YHTI yleistä Ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen

Transkriptio

1 YHTI yleistä 2014 Ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen

2 YHTI koulutukset 2014 TeraKuun kanssa koulutuspäivä 2.4 Valviran auditoriosta (Helsinki), videoyhteyksiä AVIen toimipisteisiin sekä valvontayksiköihin Digian kanssa koulutuspäivä vastaavilla järjestelyillä. CGI:n kanssa koulutuspäivää ei ole vielä sovittu Pyydetty ennakkokysymyksiä Huom. kaikkiin päivän aikana esitettyihin kysymyksiin ei välttämättä saada heti vastausta Kysymykset ja vastaukset lisätään usein kysyttyä palstalle sekä toimitetaan s-postilla osallistujille Valtakunnalliset päivät YHTI luento ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 2

3 Valvontayksikön tietojärjestelmä sanomanvälitys YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON TIETOJÄRJESTELMÄ VALVONTATIEDOT Alue- ja keskushallinnon käyttöliittymä KOHDETIEDOT TULOSTE YHTI 3 TOIMIJA SUUNNITELLUT VALVONTATOIMENPITEET TOIMI- PAIKKA VALVONTA- KOHDE TOIMINTA SUORITETUT VALVONTATOIMENPITEET MUUT TARPEELLISET VALVONTATIEDOT YHTI 1 VALVONTATUTKIMUS- TULOKSET YHTI ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 3

4 Palaute YHTI koulutuksista 2014 Keskusvirastot eivät tunne kuntajärjestelmiä, eivätkä niiden toimintaa Valviran resurssit eivät mahdollista kuntajärjestelmien opettelemista Kysymyksiin (YHTI s-posti) vastataan niin että kysymystä selvitetään yhdessä Tiken ja kuntajärjestelmätoimittajan kanssa Kysymykset ja vastaukset lähetetään tiedoksi ja kommentteja varten kuntajärjestelmätoimittajalla Kuinka tilannetta voisi parantaa? Enemmän ja säännöllisempiä tapaamisia Tike, kuntajärjestelmätoimittajat sekä keskusvirastot KUTI-YHTI kehittämisryhmän säännöllisemmät tapaamiset Koulutuksissa erityisen haasteen aiheuttaa kuntajärjestelmien ja keskitetyn erilainen terminologia ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 4

5 Palaute YHTI koulutuksista 2014 Toiveena yksi yhteinen YHTI ohje (tarkoittaako että kuntajärjestelmän käyttöohje ja YHTI ohjeet tulisi yhdistää?) Ajantasaiset, selkeät ja yksiselitteiset YHTI ohjeet tarvitaan Yhdenmukaiset tavat kirjata tietoa (Evira, Valvira ja Tukes) Valvira ja Tukes panostaneet selvästi vähemmän YHTIin kuin Evira KUTIn käyttöönottoon Pohdintaa: Valvirassa n. 0,5 htv:tta käyttävissä YHTI järjestelmän käyttöönoton tukemiseen, ohjeiden kirjoittamiseen, koulutusten järjestämiseen ja kysymyksiin vastaamiseen (Evirassa usean hengen KUTI -toimisto) Kysymyksiin vastataan mahdollisuuksien mukaan (välillä vastausaika voi venyä), usein asiaa selvitetään yhdessä Tiken ja järjestelmätoimittajan kanssa. YHTI ohjeet saadaan päivitettyä kesän aikana ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 5

6 Palaute koulutuksista (TeraKuu ja Digia) Kuntajärjestelmiä olisi pitänyt käydä läpi enemmän ja varata niiden läpikäymiseen enemmän aikaa Enemmän koulutusta ja myös sellaista että käyttäjät voivat samalla harjoitella ohjelman kanssa Ratkaisu: valvontayksiköiden on pyydettävä koulutusta järjestelmätoimittajilta Valvontayksiköiden ja järjestelmätoimittajien sopimukset: sopimuksen tulisi sisältää myös järjestelmän koulutuksen ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 6

7 YHTI palaute 2014 Järjestelmä on jo nyt käytössä, ja silti on tulossa muutoksia vuodenvaihdepäivitykseen Valitettavasti osa järjestelmän kehitystarpeista tai epäloogisuuksista käy ilmi vasta käyttöönoton myötä Nykyinen järjestelmä mahdollistaa (suurempien) muutosten tekemisen vain kerran vuodessa ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 7

