Johtajuus ja asiantuntijaviestintä

Transkriptio

1 Johtajuus ja asiantuntijaviestintä Leif Åberg kevät 2012 Teksti 4 Management- ja leadershipnäkökulmat viestintään MANAGEMENT- JA LEADERSHIP- NÄKÖKULMAT JOHTAMISVIESTINTÄÄN Management-näkökulma: rakenne, järjestelmät ja prosessit viestinnän rakentuminen järjestelmät kuten: johtamisjärjestelmä, päätännän tukijärjestelmät, palautejärjestelmä, palkitsemisjärjestelmät tai tuloskortti, balanced scorecard työnjako koordinointi projektiviestintä strategisen viestinnän sisältöjen rakentaminen ohjausprosessi: suunnittelutoimeenpano-valvonta heikkojen signaalien luotaus tietämyksen hallinta Leadership-näkökulma ominaisuudet, viestintäkyvyt viestintäkompetenssi tunneäly johdattaminen motivointi innostaminen flow, synergia palautteen antaminen vaikuttaminen tilannejohtaminen oma esimerkki viestijänä laajennettu mieli parviäly

2 MANAGEMENT-NÄKÖKULMA tässä käsitellään ohjausprosessia strategisen viestinnän sisältöjen rakentamista strategian arkeen saattamista delegointia koordinointia OHJAUS PROSESSINA suunnittelu valvonta toteutus kaikissa vaiheissa tehdään päätöksiä

3 PÄÄTÖKSENTEKO suppeasti: päätös on valinta eri vaihtoehtojen välillä laajasti: päätäntä on prosessi: 1) ongelman havaitseminen 2) ratkaisuvaihtoehtojen etsintä 3) niiden arviointi ja vertailu 4) valinta 5) toimintasuunnitelman laadinta ja toteutus sekä 6) valvonta prosessinäkemys korostaa valintaa edeltäviä ja seuraavia tapahtumia. Ennen valintaa olevat vaiheet vaikuttavat päätännän laatuun. Valinnan jälkeiset tapahtumat vaikuttavat siihen, toteutuvatko tehdyt päätökset vai eivät PÄÄTÖSAJAN VAIKUTUS TIEDON ARVOON tiedon arvo ja hankintakustannukset arvo rajahyöty kustannukset päätösaika

4 TIEDON TARVE SUUNTAA TIEDON KÄYTTÖÄ d hyödyllinen tieto, jota ei saada a) hyödyllinen tieto, jota käytetään II Tieto, jota luullaan tarvittavan I Tieto, jota todella tarvittaisiin III Saatu tieto c) tieto, jota ei osata käyttää b) tieto, jota käytetään e) turha tieto SUUNNITTELU päätäntää, jolle on ominaista, että: suunnittelu edeltää toimintaa. Se on etukäteen tehtyä päätäntää suunnittelua tarvitaan, kun haluttu tila edellyttää useita perättäisiä, toisiinsa vaikuttavia päätöksiä. Suunnittelua tarvitaan tämän päätösketjun hahmottamiseen ja päätösten koordinointiin suunnittelun avulla pyritään vaikuttamaan tulevaisuuteen suunnittelijan haluamalla tavalla. Suunnitelma on pohdintaa suunnasta. Tulevaisuuden toimintaa suunnataan tämän päivän päätöksillä. Ellei suunnitella, ei tulevaisuus ainakaan toteudu halutulla tavalla - paitsi sattumalta!

5 TOTEUTUS JA VALVONTA Toteutukseen vaikuttavat käytössä olevat johtamisjärjestelmät kuten tuloskortti esimiesten henkilökohtaiset johtamistaidot toteuttajien taidot ja tahtotila Valvonta kohdistuu päätösten oikeellisuuteen: päätettiinkö oikein, tehdäänkö oikeita asioita päätösten toteuttamiseen: tehdäänkä asiat oikein TULOSKORTTI, TASAPAINOTETTU MITTARISTO, BALANCED SCORECARD Asiakas Prosessi Näille alueille tavoitteet ja mittarit! Talous Innovatiivisuus ja oppiminen

6 TULOSKORTTI KÄYTÄNNÖSSÄ Menestystekijä Tavoitteet Tilanne Asiakas Prosessi Innovatiivisuus ja oppiminen Talous Asiakkuustyytyväisyys + 15% Markkinaosuus + 5% Asiakkuuskustannukset - 15 % Läpimeno + 3% Sovellettavia aloitteita + 6% In-house koulutuspäivät + 2% ROI 22% Kiinteät kustannukset - 3%

