Kokonaisarkkitehtuurin haasteet ja hyödyt. Ari Wahlstedt, KTT Jyväskylän kaupunki

Transkriptio

1 Kokonaisarkkitehtuurin haasteet ja hyödyt Ari Wahlstedt, KTT Jyväskylän kaupunki

2 Taustaa Tietohallintolaki edellyttää kunnilta ja sairaanhoitopiireiltä kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua ja kuvaamista. Kokonaisarkkitehtuuri on suunnittelu- ja ohjausväline, jonka hyödyntämisellä pyritään varmistamaan, että tietojärjestelmäratkaisut tukevat uudistuvan palvelutoiminnan tarpeita ja ovat yhteentoimivia. (VAKAVA-hanke)

3 Nykytilan haasteet

4 Käsitteelinen haaste: KA / EA enterprise architecture / helhetsarkitektur / verksamhetsarkitektur / företagsövergripande systemarkitektur Kunta ~ yritys? Kuntalaiset ~asiakkaat? Omistajat? Kokonaisssuunnitelma nykytilasta tavoitetilaan Tavoitetila: parempaa palvelua kuntalaisille? Tietohallintolaki: Tiedon käsittelyn ja hallinnan kuvaus Kuinka eri elementit organisaatioyksiköt, ihmiset, toimintaprosessit ja tietojärjestelmät liittyvät toisiinsa ja toimivat kokonaisuutena

5 Käsitteellinen haaste: Tieto Data (Informaatio) Tieto (Nonaka & Takeuchi 1995) Resurssi ja tuotos (Stewart 1996) Hyvin perusteltu tosi uskomus (Niiniluoto 1999) Tulkittua informaatiota (Bates 2005) Ymmärrystä, jota on itsestään ja maailmasta (Hintsa 2013) Lakhovsky A. The conversation ca 1935

6 Kokoelma tietoa ei ole viisautta? Operatiivinen johtaminen Taktinen johtaminen Strateginen johtaminen Arvo johtaminen Viisaus Tietotaito Tieto Informaatio Data

7 Lain julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta noudattamishaaste Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri on kuvaus julkisen hallinnon organisaatioiden, palvelujen, toimintaprosessien, käsiteltävien tietojen sekä käytettyjen tietojärjestelmien ja teknologian muodostaman tietohallinnon kokonaisuuden rakenteesta ja sen osien välisistä suhteista

8 Käsitteellinen haaste: Tieto+hallinto Osa julkista hallintoa (634/2011) Tukitoiminto (634/ :n 1) turvataan julkisten hallintotehtävien hoitaminen tieto- ja viestintäteknisin menetelmin ja keinoin Toiminto (Arkistolaitoksen asiakirjasanasto 2013, SADe-hankkeen loppuraportti 2009) vastaa omalta osaltaan tiedonhallinnan organisoinnista ja johtamisesta integroi organisaation informaation ja tiedon käsittelyyn keskeisesti liittyvät toiminnat kokonaisuudeksi kattaa sekä manuaalisten että sähköisten tietojärjestelmien kantaman tietosisällön samoin kuin ihmiset tiedonlähteinä: kaikki tiedon hallintaan, käsittelyyn, välittämiseen ja esittämiseen liittyvät periaatteet, toiminnot, järjestelmät ja tekniikat Hallinto (Ihalainen 2010) tiedon, tietovarantojen, johtamisen, toimintaprosessien ja informaatioteknologian hallinto Joukko ohjaustoimenpiteitä (Voutilainen 2007) joilla kehitetään, ylläpidetään ja varmistetaan tietovarantojen yhteensopivuus, hankinta, tietoturva ja taloudellisuus Joukko toimintoja (Tietohuollon sanasto 1993) ohjaavat ja tukevat yhteisön tietohuoltoa Sisältää asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan (Arkistolaitoksen asiakirjasanasto, JHKA)

9 Tietojohtaminen Tietohallinto Tietohallinnossa on kyse informaation hallinnasta Tietojohtamisessa on kyse tietoon, osaamiseen ja tietämykseen kytkeytyvien seikkojen muodostaman kokonaisuuden johtamisesta Tietohallinnolla on merkittävä tehtävä tietojohtamisessa, se tarjoaa informaatiota tiedon käyttäjille. Tietojohtaminen käsittää myös henkilöstöjohtamiseen liittyviä seikkoja eli ihmisten johtamista. Käsitys tiedon sosiaalisuudesta ja dynaamisuudesta erottaa tietojohtamisen informaation hallinnasta (Huotari, Hurme & Valkonen 2005: , 49 50).

