VEROHALLINNON VEROVUOSIEN YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Transkriptio

1 Verohallitus PL VERO Kirjeenne Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus on hakenut viitekohdassa mainitulla kirjeellään arkistolaitokselta lupaa säilyttää verovuosien yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkiset tiedot pysyvästi sähköisessä muodossa. Arkistolaitoksen/Valtionarkiston aiemmat seulontapäätökset Valtionarkisto vahvisti (VA ) lääninverovirastojen ja verotoimistojen hävittämiskaavoihin merkittyjen asiakirjojen säilytysajat. Valtionarkiston päätöksen mukaan verotoimistoihin kertyvät liikeyhteisöjen veroilmoitukset liitteineen säilytetään pysyvästi nollaan ja viiteen päättyviltä vuosilta; vastaavat asiakirjat muilta vuosilta säilytetään 10 vuotta. Valtionarkiston päätöksen mukaan asunto-osakeyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhteisöjen veroilmoituksista liitteineen säilytetään pysyvästi nollaan ja viiteen päättyviltä vuosilta joka 10 kansio, kuitenkin vähintään yksi kansio (mikäli kansioita on vähemmän kuin kymmenen) tai kaikki asiakirjat (mikäli niitä ei ole kokonaista kansiota). Verohallituksen esityksen mukaisesti Valtionarkisto vahvisti verotoimistoissa laadituille veroluetteloille pysyvän säilytyksen. Arkistolaitos päätti (KA S 22/95) lääninverovirastojen yksiköiden (verotoimistojen) arkistonmuodostussuunnitelmaan merkittyjen asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä. Verohallituksen esityksen mukaan juridisten henkilöiden (yksityisten elinkeinonharjoittajien, elinkeinoyhtymien, yhteisöjen, asunto-osakeyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhteisöjen) vero-ilmoitukset liitteineen säilytetään pysyvästi nollaan ja viiteen päättyviltä verovuosilta (poikkeuksena asunto-osakeyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhteisöjen veroilmoitukset liitteineen nollaan ja viiteen päättyviltä vuosilta joka 10. kansio, kuitenkin vähintään yksi kansio, mikäli kansioita on vähemmän kuin kymmenen, tai kaikki veroilmoitukset, jos niitä ei ole kokonaista kansiota).