8 YHTI koulutuksista Luennoitsijoilta toivotaan parempaa valmistautumista Osa kysymyksistä jäi avoimeksi Yhteistyötä enemmän! (Evira, Valvira, Tukes, Tike, kuntajärjestelmätoimittajat) Pohdintaa: Valviran resurssitilanne tekee haastavasta kokonaisuudesta entistä haastavamman KUTI-YHTI kehittämisryhmään mukaan valvontayksiköiden edustus (ja säännöllisemmät tapaamiset)? Käyttöjärjestelmän avaaminen / kehittäminen keskitetyn järjestelmän yhteyteen: kustannustehokkaampi ja helpommin hallittava kokonaisuus Myös keskusvirastoilla olisi mahdollisuus perehtyä siihen kuinka järjestelmä käytännössä toimii Yksi taho vastaisi kehitystyötä Keskitetyn järjestelmän avaaminen kunnan viranomaisille parantaisi tiedon luotettavuutta ja laatua ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 8

9 Lakisääteinen raportointi YHTI:n kautta Valvontasuunnitelmien toteutumisen arviointi Valvontaprojektien yhteenvetojen laatiminen Talousvettä toimittavien laitosten valvontatutkimustulosten raportointi, uimaranta- ja uima-allasvesien tulosten raportointi Valvontaohjelmat ja suunnitelmat perustuvat lainsäädäntöön, talousveden ja uimaveden laatutietojen raportointi samoin Lainsäädännössä on keskusvirastoille määrätty valvontaohjelmien laatiminen ja seuranta, eli tietoa joudutaan tietoa keräämään. Raportointivelvoitteet myös talousvesiasetuksessa (juomavesidirektiivi) sekä asetuksessa yleisten uimarantojen veden laatuvaatimuksista ja valvonnasta (uimavesidirektiivi) ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 9

10 Valvontayksiköt hyödyntämään tietojärjestelmiä Yhdenmukainen ja yksiselitteinen tapa kirjata valvontakohteet ja valvontatoimenpiteet järjestelmään Voidaan yksilöidä mistä kohteesta on kyse Nähdään valvontatapahtumat (esim. se milloin on viimeksi haettu uimavesi / allasvesi tai talousvesinäyte), tiedetään valvontakohteet sekä perustiedot niistä Tiedetään (tarvittaessa) mitä kollega on puuhannut (loma- ym. sijaisuudet) Dokumentoidaan toimintaa, tarvittaessa tiedot löytyvät jälkikäteen Työnjohdon väline, mihin työaika kuluu, olisiko tarvetta muuttaa joitain työtapoja, kuinka resurssit mitoitetaan, kuinka priorisoidaan? YHTI:n myötä: Valvontatuloksia ei tarvitse erikseen raportoida aluehallintovirastoon tai keskusvirastoille (v osalta myös talousveden ja uimarantaveden laatutiedot) ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 10

11 YHTI kysymyksiä Rekisteriseloste: keskitetyn järjestelmän osalta Tike ja Valvira laativat yhdessä Kunnan viranomaiset laativat omasta järjestelmästään Asiakirjatarkastukset (esim. valvontatutkimusohjelman tarkastaminen) vesilaitosvalvonnan yhteydessä, ovatko osa suunnitelmallisen valvonnan tarkastusta vai kirjataanko omina tarkastuksinaan? Selvennetään terveydensuojelun valvontaohjelmaan ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 11

12 Asunnon tarkastusten lisääminen järjestelmään Asunnon tarkastukset tulisi lisätä järjestelmään niin että käytetään toimintatyyppiä yksityiset kiinteistöt ja kaikki kohteet saavat ns. oman kortin. Toimija ei ole pakollinen tieto yksityisten kiinteistöjen osalta. Kysymys: Asunnon tarkastus, mikä on toimipaikan tieto? Kirjataanko osoite vai henkilön nimi? Vastaus: osoitetieto, toimijan tiedot eivät ole pakollisia, ja samalla toimijalla (esim. VVY) voi olla useita kiinteistöjä Huom. Selvitetään Tiken ja kuntajärjestelmätoimittajien kanssa teknistä ratkaisua eli että yksityisten kiinteistöjen osalta henkilö- / osoitetieto ei siirtyisi keskitettyyn järjestelmään ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 12

13 Aloittaminen, lopettaminen ja keskeyttäminen Tällä hetkellä jos toiminta on keskeytetty (tai keskeytynyt) ei sitä voi lopettaa, YHTIssä ei ole tällä hetkellä mahdollista keskeyttää toimintaa Korjataan vuodenvaihde päivityksessä ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 13

14 Useamman valvontatoimenpiteen kirjaaminen samalla kohteelle saman päivän aikana on estetty, miksi? Samalle toimija-toimipaikka-toiminta- yhdistelmälle ei voida viedä kuin yksi samanlainen tapahtuma per päivä. Jos tapahtuma kestää pitkään (esim. tarkastus tehdään usean päivän aikana), kirjataan aloituspäivämäärä. Yllä mainittu ohjeistus ja järjestelmän esto lisätä useita samoja suoritteita samalle valvontakohteelle osaltaan auttavat tilastoinnin saamista yhdenmukaiseksi ja vertailukelpoiseksi. Muutos järjestelmään: useamman yhteydenoton kirjaaminen samalle päivälle (ja samalle toimija-toimipaikka-toimintayhdistelmälle ) sallitaan ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 14

15 Vikalista Täytetään vain kun havaitaan puute Oletuksena että asia kunnossa Ei tarkoita kysymystä siitä onko ko. asia tarkastettu vai ei Vikalistoja tullaan muotoilemaan selkeämmiksi (muutokset vuodenvaihdepäivityksessä) Vikalistaa voi käyttää myös asiakirjatarkastuksessa, vaikka alun perin ne on tarkoitettu tarkastuskäynnin yhteydessä käytettäviksi Jos annetaan kehotus tai määräys on vikalistalla oltava havaittu puute Vikalistaan tulossa tarkisteita, niin että vain oikea vikalista tarjolla kohdetyypille ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 15

16 YHTI:n käyttöönoton aikataulu Vuoden 2013 valvontatiedot ja valvontasuunnitelmien toteuma excel-lomakkeilla Ne valvontayksiköt, joilla on käytössä YHTI yhteensopiva järjestelmä, ovat jo voineet raportoida valvontatietoja YHTI järjestelmän kautta jo vuoden 2013 osalta. Raportteja käydään läpi Tiken ja keskusvirastojen yhteistyönä Talousvettä toimittavien laitosten vedenlaatutiedot sekä uimarantavesitulokset raportoidaan excel-lomakkeilla vuoden 2013 ja 2014 tietojen osalta, vuoden 2015 tiedot YHTI:n kautta (excel-lomakkeet Valviran nettisivuilla) ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 16

17 YHTI:n käyttöönoton aikataulu 2 Viimeistään vuoden 2014 alusta on kaikissa ympäristöterveydenhuollon valvontayksiköissä oltava käytössä YHTI yhteensopiva järjestelmä Valvira ja Tukes ovat antaneet määräyksen YHTIn käyttöönottoon liittyen Vuoden 2014 valvontatiedot raportoidaan keskitetyn järjestelmän kautta (valvontaohjelma) Vuoden 2014 aikana valvontakohde voidaan perustaa suoritetun valvontatoimenpiteen jälkeen ennen kuin valvontatoimenpide lisätään järjestelmään. Huomioitavaa on, että kaikki kohteet tulee olla kirjattu järjestelmään vuoden 2014 aikana Ns. Ei-suunnitelmallisen valvonnan kohteita perustetaan järjestelmään sitä mukaan kuin niihin tehdään valvontatoimenpiteitä ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 17

18 Mitä tietoa kerätään YHTIin? Kerätään tietoa valvonnasta (suunnitelman mukainen ja suunnitelman ulkopuolinen), valvontaohjelman toimeenpano ja raportointi Valvontaan käytetystä työajasta (huom. sis. myös lausunnot, neuvonnan, yhteydenotot, asumisterveyteen liittyvät tarkastukset ja selvitykset) Valvonnasta perityt maksut Näytteenotot ja mittaukset Jatkossa myös vesitulokset Mm. muu viranomaistyö kohtaan kirjataan viranomaispalaverit, katselmukset, kouluttaminen (ja kouluttautuminen) sekä raportointi. Tavoitteena enemmän tietoa valvonnasta jotta vähäiset resurssit osattaisiin kohdistaa oikein onko tarvetta lainsäädäntömuutoksille, valvontaohjelman painotusten tai ohjeiden muuttamiselle? ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 18

19 Miksi tietoa kerätään? Mihin tietoa käytetään? (esim. asumisterveys) Asumisterveysvalvonnan osalta tilanne on tällä hetkellä se, että me emme tiedä valvonnasta ja sen tuloksista juuri mitään. Esim. Terveydensuojelulain muutokseen liittyen, piti vireille tulleiden asunnontarkastusten määrä kysyä valvontayksiköistä erikseen (ja valvontayksiköt raportoivat asian kaikki vähän eri tavalla ja valvonnan määrä oli todella kirjava). Jos tietäisimme nykyistä tarkemmin, mistä terveyshaitat aiheutuvat, voisi terveyshaittojen aiheuttajiinkin puuttua valtakunnallisesti nykyistä paremmin. Tämän lisäksi emme osaa tällä hetkellä arvioida asunnontarkastuksiin käytettävän työajan osuutta suhteessa muuhun valvontaan. Kun muut valvontasektorit ovat hyvinkin tarkasti tilastoitua ja resurssitarve ohjeistettu, asunnontarkastuspuoli jää jalkoihin on aliresurssoitu suhteessa muuhun valvontaan. Jos siis olisimme nykyistä paremmin kartalla asuntojen terveyshaitoista, pystyisimme vähentämään niiden määrää valtakunnallisesti paremmin ja ohjaamaan resursseja nykyistä paremmin ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 19

