Visma Econet Pro Palkat

Transkriptio

1 1 (13) Visma Econet Pro Palkat Ohjelmaversio 7.10 Oppaan päiväys: Asiakaspalvelu ja tuki: Econet Forum: Helpdesk: Mikäli teillä ei vielä ole Helpdesk-tunnuksia, ne voi tilata osoitteesta: Puhelintuki: Visma Econet (palvelusopimusasiakkaat) Visma Econet (ei palvelusopimusta) (2,53 /min +pvm) Visma Monipankki -asiakkaille on oma tukinumero: Visma Maksuliikenne Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy,

2 2 (13) Alla on kuvattu Visma Econet Pro Palkat -ohjelman muutokset päivityksen jälkeen. 1. Uudet ominaisuudet 1.1 Vuosi-ilmoitukset 2012 Ohjelmaan on päivitetty vuoden 2012 tietojen vuosi-ilmoitusraportit. 1.2 Vuoden 2013 luvut Ohjelmaan on lisätty vuotta 2013 koskevat uudet arvot luontaiseduille ja kustannusten korvauksille. Tiedot tarkistetaan ennen yrityksen tietokannan päivittämistä valinnalla Työkalut Uudet palkkatekijät. Lue lisää vuodenvaihteen aiheuttamista toimenpiteistä Infolinen Asiakastuen sivulla olevasta Vuodenvaihdetoimet-dokumentista. Dokumentti löytyy sivun linkeistä. 1.3 Palkkaerittelyt Maventan tulostuspalveluun Versiopäivityksen jälkeen ohjelmalla on mahdollista muodostaa Maventa-palvelua varten pakattu tiedosto, jossa on palkkakauden palkkaerittelyt pdf-tiedostoina. Lisää ohjauskoodi MAVENTA, tekstiksi hakemistopolku, esim. C:\Econet Pro\Maventa (luo kansio ensin). Teksti2-kenttään määritellään zip-tiedostopolku ja tiedostonimi, esim. C:\Econet Pro\Out\Maventa.zip (luo kansio ensin). Määrittele henkilökortille palkkaerittelyn muodoksi Maventa: Tapahtumat Palkkakauden listat Palkkaerittelyt Valitse palkkaerittelyjen tulostuksen yhteydessä optio Maventa:

3 3 (13) Maventa-kansioon syntyvät työntekijöiden palkkaerittelyt tulostuksen yhteydessä. Tiedostot lisätään ajon aikana myös zip-tiedostoon. Ohjelma ei lähetä zip-tiedostoa automaattisesti Maventaan, vaan tiedosto pitää poimia Maventa-palvelussa lähetettäväksi. Maventa toimittaa palkkaerittelyt palkansaajille postitse. Huom! Maventan kanssa pitää tehdä sopimus ko. palvelun käyttämisestä. Dokumentin Lisäohjeet-otsikon alla kerrotaan zip-tiedostojen käsittelystä Maventa-palvelussa. 1.4 Veronumeropyyntö Ohjelmaan on lisätty mahdollisuus noutaa verottajalta veronumerot (rakennusala). Aikaisemmin veronumeron pystyi noutamaan verokorttien noudon yhteydessä, mutta nyt ne voidaan pyytämään verottajalta erikseen. Määrittele Liitännät Veroviraston yhteystiedot -tauluun veronumerotiedot aineistopyyntöä ja aineiston lukua varten. Esimerkki kuvan tiedostonimet ovat viitteellisiä.

4 4 (13) Liitännät Verokorttipyyntö on muuttunut päävalikossa muotoon Liitännät Verokortti/- numeropyyntö, ja toiminnossa voidaan muodostaa joko verokorttien ja veronumerojen pyyntöaineistot verottajaa varten. Valitse noudossa optio Veronumero ja tee tarvittaessa rajaukset taulun valinnoilla: Kaikki-painikkeella voit palauttaa näyttöön kaikki rekisterissä olevat henkilöt tai hyväksyä rajausehdot OK-painikkeella. Ohjelma ehdottaa noutoa kaikille niille henkilöille, joilla on määritelty henkilökortille veronumerolle aineistopyyntö (Verotiedot-välilehti), mutta tietoja voidaan taulussa muuttaa ennen tiedoston luontia. Rekisterit Henkilöt Henkilökortti Verotiedot välilehti: Poistamisen syy -kentässä näytetään selitys, mikäli henkilön työsuhde on päättynyt tai henkilötunnus on virheellinen. Työsuhteen päättyneisyys ei estä veronumeron hakua, mutta henkilön puutteellisella sotu-tunnuksella nouto ei onnistu. Veronumeropyyntöön menevään tiedostoon liitetään yrityksen Y-tunnus, ja jos veronumeropyynnön lähettää muu kuin itse yritys (esim. tilitoimisto), pitää aineistossa olla lähettävän yrityksen Y-tunnus. Sen saa määrittämällä: Asetukset Ohjaustiedot Tunnus: PÄÄYRITYS Teksti: veronumeropyyntöä lähettävän esim. tilitoimiston Y-tunnus.

5 5 (13) Jos ohjauskoodia ei ole määritelty, käytetään yritystietojen Y-tunnusta molempiin tietueisiin (lähettävä yritys ja yritys). Kun tarvittavat muutokset pyyntöön liittyen on tehty, muodosta aineisto Tee tiedosto - painikkeella. 1.5 Veronumerojen tuonti Liitännät Verotietojen luku Veronumerot päivitetään ohjelmaan verottajan toimittamalla tiedostolla. Kun optio Veronumerot, ohjelma ehdottaa Veroviraston yhteystietojen asetuksiin määriteltyä tiedostoa luettavaksi. Tiedoston voi muuttaa kolmen pisteen toimintopainikkeen kautta toiseksi. Lue tiedosto järjestelmään OK-painikkeella. Ohjelma ilmoittaa päivitettyjen tietueiden kappalemäärät: 1.6 Tietokannan avaintietojen tarkistus Kun päivityksen jälkeen avataan yrityksen palkanlaskenta, ohjelma tutkii sen tietokannan eri taulujen indeksi-/avainkenttätiedot. Jos tietokannassa on ongelmia käyttöympäristön MS Officen kokoonpanosta johtuen, ohjelma lähtee korjaamaan tilannetta automaattisesti. Vastaa huoltoon Kyllä:

6 6 (13) Ohjelma muistuttaa varmuuskopion ottamisesta ennen korjausajon suorittamista. Jos keskeytät ajon ja otat varmuuskopion tietokannasta, sulje ohjelma ja käynnistä se uudelleen, jolloin yrityksen tietokannan huolto käynnistyy uudelleen. Aloita toiminto OK-painikkeella: Paina tämän jälkeen toimintopainikkeet tässä järjestyksessä: 1. Tyhjennä 2. Pvm asetus 3. Aloita 4. ODOTA tietokannan tapahtumamäärästä ja koneen suorituskyvystä riippuen ajo voi kestää muutamasta minuutista jopa tunteihin. Ohjelma ilmoittaa, kun ajo on suoritettu. 1.7 Palkkaerittelylle kustannuspaikka Palkkojen kirjaus Avoin palkkaerittely Avoimelle palkkaerittelylle saa näkyviin henkilön kustannuspaikka 1 (KP1) -määrityksen. Lisää ohjauskoodi: PP-KP-tekstikenttään K Tällöin avoin palkkaerittely näyttää raportin yläosassa henkilökortille syötetyn kustannuspaikka 1 -tason määrittelyn:

7 7 (13) 1.8 Päivitetty PLTYHJA-tietokanta Päivitys tuo uuden PLTYHJA.mdb-tietokannan asennushakemiston C0-kansioon. Tätä tietokantaa käytetään pohjana, kun uusia yrityksiä luodaan järjestelmään. Tietokantaan tehdyt muutokset: Yritystietoihin muutettu Tilivuosi Tilasto lisätty palkkalajeille 5000, 5010,5100, 5110, 5200,5202, 5210, 5500, 5501, 5503, 5550, 5551, 5554, 5800 ja 5810 Tilastokalenterit päivitetty vuodesta 2012 alkaen Sotu-määritykset korjattu vuosiraportointia varten 0304 tilasto liitetty 1000 tilastoryhmään Ohjaustietomuutokset: EPVA01 muutettu t1000/0304 EPVA08 muutettu t1000/0001+t1000/0026 UOSUMMA-ohjaustietoon lisätty +24 eli on nyt VLPAIVAT-T lisätty tilasto t5000/0363 TUNTIPROS1 päivitetty 9 TUNTIPROS2 päivitetty 11,5 Lisätty tilastoja Työttömyysvakuutusrahastoa varten 0520 Palkansaajan tyött.vak.maksu ja 0530 Osaomistaja tyött.vak.maksu. Nämä tilastot liitetty 1000 Vuositilastoryhmään Lisätty uusi palkkalaji osaomistajalle työttömyysvakuutusmaksulle. Uusi palkkalaji 8246 Osaomistaja työttömyysvakuutusväh, jolle lisätty 0530 tilasto. Palkkalajille Perustiedot-välilehdelle Määrä-kenttään TTIKA*TTVMOSA Palkkatekijä TTVMOSA valittu Käyt-ruutu 8245 palkkalajille lisätty 0520 tilasto 1.9 Kirjanpitotapahtumat SAP-järjestelmään Visma Econet Pro -ohjelmasta voidaan muodostaa kirjanpitoaineisto, joka voidaan lukea sisään SAP-järjestelmään. Toiminnallisuus vaatii vähintään ohjelmaversion Asetukset Ohjaustiedot Tarvittavat uudet ohjaustiedot: SAP-ADP-ohjauskoodin Teksti-kenttään määriteltävä tieto saadaan SAP-järjestelmästä. SAPFILE-ohjauskoodin Teksti-kenttään määritellään hakemistopolku ja tiedostonimi muodostettavalle siirtotiedostolle. Teksi2-kenttään määritellään NH. KPSEL-ohjauskoodin Teksti-kenttään määritellään HNRO. Toimet ennen siirtotiedoston muodostamista: Tapahtumat Palkkakauden listat Muodosta palkkaohjelmalla sisäinen kirjanpitotosite.

8 8 (13) Tämä kirjanpitotosite pitää tehdä ohjelmaversiolla, joka on vähintään Tällöin ohjelma tallettaa selitekenttään henkilönumeron ja päiväyksen. Tarkista muodostettu aineisto Tapahtumat Kirjanpitotapahtumat -valikosta. Siirtotiedoston muodostaminen Tapahtumat Kirjanpitotapahtumat -tiedostoon Valitse siirrettävä aineisto

9 9 (13) Siirtotiedoston luonnissa käytetään pohjatietona aikaisemmin muodostettua kirjanpitotositetta. Tiedosto syntyy ohjaustiedon SAPFILE määräämään paikkaan. Ote syntyneestä esimerkkitiedostosta: CANF537A C CANF537A D CANF537A C CANF537A D CANF537A C CANF537A D CANF537A C

10 10 (13) 2. Korjatut 2.1 Sepa-päivän käsittely viikonloppujen osalta Versiossa on korjattu Sepa-maksupäivän antamat ilmoitukset ei pankkipäivästä siten, että ohjelma ilmoittaa niistä nyt myös sunnuntain osalta. Aikaisemmin ilmoitus näytettiin vain, kun Sepa-maksupäiväksi tuli lauantai. 2.2 Tyhjä kustannuspaikka 3 Korjattu virhe, jossa tyhjän kustannuspaikkatiedon tilalle tuli KP3 kirjanpitoerittelylle. Toimii ohjauskoodilla TYHJÄKP tekstimääritys K. 2.3 Lomalaskenta RAK2-lomapalkkavelkalistalle Raportit Erikoislistat Lomapalkkavelka Raportille on korjattu RAK2-lomalaskennan raportointi. Jos henkilöllä on määriteltynä henkilökohtainen LOMAPROS-tekijä, sen perusteella lomapalkkavelka lasketaan raportille mukaan.

11 11 (13) 3. Muuta ajankohtaista 3.1 Työttömyysvakuutusrahastoon raportointi 2014 Vuoden 2013 maksetuista palkoista työnantaja tulee raportoimaan tiedot Työttömyysvakuutusrahastoon työttömyysvakuutusmaksun perusteita varten (aikaisemmin vakuutusyhtiöön) mennessä. Tulevasta raportoinnista on tiedossa vasta alustavat vaatimukset, ja jotta ilmoitukseen tarvittavat tiedot saadaan tuolloin yrityksen tietokannasta, sinne pitää määritellä uusi palkkalaji osaomistajien tietoja varten. Nämä määritykset pitää tehdä ennen kuin maksetaan vuoden 2013 maksupäivällä olevia palkkoja (myöhemmin tehtäessä pitää tehdä korjauskirjaukset). Tilastot Tilastotekstit Perusta tilastot 0520 ja 0530 Rekisterit Tilastoryhmät Kytke perustetut tilastot vuositilastoryhmään 1000 Palkkalajit Palkkatekijät Yritykset yleiset ja omat tekijät Käyt. Aktivoi palkkatekijä TTVMOSA aktivoimalla valinta Käyt.-kenttään:

12 12 (13) Palkkalajit Palkkalajit 8245 Lisää palkkalajille käyttöön tilasto 0520 Palkkalajit Palkkalajit 8245 Kopioi Kopioi palkkalajista 8245 uusi palkkalaji numerolle 8246 ja nimeä se esim. Osaomistaja työttömyysvakuutusväh. Lisää tälle palkkalajille tilasto 0530 ja poista tilasto Määrittele palkkalajin käyttäytyminen Perustiedot-välilehdelle Määrä-kenttään TTIKA*TTVMOSA.

13 13 (13) 4. Lisäohjeet 4.1 PDF-palkkaerittelyjen käsittely Maventa-palvelussa 1. Palkkaerittelyjen lähetyspalveluun pääset kirjautumalla osoitteeseen ja valitsemalla Palkkalaskelmat vasemmasta sivuvalikosta. 2. Kirjaudu palveluun Maventa/ Autoinvoice-tunnuksilla. 3. Kirjauduttuasi palveluun näet ylälaidassa yrityksen, johon olet kirjautunut ja alalaidassa on linkki Lähetä PDF palkkalaskelmia. 4. Valitse lähetyssivulla ZIP-tiedosto, joka sisältää yhden tai useampia palkkalaskelmia, yksi laskelma per PDF-tiedosto ja paina Lähetä. Saat onnistuneesta toimenpiteestä vielä OKviestin. 5. Voit tarvittaessa palata listaukseen jossa näet lähetetyt tiedostot ja niiden tilan. 6. Kun saamme tulostuspalvelusta kuittauksen, että kirjeet on tulostettu, tulee sähköpostiinne siitä kuittaus. Huom! Kirjeet lähetetään aina PRIORITY-luokassa. Alla mallikirje. Lomakkeen tärkeimmät asetukset ovat: 10mm marginaalit vasemmassa laidassa ja ylhäällä ikkunakuoren alareunan mitta 85mm yläreunasta Kaikki teksti, joka on tämän 85mm sisäpuolella, voi näkyä ikkunasta. Tämä ohjemateriaali on tehty Microsoft Word -ohjelmalla. Ohjemateriaalin ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa.