KUNTAPALVELUIDEN SÄHKÖISTÄMINEN

Transkriptio

1

2 KUNTAPALVELUIDEN SÄHKÖISTÄMINEN digiagenda IIN KUNTA HALLINTOPALVELUT & MICROPOLIS OY Kunnanhallitus

3 DIGITALISOITUVA SUOMI - LAKI SÄHKÖISEN ASIOINNIN TUKIPALVELUISTA Palvelujen digitalisoinnilla tarkoitetaan palvelujen ja prosessien kehittämistä tai palvelukanavien ja sähköisen asioinnin monipuolistamista tieto- ja viestintäteknologiaa hyödyntäen. Sähköisiä kuntapalveluita voivat olla esimerkiksi tila- ja ajanvaraukset, säännöllisesti lähetettävät hakemukset ja henkilötietojen ilmoittaminen sekä asiakaspalvelun organisointi. Valtionvarainministeriön vuonna 2009 käynnistämä Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma (SADe-ohjelma) päättyi vuoden 2015 lopussa. Ohjelman myötä syntyivät uudet sähköiset palvelut, kuten Kansalaisaloite.fi palvelu, jossa on noin kävijää kuukaudessa sekä rakennuslupien käsittelyyn Lupapiste.fi palvelu, jonka on ottanut käyttöön jo 170 kuntaa. Työn jatkoksi on vuonna 2014 käynnistetty Kansallinen palveluarkkitehtuuriohjelma (KaPA) osana hallituksen Digitalisoidaan julkiset palvelut kärkihanketta. Vuonna 2016 valtiovarainministeriö valmistelee Digikuntakokeilu-kehittämisohjelmaa, jonka tavoitteena on edistää kuntien palveluiden tuotanto- ja toimintatapojen tehostumista ja hillitä kuntien kustannusten kasvua digitalisaatiota hyödyntämällä. KaPa-laki voimaan Laki kokoaa yhteen sähköisen asioinnin tukipalvelujen tuottamiseen liittyvän sääntelyn. Laissa säädetään tukipalveluiden toiminnallisuuksista ja palvelutuottajien vastuista ja tehtävistä, henkilö- ja muiden tietojen käsittelystä sekä velvollisuudesta ja oikeudesta käyttää yhteisiä palveluja. Tavoitteena on luoda yhden luukun palvelumalli uudistamalla tiedonhallintalainsäädäntö. Lakiesitys velvoittaa julkishallinnon organisaatioita siirtymään uuden Suomi.fi-tunnistamisen käyttäjiksi viimeistään vuoden 2017 lopussa. 1) Kaikki kansalaisten tarvitsemat julkishallinnon digitaaliset palvelut kootaan yhteen Suomi.fi verkkopalveluun (palvelunäkymä), jossa voi yhdellä tunnistautumisella katsoa omia tietojaan eri viranomaisrekistereistä kuten VTJ Väestötietojärjestelmä (VRK), YTJ Yritystietojärjestelmä (PRH), KTJ Kiinteistötietojärjestelmä (MML), Hallinnon karttapalvelu (MML), ATJ Ajoneuvotietojärjestelmä (Trafi), KanSa Kansallinen sosiaalihuollon asiakastietovaranto (THL), Kanta Kansallinen terveysarkisto (Kela/THL) ja TOPI Toimipaikkarekisteri (THL) (Lisää rekistereitä on tulossa). vastaanottaa virallisia päätöksiä, tiedoksiantoja ja asiakirjoja sekä tarvittaessa lähettää asiointiin tarvittavia lisätietoja. Omat viestit -palvelu avautuu vuoden 2016 lopussa, jolloin se korvaa nykyisen Kansalaisen asiointitilin. asioida toisen henkilön puolesta (valtuutus). 2

4 Vuoden 2016 aikana käyttäjillä on kokeiltavana kehitysversio palvelusta (beta.suomi.fi). Viranomaisten lisäksi myös yritykset ja yhteisöt sekä yhdistykset voivat tuoda palvelutietonsa kaikkien saataville samaan paikkaan. 2) Sähköinen tunnistautuminen Sähköisten palvelujen käytön lisääntyminen edellyttää helppoa, turvallista ja edullista tapaa tunnistaa käyttäjät eri palveluihin. Osana kansallista palveluarkkitehtuuria luodaan uusi kansallinen vahva sähköinen tunnistusmalli, joka korvaa aiemmat VETUMA- ja Tunnistus.fi -palvelut. Kunnille keskitetty sähköinen tunnistusratkaisu tuo kustannustehokkuutta, kun ennen jokainen organisaatio teki itse sopimuksen tunnistuspalveluja tarjoavien pankkien ja operaattorien sekä Väestörekisterikeskuksen kanssa. Uudessa mallissa sopimukset tehdään ja rahoitetaan keskitetysti. IIN DIGIAGENDA JA TIETOJÄRJESTELMÄSELVITYS Kunnalle on valmisteltu kevään 2016 aikana hallintopalveluiden ja Micropolis Oy:n Innohiili-hankkeen yhteistyönä digitalisoinnin yhteiset periaatteet (Digiagenda, liite 1, s. 1), jotka ohjaavat palveluyksiköitä keskittymään vaikuttavuudeltaan merkittävimpien kuntapalveluiden digitalisointiin. Iin digiagendaan on nostettu osatavoitteeksi energiatehokkuuden ja hiilijalanjäljen pienentäminen palveluiden digitalisoinnin avulla sekä entistä mielekkäämpi ja osallistava palvelutarjonta kunnan vetovoimatekijänä. Digiagendan tueksi kunnan sähköisistä järjestelmistä / ohjelmistoista on tehty kevään aikana selvitys (Kunnan tietojärjestelmäselvitys, liite 2). Selvityksessä on kartoitettu kaikki käytössä olevat tietojärjestelmät, niiden käyttötarkoitus, käyttäjätasot, kustannukset sekä ohjelmistoihin liittyvä asiakasrajapinta. Näiden lisäksi on selvitetty mitä palveluita / työvaiheita yksiköissä voitaisiin parantaa tai tehostaa sähköisten järjestelmien avulla. TOIMENPIDE-EHDOTUS: 1) Kunnanhallitus hyväksyy Iin digiagendan yhteiset periaatteet 2) Kunnanhallitus nimeää ohjaavan työryhmän, joka koordinoi digiagendan eteenpäinvientiä (kaksi luottamushenkilöä, tarvittavat virkamiehet). 3) Kuntalaisilta kartoitetaan tulevaisuuden palvelu- ja asiointitoiveita (Syksy 2016) 4) Kevyen tunnistuksen sisältävät lomakkeet / asiointipalvelut muutetaan sähköiseksi (haku-, ilmoittautumis- ja varauslomakkeet) (Syksy 2016). Yksiköt toteuttavat toimet omien talousarviomäärärahojensa puitteissa. 5) Vuoden 2017 alusta käynnistetään Iin kunnan kuntapalvelutietojen kuvaaminen ja lisääminen suomi.fi-palvelunäkymään ( Työhön varataan järjestelmäasiantuntijan työpanos 2017 alkaen. 3

5 6) Käynnistetään ensimmäisen palvelutarjouksen luominen (Kuntalaiset suunnittelevat palvelut, liite 1, s. 2). Palvelutarjouksella tarkoitetaan esitäytetyn veroilmoituksen kaltaista palveluprosessia, jossa kunta hyödyntää aiemmin kuntalaisesta kerättyä tietoa rakentaessaan hänelle ehdotuksen siitä, miten kunta voisi kuntalaista palvella. Keskeisiä elementtejä palvelutarjouksessa ovat digitalisoinnin ja asiakaskeskeisen palveluprosessin ansiosta syntyvät ennakointi ja automatisointi. Ensimmäinen palvelutarjous toteutetaan osana Micropoliksen Innohiili -hankkeen palvelumuotoilullisia toimenpiteitä. (Vuosibudjettiarvio: 5 000, järjestelmän osto tai muokkaus) 7) Kunnan sähköisestä hallinnoinnista (sähköiset kokoukset, -materiaalit, äänestykset, läsnäolojärjestelmät, yksinkertaisten asioiden sähköinen hyväksyntä) päätetään kunnan hallintosäännössä, joka tulee voimaan