20 Mikä kirjaus on pakollista ja onko järjestelmä käytännössä sama kuin työajan seuranta? Ne valvontatoimenpiteet jotka kohdistuvat tiettyyn valvontakohteeseen (vaikka tämä ei kuuluisikaan suunnitelmallisen valvonnan piiriin) on kirjattava järjestelmään. Ei-suunnitelmallisen valvonnan kohteilla (mm. yksityiset kiinteistöt) ei toimijan ilmoittaminen ole pakollista, joskin se suositellaan lisättävän järjestelmään. Työaikaa joka ei kohdistu varsinaisesti tiettyyn valvontakohteeseen, voi (ja jossain tapauksissa kannattaa) kirjata könttänä toimintaluokkaan määrittelemätön valvontakohde. Eli jos esim. tietyllä viikolla on tullut vietettyä monta tuntia puhelimessa kaivovesin laatuun liittyvien kysymysten parissa kirjataan tämä kohtaan yhteydenotto kohtaan muu viranomaistyö. Annetut ja pyydetyt lausunnot taas kirjataan kohtaan lausunnot tai selvitykset (silloin kun lausunto ei kohdistu valvontakohteeseen esim. maakuntakaava tai rak.valvonnan ennakkolausunto, käytetään kohdetta määrittelemätön valvontakohde) ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 20

21 Ajankohtaista (YHTI) YHTI usein kysyttyä päivitetty 08/2013 Uusi usein kysyttyä (04/2014),tullaan jatkossa yhdistämään YHTI usein kysyttyä talousvesi päivitetty 09/2013 (päivitys vuodenvaihdemuutosten osalta) YHTI 1 ohje päivitys 12/2013 (päivitys vuodenvaihdemuutosten osalta), Valviraan on tullut palautetta että kohteiden luokittelua (mitä kuuluu mihinkin toimintatyyppiin) pitäisi edelleen tarkentaa. YHTI 2 ohje päivitetty 04/2013 (lisätty kuluttajaturvallisuus sekä uimaveden laadun raportointi) Tarkennettava mitkä tiedot ovat pakollisia ja perusteltava asiat Päivitetyn ohjeen julkaisusta s-posti valvontayksiköille AVIen kautta sekä järjestelmätoimittajille (jatkossa VYHAn kautta yhteystidot?) Valviran nettisivuilla (ympäristöterveydenhuolto) ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 21

22 Talousvesien ja uimarantavesien laatutiedot YHTI:n kautta YHTIn talousvesien ja uimarantavesin valvontatutkimustietojen tiedonsiirtoa laboratorioista kuntajärjestelmiin ja keskitettyyn YHTIin selvitetään parhaillaan. Tiedonsiirtoratkaisu toteutetaan siten, että sitä voidaan pilotoida vuoden 2014 aikana Tavoite: Valvontatutkimustietojen tiedonsiirto laboratorioista valvontayksiköille ja YHTI järjestelmään aloitetaan vuoden 2015 alusta ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 22

23 Ympäristöterveydenhuollon kohdetietojärjestelmä YHTI tavoitteena: Valvontasuunnitelmien toteutumisen arviointi Valvontaprojektien yhteenvetojen laatiminen Talousvettä toimittavien laitosten valvontatutkimustulosten raportointi, uimaranta- ja uima-allasvesien tulosten raportointi Erilaisten kokoomaraporttien laatiminen Raportointiin liittyvän työmäärän vähentäminen (kunnan viranomainen, aluehallintoviranomainen, keskusvirastot) Valvonnan ja valvonnanohjauksen painopisteiden suuntaaminen sinne missä eniten ongelmia Sanalliset arvioinnit jatkossa kerran vuodessa (VYHA) ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 23

24 Ongelmatilanteissa Yhteys ohjelmistotoimittajaan (teknisissä kysymyksissä) Yhteys Valviraan (sisältöä koskevat kysymykset) -> jos kyse kuluttajaturvallisuuslain valvonnasta siirretään Valviran toimesta Tukesin vastattavaksi Valviran nettisivuilla (ympäristöterveydenhuolto) ohjeet enhuolto/ymparistoterveydenhuollon_kohdetietojarjestelm a_yhti sekä ympäristöterveydenhuollon verkkopalvelu sivuilla Usein kysyttyä osiot yleisistä kysymyksistä sekä talousvedestä ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 24

25 KIITOS! ryhmäpäällikkö Kaisa Mäntynen 25