Aika klo Turku, Partiotoimisto Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja

Transkriptio

1 LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(7) HALLITUKSEN KOKOUS 10/ 2014 PÖYTÄKIRJA Aika klo Paikka Turku, Partiotoimisto Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Maarit Heikkinen alueryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta, saapui 7 aikana Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Poissa Laura Kajala koulutusryhmä 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjat on toimitettu hallituksen jäsenille kokouskutsun liitteenä ja julkaistu piirin wwwsivuilla. Hyväksyttiin hallituksen 1.6. pidetyn kokouksen pöytäkirja. Liite 1 4. Työjärjestys Puheenjohtaja esittelee kokouksen työjärjestyksen ja esityslistan. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Liite 2 6. Lippukuntapäivä 2014 Kuullaan Lippukuntapäivän valmistelusta Kuultiin valmistelutilanteesta mm. seuraavaa: Kaikille yli 16-vuotiaille jäsenille, joilla on jäsenrekisteriin merkittynä sähköpostiosoite, on lähtenyt tapahtumaan kutsu. Viikolla 37 lähtee muistutusviesti ja luottiksille messuohjeet. Päätettiin merkitä tiedoksi lippukuntapäivän valmistelun tilanne

2 2(7) 7. Talousasiat 1 Adventtikalenterien myyntikampanjan esittely Talousryhmän puheenjohtaja Anna Nyrhinen esittelee Kuultiin talousryhmän ajatuksista seuraavaa: Lippukunnille lähtee lisäinformaatiota vko:n 36 aikana. Henkilökohtaiset myyntipalkinnot ovat: tonttumerkki: 10 myytyä kalenteria ja Angry Birds-lautanen: 25 myytyä kalenteria. Yli sata kalenteria myyneet saavat tonttumerkin kultareunuksin. Lippukuntien kannustepalkinnot jäävät pois. Lippukuntien adventtikalenteri-tilaukset tehdään SP:n tilausjärjestelmän kautta. Päätetään merkitä tiedoksi adventtikalenterien myyntikampanjan tila. Lisäksi todettiin, että y-toimikunta toimittaa saatekirjeen ohjeineen mukaan materiaaliin Koskien lippukuntien saamia sidosryhmille annettava kalentereita. 2 Talousarvio 2015 Talousryhmän puheenjohtaja Anna Nyrhinen esittelee Päätettiin merkitä tiedoksi talousarviosuunnittelun vuodelle 2015 suunnittelutilanne ja päätettiin, että talousarviosta tehdään sähköinen päätös Toiminnansuunnittelu Käydään läpi toiminnansuunnittelun tilanne Varapuheenjohtaja Mika Kuusisto esittelee Hyväksyttiin liitteenä oleva toiminnansuunnittelun aikataulu ja keskusteltiin avoimista asioista. Merkittiin tiedoksi toiminnansuunnittelun tilannekatsaus. 9. Vaalit syksyllä Lounais-Suomen partiopiirin vaalitoimikunnan kuulumiset syyskokouksen 2014 ehdokastilanteesta. 2 3 Merkittiin tiedoksi vaalitoimikunnan kuulumiset. Vaalitoimikunta on kokoustanut ja kontaktilistat on tehty. Syyskokoukselle tehtävä ehdotus piirihallituksen lisäministereistä Päätettiin esittää syyskokoukselle kahden uuden ministerin valinnasta piirihallitukseen. Toisen vastuualueeksi kirjataan markkinointi ja jäsenhankinta, toisen y-asiat ja kehitystehtävät. Piirinjohtaja informoi vaalitoimikuntaa ja pyytää heitä lisäämään nämä ministerit osaksi vaaliinformaatiota. Suomen Partiolaisten tulevien vaalien tilannekatsaus Vaaleihin asettunut yksi ehdokas; Anna Munsterhjelm (PäPa) on asettunut ehdolle SP:n puheenjohtajan vaaliin. Muita ehdokkaita ei vielä ole tiedossa. 10. Suomen Partiolaisten jäsenkokous 2014 Jäsenkokousdelegaation valintaprosessi Päätettiin valtuuttaa piirinjohtajat hoitamaan jäsenkokousdelegaation mainontaa ja pitämään asiaa esillä piirin eri viestimissä. Tavoitteenamme on saada delegaatio, joka on monipuolinen ja innostunut ja jossa jäsenkokouksen teeman mukaisesti nuorten ääni kuuluu.

