Excel 2010 KJK. Microsoft Excel 2010 EDISTYNYT KÄYTTÖ. Kari J Keinonen KJK. Kari J Keinonen 1

Transkriptio

1 Microsoft Excel 2010 EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari J Keinonen Kari J Keinonen 1

2 Käyttöoikeustiedot Ornanet Koulutuksen e-kirjat Apu- ja harjoitustiedostot Excel 2010 Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (orgnaisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E- kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN Olemme tuottaneet seuraavia e-kirjoja tietojenkäsittelystä sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet Windows 7 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Project 2007 ja Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauttamalla tätä linkkiä! Löydät Office 2010 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Excel-2010-ab-s-aputiedostot -kansiosta. Kari J Keinonen 2

3 Sisällysluettelo Excel 2010 Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat...2 Apu- ja harjoitustiedostot...2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 8 Mikä on Excel?...9 Mitä on taulukkolaskenta?...9 Taulukkolaskennan perusperiaate Taulukkolaskenta kuvana Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Ohjelman lopettaminen Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan pääosat ja toiminnot Valintanauha ja välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Pikavalikko ja pikavalikoima Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkuna Ylä- ja alatunniste Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä Tiedoston käsitteleminen Uusi työkirja Tiedoston avaaminen Avaa aiemmin luotu työkirja mallina Avaa ja korjaa tiedosto Tiedostojen välillä liikkuminen Tiedoston sulkeminen Tulostus Määritä tulostusalue Alueen valitseminen taulukosta Koko taulukon valitseminen Koko työkirjan valitseminen Esikatselu (Preview) Tulostus (Print) Sivun asetukset (Page Setup) Tallennus (Save) Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Työkirjan (tiedoston) jakaminen Kari J Keinonen 3

4 Keskeiset perusteet Solu Työarkilla liikkuminen ja solun valinta Soluosoite Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa Solun sisällön poistaminen tai korvaaminen Alue ja sen valinta Koko työarkki Erillisten alueiden valinta Rivi Sarake Rivi- ja sarakeotsikoiden kiinnittäminen Rivien ja sarakkeiden piilottaminen Alueiden nimeäminen Aluenimien käyttäminen Syötön ohjaus - kelpoisuustarkistus Solun ja alueen sisällön muotoileminen Teemat (Themes) Solutyylit Kirjasimen muotoilu Lukujen esitysmuodon muotoileminen Solun ja alueen tasaus Muotoilusivellin kopioi muotoiluja Sisennyksen tekeminen soluun Muotoilun poistaminen Ehdollinen muotoilu Kumoa - Tee uudelleen toiminnot Kumoa (Undo) Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Leikepöytä Kopiointi (Copy) Kaavojen tuottaminen kopioimalla Kopiointi laskentataulukoiden ja työkirjojen välillä Leikkaaminen (Cut) Tiedon siirtäminen laskentataulukoiden ja työkirjojen välillä Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Arvojen kääntäminen taulukossa Lähtöarvojen kasvattaminen kertoimella Arvosarjojen tuottaminen Oman luettelon luominen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Valinta (Select) Tekstitiedosto Exceliin Kaavat Kaavojen kirjoittaminen Kari J Keinonen 4

5 Funktiot Lisäfunktioiden asentaminen Funktioiden käyttäminen Funktion kirjoittaminen Funktion lisääminen ohjatusti Tärkeimmät funktiot Matemaattiset ja trigonometriset funktiot Päivämäärä- ja aikafunktiot Tilastofunktiot Loogiset funktiot Tekstifunktiot Hakufunktiot Taloudelliset funktiot Tietokantafunktiot Huolellisuus ja tarkistaminen Ajatteleminen on tärkeintä Jatka ajattelemista Virheentarkistamisen työkalut Esitysgrafiikka Kuvan lisääminen Valokuvan käsittely Piirretyt kuvat SmartArt-grafiikkaobjektit Luvuista kaavioita Pylväskaavion luominen Pylväskaavion muokkaaminen Kaavion sijainti Ympyräkaavion luominen Kaavion arvot kahdella kuvaajalla Oman kuvan käyttäminen pylväissä Kaavio toisessa työkirjassa Taulukko-toiminto, tietokanta Miksi tietokantoja tehdään? Excel tietokannat Miten tietokantoja luodaan? Taulukon perustaminen Tiedon syöttäminen taulukkoon Taulukon muotoileminen Tiedon poistaminen taulukosta Taulukon pikasuodatus Taulukon lajitteleminen Tietueduplikaattien poistaminen Kyselyt, raportit ja poiminta Erikoissuodatus Otsikkorivin tulostaminen joka sivulle Kari J Keinonen 5

6 Malli Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Laskentamallin luominen Mallin tallentaminen Tallennus malliksi Mallin käyttäminen Uusi työkirja mallia käyttäen Mallin muuttaminen Syöttölomake Mikä on syöttölomake? Lomakeobjektit Lomakeobjektien käyttäminen Hyperlinkki Suojaustoimet Työkirjan avaaminen Työkirjan rakenne Taulukon suojaus Lukitun taulukon osan vapauttaminen suojauksesta Makrot Suojausasetukset Nauhoitetut makrot Makron nauhoittaminen Makrojen suorittaminen Funktion ohjelmoiminen Aliohjelman ohjelmoiminen Tavoitteen haku ja ratkaisija Tavoitteen haku (Goal Seek) Ratkaisin (Solver) Skenaariot (Scenarios) Pivot-taulukko Pivot-taulukon luominen Pivot-taulukon muokkaaminen Pivot-taulukon päivittäminen Pivot-taulukon suodattaminen PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedostoksi tulostaminen PDF-tiedostoksi julkaiseminen Usean työarkin käsittely Taulukkovälilehdet Taulukkovälilehtien käsittely Laskentaa useassa työarkissa Kari J Keinonen 6

7 Meta- ja tunnistetiedot Kommentointi Oikoluku Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Excelin asetukset Valintanauhan mukauttaminen Pikatyökalurivin mukauttaminen Oletustallennusmuodon muuttaminen Tilapalkin mukauttaminen Automaattinen korjaus Näytön zoomaaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Asiakirjojen yhteiskäyttö Eri tiedostomuotojen avaaminen Eri tiedostomuotoon tallentaminen Linkitys Solun linkitys toiseen Työarkkien välinen linkitys Excel tiedostojen linkitys Excel tietojen linkittäminen Wordiin Ohje-toiminto Hakemisto Kari J Keinonen 7

8 Johdanto!!!! Kädessäsi on Excel-koulutuksen opintomateriaali. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Excelin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä e-kirjaa. Kirja on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta ja itseopiskelua. Punaisella huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Kun opiskelet Excelin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeää. Tämä e-kirja on tehty "kulumaan" käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Exceliä pyri siihen että opit Excelin perusteet (sivu 10) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan (lisätietoa sivulla 11) ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Excel-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Exceliä, työskentele ohjelman avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja joista vähitellen luot taulukkolaskennassa oman työskentelykäytäntösi. Excel on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Kari J Keinonen 8

9 Mikä on Excel? Excel on graafinen taulukkolaskentaohjelma, jolla voit tehdä kaikki organisaatiollesi tarpeelliset laskelmat. Se sisältää myös esitysgrafiikkaominaisuuden ja tietokantaominaisuuksia. Excelissä on lisäksi oma VisualBasic for Application (VBA) -ohjelmointikieli. VBA-kielellä voit rakentaa usein käyttämistäsi komentosarjoista yhdellä näppäilyllä suoritettavia toimintokokonaisuuksia eli makroja tai ohjelmoida monipuolisia aliohjelmia. VBA mahdollistaa myös omien laskentafunktioiden laatimisen. Jotta hallitset Excelin, on sinun ymmärrettävä ohjelman kokonaisuus, tutustu sivulla 11 olevaan kuvaan (orientaatio) huolella. Mitä on taulukkolaskenta? Taulukkolaskenta on parhaimmillaan, kun tuotat usein toistuvia laskentamalleja eli teet budjetointia, määrä- ja kustannuslaskentaa, laskutusta tms. Taulukkolaskentaohjelma on laskentatoimen apuväline, eräänlainen sähköinen helmitaulu. Laskeminen tapahtuu laskentatyöarkille. Työarkki muistuttaa ruutupaperia ja sitä käytetään kuten ruutupaperia. Ruudusto jakautuu riveihin ja sarakkeisiin. Laskelma syntyy kun yhdistät erilaisia tietojoukkoja, esimerkiksi myyntiä tai kuluja kuvaavia lukuja, tekstiä ja kuvia. Kaavojen avulla lasket luvuista tuloksia, apuna siinä käytät valmiita funktioita. Lopuksi tallennat laskelman tiedostoksi. Kari J Keinonen 9

10 !! Taulukkolaskennan perusperiaate Taulukkolaskennassa luot luvuista kaavojen avulla toimivan laskentaarkin. Laskennassa on tärkeää käyttää apuna laskentakaavoja, valmiita funktioita ja kaavoissa soluosoitteita. Aiemmin kirjoittamaasi tekstiä tai lukua et kirjoita uudelleen vaan kopioit tai siirrät sen haluttuun paikkaan asiakirjassa tai kokonaan uuteen asiakirjaan. Käsittelet taulukkolaskennassa erilaisia objekteja. Objektit ovat kerralla valittavissa ja käsiteltävissä olevia kokonaisuuksia. Objekteja ovat mm. kirjain, sana, solu, alue tai vaikkapa työarkki. Koko käyttöjärjestelmä ja käyttöympäristö sekä Excel on koottu objekteista. Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Solun C6 laskentakaava näkyy kaavarivillä. Kuva 1 Taulukkolaskennan perusperiaate Kuvassa näet Excelillä tehdyn laskelman. Funktiolla Summa() lasketaan solualueen C4:C5 luvut yhteen. Muuta lähtöarvosolussa (B4:C5) alkuperäistä lukuarvoa ja hyväksy syöttö Enter-näppäimen painalluksella. Kaavalla soluun laskettu arvo muuttuu, eli tulos päivittyy ajan tasalle. Kokeile kaavan toimivuutta kirjoittamalla solun B4 arvon 120 tilalle arvo 100 ja paina Enternäppäintä. Näet kuinka Yhteensä-arvo muuttuu 210:ksi.! Syötä aina yksi asiakokonaisuus yhteen soluun. Älä kirjoita osia samasta asiakokonaisuudesta toiseen soluun. Älä jätä työarkin laskentaalueelle kokonaisia tyhjiä rivejä tai sarakkeita, yksittäisiä tyhjiä soluja siellä voi joskus olla. Kari J Keinonen 10

11 Taulukkolaskenta kuvana Kuva 2 Taulukkolaskenta periaatekuvana Kuvassa on kokonaiskuva Excelin toiminnoista (orientaatio). Laskentamallin tuottaminen tapahtuu ylhäältä alaspäin. Kari J Keinonen 11

12 Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Excel 2010 Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla napsauttamalla Käynnistä (Start) -valikosta löytyvää ohjelman komentoriviä. Ellei valikossa ole ohjelman komentoriviä ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi etkä sitä näin ollen voi käyttää. Laitteeseen asennetut ohjelmaryhmät Microsoft Office -ryhmään asennetut ohjelmat Kaikki ohjelmat (All Programs) / Takaisin (Back) -painike Kuva 3 Excelin avaaminen Start (Käynnistä) - valikosta Excelin avaat Kaikki ohjelmat (All Programs) -alivalikon Microsoft Office -ohjelmaryhmässä olevaa Microsoft Excel komennolla. Ohjelman avatessasi syntyy uusi tyhjä tiedosto. Kari J Keinonen 12

13 Ohjelman lopettaminen Excelin lopetat Tiedosto (File) -valikon Lopeta (Exit) -komennolla tai napsauttamalla Otsikkorivin päässä olevaa Sulje (Close) -painiketta (kuva vasemmalla). Voit lopettaa ohjelman myös painamalla Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Tiedosto (File) -painike Tiedosto (File) -valikko Asetukset (Options) -painike Kuva 4 Excelin lopettaminen Tiedosto ( File) - valikosta! Exceliä lopettaessasi se kysyy vielä muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallentaa tiedostoon Xxxxx.xlsx tehdyt muutokset (Do you want to save the changes you made to Xxxxx.xlsx), vastaa napsauttamalla Kyllä (Yes) -painiketta. Kari J Keinonen 13

14 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Tiedosto-valikko Otsikkorivi Valintanauha jossa välilehtiä Ikkunoiden hallintapainikkeet Pikatyökalurivi Välilehtien valitsimet Ohje-painike Nimiruutu Valittu solu Riviotsikot Kaavarivi Laskentaruudukko Sarakkeita on Rivejä on Sarakeotsikot Ikkunan jakopalkki Vieritysjana ja vieritysruutu Taulukkovalitsin Osoitin Näkymä-painikkeet Zoomaus-liukusäädin Painikkeet taulukoissa liikkumiseen Lisää laskentataulukko -painike Tilapalkki eli tilarivi Kuva 5 Excel ohjelman käyttöliittymä Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan asiakirjaan. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. Excel avautuu siten, että valintanauhassa (Ribbon) on kuvassa näkyvä Aloitus (Home) -välilehti ja sen painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli tilarivi (Status Bar) on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä. Kari J Keinonen 14

15 Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Tiedosto (File) -valikko on ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Tiedot (Info) -alivalikko Painike alivalikkoon Pudotusvalikkoon Kuva 6 Tiedosto ( File) - valikko Valikkokomennon vieressä oleva nuoli osoittaa alivalikkoa. Valikosta löydät Lopeta (Exit) -painikkeen jolla ohjelma lopetetaan. Asetukset (Options) -painikkeella taas siirryt muokkaamaan ohjelman käyttöön vaikuttavia asetuksia. Otsikkorivillä näet laskenta-asiakirjan ja ohjelman nimen. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavia yleisiä komentoja. Sieltä löytyy Tallenna (Save), Kumoa (Undo) ja Tee uudelleen (Redo) -komennot. Pikatyökaluriviä voit itse muokata (suositus). Kari J Keinonen 15

16 Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää tai suurentaa ikkunaa. Ohjelman voit lopettaa ylemmällä Sulje (Close) -painikkeella tai Alt + F4 -näppäimillä. Tiedoston voit sulkea alemmalla Sulje (Close) - painikkeella. Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja kaikki valitun toiminnon komennot. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään. Kaavariville (Formula Bar) kirjoitat laskentakaavat, lisäät funktiot ja maalaat hiirellä vetämällä soluosoitteet. Valittu (aktiivinen) solu ilmaisee kohdan, johon olet syöttämässä tietoa. Vieritysjanat mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Taulukkovalitsimista voit valita sen taulukon jolle haluat tehdä laskentaa. Tilapalkissa (Status Bar) näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja. Tilapalkki on käyttäjän mukautettavissa (suositus). Työarkki (Laskentaruudukko) on laskennassa käytettävä ruudukko, johon lähtöarvot ja kaavat syötetään. Kari J Keinonen 16

17 Valintanauha ja välilehdet Valintanauha ja siinä näytettävät välilehdet ovat oletuksena näkyvillä. Välilehdet sisältävät ryhmiteltynä eri perustoimintoja. Kukin ryhmä sisältää komentoja jotka auttavat sinua asiakirjan laadinnassa, muokkauksessa ja muotoilussa. Voit minimoida valintanauhan sen valitsimen pikavalikon Pienennä valintanauha (Minimize the Ribbon) -komennolla. Sen jälkeen näet näytön ylälaidassa vain välilehtien valintapainikkeet. Aloitus (Home ) Word avautuu oletuksena Aloitus (Home) -välilehdelle. Kuva 7 Aloitus ( Home) - välilehti Välilehdellä on toiminnot muotoiluihin ja tiedon etsimiseen sekä kopiointiin. Kuvassa on korostettu Tasaus (Alignment) -ryhmää. Ryhmän oikeassa alakulmassa on avainpainike (Dialog Box Launcher). Lisää (Insert) Kuva 8 Lisää ( Insert) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät taulukkoon graafisia objekteja, kaavioita tai ylä- ja alatunnisteen. Sivun asettelu (Page Layout ) Kuva 9 Sivun asetukset ( Page Layout) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla teet taulukon ulkoasuun (tulostus) vaikuttavat määritykset. Kari J Keinonen 17

18 Kaavat (Formulas) Kuva 10 Kaavat ( Formulas) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät laskentafunktioita ja tarkastat kaavoja sekä nimeät alueita. Tiedot (Data) Kuva 11 Tiedot ( Data) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla teet lajittelun, suodatuksen, ryhmittelyt ja haut. Tarkista (Review ) Kuva 12 Tarkista ( Review) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla tarkistat taulukon oikeinkirjoituksen, kommentoit ja jaat sekä suojaat työkirjan muutoksilta. Näytä (View ) Kuva 13 Näytä ( View) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla käsittelet ja katselet ikkunoita sekä järjestelet niitä. Kari J Keinonen 18

19 Kehitystyökalut (Developer ) Kehitystyökalut (Developer) -välilehti on näytöllä vain jos se on asetettu voimaan asetuksella Kehitystyökalut (Developer). Asetuksen löydät Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -valintaikkunasta Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehdeltä. Kuva 14 Kehitystyökalut ( Developer) - välilehti Välilehti sisältää ohjelman kehittyneet toiminnot kuten ohjelmointieditorin ja makrotyökalut. Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset välilehdet (Contextual tabs) näytetään vasta, kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Kuva 15 Kaavion tilannekohtainen välilehti Valittuasi kaavion näet Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmässä Rakenne (Design), Asettelu (Layout) ja Muotoilu (Format) -välilehtien valintapainikkeet. Napsauttamalla Rakenne (Design) tai Asettelu (Layout) -valintapainiketta saat esiin komennot joilla käsittelet kaavioita. Muotoilu (Format) -välilehden painikkeilla voit muotoilla kaaviota.! Jotkin painikkeet jäävät voimaan niitä kaksoisnapsauttamalla. Tällä tavalla voit toistaa tehtyä toimintoa. Tällainen painike on muun muassa Muotoilusivellin (Format Painter). Kun teet toistuvaa saman muotoilun kopiointia toimi seuraavasti: Maalaa aluksi alue, jonka ulkonäön haluat periyttää. Kaksoisnapsauta muotoilusivellintä. Maalaa alueet, joihin haluat muotoilun. Lopeta painikkeen (toiminnon) käyttö painamalla Esc-näppäintä. Kari J Keinonen 19

20 Valintaikkunat Office 2010-ohjelmista löytyvät perinteiset Windows-valintaikkunat (Dialog box). Valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia. Asiakirjan nimi (Oletus) Avainpainike Valintaikkunan kuvaus Kuva 16 Avainpainike ( Dialog box launcher ) Kohdistamalla osoittimen välilehden ryhmän oikeaan alakulmaan näet kuvauksen avainpainikkeen avulla löytyvästä valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muokkaamaan asetuksia. Aktiivinen eli valittu välilehti Kuva 17 Muotoile solut ( Format Cells) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy tekemäsi asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan, napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta. Voit peruuttaa ikkunan ja tekemäsi asetukset myös painamalla näppäimistöltä Esc-näppäintä. Kari J Keinonen 20

21 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen jossa on musta kärki alaspäin näyttävä kolmio. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman (Galleries). Valikoima sisältää vaihtoehtoisia toimintoja joista voit valita haluamasi. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Valikoima Pudotusvalikko Kuva 18 Valikoima ja pudotusvalikko Napsauta Lukumuotoilu (Number Format) -valikoimasta voimaan soluun haluamasi asetus tai aloita tiedon etsiminen Lajittelu ja suodatus (Sort & Filter) -pudotusvalikon komennoilla. Siirtäessäsi hiirellä osoitinta eri luettelokohtiin näet samaan aikaan valitussa kappaleessa asetuksen vaikutuksen. Tämä siksi että Excelissä on oletuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu (Live Preview). Asiasta saat lisätietoa sivulta 22. Kari J Keinonen 21

22 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Laskentataulukkoa muotoillessasi on oletusasetuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu. Valikoiman painike Värin vihje Kuva 19 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Liikuttaessasi osoitinta muotoilukomentojen (tässä värivalikoiman) päällä näet valitussa solussa "mahdollisen" valinnan vaikutuksen. Reaaliaikaisen esikatselun avulla voit vertailla asetusten vaikutuksia ilman, että vielä teet asetusta.! Reaaliaikaisen esikatselun poistat käytöstä Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa ikkunassa Yleiset (General) -välilehdellä. Napsauta Salli reaaliaikainen esikatselu (Enable Live Preview) -asetus pois voimasta. Kari J Keinonen 22

23 ! Pikavalikko ja pikavalikoima Excel 2010 tuo mukanaan perinteisen pikavalikon (Context menu) ja sen lisäksi uutena toimintona pikavalikoiman (Mini toolbar). Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö. Kuva 20 Pikavalikoima ja pikavalikko Hiiren kakkospainikkeella saat esiin aina objektin (tässä solun) pikavalikon ja toisinaan pikavalikoiman. Ne sisältävät kyseisen objektin (solu C3) käsittelyyn tarkoitettuja toimintoja. Pikavalikoima (ylempi) sisältää tekstimuotoiluun tarvittavia perustyökaluja. Pikavalikko (alempi) taas sisältää valitun objektin muihin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja. Pikavalikko on ohjelmakäytön keskeinen apuväline, opettele sen käyttö huolella. Valitessasi solussa olevaa tekstiä näkyy pikavalikoima osoittimen yläpuolella läpikuultavana ja voit napsauttaa siitä valitulle tekstille haluamasi muotoilun voimaan. Kari J Keinonen 23

24 Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Excel 2010 Normaali (Normal ) -näkymä on perinteinen taulukkolaskentaohjelman näkymä. Näkymässä näet koko taulukon ruudukon vierittämällä näyttöä alas tai oikealle. Oletuksena Excel käynnistyy Normaali (Normal) -näkymään jossa sinun on helpointa tehdä laskentaa. Kuva 21 Normaali ( Normal) - näkymä Näkymään pääset palaamaan napsauttamalla ikkunan alalaidan Normaali (Normal) -painiketta.!! Tyhjästä alueesta voit siirtyä taulukon viimeiselle riville painamalla CTRL + alanuoli -näppäinyhdistelmää. Voit palata ensimmäiseen tietoa sisältävään soluun tai taulukon alkuun painamalla CTRL + ylänuolta. Viimeiseen sarakkeeseen oikealla pääset painamalla CTRL + oikea nuoli -näppäinyhdistelmää ja viimeisestä sarakkeesta palaat näppäilemällä CTRL + vasen nuoli. Voit siirtyä taulukosta toiseen napsauttamalla hiirellä taulukkovalitsinta. Voit siirtyä myös taulukosta toiseen näppäinyhdistelmillä CTRL + Page Up (seuraavaan taulukkoon) ja Ctrl + Page Down (edelliseen taulukkoon). Kari J Keinonen 24

25 Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä on tarkoitettu työarkin tulostusasun tarkasteluun. Tässä tilassa on helppo katsella miltä taulukko näyttää jos se tulostetaan. Asettelunäkymässä näet sivurajat, ylä- ja alatunnisteelle varatut alueet sekä mittaviivaimet. Sivun asettelu (Page Layout) -näkymässä käsittelet sivuja tehokkaimmin, kun otat esiin valintanauhaan Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden toiminnot. Löydät välilehdeltä nopeasti suoritettavia sivun hallinnallisia toimintoja niin sivun tulostussuunnan muuttamiseen, reunusten määrittämiseen kuin ruudukon näyttämiseen. Kuva 22 Sivun asettelu ( Page Layout) - näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymään pääset napsauttamalla kyseistä painiketta. Tässä näkymässä sinun on helppo tuottaa asiakirjaan ylä- ja alatunniste. Kuvassa ikkunan zoomausaste on 80 %. Ikkunaa zoomaamalla pääsetkin tarkastelemaan yhtä tai useampaa sivua kerralla. Valintanauhan Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän oikeassa alakulmassa olevalla avainpainikkeella pääset siirtymään perinteiseen Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkunaan.! Sivun asettelu (Page Layout) -näkymää sinun kannattaa käyttää tulostussivujen ulkoasua muokatessasi tai ylä- ja alatunnistetta tehdessäsi. Näkymä tuntuu kuitenkin toimivan varsin tahmeasti, joten suosittelen että työskentelet pääosin joko Normaali (Normal) tai Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymässä. Kari J Keinonen 25

26 Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkuna Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkunan välilehdillä pääset muokkaamaan monipuolisesti sivujen tulostusasetuksia. Sivu (Page) -välilehti Tulosteen zoomaus Paperikoko Tulostuslaatu Esikatseluun Kuva 23 Sivu ( Page) - välilehti Välilehdellä voit muuttaa tulostusarkin suuntaa (Portrait tai Landscape), paperin kokoa, tulostustarkkuutta ja tulostettavien sivujen skaalausta. Sovita (Fit to) -kenttien arvoilla voit määrätä miten usealle sivulle laskentataulukko tulostuu. Kari J Keinonen 26

27 Reunukset (Margins) -välilehti Reunukset ovat tila arkin reunoilla. Reunukseen ei tulosteta. Suurin osa tulostimista (tulostinohjainohjelmat) eivät kykene tulostamaan aivan arkin reunoihin. Yläreunus Ylätunnisteen reunus Oikea reunus Alatunnisteen reunus Kuva 24 Reunukset ( Margins) - välilehti Välilehdellä pääset muokkaamaan sivun tulostusalueen kokoa, ylä- ja alatunnisteen kokoa ja määräämään tulostuvan sisällön tulostumisen keskelle arkkia (Horizontally ja/tai Vertically). Kari J Keinonen 27

28 Ylä- ja alatunniste Ylä tai alatunniste (Header/Footer) -välilehti Ylä- ja alatunnisteeseen sinun tulee kirjoittaa se tieto tai sijoittaa se kuva, jonka haluat toistuvan asiakirjan kaikissa tulostuvissa sivuissa. Tuota tunnisteisiin haluamasi, kaikilla sivuilla toistuva tieto (esimerkiksi logo ja sivunumero). Voit myös määrittää ensimmäisen sivun erilaiseksi, jolloin sillä sivulla ei välttämättä ole tunnisteita lainkaan. Voit määrittää ylä- ja alatunnisteen Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkunan Ylä- tai alatunniste (Header/Footer) -välilehdillä. Helpointa tunnisteiden tekeminen on Sivun asettelu (Page Layout) -näkymässä (sivu 29). Ylätunnisteen esikatselukuva Pudotusvalikosta sisältöjä ylä- ja alatunnisteeseen Alatunnisteen esikatselukuva Kuva 25 Ylä tai alatunniste ( Header/Footer) - välilehti Välilehdellä pääset muokkaamaan tunnisteita mieleiseksesi. Ylätunniste (Header) ja Alatunniste (Footer) -pikavalikoista voit asettaa tunnisteisiin valmiita sisältöjä. Muotoile (Custom ) -painikkeilla pääset määrittäämään tunnisteisiin sisällöt itse. Kari J Keinonen 28

29 Harjoitustiedosto: Jousimyynti.xlsx Ylä- ja alatunnisteen luominen toisin Helpoiten määrität ylä- ja alatunnisteet Sivun asettelu (Page Layout) -näkymässä. Kuva 26 Ylätunniste Sivun asettelu ( Page Layout) näkymässä Näkymässä pääset muokkaamaan ylä- ja alatunnistetta. Tässä ylätunnisteen korkeutta on suurennettu 5,4 cm:iin. Molemmat tunnisteet on jaettu kolmeen lohkoon. Lohkoihin pääset niitä napsauttamalla. Tietoa lohkoihin voit tuottaa kirjoittamalla tai valintanauhan Rakenne (Design) -välilehden toimintopainikkeilla. Asetukset (Options) -ryhmän Erilainen ensimmäinen sivu (Different First Page) -asetuksella voit tehdä kansilehdestä erinäköisen. Tunnisteista pääset pois napsauttamalla jotain osaa laskentataulukossa. Tunnisteeseen lisäät kuvan tai kentän Rakenne (Design) -välilehden Ylä- ja alatunnisteiden osat (Header & Footer Elements) -ryhmän komennoilla. Kari J Keinonen 29

30 Kuva 27 Kuvan lisääminen ylätunnisteeseen Vasempaan lohkoon on lisätty logo (logo.png) Kuva (Picture) -painikkeella esiin tulevan valintaikkunan avulla. Kuvassa näet vasta koodin, kun siirryt seuraavaan lohkoon näet jo kuvankin. Kuva 28 Päivämäärän lisääminen ylätunnisteeseen Oikeaan lohkoon on lisätty juokseva päivämäärä Nykyinen päivämäärä (Current Date) -painikkeella. Päivämäärän arvo on päivittyvä, eli näet lohkossa tiedoston käsittelypäivän. Lisäksi voit lisätä Rakenne (Design) -välilehden Ylä- ja alatunnisteiden osat (Header & Footer Elements) -ryhmästä ala- tai ylätunnisteeseen tiedostonimen (File Name), tiedostopolun (File Path), sivunumeron (Page Number) tai kuluvan kellonajan (Current Time) kyseisiä painikkeita napsauttamalla. Kari J Keinonen 30

31 Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä Näkymä auttaa suurten taulukoiden tarkastelussa. Tässä tilassa sinun on helppo muuttaa suuremman taulukon tulostusasua, sitä miten se jakautuu eri sivuille. Näkymässä teet helposti laskentaa ja samalla tarkkailet miten tulostettavaksi tarkoitetut lopulliset sivut asettuvat. Kuva 29 Sivunvaihtojen esikatselu ( Page Break Preview) - näkymä Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymään pääset kyseisellä painikkeella. Vetämällä katkoviivaa voit määrittää mitä tulostuu kullekin sivulle. Kari J Keinonen 31

32 Kuva 30 Tulostus yhdelle sivulle Edellisen kuvan taulukko tulostuu kahdelle sivulle. Vetämällä katkoviivan oikealle asiakirja tulostuu yhdelle sivulle. Jos taulukko on leveä niin muuta valintanauhan Sivunasettelu (Page Layout) -välilehdellä Suunta (Orientation) -pudotusvalikosta voimaan Vaaka (Landscape) -asetus. Kari J Keinonen 32

33 Tiedoston käsitteleminen Uusi työkirja Excel 2010 Uuden työkirjan luot helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + n. Tällainen uusi työkirja saa ulkoasun ohjelman oletusmallista (Normal.dotx). Malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu; toistuvaa vakiotietoa, kaavoja ja muotoiluja sisältävä asiakirja. Oletusmalli vastaa Käyttäjän asetuksissa annettuja määrityksiä. Mallien luomisesta ja käyttöönotosta saat lisätietoa sivulta 174. Uuden asiakirjan voit luoda myös valmiin mallin mukaan napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Näkyviin tulee Uusi työkirja (New Workbook) -valintaikkuna. Ikkunasta voit valita Excelin mukana asennetun mallin tai Office.com Templates -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit (My templates) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 31 Uuden asiakirjan luominen Uusi (New) -valintaikkunasta löydät Esimerkki-mallit (Sample Templates) -välilehdeltä Excel asennuksen yhteydessä kovalevyllesi asennetut mallit. Omat mallit (My templates) -välilehdeltä löydät itse luomasi mallit. Asennetuista malleista voit valita haluamasi valitsemalla sen ryhmästä ja napsauttamalla Luo (Create) -painiketta, tässä tehdään uusi tyhjä työkirja. Malli tallennetaan omaan käyttäjäprofiiliin tähän tarkoitukseen ohjelma-asennuksen aikana perustettuun kansioon. Organisaation verkossa mallit pääsääntöisesti tallennetaan keskitetysti verkon palvelimelle. Mallin tallennusmuoto on Excel-malli (Excel Template) (tiedostonimen tarkenne XLTX) tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template) (tiedostonimen tarkenne XLTM). Kari J Keinonen 33

34 Tiedoston avaaminen! Avaat olemassa olevan työkirjan helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + o. Asiakirjan voit avata myös napsauttamalla Tiedosto (File) -valikosta Avaa (Open) -komentoa. Kun olet muuttanut avattua tiedostoa muista, että korvaat Tallenna (Save) -painiketta napsautettuasi uudella muutetulla tiedostolla aiemmin talletetun. Voit myös avata aiemmin luodun työkirjan pohjaksi eli malliksi (ohje sivulla 35), jolloin et muutoksia tehtyäsi vaikuta tallennuksessa aiemmin luotuun asiakirjaan. Tiedostotyypin valinta Kuva 32 Avaa ( Open) - valintaikkuna Valintaikkunan avulla voit etsiä tiedostoa levyiltä kirjoittamalla tiedostonimen Haku (Search) -kenttään ja napsauttamalla Etsi (Find) -painiketta. Jos muistat tiedoston sijainnin kannattaa sinun etsiä tiedosto hakemistorakenteesta. Puurakenteesta selaat näkyviin ja avaat haluamasi levyn ja kansion. Otsikkorivillä näkyy kuvassa valitun tiedoston polku. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open) -painiketta.! Avaa (Open) -valintaikkunaa voit mukauttaa mieleiseksesi Järjestä (Organize) ja Näkymät (Views) -painikkeilla. Voit avata tai tuoda Exceliin eri tallennusmuotoista (TXT, CSV, RTF yms.) tietoa, lisätietoa sivulla 240. Kari J Keinonen 34

35 Avaa aiemmin luotu työkirja mallina Vanhan työkirjan voit ottaa uuden asiakirjan pohjaksi. Näin avatun työkirjan otsikkorivillä näet tallennusnimen, joka on lisänumerolla muutettu alkuperäisestä. Avoin asiakirja ja alkuperäinen ovat siis eri tiedostoja. Vanha levyllä oleva tiedosto säilyy muuttumattomana kun muutat tätä uutta. Uuden asiakirjan mallin mukaan luot napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Näkyviin tulee Uusi työkirja (New Workbook) -valintaikkuna. Napsauta Uusi aiemmin luodusta (New from existing) -komentoa. Valittu tiedosto Kuva 33 Uusi aiemmin luodusta työkirjasta (New from Existing Workbook) - valintaikkuna Etsi valintaikkunan avulla tiedosto ja napsauta Luo uusi (Create New) -painiketta. Kuva 34 Tiedostonimi Uuden tiedoston ikkunassa otsikkorivillä näet tiedostonimen, jossa on perässä numero 1. Kun tallennat asiakirjan Tallenna (Save) -painikkeella on tallennus ensimmäinen tälle tiedostolle. Esiin avautuukin Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkuna. Siinä sinun tulee etsiä tiedostolle sopiva kohde ja antaa sille uusi looginen nimi. Lisätietoa tallenna nimellä toiminnosta saat myöhemmin (sivu 43). Kari J Keinonen 35

36 ! Avaa ja korjaa tiedosto Avaat olemassa olevan työkirjan helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + o. Asiakirjan voit avata myös napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Avaa (Open) -komentoa. Kun olet muuttanut avattua tiedostoa muista, että korvaat uudella muutetulla tiedostolla aiemmin talletetun kun napsautat Tallenna (Save) -painiketta. Voit myös avata aiemmin luodun työkirjan pohjaksi eli malliksi (ohje sivulla 35), jolloin et muutoksia tehtyäsi vaikuta tallennuksessa aiemmin luotuun asiakirjaan. Tiedostojen välillä liikkuminen Avoinna olevien tiedostojen välillä voi liikkua napsauttamalla oikeaa painiketta Windows Tehtävä-palkissa. Helppoa liikkuminen tiedostosta toiseen on myös kun muistat Alt + sarkain -näppäinoikotien. Työpöydän kuvake Kuva 35 Liikkuminen avoimissa ohjelmissa Alt + Sarkain näppäinyhdistelmällä Voit avata useita Excel-asiakirjoja yhtaikaa. Asiakirjojen välillä liikkuminen onnistuu helpoiten painamalla Alt-näppäin alas ja painaltamalla Sarkain-näppäintä kunnes näet näytön keskiosassa valittuna oikean tiedoston/ohjelman. Vapauta sormesi Alt-näppäimeltä kun olet oikeassa kohdassa. Tiedoston sulkeminen! Tiedostoikkunan voit sulkea Tiedosto (File) -painikkeen Sulje (Close) -komennolla, tiedostoikkunan Sulje (Close) -painikkeella (kuva vasemmalla) tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + F4. Tiedostoikkunan sulkeminen ei lopeta ohjelmaa. Tallenna aina muuttunut tiedosto. Kari J Keinonen 36

37 Tulostus! Määritä tulostusalue! Tulostaminen kannattaa tehdä aina kolmivaiheisesti. Määritä aluksi tulostusalue, esikatsele tulostettava asiakirja ja tulosta se. Alueen valitseminen taulukosta Voit määritellä taulukosta haluamasi alueen tulostuvaksi seuraavasti: Valitse taulukosta koko tulostettavaksi aiottu solualue. Valitse valintanauhan Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Tulostusalue (Print Area) -pudotusvalikosta Määritä tulostusalue (Set Print Area) -komento. Siirry esikatseluun, siellä voit vielä tehdä tulostuksen korjauksia. Tulostusalueen määrittelyyn on tehty oma näkymä. Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymästä kerrotaan lisää aiemmin tässä e-kirjassa (sivu 31). Koko taulukon valitseminen Koko taulukon tulostamiseen ei ole tarvetta. Mutta huomaa, että Excel pitää kirjaa soluista joihin olet jotain kirjoittanut. Kun napsautat Pikatulostus (Quick Print) -painiketta, saat paperille kaiken taulukkoon kirjoittamasi. Olekin tästä syystä varovainen. Jos olet kirjoittanut taulukon viimeiseen soluun vahingossa jotain, saat tulostimelta satoja tyhjiä sivuja. Muista aina ennen tulostamista esikatselu. Esikatselu tilan näkymässä tilarivillä näet montako sivua saat tulostaessasi. Koko työkirjan valitseminen Halutessasi tulostaa koko työkirjan, kaikki taulukot (niiden tulostusalueen), voit tehdä sen valitsemalla taulukkovälilehdet Shift (Vaihto) + valinnalla seuraavasti: Valitse aluksi ensimmäinen välilehti napsauttamalla sen valintakielekettä. Paina Shift (Vaihto) -näppäin alas ja napsauta viimeistä valintakielekettä. Tärkeää on, että jokaisen työkirjan taulukon tulostusalue on määritetty ennen koko työkirjan tulostamista. Muista myös esikatselu. Kari J Keinonen 37

