LASTEN PÄIVÄKOTIHOIDON JA PÄIVÄKODISSA TAPAHTUVAN ESI- OPETUKSEN TUOTTEISTUS HÄMEENLINNAN SEUDULLA

Transkriptio

1 HÄMEENLINNAN SEUTUKUNTA ETELÄ-SUOMEN LÄÄNINHALLITUS LASTEN PÄIVÄKOTIHOIDON JA PÄIVÄKODISSA TAPAHTUVAN ESI- OPETUKSEN TUOTTEISTUS HÄMEENLINNAN SEUDULLA TUOTTEISTUS, LAATU JA KILPAILUTTAMINEN HANKKEEN OSARAPORTTI Ritva Harjula Projektipäällikkö 2007

2 LASTEN PÄIVÄKOTIHOIDON JA PÄIVÄKODISSA TAPAHTUVAN ESI- OPETUKSEN TUOTTEISTUS HÄMEENLINNAN SEUDULLA SISÄLLYS TUOTTEISTAMISEN PROSESSI TUOTTEISTAMINEN PALVELUJEN YHTEYDESSÄ TUOTEHIERARKIA HENKILÖSTÖRESURSSIEN KARTOITUSTEN TOTEUTTAMINEN TUOTTEISTAMISPROSESSIN HYÖTY PALVELUYKSIKÖSSÄ JA HALLINNOSSA LAADUN KÄSITE TUOTTEISTAMISEN YHTEYDESSÄ JA LAATUKRITEERIEN MÄÄRITTÄMINEN LASTEN PÄIVÄKOTIHOIDON PO. PALVELUILLE LASTEN PÄIVÄKOTIHOITO JA ESIOPETUS PÄIVÄKODISSA OHJEET TYÖAJANSEURANTALOMAKKEEN TÄYTTÄMISEKSI TYÖAJAN SEURANTALOMAKE, LASTEN PÄIVÄKOTIHOITO TYÖAJAN SEURANNAN KOONTILOMAKE, LASTEN PÄIVÄKOTIHOITO TYÖAJAN SEURANNAN LASKENTATAULUKKO, LASTEN PÄIVÄKOTIHOITO ESIMERKKIPOHJA LASTENSUOJELUN LAITOSHOIDON KUSTANNUSLASKENTAPOHJASTA MUUNNETTAVAKSI MUULLE TUOTTEELLE

3 Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen - hanke toteutettiin Hämeenlinnan seutukunnassa kahdeksan kunnan ja Etelä- Suomen lääninhallituksen rahoittamana vuosina Rahoitukseen osallistui myös 18 hoiva-alan julkisen sektorin ulkopuolista palveluntuottajaa (yrityksiä, yhdistyksiä tai säätiöitä). Kunnat esittivät hankkeen alussa toiveensa tuotteistettavista palveluista, joista hankkeen ohjausryhmä valitsi pilotit. Osa lasten päiväkotihoidon tuotteista oli hankkeen avulla tuotteistetuista palveluista. Muut tuotteistettaviksi palveluiksi valitut olivat mielenterveyskuntoutujien ja vanhusten palveluasuminen, vanhusten laitoshoito, kotipalvelu ja osa lastensuojelun tuotteista. Hankkeen päätavoitteina olivat valittujen palvelukokonaisuuksien tuotteistus, näille laatukriteerien määrittelyt ja edellisten käyttö hankinnoissa/kilpailuttamisprosessissa eli hankinta-asiakirjapohjien laadinta osalle tuotteista esimerkki-aineistoksi. Hankkeella oli lisäksi muita tavoitteita, mm. koulutuspakettien ja yhteistyöverkoston kehittäminen, jotka tukivat puheena olevienkin palvelujen määrittelyä. Palveluntuottajan toiminnan laadun ja sisällön vähimmäisvaatimuksissa voidaan hyödyntää tuotteistuksen kautta saatuja tuotemäärittelyjä ja laatia niiden pohjalta palvelukuvaukset. Tuotteistus toteutettiin sisällön kehittämisen näkökulmasta. Projektipäällikkö ohjasi tuotteistusryhmää, joka muodostui mukana olevien palvelun tuottajaorganisaatioiden esimiehistä Heidän tehtävänään ja vastuullaan oli hoitaa omissa yksiköissään varsinaisen tuotteistusprosessin läpivieminen. Sama tuotteistusryhmä jatkoi laaturyhmänä. Mukana oli julkiselta puolelta Hattulan ja Kalvolan kunnat sekä Hämeenlinnan kaupunki. Tämä hankkeessa tuotteistettu palvelu oli ainoa, johon ei tullut mukaan yhtään edustajaa yksityiseltä sektorilta. (ks. Kpl 1). Tuotteistuksen tuloksena laadittiin tuotemäärittelyt, jotka sisälsivät rakenteelliset ja toiminnalliset laatumäärittelyt. Hankkeessa laadittiin palvelukuvaukset tuotemäärittelyjä hyödyntäen mielenterveyskuntoutujien ja vanhusten palveluasumisen tarjouspyyntöpohjiin, jotka löytyvät seuraavilta internet-sivuilta: ja Näitä pohjia voi käyttää myös lasten päiväkotihoidon tarjouspyynnön laadinnassa muuttaen palvelukuvausten paikalle, ym tarpeellisiin kohtiin, lasten päiväkotihoitoa koskevat määrittelyt. Lasten päiväkotihoidolle ei hankkeessa tehty varsinaista kustannuslaskentaa, koska se ei sisältynyt hankkeen tavoitteisiin. Esim. sitä toteuttaa PARAS hankkeeseen liittyvä paikallinen PATU- hanke myös Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen hankkeen tuloksia hyödyntäen. Toimintolaskennan yhteydessä toimintojen keskinäisen suhteen tarkoituksenmukaisuuteen on syytä kiinnittää huomiota. Vinoutuneet jakaumat voivat vääristää kustannusjakaumaa. Projektipäällikkö laati lastensuojelun laitoshoidolle kustannuslaskentaa varten yksinkertaisen Excel-pohjan, josta mukana olleet kunnat ja yritykset voivat tehdä mukaillen muille tuotteilleen tarpeellisen kustannuslaskentakaavan. Lisäksi projektipäällikkö yhdisti em. kaavaan työajanseurannan tulokset, jolloin työaikaminuutit linkittyvät suoraan laskentakaavaan. Tämänkin voi mukauttaa em. muihin kaavoihin. Yksiköt saivat työajanseurantaansa liittyvät Excel- taulukot ja niissä olevat toimintaansa kuvaavat graafiset pylväät, joita voivat käyttää jatkossa toimintansa kehittämiseen. Yksiköt voivat hyödyntää niitä mm. sisällöllisen kehittämisen jälkeiseen uusintaseurantaan tai toisen yksikkönsä henkilöstöresurssien jakaumien eli työajan seurantaan. Seurantaa voidaan käyttää kuvaamaan myös esim. yksittäisen lapsen tai lapsiryhmän päiviä ja verrata näitä työntekijöiden vastaaviin. Tuotemäärittely on yhteistyössä kuntien ja ei-julkisten tahojen kanssa laadittu ja siksi tärkeä pohja yhteisen laadun kehittämiseksi seudun palveluille, julkiselle ja yksityiselle tuotannolle. Laatumäärittelyssä voidaan jatkossa hyödyntää enemmänkin sitä tietoa, jota tuotteistuksen yhteydessä tehdyistä työajan seurannoista saatiin. Sitä voidaan käyttää tarkentamaan ja mm. täsmäsuuntaamaan laadullisia toimintokuvauksia asettamalla mm. tavoite-/ vaikuttavuusmittareita. Julkisissa hankinnoissa kunta määrittää laadun ja tarjoavan palveluntuottajan tulee osoittaa omaavansa se. Yhteistä laatumäärittelyä tulee edelleen jatkaa ottaen mukaan luovasti myös lapsi- ja perhe-edustus. Erilaiset palautteet ja mittarit laadun todentamiseksi ja vaikuttavuutta osoittamaan ovat tärkeä jatkuvan yhteisen työn sarka. Se voi toimia myös hyvänä valvontamenetelmänä, jolloin palvelun osapuolet ovat osaltaan tukemassa laadukkaan palvelun hankintaa ja tuottamista. Hankesitoutumisen aste oli hankkeen alussa hyvä, mutta hankkeen edetessä joidenkin kohdalta se hiipui. Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen hankkeen loppuraportti löytyy aiemmin mainituilta internet- sivuilta. Se voi edesauttaa tämän osaraportin kokonaisuuden hahmottamista.

