle. Liite Oheismateriaali Selostus 12 Vaikutusten arviointi vaihtoehdoittain 13 Vertailu nykyiseen - Lukuyhteenveto - Taustamateriaali Kiinteistökorjaus laskelma oma osto Kiinteistönhoidon laskelma oma osto Kunnallistekniikan rakentamisen säästöpotentiaalin laskelmat - Kunnossapidon yksikköhintaisten töiden EKA YKSITYISET hintavertailu Laskelma aula- ja turvallisuuspalvelut säästöistä Laskelmia siivouspalvelut säästöistä Säästöerittely - Tuottavuuden kehitys EKI-EKA - Ylläpidon EKA YKSITYISET hintavertailu 2015 Taustaa ja lähtökohta Vuosien valtuustosopimuksessa on kirjaus, että selvitetään nykyisen tilaaja-tuottajamallin toimivuus ja liikelaitosten palveluiden hintataso suhteessa yksityisiin palvelumarkkinoihin ja tehdään tarvittavat päätökset. Valtuusto hyväksyi Talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman (TATUohjelma) hyötytavoitteet ja linjaukset ja ohjelmasuunnitelman Ohjelmasuunnitelmassa on linjattu ja määritetty toimenpiteeksi

3 Kaupunginhallitus Sivu 3 / 3 omistaja-tilaaja-tuottaja -roolien ja nykyisen toimintamallin arviointi sekä jatkokehittämisen kohteista ja aikataulusta sopiminen. Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota vuoden 2013 arviointikertomuksessa kaupungin tilaaja-tuottajamalliin ja toteaa, että mallin kattava arviointi ja yhtenäisesti esitetyt tavoitteet mallin kehittämiseksi puuttuvat. Lisäksi lautakunta kehottaa tarkastelemaan tilaaja-tuottajamallin toimivuutta mallin soveltamisesta saatujen kokemusten pohjalta sekä arvioimaan, onko mallilla saavutettu tavoiteltuja hyötyjä. Kaupunginhallitus käsitteli omistaja-tilaaja-tuottaja -menettelyn arviointia, päätti linjaukset palveluliiketoimen ja sisäisten palvelujen tilaajayksiköiden kokonaisuuden kehittämiselle ja kehotti kaupunginjohtajaa käynnistämään selvityksen, joka arvioi kiinteistöpalvelujen ja kaupunkitekniikan tuotanto- ja tilaajayksiköiden uudelleenorganisoinnin vaihtoehtoja ja tekemään ehdotuksen valittavaksi organisointitavaksi. Vaihtoehtojen ja vaikutusarvioinnin organisointi Kaupunginjohtaja nimesi organisoinnin vaihtoehtojen suunnittelua ja arviointia varten pääryhmän ja pääryhmälle työtä valmistelevan substanssiryhmän, joiden kokoonpanot ovat olleet seuraavat: Pääryhmä: Jukka Mäkelä, pj Jorma Valve, siht. Mauri Suuperko Olavi Louko Reijo Tuori Juha Lindqvist, henkilöstön edustaja Kai Liistokki, henkilöstön edustaja Substanssiryhmä: Mauri Suuperko, pj Maija Lehtinen Anu Hilpi Carl Slätis Harri Tanska Olli Isotalo Kirsi Remes, siht. Reino Leimola, PALIn henkilöstön edustaja Toni Korjus TYTin henkilöstön edustaja Citha Dahl ja Ilkka Paalanen, viestintä Kari Sirviö, asiantuntija Yhteistoiminta Ennen kaupunginhallituksen joulukuun 2014 käsittelyä liiketoimintajohtaja piti kiinteistöpalvelujen ja kaupunkitekniikan tuotanto- ja tilaajayksiköiden