38 Esikatselu (Preview) Excel on ns. WYSIWYG -ohjelma, eli saat mitä näet ideologian tulisi toteutua tulostettaessa. Vaikka tekisit laskentaa Sivunasettelu (Page Layout) -näkymässä, ei WYSIWYG täysin toteudu. Kuvaruudulla näkyvä ei tulostu paperille tarkalleen samanlaisena. Ennen tulostusta sinun onkin hyvä tutkia sivua Esikatselu (Preview) -tilassa. Siellä voit ennen tulostamista vielä muokata asiakirjan ulkoasua. Esikatseluun pääset Tiedosto (File) -valikosta napsauttamalla esiin Tulosta (Print) -alivalikon. Esikatselusta voit tulostaa asiakirjan napsauttamalla Tulosta (Print) -painiketta. Reunuksen reunaviiva Ylätunnisteen reunaviiva Kuva 36 Esikatselu (Print Preview) - ruutu Esikatselu (Print Preview) -valintaikkunassa on painikkeet tulostuksen mukauttamiseen. Välilehden Näytä reunukset (Show Margins) -painiketta painamalla saat näkyviin tulostusarkin reunukset. Reunaviivoja vetämällä voit muuttaa reunuksien kokoa.! Edes esikatselutilassa näkemäsi kuva ei näytä tarkasti samalta kuin tulostettu asiakirja. Kari J Keinonen 38

39 Tulostus (Print) Tulostamaan pääset napsauttamalla Tiedosto (File) -valikosta Tulosta (Print) -alivalikon Tulosta (Print) -painiketta. Kuva 37 Tulostus ja tulostusasetukset Kuvassa näet Tulostus (Print) -alivalikon ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Valintaikkunassa valitset oikean tulostimen (Printer), kirjoitat halutun tulostussivumäärän (Copies) ja haluamasi sivut (Pages). Osatulostetta halutessasi kirjoita Sivut (Pages) -kenttään 1 tulostaessasi sivua yksi. Kirjoita kenttään 1-3 tulostaessasi kaikki sivut yhdestä aina kolmeen. Kun haluat tulostaa sivun kaksi ja neljä kirjoita kenttään 2,4. Tulostat napsauttamalla Tulosta (Print) -painiketta. Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -linkistä pääset tulostimen tarkempiin ominaisuuksiin (lisätietoa sivulla 41). Sivun asetukset (Page Setup) -painikkeella pääset tarkempiin sivun asetuksiin (lisätietoa sivulla 26 ja 40).! Muista Pikatulosta (Quick Print) -painiketta tai komentoa käyttäessäsi, että tällä toiminnolla tulostuu koko asiakirjasi (kaikki sivut) oletustulostimella. Kari J Keinonen 39

40 Sivun asetukset (Page Setup) Soluruudukon tai rivi- ja sarakeotsikoiden tulostaminen Tulostusalueen määrityskenttä Toistettavien rivien määrityskenttä Tulostusjärjestyksen valinnat Kuva 38 Taulukko ( Sheet) - välilehti Välilehdellä pääset määrittämään tulostusalueen, arkin yläosassa toistettavat rivit (Rows to repeat at top) ja vasemmalla toistettavat sarakkeet (Columns to repeat at left). Tulostus (Print) -asetuksilla voit määrätä taustaviivoituksen (Gridlines) tai rivi ja sarakeotsikot (Row and column heading) tulostuviksi. Kari J Keinonen 40

41 Tulostimen ominaisuudet Tulostimen ominaisuuksiin vaikutat Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikon Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -linkistä (katso kuva sivulla 39) esiin tulevassa valintaikkunassa. Paperikoon valinta Tulostustarkkuuden valinta Värivalinta Kuva 39 Ominaisuudet (Properties) - valintaikkuna Sivunasetukset (Page Setup) -välilehdellä voit valita arkkikoon, voit valita mustavalko- tai väritulosteen ja tulostustarkkuuden. Muilla välilehdillä voit tehdä vielä joitakin lisätarkennuksia tulostukseen. Kari J Keinonen 41

42 Tallennus (Save)! Excel 2010 Sinun kannattaa tallentaa tekemäsi asiakirja aina sähköiseen muotoon, saatat joskus vielä tarvita tuota asiakirjaa. Kotona tallennus tapahtuu paikalliselle kovalevylle. Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tallennus tapahtuu tarkoitukseen luodulle verkkolevylle (usein K: tai H: asema). Tallenna (Save) -komennon löydät Tiedosto (File) -valikosta. Aiemmin tehtyä asiakirjaa tarvitset mitä ilmeisimmin myöhemmin. Tallennettua tiedostoa voitkin käyttää uudestaan pohjana jossain muussa vastaavan sisällön tai ulkoasun omaavassa asiakirjassa. Näin toimien vähennät tulevaa työmääräsi huomattavasti. Tallentaminen tapahtuu Tiedosto (File) -valikon Tallenna (Save) -komennolla, napsauttamalla pikatyökalurivin painiketta Save (Tallenna) tai Ctrl +s -näppäinyhdistelmällä. Tiedostolista Kuva 40 Tallenna ( Save) - valintaikkuna Ensimmäistä kertaa tallentaessasi ohjelma kysyy tiedostolle nimeä. Tallenna asiakirja oman tietokoneen hakemistorakenteessa sopivalle levylle sellaiseen kansioon jonka nimi on aihealuetta kuvaava. Kun olet valinnut kansion näet osoiterivillä polun tiedoston sijaintiin. Anna tiedostolle sisältöä hyvin kuvaava looginen nimi. Näillä toimintatavoilla löydät asiakirjasi myöhemminkin helposti.! Seuraavalla kerralla Tallenna (Save) -painiketta napsauttaessasi tallentuvat muutokset aiemmin antamallasi nimellä kansioon, johon tiedoston alun alkaen tallensit. Samassa kansiossa ei voi olla kahta samannimistä tiedostoa. Toisen kerran Tallenna (Save) -toimintoa käyttäessäsi korvaat aiemman samannimisen tiedoston alkuperäissijainnissa. Näin saatat voimaan tiedostoon tehdyt muutokset, eli päivität tiedoston tiedot ajantasalle. Kari J Keinonen 42

43 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Avatessasi aiemmin luodun asiakirjan pohjaksi uudelle asiakirjallesi, haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiin uudella nimellä. Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit suoraan napsauttaa Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Kuva 41 Tallenna nimellä (Save As) - valintaikkuna Kuvassa näet mukautetun valintaikkunan. Olen korostanut tärkeitä tallennusasetuksia, jotka sinun tulee huomioida. Etsi tiedostolle aina sopiva levyasema ja sieltä tiedostolle sopiva kansio. Anna tiedostolle kuvaava nimi ja valitse sopiva tallennusmuoto. Lisää tallennusmuodoista kerrotaan myöhemmin sivulla 240 ja ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta sivulla 233.!! Tallentaessasi aiemmin luodun tiedoston uudella nimellä vaikka samaan kansioonkin, säilyy aiemmin tallennettu asiakirja muutoksitta sijainnissaan. Tallenna nimellä (Save As) -komennolla voit tallentaa asiakirjan malliksi, toisen Excel version tallennusmuotoon (XLS), puolipistein erotelluksi tekstitiedostoksi (CSV), kaavoja sisältäväksi perustaulukoksi (SYLK) tai HTML-muotoisena Internet-sivuna. Lisätietoa ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta on myöhemmin (sivu 233). Tallentaessasi työkirjaa jossa on aliohjelmia (makroja tai VBA-koodia), tulee tiedosto tallentaa XLSM -muodossa. Kari J Keinonen 43

44 Työkirjan (tiedoston) jakaminen Excelissä on monia tapoja jakaa tietoa. Tiedosto voidaan lähettää sähköpostin liitteenä tai se voidaan tallentaa SharePoint palvelussa kaikkien saataville. Jakaessasi tietoa eteenpäin on sinun syytä miettiä millaisessa muodossa vastaanottaja tarvitsee tiedon ja voi käyttää sitä hyödyksi. On myös huomioitava tiedoston muutosoikeudet, toiset saavat muuttaa tietoa, toiset eivät. Sinun tulee huomioida myös se että onko vastaanottajalla muokkausmahdollisuudet. Ellei vastaanottajan koneella ole Exceliä, et voi lähettää hänelle Excel-muotoista tietoa. Jakelu sähköpostin liitetiedostona Kuva 42 Tallenna ja lähetä ( Save & Send) - valintaikkunan Lähetä sähköpostitse ( Send Using E- mail) - alivalikko Valintaikkunassa on kaksi pääryhmää, Tallenna ja lähetä (Save & Send) ja Tiedostotyypit (File Types). Tallenna ja lähetä (Save & Send) -ryhmän painikkeilla suuntaat jakamistoimet palveluille. Tiedostotyypit (Files Types) -ryhmän painikkeilla voit muuntaa tiedoston tallennustyyppiä. Kuvassa valitussa alivalikossa on viisi mahdollisuutta, joista Lähetä liitteenä (Send as Attachment) ja Lähetä PDF-tiedostona (Send as PDF) ovat yleisiä. Liitteenä lähetettyä Excel tiedostoa vastaanottaja voi muokata mutta PDF-muotoista ei. Eräs suositeltava jakotapa yrityksessä on Lähetä linkki (Send a Link). Tätä toimintoa käytettäessä Excel-tiedoston tulee olla verkon jaetulla alueella. Vastaanottajan avatessa tiedoston linkistä käsittelee hän alkuperäistä tiedostoa, jolloin tiedostoon syötetään aina viimeisin ajantasatieto. Jokainen käyttäjä muutaa samaa tiedostoa. Kari J Keinonen 44

45 Työkirjan jakaminen SharePoint palvelussa Useissa organisaatioissa on käytössä SharePoint palvelu, jolloin työkirjojen jakaminen kannattaa tehdä palvelun avulla. Kuva 43 Tallenna ja lähetä ( Save & Send) - valintaikkunan Tallenna kohteeseen SharePoint ( Save to SharePoint) - alivalikko Alivalikossa on kerrottu palvelun käytön eduista. Palveluun tallennettua tiedostoa voivat useat käyttäjät muokata samaan aikaan. Tiedostoon pääsee kiinni tutulla selaimella mistä hyvänsä Internet-yhteyden päässä olevasta tietokoneesta. Tiedoston katselu ei edellytä laitteeseen asennettu Exceliä. Jakaminen aloitetaan valintaikkunan Etsi sijainti selaamalla (Browse for a location) -painikkeella. Painikkeen painaminen tuo näkyviin tutun Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunan (sivu 43). Etsi itselläsi määritetty SharePoint palvelu ja sieltä oikea kansio sekä napsauta Tallenna (Save) -painiketta. Kari J Keinonen 45

46 Työkirjan jakaminen Internetissä Tallenna Internetiin (Save to Web) toiminto mahdollistaa sinun jakaa tiedostoja vapaamminkin. Windows Live tunnuksen omaavana voit jakaa Internetim kautta Excel tiedostoja muiden Windows Live palvelua käyttävien kanssa. Ellei sinulla ole tunnuksia, voit perustaa palveluun käyttäjätilisi ilmaiseksi, tutustu osoitteessa: Työkirjan jakaminen usean käyttäjän yhtaikaiseen käyttöön Organisaation verkossa jaettuun kansioon tulee tallentaa sellaiset tiedostot joita useampi käyttäjä päivittää. Yhteiskäyttöön työkirja kannattaa jakaa Jaa työkirja -toiminnolla ainakin silloin, kun haluat seurata tehtyjä muutoksia ja käyttäjillä tulee olla mahdollisuus muokata työkirjaa yhtaikaa. Jakaminen antaa mahdollisuuden käsitellä työkirjaa yhtaikaa ja asettaa muutosten seurannan voimaan. Jaa työkirja -toiminnolla tehty jakaminen estää työkirjan joidenkin ominaisuuksien muuttamisen jaon jälkeen. Estettyjä ominaisuuksia ovat solujen yhdistäminen, ehdollinen muotoilu ja kaavioit, kuvat, hyperlinkit, skenaariot, ääriviivat, välisummat, taulukkomäärityksellä tehdyt työarkit, pivot raportit sekä työkirjan ja laskentataulukon suojaustoimet ja makrot. Kari J Keinonen 46

47 Jaa työkirja -toiminto Työkirjan omistajana voit tehdä jaon seuraavasti. Aloita jako napsauttamalla Tarkista (Review) -välilehden Muutokset (Changes) -ryhmän Jaa työkirja (Share Workbook) -painikkeella. Kuva 44 Jaa työkirja ( Share Workbook) - valintaikkunan Muokkaus ( Editing) - valilehti Aseta voimaan kuvassa korostettu asetus. Valittu välilehti Kuva 45 Jaa työkirja ( Share Workbook) - valintaikkunan Lisäasetukset ( Advanced) - valilehti Välilehdellä olevat oletusasetukset jota kannattaa muuttaa vain, jos se on tarpeen. Hyväksy asetukset napsauattamalla OK-painiketta. Tehtyäsi jaon ja painettuasi OK-painiketta kysyy ohjelma minne haluat tallentaa jaetun asiakirjan. Etsi työkirjalle sijoituspaikaksi verkkojaolla varustettu kansio, johon muillakin aiotuilla käyttäjillä on oikeudet. Napsauta lopuksi Tallenna (Save) -painiketta. Kari J Keinonen 47

48 Keskeiset perusteet Solu Excel 2010 Laskenta-arkin ruuduston rivien ja sarakkeiden risteyskohdat ovat soluja (Cell). Kaikki laskenta-arkille syötettävä tieto kannattaa syöttää soluihin kaavariviä (Formula Bar) apuna käyttäen. Kaavarivi Aktiivisen solun osoite Kuva 46 Taulukon yläosa Kuvassa näet ruudukon ja valitun (aktiivinen) solun (sarake A rivi 1). Nimiruudussa näet kyseisen solun osoitteen (A1). Kaavariville kirjoitat solun sisältötekstin, lähtöarvoluvun tai laskentakaavan.! On tärkeää, että syötät jokaisen erilaisen tiedon omaan soluunsa. Työarkilla liikkuminen ja solun valinta Ruudukolla voit liikkua siirtämällä aktiivisuutta (muuttamatta solujen sisältöä) seuraavassa kuvassa kerrotuin tavoin. - Home-näppäimellä - End-näppäimellä - Page Up -näppäimellä - Page Down -näppäimellä - nuolinäppäimillä - eri näppäinyhdistelmillä tai - hiiren avulla. Kuva 47 Työarkilla liikkuminen Kuvassa näet näppäimistön avulla tapahtuvaan liikkumiseen tarkoitetut näppäimet. Tässä e-kirjassa käytetään pääosin hiirellä tapahtuvia valinta- ja liikkumistapoja.! Solun koko sisällön valitseminen Kun valitset solun, aktivoit sen koko sisällön. Valitussa solussa tapahtuva näppäimistöllä tekemäsi merkkejä aiheuttava näppäimen painallus korvaa soluun aiemmin kirjoitetun sisällön. Välilyönnin näppäileminenkin tuottaa merkin, eikä solu ole enää tyhjä. Kaikki laskeminen tai kirjoittaminen tapahtuu kaavarivillä. Kari J Keinonen 48

49 Merkin tai merkkijonon valitseminen Kaavarivi Kuva 48 Merkin valinta Yhden merkin valitset kaavariviltä vetämällä Tekstivalinta (Text Select) -osoittimella merkin yli. Solussa olevan merkkijonon valitset kaavariviltä vetämällä hiirellä Tekstivalinta (Text Select) -osoittimella merkkijonon yli. Sanan valitseminen Kaavarivi Kuva 49 Sanan valinta Yhden sanan valitset kaavariviltä kaksoisnapsauttamalla osoittimella sanan keskellä tai vetämällä sen yli. Soluosoite Soluosoite on sarakkeen ja rivin risteyskohdan koordinaatti. Soluosoite muodostuu sarakeotsikosta (kirjaimesta) ja riviotsikosta (numerosta). Laatiessasi laskentamalleja, käytä laskentakaavoissa aina soluosoitteita, älä syötä lukuja. Suhteellinen viittaus (suhteellinen osoite) Suhteellinen viittaus(relative reference) tarkoittaa sitä, että kopioidessasi suhteellista osoitetta johonkin suuntaan muuttuu kaava kopioituvissa soluissa. Osoite merkitään kirjain-numero -yhdistelmänä, esimerkiksi A1. Kaavarivi Kopiointiosoitin Kuva 50 Kopiointikahvan avulla kopioiminen Kirjoita soluun A1 sana Presidentti. Kirjoita soluun B1 kaava =A1 ja paina Enter-näppäintä. Näin palautat kaavalla (linkität) soluun B1 solussa A1 olevan tiedon. Kun valitset nyt solun B1 ja vedät kopiointikahvasta alas (kopioit solun B1 tiedot alaspäin), niin soluun B2 saat kaavan =A2 ja soluun B3 saat kaavan =A3. Laskentamallissa kopioitu osoite viittaa siis yhden askeleen vasemmalle eli viereiseen soluun. Koska laskentamallissasi A2 ja A3 soluissa on tyhjiä soluja, niin soluihin B2 ja B3 palautuu laskennan arvoksi nolla. Jos syötät soluihin A2 ja A3 arvot palautuvat nuo arvot soluihin B2 ja B3. Kari J Keinonen 49

50 Suora viittaus (kiinnitetty-, absoluuttinen osoite) Suora viittaus(absolute reference) kiinnittää osoitteen (kuten katuosoite käyntikortissa) vaikka solun sisältöä kopioitaisiin johonkin suuntaan. Osoite merkitään kirjain-numero -yhdistelmänä ja dollarimerkein, esimerkiksi $A$11. Kaavarivi Kopiointiosoitin Kuva 51 Kopiointikahvan avulla kopioiminen Kirjoita soluun A1 sana Presidentti. Kirjoita soluun B1 kaava =$A$1 ja paina Enter-näppäintä. Näin palautat kaavalla (linkität) soluun A1 syötetyn tiedon soluun B1. Valitse nyt solu B1 ja vedä kopiointikahvasta alas (kopioit solun B1 tiedot alaspäin), näin soluun B2 tulee kaava =$A$1 ja soluun B3 kaava =$A$1. Sait aikaan kiinteän osoitteen joka ei muutu kopioitaessa. Laskentamallissasi kopioitu osoite viittaa aina samaan lähtöarvosoluun A1, joten soluihin B2 ja B3 palautuu arvoksi sana Presidentti. Suoran viittauksen kirjoitat kaavaan siten, että ensin kirjoitat kaavariville =-merkin (yhtäläisyysmerkin). Valitse seuraavaksi solu A1 (esimerkissämme) napsauttamalla solua. Paina sitten näppäimistöltä F4-funktionäppäintä ja hyväksy lopuksi kaavan syöttö näppäimistön tai kaavarivin Enter-näppäimellä. Kari J Keinonen 50

51 !!!!! Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa Valittuun soluun syötät merkkejä, joista Excel automaattisesti luokittelee syötetyn tiedon joko kaavaksi tai luku-, päivämäärä-, aika- tai tekstityyppiseksi. Kirjoittaessasi soluun ensimmäiseksi merkiksi = (yhtäläisyys), + (plus) tai - (miinus) -merkin tallentuu soluun laskentakaava. Kun kaikki syöttämäsi merkit ovat numeroita, soluun tallennetaan arvo lukuna (vain luvuilla, ajoilla ja päivämäärillä voit laskea). Tieto on päivämäärämuotoa kun kirjoitat sen muodossa. Käytä pisteitä väleissä, näin voit laskea arvolla. Tieto on aikamuotoista kun kirjoitat sen muodossa 12:30 Käytä kaksoispistettä väleissä, näin voit laskea arvolla. Muuten soluun tallentuu tieto tekstinä. Hyväksy tiedon syöttö soluun Enter-näppäimellä. Niin kauan kuin syöttö soluun on kesken voit peruuttaa sen Esc-näppäimellä. Käytä virhesyötön hyväksyttyäsi Kumoa (Undo) -toimintoa. Toiminnolla peruutat eli kumoat syötön tai lähes minkä hyvänsä taulukkoon tehdyn muutoksen. Excelin Kumoa (Undo) -toiminto antaa sinulle mahdollisuuden peruuttaa kymmeniä viimeksi taulukkoon tekemiäsi muutoksia. Syötä ja muuta tietoa aina kaavarivillä. Lisätäksesi merkkejä soluun kirjoitettuun merkkijonoon on sinun valittava ensin solu. Napsauta kursori kaavarivin merkkijonoon kohtaan johon haluat kirjoittaa ja kirjoita merkit. Soluun syötetty välilyönti (syöttö + Enter-painallus) tarkoittaa sitä, että solu ei ole enää tyhjä. Kari J Keinonen 51

52 Erikoismerkkien kirjoittaminen Kirjoittaessasi tarvitset usein erikoismerkkejä, kuten Osaa erikoismerkeistä et voi tuottaa helposti näppäimistöllä, siksi Windows käyttöjärjestelmään ja eri ohjelmiin on luotu lisämerkistöjä. Lisämerkistö löytyy Excel-ohjelmasta Lisää (Insert) -välilehdeltä Merkit (Symbol) -painikkeella. Hyvän valikoiman erikoismerkkejä löydät Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -ohjelmasta, sen löydät: Käynnistä (Start) -valikosta Kaikki ohjelmat (All Programs) -alivalikosta Apuohjelmat (Accessories) -ohjelmaryhmästä Järjestelmätyökalut (System Tools) - aliryhmästä avaamalla Merkistö (Character Map) -ohjelman. Erikoismerkin voit tuoda asiakirjaan Merkistö (Character Map) -ohjelmasta Kopioi - Liitä -periaatteella. 1 - Fontin valinta 2 - Merkin valinta 3 - Napsauta 4 - Napsauta Kuva 52 Merkistö (Character Map) - apuohjelma Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -apuohjelma on erinomainen apuväline josta saat erikoismerkit mihin hyvänsä ohjelmaan. Suorita ensin kuvan vaiheet numeroidussa järjestyksessä. Siirry sitten ohjelmaan johon haluat merkin. Aseta osoitin kohtaan johon merkin haluat ja napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Kari J Keinonen 52

53 ! Solun sisällön poistaminen tai korvaaminen Valitun eli aktiivisen solun sisällön voit poistaa Backspace (Poisto) tai Del -näppäintä painamalla (kuvat vasemmalla). Tiedon korvaat valitsemalla solun ja kirjoittamalla siihen uuden arvon, jolloin vanha arvo korvaantuu uudella. Valitun solun sisällön korvaat myös sijoittamalla leikepöydän sisällön (tekstin tai numeron) soluun. Sisältö siirtyy (poistuu alkuperäisestä paikastaan) kun leikkaat sen leikepöydälle ja liität uuteen paikkaan. Kopiointi taas monistaa tiedon. Alue ja sen valinta Alue (Range) on yhtenäinen joukko soluja. Alue muodostuu useasta solusta. Alue merkitään kaavaan kahdella soluosoitteella ja väliin kirjoitetulla kaksoispisteellä. Kaksi eri aluetta erotellaan puolipisteellä. Koko työarkki Excel 2010 tallennusmuotoista työarkkia tuottaessasi on rivejä käytössäsi ja sarakkeita Jos tuotat Excel 2003 yhteensopivaa työarkkia voit tuottaa huomattavasti pienemmän taulukon, rivejä on käytössäsi ja sarakkeita 256. Työarkin valinta Tulee tilanteita, jolloin sinun on valittava koko työarkki. Valintaosoitin Kuva 53 Valitse kaikki (koko työarkki) Koko työarkin valitset napsauttamalla rivi- ja sarakeotsikoiden risteyskohdassa olevaa painiketta. Voit valita koko työarkin myös käyttäen näppäinoikotietä Ctrl + a. Kari J Keinonen 53

54 Erillisten alueiden valinta On tilanteita jossa joudut valitsemaan taulukosta useita erillisiä alueita. Näin on silloin kun teet vain osasta lähtöarvoja kaavion. Usea erillinen alue pitää valita monesti myös, kun luot laskentakaavoja. Harjoitustiedosto: Jousimyynti.xlsx Solun D9 kaava Kuva 54 Usean alueen valinta Kaavaa laatiessasi teet usean alueen valinnan vetämällä ensin aktiiviseksi ensimmäisen alueen. Kuvassa on valittu napsauttamalla vain yksi solu B8. Paina sitten Ctrl-näppäin pohjaan ja tee uusi aluevalinta vetämällä tai napsauta yhtä solua (tässä D8) - tätä kutsutaan Ctrl + valinnaksi. Kari J Keinonen 54

55 Rivi Riville (Row) syötetään aina yhtä aihekokonaisuutta sisältävää tietoa. Tämä tarkoittaa sitä, että tuoteluetteloa tehtäessä riville kirjoitetaan yhden tuotteen kaikki tiedot, eikä muiden tuotteiden tietoja. Rivin valinta Rivin valinta on tarpeen kun lisäät uuden rivin valitsemasi yläpuolelle. Valittu rivi Kuva 55 Rivin valitseminen Rivin valitset napsauttamalla osoittimella rivitunnusta. Useampia peräkkäisiä rivejä voit valita vetämällä kursoria rivitunnusten päällä. Peräkkäisten rivien valinta onnistuu myös napsauttamalla ensimmäistä rivitunnusta ja Shift (Vaihto) + napsauttamalla viimeistä rivitunnusta. Usean erillisen rivin valinta onnistuu napsauttamalla ensimmäistä rivitunnusta ja Ctrl + napsauttamalla jokaista seuraavaa. Rivin lisääminen Saat lisättyä uuden rivin napsauttamalla rivitunnusta toisella hiiren painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Lisää (Insert) -komennon. Uusi rivi syntyy valitun yläpuolelle. Rivin poistaminen Poista rivi napsauttamalla rivitunnusta toisella hiiren painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Poista (Delete) -komennon. Rivikorkeuden muuttaminen Siirrä osoitin rivitunnuksen alapuolella olevan viivan kohdalla kunnes se muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Nyt voit muuttaa rivin korkeutta hiirellä vetämällä (kasvaa alaspäin). Kari J Keinonen 55

56 Sarake Yhteen sarakkeeseen (Column) syötetään yhden osatekijän tietoja. Tällä tarkoitan sitä, että tuoteluetteloa laatiessasi kirjoitat yhteen sarakkeeseen kaikki tuotenumerot, toiseen sarakkeeseen tuotteiden nimet, omaan sarakkeeseen hinnat jne. Sarakkeen valinta Sarakkeen valinta on tarpeen lisättäessä sarakkeita valitsemasi viereen. Pikavalikko Lisää sarake Poista sarake Kuva 56 Sarakkeen valitsemin ja pikavalikko Sarakkeen valitset napsauttamalla saraketunnusta. Useita sarakkeita voit valita vetämällä osoitinta usean saraketunnuksen yli. Peräkkäisten sarakkeiden valinta onnistuu myös napsauttamalla ensimmäistä saraketunnusta ja Shift (Vaihto) + napsauttamalla viimeistä saraketunnusta. Usean erillisen sarakkeen valinta onnistuu napsauttamalla ensimmäistä saraketunnusta ja Ctrl + napsauttamalla jokaista seuraavaa. Sarakkeen lisääminen Saat lisättyä sarakkeen napsauttamalla saraketunnusta toisella hiiren painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta (Kuva 56) Lisää (Insert) -komennon. Uusi sarake syntyy vanhan vasemmalle puolelle. Sarakkeen poistaminen Saat poistettua valitsemasi sarakkeen pikavalikon Poista (Delete) -komennolla. Sarakeleveyden muuttaminen Siirrä osoitin saraketunnuksen oikealla puolella olevan viivan kohdalla kunnes se muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Nyt voit muuttaa sarakkeen leveyttä hiirellä vetämällä. Kari J Keinonen 56

57 Rivi- ja sarakeotsikoiden kiinnittäminen Rivi- ja sarakeotsikkoja kiinnittämällä näet suurta taulukkoa rullatessa haluamasi otsikot rullauksen aikana, se helpottaa syöttötiedon selailua. Harjoitustiedosto: Vaalitulos-2007.xlsx Avaa Vaalitulos-2007.xlsx -tiedosto seuraavaa kokeilua varten. Kuva 57 Rivien kiinnittäminen Valitse ensimmäinen solu jossa on tietokannan muuttuvaa tietoa, tässä kuvassa solu jossa lukee Ahde, Matti. Valitse valintanauhaan Näytä (View) -välilehti. Napsauta Ikkuna (Window) -ryhmän Kiinnitä ruudut (Freeze Panes) -pudotusvalikosta Kiinnitä ruudut (Freeze Panes) -komentoa. Näin kiinnitit kolme ylintä riviä, ne näkyvät näytöllä aina kun selailet taulukkoa alaspäin. Edellisen kuvan tilanteessa olisi voitu kiinnittää samalla kertaa A-sarake. Jos olisi valittukin B4-solu, olisi Kiinnitä ruudut (Freeze Panes) komennolla kiinnittynyt niin kolme ylintä riviä kuin vasen sarake. Kiinnitä ruudut (Freeze Panes) -toiminnolla et kuitenkaan saa otsikkoja tulostumaan jokaiselle tulostussivulle. Kari J Keinonen 57

58 Rivien ja sarakkeiden piilottaminen Voit poistaa tarpeettomat rivit, mutta voit myös piilottaa ne ellet ole aivan varma niiden tarpeettomuudesta. Piilottamalla soluissa oleva tieto säilyy ja sitä voidaan käyttää apuna laskennassa. Pikavalikoima Pikavalikko Kuva 58 Riviotsikon pikavalikko Napsauta rivi- tai sarakeotsikon pikavalikosta Piilota (Hide) -komentoa, kun haluat piilottaa rivin tai sarakkeen. Esiin saat piilotetun rivin tai sarakkeen Näytä (Unhide) -komennolla. Kari J Keinonen 58

59 Alueiden nimeäminen Solulle tai alueelle voit antaa arvojen tarkoitusta kuvaavan nimen. Tällainen nimi helpottaa kaavojen laatimista. Nimetty alue vastaa kaavaa kirjoitettaessa suoraa (kiinnitettyä) soluviittausta. Kaavaa kopioidessasi viittaat siis aina samaan kohtaan taulukkoa. Nimi voi käsittää kaksiulotteisen taulukon alueita. Nimi voi olla myös kolmiulotteinen, usean taulukon alueita yhdistävä kokonaisuus. Tapa 1 Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Vedä osoitinta solusta B3 aina soluun C5 Kuva 59 Nimetyn alueen valinta ja luominen Valitse alueet jotka haluat nimetä. Valinnassa tulee olla mukana sarake- ja/tai riviotsikot. Nimeämisen avuksi löydät Kaavat (Formulas) -välilehdeltä Määritetyt nimet (Defined Names) -ryhmä. Napsauta Luo valinnasta (Create from Selection) -painiketta. Valitaan usein, mutta ei tässä tapauksessa Kuva 60 Luo nimet valinnasta ( Create Names from Selection) - valintaikkuna Tee kuvassa näkyvä asetus ja napsauta OK-painiketta. Näin nimesit esimerkkitaulukosta kaksi aluetta, Tulot ja Menot. Tulot alue on solut B4 ja B5, Menot alue on solut C4 ja C5. Kari J Keinonen 59

60 Tapa 2 Harjoitustiedosto: Asiakasrekisteri.xlsx Avaa harjoitustiedosto ja määritä seuraavat aluenimet. Kenttien otsikot Kuva 61 Nimiruutuun kirjoitettu aluenimi Valitse nimettävä alue. Tässä nimetään koko luettelo, mutta mukana ei ole sarakeotsikot. Kirjoita Nimiruutu (Name Box) -kenttään alueen sisältöä kuvaava nimi. Hyväksy syöttö Enter-näppäimellä. Tapa 3 Luettelo aiemmin nimetyistä alueista Aktiivisen alueen sijainti taulukossa Kuva 62 Nimien hallinta ( Name Manager) - valintaikkuna Kaavat (Formulas) -välilehden Nimien hallinta (Name Manager) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunassa voit luoda uuden aluenimen napsauttammalla Uusi (New) -painiketta. Kari J Keinonen 60

61 Nimi on voimassa koko työkirjassa Kuva 63 Uusi nimetty alue Nimi (Name) -kentässä nimeät alueen. Nimessä ei saa olla välilyöntejä, erikoismerkkejä ja se on aloitettava kirjaimella (alaviiva on sallittu). Aseta nimi käyttöön joko paikallisena kyseiseen taulukkoon tai käytettäväksi koko työkirjassa. Napsauta Viittaus (Refers to) -kenttään ja maalaa taulukosta haluamasi aluevalinta. Hyväksy asetukset lopuksi OK-painikkeella. Tapa 4 Voit luoda nimen myös vakioarvolle tai laskentakaavalle. Nimen kommentointiruutu Kuva 64 Uusi nimetty vakio Valintaikkunassa voit rakentaa vakioarvolle nimen, sitäkin nimeä voit käyttää laskentakaavassa. Kirjoita Viittaus (Refers to) -kenttään lukuarvo vakiolle. Kari J Keinonen 61

62 Tapa 5 Aiemmissa esimerkeissä olet luonut staattisia aluenimiä. Kun syötät taulukkoon uusia tietueita, eivät staattiset alueet mukaudu koon muutokseen. Erittäin hyvä tapa toteuttaa aluenimi on luoda dynaaminen aluenimi. Dynaaminen alue mukautuu uusien rivien ja niille kirjoitettavien arvojen lisäämiseen. Harjoitustiedosto: Asiakasrekisteri.xlsx Tehdään aiemmin määritetystä staattisesta alueesta Asiakkaat nyt dynaaminen alue. Valittu aluenimi Argumenttierotin on puolipiste Kuva 65 Dynaamisen alueen määrittely Valitse luettelosta Asiakkaat aluenimi. Kirjoita Viittaus (Refers to) -kenttään kuvassa näkyvä SIIRTYMÄ (OFFSET) -funktio. Funktion neljännessä argumentissa lasket sarakkeessa arvoja sisältävien solujen määrän (LASKE.A-funktiolla). Saatu arvo on sama kuin alueen korkeus. Viimeisellä argumentilla 7 taas ilmaiset alueen leveyden sarakkeiden määränä. Tehtävä Laadi Asiakasrekisteri.xlsx taulukon jokaiselle sarakkaalle (kentälle) dynaaminen aluenimi. Tarvittaessa saat lisäohjeita ratkaisutiedostosta. Ratkaisutiedosto: Asiakasrekisteri-valmis.xlsx Kysymys: Miten dynaaminen alue toimii jos laskettavan alueen jokin solu on tyhjä? Kari J Keinonen 62

63 Aluenimien käyttäminen Käytä aluenimiä laskentakaavoissa taulukon lukemisen ja laatimisen helpottamiseksi. Kirjoitettava kaava Kuva 66 Asiakkaiden määrän laskeminen Tässä lasketaan asiakasrekisterin asiakkaiden määrää LASKE.A (COUNTA) -funktiolla. Kaavaa kirjoittaessa saat aluenimen mukaan kun siirrät esiin tulevassa luettelossa aktiivisuuden nuolinäppäimillä aluenimen kohdalle ja painat Tabulaattori-näppäintä. Laskenta tehdään Hnro kentästä, koska tietokannassa on oltava jokaista henkilöä, asiakasta, tuotetta tai tapahtumaa yksilöivä numero tai tunnus. Muiden kenttien käyttö ei ole viisasta koska niistä voi puuttua tietoja, esimerkiksi puhelinnumeroa ei ole syötetty jokaiselle asiakkaalle.! Aluenimeä käytät kaavassa samalla tavalla huolimatta siitä, onko nimi vakio, laskentakaava, staattinen tai dynaaminen alue. Tarvittaessa saat lisäohjeita ratkaisutiedostosta. Ratkaisutiedosto: Asiakasrekisteri-valmis.xlsx Kari J Keinonen 63

64 Syötön ohjaus - kelpoisuustarkistus Hyvään laskentamalliin liittyy käyttäjän syöttötyön ohjaaminen. Tällaisen ohjauksen toteutat kelpoisuustarkistuksella, ehdollisella muotoilulla (sivu 75), kommentoinnilla (sivu 223), ohjelmoinnilla (sivu 195) ja syöttölomakkeilla (sivu 179). Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Tekstisyötön rajoittaminen Kelpoisuustarkistus-toiminnolla ohjaat taulukkoon syötettäviä arvoja. Toiminnolla voit rajoittaa tekstimerkkijonojen syöttöä. Tekstisyöttöä rajoittaessasi tarvitset luettelon (List) eli pudotusvalikon, sellaisen perustat lähtöarvoluettelon pohjalta. Lukuarvot luettelosta Kelpoisuustarkistus-toiminnolla ohjaat taulukkoon syötettäviä lukuarvoja. Lukuarvosyöttöä rajoittaessasi voit käyttää luetteloa (List) eli pudotusvalikkoa. Kuva 67 Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen ( Data Validation) - valintaikkuna Kuvan taulukkoon on perustettu maksuaikojen syöttöä ohjaava luettelo. Luettelo on tehty Tiedot (Data) -välilehden Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen (Data Validation) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Hyväksy (Allow) -pudotusvalikosta on valittu Luettelo (List) -valinta. Lähde (Source) -kenttään on kirjoitettu maksuajat puolipisteellä eroteltuna. Poistamalla Ohita tyhjät (Ignore blank) -asetuksen et salli solun jäävän tyhjäksi. Avattava luetteloruutu (In-cell dropdown) -asetuksella kenttään on määritetty pudotusvalikko. On suositeltavaa laatia ehdolle myös virheilmoitus Virhesanoma (Error Alert) -välilehdellä, se ohjaa syöttäjää. Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Huomaa solun G5 muotoilu, se on tehty omana numeromuotoiluna (lisätietoa sivulta 67). Kari J Keinonen 64

65 Lukuarvon syötön rajoittaminen Kuva 68 Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen ( Data Validation) - valintaikkuna Laadi kuvassa esitetty kelpoisuusehto Viivästyskorko-kentälle. Tämän jälkeen kenttään voi syöttää vain arvoja 0-0,19 (vastaavat arvoja 0-19 %). Päivämäärän syötön rajoittaminen Kuva 69 Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen ( Data Validation) - valintaikkuna Laadi kuvassa esitetty kelpoisuusehto Laskutuspäivä-kentälle. Tämän jälkeen kenttään ei voi syöttää arvoa joka on pienempi kuin tai suurempi kuin tämä päivämäärä + 1 (huominen). Edelliset kelpoisuusehdot ja lisäohjeet ovat ratkaisutiedostossa. Ratkaisutiedosto: Lomakeobjektit-valmis.xlsx Kari J Keinonen 65

66 Solun ja alueen sisällön muotoileminen! Excelissä on sen asentamisen jälkeen oletuksena käytössä Office-teema. Teemalla tekemillesi muotoiluille on annettu perusarvot - oletusarvot. Oletusarvoja ovat oletuskirjasin, värivalikoimat ja tehosteet. Voit vaihtaa teeman, siitä kerrotaan seuraavaksi. Voit myös ohittaa teeman oletusmuotoilut tekemällä itse muotoilut. Kun olet kerran tehnyt jonkin muotoilun soluun tai alueeseen se säilyy siinä vaikka tyhjentäisitkin solun. Voit palauttaa valittuun soluun oletusmuotoilun Aloitus (Home) välilehden Solutyyli (Cell Styles) -valikoiman Normaali (Normal) -tyyliä käyttämällä. Solun tai valitun alueen muotoilun muutat teeman jotain solutyyliä käyttäväksi napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Tyyli (Style) -ryhmän Solutyylit (Cell Styles) -valikoimasta sopivaa komentoa. Teemat (Themes) Teema on kokoelma muotoilumäärityksiä. Teema on kokonaisuus joka pitää sisällään koko taulukon muotoiluun suunnitellut värivalikoimat, fontin ja grafiikan tehosteet. Kun vaihdat teemaa, vaihdat taulukossa nämä kaikki muotoilumääritykset kerralla. Käyttäessäsi Exceliä käytät jotain teemaa. Oletusteema on nimeltään Office. Teeman vaihdat Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Teemat (Themes) -painikkeen valikoimasta. Teemalle on määritelty myös vaihtoehtoiset värit, fontit ja tehosteet, ne löydät ja niitä voit muuttaa Teemat (Themes) -ryhmän painikkeiden valikoimista. Themes (Teemat) -ryhmä Valittu teema (oletusteema) Metro-teema Kuva 70 Teemat ( Themes) - valikoima Teemat (Themes) -painikkeen valikoimasta voit valita teeman joka vaikuttaa koko työn alla olevaan työkirjaan. Näitä valikoimia käyttäen onkin helpointa määrittää taulukolle perusmuotoilut. Värit (Colors), Fontit (Fonts) ja Tehosteet (Effects) -painikkeilla saat vaihdettua mieleiseksesi koko teeman muotoilujen oletusarvot. Kari J Keinonen 66

67 Solutyylit Solutyylit ovat Excelissä erilaisia luku- ja tekstimuotoilukokoelmia. Jokaisella teemalla on oma solutyylivalikoima. Mikä on solutyyli? Tyyli on yhteen nimettyyn komentoon talletettu luku- ja tekstimuotoilujen kokonaisuus. Laskentamallissa on aina joitain lukuja ja niiden dimensioita (laatuja) joita ei ole valmiina Excelin oletusmuotoiluissa, ne voit tallentaa solutyyleiksi. Solutyyliä voit käyttää alueiden tai solujen muotoiluun. Solutyyli sisältää kirjasimen, kirjasinkoon, kirjasinvärin, lihavoinnin, valuuttasymbolin ja paljon muuta. Itse määriteltäväksi sopivia solutyylejä ovat: Matkaa ilmaiseva laatu eli tyyli (km). Nopeutta ilmaiseva laatu eli tyyli (km/h). Alaa ilmaiseva laatu eli tyyli (m 2 ) Tilavuutta ilmaiseva laatu eli tyyli (m 3 ) Määrää ilmaiseva laatu eli tyyli (kpl) Litraa ilmaiseva laatu eli tyyli (l) Tuntia ilmaiseva laatu eli tyyli (h) Solutyylin luominen Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Luo oma MaksuPv solutyyli seuraavasti: Kuva 71 Itselaadittu numeron muotoilu Valitse aluksi solu (Maksuaika) johon tyylin haluat tehdä. Valitse Aloitus (Home) -välilehden Lukumuotoilu (Number Format) -painikkeen pudotusvalikosta Lisää numeromuotoja (More Number Formats) -komento. Luo valintaikkunan Numero (Number) -välilehdellä Oma (Custom) -luokassa Laji (Type) -kentässä kuvassa näkyvä muotoilu. Lukuarvon 0 ja ensimmäisen sitaatin väliin ei saa kirjoittaa välilyöntiä, se jakaisi solun arvon tuhannella. Hyväksy valintaikkuna OK-painikkeella. Kari J Keinonen 67

68 Napsauta Aloitus (Home) -välilehden Solutyylit (Cell Styles) -pudotusvalikosta Uusi solutyyli (New Cell Style) -komentoa. Nimetään tyyli Jätetään voimaan valinta. Muotoilu vaikuttaa soluun kun tyyliä käytetään. Poistetaan valinta. Solujen oma muotoilu säilyy solussa näiltä osin. Kuva 72 Tyyli ( Style) - valintaikkuna Tee valintaikkunassa kuvaan merkityt määritykset ja hyväksy asetukset OK-painikkeella.! Solutyylin muuttaminen Kun haluat muuttaa tyylissä jotain muotoiluasetusta tapahtuu se valitussa solussa seuraavasti: Vie kursori Solutyylit (Cell Styles) -valikoimassa muutettavan tyylin kohdalle. Napsauta esiin tyylin pikavalikko ja valitse valikosta Muokkaa (Modify) -komento. Tee muotoiluasetukset valintaikkunassa (kuva sivulla 68). Koko asiakirjan kaikki aiemmin samalla tyylillä muotoillut solut mukautuvat juuri muutetun solutyylin mukaisiksi. Edellinen solutyylimuotoilu on toteutettu ratkaisutiedostossa. Ratkaisutiedosto: Lomakeobjektit-valmis.xlsx Kari J Keinonen 68

69 Harjoitustiedosto: Vaalitulos-2007.xlsx Valmiin solutyylin käyttäminen Kun haluat käyttää aiemmin luotua omaa tai teeman solutyyliä valitse aluksi haluttu alue. Napsauta seuraavaksi Aloitus (Home) -välilehden Solutyylit (Cell Styles) -valikoimasta sopivan solutyylin painiketta. Kuva 73 Solutyylit ( Cell Styles) - valikoima Valitse solut joihin haluat muotoilun vaikuttavan. Solutyylit (Cell Styles) -valikoimassa näet useissa eri ryhmissä solutyylejä. Asettaaksesi soluun kuvassa näkyvän otsikkotyylin napsauta solutyylin Otsikko 1 -komentopainiketta. Jo ennen napsautusta näet soluun mahdollisesti tekemäsi muotoilumuutoksen vaikutuksen koska ohjelmassa on oletusarvoisesti käytössä reaaliaikainen esikatselutila. Kari J Keinonen 69

70 Kirjasimen muotoilu Teeman ja solutyylin käytön lisäksi voit muotoilla taulukon osia omalla muotoilulla. Voit elävöittää tekstin ulkoasua muuttaen alueen kirjasimen tyyppiä, väriä tai kokoa. Korostaessasi tärkeää sanaa tai lausetta voit lihavoida tai kursivoida ne. Teet muotoilut valitulle alueelle Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän painikkeilla. Kuva 74 Aloitus ( Home) - välilehden Fontti ( Font) - ryhmä Valitun solun tekstiä voit muotoilla Fontti (Font) -ryhmän painikkeilla. Muotoilua voit tehdä myös valintaikkunassa jonka saat esiin napsauttamalla Fontti (Font) -ryhmän avainpainiketta.! Älä käytä jatkuvasti tekstin lihavointia tai kursivointia, ne vain vaikeuttavat asiakirjan lukemista. Vältä kirjoitetussa tekstissä alleviivauksen käyttöä, se on poissa muodista kuten suuraakkosilla kirjoittaminenkin.!! Windowsissa käytettäviä kirjasintyyppejä: True Type fontti Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. OpenType fontti (TrueType fontti) Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. Kirjasimet jaetaan ulkoasun mukaan myös seuraavasti: Antiikva (Serif - malli vieressä) Päätteellinen kirjasin (tämän e-kirjan kertova teksti). Groteski (SansSerif malli vieressä) Päätteetön kirjasin (tämän e-kirjan otsikot). M M Kari J Keinonen 70

71 Lukujen esitysmuodon muotoileminen Luku sinun tulee aina kirjoittaa soluun "raakana" eli sellaisenaan, näin voit laskea sillä. Jos haluat luvulle dimension eli laadun (, kpl tms.), se sinun on tuotettava muotoilemalla solun numeroarvoa. Kuva 75 Aloitus (Home) - välilehden Numero (Number) - ryhmä Valitun alueen luvut muotoilet Numero (Number) -ryhmän painikkeilla. Muotoilua voit tehdä myös valintaikkunassa, jonka saat esiin napsauttamalla Numero (Number) -ryhmän avainpainiketta. Malliesimerkki Lukumuotojen luokat Kuva 76 Muotoile solut ( Format Cell) - valintaikkunan Luku ( Number) - välilehti Valintaikkunassa on monta välilehteä, joilla voit tehdä tarkempia arvojen muotoiluasetuksia. Luku (Number) -välilehdellä voit muotoilla luvun valuutaksi tai päivämääräksi. Kari J Keinonen 71

72 Harjoitustiedosto: Lainaluettelo.xlsx Luvut, ajat ja päivämäärät solussa Kirjoittaessasi soluun numeron, päivämäärän tai ajan voit muotoilla arvojen esitystapaa valmiilla muotoiluilla. Jos numeerinen arvo ei mahdu soluun, näet solussa virheilmoituksena risuaitaa (######). Levitä sarake osoittimella niin leveäksi, että leveinkin sarakkeen arvoista näkyy. Sarakereunan kaksoisnapsautus optimoi leveyden leveimmän sisällön mukaan. Otsikko on rivitetty Kuva 77 Pieni lainataulukko Esimerkkitaulukossa on käytetty ohjelman valmiita lukumuotoiluja. Sarakkeessa A näet päivämääriä lyhyessä muodossa. Sarakkeessa B näet luvut valuuttamuodossa ilman desimaaleja. Huomaa, että kaavarivillä näkyy todellinen lukuarvo ja solussa luvun tulostusasu (muotoilu). Sarakkeessa C on lukuja prosenttimuodossa esitettynä kahdella desimaalilla. Sarakkeen D luvut ovat laskennan tuloksia (kaava C2 solussa on =B2*C2) ja luvut on muotoiltu valuutaksi kahdella desimaalilla. Kari J Keinonen 72

73 Solun ja alueen tasaus Työskennellessäsi uudella taulukolla tasautuu solun sisältö automaattisesti oikealle tai vasemmalle siitä riippuen mitä soluun kirjoitat. Tasaukset toimivat seuraavasti: Kirjaimia sisältävä merkkijono tasautuu vasemmalle. Luku, pelkkiä numeroita sisältävä merkkijono tasautuu oikealle. Päivämäärä tai aika tasautuu oikealle, koska Excel ymmärtää aika-arvot lukuina. Ajan arvoja voit käyttää apuna laskennassa. Kaavan tuottama numeroita sisältävä tulos tasautuu oikealle. Kaavan palauttama tekstimerkkijono tasautuu vasemmalle. Jos siis olet kirjoittanut soluun mielestäsi numeroarvon ja se tasautuu vasemmalle, tiedät että kaikki kirjoittamasi merkit eivät ole numeroita. Kirjoittaessasi desimaaliluvun 1.25 (pisteellä eroteltuna) se tulisikin kirjoittaa muodossa 1,25 (pilkulla eroteltuna). Siis pilkku on desimaalierottimena suomenkielisellä ohjelmalla. Piste taas on desimaalierottimena englanninkielisellä ohjelmalla. Kuva 78 Aloitus ( Home) - välilehden Tasaus ( Alignment) - ryhmä Valitun solun tasaukset muotoilet Tasaus (Alignment) -ryhmän painikkeilla. Muotoilua voit tehdä myös valintaikkunassa jonka saat esiin napsauttamalla Tasaus (Alignment) -ryhmän avainpainiketta. Muotoilusivellin kopioi muotoiluja Muotoilusivellin (Format Painter) on oiva apuväline muotoilujen periyttämiseen (siirtämiseen) taulukon muihin alueisiin tai toisiin taulukoihin. Työkalun löydät Aloitus (Home) -välilehdeltä. Muotoilusivellintä käytät seuraavasti: Valitse solu tai alue jossa on mieleisesi muotoilu. Napsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa, vedä siveltimellä yli alueen tai napsauta solua johon haluat muotoilun periytyvän. Muotoilusivellin (Format Painter) -työkalua voit käyttää usean alueen muotoiluun kun kaksoisnapsautat sen voimaan. Pois päältä saat sen painamalla Esc-näppäintä. Kari J Keinonen 73

74 Sisennyksen tekeminen soluun Harjoitustiedosto: Sisennys.xlsx Laskentapohjan helppolukuisuutta lisätäksesi voit sisentää solun sisältöä hierarkkisesti. Otsikko-taso Seuraavan sisennystason tieto Kuva 79 Taulukon hierarkinen sisentäminen Tässä on käytetty sisennystä jolla selkeytetään taulukon selailua. Aluksi on valittu solu A2:sta A4:än. Sisennys on tehty napsauttamalla Suurenna sisennystä (Increase Indent) -painiketta.! Muista ettei ole viisasta syöttää samaan soluun etunimeä ja sukunimeä, syötä aina yksi asiakokonaisuus yhteen soluun.! Muotoilun poistaminen Kaikki muotoilut voit poistaa helposti tekemällä uuden muotoilutoimen valittuun alueeseen. Voit palauttaa solun muotoilun alkutilanteeseen napsauttamalla Solutyylit (Cell Styles) -pudotusvalikoiman Normaali (Normal) -komentoa. Näin aiemmin tekemäsi muotoilut poistuvat. Muotoilun voit myös kumota heti kun se on tehty. Kumoamisen teet napsauttamalla pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painiketta. Kari J Keinonen 74

75 Ehdollinen muotoilu Ehdollisella muotoilulla (Conditional Formatting) voit korostaa alueen niitä arvoja, jotka poikkeavat muiden solujen arvoista tai vastaavat määrittämääsi arvoa. Ehdollisella muotoilulla voit tehdä erittäin monipuolisia muitakin arvojen korostustoimia. Voit käyttää ehtoina pudotusvalikossa olevia erilaisia lähtöarvoja tai omia ja voit käyttää valmiita korostuskeinoja tai määritellä omia. Pienempi kuin Harjoitustiedosto: Jäätelönmyynti.xlsx Valittu alue Kuva 80 Ehdollinen muotoilu ( Conditional Formatting) - toiminto Valitse alue ja napsauta Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -pudotusvalikosta Solujen korostussäännöt (Highlight Cells Rules) -alivalikosta Pienempi kuin (Less Than) -komentoa. Muotoillaan punaisella lukuarvot soluissa, joiden arvo on alle 50. Kuva 81 Alueelle tehty ehdollinen muotoilu Tässä on tehty alle 50 suuruisten lukujen värjääminen punaiseksi. Kirjoita vasempaan kenttään arvo, jota pienemmät arvot haluat alueella korostuvan, tässä 50. Voit muotoilla solut itse määrittelemälläsi muotoilulla kuten kuvassa. Oma muotoilumääre laaditaan napsauttamalla Muoto (with) -pudotusvalikosta Mukautettu muotoilu (Custom Format) -komentoa. Hyväksy valintaikkunat OK-painikkeella. Kari J Keinonen 75

76 Nolla-arvot Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo.xlsx Muotoillaan esimerkkitiedostossa Varastoarvo -sarakkeen 0-arvot lihavoiduiksi ja muutetaan fonttiväri punaiseksi. Kuva 82 Nolla- arvojen korostaminen Voit määrittää valitun sarakkeen arvoille ehdollisen muotoilun 0-arvoon perustuen. Valitse ensin alue ja sitten Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -toiminnon pudotusvalikosta Solujen korostussäännöt (Highlight Cells Rules) -pudotusvalikosta sääntö yhtäsuuri kuin (Equal to). Huomaa, että nolla arvona ja kokonaan tyhjäksi jätetty solu ovat eri asioita. Kari J Keinonen 76

77 Arvojakauman mukaan Harjoitustiedosto: Jäätelönmyynti.xlsx Kun haluat korostaa eri arvovälejä (0-33 % - 66 % %) sisältävät solut, tee ehdollinen muotoilu seuraavasti. Valittu ehdon tyyppi Kuva 83 Ehdollinen muotoilu kuvakejoukoilla Tässä muotoilu on tehty Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -pudotusvalikon Icon Sets (Kuvakejoukot) -pudotusvalikon Lisää sääntöjä (More Rules) -komennolla. Tällä korostuksella näet mitkä arvot ovat pieniä (punainen alaspäin näyttävä nuoli), mitkä lähellä keskiarvoa (keltainen oikealle näyttävä nuoli) ja mitkä suuria (vihreä ylös näyttävä nuoli). Ehdollinen muotoilu on tehty kuvan arvovälivalinnoilla. Kuvaketyyppi (Icon Style) kohdasta on valittu nuolet. Kari J Keinonen 77

78 Kumoa - Tee uudelleen toiminnot!! Kumoa (Undo) Excel 2010 Tietokoneohjelmiin on rakennettu Kumoa (Undo) -toiminto. Kumoa -toiminto tekee tietokoneella suoritettavasta tietojenkäsittelystä huomattavasti nopeampaa ja kehittyneempää kuin kirjoituskoneella tai laskimella. Office-ohjelmissa voit kumota sata edellistä toimintoa. Kumoa-toiminnon vastatoimi on Tee uudelleen (Redo) -toiminto. Kumoa (Undo) ja Tee uudelleen (Redo) -komennoilla voit myös vertailla kahta vaihtoehtoista tilannetta. Tämän teet napsauttamalla vuoron perään kyseisiä painikkeita. Tehtyäsi virhetoiminnon voit kumota sen pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painikkeella tai painamalla Ctrl + z -näppäinyhdistelmää. Paluu napsauttamalla edelliseen tilanteeseen Kuva 84 Kumoa ( Undo) - pudotusvalikko Komennoilla voit palata edelliseen toimintoon napsauttamalla kyseistä valikkokomentoa. Tässä palataan viisi askelta taaksepäin. Alkutilanteeseen palaat napsauttamalla alinta komentoa. Voit suorittaa usean toiminnon kumoamisen askelittain painamalla toistuvasti Ctrl + z näppäinyhdistelmää. Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Palattuasi kumoamalla liikaa taaksepäin, voit Tee uudelleen (Redo) -painikkeella palata ikään kuin takaisin eteenpäin. Komennon voit suorittaa myös painamalla Ctrl + y -näppäinyhdistelmää. Komento toimii kuten Kumoa (Undo) -komentokin, eli voit palata kumottua polkua askel kerrallaan tai pudotusvalikosta suoraan kauempaan kohtaan. Tehtyäsi toiminnon jota haluat toistaa, voit tehdä sen napsauttamalla Toista (Repeat) -painiketta tai suorittamalla Ctrl + y -näppäinpainalluksen. Komento ei toimi kaikilla tekemilläsi toiminnoilla, silloin painike on harmaana. Painikkeen napsauttaminen edellyttää myös sen, että olet lisännyt painikkeen pikatyöakuriville. Viimeisen tekemääsi toimintoa voit toistaa useamman kerran napsauttamalla Toista (Repeat) -painiketta tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + y uudelleen ja uudelleen. Kari J Keinonen 78

79 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Excel 2010 Tuottaessasi laskentapohjia muistat usein, että kyseinen asia on jo mainittu jossain aiemmin laatimassasi laskentapohjassa. Saatat myös haluta siirtää jonkin tekstiosan toiseen kohtaan asiakirjassa. Näiden toimenpiteiden suorittamiseksi tarvitset taulukkolaskentaohjelmassa Kopioi - Leikkaa - Liitä -toimintoja. Nämä toiminnot vievät kopioidun tiedon (objektin) Windows-leikepöydälle. Näin vain viimeksi leikattu tai kopioitu objekti on palautettavissa uuteen paikkaan, tosin niin monesti kuin haluat. Windowsilla, kuten taulukkolaskentaohjelmalla työskentely, on toimimista erilaisten objektien kanssa. Mikä hyvänsä kerralla valittavissa oleva osa tai kokonaisuus on objekti jos voit käsitellä kerralla sen ominaisuuksia. Objekteja ovat siis Excel-ohjelmaikkuna, solu, alue, kaava, kirjain, valintapainike, komento ja moni muu ohjelmassa käsiteltävissä oleva kokonaisuus. Kari J Keinonen 79

80 Leikepöytä Voit säilyttää useita kopioituja tai leikattuja objekteja (24 kpl) siten, että voit käyttää niistä mitä hyvänsä tarvitessasi. Tämä onnistuu Office leikepöydän avulla. Office leikepöydän otat esiin Leikepöytä (Cilpboard)-ryhmän avainpainikkeella. Leikepöytä on kaikille Officeohjelmille yhteinen, joten voit palauttaa tietoja myös Excelistä Wordiin. Leikepöytä muistaa 24 viimeistä missä hyvänsä Officeohjelmassa kopioitua objektia. Office-leikepöydän tyhjentämiseen Office-leikepöydän sisältö Kuva 85 Leikepöytä ( Clipboard) - tehtäväruutu Kun Office-leikepöytä on esillä, tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi leikettä (objektia). Asetukset (Options) -painikkeen alta esiin tulevasta valikosta voit Kerää näyttämättä Office-leikepöytää (Collect Without Showing Office Clipboard) -komennolla kerätä viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä vie tilaa näytöltä. Tämä asetus tulee voimaan ja koskee kaikkia Office-ohjelmia. Tarvittaessa voit tuoda leikepöydän esiin ja liittää sieltä haluamasi objektin asiakirjaan.! On tärkeää ajankäyttösi kannalta että et kirjoita tai tuota aiemmin tekemääsi objektia uudelleen, vaan kopioit sen sieltä missä se jo on. Kari J Keinonen 80

81 Kopiointi (Copy) Excelissä on monia tapoja kopioida. Kopiointi on taulukkolaskennan tärkein yksittäinen toiminto. Kopioinnin hallitsemalla teet vähemmän virheitä ja näin et aiheuta vääriä odotuksia. Kaavan voit kopioida kaavariviltä. Voit monistaa kaavan kopioimalla aktiivisen solun sisältöineen ja sitten liittämällä sisällön toiseen kohtaan taulukkoa. Valitun solun tai minkä hyvänsä objektin kopioit muistiin Aloitus (Home) -välilehden Kopioi (Copy) -painikkeella tai näppäinten Ctrl + c painalluksella. Objekti menee Windowsin leikepöydälle (ja Officeleikepöydälle), josta voit sen halutessasi liittää asiakirjaan niin monesti kuin haluat. Kopioi -toiminnolla monistat objektia. Kaavojen tuottaminen kopioimalla Eräs kopiointitapa on käyttää aktiivisen solun kulmassa olevaa kopiointikahvaa. Tämä tapa on hyvä, jos käytät laatimissasi kaavoissa soluosoitteita oikein (lisätietoa aiemmin sivulla 49). Laadi siis kaavat käyttäen vain suhteellisia ja/tai suoria viittauksia. Tälle kopioinnille on ominaista se, että alkuperäisten solujen ulkonäkö ja tehdyt lukumuotoilut monistuvat uuteen alueeseen. Ctrl-kopioiminen Voit kopioida Office-ohjelmissa tietoa myös hiirellä. Ota kiinni objektista, esimerkiksi aktiivisen solun reunaviivasta. Vedä solu Ctrl-näppäin alhaalla toiseen kohtaan. Tässä tapauksessa kaavojen soluosoitteet muuttuvat jos ne olivat suhteellisia. Tälle kopioinnille on ominaista se, että alkuperäisten solujen ulkonäkö ja tehdyt lukumuotoilut monistuvat uuteen alueeseen. Ctrl + Enter -kopioiminen Voit tuottaa kaavoja suurempaan alueeseen kerralla. Valitse aluksi alue jossa saman kaavan tulee toistua. Laadi kaava oikein ensimmäiseen soluun sekä suhteellisin että suorin viittauksin. Paina lopuksi Ctrl + Enter -näppäimiä. Tässä kopioinnissa kaavojen soluosoitteet muuttuvat jos ne olivat suhteellisia. Kopioinnille on ominaista se, että alkuperäisten solujen ulkonäkö ja tehdyt lukumuotoilut eivät monistu uuteen alueeseen. Kaavariviltä kopioiminen Joskus on tarpeen kopioida tietoa kaavariviltä. Ensin sinun on valittava kaavariviltä merkkijono jonka aiot kopioida. Sitten painat Ctrl + c -näppäinyhdistelmää. Kopioinnille on ominaista se, että alkuperäisten solujen ulkonäkö ja tehdyt lukumuotoilut eivät monistu uuteen alueeseen eivätkä kaavojen soluosoitteet muutu. Kari J Keinonen 81

82 Kopiointi laskentataulukoiden ja työkirjojen välillä Kopiointia tulee käyttää aina kun siihen on mahdollisuus. Kopiointi onnistuu helposti myös useamman taulukon ja laskenta-asiakirjan välillä. Kun kopioit kahden taulukon tai työkirjan välillä tapahtuu kopiointi seuraavasti: Valitse kopioitava solu tai alue. Paina Ctrl + c -näppäinyhdistelmää. Siirry taulukkoon tai työkirjaan johon liität sisällön. Valitse liitosalueen ensimmäinen vasemmalla ylhäällä oleva solu. Paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Leikkaaminen (Cut) Valitun solun tai minkä hyvänsä objektin leikkaat muistiin Aloitus (Home) -välilehden Leikkaa (Cut) -painikkeella. Objekti menee muistiin Windowsin leikepöydälle (myös Office-leikepöydälle), josta voit sitä halutessasi liittää asiakirjaan niin monesti kuin haluat. Leikkaa -toiminnolla muutat (siirrät) alkuperäisen objektin sijaintia. Tiedon siirtämisen voit tehdä myös hiirellä. Se tapahtuu niin että otat kiinni solun tai alueen reunaviivasta ja vedät sen uuteen paikkaan. Tässä siirtämisessä kaavojen soluosoitteet eivät muutu, olivat ne sitten suhteellisia tai eivät. Tiedon siirtämisessä hiirellä siirtyy myös kaikki solun muotoilut uuteen sijaintiin. Tiedon siirtäminen laskentataulukoiden ja työkirjojen välillä Solun tai alueen tiedon siirtäminen onnistuu helposti myös useamman taulukon ja laskenta-asiakirjan, työkirjan välillä. Siirtäminen kahden taulukon tai työkirjan välillä tapahtuu seuraavasti: Valitse siirrettävä solu tai alue. Paina Ctrl + x -näppäinyhdistelmää. Siirry taulukkoon tai työkirjaan johon liität sisällön. Valitse liitosalueen ensimmäinen vasemmalla ylhäällä oleva solu. Paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Kari J Keinonen 82

83 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -painikkeella voit liittää leikepöydällä olevan objektin valitsemaasi kohtaan asiakirjaa. Liitä (Paste) -painikkeen alla olevaa nuolta napsauttamalla saat esiin pudotusvalikon, siellä on paljon vaihtoehtoja objektin liittämiselle. Voit liittää arvoja, muotoiluja tai vaikkapa kommentteja. Pikatoiminnot erilaisiin liittämistilanteisiin Kuva 86 Liitä ( Paste) - valikoima Liitä määräten (Paste Special) -komennolla saat esiin valintaikkunan, jossa on suuri joukko lisätoimintoja objektin liittämiseen.! Leikepöydälle kopioitu objekti monistuu ja leikattu siirtyy alkuperäisestä paikasta sinun valitsemaasi kohtaan. Muista pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painike, sillä peruutat eli kumoat viimeksi tekemäsi syötön tai muutoksen asiakirjassasi. Komennolla voit kumota siis kopioinnin, leikkaamisen tai liittämisen. Kumoa (Undo) -toiminnolla pääset palaamaan useita askelia takaisin, jos olet harhaillut jo jonkin aikaa toivotusta suunnasta. Kari J Keinonen 83

84 Arvojen kääntäminen taulukossa Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Excelin kopiointitoiminnolla on mahdollista myös kääntää arvosarjat riveiltä sarakkeisiin, toimintoa kutsutaan transponoinniksi. Kuva 87 Transponoinnin suorittaminen Transponoit kopioi toiminolla taulukon seuraavasti: Valitse käännettävät solut, ota mukaan myös rivi- ja sarakeotsikot. Napsauta Kopioi (Copy) -painiketta. Valitse kohdealueen vasen yläsolu. Liitosalueen on oltava kopioitavan alueen ulkopuolella. Napsauta Aloitus (Home) -välilehdellä auki Liitä (Paste) -pudotusvalikko. Napsauta Transponoi (Transpose) -painiketta. Kari J Keinonen 84

85 Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Lähtöarvojen kasvattaminen kertoimella On tilanteita, joissa kaikki lähtöarvojoukon luvut halutaan kasvattaa samalla kertoimella. Tämän toimen ratkaiset Kopioi - Liitä määräten -toiminnolla. Kerroin solussa E4 Alue jonka arvoja kasvatetaan Liitä määräten -valintaikkuna Kuva 88 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Liitä määräten (Paste Special) -komennolla kasvatat lähtöarvot annetulla kertoimella seuraavasti: Valitse solu (E4) jossa kerroin on ja kopioi se. Valitse alue jonka luvut haluat kasvattaa kertoimella. Valitse Liitä (Paste) -pudotusvalikosta Liitä määräten (Paste Special) -komento. Valitse Kerro (Multiply) -valintanappi ja napsauta OK-painiketta. Kari J Keinonen 85

86 Arvosarjojen tuottaminen Sarja on joukko peräkkäisiin soluihin haluttavia tietoja, kuten maanantai, tiistai jne. Sarja tuotetaan kirjoittamalla ensimmäinen tai kaksi ensimmäistä arvoa ja loput juoksevista arvoista tuotetaan kopiointikahvaa haluttuun suuntaan vetämällä. Peräkkäisiksi ymmärrettävät syötetyt lähtöarvot toimivat kopioitaessa kuten sarjat, ne saavat juoksevia arvoja. Voit myös määrittää omia sarjoja. Ohjelma-asennuksessa määriteltyjä valmiita sarjoina toimivia luetteloita on vain muutama. Tällaisia luetteloita Excelissä ovat viikonpäivien ja kuukausien nimien luettelot. Jos siis syötät soluun sanan maanantai ja vedät kopiointikahvasta kuusi solua alaspäin, saat jokaiseen uuteen soluun uuden viikonpäivän nimen (tiistai, keskiviikko, jne.). Tai Kuva 89 Kopioimalla luodut arvosarjat Syöttäessäsi kahteen soluun kaksi "peräkkäiseksi ymmärrettävää" arvoa ja valitsemalla ne molemmat sekä vetämällä kopiointikahvaa, saat kopiointisuunnassa uusiin soluihin juoksevat arvot. Päivämääristä tai lukuarvoista saat myös sarjan, kun vedät toisella hiiren painikkeella kopiointikahvasta alaspäin ja valitset pikavalikosta haluamasi sarjatyypin. Vedä kopiointikahvasta toisella hiiren painikkeella Esiin tulee ponnahdusvalikko sarjojen määrittelyyn Kuva 90 Arvosarja pikavalikosta Valitse haluamasi sarjan esitystapa (Fill Days) pikavalikosta tai määritä sarja Sarjat (Series) -valintaikkunan tarkemmilla asetuksilla. Kari J Keinonen 86

87 Oman luettelon luominen Kuva 91 Omat luettelot ( Custom list) - valintaikkuna Oman luettelon täyttösarjaksi luot Excel asetuksissa seuraavasti: Kirjoita allekkain oleviin soluihin arvot, jotka haluat uudeksi luetteloksi. Valitse kirjoittamasi luettelo. Valitse Tiedosto (File) -pudotusvalikosta Asetukset (Options) -komento. Valitse Lisäasetukset (Advanced) -välilehti. Napsauta Muokkaa omia luetteloita (Edit Custom List) -painiketta. Napsauta Tuo (Import) -painiketta ja sulje molemmat valintaikkunat. Omaa luetteloa voit käyttää seuraavasti: Kirjoita ensimmäinen luettelon arvo soluun. Vedä arvon sisältävän solun kopiointikahvasta niin pitkälle, että kaikki oman luettelosi arvot ovat taulukossa. Kari J Keinonen 87

88 Etsi - Korvaa toiminnot Excel 2010 Aloitus (Home) -välilehdellä on erinomaiset työkalut asiakirjan tietojen etsimiseen ja usein toistuvan kirjoitetun tiedon korvaamiseen sekä erilaisten valintojen tekemiseen. Etsi ja korvaa -toiminnot Siirtymiskomennot Valintatyökalut Kuva 92 Etsi ja valitse ( Find & Select) - pudotusvalikko Napsauta Etsi ja valitse (Find & Select) -pudotusvalikko auki. Pudotusvalikossa on monia erinomaisia toimintoja asiakirjan tietojen selailemiseen. Löydät sieltä erilaisia toimintoja niin tiedon etsimiseen, korvaamiseen kuin valintojen tekemiseenkin. Kari J Keinonen 88

89 Etsi (Find) Harjoitustiedosto: Tuotteet-2.xlsx Avaa harjoitustiedosto ja etsi sieltä merkkijono MiroV PCI 2. Etsi ja valitse (Find & Select) -pudotusvalikosta löytyy Etsi (Find) -komento jolla voit nopeasti selailla läpi asiakirjassa ne kohdat, johon haluamasi tieto on kirjoitettu. Asetukset (Options) -painike Kuva 93 Etsi ( Find) - välilehti Kirjoita Etsittävä (Find what) -kenttään haettava merkkijono. Napsauta tarvittavat asetukset voimaan. Napsauta Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Etsi kaikki (Find All) -painikkeella saat luettelon kaikista etsittävän merkkijonon esiintymistä ja luettelosta voit siirtyä haluamaasi kohtaan. Haluttu merkkijono löytyy taulukon solusta B34. Kari J Keinonen 89

90 Korvaa (Replace) Etsi ja valitse (Find & Select) -painikkeen alta löytyy Korvaa (Replace) -komento. Toiminnon avulla voit nopeasti selailla ja korvata asiakirjassa toistuvat saman merkkijonon sisältävät kohdat haluamallasi uudella merkkijonolla. Korvaa merkkijono MiroV PCI 2 merkkijonolla Cyro PCI. Options (Asetukset) -painike Kuva 94 Replace (Korvaa) - välilehti Kirjoita Etsittävä (Find what) -kenttään haettava merkkijono. Kirjoita Korvaava (Replace with) -kenttään haluamasi korvaava arvo. Aseta muut asetusvalinnat voimaan. Napsauta sitten Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Pääsääntöisesti kannattaa edetä yksi korvaus kerralla. Kun löydät kohdan jossa merkit haluat korvata, napsauta Korvaa (Replace) -painiketta. Kari J Keinonen 90

91 Valinta (Select) Etsi ja valitse (Find & Select) -pudotusvalikosta löydät Valitse objekti (Select Object) -komennon, sen suoritettuasi voit nuolikursorilla valita asiakirjassa kelluvat objektit. Etsi ja valitse (Find and Select) -pudotusvalikkoon Aktivoi komennolla solut joissa on vakioarvo Kuva 95 Etsi ja valitse ( Find & Select) - pudotusvalikko Valitse objektit (Select Objects) -komennolla saat valintaosoittimen jolla voit valita taulukon päällä kelluvia objekteja. Pudotusvalikon Vakiot (Constants) -komennolla aktivoit solut joihin olet syöttänyt lähtöarvoja. Kommentit (Comments) -komennolla aktivoit kommentoidut solut. Kaavat (Formulas) -komennolla valitset kaikki ne solut joissa on laskentakaava. Kari J Keinonen 91

92 Tekstitiedosto Exceliin Harjoitustiedosto: Vaalitulos-2007.csv Excel 2010 Excel on erinomainen työväline tulkittaessa tietokannoista saatua tietoa. Lähes kaikista tietokantaohjelmista voit viedä tiedon tekstitiedostoon (useista myös Excel-muotoon). Tekstitiedoston voit tuoda laskentaa ja analysointia varten Exceliin. Valitse tietokannasta ne tiedot kyselyillä, joita haluat analysoida. Tee vienti tekstitiedostoon huolellisesti, vienti tapahtuu Vie (Export) -komennolla. Eräs toimivimmista tiedostomuodoista on CSV (Comma Separated Values) tekstimuoto. Excel asennuksessa CSV-tiedostomuoto on linkitetty Exceliin, joten tämä muoto avautuu Excelissä kaksoisnapsauttamalla tiedoston kuvaketta resurssienhallinnassa. Ellei tiedosto avaudu Exceliin kaksoisnapsauttamalla, avaa se Tiedosto (File) -valikon Avaa (Open) -komennolla. Avattava tiedosto Kuva 96 Avaa ( Open) - valintaikkuna Valitse valintaikkunassa tiedostomuodoksi Tekstitiedostot (Text Files) ja hae haluttu tekstitiedosto sekä valitse se. Napsauta lopuksi Avaa (Open) -painiketta. Kari J Keinonen 92

