1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

Transkriptio

1

2 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän arkistotoimen organisointi ja tehtävät Arkistopäällikön tehtävät Osa-arkistonmuodostajan arkistovastaavan tehtävät Toimipisteiden arkistonhoitajien tehtävät Muun henkilöstön tehtävät ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY ASIAKIRJOJEN LAATIMINEN, LUETTELOINTI JA SÄILYTYS Asiakirjojen laatiminen, säilytys ja luettelointi Arkistotilat Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT Asiakirjojen lainaaminen ja tutkimusluvat Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja... 6

3 2(8) 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Toimintaohjeeseen liittyvät kiinteästi arkistonmuodostussuunnitelma ja arkistopäällikön antamat erilliset ohjeet. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toiminta-ohjeen hyväksyy Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallitus. Toimintaohjeen ylläpidosta vastaa arkistopäällikkö. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymässä tulee tämän ohjeen lisäksi noudattaa arkistolakia, arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita, lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta, henkilötietolakia ja muita erityislakeja sekä Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallintosääntöä ja arkistonhoitoon liittyviä muita ohjeita. 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän arkistoon kuuluvat kaikki tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Asiakirjoja ovat kirjalliset ja kuvalliset esitykset sekä sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistotoimen tehtävänä on huolehtia arkistonmuodostajan asiakirja-aineiston säilyvyydestä ja käsittelystä asiakirjan koko elinkaaren ajan sekä tietopalvelun, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisesta kaikissa oloissa. Tehtävät toteutetaan kirjaamisen, rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen, luetteloinnin ja pysyvästi säilytettävän aineiston päätearkistoon siirtämisen avulla. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa (ArkL 7 ), mikä edellyttää, että tietojärjestelmien suunnittelu on tehtävä yhteistyössä arkistotointa johtavan kanssa. Arkistonmuodostajan tulee huolehtia siitä, että sähköiset aineistot säilyvät käyttökelpoisina arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetun määräajan laitteistojen tai ohjelmistojen muutoksista huolimatta. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa on hoidettava siten, että se 1. tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista, 2. julkisuusperiaate toteutuu 3. ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan 4. ja että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

4 3(8) 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän arkistotoimen organisointi ja tehtävät Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä on yksi arkistonmuodostaja. Koulutuskuntayhtymän yhteiset palvelut, yksiköt ja oppilaitokset ovat osa-arkistonmuodostajia. Osa-arkistonmuodostajan arkisto voi muodostua useasta toimipisteestä. Arkistotoimen järjestäminen kuuluu Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallitukselle. Koulutuskuntayhtymän arkistotointa johtaa arkistopäällikkö. Kuntayhtymän talousjohtaja hyväksyy käyttöön, kuntayhtymän arkistopäällikön esittelystä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman. Kukin osa-arkistonmuodostaja huolehtii arkistoimesta hallussaan olevan arkiston osalta annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Osa-arkistonmuodostajan johtava viranhaltija nimeää arkistovastuuhenkilön sekä toimipisteiden arkistonhoitajat sekä ilmoittaa nimeämisestä kuntayhtymän arkistopäällikölle Arkistopäällikön tehtävät 1. ohjaa, johtaa ja kehittää kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta 2. vastaa kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen ylläpidosta 3. antaa asiakirjahallintoa ja arkistotointa koskevia ohjeita 4. valvoo kuntayhtymän osa-arkistonmuodostajien arkistotoimen tehtävien hoitoa. 5. valvoo, että kuntayhtymän pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja hoidetaan asianmukaisesti 6. kuntayhtymän toimiston päätearkiston säilytys-, hoito- ja tietopalvelutehtävät 7. huolehtii kuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja tietopalvelusta Osa-arkistonmuodostajan arkistovastaavan tehtävät 1. osa-arkistonmuodostajan arkistotoimen suunnittelu, ohjaus ja valvonta 2. toimii yhteyshenkilönä kuntayhtymän arkistopäällikköön ja osallistuminen kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseen ja ylläpitoon 3. huolehtii osa-arkistonmuodostajan pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen luetteloinnista 4. huolehtii osa-arkistonmuodostajan asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja tietopalveluun liittyvistä tehtävistä Toimipisteiden arkistonhoitajien tehtävät 1. hoitaa toimipisteen asiakirjahallintoa ja arkistotointa arkistolainsäädännön ja muun lainsäädännön, arkistonmuodostussuunnitelman ja annettujen ohjeiden mukaisesti 2. vastaa yksikössä säilytettävistä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä päätearkistotehtävistä 3. huolehtii toimipisteen arkiston säilytys-, hoito ja tietopalvelutehtävistä 4. huolehtii tarvittaessa asiakirjojen siirto päätearkistoon 5. vastaa yksikön asiakirjojen hävittämisestä annettujen ohjeiden mukaisesti

5 4(8) Muun henkilöstön tehtävät Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän henkilöstö vastaa kukin omalta osaltaan hallussaan olevista asiakirjoista ennen niiden mahdollista siirtämistä päätearkistoon sekä huolehtii hallussaan olevien määräajan (alle 10 vuotta) säilytettävien asiakirjojen sekä omien muistiinpanojen, kopioiden, luonnosten yms. asianmukaisesta hävittämisestä. Mikäli viranhaltijalla on eläkkeelle tai muihin tehtäviin siirtyessään hallussaan keskeneräisten asiakirjojen asiakirjoja, on hänen luovutettava ne kaikki seuraajalleen. Salassa pidettävää aineistoa on käsiteltävä siten, etteivät asiattomat pääse tietoihin käsiksi. Asiakirjat on pidettävä asianmukaisesti järjestettynä ja käsittelyn päätyttyä asiakirjat luovutetaan asianomaisen arkistonmuodostajan arkistoon liitettäviksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seulottuna ja järjestettynä. Salassa pidettävä aineisto hävitetään tietosuoja varmistaen säilytysajan päätyttyä. 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Arkistolain (8 ) mukaan, arkistonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajat ja - tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistonmuodostussuunnitelmassa osoitetaan, mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toiminnan yhteydessä muodostuu, miten, missä ja miten pitkään niitä säilytetään sekä miten aineisto rekisteröidään. Lisäksi suunnitelma sisältää mm. tietoja asiakirjojen julkisuudesta, salassa pidosta ja henkilötietoluonteesta. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan koko kuntayhtymän yhteisellä arkistonmuodostussuunnitelmalla. Arkistonmuodostussuunnitelma pidetään ajan tasalla seuraamalla tehtävissä ja toimintaprosesseissa sekä työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja merkitsemällä suunnitelmaan niihin liittyvät tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä sekä arkistonmuodostuksessa tapahtuneet muutokset. Jokaisen viran- ja toimenhaltijan velvollisuus on ilmoittaa havaitsemistaan muutoksista ja puutteista arkistotoimesta vastaaville tai arkistopäällikölle. Asiakirjallisen tiedon hallinnalla pyritään organisaation toimintaan liittyvien tietojen saatavuuden ja käytettävyyden parantamiseen, tarpeettoman aineiston poistamiseen sekä asiakirjojen ja tietojen löytymisen varmistamiseen kaikissa niiden käsittely- ja säilytysvaiheissa. Tavoitteena on päivittäisen työn sujuminen joustavasti, tehokkaasti ja taloudellisesti.

6 5(8) 4. ASIAKIRJOJEN LAATIMINEN, LUETTELOINTI JA SÄILYTYS 4.1. Asiakirjojen laatiminen, säilytys ja luettelointi 4.2. Arkistotilat Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Päätearkistoon siirretään pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seulottuina ja järjestettyinä. Siirroista on sovittava ennen siirtoa arkistovastaavan kanssa. Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan. Arkistoluettelo sisältää arkistossa olevista säilytysyksiköistä tunnistamisessa ja löytymisessä auttavat tarpeelliset tunnistetiedot. Säilytysyksiköt ryhmitellään arkistonmuodostussuunnitelman arkistoluokituksen mukaisesti. Jokaisen osa-arkistonmuodostajan arkistot luetteloidaan omana kokonaisuutenaan. Osa-arkistonmuodostajan tai sen toimipisteen toiminnan lakatessa tulee arkisto järjestää omaksi kokonaisuudekseen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti ja luetteloida. Osa-arkistonmuodostajan eri toimipisteiden lakatessa, niiden arkistot tulee sijoittaa osa-arkistonmuodostajan arkistoon omana kokonaisuutenaan. Kokonaan toimintansa päättävän osa-arkistomuodostajan arkiston sijoittamispaikasta tulee neuvotella kuntayhtymän arkistopäällikön kanssa. Asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Osa-arkistonmuodostajilla tulee olla riittävät ja asianmukaiset asiakirjojen säilytystilat. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään arkistolaitoksen määräysten mukaisissa tiloissa. Arkistotiloja saa käyttää vain asiakirjojen säilyttämiseen. Aktiivikäytössä olevat asiakirjat säilytetään toimistohuoneessa ja siirretään arkistototiloihin asian käsittelyn päätyttyä. Toimistohuoneessa säilytettävät salassa pidettävät ja arkaluonteiset tiedot säilytetään lukollisissa kaapeissa ja siirretään arkistotiloihin salassapitomerkinnöin varustetuissa arkistokoteloissa. Arkistotilojen rakentamisessa sekä peruskorjaus- ja muutostöissä noudatetaan arkistolaitoksen arkistotilamääräyksiä. Hankittaessa asiakirjoille uusia säilytystiloja tai korjattaessa vanhoja tiloja, on jo suunnitteluvaiheessa kuultava myös arkistopäällikköä Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Asiakirjojen suojelun tarkoitus on turvata organisaation toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellista, oikeudellista tai taloudellisista syistä suojeltavien paperimuodossa olevien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. Poikkeusolojen varalta organisaation toiminnassa tarvittava aineisto jaetaan käyttötarve- ja turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen kolmeen suojeluluokkaan: Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat Tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat Muut asiakirjat

7 6(8) Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän suojelusuunnitelma asiakirjojen suojaamisesta poikkeuksellisissa oloissa annetaan erilisenä ohjeena. 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen. Hävittämisessä on varmistettava asiakirjojen tietosuoja. Hävittämisen helpottamiseksi ja jälkiseulonnan välttämiseksi määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kukin arkistonhoitaja vastaa siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vuosittain. Vuosittain hävitetään ne asiakirjat, joiden säilytysaika on umpeutunut edellisen vuoden loppuun mennessä. Hävitettävistä asiakirjoista laaditaan hävitysluettelo, mikäli asiakirjojen säilytysajaksi on määritelty vähintään viisi (5) vuotta tai kyseessä on kirjanpidon tilikirja tai tositeaineisto. Hävitysluettelon hyväksyy arkistopäällikkö ja osa-arkistonmuodostajan johtava viranhaltija. Asiakirjat saa hävittää vasta sen jälkeen, kun hävitysluettelo on allekirjoitettu. Asiakirjoja, joille ei ole arkistonmuodostussuunnitelmassa määritelty säilytysaikaa ei saa hävittää ennen säilytysajan hyväksymistä. 6. ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT 6.1. Asiakirjojen lainaaminen ja tutkimusluvat Arkistolain 7 :n mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelu sisältää asiakirjojen pitämisen tarvitsijoiden saatavissa ja jäljennösten ja todistusten toimittamisen niistä. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Arkiston tulee palvella myös tutkimusta tiedon lähteenä. Määräajan säilytettävien asiakirjojen lainaamisesta ja osa-arkistonmuodostajan arkistoihin liittyvistä tutkimuspyynnöistä päättää osa-arkistonmuodostajan johtava viranhaltija. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen lainaamisesta päättää kuntayhtymän arkistopäällikkö. Arkistossa olevien määräajan säilytettävien asiakirjojen sisäisestä käytöstä päättää toimipisteen arkistonhoitaja. Asiakirjoja voidaan lainata vain toiselle viranomaiselle, arkistolaitokseen tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvallista. Yksityisille henkilöille asiakirjoja ei lainata. Lainatusta asiakirjasta on täytettävä lainauslomake kahtena kappaleena, joista toinen jää arkistoon ja toinen kulkee lainatun asiakirjan mukana. Lainauslomakkeesta ilmenee lainattu asiakirja, laina-aika sekä lainaajan nimi. Lainaaja vastaa asiakirjoista siihen asti, kun ne on palautettu. Asiakirjan lainaamisesta ja palautuksen valvonnasta huolehtii arkistonhoitaja Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Arkistotoimen tehtävänä on osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus (ArkL 7).

8 7(8) Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Pyyntö voi kohdistua paperiseen tai muussa muodossa olevaan asiakirjaan, pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevan asiakirjan sisältö on yksilöitävä riittävästi. Tieto voidaan antaa suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi tai siitä voidaan antaa kopio, tuloste tai se voidaan antaa sähköisessä muodossa. Asiakirjojen käytön tulee tapahtua valvotusti. Asiakirjakopioista peritään asiakirjojen lunastuksesta vahvistettu maksu. Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä (Henkilötietolaki 523/99, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/99, Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/99). Lisäksi erityislaissa on asiakirjojen salassapitoa koskevia määräyksiä, jotka tulee ottaa huomioon.

9 8(8)