4 TAUSTA, TAVOITTEET JA HANKKEEN ORGANISAATIO Hämeenlinnan seudun kunnat halusivat valmistautua hyvinvointipalvelujen (sosiaalipalvelut) osalta niihin haasteisiin, joihin kunnat palveluja tuottaessaan lähitulevaisuudessa joutuvat. Huomattava osa palveluista järjestetään kuntien omana toimintana. Palveluja tuotetaan myös yhteistyössä muiden kuntien tai julkisyhteisöjen kanssa, ostopalveluina tai yhteistyössä yksityisten tuottajien kanssa, joidenkin tukipalvelujen tuottaminen on ulkoistettu. Hämeenlinnan seutukunnassa kunnat tuottavat suurimman osan lasten päiväkotihoidosta itse. Pieni osa hankitaan ulkopuolelta. Hankkeen tulosten on tarkoitus tukea seudullisen palvelutuotantostrategiatyön etenemistä. Vaihtoehtoisissakin palvelujen tuottamistavoissa kuntien vastuulla säilyy palvelujen laadun seuranta sekä vastuu kokonaisuuden toimivuudesta, mikä edellyttää kuntien työntekijöiltä uudenlaista osaamista sekä uusia työtapoja. Toimivat palvelujen tuotantomarkkinat edellyttävät myös uutta hoivayrittäjyyttä seudulle. (Lehtimäki, 2004, osittain) Hankkeelle asetettiin kahdeksan tavoitetta, joista päätavoitteet hankkeen nimessä, Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen, ilmaisivat hankkeen perustarkoituksen (ks. hankkeen loppuraportti: ja Kehittämishankkeesta vastasi projektipäällikkö THM (koulutus ja hallinto), työnohjaaja Ritva Harjula. Hankkeen hallinnoinnista vastasi Hämeenlinnan perusturvakeskus, jossa projektipäällikkökin toimi. Ohjausryhmä valitsi kuntien esittämien toiveiden pohjalta sosiaalipalvelut, jotka tuotteistettiin. Näihin sisältyi myös lasten päiväkotihoidon valittujen palvelujen tuotteistaminen. Hankkeen kussakin tuoteryhmän tuotteistuksessa oli mukana joku tai jotkut seudun kunnista ja mukana olevista hoivaalan yrittäjistä. Tässä olivat mukana Hattulan kunta, Hämeenlinnan kaupunki ja Kalvolan kunta. Yksityisiä lasten päiväkotipalveluja tuottavia ei onnistuttu saamaan mukaan yhtään. Tuotteistus toteutettiin tuotteistusryhmän kautta, joka muodostui tuotteistettavan palvelun esimiehistä. Heitä ohjasi projektipäällikkö. Esimiesten tehtävänä ja vastuulla oli hoitaa omissa yksiköissään varsinaisen tuotteistusprosessin läpivieminen. Tuotteistus aloitettiin elokuussa 2005 ja saatiin päätökseen loppusyksystä Tuotteistus- ja laaturyhmään kuuluivat: Harjula Ritva, projektipäällikkö, pj + siht Akselin Marja-Leena, kasvatustoiminnan johtaja (syksy 2006), Hämeenlinna Heikkilä Teemu, päiväkodin johtaja (2005), Kalvola Kattelus Marianne, päiväkodin johtaja, Hattula (2005 kevät, 2006) Kokkonen Satu, päivähoidon johtaja, Kalvola Korhonen Marjatta, päivähoidon johtaja, Hämeenlinna Kyyrö Sinikka, päiväkodin johtaja, Hämeenlinna Laine Raija, kasvatustoiminnan johtaja ( , kevät), Hämeenlinna Nurmi Outi, lastentarhan opettaja, Kalvola Viertonen Marita, päivähoidon johtaja, Hattula Wiekand Leena, päiväkodin johtaja (syksy 2006), Hattula,

5 2.1. TUOTTEISTAMISEN PROSESSI TUOTTEISTAMINEN PALVELUJEN YHTEYDESSÄ Tuotteistaminen on tuotteiden määrittelyä, jossa otetaan huomioon, mitä erilaisia palveluja asiakkaalle annetaan ja miten resurssien käyttö vaihtelee eri palveluissa. Hinta on erilainen riippuen resurssien käytöstä. Jokainen palvelu määritellään erikseen ja sille asetetaan tavoitteet, sisältö ja tarvittavat resurssit. Tuotantoyksiköissä tuotteistaminen lähtee liikkeelle yksikön perustoiminnan pohdinnasta. Tuotteistaminen edellyttää, että toiminnalla on selkeät tavoitteet ja että ne puretaan yksittäisiin palvelutilanteisiin. Tuotteistamistyössä on olennaista asiakkaiden ja asiakasryhmien sekä palveluiden ja palveluprosessien analysointi. (Majoinen ym. 2003, s. 62). Tuote on siten asiakkaalle toimitettava hyödyke, jonka sisältö ja käyttötarkoitus on määritelty. Tunnusomaista on, että sitä voidaan tuottaa samansisältöisenä useita kappaleita esim. laitoshoidon hoitovuorokausi tai arviointijakson kolmiviikkoiset osuudet. Täten palvelutuotteella tarkoitetaan palvelua, jolla on hinta ja ennalta määritelty sisältö ja asiakas (tilaaja, käyttäjä) voi tutustua palvelun rakenteeseen ennen tilausta. (Vatanen, 2005). Tuote muodostuu erilaisista toiminnoista, jotka voidaan hierarkisesti jakaa kolmeen ryhmään, ydin-, tuki- ja yleistoiminnoiksi (ks. tarkemmin Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen hankkeen loppuraportti; ja Toiminto sisältää kuvauksen siitä, miten tuottaja (työntekijä, yksikkö, yritys, kunta) käyttää aikansa ja resurssinsa saavuttaakseen (yritystoiminnan) palvelutoiminnoille asetetut tavoitteet. Toiminnot ovat prosesseja, jotka kuluttavat annettuja resursseja tuottaakseen jonkin suoritteen. Prosessit sisältävät erilaisia työtehtäviä. (Kivistö Arja, 2003, ) Tuote voi olla yhden palveluntuottajan tarjoama tai moniammatillisesti tuotettu palvelukokonaisuus. Yleisenä vaatimuksena tuotteille on, että ne ovat sekä toiminnallisesti että taloudellisesti järkeviä kokonaisuuksia, jotka syntyvät asiakkaiden tarpeisiin TUOTEHIERARKIA Tuotehierarkian määrittely Tuotteistukselle otettiin lähtökohdaksi tuotannon sisällön kehittäminen. Tästä järjestettiin hankkeen alussa kaikille halukkaille kunnallisen puolen (mukaan tulevat yritykset eivät olleet vielä selvillä, saivat aineistoa myöhemmin) esimiehille koulutuspäivä (Vatanen, 2005). Projektipäällikkö teki yhteistyötä kouluttajan (Vatanen) kanssa lähes koko hankkeen ajan. Toimintotuotteistuksen alussa oli tarkoitus selvittää yksiköissä asiakkaiden palvelutarpeet, millä perustalla, kenelle ja millä arvopohjalla palvelu toteutetaan. Jotkut olivat viimeisen vuoden aikana sitä läpikäyneet, eivätkä kokeneet sitä tarpeelliseksi. Joissakin yksiköissä oli asiasta tehty hyvin perusteellisia määrityksiä. Tärkeää on, että ko. asioita kerrataan ja tarkennetaan yksiköissä säännöllisin väliajoin, mieluimmin vuosittain. Tuotteistajia ohjeistettiin edelliset määrittelyt mielessä pitäen etenemään työtoimintojen ja tehtävien luettelon laatimiseen projektipäällikön työstämän alustavan luettelon pohjalta. Tässä hän oli käyttänyt osittain Tampereen aineistoa (Tuominen, 2005, Vatanen 2005, Leino, etc., 2005). Luettelolla vastattiin kysymykseen, mitä työyksiköissä tai po. palvelussa tehdään. Tätä avattiin aluksi luetteloimalla puhtaasti niitä toimintoja, joita työpäiviin kuuluu, kukin työntekijä itsellisesti. Tämän jälkeen ne laitettiin yhteen ja käytiin saatua listaa yhdessä läpi. Tehtiin tarkistukset, lisäykset, ym. Toimintojen määrittelyyn ja paketointiin otettiin pohjaksi valtakunnallinen varhaiskasvatussuunnitelman perusteet kirjanen (Stakes, 2005). Työyksikön koordinaattori, tmv, miten esimies yksikös-

6 sään oli toiminnan suunnitellut, kokosi yhteen tämän osion luettelot, muokkasi toiminnot ja tehtävät sopivien (ehdotettujen) otsakkeiden alle samoin kuin koosteet yhteisiin palavereihin. Näin määritettiin päätoiminnot, mitkä ovat niiden alatoimintoja ja mitkä nimet kuvasivat niitä mahdollisimman osuvasti. Projektipäällikkö yhdisti edelliset yksiköiden tuotokset ja kierrätti niitä sähköisesti, kunnes sai yhtenevän koosteen aina seuraavaa yhteistapaamista varten hyväksyttäväksi. Viimeiseksi määritettiin, mitkä näistä olivat ydintoimintoja, yleis- ja tukitoimintoja. Kaikissa mukana olleissa yksiköissä esimiehet ottivat työntekijät mukaan alusta lähtien tuotteistusprosessiin. Toimintoluetteloiden jälkeen aloitettiin toimintojen avaaminen. Mitä ne sisältävät eli mistä tehtävistä ne muodostuvat? Toimintolistaa tehdessä jossakin työyhteisössä nousi keskusteluun erilaiset yksilölliset toimintokäytännöt tai eniten aikaa tai muita resursseja vievät tilanteet. Tämä oli näissä yksiköissä alkuna laadulliselle pohdinnalle. Hankkeen aikana tapahtuneesta prosessista on kerrottu yhden vanhusten palveluasumisen yksikön kohdalla kirjasessa Raportti palvelujen tuotteistamisesta ja laadun kehittämisestä aluekeskusseuduilla (Lehtoranta, Päätalo, (toim.), 2006, 52-55). Samassa raportissa on esimerkkejä myös lasten päiväkotihoidon tuotteistuskäytännöistä. Tuotteistus-käsite koettiin vieraaksi. Silti ryhmän kanssa päästiin hyvin alkuun. Kun käyntiin päästiin, sujui työ tuotteistuksen osalta melko joustavasti. PÄIVÄKOTIHOIDON JA PÄIVÄKODISSA TAPAHTUVAN ESIOPETUKSEN YDINTOIMINNOT, AVUSTAVAT JA TUKITOIMINNOT Päätoiminnoiksi määritettiin ydinpalvelut: hoito, kasvatus ja opetus, esiopetus (ryhmiin, joihin sisältyi), erityistuki, yhteistyö, tukipalvelut: ravintohuolto, siivous ja puhtaus, tiedotus, kehittäminen, koulutus, hallinto ja yleispalvelut: koostava työ, muu toiminto, tauot, kiinteistöhuolto. Tarkemmin ne ovat luetteloituna alla. Ydintoiminnot HOITO, KASVATUS JA OPETUS Suunnittelu ja valmistelu: Fyysisesti ja henkisesti turvallinen kasvatusympäristö, Varhaiskasvatus-toiminnan suunnittelu ja kehittäminen, Leikki, Vuorovaikutustaitojen harjoittaminen, Opetus- ja kasvatustilanteet, Ulkoilu, Leikki: omaehtoinen, ohjattu, leikki erilaisten toimintojen välineenä Ohjatut toiminnot: Opetus- ja kasvatustilanteet: äidinkielen, matematiikan, eettisen ja esteettisen alueen taidot sekä liikunta, kädentaidot, kielellinen tai kuvallinen ilmaisu, taiteet: esim. musiikkikasvatus, taidekasvatus, käsityö, ympäristö, ym Ulkoilu: pihalla ja lähiympäristössä omaehtoinen tai ohjattu, valvonta, retket, muu toiminta Perushoidon tilanteet: lapsiryhmän sekä yksilöllisten tarpeiden huomiointi, läheisyys, lepo, ruokailu, ruokailun valvominen ja ruokailutilanteissa auttaminen, ruoan jako, astioiden keruu, aikuiset (esimerkkinä), wc-toimet, pukeminen, riisuminen, vaatteiden kuivatus, Muu: Em. kohtiin sis. myös esiopetuksen jälkeen tapahtuva hoito ja kasvatus. ESIOPETUS Suunnittelu ja valmistelu: Fyysisesti ja henkisesti turvallinen kasvatusympäristö, Varhaiskasvatustoiminnan suunnittelu ja kehittäminen, Leikki, Vuorovaikutustaitojen harjoittaminen, Opetus- ja kasvatustilanteet, Ulkoilu, yhteispalaverit koulupsykologin, vanhempien ja henkilökunnan kanssa Leikki: omaehtoinen, ohjattu, leikki erilaisten toimintojen välineenä Ohjatut toiminnot: Opetus- ja kasvatustilanteet: äidinkielen, matematiikan, eettisen ja esteettisen alueen taidot sekä liikunta, kädentaidot, kielellinen tai kuvallinen ilmaisu, taiteet: esim. musiikkikasvatus, taidekasvatus, käsityö, ympäristö, ym. erityistä tukea vaativien lasten huomiointi, yhteistyö, dokumentointi, seuranta, arviointi (VaSu: kasvunkansio)

7 Ulkoilu: pihalla ja lähiympäristössä omaehtoinen tai ohjattu, valvonta, retket, muu toiminta Perushoidon tilanteet: lapsiryhmän sekä yksilöllisten tarpeiden huomiointi, läheisyys, lepo, ruokailu, ruokailun valvominen ja ruokailutilanteissa auttaminen, ruoan jako, astioiden keruu, aikuiset (esimerkkinä), wc-toimet, pukeminen, riisuminen, vaatteiden kuivatus, Muu: ERITYISTUKI Erityispalvelut: erityislastentarhanopettaja, avustajat, erityistä tukea vaativien lasten hoito tavallisissa ryhmissä integroituna KUSU: sisältää laadinnan, toteutuksen ja arvioinnin YHTEISTYÖ Aluetyö: Kunnan oma päivähoito, yhteistyö alueen muiden kuntien päivähoidon henkilöstön / johdon kanssa, kokoukset Työyhteisössä ja omassa organisaatiossa: oman osaston henkilöstö / oma työpari, koko talon henkilökunta, oman alueen perhepäivähoitajat, muut yksiköt, viikkopalaverit, osastopalaverit, suunnittelupalaverit, TPD Yhteydenpito, vanhemmat ja lapset: kasvatuskumppanuus: kahdenkeskiset keskustelut, kasvatuskeskustelut, tutustumistilanteet, kuntoutussuunnitelmat, lapsen vastaanotto ja luovutus vanhemmille, vanhempainillat, te lat, juhlat, talkoot, muut yhteiset tapahtumat, kasvunkansio, Yhteydenpito, muut: asiakkaat, henkilöstö, ei-suunnitellut tapaamiset, muut: muu päivähoito, lähikoulut, seurakunta, kirjasto, vanhustyö, neuvola, muut sidosryhmät, yhteistyöryhmät, oppilaitokset ja organisaation ulkopuoliset tahot Tukitoiminnot RAVINTOHUOLTO: Ravinnon valmistaminen: omavalmistekeittiö (myös ulkopuolelle: ryhmis, sivuosastot), aamupala, lounas, välipala, erityisruokavaliot, pääruoka ostopalveluna Tarjolle asettaminen: lämpölaatikosta purkaminen, lämpötilojen seuranta, näytteiden ottaminen, erikoisruokavaliot Jälkikäsittely: ruokien ja astioiden jälkikäsittely ja tiskaus Ravintotyöskentely ryhmissä: lapset mukana kasvatuksellinen osuus, yhteisruokailu, ym Ravintohuoltoon liittyvä materiaalihallinto: tilaukset, hankinnat, tilastointi, päätetyöskentely SIIVOUS JA PUHTAUS Tilojen siivous: yleissiisteys, roskisten tyhjennykset, päivittäis-, viikko- ja vuosisiivous, myös laitosapul. osuus, Tilojen ja välineiden järjestely: Lasten toiminta- ja oppimisympäristön siivous/ järjestely: lelut, sänkyjen valmistelu (ja purku) lepohetkeä varten, myös lasten kanssa tapahtuva Väline- ja tekstiilihuolto: osa keittiöapulaisen työtä, hygieniakasvatus yhteistyössä kasvatushenkilöstön ja laitosapulaisen kanssa, pesula, siivousvälinehuolto, tekstiilihuolto, päivittäis-, viikko- ja vuosisiivous TIEDOTUS, KEHITTÄMINEN, KOULUTUS Erilainen viestintä: viestintä: sähköposti, puhelut, muu tiedottaminen, Tutkimus- ja kehitystyö, Kehityskeskustelut: tutkimustoiminta, projektit, suunnittelu ja arviointikokoukset (esim. laatutyö) Ohjaus: kasvatuskumppanuus, opiskelijaohjaus, muu ohjaus Koulutus, työnohjaus: ulkoinen ja sis., henkilökunnan muu neuvonta ja ohjaus, (vastaanotettu koul.) HALLINTO Henkilöstöhallinto: lautakuntatyöskentely virkamiehenä, päätöksenteko, hoitomaksupäätöksien tekeminen, tarkistaminen ja tiedoksianto, kehityskeskustelut, valitusten ja muistutusten käsittely, raportointi, pv-kodin toiminnan suunnittelu, lapsiryhmissä ta-

8 pahtuva suunnittelu, rekrytointi, resurssointi, toiminnan seuranta, asiakaspalvelu, työvuorolistojen laadinta Taloushallinto: hankintojen suunnittelu, kirjanpito, talousarvion laadinta ja seuranta, tilastointi, aterioiden suoriteseuranta, muut talouteen liitt. työt, laskutus, yleishallinto, Kokoukset: kokoukset, koulutukset (itsen antama), Neuvonta, ohjaus ja perehdytys: henkilökunnan neuvonta ja ohjaus, Tutkimus- ja kehitystyö: Koulutus, pilottitoiminta, työnohjaus, yhdessä päivähoidon henkilöstön kanssa tehtävä kehittäminen / suunnittelu Yleistoiminnot KOOSTAVA TYÖ valmistava työ, paperityö, toimistotyö: postitus (asiakas- ja muu postiliikenne), päätetyöskentely (muu kuin asiakastiedot), monistus MUU TOIMINTO Muu: muu työ, jolle ei löydy selkeää toimintoa (yksilöitävä mitä, jos paljon, jolloin voidaan lisätä jälkeen toimintoluetteloon), materiaalihankinnat (sis. myös kirjastokäynnit ja -hankinnat), lääkärissäkäynnit, TAUOT kahvitauot, ruokatauot, taukovoimistelut KIINTEISTÖNHUOLTO Jätehuolto, lajittelu ja kunnossapito HENKILÖSTÖRESURSSIEN KARTOITUSTEN TOTEUTTAMINEN Henkilöstöresurssien kartoitus toiminnoittain eli työajan seuranta kuuluu oleellisena osana toimintotuotteistukseen. Sen avulla saatiin tietää henkilöstöresurssien jakauma toiminnoille. Seuranta toteutettiin kahden viikon ajalla. Seurannassa käytetyt taulukot ja ohjeet Tuotteistus osoitti hankkeessa yleensä, että työajan ylöskirjaaminen sujui helpommin, joustavammin ja totuudellisemmin yksiköissä, joissa työntekijät olivat määrittämässä, mitä mikäkin pää- tai alatoiminto pitää sisällään. Vaikutti myös siltä, että nämä alusta lähtien mukana tuotteistuksessa olleet työntekijät sitoutuivat asiaan enemmän ja kokivat esim. työajanseurannan mielekkääksi oman työnsä avaamiseksi, eivätkä kokeneet sitä esim. kyttäämisenä. Lasten päiväkotihoidon tuotteistuksen yhteydessä yksiköissä oltiin pääsääntöisesti myös kiinnostuneita seurannan tuloksista. Projektipäällikkö laati seurantalomakkeet tehdyn toimintohierarkian pohjalta. Taulukoihin määritettiin etukäteen se aikaväli, jolla työajan toteutumista kirjattiin ylös (10 min - ½ h). Projektipäällikkö laati työajan seurantaan liittyvät ohjeistukset (liite 5.1.), jotka oli tarkoitus tarkistaa yksiköissä ennen työajan seurantojen alkua. Joissakin näin tehtiin. Kunkin mukana olevan yksikön esimiehen ratkaisu oli, miten hanke eteni omassa yksikössään. Esimerkit työajan manuaalisesta seuranta- ja koontitaulukoista, johon edellisistä yhteenlasketut kunkin työntekijän päivittäiset minuutit / kaksi viikkoa siirrettiin, ovat liitteinä (liitteet ). Työajan seurannat kirjattiin manuaalisesti päivittäin / vuorottain ylös. Kaikki yhteenlasketut koosteet näistä joko em. taulukoissa tai siirrettyinä liitteenä 5.4. olevaan Excel- taulukkoon, jossa oli valmiina laskentakaavat, lähetettiin projektipäällikölle. Projektipäällikkö laati taulukoihin grafiikan ammattiryhmittäin / kukin toiminto. Edellä esitetyissä lomakkeissa valkoiset alueet kuvasivat välittömiä toimintoja eli niitä toimintoja, jotka tehdään, asiakkaan kanssa tai asiakkaalle, lähityöskentelyssä. Sen visualisointi em. tavalla edesauttoi toteutuneen työn merkintöjen ylöskirjaamisessa. Työajasta saatiin esimerkiksi seuraavanlaisia kaavioita tutkittaviksi työyhteisöön:

9 78% ALLE 3V, PH HOITO. KASVATUS JA OPETUS, 78 % ERITYISTUKI, 3 % YHTEISTYÖ, 8 % PÄÄTOIM. TIED, KEHITT, KOUL, 2 % PÄÄTOIM. 3% 8% 2% 3% 5% 1% 1 PÄÄTOIMINNOT SIIVOUS JA PUHTAUS, 3 % PÄÄTOIM. KOOSTAVA TYÖ, 5 % PÄÄTOIM. MUU TOIMINTO, 1 % ALLE 3V, PH 87% 13% VÄLILLISET VÄLITTÖMÄT 1 PÄÄTOIMINNOT 71 INTEGROITU PÄIVÄHOITO, ELTO HOITO. KASVATUS JA OPETUS, 72 % ERITYISTUKI, > 18 % YHTEISTYÖ, 5 % PÄÄTOIMINNOT 3 RAVINTOHUOLTO TIEDOTUS, KEHITTÄMINEN, KOULUTUS, < 2 % SIIVOUS JA PUHTAUS, ALLE 1 %

10 45 42 I NTEGROITU PÄIVÄHOITO, PH HOITO. KASVATUS JA OPETUS, 45 % ERITYISTUKI, 42 % YHTEISTYÖ, < 5 % RAVINTOHUOLTO, < 2 % TIEDOTUS, KEHITTÄMINEN, KOULUTUS, > 2 % SIIVOUS JA PUHTAUS, 1,5 % PÄÄTOIMINNOT KOOSTAVA TYÖ 47 ESIOPETUS, LTO HOITO. KASVATUS JA OPETUS ESIOPETUS 33 ERITYISTUKI YHTEISTYÖ RAVINTOHUOLTO 10 TIEDOTUS, KEHITTÄMINEN, KOULUTUS HALLINTO SIIVOUS JA PUHTAUS PÄÄTOIMINNOT KOOSTAVA TYÖ V ELTO HOITO. KASVATUS JA OPETUS, 73,5 % ESIOPETUS 3,3 % ERITYISTUKI 1,7 % YHTEISTYÖ 12,2 % RAVINTOHUOLTO 6,1 % PÄÄTOIMINNOT TIEDOTUS, KEHITTÄMINEN, KOULUTUS 3,3 %

11 2.2. TUOTTEISTAMISPROSESSIN HYÖTY PALVELUYKSIKÖSSÄ JA HALLINNOSSA Excel taulukoiden hyödyntäminen nyt ja jatkossa Kukin mukana ollut yksikkö sai yksikköänsä koskevan Excel-aineiston, jossa oli henkilöstöresurssien jakaumat ammattiryhmittäin ja niille kaaviot. Kaavioita oli n / yksikkö. Näitä työajan seurannasta saatuja kaavioita voidaan käyttää hyvinkin monipuolisesti mm. palvelukokonaisuuden arviointiin, työn ja työyhteisön toiminnan kehittämiseen sekä tuote- ja laatumäärittelyjen tekemiseen hankintoihin nähden. Se vaatii asiaan paneutumista. Resurssijakaumien tulokset käytiin läpi pääosiltaan tuotteistusryhmissä ja kaikkien kolmen mukana olleen yksikön henkilöstön kanssa kahdesti, ensimmäisten kaavioiden valmistuttua ja tuotteistuksen päätteeksi. Jokaisen yksikön on syytä muistaa tarkastellessaan tuloksiaan, että seuranta oli tietyltä ajalta vuodesta (helmikuu 2006) ja voi olla erilainen toisella kertaa. Esimerkiksi hoidon ja kasvatuksen osioissa kesä ja talvi muokkaavat sisällön jakaumaa erilaiseksi. Joka tapauksessa se on erittäin paljon suuntaa antava ja toiminnan kehittämisen apuväline. Henkilöstöresurssien jakaumia katsottiin mm. seuraavista näkökulmista: o miten toiminta ja vastuu jakautuivat ammattiryhmien kesken o miten esimiehen rooli näyttäytyi (mikäli oli tehnyt oman työaikaseurantansa; kaikki eivät tehneet) o miten ydintoiminnot olivat suhteessa tuki- ja yleistoimintoihin o kertoivatko toimintojen keskinäinen suhde ja kaaviot yleensä työstä, asiakkaista, heidän iästään ja tilanteestaan o mitä esimerkiksi nk. 0-pylväät kertoivat; jos tuotteelle ja seurantaankin tarpeelliseksi määritetty toiminto ei kuitenkaan näy? o Toisaalta, kun kyseinen seurantajakso on ollut vain osa kokonaistoimintaa / vuosi, siitä voi puuttua koulutusasiat, ym. Täten kannattaa pohtia yhdessä, miten esim. täydennyskoulutukseen liittyvä määrä toteutetaan; otetaanko sijaisia, jätetäänkö joitakin päivittäisiä toimintoja pois, vähemmälle, tmv, eli missä työntekijävajaus näkyy. Välittömien ja välillisten toimintojen keskinäinen suhde on aina kiinnostava. Se ei välttämättä kerro koko totuutta, kuten jotkut muutkaan tulososiot. Välittömän työn jakaumissa oli eri yksiköissä selvitettäviä kohtia ja tärkeää on etsiä yhdessä perustelu esille tulleeseen näkymään. Jossakin yksikössä oli esim. lastentarhanopettajalla enemmän perushoivaan liittyvää toimintaa kuin lastenhoitajalla. Tällä tavoin voi konkretisoida mm. ammattiryhmien koulutuspohjan esiin tulon. Joissakin yksiköissä työntekijöille tuli säännöllisesti työajan ylityksiä. Jotkut merkitsivät ne ylös, mikä on tärkeä lähtökohta toiminnan tarkastelulle. Ne osoittavat, mitkä toiminnot (esim. hallinnossa) ovat niitä, jotka tehdään työajan ulkopuolella ja voidaanko niihin uudenlaisilla työjärjestelyillä vaikuttaa. Ne voivat kertoa em. työnjaon toimimattomuudesta, alhaisesta henkilöstömitoituksesta tai muusta organisaation sisäisestä vastuunjaosta. Ylityksiä ei voitu laskea hankkeen normaalitoimintaan, koska se olisi vinouttanut tuloksia. Työntekijöiden merkintätavat saattoivat vaihdella. Tätä pyrittiin estämään. Yksi tärkeä yhtenäistävä tekijä oli henkilöstön mukaan otto heti alkuvaiheessa ja toinen seurannan alkupäivien yhteiset kokoontumiset kokemusten jakoon. Ainakin yhdessä yksikössä näin toimittiin ja se tuotti tulosta, esim. henkilöstön kanssa asioita uudelleen läpikäyden saatiin näkymää tarkennettua edullisempaan suuntaan. Kaikki esimiehet eivät nähneet tällä työajan seurantatavalla ja siitä tehdyllä grafiikalla käyttöarvoa omassa yksikössään. Projektipäällikön kokemuksen mukaan toiminnan todentaminen grafiikan avulla ja siihen avoimella mielellä paneutuen antavat hyvät lähtökohdat laadulliselle kehittämiselle. Jatkossa Excel-taulukkoa voi käyttää myös yksittäin tietyn päätoiminnon työajanseurantaan. Silloin se ei ole suhteessa kokonaistyöaikaan, vaan toimintona itseensä. Seurantaa voidaan käyttää ku-