10 Jyväskylän kaupungin Tietohallinto Nettoyksikkö, kuuluu Jyväskylän kaupungin konsernihallintoon (Konsernihallinnon toimintasääntö) Tehtävänä on tukea kaupungin johtamista ja palvelujen tuottamista, turvata päätöksenteon ja palvelujen tehokkuus ja taloudellisuus ajantasaisin ja luotettavin tiedoin sekä toimia tuloksekkaasti Tuottaa tietotekniikka- ja telepalveluja kaupunkikonsernille, kunnille ja kuntayhteisöille. Tietohallinto vastaa tietohallintostrategioiden toteuttamisesta ja koordinoinnista Tiimiorganisaatio hallinto, tietojärjestelmien suunnittelu-, kehitys-, käyttöönotto-, ylläpito- ja tukipalvelut, tekninen toiminta ja tietoliikennepalvelut, työasemien tukipalvelut, helpdesk/asiakastuki ja koulutuspalvelut

11 Strateginen haaste Tietojärjestelmien arkkitehtuurin hallintamalli kuvaa, miten tietojärjestelmiä ja niiden kuvauksia sekä kehittämissuunnitelmaa toteutetaan, järjestelmätyötä johdetaan ja miten tehtyjä linjauksia hyödynnetään kytkettynä kaupungin muuhun kehittämistoimintaan. Kaupungin tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuurimalli tehdään julkisen hallinnon arkkitehtuurin hallintamallin pohjalta sovittaen se kaupungin toimintaympäristöön. Kokonaisarkkitehtuurimalli on johdon ja tietohallinnon yhteinen kehittämis- ja johtamismenetelmä, jolla määritetään toimintaa tukeva yhtenäinen ict-ympäristön tavoitetila. (2011 asetettu strateginen tavoite Jyväskylän kaupungin vuoden 2012 talousarvioon: Kohta 6. Tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuuri)

12 Yleisiä haasteita Heikko painoarvo organisaation päätöksissä Ei suoria henkilöresursseja Eri organisaatiotasoilla ei olla tietoisia arkkitehtuurityön tehtävistä, tavoitteista eikä hyödyistä Työhön osallistuvien motivaatio työhön on huonontunut, koska työ ei ole saanut sille kuuluvaa merkitystä toiminnan kehittämisessä Työ koetaan olevan enemmänkin konsulttien harrastamaa kikkailua uusilla menetelmillä ja kuvauksilla

13 Haasteita ja ratkaisuja Yleinen muutosvastarinta, ymmärrys -> Viestintä, koulutus Sitoutuminen -> Johtaminen Organisointi -> Hallintamalli (top-down) Taloudellisuus -> KA-budjetti, ROI tavoitteille Koordinointi (aika ja henkilöstö) -> Kehittämispolku Osaaminen -> Koulutussuunnitelma Tulokset -> Tekemällä Mittaus -> Tavoitteet Vaikuttavuus -> Järjestelmähankinnat hallintamallin mukaisesti Prossessimallinnus -> Yhteinen ohjeistus

14 Ajankäyttöhaaste: Karkkitehdin työnkuva Strategia Kyky soveltaa teknologian tuntemustaan edustamansa organisaation aseman parantamiseksi suhteessa saman toimialan organisaatioihin. Hallitsee projekti- ja hankehallinnan periaatteet ja pystyy toimimaan yhteistyössä projekti- tai hankepäällikön kanssa. Ymmärtää hankkeiden taloudelliset perusteet ja niiden vaikutuksen teknologiavalintoihin. Johtaminen Ylläpitää hyviä suhteita kaikkiin hankkeen sidosryhmiin. Pystyy mentoroimaan muita tiimin jäseniä. Muodostaa vahvoja tiimejä jotka saavuttavat tuloksia. Taktiikka Kerää ja jalostaa niin liiketoiminnallisia kuin teknisiä vaatimuksia. Osaa suunnitella, dokumentoida, ylläpitää ja katselmoida arkkitehtuurimalleja. Tuottaa tarkoituksenmukaisia projektidokumentteja. Kykenee muokkaamaan projektin tavoitteita ja niiden saavuttamiseksi tarvittavia taktiikoita projektin kuluessa. Organisaatiopolitiikka Tunnistaa hankkeen kannalta keskeiset vaikuttajat ja kykenee muodostamaan heidän kanssaan toimivat suhteet hankkeen onnistumisen varmistamiseksi. Tunnistaa organisaation poliittiset suhteet ja kykenee vaikuttamaan niihin ajamansa hankkeen eduksi. Viestintä Kyky tuottaa laadukasta ja tarkkaa dokumentaatiota hankkeista. Kyky esittää teknistä sisältöä johdonmukaisesti ja selkeästi. Pystyy vaikuttamaan muihin ja hallitsee konfliktitilanteita tehokkaasti. Osaa sovittaa esitystapaa kohdeyleisön mukaan.? Teknologiaosaamisen laajuus Hallitsee arkkitehtuurin suunnittelun parhaat käytännöt ja kykenee soveltamaan niitä eri teknologioihin ratkaisun aikaansaamiseksi. Pystyy kertomaan näkemyksensä teknologian kehittymisestä ja ymmärtää sovellus- ja infrastruktuuriarkkitehtuurin vuorovaikutuksen. Pystyy soveltamaan osaamistaan tarkoituksenmukaisten arkkitehtuurien suunnittelemiseksi. Teknologiaosaamisen syvyys Hallitsee yksityiskohtaisesti vähintään kahden teknologia-alueen käsitteet ja sovellutukset esim. sovellus- ja referenssiarkkitehtuurit. Kykenee omaksumaan uusia teknologioita nopeasti.

15 Kognitiivinen haaste Uncomfort ZONE Comfort ZONE Kathy Sierra, 2011

16 Yhteentoimivuuden haaste Kuinka monta lausetta/esitystä/kuvausta tarvitaan ja kuinka paljon keskustelua (informaatiota ja informaation tulkintaa) tarvitaan, että syntyy ymmärrys tehdä päätöksiä ja edistää asioita yhteentoimivuuden edistämiseksi? Minä en ole kuullut enkä ole pystynyt lukemaan, niin on mahdoton ottaa kantaa. Pitäisi päästä kuuntelemaan koko puhe ja sitä kautta saisi kokonaisviestin asioista. Vaikea ottaa muutamaan lauseeseen kantaa, se on mahdotonta. (Ilta-Sanomat :56)

17 Tavoitetilan hyödyt

18 Merkkejä KA tarpeesta 1. Organisaation eri osat antavat samaan asiakysymykseen vastakkaisen vastauksen 2. IT on pullonkaula toiminnalle 3. Organisaation eri osissa on erilaisia prosesseja ja järjestelmiä toteuttamassa samaa toimintoa 4. Uudet vaatimukset tai raportointitarpeet vaativat suuria ponnistuksia ja muutoksia 5. Organisaatio ei pysty reagoimaan muutoksiin nopeasti

19 IT-hyödyt 1. Paljonko kaupungilla käytetään IT-palveluihin? 2. Missä on päällekkäisiä IT-palveluja käytössä? 3. Mitkä kaupungin toiminnot ja palvelut tarvitsevat erityisesti IT-palveluita? 4. Mitkä IT-palvelut tarvitaan koko kaupungin käyttöön? 5. Kuinka hyviä kaupungin IT-palveluiden pitää olla? 6. Mitkä ovat IT-palveluiden kriittisyysluokat? 7. Mitä tietoturvariskejä kaupunki on valmis ottamaan? 8. Kenen vastuulla on, jos IT:n kehitystyö epäonnistuu?

20 KA ajattelu ja menetelmä Hyödyt JHS179:stä Järjestelmällinen suunnittelu Organisaation rakenteiden uudelleenkäyttö Päällekkäisten rakenteiden poistuminen Dokumentoidut toimintamallit ja rakenteet Organisaation rakenteiden vakiointi Organisaation rakenteiden yhteiskäyttö Rakenteiden kustannusten optimointi Järjestelmäsuunnittelu osa toiminnan kehittämistä Päällekkäinen kehitys poistuu Laadukkaampi tilannetieto organisaatiosta Muutosten vaikutuksien hallinta: syy -seuraus Parempi ymmärrys kehittämiskohteista Nopeammin paremmat päätökset muutoksista Nopeampi reagointi muutoksiin Investointien parempi kohdentuminen Investointien riskien pieneneminen Suurempi kehitys-potentiaali ja muutosnopeus Parempi riskienhallinta

21 Yleisiä hyötyjä 1. Asiakaspalvelun kehittäminen 2. Laatutyö ja riskien hallinta 3. Toiminnan prosessien kehittäminen 4. Hankintojen johtaminen 5. Lain noudattaminen 6. Kokonaisuudesta erillään oleva jäsentyy työn kautta mukaan kokonaisuuteen = yhteentoimivuus 7. Pitkäjänteisen järjestelmällisen suunnittelun tulokset

22 Kehittämishyöty Kehittämisen haaste Kehittämishankkeita paljon (kehittäjä ja käyttäjäorganisaatiot) Toiminta liian monimutkaista, ei resursseja toimintaan ja kehittämiseen samaan aikaan Muutoshankkeet hitaita Hankkeiden lopputulokset eivät vaikuta Ei tietoa muutosten vaikutuksista Kilpailuttaminen hankalaa KA - ratkaisu Hallitaan paremmin kuormitusta, hankesalkkua ja aikatauluja Yhteinen tavoite osallistaa sidosryhmät. Parempi resurssien allokointi Asettaa strategisen muutoksen rajat Muutosten vaikutukset muihin järjestelmiin ovat tunnistettavissa ja hallittavissa. Toteutetaan muutokset laadukkaasti Nykyiset resurssit tunnistetaan ja täydennetään tavoitteiden saavuttamiseksi, mahdollisesti uudella tavalla Toiminnan strategia asettaa KA-tavoitteet ja tarvittavat resurssit

23 Strateginen hyöty Oppiminen, arviointi Strateginen suunnittelu Reunaehtoja strategialle Painopisteiden valinta Toimintamalli Vaatimusten määrittely KA Kesk. ominaisuuksien määrittely Yhteisesti noudatettavat linjaukset Kehittäminen ja päivitys Toiminnan perusta - Ydinprosessit - Johtamisjärjestelmä Toiminnan perustan luominen ja hyödyntäminen (Ross et al 2008)

24 Yhteenveto hyödyistä Ihan sama tiedostetaanko asia vai ei, mutta järjestelmällä (organisaatiolla) on aina arkkitehtuuri, kuten yrityksellä on yritysarkkitehtuuri. Jokainen voi miettiä että kumpi on paremmin hallittavissa oleva, tietoisesti rakennettu arkkitehtuuri, jossa vastuut on jaettu harkiten, vai ad hoc työn tuloksena syntynyt arkkitehtuuri, jossa vastuut ovat jakautuneet satunnaisesti eikä kenellekään ole kokonaiskuvaa vallitsevasta tilanteesta. unknown, CIO/Talentum :58

25 Maltillinen muutos KA-hyödyt (Vilpola & Kourin, 2006) 1. Perustoimintojen ja rutiinien muutokset 2. Mahdollisuudet parempaan ohjaamiseen 3. Strategisen aseman parantaminen Strategisen suunnittelun ja arkkitehtuurin välinen vuorovaikutus tärkein kohta Strateginen suunnittelu & kokonaisarkkitehtuuri sidottava yhteen Onnistuneen jalkauttamisen edellytys on johdon ehdoton sitoutuminen asiaan, ymmärryksen syntymisen jälkeen