4 Kaupunginhallitus Sivu 4 / 4 uudelleenorganisoinnin arvioinnin valmistelusta tiedotustilaisuuden sekä Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksessa että Kaupunkitekniikka -liikelaitoksessa. Tilaisuuksiin oli kutsuttu liikelaitosten koko henkilöstö. Tilaisuuksissa oli mahdollisuus esittää kysymyksiä, joihin liiketoimintajohtaja vastasi. Yhteistoimintasuunnitelmaa koskeva suunnittelukokous pidettiin yhdessä pääluottamusmiesten kanssa. Pääryhmässä ja substanssiryhmässä on kummassakin ollut kaksi henkilöstön edustajaa. Työryhmien työ on edennyt hyvässä yhteishengessä. Valmistelutyön etenemisestä on raportoitu kaupungin henkilöstötoimikunnalle 14.1., 11.2., ja Asiaa on käsitelty palveluliiketoimen toimialan henkilöstötoimikunnassa kuukausittain alkaen otsikolla tilaajatuottajamallin käsittelyn tilannekatsaus (kokoukset ja sekä 8.1., 21.1, 5.2., 17.2., 5.3., 17.3., 14.4., ja ) ja teknisen ja ympäristötoimen henkilöstötoimikunnassa Yhteistoimintaneuvottelu on pidetty Vaihtoehtojen ja vaikutusarvioinnin prosessi Pääryhmä aloitti työnsä ja se on pitänyt 12 kokousta: 7.1., 14.1., 29.1., 6.2., 16.2., 26.2., 9.3., 26.3., 15.4., ja Substanssiryhmän työ käynnistyi ja ryhmä on kokoontunut 15 kertaa: 12.1., 14.1., 16.1., 21.1., 28.1., 2.2., 5.2., 18.2., 23.2., 2.3., 9.3., 24.3., 30.3., ja Käyttäjätoimialoja, sivistystoimi sekä sosiaali- ja terveystoimi, on kuultu ja Kaupunginhallituksen ja valtuuston neuvottelutoimikunnan iltakoulu oli Iltakoulussa käsiteltiin koottua taustamateriaalia ja alustavia organisointivaihtoehtoja. Kaupunginhallituksen tila- ja asuntojaoksen, palveluliikelaitosten johtokunnan ja teknisen lautakunnan yhteinen iltakoulu oli Iltakoulussa esiteltiin toteutettu prosessi ja käsiteltiin organisointivaihtoehdot ja niiden vaikutusarvioinnit. Vaihtoehtojen suunnittelun ja arvioinnin taustamateriaali Substanssiryhmä keräsi laajan taustamateriaalin, johon sisältyy seuraavat aineistot: - toiminnot luettelona - yhteenveto luvuista (menot, henkilöstö, ostopalvelun prosentti- ja euromäärät)

5 Kaupunginhallitus Sivu 5 / 5 - organisaatiokaaviot - kalustotiedot - järjestelmät - markkinatarkastelu - vaihtoehtojen avaus - karkea vastuunjakotaulukko eri vaihtoehdoista. Taustamateriaalia ja alustavia organisointivaihtoehtoja käsiteltiin kaupunginhallituksen ja valtuuston neuvottelutoimikunnan iltakoulussa Tarkasteltaviksi toiminnoiksi rajattiin Espoo Kaupunkitekniikka - liikelaitoksen, Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen, Tilakeskusliikelaitoksen ja teknisen keskuksen seuraavat toiminnot, joissa on yhteensä 912 henkilöä: - kiinteistönhoito (108 henkilöä) - siivous (330 henkilöä) - korjaustoiminta; rakennusten pienkorjaukset, vuosikorjaukset ja pienet peruskorjaukset (85 henkilöä) - aula- ja vahtimestaripalvelut sekä turvaamistehtävät (84 henkilöä) - katujen ja viheralueiden ylläpito; puhtaanapito ja talvikunnossapito, kunnossapitokorjaukset ja peruskorjaukset) sekä päällysteet (172 henkilöä) - katujen ja viheralueiden rakentaminen; kadut, vesihuolto ja viheralueet (133 henkilöä). Tarkastelun ulkopuolelle rajattiin seuraavat toiminnot: puutyöpajatoiminta, kaupunginpuutarha, metsien ja viljelypalstojen hoito. Nämä toiminnot vaativat erillisen tarkastelun ja ne käsitellään kokonaisuutena, kun edellä mainittujen päätoimintojen organisointi on ratkaistu. Kaupungin omistukseen ja hallintaan jäävät siilot, puupankki, maan ja lumen vastaanotto. Organisointivaihtoehdot Alkuvaiheessa tarkastelussa oli useita erilaisia organisointivaihtoehtoja, jotka iltakoulun jälkeen rajattiin ja määritettiin seuraavasti: - Peruskaupunkimalli - Tuotantoliikelaitos - Kilpailutus ja ulkoistus liikkeenluovutuksena - Yhtiöittäminen (vapaasti markkinoilla toimiva yhtiö) Vaihtoehdoilla tarkoitetaan seuraavaa: Peruskaupunkimalli: Tuotantoliikelaitosmalli: Kaksi peruskaupunkiin kuuluvaa yksikköä (tilat ja infra), jotka vastaavat ko. toiminnan järjestämisestä ja tuottamisesta. Suunnitteluvastuu ja tuotantovastuu on eriytetty johtosäännöillä toisistaan omiin yksiköihin.

