1 Yleistä. Laatukäsikirjaohjeistus Laatutyö

Transkriptio

1 1 (11) 1 Yleistä Laadunvarmistusjärjestelmän rakentamisessa on kyse toimintojen kuvaamisesta siitä, miten asiat hoidetaan tällä hetkellä. Tavoitteena on kuitenkin toiminnan jatkuva parantaminen, joka onnistuu toiminnan systemaattisella jäsentämisellä ja selkiyttämisellä laatutyön yhteydessä. Tavoitetilan voi kirjata laatukäsikirjaan, mutta samalla se vaatii arviota tavoitteeseen pääsemisen aikataulusta ja keinoista. Jos laadunvarmistusjärjestelmän luomisvaiheessa huomataan helposti muutettavia ja korjattavia asioita ja jos toiminta oikeasti muuttuu samalla, kirjataan uusi toimintatapa. Jyväskylän yliopiston laadunvarmistusjärjestelmä sisältää plonella tehtyinä web-sivustoina - yliopistotason laatukäsikirjan, josta vastaa laatupäällikkö yhdessä laadunkehittämisryhmän kanssa. Kirjoitettuja osia kommentoivat laatuvastaavat. - tiedekuntatason laatukäsikirjat, jotka kirjoitetaan tiedekunnissa niiden itse organisoimalla tavalla - mahdollisesti laitostason laatukäsikirjat, jotka kirjoitetaan laitoksilla niiden itse organisoimalla tavalla. Laitostason laatukäsikirjan vaihtoehtona on liittää laitosten tiedekunnista poikkeavat käytännöt mainintoina tiedekuntatason laatukäsikirjaan. Kaikkien tasojen (yliopisto-, tiedekunta- tai erillislaitos- ja laitostason) laatukäsikirjan päärunko on alla olevassa ruudussa esitetyn mukainen. Pääkohtiin yksiköt (tiedekunnat, erillislaitokset ja laitokset) voivat lisätä alakohtia, jos toiminnan kuvaus sitä vaatii. Organisaatiotasojen laatukäsikirjat ovat hierarkkisia: Käytännöt, jotka ovat yhteisiä koko yliopiston tasolla, kuvataan yliopistotason laatukäsikirjassa ja vain siitä poikkeavat käytännöt tai lisäykset siihen kuvataan tiedekuntatason tai laitostason laatukäsikirjassa. Yksikkötason käsikirjoissa voi ja kannattaa viitata yliopistotason laatukäsikirjaan. Vastaavasti tiedekuntatason käsikirjassa kuvattuja asioita ei toisteta laitostason laatukäsikirjassa, vaan siinä viitataan tiedekuntatason kirjaan. Tässä vaiheessa, kun yliopistotason laatukäsikirjaa ei vielä ole, voitte jättää asiat, joiden oletatte tulevan siellä kuvatuiksi, yksikkötason käsikirjasta pois.

2 2 (11) Johtaminen Strateginen johtaminen Henkilöstöjohtaminen Yhteistyön johtaminen Talousjohtaminen n johtaminen Tutkimus Koulutus Tutkintotavoitteinen koulutus Kandidaatti- ja maisterikoulutus Jatkokoulutus Aikuis- ja täydennyskoulutus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Nämä kaikki kohdat (tai soveltuvin osin) käsitellään järjestyksessä Suunnittelu Toteutus Arviointi Kehittäminen Tähän runkoon päädyttiin yliopiston hallituksen hyväksymän laatupolitiikan mukaisesti toteuttamalla sovellettuna Common Assessment Framework (CAF) kehikkoa ja laatutyön yleistä Demingin laatuympyrää: Suunnittele Toteuta Arvioi Kehitä (STAK engl. Plan Do Study Act, PDSA). 2 Käsikirjan sisältökohdat 2.1 Johtaminen Strategisella johtamisella tarkoitetaan yksikön tehtävän, toiminta-ajatuksen ja tulevaisuudenkuvan sekä tavoitteiden suuntaisen toiminnan hahmottamista. Tavoitteet, keinot niiden saavuttamiseksi, toiminta- ja taloussuunnittelu sekä näiden kaikkien seuranta kuuluvat tähän kohtaan.

