Itsearviointiprosessin vaiheet

Transkriptio

1 n vaiheet Projektin aloitus virastossa ja Viittakoordinaattorin valinta Työkalun luovuttaminen koordinaattorille Tekninen osuus Virastojen itsearviointien konsolidointi esim. hallinnonaloittain, viraston koon mukaan tms. Tulosten analysointi ja vertailu esim. muihin hallinnonaloihin Palautteen kerääminen Viraston koordinaattorin perehdyttäminen työkaluun ja prosessiin Vastaajien valitseminen ja perehdytys konsolidointi Itsearvioinnin analysointi Tavoitteiden asettaminen perusteella luominen Itsearviointilomakkeen täyttäminen Kehittämistoimenpiteiden tarkistuspiste Vastaajan vastuulla Viraston koordinaattorin vastuulla Viraston johdon vastuulla Valtiokonttorin vastuulla

2 Projektin aloitus virastossa ja Viittakoordinaattorin valinta Viraston johto päättää toteuttaa Viitta itsearvioinnin Viraston johto nimeää Viitta koordinaattorin, joka toimii itsearvioinnin projektipäällikkönä virastossa Viraston koordinaattorin perehdyttäminen työkaluun ja prosessiin Viitta koordinaattori ottaa yhteyttä Valtiokonttoriin Viitta koordinaattori kutsutaan Valtiokonttorin järjestämään perehdytystilaisuuteen Koordinaattori perehdytetään itsearviointiprosessiin ja opastetaan luomaan erilliset itsearviointilomakkeet itsearviointityökalulla sekä toimittamaan, kokoamaan ja konsolidoimaan itsearviointilomakkeet Työkalun luovuttaminen koordinaattorille Perehdytyksen jälkeen Viitta koordinaattorille luovutetaan sekä itsearviointityökalu että konsolidointityökalu (CD:llä/ muistitikulla tai mahdollisesti sähköpostitse) Samalla koordinaattori sopii Valtiokonttorin kanssa itsearvioinprosessiin liittyvien tilaisuuksien järjestämisestä (aloitustilaisuus, alustava analysointi sekä analysointitilaisuus kaikille vastaajille) ja huolehtii siitä, että sovitut henkilöt saapuvat ko. tilaisuuksiin

3 Vastaajien valitseminen ja perehdytys Viitta koordinaattori valitsee yhteistyössä johdon sponsorin kanssa vastaajat itsearviointprosessiin Koordinaattori sopii Valtiokonttorin kanssa itsearvioinnin aloitustilaisuuden (n. 1,5 h) järjestämisestä virastossa Koordinaattori kutsuu aloitustilaisuuteen kaikki virastosta itsearviointiproesessiin osallistuvat henkilöt Aloitustilaisuuden avaavat Viitta koordinaattori ja johdon sponsori Koordinaattori perehdyttää vastaajat itsearviointiprosessiin ja työkalun käyttöön luominen Viitta koordinaattori valitsee yhteistyössä johdon sponsorin kanssa jokaiselle vastaajalle sopivat kysymykset tälle luotavaan itsearviointilomakkeeseen (Valtiokonttorin ohjeistuksen pohjalta) Koordinaattori luo vastaajille/ vastaajaryhmille omat itsearviointilomakkeet Viitta työkalulla Koordinaattori toimittaa vastauslomakkeet ja niihin liittyvän sanaston sekä ohjeet sähköpostitse vastaajille Itsearviointilomakkeen täyttäminen Vastaajat vastaanottavat itsearviointilomakkeet ja tallentavat ne omiin tiedostoihinsa Vastaajat täyttävät itsearviointilomakkeet sovitun vastausajan puitteissa Vastaajat toimittavat täytetyn itsearviointilomakkeen takaisin koordinaattorille sähköpostitse

4 konsolidointi Viitta koordinaattori kokoaa kaikki täytetyt vastauslomakkeet Koordinaattori konsolidoi virastotason (ym.) tulokset konsolidointityökalun avulla Koordinaattori toimittaa konsolidoidut virastotason tulokset Valtiokonttoriin Itsearvioinnin analysointi Viitta koordinaattori ja Valtiokonttori alustavasti analysoivat yhdessä viraston tuloksia (n. 2 3 h tilaisuus) Viitta koordinaattori luo analyysin pohjalta esitettävän materiaalin analysointitilaisuuteen/ tilaisuuksiin (esim. 2 x 2 h tilaisuudet) Tulosten analysointitilaisuus Tavoitteiden asettaminen perusteella Virasto asettaa kehittämistoimenpiteitä itsearvioinnin pohjalta Virasto vastuuttaa ja aikatauluttaa toimenpiteet Virasto sopii toimenpiteiden toteuttamisen seurannasta

5 Virastojen itsearviointien konsolidointi esim. hallinnoaloittain, viraston koon mukaan tms. Valtiokonttori vastaanottaa virastotason tulokset Valtiokonttori konsolidoi tulokset haluamallaan tavalla (esim. hallinnonalatasolla) Tulosten analysointi ja vertailu esim. muihin hallinnonaloihin Valtiokonttori analysoi virastotason ja esim. hallinnonalatason tuloksia suhteessa muihin virastoihin/ hallinnonaloihin/ tms. Valtiokonttori kommunikoi analyysin tuloksista itsearvioinnin suorittaneille virastoille Palautteen kerääminen Valtiokonttori kerää palautetta Viitta-työkalusta Kehittämistoimenpiteiden tarkistuspiste Valtiokonttori selvittää viraston asettamien kehittämistoimenpiteiden tilanteen noin 6-12 kk itsearvioinnin suorittamisesta (esim. Digium-kyselyllä)

6 Itsearviointiprojektin esimerkkiaikataulu Vaihe 1: Aloitus Projektin aloitus Viikko Koordinaattorin perehdyttäminen Työkalun luovuttaminen Vastaajien valitseminen Vaihe 2: Itsearviointi Vastaajien perehdyttäminen Itsearviointilomakkeen luonti Itsearvioinnin täyttäminen Vaihe 3: Analysointi Tietojen konsolidointi Vastausten ja analysointi Vaihe 4: Tavoitteet Kehittämistoimenpiteiden asettaminen = erikseen järjestettävä tilaisuus