6 Kaupunginhallitus Sivu 6 / 6 Kilpailutus ja liikkeenluovutusmalli: Toiminnot kilpailutetaan ja toiminta henkilöstöineen, kalustoineen ja varastoineen siirretään liikkeenluovutuksella kilpailun voittajalle/voittajille. Markkinoilla toimiva yhtiö: Kaupunki perustaa omistukseensa yhtiön (yhtiöt), jolle toiminta henkilöstöineen, kalustoineen ja varastoineen siirretään liikkeenluovutuksella. Organisointivaihtoehtojen vaikutusarviointi ja vertailu Selvityksessä on tehty vaikutusarvioita seuraavista näkökulmista: toiminta, henkilöstö, kaupungin kokonaistalous, sisäiset asiakkaat, kaupungin johtaminen ja organisaatio, sopimustoimittajat/markkinat ja kaupungin sisäiset tukipalvelut. Vaikutusarvioinnit on laadittu toiminnoittain, joiden pohjalta on muodostettu kokonaisarviot. Vaikutusarvioinnin jälkeen vaihtoehtoja on verrattu nykyiseen tilaajatuottaja -malliin siten, että vertailukriteereinä on käytetty kaupunginhallituksen asettamia seuraavia linjauksia: johtamisjärjestelmä selkiytyy, organisointi koko kaupungin näkökulmasta, toimivien markkinoiden hyödyntäminen, merkittävä tuottavuuden kasvattaminen, taloudelliset säästöt, palvelujen laadun parantaminen. Vertailun lisäksi on tehty riskitarkastelu, jossa on arvioitu kunkin vaihtoehtomallin olennaisimmat riskit vs. kaupunginhallituksen asettamat linjaukset. Tarkoituksena on identifioida riskit, jotta mallin toteutus voidaan suunnitella niin, että riskit eivät realisoidu. Vaikutusarvioinnit, vaihtoehtojen vertailu nykyiseen tilaaja-tuottaja -malliin nähden ja riskitarkastelu on koottu liitteenä oleviin taulukoihin. Seuraavassa on esitetty vaikutusten ydinkohdat. Henkilöstövaikutukset Peruskaupunki- ja tuotantoliikelaitosmalleissa kaupungin oma henkilöstömäärä säilyy ennallaan. Tuotantoliikelaitosmallissa arvioilta 43 henkilöä sijoittuu suunnitteluun ja loput 869 henkilöä tuotantoon. VES/TES, henkilöstöedut ja eläkevakuutusratkaisut säilyvät ennallaan. Kilpailutus ja ulkoistaminen liikkeenluovutuksena vaihtoehdossa kaupungille omistaviin yksiköihin jää 103 henkilöä tilaamista, valvomista ja teettämistä/rakennuttamista varten. Kilpailutetuille palvelutuottajille siirtyy yhteensä 809 henkilöä. Tukipalvelujen henkilöstötarpeen vähenemä on arviolta yhteensä 12 henkilöä. VES/TES, henkilöstöedut ja eläkevakuutusyhtiö vaihtuvat siirtyvällä henkilöstöllä kilpailutuksessa valittujen palveluntuottajien noudattamiin. Ns. kunnallinen lisäeläketurva poistuu.

7 Kaupunginhallitus Sivu 7 / 7 Yhtiöittämisvaihtoehdossa kaupungille omistaviin yksiköihin jää arviolta 103 henkilöä tilaamista, valvomista ja teettämistä/rakennuttamista varten. Yhtiöön siirtyy 809 henkilöä. Tukipalvelujen henkilöstötarpeen vähenemä on arviolta yhteensä 13 henkilöä. Yhtiölle siirtyvillä henkilöillä työehtosopimus vaihtuu. Espoon kaupungin henkilöstöedut vaihtuvat yhtiön henkilöstöetuihin, joista on erikseen neuvoteltava. Vaikutus kaupungin kokonaistalouteen Peruskaupunki- ja tuotantoliikelaitosmalleissa taloudellisen säästön arvioidaan vuositasolla olevan 0,3 1,0 milj. euroa. Kilpailutus ja ulkoistaminen liikkeenluovutuksena tuo vuositasolla arviolta milj. euron säästön. Arviolta samanlainen säästö tulee myös yhtiöittämisellä, mutta se realisoituu siirtymäkauden jälkeen ja diskontattuna säästön arvioidaan olevan 8-13 milj. euroa. Molemmat mallit mahdollistavat tilojen laajemman vuokrauksen päätoiminnan ulkopuolella siten, että sopimuskumppanit voivat tuottaa tiloissa tarvittavat tukipalvelut. Vaikutus sisäisiin asiakkaisiin Peruskaupunki- ja tuotantoliikelaitosmalleissa kontaktipinnat selkiytyvät ja sisäinen asiakkuus on nykyistä hallitumpaa. Kilpailutus ja ulkoistaminen liikkeenluovutuksena ja yhtiöittäminen malleissa kontaktipinnat selkiytyvät ja sisäinen asiakkuus on nykyistä hallitumpaa. Sopimuskumppanit voivat tuottaa tiloissa tarvittavat tukipalvelut, jolloin tilojen laajempi hyötykäyttö mahdollistuu. Projekti ei sisältänyt sisäisten palvelujen käyttäjien vastuiden/roolien muutostarkastelua. Vaikutus kaupungin johtamiseen ja organisaatioon Peruskaupunkimallissa organisaatio yksinkertaistuu, mutta toimialarakenne tulee tarkistaa. Tuotantoliikelaitosmallissa vastuut määritellään johtosäännöissä eikä mallissa ole tilaajaa. Kilpailutus ja ulkoistaminen liikkeenluovutuksena sekä yhtiöittämismallissa on hankinta- ja osto-osaamista vahvistettava ja toimialarakenne tulee tarkistaa. Vaikutus sopimustoimittajiin / markkinoihin Peruskaupunki- ja tuotantoliikelaitosmalleissa rajapinta sopimustoimittajiin selkiytyy. Kilpailutus ja ulkoistaminen liikkeenluovutuksena -mallissa sekä yhtiöittämismallissa noin 40 milj. euron liiketoiminta avautuu markkinoille,

8 Kaupunginhallitus Sivu 8 / 8 jossa hinnat määräytyvät. Tuotannollinen ketteryys lisääntyy, sillä tuottaja ei ole hankintalain alainen. Kaikissa neljässä mallissa toimittajahallinta yksinkertaistuu ja paranee. Vaikutus kaupungin sisäisiin tukipalveluihin Peruskaupunki- ja tuotantoliikelaitosmalleilla ei ole vaikutusta sisäisiin tukipalveluihin. Kilpailutus- ja ulkoistaminen liikkeenluovutuksena -mallissa kaupunki ei voi tuottaa ulkoisille palveluntuottajille tukipalveluja. Myöskään yhtiöittämismallissa peruskaupunki ei voi tuottaa tukipalveluja markkinoilla toimivalle yhtiölleen. Henkilöstön edustajien eriävät näkemykset Yhteisesti on todettu, että projektia on toteutettu hyvässä yhteistyössä, vaikka joistakin kohdista onkin erilainen näkemys. Kaikki osapuolet ovat hyväksyneet tarkastelussa noudatetun systematiikan. Eriäviä näkemyksiä on ainoastaan eri mallien vaikutuksesta kaupungin kokonaistalouteen. Tilakeskus-liikelaitoksen ja Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitoksen säästöarviot ovat yhtenevät. Teknisellä keskuksella ja Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksella ei ole kaikilta osin yhteneviä säästöarvioita. Henkilöstön edustajien kanssa näkemykset eivät ole yhteneviä vaihtoehtojen vaikutuksista kaupungin kokonaistalouteen, eri mallien riskeistä ja toimivien markkinoiden hyödyntämisestä. Johtopäätökset Esitetyillä linjauksilla saavutetaan organisointityölle asetetut tavoitteet. Johtaminen, budjetointi ja talousohjaus selkeytyvät, kun toiminnot muodostavat kokonaisuuden ilman ylimääräisiä organisaatiorajoja. Lisäksi vastuurajat selkeytyvät, päällekkäiset työt poistuvat ja sisäiseen tilaajatuottaja -malliin liittyvät transaktiokustannukset poistuvat. Liikelaitosten henkilöstö on tehnyt hyvää työtä ja liikelaitosten tuottavuus on kehittynyt. Nykyinen tilaaja-tuottaja -malli ei kuitenkaan mahdollista enää Talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman edellyttämää tuottavuuden kasvua. Toimivia markkinoita on pystyttävä hyödyntämään, mikä on edellytys, jotta Talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelmassa asetetut taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Kaupungin on myös huolehdittava mahdollisuudesta reagoida markkinoiden muutoksiin. Esitetyillä linjauksilla markkinatuntemus kasautuu samaan paikkaan, mikä mahdollistaa kilpailutus- ja sopimusosaamisen vahvistumisen ja tehokkaan kilpailuttamisen.

9 Kaupunginhallitus Sivu 9 / 9 Päätöshistoria Kaupunginhallitus Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus 1 hyväksyy linjaukset palveluliiketoimen ja sisäisten palvelujen tilaajayksiköiden kokonaisuuden kehittämiselle seuraavasti: - Johtamisjärjestelmää selkeytetään. - Palvelujen ja toimintojen järjestämis- ja tuottamistapaa sekä sijoittumista kaupunkiorganisaatioon arvioidaan koko kaupungin näkökulmasta. - Palvelujen järjestämisen lähtökohtana on taloudellisuus sekä palvelujen ja toiminnan laatu. Mahdollisia organisointitapoja omajohtoisen tuotannon (virastomalli) ohella ja vaihtoehtona ovat liikelaitos, kunnallinen osakeyhtiö, ulkoistaminen ja liikkeen luovutus. - Kaupunki keskittyy valtuuston määrittämiin tehtäviin toimivia markkinoita hyödyntäen - Kilpailutus- ja sopimuskäytäntöjä kehitetään siten, että palveluntuottajille syntyy houkuttimia palvelujen ja tuottavuuden kehittämiseen. - Uudelleenorganisointiehdotusten vaikutuksista tehdään ennakkoarvioinnit. - Muutoksilla tavoitellaan merkittävää tuottavuuden kasvattamista, palvelujen laadun parantamista ja taloudellisia säästöjä. - Kehittämisvisiota kohti kuljetaan vaiheittain vuosien aikana. - Valmistelut tehdään yhteistyössä henkilöstöjärjestöjen kanssa. 2 kehottaa kaupunginjohtajaa käynnistämään projektin arvioimaan kiinteistöpalvelujen ja kaupunkitekniikan tuotanto- ja tilaajayksiköiden uudelleenorganisoinnin vaihtoehtoja, suunnittelemaan yhteistoimintamenettelyt yhdessä henkilöstöjärjestöjen edustajien kanssa, tekemään ehdotuksen valittavaksi organisointitavaksi ja tuomaan esityksen kaupunginhallituksen ja edelleen valtuuston päätettäväksi kokoukseen. 3 kehottaa valmistelemaan väliraportin käsiteltäväksi kaupunginhallituksen ja valtuuston neuvottelutoimikunnan iltakoulussa Käsittely Asia käsiteltiin 344 pykälän jälkeen.

10 Kaupunginhallitus Sivu 10 / 10 Päätös Kaupunginhallitus: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tiedoksi

11 Kaupunginhallitus Sivu 11 / 11