3 3 (11) Henkilöstöjohtaminen lienee johtamisosioista selkeä. Henkilöstöohjelma, henkilöstörakenteen suunnittelu toiminnan tavoitteiden mukaisesti, rekrytointi, henkilöstötavoitteet (määrälliset, osaamistavoitteet), henkilöstön kehittäminen, kehityskeskustelut, palkkaus, palkitseminen jne. kuuluvat tähän alueeseen. Yhteistyön johtamisella tarkoitetaan asiakkuuksien ja sidosryhmäsuhteiden, kuten tutkimuskumppanuuksien ja yhteiskuntasuhteiden johtamista. Sisältöön kuuluvat mm. strategisesti merkittävien yhteistyökumppaneiden tunnistaminen, heidän tarpeidensa tunnistaminen, sopimusmenettelyt ja yhteistyöhankkeiden hallinnointi. Talousjohtaminenkin on selkeä kokonaisuus. Tähän yhteyteen sisällytetään rahoituksen (rahoitussuunnittelu, -lähteet, -seuranta jne.) lisäksi myös tilat ja laitteet sekä mahdolliset muut voimavarat. Näistä kuvataan kokonaisuus, millaisissa tiloissa ja missä toimitaan, millaisin laitteistoin (ylimalkaisesti) ja mitä erikoisuuksia (esim. hiukkaskiihdytin) laitteistoon kuuluu. Tilojen ja laitteiden hallinta selvitetään, esim. tilasuunnittelu, laitehankintamekanismit, laiterekisterit, tilojen ja laitteiden ylläpito. n johtamiseen yksikkötasolla kuvataan ainakin laatutyön organisointi ja vastuut sekä laatudokumentaatioon sisältyvät asiakirjat ja dokumentaation ylläpito. 2.2 Tutkimus Tutkimus sisältää lähinnä tutkimuksen hallinnoinnin, kuten tutkimusstrategian, tutkimustavoitteet, periaatteet tavoitteiden saavuttamiseksi, tutkimusrahoituksen, tutkimushenkilöstön jne. Tutkimussopimuskäytännöt ja tutkimuksen eettiset kysymykset kuuluvat tähän kohtaan, mutta suuri osa tästä tulee yliopistotason laatukäsikirjaan, johon yksiköt voivat viitata. Yksiköissä yliopistotasoisesta käytännöstä poikkeavat käytännöt raportoidaan. Sen sijaan kohdassa ei selosteta tutkimussuunnitelman rakennetta tai muuta itse tutkimuksen tekemiseen liittyvää asiaa. Jatkokoulutus kuuluu kuitenkin koulutuksen alle. 2.3 Koulutus Koulutus sisältää tutkintotavoitteisen koulutuksen (kandidaatti- ja maisterikoulutus sekä jatkokoulutus) sekä aikuis- ja täydennyskoulutuksen. Koulutus-sana on laajempi kuin opetus, ja se sisältää myös koulutuksen hallinnoinnin. Alla olevassa esimerkissä on laatuvastaavien koulutuksessa esiin tulleita asioita koulutusosioon.

4 4 (11) 2.4 Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Yliopiston kolmas päätehtävä on yhteiskunnallinen vuorovaikutus. Siihen kuuluvat mm. yliopiston sivistystehtävä, alueellinen vaikuttaminen, joillain yksiköillä tietyn kansallisen toiminnan koordinointi jne. 3 STAK-kehä Kaikkien pääkohtien alla tulisi näkyä, miten toimintaa suunnitellaan ja toteutetaan. Erittäin tärkeät kohdat ovat toiminnan arviointi ja kehittäminen. Niiden perusteella syntyy vasta varsinainen laatu. Meillä tulee olla mekanismit, miten arvioidaan asetettuihin tavoitteisiin pääsemistä ja miten toimintaa jatkuvasti kehitetään parempien tulosten saavuttamiseksi. 4 Muuta huomioonotettavaa 4.1 Vastuu- ja viestintäasiat Käytännössä kaikkiin pääkohtiin pitää muistaa sisällyttää vastuukysymykset (STAKkehällä yleensä toteutukseen) ja viestintäkysymykset: miten asiasta viestitään organisaation sisällä ja tarvittaessa myös ulospäin. 4.2 Asiantuntija- ja tukipalvelut Päärungosta puuttuvat asiantuntija- tai tukipalvelut, esim. tietotekniset palvelut. Ajatus on, että ne sisältyisivät muiden otsikoiden alle, esim. talousjohtamiseen voimavaroina. Jos ne sopivat sinne huonosti, niistä voi tehdä oman luvun johtamisen alle. Asiantuntijapalveluyksiköt kylläkin tekevät omat laatukäsikirjansa, joten sieltä päin katsottuna asiat kyllä tulevat laadunvarmistukseen mukaan. 4.3 Laatukäsikirjan osien päällekkäisyys On huomattava, että käsikirjan rungon osat ovat jonkin verran päällekkäisiä. Esimerkiksi Koulutus -otsikon alla oleva aikuis- ja täydennyskoulutus voisi olla myös yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa. Vastaavasti STAK-kehällä ei välttämättä ole selkeästi erotettavissa suunnittelua toteutuksesta. 4.4 Prosessimallinnukset Yliopistolla on mallinnettu mittavasti prosesseja eli toimintojen kulkuja. Ne kuuluvat oleellisena osana laadunvarmistusjärjestelmään, mutta eivät ole koko järjestelmä.

