Viitta. Talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu

Transkriptio

1 Viitta Talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu

2 Sisältö Viitta-itsearvioinnin lähtökohdat ja tavoitteet Itsearviointiprosessi ja roolit Työkalun rakenne Vastaajien valinta ja aloitustilaisuus Vastauslomakkeen esittely Tulosten analysointi

3 Viitta-työkalun lähtökohdat Palvelukeskuksiin siirtymisen myötä virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon rooli muuttuu olennaisesti Myös tehtävien, toimintatapojen ja prosessien uudelleenorganisointi on välttämätöntä Palvelukeskukseen siirrettyjen tai siirtyvien toimintojen lisäksi on oleellista kehittää myös virastoihin jäävää osaamista ja toimintoja Viitta kattaa koko talous- ja henkilöstöhallinnon, mutta keskittyy erityisesti niiden toimintojen arviointiin ja kehittämiseen, joita ei ole tarkoitus siirtää palvelukeskuksiin, vaan jotka jäävät virastoihin ja joita on tarkoitus vahvistaa Valtiokonttori tukee virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen uudistamista kehittämällä työkalun, jolla voidaan arvioida ja kehittää talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen kokonaisprosessia, erityisesti asiakaspäähän jäävien toimintojen osalta. (VK:n ja VM:n välinen tulossopimus) Viitta on virastoille (ja ministeriöille virastoina) sekä laitoksille suunnattu talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu

4 Työkalun tavoitteet Viitta on toteutettu nelitasoisena kypsyystasomallina (määrittelemätön, määritelty, edistynyt, johtava) Viitta-työkalun tavoitteena on auttaa virastoja arvioimaan talous- ja henkilöstöhallintonsa nykytilaa, määrittämään niille tavoitetilat ja asettamaan kehittämistoimenpiteitä tavoitetilan saavuttamiseksi Työkalu tukee virastoja mm.: - Tarpeellisten talous- ja henkilöstöhallinnon roolien määrittämisessä - Tehtävien, toimintatapojen ja prosessien uudelleenorganisoinnissa - Talous- ja henkilöstöhallinnon ja johdon välisen yhteistyön kehittämisessä Työkalu sisältää kysymyksiä mm. seuraavilta osa-alueilta: - Talous- ja henkilöstöhallinnon rooli viraston toiminnan suunnittelussa, seurannassa ja analysoinnissa - Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien määrittely, ohjeistaminen ja niistä viestiminen - Talous- ja henkilöstöhallinnon osaamisen kehittäminen Työkalun avulla kerätään myös tietoa virastojen ja hallinnonalojen välistä benchmarkingia varten myöhemmin selostetulla tavalla Itsearviointiprosessin suorittaminen on virastolle vapaaehtoista

5 Miksi viraston kannattaa tehdä Viitta-itsearviointi? Työkalun avulla saadaan tietoa viraston talous- ja henkilöstöhallinnon nykytilasta Työkalun avulla voidaan määrittää tavoitetila Työkalu paljastaa vahvoja alueita ja kehityskohteita Viitan tulosten perusteella voidaan priorisoida kehitystoimenpiteitä Kyselyn kypsyystasoista saa vinkkejä parhaisiin käytäntöihin Kyselyn avulla voidaan paremmin sopeutua palvelukeskusasiakkuuteen ja Kieku-tietojärjestelmään Benchmarking-aineiston avulla voidaan tehdä vertailuja muihin virastoihin tai hallinnonaloihin

6 Miten työkalu on syntynyt? Viitta projektiin on osallistunut talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoita seuraavista organisaatioista: Valtiokonttori, VM, SM, Tulli, PLM, PV, OM, LVM, TEM, UM, PRH, Evira sekä MMM Työkalun rakentamista on ollut tukemassa myös Deloitte, jonka globaaleihin talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökaluihin Viitta perustuu Työkalun sisältö on syntynyt muokkaamalla edellä mainittujen asiantuntijoiden voimin Deloitten itsearviointityökaluja valtionhallinnon tarpeita vastaaviksi Työkalun teknisestä ja sisällöllisestä ylläpidosta vastaa Valtiokonttori Työkalu on luotu virastojen omaan käyttöön toisin sanottuna sen tarkoitus on auttaa virastoja itse arvioimaan ja kehittämään talous- ja henkilöstöhallintoaan Itsearvioinnin toteuttaminen on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa kaikille (tulossopimus) virastoille, laitoksille ja ministeriöille

7 Viitta ja Kieku Viitta itsearvioinnin voi suorittaa koska tahansa (eli työkalua voivat hyödyntää hyvin myös ne virastot, joilla Kieku käyttöönotto ei vielä ole ajankohtainen), mutta mielellään viimeistään vuosi ennen ko. käyttöönottoa Huom! Kiekun käyttöönotosta vastaavia henkilöitä ei tulisi valita Viitta koordinaattoriksi, sillä Viitta - koordinaattorin tehtävät vievät runsaasti aikaa

8 Työkalun tekniset vaatimukset Työkalu perustuu Microsoft Office Exceliin Työkalun toimii Microsoft Office Excel versioilla 2003 ja 2007 Erillinen itsearviointilomake toimii lisäksi myös Open Office:lla Viitta koordinaattorin roolin toteuttaminen vaatii Excel makrojen käyttöä (makrojen käyttöönotto on ohjeistettu koordinaattorin/ ylläpitäjän ohjeessa) Erillinen itsearviointilomake ei vaadi Excel makroja toimiakseen (vastaajan ei siis tarvitse kytkeä makroja päälle)

9 Sisältö Viitta-itsearvioinnin lähtökohdat ja tavoitteet Itsearviointiprosessi ja roolit Työkalun rakenne Vastaajien valinta ja aloitustilaisuus Vastauslomakkeen esittely Tulosten analysointi

10 Itsearviointiprosessin vaiheet Projektin aloitus virastossa ja Viittakoordinaattorin valinta Työkalun luovuttaminen koordinaattorille Tekninen osuus Virastojen itsearviointien konsolidointi esim. hallinnonaloittain, viraston koon mukaan tms. Tulosten analysointi ja vertailu esim. muihin hallinnonaloihin Palautteen kerääminen Viraston koordinaattorin perehdyttäminen työkaluun ja prosessiin Vastaajien valitseminen ja perehdytys Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Itsearvioinnin tulosten analysointi Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Itsearviointilomakkeiden luominen Itsearviointilomakkeen täyttäminen Kehittämistoimenpiteiden tarkistuspiste Vastaajan vastuulla Viraston koordinaattorin vastuulla Viraston johdon vastuulla Valtiokonttorin vastuulla Tiia Vettenranta

11 Itsearviointiprosessi Projektin aloitus virastossa ja Viittakoordinaattorin valinta Viraston johto päättää toteuttaa Viitta itsearvioinnin Viraston johto nimeää Viitta koordinaattorin, joka toimii itsearvioinnin projektipäällikkönä virastossa Viraston koordinaattorin perehdyttäminen työkaluun ja prosessiin Viitta koordinaattori ottaa yhteyttä Valtiokonttoriin Viitta koordinaattori kutsutaan Valtiokonttorin järjestämään perehdytystilaisuuteen Koordinaattori perehdytetään itsearviointiprosessiin ja opastetaan luomaan erilliset itsearviointilomakkeet itsearviointityökalulla sekä toimittamaan, kokoamaan ja konsolidoimaan itsearviointilomakkeet Työkalun luovuttaminen koordinaattorille Perehdytyksen jälkeen Viitta koordinaattorille luovutetaan sekä itsearviointityökalu että konsolidointityökalu (joko Internetistä omalle koneelle lataamalla, CD:llä/ muistitikulla tai mahdollisesti sähköpostitse) Samalla koordinaattori sopii Valtiokonttorin kanssa itsearvioinprosessiin liittyvien tilaisuuksien järjestämisestä (aloitustilaisuus, tulosten alustava analysointi sekä tulosten analysointitilaisuus kaikille vastaajille) ja huolehtii siitä, että sovitut henkilöt saapuvat ko. tilaisuuksiin