7 Rowleyn ja Roevensin muutosmalli Vahvistaminen Hallinnan tila, kontrollissa Yllytys Tasapainotila Muutos Muuntumistila, transformaatio Kyseenalaistaminen Kaaostila Vakuuttuneisuus KYSEENALAISTA:! jotta työyhteisö ei jähmettyisi liikaa, se tulisi horjuttaa nykyiseltä radaltaan ja saattaa epävarmuuden tilaan, kaaoksen reunalle -> itseorganisoituminen alkaa Viestinnän keinoja:! kyseenalaistus: why, what if! mahdottomat haasteet! muutossignaalit vahvasti esiin! vanhojen, turhien symbolien hylkäys

8 LUO VAKUUTTUNEISUUTTA:! riittävän suuren joukon sitoutuminen muutokseen saattaa synnyttää uuden järjestyksen Viestinnän keinoja:! tosi kapinalliset esiin!! synergisten ryhmien symbolien vahvistus! kontrolliarvojen korostus, jottei suistuta pahaan kaaokseen! perustelut uudelle esiin! luovat ongelmanratkaisutekniikat YLLYTÄ:! uusi järjestys tulee viedä lävitse työyhteisössä, niin että siitä tulisi uusi tapa toimia Viestinnän keinoja:! uuden suunnan vahvistus! sankaritarinat huippu-tiimeistä ja synergiasta! uhoaminen! huippusuoritusten palkinta! vanhojen mallien hautaus arvokkaasti

9 VAHVISTA:! löytynyttä uutta suuntaa vahvistetaan, jotta organisaatio sinkoutuu uudelle, korkeammalle radalleen Viestinnän keinoja:! vision esillepano: strategiset perusviestit! muutosalueet esiin! kokeiluihin kannustus! asiakkuudesta, palvelusta ja kilpailusta viestiminen! arvokeskustelu! vapaan viestinnän ja rakentavan palautteen korostus JOHTAMINEN SUUNTAAJANA johtaminen on voimavarojen, resurssien suuntaamista Rowleyn ja Roevensin mallissa visio suuntaa kohti tulevaisuutta arvot suuntaavat pois pahasta kaaoksesta, kohti toimintamalleja, jotka muutkin todennäköisesti hyväksyvät

10 AIKA JOHTAMISEN ULOTTUVUUTENA aika juoksee kaiken aikaa, organisaatiosta katsottuna tulevasta menneeseen päin tulevaisuus on aina epävarma, uhkien ja mahdollisuuksien lähde mennyt (jo koettu) tiedetään, se on siis kokemusten lähde nykyhetki on siirtymä (passage) tulevaisuudesta menneisyyteen NYKYHETKI voidaan kuvata toimintana sosioteknisessä kontekstissa kontekstuaaliset tekijät sosioteknisesti tarkasteltuina (William Reddin 1970): oma esimies, kollegat, alaiset, työprosessit, organisaatio (ja ympäristö) tällä hetkellä vallitsevat toiminnan kuvausmallit ovat entistä dynaamisempia, epälineaarisia

11 KONTEKSTUAALISET TEKIJÄT: ESIMIESTYÖN PUITTEET ympäristö organisaatio oma esimies työprosessit sosiotekninen esimies alaiset kollegat kulttuurinen (William Reddin, Managerial Effectiveness, 1970) MITEN VIESTINTÄ TUKEE STRATEGISTEN TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISTA? strategiset tavoitteet on esillepantava siten, että ihmisten silmät alkavat kiiltää ja posket hehkua! = sisällöt, profiili, tavoitekuva strateginen johto raamittaa sisällöt, esimiehet vievät omiin yksikköihinsä viestintäyksikkö hioo ja auttaa toteutuksessa viestintää on harjoitettava määrätietoisesti, pitkäjänteisesti ja ammattitaidolla = toiminta ja viestinnän järjestelyt liittyy yleiseen toiminnan organisointiin ja suunnitteluun Myös viestinnän vaikuttavuutta on arvioitava = arviointi

12 VISION ESILLEPANO VISIO Kun Martin Luther King kertoi I have a dream, miljoonat liikuttuivat. Eivät he miettineet: onpa Martinilla upea visio. He näkivät itsensä visiossa. Se järisytti. ihmisten oman väen ja ulkopuolisten - pitää nähdä itsensä visiossa visio on harkitun epämääräinen, (blurred), silti suunnan näyttävä: reunoilta terävä, keskeltä sumea visio on tila, ei kangastus eikä sähköjänis kuvaa tulevaa toiminnan ympäristöä ja omaa asemaa siinä