93 Sarakereuna Kuva 97 Tuotu tekstitieto Nyt tietokannan tiedot ovat Excel taulukossa ja voit käsitellä niitä, kuten muitakin Exceliin syötettyjä arvoja. Kaksoisnapsauta sarakkeet optimilevyisiksi niiden otsikko-osan oikeasta reunasta. Kari J Keinonen 93

94 Kaavat Kaavojen kirjoittaminen Excel 2010 Kaava on laskennallinen kokonaisuus. Kaavassa yhdistetään laskentaoperandit, valmiit funktiot, soluosoitteet ja vakiot. Kaavan pituus ei saa ylittää 8192 merkkiä. Kaavojen syötön ja muokkauksen teet näppäimistöllä ja hiirellä. Aloita kaava = (yhtäläisyys) merkillä. Hyväksy kaava Enter-näppäimellä tai -painikkeella. Peruuta virheellisen syöttö kesken syöttöä näppäimistön Esc-näppäimellä tai Esc-painikkeella. Soluosoitteet (lue lisää aiemmalta sivulta 49) poimit kaavaan mukaan napsauttamalla solua. Alueen osoitteet poimit kaavaan valitsemalla (maalaamalla) kyseisen alueen. Peruuta (Cancel) ja Hyväksy (Enter) -painikkeet Kaava aktiivisessa solussa Kuva 98 Kaava kaavarivillä ja solussa Kaavan kirjoitat Excelin kaavariville (Formula Bar) ja samalla soluun. Hyväksyttyäsi syötön Hyväksy (Enter) -painikkeella tulostuu soluun laskennan lopputulos.!! Esimerkkejä kaavoista: =Määrä*Hinta kaavassa on nimetyt alueet =A2*A3 kaavassa on soluosoitteita =100%-(100%-A4) kaavassa on vakioita (ei suositeltava) ja soluosoite =SUMMA(A3:A7) kaavassa on funktio ja käsiteltävä solualue =JOS(A2>0;A2;"") kaavan muodostaa vertailufunktio Jos (If) =A3&A4 kahden solun sisällön ketjuttava kaava Solualueen määrität kirjoittamalla kahden solun osoitteen väliin kaksoispisteen (:) (esimerkiksi A1:A2). Kun kirjoitat osoitteiden väliin puolipisteen (;) on kyseessä kaksi eri aluetta. Puolipisteellä erotat myös aina funktion eri argumentit (parametrit, tekijät). Kari J Keinonen 94

95 !! Kaavojen matemaattinen laskujärjestys Excel käyttää seuraavaa laskentajärjestystä kaavoja laskiessaan: - Negaatio (negatiivinen luku) % Prosentti (23 % käsitellään laskennassa kuten 0,23) ^ Potenssiin korotus * ja / Kerto- ja jakolasku + ja - Yhteen- ja vähennyslasku =,<,>,<=,>=,<> Vertailuoperaattorit Laskentajärjestystä voit muuttaa suluilla. Esimerkkejä laskentajärjestyksestä: =2+2*3 tulos on 8, koska Excel laskee ensin kertolaskun =(2+2)*3 tulos on 12, koska Excel laskee suluissa olevan ensin =150*22 % tulos on 33, koska Excel huomioi ensin prosenttimerkit luvussa ja laskee näin 150*0,22. Laskentajärjestys säilyy vaikka kaavoissa lasketaankin soluosoitteilla. Solun automaattinen tasaus Kun työskentelet uudella taulukolla, solun sisältö tasautuu automaattisesti oikealle tai vasemmalle siitä riippuen mitä soluun kirjoitat. Automaattitasauksesta kerrotaan lisää sivulla 73. Kari J Keinonen 95

96 ! Virheet kaavassa Kun laskentakaavassasi on jokin virhe, palauttaa Excel soluun virheilmoituksen. Yleisimmät virheilmoitukset ovat: ###### Olet kirjoittanut tai laskennasta soluun on palautunut liian leveä luku sarakkeessa näytettäväksi. Levennä saraketta sarakeotsikon oikeasta reunasta vetämällä. #VIITTAUS! Soluviittauksessasi on virhe. Olet ehkä poistanut rivin tai sarakkeen, johon kaavassa viitattiin. #JAKO/0! Jakolaskusi jakajana on tyhjä solu tai solun arvo on nolla. Nollalla jakaminen ei ole matemaattisesti mahdollista. #PUUTTUU! Jokin etsitty arvo puuttuu, esimerkiksi nimetty solualue. #NIMI? #TYHJÄ! #LUKU! Excel ei tunne kaavassa käyttämääsi nimeä. Nimeä alue, käytä kaavassa alueen soluosoitteita tai korjaa funktion nimi. Kaavasi määrittelee kaksi aluetta, jotka eivät leikkaa toisiaan. Tarkista kaavaan määrittämäsi alueet. Jokin antamasi numeroarvo ei ole kelvollinen. Solussa on tekstimuotoinen arvo - esimerkiksi 1.2 kun suomenkielisessä Excelissä desimaalierotin on pilkku. #ARVO! Argumentin tai operandin tyyppi on väärä. Kehä Näytön alalaidan tilariville ilmestyvä Kehä (Circular references) -virheilmoitus tarkoittaa usein sitä, että yrität laskea "kaavan sisältävän solun itsensä" mukaan. Sekin on mahdollista, mutta vain asettamalla asetus iterointi voimaan (oletusarvona iterointi ei ole voimassa). Iteroinnin käyttö vaatii ymmärrystä laskennan tavoitteesta ja melko hyvää matemaattista osaamista. Kehä (Circular references) -virheen etsinnässä helpottaa Kaavat (Formulas) -välilehdellä Virheentarkistus (Error Checking) -painikkeen valikosta löytyvä Kehäviittaukset (Circular references) -komento. Tällä työkalulla voit etsiä ja sen jälkeen korjata kehäviittaukset. Virheilmoituksen ilmoittama virhe pitää aina korjata. Kari J Keinonen 96

97 Funktiot! Funktiot ovat ohjelmoituja laskennassa käytettäviä apuvälineitä. Funktio on objekti jolla palautat valitsemaasi soluun laskennan tuloksen. Funktioilla voit palauttaa soluun koneen muistissa olevan päivämäärän, kellonajan tai alueen summan, keskiarvon tai pienimmän arvon. Edistyneimmillä funktioilla voit laskea annuiteettilainasi (tasaerälaina) maksuerien suuruuden tai muuntaa päivämääriä luvuiksi, viikonpäiviksi tai vuosiksi. Funktioilla voit ratkaista geometriassa ja algebrassa esiin nousseita ongelmia. Excelissä valmiita funktioita on satoja ja kaikkia käytät samalla periaatteella. Aluksi valitset solun johon haluat laskea, palauttaa laskennan tuloksen. Valitset tarkoitukseen sopivan funktion. Funktion apuikkunassa valitset argumentit ja hyväksyt syötön. Excel 2010 ohjelmassa voit kirjoittaa 64 funktiota sisäkkäin. Enimmäismäärä vanhoissa ohjelmaversioissa on 7 sisäkkäistä funktiota. Summa() [Sum] Summa.Jos() [SumIf] Summa.Jos.Joukko() [SumIfS] Min() [Min] Maks() [Max] Tulo() [Product] Keskiarvo() [Average] Keskiarvo.Jos() [AverageIf] PHaku() [VLookup] VHAku() [HLookup] Laske() [Count] Laske.A() [CountA] Laske.Jos() [CountIf] Laske.Tyhjät() [CountBlank] Laske.Jos.Joukko() [CountIfS] Ja() [And] Tai() [Or] Suuri() [Large] Katkaise() [Trunc] Pyöristä() [Round] Pieni() [Small] Poimi.Teksti() [Mid] Itseisarvo() [Abs] Maksu() [PMT] Jos() [If] Ketjuta() [Concatenate] Jakoj() [Mod] Tämä.Päivä() [Today] Nyt() [Now] Pituus() [Len] Taulukko 1 Käyttökelpoisia funktioita Taulukossa on työelämässä käytettäviä sovelluksia rakennettaessa käyttökelpoisia funktioita. Kari J Keinonen 97

98 Lisäfunktioiden asentaminen Kun asennat ohjelman täyden version, saat käyttöösi vasta osan funktioista. Ohjelman lisäfunktioita voit asentaa napsauttamalla Tiedosto (File) -painiketta. Napsauta Asetukset (Options) -komentoa ja valitse vasemmalta Apuohjelmat (Add-ins) -välilehti sekä napsauta alhaalla olevaa Siirry (Go) -painiketta. Ratkaisija (Solver) -aputyökalu Kuva 99 Apuohjelmat ( Add- Ins) - valintaikkuna Valitse luettelosta apuohjelmat ja hyväksy asennus napsauttamalla OK-painiketta. Internetistä löytyy myös Excel lisäfunktioita, etsiminen kannattaa aloittaa Microsoftin sivuilta. Excel 2010 ohjelman Add-Ins funktioista ja niihin liittyvästä saat lisätietoa osoitteesta: Kari J Keinonen 98

99 Funktioiden käyttäminen Funktion lisäät soluun valintanauhan Kaavat (Function) -välilehden Lisää funktio (Insert Function) -painikkeella. Funktion kirjoittaminen Funktion lisäät soluun kirjoittamalla, tämä on suositeltava tapa. Funktio ja sen argumentit Funktion ohje Kuva 100 Funktion kirjoittaminen soluun Kirjoita soluun =-merkki ja funktion nimen ensimmäiset kirjaimet. Excel ehdottaa luettelossa muutamaa funktiota. Valitse luettelosta funktio siirtymällä nuolinäppäimellä oikeaan kohtaan ja paina Tabulaattori-näppäintä. Voit myös valita funktion luettelosta kaksoisnapsauttamalla funktion nimeä. Valitse taulukosta tai kirjoita argumentit funktion ohjeen mukaan. Erottele argumentit puolipisteellä. Kirjoita päättävä sulkumerkki ja paina Enter-näppäintä. Funktion nimen jälkeen on aina oltava parillinen määrä sulkumerkkejä ( ). Funktion lisääminen ohjatusti Kaikkia funktioita käytät ohjatusti samalla periaatteella. Kuva 101 Valintanauhan Kaavat ( Formulas) - välilehti Napsauta Lisää funktio (Insert Function) -painiketta. Funktion voit lisätä soluun myös kaavarivin Lisää funktio (Insert Function) -painikkeella. Valitse luettelosta funktio ja anna sille kaikki pakolliset argumentit sekä ne valinnaiset argumentit jotka ovat tarpeen. Paina lopuksi Enter-näppäintä. Kari J Keinonen 99

100 Harjoitustiedosto: Jäätelönmyynti.xlsx Funktion lisääminen ohjatusti - esimerkki Tutkitaan, miten ilman lämpötilan muutos vaikuttaa ihmisten jäätelön syömiseen. Jäätelönmyynnin lähtöarvot on syötetty harjoitustiedoston taulukkoon, avaa tiedosto. Ensimmäinen vertailussa mukaan otettava sarake Toinen vertailussa mukaan otettava sarake Kuva 102 Toteutunut jäätelömyynti Kahden tekijän riippuvuuden toisistaan (syy-seuraussuhteen) ratkaiset Correl() (Korrelaatio) -funktiolla. Aktivoi solu jossa lasket ja napsauta Insert Function (Lisää funktio) -painiketta. Kari J Keinonen 100

101 Vaihe 1 Funktion etsintäsolu Funktioluokat Funktion lyhyt ohje Funktion tarkempi ohje Kuva 103 Funktion lisääminen ( Insert Function) - valintaikkuna Voit kirjoittaa Etsi (Search) -kenttään funktion nimen, jos sen tiedät. Ellet tiedä funktion nimeä, voit hakea funktiota luokasta Kaikki (All). Luokassa on luettelo kaikista ohjelma-asennuksessa asennetuista funktioista. Valitse funktio ja napsauta OK-painiketta. Vaihe 2 Kentät argumenteille Valitun kentän lyhyt ohje Laskennan tulos Kuva 104 Funktion argumentit ( Function Arguments) - valintaikkuna Argumenteille varattuihin kenttiin valitset lyhyen ohjeen mukaan soluja, alueita, alue nimiä (muodossa Alue), kirjoitat tekstivakioita (muodossa "Vakio") tai syötät lukuarvoja (en suosittele). Kun kentän nimi on lihavoitu, on kenttään pakko syöttää pyydetty arvo. Jos kentän nimi ei ole lihavoitu, on arvon syöttäminen vapaaehtoista (valinnainen arvo). Tarkasta kuitenkin, onko arvo tarpeellinen ja syötä arvo jos se on tarpeen.! Älä käytä funktioiden argumentteina lukuarvoja vaan soluosoitteita alueeseen, jossa lähtöarvot ovat syötettynä. Poikkeustapauksessa voit syöttää seuraavia lukuarvoja: 1 kokonainen, 100 % (1 ja 100 % ovat samansuuruisia) tai ^2 (kun korotat luvun toiseen potenssiin). Kari J Keinonen 101

102 Kuva 105 Kaavan laatiminen Maalaa ensimmäiseksi argumentiksi alue B6:B20 ja paina kerran F4-näppäintä. Maalaa toiseksi alue C6:C20. Jo tässä vaiheessa näet valintaikkunassa laskennan tuloksen. Hyväksy laatimasi kaava napsauttamalla OK-painiketta.! Kopioi korrelaation laskentakaava tötteröiden kohdalle. Tämä onnistuu oikein, koska teimme ensimmäisestä alueesta kiinnitetyn. Sitten voitkin tuloksen perusteella tehdä johtopäätöksiä. Ole kuitenkin varovainen tulkinnassasi. Päätelmä: Kun ilman lämpötila nousee, lisääntyy jäätelön myynti (syönti). Vinkki: Voit muuttaa solussa olevan laskentakaavan lukuarvoksi jonka laskenta tulokseksi antoi. Valitse ensin solu, paina F2-näppäintä ja sitten F9-näppäintä. Kari J Keinonen 102

103 Tärkeimmät funktiot Ohjelman valmiit funktiot löydät Kaavat (Formulas) -välilehdeltä. Kaikki ohjelmaan asennetut funktiot löytyvät Lisää funktio (Insert Function) -painikkeella. Funktio-kokoelma Funktioryhmien painikkeet Kuva 106 Kaavat ( Formulas) - välilehti Toimintokirjasto (Function Library) -ryhmästä löydät funktiot laskentametodin mukaan lajiteltuna. Matemaattiset ja trigonometriset funktiot Yhteenlasku Yleisin taulukkolaskennan laskentametodi on yhteenlasku. Löydät Summa() (Sum) -funktion monesta paikasta, myös Aloitus (Home) -välilehdeltä. Kuva 107 Summa ( Sum) - painike Summa() (Sum) -funktion saat kaavariville (solun kaavaan) napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Summa (Sum) -painiketta. Valitse sen jälkeen hiirellä se alue, jonka arvoja olet laskemassa yhteensä. Hyväksy vielä syöttö Enter-näppäimellä Kari J Keinonen 103

104 Harjoitustiedosto: Lainaluettelo.xlsx Tulon laskeminen Tulo() (Product) -funktiolla lasket kahden tai useamman argumentin (luvun) tulon, kerrot siis valitut luvut keskenään. Funktion löydät Lisää funktio (Insert Function) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta Kaikki (All) -ryhmästä. Kopioitu kaava Kuva 108 Tulo() (Product) - funktion käyttöä Tulo() (Product) -funktiolla voit laskea vuotuisen lainan koron määrän. Tässä soluun D2 palautuva arvo, tulos vuoruisena korkosummana on Ehdollisen summan laskeminen Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä.xlsx Summa.Jos() (SumIf) ja Summa.Jos.Joukko() (SumIfS) -funktioilla palautat lukujoukon lukujen summan käyttäen laskentaa rajoittavia yhtä tai useampaa ehtoa. Kuva 109 Summa.Jos.Joukko() (SumIfS) - funktion käyttöä Funktiolla lasket tietojoukon lukuja yhteensä niin, että voit käyttää yhtä tai useampaa rajoittavaa ehtoa ja ehtoaluetta. Ehtoja ja ehtoalueita sallitaan korkeintaan 127. Esimerkin tilanteessa on sarakkeen A (Varastoarvo) laskettu yhteensä kun sarakkeessa B (Tuoteryhmä) ehtona on JK. Solun K2 tulos on 255,90 ja laskennassa soluun K3 (ehtona tuoteryhmä KK) palautuu arvo 109,56. Voit tehdä tehtävän myös Summa.Jos (SumIf) -funktiolla, koska tässä ehtoja tarvittiin vain yksi. Kari J Keinonen 104

105 Pyöristäminen Tarvitse usein pyöristyksiä, etenkin taloudellisia lukuja laskiessasi. Exceliin on tehty useita valmiita pyöristysfunktioita joita voit käyttää kun pyöristäminen on tarpeen. Käytetty funktio ja sen argumentit Solun A2 laskennallinen tarkka arvo, lähtöarvo on 36,5571. Arvo pyöristyksen seurauksena =Pyöristä(A2;2) [Round] 36,5600 =Katkaise(A2;2) [Trunc] 36,5500 =Kokonaisluku(A2) [Int] 36,0000 =Pyöristä.Des.Ylös(A2;2) [RoundUp] 36,5600 =Pyöristä.Des.Alas(A2;2) [RoundDown] 36,5500 =Pyöristä.Kerr(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [MRound] 36,5600 =Pyöristä.Kerr.Ylös(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Ceiling] 36,5600 =Pyöristä.Kerr.Alas(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Floor] 36,5500 =Parillinen(A2) [Even] 38,0000 =Pariton(A2) [Odd] 37,0000 Solun A2 lähtöarvo on (negatiivinen) -3,34187 =Pyöristä(A2;2) [Round] -3,34000 =Kokonaisluku(A2) [Int] -4,00000 =Pyöristä.Kerr(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [MRound] -3,34000 =Pyöristä.Kerr.Ylös(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Ceiling] -3,35000 =Pyöristä.Kerr.Alas(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Floor] -3,34000 =Parillinen(A2) [Even] -4,00000 =Pariton(A2) [Odd] -5,00000 Taulukko 2 Pyöristysfunktioita ja käyttöesimerkkejä Taulukossa näet lähtöarvon pyöristämisen vaikutuksen valitusta funktiosta riippuen. Huomaa funktiot joiden lausekkeissa on käytetty Jos() (If)-apufunktiota. Vertailufunktion Jos käyttö on kyseisiä pyöristäviä funktioita käytettäessä välttämätöntä, koska lähtöarvo voi olla negatiivinen. Kari J Keinonen 105

106 Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä.xlsx Kuva 110 Pyöristä() (Round ) - funktio Funktiolla pyöristät laskennassa saadun vastauksen haluamallasi määrällä desimaaleja tai kokonaisia. Jos kirjoitat funktion toiseksi argumentiksi 2, pyöristät luvun sadasosiin. Esimerkkitaulukossa soluun saadaan näin arvo 36,5600. Jos taas annat luvuksi -2, pyöristät luvun täysiksi sadoiksi ja laskennassa soluun palautuu arvo 0,0000. Lukuarvojen pyöristämisen apuna tarvitaan toisinaan muitakin funktioita kuin Jos vertailu-funktiota. Abs() (Itseisarvo) -funktiolla muutat negatiiviset luvut positiivisiksi (esimerkki myöhemmin sivulla 121), sekin on aina välillä laskennassa tarpeen. Kari J Keinonen 106

107 Päivämäärä- ja aikafunktiot Päivämäärä- ja aikafunktioilla lasket aika-arvoja ja lukuja yhteen tai selvität vuosien, kuukausien ja päivien lukumääriä. Nyt() (Now) tai Tämä.Päivä() (Today) funktioiden tuottama arvo on tietokoneelle sarjaluku. Päivämäärä on sarjaluku, jonka laskenta aloitettiin Kyseisen päivämäärän kirjoittaminen soluun palauttaa koneelle arvon yksi. Kellonaikaa ilmaisee desimaaliosa, siten sarjaluvun perässä oleva 0,5 on sama kuin kellonaika keskipäivällä 12:00. Tietokoneen kellon ajastaminen Funktioiden Nyt() (Now ) ja Tämä.Päivä() (Today) käyttö edellyttää, että koneesi kalenteri ja kello on jotakuinkin oikeassa ajassa. Oikean ajan tarkastat esimerkiksi seuraavan osoitteen atomikellosta: Kuva 111 Tehtäväpalkin kalenteri ja kello Ajan ja päivämäärän tarkastat viemällä osoittimen tehtäväpalkin oikeassa päässä olevan ilmaisimen päälle. Aika-arvoa napsauettuasi ponnahtaa esiin kalenteri. Napsauttamalla Muuta päivämäärän ja kellonajan asetukset (Change date and time settings) -linkkiä pääset korjaaman virheelliset aika-asetukset. Tämä edellyttää sitä, että sinulla on Järjestelmänvalvojan (Administrator) ryhmän käyttöoikeudet. Kotikoneella käyttöoikeutesi yleensä ovat näin korkeat, mutta työmaalla näin ei pääosin ole. Kari J Keinonen 107

108 Kuva 112 Ajan muuttaminen Ajan muuttamiseen pääset napsauttamalla Muuta päivämäärää ja aikaa (Change date and time) -painiketta. Päivämäärän korjaat napsauttamalla kalenterista voimaan oikean päivämäärän. Kun napsautat ajan arvossa esimerkiksi minuutit aktiiviseksi, voit rullata kelloon oikean ajan askelluspainikkeilla. Hyväksy tehdyt muutokset napsauttamalla OK-painiketta. Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Muuttuvan aika-arvon tuottaminen Päivämäärä- ja aikafunktioita Nyt() (Now) ja Tämä.Päivä() (Today) tarvitset usein. Funktiot palauttavat "ei pysyvän" aika-arvon koneen kellosta. Tämä.Päivä() (Today) -funktiota voit käyttää muun muassa apuna laskussa sen laskutuspäivää tulostaessasi. Kuva 113 Tämä.päivä() (Today) - funktion käyttöä G4-solussa on käytetty Tämä.päivä() (Today) -funktiota tämän päivän päivämäärän palauttamiseen. Tämän päivän sarjaluvun arvoon on lisätty 1, näin soluun palautuu huominen päivämäärä. Funktiolla palauttamasi aika-arvo ei muutu jatkuvasti. Arvo muuttuu kun hyväksyt jonkin uuden syöttämäsi arvon taulukkoon Enter-painalluksella, avaat kyseisen tiedoston tai päivität taulukon laskennan painamalla F9-näppäintä. Nyt() (Now) -funktio toimii muuten samoin, mutta soluun palautettava arvo on koneen kellon tarkka aika-arvo muodossa PP.KK.VVVV HH:MM(:SS). Kari J Keinonen 108

109 Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Vuoden, kuukauden tai päivämäärän erottaminen Kun solussa on päivämäärä muodossa , on siitä usein tarpeen erottaa joko päivämäärä, kuukausi tai vuosi pelkkänä lukuna. Kyseiseen toimeen Excelissä on funktiot Päivä() (Day), Kuukausi() (Month) ja ()Vuosi (Year). Laskenta kaavarivillä Kuva 114 Päivä() (Day) - funktion käyttöä Voit funktiolla irrottaa, palauttaa solun päivämäärästä toiseen soluun päivien lukumäärän (yllä 28). Laskenta kaavarivillä Kuva 115 Kuukausi() (Month) - funktion käyttöä Voit funktiolla irrottaa, palauttaa solun päivämäärästä toiseen soluun kuukausien lukumäärän (yllä 6). Laskenta kaavarivillä Kuva 116 Vuosi() (Year) - funktion käyttöä Voit funktiolla irrottaa, palauttaa solun päivämäärästä toiseen soluun vuosien lukumäärän (yllä 2010). Kari J Keinonen 109

110 Tilastofunktiot Tilastofunktioilla ratkaistaan tilastomatemaattisia ongelmia. Statistical (Tilasto) -luokassa on suuri määrä funktioita, tässä muutama. Etsintäkenttä Funktioluettelo Valitun funktion ohjeeseen Kuva 117 Lisää funktio ( Insert Function) - valintaikkuna Tilastofunktiot löydät napsauttamalla Lisää funktio (Insert Function) -painiketta. Luettelosta voit valita haluamasi funktion kaksoisnapsauttamalla sen nimeä. Suhteellinen sijainti Suuri() (Large ) ja Pieni() (Small) -funktioilla palautat K:nneksi suurimman (pienimmän) arvon lukujoukosta. Laskennan tulos Kuva 118 Suuri() (Large) ja Pieni() (Small) - funktioiden käyttöä Suuri() (Large) ja Pieni() (Small) -funktiolla on kaksi argumenttia. Matriisi (Array) -kenttään valitset alueen, josta etsit suurinta (pienintä) arvoa. Toiseksi argumentiksi K annat luvun, kuinka monenneksi suurinta (pienintä) arvoa etsit. Tässä palautetaan A-sarakkeen arvoista kolmanneksi suurin (K=3) ja funktion palauttama arvo, tulos on 34. Kaikkein suurimman arvon lukujoukosta voit palauttaa laskennassa Max() (Maks) -funktiolla ja kaikkein pienimmän Min() -funktiolla. Kari J Keinonen 110

111 Määrän laskeminen Laske() (Count ), Laske.A() (CountA), Laske.Tyhjät() (Count- Blank), Laske.Jos() (CountIf) ja Laske.Jos.Joukko() (CountIfS) -funktioilla palautat lukujoukon lukujen tai arvojen määrän. Jälkimmäiset kaksi funktiota sallivat sinun käyttää ehtoja, joilla rajoitat määrän laskentaa. Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä.xlsx Kuva 119 Laske.Jos.Joukko() (CountIfS) - funktion käyttöä Funktiolla lasket tietojoukkoon osallisten määrän niin, että voit käyttää yhtä tai useampaa rajoittavaa ehtoa. Ehtoja ja ehtoalueita sallitaan korkeintaan 127. Solussa K5 lasketaan JK tuoteryhmän tuotteiden määrää ja laskennassa soluun palautuu arvo, eli tulos on 7. Alemmassa solussa K6 lasketaan ehdolla KK kyseisen tuoteryhmän tuotteiden määrää ja laskennassa soluun palautuu arvo 6. Keskiarvon laskeminen Keskiarvo() (Average ), Keskiarvo.Jos() (AverageIf) ja Keskiarvo.Jos.Joukko () (AverageIfS) -funktioilla palautat lukujoukon lukujen keskiarvon. Jälkimmäiset kaksi funktiota sallivat sinun käyttää ehtoja, joilla rajoitat keskiarvon laskentaa. Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä.xlsx Kuva 120 Keskiarvo.Jos.Joukko() (AverageIfS) - funktion käyttöä Funktiolla lasket lukujoukkojen keskiarvoja rajoitusehtoja käyttäen. Ehtoja ja ehtoalueita voi olla korkeintaan 127. Tässä lasketaan solussa K8 tuoteryhmän JK tuotteiden varastoarvojen keskiarvoa ja laskennassa soluun palautuu arvo 36,5571. Alemmassa solussa lasketaan ehdolla KK tuoteryhmän tuotteiden keskarvoa ja laskennassa soluun palautuu arvo 18,2600. Kari J Keinonen 111

112 Loogiset funktiot Vertailufunktiot Ja() (And), Tai() (Or) ja Jos() (If) -funktioilla voit tehdä hyvin monipuolisia vertailuja joiden perusteella voit jatkaa laskentaa. Funktiot palauttavat totuusarvon TOSI (TRUE) tai EPÄTOSI (FALSE). Totuusarvoa käytät hyödyksi jatkolaskennassa. Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä.xlsx Kuva 121 Jos() ( If) - funktion käyttöä Funktiolla lasket kuvan taulukossa myyntihinnasta annettavan alennuksen suuruuden prosentteina. Jos varastossa on yli 30 eurolla tuotteita, annat tuotteesta 10 % alennusta, muuten et anna alennusta. Kuva 122 Ja() ( And) - funktion käyttöä Funktiolla määrität tuotteiden myynnille hintakertoimen. Jos tuoteryhmä on JK ja varastossa on yli 25 eurolla tuotteita, asetat hintakertoimeksi 1,55 ja muille tuotteille 1,65. Ja() (And) -funktio tiukentaa ehtoa niin, että molempien ehtojesi on täytyttävä. Kari J Keinonen 112

113 Kuva 123 Tai() ( Or) - funktiolla Funktiolla määrität tässä tuotteiden myynnille hintakertoimen. Jos Tuoteryhmä on JK tai KK ja varastossa on yli 25 eurolla tuotteita, asetat hintakertoimeksi 1,55 ja muille tuotteille 1,65. Tai() (Or) -funktio laventaa ehtoa niin, että toisen ehdoistasi on täytyttävä. Yllä olevaan tehtävään löytyy paljon yksinkertaisempikin ratkaisu. Jätetään Jos-lauseesta pois sekä Ja- että Tai-funktio. Solun kaava: =IF(G2>25;1,55;1,65) Onko kyseinen ratkaisu lopulta oikea, kun tuotamme useita vuosia käytössä olevaa laskentapohjaa ja miksei ratkaisu ole oikea? Kari J Keinonen 113

114 Tekstifunktiot Ketjuttaminen ja tekstin osien poiminta Ketjuta() (Concatenate) ja Poimi.Teksti() (Mid) -funktioilla käsittelet merkkijonoja. Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä-tekstif.xlsx Kuva 124 Ketjuta() (Concatenate) - funktion käyttöä Funktiolla tuot yhteen soluun peräkkäin kahden tai useamman solun merkkijonot. Funktiota käytät tarroissa ja kirjekuorissa nimien ja postitoimistotietojen (00200 Helsinki) ketjuttamiseen samalle riville. Ketjutus onnistuu myös käyttämällä &-merkkiä kaavan soluosoitteiden välissä. Laske solun L4 arvo seuraavasti: = C4 & " " & D4 Kuva 125 Poimi.Teksti() (Mid) - funktion käyttöä Funktiolla irrotat solun sisältönä olevasta merkkijonosta halutusta merkistä eteenpäin halutun pituisen merkkijonon (vasemmasta päästä alkaen). Funktiota käytetään yleisesti esimerkiksi sosiaaliturvatunnusta paloiteltaessa, sillä erotellaan syntymäaika, sukupuoli ja tarkiste. Tässä esimerkissä poimitaan viidennestä merkistä eteenpäin 6 merkkiä jollion soluun L14 palautuu arvo kello. Muita käyttökelpoisia tekstifunktioita ovat Oikea() (Right) ja Vasen() (Left). Kari J Keinonen 114

115 Merkkijonojen muotoilu Erisnimi() (Proper ), Isot() (Upper) ja Pienet() (Lower) -funktioilla muunnat merkkijonojen kirjaimia erikokoisiksi. Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä-tekstif.xlsx Kuva 126 Erisnimi () (Proper) - funktion käyttöä Funktiolla muotoilet kaikki soluun palautettavat sanat siten, että jokaisen sanan ensimmäinen kirjain muuttuu suuraakkoseksi. Kuva 127 Isot() (Upper) - funktion käyttöä Funktiolla muotoilet kaikki palautettavat sanat siten, että kaikki merkit muuttuvat suuraakkosiksi. Kuva 128 Pienet() (Lower) - funktion käyttöä Funktiolla muotoilet kaikki palautettavat sanat siten, että kaikki merkit muuttuvat pienaakkosiksi. Kari J Keinonen 115

116 Merkkijonon pituus Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä-tekstif.xlsx Kuva 129 Pituus()) ( Len) - funktion käyttöä Funktioilla saat selvitettyä jossain solussa olevan merkkijonon merkkien määrän, pituuden. Kuvan laskennassa soluun K10 palautuu arvo 15. Tulos on oikein kun huomioidaan välilyönnitkin. Muista: Välilyönnit ovat tietojenkäsittelyssä merkkejä. Merkkijonomuunnos Kuva 130 Teksti() (Text ) - funktioilla Funkiolla voit muuttaa luvun tekstiksi. Se antaa mahdollisuuden määritellä luvun esitysmuodon. Tässä on päivämäärä muotoiltu funktiolla pidempään muotoon ( ). Kari J Keinonen 116

117 Hakufunktiot Pysty- ja vaakahaku PHaku() (VLookup ) ja ()VHaku(HLookup) -funktiot ovat erinomaisia apuvälineitä, niillä voit tuoda vertailuarvolla lähtöarvon alitaulukosta. Alla on esimerkki PHaku() (VLookup) -funktion käytöstä kun lähtöarvotaulukko on pystysuuntainen. Vaakasuuntaisesta lähtöarvotaulukosta haetaan arvoja samalla periaatteella VHaku() (HLookup) -funktion avulla. Harjoitustiedosto: Haku-funktio.xlsx Kuva 131 PHaku() ( VLookup) - funktion käyttöä Funktiolla etsit tässä pystysuuntaisessa taulukossa soluun K2 hintakertoimen ja tuotteen myyntihinnan soluun L2. Molemmissa taulukon funktioissa on tärkeää, että neljäntenä argumenttina käytät totuusarvoa EPÄTOSI (FALSE). Tällä vältät sen, ettei tuntemattomalla tuotenumerolla merkittyä tai ilman numeroa olevaa tuotetta hinnoitella, vaan saat virheilmoituksen. Alemmassa laskentaesimerkissä onkin käytetty JosVirhe() (IfError) -funktiota virheen tunnistamiseen (lisätietoa sivulla 119). Kari J Keinonen 117

118 Harjoitustiedosto: Haku-funktio.xlsx Virheilmoituksen siistiminen Esimerkin taulukossa saat virheilmoituksen jos et syötä tuotetunnusta lainkaan tai syötät väärän tunnuksen. Kaavan argumenttina oleva tekijä puuttuu Kuva 132 Laskennan virheilmoitukset soluissa Tässä solujen K2 ja L2 laskenta on tehty PHaku() (VLookup) -funktiolla. Kun jätät tuotetunnuksen syöttämättä soluun J2 antaa Excel kuvassa näkyvät virheilmoitukset (lähtöarvo puuttuu) soluhin K2 ja L2. Saat virheilmoituksen myös kun syötät väärän tunnuksen. OnVirhe (IsError) -funktio OnVirhe() (IsError) -funktiolla palautettua totuusarvoa voidaan käyttää jatkolaskennan eräänä ehtona Jos() (If) -lauseessa. Kuva 133 OnVirhe() (IsError) - funktion käyttöä Funktiolla on laadittu soluun M2 kaava. Kaavalla saadaan palautettua soluun M2 totuusarvo TOSI (TRUE) jos kaavan viittaamassa solussa K2 on virheilmoitus. Funktio palauttaa arvon EPÄTOSI (FALSE) jos kaavan viittaamassa solussa K2 ei ole virheilmoitusta. OnVirh() (IsErr) -funktio toimii samoin kuin OnVirhe() (IsError) -funktiokin. Erona on se, että OnVirh() (IsErr) palauttaa arvon TO- SI (TRUE) jos viitatun solun kaavassa ei ole virhettä ja EPÄTOSI (FALSE) jos viitatun solun kaavassa on virheilmoitus. Kari J Keinonen 118

119 JosVirhe (IfError) -funktio Virheilmoituksen siistimiseksi on ohjelmassa JosVirhe() (IfError) -funktio. Tätä funktiota käyttäen säästyt edellisten funktioiden ja usean sisäkkäisen jos-lauseen käytöltä. Kuva 134 JosVirhe() (IfError) - funktion käyttöä Funktiolla on laadittu soluun ymmärrettävämpi virheilmoitus. Laadi soluun myös ehdollinen muotoilu (sivu 75). Ehtona muotoilulle solussa on teksti joka sisältää merkkijonon "Tuotetta ei ole luettelossa". Kun ehto on TOSI, silloin merkkien (tekstin) väri vaihtuu punaiseksi. Tehtävä Laadi taulukon soluun K2 (Hintakerroin-kenttään) virheilmoituksen siistivä kaava. Käytä kaavaa laatiessasi JosVirhe() (IfError) -funktiota. Kari J Keinonen 119

120 Taloudelliset funktiot Maksuerän suuruus tasaerälainassa Matemaattisesti laskutehtävä on melko monimutkainen, alla näet matemaattisen ratkaisukaavan. Ratkaise tasaerälainan (annuiteettilaina) maksuerän suuruuden laskeminen Maksu() (PMT) -funktiolla ja tehtävä on jo melko yksinkertainen. Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - Laina-välilehti Kuva 135 Maksu() (PMT) - funktion käyttöä Lainan määrä on , vuotuinen korko 5,5 %, maksuaika 6 vuotta ja maksueriä yksi kuukaudessa (12 vuodessa). Funktion argumentit saat kenttiin napsauttamalla soluja ja kirjoittamalla laskentaoperandit. Ta (Fv) ja Laji (Type) ovat argumentteja joita et tässä tapauksessa tarvita (valinnaisia), koska maksupäiväksi on sovittu kuukauden viimeinen päivä ja laina tulee maksaa kokonaan pois, eli jäännösarvoksi jää 0 (nolla). Funktio antaa negatiivisen loppuarvon.! Negatiivisen tuloksen, arvon voit muuttaa positiiviseksi Itseisarvo() (Abs) -funktiolla (lisätietoa sivulla 121). IPMT() -funktio laskee sijoitukselle tai lainalle tiettynä ajanjaksona kertyvän koron. PPMT()-funktio laskee säännöllisiin maksueriin perustuvan sijoituksen lyhennyksen annetulla kaudella. Kari J Keinonen 120

