LASTENSUOJELUN TUOTTEISTUS HÄMEENLINNAN SEUDULLA

Transkriptio

1 HÄMEENLINNAN SEUTUKUNTA ETELÄ-SUOMEN LÄÄNINHALLITUS LASTENSUOJELUN TUOTTEISTUS HÄMEENLINNAN SEUDULLA ARVIOINTIJAKSON, AMMATILLISEN PERHEKOTIHOIDON, LAITOS- HOIDON JA SIJAISPERHEESEEN SIJOITUSPROSESSIN OSALTA TUOTTEISTUS, LAATU JA KILPAILUTTAMINEN HANKKEEN OSARAPORTTI Ritva Harjula Projektipäällikkö 2007

2 LASTENSUOJELUN TUOTTEISTUS HÄMEENLINNAN SEUDULLA ARVIOINTIJAKSON, AMMATILLISEN PERHEKOTIHOIDON, LAITOSHOIDON JA SI- JAISPERHEESEEN SIJOITUSPROSESSIN OSALTA SISÄLLYS TUOTTEISTAMISEN PROSESSI TUOTTEISTAMINEN PALVELUJEN YHTEYDESSÄ TUOTEHIERARKIA HENKILÖSTÖRESURSSIEN KARTOITUSTEN TOTEUTTAMINEN TUOTTEISTAMISPROSESSIN HYÖTY PALVELUYKSIKÖSSÄ JA HALLINNOSSA LAADUN KÄSITE TUOTTEISTAMISEN YHTEYDESSÄ JA LAATUKRITEERIEN MÄÄRITTÄMINEN LASTENSUOJELUN PO. PALVELUILLE LASTENSUOJELUN ARVIOINTIJAKSO SIJAISPERHEESEEN SIJOITUSPROSESSI AMMATILLINEN PERHEKOTIHOITO LASTENSUOJELUN LAITOSHOITO OHJEET TYÖAJANSEURANTALOMAKKEEN TÄYTTÄMISEKSI TYÖAJAN SEURANTALOMAKE-ESIMERKIT TYÖAJAN SEURANNAN LASKENTALOMAKKEEN YKSI ESIMERKKI (SIJAISPERHESIJOITUS) ESIMERKKIPOHJA LASTENSUOJELUN LAITOSHOIDON KUSTANNUSLASKENTAPOHJASTA MUUNNETTAVAKSI MUULLE TUOTTEELLE

3 Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen - hanke toteutettiin Hämeenlinnan seutukunnassa kahdeksan kunnan ja Etelä- Suomen lääninhallituksen rahoittamana vuosina Rahoitukseen osallistui myös 18 hoiva-alan julkisen sektorin ulkopuolista palveluntuottajaa (yrityksiä, yhdistyksiä tai säätiöitä). Kunnat esittivät hankkeen alussa toiveensa tuotteistettavista palveluista, joista hankkeen ohjausryhmä valitsi pilotit. Osa lastensuojelun tuotteista oli hankkeen avulla tuotteistetuista palveluista. Muut tuotteistettaviksi palveluiksi valitut olivat mielenterveyskuntoutujien ja vanhusten palveluasuminen, vanhusten laitoshoito, kotipalvelu ja osa lastenpäiväkotihoidon tuotteista. Hankkeen päätavoitteina olivat valittujen palvelukokonaisuuksien tuotteistus, näille laatukriteerien määrittelyt ja edellisten käyttö hankinnoissa/kilpailuttamisprosessissa eli hankinta-asiakirjapohjien laadinta osalle tuotteista esimerkki-aineistoksi. Hankkeella oli lisäksi muita tavoitteita, mm. koulutuspakettien ja yhteistyöverkoston kehittäminen, jotka tukivat puheena olevienkin palvelujen määrittelyä. Palveluntuottajan toiminnan laadun ja sisällön vähimmäisvaatimuksissa voidaan hyödyntää tuotteistuksen kautta saatuja tuotemäärittelyjä ja laatia niiden pohjalta palvelukuvaukset. Tuotteistus toteutettiin sisällön kehittämisen näkökulmasta. Projektipäällikkö ohjasi tuotteistusryhmiä, joita oli kaksi. Ne muodostuivat mukana olevien palvelun tuottajaorganisaatioiden omistajista ja esimiehistä, joiden tehtävänä ja vastuulla oli hoitaa omissa yksiköissään varsinaisen tuotteistusprosessin läpivieminen. Toinen ryhmä vastasi arviointijakson, ammatillisen perhekotihoidon ja sijaisperheeseen sijoitusprosessin ja toinen ryhmä laitoshoidon tuotteistuksesta. Samat tuotteistusryhmät jatkoivat laaturyhminä. Mukana oli julkiselta puolelta Hämeenlinnan kaupunki ja yksityiseltä puolelta kolme yritystä. (ks. Kpl 1). Tuotteistuksen tuloksena laadittiin tuotemäärittelyt, jotka sisälsivät rakenteelliset ja toiminnalliset laatumäärittelyt. Näitä hyödyntäen on laadittu palvelukuvaukset hankkeessa tuotettuihin mielenterveyskuntoutujien ja vanhusten palveluasumisen tarjouspyyntöpohjiin, ( ja ). Näille tuotteille ei hankkeessa tehty varsinaista kustannuslaskentaa, koska se ei sisältynyt hankkeen tavoitteisiin. Esim. sitä toteuttaa PARAS hankkeeseen liittyvä paikallinen PATU- hanke myös Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen hankkeen tuloksia hyödyntäen. Toimintolaskennan yhteydessä toimintojen keskinäisen suhteen tarkoituksenmukaisuuteen on syytä kiinnittää huomiota. Vinoutuneet jakaumat voivat vääristää kustannusjakaumaa. Projektipäällikkö laati lastensuojelun laitoshoidolle kustannuslaskentaa varten yksinkertaisen Excel-pohjan, josta mukana olleet kunnat ja yritykset voivat tehdä mukaillen muille tuotteilleen tarpeellisen kustannuslaskentakaavan. Lisäksi projektipäällikkö yhdisti em. kaavaan työajanseurannan tulokset, jolloin työaikaminuutit linkittyvät suoraan laskentakaavaan. Tämänkin voi mukauttaa em. muihin kaavoihin. Yksiköt saivat työajanseurantaansa liittyvät Excel- taulukot ja niissä olevat toimintaansa kuvaavat graafiset pylväät, joita voivat käyttää jatkossa toimintansa kehittämiseen. Yksiköt voivat hyödyntää niitä mm. sisällöllisen kehittämisen jälkeiseen uusintaseurantaan tai toisen yksikkönsä henkilöstöresurssien jakaumien eli työajan seurantaan. Seurantaa voidaan käyttää kuvaamaan myös esim. yksittäisen asiakkaan tilannetta. Tuotemäärittely on yhteistyössä kuntien ja ei-julkisten tahojen kanssa laadittu ja siksi tärkeä pohja yhteisen laadun kehittämiseksi seudun palveluille, julkiselle ja yksityiselle tuotannolle. Laatumäärittelyssä voidaan jatkossa hyödyntää enemmänkin sitä tietoa, jota tuotteistuksen yhteydessä tehdyistä työajan seurannoista saatiin. Sitä voidaan käyttää tarkentamaan ja mm. täsmäsuuntaamaan laadullisia toimintokuvauksia asettamalla mm. tavoite-/ vaikuttavuusmittareita. Julkisissa hankinnoissa kunta määrittää laadun ja tarjoavan palveluntuottajan tulee osoittaa omaavansa se. Yhteistä laatumäärittelyä tulee edelleen jatkaa ottaen mukaan, jos mahdollista, myös asiakas- ja omaisedustus. Erilaiset palautteet ja mittarit laadun todentamiseksi ja vaikuttavuutta osoittamaan ovat tärkeä jatkuvan yhteisen työn sarka. Se voi toimia myös hyvänä valvontamenetelmänä, jolloin palvelun osapuolet ovat osaltaan tukemassa laadukkaan palvelun hankintaa ja tuottamista. Hankesitoutumisen aste olisi voinut olla korkeampi. Pääsääntöisesti yksityiset palveluntuottajat olivat sitoutuneempia. Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen hankkeen loppuraportti löytyy aiemmin mainituilta internet- sivuilta. Se voi edesauttaa tämän osaraportin kokonaisuuden hahmottamista.