13 KATSEEN NOSTAMINEN VISIOTYÖSSÄ, ESIMERKKEJÄ Pelastakaa Lapset: Haluamme nähdä tulevan maailman sellaisena, joka kunnioittaa, arvostaa ja kuulee lasta, oppii lapsilta ja antaa heille toivoa ja mahdollisuuksia parempaan elämään. Sisäasiainministeriö: Suomi on Euroopan turvallisin maa. Valtiovarainministeriö: Turvaamme tuleville sukupolville talouden perustan ja valinnanmahdollisuudet. Ympäristöministeriö: Ekotehokas yhteiskunta, monimuotoinen luonto ja hyvinvointia edistävä ympäristö. Nokia: Ollilan aikaan: 1995: Mobile Information Society - > 2002: Life Goes Mobile! Kallasvuon aikaan: 2006: In a world where everyone can be connected, Nokia takes a very human approach to technology -> 2008: Our promise is to help people feel close to what is important to them -> 2010: Nokia will empower everyone to share and make the most of their life by offering irresistible personal experiences. Elopin aikaan:?? Apple: To make a contribution to the world by making tools for the mind that advance humankind

14 VISION VIEMINEN ORGANISAATIOON SISÄASIAINMINISTERIÖSSÄ Ministeriön tasolla: Suomi on Euroopan turvallisin maa Poliisitoimi: Suomi on Euroopan turvallisin maa, minkä takeena on ammattitaitoinen, palvelualtis, luotettava, yhteistyöhaluinen ja tehokkaasti organisoitu poliisi Pelastustoimi: Suomi on Euroopan turvallisin maa, jossa on hyvä turvallisuuskulttuuri ja Euroopan tehokkain pelastustoimi MUUTAMA VÄITE VISION VIESTIMISESTÄ Katseen nostaminen on tärkeää Aika ei ole visiossa niin olennainen kuin maisema. Aika on tärkeä vain ajatuksen ankkuroimiseksi. Strategiatyössä korostuvat siten 1. maisema: millaista maailmaa haluamme olla rakentamassa 2. me: missä timmissä; verkostot, kumppanuudet, outsourcing, fuusiot 3. aika: etenkin välietapit

15 VISION VIESTIMISEN TYÖKALUJA kehyskertomus linkittää menneet ja tulevan ja asemoi nykyhetken profiloinnissa käytettävät strategiset avainsanat ja strategiset perusviestit kirkastavat sanoman tiekartat ja muut rullaavan suunnittelun keinot linkittävät strategiset teemat arkeen slogan: työyhteisöä kuvaava iskevä perusviesti tunnus, tunnari : työyhteisön logo+tunnus tai äänitunnus KEHYSKERTOMUS LEGITIMOI, OIKEUTTAA TOIMINTAA suuri asiakkaat valtiovalta Ulkoinen legitimiteetti HYVÄ% PERIMÄ% media jne MISSIO% Sisäinen legitimiteetti Visio - palmusaaristo! oma väki Legitimointi on jatkuvaa, koska erilaisia teemoja leimahtaa kaiken aikaa!

16 Pelastakaa Lapset-liitto Visio - palmusaaristo! 1922 kansainväliset sisarjärjestöt Ester Ståhlberg HYVÄ PERIMÄ YK:n lapsen oikeuksien yleissopimus Koteja kodittomille lapsille kansalaissodan orvot ja kodittomat ISCA heikoimmassa asemassa olevien innovatiivisia lasten oikeudet yhteistyömuotoja perheryhmäkodit valmennus lomakodit sijaiskodit tukiperheet MISSIO Tiukula-talon palvelut 1922 Pelastakaa Lasten visio: Haluamme nähdä tulevan Pelastakaa maailman sellaisena, joka Lapset-liitto kunnioittaa, arvostaa ja kuulee lasta, oppii lapsilta ja antaa heille toivoa ja mahdollisuuksia parempaan elämään kansainväliset sisarjärjestöt Ester Ståhlberg HYVÄ PERIMÄ YK:n lapsen oikeuksien yleissopimus Koteja kodittomille lapsille kansalaissodan orvot ja kodittomat ISCA heikoimmassa asemassa olevien innovatiivisia lasten oikeudet yhteistyömuotoja perheryhmäkodit valmennus MISSIO lomakodit sijaiskodit Visio - palmusaaristo! Tiukula-talon palvelut tukiperheet Liiton missio: Pelastakaa Lapset taistelee lasten oikeuksien puolesta parantaakseen välittömästi ja pysyvästi lasten elämää kaikkialla maailmassa

17 PERUSVIESTIT Ennalta ehkäisevä työ Avo- ja sijaishuolto Adoptiot Laadukas lastensuojelun ammattilainen Vapaaehtoinen kansalaistoiminta Herkkä, luotettava ja nopea auttaja, paikallisesti ja maailman laajuisesti Pitkäjänteinen lähialue- ja kehitystyö Humanitaarinen apu Lapsipoliittinen vaikuttaja Yhteistyön rakentaja Lasten aktivoija Aktiivinen vaikuttaja ja kannanottaja KLASSIKKO: MOTOREST

18 KERAVA 2011 Eye KERAVA 2011

19 Suunnan antaminen muutokselle: rullaava suunnittelu ja budjetointi sekä tiekartat Visio - palmusaaristo! long term road map short term road map vanhat hyvät ajat nykyhetki nopean muutoksen aika aika Viestintä strategian jalkautuksessa: strateginen viestintä linjaesimiehen vinkkelistä Viestintä strategian jalkautuksessa: strateginen viestintä linjaesimiehen näkökulmasta visio ja strategia, lähes aina ylhäältä annetut, joka tapauksessa ylhäältä vahvistetut tarkistava viestintä: olenko tulkinnut oikein? 1 esimies JA hänen esimies strateginen tiiminsä oma fundeeraus: mistä kyse, mitä tarkoittaa meillä Strategian jalkautus: tiekarttojen tarkistus, tuloskeskustelut, linkitys muutoinkin arkeen, motivointi, strategian esillepano ja pohdinta aina sopivissa tilanteissa

20 TAVOITTEET RYHMÄN TOIMINNAN SUUNTAAMISESSA: välietappeja tavoitteiden tulisi olla ajallisesti rajattuja: " mennessä" mitattavassa muodossa: "500 yksikköä vähintään 25%:n katteella" koordinoidut koko työyhteisöä silmällä pitäen selkeät yksi vai useampia tavoitteita? Kaksi perustapaa käyttää useampia tavoitteita: rinnakkain kuten tuloskortissa peräkkäin, vuorovedolla ESIMERKKI TAVOITTEEN ASETTAMISESTA I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the earth. May 25, 1961 pres J.F. Kennedy

21 DELEGOINTI prosessi, jossa alaiselle, työryhmälle tai tiimille määritetään tavoitteiden saavuttamista edistävä tehtävä ja siihen tarvittava toimivalta kyseessä tilanne jossa esimies luovuttaa osan omista töistään tai töitä jaetaan uudelleen DELEGOINTI VAIKUTTAA TYÖN SISÄLTÖÖN Nykyinen työ En jaksa, tarvitsen alaisen! Uusi työ Uusia johtamistehtäviä: ohjaus, arviointi, palautteen anto, kannustaminen jne Delegoitu työ

22 DELEGOINTI PROSESSINA esimies 1 Tehtävän luovutus 3 Toimivallan luovutus 6 Kannustava arviointi alainen, tiimi 2 Tehtävän hyväksyminen 4 Suoritusvelvollisuus 5 Tehtävän suoritus = viestinnän ongelma-alueita Koordinointi Toimivalta ja vastuu liittyvät tehtävien delegointiin toimivalta: oikeus toimia tehtävän hoitamiseksi vastuu: henkilö vastaa tehtävän suorittamisesta oikeudet ja velvollisuudet prosessi, jolla varmistetaan, että delegoidut tehtävät ovat sopivan kokoisia, että ne eivät ole päällekkäisiä eikä niiden väliin jää aukkoja, tekemättömiä töitä koordinoinnin avulla edistetään työyhteisön yksiköiden ja jäsenten välistä yhteistyötä Integrointi yhdentäminen, yhteen saattaminen prosessien, asioiden tai toimintojen yhdistäminen koordinoituja tehtäviä tehdään eri puolilla, integroinnissa on kyse tiiviimmästä yhteen saattamisesta, esimerkiksi fuusiotilanteissa tai prosessien uudelleenmäärittelyssä

23 KOORDINOINNIN ONGELMIEN TUNNISTUS Unohtui tai ei älytty päällekkäin eri tahtiin checkpoint A B C baseline O Shaughnessy KOORDINOIVAN VIESTINNÄN PARANTAMINEN selvitä oma pääsi! on vaikea koordinoida, jos et itse ole vakuuttunut ja motivoitunut baseline-viestintä kuntoon! varmista että kaikki tietävät, mitä sovittiin kysy, unohtuiko jotain dokumentoi! Verkko on oiva paikka! checkpoint-rytmitys! ensin tarkistuksia tiiviimmin, keskellä harvemmin, lopuksi taas tiiviimmin motivoiva viestintä! korosta koordinoinnin tärkeyttä jämäkkä viestintä! Teksti koordinoivalta esimieheltä odotetaan jämäkkyyttä