5 5 (11) Yksiköiden tarpeelliseksi katsomansa prosessikuvaukset lisätään linkkeinä vastaaviin kohtiin laatukäsikirjaa. Pääosin niitä varmaan tulee tutkimukseen, koulutukseen ja hallintoon. Prosessikuvaukset tehdään vastedes Tieteen tietotekniikan keskuksen, CSC:n palvelimelle. Palvelimelle luodaan Jyväskylän yliopiston mallipohja (template), jossa ovat valmiiksi määriteltyinä yliopiston organisaatioyksiköt. Organisaatioyksikköjä voi lisätä ainoastaan yliopiston määrittelemä (ei vielä määritelty) pääkäyttäjä. Koska osassa yksiköitä prosessikuvauksia on laadittu läpi yliopiston menevistä prosesseista, niiden antaminen yliopiston yleiseen käyttöön on arvokasta. Tässä vaiheessa koko yliopiston prosessit, jos niitä on yksiköitten hallussa, on hyvä toimittaa laatupäällikölle. Motto: If you can t describe what you are doing as a process,you don t know what you re doing. (W. Edwards Deming) 5 Kirjoittamisohjeita Teksti kirjoitetaan suorasanaisena tekstinä. Luettelot ja vastaavat voivat olla ranskalaisin viivoin merkittyinä. Asiakirjoista löytyvät tekstit linkitetään laatukäsikirjan tekstiin. Laatuvastaaville jaettavassa plone-pohjassa on käsikirjan päärakenne. Sen alle yksiköt voivat tarpeidensa mukaan luoda kansioita ja sivuja, joille teksti kirjoitetaan. Lukuja ei numeroida. (Ks. alempana esimerkki Strateginen johtaminen ). Plone-sivuille tulevat otsikot, jotka ovat ohjenuorana ja muistilistana sivun sisällölle. Laatukäsikirjan tulee sisältää kaikki päärungon otsikot muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta (esim. avoimelle yliopistolle tutkimus ei ole oleellinen), mutta muistilistan asioista sen ei välttämättä tarvitse kattaa kaikkia asioita, vaan tiedekunnat ja laitokset voivat poimia niistä oman laatutyönsä kannalta oleelliset asiat. Samoin muistilistasta puuttuvia asioita voi aivan hyvin lisätä laatukäsikirjaan. Jos pidätte jotain listasta puuttuvaa erityisen tärkeänä, ilmoittakaa siitä laatupäällikölle, jotta tärkeä asia tulee lisätyksi listaan muistiksi muillekin. Vähäisempiä, mutta itsellenne tarpeellisia asioita voitte lisätä laatukäsikirjaan täysin itsenäisesti. Te itse tiedätte parhaiten, mitkä asiat ovat toiminnassanne oleellisia. Näitä pyritään löytämään yhteisissä laatuvastaavien koulutuksissa. Laatukäsikirjaan tulevien asioiden lista siis täydentyy kussakin koulutuksessa. Tekstin tulee olla suurilinjaista. Yksityiskohtia ei kannata mainita, ei myöskään vaihtuvia asioita, kuten esim. henkilöiden nimiä. Web-linkkeihin kannattaa viitata. Linkkitiedostojen nimeämiseen tästedes kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, jotta viimeisin versio