4 TAUSTA, TAVOITTEET JA HANKKEEN ORGANISAATIO Hämeenlinnan seudun kunnat halusivat valmistautua hyvinvointipalvelujen (sosiaalipalvelut) osalta niihin haasteisiin, joihin kunnat palveluja tuottaessaan lähitulevaisuudessa joutuvat. Huomattava osa palveluista järjestetään kuntien omana toimintana. Palveluja tuotetaan myös yhteistyössä muiden kuntien tai julkisyhteisöjen kanssa, ostopalveluina tai yhteistyössä yksityisten tuottajien kanssa, joidenkin tukipalvelujen tuottaminen on ulkoistettu. Hämeenlinnan seutukunnassa kunnat tuottavat vain vähäisessä määrin itse lastensuojelun tähän hankkeeseen mukaan otettuja palveluja. Hämeenlinnan kaupungin perhekeskus tuottaa arviointijakson palvelua, jota muut seudun kunnat ostavat ja jonkin verran myös yksityiseltä puolelta. Hämeenlinnan kaupungin lastensuojelun erityispalveluyksikkö tuottaa mm. sijaisperheeseen sijoituspalveluja muillekin kunnille. Jälkimmäinen pitää yllä mm. perhepankkia (ks. 3.3.). Yksityisen sektorin palveluja käytetään ammatillisen perhekotihoidon ja laitoshoidon osalta runsaasti ympäri Suomen. Hankkeen tulosten on tarkoitus tukea seudullisen palvelutuotantostrategiatyön etenemistä. Vaihtoehtoisissakin palvelujen tuottamistavoissa kuntien vastuulla säilyy palvelujen laadun seuranta sekä vastuu kokonaisuuden toimivuudesta, mikä edellyttää kuntien työntekijöiltä uudenlaista osaamista sekä uusia työtapoja. Toimivat palvelujen tuotantomarkkinat edellyttävät myös uutta hoivayrittäjyyttä seudulle. (Lehtimäki, 2004, osittain) Hankkeelle asetettiin kahdeksan tavoitetta, joista päätavoitteet hankkeen nimessä, Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen, ilmaisivat hankkeen perustarkoituksen (ks. hankkeen loppuraportti: ja Kehittämishankkeesta vastasi projektipäällikkö THM (koul. ja hall.), työnohjaaja Ritva Harjula. Hankkeen hallinnoinnista vastasi Hämeenlinnan perusturvakeskus, jossa projektipäällikkökin toimi. Ohjausryhmä valitsi kuntien esittämien toiveiden pohjalta sosiaalipalvelut, jotka tuotteistettiin. Näihin sisältyi myös lastensuojelun valittujen palvelujen tuotteistaminen. Hankkeen kussakin tuoteryhmän tuotteistuksessa oli mukana joku tai jotkut seudun kunnista ja mukana olevista hoiva-alan yrittäjistä. Tässä olivat mukana Hämeenlinnan kaupungin lastensuojelun erityispalvelujen yksikkö ja kolme yksityistä yritystä. Tuotteistus toteutettiin tuotteistusryhmien kautta, jotka muodostuivat tuotteistettavan palvelun esimiehistä ja yritysten omistajista. Heitä ohjasi projektipäällikkö. Esimiesten tehtävänä ja vastuulla oli hoitaa omissa yksiköissään varsinaisen tuotteistusprosessin läpivieminen. Tuotteistus arviointijakson, ammatillisen perhekotihoidon ja sijaisperheeseen sijoitusprosessin osalta aloitettiin elokuussa Laitoshoidon yritykset aloittivat vuoden 2006 alussa. Tuotteistusryhmiin kuuluivat: Arviointijakso, ammatillinen perhekotihoito ja sijaisperheeseen sijoitus: Harjula Ritva, projektipäällikkö, pj + siht Hakamäki Seppo, vastaava ohjaaja, Hiidenmäen perhekodit Jaatinen Jaakko, vastaava ohjaaja, Hämeenlinna / Perhekeskus Karinsalo Ritva, sosiaalityön johtaja ( ), Hämeenlinna Karvonen Matti, ohjaaja, Hämeenlinna/ Perhekeskus ( , kevät) Koivisto Virva, vastaava perhetyöntekijä, Hämeenlinna / Vaahteramäen perhetyö Leppänen Eija, sosiaalityön johtaja (2007), Hämeenlinna Ollila Anna, Lastensuojelun johtaja, Hämeenlinna / lastensuojelun erityispalvelujen yksikkö Tolvanen Päivi / perhepankin vastaava ohjaaja, Hämeenlinna / lastensuojelun erityispalvelujen yksikkö Lastensuojelun laitoshoito:

5 Harjula Ritva, projektipäällikkö, pj + siht Huotari-Käyhkö Sirkku, kehitysjohtaja, Pienryhmäkoti Varatie Oy Juote Eija, toimitusjohtaja, Pienryhmäkoti Varatie Oy Selänpää Eveliina, toimitusjohtaja, Perheryhmäkoti Mansikkapuisto Oy Laaturyhmä: Kaikki edelliset 2.1. TUOTTEISTAMISEN PROSESSI TUOTTEISTAMINEN PALVELUJEN YHTEYDESSÄ Tuotteistaminen on tuotteiden määrittelyä, jossa otetaan huomioon, mitä erilaisia palveluja asiakkaalle annetaan ja miten resurssien käyttö vaihtelee eri palveluissa. Hinta on erilainen riippuen resurssien käytöstä. Jokainen palvelu määritellään erikseen ja sille asetetaan tavoitteet, sisältö ja tarvittavat resurssit. Tuotantoyksiköissä tuotteistaminen lähtee liikkeelle yksikön perustoiminnan pohdinnasta. Tuotteistaminen edellyttää, että toiminnalla on selkeät tavoitteet ja että ne puretaan yksittäisiin palvelutilanteisiin. Tuotteistamistyössä on olennaista asiakkaiden ja asiakasryhmien sekä palveluiden ja palveluprosessien analysointi. (Majoinen ym. 2003, s. 62). Tuote on siten asiakkaalle toimitettava hyödyke, jonka sisältö ja käyttötarkoitus on määritelty. Tunnusomaista on, että sitä voidaan tuottaa samansisältöisenä useita kappaleita esim. laitoshoidon hoitovuorokausi tai arviointijakson kolmiviikkoiset osuudet. Täten palvelutuotteella tarkoitetaan palvelua, jolla on hinta ja ennalta määritelty sisältö ja asiakas (tilaaja, käyttäjä) voi tutustua palvelun rakenteeseen ennen tilausta. (Vatanen, 2005). Tuote muodostuu erilaisista toiminnoista, jotka voidaan hierarkisesti jakaa kolmeen ryhmään, ydin-, tuki- ja yleistoiminnoiksi (ks. tarkemmin Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen hankkeen loppuraportti; ja Toiminto sisältää kuvauksen siitä, miten tuottaja (työntekijä, yksikkö, yritys, kunta) käyttää aikansa ja resurssinsa saavuttaakseen (yritystoiminnan) palvelutoiminnoille asetetut tavoitteet. Toiminnot ovat prosesseja, jotka kuluttavat annettuja resursseja tuottaakseen jonkin suoritteen. Prosessit sisältävät erilaisia työtehtäviä. (Kivistö Arja, 2003, ) Tuote voi olla yhden palveluntuottajan tarjoama tai moniammatillisesti tuotettu palvelukokonaisuus. Yleisenä vaatimuksena tuotteille on, että ne ovat sekä toiminnallisesti että taloudellisesti järkeviä kokonaisuuksia, jotka syntyvät asiakkaiden tarpeisiin TUOTEHIERARKIA Tuotehierarkian määrittely Tuotteistukselle otettiin lähtökohdaksi tuotannon sisällön kehittäminen. Tästä järjestettiin hankkeen alussa kaikille halukkaille kunnallisen puolen (mukaan tulevat yritykset eivät olleet vielä selvillä, saivat aineistoa myöhemmin) esimiehille koulutuspäivä (Vatanen, 2005). Projektipäällikkö teki yhteistyötä kouluttajan (Vatanen) kanssa lähes koko hankkeen ajan. Toimintotuotteistuksen alussa oli tarkoitus selvittää yksiköissä asiakkaiden palvelutarpeet, millä perustalla, kenelle ja millä arvopohjalla palvelu toteutetaan. Kaikki eivät tätä tehneet. Jotkut olivat viimeisen vuoden aikana sitä läpikäyneet ja kaikki eivät kokeneet tarpeelliseksi. Joissakin yksikössä oli asiasta tehty hyvin perusteellisia määrityksiä. Tärkeää on, että ko. asioita kerrataan ja tarkennetaan yksiköissä säännöllisin väliajoin, mieluimmin vuosittain.

