Tekstinkäsittelyn toimintatapamuutos - palvelun siirtyminen HUS-Servis liikelaitokselle

Transkriptio

1 Sosiaali- ja terveyslautakunta Sosiaali- ja terveyslautakunta Kunnanhallitus Tekstinkäsittelyn toimintatapamuutos - palvelun siirtyminen HUS-Servis liikelaitokselle 62/ /2016 SOSTER 75 Nykytilanne Tällä hetkellä tekstinkäsittelytiimissä työskentelee kolme (3) työntijä, jotka purkavat n. 75 prosenttia saneluista. Sanelut, joita omat työntekijät eivät ehdi purkaa määräaikaan mennessä, ostetaan Diktamenilta. Näiden ns. ylivuotona ostettujen sanelujen osuus on noin neljänne (25 %) saneluista. Purettujen sanelujen kokonaismäärä on n sanelua vuodessa. Diktamenin kanssa tehty sanelujärjestelmäsopimus on päättynyt tämän vuoden lokakuussa ja on voimassa tällä hetkellä poikkeuksellisesti toistaiseksi. Perusteluna toistaiseksi voimassa olevalle sopimukselle on toimintatapamuutoksen selvittely. Tekstinkäsittelyn toteuttamisen vaihtoehdot Sanelujärjestelmän uuden kilpailutustarpeen yhteydessä on lähdetty arvioimaan ja selvittämään tekstinkäsittelypalvelun järjestämistä kokonaisuutena uudelleen. Vaihtoehtoja, joita on arvioitu kustannusten ja palvelun jatkuvuuden edellytysten suhteen, ovat: 1) Tekstinkäsittely järjestetään kokonaan omana palveluna - edellyttää lisähenkilöstö- ja työvälineresursseja 2) Tekstinkäsittely järjestetään osin omana työnä ja osin ostopalveluna - nykyinen toimintatapa 3) Palvelu ulkoistetaan / siirretään kokonaan ulkopuoliselle palveluntuottajalle - hintatiedustelut tehty HUS Servisiltä ja Diktamenilta. Toteuttamisvaihtoehtojen kustannusvertailu ja toiminnan haavoittuvuuden arviointi Selvittelyn aikana on käyty keskuteluja sekä HUS-Servis Oy:n että Diktamenin kanssa arvioitaessa eri toteuttamisvaihtoehtojen kustannusvaikutuksia. Laskelmien mukaan nykyinen toimintatapa näyttäisi olevan kallein vaihtoehto kokonaiskustannuksiltaan ja taloudellisin kokonaan ulkoistettu toimintatapa.

2 Kokonaiskustannukset (1 000 euroa) ovat seuraavat: 1) omana palveluna tuotettu palvelu: euroa 2) osin omana, osin ostopalveluna tuotettu palvelu: euroa 3) palvelu ulkoistetaan / siirretään HUS-Servis Oy:lle: euroa. Diktamenin esittämä kuluarvio lyhyellä aikavälillä on edullisempi, mutta suhteessa tuleviin muutoksiin (sote, Apotti) ja kulujen ennustettavuuteen, HUS-Servis Oy parempi vaihtoehto. Toiminnan toimintavarmuuden näkökulmasta haavoittuvin toimintatapa on kokonaan itse tuotettu toimintatapa (1), koska tekstinkäsittelytiimin koko on pieni ja sen reagointimahdollisuudet muuttuviin tilanteisiin ovat rajalliset (esim. yllättävät poissaolot). Tarkempi kustannusvertailu ja eri toimintatapojen vahvuuksien ja haasteiden arviointi löytyy liittteenä olevasta teksinkäsittelypalvelun toimintatapamuutossuunnitelmasta. Tekstinkästtely palvelu siirtyy HUS-Servis Oy:lle palvelusopimuksella. Esityksen mukaan kunnan tekstinkäsittelypalvelut siirrettäisiin HUS-Servis Oy:lle. Esityksen perusteena ovat: a) toiminnan turvaaminen ja haavoittuvuuden minimointi b) tulossa oleva sote-uudistus c) valmisteluvaiheessa olevat Apotti-tietotekniset ratkaisut d) suorahankinnan mahdollisuus kuntayhtymän liikelaitokselta e) henkilöstön siirtymismahdollisuus HUS:lle vanhoina työntekijöinä. Edellä mainittujen tekijöiden voidaan katsoa olevan merkittäviä tekijöitä ja tukevan esitystä tekstinkäsittelypalveluiden siirtämisestä HUS-Servis Oy:lle.Tekstinkäsittelijöiden kanssa käydyissä yhteistoimintaneuvotteluissa työntekijät ovat olleet tyytyväisiä esitykseen muun muassa siksi, että he pääsevät ison työyhteisön jäseniksi ja myös koulutusmahdollisuudet lisääntyvät. Sopimus HUS-Servisin kanssa astuisi voimaan joko tai 6 kuukauden kuluttua Diktamenin kansssa tehdyn sopimuksen irtisanomisesta Perustelut päätöksen taloudellisille vaikutuksille: Tekstinkäsittelypalvelun ulkoistaminen ja siirtäminen HUS-Servis Oy:lle on kustannusvaikutuksiltaan neutraali nykytilanteeseen nähden. Sosiaali- ja terveyslautakunta

3 1) päättää hyväksyä esitetyn tekstinkäsittelyn toimintatapamuutoksen, jossa tehdään palvelusopimus HUS-Servis Oy:n kanssa. Sopimus astuu voimaan joko tai 6 kuukauden kuluttua päätöksen lainvoimaisuudesta. Sopimuksessa kunnan tekstinkäsittelijät (3) siirtyvät ns. vanhoina työntekijöinä HUS-Servis Oy:n palvelukseen 2) lähettää päätöksen edelleen kunnanhallitukselle

4 Lisätietoja: Sannamari Nousiainen, va. hallintopäällikkö puh Asian käsittely siirretään lautakuntaan, jolloin esityksessä on myös sopimusluonnos mukana. SOSTER 2 Lisäys alkuperäiseen pykälätekstiin ( / 75): HUS-Servis Oy on lähettänyt sosiaali- ja terveystoimialalle nähtäväksi sopimusluonnoksen marraskuussa 2015, jota on kommentoitu kunnan puolesta sekä toimialan että hankintapalveluiden taholta. HUS Servis Oy tehnyt tarkennukset ja lisäykset sopimusluonnokseen tammikuussa Palvelusopimusluonnoksesta käy selville muun muassa sopimuksen voimassaoloaika ja irtisanomisperusteet: Sopimus astuu voimaan aikaisintaan , kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa toistaiseksi kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen kestoon vaikuttaa olennaisesti sote-uudistuksen toteutuksen aikataulu. Sosiaali- ja terveyslautakunta 1) päättää hyväksyä esitetyn tekstinkäsittelyn toimintatapamuutoksen (llite), jonka mukaan tekstinkäsittelypalvelut siirtyvät HUS-Servis OY:lle. 2) päättää hyväksyä HUS-Servis Oy:n kanssa tehtävän palvelusopimuksen (liite), jonka mukaan kunnan nykyiset tekstinkäsittelijät (3) siirtyvät ns. vanhoina työntekijöinä HUS-Servis Oy:n palvelukseen. Sosiaali- ja terveyslautakunta edellyttää, että viranhaltijat neuvottelevat kohdan 4 (palvelun hinta ja sen määräytymisperusteet) niin, että hinta tulee tekstissä selkeästi esiin v ja v osalta. Vuoden 2016 hinta, jos sopimus astuu voimaan , on euroa ( ). Vuoden 2016 hinta perustuu laskennalliseen koko vuoden kokonaiskustannukseen, joka on euroa. Vuonna 2017 hinnoittelumalli muuttuu suoriteperusteiseksi, jolloin hintaan vaikuttaa tilattujen saneluiden määrä ja se noudattaa HUS:n sisäistä hinnoittelu- ja tuotteistusmallia, joka on sama myös jäsenkunnille. Suoriteperusteinen laskutus on vuonna 2017 maksimissaan Hinnan perusteena saneluiden maksimimääränä on käytetty sanelukappaletta. Jos sanelujen määrä on alle sanelua, alentaa se vuosikustannusta (vuonna 2015 saneluiden määrä oli noin kappaletta). Sopimus astuu voimaan joko tai kuuden (6) kuukauden kuluttua päätöksen lainvoimaisuudesta.

5 3) lähettää päätöksen edelleen kunnanhallitukselle. Lisätietoja: Esitys hyväksyttiin. KH 29 Kunnanhallitus päättää hyväksyä tekstinkäsittelyn toi min ta ta pa muutok sen ja palvelusopimuksen tekemisen HUS-Servis liikelaitoksen kans sa liit teen mukaisesti siten, että kunnan nykyiset teks tin kä sit te lijät (3) siir ty vät ns. vanhoina työntekijöinä HUS-Servis liikelaitoksen pal ve luk seen. Kunnanhallitus edellyttää, että viranhaltijat neu vot te le vat kohdan 4 (pal ve lun hinta ja sen määräytymisperusteet) niin, että hin ta tulee teks tis sä selkeästi esiin v ja v osalta. Vuo den 2016 hinta, jos sopimus astuu voimaan , on eu roa ( ). Vuoden 2016 hinta perustuu laskennalliseen ko ko vuo den kokonaiskustannukseen, joka on euroa. Vuonna 2017 hinnoittelumalli muuttuu suoriteperusteiseksi, jolloin hin taan vaikuttaa tilattujen saneluiden määrä ja se noudattaa HUS:n si säis tä hinnoittelu- ja tuotteistusmallia, joka on sama myös jä senkun nil le. Suoriteperusteinen laskutus on vuonna 2017 maksimissaan Hinnan perusteena saneluiden maksimimääränä on käytet ty sanelukappaletta. Jos sanelujen määrä on alle sa ne lua, alentaa se vuosikustannusta (vuonna 2015 saneluiden mää rä oli noin kappaletta). Sopimus astuu voimaan joko tai kuuden (6) kuukauden kulut tua päätöksen lain voi mai suu des ta. Esitys hyväksyttiin. Päätökseen kuuluu liite nro 6.