12 Itsearviointiprosessi Vastaajien valitseminen ja perehdytys Viitta koordinaattori valitsee yhteistyössä johdon sponsorin kanssa vastaajat itsearviointprosessiin Koordinaattori sopii Valtiokonttorin kanssa itsearvioinnin aloitustilaisuuden (n. 1,5 h) järjestämisestä virastossa Koordinaattori kutsuu aloitustilaisuuteen kaikki virastosta itsearviointiproesessiin osallistuvat henkilöt Aloitustilaisuuden avaavat Viitta koordinaattori ja johdon sponsori Koordinaattori perehdyttää vastaajat itsearviointiprosessiin ja työkalun käyttöön Itsearviointilomakkeiden luominen Viitta koordinaattori valitsee yhteistyössä johdon sponsorin kanssa jokaiselle vastaajalle sopivat kysymykset tälle luotavaan itsearviointilomakkeeseen (Valtiokonttorin ohjeistuksen pohjalta) Koordinaattori luo vastaajille/ vastaajaryhmille omat itsearviointilomakkeet Viitta työkalulla Koordinaattori toimittaa vastauslomakkeet ja niihin liittyvän sanaston sekä ohjeet sähköpostitse vastaajille Itsearviointilomakkeen täyttäminen Vastaajat vastaanottavat itsearviointilomakkeet ja tallentavat ne omiin tiedostoihinsa Vastaajat täyttävät itsearviointilomakkeet sovitun vastausajan puitteissa Vastaajat toimittavat täytetyn itsearviointilomakkeen takaisin koordinaattorille sähköpostitse

13 Itsearviointiprosessi Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Viitta koordinaattori kokoaa kaikki täytetyt vastauslomakkeet Koordinaattori konsolidoi virastotason (ym.) tulokset konsolidointityökalun avulla Koordinaattori toimittaa konsolidoidut virastotason tulokset Valtiokonttoriin Itsearvioinnin tulosten analysointi Viitta koordinaattori ja Valtiokonttori alustavasti analysoivat yhdessä viraston tuloksia (n. 2 3 h tilaisuus) Viitta koordinaattori luo analyysin pohjalta esitettävän materiaalin tulosten analysointitilaisuuteen/ tilaisuuksiin (esim. 2 x 2 h tilaisuudet) Tulosten analysointitilaisuus Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Virasto asettaa kehittämistoimenpiteitä itsearvioinnin tulosten pohjalta Virasto vastuuttaa ja aikatauluttaa toimenpiteet Virasto sopii toimenpiteiden toteuttamisen seurannasta

14 Itsearviointiprosessi Virastojen itsearviointien konsolidointi esim. hallinnoaloittain, viraston koon mukaan tms. Valtiokonttori vastaanottaa virastotason tulokset Valtiokonttori konsolidoi tulokset haluamallaan tavalla (esim. hallinnonalatasolla) Tulosten analysointi ja vertailu esim. muihin hallinnonaloihin Valtiokonttori analysoi virastotason ja esim. hallinnonalatason tuloksia suhteessa muihin virastoihin/ hallinnonaloihin/ tms. Valtiokonttori kommunikoi analyysin tuloksista itsearvioinnin suorittaneille virastoille Palautteen kerääminen Valtiokonttori kerää palautetta Viitta-työkalusta Kehittämistoimenpiteiden tarkistuspiste Valtiokonttori selvittää viraston asettamien kehittämistoimenpiteiden tilanteen noin 6-12 kk itsearvioinnin suorittamisesta (esim. Digium-kyselyllä)

15 Itsearviointiprosessin roolit Valtiokonttorin Viittavastuuhenkilö(t) Ylläpitää Viitta työkalua Perehdyttää koordinaattorin Viitta työkalun käyttöön ja koordinaattorin rooliin Toimittaa työkalun koordinaattorille Perehdyttää vastaajat yhteistyössä koordinaattorin kanssa Analysoi itsearvioinnin tuloksia yhteistyössä koordinaattorin kanssa Analysoi itsearviointituloksia hallinnonala tms. tasolla ja viestii niistä virastolle Viraston Viitta - koordinaattori Kts. seuraavat kalvot Vastaajat Osallistuvat itsearviointiprojektin aloitustilaisuuteen Täyttävät ja toimittavat koordinaattorille sovitussa ajassa heille lähetetyn itsearviointilomakkeen Osallistuvat tulosten analysointitilaisuuteen Osallistuvat tulosten pohjalta laadittavien toimenpiteiden suunnitteluun Johdon sponsori Johdon sponsorilla on erittäin kriittinen rooli itsearviointiprojektin onnistumisen kannalta Hänen tehtävänään on mm. markkinoida projektia virastossa ja sitouttaa ylin johto itsearvioinnin suorittamiseen Johdon sponsori osallistuu lisäksi itsearviointiprosessin vastaajien valintaan, aloitustilaisuuden fasilitointiin, kysymysten kohdistamiseen vastaajille, tulosten analysointiin sekä kehittämistoimenpiteiden asettamiseen ja seurantaan

16 Viitta-koordinaattorin tehtävät 1/3 Viraston Viitta koordinaattorin tehtävä on kriittinen projektin onnistumisen kannalta ja koordinaattoriksi onkin syytä valita henkilö(t), jolla on syvä asiantuntemus talous- ja henkilöstöhallinnosta sekä viraston strategisesta ja toiminnan suunnittelusta ja näihin liittyvien prosessien kehittämisestä Viitta koordinaattori voi olla joko yksi henkilö, joka tuntee kaikki yllämainitut toiminnot, tai vaihtoehtoisesti kaksi eri henkilöä, jotka voivat yhdessä hoitaa alla kuvatut koordinaattorin tehtävät Koordinaattori vastaa itsearvioinnin tavoitteiden viestinnästä, aikataulun ja resurssien käytön suunnittelusta sekä tulosten viestinnästä ja hyödyntämisestä yhteistyössä johdon sponsorin kanssa Koordinaattori toimii itsearviointiprosessin projektipäällikkönä Koordinaattori osallistuu Valtiokonttorin järjestämään perehdytystilaisuuteen

17 Viitta-koordinaattorin tehtävät 2/3 Vastaajien valinta ja perehdytys Viraston koordinaattorin vastuulla on huolehtia, että itsearviointiprosessiin valitaan sopiva vastaajajoukko Koordinaattori järjestää itsearvioinnin aloitustilaisuuden ja vastaajien perehdyttämisen (tarvittaessa yhteistyössä Valtiokonttorin kanssa) Itsearviointilomakkeiden luominen Koordinaattori päättää, mihin aihealueisiin ja mihin kysymysalueisiin kukin vastaaja vastaa (esim. kaikki taloushallinnon kysymykset, osa henkilöstöhallinnon kysymyksistä jne.) Koordinaattori luo vastaajille sopivat itsearviointilomakkeet Itsarviointilomakkeiden täyttäminen/vastausaika Myös Viitta koordinaattorin/ koordinaattoreiden olisi hyvä täyttää itsearviointilomake eli toimia vastaajana, sillä tämä helpottaa tulosten analysointiin osallistumista Viitta koordinaattori toimii ensisijaisena tukihenkilönä vastaajille ja ratkoo mahdollisia ongelmia Valtiokonttorin tukemana

18 Viitta-koordinaattorin tehtävät 3/3 Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Koordinaattori kokoaa valmiit itsearviointilomakkeet ja konsolidoi ne viraston tarpeiden mukaisesti (esim. virastotason vastaukset, johdon vastaukset, henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden vastaukset tms.) Itsearvioinnin tulosten analysointi Koordinaattori analysoi alustavasti itsearvioinnin tuloksia ja muokkaa niitä esitettävään muotoon Koordinaattori järjestää tulosten analysointitilaisuuden/ tilaisuudet kaikille vastaajille (max noin 15 henkilöä) yhteistyössä Valtiokonttorin kanssa Koordinaattori huolehtii siitä, että itsearvioinnin tuloksista johdetaan kehitystoimenpiteitä Tarvittaessa, Viitta koordinaattori viestii tuloksista ja kehitystoimenpiteistä muulle organisaatiolle

19 Itsearviointiprojektin esimerkkiaikataulu Vaihe 1: Aloitus Projektin aloitus Koordinaattorin perehdyttäminen Työkalun luovuttaminen Vastaajien valitseminen Vaihe 2: Itsearviointi Vastaajien perehdyttäminen Itsearviointilomakkeen luonti Itsearvioinnin täyttäminen Vaihe 3: Analysointi Tietojen konsolidointi Vastausten ja tulosten analysointi Vaihe 4: Tavoitteet Kehittämistoimenpiteiden asettaminen = erikseen järjestettävä tilaisuus Viikko

20 Muistilista sovittavista tilaisuuksista Koordinaattorin perehdyttäminen - 2 h - Valtiokonttorin tiloissa Vastaajien perehdyttäminen - 1,5 h - Viraston tiloissa, aloitustilaisuus Tulosten alustava analysointi h - Viraston tiloissa Tulosten analysointitilaisuus/ tilaisuudet kaikille vastaajille h tilaisuus - Viraston tiloissa

21 Sisältö Kokouksen avaus Viitta-itsearvioinnin lähtökohdat ja tavoitteet Itsearviointiprosessi ja roolit Työkalun rakenne Vastaajien valinta ja aloitustilaisuus Vastauslomakkeen esittely Tulosten analysointi

22 Työkalun rakenne Talous- ja henkilöstöhallinnolle yhteiset prosessit (105) Taloushallinto (57) Henkilöstöhallinto (61) Strateginen suunnittelu ja toiminnan suunnittelu, seuranta ja analysointi (42) Ministeriön taha ja heha ohjaus ja koordinointi (10) Taha / Heha tuki muulle hallinnolle (10) Johtaminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon organisointi (18) Taha / Heha toimintatavat ja prosessit (10) Taha / Heha henkilöstö ja osaaminen (4) Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja informaatio (11) Taloushallinnon toiminnan organisointi (4) Tilauksesta perintään (4) Hankinnasta maksuun (16) Kirjanpito (12) Sisäinen laskenta (21) Resursointi (12) Suorituksen johtaminen ja kokonaispalkitseminen (12) Osaamisen johtaminen ja kehittäminen (8) Johtamisen edellytysten parantaminen (6) Työhyvinvointi (11) Hallinnolliset prosessit (9) Henkilöstöhallinnon toiminnan organisointi (2) Kysymyksiä yhteensä 223 kpl Neuvottelutoiminta (1)

23 Sisältö Kokouksen avaus Viitta-itsearvioinnin lähtökohdat ja tavoitteet Itsearviointiprosessi ja roolit Työkalun rakenne Vastaajien valinta ja aloitustilaisuus Vastauslomakkeen esittely Tulosten analysointi

24 Vastaajien valinta (1/2) Vastaajien tulisi kattaa mahdollisimman laajasti kaikki edellä kuvatut talous- ja henkilöstöhallinnon osa-alueet Tämän lisäksi vastaajia tulisi olla kaikista vastaajarooleista: - 5 roolin jaolla: viraston substanssijohto, talous- ja henkilöstöjohto sekä talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat (esim. 5 henkilöä jokaisesta joukosta vastaajajoukkoa voi painottua talous- ja henkilöstöhallintoon, mutta substanssijohdon edustajia on kuitenkin syytä olla vähintään 20 % vastaajajoukosta) - 10 roolin jaolla: viraston substanssijohto, talousjohto, talousasiantuntija, johdon raportoija, henkilöstöjohto, henkilöstöasiantuntija, henkilöstön kehittäjä, henkilöstösihteeri, matka-asiantuntija ja hankinta-asiantuntija Vastaajat valitaan otoksena vastaajajoukosta. Vastaajia tulisi olla noin 10 % vastaajajoukosta (suositeltava lukumäärä noin henkilöä max. 50 henkilöä. Vastaajien lukumäärä riippuu vastaajaroolien lukumäärästä) Tulosten analysointitilaisuuteen tulisi osallistua noin henkilöä (eli mahdollisesti vain osa vastaajista, mikäli vastaajia on yli 15) Mikäli tiettyjen osa-alueiden (esim. hankinta, matkahallinto) asiantuntemusta ei talous- tai henkilöstöhallinnosta löydy, voi itsearviointiin tältä osin halutessa sisällyttää myös ko. organisaatioiden edustajia Erillisestä vastaajarooleja kuvaavasta esityksestä näkee ehdotuksen kullekin roolille valittavista kysymysalueista. Kysymyslomakkeet ovat kuitenkin koordinaattorin vapaasti räätälöitävissä toisin sanottuna, mikäli yksittäisen vastaajan profiili ei vastaa mitään kuvattua asiantuntijatasoa, voi kuvatuista suosituksista poiketa ja suunnata ko. henkilölle esim. osan substanssijohdolle ja osan taloushallinnon asiantuntijalle suunnatuista kysymyksistä.

25 Vastaajien valinta (2/2) Kysymyslomakkeet tulee luoda niin, että jokaiseen osa-alueeseen vastaa kuitenkin useampi kuin yksi vastaaja Mikäli vastaajalla ei jostain hänelle luodun kysymyslomakkeen osa-alueesta ole kokemusta, voi hän valita vastausvaihtoehdon En osaa sanoa (tämän vaihtoehdon runsasta käyttöä tulee kuitenkin välttää) Aloitustilaisuus Kaikkien itsearviointiprosessiin osallistuvien henkilöiden (koordinaattori(t), johdon sponsori, vastaajat) tulee osallistua itsearvioinnin aloitustilaisuuteen Tilaisuuteen on hyvä varata aikaa 1,5 tuntia Aloitustilaisuudessa käsitellään mm.: - Viitta itsearviointityökalun tausta ja tavoitteet - Itsearvioinnin aikataulu - Työkalun rakenne ja osa-alueet asiantuntijatasoittain - Vastauslomake - Tulostenkäsittelytilaisuuden järjestäminen Valtiokonttori tukee virastoja aloitustilaisuuksien järjestämisessä

26 Vastauslomakkeet ja vastaajaroolit Viitta-koordinaattori luo jokaiselle vastaajalle sopivan vastauslomakkeen Vastauslomakkeet on hyvä suunnitella huolella, jotta vastaajat saavat kyselyyn sellaisia osa-alueita joista heillä on tietämystä Valtiokonttori on tehnyt ehdotelman 5 ja 10 erilaisesta vastaajaroolista 5 roolin jako sopii paremmin pienemmille virastoille, 10 roolin jako suuremmille 5 roolin jaossa vastaajaroolit ovat: substanssijohto, talousjohto, talousasiantuntija, henkilöstöjohto ja henkilöstöasiantuntija 10 roolin jaossa vastaajaroolit ovat: substanssijohto, talousjohto, talousasiantuntija, johdon raportoija, henkilöstöjohto, henkilöstöasiantuntija, henkilöstön kehittäjä, henkilöstösihteeri, hankinta-asiantuntija ja matka-asiantuntija Vastaajaroolikuvaukset on kerrottu tarkemmin erillisessä liitteessä

27 Sisältö Kokouksen avaus Viitta-itsearvioinnin lähtökohdat ja tavoitteet Itsearviointiprosessi ja roolit Työkalun rakenne Vastaajien valinta ja aloitustilaisuus Vastauslomakkeen esittely Tulosten analysointi

28 Vastauslomakkeen esittely Aihealue: Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Kysymysalue: Strateginen suunnittelu ja toiminnan suunnittelu, seuranta ja analysointi Alakysymysalue: Strategisen suunnittelun tukeminen # Kysymys 1. Määrittelemätön 2. Määritelty 3. Edistynyt 4. Johtava 1 Miten strategisen suunnittelun aikahorisontti on määritetty? Strategisen suunnittelun aikahorisontti määrittyy tapauskohtaisesti, eikä sillä ole suoraa yhteyttä viraston ulkopuolisten tahojen (esim. eduskunta/ ministeriö) toimiin. Strategisen suunnittelun aikahorisontti on määritetty viraston ulkopuolisten tahojen toimesta esim. TTS- kausi, hallituskausi tms. Strategisen suunnittelun aikahorisontti perustuu vakioaikaväliin kuten 3 tai 5 vuotta ja se perustuu organisaation suunnitelmalliseen toimintaan kuten visioon ja tavoitteiden asettamiseen. Tärkeimmät suunnittelutehtävät liittyvät ulkopuolisten tahojen asettamiin suunnittelutehtäviin (esim. TTS laatimiseen). Strategisen suunnittelun aikahorisontti on systemaattisesti johdettu viraston toiminnan luonteesta, kiinnittäen huomioita mm. seuraaviin seikkoihin: investoinnit (suuruus, pitoaika, takaisinmaksuaika) hankkeet (kesto, tavoitteiden toteutumisen seurannan aikajänne) toiminnan ja toimintaympäristön ennakoitavuus toimintaympäristön muutosvauhti ja syklien pituus Tärkeimmät suunnittelutehtävät on integroitu tarpeellisilta osin ulkopuolisten tahojen asettamiin suunnittelutehtäviin (esim. Kehys/TTS laatiminen). x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Nykytila Vastaa x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Tavoitetila Vastaa 2 Miten henkilöstönäkökulma tulee esille viraston strategisessa suunnittelussa? Henkilöstönäkökulma ei ole mukana viraston strategisessa suunnittelussa. Yksittäisiä henkilöstökysymyksiä esim. resursointia, käsitellään muusta suunnittelusta erillisenä henkilöstöhallinnon osana. Henkilöstönäkökulma ei ole mukana viraston strategisessa suunnittelussa. Henkilöstöön liittyviä suunnitelmia tehdään, mutta suunnittelua ja toimenpiteitä toteutetaan erillisinä henkilöstöhallinnon prosesseina. Henkilöstönäkökulma on osa strategista suunnittelua. Henkilöstönäkökulmassa otetaan kantaa henkilöstötyön painopistealueisiin, esim. pitkän tai lyhyen aikavälin osaamistarpeisiin, henkilöstön määrään ja rakenteeseen. Suunnitelmissa ei ole määritetty toimenpiteitä, joilla toteuttaminen mahdollistetaan tai seurantaa toimenpiteiden varmistamiseksi. Henkilöstönäkökulma on osa strategista suunnittelua, jonka pohjalta määritellään henkilöstötyön painopistealueet. Henkilöstönäkökulmassa otetaan kantaa mm. pitkän aikavälin osaamistarpeisiin, henkilöstön määrään ja rakenteeseen sekä henkilöstöön liittyviin riskeihin. Suunnitelmassa on määritetty myös toimenpiteet, joita tavoitteiden toteutuminen vaatii. Näiden toimenpiteiden toteutumista mitataan ja seurataan säännöllisesti ja järjestelmällisesti muiden strategiasta johdettujen toimenpiteiden rinnalla. x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Nykytila Vastaa x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Tavoitetila Vastaa

29 Huomioita itsearviointilomakkeesta Virasto/ ministeriö voi itse määrittää tavoitetasonsa kaikissa tapaukissa johtava ei ole soveltuvin taso ko. organisaatiolle Huom! Joissain tapauksissa tavoitetila voi myös olla nykytilaa alempi taso jos esim. virasto huomaa panostavansa liikaa ns. ei-kriittisiin toimintoihin Virasto/ ministeriö saattaa tunnistaa toimintaansa kuvaavia ominaisuuksia usealta eri kypsyystasolta. On myös mahdollista, että yksikään kypsyystaso ei 100 prosenttisesti vastaa ko. viraston nyky- tai tavoitetilaa. Koska työkalun pääasiallisena tarkoituksena on auttaa virastoja/ ministeriöitä tunnistamaan talous- ja henkilöstöhallintonsa kehittämistarpeet ja aikaansaada keskustelua johdon ja talous- sekä henkilöstöhallinnon välille, tästä ei kuitenkaan tulisi muodostua ongelmaa Kypsyystasot on laadittu niin, että suurin tasojen välinen ero ilmenee tasojen määritelty ja edistynyt välillä

30 Sisältö Kokouksen avaus Viitta-itsearvioinnin lähtökohdat ja tavoitteet Itsearviointiprosessi ja roolit Työkalun rakenne Vastaajien valinta ja aloitustilaisuus Vastauslomakkeen esittely Tulosten analysointi

31 Tulosten analysointi Viitta-koordinaattori luo virasto-/ ministeriötason tulokset konsolidointityökalun avulla Viitta-koordinaattori ja Valtiokonttorin edustajat analysoivat alustavasti tulokset ja siirtävät ne esitettävään muotoon Tämän jälkeen järjestetään tulosten analysointitilaisuus tai - tilaisuudet, joihin kaikkien vastaajien tulisi mahdollisuuksien mukaan osallistua (kuitenkin max 20 henkilöä per tilaisuus) Tulosten analysointiin on syytä varata runsaasti aikaa esim. järjestämällä noin 2 4 tunnin tilaisuus Tilaisuuksien agendalla mm.: - Itsearvioinnin tulosten hyödyntäminen - Yleiskuva vastauksiin (vastaajamäärät jne.) - Tärkeimmät havainnot tuloksissa - Keskustelua kehitysideoista (ryhmätyönä, jos mahdollista) - Miten viestiä tuloksista ja kehitystoimenpiteistä muulle organisaatiolle?

32 LIITTEET Viitta itsearviointityökalu Viitta konsolidointityökalu Viitta sanasto Viitta ylläpitäjän ja koordinaattorin käyttöohje Viitta vastaajan käyttöohje Viitta vastaajaroolit

33 Lisätietoja