6 Tuotteistajia ohjeistettiin edelliset määrittelyt mielessä pitäen etenemään työtoimintojen ja tehtävien luettelon laatimiseen projektipäällikön työstämän alustavan luettelon pohjalta. Tässä hän oli käyttänyt osittain Tampereen aineistoa (Vatanen, 2005). Luettelolla vastattiin kysymykseen, mitä työyksiköissä tai po. palvelussa tehdään. Tätä avattiin aluksi luetteloimalla puhtaasti niitä toimintoja, joita työpäiviin kuuluu, kukin työntekijä itsellisesti. Tämän jälkeen ne laitettiin yhteen ja käytiin saatua listaa yhdessä läpi. Tehtiin tarkistukset, lisäykset, ym. Viimeiseksi määritettiin, mitkä näistä olivat ydintoimintoja, niiden alatoimintoja ja mitkä nimet kuvasivat niitä mahdollisimman osuvasti. Yleis- ja tukitoiminnot määritettiin joko tässä tai joissakin yksiköissä myöhemmin. Työyksikön koordinaattori, tmv, miten esimies yksikössään oli toiminnan suunnitellut, kokosi yhteen kaikki tämän osion luettelot, muokkasi toiminnot ja tehtävät sopivien (ehdotettujen) otsakkeiden alle samoin kuin koosteet yhteisiin palavereihin. Lähes kaikissa yksiköissä esimiehet ottivat työntekijät mukaan alusta lähtien tuotteistusprosessiin. Toimintoluetteloiden jälkeen aloitettiin toimintojen avaaminen. Mitä ne sisältävät eli mistä tehtävistä ne muodostuvat? Toimintolistaa tehdessä joissakin työyhteisöissä, lähinnä yksityisellä sektorilla, nousi keskusteluun erilaiset yksilölliset toimintokäytännöt tai eniten aikaa tai muita resursseja vievät tilanteet. Tämä oli näissä yksiköissä alkuna laadulliselle pohdinnalle. Tästä on kerrottu hankkeen osalta yhden vanhusten palveluasumisen yksikön kohdalla kirjasessa Raportti palvelujen tuotteistamisesta ja laadun kehittämisestä aluekeskusseuduilla (Lehtoranta, Päätalo, (toim.), 2006, 52-55). Tuotteistus-käsite koettiin hyvin vieraaksi, varsinkin kunnallisella puolella, eli arviointijakson ja sijaisperheeseen sijoitusprosessin osalta. Tämä vaikeutti käyntiin lähtöä, jota tehtiin kolmen neljän kokouksen verran. Tuotteistettavan palvelun valinta perhekeskuksen toiminnasta ei ollut asianosaisille helppo. Kun käyntiin päästiin, sujui työ melko joustavasti. Yrittäjien osalta käynnistyminen oli helpompaa, koska jonkinasteinen tuotteistus kuuluu jo yrityksen perustamisvaiheeseen. Joka tapauksessa lähes kaikille yksiköille tuotti vaikeuksia avata toimintaansa. A. ARVIOINTIJAKSON PALVELUTOIMINNOT Arviointijakson päätoiminnoiksi määritettiin ydinpalvelut: suunnittelu, perustarpeista huolehtiminen, yhteydenpito ja havainnointi, viestintä työyhteisön kesken ja työyhteisössä, tukipalvelut: kehittämien ja hallinto ja yleispalvelut: muut. Tarkemmin ne ovat luetteloituna alla. Ydintoiminnot SUUNNITTELU ENNEN JAKSOA: Jakson suunnittelu: Suunnittelutapaamiset, taustaan tutustuminen, yhteistyöverkon hahmottaminen, tavoitteiden laatiminen jaksolle Tutustuminen ja sopiminen: Perheen tapaaminen, sopimusten tekeminen, säännöistä sopiminen, jaksoa koskevan sopimuksen teko JAKSON AIKANA: Tilannearvio: Lapsen arjen suunnitteleminen ja huomioiminen jos asuu perhekeskuksessa, levon mahdollistaminen (tilat), ulkoilu yms. Hoidon arviointi- suunnittelupalaverit: Yhteistyötahojen kutsuminen, palaverien runko (esim. läheisneuvonpito), jatkosuunnitelman tekemiseen osallistuminen PERUSTARPEISTA HUOLEHTIMINEN ravinto, hygienia, lepo, arjen toiminnot, liikunta, harrastuksiin kuljettaminen, harrastukset, muuta YHTEYDENPITO JA HAVAINNOINTI Vuorovaikutuksen havainnointi: Lapsen ja vanhempien vuorovaikutus, välineiden pohtiminen, materiaalin hankkiminen (kortit, monisteet, luovat välineet yms.), suunnittelu, keskustelu, videointi, kirjaaminen, pohtiminen, yhteenvedon tekeminen, vanhemman ja lapsen välisen vuorovaikutuksen havainnointi ja tukeminen ja niiden haittatekijöiden ennaltaehkäisy

7 Teemakeskustelut: lapsen kanssa, vanhempien kanssa, tulevaisuuden ajatukset, huolet ja haaveet, päihteiden käytön arviointi, vanhemmuuden roolikartan työstäminen, perhetilanteen kartoitus / tämä päivä: terveys, talous, työ, päivärytmi Yhteydenpito lähiverkostoon: Yhteydenpidosta sopiminen, puhelut, sähköpostit, sovitut tapaamiset, kuljetukset tapaamisiin, puhelut, verkostojen ja yhteistyötahojen selkeyttäminen Muut: perhetilanteen kartoitus / tämä päivä: terveys, talous, työ, päivärytmi VIESTINTÄ TYÖYHTEISÖN KESKEN JA TYÖYHTEISÖSSÄ Kirjallinen raportointi, yhteenvedot, arvioinnit: Raportointi työyhteisölle: asiakasperheeseen liittyen Muut: yleiset kokoukset, havaintojen purku, keskustelut, muu kirjaaminen, omien muistiinpanojen kokoaminen, osastopalaverit, koko talon palaverit, päivittäiset raportit Tukitoiminnot KEHITTÄMINEN Konsultaatio: esim. lakimiehen konsultaatiot, erityistyöntekijöiden konsultaatio, konsultaatioon valmistautuminen työparin kanssa Koulutus: Työvälineiden käyttö, muu aiheeseen liittyvä Työnohjaus: Yksilötyönohjaus, työyhteisötyönohjaus HALLINTO Henkilöstöhallinto: työn suunnittelu, resurssointi, toiminnan seuraaminen, keskustelut, tilastointi, raportointi, palkkahallinto Taloushallinto: maksuliikenne, tilastointi Muu: Yleistoiminnot MUUT Tauot: ruoka- ja kahvitauot, Muut: siirtymiset eri toimipisteiden välillä, puhelinkeskustelut, ym. yhteydenpito viestintävälineillä, Sisäinen tukityö: Ruokailut: aamupala, lounas, välipala, päivällinen, iltapala, ruokapalvelun välilliset toiminnot Siivous: asiakkaan kanssa tai työntekijän tekemänä, Muu tuote: asiakas muusta perhekeskuksen ryhmästä B. SIJAISPERHEESEEN SIJOITUSPROSESSIN PALVELUTOIMINNOT Sijaisperhesijoitusprosessin päätoiminnoiksi määritettiin ydinpalvelut: sosiaalityöntekijän yhteydenotto ja tiedonkeruu, suunnittelu ja arviointi, tutustuminen ja sopiminen, sijoitus ja sijoituksen seuranta, tukipalvelut: kehittäminen, täydennyskoulutus, kokoukset, matkat ja yleispalvelut: muu tukityö. Tarkemmin ne ovat luetteloituna alla. Ydintoiminnot SOSIAALITYÖNTEKIJÄN YHTEYDENOTTO JA TIEDONKERUU Asiakkaan perustiedot: Henkilötietojen keruu Taustat ja tarpeet (välitön ja välillinen): Tietojen keruu lapsen taustasta, yksilöllisistä tarpeista sekä lapsen kannalta merkityksellisestä verkostosta. Tiedot yhteistyötahoista: Tietojen keruu lapsen hoidon ja kuntoutuksen kannalta merkittävistä yhteistyötahoista. Sijaisperheiden kartoitus: Perhepankin käytettävissä olevien perheiden kartoitus SUUNNITTELU JA ARVIOINTI Lapsen tapaamisen suunnittelu ja tapaaminen (v:tön ja v:nen): Lapseen tutustuminen, Sijoituksesta kertominen, Tapaamisajasta ja paikasta sopiminen, Yhteydenpito hoitaviin tahoihin: Puhelinkontaktit, tapaamiset, sähköpostit Yhteydenpito sijoittavan sosiaalityöntekijän kanssa, alue: Puhelinkontaktit, tapaamiset, sähköpostit Yhteydenpito sosiaalityöntekijän kanssa, kunta: Puhelinkontaktit, tapaamiset, sähköpostit Yhteydenpito mahdollisen sijaisperheen kanssa: Puhelinkontaktit, tapaamiset TUTUSTUMINEN JA SOPIMINEN

8 Tutustuminen ja suunnittelu (v:tön ja v:nen): Tutustumisen suunnittelu lapsen, syntymävanhempien sekä muiden läheisten kanssa Neuvottelut sijaisperheen, työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa, tutustumiseen liittyvistä aikatauluista, käytännöistä ym. sopiminen Tutustumisen arviointi (v:tön ja v:nen): Neuvottelut sijaisperheen, työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa, Tutustumisen arviointi lapsen, syntymävanhempien sekä muiden läheisten kanssa. Sijoituksesta sopiminen: Sijoituksen ajankohdasta ja siihen liittyvistä käytännöistä sopiminen yhdessä lapsen, syntymävanhempien ja muiden läheisten kanssa, sekä sijaisperheen ja kunnan sosiaalityöntekijän kanssa. SIJOITUS JA SIJOITUKSEN SEURANTA Huoltosuunnitelma (v:tön ja v:nen): Huoltosuunnitelmaneuvottelun ajankohdasta ja paikasta sopiminen sekä sen sisällön suunnittelu, Kasvatussuunnitelma, Huoltosuunnitelmaneuvotteluun osallistuminen. Työskentely sijaisperheen kanssa (v:tön ja v:nen): Puhelinkeskustelut ja tapaamiset, Lapsen tapaaminen sijaisperheen kanssa. Työskentely syntymäperheen kanssa (v:tön ja v:nen): Vanhempien tapaaminen ja puhelinkeskustelut. Sijoitusprosessista kertominen. Tutustumissuunnitelman laatiminen ja toteuttaminen yhdessä sijaisperheen ja syntymävanhempien kanssa. Työskentely lapsen kanssa (v:tön ja v:nen) Yhteistyö yhteistyötahojen kanssa (v:tön ja v:nen): Puhelinkeskustelut ja tapaamiset Yhteistyö työparin kanssa: Puhelinkeskustelut, tapaamiset ja sähköpostit Yhteistyö yhteistyötahojen kanssa (v:tön ja v:nen): Lapsen hoitoon liittyviin neuvotteluihin osallistuminen. Puhelinkeskustelut, tapaamiset ja sähköpostit, Lapsen hoitoon liittyviin neuvotteluihin osallistuminen. Yhteistyö työparin kanssa: Puhelinkeskustelut, tapaamiset ja sähköpostit Työnohjauksen järjestäminen: Sopivan työnohjaajan kartoitus ja perheen ohjaus työnohjaukseen Täydennyskoulutuksen järjestäminen: Teeman työstäminen, Koulutuspaikan ja kouluttajien järjestäminen, Kutsujen ja ilmoittautumisten hoitaminen sijaisperheille. Järjestelyistä vastaaminen. Työskentelyyn osallistuminen. Tukitoiminnot KEHITTÄMINEN Koulutus ja työnohjaus: Työhön liittyvään koulutukseen ja työnohjaukseen osallistuminen TÄYDENNYSKOULUTUSRYHMÄ Sijaisvanhempi-kouluttajaparin hankkiminen. Ryhmän kokoaminen. Koulutustilan hankkiminen. Kouluttajana toimiminen. Palautteen kerääminen ja toimittaminen Pesäpuu ry:lle. KOKOUKSET Kokoukset yhteistyötahojen kanssa, sijaishuoltotoimiston lastensuojelutiimit sekä kunnan lastensuojelutiimit MATKAT Matkat sijaisperheeseen, lasta ja hänen perhettään tapaamaan sekä kokouksiin Yleistoiminnot MUU TUKITYÖ Toimistotyö, kirjallinen työ Kirjalliset työt Laskutus ym. Puhelut ym. viestit Taloushallinto Muu: toiminta, jolle ei löydy paikkaa muualta, auton huolto, ym C. AMMATILLISEN PERHEKOTIHOIDON PALVELUTOIMINNOT HOITO JA KASVATUS (ydinpalvelut) Perhekotiin tulo: tulopäivän suunnittelu, huoneen valmistelu, perhekotivanhempien, muiden työntekijöiden ja muiden perhekodin lasten valmistelu tulotilanteeseen Tutustuminen: Tutustuminen perhekotivanhempiin ja muihin nuoriin, ympäristöön

9 Huolto-, hoito- ja kasvatussuunnitelma: Sovitaan yksilölliset tavoitteet ja keinot, miten ja milloin seurataan ja arvioidaan Perushuolto: Ruoka, vaatteet, hygienia, käyttöraha, turvallisuus Terveyden- ja sairaanhoito: käynnit terveydenhoitajalla ja lääkärillä, hammaslääkäri, konsultaatiot Yhteistyö: Syntymäperheen, sijoittavan sosiaalityöntekijän, koulun ja muiden tarpeellisten tahojen kanssa Perhetyö: säännöllinen yhteistyö vanhempien kanssa, tapaamiset, lomat Kasvatuskeskustelu: perhekotivanhempien kanssa tavoitteellinen yhdessäolo, keskustelut Vapaa-ajan ohjelma: harrastukset ja niihin kuljettaminen / tukeminen Sijoituksen päättyminen: Jatkokuvioiden selvittely ja päättäminen, asuinpaikan, opiskelun, toimeentulon, tukitoimien ja muiden asioiden konkretisointi yhteistyössä syntymäperheen ja verkoston kanssa, lapsen ja nuoren valmennus uuteen elämän vaiheeseen, irtautumisen läpikäynti. Arviointi ja seuranta: raportointi, dokumentointi, koko sijoituksen arviointia nuoren, syntymäperheen ja sijoittaneen sosiaalitoimen kanssa KEHITTÄMINEN (tukipalvelut) Perhekotivanhempien ja mahd. muun henkilökunnan täydennyskoulutussuunnitelma, Työnohjaus Konsultaatiot Kehityskeskustelut Laatutyö Oman toiminnan suunnittelu, arviointi ja kehittäminen TALOUSHALLINTO (yleispalvelut) Kirjanpito, tilintarkastus ORGANISAATION HALLINTO Henkilöstöhallinto: (yleispalvelua) Muu hallinto: yrityksen valta- ja vastuusuhteiden määritys. (yleispalvelua) D. LAITOSHOIDON PALVELUTOIMINNOT SIJOITUKSEN VALMISTELU (ydinpalvelua) Sijoituksen valmistelu: Keskustelua sosiaalityöntekijän yhteydenoton ja lähettämän materiaalin pohjalta, selvitys ja sisäinen arviointi, suunnittelutapaamiset (sos.tt tutustuminen ja lapsen/nuoren ja vanhempien tutustuminen), taustaan tutustuminen (esitietolomake), yhteistyöverkon hahmottaminen, koulu- ja mahdollisten terapiakuvioiden selvittäminen, omaohjaajien valinta Tutustuminen ja sopiminen: Tutustumiskäynti mukana lapsi/nuori ja vanhemmat sekä sosiaalityöntekijä, perheryhmäkodin esittely (sis. mm. yrityksen esittely, viitekehys, toimintaperiaatteet ja arvot, työmuodot, tilat, sopimukset ja säännöt), esitietolomakkeet (lapselta, nuorelta, vanhemmilta, sosiaalitoimelta ), omaohjaajien esittely ja suhteen luominen, muuttopäivän ja muuton sopiminen Kodin/ huoneen valmistelu: siisteys, puhtaus, lapsen / nuoren tai työntekijän tekemänä, huoneen valmiiksi laitto ennen nuoren tuloa, nuoren mappi, kansiot tietokoneelle, muun ryhmän valmisteleminen uuden nuoren tuloon HOITO JA KASVATUS (ydinpalvelua) Laitokseen tulo: muutossa avustaminen ja mahdollisesti haku, muiden nuorten valmistelu uuden nuoren muuttoon, mahdolliset uudet huonejärjestelyt, sisustaminen Tutustuminen: Tutustuminen omaohjaajiin, muihin ohjaajiin ja muihin nuoriin, ympäristöön / kaupunkiin tutustuminen, reittien opettelu, perehdyttämisen delegointi, sopimukset ja säännöt, arkirutiinit ja aikataulut, Huolto-, hoito- ja kasvatussuunnitelma: nykytilanteen kartoittaminen, Lapsen arjen suunnitteleminen ja huomioiminen, Lomien ja vanhempien tapaamisten ja yhteydenpidon sopiminen, Koulunkäynti, Arkielämä, Terveydentila (allergiat, ruokailutottumuk-

10 set, ruokailutavat, ruoka ajat, ruokailunsäännöt), kirjaaminen, huoltosuunnitelmaneuvottelut ja -suunnitelma, esityslistat ja muistiot, palautekaavakkeet, Hoidon arviointi- suunnittelupalaverit: Yhteistyötahojen kutsuminen, palaverien runko (esim. läheisneuvonpito), jatkosuunnitelma, hoitoneuvottelu, verkostoneuvottelu, kasvatusneuvottelu Perushuolto: vaatteet, hygienia, käyttöraha, turvallisuus, pyykkihuolto, valvonta, lomien valvonta, huoneiden tarkistaminen, yövalvonta, talon kodinkoneiden käytön opastaminen, psyykkinen ja fyysinen turvallisuus, ateriat, ohjaaminen kodinhoidollisissa tehtävissä, piha- ja muut korjaustyöt yhdessä nuoren kanssa, ym vast., Ruokahuolto: ruokapalvelun välilliset toiminnot, siisteys, valmistaminen, tarjoilu, kattaminen, hankinta, keittiön siivous, kasvatusateriat, roskien vieminen, kierrätys, ruoan suunnittelu ja hankinta, ruoan (myös erityisruokavaliot) valmistaminen, omavalvonta, ruokalistat, kahvitukset, juhlat Koulunkäynnin tukeminen: läksyissä avustaminen, ohjaus, neuvonta, koulukuljetukset, tukipalveluiden suunnittelu, toteuttaminen, arviointi, koulupalaverit, kokeiden allekirjoittaminen, dokumentointi, viikkotiedotteet, vanhempainyhdistystoiminta, vanhempainillat, kehityskeskustelut Kasvatuskeskustelu: tavoitteellinen yhdessäolo ohjaajien kanssa, omaohjaajakeskustelut, keskustelut muiden ohjaajien kanssa Vapaa-ajan ohjelma: harrastuksiin kuljettaminen, harrastukset, suunnittelu ja toteutus, yhdessä tekeminen, yhteisön sisäinen yhdessäolo, elämysleirit, ymv. Terveyden- ja sairaanhoito: terveystarkastus, allergiatestit, käynnit terveydenhoitajalla, lääkärillä, koulukuraattorilla, terapeutin, lääkärin, tmv, vastaanotolla, ym. Hammaslääkäri, tms. erikoispalvelu (hieroja, fysioterapeutti), konsultaatiot Psykiatrinen hoito: tarpeen arviointi, lähetteen hankkiminen, tarpeen kartoitus, psykiatrinen hoito (terapia tai avopoliklinikkakäynnit), hoitoneuvottelut ja verkostopalaverit ja valmistautuminen, arviointi YHTEISTYÖ PERHEEN KANSSA (ydinpalvelua): Puhelut, tapaamiset, kasvatusneuvottelut, kirjeenvaihto, vanhemman henkilökohtainen tapaaminen, suunnitelma, arviointi, sekä välillisenä työnä valmistautumiset, matkat: suunnittelu, toteutus, arviointi, ERITYISTILANTEET (ydinpalvelua) Pakkotoimet ym. uhkatilanteet: Toiminta itse tilanteessa, Päätöspöytäkirja, Jatkoselvitys, Vanhemmille ja sosiaalitoimelle info, mahdollinen valitusprosessi JÄLKIHUOLTO (ydinpalvelua) Suunnittelu: jälkihuoltosuunnitelma yhdessä nuoren kanssa ja sosiaalitoimen kanssa Toteutus: sijoituksen päättyminen, asunnon etsiminen, sisustaminen, raha-asiat, jälkihuoltotyö, tukihenkilötyö, ARVIOINTI Lapsen / nuoren kanssa (ydinpalvelua): raportointi, arviointi, dokumentointi, palautejärjestelmä Palvelun hankkija: (Tukip.) raportointi, arviointi, lausunto, dokumentointi, palautejärjestelmä, Sijoituksen seuranta, palautekaavakkeet, Vanhemmat: (ydinpalvelua) sijoituksen päätyttyä, arviointi/palaute kasvatussuunnitelmasta, raportointi, arviointi, lausunto, dokumentointi, palautejärjestelmä Työyhteisö: Työyhteisön oma arviointi, palautekäsittely YHTEISTYÖ JA YHTEYDENPITO (tukipalvelua) Yhteistyö: koulun ja muiden tarpeellisten tahojen kanssa, psykiatrian avopalvelut, poliisi, perusterveydenhoito, koulun oppilashuolto, koulu terveydenhuolto, hammashuolto Yhteistyö henkilökunnan / työyhteisön kanssa Ohjaajien keskinäiset keskustelut, työparitoiminta suunnittelu, toteutus, arviointi Yhteydenpito lapsen verkostoon: sähköpostit, sovitut tapaamiset, kuljetukset tapaamisiin, puhelut, kuukausikoosteet, lausunnot, dokumentointi, arviointi, suunnitelma

11 Yhteydenpito sijoitt. sosiaalityöntekijä, kunta: kuukausikooste, sähköposti, puhelut, dokumentointi, kutsut, Yhteydenpito, biologiset vanhemmat tai muu sovittu henkilö: puhelut, tapaamiset kasvatussuunnitelma, kotikäynnit, kuukausikooste, palautekaavakkeet, kirjeet VIESTINTÄ TYÖYHTEISÖSSÄ (tukipalvelua) Dokumentointi: kirjallinen raportointi, yhteenvedot, arvioinnit, raporttivihko, sähköposti, nuorten mapit ja muistiot, omien muistiinpanojen kokoaminen, päivittäiset raportit, työn ohessa tapahtuva työntekijöiden välinen keskustelu ja vuorovaikutus, esityslistat, muistiot, lausunnot, aikojen varaaminen, kopioiminen, postittaminen Suullinen raportointi: raportin lukeminen, muu tiedonhankinta, havaintojen purku, keskustelut, Muut kokoukset: koulupalaverit, yleiset kokoukset, osastopalaverit, koko talon palaverit ULKOPUOLINEN VIESTINTÄ (tukipalvelua) Erilainen viestintä: sähköposti, puhelut, muu tiedottaminen, KEHITTÄMINEN (tukipalvelua) Konsultaatio: esim. lakimiehen konsultaatiot, erityistyöntekijöiden konsultaatio, konsultaatioon valmistautuminen työparin kanssa, koulu, konsultaatiot muiden ammattihenkilöiden kanssa Tutkimus- ja kehitystyö: tutkimustoiminta, projektit, muu suunnittelu ja kehittäminen, suunnittelu ja arviointikokoukset (esim. laatutyö), laatukäsikirja, kehittämiskeskustelut, työtyytyväisyyskysely, Hankkeet: osallistuminen, kirjaaminen, suunnittelu Koulutus: Ulkoinen, sisäinen, perehdyttäminen, henkilökunnan muu neuvonta ja ohjaus, työvälineiden käyttö, muu aiheeseen liittyvä, palautteet koulutuksista, perehdytys, työvälineiden käyttö Työnohjaus: Yksilötyönohjaus, työyhteisötyönohjaus Opiskelijaohjaus: alkuhaastattelu, perehdyttäminen, ohjauskeskustelut, arviointikeskustelut, arvioinnin kirjoittaminen Muu: Työhyvinvointiin ja jaksamiseen liittyvät muut toiminnot, TYKY toiminta, liikuntasetelit, työterveyshuolto TUKITYÖ (yleisp.) Kodinhoidolliset työt: piha- ja muut korjaustyöt yhdessä nuoren kanssa tai yksin, kukkien hoito, jätehuolto, kierrätys, kodinkoneiden huolto, hoito ja hankinta, pesuainetilaukset, arkistointi (= ei ole viestintää, siirsin tänne?), ym MUUT (yleisp.) Tauot: ruoka- ja kahvitauot ilman nuorta ORGANISAATION HALLINTO SIJOITUKSEN VALMISTELU (ydinpalv.) Sijoituksen valmistelu: Keskustelua sosiaalityöntekijän yhteydenoton ja lähettämän materiaalin pohjalta selvitys ja sisäinen arviointi, puitesopimus Tutustuminen ja sopiminen: Tutustumiskäynti, suunnittelu, Dokumentointi: tutustumiskäynnin viestintä organisaation hallinnolle ja työyhteisölle, muistio, nuoren mappi, HALLINTO (yleisp.) Henkilöstöhallinto: työn suunnittelu, toiminnan seuraaminen, tilastointi, raportointi, työnsuunnittelu, rekrytointi, resurssointi, toiminnan seuranta, päätöksenteko, kehittämiskeskustelut, henkilökunnan neuvonta ja ohjaus, työsopimukset, työtodistukset, työajan suunnittelu, työvuorolistat, työnohjauksen ja täydennyskoulutuksen, ym, järjestäminen (tiedustelu, neuvottelu, sopimukset), koulutussuunnitelma, arviointi Taloushallinto: materiaalihankinta, kirjanpito, maksuliikenne, talousarvion laadinta ja seuranta, palkkahallinto, muut talouteen liitt. työt, asiakasmaksut, hankinnat, tilastointi Kokoukset: organisaatio, yhtiökokoukset, hallituksen kokoukset, valmistautuminen, kutsut, Markkinointi: kokoukset ulkopuolinen taho, muu markkinointitoiminta, tuotteistaminen, markkinointisuunnitelma, tilojen esittely, lehdet, sähköpostit, messut

12 Opiskelijoiden harjoitusjaksot: tutustumiskäynnit yksittäisille opiskelijoille sekä ryhmille, alkuhaastattelu, aikataulujen sopiminen, kenttäohjaajan valinta, opiskelijan ohjausprosessista vastaaminen / delegointi ja suunnittelu, hallinnon jakson opiskelijoiden ohjaus, arviointi Muu hallinnointi: omavalvontasuunnitelma, työterveyshuollon suunnitelma, palo- ja pelastussuunnitelma, pakkotoimenpiteet, huumeseulat, uhkatilanneselvitykset (kohdistuu muihin kuin nuoriin), viikko-ohjelma nuorille, kalenterivuoden ohjelma, palautejärjestelmä, perehdytyskansio, toimintaohjelmat kansio, säännöt ja sopimukset, KEHITTÄMINEN (tukip.) Laatutyö, koko organisaatiossa (laadun kehittämissuunnitelma, laatuohjelma, resursointi, suunnitelma), laatupalaverit henkilökunnalle Koulutus: täydennyskoulutus, Oma työnohjaus: Muu: ULKOPUOLINEN TOIMINTA (tukip.) Luennot, esitelmät (valmistautuminen, tapahtuma, laskutus, arviointi, jatkosopimukset), valtakunnalliset tapahtumat MATKAT (tukip.) MUU (tukip.) työvuorossa ohjaajan työt (jos yksin), sairaslomien ja vuosilomien paikkaaminen, muu HENKILÖSTÖRESURSSIEN KARTOITUSTEN TOTEUTTAMINEN Henkilöstöresurssien kartoitus toiminnoittain eli työajan seuranta kuuluu oleellisena osana toimintotuotteistukseen. Sen avulla saatiin tietää henkilöstöresurssien jakauma toiminnoille. Ainoastaan sijaisperheeseen sijoitusprosessin työajan seurantaa ei tehty sen hetkiseen organisaation tilanteeseen sopimattomana. Tässä tuotteessa seuranta ajoittuu pitkälle, ennalta ennustamattomalle jaksolle. Seurantajaksoa voi lyhentää ottamalla kohteeksi eri asiakkuudet ja eri jaksot kustakin. Tästä palapeliä kooten on mahdollista saada kokonaisuus. Näin toimien on syytä pohtia, onko palvelun osia, joiden seurantatulos saattaisi vinoutua, esim. perheyksilöllisyyden ja muiden muuttujien suhteen. Seurannassa käytetyt taulukot ja ohjeet Tämä tuotteistus osoitti, että työajan ylöskirjaaminen sujui helpommin, joustavammin ja totuudellisemmin yksiköissä, joissa työntekijät olivat määrittämässä, mitä mikäkin pää- tai alatoiminto pitää sisällään. Vaikutti myös siltä, että nämä alusta lähtien mukana tuotteistuksessa olleet työntekijät sitoutuivat asiaan enemmän ja kokivat esim. työajanseurannan mielekkääksi oman työnsä avaamiseksi, eivätkä kokeneet sitä esim. kyttäämisenä. He olivat myös kiinnostuneita seurannan tuloksista, jotka edesauttavat yksikön toiminnan kehittämisessä jatkossa. Projektipäällikkö laati seurantalomakkeet tehdyn toimintohierarkian pohjalta. Taulukkoja laatiessa huomioitiin myös kaikki vuorot. Kaikille vuoroille tehtiin omat taulukot. Taulukoihin määritettiin etukäteen myös se aikaväli, jolla työajan toteutumista kirjattiin ylös (10 min - ½ h. Projektipäällikkö laati työajan seurantaan liittyvät ohjeistukset (liite 5.1.), jotka oli tarkoitus tarkistaa yksiköissä ennen työajan seurantojen alkua. Monissa näin tehtiinkin. Yritykset olivat aktiivisempia ja sitoutuneimpia. Kunkin mukana olevan yksikön esimiehen ratkaisu oli, miten hanke etenee omassa yksikössään. Esimerkit työajan manuaalisista seurantalomakkeista, johon edellisistä yhteenlasketut kunkin työntekijän päivittäiset minuutit / kolme viikkoa siirrettiin (tai siirretään: sijoitusprosessi), ovat liitteinä (liite 5.2). Työajan seurannat kirjattiin manuaalisesti päivittäin / vuorottain ylös. Kaikki yhteenlasketut koosteet näistä siirrettiin / siirretään Excel- taulukoihin (liite 5.3., esimerkki sijoitusprosessi), joissa projektipäällikön laatimat laskentakaavat olivat valmiina. Taulukoihin laadittiin grafiikka ammattiryhmittäin / kukin toiminto.