12 vaamaan myös esim. yksittäisen lapsen tai lapsiryhmän päiviä ja verrata näitä työntekijöiden vastaaviin. Tämä edellyttää asiaan huolellista paneutumista. Työajanseurannasta voi tehdä myös nk. ideaalimallin, jolloin asettaa sinne tuntijakaumat siten kuin haluaisi suunnata toimintaa ja tekee tallennuksen malli-nimellä. Tämän jälkeen voi työyhteisössä pohtia yhdessä, miten toimintoja tulee muuttaa, jotta päästään ideaalimallin mukaiseen toimintaan; mistä pylväästä otetaan, mihin ja miten. Ideaalimallin tekeminen taulukkoon ei välttämättä ole helppo, koska silloin täytyy muutettavat minuutit pohtia teoreettisesti jo etukäteen. Yksikön seurantaa koskevat tiedot kannattaa tallentaa kokonaisuutena, jolloin niitä voi käyttää seuraavina vuosina. Kun lisää entisten lukujen paikalle uudet kartoitustulokset, muuttuvat samalla kaaviot. Tallentamalla nämä eri vuosiluvulla, saa vertailuaineistoa aiempaan. Näin voi jatkossa seurata mahdollisia muutoksia esim. laadullisen intervention jälkeen. Ongelmana tuntui olevan hyvin vähäinen Excel osaaminen joidenkin mukana olleiden keskuudessa ja sillä voi olla vaikutuksensa innossa ja halussa asian edelleen kehittelylle. Hallinto ja kustannuslaskenta Kustannuslaskenta ei ollut hankkeen tavoitteena, vaan po. seutukunnassa se on mm. tätä hanketta hyödyntävän valtakunnallisen PARAS hankkeen paikallisen PATU- hankkeen yhtenä osana. Siinä aiotaan käyttää osaltaan myös tässä hankkeessa tullutta aineistoa. Laskennan yhteydessä toimintojen keskinäisen suhteen tarkoituksenmukaisuuteen on syytä kiinnittää huomiota. Vinoutuneet jakaumat voivat vääristää kustannusjakaumaa, eivätkä toimintokohtaiset tulokset silloin vastaa tarkoitustaan. Koko hankkeessa oli palvelu(tuote)ryhmiä vajaa kymmenen ja yksikköjä 36, joten hankkeen kahden vuoden aikatauluun, monitavoitteiseen sisältöön ja henkilöresursseihin ei olisi mahtunut yksikkökohtaisten tuotekustannusten selvittäminen. Toisaalta tähän liittyvä sisäisen kustannuslaskennan yhtenäistäminen ei kuulunut seudun kuntien tavoitteisiin. Projektipäällikkö teki lastensuojelun laitoshoidon puolella työaikaseurantojen Excel-taulukosta suorat linkit laatimaansa yksinkertaiseen kustannuslaskentapohjaan. Sen on tarkoitus toimia esimerkkipohjana joustavoittamaan ja nopeuttamaan kustannusten jakauman selvittelyä (liite 5.5.). Kukin mukana ollut palveluntuottajaorganisaatio voi muokata tämän tuotteelleen sopivaksi. Kustannukset toiminnoille voi laskea hyvinkin yksinkertaisella tavalla ja muuntamalla esim. mainitun taulukon idean omalle tuotteelle. Lisäksi projektipäällikkö välitti yksiköiden käyttöön Tampereen kaupungin lasten päiväkotihoidon tuotteistuksen yhteydessä laaditun ansiokkaan kustannuslaskentapohjan (Tuominen, 2005) LAADUN KÄSITE TUOTTEISTAMISEN YHTEYDESSÄ JA LAATU- KRITEERIEN MÄÄRITTÄMINEN LASTEN PÄIVÄKOTIHOIDON PO. PAL- VELUILLE Kilpailutusprosessissa hankinnan kohteen märittely on oleellinen tiedon lähde. Siksi Tuotteistus, Laatu, Kilpailuttaminen - hankkeen yhtenä päätavoitteena oli luoda kilpailuedellytysten pohjaksi mukaan otettujen hyvinvointipalvelujen tuotteistus. Täten päiväkotihoidon tuotteistettujen palvelujen tuotteistamisprosessissa määriteltiin mm. palvelun tarkoitus, kohderyhmä, mikä on tarjottavan palvelun laajuus, vaativuus, tarvittavat resurssit ja palvelun toteutustapa. Taustalähteenä käytettiin osittain Tampereen tuotteistuksia (Leino 2002, Tuominen 2005, Vatanen 2005). Tuotemäärittely sisälsi rakenteelliset ja toiminnalliset laatumäärittelyt (Idänpää, ym, 2000), joiden lisäksi hankkeessa käytettiin eri säädöksiä, voimassa olevia ja kehitteillä olevia sekä muita toimintaa ohjaavia selvityksiä ja raportteja.

13 Tuotemäärittely toimii hyvänä laadullisen toiminnan kehittämisen perustana. Laatutyön on tarkoitus jatkua tuotteistuksen jälkeen yksiköissä omalla aikataulullaan toimintotuotteistuksen idean mukaan. Yhteisesti tehty laadullisen toimintamallin määritys antaa aineksia sitoutumiseen sekä kustannustehokkaaseen ajatteluun. Yhteisen laadun määrittely organisaatiossa ja eri organisaatioiden kesken ei välttämättä ole helppoa, koska tarkastelutasot voivat olla hyvin erilaiset. Mäen (2004, ) mukaan tarkastelu voi lähteä eri tasolta tai lähtökohdista, mm. suunnittelu- ja tuotantokeskeisesti, kontekstisidonnaisesti, moniulotteisesti ja yksittäisen tai yhteisen hyvää hakien. Tämä laatutyön erilainen lähestyminen tuli esille mielenkiintoisesti tässä ryhmässä. Projektipäällikön esittäessä laatutyön yhdeksi lähtökohdaksi resurssisyöppöjä, koettiin kys. sana niin harhaanjohtavaksi ja jopa loukkaavaksi, että joidenkin tuotteistusryhmän jäsenten keskuudessa se hämärrytti yhden kokouksen asialistan mukaisen käsittelyn. Tuotteistamalla päiväkotihoito kolmessa kunnassa ja läpikäymällä se yhdessä saatiin niiden toimintorakenne yhdenmukaiseksi ja vertailukelpoiseksi. Jotta vertailua olisi mahdollista jatkossa suorittaa, tulevat yhteneväiset merkintätavat, ym, vielä kerrata. Toivottavasti yhteistyö yksikköjen kesken jatkuu edelleen. Tätä toivoivat ainakin yksikköjen työntekijät. Tuotteistusryhmä jatkoi laaturyhmänä siten, että kommentoi tehtyjä lasten päiväkodin tuotemäärittelyjä yhteisissä tapaamisissa ja eniten sähköisesti. Näin saatiin laatukriteerien määrittely toteutettua ja tuotemäärittelyt tehtyä tässä raportissa esitettyyn muotoonsa LASTEN PÄIVÄKOTIHOITO JA ESIOPETUS PÄIVÄKODISSA Hämeenlinnan seutukunnan lasten päivähoidon tavoitteena on tarjota laadukkaat ja seutukunnalla yhdenmukaiset päivähoitopalvelut. Kaikilla alle kouluikäisillä lapsilla on Suomessa lakisääteinen oikeus saada lasten iän ja vanhempien valinnan mukaan joko kunnallinen päivähoitopaikka, kotihoidontukea alle 3 v tai yksityisen hoidon tukea. Päivähoidon tarkoituksena on tarjota lapsiperheille turvallinen, virikkeellinen ja kohtuuhintainen hoitomuoto, jossa yhdistyvät lapsen oikeus päivähoitoon ja vanhempien oikeus saada lapselleen hoitopaikka. Vanhemmilla on lastensa ensisijainen kasvatusoikeus ja vastuu, ja yhteiskunnan tarjoamat päivähoitopalvelut tukevat lapsen kotikasvatusta. Päivähoitopalvelu voi olla päiväkotihoitoa, perhepäivähoitoa, leikkitoimintaa, esiopetusta tai muuta päivän eri aikoina tarjottavaa päivähoitoa. Päivähoidon varhaiskasvatuksen tavoitteena on edistää lapsen tervettä kasvua, kehitystä ja oppimista. Yhteiskunnan järjestämä ja valvoma päivähoito koostuu hoidon, kasvatuksen ja opetuksen kokonaisuudesta, jossa lapsen omaehtoinen leikki on keskeisessä asemassa. Päivähoito eri muotoineen on vallitsevin yhteiskunnallisen varhaiskasvatuksen toimintaympäristö. Esiopetus osana varhaiskasvatusta on vuotta ennen oppivelvollisuuden alkamista tarjottavaa suunnitelmallista opetus- ja kasvatustyötä. Varhaiskasvatus ja siihen kuuluva esiopetus sekä perusopetus muodostavat lapsen kehityksen kannalta johdonmukaisesti etenevän kokonaisuuden. (STM, perhe-etuudet ja palvelut internetsivut, 2005). Yleiset henkilöstö- ja tilatarve sekä lapsiryhmämääritykset kaikissa päivähoidon muodoissa Päiväkodissa tulee hoito- ja kasvatustehtävissä olla vähintään yksi henkilö, jolla on sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusehdoista annetun asetuksen (804/92) 4 tai 5 :ssä säädetty ammatillinen kelpoisuus, enintään seitsemää kokopäivähoidossa olevaa kolme vuotta täyttänyttä lasta kohden. Enintään neljää alle kolmivuotiasta lasta kohden tulee päiväkodissa hoito- ja kasvatustehtävissä samoin olla vähintään yksi henkilö, jolla on edellä säädetty ammatillinen kelpoisuus. Tavoitteena on, että ryhmän koko on 12 lasta. Jos päiväkodissa on yksi tai useampia erityisen hoidon ja kasvatuksen tarpeessa olevia lapsia, on tämä otettava huomioon hoidettavien lasten lukumäärässä tai hoito- ja kasvatustehtävään osallis-

14 tuvien henkilöitten lukumäärässä, jollei päiväkodissa ole tällaista lasta varten erityistä avustajaa. Kunta voi poiketa säädetystä suhdeluvusta, jos lasten keskimääräiset hoitopäivät ovat jatkuvasti huomattavasti vähäisemmät kuin toimintapäivät. Poikkeaminen voi tapahtua siten, ettei lapsia ole jatkuvasti yhtäaikaisesti hoidossa enempää kuin kokonaissuhdeluku edellyttää. Esiopetuksen 6-vuotiaiden esiopetuksen opettajan kelpoisuuksista säädetään asetuksessa opetustoimen kelpoisuusvaatimuksista annetun asetuksen muuttamisesta (A 327/00 7 ). Samat vaatimukset koskevat niin päivähoidossa kuin peruskoulussa järjestettävää esiopetusta. Päiväkodissa esiopetusta on kelpoinen antamaan henkilö, jolla on lastentarhanopettajan tutkinto, kuten myös kasvatustieteen kandidaatin tutkinnon varhaiskasvatuksen koulutusohjelmassa suorittanut tai luokanopettajan kelpoisuuden omaava. Edellisen lisäksi he ovat päteviä antamaan esiopetusta peruskoulun erillisessä esiopetusryhmässä. Kelpoisuusasetukseen sisältyy elokuuhun 2003 ulottuva siirtymäsäännös, jossa säädetään sosiaalikasvattajan, sosiaalialan ohjaajan ja sosionomin (AMK) tutkinnon suorittaneiden henkilöiden kelpoisuudesta. Säännöksessä asetetaan tietyt edellytykset, jotka tällaisten henkilöiden tulee täyttää. Ne koskevat työkokemusta, tutkinnon sisältämiä varhaiskasvatuksen ja sosiaalipedagogiikan opintoja ja tutkinnon suorittamisen tai opintojen alkamisen ajankohtaa. Siirtymäsäännöksen piiriin kuuluvat voivat hankkia pysyvän kelpoisuuden esiopetuksen opettajiksi suorittamalla opetusministeriön hyväksymät esiopetuksen opinnot. Opintojen laajuus on 15 tai 20 opintoviikkoa tutkinnosta ja työkokemuksesta riippuen. Henkilöstön muodollisen kelpoisuuden lisäksi tulee työntekijöiden soveltua päiväkotitoiminnan omaleimaisuuteen, johon liittyy mm. usean tehtävän samanaikaiseen suorittaminen turvallisesti ja ammattitaitoisesti. Päiväkodin tilojen ja ympäristön tulee olla lasten kasvua ja kehitystä tukevat, toimivat ja turvalliset.(stm, perhe-etuudet ja palvelut internetsivut, 2005). Tilojen tulee olla lääninhallituksen hyväksymät siinä vaiheessa, kun palveluntuottaja tarjoaa palvelujaan asiakkaille, täten myös jättäessään tarjousta kilpailutustilanteessa. Muut laadulliset vaatimukset Palveluntuottajalta edellytetään muutenkin turvallisuuden ja yhteisöllisyyden laatukriteerien osoittamista, mm. henkilöstön pysyvyyden suhteen, sillä se edesauttaa lapsen mahdollisuutta kiinnittyä ihmissuhteissaan. Muina laatukriteereinä ovat työyhteisön ja lasten keskuudessa toteutettujen palautejärjestelmien analyysit ja niiden pohjalta laaditut toiminnan kehittämisen tavoiteasettelut. Lapsen varhaiskasvatussuunnitelman (VASU) mukaisesti päiväkotipalvelun tärkeimmiksi periaatteiksi katsotaan psyykkinen ja fyysinen turvallisuus, kasvatuskumppanuus, tasa-arvo ja oikeudenmukaisuus. Turvallisuuden kokemusta edistää myös mm. vakinaisen henkilöstön pysyvyys, vähintään 75 % / v, jonka palveluntuottaja voi kuvata vuosittain henkilöstöraportissa, sopimuksen mukaan. Päiväkodin tarjottavan ravinnon ja ravitsemustoiminnan tulee olla ajankohtaisten ravitsemussuositusten ja elintarvikkeiden käsittelyä koskevien säädösten mukaista ( Tämä tulee pystyä myös osoittamaan. Tarjottavalta ravinnolta edellytetään monipuolisuutta ja ravitsevuutta. Ruokailut toteutetaan aamupala-, lounas-, välipala-, päivällis- ja iltapalatilanteina. Erityisruokavaliot tulee myös huomioida. Vanhempien kanssa tehtävä yhteistyön laatu ja määrä tulee pystyä todentamaan. Yhteistyössä odotetaan kasvatuskumppanuuden näkymistä, jonka tulee ilmetä ainakin lapsikohtaisissa varhaiskasvatussuunnitelmissa, niiden kehittämisessä ja seurannassa. VASU käydään läpi vanhempien kanssa vuosittain. Vanhempien kanssa tehtävä yhteistyö tapahtuu kasvatuskumppanuuden hengessä lapsen hyvinvoinnin turvaamiseksi.

15 Edellä mainittujen lisäksi palveluntuottajan tulee pystyä osoittamaan henkilöstön täydennyskoulutusvelvoitteen toteutuminen (Laki sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista 272/2005 ja laki sosiaalihuoltolain muuttamisesta 50/2005, Sosiaalihuoltolaki 53 / 2005) osana ammattitaidon kehittämistä ja ylläpitämistä. Alle 3-vuotiaiden kokopäivähoidon tuote päiväkodissa Palvelun asiakkaita ovat alle kolmevuotiaat päiväkotihoitoa tarvitsevat lapset sekä heidän huoltajansa. Palvelun tarkoituksena on vastata perheen kokopäivähoidon tarpeeseen. Kokopäivähoidolla tarkoitetaan tässä vähintään 5h ja enintään 10h / vrk tapahtuvaa päivähoitoa. Tavoitteena on, että ryhmän koko on 12 lasta. Päiväkodissa tulee vähintään joka kolmannella hoito- ja kasvatus-tehtävissä toimivalla olla sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusehdoista annetun asetuksen 4 :ssä säädetty ammatillinen kelpoisuus ja muilla hoito- ja kasvatustehtävissä toimivilla 5 :ssä säädetty ammatillinen kelpoisuus. Yli 3-vuotiaiden kokopäivähoidon tuote päiväkodissa Palvelun asiakkaita ovat yli kolmevuotiaat päiväkotihoitoa tarvitsevat lapset sekä heidän huoltajansa. Palvelun tarkoituksena on vastata perheen kokopäivähoidon tarpeeseen. Kokopäivähoidolla tarkoitetaan tässä vähintään 5h ja enintään 10h / vrk tapahtuvaa päivähoitoa. Lapset voivat olla kokopäivähoidossa siihen asti, kunnes siirtyvät esiopetukseen tai perusopetukseen eli 5-7- vuotiaiksi. Yli 3-vuotiaille annettavassa päivähoidossa voidaan toteuttaa myös esiopetusta, jos ryhmässä on vähintään seitsemän (7) esiopetusikäistä lasta. Tavoitteena on, että ryhmän koko on 21 lasta. Päiväkodissa tulee hoito- ja kasvatustehtävissä olla vähintään yksi henkilö, jolla on säädetty ammatillinen kelpoisuus, enintään seitsemää kokopäivähoidossa olevaa kolme vuotta täyttänyttä lasta kohden. Esiopetuksen tuote Palvelun asiakkaita ovat lapset vuotta ennen oppivelvollisuuden alkamista, päiväkotihoidossa olevat lapset ja heidän huoltajansa. Esiopetus alkaa sinä vuonna, kun lapsi täyttää kuusi (6) vuotta. Esiopetusryhmän koon tulee olla vähintään seitsemän (7) lasta. Se on perusopetuslain (628/1998) säätelemää, mutta osallistujille vapaaehtoista (ei oppivelvollisuuden piirissä) ja maksutonta. Esiopetusta annetaan päiväkodeissa pääasiassa koulupäivinä kokopäivä- ja/tai osapäiväryhmissä neljä (4) tuntia päivässä, yhteensä vähintään 700 tuntia vuodessa. Oppivelvollisuusikä alkaa sinä vuonna, kun lapsi täyttää seitsemän (7) vuotta. Mikäli lapsi kuuluu varhennetun oppivelvollisuuden piiriin, hänellä on oikeus maksuttomaan esiopetukseen 5 vuotiaana. Mikäli lapsi aloittaa oppivelvollisuuden vuotta myöhemmin, hänellä on oikeus toiseen maksuttomaan esiopetusvuoteen. Esiopetus voi sisältyä myös yli 3-vuotiaiden päivähoitotuotteeseen tai olla pelkästään esiopetusta. Henkilökunnan määrä / ryhmäkoko: Esiopetuksen ryhmäkoko on pää-sääntöisesti enintään 13 lasta. Jos esiopetusta antavan opettajan ohella ryhmän työskentelyyn osallistuu enimmän aikaa henkilö, joka on suorittanut tehtävään soveltuvan ammatillisen koulutuksen, enimmäiskoko voi olla 20 lasta. Erityispäivähoidon tuote päiväkodissa Erityispäivähoidon tukitoimiin ovat oikeutettuja lapset, jotka tarvitsevat kasvuunsa ja kehitykseensä ja oppimiseensa erityistä tukea. Erityispäivähoidon työn tarkoituksena on tukea perheiden ja päivähoidon kasvatustyötä, auttaa havaitsemaan lasten fyysisen ja/tai psyykkisen tuen tarve riittävän varhain ja tukea perheitä sekä päivähoidon henkilöstöä lapsen varhaiskuntoutuksessa. Näin turvataan jokaiselle lapselle oikeus sosiaaliseen osallistumiseen ja uusien asioiden oppimiseen ikäistensä seurassa päivähoidossa.

16 Erityistä tukea tarvitsevat lapset hoidetaan pääsääntöisesti lähipäiväkodissa tai perhepäivähoidossa tavallisessa lapsiryhmässä. Lapselle järjestetään hänen tarvitsemansa sisällölliset ja rakenteelliset tukitoimet. Lapselle tehdään aina yhteistyössä vanhempien kanssa yksilöllinen toiminta- ja kuntoutussuunnitelma, jonka toteutumista seurataan sopimuksen mukaisesti (tavallisimmin kaksi kertaa vuodessa). Tämä sisältyy VASUun. Päivähoidon rakenteellisia tukitoimia: Ryhmäkoon pienennys; ryhmää voidaan pienentää 1 2 lapsella Ryhmäavustaja; avustettavia lapsia ryhmässä 2-3 Integroitu erityisryhmä; ryhmässä 13 lasta, 4 hoitajaa, joista yksi erityislastentarhanopettaja Pienennetty ryhmä; ryhmässä n. 16 lasta, 4 hoitajaa Henkilökohtainen avustaja Taksikuljetus Päivähoidon sisällöllisiä tukitoimia: Kiertävän erityislastentarhanopettajan konsultaatio Puheterapeutin palvelut, toiminta ja kuntoutussuunnitelma Lapsen kehityksen tukeminen arjen tilanteissa lapsen vahvuudet ja vaikeudet huomioon ottaen (vuorovaikutus, oman toiminnan ohjaus, itsetunto, kielellinen kehitys, motoriikka) Kuvin havainnollistettu päiväjärjestys, vaihtoeht. kommunikaatiokeinot, kuvat, tukiviittomat Yksilöllinen harjoitusohjelma (korit) Tarpeen mukaan toimivat kuntoutusryhmät (esim. pikkukoulut, kielikoulut, ärräkoulut, Käsikynkkä - ryhmät, Pepin viittomaryhmä ja puheterapiaryhmät). Päivähoidon tukitoimet aloitetaan heti, kun pulmat havaitaan. Samanaikaisesti ohjataan tarvittaessa vanhempia viemään lapsi tutkimuksiin. Kiertävien erityislastentarhanopettajien ja puheterapeuttien antamat tukitoimet päivähoidossa: Lapsen toiminnan/kehityksen arviointi Yhteistyö ja neuvonta lapsen hoitopaikassa Yhteistyö perheiden kanssa Lapsen kielellisen kehitystason tutkimukset Yksilölliset harjoitusohjelmat Puheterapiajaksot Koulutus, konsultointi, työnohjaus Yhteistyö opetus- ja terveystoimen sekä muiden tahojen kanssa Hankesitoutuminen Hankesitoutumisen aste oli hankkeen alussa korkeahko, mutta hiipui joidenkin kohdalla tuotemäärittelyjen aikoihin tai muu perustehtävä priorisoitui edelle. Toisaalta joku koettiin myös, että päiväkotihoito on niin tarkasti valtakunnan tasolla säädelty, että sen laatumäärittelyihin on vaikea enää lisätä mitään. Tuotteistus koettiin myös vaikeaksi tai haasteelliseksi sisäistää ja vieraaksi päiväkotihoitoon yleensä. Projektipäällikkö kävi hankkeen alussa kaikissa kolmessa työyksikössä selvittämässä heitä koskevia hankkeen tavoitteita ja toimintatapoja. Tämän oli tarkoitus olla yksi sitouttava tekijä. Vaikutti siltä, että se auttoi työntekijätasolla. Tuotteistamisen hyöty työyhteisölle ja organisaatiolle Tämä hanke tuotti tuloksia, jotka olivat mm. työajan resurssien seurannan kannalta huomattavasti tarkemmalla tasolla kuin ehkä Suomessa on yleensä tehty. Tämän oli tarkoitus antaa osapuolille

17 työkaluja jatkokehitystä varten. Kaikki esimiehet eivät mieltäneet, miten tulokset voivat edesauttaa päiväkotihoidon yksikön toiminnan kehittämisessä jatkossa. Organisaation tieto ja tiedonkulku kasvavat, kun se ryhtyy tuotteistamaan palvelunsa. Tietämys siitä, mitä palvelu sisältää ja missä määrin, edesauttaa ja helpottaa huomattavasti tuotteen edelleen kehittämistä. Laatua voidaan hallita laatimalla palveluille / tuotteille laatumäärittelyt, jotka ovat yhdessä henkilöstön kanssa tehdyt. Tuotteistuksen kautta tuli esiin, mistä kustannukset aiheutuvat ja se antoi edellytykset myös tuotteen hinnoittelulle. Kunnan ja palvelua myyvän tahon on helpompi tuottaa, ostaa ja myydä, kun tietää, millaisia tuotteita tehdään millekin lapsiryhmälle ja mitä kumpikin taho tuotteelta odottaa. Tuotteistamalla on mahdollista parantaa kannattavuutta. Henkilöstön on helpompi tehostaa ajankäyttöänsä, kun se tietää palvelunsa sisällön jakautumisen. Tehokkuutta voidaan siten lisätä karsimalla mahdollisia päällekkäisiä toimintoja, säästämällä oikeissa resursseissa ja jäsentämällä toimintaa. Tätä edesauttaa henkilöstön mukaan ottaminen tuotteistuksen alusta lähtein ja vuoropuhelun aktivoiminen yksiköissä. Näin vaikutti tapahtuvan joissakin yksiköissä. Edellisten toteutuessa johtamista ja henkilökunnan kouluttamista voidaan täsmällisemmin ohjata ja helpottaa. Hankkeen tuotteistustuloksia hyödynnetään jatkossa ainakin Hämeenlinnan PATU- hankkeessa ja tietysti mukana olleissa organisaatioissa, ainakin osassa niitä. Hämeenlinnan lasten päivähoidon organisaatiossa on menossa yhteistyössä Tampereen yliopiston kanssa laatutyön kehittäminen. Tuotemäärittelyt ja hankinnat Tuotemäärittelyt ovat yhteistyössä eri kuntien mukana olleiden yksiköiden kanssa laaditut ja siksi tärkeä yhteisen laadun kehittämiseksi seudun palveluille. Laatumäärittelyissä voitaneen jatkossa hyödyntää enemmänkin sitä tietoa, jota tuotteistuksen yhteydessä käydyistä keskusteluista ja mahdollisesti myös tehdyistä työajan seurannoista on saatu, esimerkiksi konkretisoimalla laadullisia ja määrällisiä vähimmäisvaatimuksia enemmän kuin hankkeen aikana ennätettiin tehdä. On mahdollista määrittää esim. leikkiin tai ulkoiluun käytetty minimiaika / hoitopäivä. Turvallisuuteen liittyen voidaan ja tuleekin määrittää keinot, joilla ehkäistään lapsen karkaamiset tai muut itsenäiset ympäristöön tutustumiset. Mitä konkreettisemmalla tasolla laadullisia toimintokuvauksia asetetaan, sitä helpommin voidaan myös tavoite- ja vaikuttavuusmittareita asettaa ja kehittää. Vaikuttavuus-mittareiden kehittäminen työajan seurannalla on haasteellista, mutta ei mahdotonta. Se edellyttää luovuutta ja sitä lastenhoidon piirissä työskentelevillä on. Konkretisoimalla mahdollisimman paljon eri laatukriteereitä helpotetaan myös mittarien laadintaa. Seurannalla voidaan esimerkiksi kunnan luottamusjohdolle tai tilaajalle osoittaa mm. resurssien oikea suhteellinen jakauma. Tyytyväisyysmittareiden kehittäminen perinteisistä ja rohkea erilaisen palautteen kehittäminen ja aktiivinen hakeminen on tärkeää. Kaikki edellä mainitut ovat erittäin haastavia ja edellyttävät uudenlaista ajattelua. Kilpailuttaminen palvelujen hankinnoissa palvelutuotannon tehostamiseksi on yksi tekijä. Ensimmäisellä sijalla kuitenkin on oman työn kehittäminen (Ollila, Ilva, Koivusalo, 2003, 92). Kunnan hankkiessa osan tuotannosta ulkopuolelta palvelujen kehittäminen yhteistyöllä on ensiarvoisen tärkeää. Hyöty tulee siten tasapuolisesti kuntalaisille. Julkisissa hankinnoissa kunta määrittää laadun ja tarjoavan palveluntuottajan tulee osoittaa omaavansa se. Yhteisiä laatumäärittelyjä tulee edelleen jatkaa ottaen mukaan, jos mahdollista, myös lapsi- ja perhe-edustus. Erilaiset palautteet ja mittarit laadun todentamiseksi ja vaikuttavuutta osoittamaan ovat tärkeä jatkuvan yhteisen työn sarka. Ne voivat toimia hyvinä valvontamenetelminä, jolloin palvelun osapuolet ovat osaltaan tukemassa laadukkaan palvelun hankintaa ja tuottamista. Lisäksi on erittäin tärkeää saada vuoropuhelu ja yhteinen asian kehittäminen alkamaan ei-julkisten päiväkotien kanssa.

18 5.1. OHJEET TYÖAJANSEURANTALOMAKKEEN TÄYTTÄMISEKSI Kullakin työntekijällä on oma yhteenvetolomake, johon hän merkitsee koosteet toteutuneesta työaikajakaumastaan koko seurannan ajalta työntekijä laskee yhteen oman lomakkeensa sarakkeiden minuutit ja merkitsee kunkin sarakkeen alaosaan ne MINUUTTEINA samalla hänen tulee tarkistaa, että työpäivän tunnit = minuutit vastaavat saatua laskelmaa; täten viikon työajan tulee olla sama kuin työajanseurantalomakkeessa jos lomakkeisiin on merkitty muita tärkeitä huomioita, toimintoja, merkintöjä, tekee työntekijä näistä työyhteisössä yhteisesti sovitulla tavalla yhteenvedon samaan paperiin Jos seurantajakson ajalle sattuu harvinaisempia tapahtumia joko osa- tai koko päivän tai useammankin, (kerran tai muutaman kerran vuodessa tapahtuvia), on ne syytä yhteisesti sovituin merkinnöin huomioida, mutta miettiä, miten laittaa yhteenvetolomakkeeseen näihin käytetty aika vai laittaako erilleen, koska yhteenlaskuissa ko. toiminto kertautuu vuoden ajalle esim. yksikön esimies laskee kaikkien yhteenvetopapereista minuutit yhteen toiminnoittain ja koostaa muut mahdolliset työntekijöiden tekemät lisäykset, joista edellä on mainittu esimerkkejä päivien pituuksista minuutteina: 4t = 240 min 5t = 300 min 7t = 420 min 7t 15 min = 435 min 8t = 480 min 10t = 600 min, jne. yksikön koostelaskelmat käsitellään (analysoidaan, muodostetaan grafiikka) projektipäällikön kanssa tai jos työyksikössä on siihen resurssia, mielellään siellä. Tähän mietitään yhdessä ne grafiikat, jotka tarvitaan hankkeelle ja muu grafiikan teko ja käyttö kannattaa miettiä ja käyttää hyödyksi mahd. monipuolisesti oman kehittämisen ja laatutyön pohjaksi

19 5.2. TYÖAJAN SEURANTALOMAKE, LASTEN PÄIVÄKOTIHOITO PÄIVÄKOTIHOITO, YKSIKKÖ JA TUOTE YKSIKKÖ suunnitt ja valmist HOITO, KASV JA OPETUS suunnitt ja valmist leikki ohjatut toiminnot perushoidon tilant ulkoilu muu muu suunn ja valm suunn ja valm ESIOPETUS leikki ohjatut toiminnot perushoidon tilant ulkoilu muu ER.TUKI erityispalv KUSU:laad, tot, arv Aluetyö: kokoukset YHTEISTYÖ työyht +org yht.pito, muut yht.pito, vanh+laps yht.pito, vanh+laps Amm ja nimi PV 6:00 6:00 PVM 6:10 6:10 6:20 6:20 6:30 6:30 6:40 6:40 6:50 6:50 7:00 7:00 7:10 7:10 7:20 7:20 7:30 7:30 7:40 7:40 7:50 7:50 8:00 8:00 8:10 8:10 8:20 8:20 8:30 8:30 8:40 8:40 8:50 8:50 9:00 9:00 9:10 9:10 9:20 9:20 9:30 9:30 9:40 9:40 9:50 9:50 10:00 10:00 10:10 10:10 10:20 10:20 10:30 10:30 10:40 10:40 10:50 10:50 11:00 11:00 11:10 11:10 11:20 11:20 11:30 11:30 11:40 11:40 11:50 11:50 12:00 12:00 12:10 12:10 12:20 12:20 12:30 12:30 12:40 12:40 12:50 12:50 13:00 13:00 13:10 13:10 13:20 13:20 13:30 13:30 13:40 13:40 13:50 13:50 14:00 14:00 14:10 14:10 14:20 14:20 14:30 14:30 14:40 14: :50 15:00 15:00 15:10 15:10 15:20 15:20 15:30 15:30 15:40 15:40 15:50 15:50 16:00 16:00 16:10 16:10 16:20 16:20 16:30 16:30 16:40 16:40 16:50 16:50 17:00 17:00 17:10 17:10 17:20 17:20 17:30 17:30 17:40 17:40 17:50 17:50 18:00 18:00 YHTEENSÄ YHT ater valmistam RAV.HUOLTO tarjolle asettam jälkikäs: ruoat, ast rav.työsk ryhmässä mater.hankinta TIED,KEH,KOUL Eril.viest. tutk,keh.työ,keh.kesk ohjaus koulutus, työnohj henkilöstöhallinto taloushallinto HALLINTO kokoukset neuv., ohjaus, per tutk.- ja keh.työ muu Väline +tekst.huolto Siiv+Puht tilojen siivous tilojen, välin. järjest tilojen, välin. järjest KOOSTAVA TYÖ MATKAT KIINTEISTÖH TAUOT MUU TOIMINTO

20 YHTEENSÄ PE PE TO TO KE KE TI TI MA MA VIIKKO 2 V 2 PE PE TO TO KE KE TI TI MA MA VIIKKO 1 V 1 Amm ja nimi suunnitt ja valmist suunnitt ja valmist leikki ohjatut toiminnot perushoidon tilant ulkoilu muu muu suunn ja valm suunn ja valm leikki ohjatut toiminnot perushoidon tilant ulkoilu muu erityispalv KUSU:laad, tot, arv Aluetyö: kokoukset työyht +org yht.pito, muut yht.pito, vanh+laps yht.pito, vanh+laps ater valmistam tarjolle asettam jälkikäs: ruoat, ast rav.työsk ryhmässä mater.hankinta Eril.viest. tutk,keh.työ,keh.kesk ohjaus koulutus, työnohj henkilöstöhallinto taloushallinto kokoukset neuv., ohjaus, per tutk.- ja keh.työ muu Väline +tekst.huolto tilojen siivous tilojen, välin. järjest tilojen, välin. järjest KOOSTAVA TYÖ MATKAT KIINTEISTÖH TAUOT MUU TOIMINTO YKSIKKÖ HOITO, KASV JA OPETUS ESIOPETUS ER.TUKI YHTEISTYÖ RAV.HUOLTO TIED,KEH,KOUL HALLINTO Siiv+Puht PÄIVÄKOTIHOITO, YKSIKKÖ JA TUOTE 5.3. TYÖAJAN SEURANNAN KOONTILOMAKE, LASTEN PÄIVÄKOTIHOITO