121 Itseisarvo Kaavan argumentit on esitetty omilla väreillä Kuva 136 Itseisarvon laskeminen Itseisarvo() (Abs) -funktion voit kirjoittaa Maksu()-funktion ympärille kuten kuvassa on tehty. Painettuasi Enter-näppäintä näet solussa postiivisen tuloksen, arvon. Kari J Keinonen 121

122 Lainan tai sijoituksen tuleva arvo Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - Sijoitus-välilehti Tuleva.Arvo() (FV ) -funktiolla selvität säännöllisiin vakiomaksueriin ja kiinteään korkoon perustuvan lainan tai sijoituksen tulevan arvon. Kuva 137 Tuleva.Arvo() (FV) - funktion käyttöä Kuukausisijoitus on 100, vuotuinen korko 5,5 %, maksuaika 6 vuotta ja tilillä on jo Tätä laskiessasi sinun on Tuleva.Arvo() (FV) -funktiolla annettava arvo Nykyarvo (PV) -kenttään, koska tilillä on jo rahaa Laji on argumentti jota et tarvitse, koska sijoituspäiväksi on ajateltu kuukauden viimeinen päivä. Funktio antaa tälläkin kertaa negatiivisen loppuarvon. Kaavan argumentit on esitetty omilla väreillä Kuva 138 Itseisarvon laskeminen Itseisarvo() (Abs) -funktion voit kirjoittaa Tuleva.Arvo() (FV) -funktion ympärille kuten kuvassa. Kari J Keinonen 122

123 Sijoituksen korko-odotus Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - Korko-välilehti Korko() (Rate) -funktiolla selvität säännöllisiin tuottoihin perustuvan alkusijoituksen sekä mahdollisen myyntivoiton tulevan korkoprosentin odotusarvon. Kuva 139 Korko() (Rate) - funktion käyttöä Asunnon hankintahinta on Asuntoa vuokrataan 5 vuotta ja vuokratulon netto on 450 /kk. Asunto myydään 5 vuoden kuluttua hinnalla. Vuotuinen korkoarvaus on 8 % ja maksukausia on 12 vuodessa. Kuukausikorko lasketaan Korko() (Rate) -funktiolla ja lopputulos (0,72 %) kerrotaan maksukausien määrällä jotta saadaan vuotuinen korko (tässä noin 8,61 %). Kari J Keinonen 123

124 Sijoituksen nykyarvo Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - NNA-välilehti NNA() (NPV ) -funktio palauttaa nykyarvon sijoitukselle, joka perustuu toistuvista kassavirroista muodostuvaan sarjaan ja korkokantaan. Kuva 140 NNA() (NPV) - funktion käyttöä Sijoitetaan rahaa 5,5 % korkokannalla vuodeksi. Summan tulee olla vuoden päästä euroa. Kun kysytään, paljonko rahaa tulee tänään sijoittaa, voidaan käyttää NNA() (NPV) -funktiota (myös PV() ja NA() -funktiota). Funktiolla lasketaan arvo sijoituksen nykyarvolle. Kari J Keinonen 124

125 Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - NNA2-välilehti NNA () (NPV ) -funktio palauttaa nykyarvon myös sijoitukselle ja kustannuksille jos arvioidut tuotot ja/tai kustannukset vaihtelevat vuodesta toiseen. Seuraavassa kuvassa on ratkaistu laitehankinnan kannattavuus. Laite maksaa hankittaessa 10000, sen oletettu pitoaika on 5 vuotta ja jälleenmyyntihinnaksi arvioidaan Sijoituksen nettotuotoksi on oletettu 2500 vuodessa. Tässä laskennassa tuotto-odotukset ovat samansuuruisia kaikkina vuosina, mutta voisivat NNA() (NPV) -funktiota käytettäessä olla myös esisuuruisia. Sijoituksen korkokannaksi on oletettu 6 % vuotuista korkoa. Kuva 141 NNA() (NPV) - funktiota Tehtävän solussa B13 on käytetty NNA() (NPV) -funktiota ja ratkaistu laitehankinnan viiden vuoden tuottojen nykyarvo. Solun B14 jäännösarvon nykyarvo on laskettu NA() (PV) -funktiolla. Sijoitus on kannattava koska tuottojen nykyarvo on suurempi kuin hankintakustannus ja kulut yhteensä. Tehtävät Kyseistä laskentamallia voit käyttää monella tavalla hyödyksi. Kokeile mitä lopputulokseen vaikuttaa korkoprosentin muutos 12 %? Kannattaako sijoitus: Erotus: Paraneeko kannattavuus: Mitä lopputulokseen vaikuttaa jos hankintahinta onkin 11000? Kannattaako sijoitus: Erotus: Paraneeko kannattavuus: Kari J Keinonen 125

126 Tietokantafunktiot Eräs erittäin käyttökelpoinen funktioryhmä on tietokantafunktiot. Tietokantafunktioilla voit tehdä kehittynyttä laskentaa jos lähtöarvot on syötetty taulukkoon luettelona, tietokantana. Syötössä on siis huomioitava se, että yhteen riviin kirjoitetaan tietoja vain yhdestä tietokannan tietueesta (tuote, henkilö tms.). Ennen funktioiden käyttöä kannattaa taulukon viereen tai mieluummin taulukon yläpuolelle laatia kriteerialue. Kriteerialue sisältää sarakkeiden otsikot ja yhden tai useampia tyhjiä rivejä. Harjoitustiedosto: Tuotteet-3.xlsx Tietokanta Kriteerialue Kuva 142 TSumma() (DSum) - funktion käyttöä Yllä on laskettu TSumma() (DSum) -funktiolla tuoteluettelon yhden tuoteryhmän (SVGA värinäytöt) varastoarvojen yhteissumma. Tietokannaksi valitaan koko taulukko, otsikkorivikin (rivi 3) on mukana valinnassa. Mukaan ei valita työarkilta rivejä 1 ja 2. Varastoarvo on seitsemännessä sarakkeessa vasemmalta lukien. Ehdot (Criteria) alueeksi on valittu kyseisen alueen otsikkorivi ja seuraava rivi (I3:O4). Kari J Keinonen 126

127 Tehtävät Laske Tuotteet-3.xlsx -tiedoston tietokannasta montako erilaista SVGA värinäyttöä tietokantaan on syötetty (DCount - TLaske) ja minkä hintainen on halvin (DMin - TMin) tai kallein (DMax - TMaks) SVGA värinäyttö. Erilaisten määrä: Kallein tuote: Halvin tuote: Laske IDE-levyt -tuoteryhmän tuotteiden varastoarvojen summa ja tuotteiden määrä varastossa. Kallein tuote: Halvin tuote: Varastoarvojen summa: Selvitä mikä on edullisten tuotteiden varastoarvon yhteissumma alle 100 euroa maksavissa tuotteissa (Varastoarvo <100)? Varastoarvo yhteensä: Mikä on koko taulukon varastoarvo (ilman alv)? Kari J Keinonen 127

128 Huolellisuus ja tarkistaminen Ajatteleminen on tärkeintä Laskentataulukot ohjaavat useiden organisaatioiden toimintaa: budjetointia, kustannuslaskentaa, tarjousten tekemistä, tuotantoa, laatutyötä! sekä menojen ja tulojen seurantaa. Koska näin on ja kysymys on aina rahasta, onkin sinun syytä laskentapohjia laatiessasi tehdä ne erittäin huolellisesti. Pahimmillaan huolimattomuus voi aiheuttaa yrityksen konkurssiin ja/tai työpaikkasi menetykseen. Näin voi tapahtua etenkin silloin kun laskelmiesi perusteella tehdään taloudellisia päätöksiä. Tarkista kaikki laatimasi kaavat osoitteineen samalla kun niitä laadit. Tarkistamisessa hyvä apuväline on funktionäppäimen F2-painallus. Harjoitustiedosto: Jäätelömyynti korrelaationa.xlsx Värillinen suorakaide, osoittaa aluevalinnan Kuva 143 Kaavan alueiden taristaminen F2-näppäimen painallus tuo esiin väriviivoin ympäröityinä kaavoihin mukaan ottamasi alueet. Kun kaavan soluosoite on väärä valitse se kaavariviltä ja osoita oikeaa kohtaa. Korjaat osoitteen myös ottamalla värillisestä viivasta kiinni ja vetämällä suorakaiteen oikeaan kohtaan. Alueen koon muutat suorakaiteen nurkissa olevista koonsäätökahvoista vetämällä. Kari J Keinonen 128

129 !! Jatka ajattelemista Tarkista toista kautta laskennan tulos heti sen saatuasi. Kun solussa on Summa() (Sum) -funktio soluosoitteilla, näet kaavan palauttaman lopputuloksen solussa. Valitse laskennan perusteena oleva alue hiirellä. Tarkasta tilariviltä laskentatulos. Sen ja lasketun lopputuloksen on oltava sama. Jos kaavan viittaus ei ole suhteellinen tai suora kuten tulisi, korjaa virhe ensimmäisessä kaavan sisältävässä solussa ja kopioi kaava oikeaan alueeseen. Tarkkaile koko ajan kriittisesti laskettuja arvoja. Ovatko arvojen suuruusluokat oikein vai ovatko ne jo silmämääräisesti vääriä. Korjaa virheet heti. Excel sisältää myös joukon virheentarkistustyökaluja. Työkaluilla voit etsiä kaavojen virheet. Muista kuitenkin, että vain ja ainoastaan sinä olet vastuussa laatimistasi laskentataulukoista. Vaikka virheentarkistustyökalut näyttäisivätkin että kaavoissa ei ole virheitä, kaavat voivat silti laskea vääriä asioita tai niissä voi olla mukana vääriä osoitteita. Ajattele, mieti ja pohdi tarkoin tekemääsi. Virheentarkistamisen työkalut Valintanauhan Kaavat (Formulas) -välilehden Kaavan tarkistaminen (Formula Auditing) -ryhmässä on useita käyttökelpoisia työvälineitä virheiden jäljittämiseen. Kuva 144 Kaavan tarkistaminen ( Formula Auditing) - ryhmä Vasemmalla ovat jäljitystyökalut. Keskellä on tarkempaan virheen tarkastukseen tarkoitetut työkalut. Seurantaikkuna (Watch Windows) -toiminnon avulla voit asettaa haluamaasi kohtaan työarkille voimaan muutoksen seurannan. Kari J Keinonen 129

130 Soluviittausten tarkistaminen Harjoitustiedosto: Haku-funktio-ratkaisu.xlsx Edellisessä kuvassa näet jäljitystyökalut, niiden avulla voit jäljittää kaavan edeltäjiä ja seuraajia sekä poistaa jäljitysnuolet. Kuva 145 Edeltäjän jäljittäminen virhetilanteessa Virhearvon sisältävässä solussa K2 on napsautettu Jäljitä edeltäjät (Trace Precedents) -painiketta. Saman solun vasemmassa yläkulmassa näkyy vihreä kolmio. Viedessäsi hiirellä osoittimen soluun, näet vasemmalla huutomerkillä varustetun painikkeen. Napsauta painiketta, niin esiin ponnahtaa pudotusvalikko. Pudotusvalikosta löytyy myös virheentarkistustyökaluja. Pudotusvalikosta ja jäljitysnuolista näetkin, että virhetilanne johtuu tällä kertaa solusta J2, siitä puuttuu arvo. Kuva 146 Seuraajien jäljittäminen Solussa B2 on napsautettu Jäljitä seuraajat (Trace Dependents) -painiketta. Nyt sinisellä nuoliviivalla on esitetty kaikki ne solut, joiden laskentakaavassa solun B2 osoitetta (arvoa) käytetään. Kari J Keinonen 130

131 Laskennan vaiheiden seuraaminen Harjoitustiedosto: Haku-funktio-ratkaisu.xlsx Napsauta sivun 130 kuvassa esitetystä pudotusvalikosta Näytä laskennan vaiheet (Show Calculation Steps) -komentoa. Saat käyttöösi käyttökelpoisen työkalun virheiden etsinnän apuvälineeksi. Tämä kaavan tarkistaminen askeltaen tuottaa usein tiedon virheen syystä. Laskennan eteneminen Kuva 147 Kaavan laskeminen ( Evaluate Formula) - valintaikkuna Jatka napsauttamalla Laske (Evaluate) -painiketta, se johtaa virheilmoitukseen jota olet selvittämässä. Laskenta tuottaa virhearvon #Puuttuu! (#N/A). Napsauta valintaikkunassa Aloita (Restart) -painiketta. Laskennan eteneminen Kuva 148 Kaavan laskeminen (Evaluate Formula) - valintaikkuna Napsauta seuraavassa ohjatussa vaiheessa Suorita rivi (Step In) -painiketta. Kari J Keinonen 131

132 Laskennan eteneminen Kuva 149 Virheen sijaintikohta kaavassa Käsittelemästämme kaavasta selviää jo tässä vaiheessa, että virhe aiheutuu solusta J2, siitä kun puuttuu arvo. Napsauta Sulje (Close) -painiketta. Ellei virhe selviä ensimmäisessä vaiheessa etene kaavassa Suorita toimintosarja loppuun (Step Out) ja taas Suorita rivi (Step In) painikkeilla käyden läpi kaikki kaavan argumentit. Virheiden jäljitys Harjoitustiedosto: Haku-funktio-ratkaisu.xlsx Kaavat (Formulas) -välilehden Kaavan tarkistaminen (Formula Auditing) -ryhmässä olevaa Virheentarkistus (Error Checking) -työkalua napsauttamalla voit jäljittää ja tarkastella taulukon virheellisiä laskentakaavoja. Kuva 150 Virheentarkistus ( Error Checking) - valintaikkunassa Valintaikkunassa voit selailla kaikki taulukon virhekaavat läpi Next (Seuraava) -painikkeella. Näytä laskenna vaiheet (Show Calculation Step) -painikkeella voit ajaa virheellisen kaavan edellisillä sivuilla ( ) esitetyllä tavalla. Asetukset (Options) -painikkeella pääset muuttamaan Excelin asetuksia. Kari J Keinonen 132

133 Tietojen hyötyjen selvittäminen Kuva 151 Askelluksen loputtua Kun kaikki virheet on läpikäyty askeltaen saat ilmoituksen siitä. Hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kaavojen näyttäminen Voit näyttää laskentapohjassa myös kaikki laskentakaavat. Se tapahtuu valintanauhan Kaavat (Formulas) -välilehden Näytä kaavat (Show Formulas) painikkeella. Kuva 152 Laskentakaavat näkyvillä Painettuasi Näytä kaavat (Show Formulas) -painiketta näet laskenta-arkin kaikki kaavat taulukossa. Kari J Keinonen 133

134 Syötön kelpoisuuden tarkistaminen Kelpoisuustarkistuksella voit ohjata solun tai alueen syötön kelpoisuutta, ohjaat taulukon käyttäjää syöttämään soluihin oikean suuruisia ja tyyppisiä arvoja. Kelpoisuustarkistuksen käyttäminen sopii erityisesti malleihin ja organisaatiossa yleisessä käytössä oleviin laskentapohjiin. Kelpoisuustarkistuksella voit tehdä soluun pudotusvalikon. Pudotusvalikon riviä napsauttamalla käyttäjä voi valita luettelosta vain ennakkoon määrätyn arvon, ei muita. Luettelolla ehkäiset siis luvattomien arvojen syöttämisen soluihin. Harjoitustiedosto: Haku-funktio.xlsx Laadi Tuotetunnus-soluun J2 syöttöä helpottava pudotusvalikko. Valitse aluksi J2 solu. Valitse sitten Tiedot (Data) -välilehti ja napsauta Datatyökalut (Data Tools) -ryhmästä Tietojen kelpoisuuden tarkastaminen (Data Validation) -painiketta. Kuva 153 Tietojen kelpoisuuden tarkastaminen ( Data Validation) - valintaikkuna Määritä valintaikkunassa Lähde (Source) -kenttään laaja aluemääritys. Lähde ja kohdealueeksi kannattaa valita huomattavasti suurempi alue kuin se, jossa arvot nyt ovat. Aseta Ohita tyhjät (Ignore blank) -asetus voimaan, jotta pudotusvalikossa ei näkyisi turhia arvoja (tyhjiä rivejä). Kari J Keinonen 134

135 Voit ohjata kelpoisuuden tarkistamistoiminnolla myös lukujen tai muun sisällön syöttötyötä. Mahdollista on rajoittaa syöttö kahden lukuarvon väliin ja suuremmaksi tai pienemmäksi kuin määritetty arvo. Kuva 154 Syöttöarvon suuruuden rajoittaminen Laadi Hinnat-sarakkeelle kelpoisuusehto jolla estät käyttäjää syöttämästä kenttään negatiivista arvoa tai yli sadan euron hintaista tuotetta. Sanoma (Input Message) ja Virhesanoma (Error Alert) -välilehdille voit kirjoittaa ohjeita käyttäjälle.! Tiedot: on välillä (Data: between) ehto tarkoittaa samaa kuin kyselyssä kahden ehdon välissä oleva Ja (And) -ehto. Ehto tiukentaa tulosjoukkoa koska molempien ehdon osien on toteuduttava yhtaikaa. Kari J Keinonen 135

136 Esitysgrafiikka Kuvan lisääminen Excel 2010 Esitysgrafiikalla tarkoitetaan laskenta-arkille piirrettyjä kuvaelementtejä tai arkille tuotuja valmiita kuvia sekä lukujen esittämistä kaavioina tai käyrästöinä. Tue ja elävöitä laskelmiasi tekstiin liittyvillä kuvilla, ne selkeyttävät asiakirjaasi. Tee esitysgrafiikkaa aina suunnitellusti. Yksinkertaiset kuvat ja kaaviot selkeyttävät laskentamalliasi. Parhaat lukujoukkoja kuvaavat kaaviolajit ovat normaali piirakka- ja pylväskaavio tai yksinkertainen viivadiagrammi. Muista, ettei monimutkainen kolmiulotteinen pylväskaavio useinkaan selkeytä esitystäsi. Lisätessäsi kuvan Kopioi - Liitä -menetelmällä Paste (Liitä) -komennolla tulee kuvasta kelluva, upotettu objekti. Kun lisäät kuvan taulukkoon Paste Special (Liitä määräten) -komennolla ja valitset valintaikkunassa Paste Link (Liitä linkki) -valinnan syntyy linkitetty kuva. Haluat laskenta-asiakirjaasi yrityksen logon tai jonkin muun valmiin kuvan. Excel asiakirjaan voit tuoda valokuvan valintanauhan Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Pictures) -painikkeen avulla. Valmiista kuvakirjastosta löydät kuvia ClipArt-painikkeen avulla. Harjoitustiedosto: Haku-funktio.xlsx ja logo.png Kuva 155 Lisätään logo ylätunnisteeseen Lisää logo (logo.png) eli kuva tiedoston ylätunnisteeseen Sivun asettelu (Page Layout) -näkymässä Kuva (Picture) -painikkeella. Kari J Keinonen 136

137 Valokuvan käsittely Excel ei ole varsinainen kuvankäsittelyohjelma joten siinä on rajalliset keinot valokuvien käsittelyyn. Voit kuitenkin muokata valitsemaasi JPEG, GIF, PNG tai TIFF kuvaa jonkin verran Muotoile (Format) -välilehden kuvatyökaluilla. Kuva 156 Muotoile ( Format) - välilehti Välilehti ilmestyy näytölle kun valitset kuvan. Työkalurivin painikkeilla voit säätää valokuvan valoisuutta ja kontrastia, voit muuttaa kuvatyyliä, kuvan muotoa, viedä kuvan toisen taakse tai tuoda eteen. Voit myös rajata kuvaa tai muuttaa sen kokoa. Kuvan pikavalikon Muotoile kuvaa (Format Picture) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa voit myös muotoilla kuvaa yksityiskohtaisemmin. Voit lisätä kuvaan kolmiulotteisuutta tai tarkentaa muita kuvaan liittyviä asetuksia. Läpinäkyvä väri Voit muuttaa kuvan yhden värin (usein valkoinen) läpinäkyväksi. Työkalun löydät ainakin Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -valikon Lisää komentoja (More Commands) -komennon avulla. Valitse Mukauttaminen (Customize) -välilehdellä Valitse komennoista (Choose commands from) -pudotusvalikosta (Kaikki komennot All Commands). Etsi listasta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) ja lisää se pikatyökaluriville napsauttamalla Lisää (Insert) -painiketta. Napsauta työkalua ja sitten läpinäkyväksi haluamaasi kuvan väriä. Kari J Keinonen 137

138 Piirretyt kuvat Excelin piirtotyökalut mahdollistavat yksinkertaisten kuvien, valmiiden muotojen piirtämisen. Lisäät kuvaan piirretyn muodon Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -painikkeen pudotusvalikosta. Käytä piirtotyökaluja korostaaksesi laskennan lopputulosta tai yksittäistä poikkeavaa arvoa. Voit piirtää luvulle korostuskeinona kehyksen, nuolen tai ellipsin. Viivatyökalut -ryhmä, myös tarttuvat viivat Piirtämisen perusmuodot -ryhmä Matemaattiset piirretyt merkit - ryhmä Puhekuplat ja tarttuvat selitekehykset -ryhmä Kuva 157 Muodot ( Shapes) - pudotusvalikko Pudotusvalikossa on paljon valmiita kuvioita. Valikon jokaisen kuvion voit piirtää yhdellä ranneliikkeellä, hiirellä vetämällä. Piirrettyäsi kuvion aktivoituu valintanauhassa piirtoapuvälineitä sisältävä Muotoile (Format) -välilehti. Valitun piirretyn muodon pikavalikon Muotoile muotoa (Format Shape) -komennolla saat näkyviin valintaikkunan, jonka avulla voit tehdä useita lisäasetuksia muodolle. Kari J Keinonen 138

139 Kuva 158 Muotoile ( Format) - välilehden Välilehden painikkeilla voit käsitellä piirrettyä kuvaa melko monipuolisesti. Työkaluilla voit kiertää kuvaa, tasata useita muotoja keskenään, ryhmittää niitä tai kääntää ne omaksi peilikuvakseen. Työkaluilla voit myös muuttaa kuvan kolmiulotteisuusvaikutelmaa monella tavalla. SmartArt-grafiikkaobjektit Harjoitustiedosto: SmartArt-objekti.xlsx Excelin piirtotyökaluilla voit muokata jonkin verran aiemmin luotua piirroskuvaa (ClipArt-vektorigrafiikka). Voit lisätä kuvaan erilaisia viivoja, suorakaiteita tai ellipsejä. Voit värittää ja varjostaa haluamiasi kuvan osia (piirto-objekteja). Voit purkaa kuvan ja ottaa siitä käyttöön vain osia. Voit myös kiertää ja kääntää kuvaa moneen suuntaan. Excel 2010 tuo mukanaan työkalun prosessi-, organisaatio- ja matriisikaavioiden luomiseen. Kaaviolaji valitaan Lisää (Insert) -välilehden SmartArt-painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 159 SmartArt- grafiikan valintaikkuna Valintaikkunasta valitset grafiikkaobjektin piirtämiseen haluamasi työvälineen. Valitse kaaviolajiksi Hierarkia (Hierarchy). Valitse ikkunan keskiosassa olevasta luettelosta ensimmäinen vasemmalta ja napsauta OK- painiketta, näin luot organisaatiokaavio objektin. Tuotettuasi kaavion valmiiksi kelluu objekti laskenta-arkilla kuin mikä hyvänsä kuva. Tällaista kuvaa voi suurentaa ja pienentää koonsäätökahvoista. Objektin sisältöä ja muotoiluja pääset muokkaamaan kaksoisnapsauttamalla objektia. Kari J Keinonen 139

140 Organisaatiokaavio Kun olet valinnut organisaatiokaavion mallin, pääset määrittämään kaavioin sisältötietoja. Kuva 160 Organisaatiokaavion tuottaminen alkaa Näytölle ilmestyy valitsemasi organisaatiokaaviotyyppi ja sen viereen tekstiruutu. Tekstiruudun eri kohtiin kirjoitat organisaation jäsenten nimet ja toimenkuvat. Kirjoita teksti tähän (Type your text here) -kentässä pääset uuteen tekstiruutuun [Teksti] (Text) nuolinäppäimillä tai hiirellä napsauttaen. Kuva 161 Organisaatiokaavion tuottaminen jatkuu Henkilön aseman, tittelin saat samaan laatikkoon omalle riville pakotetulla rivinvaihdolla, Shift (Vaihto) + Enter -painalluksella. Syötön osalta valmista kaaviota voit muotoilla vielä ulkoisesti. Sen teet SmartArt työkalut (SmartArt Tools) -ryhmän Rakenne (Design) tai Muotoile (Format) välilehtien toimintopainikkeilla. Lisää tarvittaessa uusi kuvio organisaatiokaavioon Rakenne (Design) -välilehden Lisää muoto (Add Shape) -painikkeen alivalikosta. Kari J Keinonen 140

141 Hierarkia ylhäältä alaspäin Kuva 162 Valmis organisaatiokaavio Valmis organisaatiokaavio saattaa näyttää tältä. Hierarkia vasemmalta oikealle Kuva 163 Valmis organisaatiokaavio Valittuasi organisaatiokaaviolle Asettelu (Layouts) -ryhmän Lisää (More) -painikkeen pudotusvalikosta uuden ulkoasumallin saattaa organisaatiokaaviosi näyttää tältä. Kari J Keinonen 141

142 Luvuista kaavioita! Laskennan tuloksen esittäminen pylväin, piirakoin tai käyrin tekee laskelmasi lopputuloksen helpommin ymmärrettäväksi. Ennen 1 kaavion luomista on tärkeää miettiä miten luvut aiot esittää. Excelissä on valittavissa useita kaaviolajeja ja niissä monia vaihtoehtoisia kaavion muotoilumalleja. Valmiiden kaavioiden käyttäminen on yksinkertaista. Lisäksi voit rakentaa omia yhdistelmäkaavioita. Käytä kaaviossa lukuarvoillesi sopivaa mallia. Älä lähde keimailemaan kolmiulotteisuudella, se voi kostautua. Selkeimpiä kaaviomalleja ovat pylväs, piirakka ja viivadiagrammi. Huomioi ainakin seuraavat seikat: 1. Pylväskaavio soveltuu parhaiten määrää ilmaisevaksi kaavioksi. Kaavion arvoakselin tulee alkaa nollasta. Pylväiden avulla on helppo vertailla ilmiöitä ja asioita. Summapylväät sopivat silloin, kun tulee korostaa osien summaa. 2. Palkkikaavio (vaakapylväät) sopii parhaiten kun arvosarjoja on vähän ja ne on lajiteltu suuruusjärjestykseen suuremmasta pienempään. Kaavion mitta-akselin arvon tulee alkaa nollasta. 3. Ympyräkaavio soveltuu parhaiten esittämään arvojen suhdetta, kokonaisuuden jakautumista prosenttiosuuksiin. Ympyräkaaviossa voi olla mukana vain yksi arvosarja. Osia (sektoreita) tulisi olla alle 8. Suurinta sektoria voit korostaa irrottamalla sen kaaviosta. 4. Viivadiagrammi soveltuu erinomaisesti syy-seuraussuhteiden kuvaamiseen. Eli viivakaavio soveltuu kun haluat esittää arvojen kehitys- tai muutossuuntaa ja näiden vaihtelua suhteessa tiettyyn ajanjaksoon. Arvojen tulee olla luonteeltaan jatkuvia asteikon ollessa tasavälinen. Viivakuvioon voit lisätä myös trendiä kuvaavan viivan. Trendiviiva ennustaa tulevia arvoja. Viivakuvio ja pylväskaavio sopivat yleensä samoihin tilanteisiin. 5. Kaksi pystyakselia ja kaksi eri kuvaajatyyppiä (pylväs ja viiva) samassa kaaviossa selkeyttävät tilannetta silloin, kun haluat esittää eri mittayksiköillä mitattuja muuttujia ja niiden keskinäistä suhdetta. Perusta molemmille mittayksiköille oma pystyakseli. Käytä toisen mittayksikön ilmaisemiseen pylvästä ja toisen ilmaisemiseen viivaa. Kaikki kaaviolajit luodaan suunnilleen samalla tavalla. Luotuasi kaavion kaikkien taiteen sääntöjen mukaan oikein on kaavio linkitetty alkuperäiseen laskentataulukkoon. Kun muutat laskentataulukon arvoja, muuttuvat kaavion arvot vastaamaan lukuarvojen muutoksia. Kaavion arvopisteitä vetämällä voit myös muuttaa lähtöarvoja, mutta sitä en suosittele. Korjaa aina lähtöarvot taulukossa. Kaavio voi kellua saman työarkin päällä jolla lähtöarvot ovat. Kaavio voi olla jollain muulla työarkilla tai kokonaan omallaan. Lisäksi Excelillä luotu kaavio voi olla linkitettynä myös Word asiakirjassa. 1 Lammi, Outi, Excel Laatua taulukoihin, Docendo, 2007 Kari J Keinonen 142

143 Pylväskaavion luominen Valmiista laskentataulukosta saat luotua esityskaavion seuraavia vaiheita noudattaen. Harjoitustiedosto: Kaaviot.xlsx Vaihe 1 Ensimmäinen valittu alue Toinen valittu alue Kuva 164 Aluevalinnat! Valitse alue josta haluat tehdä kaavion. Kuvassa on C-sarakkeesta valittu koko se alue, jolle tuotenimet on syötetty. Sitten on valittu Ctrl-näppäin alas painettuna G-sarakkeesta varastoarvoja sisältävä alue. Otsikot otetaan mukaan valinnassa. Tärkeää on, että valitset pidempään valitsemissuuntaan yhtä suuret alueet (tässä alaspäin eli korkeussuuntaan). Kaavion määrittelyn perusasiat Excel jakaa kaaviota muodostaessaan tiedot sarjoiksi ja luokiksi. Sarjaksi Excel valitsee sen suunnan, johon valitsemiasi rivejä tai sarakkeita on vähemmän. Arvosarjat erotellaan pylväskaaviossa erivärisin pylväin ja selitteessä näet arvosarjojen nimet. Luokiksi Excel valitsee sen suunnan, johon valitsemiasi rivejä tai sarakkeita on enemmän. Luokat ilmaistaan samanvärisinä pylväinä ja luokkien nimet näet pylväskaaviossa vaaka-akselilla. Pylväskaaviossa vaaka-akselia kutsutaan arvoakseliksi ja pystyakselia luokka-akseliksi. Palkkikaaviossa nämä menevät päinvastoin, eli vaaka-akselia on luokka-akseli ja pystyakseli arvoakseli. Kari J Keinonen 143

144 Vaihe 2 Löydät kaavion luomistyökalut Lisää (Insert) -välilehden Kaaviot (Charts) -ryhmästä. Charts (Kaaviot) -ryhmä Kuva 165 Pylväs ( Column) - pudotusvalikko Pudotusvalikoista voit valita sopivan kaaviotyypin. Tässä valitaan Liitetty pylväskaavio (Clustered Column) -kaaviotyyppi. Kaavio on kuva, joten sen kokoa voit muuttaa kaavion kulmissa olevista koonsäätöön tarkoitetuista "karhennuksista". Kaavion siirtäminen onnistuu vetämällä. Otsikko Pystyakseli Kaavioalue Vaaka-akseli Selite Kuva 166 Pylväskaavio Valmis kaavio on siiretty haluttuun kohtaan. Muuta kaavion kokoa, sillä nyt kuvan informaatio ei näy tarkalleen oikein. Etenkin vaaka-akselin selitteistä tulostuu näytölle vain joka toinen. Kari J Keinonen 144

145 Harjoitustiedosto: Kaaviot.xlsx Pylväskaavion muokkaaminen Kun kaavio ilmestyy näytölle ja/tai on valittu, näet valintauhassa Kaaviotyökalu (Chart Tools) -ryhmässä kolme uuttaa välilehteä. Aktiivinen välilehti on Rakenne (Design). Välilehtien painikkeilla voit muokata kaavion ulkoasua. Otsikko Vaakaakseli Kuva 167 Kaavion esitysasun muuttaminen Kaavion tyyliä muutat Rakenne (Design) -välilehden Kaavion tyyli (Chart Styles) -pudotusvalikosta, Valitse tyyliksi Tyyli 10 (Style 10). Valitse Asettelu (Layout) -välilehdellä Akselin otsikot (Axis Title) -painikkeen pudotusvalikosta otsikko vaaka-akselin alle. Kaavion vaaka-akselin otsikon linkität lähtöarvosoluun valitsemalla otsikkokehyksen ja kirjoittamalla kaavariville yhtäläisyys merkin sekä napsauttamalla otsikkosolua. Valitse pystyakselille Akselit (Axes) -painikkeen pudotusvalikosta kierretty otsikko ja kirjoita sana Euroa otsikoksi. Napsauta voimaan Selite (Legend) -pudotusvalikon Ei mitään (None) -valinta, samaa asiaa kun ei kannata toistaa otsikossa ja selitteessä. Kaavion objektien ulkoasua (pylväsryhmää, yhtä pylvästä, akseleita tai otsikoita) muokkaat Muotoilu (Format) -välilehden komennoilla. Valitse osa Nykyinen valinta (Current Selection) -ryhmän Kaavion osat (Chart Elements) -pikavalikosta. Muotoile valinta (Format Selection) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä tarkkoja muotoiluasetuksia valitulle osalle kaaviota. Kari J Keinonen 145

146 Pystysuora akselin teksti Kuva 168 Kaavion ulkoasun muuttaminen Kuvan kaaviossa näet muutaman muutoksen. Valitse piirtoalue (Plot area) ja napsauta Muotoilu (Format) -välilehdellä Muodon tyylit (Shapes Styles) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta Hienovarainen tehoste - Korostus 6 (Subtle Effect - Orange Accent 6) -komentoa. Valitse koko kaavio (Chart Area). Napsauta WordArt-tyylit (WordArt Styles) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta Liukuvärjäystäyttö - Korostus 2 (Gradient fill - Orange Accent 6, Inner Shadow) -komentoa. Valitse Tekstitehosteet (Text Effects) -pudotusvalikosta Varjoustus (Shadow) -alivalikosta Sisemmät (Inner) -ryhmästä ensimmäinen vasemmalta.! On tärkeää että mietit akselien asteikot kuntoon. Pystyakseli tulee pääsääntöisesti alkaa nollasta. Vaaka-akselilla näkyy kaikkien arvosarjojen nimet. Selite on turha jos kaavion otsikko kertoo mitä arvoja kaavion pylväät kuvaavat. Kari J Keinonen 146

147 Harjoitustiedosto: Kaaviot.xlsx Akselien muokkaaminen Pikavalikoima Pikavalikko Kuva 169 Pikavalikoima ja pikavalikko Kaavion kumpaa hyvänsä akselia voit muokata napsauttamalla akselin pikavalikosta Muotoile akselia (Format Axis) -komentoa. Desimaalien määrä Kuva 170 Muotoile akselia ( Format Axis) - valintaikkunassa Valintaikkunassa on 9 välilehteä akselin muokkaamiseen. Luku (Number) -välilehdellä voit muokata akselin lukuarvon esitysmuotoa. Jos haluat säilyttää lukujen ja laskentataulukon solujen välisen linkin, valitse Linkitetty lähteeseen (Linked to source) -valinta. Muut valintaikkunan keskeisistä välilehdistä ovat Tasaus (Alignment) ja Akselin asetukset (Axis Options), tutustu niiden mahdollisuuksiin. Kari J Keinonen 147

148 Jakoviivojen väli Kuva 171 Muotoile akselia ( Format Axis) - valintaikkuna Tekstimuotoista tietoa sisältävän luokka-akselin (vaaka-akseli) muotoilun teet pikavalikon Muotoile akselia (Format Axis) -valintaikkunassa. Kuvassa Akselin asetukset (Axis Options) -välilehden asetukset. Tässä tapauksessa tärkeää on, että akselin jokainen otsikko näkyy akselilla, siksi on tehty valinta Määritä välien yksikkö (Specify interval unit)-asetus. Usein tarpeen on muuttaa myös Tasaus (Alignment) -välilehden asetuksia. Kari J Keinonen 148

149 Harjoitustiedosto: Kaaviot.xlsx Kaavion arvosarjan poistaminen Kun pylväskaaviossa on useita arvosarjoja (erivärisiä pylväitä) ja haluat poistaa yhden sarjan, onnistuu se valitsemalla koko sarjan ja painamalla Delete-näppäintä. Kaavion lähtöarvojen lajittelu Kaavion lähtöarvot kannattaa usein lajitella, jotta kaaviosta tulee selkeämpi. Valitse aluksi koko kaavioalue, myös sarakeotsikot. Napsauta Tiedot (Data) -välilehdellä Lajittele (Sort) -painiketta. Tiedoilla on otsikko Kuva 172 Lajittelu ( Sort) valintaikkuna Valitse Lajitteluperuste (Sort by) -pudotusvalikosta lajitteluavaimeksi Varastoarvot-sarake ja Järjestä (Order) -pudotusvalikosta Ö-A (Largest to Smallest) -arvo. Luodessesasi useampia lajitteluavaimia napsauta ensin Lisää taso (Add Level) -painiketta ja määritä sitten toinen lajitteluavain samalla periaatteella kuin edellinen. Kari J Keinonen 149

150 Pylväiden etäisyys toisistaan Muuta seuraavaksi pylväiden leveyttä siten, että pylväiden etäisyys toisistaan pienenee. Pikavalikoima Pikavalikko Kuva 173 Pylväiden muokkaaminen Napsauta ensimmäistä pylvästä toisella hiiren painikkeella. Napsauta pikavalikosta Muotoile arvosarjat (Format Data Series) -komentoa. Sarjojen limitys Kuva 174 Muotoile arvosarjat ( Format Data Series) - valintaikkuna Valintaikkunan Sarjan asetukset (Series Options) -välilehdellä voit muuttaa kaavion pylväiden leveyttä Välin leveys (Gap Width) -liukusäätimellä. Mitä pienempi arvo, sitä lähemmäs pylväät asettuvat toisiaan ja niiden leveys kasvaa. Kari J Keinonen 150