13 Edellä esitetyissä lomakkeissa valkoiset alueet kuvasivat välittömiä toimintoja eli niitä toimintoja, jotka tehdään, asiakkaan kanssa tai asiakkaalle, lähityöskentelyssä. Sen visualisointi em. tavalla edesauttoi toteutuneen työn merkintöjen ylöskirjaamisessa. Työajasta saatiin esimerkiksi seuraavanlaisia kaavioita tutkittaviksi työyhteisöön: PTT + OHJ, ENNEN ARV. JAKSOA 59 % SUUNNITTELU, N. 60 % PÄÄTOIM. VIESTINTÄ TYÖYHT., > 10 % PÄÄTOIM. 11 % 18 % 12 % KEHITTÄMINEN, < 20 % PÄÄTOIM. MUUT 1 PÄÄTOIMINNOT PTT + OHJ, ARV.JAKSON AIK 31 % SUUNNITTELU, 26 % PÄÄTOIM. 26 % 22 % YHT.PITO JA HAV, 31 % PÄÄTOIM.. 12 % 8 % 2 % 0 % PERUSTARP. HUOL., 12 % PÄÄTOIM. VIEST.TYÖYHT., 22 % PÄÄTOIM. KEHITTÄMINEN, 8 % PÄÄTOIM. MUUT, 2 % PÄÄTOIM. 1 PÄÄTOIMINNOT HALLINTO, 0 % PÄÄTOIM. AMMATILLINEN PERHEKOTI Perheko t iin t ulo, Perhekotiin tulo, välitön as.työ Tut ust uminen, Tutustuminen, välitön as.työ Huolt o-,hoit o- ja kasv.suunn. Huolto-,hoito- ja kasv.suunn., välitön as.t yö Perushuo lt o, Perushuolto, välitön as.työ Y ht eist yö, perhet yö, Y hteistyö, perhetyö, välitön as.työ Kasvatuskeskustelu, välitön as.työ V apaa- ajan ohj, välitön as.työ Sij:n päättyminen, Sij:n päättyminen, välitön as.työ HOITO JA KASVATUS, 87 % PÄÄTOIMINNOISTA A rvio int i ja seurant a, Arviointi, välitön as.työ

14 LAITOS, HENKILÖSTÖ SIJ:N VALM. ALLE 1 % HOITO JA KASVATUS 63 % 63 % ERITYISTILANT. ALLE 0 % JÄLKIHUOLTO 2 % ARVIOINTI 0 % YHT. TYÖ JA YHT. PITO 2 % VIEST. TYÖYHT. 20 % 0 % 20 % 9 % 2 % 2 % 0 % 0 % 0 % 4 % 0 % 0 % ULKOPUOL. VIESTINTÄ ALLE 0 % KEHITTÄMINEN 9 % TUKITYÖ 4 % MATKAT PÄÄTOIMINNOT MUUT ALLE 0 % 2.2. TUOTTEISTAMISPROSESSIN HYÖTY PALVELUYKSIKÖSSÄ JA HALLINNOSSA Excel taulukoiden hyödyntäminen nyt ja jatkossa Kukin mukana ollut yksikkö sai yksikköänsä koskevan Excel-aineiston, jossa oli henkilöstöresurssien jakaumat ammattiryhmittäin ja niille kaaviot. Kaavioita oli n / yksikkö. Näitä työajan seurannasta saatuja kaavioita voidaan käyttää hyvinkin monipuolisesti mm. palvelukokonaisuuden arviointiin, työn ja työyhteisön toiminnan kehittämiseen sekä tuote- ja laatumäärittelyjen tekemiseen hankintoihin nähden. Se vaatii asiaan paneutumista. Resurssijakaumien tulokset käytiin läpi tuotteittain ja yksiköittäin tuotteistusryhmissä. Jokaisen yksikön tulee muistaa tarkastellessaan tuloksiaan, että seuranta oli tietyltä ajalta vuodesta ja voi olla erilainen toisella kertaa. Joka tapauksessa se on erittäin paljon suuntaa antava ja toiminnan kehittämisen apuväline. Henkilöstöresurssien jakaumia katsottiin mm. seuraavista näkökulmista: o miten toiminta ja vastuu jakautuvat ammattiryhmien kesken o miten esimiehen rooli näyttäytyy (mikäli oli tehnyt oman työaikaseurantansa) o miten ydintoiminnot ovat suhteessa tuki- ja yleistoimintoihin o kertovatko toimintojen keskinäinen suhde ja kaaviot yleensä työstä, asiakkaista, heidän iästään ja tilanteestaan o mitä esimerkiksi nk. 0-pylväät kertovat; jos tuotteelle ja seurantaankin tarpeelliseksi määritetty toiminto ei kuitenkaan näy? o Toisaalta, kun kyseinen seurantajakso on ollut vain osa kokonaistoimintaa / vuosi, siitä voi puuttua koulutusasiat, ym. Täten kannattaa pohtia yhdessä, miten esim. täydennyskoulutukseen liittyvä määrä toteutetaan; otetaanko sijaisia, jätetäänkö joitakin päivittäisiä toimintoja pois, vähemmälle, tmv, eli missä työntekijävajaus näkyy. Välittömien ja välillisten toimintojen keskinäinen suhde on aina kiinnostava. Se ei välttämättä kerro koko totuutta, kuten jotkut muutkaan tulososiot. Lastensuojelun puolella sillä ei niin suurta painoarvoa välttämättä edes ole. Ainoastaan joissakin yksittäisissä toiminnoissa kannattaa siihenkin kiinnittää huomiota. Työntekijöiden merkintätavat voivat vaihdella. Tätä pyrittiin estämään. Yksi tärkeä yhtenäistävä tekijä on henkilöstön mukaan otto heti alkuvaiheessa ja toinen seurannan alkupäivien yhteiset kokoontumiset kokemusten jakoon. Joissakin paikoissa näin toimittiin ja se tuotti tulosta. Arviointijaksolla henkilöstön kanssa asioita uudelleen läpikäyden saatiin tulosta tarkennettua edullisempaan suuntaan.

15 Jatkossa Excel-taulukkoa voi käyttää myös yksittäin tietyn päätoiminnon työajanseurantaan. Silloin se ei ole suhteessa kokonaistyöaikaan, vaan toimintona itseensä. Työajanseurannasta voi tehdä myös nk. ideaalimallin, jolloin asettaa sinne tuntijakaumat siten kuin haluaisi suunnata toimintaa ja tekee tallennuksen malli-nimellä. Tämän jälkeen voi työyhteisössä pohtia yhdessä, miten toimintoja tulee muuttaa, jotta päästään ideaalimallin mukaiseen toimintaan; mistä pylväästä otetaan, mihin ja miten. Ideaalimallin tekeminen taulukkoon ei välttämättä ole helppo, koska silloin täytyy muutettavat minuutit pohtia teoreettisesti jo etukäteen. Yksikön seurantaa koskevat tiedot kannattaa tallentaa kokonaisuutena, jolloin niitä voi käyttää seuraavina vuosina. Kun lisää entisten lukujen paikalle uudet kartoitustulokset, muuttuvat samalla kaaviot. Tallentamalla nämä eri vuosiluvulla, saa vertailuaineistoa aiempaan. Näin voi jatkossa seurata mahdollisia muutoksia esim. laadullisen intervention jälkeen. Ongelmana tuntui olevan hyvin vähäinen Excel osaaminen joidenkin mukana olleiden keskuudessa ja sillä voi olla vaikutuksensa innossa ja halussa asian edelleen kehittelylle. Hallinto ja kustannuslaskenta Kustannuslaskenta ei ollut hankkeen tavoitteena, vaan po. seutukunnassa se on mm. tätä hanketta hyödyntävän valtakunnallisen PARAS hankkeen paikallisen PATU- hankkeen yhtenä osana. Laskennan yhteydessä toimintojen keskinäisen suhteen tarkoituksenmukaisuuteen on syytä kiinnittää huomiota. Vinoutuneet jakaumat voivat vääristää kustannusjakaumaa, eivätkä toimintokohtaiset tulokset silloin vastaa tarkoitustaan. Koko hankkeessa oli palvelu(tuote)ryhmiä vajaa kymmenen ja yksikköjä 36, joten hankkeen kahden vuoden aikatauluun, monitavoitteiseen sisältöön ja henkilöresursseihin ei olisi mahtunutkaan yksikkökohtaisten tuotekustannusten selvittäminen. Projektipäällikkö teki lastensuojelun laitoshoidon puolella työaikaseurantojen Excel-taulukosta suorat linkit laatimaansa yksinkertaiseen kustannuslaskentapohjaan. Sen on tarkoitus toimia esimerkkipohjana joustavoittamaan ja nopeuttamaan kustannusten jakauman selvittelyä (liite 5.4.). Kukin mukana ollut palveluntuottajaorganisaatio voi muokata tämän tuotteelleen sopivaksi. Kustannukset toiminnoille voi laskea hyvinkin yksinkertaisella tavalla ja muuntamalla esim. mainitun taulukon idean omalle tuotteelle LAADUN KÄSITE TUOTTEISTAMISEN YHTEYDESSÄ JA LAATU- KRITEERIEN MÄÄRITTÄMINEN LASTENSUOJELUN PO. PALVELUILLE Kilpailutusprosessissa hankinnan kohteen märittely on oleellinen tiedon lähde. Siksi Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen - hankkeen yhtenä päätavoitteena oli luoda kilpailuedellytysten pohjaksi mukaan otettujen hyvinvointipalvelujen tuotteistus. Täten lastensuojelun tuotteistettujen palvelujen tuotteistamisprosessissa määriteltiin mm. palvelun tarkoitus, kohderyhmä, mikä on tarjottavan palvelun laajuus, vaativuus, tarvittavat resurssit ja palvelun toteutustapa. Taustalähteenä käytettiin osittain Tampereen tuotteistusta (Vatanen, 2005). Tuotemäärittely sisälsi rakenteelliset ja toiminnalliset laatumäärittelyt (Idänpää, ym, 2000), joiden lisäksi hankkeessa käytettiin eri säädöksiä, voimassa olevia ja kehitteillä olevia sekä muita toimintaa ohjaavia selvityksiä ja raportteja. Tuotemäärittely toimii hyvänä laadullisen toiminnan kehittämisen perustana. Laatutyön on tarkoitus jatkua omalla aikataulullaan tuotteistuksen jälkeen toimintotuotteistuksen idean mukaan yksiköissä. Yhteisesti tehty laadullisen toimintamallin määritys antaa aineksia sitoutumiseen sekä kustannustehokkaaseen ajatteluun. Yhteisen laadun määrittely organisaatiossa ja eri organisaatioiden kes-

16 ken ei välttämättä ole helppoa, koska tarkastelutasot voivat olla hyvin erilaiset. Mäen (2004, ) mukaan tarkastelu voi lähteä eri tasolta tai lähtökohdista, mm. suunnittelu- ja tuotantokeskeisesti, kontekstisidonnaisesti, moniulotteisesti ja yksittäisen tai yhteisen hyvää hakien. Tuotteistamalla mm. laitoshoito kahdessa yrityksessä, ja sen läpikäynti kaikkien lastensuojelun tuotteistukseen osallistuneiden kanssa, saatiin niiden toimintorakenne yhdenmukaiseksi ja vertailukelpoiseksi. Jotta vertailua olisi mahdollista jatkossa suorittaa julkisen ja ei-julkisen yksikön kesken, esim. arviointijakson suhteen, tulevat yhteneväiset merkintätavat, ym, vielä kerrata. Lähtötilanne on tälle hyvä ja vuoropuhelu käynnissä. Toivottavasti yhteistyö tämän merkeissä jatkuu edelleen. Tuotteistusryhmät jatkoivat laaturyhmänä siten, että kaikki kommentoivat kaikkia tehtyjä lastensuojelun määrittelyjä yhteisissä tapaamisissa ja eniten sähköisesti. Jotkut kokivat vaikeaksi kommentoida muuta toimintaa kuin omaansa. Näin saatiin laatukriteerien määrittely toteutettua ja tuotemäärittelyt tehtyä tässä raportissa esitettyyn muotoonsa. Projektipäällikkö laati pohjatekstit näihin (ks. 3.2.) ja käytti lähteinä mm. Rousun, etc. ja Lastensuojelulain uudistustyöryhmän muistioita. (Rousu Sirkka, Holma Tupu, 2004, 2003) LASTENSUOJELUN ARVIOINTIJAKSO Lapsen huostaanottoon ja sijaishuoltoon turvaudutaan vain, jos kodin olosuhteet tai lapsen oma käyttäytyminen uhkaavat vaarantaa vakavasti lapsen terveyttä tai kehitystä, eivätkä avohuollon toimenpiteet riitä tai ole mahdollisia ja sijaishuollon arvioidaan olevan lapsen edun mukaista. Lapsen tai nuoren huostaanotto voidaan toteuttaa joko kiireellisenä turvaamistoimenpiteenä tai varsinaisena huostaanottona, joka tarkoittaa yleensä lapsen pidempiaikaista sijoittamista kodin ulkopuolelle. Huostaanotto voi olla asianosaisten suostumukseen perustuva tai kunnan sosiaalilautakunta voi toteuttaa sen tahdonvastaisesti. Kohderyhmä Arviointijakso on tarkoitettu perheelle, lasten lastensuojelun tarpeen selvittämiseksi järjestetty hoitojakso, tilanteessa, kun on kyseessä pitkittynyt lastensuojelun asiakkuus tai sellainen uusi asiakkuus, josta huoli on suuri. Pitkittyneen asiakkuuden tunnusmerkki on moniasiakkuus, sosiaalityöntekijällä on tällöin käynyt sijoitus mielessä. Kyseessä saattaa olla myös lapsen tai nuoren sijoituspaikan vaihto tai huostaanoton päättämisen arviointi. Tällöin huoltosuunnitelma on jo tehty ja on myös toteutettu erilaisia avohuollon tukitoimia. Uuden asiakkuuden tunnusmerkkejä on suuri lastensuojelullinen huoli lapsen tai nuoren tilanteesta, mutta lastensuojelun tarve ja mahdollisesti tarvittavat tukitoimet eivät vielä ole selvillä. Huoltosuunnitelmaa ei vielä ole. Henkilöstö Arviointijakson vastuuhenkilöstö suunnitellaan kullekin jaksolle erikseen. Tarvittaessa arviointijakson henkilöstö on moniammatillinen, eli toimijoita voi olla myös muista yksiköistä. Arviointijakson ohjaajalla on korkeakoulututkinto (amk) tai aikaisempi vastaava opistoasteen tutkinto. Perhetyöntekijällä on korkeakoulututkinto (amk) tai aikaisempi opistoasteen tutkinto sekä perhetyön erikoistumis-opinnot 10 ov tai vastaava op-määrä. Tilat Perhekeskuksesta osoitetaan tarkoituksen mukaiset tilat jaksolle tulevalle perheelle sisältäen erilaisten toimintojen mahdollistamisen. Perhekohtaisesti sovitaan tilojen käytöstä, toiminnasta ja liikkumisesta siellä. Arviointijakson kuvaus Asiakkaan oma sosiaalityöntekijä tekee arvion kyseisen jakson tarpeellisuudesta. Hän ottaa yhteyttä perhekeskuksen vastaavaan ohjaajaan ja tällöin perhekeskus saa tarvittavat esitiedot tilantees-

17 ta. Sosiaalityöntekijä markkinoi arviointijakson perheelle ja perustelee jakson tarpeellisuuden. Perhekeskuksessa sovitaan jaksolle vastuutyöntekijä ohjaajista, samoin sovitaan perhetyöntekijä (t). Arviointijaksolla olevan asiakkaan tilanteen mukaisesti jaksolle sovitaan työntekijöitä moniammatillisesti. Ennen jakson alkua työntekijät tapaavat lasta ja hänen vanhempiaan ja jaksolle sovitaan selkeät tavoitteet. Työskentelyssä korostetaan perheen ja työntekijöiden välistä avoimuutta ja luottamuksellisuutta. Jaksolle allekirjoitetaan myös erillinen suunnitelma jossa yhteistyöhön, viranomaisyhteistyöhön, perhekeskuksen sääntöihin, päihteettömyyteen, väkivallattomuuteen on sitouduttu.

18 Huoltosuunnitelma tehtynä Taustalla: kuntoutusta Avohuollon tukitoimia Perhetyötä Kriisisijoitus Lähettävä työn tekijä Yhteyden otto Markkinointi perheelle Ei huoltosuunnitelmaa Taustalla: Ei tietoa Ei yhteyksiä lastensuojeluun Pitkittynyt asiakkuus: Moniasiakkuus Sijoitus käynyt mielessä Sijoituspaikan vaihto Huostaanoton päättäminen Suunnittelu + Moniamm. työtiimin kasaaminen Suunnittelu + Moniamm. työtiimin kasaaminen Kartoitus työskentely Kartoitus työskentely Lastensuojelutarpeen arviointi osastojaksolla 1 3 kk: Väliarviointi / Raportointi Väliarviointi/ Raportointi Moniamm. arviointi Lastensuojelun tarpeen arviointijakso Moniamm. arviointi Uusi asiakas: Toteutusmuodot: Suuri huoli Koko perhe asuu osastolla Paljon hämärää Lapset asuvat osastolla ja Tuntematon asiakas perhe päivät paikalla Vain lapset asuvat osastolla Hämeenlinnan kaupungin Perheen päiväarviointi lastensuojelun erityispalvelut Hoito- ja kasv. suunn. Sijoitus Esitiedot Perhekeskuksen kuntoutus Tukitoimet jatkavat kotiutuessa Ei tarvetta tukitoimiin Lastensuojeluasiakkuus Ei tarvetta tukitoimiin Lähde: Hämeenlinnan kaupungin lastensuojelun erityispalvelut 2006

19 Henkilöstön kelpoisuus ja soveltuvuus Henkilöstön muodollisen kelpoisuuden lisäksi huolehditaan, että työntekijät soveltuvat vaativaan lastensuojelutyöhön. Lisäksi palveluntuottaja osoittaa henkilöstön rikostaustan moitteettomuuden ( /504, 770/1993) ja täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumisen (Terveydenhuoltoalan henkilöstön täydennyskoulutus, A 1194/2003, Laki sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista 272/2005 ja laki sosiaalihuoltolain muuttamisesta 50/2005, Sosiaalihuoltolaki 53 / 2005) osana ammattitaidon kehittämistä ja ylläpitämistä). Toiminnan raportointi ja seuranta Perhekeskuksella on toimiva raportointijärjestelmä, jolloin mm. muutokset lapsen / nuoren tai perheen tilanteessa tai arviointijakson toteutumisessa (keskeytymisessä) saatetaan välittömästi myös hankkijan tietoon. Hankkijalla on oikeus tehdä tarkastuskäyntejä palveluntuottajan yksikköön etukäteen ilmoittamatta. Jakson arviointia kuvaavat selkeät yksilö-/perhekohtaiset tavoitteiden- ja keinojen asettamiset ja seurannat. Lastensuojelun erityispalvelujen palveluyksikkö kehittää koko ajan itse palvelun vaikuttavuutta kuvaavia mittareita, jolloin niiden toteutuminen tulee myös voida osoittaa, esim. vastuullisuus, asiakassijoituksen onnistuminen, perheyhtenäisyyden jatkuvuus, jos ei sijoitusta, tmv, turvallisuus. Ravitsemustoiminta Perhekeskuksen ravitsemustoiminta on elintarvikkeiden käsittelyä koskevien säädösten mukaista ( joka pystytään myös osoittamaan. Tarjottava ravinto on monipuolista ja ravitsevaa. Ruokailut toteutetaan aamupala-, lounas-, päiväkahvi-, päivällis- ja iltapalatilanteina ja mahdollisuuksina. Ravitsemukseen liittyvät toiminnot ovat omatoimisuutta ja kuntoutusta tukevia, jolloin asiakasperheellä on velvoite myös omatoimiseen ruoan valmistamiseen ja ruokailuun. Muut Muina laatukriteereinä ovat työyhteisön, lapsen / nuoren ja omaisten keskuudessa toteutettujen palautejärjestelmien analysointi ja niiden pohjalta laaditut toiminnan kehittämisen tavoiteasettelut SIJAISPERHEESEEN SIJOITUSPROSESSI Lapsen huostaanottoon ja sijaishuoltoon turvaudutaan vain, jos kodin olosuhteet tai lapsen oma käyttäytyminen uhkaavat vaarantaa vakavasti lapsen terveyttä tai kehitystä, eivätkä avohuollon toimenpiteet riitä tai ole mahdollisia ja sijaishuollon arvioidaan olevan lapsen edun mukaista. Turvallinen ja tavallinen perheen arki on monelle kodin ulkopuolelle sijoitetulle lapselle parasta hoitoa. Lastensuojelun perhehoito tarjoaa menetyksiä ja pettymyksiä kokeneille lapsille uuden mahdollisuuden saada kokea vakaata perhe-elämää, jossa hän voi oppia luottamaan aikuisiin, luoda läheisiä kiintymyssuhteita, oppia elämän perusasioita ja kehittyä eteenpäin. Kaikista oman kodin ulkopuolisen hoidon muodoista sijaisvanhemmuus myös parhaiten turvaa mahdollisuudet elinikäisten ihmissuhteiden syntymiselle. Useimpien lasten kohdalla onkin arvioitu, että sijoitustarve kestää aikuisikään asti. Tarve voi olla myös lyhytaikaisille perhesijoituksille, joiden kesto vaihtelee lapsen ja hänen syntymäperheensä tilanteesta riippuen. Sijoitettujen lasten ja nuorten tarpeet ovat yksilöllisiä, siksi tarvitaan erilaisin valmiuksin varustettuja sijaisperheitä. Sijaisperheen vanhemmat voivat olla kodin ulkopuolella töissä. Toinen tai molemmat vanhemmat voivat myös toimia sijaisvanhempina päätoimisesti. (Lähdeaineistona mm.: Perhehoitoliitto:

20 Kohderyhmä Lasten sijaisperheeseen sijoittamisprosessi on tarkoitettu lapselle ja nuorelle sekä hänen perheellensä tilanteessa, jolloin lapselle tai nuorelle haetaan sijaiskotia oman kodin/perheen menettämisen, sen rikkoontumisen, tilapäisen kriisitilanteen tai kasvatuskyvyttömyyden vuoksi. Lapselle ja nuorelle on tehty huoltosuunnitelma. Sijaiskotiin sijoitetavalla lapsella ja nuorella katsotaan olevan edellytykset kasvuun ja kehitykseen perheenomaisessa ympäristössä. Lapsi voi tarvita terapia-, ym, vastaavaa palvelua, mutta hän ei tarvitse ympärivuorokautista ammatillista apua. Jo ennen sijoitusprosessin alkua on arvioitu sijaiskodin vastaavan lapsen tarpeita parhaiten. Sijaisvanhemmat ja kodin olosuhteet Sijaiskodin onnistumisen edellytyksenä hoidossa ja kasvatuksessa on perheen sopiva lapsimäärä, joksi suositellaan neljää lasta sisältäen perheen omat alla kouluikäiset lapset. Jos sijaiskotihoidosta vastaa kaksi perhehoitajalain mukaisen kelpoisuuden omaavaa perhehoitajaa, voitaisiin sijaiskodissa hoitaa kuutta lasta sisältäen perhehoitajain alle kouluikäiset lapset. (Lsl:n kokonaisuudistustyöryhmän muistio, Sosiaali- ja terveysministeriön selvityksiä 2006:25). Kaikki sijaisvanhemmiksi halukkaat osallistuvat Pride- valmennukseen. Kyseinen valmennus on ryhmämuotoinen valmennuskurssi, joka sisältää kahdeksan ryhmätapaamista. Valmennuskurssin aikana osallistujat saavat tietoa niistä valmiuksista, joita sijaisvanhemmuus edellyttää ja samalla he voivat arvioida omia valmiuksiaan ja kehittämistarpeitaan yhdessä kouluttajien kanssa. Hyväksytyksi tulleet perheet odottavat perhepankissa mahdollisia sijoituksia. Perhepankki rekrytoi ja valmentaa sijaisperheet sekä huolehtii heidän täydennyskoulutuksestaan. Perhekotisijoituksen keskeytyessä perheestä johtuvista syistä (esim. avioparin erotilanne) perhepankki arvioi tilanteen lapsen edun kannalta ja hankkii hänelle tarvittaessa uuden sijoituspaikan. Kodin tilat ovat sijaisperheiksi hyväksymisen yhteydessä katsastettu toiminnalle sopiviksi. Kodin tilojen tulee olla tarkoituksen mukaiset koko perheelle ja asunnon kunnon tulee olla palvelun hankkijan hyväksymä. Tilojen ja ympäristön tulee olla lasten ja nuorten kasvua ja kehitystä tukevat, esteettömät ja turvalliset. Hämeenlinnan kaupungin lastensuojelun erityispalvelujen yksikön sosiaalityöntekijä valmistelee sijoituksen yhdessä sijoittavan kunnan sosiaalityöntekijän, muiden tarpeellisten viranomaisten, lapsen ja nuoren oman perheen sekä sijaisperheen kanssa. Sijaisvanhempien kelpoisuus ja soveltuvuus Sijaisvanhemmilta edellytetään riittävästi valmiuksia suojella ja hoivata lasta, tukea lapsen kehitystä ja ottaa huomioon hänen kehitykselliset viiveensä, tukea lapsen suhteita syntymävanhempiinsa ja turvata lapsen muiden läheisten ihmissuhteiden jatkuminen, sitoutua tunnesuhteeseen lapsen kanssa ja toimia hänelle luotettavana aikuisena tarvittaessa koko elämän ajan sekä tehdä yhteistyötä lapsen asioissa. Lisäksi sijaisvanhempien tulee toimittaa palvelun hankkijalle itseään koskeva rikosrekisteriote ( /504, 770/1993), joka ei saa olla kuutta kuukautta vanhempi. Toiminnan raportointi ja seuranta Sijaisperheen tulee tehdä tiivistä yhteistyötä lapsen sijoittaneen tahon kanssa. Muutokset sijoitetun lapsen ja nuoren tilassa tai tilanteessa (terveys, koulunkäynti, ym) sekä sijaisperheen tilanteessa on saatettava välittömästi lasten suojeluviranomaisten ja lapsen sijoittaneen sosiaalityöntekijän tietoon. Sosiaalityöntekijällä on oikeus tehdä tarkastuskäyntejä sijaisperheeseen myös etukäteen ilmoittamatta.