2 2(5) Arkistolaitoksen päätöksen (KA S 22/95) mukaan pysyvästi säilytettävät luonnollisten ja juridisten henkilöiden verotusta koskevat veroluettelot voidaan korvata niitä vastaavien julkisten tietojen mikrofilmitulosteilla, joiden tietosisältö on yhtenevä silloisten paperille tulostettujen veroluetteloiden kanssa. Arkistolaitos edellytti lisäksi, että em. tulosteiden tulee olla arkistolaitoksen asettamien laatuvaatimusten mukaisia. Verohallitus ilmoitti kirjeessään Kansallisarkistolle, että se valmistuttaa arkistolaitosta varten mikrofilmit verotuksen julkisten tietojen luetteloista vuosittain alkaen verovuodesta Arkistolaitoksen päätöstä (KA S 22/95) noudatetaan alkaen verotoimistoille kertyneisiin asiakirjoihin. Sitä vanhempien asiakirjojen seulonnassa noudatetaan Valtionarkiston (VA ) antamaa seulontapäätöstä. Arkistolaitos antoi (KA S 22/95) päätöksen pysyvästi säilytettävien verotustietojen mikrofilmitulostuksesta (COM). Verohallitus oli toimittanut Kansallisarkistolle selvityksen mikrofilmitulosteisiin siirtymisestä eräiden verotustietojen ja -asiakirjojen pysyvässä säilyttämisessä. Arkistolaitoksen päätöksen mukaan verotuksen julkisten tietojen luettelot säilytetään pysyvästi paperimuodossa verotoimistoissa verovuoteen 1994 asti ja mikrofilmitulosteina verovuodesta 1995 alkaen. Nollaan ja viiteen päättyvien verovuosien yritysten veroilmoitukset oli määrä korvata verovuodesta 1995 alkaen pysyvästi säilytettävillä verotuslaskelmilla. Asunto-osakeyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhteisöjen verotuslaskelmia, joihin ei voida soveltaa arkistolaitoksen aiemmin määrittelemää otantamenetelmää (joka 10. kansio), ei tulosteta pysyvään säilytykseen vaan otantakäytännöstä luovutaan verovuodesta 1995 alkaen. Verohallitus oli kirjeessään todennut, että asuntoosakeyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhteisöjen verotuslaskelmien tietosisältö oli olematon, koska em. yhteisöt eivät pääsääntöisesti maksaneet tulo- eikä varallisuusveroa. Verovuodesta 1994 alkaen asunto-osakeyhtiöiden ei ole tarvinnut edes jättää vuosittain veroilmoitusta, jos niillä ei ole ollut verotettavia tuloja. Arkistolaitos määräsi (KA S 22/95), että lääninverovirastojen yksiköt (verotoimistot) säilyttävät Verohallinnon niitä varten paperille tulostamat verotuksen julkisten tietojen luettelot määräaikaisesti verovuodesta 1995 alkaen. Verohallitus määritteli näiden asiakirjojen (1995-) säilytysajaksi 10 vuotta. Arkistolaitoksen päätöksen (KA 164/43/2003) mukaan juridisten henkilöiden nollaan päättyvien verovuosien veroilmoitusten otos on riittävä tutkimuksen tarpeisiin. Pysyvästi säilytettäväksi kuuluvat juridisten henkilöiden veroilmoitukset verovuosilta 1950, 1960, 1970, 1980 ja 1990.

3 3(5) Arkistolaitos luopui näin viiteen päättyvien verovuosien veroilmoitusten pysyvästä säilytyksestä. Arkistolaitos päätti, että juridisten henkilöiden veroilmoitukset saa hävittää verovuosilta 1965, 1975 ja Tämä päätös tarkoittaa sitä, että verovuosien 1995, 2005, 2015 ja sen jälkeen aina viiteen päättyvien verovuosien juridisten henkilöiden veroilmoitukset ovat määräajan säilytettäviä. Tätä päätöstä noudatetaan soveltuvin osin myös arkistolaitokseen jo siirrettyihin vanhoihin verohallinnon asiakirjoihin. Arkistolaitoksen päätöksessä (KA 164/43/2003) ei puututtu juridisten henkilöiden verotusta koskevien veroluetteloiden pysyvään säilytykseen. Arkistolaitos on viimeksi (KA 33/431/2006) päättänyt Verohallinnon asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä. Päätöksen perustana oli Verohallinnon yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma. Päätöstä noudatetaan Verohallinnolle alkaen kertyneisiin ja kertyviin asiakirjoihin. Päätöstä voidaan soveltaa myös taannehtivasti alkaen kertyneisiin asiakirjoihin. Arkistolaitoksen päätöksen (KA 33/431/2006) tehtäväryhmässä 35 (Yritysverotus) on lueteltu erikseen yksityisten elinkeinonharjoittajien (350), elinkeinoyhtymien (351), yhteisöjen (352) ja tonnistovelvollisten (353) veroilmoitukset liitteineen. Verohallinnon seulontaesityksen mukaisesti arkistolaitos määräsi em. veroilmoitukset liitteineen vuoteen 1990 asti nollaan päättyviltä vuosilta säilytettäväksi pysyvästi paperimuodossa verotoimistoissa. Vuodesta 1995 alkaen tehtäväryhmässä 35 (Yritysverotus) mainittujen, nollaan päättyvien vuosien veroilmoitusten ja niiden liitteiden pysyvästä säilytyksestä mikrofilmeinä vastaa verohallitus. Arkistolaitoksen päätöksen mukaan myös sähköisesti lähetetyt veroilmoituslomakkeet liitteineen (354) nollaan päättyviltä vuosilta vuodesta 1995 alkaen säilytetään pysyvästi mikrofilmitulosteina. Muut sähköisesti lähetetyt veroilmoituslomakkeet liitteineen (354) ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Arkistolaitoksen päätöksen mukaan vastaavasti myös verotuspäätökset (3800) säilytetään otosvuosilta pysyvästi mikrofilmitulosteina verohallituksen toimesta. Arkistolaitoksen päätöksen (KA 33/431/2006) mukaan Verohallinnon arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmässä 380 (Verotuksen yhteiset toiminnot) mainitut julkisten tietojen luettelot (3800) kaikilta vuosilta vuodesta 1995 alkaen säilytetään pysyvästi mikrofilmeinä verohallituksen toimesta. Verotoimistojen tulee säilyttää vastaavat luettelot vuoteen 1994 asti pysyvästi paperimuodossa. Arkistolaitos ei ottanut päätöksessään (KA 33/431/2006) kantaa Verohallinnon useimpien sähköisten tietojärjestelmien tietojen pysyvää säilytystä sähköisessä muodossa koskeviin kysymyksiin. Arkistolaitos päinvastoin ilmoitti, että se päättää muiden kuin päätöksessä lueteltujen

4 4(5) sähköisten tietojärjestelmien tietojen pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta myöhemmin niitä koskevien yksityiskohtaisten seulontaesitysten pohjalta. Arkistolaitos lupasi ottaa asiassa aikanaan yhteyttä Verohallintoon. Arkistolaitos on em. seulontapäätöksillä määrännyt Verohallinnon säilyttämään pysyvästi seuraavat yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotukseen liittyvät asiakirjat ja -tiedot: - yhteisöjen ja yhteisetuuksien verovuosien 1950, 1960, 1970, 1980, 1990 ja sen jälkeen aina nollaan päättyvien verovuosien veroilmoitukset liitteineen (lukuun ottamatta alla mainittujen veroilmoituksia liitteineen), - asunto-osakeyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhteisöjen verovuosien 1950, 1960, 1970, 1980 ja 1990 veroilmoituksista liitteineen vain joka 10. kansio tai kaikki veroilmoitukset liitteineen, jos niitä ei ole kokonaista kansiota, - kaikkien yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkisten tietojen luettelot (entiset veroluettelot) kaikilta verovuosilta. Asunto-osakeyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhteisöjen veroilmoituksia liitteineen (verotuslaskelmia) ei säilytetä pysyvästi verovuodesta 1995 alkaen. Arkistolaitoksen päätös Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 :n nojalla Verohallinnon verovuosien yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkisista tiedoista pysyvästi säilytettäviksi seuraavat tiedot: - verovuosi - kunta - verovelvollisen nimi - syntymävuosi - yritys- ja yhteisötunnus (Y-tunnus) - verotettava tulo - maksuunpannut verot yhteensä - ennakot yhteensä - veronpalautus - jäännösvero

5 5(5) Tämä arkistolaitoksen päätös koskee myös Verohallinnon verovuotta 2010 ja sitä myöhempiä verovuosia koskevien yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkisten tietojen pysyvää säilytystä ja säilytysmuotoa. Arkistolaitos määrää, että em. yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkiset tiedot siirretään arkistolaitokseen rakenteisena datana xml-tiedostoina. Kuhunkin siirtokokonaisuuteen liittyvät pakolliset SÄHKE-metatiedot tallennetaan arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti ja siirretään siirtoohjeessa kuvatulla tavalla Kansallisarkisto ottaa yhteyttä Verohallintoon siirtosopimuksen laatimiseksi. Pääjohtaja Jussi Nuorteva Tutkimusjohtaja Päivi Happonen O:\tekstit\Verohallinto-yhteisöt-digipäätös