3 3(7) 11. Piirin toiminnanalojen nosto Todetaan piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset Toiminnanalojen kuulumiset käytiin läpi nopeasti ja todettiin kirjatut asiat alla olevalla tavalla: Alue: Aluetoiminnan rekrytilanne positiivinen; Kris Loimaala aloittaa jaoston pj:na, Porin AO:na aloittaa Jenni Huhtapelto (eka aluekokous , johon Maarit&Susanna osallistuvat myös) ja valmiina pestin vastaanottamiseen ovat Jenna Jakonen (LiPi) ja Eveliina Ylitalo (LEK), joita on alustavasti kaavailtu ohjaajiksi Etelä- ja Pohjois-Turun alueille. Pohjoiskulman toisena alueohjaajana on aloittanut Jenni Suomela, jota ei vielä ole virallisesti pestattu. Etelä- ja Pohjois-Turun kanssa pidettävä syksyn aikana yhteinen kokous siitä, että jatketaanko tällä aluejaolla vai toivooko joku siihen ehdottomasti muutoksia (näin sovittu vuosi sitten) Piirun LPKJ-tapaamisissa treffattiin 32 leirillä olleesta noin 70 lippukunnanjohtajasta. TuMe:n aloittanut Hirvensalossa sudaritoiminnan. Miniohjaajatapaaminen ; aiheena uudistuvat ohjaajapestit, ohjaajayhteistyön vuosikello ja alkuvuoden laajemman ohjaajatapaamisen ajankohta Syksyn aluekokousten yhteiselle asialistalle toivottavien asioiden dl on Maaritille. Kokoukset pidetään välillä , ja ohjelmakummit ovat näissä vielä mukana. Pohjois-Satakunnalle ja MPY:lle välitetty viesti supe-seikkailijakisan materiaalipaketin projektiryhmästä ; luvattu koittaa saada joku innostunut molemmilta alueilta mukaan ryhmään. Koulutus: Piirun Tähtiseminaarissa oli hyvät noin osallistujaa, samoin Ko-Gi -tapaamisessa. KR rekryää uusia jäseniä syksyllä, nyt kun ryhmän vastuumuutokset ja toiminnan kartoittaminen saatu kuntoon Laajennettu KR Eka kerta. Kurssijohtajat paikalla Lippukuntapäivässä vahva edustus YTP-tapaaminen 6.9. peruttaneen. Odotamme vahvistusta Hämeeltä. Tarkoituksena pitää kuitenkin pakollinen etäkokous, jotta saadaan sääntömääräiset tehtävät toteutettua Uusi alueohjaaja-pesti saa ryhmältä kiitosta KR siirtänyt kokouspaperinsa Google Driveen Syksyn kurssien osalta hyvä osallistujatilanne Ohjelma: Loppuvuoteen tulossa ohjelmaryhmään muutamia muutoksia: Jaakko ja Herkku lopettelevat, kunhan saadaan rekrytoinnit kohdilleen jne. Piirulla järjestetty Piisi (supe-seikkailija siirtymäpäivä) oli erittäin kiitelty! L-SP:n vastuulla vuoden 2016 valtakunnallisen supe/seikkis kisapaketin tekeminen. Työstö aloitetaan tänä syksynä, jotta se on valmis syksyllä Ohjelmaryhmästä vastuu Sirjalla, mukana työryhmässä supe-, seikkis- ja kisajaoston edustajat sekä toivottavasti MPY:n ja PoSan alueilta yksi. Ensi kesänä järjestetään Tarpojaleiri Klaani. Jaakon kanssa sovittu, että keskittyvät aikuisten rekryämiseen, eivätkä tarvitse työntekijätukea kuin perusjutuissa. -> korvaa syksyn 2015 TTP:n EMIT -laitteisto: alustava selvitys tehty. Kisajaostolta ei ole vielä tullut kommentteja vuokrauksesta. Villen ja Päivärinnan Timon kanssa piakkoin yhteispalaveri meripartiojaoston kehittämisideoista yms. Akelan ja Sammon pestikuvaukset valmiit. Satu-Maija tekee saman tyyliset luotsien pestikuvausten kanssa. Laajennettu ohjelmaryhmä kokoustaa