151 Leveämmät pylväät Kuva 175 Lopullinen pylväsdiagrammi Tehtyjen asetusten jälkeen kaavio näyttää suunnilleen tältä. Kaavion sijainti Kaavio voi sijaita joko laskentataulukossa upotettuna tai omassa taulukossaan. Oletusarvoisesti kaavio syntyy samaan taulukkoon jolla sen luomisen aloitat. Kaavio on taulukkoon upotettu. Kaavion sijainnin vaihdat valintanauhan Rakenne (Design) -välilehden Sijainti (Location) -ryhmän Siirrä kaavio (Move Chart) -painikkeella. Oletussijainti Kuva 176 Siirrä kaavio ( Move Chart) - valintaikkuna Valintaikkunassa voit vaihtaa kaavion sijainnin omaan taulukkoon Uuteen taulukkoon (New sheet) -valinnalla, anna samalla nimi taulukolle. Kari J Keinonen 151

152 Harjoitustiedosto: Kaaviot.xlsx Ympyräkaavion luominen Lajittele taulukko varastoarvojen mukaan laskevaan järjestykseen. Otsikko Kuva 177 Ympyräkaavio Tee uusi aiempaa vastaava Ctrl + valinta (lisätietoa sivulla 143), mutta ota mukaan vain kuusi ensimmäistä arvoa sekä otsikot. Valitse Lisää (Insert) -välilehden Ympyrät (Pie) -painikkeen pudotusvalikosta ensimmäisenä vasemmalla oleva kaaviotyyppi. Näin saat aikaan melko valmiin ympyräkaavion. Kaaviota voit muokata Rakenne (Design), Asettelu (Layout) ja Muotoilu (Format) -välilehtien toimintopainikkeilla. Kari J Keinonen 152

153 Ympyräkaavion muokkaaminen Otsikko Selite Kuva 178 Ympyräkaavion muokkaaminen Valitse Rakenne (Design) -välilehden Kaavion asettelu (Chart Layouts) -ryhmän pudotusvalikosta Asettelu 6 (Layout 6). Napsauta Asettelu (Layout) -välilehden Otsikot (Labels) -ryhmän pudotusvalikosta Arvopisteiden otsikot (Data Labels) -komennon Päätepisteiden jälkeen (Outside End) asetus voimaan. Valitse Muotoile (Format) -välilehdellä WordArt-tyylit (WordArt Styles) -valikoimasta Liukuvärjäystäyttö - Oranssi, Korostus 6, sisävarjostus (Gradient fill - Orange Accent 6, Inner Shadow) täyttö. Valitse Tekstitehosteet (Text Effects) -pudotusvalikosta Varjostus (Shadow) -alivalikosta Sisemmät (Inner) -ryhmästä ensimmäinen vasemmalta. Korosta suurinta sektoria vetämällä se kaaviosta hieman ulos. Ympyrän sektorien kulma (koko) muuttuu kun muutat lähtöarvoja. Kari J Keinonen 153

154 Otsikoiden muokkaaminen Voit muokata otsikon ulkoasua ja sisältöä. Ellei otsikon sisältö vastaa taulukon otsikkoa, voit linkittää otsikon taulukon otsikkoon. Kuva 179 Valittu ympyräkaavio Kuvassa näet aktiivisen ympyräkaavion lähtöarvosolut korostettuna erivärisin suorakaitein. Selitteen arvot haetaan Tuote-sarakkeesta. Piiraan prosenttiarvot lasketaan Varastoarvot-sarakkeen arvoista. Vihreä suorakaide solun G1 ympärillä ilmaisee sen, että otsikon sisältö haetaan kyseisestä solusta. Kuva 180 Otsikon linkittäminen soluun Jos haluat hakea otsikon tiedot jostain toisesta taulukon solusta valitse ensin otsikko-objekti. Kirjoita kaavariville yhtäläisyys (=) -merkki ja napsauta solua jonka sisällön otsikoksi haluat. Paina Enternäppäintä. Nyt otsikon sisältö haetaan osoitteen osoittamasta solusta. Ympyrän segmenttien erottaminen Jos valitset ympyräkaavion ja Lisää (Insert) -välilehden Ympyrä (Pie) -pudotusvalikosta ylärivin toisen komennon Leikattu ympyräkaavio (Exploded Pie) saat irrotettua ympyrän kaikki segmentit toisistaan. Tehtävä Siirrä kaavio omaan taulukkovälilehteen. Kari J Keinonen 154

155 Kaavion arvot kahdella kuvaajalla Harjoitustiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto - ratkaistu.xlsx Kuva 181 Pylväskaavio Mallitiedoston pylväskaavio on tuotettu valitsemalla aluksi solualue A3:C5. Kaavioksi on valittu perinteinen pylväskaavio. Esitä Menot-sarakkeen arvot viivalla. Valitse Menot arvosarjan pylväät. Napsauta pikavalikosta Muuta sarjakaavion laji (Change Series Chart Type) -komentoa. Viiva (Line) -valitsin Kuva 182 Muuta kaaviolaji ( Change Chart Type) - valintaikkuna Valitse toinen viivatyyppi vasemmalta ja hyväksy ikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Kari J Keinonen 155

156 Kuva 183 Kahdella kuvaajalla varustettu kaavio Nyt tulot näytetään pylväinä ja menot viivalla. Tehtävä Siirrä kaavio omaan taulukkovälilehteen. Oman kuvan käyttäminen pylväissä Harjoitustiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto - ratkaistu.xlsx Voit lisätä kaavion pylvääseen kuvan. Napsauta aktiiviseksi mallitiedoston kaaviossa pylväät. Valitse pikavalikosta Muotoile arvosarjat (Format Data Series) -komento. Täyttö (Fill) -valitsin Kuva 184 Muotoile arvosarjat ( Format Data Series) - valintaikkuna Valitse Täyttö (Fill) -välilehti ja tee Kuva tai materiaalikuviotäyttö (Picture or texture fill) -valinta. Voit hakea oman kuvan pylvääseen napsauttamalla Tiedosto (File) -painiketta ja etsimällä kuvan levyltäsi. Napsauta kuitenkin seuraavaksi ClipArt-painiketta. Kari J Keinonen 156

157 Etsintä aihesanan mukaan Kuva 185 Valitse kuva ( Select Picture) - valintaikkuna Kirjoita Etsittävä teksti (Search text) -kenttään euro ja napsauta Siirry (Go) -painiketta. Valitse luettelosta sopiva kuva ja napsauta lopuksi OK-painiketta. Kuva 186 Kaavio itse valitulla kuvalla Kuvan lisäämisen jälkeen kaavio voi näyttää vaikkapa tältä. Tehtävä Siirrä kaavio omaan taulukkovälilehteen. Kari J Keinonen 157

158 Harjoitustiedosto: Kaaviot-ratkaistu.xlsx Kaavio toisessa työkirjassa Valitse harjoitustiedostosta aiemmin luotu pylväskaavio ja kopioi se muistiin Ctrl + c -näppäinpainalluksella. Perusta uusi laskentataulukko ja liitä kaavio tähän uuteen tyhjään laskentataulukkoon. Kuva 187 Kaavio uuden työkirjan työarkilla Napsauta kaavion yhtä pylvästä. Ensimmäisellä napsautuksella aktivoituu koko pylväsryhmä. Nyt kaavarivillä näkyy Sarja() (Series) -funktio jolla linkki alkuperäiseen työkirjaan ja työarkkiin on rakennettu. Kaavion linkitykset siis säilyvät alkuperäiseen taulukkoon.! Tallenna uusi tiedosto samaan kansioon kuin Kaaviot-ratkaistu.xlsx. Käytä tallennuksessa nimeä Kaavio.xlsx. Aina muuttaessasi alkuperäisessä Kaaviot-ratkaistu.xlsx -tiedoston joitain lähtöarvoja muuttuvat kaavojen palauttamat laskennan tulokset. Samalla sekä kyseisessä asiakirjassa oleva kaavio että Kaavio.xlsx asiakirjassa oleva kaavio muuttuu syöttöä vastaavaksi. Muista linkityksestä se, että tiedostojen välinen linkki murtuu helposti. Älä siirrä kumpaakaan tiedostoa kansiosta tai anna tiedostoille uutta nimeä. Rikkoontuneet linkit ovat korjattavissa, mutta korjaaminen vaatii aina turhaa ja aikaa vievää vaivannäköä. Kari J Keinonen 158

159 Taulukko-toiminto, tietokanta Miksi tietokantoja tehdään? Excel 2010 Tietokannan tekemistä Excelillä puoltaa usein yrityksissä käytössä oleva ohjelmistovalikoima. Monessa yrityksessä on taulukkolaskentaohjelma, muttei helppokäyttöistä tietokantaohjelmaa. Excel -ohjelmalla voit luoda yksinkertaisia tietokantoja, lutteloita. Excelissä tietokantoja kutsutaan taulukoiksi. Tietokannan voit luoda ilman Taulukko-toimintoakin, mutta toimintoa apuna käyttäen saat joitain lisäetuja. Osa analyysityökaluista toimii vain jos olet käyttänyt Taulukko-toimintoa. Tietokannan tieto on aina organisaation kannalta merkittävää. Tietokanta sisältää ajantasatietoa. Tietoa päivitetään aina kun kerättävä tieto muuttuu, sitä tulee lisää tai jotain on poistettava. Tietokanta onkin varmistettava riittävän usein. Kun tietokannan tieto muuttuu päivittäin, on se varmistettava päivittäin. Tiedon käsittely tietokannoissa on paljon joustavampaa ja nopeampaa kuin käsin tehdyissä kortistoissa. Tärkeimmät syyt tietokantojen käyttöön ovat: tiedon helppo lisääminen, poistaminen ja muuttaminen helppo ja nopea tiedon etsiminen erilaisten yhteenvetojen tekeminen (kyselyt, raportit) tiedon nopea lajitteleminen eri kenttien mukaan tietojen laskentaan on käteviä tietokantafunktioita. Kari J Keinonen 159

160 Excel tietokannat Excel tietokanta on yhteen tai useampaan taulukkoon syötetty tietokokonaisuus. Tietokanta voi olla myös osa laskentasovellusta. Yhdessä taulukossa on tietokanta ja toisessa taulukossa lomake, jossa tietoja käytetään hakemalla ne tietokannasta. Harjoitustiedosto: Tuotteet.xlsx Kuva 188 Tuotteet- tietokanta Kuvassa on korostettu Toimittaja-kenttää (sarake E) ja Pentium 120 PCI -emolevyn tiedot sisältävää tietuetta (rivi 19). Miten tietokantoja luodaan?! Luo tietokannan kenttäotsikot ja syötä muutama tietue tietokantaan. Excel tietokantaa luodessasi on tärkeää että syötät yhden tietueen yhdelle riville. Tietue on joukko yhtä asiaa koskevia tietoja. Henkilörekisterissä yhden henkilön tiedon on oltava yhdellä rivillä (tietueessa). Tallenna jokaisen tietueen yksittäinen tieto omaan kenttään. Kirjoita henkilön etunimi yhteen soluun (sarake eli kenttä) ja sukunimi viereiseen soluun. Tietokannassa ei saa olla kokonaisia tyhjiä sarakkeita tai rivejä, tyhjiä kenttiä (soluja) voi joskus olla. Syötä jokaisen tietueen tiedot oikein, sillä tietokanta on vain niin hyvä kuin sinne syötetty tieto on oikeaa. Kenttien tietotyyppi (luku, teksti tai pvm) tulee huomioida. Kari J Keinonen 160

161 Taulukon perustaminen Perusta tietokannasta taulukko. Valitse ensin koko tietokanta. Aktiivisesta tietojoukosta muodostat taulukon Lisää (Insert) -välilehden Taulukot (Tables) -ryhmän Taulukko (Table) -painikkeella, näin syntyy nimetty alue Taulukko1 (Table1). Valitse kun otsikot ovat mukana aktiivisessa alueessa Kuva 189 Taulukon luominen ( Create Table) - valintaikkuna Valitse Missä taulukon tiedot ovat? (Where is the data for your table?) -kenttään nyt se alue jossa on valmiiksi syötetyt tietueet ja otsikkorivi. Kuva 190 Tietokanta taulukkona Taulukko muuttuu ulkoisesti hieman. Taulukko-toiminnolla tehdyksi tunnistat taulukon otsikkosolujen oikeassa päässä olevista pikasuodatus painikkeista. Kuvan taulukon ulkoasua on muutettu Rakenne (Design) -välilehden Taulukkotyylit (Table Styles) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta Taulukkotyyli - Vaalea 2 (Table Style Light 2) -valinnalla (lisätietoa sivun 164 kuvasta). Kari J Keinonen 161

162 ! Tiedon syöttäminen taulukkoon Tietokannan tiedonsyöttö sinun tulee tehdä erittäin huolellisesti. Huolimattomasta syötöstä seuraa se, että tietokannasta tehtävät raportit, laskenta ja lajittelu eivät tuota oikeaa lopputulosta. Kuva 191 Kentän pikavalikko Lisää tietue solun pikavalikon Lisää (Insert) -alivalikon Taulukon rivi alapuolelle (Table Row Below) -komennolla. Näin Excel lisää uuden tyhjän rivin (tässä alle) uudelle tietueelle. Kuva 192 Uusi tyhjä tietue Verollinen hinta -kentän arvo on laskennallinen, joten Excel kopioi yllä olevan kaavan soluun D50. Syötä tietueen muut tiedot (sivun 163 kuva). Kari J Keinonen 162

163 Harjoitustiedosto: Tuotteet.xlsx Lisää yhteenvetorivi taulukon alle Excelissä on toiminto laskennallisen yhteenvetorivin luomiseen. Kuva 193 Laskenta summarivillä Rakenne ( Design) - välilehdellä Taulukon alle syntyy yhteenvetorivi Summa-rivi (Total Row) -valinnalla. Taulukon (sarakkeen) alimman rivin alla olevalla summarivillä voit solun pudotusvalikosta valita funktion, jonka mukaan yhteenvetorivillä lasketaan. Pudotusvalikon funktio käyttää Välisumma() (Subtotal ) -funktiota. Funktio soveltuu erityisesti suodatetun tiedon laskemiseen, mukaan tulokseen ei oteta piilorivien tietoja. Lisää laskettu sarake oikealle Tietokannan riviarvoilla laskemisen teet taulukossa seuraavasti. Kuva 194 Lask e nta uudesssa sarakkeessa Sarakkeen lisäät taulukkoon esimerkiksi viimeisen sarakeotsikon pikavalikosta Lisää (Insert) -alivalikon Taulukon sarake oikealle (Table Column to the Right) -komennolla. Kirjoita otsikoksi Varastoarvo. Sarakkeen ensimmäiseen soluun voit kirjoittaa laskentakaavan käyttäen Taulukko-toiminnalla syntyneitä kenttänimiä, kaavarivillä näet mallin. Nimetyt alueet sinun on tässä tapauksessa kirjoitettava hakasulkeisiin. Hyväksyttyäsi kaavan täyttyy kaava automaattisesti viimeiseen sarakkeen soluun saakka. Tallenna työkirja nimellä Tuotteet-2-ratkaistu.xlsx. Kari J Keinonen 163

164 Taulukon muotoileminen Harjoitustiedosto: Tuotteet-2-ratkaistu.xlsx Taulukon muotoilemiseen on monia tapoja. Rakenne (Design) -välilehden Taulukkotyylit (Table Styles) -ryhmän pudotusvalikossa on muotoiluja taulukolle, ne perustuvat käytettävään Teemaan. Kuva 195 Muotoiltu taulukko Aseta taulukolle voimaan Taulukkotyyli - Vaalea 2 (Table Style Light 2) -muotoilu. Käytä alarivillä Aloitus (Home) -välilehdeltä solutyyliä Summa (Total). Muuta kirjasimien väri siniseksi. Muotoile taulukon yläosassa oleva otsikko solutyylillä Otsikko 1 (Heading 1). Otsikon taustan värin valitset Täyttöväri (Fill Color) -pudotusvalikon Lisää värejä (More Colors) -komennolla esiin tulevasta valintaikkunasta. Vaihda vielä otsikon kirjasimeksi Verdana 24 pistettä. Kari J Keinonen 164

165 Tiedon poistaminen taulukosta Kentän tiedon poistaminen Tietueiden muututtua on sinun tehtävä tietokannan sisältöön korjauksia. Jos asiakas tai työntekijä luopuu puhelimesta, on hänen puhelinnumeronsa poistettava. Poistat aktiivisen kentän (solun) kaikki tiedot Delete tai Backspace (Poisto) -näppäimellä. Tietueen poistaminen Tulee tilanteita jolloin sinun on poistettava tietokannasta tietue. Tuoterekisterissä tällainen tilanne voi tulla eteesi esimerkiksi silloin, kun tuotteen valmistaminen lopetetaan. Tietueen poistat samalla tavalla kuin taulukon rivin. Kuva 196 Rivin pikavalikko Kun syötit sivun 162 kuvassa kehoitetun tietueen, tuli sama tuote syötettyä toiseen kertaan. Poista tietue napsauttamalla riviotsikon 50 pudotusvalikosta Poista (Delete) -komentoa tai napsauta tietueen solun (tässä A50) pikavalikosta Poista (Delete) -alivalikon Taulukon rivit (Table Rows) -komentoa. Kari J Keinonen 165

166 Taulukon pikasuodatus Pikasuodatuksella saat tehtyä nopeasti tiedon suodatuksen, kyselyn. Suodattaminen tapahtuu taulukon sarakeotsikon vieressä olevan pudotusvalikon komennoilla. Suodata taulukossa Toimittaja-kentässä olevat Bittihirmu Oy:n tiedot näkyviin. Kuva 197 Toimittajat- kentän suodatusvalikko Napsauta suodatus pudotusvalikosta voimaan kuvan mukaiset valinnat. Napsauta sitten OK-painiketta. Näin näet taulukossa vain kyseisen yrityksen toimittamat tuotteet. Poista lopuksi suodatus. Kari J Keinonen 166

167 Taulukon lajitteleminen Lajittelu on tiedon käsittelyn eräs keskeinen toiminto. Tulosjoukon voit lajitella jonkin kentän arvojen mukaan Pikasuodatus (Filter) -toiminnon pudotusvalikon komennoilla joko aakkosittain nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Lajittele esimerkin taulukossa tiedot verottoman hinnan mukaan laskevasti. Kuva 198 Veroton hinta - suodatusvalikko Napsauta valikosta Lajittele suurimmasta pienimpään (Sort Largest to Smallest) -komentoa. Taulukko on lajiteltu verottoman hinnan mukaan laskevassa järjestyksessä, eli suuremmasta pienempään. Kari J Keinonen 167

168 Lajittelu usean tekijän mukaan Harjoitustiedosto: Tuotteet-2-ratkaistu.xlsx Excelissä usean sarakkeen (lajitteluavaimen) käyttö lajittelussa on myös mahdollista. Tällainen lajittelu määritetään Tiedot (Data) -välilehden Lajittelu (Sort) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Tarkemmat asetukset Kuva 199 Usean tason lajittelu Valitse ensimmäiseksi lajitteluavaimeksi Tuoteryhmä-kenttä ja lajittele arvot nousevaan järjestykseen. Lisää uusi lajitteluavain Lisää taso (Add Level) -painikkeella ja määritä Nimike-kentälle kuvassa näkyvät lajitteluasetukset. Kuva 200 Kahden avaimen lajittelu Edellisen kuvan määrityksillä tehty lajittelu tuottaa mallitiedostosta kuvan mukaisen tilanteen muutaman ensimmäisen tuoteryhmän osalta. Lajittelun asetuksia voit mukauttaa kirjainkoon huomioivaksi tekemällä Asetukset (Options) -painikkeella (Kuva 199 sivulla 168) esiin tulevassa valintaikkunassa Sama kirjainkoko (Case Sensitive) -valinnan. Kari J Keinonen 168

169 Sarakkeiden piilottaminen ja näyttäminen Taulukon tarpeettomat sarakkeet ja rivit voit poistaa tai piilottaa näkyvistä. Usein viisasta on piilottaa turhat sarakkeet (tai rivit) näkyvistä, koska saatat tarvita niitä apuna lajittelussa tai laskennassa. Taulukon sarakkeita piilotat sarakeotsikon tai rivejä riviotsikon pikavalikon komennolla Piilota (Hide) ja tuoda esiin komennolla Näytä (Unhide). Kuva 201 Sarakkeen pikavalikko Napsauta Piilota (Hide) -komentoa piilottaessasi sarakkeen näkyvistä. Rivin piilotat samalla tavalla. Kuva 202 Piilotetun sarakkeen vetäminen esiin Piilotetun A-sarakkeen tuot esiin sarakkeen reunuksen vierestä, kun kursori muuttuu kaksiosaiseksi nuolikursoriksi. Kaksoisnapsauta kursorilla, näin sarakeleveys optimoituu leveimmän sisällön mukaan. Tai vedä osoittimella sarakeleveys sopivaksi. Tallenna työkirja nimellä Tuotteet-ratkaistu-3.xlsx. Kari J Keinonen 169

170 Harjoitustiedosto: Tuotteet-tupla-arvo.xlsx Tietueduplikaattien poistaminen Tietokannassa ei saa olla tietueiden kaksoiskappaleita. Kaksoiskappaleet saat poistettua erinomaisella Tiedot (Data) -välilehden Poista kaksoiskappaleet (Remove Duplicates) -toiminolla. Kuva 203 Tuotteet tietokannassa on sama tuote kahdesti Tietokantaan on jostain syystä kirjoitettu sama rivi kahteen kertaan ja näinhän ei saa olla. Napsauta Datatyökalut (Data Tools) -ryhmän Poista kaksoiskappaleet (Remove Duplicates) -painiketta. Kaikkien valintaruutujen valintojen poistaminen Kuva 204 Poista kaksoiskappaleet ( Remove Duplicates) - valintaikkuna Valintaikkuna voit määrittää minkä sarakkeiden tietojen mukaan kaksoiskappaleet tunnistetaan. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Mieti tässä ikkunassa tarkoin, minkä kenttien syöttöarvot tekevät tietueista kaksoisarvoja. Tässä tilanteessa kannattaa poistaa valinta hintatietoa sisältävistä ja toimittajatietojen sekä varastossa olevien kappaleiden määrä ja varastoarvo kentistä. Kari J Keinonen 170

171 Ilmoitus kaksoisarvojen määrästä Kuva 205 Ilmoitusikkuna Ilmoituksessa näet miten monta tietuetta poistettiin, siis montako kaksoisarvoa tietokannasta löytyi. Tallenna tiedosto, ettet menetä tekemiäsi muotoiluja ja syöttöä. Valmis taulukkomalli on tiedostossa: Ratkaisutiedosto: Tuotteet-tupla-arvo-ratkaistu.xlsx Kyselyt, raportit ja poiminta Excel -ohjelmassa on useita tapoja suorittaa tietokannasta kyselyjä ja laatia raportteja. Nopeita kyselyjä voit toteuttaa Pikasuodata-toiminnolla (sivu 166). Erikoissuodatus antaa mahdollisuuden tehdä melko monimutkaisiakin yhteenvetoja. Pivot-taulukko (sivu 204) on erittäin monipuolinen tapa tehdä raportteja. Sen lisäksi voit käyttää kyselyyn tarkoitettua apuohjelmaa Microsoft Query. Kari J Keinonen 171

172 Erikoissuodatus Harjoitustiedosto: Tuotteet-tupla-arvo-piiloon.xlsx Erikoissuodatuksella voit tehdä hyvin monipuolisia kyselyitä. Kyselyssä voit käyttää useita Ja (And) tai Tai (Or) -ehtoja. Tässä e-kirjassa käsitellään vain paikallaan tapahtuva suodatus, jolla tietokannasta piilotetaan samat tietueet (tietokannassa kaksoisarvoja ei saa olla). Toiminnolla et poista duplikaattiarvoja kuten kaksoisarvojen poistaminen -toiminnolla, näin vain piilotat tietokannan kaksoisarvot. Tällainen erikoissuodatus tapahtuu Tiedot (Data) -välilehden Lajittele ja suodata (Sort & Filter) -ryhmän Lisäasetukset (Advanced) -painikkeella. Suodatus tapahtuu paikallaan Luetteloalueen sijainti Kyselyn kriteerialue Kuva 206 Erikoissuodatus ( Advanced Filter) - valintaikkuna Tee valintaikkunaan kuvassa merkityt asetukset.napsauta OK-painiketta. Kuva 207 Erikoissuodatuksella piilotettu rivi Nyt ei tietokannassa (taulukossa) ei ole näkyvillä kaksoisarvoja. Muistathan kuitenkin, että tällä toiminnolla ei kaksoisarvoja sisältävää tietuetta poistettu vaan kyseinen rivi piilotettiin. Kari J Keinonen 172

173 Otsikkorivin tulostaminen joka sivulle Tietokanta (Taulukko) on kokoelma liiketoiminnassa tarvittavaa tietoa. Siksi tietokanta sisältää aina muutamasta sadasta kymmeniin tuhansiin riveihin, tietueisiin. Tästä tietuejoukosta halutaan harvoin tulosteita. Jos tulosteita halutaan, on tulosteessa hyvä näyttää jokaisella sivulla sarakeotsikot. Napsauta valintanauhan Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän Tulosta otsikot (Print Titles) -painiketta. Kuva 208 Sivunasetukset ( Page Setup) - valintaikkuna Napsauta Taulukko (Sheet) -välilehdellä kursori vilkkumaan Ylhäällä toistettavat rivit (Rows to repeat at top) -kenttään. Valitse aktiiviseksi rivi jonka haluat toistuvan jokaisella tulostettavalla sivulla. Vaakasuuntainen tulostusarkki Kuva 209 Sivunasetukset ( Page Setup) - valintaikkuna Sivu (Page) -välilehdellä voit määrätä kuinka monelle sivulle tulostusalueella oleva sisältö tulostetaan. Yllä on tehty asetus jolla tulostus tapahtuu yhdelle leveyssuuntaiselle ja kahdelle pystysuuntaiselle vaakasivulle. Jos haluat kaiken (tulostusalueen sisällön) tulostuvan yhdelle sivulle, jätä molempiin Sovita (Fit to) -kenttiin voimaan ykkönen. Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Kari J Keinonen 173

174 Malli Mikä tällainen malli on? Excel 2010 Yrityksissä tehdään laskentaa päivittäin. Useat yrityksen laskentapohjat ovat pitkälti samantyyppisiä sekä sisällön että ulkoasun puolesta. Malli (template) on pohja eli kokonainen ympäristö usein toistuvalle laskennalle. Malliin voit tallentaa erilaisia asetuksia ja muotoiluja valmiiksi niin, että helpotat uuden samankaltaisen asiakirjan luomista. Hieman toisin asia ilmaistuna; malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu, toistuvaa vakiotietoa, kaavoja ja muotoiluja sisältävä asiakirja. Malli sisältää asiakirjassa käytettävät asetukset, suojaukset, muotoilut, tyylit, makrot, automaattiset tekstit, lomakeobjektit sekä mahdolliset muut vakioelementit, kuten grafiikan (esimerkiksi logo). Miksi malli? Taulukkolaskenta tietokoneella on usein samanlaisena toistuvaa. Tietokoneella laskentaa tehtäessä työ hoituu nopeammin, etenkin jos osaat käyttää hyväksi tietotekniikkaa. Mallit ovat eräs esimerkki tietotekniikan onnistuneesta hyödyntämisestä. Malleilla sinun on helppo luoda usein toistuviin asiakirjoihin valmiiksi tunnistetiedot, lomakeobjektit, logot ja muu toistuva tieto. Tällainen esitäyttö säästää paljon aikaa ja vaivaa lopullisen asiakirjan laatijalta. Missä mallia käytetään? Laskentamalliksi tehdään yrityksen budjetit, laskut, tuntilistat, matkapäiväkirjat ja monet muut toistuvaa laskentaa sisältävät asiakirjat. Erilaiset esitäytetyt tulostettavat lomakkeet ja koneella täytettävät lomakkeet toimivat mallina hyvin. Excel helpottaa muun muassa sähköisen lomakkeen täyttötyötäsi paljon koska se antaa syöttöä helpottavia lisäominaisuuksia, esimerkiksi valmiiksi luodut pudotusvalikot. Valikon luettelosta voit nopeasti valita kentälle arvon, samalla kirjoitusvirheiden mahdollisuus pienenee huomattavasti. Kuka mallia käyttää? Kun yrityksessä käytetään hyvin suunniteltuja ja yhdenmukaisia laskenta-asiakirjoja on ne helppo tunnistaa organisaation omiksi. Yrityksessä luodut mallit ovat pohjia joita jokaisen organisaatiossa toimivan tulee käyttää - myös sinun. Excel ohjelmaa avatessasi näkyviisi aukeaa tyhjä työkirja jossa on oletuksena kolme taulukkoa. Tämä uusi työkirja perustuu oletusarvona aukeavaan, käyttäjän asetuksissa määrättyyn malliin. Tämä oletusmalli pitää sisällään joidenkin asetusten oletusarvot. Siis sinä käytät aina jotain mallia pohjana omalle työkirjallesi. Kari J Keinonen 174

175 Laskentamallin luominen Käynnistäessäsi Excelin käytät aina mallia. Avatessasi uuden asiakirjan se luodaan oletusmalliin pohjalta. Muuttaessasi Excelin oletusasetuksia, muokkaat oletusmallia. Uuden mallin luot seuraavasti: Laadi työkirjan taulukoihin haluamasi laskentapohjat. Syötä muuttuvat arvot ja kaikki alkuarvot sekä toistuva teksti valmiiksi. Lisää toistuvat kuvat. Laadi oikeisiin soluihin tarvittavat kaavat. Valitse mallille mieleisesi teema. Tee tarvittavat soluhuomautukset, ohjaus ja rakenna tarpeelliset ohjausobjektit sekä ohjelmoi niiden toiminnallisuus. Poista lopuksi kaikki muuttuvat arvot. Jätä vakioarvot ja kaavat taulukkoon. Poista tarpeettomat taulukot, suojaa tarvittavat taulukon osat ja työarkit. Tallenna lopuksi työkirja mallina. Mallin tallentaminen!! Mallin tallennusmuoto on Excel-malli (Excel Template, tiedostonimen tarkenne on XLTX) tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template, nimen tarkenne on XLTM). Malliksi työkirjaa tallentaessasi etsii Excel työkirjallesi ohjelma-asennuksen yhteydessä käyttäjäprofiiliisi perustetun kansion. Kansion polun saat selville Asetukset (Options) -valintaikkunan Valvontakeskus (Trust Center) -välilehden Valvontakeskuksen asetukset (Trust Center Settings) -painiketta napsauttamalla. Osoitteen näet Luotetut sijainnit (Trusted Location) -kohdasta. Kun luot itse oletustyökirjamallin, on sinun annettava sen nimeksi Personal.xlsb. Tallenna tämä malli kansioon: C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\XLSTART Tämä polku ja tiedostonimi ovat mallien osalta käytössä Windows 7 -käyttöjärjestelmässä ja Excel ohjelmaversiolla. Vanhemmat ohjelmaversiot tallentavat mallit eri paikkaan ja eri nimellä. Uutta oletusmalliasi Excel käyttää tallennuksesi jälkeen oletuksena aina, kun avaat uuden tiedoston. Malliin kannattaakin tehdä itselle mieluisat toiminnot valmiiksi (muotoilut, tyylit, otsakkeet, objektit, aliohjelmat yms.). Kari J Keinonen 175

176 Tallennus malliksi Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Tallenna harjoitustiedosto malliksi omiin mallitiedostoihisi. Tallennus tapahtuu napsauttamalla Tiedosto (File) -valikosta Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Mallien oletustallennuskansio (-polku) Kuva 210 Tallenna nimellä ( Save As) - valintaikkuna Valitse Tallennusmuoto (Save as type) -pudotusvalikosta tiedostotyypiksi Excel-malli (Excel Template) tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template). Anna tiedostolle kuvaava nimi. Excel huolehtii siitä, että malli tallentuu oikeaan kansioon. Kari J Keinonen 176

177 Mallin käyttäminen Tallentamisen jälkeen sinun mallisi on käytettävissäsi Excelissä. Kun otat mallin käyttöön, liittää Excel sen ominaisuudet tyhjään asiakirjaan. Muokatessasi avattua asiakirjaa et muuta alkuperäistä mallia. Malli säilyy asetuksineen ja vakioelementteineen muuttumattomana ja voit käyttää sitä useita kertoja uuden laskenta-asiakirjan pohjana. Aiemmin tehtyä asiakirjamallia käytät uuden asiakirjan pohjana seuraavasti: Uusi työkirja mallia käyttäen Uuden asiakirjan voit luoda valmiin mallin pohjalta napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Kuva 211 Uusi ( New) - valintaikkuna Näkyviin tulee Uusi työkirja (New Workbook) -valintaikkuna. Ikkunasta voit valita Excelin mukana asennetun mallin tai Office.com -palvelusta löytyvän mallin. Valitsemastasi malliryhmästä voit valita haluamasi mallin (tässä oletusmallin) napsauttamalla sen kuvaketta ja sitten Luo (Create) -painiketta. Oman mallisi saat käyttöön Omat mallit (My templates) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta.! Perustaessasi uuden tiedoston mallia käyttäen et tallennuksen yhteydessä voi vahingossa tallentaa mallin päälle. Näin aiempi malli säilyy muuttumattomana seuraavaan käyttökertaan. Voit toki muokata mallia, mutta sen avaaminen näytölle vaatii hieman tavallisuudesta poikkeavia toimenpiteitä, näin et vahingossa muuta sitä. Kari J Keinonen 177

178 Mallin muuttaminen Mallia voit muuttaa ja muokata avaamalla aiemman mallin Tiedosto (File) -painikkeen Avaa (Open) -komennolla. Mallien oletustallennuskansio Kuva 212 Avaa ( Open) - valintaikkuna Selaile esiin hakemisto jossa mallisi sijaitsee. Oikein tallennetun mallin löydät oletuspolun päästä, kirjoita siis osoiteruutuun seuraava polku ( Käyttäjätunnus tarkoittaa omaa tunnustasi): C:\Users\"Käyttäjätunnus"\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Valitse oikea tiedosto ja napsauta Avaa (Open) -painiketta. Mallin muuttaminen on normaali taulukkolaskentatoiminto. Tee haluamasi muutokset malliin. Tallenna-painikkeella tallennat uuden mallin vanhan päälle. Jos haluat tallentaa mallin uudella nimellä, tee kuten aiemmin on neuvottu (sivulla 176). Kari J Keinonen 178

179 Syöttölomake Mikä on syöttölomake? Lomakeobjektit Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Excel 2010 Voit luoda omia Excel-syöttölomakkeita tulostamista tai online-käyttöä varten. Online-lomakkeissa voi olla ohjausobjekteja, kuten valintanappeja ja avattavia luetteloita. Voit suojata online-lomakkeen siten, että sallit tietojen kirjoittamisen vain tiettyihin soluihin. Määrittämällä tietojen kelpoisuuden tarkistuksen voit varmistaa, että käyttäjät kirjoittavat lomakkeeseen oikean tyyppisiä tietoja. Voit määrittää lomakkeen täytettäväksi Excelissä, Web-sivuna tai Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) -kielellä kirjoitetuissa ohjelmissa. Yksinkertaisimmillaan syöttölomake voi olla käsin täytettävä asiakirja. Parhaimmillaan syöttölomake on näytöllä täytettävä online-asiakirja. Lomake sisältää kaikki vakiotekstit, grafiikan ja reunukset sekä erilaisia toimintopainikkeita - lomakeobjekteja. Excelin online-syöttölomake kannattaa myös aina suojata. Syöttölomake kannattaa tallentaa mallina, tarkenne on silloin joko XLTX tai XLTM (lisätietoa sivulla 175). Lomakeobjektit ovat taulukkoon lisättäviä ohjausobjekteja. Lomakeobjekteilla helpotetaan sähköistä syöttötyötä. Lomakeobjektien käyttäminen Helppokäyttöiset syöttölomakkeen ohjausobjektit löydät valintanauhan Kehitystyökalut (Developer) -välilehdeltä. Helppokäyttöiset lomakkeen ohjausobjektit Ohjelmoitavat ActiveXkomponentit Kuva 213 Lisää ( Insert) - pudotusvalikko Pudotusvalikossa Lomakkeen ohjausobjektit (Form Controls) -otsikon alla näet syöttölomakkeissa käytettävät ohjausobjektit. Samassa pudotusvalikossa ovat ActiveX-komponentit (ActiveX Controls) -työkalut joiden käyttö vaatii VBA-ohjelmoinnin osaamista. Kari J Keinonen 179

180 Yhdistelmäruutu eli pudotusvalikko (Combo box) Ennen pudotusvalikon luomista on oltava valmis luettelo josta tiedot haetaan. Napsauta Asiakasrekisteri-taulukkovalitsinta. Kuva 214 Asiakasrekisteri työarkki Alueesta on määritetty taulukko Lisää (Insert) -välilehden Taulukko (Table) -painikkeella (lisätietoa luonnista sivulla 161). Toiminto antaa taulukolle nimen Taulukko1 (Table1), jota nimeä voit käyttää myöhemmin aluenimenä. Aluenimien suodatus Kuva 215 Nimien hallinta ( Name Manager) - valintaikkuna Määritä Asiakasnumero-sarakkeelle dynaaminen aluenimi (lisätietoa sivulla 62). Napsauta Formulas (Kaavat) -välilehden Nimien hallinta (Name Manager) -painiketta ja sitten Uusi (New) -painiketta. Nyt pääset määrittämään alueviittaukselle dynaamisen aluenimen (kuvassa). Kari J Keinonen 180

181 Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Avaa Laskutus-työarkki ja muotoile se seuraavan kuvan mukaiseksi. Kuva 216 Laskutus lomake Tämä lomake on erinomainen esimerkki lomakkeesta, jossa voit käyt tää erilaisia lomakeobjekteja. Lisää soluun B8 yhdistelmäruutu (pudotusvalikko). Sen luot napsauttamalla Lisää (Insert) -pudotusvalikon Lomakkeen ohjausobjektit (Form Controls) -otsikon alla ylimmän rivin toista painiketta Yhdistelmäruutu (Combo Box). Piirrä sitten objekti solun B8 päälle. Napsauta yhdistelmäruutu-objektin pikavalikon Muotoile ohjausobjektia (Format Control) -komentoa. Valittu välilehti Kuva 217 Muotoile ohjausobjektia ( Format Control) - valintaikkuna Kirjoita esiin tulevassa valintaikkunassa Syöttöalue (Input Range) -kohtaan aluenimi As_Nro. Kirjoita solulinkiksi soluosoite B8. Poista Ominaisuudet (Properties) -välilehdeltä Tulosta objekti (Print Object) -valinta ja napsauta OK-painiketta. Avatessasi pudotusvalikon näet siellä kaikki taulukkoon syötetyt asiakasnumerot. Napsauttamalla riviä jolla asiakasnumero on, tulostuu numero soluun B8. Jos olet laatinut solujen B9 - B11 kaavat PHaku() (VLookup) -funktiota käyttäen, päivittyy kyseisten solujen arvoiksi asiakasrekisteristä oikean yrityksen tiedot. Kari J Keinonen 181

182 Valintaruutu (Check Box) Valintaruutu on kolmas painike Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Lisää (Insert) -pudotusvalikossa. Valintaruutu palauttaa linkkisoluun totuusarvon TOSI (TRUE) tai EPÄTOSI (FALSE). Totuusarvoa käytetään, kun halutaan valinnan vaikuttavan taulukon kaavaan (jos-lause). Solu C13, johon palautetaan laskemalla alennusprosentti valintaruudun valinnan mukaan Kuva 218 Valintaruutu objekti Napsauta Lisää (Insert) -pudotusvalikosta Valintaruutu (Check Box) -painiketta. Piirrä objekti solujen A13 - B13 yli. Kirjoita objektille Kanta-asiakasalennus otsikko. Määritä objektin taustaväri vakoiseksi, näin totuusarvo ei näy taulukossa. Valittu välilehti Kuva 219 Muotoile ohjausobjektia ( Format Control) - valintaikkuna Napsauta objektin pikavalikosta Muotoile ohjausobjektia (Format Control) -komentoa. Kirjoita valintaikkunan Solulinkki (Cell link) -kenttään B13. Objekti saa tulostua joten napsauta OK-painiketta Solun C13 kaava Kuva 220 Kaavarivillä solun C13 kaava Laadi soluun C13 kaava jolla palautat soluun oikean alennusprosentin. Napsauttaessasi valintaruudun valinnan voimaan tulostuu soluun B13 totuusarvo TOSI (TRUE). Samalla päivittyy solun C13 arvoksi 10 %, muulloin solun arvo on 0 %. Kari J Keinonen 182

183 Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Askelluspainike (Spin Button) Askelluspainike on neljäs painike Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Lisää (Insert) -pudotusvalikossa. Painikkeella voit askel kerrallaan juoksuttaa solussa olevaa arvoa. Painikkeelle voit asettaa myös syötölle minimi- ja maksimiarvot. Kuva 221 Askelluspainike Kirjoita soluun F13 sana Luokitus. Valitse Askelluspainike (Spin Button) -objekti ja piirrä se solun F13 oikeaan reunaan. Valittu välilehti 3D ulkoasun asetus Kuva 222 Muotoile ohjausobjektia ( Format Control) - valintaikkuna Napsauta askelluspainike-objektin pikavalikon Muotoile ohjausobjektia (Format Control) -komentoa. Tee valintaikkunassa kuvassa näkyvät arvovalinnat ja kirjoita Solulinkki (Cell link) -kohtaan soluosoitteeksi G13. Napsauta Ominaisuudet (Properties) -välilehdeltä valinta Tulosta objekti (Print Object) pois päältä ja napsauta OK-painiketta. Napsauttaessasi askelluspainikkeen ylänuolta kasvavat solun G13 arvot 1-5. Alanuolella arvo pienenee. Arvon muutos (askel - ingremental change) on määritelty yhdeksi (1). Kari J Keinonen 183

184 Valintanappi (Option Button) Valintanappi on ylärivin viimeinen painike Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Lisää (Insert) -pudotusvalikossa. Valintanappia käytetään usean arvon ryhmässä, jossa napeista vain yksi kerrallaan voi olla valittu. Tällainen valintavaihtoehtojen kokoelma sinun tulee tehdä Ryhmän kehys (Group Box) -objektin sisään. Piirrä ensin sopivan kokoinen kehys. Piirrä sitten valintanapit niin, että ryhmän kehys on valintanappeja piirtäessäsi aktiivinen. Kuva 223 Kehys ja usea valintanappi Piirrä ensin ryhmän kehys ja kirjoita sille otsikko. Piirrä neljä valintanappia Alv kohtelu -ryhmäkehykseen ja muuta niiden otsikot kuvan mukaisiksi. Aina kun piirrät uuden napin on kehyksen oltava valittu. Kehykseen piirretty valintanappi käyttää kehystä ja toimii samassa ryhmässä kuin muutkin kehykseen piirretyt valintanapit. Napsauta jonkin valintanappi-objektin pikavalikon komentoa Muotoile ohjausobjektia (Format Control). Valittu välilehti Kuva 224 Muotoile ohjausobjektia ( Format Control) - valintaikkuna Valintanappeja luodessasi sinun ei tarvitse määrittää solulinkkiä kuin yhdelle objektille, koska ne ovat nyt ryhmässä. Valintanappi palauttaa soluun G15 arvon 1-4. Kuva 225 Kaavarivillä solun G16 kaava Kirjoita soluun G16 kaava jossa kolmella sisäkkäisellä Jos() (If) -funktiolla palautetaan soluun oikea alv-prosentti, jotta voit käyttää sitä myöhemmin apuna laskennassa. Kari J Keinonen 184

185 Hyperlinkki Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Hyperlinkki on nimetty painike jota napsauttamalla voit avata levyltä tiedoston, voit lähettää in tai pääset siirtymään linkin osoittamaan kohteeseen, esimerkiksi Internet-sivulle. Hyperlinkin tunnistat alleviivauksesta ja tekstivärin vaihtumisesta (usein sininen). Kuva 226 Linkki ja vihje Suorita linkki kuljettamalla tekstiosoitin ( Text Select) linkin päälle. Paina Ctrl-näppäintä, jolloin osoitin muuttuu Linkkivalinta (Link Select) -osoittimeksi. Linkin osoitteeseen pääset Ctrl + napsauttamalla linkkiä. Kuvassa linkkiä napsauttamalla voit lähettää sähköpostin osoitteessa kerrotulle vastaanottajalle. Edellytys on, että sähköpostiohjelmasi on määritelty järjestelmässäsi oikein. Oletusasetus Excelissä voimassa oleva oletusasetus aiheuttaa sen, että kirjoittaessasi web-osoitteen tai sähköpostiosoitteen asiakirjaan syntyy niistä välilyöntinäppäilyn jälkeen automaattisesti hyperlinkkejä. Jos kirjoitat vain tulostamiseen tarkoitettua asiakirjaa ota Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) -valintaikkunassa Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus pois voimasta. Kari J Keinonen 185

186 Hyperlinkin tekeminen On asetus Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) voimassa tai ei, hyperlinkin saat luotua aina seuraavalla tavalla. Kuva 227 Hyperlinkin luominen Kirjoita teksti, sana joka kuvaa kohdeosoitetta. Valitse solu ja paina Ctrl + k -näppäinyhdistelmää tai napsauta Lisää (Insert) -välilehden Linkit (Links) -ryhmän Hyperlinkki (Hyperlink) -painiketta. Näyttövihjeen syöttöön Kuva 228 Muokkaa hyperlinkkiä ( Edit Hyperlink) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa Sähköpostiosoite ( Address) -painiketta. Kirjoita Sähköpostiosoite ( Address) -kenttään osoite. Kirjoita Aihe (Subject) -kenttään sopiva otsikko, josta tunnistat viestin. Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Kari J Keinonen 186

187 Suojaustoimet Excel ohjelmassa suojaustasoja on monta. Voit suojata työkirjan, taulukon tai määrittää eri taulukon alueille eri käyttöoikeuksia. Käytä salasanaa harkiten ja säilytä se kassakaapissa. Muutokset (Changes) -ryhmä Kuva 229 Tarkista ( Review) - välilehdeltä Suojauksen työkalut löydät Muutokset (Changes) -ryhmästä. Työkirjan avaaminen Työkirjan avaamisen voit estää asetuksilla Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunassa. Työkalut (Tools) -pudotusvalikosta löydät Yleiset asetukset (General Options) -komennon. Kuva 230 Tallenna nimellä ( Save As) - valintaikkuna Napsauta Yleiset asetukset (General Options) -komentoa. Kari J Keinonen 187

188 Avauksen salasana Muokkauksen salasana Kuva 231 Yleiset asetukset ( General Options) - valintaikkuna Tee valintaikkunassa tarvittavat asetukset ja kirjoita haluamasi salasanat. Ainakin toinen salasana on annettava. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Työkirjan rakenne Joskus tuotat asiakirjoja, joissa haluat estää työkirjan rakenteen muutokset, kuten taulukoiden poistamisen, siirtämisen tai uusien perustamisen. Suojaa työkirja (Protect Workbook) -komennolla voit estää työkirjan rakenteen ja ikkunoiden mukauttamisen. Kuva 232 Suojaa rakenne ja ikkunat ( Protect Structure and Windows) - valintaikkua Valintaikkunassa voit suojata työkirjan rakenteen ja/tai ikkunat. Salasanan käyttö ei ole pakollista.! Käytä salasanaa aina todella harkiten. Jos unohdat salasanan, salatun asiakirjan muokkaaminen ei onnistu sinulta eikä keltään muultakaan. Säilytä salasana huolellisesti paikassa josta kukaan muu ei sitä löydä, kassakaapissa tai työpaikkasi suljetussa arkistossa. Kari J Keinonen 188

189 Taulukon suojaus Laskentamallissa halutaan usein estää joidenkin taulukon osien muokkaaminen, kun taas toisiin osiin saa kuka hyvänsä syöttää tietoa. Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Salasana - käyttö ei ole pakollista Asetukset Kuva 233 Solujen vapauttaminen lukituksesta ja suojaaminen Suojaa taulukko (Protect Sheet) - valintaikkunassa Kuvan tilanteessa halutaan vapauttaa alue B4:C5 suojauksesta. Näiden solujen arvoja tulee voida muuttaa suojauksen jälkeen. Valitse alue ja sitten valitun solun pikavalikosta Muotoile solut (Format Cells) -komento. Poista soluilta lukitus napsauttamalla Suojaus (Protection) -välilehden Lukittu (Locked) -valintaruudun valinta pois voimasta. Hyväksy valintaikkuna OK-painikkeella. Koko taulukon suojaat Suojaa taulukko (Protect Sheet) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Taulukon suojaus vaikuttaa vain valittuun taulukkoon, muttei vapautettuihin soluihin. Jos haluat suojata työkirjan muutkin taulukot, tee niiden osalta samat toimet kuin tässä esimerkkitaulukolle teit. Valintaikkunassa teet asetusten valinnat ja kirjoitat salasanan. Salasana ei ole pakollinen, suosittelen että jätät sen pois. Suojaus toimii ilman salasanaa, tosin sen saa peruskäyttäjäkin melko helposti pois voimasta napsauttamalla Poista taulukon suojaus (Unprotect Sheet) -painiketta. Käytä salasanaa aina todella harkiten. Salatun asiakirjan osan muokkaaminen ei onnistu sinulta, eikä muiltakaan, jos unohdat salasanan. Kari J Keinonen 189

190 Lukitun taulukon osan vapauttaminen suojauksesta Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Yritysverkoissa (Windows 2000 järjestelmä tai sitä uudempi) on mahdollista sallia lukittujen alueiden muokkaus joillekin käyttäjille. Verkkoa käyttäville annetaan käyttöoikeuksia (käyttäjätunnukseen perustuva) tai salasana tiedoksi taulukon lukittujen osien muuttamiseen. Kuva 234 Salli käyttäjien muokata alueita ( Allow Users to Edit Ranges) - painikkeen painallus Määritykset alueen muutoksen sallimiseen teet ylemmän valintaikkunan Uusi (New) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Uusi alue (New Range) -valintaikkunassa määrität muokattavan alueen nimen, alueen ja alueelle salasanan. Oikeudet (Permission) -painikkeella voit tarkentaa oikeuksia. Kari J Keinonen 190

191 Makrot Suojausasetukset! Excel 2010 Makro on automatisoitu toimintosarja, kokoelma Excel-toimintoja, jotka suoritat yhdellä komennolla, näppäinpainalluksella tai painiketta napsauttamalla. Makroja tuotat nauhoittamalla, näin syntyy Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tutustumalla VB-editorissa (Alt + F11) nauhoitettuun koodiin saat hyvän kuvan VBA-ohjelmoinnista. Jos tunnet VBA-ohjelmointikielen, voit muokata nauhoitettua koodia haluamallasi tavalla. Makronauhoitin ei tallenna kaikkia hiiren liikkeitä. Voit siirtyä asiakirjassa nauhoituksen aikana näppäimistön avulla ja tehdä myös aluevalinnat näppäimistöllä. Lisätietoa makrojen nauhoittamisesta saat Internet-sivulta: Makroja sisältävä työkirja on tallennettava oikeaan muotoon (lisää sivulla 240). Vaikka työkirja olisikin tallennettu oikein, Excelin oletusasetukset estävät makrojen automaattisen suorittamisen. Makrosuojaus on valvontakeskuksessa asetettu oletuksena suojaustasolle Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita (Disable all macros with notification). Jos organisaatiossasi laaditaan paljon digitaalisesti allekirjoitettuja VBA-toimintosarjoja sisältäviä taulukoita, voit valita Excel-asetuksen Poista voimasta kaikki makrot digitaalisesti allekirjoitettuja makroja lukuun ottamatta (Disable all macros except digitally signed macros). Älä koskaan käytä asetusta Ota käyttöön kaikki makrot (Enable all macros), se on suuri tietoturvariski. Kuva 235 Suojausvaroitus Oletusasetuksella voit päättää makrojen käytöstä tapauskohtaisesti. Avatessasi makroja sisältävän asiakirjan saat kaavarivin yläpuolelle ilmoituksen. Ota sisältö käyttöön (Enable Content) -painiketta napsauttamalla voit ottaa makrot käyttöön, jos olet varma niiden turvallisuudesta. Kari J Keinonen 191

192 Nauhoitetut makrot Luo makro seuraten alla olevia toimintoaskelia: Suunnittele makron toiminnot. "Kylmäharjoittele mukaan otettavat toiminnot. Napsauta nauhoitus päälle. Anna makrolle sen toimintaa kuvaava nimi. Määritä pikanäppäin. Aseta se käytettäväksi työn alla olevaan työkirjaan tai omaan makrotyökirjaan. Suorita tarvittavat komennot. Lopeta nauhoitus. Tarkastele, testaa ja muokkaa koodia. Makroa nauhoittaessasi jokainen suorittamasi komento tallentuu makroon, tee siis vain tarpeelliset komennot nauhoituksen aikana. Makron nauhoittaminen Makron nauhoitat kuten kasettinauhurilla musiikkikappaleen, laitat nauhoituksen päälle, teet toiminnot ja lopetat nauhoittamisen. Makron nauhoittamiseen löydät toiminnot valintanauhan Kehitystyökalut (Developer) -välilehdeltä. Makrosuojaus -painike Kuva 236 Kehitystyökalut ( Developer) - välilehti Välilehden Koodi (Code) -ryhmässä on painikkeet VBA-ohjelmointiin ja makrojen selailuun sekä nauhoittamiseen. Makroluettelon löydät napsauttamalla Makrot (Macros) -painiketta. Laaditaan harjoitustiedostoon makro, jolla saadaan suojattua lomake ja toinen jolla voidaan vapauttaa lomake. Suojauksessa ei käytetä lainkaan salasanaa, näin makron laatiminen on vielä helppoa eikä vaadi varsinaista ohjelmoinnin osaamista. Kari J Keinonen 192

193 Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Makron nimi Näppäinyhdistelmä Tallennuspaikka Makron selkokielinen kuvaus Kuva 237 Nauhoita Makro ( Record Macro) - valintaikkuna Makron nauhoittamisen aloitat Nauhoita Makro (Record Macro) -painikkeen napsautuksella. Valintaikkunassa nimeät makron. Nimi tulee alkaa kirjaimella ja se ei saa sisältää välilyöntejä. Pikanäppäimen makrolle voit määrittää napsauttamalla kyseistä kenttää ja painamalla haluamiasi näppäimiä. Tallenna makro oikeaan tallennuspaikkaan sen mukaan, haluatko käyttää makroa aina Excelillä työskennellessäsi vai haluatko käyttää makroa vain työn alla olevassa asiakirjassa. Napsauta OK-painiketta. Suorita toimet jotka haluat makroon mukaan. Tee nyt ne toimet jotka kerrotaan sivun 189 kuvassa. Kuva 238 Nauhoituksen lopettaminen Kun makron nauhoitus on aloitettu, tallentuu makroon kaikki suorittamasi komennot, jatka siis laatimasi suunnitelman mukaan harkiten. Kun makro on valmis napsauta tilapalkin Lopeta nauhoitus (Stop Recording) -painiketta. Tehtävä Laadi lisäksi makro jolla taulukon suojauksen saa pois voimasta. Kari J Keinonen 193

194 Makrojen suorittaminen Makron suoritat pikanäppäinyhdistelmällä, jos määrittelit sen makroa luodessasi. Makron voit suorittaa taulukkoon tekemälläsi painikkeella tai Makrot (Macros) -painikkeella esiin tulevan valintaikkunan Suorita (Run) -komennolla. Edit (Muokkaa) -painike Options (Asetukset) -painikkeella pääset lisäämään makroon pikanäppäimen ja kommentointia Kuva 239 Makrot ( Macros) - valintaikkuna Makroluettelossa näet kaikki avointen asiakirjojen makrot. Valitse suoritettava makro ja napsauta Suorita (Run) -painiketta. Muokkaa (Edit) -painikkeella pääset muuttamaan makron VBA-koodia. Makron koodi Kommentointia Ohjelmakoodia Ohjelman lopettava avainsanapari Kuva 240 Module1 koodi- ikkuna Koodin muokkaustilassa koodi voi näyttää tältä. Nauhoitettuun makroon ei tallennu silmukkarakennetta tai muuttujamäärityksiä. Nauhoitetun makron ja kirjoitetun aliohjelman koodi alkaa aina avainsanalla Sub. Ohjelma päättyy myös aina sanoihin End Sub.! Makron liittäminen pikatyökaluriviltä suoritettavaksi painikkeeksi on esitetty myöhemmin tässä e-kirjassa (sivu 231). Kari J Keinonen 194

195 Funktion ohjelmoiminen Harjoitustiedosto: Funktiot-omat.xlsm! Excelissä on paljon valmiita funktioita, muttei kaikkiin tilanteisiin. Voit ohjelmoida helposti itse omia funktioita. Funktio sisältää laskenta- ja päättelysääntöjä. Sääntöjen avulla lasketaan tulos. Funktion ohjelmakoodi aloitat avainsanalla Function. Funktion toiminnot päättää avainsanapari End Function. Laskennan tulos palautetaan soluun, jossa funktiota käytetään. Funktion kirjoittamisen aloitat seuraavasti: Function FunktionNimi (Parametri As tietotyyppi, P..) As tietotyyppi Funktion lähtötiedot annat parametreina. Parametri voi olla soluosoite tai jokin tietotyypiltään sopiva arvo. Kaikissa funktioissa et tarvitse parametreja. Parametria et saa määritellä enää muuttujana ohjelmassa. Kirjoita funktio, jolla voit laskea ympyrän pinta-alan. Funktion matematiikka Kuva 241 Ympyrän pinta- alan laskevan funktion koodi Geometrian kaava πr 2 on kirjoitettu omaksi YmpPintaAla()-funktioksi. Funktioita käytät Excel-taulukon solussa, kuten Excelin omiakin funktioita: =YmpPintaAla(A2) (jos säde on kirjoitettu soluun A2). Tarvitessasi lisäoppia ja tietoa omien funktioiden laatimisesta saat sitä suomenkielellä Internet-sivuilta: Tehtävä Kirjoita funktio joka muuntaa kilometriä tunnissa nopeuden metriä sekunnissa nopeudeksi. Funktio kaavarivillä Kuva 242 Omien ohjelmoitujen funktioiden käyttöä Työarkilla on laskettu ympyrän pinta-ala ja muunnettu kilometriä tunnissa nopeuden arvo metriä sekunnissa nopeudeksi. Kari J Keinonen 195

196 Funktio iän laskemiseksi Harjoitustiedosto: Funktiot-omat.xlsm Funktio kaavarivillä Kuva 243 Ikää laskevan funktion koodi ja käyttö laskennassa Ika()-funktion ohjelmoinnissa on käytetty kuvan yläosassa olevaa koodia. Alemmassa osassa on käytetty ohjelmoitua iän laskevaa funktiota. Ikä lasketaan viereen kirjoitetuista päivämääristä. Aliohjelman ohjelmoiminen Excel-ohjelmointi on ratkaisu silloin, kun sinun pitää tuottaa sovellukseen tai laskentapohjaan paljon toiminnallisuutta. Ohjelmointityötä tekevät ohjelmoijat. Ohjelmointi on ammatti ja se vaatii osaamista kuten muutkin ammatit. Ohjelmoinnin opit muutaman kuukauden opiskelulla. Aihe on niin laaja, ettei tässä e-kirjassa sitä käsitellä. Lisäoppia ja tietoa VBA-ohjelmoinnista saat suomenkielellä Internet-sivuiltani: Kari J Keinonen 196

197 Tavoitteen haku ja ratkaisija Tavoitteen haku (Goal Seek) Harjoitustiedosto: Lainaluettelo.xlsx Tavoitteen haku (Goal Seek) -toiminnolla etsit laskennan tulokselle tavoitearvoa. Tavoitteen haku tarkentaa (iteroi) tulosta, kunnes löytyy ratkaisu. Toiminnolle voit käyttää vain yhtä reunaehtoa. Työkalu arvotaulukon tuottamiseen Kuva 244 Tiedot ( Data) - välilehti Välilehden Datatyökalut (Data Tools) -ryhmästä Entä-jos-analyysi (What-If Analysis) -pudotusvalikosta löydät Tavoitteen haku (Goal Seek) -komennon, napsauta sitä. Esimerkissä etsitään suurinta mahdollista korkoprosenttia yhdellä rajoituksella, kun korko ei saa ylittää 2000 vuodessa. Ratkaistava arvo Kuva 245 Tavoitteen haku ( Goal Seek) - valintaikkuna Tehtäväsi on selvittää, paljonko lainan korkoprosentti saa korkeintaan olla, jotta korkokulut eivät vuodessa nouse yli Tavoitetta haet D3-solun arvolle, jossa on laskentakaava. Kirjoita Tavoitearvo (To value) -kenttään koron maksimimäärä. Napsauta Muuttamalla kenttää (By changing cell) -kenttään C3-solua, jonka arvoa muuttamalla tavoitearvoon pyritään. Napsautat OK-painiketta. Kari J Keinonen 197

198 Tavoitearvon toteuttava korkoprosentti Hyväksyttävä ratkaisu Kuva 246 Tavoitteen haun tila ( Goal Seek Status) - valintaikkuna Valintaikkunassa näet, että tavoitearvon etsiminen onnistui. Taulukossa näet millä arvolla tavoitearvo toteutuu. Ratkaisuarvot jäävät taulukkoon hyväksymällä ikkuna OK-painikkeella. Aiemmat arvot palautuvat soluihin Peruuta (Cancel) -painiketta napsauttamalla. Ratkaisin (Solver)! Ratkaisin (Solver ) on apuohjelma, jolla voit ratkaista useita reunaehtoja sisältäviä tavoitearvohakuja. Tavoitetta haet erilaisin reunaehdoin sallien taulukoiden joidenkin solujen lähtöarvojen muuttumisen. Ratkaisimen käyttö edellyttää, että olet asentanut Ratkaisimen. Apuohjelmien asentaminen kuvataan sivulla 98. Harjoitustiedosto: Annuiteettilainalla auto ratkaisimella.xlsx Maksimoi auton hinta kun lainan maksuerä ei saa ylittää 800 /kk. Kuva 247 Solussa oleva ratkaistava arvo Tekstikehyksessä on tehtäväkuvaus. Tavoitearvon haussa käytettävät ehdot ja raja-arvot ovat: Auton hinnan tulee olla yli eurossa, eihän kunnon autoa halvemmalla saa - eihän. Maksuvuosia voi olla korkeintaan 5, koska niin kauan lainan korko pysyy 7 %. Päätavoite on että maksuerä ei ylitä 800 kuukaudessa. Kari J Keinonen 198

199 Ratkaisin (Solver) -työkalun löydät Tiedot (Data) -välilehden Analysointi (Analysis) -ryhmästä, napsauta komentoa. Lisää uusi ehto painikkeella Alkuarvojen palauttamiseen Options (Asetukset) -painike Kuva 248 Ratkaisimen parametrit ( Solver Parameters) - valintaikkuna Aseta tavoite (Set Objective) -kenttään sinun tulee valita sen solun osoite (B17), jossa tavoitearvon tulee toteutua. Valitse to (Kohde) -rivillä Arvo (Value of) -valintanappi ja kirjoita tyhjään kenttään 800. Valitse Muuttamalla muuttujasoluja (By Changing Variable Cells) -kenttään solut (B3 ja B14) joiden arvot saavat muuttua. Napsauta Lisää (Add) -painiketta ja määritä kuvan kaksi lisäehtoa. Napsauta lopuksi Ratkaise (Solve) -painiketta. Kari J Keinonen 199

200 Kuva 249 Ratkaisimen tulokset ( Solver Results) - valintaikkuna Valintaikkunassa näet, että ratkaisin löysi ratkaisun. Taulukossa näet arvot joilla tavoitearvo saavutettiin. Jos haluat jättää uudet arvot taulukkoon hyväksy ikkuna. Voit myös tallentaa arvot skenaariona napsauttamalla kyseistä painiketta. Skenaariot ovat vaihtoehtolaskelmia joissa on jokaisessa omat rajaarvot. Jos haluat palauttaa aiemmat arvot soluihin, napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta. Lopullisen ratkaisun ja ratkaisijassa tehdyt asetukset löydät tiedostosta. Harjoitustiedosto: Annuiteettilainalla auto ratkaisimella - ratkaistu.xlsx Kari J Keinonen 200

201 Skenaariot (Scenarios) Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma-Skenaariot.xlsx Voit luoda skenaarioita taulukon arvoista. Skenaario on jollakin vertailuarvolla suoritettu tallennettu yhteenveto, vaihtoehtolaskelma. Uuden skenaarion luot Tiedot (Data) -välilehden Entä-jos-analyysi (What-If Analysis) -painikkeen pudotusvalikon Skenaarionhallinta (Scenario Manager) -komennolla. Napsauta esiin tulevassa ikkunassa Lisää (Add) -painiketta. Skenaarion nimi-ruutu Muutettavat solut Kuva 250 Muokkaa skenaariota ( Edit Scenario) - valintaikkuna Kirjoita Skenaarion nimi (Scenario name) -ruutuun haluamasi nimi. Esimerkissä on annettu nimi TulosBudjetti, koska ratkaisu on todennäköisimmin toteutuva. Muuttujasolut (Changing cells) -kenttään on valittu solut, joiden arvot saavat muuttua. Hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kuva 251 Skenaarion arvot ( Scenario Values) - valintaikkuna Määritä valintaikkunassa vaihtoehtolaskelman arvot. Hyväksy aluksi taulukkoon jo syötetyt arvot napsauttamalla OK-painiketta. Kari J Keinonen 201

202 Tehtävä Kun olet tuottanut ensimmäisen skenaarion, voit Lisää (Add) -painikkeella tehdä uuden. Anna seuraavalle nimeksi TulosOptimistinen ja syötä Skenaarion arvot (Scenario Values) -ikkunassa kaikkiin neljään kenttään numero joka on kymmenen suurempi kuin aiemmat. Tee vielä TulosPessimistinen skenaario, jossa muutettavat arvot ovat 10 pienempiä kuin alkuperäiset. Scenaarioiden tarkastelu Kun olet hyväksynyt viimeisenkin skenaarion, palaat Skenaarionhallinta (Scenario Manager) -valintaikkunaan. Kuva 252 Skenaarionhallinta ( Scenario Manager) - valintaikkunassa Valintaikkunassa näet perustamasi vaihtoehtolaskelmat. Valitse TulosPessimistinen rivi ja napsauta Näytä (Show) -painiketta. Nyt näet taulukossa pessimistisimmän ratkaisuvaihtoehdon. Kari J Keinonen 202

203 Skenaarion yhteenveto Skenaarionhallinta (Scenario Manager) -ikkunassa voit luoda kaikista skenaarioista yhteenvedon, jossa näet kerralla kunkin vaihtoehdon vaikutuksen. Napsauta ikkunassa Yhteenveto (Summary) -painiketta. Raporttityypin valinta Kuva 253 Skenaarion yhteenveto ( Scenario Summary) - valintaikkuna Valitse Tulossolut (Result cells) -kenttään alue B7:C7. Hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Toiminnon suorittaminen luo uuden taulukon työkirjaan. Taulukon nimeksi tulee Skenaarion yhteenveto (Scenario Summary). Työarkki avautuu näytölle (seuraava kuva) tarkasteltavaksi. Kuva 254 Skenaarion yhteenveto Yhteenvedossa näkyy alkupeäräisen taulukon arvot ja tallennetut skenaariot vierekkäin. Tehtävän ratkaisumallin löydät harjoitustiedosto kansiosta nimellä. Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma-Skenaariot-ratkaisu.xlsx Kari J Keinonen 203

204 Pivot-taulukko! Pivot-taulukon luominen Excel 2010 Pivot-taulukko on vuorovaikutteinen analyysi-, tilastointi- ja yhteenvetotyökalu. Pivot on erinomainen työkalu tietokannan tai luettelon analysointiin ja yhteenvetojen tekemiseen. Pivot tuottaa niin sanotun kääntöpistetaulukon (ristiintaulukointia). Tällä toiminnolla voit tarkastella suurien tietomäärien arvojen tilastollisia jakaumia, kuten arvojen frekvenssiä ( määrää ), laskea arvojen summia ja keskiarvoja. Pivottoiminnon yksi etu on se, että alkuperäiset tiedot säilyvät alkuperäisessä paikassa ja laskenta tehdään toisessa. Siksi voit muunnella raporttia joustavasti. Vuorovaikutteisuus toteutuu, kun vedät Pivot-taulukon kenttäluettelossa kenttiä lohkosta toiseen. Muuntelun tuloksena näet ja saat helposti uusia näkökulmia tietokannan aineistoon. Tehdessäsi taulukosta Pivot yhteenvetoa valitse aluksi taulukko tai vähintään yksi solu taulukon alueelta. Pivot-taulukon luominen onnistuu parhaiten jos lähtöarvotaulukko on Excelin taulukkotoiminnolla luotu ja alue on nimetty. Kuva 255 Lisää ( Insert) - välilehti Napsauta välilehdellä Taulukot (Tables) -ryhmästä Pivot-taulukko (Pivot Table) -pudotusvalikosta Pivot-taulukko (Pivot Table) -komentoa. Kari J Keinonen 204

205 Esimerkki Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo-Pivot.xlsx Tässä esimerkissä halutaan tietää: paljonko on kunkin tuoteryhmän tuotteiden verottoman hinnan keskiarvo ja montako tuotetta tuoterekisterissämme on tarjolla kussakin tuoteryhmässä? Valitse tietokanta ja napsauta valintanauhan Pivot-taulukko (Pivot Table) -painiketta. Ulkoisen tietolähteen valinta ja haku Kuva 256 Luo pivot- taulukko ( Create PivotTable) - valintaikkuna Tarkasta aluevalinta. Tässä esimerkissä taulukko on määritetty Excel taulukkotoiminnolla ja sen nimi on Taulukko1, jätä nimi Taulukko tai alue (Table/Range) -ruutuun koska tämä aluenimi on valmiiksi dynaaminen. Pivot taulukko tehdään tässä samaan työkirjaan uuteen työarkkiin. Napsauta seuraavaksi OK-painiketta. Kari J Keinonen 205

206 Kenttäluettelo Kuva 257 Pivot- taulukko Näytöllä ilmestyy uusi työkirja ja valintanauhaan Pivot työkalut (PivotTable Tools) -ryhmä, jossa on Asetukset (Options) ja Rakenne (Design) -välilehdet. Taulukkoalueella näet ruudun johon Pivottaulukko syntyy. Yhteenvedon kokoaminen tapahtuu näytöllä oikealla olevilla Pivot-taulukon kenttäluettelo (PivotTable Field List) -työkaluilla. Kentät vedetään yläosan lohkosta alaosan lohkoihin. Kun keräät tietoja Pivot-taulukkoon mieti aina hetki, mikä on alkuperäisen taulukon suurin yhteinen tekijä. Suurimmaksi yhteiseksi tekijäksi tässä osoittautuu Toimittaja. Suurin yhteinen tekijä tässä tietokannassa voisi olla myös Tuoteryhmä. Suurin yhteinen tekijä valitaan usein koko Pivot-taulukon Raporttisuodatin-tekijäksi. Kari J Keinonen 206

207 Kuva 258 Alkumääritykset Vedä Toimittaja-kenttä kenttäluettelon Raporttisuodatin (Report Filter) -lohkoon (voisi olla myös sarakeotsikko). Tehtäväkuvauksesta seuraa, että sinun kannattaa asettaa Tuoteryhmä-kenttä Riviotsikot (Row Labels) -lohkoon. Arvot (Values) -lohkossa suoritetaan laskentaa, Veroton hinta -kentän arvoilla taas voit laskea. Vedä Veroton hinta -kenttä kahdesti Arvot (Values) -lohkoon. Komento kentän poistamiseen Kuva 259 Sum of Veroton hinta - kentän pudotusvalikko Valitse ylemmän Summa / Veroton hinta -kentän pudotusvalikosta Arvokentän asetukset (Value Field Settings) -komento, sitten alemman. Kari J Keinonen 207

208 Kuva 260 Arvokentän asetukset ( Value Field Settings) - valinnat Määritä ylemmälle arvokentälle kuvassa vasemmalla näkyvät asetukset. Napsauta Lukumuotoilu (Number Formats) -painiketta ja määritä esiin tulevassa valintaikkunassa lukumuodoksi Luku (Number) ilman desimaaleja. Määritä alemmalle arvokentälle kuvassa oikealla näkyvät asetukset. Napsauta Lukumuotoilu (Number Formats) -painiketta ja määritä kentän lukumuodoksi Valuutta (Currency) ja desimaalien määräksi 2. Kuva 261 Pivot- taulukko määriteltynä Määritykset ovat kunnossa. Muokkaa vielä taulukon ulkoasu mieleiseksesi, sen teet Rakenne (Design) -välilehden Pivot-taulukon tyylit (PivotTable Styles) -painikkeen pudotusvalikon valinnoilla. Kari J Keinonen 208

209 Valittu tyyliksi Pivot tyyli Noirmaali 23 Kuva 262 Pivot- taulukko muotoiltuna Valmis Pivot-taulukkosi voi näyttää esimerkiksi tältä. Suodatustekijän valinta Kuva 263 Pivot- taulukko suodatettuna Suodatettuasi esiin vain Bittihirmu Oy:n toimittamat tuotteet Pivot-taulukkosi näyttää tältä. Kari J Keinonen 209

210 Pivot-taulukon muokkaaminen Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo-Pivot.xlsx Tässä esimerkissä muutamme Pivot-taulukkoa siten, että näemme paljonko on kunkin toimittajan tuotteiden verottoman hinnan keskiarvo ja montako tuotetta tuoterekisterissämme on kullakin toimittajalla? Kuva 264 Pivot- taulukko Siirrä aluksi Toimittaja-kenttä vetämällä Riviotsikot (Row Labels) -lohkoon. Siirrä sitten Tuoteryhmä-kenttä Raporttisuodatin (Report Filter) -lohkoon. Nyt näet Pivot-taulukossa miten siirrot vaikuttavat tulokseen. Pivot-taulukon päivittäminen Tietokanta on jatkuvasti muuttuva taulukko. Tietokanta elää kun tuotteita tai tapahtumia tulee lisää tai poistetaan sieltä. Pivot-taulukko ei sellaisenaan elä muutosten mukana, vaan se on päivitettävä aina muutosten jälkeen, jotta siinä näytetty laskentatulos olisi oikea. Päivittäminen toimii parhaiten jos lähtöarvotaulukko on määritetty Excelin taulukkotoiminnolla. Päivität taulukon helposti pikavalikon komennolla Päivitä (Refresh) tai Asetukset (Options) -välilehden Päivitä (Refresh) -painikkeella(edellinen kuva). Kari J Keinonen 210

211 Pivot-taulukon suodattaminen Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo-Pivot-ratkaistu.xlsx - Pivot2 -taulukko Suodatus tuottaa alkuperäisestä tilannekohtaisesti rajoitetun yhteenvedon. Suodattamalla ryhmität tietoja mieleiseksesi. Tuoteryhmä-pudotusvalikko Kuva 265 Suodatustekijän valinta pudotusvalikosta Avaa Tuoteryhmä -pudotusvalikko. Napsauta voimaan Valitse useita kohteita (Select Multiple Items) -valinta. Valitse sitten IDE-levyt ja SCSI-levyt. Napsauta OK-painiketta. Suodatustekijät Kuva 266 Suodatettu Pivot- taulukko Tilanne suodatuksen jälkeen. Luettelosta näet ketkä ovat toimittaneet kiintolevyjä ja paljonko eri tyyppisiä kiintolevyjä meillä on sekä mikä on niiden keskihinta. Valitsemalla Tuoteryhmä-pudotusvalikosta Kaikki (All) -rivin ja hyväksymällä valinnan OK-painikkeella näet taas kaikkien toimittajien kaikkien tuotteiden määrän ja keskihinnan. Kari J Keinonen 211

212 PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? Excel 2010 PDF-muunnosta voit käyttää, kun haluat lähettää Excel-taulukon muille, etkä tiedä onko vastaanottajalla asennettuna Excel-ohjelmaa. Näin muunnetussa tiedostossa näkyy taulukon lähtöarvot ja laskennalliset tulokset mutta laskentakaavat eivät näy. Adoben Internet-sivuilla kerrotaan, että Adobe keksi PDF-muodon vuonna Tiedostomuodosta on ajan myötä tullut luotettavien sähköisten dokumenttien ja lomakkeiden yleinen standardi. PDF-tiedosto on sähköiseen muotoon tallennettu näköisasiakirja. Microsoft kertoo, että PDF on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. PDF-tiedostona tallennettu tiedosto on yleensä kooltaan melko pieni. PDF-dokumentti on digitaalinen paperi. Digitaalinen paperi voi olla myös sähköisesti täytettävä lomake, jonka tiedot lähetetään tietoa keräävään organisaatioon. PDF-dokumentti voi sisältää linkkejä (ristiviitteitä, kirjanmerkkejä, web-osoitteita yms.). Linkkien avulla pääset dokumentin sivulta toiselle tai johonkin Internetosoitteeseen. Sähköistä PDF-dokumenttia voit lukea missä hyvänsä maailmankolkassa. Tietokoneessa on oltava jokin käyttöjärjestelmä (Macintosh, UNIX tai Windows) ja PDF-lukuohjelma. Ilmaisia lukuohjelmia on useita, mm. Adobe Reader ja Foxit Reader. Foxit Reader -katseluohjelma on kevyt ohjelma. Sen suurin puute on se, että se ei ymmärrä kaikkia PDF-lomaketoimintoja. Adobe Reader taas on raskaampi, mutta erittäin monipuolisin ominaisuuksin varustettu lukuohjelma. Lisätietoa ohjelmista ja latausosoitteet löydät osoitteesta: Sähköisiä PDF-tiedostoja voidaan jaella tallentaen ne jollekin tallennusvälineelle, kuten CD-levylle tai muistitikulle. PDF-tiedostoja jaellaan yleisesti myös Internetissä, kohtaat niitä todennäköisesti joka päivä. PDF-materiaalin haluava voi ladata materiaalin sivustolta, kunhan hänellä on siihen oikeus. On yleistä jakaa PDF-muotoiset materiaalit myös in liitetiedostoina. PDF-tiedostomuotoa käytetään lisäksi usein painettavaksi tarkoitettujen tiedostojen viemisessä painotaloon. PDF-tiedostomuoto oli vielä pari vuotta sitten erittäin turvallinen levittää. Mutta jo vuonna 2007 on PDF-tiedostojen avulla levitetty verkossa haittaohjelmia. Ole itse huolellinen jakaessasi PDF-tiedostoja. Avaa vain ne tiedostot, joiden turvallisuudesta olet varma. Lisätietoa haitallisista PDF-tiedostoista saat artikkelista: Kari J Keinonen 212

213 PDF-tiedoston tuottaminen! PDF-tiedoston voit luoda monella tavalla. Voit skannata paperilla olevan asiakirjan Adobe Acrobat -ohjelmalla PDF-muotoon. Voit tulostaa Excel-asiakirjan Adobe PDF -tulostimella (ohjelmalla). Ammattitaidolla laadittu laaja Excel asiakirja kannattaa julkaista Acrobat PDFMaker -ohjelmalla. PDF-tiedoston julkaiseminen tai tulostaminen seuraavien ohjeiden mukaan edellyttää että sinulla on käytössäsi, oikein asennettuna Adobe Acrobat SF ohjelma (versio 9). Harjoitustiedosto: Tuotteet-2-ratkaistu.xlsx PDF-tiedostoksi tulostaminen Excel-ohjelmasta voit tulostaa avoinna olevan tiedoston (asiakirjan) PDF-muotoon seuraavasti. Tiedosto (File) -valikosta Tulosta (Print) -alivalikosta löydät Tulosta (Print) -komennon, napsauta sitä. Valikkoon pääset myös napsauttamalla valikon Tulosta (Print) -komentoa tai näppäinpainalluksella Ctrl + p. Kuva 267 Tulosta ( Print) - valikko Valitse Tulostin (Printer) -pudotusvalikosta Adobe PDF -tulostusohjain. Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -painikkeella pääset määrittämään tulostukseen ominaisuusasetukset. Kari J Keinonen 213

214 Tulostusasetukset Kun tulostin on valittu, on tärkeää valita PDF-tulostukseen sopivat asetukset. Asetuksiin pääset napsauttamalla edellisen kuvan Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -painiketta. Tulostuskansion etsimiseen Tulostusarkin koon määrittely Kuva 268 Ominaisuudet: Asiakirja: Adobe PDF - valintaikkuna Valintaikkunassa voit vaikuttaa asetuksiin. Oletusasetukset-pudotusvalikosta voit valita valmiiksi määritetyn tulostuslaadun. Valittu laatu vaikuttaa paperille tulostettaessa. Jos lopullisen paperitulosteen tulee olla hyvälaatuinen, kannattaa sinun tehdä Laadukas tuloste -valinta. Muokkaa -painikkeen avulla pääset määrittämään asetuksia tarkemmin ja tallentamaan omat asetukset.! Tulostuksen laatu Oletusasetukset-pudotusvalikosta löydät muutaman keskeisen PDFtiedoston muunnosasetuksen tiedostojen tulostuslaadulle. Pienin tiedostokoko -valintaa ei suositella käytettäväksi. Tällainen asiakirja saattaa olla aivan erinäköinen luettaessa kuin laadittaessa. Tämä johtuu mm. siitä että kyseiseen tiedostoon eivät tallennu käytetyt fontit eli kirjasinperheet. Vakio-valintaa voit käyttää silloin kun tavoitteesi on tuottaa Websivuille nopeasti ladattava tiedosto. Vakio-laatua voit käyttää myös, jos teet vain näytöltä luettavia sivuja sekä sisältöä. Tämä laatu riittää tulostamiseenkin kun asiakirjassa on vain vektorigrafiikkakuvia ja tekstiä. Laadukas tuloste -valinta kannattaa asettaa oletukseksi ja käyttää aina, kun on mahdollista että asiakirja tulostetaan. Tätä laatua kannattaa käyttää myös aina kun tulostettavassa asiakirjassa on mukana bittikarttakuvia. Painolaatu-valintaa suositellaan käytettävän vain, kun asiakirja viedään digitaaliseen painoon tai kirjapainoon painettavaksi. Muita laatuasetuksia käytetään erikoistilanteissa. Kari J Keinonen 214

215 PDF-tiedostoksi julkaiseminen Uudesta Excel-ohjelmasta voit julkaista avoinna olevan tiedoston (asiakirjan) PDF-muotoon. Julkaiseminen on suositeltavaa etenkin kun alkuperäisessä Excel-tiedostossa on käytetty ohjelman kehittyneempiä ominaisuuksia sekä erilaisia linkkejä. Harjoitustiedosto: Tuotteet-2-ratkaistu.xlsx Julkaisemisen teet Tiedosto (File) -valikon Tallenna ja lähetä (Save & Send) -komennolla. Kuva 269 Tallenna ja lähetä (Save & Send) - valintaikkuna Julkaisemisen PDF-muotoon aloitat napsauttamalla Luo PDF tai XPS-tiedosto (Create PDF/XPS) -painiketta. Kari J Keinonen 215

216 Kuva 270 Julkaise PDF- tai XPS- muodossa (Publish as PDF or XPS) - valintaikkuna Julkaisemisen aloitat etsimällä tiedostolle sijoituspaikan, kansion. Asetukset (Options) -painikkeella pääset määrittämään julkaisulle joitain asetuksia. Julkaise (Publish) -painikkeella aloitat muunnoksen. Kari J Keinonen 216

217 Usean työarkin käsittely Taulukkovälilehdet Excel 2010 Exceliä avatessasi avautuu näytölle työkirja ja oletuksena siinä on kolme työarkkia. Työarkkeja selailet ja niiden sisältöä tarkastelet taulukkovälilehtien valitsimia napsauttamalla. Työarkkeja käytät sovelluksen eri tietokantoihin ja/tai lomakkeisiin. Työarkkien käyttäminen tapahtuu linkittämällä ja hakemalla tietoa työarkista toiseen. Excel-työkirjassa voit suorittaa kolmiulotteista laskentaa, siihen sopivat lähes kaikki Excelin valmiit funktiot. Kuva 271 Taulukkovalitsimet Kuvassa aktiivisena on Taul1 (Sheet1) -työarkki. Uuden työarkin voit perustaa napsauttamalla Lisää laskentataulukko (Insert Worksheet) -painiketta. Taulukkovälilehtien käsittely Suurin osa kokonaisten työarkkien eli välilehtien käsittelystä tapahtuu taulukkovalitsimen pikavalikon komennoilla. Taulukkovälilehden nimeät uudelleen välilehden valitsimen pudotusvalikon Nimeä uudelleen (Rename) -komennolla. Välilehden voit siirtää tarttumalla välilehden valitsimeen ja vetämällä sen haluamaasi paikkaan. Välilehden kopioimisen teet valitsimen pikavalikosta Siirrä tai kopioi (Move or Copy) -komennolla. Voit kopioida taulukkoa myös Ctrl + vetämällä taulukkovalitsinta haluamaasi kohtaan. Kuva 272 Nimetyt taulukkovalitsimet Laskutussovelluksen työarkit on nimetty uudelleen. Ensimmäisenä on Lasku-syöttölomake. Sovelluksen tietokantoja ovat Asiakkaat toisessa työarkissa, Tuotteet seuraavassa ja Laskupäiväkirja viimeisessä työarkissa. Kari J Keinonen 217

218 Työarkin kopioiminen tai siirtäminen Työarkin, välilehden siirrät työkirjassa tarttumalla välilehden valitsimeen ja vetämällä sen haluamaasi paikkaan. Usean välilehden siirrät kerralla tehden Vaihto (Shift) + valinnan ja vetämällä taulukot ryhmänä haluamaasi kohtaan. Taulukkovälilehden voit kopioida Ctrl + vetämällä taulukkovalitsinta haluamaasi kohtaan. Kopioimisen tai siirtämisen teet myös taulukkovalitsimen pikavalikon Siirrä tai kopioi (Move or Copy) -komennolla. Komennon käyttö on tarpeen kun haluat siirtää tai kopioida työarkin toiseen työkirjaan. Työkirjan valinta pudotusvalikosta Työarkin valinta luettelosta Kuva 273 Siirrä tai kopioi ( Move or Copy) - valintaikkuna Tee valintaikkunassa tarpeelliset valinnat. Valitse työkirja Työkirjaan (To book) -pudotusvalikosta, johon työarkki kopioidaan tai siirretään. Valitse työarkki Ennen taulukkoa (Before sheet) -luettelosta, jonka jälkeen haluat työarkin sijoittuvan. Tärkein valinta on kopioitaessa Tee kopio (Create a copy) -valinta. Ilman valintaa työarkki siirtyy, poistuu alkupeärisestä sijainnistaan. Kari J Keinonen 218

219 Taulukkovälilehtien piilottaminen Taulukkovälilehdet voidaan myös piilottaa. Tätä käytetään hyödyksi kun tehdään sovellus, jossa ei haluta näyttää käyttäjälle lähtöarvoja. Piilotettava työarkki voi sisältää esimerkiksi luettelon arvonlisäveroprosenteista. Kuva 274 Taulukkovalitsimen pikavalikko Lasku -taulukon voit piilottaa valintakielekkeen pikavalikon komennolla Piilota (Hide). Esiin piilotettuja taulukoita saat pikavalikon Ota esiin (Unhide) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan valinnoilla. Pikavalikon komennoilla voit myös poistaa valitun taulukon (Delete) tai antaa sille uuden nimen (Rename). Valitsimen väriä voit muuttaa Taulukkovalitsimen väri (Tab Color) -alivalikoimasta. Työarkin poistaminen Työarkin voit poistaa välilehden valitsimen pikavalikon Poista (Delete) -komennolla. Kari J Keinonen 219

220 Laskentaa useassa työarkissa Useaa työarkkia voit täyttää kerralla, ikään kuin "kalkeeripaperi" olisi työarkkien välissä. Tästä on se hyöty, että päällekkäisten työarkkien ulkoasut pysyvät samanlaisina ja sama (toistuva) tieto tulee kirjoitettaessa jokaisessa työarkissa samaan soluun. Esimerkki Harjoitustiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto.xlsx Kuva 275 Taulukkovalitsimet Sovelluksessa on kolmen osaston tiedot, jokainen osasto omassa työarkissa. Sen lisäksi työkirjassa on Yhteenveto-työarkki, jossa on tarkoitus laskea osastojen lähtöarvojen yhteenveto. Kuva 276 Taulukkovalitsimet valittu ryhmäksi Valitse aluksi osastojen työarkit ryhmään napsauttamalla Turku-välilehden valintakielekettä ja sitten Shift (Vaihto) + napsauttamalla Helsinki-välilehden valitsinta. Otsikkorivillä näet nyt, että taulukot ovat ryhmässä (Group). Osoitin Kuva 277 Aluevalinta Valitse osoitinta vetämällä alue B6:C6. Napsauta Summa (Sum) -painiketta. Muotoile työarkkien ulkonäkö mieleiseksesi. Pura seuraavaksi työarkkien ryhmitys napsauttamalla Yhteenveto-välilehden kielekettä. Luo seuraavaksi yhteenvetotyöarkkiin kolmiulotteinen matematiikka. Kari J Keinonen 220

221 Osoitin Kuva 278 Yhteenveto- työarkki Valitse osoitinta vetämällä alue B4:C5. Kirjoita valittuun soluun alku kaavasta =SUMMA(. Napsauta Turku-välilehden valitsinta sekä siellä solua B4. Napsauta sitten Shift (Vaihto) -näppäin alhaalla Helsinki-välilehden valitsinta. Kirjoita ) (lopettava sulku) ja hyväksy kaava painamalla näppäimiä Ctrl + Enter. Solun B4 on kaava =SUMMA(Turku:Helsinki!B4). Suhteellisesta osoitteesta johtuen Ctrl + Enter -näppäily aiheutti sen, että kaava kopioituu oikein myös muihin valitun alueen soluihin. Osoitin Kuva 279 Sarakkeiden yhteenlaskeminen Valitse alue B6:C6 ja napsauta Summa (Sum) -painiketta. Näin aikaansait viimeisetkin laskentakaavat. Valmis taulukkomalli on tiedostossa. Ratkaisutiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto - ratkaistu.xlsx Kari J Keinonen 221

222 Meta- ja tunnistetiedot Excel 2010 Anna tiedostoille metatiedot levy- ja Internet-hakujen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi. Tiedosto (File) -valikon Tiedot (Info) -alivalikon Ominaisuudet (Properties) -kohdassa voit syöttää kenttiin tarvittavat metatiedot. Kuva 280 Tiedot ( Info) - valikko Kirjaa metatietoina ainakin tekijätieto (Author) ja asiakirjan otsikko (Title). Tarkemman avainsanakokoelman voit syöttää kun napsautat Näytä kaikki ominaisuudet (Show All Properties) -painiketta. Kari J Keinonen 222

223 Kommentointi Kommentin lisäät helpoiten soluun pikavalikon komennolla Lisää kommentti (Insert Comment). Kommentin ilmaisinmerkki Kuva 281 Kommentti muokkaustilassa Lisää soluun kommentti. Kommentin yläosassa lukee käyttäjänimi. Ellei nimi ole oikein korjaa se. Kirjoita nimen alle kuvaava ohje taulukon syöttötyötä tekevälle. Napsauta taulukkoa, niin kommentti piilotetaan. Kun viet osoittimen solun kohdalle, ilmestyy kommentti näkyviin. Kommenttia voit muokata kun valitset solun pikavalikosta Muokkaa kommenttia (Edit Comment) -komennon. korjaa sitten sisältö. Voit poistaa kommentin solun pikavalikon Poista kommentti (Delete Comment) -komennolla. Kari J Keinonen 223

224 Oikoluku Oikoluvulla tarkoitetaan tekstin oikeinkirjoituksen tarkastamista. Oikoluvulla valvot sanojen kirjoitusasua. Voit oikolukea haluamallasi kielellä kunhan kyseisen kielen sanasto on asennettu käyttöösi. Oikoluvun käynnistät Tarkista (Review) -välilehden Tekstintarkistus (Proofing) -ryhmän Oikeinkirjoitus (Spelling) -painikkeella. Kuva 282 Oikeinkirjoitus: Suomi ( Spelling: Finnish) - valintaikkuna Valintaikkunan painikkeilla voit ohittaa (Ignore) kirjoitusvirheen tai lisätä uuden sanan sanakirjaan (Add to Dictionary). Kirjoitusvirheen löytyessä näet ikkunan alaosassa luettelon (Suggestion) oikeiksi ehdotettuja sanoja joilla voit korvata väärin kirjoitetun sanan. Valitse sana luettelosta ja napsauta Muuta (Change) -painiketta. Kari J Keinonen 224

225 Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Excel 2010 Exceliä käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelman oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa seuraavista asetuksista vaikuttaa siinä laitteessa, jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi. Kyseiset asetukset eivät kulje laaditun laskentamallin mukana. Useat asetusmuutokset taas vaikuttavat työn alla olevaan tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Kuva 283 Periaatekuva asetuksista Excelissä on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla, tutustu kuvaan. Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: File (Tiedosto) -painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö pikavalikoiden sisällöt. valintaikkunoiden sisällöt pudotusvalikoiden sisällöt Kari J Keinonen 225

226 Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutokset tallentuvat käytettävän laitteen levylle. Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: pikatyökalurivin sisällön muuttaminen valintanauhan välilehtien nimet, määrä ja sijainti valintanauhan pienentäminen ja kohdeohjeiden näyttäminen tai piilottaminen sekä painikkeet reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä) oikeinkirjoituksen korjausohjeiden asettaminen voimaan tai pois käytöstä tilapalkilla näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen. Tiedostoasetukset Organisaation omaan laskentamalliin on viisasta tallentaa yhteisössä tai asiakirjastandardissa yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat mukana tiedostoa laitteelta toiselle kuljetettaessa. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: kappaletyylit ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.) sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (reunusten suuruus, ei kuitenkaan tulostin). Kari J Keinonen 226

227 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita Asetukset (Options) -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko asennettuun ohjelmaan omaan käyttäjäprofiiliisi tai työn alla olevaan tiedostoon. Excelin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen asetuksista on voimassa oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat, mutta osaavampi käyttäjä joutuu niitä usein muuttamaan. Kuva 284 Excelin asetukset ( Excel Options) - valintaikkuna Valintaikkuna on paloiteltu kymmenelle eri välilehdelle. Tutustu huolella jokaiseen välilehteen ja mieti mitkä asetusmuutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetusta kannattaa muuttaa. Jos haluat tekemäsi muutokset voimaan, napsauta lopuksi OK-painiketta. Reaaliaikaisen esikatselun poistat käytöstä napsauttamalla Yleiset (General) -välilehdellä Ota reaaliaikainen esikatselu käyttöön (Enable Live Preview) -asetuksen pois voimasta. Ohjelman käyttäjänimen vaihdat Excelin asetukset (Excel Options) -valintaikkunassa Yleiset (General) -välilehdellä (edellinen kuva) Mukauta omaa Microsoft Office-versiotasi (Personalize your copy of Microsoft Office) -kohdassa. Kari J Keinonen 227

228 ! Valintanauhan mukauttaminen Excel ohjelman eräs uusi toiminto on valintanauhan mukauttamismahdollisuus. Voit mukauttaa valintanauhan välilehtien sisältöä oman näkemyksesi ja mieltymyksesi mukaan. Napsauta esiin Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti. Kuva 285 Mukauta valintanauhaa ( Customize Ribbon) - välilehti Välilehden Mukauta valintanauhaa (Customize the Ribbon) -kohdassa on valittuna oletusvalintanauhan (Main Tabs). Valintanauhan mukauttamiseksi voit tehdä seuraavia toimia: voit lisätä välilehtiin vasemmassa lohkossa olevia komentoja Lisää (Add) -painikkeella voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Poista (Remove) -painikkeella voit perustaa uuden välilehden Uusi välilehti (New Tab) -painikkeella voit perustaa uuden ryhmän Uusi ryhmä (New Group) -painikkeella voit nimetä valitun elementin Nimeä uudelleen (Rename) -painikkeella voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Palauta (Reset) -pudotusvalikon Palauta oletusasetukset kaikille mukautuksille (Reset all Customization) -komennolla voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Tuo/vie (Import/Export) -pudotusvalikon Vie kaikki mukautukset (Export all customizations) -komennolla voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Tuo/vie (Import/Export) -pudotusvalikon Tuo mukautustiedosto (Import customization file) -komennolla Kari J Keinonen 228

229 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen käy helposti Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -painikkeen asetuksilla. Kuva 286 Toiminnon lisääminen pikatyökaluriviin Tee yllä kuvassa näkyvät valinnat Pikatyökalurivin sisältöön. Pikatyökalurivin voit Näytä valintanauhan alapuolella (Show Below the Ribbon) -komennolla siirtää valintanauhan alle. Lisää käyttökelpoisia pikapainikkeita pikatyökaluriviin saat napsauttamalla pudotusvalikosta Lisää komentoja (More Commands) -komentoa. Voit lisätä toimintoja pikatyökaluriville napsauttamalla Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painiketta. Valitse esiin tulevassa valintaikkunassa Mukauttaminen (Customize) -välilehti. Kari J Keinonen 229

230 Kuva 287 Pikatyökalurivi ( Quick Access Toolbar) - välilehti Valitse Valitse komento (Choose commands from) -pudotusvalikosta Kaikki komennot (All Commands) -komentorivi. Lisää vasemman puoleisesta luettelosta mieleisesi komento Lisää (Add) -painikkeella oikealla olevaan luetteloon. Valitse pikatyökaluriviin komennot jotka koet tarpeellisiksi. Kuva 288 Mukautettu pikatyökalurivi Mukauttamisen jälkeen pikatyökalurivi voi näyttää vaikka tällaiselta. Kari J Keinonen 230

231 Makron lisääminen pikatyökaluriviin Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit-ratkaistu.xlsm Nauhoitetut makrot voit lisätä pikatyökaluriviin omaksi painikkeeksi. Tee Lomakeobjektit-ratkaistu.xlsm tiedoston mukana kulkevista makrosta oma painike. Napsauta Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikosta Lisää komentoja (More Commands) -komentoa (kuva sivulla 229). Kuva 289 Pikatyökalurivi ( Quick Access Toolbar) - välilehti Napsauta Valitse komento (Choose commads from) -pudotusvalikosta esiin Makrot (Macros) -luettelo. Valitse sitten oikealla olevasta Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikosta työn alla olevan asiakirjan nimi. Lisää vasemmasta luettelosta makrojen komentorivit Lisää (Add) -painikkeella oikealla olevaan luetteloon. Valitse sitten oikealla olevasta luettelosta ensimmäinen rivi ja napsauta Muokkaa (Modify) -painiketta. Toimi seuraavien ohjeiden mukaan ja tee samat toimet myös toiselle makrolle. Kari J Keinonen 231

232 Painikkeelle valittu kuvake Työkalurivillä näytettävä panikevihje Kuva 290 Muokkaa painiketta ( Modify Button) - valintaikkuna Valitse painikkeelle sopiva makron aihetta kuvaava kuvake, kirjoita painikkeelle nimi ja hyväksy syötöt OK-painikkeella. Tee sama toiselle painikkeelle. Painikkeelle valittu kuvake Työkalurivillä näytettävä panikevihje Kuva 291 Muokkaa painiketta (Modify Button) - valintaikkuna Valitse painikkeelle sopiva makron aihetta kuvaava kuvake, kirjoita painikkeelle nimi ja hyväksy syötöt OK-painikkeella. Hyväksy Excelin asetukset (Excel Options) ikkuna OK-painikkeella. Kuva 292 Makroja sisältävä pikatyökalurivi Painikkeen lisäämisen jälkeen pikatyökalurivi voi näyttää vaikka yllä olevan kuvan mukaiselta. Kari J Keinonen 232

233 Oletustallennusmuodon muuttaminen Excel 2010 taulukkolaskentaohjelman oletustallennusmuoto on Office XML -tiedostomuoto. Koska Excel sovelluksen käyttö on vielä tällä hetkellä harvinaista, kannattaa epävarmassa tilanteessa työkirja tallentaa Excel työkirja (Excel Workbook) yhteensopivaan muotoon. Tallennusmuotoa muuttaessasi sinun on muistettava, että Excel 2003 muoto ei voi sisältää 256 saraketta ja riviä suurempaa taulukkoa. Kuva 293 Tallentaminen (Save) - välilehti Oletustallennusmuodon vaihdat Tallenna tiedostot muodossa (Save files in this format) -pudotusvalikosta valinnalla Excel työkirja (Excel Workbook). Samassa ikkunassa voit määrittää tiedostolle uuden oletussijainnin tai jättää voimaan asennuksessa määräytyneen. Kari J Keinonen 233

234 ! Tilapalkin mukauttaminen Tilapalkki (Status Bar) näyttää loppukäyttäjää auttavia reaaliaikaisia ohjeita, sen ilmoituksia sinun kannattaa seurata. Tilapalkkia voit mukauttaa sen pikavalikon valinnoilla. Kuva 294 Muokkaa tilapalkkia ( Customize Status Bar) - pikavalikko Tilapalkin pikavalikosta voit tehdä valintoja asetuksille, kuvassa näet oletusasetukset. Kari J Keinonen 234

235 Automaattinen korjaus Voit nopeuttaa ja helpottaa asiakirjan kirjoittamista asettamalla haluamasi automaattiset korjaustoiminnot voimaan. Automaattisen korjauksen asetuksia pääset muuttamaan Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta napsauttamalla Asetukset (Options) -komentoa. Kuva 295 Tarkistustyökalut ( Proofing) - välilehti Napsauta välilehdellä Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) -painiketta. Esimerkki Muodosta omille nimikirjaimillesi yksinkertainen henkilökohtainen allekirjoitus, tee se valintaikkunan Automaattinen korjaus (Auto- Correct) -välilehden Korvaava teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) -toiminnolla. Kari J Keinonen 235

236 Poikkeusten määrittelyyn Kuva 296 Automaattinen korjaus ( AutoCorrect) - välilehdelle Oma allekirjoituksen teet niin, että ikkunan Etsittävä (Replace) -kenttään kirjoitat omat nimikirjaimesi ja Korvaava (With) -kenttään kirjoitat koko oman nimesi. Napsauta vielä Lisää (Add) -painiketta. painallus Kuva 297 Nimikirjaimista nimeksi Kirjoita sitten Excel-taulukkoon nimikirjaimesi. Kirjoita nimikirjainten jälkeen välilyönti tai paina Enter-näppäintä, sen jälkeen ohjelma vaihtaakin nimikirjaimiesi tilalle nimesi.! Automaattisen korjauksen asetuksia on valintaikkunassa kolmella välilehdellä. Toiminnot ovat hyödyllisiä, kunhan ne nopeuttavat työtäsi enemmän kuin hidastavat. Mieti siis tarkoin mitä asetuksia teet. Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat as you type) -välilehdellä on joitain asetuksia joita minusta kannattaa mukauttaa. Kari J Keinonen 236

237 Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen (zoomaus) helpottaa asiakirjan eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa, kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosentilla. Käsitellessäsi tekstiä, lukuja tai kaavoja, aseta zoomaus lähelle 100 prosenttia. Halutessasi nähdä suuremman osan taulukkoa kerralla, aseta zoomausarvo alle 100 prosentin. Kuva 298 Zoomaus- työkalut Zoomaus eli ikkunan skaalaus tapahtuu näppärästi näytön alalaidassa olevalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa tai Zoomaus (Zoom) -liukusäätimellä. Napsauta Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta. Normaalikokoisen zoomauksen määrittäminen Sovita valinta-alue ikkunan kokoon -valinta Portaattoman zoomauksen määrittäminen Kuva 299 Zoomaus (Zoom) - valintaikkuna valitsemalla taulukosta haluamasi alueen ja napsauttamalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta. Tee Sovita valintaan (Fit Selection) -valinta. Näin valittu solualue täyttää näytön mahdollisimman suurena ja kaikki tiedot näytetään kerralla. Kari J Keinonen 237

238 Tiedostoasetusten mukauttaminen Käsiteltävän tiedoston mukana kulkevia asetuksia voit muuttaa Tiedosto (File) -pudotusvalikon Asetukset (Options) -painiketta napsauttamalla. Valitse esiin tulevassa valintaikkunassa Lisäasetukset (Advanced) -välilehti. Kuva 300 Lisäasetukset ( Advanced) - välilehti Aseta käsiteltävälle tiedostolle voimaan haluamasi tiedostokohtaiset asetukset poistamalla tai lisäämällä valintaikkunassa valintamerkkejä. Esimerkiksi Tämän työkirjan näyttöasetukset (Display options for this workbook) -ryhmässä voit asettaa avoimeen työkirjaan voimaan näytöllä nähtäviä asetuksia. Työkirjalle voit asettaa asetuksia Tämän laskentataulukon näyttöasetukset (Display options for this worksheet) -ryhmän valinnoilla. Kari J Keinonen 238

239 Asiakirjojen yhteiskäyttö Excel 2010 Excel 2010 kykenee tallentamaan ja avaamaan useilla ohjelmilla tehtyjä asiakirjoja. Sinun tulee huomioida eri tiedostomuotojen avaamisen tai tallentamisen tarve jo ohjelman asennuksen yhteydessä. Asennuksessa kannattaa huomioida tarvittavat suodattimet. Tee ohjelmaa asentaessasi Mukautettu (Customize) -asennus ja valitse Excelin kaikki osat asennettavaksi kovalevyllesi (täysasennus). Tällä tavalla varmistat, että kaikki tarvittavat suodattimet ovat käytössäsi. Ellei tarvitsemaasi suodatinta tule ohjelma-asennuksen mukana, etsi Internetistä yritys, joka tekee tiedostomuodon muuntimia sellaisia tiedostomuotoja varten, joita Excel ei oletus- tai täysasennuksella avaa. Eri tiedostomuotojen avaaminen Excel 2010, kuten monet muutkin ohjelmat, kykenee avaamaan omilla vanhemmilla versioilla tallennettuja tiedostoja. Excel ohjelma avaa Microsoft Excel 4.0 versiolla tai sitä uudemmilla ohjelmaversioilla luodut tiedostomuodot. Excelillä et voi avata kuvamuotoisia (TIFF, JPEG, PNG tai GIF) tiedostoja. Kyseisten kuvamuotojen lisääminen taulukkoon kuitenkin onnistuu. Käytä eri tallennusmuotoisten kuvien lisäämiseen Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -painiketta. Excel kykenee avaamaan myös dbase tietokantatiedostoja. Tekstitietoa ja tietokantoihin tallennettua tietoa voit tuoda Tiedot (Data) -välilehden Hae ulkoiset tiedot (Get External Data) -ryhmän komennoilla. Tietokannan tietoon voit luoda myös yhteyden Microsoft Query -ohjelman avulla. Sen teet valitsemalla Tiedot (Data) -välilehden Hae ulkoiset tiedot (Get External Data) -ryhmästä Muusta lähteestä (From Other Sources) -komennon ja napsauttamalla Microsoft Querystä (Form Microsoft Query) -painiketta. Kari J Keinonen 239

240 Eri tiedostomuotoon tallentaminen Excel 2010, kuten useat muutkin ohjelmat, kykenee tallentamaan omille vanhemmille versioille sopivia tiedostomuotoja. Excel ohjelmasta tallennus onnistuu versioon Microsoft Excel 5/95 ja sitä uudempiin Excel-tallennusmuotoihin. Excel ohjelmasta tallennettaessa vanhempiin Excel-tallennusmuotoihin on muistettava, että tallennettavassa taulukossa ei saa olla enempää kuin 256 saraketta ja noin riviä. Kun tallennat asiakirjan Excel muodossa ja siinä on makroja tulee tällainen tiedosto tallentaa Excel työkirja (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Workbook) -muotoon, jonka tarkenne on XLSM tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template) -muotoon päätteellä XLTM. Eräs parhaista tavoista varmistaa tiedoston toimivuus missä hyvänsä koneessa ja taulukkolaskentaohjelmassa on tallentaa laskentataulukko SYLK-muotoon. Excelillä voi tallentaa myös muissa ohjelmissa avattavaksi tekstimuotoista (TXT tai CSV) tietoa. Excelillä voit tallentaa myös WEB-sivuja (HTML). Linkitys Linkitys on tiedon siirtoa solusta, työarkilta tai työkirjasta toiseen. Myös tiedonsiirto eri ohjelmien välillä voit tehdä linkittämällä. Kun muutat linkitettyä osaa lähdeasiakirjassa, muuttuu (päivittyy ajantasalle) tieto haluttaessa myös kohdeasiakirjassa. Excelissä esimerkiksi kaavio on linkitetty laskenta-arkkiin. Jos muutat laskenta-arkilla olevia lähtöarvoja, niin kaavion tiedot päivittyvät ajantasalle. Solun linkitys toiseen Solujen välisen linkin luot kun kirjoitat kohdesoluun = (yhtäläisyys) -merkin ja napsautat lähdesolua sekä painat Enter-näppäintä. Kaavan (linkin) antama tulos Kuva 301 Suln B1 kaava - linkki Solussa B1 näet linkin soluun A1. Linkki palauttaa soluun B1 saman arvon kuin on solussa A1. Kari J Keinonen 240

241 !! Työarkkien välinen linkitys Voit luoda kahden laskenta-arkin välille linkin samalla tavalla kuin solujen välille. Tällainen linkitys on hyödyllistä kun sovelluksessa on monta työarkkia ja käytät toisessa työarkissa laskennan apuna toisen työarkin arvoja. Lisätietoa työarkkien välisestä linkityksestä saat sivuilta Excel tiedostojen linkitys Excelissä voit linkittää lähdetiedostossa olevan laskentatiedon kohdetiedostoon. Tämä voi olla tarpeen kun tarvitset erilaisia yhteenvetoja. Linkittämisen Excel asiakirjasta toiseen teet seuraavasti: Avaa lähdeasiakirja. Valitse solualue ja kopioi se muistiin leikepöydälle. Valitse kohdeasiakirja, johon haluat tehdä linkityksen. Sijoita osoitin kohtaan, johon haluat liittää alueen tiedot. Liitä alue Liitä määräten (Paste Special) -painikkeen pudotusvalikon Liitä linkki Paste Link () -komennolla. Kaikki asiakirjaan tehdyt linkit voit nähdä ja niitä muokata Tiedot (Data) -välilehden Yhteydet (Connections) -ryhmän Muokkaa linkkejä (Edit Links) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Linkin olemassaolon näet vastinsolun kaavassa, siinä lukee esimerkiksi ='[Jäätelönmyynti korrelaationa.xls]alkusivut'!a4 Muuttaessasi alkuperäisen lähdeasiakirjan arvoja tekemäsi muutokset näkyvät kohdeasiakirjassa (tulos päivittyy ajan tasalle). Linkin päivität Tiedot (Data) -välilehden Yhteydet (Connections) -ryhmän Muokkaa linkkejä (Edit Links) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa napsauttamalla Päivitä arvot (Refresh values) -painiketta. Kari J Keinonen 241

242 Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä.xlsx Excel tietojen linkittäminen Wordiin Avaa Funktioiden-käyttöä.xlsx -tiedosto. Kuva 302 Aluevalinta Valittu alue pitää sisällään otsikot, lähtöarvot ja laskenta-alueen. Paina Ctrl + c -näppäimiä. Avaa Word ja siihen tyhjä, uusi asiakirja. Siirry Aloitus (Home) -välilehdelle Kuva 303 Liitä ( Paste) - pudotusvalikko Naspauta pudotusvalikosta Liitä määräten (Paste Special) -komentoa. Kari J Keinonen 242

243 Liittämisvaihtoehtojen luettelo Kuva 304 Liitä määräten ( Paste Special) - valintauikkuna Napsauta valintaikkunassa voimaan ensin Microsoft Excel laskentataulukko Objekti (Microsoft Excel Worksheet Object) -valinta. Napsauta sitten voimaan Liitä linkki (Paste link) -valinta. Hyväksy asetusten valinnat napsauttamalla OK-painiketta. Liitettyäsi tiedot Word-asiakirjaan näet seuraavan tilanteen. Kuva 305 Linkitetty Excel- taulukko Word- asiakirjassa Linkitetyt tiedot kelluvat nyt asiakirjan päällä. Pääset käsiksi lähtöarvoihin kaksoisnapsauttamalla taulukkoa, siten siirryt takaisin Exceliin ja voit muuttaa lähtöarvoja. Linkin ansiosta Excelissä muutetut arvot muuttuvat myös Word asiakirjan taulukossa. Kari J Keinonen 243