6 6 (11) (esim. toiminta- ja taloussuunnitelmasta) löytyisi aina saman linkin takaa. Ei kannata nimetä asiakirjaa esim. TTSuunnitelma2007.doc, jos se ensi vuonna vaihtuu. Sen sijasta tuoreimman asiakirjan nimen kannattaa aina olla TTSuunnitelma.doc, ja sen arkistoversio talletetaan nimellä TTSuunnitelma2007.doc. Toinen vaihtoehto on viitata plone-sivustolla olevaan hakemistoon, josta kaikki, myös edellisten vuosien suunnitelmat löytyvät. 6 Laatukäsikirjan hyväksyminen Laatukäsikirja on yksikön toimintaa ohjaava asiakirja, jonka hyväksymismenettelystä yksikkö päättää. Laatukäsikirjan hallinnointi ja hyväksymismenettely selostetaan laatukäsikirjan kohdassa n johtaminen. Yleisperiaate on, että syntyvä käsikirja käsitellään henkilöstön kanssa esim. henkilökuntakokouksessa. Käsikirjan hyväksyy yleensä laitosjohtaja tai dekaani (erillislaitoksen johtaja). Käsikirja versioidaan. Ensimmäinen hyväksytty versio on numeroltaan 1.0. Kun on tarvetta vähäiseen muutokseen yleensä muutos tällöin on tekninen tekstiä voi muuttaa yksikön siihen valtuuttama henkilö, esim. laatuvastaava. Version pisteen jälkeinen numero muuttuu tällöin, esim. 1.1:ksi. Isot, sisällölliset muutokset vaativat muutoksen hyväksynnän ja pääversionumeron vaihtumisen esim. 2.0:ksi. Kaikista muutoksista pidetään muutospäiväkirjaa, joka sisällytetään osaksi laatukäsikirjaa. Yliopistotason laatukäsikirjasta tulostetaan myös paperiversio, joka allekirjoitettuna säilytetään yliopiston arkistossa.

7 7 (11) 7 Esimerkkejä 7.1 Yksikkötason laatukäsikirjan otsikoiden muistilistaa Koulutus Tutkintotavoitteinen koulutus Kandidaatti- ja maisterikoulutus Koulutuksen suunnittelu, versio 0.1 esim. alakohdat Työelämätavoitteet akateemiset ammatilliset Muut tavoitteet Opiskelijoiden rekrytointi Opiskelijavalinta Kaksiportainen tutkintorakenne Maisteriohjelmat Opetussuunnitelmat suunnittelun organisointi vastuut peruskoulutuksen suunnitelma jatkokoulutuksen suunnitelma aikuiskoulutussuunnitelma Henkilökohtaiset opintosuunnitelmat Opetusyhteistyö (voi mennä myös Yhteistyön johtaminen kohtaan) Opiskelijoiden osallistuminen Koulutuksen voimavarat (voi mennä myös kohtaan Talousjohtaminen )

8 8 (11) Koulutuksen toteuttaminen Tutkintoasetus (yo-tasoinen) Ulkoiset haasteet mm. opiskelijoiden heterogeenisuus Opintojen ohjaus alussa graduvaiheessa muulloin? Opiskelijan itsenäinen työskentely Opettajien kouluttautuminen Palvelu- ja asiantuntijatehtävät koulutuksen tukena kirjasto tietohallinto opintohallinto uraohjaus ja työelämään sijoittumisen tuki Tutkinnon myöntäminen Koulutuksen arviointi Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Akateemisen asiantuntijuuden kehittyminen Ammatillisen asiantuntijuuden kehittyminen Oppimisprosessin arviointi Opetussuunnitelman arviointi Palautejärjestelmät opiskelijapalaute opettajille kollegapalaute opettajille työelämäpalaute oppimispalaute opiskelijoille Koulutuksen kehittäminen

9 9 (11) Palautteen perusteella kehittäminen palautteen saaminen koko opettajakunnan ja järjestelmän kehittämiseen Pitkän tähtäyksen kehittäminen

10 10 (11) 7.2 Yliopistotason laatukäsikirjan kohta Strateginen johtaminen Strateginen johtaminen, versio 0.1 Viimeisin muutos Jyväskylän yliopisto (myöhemmin "yliopisto") on monitieteinen, tulevaisuuteen suuntautuva tutkimus- ja koulutusorganisaatio, jolla on mittava historia. Toimintaa johtaa rehtori yhdessä hallituksen kanssa. Jyväskylän yliopistossa on seitsemän tiedekuntaa ja kymmenen erillislaitosta. Lisäksi Agora Center on määräaikainen erillislaitos. Laitoksia tiedekunnissa on nollasta viiteen. Yliopiston painoalat ovat luonnontieteet, ihmistieteet, liikunta ja terveys sekä opettajankoulutus. Valtakunnallisesti määriteltyjä tehtäviä ovat soveltavan kielentutkimuksen keskuksen tehtävät sekä kulttuurivaihtosopimuksiin perustuvat tehtävät. Lisäksi yliopistolla ovat valtakunnallista palvelutehtävää toteuttavat Kokkolan yliopistokeskus Chydenius, Koulutuksen tutkimuslaitos, kiihdytinlaboratorio, opinto-ohjaaja-, erityisopettaja- ja lastentarhanopettajakoulutus sekä viittomakielen opetus. Yliopiston toimintaa ohjaavat yliopistolaki, valtioneuvoston hyväksymä koulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelma sekä valtioneuvoston periaatepäätös julkisen tutkimusjärjestelmän kehittämisestä. Kokonaisstrategiassaan yliopisto korostaa keskeisten muutostekijöiden huomioon ottamista. Yliopiston profiloituminen luonnontieteiden, ihmistieteiden, liikunnan ja terveyden sekä opettajankoulutuksen painoaloille on merkinnyt kansallista ja kansainvälistä, tasokasta tutkimus-, koulutus- ja kehittämistoimintaa sekä monien alojen kansallisen koulutusvastuun ottamista. Rakenne- ja laajuustiedot löytyvät julkaisusta Tilastotietoa Jyväskylän yliopistosta Strategisen johtamisen suunnittelu, versio 0.1 Viimeisin muutos Tehtävä Yliopiston tehtävä on määritelty Jyväskylän yliopiston kokonaisstrategiassa. Yliopiston tehtävä on tutkimukseen perustuen etsiä totuutta, tuottaa ja levittää uutta tietoa sekä kasvattaa ja uudistaa sivistysperintöä. Sen perustana ovat vahvat perustieteet, niiden välinen yhteistyö sekä tutkimuksen ja koulutuksen yhteys. Yliopisto toimii myös asiantuntijaorganisaationa, kulttuurin edistäjänä, innovaattorina sekä akateemisena alueensa kehittäjänä ja valtakunnan vaikuttajana.

11 11 (11) Tulevaisuudennäkymä Vuonna 2015 Jyväskylän yliopisto on laaja-alainen, kansallisesti ja kansainvälisesti korkeatasoinen tiedeyliopisto. Sen toiminta perustuu tieteenalojen laadukkaaseen perusosaamiseen ja tieteidenväliseen yhteistyöhön, minkä tuloksena yliopisto yltää myös huippusaavutuksiin. Yliopisto on vahva yhteiskunnallinen vaikuttaja, osa eurooppalaisia koulutusmarkkinoita ja kansainvälistä tiedeyhteisöä. Arvot Yliopiston toiminta perustuu eurooppalaisen yliopistolaitoksen perinteikkääseen, laajaalaiseen humanistiseen arvoperustaan. Yliopisto edistää ihmisen, luonnon, kulttuurin, talouden ja teknologian suotuisaa kehittymistä, joka perustuu korkeatasoiseen tutkimukseen, koulutukseen ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen. Myös monikulttuurisuuden arvostaminen on keskeistä. Tavoitteiden asettaminen Pitkän tähtäyksen toimintaa ohjaavat valtakunnan hallitusohjelma, sen koulutus- ja tutkimussuunnitelma sekä yliopiston omat strategiat. Opetusministeriö (OPM) neuvottelee yliopiston kanssa vuosittain tulossopimuksen, joka ohjaa toimintaa lyhyemmällä aikavälillä. Yliopiston sisäisen rahanjakomallin perusteella OPM:n asettamien tavoitteiden mukaisesti luodaan tiedekunnille perusrahoituskehys. Tiedekunnat ja erillislaitokset asettavat tavoitteensa OPM:n kanssa neuvotellun tulossopimuksen tavoitteiden suuntaisesti.