4 4(7) Ehdotetaan, että syksyllä 2015 ei järjestetä sudenpentu-/seikkailijatapahtumaa, koska talvileiri järjestetään keväällä 2016 (siellä on su/se päivä). Syksyllä 2016 tai alkuvuodesta 2017 järjestetään seuraava suse-tapahtuma. Seikkailijajaosto toivoi, että seikkailijatkin pääsisivät talvileirille esim. koko leirin ajaksi toisen vuoden seikkailijat ja sitä vanhemmat. Talous: Kalenterikamppis käynnissä! Piiru talouden näkökulmasta: tällä hetkellä näyttää hyvältä, Kettu-kahvilalta upea tuotto! Kiinteistökartoitus, esitellään PH:ssa Nostoina mm. o toiminnanjohtajan työhuone Turussa o Hennalan varasto o Turun toimisto, Mistä maksetaan vuokraa/vuokrasopimukset Jäsenrekisterikoulutukset: o Nyt LPK-päivässä x3, jatkossa talousryhmästä asioista vastaa Zeippi (Jyri- Petteri Paloposki) ja toimistolta Leena Huhu: o Otto Tuononen yhteyshenkilö o Talousasioiden osalta kokoustaneet (Inna, Sakke, Ami ja Minna) o Myös leirinjohtajat ja Otto kokoustaneet o Budjetti on raakile o Tarkoituksena, että sama hinta kuin viime kerralla, mutta päivän lyhyempi o Talouden osalta: onko Otto yhteyshenkilö talosryhmään vai mahdollisen ohjausryhmän jäsen? Piiritekstiili: o Jenni hoitaa, Eeva vi-vi -jaostosta o TR:ssä mm. kånken -reppu sai kannatusta Viestintä: Viimeksi viestintäryhmässä myös muita luottiksia ideoimassa ja keskustelemassa piirin viestintästrategiasta. Osoittautui hyväksi kokeiluksi. Vastaavan laajennettun viestintäryhmän järjestäminen voisi olla järkevää pari kertaa vuodessa. Mikä on viestitästraten suhde markkinointisuunnitelmaan? Kenen vastuulla markkinointisuunnitelman tulisi olla? o Strategia yleisluontoinen dokumentti, joka määrittää kanavia ja yleistä viestintää. Strategian päivitys käynnissä. o Markkinointisuunnitelma määrittää vuoden nostoja eli on siis taktinen dokumentti. o Tänä vuonna pystytään ehkä miettimään ensimmäistä kertaa sisältöjä paremmin rinnan, kun päivitys samaan aikaan. SP:ssä projektien viestintävastaavat mukana ryhmän kokouksissa. Ehkä meilläkin jatkossa? Vastaavasti esim. leirigraafikko ViVissä jne Viestintään uusia rekryjä. Tiedotetaan, kun kaikki löyty lukkoon. Helpotusta mahdollisesti someen ja tapahtumien näkymiseen. Pestit ja työskentelytavat sovittava rekryttävien kanssa. Janne Haonperällä tuuraaja loppuvuoden (Robert Sundman). Vivi avustaa Finnjamboreen graafisen ilmeen kanssa. Osallistuttiin pe SP:n IT-keskusteluun. Onko Facebook-markkinointi tuottanut tulosta/vastannut odotuksia? o Kampanja-aika Tuloksia on ja mainokset menestyneet keskitasoisesti, mutta odotetusti. Kuusi eri mainosta, joiden yhteinen reach oli (frequency 1,98). Saatiin 1388 post engagementia. CTR 1,43 %. o Verkkosivuvierailut lisääntynyt vuoden takaiseen 5 % ja käyttäjämäärässä jopa 16 % kasvu. Liity-sivun lukuja 389 % vuoden takaiseen. o Kokonaisuutena tulokset ovat positiivisia, mutta paremmilla sisällöillä saatavilla mahdollisesti vähemmällä rahalla.

5 5(7) Projektit: Piiru 14 Leiri pidetty, projekti vielä maaliin Palaute leiristä ollut pääsääntöisesti positiivista kautta linjan Myös tekijät kokivat onnistuneensa pääosin hyvin Loppuraportti on sovittu valmistuvan syyskuun loppuun mennessä 12. HuHu Piirinjohtajat: Piirihallitus & Turpa -palaveri Tsykli-stoppi Allianssin Vetovoima-koulutus o Resursointi Seinäkalenteri toteutetaan myös vuoden 2015 osalta (ViVin rooli?) Kasvatuksen Inspiraatio Kirkkoherran vaalit (Pyhän Katariinanseurakunta) ( ) Markkinointitempaukset Vapepa Toimisto: Kesän lomat pidetty, Riikka vielä vko:n 36 vapaalla Toimisto siirtyy normaaliin aukioloon 1.9. alk Minnan työsopimus päättyy ja on sovittu, että hän pitää ylityövapaat tätä ennen. Hoitaa laskutukset ja loppuraportin sovitusti. Toimistolta Vetovoima -valmennukseen osallistui Satu-Maija ja K-P K-P valmistelee henkilökunnan resurssien tarkastelua osana valmennuksen kehitystyötä Sähköinen laskun kierrätys lähtenyt toimimaan hyvin Valmistelussa mm. lippukuntapäivä ja syyskokous Leiritoimikunnan jäsenten vahvistaminen, projektiministeri Sakari Warro esittelee Piirihallitus vahvistaa HuHu 2015 leiritoimikuntaan: Pauli Engblom, Kupittaan Henrikinpojat, leirinjohtaja, Inna Kulla, Henrikin Tapulitytöt, leirinjohtaja Tuuve Hansen, Louhen Tytöt, toimistopäällikkö, Eero Kivistö, Mellilän Menninkäiset, vastaava alaleirinjohtaja, Mirva Matikka, Louhen Tytöt, kasvatuspäällikkö, Sofia Rusi, Ruskon Maunun Partio, keittiöpäällikkö, Miko Joensuu, Käppäräpartio, viestintäpäällikkö, Maria Ruohola, Mikaelin Sinikellot, kahvilapäällikkö, Lasse Lindberg, Kairankiertäjät, ohjelmapäällikkö Akseli Silfver, Kupittaan Henrikinpojat, turvallisuuspäällikkö Hanna Holmroosin, Kaarinan Sädetytöt, staabin aikuiseksi tueksi 2 Päätetään ohjausryhmästä Piirihallitus päättää nimetä HuHu 2015 ohjausryhmään: Maria Nikkari, Matti Väätäinen ja Otto Tuononen sekä projektiministeri.

6 6(7) 13. Syyskokous 2014 Lounais-Suomen partiopiirin syyskokouksen järjestelyt ja koollekutsuminen Päätettiin syyskokouksen järjestelyistä ja koollekutsumisesta klo 12 Raumalle, Rauman Lyseon Lukiolle. Ja valtuutettiin toiminnanjohtaja hoitamaan käytännönjärjestelyt. 14. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat Vahvistettiin piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat 15. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat esitys Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat seuraavasti: Päivi Junni (MSK), huoltojaosto, ohjelmaohjaaja Heidi Hietanen (HalSi), seikkailijajaosto, ohjelmaohjaaja Crista Vitikainen (TaLi), seikkailijajaosto puheenjohtaja 16. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Pöytyän Pöllöt 30 v klo Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto on myöntänyt piirille avustuksen 3. Lasten Päivän Säätiön avustus Lounais-Suomen Partiopiirille on jäsenmäärän mukaan 4200, eli 14 kpl 300 stipendejä edelleen jaettavaksi. 4. Piiri/TurPa tapaaminen järjestettiin Tilaisuudessa käytiin läpi yhteisiä suunnitelmia, kehityskohtia ja toiveita. 5. Jäsenmäärä Salon Syys SM Raulin Riimit. Sovittiin, että Mika Kuusisto osallistuu tapahtumaan piirihallituksen edustajana. 7. Piirinjohtajien puhelinkokous pidettiin puheenaiheina olivat toimintasuunnitelma ja viestintä Päätettiin merkitä tiedoksi asiat

7 7(7) 17. Talvileiri 2016 toimeksianto Talvileiri 2016 toimeksianto, projektiministeri Sakari Warro esittelee Hyväksyttiin Talvileirin 2016 toimeksianto ja valtuutettiin projektiministeri Warro aloittamaan rekrytointi mahdollisimman pian. 17. Muut mahdolliset asiat 1 Vetovoima valmennus, Allianssin järjestämään Vetovoima valmennukseen osallistuu piiristä Piirinjohtaja Mari Kousa, ohjelmaministeri Inka Lähteenmäki, viestintäsuunnittelija Satu-Maija Kaunisto ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila. Valmennuksessa jokainen osallistuva järjestö saa tehtäväkseen valmennuksen aikana kehittämistehtävän järjestössään. Päätettiin kehittämistehtäväksi resursointi- projekti, jonka kautta on tarkoitus saada piirin resurssit paremmin lippukuntien käyttöön ja tukemaan strategiaa. 2 Piirun LPKJ-tapaaminen. Kahdessa tapaamisessa tavoitettiin yhteensä 32 leirillä olleesta noin 70 lippukunnanjohtajasta. Tapahtumalle oli vaikea löytää kunnon konseptia ja sopivaa ajankohtaa, koska aikuisille oli seminaari ja muutakin ohjelmaa. 3 merkittiin tiedoksi Lounais-Suomen Partiosäätiön apurahahakemuslomakkeeseen tehtyjen muutosten hyväksyminen Hyväksytään lomake kirjoitusasutarkastuksen jälkeen ja todetaan, että piirinjohtaja informoi asiasta säätiön hallitusta. 18. Seuraava kokous Toimistohenkilökunnan ja piirihallituksen yhteinen kokous Turussa, seuraava PH esitys Päätetään kokouksen valmistelusta 19. Seuraavan kokouksen aiheita Markkinointisuunnitelma, toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen, syyskokouksen esityslista ja materiaali, vuosikirjan sisällysluettelon hyväksyminen, ph:n ja toimistohenkilökunnan kokouksen päätökset Tapahtuneet-luettelo hyväksyttäväksi 20. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri