Microsoft Excel EDISTYNYT KÄYTTÖ

Transkriptio

1 Microsoft Excel EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari J Keinonen 2010 Koulutus

2 Käyttöoikeustiedot Excel 2007 Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. 3. painos syyskuu 2010: ISBN Ornanet Koulutuksen e-oppikirjat Tuotamme e-kirjoja tietojenkäsittelystä, useimmista alla mainituista on englanninkielisestä tai suomenkielisestä ohjelmasta kaapatuin kuvin varustettu e-kirja: Windows Vista - Käytön perusteet Windows 7 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Project 2007 ja Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (SF kuvin) Valikoimassa on myös projektinhallinnan e-oppikirja: Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e- kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauttamalla tätä linkkiä! Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Excel-aputiedostot -kansiosta. Kari Keinonen Sivu 2

3 Sisällysluettelo Excel 2007 Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-oppikirjat... 2 Harjoitus- ja ratkaisutiedostot... 2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 7 Mikä on Excel?... 8 Mitä on taulukkolaskenta?... 8 Taulukkolaskennan perusperiaate... 8 Taulukkolaskenta kuvana... 9 Ohjelman käyttäminen Excelin avaaminen Excelin lopettaminen Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan osat ja toiminnot Valintanauhan välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Pikavalikot ja pikavalikoimat Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä Tiedoston käsitteleminen Uusi työkirja Tiedoston avaaminen Avaa ja korjaa tiedosto Avaa aiemmin luotu työkirja mallina Tiedoston sulkeminen Tulostus Määritä tulostusalue Esikatselu (Preview) Tulostus (Print) Tulostuksen asetukset Tallennus Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedostoksi tulostaminen Kari Keinonen Sivu 3

4 Keskeiset perusteet Solu Työarkilla liikkuminen ja solun valinta Soluosoite Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa Solun sisällön poistaminen ja korvaaminen Alue ja sen valinta Koko taulukko Rivi Sarake Erillisten alueiden valinta Alueiden nimeäminen Aluenimien käyttäminen Syötön ohjaus - kelpoisuustarkistus Solun ja alueen sisällön muotoileminen Teemat (Themes) Solutyylit Kirjasimen muotoilu Lukujen esitysmuodon muotoileminen Solujen tasauksenmuotoileminen Muotoilun poistaminen Muotoilun kopioiminen muotoilusiveltimellä Sisennyksen tekeminen soluun Ehdollinen muotoilu Kumoa - Toista toiminnot Kumoa (Undo) Toista (Redo) Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Kopiointi (Copy) Kaavojen tuottaminen kopioimalla Leikkaaminen (Cut) Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Arvojen kääntäminen taulukossa Lähtöarvojen kasvattaminen kertoimella Arvosarjojen tuottaminen Oman luettelon luominen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Valinta (Select) Tekstitiedosto Exceliin Kaavat Kaavojen kirjoittaminen Funktiot Lisäfunktioiden asentaminen Funktioiden käyttäminen Huolellisuus ja tarkistaminen Ajatteleminen ja huolellisuus ovat tärkeintä Jatka ajattelemista Virheentarkistamisen työkalut Kari Keinonen Sivu 4

5 Excel 2007 Esitysgrafiikka Kuvan lisääminen Piirretyt kuvat SmartArt-grafiikkaobjektit Luvuista kaavioita Pylväskaavion luominen Pylväskaavion muokkaaminen Kaavion sijainti Ympyräkaavion luominen Ympyräkaavion muokkaaminen Kaavion arvot kahdella kuvaajalla Oman kuvan käyttäminen pylväissä Kaavio toisessa työkirjassa Malli Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Laskentamallin luominen Mallin tallentaminen Mallin käyttäminen Uusi työkirja mallia käyttäen Mallin muuttaminen Syöttölomake Mikä on syöttölomake? Lomakeobjektit Lomakeobjektien käyttämisen edellytys Lomakeobjektien käyttäminen Suojaustoimet Työkirjan avaaminen Työkirjan rakenne Taulukon suojaus Lukitun taulukon osan vapauttaminen suojauksesta Makrot Suojausasetukset Nauhoitetut makrot Funktion ohjelmoiminen Aliohjelman ohjelmoiminen Tavoitteen haku ja ratkaisija Tavoitteen haku (Goal Seek) Ratkaisija (Solver) Skenaariot (Scenarios) Taulukko-toiminto, tietokanta Miksi tietokantoja tehdään? Excel tietokannat Kari Keinonen Sivu 5

6 Excel 2007 Miten tietokantoja luodaan? Taulukon perustaminen Tiedon syöttäminen taulukkoon Taulukon muotoileminen Tiedon poistaminen taulukosta Taulukon pikasuodatus Taulukon lajitteleminen Tietueduplikaattien poistaminen Kyselyt, raportit ja poiminta Erikoissuodatus Pivot-taulukko Pivot-taulukon luominen Pivot-taulukon muokkaaminen Pivot-taulukon päivittäminen Pivot-taulukon suodattaminen Usean taulukon käsittely Taulukkovälilehdet Taulukkovälilehtien käsittely Laskenta useassa taulukossa Taulukkovälilehtien piilottaminen Muita Excelin ominaisuuksia Kommentointi Oikoluku Synonyymisanasto Meta- ja tunnistetiedot Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Excelin asetukset Pikatyökalurivin mukauttaminen Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Tilapalkin mukauttaminen Automaattinen korjaus Näytön zoomaaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Asiakirjojen yhteiskäyttö Eri tiedostomuotojen avaaminen Eri tiedostomuotoon tallentaminen Linkitys Solun linkitys toiseen Taulukoiden välinen linkitys Excel tiedostojen linkitys Excel tietojen linkittäminen Wordiin Työkirjan (tiedoston) jakaminen Ohje-toiminto Hakemisto Kari Keinonen Sivu 6

7 Johdanto Kädessäsi on Excel -koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Excelin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä materiaalia. Opintomateriaali on suunniteltu noin oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Materiaali toimii myös erinomaisesti apuna itseopiskelussa. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on materiaaliin merkitty kaikki todella tärkeät asiat, jotka sinun on syytä omaksua. Ennen Excelin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on järkevää. Kun opiskelet Excelin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Tämä materiaali on tehty kulumaan käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Exceliä pyri siihen, että opit Excelin perusteet ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Excel-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Exceliä, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Excel on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari Keinonen Kari Keinonen Sivu 7

8 Mikä on Excel? Excel on graafinen taulukkolaskentaohjelma, jolla voit tehdä kaikki organisaatiollesi tarpeelliset laskelmat. Se sisältää myös esitysgrafiikkaominaisuuden ja tietokantaominaisuuksia. Excelissä on lisäksi oma VisualBasic for Application (VBA) -ohjelmointikieli. VBA:lla voit rakentaa usein käyttämistäsi komentosarjoista yhdellä näppäilyllä suoritettavia toimintokokonaisuuksia eli makroja tai ohjelmoida monipuolisia aliohjelmia. VBA mahdollistaa myös omien laskentafunktioiden laatimisen. Jotta hallitset Excelin, on sinun ymmärrettävä ohjelman kokonaisuus (orientaatio). Tutustukin aluksi huolella sivun 9 kuvaan. Mitä on taulukkolaskenta? Taulukkolaskenta on parhaimmillaan, kun tuotat usein toistuvia laskentamalleja eli teet budjetointia, määrä- ja kustannuslaskentaa, laskutusta tms. Taulukkolaskentaohjelma on laskentatoimen apuväline, eräänlainen sähköinen helmitaulu. Laskeminen tapahtuu laskenta-arkille. Laskenta-arkki muistuttaa ruutupaperia ja sitä käytetään kuten ruutupaperia. Ruudusto jakautuu riveihin ja sarakkeisiin. Laskelma syntyy, kun yhdistät erilaisia tietojoukkoja, esimerkiksi myyntiä tai kuluja kuvaavia lukuja, tekstiä ja kuvia. Kaavojen avulla lasket luvuista tuloksia, apuna siinä käytät valmiita funktioita. Lopuksi tallennat laskelman tiedostoksi. Taulukkolaskennan perusperiaate Taulukkolaskennassa luot luvuista kaavojen avulla toimivan laskenta-arkin. Laskennassa on tärkeää käyttää apuna laskentakaavoja, valmiita funktioita ja kaavoissa soluosoitteita. Aiemmin kirjoittamaasi tekstiä tai lukua et kirjoita uudelleen, vaan kopioit tai siirrät sen haluttuun paikkaan asiakirjassa tai kokonaan uuteen asiakirjaan. Käsittelet taulukkolaskennassa erilaisia objekteja, ne ovat kerralla valittavissa ja käsiteltävissä olevia kokonaisuuksia, kuten kirjain, sana, solu, alue tai vaikkapa taulukko. Koko käyttöjärjestelmä ja käyttöympäristö on koottu objekteista. Solun C6 laskentakaava näkyy kaavarivillä. Funktiolla Summa() lasketaan alueen C4:C5 luvut yhteen. Kuva 1 Kuvassa on Excelillä tehty laskelma. Muuta lähtöarvosolussa (B4:C5) alkuperäistä lukuarvoa ja hyväksy syöttö Enter-näppäimen painalluksella. Kaavalla soluun laskettu arvo muuttuu, eli tulos päivittyy ajan tasalle. Kokeile kaavan toimivuutta kirjoittamalla solun B4 arvon 120 tilalle arvo 100 ja paina Enter-näppäintä. Nyt näet kuinka Yhteensä-arvo muuttuu 210:ksi. Syötä aina yksi asiakokonaisuus yhteen soluun, älä kahta. Etunimi ja sukunimi syötetään siis eri soluihin Älä myöskään kirjoita osia samasta asiakokonaisuudesta toiseen soluun. Älä jätä laskentataulukkoon kokonaisia tyhjiä rivejä tai sarakkeita, yksittäisiä tyhjiä soluja siellä voi joskus olla. Kari Keinonen Sivu 8

9 Taulukkolaskenta kuvana Kuva 2 Kokonaiskuva Excelin toiminnoista (orientaatio), laskentamallin tuottaminen tapahtuu ylhäältä alaspäin. Kari Keinonen Sivu 9

10 Ohjelman käyttäminen Excelin avaaminen Excel 2007 Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla, napsauttamalla Käynnistä (Start) -valikosta löytyvää komentoriviä. Ellei valikossa ole ohjelman komentoriviä, ei ohjelma ole asennettu koneeseesi, etkä sitä näin ollen voi käyttää. Laitteeseen asennetut ohjelmaryhmät Microsoft Office -ryhmään asennetut ohjelmat Kaikki ohjelmat (All Programs) / Takaisin (Back) -painike Kuva 3 Excelin lopettaminen Excelin avaat Kaikki ohjelmat (All Progrmas) -alivalikon Microsoft Office -ohjelmaryhmässä olevaa Microsoft Office Excel komentoa napsauttamalla. Kun avaat ohjelman, syntyy uusi tyhjä tiedosto. Excelin lopetat Office-valikon Lopeta Excel (Exit Excel) -komennolla tai napsauttamalla Otsikkorivin päässä olevaa Sulje (Close) -painiketta (kuva vasemmalla). Voit lopettaa ohjelman myös painamalla Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Office-painike Aktiivinen komento Kuva 4 Excelin lopettaessasi se kysyy vielä muutetusta tiedostosta, että Tallennetaanko muutokset kohteeseen Xxxxx.xlsx. Tallenna aina työsi, eli napsauta Kyllä (Yes) -painiketta. Kari Keinonen Sivu 10

11 Excel 2007 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Office-painike Pikatyökalurivi Otsikkorivi Valintanauha jossa välilehti Välilehtien valitsimet Ikkunoiden hallintapainikkeet Ohje-painike Nimiruutu Kaavarivi Sarakeotsikot Valittu solu Riviotsikot Laskentaruudukko Sarakkeita on Rivejä on Osoitin Ikkunan jakopalkki Vieritysjana ja vieritysruutu Zoomaus-liukusäädin Taulukkovalitsimet Näkymä-painikkeet Vieritysjana ja vieritysruutu Painikkeet taulukoissa liikkumiseen Lisää laskentataulukko -painike Tilapalkki eli tilarivi Kuva 5 Kuvassa on esitelty Excel-ohjelman ikkuna, käyttöliittymä ja sen osat. Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan asiakirjaan. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila, jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. Excel avautuu Aloitus (Home) -välilehdelle, jolloin valintanauhassa (Ribbon) ovat kuvassa näkyvä välilehti ja painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa sen valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee välilehti ja sen toiminnot. Kari Keinonen Sivu 11

12 Ikkunan osat ja toiminnot Office-painike yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Painike sijaitsee aina ohjelmaikkunan vasemmassa yläkulmassa. Painikkeen valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot. Näin sinun käyttäjänä on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Tallenna-painike Tallenna-komento Kuva 6 Valikkokomennon vieressä oleva nuoli osoittaa alivalikkoa. Valikosta löydät Excelin asetukset (Excel Options) -painikkeen, jollalla pääset muokkaamaan ohjelman käyttöön vaikuttavia asetuksia. Otsikkorivillä näet laskenta-asiakirjan ja ohjelman nimen. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavia yleisiä komentoja. Sieltä löytyy Tallenna, Kumoa ja Toista -komennot. Pikatyökaluriviä voit itse muokata (suositus). Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää tai suurentaa ikkunaa. Ohjelman voit lopettaa ylemmällä Sulje (Close) -painikkeella tai Alt + F4 -näppäimillä. Työkirjan voit sulkea alemmalla Sulje (Close) -painikkeella. Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja kaikki valitun toiminnon komennot. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään. Kaavariville (Formula Bar) kirjoitat laskentakaavat, lisäät funktiot ja maalaat hiirellä vetämällä soluosoitteet. Valittu (aktiivinen) solu ilmaisee kohdan, johon olet syöttämässä tietoa. Vieritysjanat mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Taulukkovalitsimista voit valita sen taulukon, jolle haluat tehdä laskentaa. Tilapalkissa (Status Bar) näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja. Tilapalkki on käyttäjän mukautettavissa (suositus). Kari Keinonen Sivu 12

13 Valintanauhan välilehdet Aloitus (Home) Kuva 7 Lisää (Insert) Oletuksena Excel avautuu Aloitus (Home) -välilehdelle, se sisältää ryhmiteltynä eri perustoiminnot. Ryhmä sisältää komentoja jotka auttavat asiakirjaa laatiessa, muokatessa ja muotoillessa. Aloitus (Home) -välilehden toiminnot löytyivät Excel 2003 versiossa Vakio ja Muotoilu -työkaluriveiltä. Kuva 8 Kuvassa näet Lisää (Insert) -välilehden. Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät taulukkoon graafisia objekteja, kaavioita tai ylä- ja alatunnisteen. Sivun asettelu (Page Layout) Kuva 9 Kuvassa Sivun asettelu (Page Layout) -välilehti. Välilehti sisältää toiminnot, joilla teet taulukon ulkoasuun (tulostus) vaikuttavat määritykset. Kaavat (Formulas) Kuva 10 Kuvassa näet Kaavat (Formulas) -välilehden, se sisältää toiminnot joilla lisäät laskentafunktioita ja tarkastat kaavoja sekä nimeät alueita. Tiedot (Data) Kuva 11 Kuvassa näet Tiedot (Data) -välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla teet tietokantatoiminnot kuten lajittelun, suodatuksen ja haut. Kari Keinonen Sivu 13

14 Tarkista (Review) Kuva 12 Kuvassa Tarkista (Review) -välilehti. Välilehti sisältää toiminnot joilla tarkistat taulukon oikeinkirjoituksen, kommentoit ja jaat sekä suojaat työkirjan. Näytä (View) Kuva 13 Kuvassa näet Näytä (View) -välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla käsittelet ja katselet ikkunoita sekä järjestelet niitä. Kehitystyökalut (Developer) Kehitystyökalut -välilehti on näytöllä jos se on asetuksella otettu esiin (sivu 108). Kuva 14 Kuvassa Kehitystyökalut (Developer) -välilehden. Välilehti sisältää ohjelman kehittyneet toiminnot kuten ohjelmointieditorin ja makrotyökalut. Tilannekohtaiset välilehdet Objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset välilehdet näytetään vasta, kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Kuva 15 Valittuasi kaavion näet kaaviotyökalujen Rakenne (Design), Asettelu (Layout) ja Muotoilu (Format) -valintapainikkeet. Napsauttamalla valintapainiketta näet valintanauhassa kaavion käsittelyyn (Rakenne ja Asettelu) tai muotoiluun (Muotoilu) tarkoitetun välilehden. Jotkin painikkeet jäävät voimaan niitä kaksoisnapsauttamalla. Tällä tavalla voit toistaa tehtyä toimintoa. Tällainen painike on muun muassa Muotoilusivellin (Format Painter). Kun teet toistuvaa saman muotoilun kopiointia toimi seuraavasti: Maalaa aluksi alue, jonka ulkonäön haluat periyttää. Kaksoisnapsauta muotoilusivellintä. Maalaa alueet, joihin haluat muotoilun. Lopeta painikkeen (toiminnon) käyttö painamalla Esc-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 14

15 Valintaikkunat Office ohjelmista löytyvät myös perinteiset Windows-valintaikkunat. Näissä valintaikkunoissa voit tehdä paljon yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia. Asiakirjan nimi Avainpainike Kuva 16 Kohdistamalla osoittimen välilehden ryhmän oikeaan alakulmaan näet kuvauksen avainpainikkeen avulla löytyvästä valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muokkaamaan asetuksia. Aktiivinen eli valittu välilehti Kuva 17 Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy tekemäsi asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan, napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta. Voit peruuttaa ikkunan ja tekemäsi asetukset myös painamalla näppäimistöltä Esc-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 15

16 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä (oikealla) painikkeen, jossa on musta kolmio kärki alaspäin. Tällaisen painikkeen napsautus tuo näkyviisi valikoiman. Valikoima sisältää valittavaksesi vaihtoehtoisia asetuksia kyseisen toiminnon suorittamiseksi. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Kuva 18 Napsauta valikoimasta (lukumuotoilu) voimaan soluun haluamasi asetus. Siirtäessäsi hiirellä osoitinta eri luettelokohtiin näet samaan aikaan valitussa solussa asetuksen vaikutuksen. Tämä siksi, että Excelissä on oletuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu. Asiasta saat lisätietoa seuraavalta sivulta (sivu 17). Kari Keinonen Sivu 16

17 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Taulukkoa muotoillessasi on oletusasetuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu. Aktiivinen solu Kuva 19 Liikuttaessasi osoitinta muotoilukomentojen (tässä fontin väripaletin) päällä näet valitussa solussa heti "mahdollisen" valinnan muutoksen vaikutuksen. Reaaliaikaisen esikatselun avulla voitkin vertailla asetusten vaikutuksia ilman että vielä teet asetuksen. Reaaliaikaisen esikatselun saat pois käytöstä Excelin Asetukset (Excel Options) -valintaikkunassa Käyttäjän asetukset (Popular) -välilehdellä. Napsauta valinta Ota reaaliaikainen esikatselu käyttöön (Enable Live Preview) pois voimasta. Pikavalikot ja pikavalikoimat Excel 2007 tuo mukanaan myös perinteisen pikavalikon ja sen lisäksi uutena toimintona pikavalikoiman. Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi kohtaa (objektia) taulukossa. Kuva 20 Hiiren kakkospainikkeella saat esiin aina objektin (tässä solun) pikavalikoiman ja pikavalikon. Ne sisältävät kyseisen objektin (solu D5) käsittelyyn tarkoitettuja toimintoja. Pikavalikoima (ylempi) sisältää tekstimuotoiluun tarvittavia perustyökaluja. Pikavalikko (alempi) taas sisältää valitun objektin muihin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja. Pikavalikko on ohjelmakäytön keskeinen työväline, opettele sen käyttö huolella. Kari Keinonen Sivu 17

18 Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Normaali (Normal ) -näkymä on taulukkolaskentaohjelman perinteinen näkymä. Näkymässä näet koko taulukon ruudukon vierittämällä näyttöä alas tai oikealle. Oletusarvoisesti Excel käynnistyy Normaali (Normal) - näkymään, jossa sinun on helpointa laatia laskelmia. Kuva 21 Normaali (Normal) -näkymään pääset aina palaamaan napsauttamalla ikkunan alalaidan Normaali (Normal) -painiketta. Tyhjästä alueesta voit siirtyä taulukon viimeiselle riville painamalla CTRL + alanuoli -näppäinyhdistelmää. Voit palata ensimmäiseen tietoa sisältävään soluun tai taulukon alkuun painamalla CTRL + ylänuolta. Viimeiseen sarakkeeseen oikealla pääset painamalla CTRL + vasen nuoli -näppäinyhdistelmää ja sieltä palaat näppäilemällä CTRL + oikea nuoli. Voit siirtyä taulukosta toiseen napsauttamalla hiirellä taulukkovalitsinta. Voit siirtyä myös taulukosta toiseen näppäinyhdistelmillä CTRL + Page Up (seuraavaan taulukkoon) ja Ctrl + Page Down (edelliseen taulukkoon). Kari Keinonen Sivu 18

19 Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä on tarkoitettu taulukon tulostusasun tarkasteluun. Tässä tilassa on helppo katsella miltä taulukko näyttää jos se tulostetaan. Asettelunäkymässä näet sivurajat, ylä- ja alatunnisteelle varatut alueet sekä mittaviivaimet. Sivun asettelu (Page Layout) -näkymässä käsittelet sivuja tehokkaimmin, kun otat esiin valintanauhaan Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden toiminnot. Löydät välilehdeltä nopeasti suoritettavia sivun hallinnallisia toimintoja niin sivun tulostussuunnan muuttamiseen, reunusten määrittämiseen kuin ruudukon näyttämiseen. Kuva 22 Sivun asettelu (Page Layout) -näkymään pääset napsauttamalla kyseistä painiketta. Tässä näkymässä sinun on helppo tuottaa asiakirjaan ylä- ja alatunniste. Kuvassa ikkunan zoomausaste on 50 %. Ikkunaa zoomaamalla pääsetkin tarkastelemaan yhtä tai useampaa sivua kerralla. Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän oikeassa alakulmassa olevalla avainpainikkeella pääset siirtymään perinteiseen Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkunaan (Kuva 23 sivulla 20). Sivun asettelu (Page Layout) -näkymää sinun kannattaa käyttää tulostussivujen ulkoasua muokatessasi tai ylä- ja alatunnistetta tehdessäsi. Näkymä tuntuu kuitenkin toimivan varsin tahmeasti, joten suosittelen että työskentelet pääosin joko Normaali (Normal) tai Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymässä. Kari Keinonen Sivu 19

20 Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkuna Tulosteen zoomaus Paperikoko Tulostuslaatu Kuva 23 Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkunan eri välilehdillä pääset muokkaamaan monipuolisesti tiedoston (sivujen) tulostusasetuksia. Ylä- ja alatunnisteen luominen Ylä- ja alatunnisteeseen sinun tulee kirjoittaa se tieto tai sijoittaa se kuva, jonka haluat toistuvan asiakirjan kaikissa tulostuvissa sivuissa. Tuota tunnisteisiin haluamasi, kaikilla sivuilla toistuva tieto (esimerkiksi logo ja sivunumero). Voit myös määrittää ensimmäisen sivun erilaiseksi, jolloin sillä sivulla ei välttämättä ole tunnisteita lainkaan. Kuva 24 Sivun asettelu (Page Layout) -näkymässä pääset muokkaamaan ylä- ja alatunnistetta. Molemmat tunnisteet on jaettu kolmeen lohkoon. Lohkoihin pääset niitä napsauttamalla. Tietoa lohkoihin voit tuottaa kirjoittamalla tai Rakenne (Design) -välilehden toimintopainikkeilla. Asetukset (Options) -ryhmästä voit tehdä kansilehdelle Erilainen ensimmäinen sivu (Different First Page) -asetuksen valinnan. Tunnisteista pääset pois napsauttamalla jotain osaa laskentataulukossa. Kari Keinonen Sivu 20

21 Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä Näkymä auttaa suurten taulukoiden tarkastelussa. Tässä tilassa sinun on helppo muuttaa suuremman asiakirjan tulostusasua, esimerkiksi sitä miten se jakautuu eri sivuille. Näkymässä teet helposti laskentaa ja samalla tarkkailet miten tulostettavaksi tarkoitetut lopulliset sivut asettuvat. Kuva 25 Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymään pääset kyseisellä painikkeella. Kuva 26 Edellisen kuvan taulukko tulostuu kahdelle sivulle. Vetämällä katkoviivan oikealle asiakirja tulostuu yhdelle sivulle. Muuta kuitenkin Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Suunta (Orientation) -pudotusvalikosta voimaan Vaaka (Landscape) -asetus. Kari Keinonen Sivu 21

22 Tiedoston käsitteleminen Uusi työkirja Excel 2007 Uuden työkirjan luot helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + n. Tällainen uusi työkirja saa ulkoasun ohjelman oletusmallista. Malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu; toistuvaa vakiotietoa, kaavoja ja muotoiluja sisältävä asiakirja. Oletusmalli vastaa Käyttäjän asetuksissa annettuja määrityksiä. Mallien luomisesta ja käyttöönotosta saat lisätietoa sivulta 104. Uuden asiakirjan voit luoda myös jonkin valmiin mallin mukaan napsauttamalla Office-valikon Uusi (New) -komentoa. Näkyviin tulee Uusi työkirja (New Workbook) -valintaikkuna. Ikkunasta voit valita Excelin mukana asennetun mallin tai Microsoft Office Online -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit (My templates) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 27 Uusi työkirja (New Workbook) -valintaikkunasta löydät Asennetut mallit (Installed Templates) -välilehdeltä Excel asennuksen yhteydessä kovalevyllesi asennettuja malleja. Omat mallit (My templates) -välilehdeltä löydät itse luomasi mallit. Asennetuista malleista voit valita haluamasi valitsemalla sen ryhmästä ja napsauttamalla Luo (Create) -painiketta. Malli tallennetaan yleensä käyttäjäprofiiliin tähän tarkoitukseen ohjelma-asennuksen aikana perustettuun kansioon. Organisaation verkossa mallit pääsääntöisesti tallennetaan keskitetysti verkon palvelimelle. Mallin tallennusmuoto on Excel-malli (Excel Template) (tiedoston nimen tarkenne.xltx) tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template) (tiedoston nimen tarkenne.xltm). Kari Keinonen Sivu 22

23 Tiedoston avaaminen Avaat olemassa olevan työkirjan helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + o. Asiakirjan voit avata myös napsauttamalla Office-valikon Avaa (Open) -komentoa. Kun olet muuttanut avattua tiedostoa muista, että korvaat uudella muutetulla tiedostolla aiemmin talletetun kun napsautat Tallenna (Save) -painiketta. Voit myös avata aiemmin luodun työkirjan pohjaksi eli malliksi (ohje sivulla 24), jolloin et muutoksia tehtyäsi vaikuta tallennuksessa aiemmin luotuun asiakirjaan. Etsi (Find) -ruutu ja -painike Kansiossa oleva tiedosto Tiedostotyyppi Kuva 28 Valintaikkunan avulla voit etsiä tiedostoa levyiltä kirjoittamalla tiedostonimen Haku (Search) -kenttään ja napsauttamalla Etsi (Find) -painiketta. Jos muistat tiedoston sijainnin, kannattaa sinun napsauttaa Kansiot (Folders) -painiketta. Painikkeen alla näet hakemistorakenteen. Puurakenteesta selaat näkyviin ja avaat haluamasi levyn ja kansion. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open) -painiketta. Avaa (Open) -valintaikkunaa voit mukauttaa mieleiseksesi Järjestä (Organize) ja Näkymät (Views) -painikkeilla. Voit myös avata tai tuoda eri tallennusmuotoista (.TXT,.CSV yms.) tietoa Exceliin, siitä on hieman lisätietoa myöhemmin sivulla 155. Avaa ja korjaa tiedosto Tiedostotyyppi Kuva 29 Vahingoittunutta tiedostoa avatessasi voit korjata sitä valintaikkunan Avaa (Open) -pudotusvalikon Avaa ja korjaa (Open and Repair) -komennolla. Kari Keinonen Sivu 23

24 Avaa aiemmin luotu työkirja mallina Vanhan työkirjan voit ottaa uuden asiakirjan pohjaksi. Näin avatun työkirjan otsikkorivillä näet tallennusnimen, joka on lisänumerolla muutettu alkuperäisestä. Avoin asiakirja ja alkuperäinen ovat siis eri tiedostoja, vanha levyllä oleva tiedosto säilyy muuttumattomana kun muutat tätä uutta. Tällaisen uuden asiakirjan voit luoda napsauttamalla Office-valikon Uusi (New) -komentoa. Näkyviin tulee Uusi työkirja (New Workbook) -valintaikkuna (sivun 22 Kuva 27). Napsauta Uusi aiemmin luodusta (New from existing) -komentoa. Valittu tiedosto Tiedostotyyppi Kuva 30 Esiin tulevassa valintaikkunassa sinun tulee etsiä tiedosto ja sen jälkeen napsauttaa Luo uusi (Create New) -painiketta. Kuva 31 Uuden tiedoston ikkunassa otsikkorivillä näet tiedostonimen, jossa on perässä numero 1. Kun tallennat asiakirjan Tallenna (Save) -painikkeella, on tallennus ensimmäinen kyseiselle tiedostolle. Esiin avautuukin Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkuna. Siinä sinun tulee etsiä tiedostolle sopiva kohde ja antaa sille uusi looginen nimi. Lisätietoa tallenna nimellä toiminnosta saat myöhemmin sivulta 28. Tiedoston sulkeminen Tiedostoikkunan voit sulkea Office-painikkeen Sulje (Close) -komennolla, tiedostoikkunan Sulje (Close) -painikkeella (kuva vasemmalla) tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + F4. Tiedostoikkunan sulkeminen ei lopeta ohjelmaa. Tallenna aina muuttunut tiedosto. Kari Keinonen Sivu 24

25 Tulostus Excel 2007 Taulukon tulostaminen siististi on hieman työlästä. Tulostamisen helpottamiseksi on ohjelmaan tehty Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä (lisätietoa sivulla 18) ja Määritä tulostusalue (Set Print Area) -komento sekä Esikatselu (Preview) -toiminto. Määritä tulostusalue Voit määritellä taulukosta haluamasi alueen tulostuvaksi seuraavasti: Valitse taulukosta koko tulostettavaksi aiottu solualue. Valitse valintanauhasta Sivun asettelu (Page Layout) -välilehdeltä Tulostusalue (Print Area) -painikkeen pudotusvalikosta Määritä tulostusalue (Set Print Area) -komento. Siirry esikatseluun, siellä voit vielä tehdä tulostuksen korjauksia. Esikatselu (Preview) Excel on ns. WYSIWYG -ohjelma, eli saat mitä näet ideologian tulisi toteutua tulostettaessa. Vaikka tekisit laskentaa Sivunasettelu (Page Layout) -näkymässä, ei WYSIWYG täysin toteudu. Kuvaruudulla näkyvä ei tulostu paperille tarkalleen samanlaisena. Ennen tulostusta sinun onkin hyvä tutkia sivua Esikatselu (Preview) -tilassa. Siellä voit ennen tulostamista vielä muokata asiakirjan ulkoasua. Esikatseluun pääset Office-valikon Tulosta (Print) -alivalikon Esikatselu (Preview) -komennolla ja sieltä voit tulostaa suoraan napsauttamalla Tulosta (Print) -painiketta. Edes esikatselutilassa ei näkemäsi kuva näytä tarkasti samalta kuin tulostettu asiakirja. Tulostus (Print) Tulosta Office-valikon Tulosta (Print) -alivalikon Tulosta (Print) -komennolla. Ominaisuudet (Properties) -painike Kuva 32 Kuvassa näet esiin tulevan valintaikkunan ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Valintaikkunassa valitset oikean tulostimen (Nimi:), kirjoitat halutun tulostussivumäärän (Kopioiden määrä), ja haluamasi sivut (Sivualue). Tulostaaksesi napsauta OK-painiketta. Muista Pikatulosta (Quick Print) -painiketta tai komentoa käyttäessäsi, että tällä toiminnolla tulostuu koko asiakirjasi (kaikki sivut) oletustulostimella. Kari Keinonen Sivu 25

26 Tulostuksen asetukset Tulostimen ominaisuuksiin ja tulostusasetuksiin voit vaikuttaa Office-valikon Tulosta (Print) -alivalikon Tulosta (Print) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Valittu tulostin Esikatselu (Preview) -painike Kuva 33 Napsauta Ominaisuudet (Properties) -painiketta, niin saat esiin seuraavassa kuvassa näkyvän valintaikkunan (tulostimena HP DeskJet 845C). Tulostimen ominaisuudet Esikatselukuva Kuva 34 Kuvassa näet tulostimen ominaisuuksia ja voit vaikuttaa tulostimen asetuksiin. Asettelu (Layout) -välilehdellä voit vaihtaa tulostuspaperin suuntaa, arkkien tulostusjärjestystä ja sivumäärän arkilla. Paperi ja laatu (Paper/Quality) -välilehdellä voit valita paperilähteen (paperilokeron) sekä väriasetukset. Lisäasetukset (Advanced) -painikkeen napsautuksella esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä tulostimen asetuksiin hienosäätöä. Kari Keinonen Sivu 26

27 Tallennus Excel 2007 Sinun kannattaa tallentaa tekemäsi asiakirja aina sähköiseen muotoon, saatat joskus vielä tarvita tuota asiakirjaa. Kotona tallennus tapahtuu paikalliselle kovalevylle. Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tallennus tapahtuu tarkoitukseen luodulle verkkolevylle (usein K: tai H:). Tallenna (Save) -komennon löydät Office-valikosta. Aiemmin tehtyä asiakirjaa tarvitset mitä ilmeisimmin myöhemmin. Tallennettua tiedostoa voitkin käyttää uudestaan pohjana jossain muussa vastaavan sisällön omaavassa asiakirjassa. Näin toimien vähennät tulevaa työmääräsi huomattavasti. Tallentaminen tapahtuu Office-valikon Tallenna (Save) -komennolla tai napsauttamalla pikatyökalurivin painiketta Tallenna (Save). Tiedostolista Kuva 35 Ensimmäistä kertaa tallentaessasi ohjelma kysyy tiedostolle nimeä. Tallenna asiakirja oman Tietokoneen hakemistorakenteessa sopivalle levylle sellaiseen kansioon, jonka nimi on aihealuetta kuvaava. Anna tiedostolle sisältöä hyvin kuvaava looginen nimi. Näillä toimintatavoilla löydät asiakirjasi myöhemminkin helposti. Seuraavalla kerralla Tallenna (Save) -painiketta napsauttaessasi tallentuvat tehdyt muutokset aiemmin antamallasi nimellä kansioon, johon sen alun alkaen tallensit. Samassa kansiossa ei voi olla kahta samannimistä tiedostoa. Joten toisen kerran Tallenna (Save) -toimintoa käyttäessäsi korvaat aiemman samannimisen tiedoston alkuperäisessä sijainnissaan. Näin saatat voimaan tiedostoon tehdyt muutokset, eli päivität tiedoston tiedot ajantasalle. Kari Keinonen Sivu 27

28 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Avatessasi aiemmin luodun asiakirjan pohjaksi uudelle asiakirjallesi, haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiin uudella nimellä. Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit suoraan napsauttaa Tallenna nimellä (Save As) -komentoa, jolloin avautuu edellisen aiemman kuvan (Kuva 35) mukainen tilanne. Kuva 36 Tässä kuvassa näet mukautetun Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunan. Kuvassa on korostettu tärkeitä tallennusasetuksia, jotka sinun tulee huomioida. Etsi tiedostolle aina sopiva levyasema ja sieltä tiedostolle sopiva kansio. Anna tiedostolle kuvaava nimi ja valitse sopiva tallennusmuoto. Lisää tallennusmuodoista kerrotaan myöhemmin sivulla 155 ja ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta sivulla 151. Tallentaessasi aiemmin luodun tiedoston uudella nimellä vaikka samaan kansioonkin, säilyy aiemmin tallennettu asiakirja muutoksitta sijainnissaan. Tallentaessasi työkirjaa jossa on aliohjelmia (makroja tai VBA-koodia), tulee tiedosto tallentaa.xlsm -muodossa. Kari Keinonen Sivu 28

29 PDF-muunnos Excel 2007 PDF-muunnosta voit käyttää, kun haluat lähettää Excel-taulukon muille, etkä tiedä onko vastaanottajalla asennettuna Excel-ohjelmaa. Näin muunnetussa tiedostossa näkyy taulukon lähtöarvot ja laskennalliset tulokset mutta laskentakaavat eivät näy. Mikä on PDF-tiedosto? Adoben Internet-sivuilla kerrotaan, että Adobe keksi PDF-muodon vuonna Tiedostomuodosta on ajan myötä tullut luotettavien sähköisten dokumenttien ja lomakkeiden yleinen standardi. PDF-tiedosto on sähköiseen muotoon tallennettu näköisasiakirja. Microsoft kertoo, että PDF on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. PDF-tiedostona tallennettu tiedosto on yleensä kooltaan melko pieni. PDF-dokumentti on digitaalinen paperi. Digitaalinen paperi voi olla myös sähköisesti täytettävä lomake, jonka tiedot lähetetään tietoa keräävään organisaatioon. PDF-dokumentti voi sisältää linkkejä (ristiviitteitä, kirjanmerkkejä, web-osoitteita yms.). Linkkien avulla pääset dokumentin sivulta toiselle tai johonkin Internet-osoitteeseen. Sähköistä PDF-dokumenttia voit lukea missä hyvänsä maailmankolkassa. Tietokoneessa on oltava jokin käyttöjärjestelmä (Macintosh, UNIX tai Windows) ja PDF-lukuohjelma. Ilmaisia lukuohjelmia on useita, mm. Adobe Reader ja Foxit Reader. Foxit Reader -katseluohjelma on kevyt ohjelma. Sen suurin puute on se, että se ei ymmärrä kaikkia PDF-lomaketoimintoja. Adobe Reader taas on raskaampi, mutta erittäin monipuolisin ominaisuuksin varustettu lukuohjelma. Lisätietoa ohjelmista ja latausosoitteet löydät osoitteesta: Sähköisiä PDF-tiedostoja voidaan jaella tallentaen ne jollekin tallennusvälineelle, kuten CD-levylle tai muistitikulle. PDF-tiedostoja jaellaan yleisesti myös Internetissä, kohtaat niitä todennäköisesti joka päivä. PDF-materiaalin haluava voi ladata materiaalin sivustolta, kunhan hänellä on siihen oikeus. On yleistä jakaa PDF-muotoiset materiaalit myös in liitetiedostoina. PDF-tiedostomuotoa käytetään lisäksi usein painettavaksi tarkoitettujen tiedostojen viemisessä painotaloon. PDF-tiedostomuoto oli vielä pari vuotta sitten erittäin turvallinen levittää. Mutta jo vuonna 2007 on PDF-tiedostojen avulla levitetty verkossa haittaohjelmia. Ole itse huolellinen jakaessasi PDF-tiedostoja. Avaa vain ne tiedostot, joiden turvallisuudesta olet varma. Lisätietoa haitallisista PDF-tiedostoista saat artikkelista: Kari Keinonen Sivu 29

30 PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedoston voit luoda monella tavalla. Voit skannata paperilla olevan asiakirjan Adobe Acrobat -ohjelmalla PDF-muotoon. Voit tulostaa Excel-asiakirjan Adobe PDF -tulostimella (ohjelmalla). PDF-tiedostoksi tulostaminen Harjoitustiedosto: Tuotteet-2-ratkaistu.xlsx Excel-ohjelmasta voit tulostaa avoinna olevan tiedoston PDF-muotoon napsauttamalla Office-valikosta Tulosta (Print) -alivalikosta Tulosta (Print) -komentoa. Ominaisuudetpainike Kuva 37 Valitse Tulosta (Print) -valintaikkunassa tulostimeksi Adobe PDF -ohjelma. Tehdäksesi muunnoksen napsauta OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 30

31 Keskeiset perusteet Solu Excel 2007 Laskenta-arkin ruuduston rivien ja sarakkeiden risteyskohdat ovat soluja (Cells). Kaikki laskenta-arkille syötettävä tieto kannattaa syöttää soluihin kaavariviä (Formula Bar) apuna käyttäen. Aktiivinen solu Kuva 38 Kuvassa näet ruudukon ja valitun (aktiivinen) solun (sarakkeessa A rivillä 1). Nimiruudussa näet kyseisen solun osoitteen (A1). On tärkeää, että syötät jokaisen erilaisen tiedon omaan soluunsa. Työarkilla liikkuminen ja solun valinta Ruudukolla voit liikkua siirtämällä aktiivisuutta (muuttamatta solujen sisältöä) joko: - Home-näppäimellä - End-näppäimellä - Page Up -näppäimellä - Page Down -näppäimellä - nuolinäppäimillä - eri näppäinyhdistelmillä tai - hiiren avulla. Tässä monisteessa käsitellään pääosin hiirellä tapahtuvia valintatapoja. Solun koko sisällön valitseminen Kun valitset solun, aktivoit sen koko sisällön. Valitussa solussa tapahtuva näppäimistöllä tekemäsi merkkejä aiheuttava näppäimen painallus korvaa soluun aiemmin kirjoitetun sisällön. Välilyönnin näppäileminenkin tuottaa merkin, eikä solu ole enää tyhjä. Kaikki laskeminen tai kirjoittaminen tapahtuu kaavarivillä. Solussa olevan merkin tai merkkijonon valitseminen Soluun kirjoitetun yhden merkin valitset kaavariviltä vetämällä Tekstivalinta (Text Select) -osoittimella merkin yli. Solussa olevan merkkijonon valitset kaavariviltä vetämällä hiirellä Tekstivalinta (Text Select) -osoittimella merkkijonon yli. Kaavarivi Sanan valitseminen Yhden sanan valitset kaavariviltä kaksoisnapsauttamalla osoittimella sanan keskellä. Kaavarivi Kari Keinonen Sivu 31

32 Soluosoite Soluosoite on sarakkeen ja rivin risteyskohdan koordinaatti. Soluosoite muodostuu sarakeotsikosta (kirjaimesta) ja riviotsikosta (numerosta). Laatiessasi laskentamalleja, käytä kaavoissasi aina soluosoitteita, vältä lukuja kaavoissa. Suhteellinen viittaus (suhteellinen osoite) Suhteellinen viittaus(relative reference) tarkoittaa sitä, että kopioidessasi suhteellista osoitetta johonkin suuntaan muuttuu kaava kopioituvissa soluissa. Osoite merkitään kirjain-numero -yhdistelmänä, esimerkiksi A1. Solun B1 kaava Kopiointiosoitin Kuva 39 Kirjoita soluun A1 sana Presidentti. Kirjoita soluun B1 kaava =A1 ja paina Enter-näppäintä. Näin palautat kaavalla (linkität) soluun B1 solussa A1 olevan tiedon. Kun valitset nyt solun B1 ja vedät kopiointikahvasta alas (kopioit solun B1 tiedot alaspäin), niin soluun B2 saat kaavan =A2 ja soluun B3 saat kaavan =A3. Laskentamallissasi kopioitu osoite viittaa siis yhden askeleen vasemmalle eli viereiseen soluun. Koska laskentamallissasi A2 ja A3 soluissa on tyhjiä soluja, niin soluihin B2 ja B3 palautuu arvoksi nolla. Suora viittaus (kiinnitetty- tai absoluuttinen osoite) Suora viittaus(absolute reference) kiinnittää osoitteen (kuten katuosoite käyntikortissa) vaikka solun sisältöä kopioitaisiin johonkin suuntaan. Osoite merkitään kirjainnumero -yhdistelmänä ja dollarimerkein, esimerkiksi $A$11. Solun B1 kaava Kuva 40 Kirjoita soluun A1 sana Presidentti. Kirjoita soluun B1 kaava =$A$1 ja paina Enter-näppäintä. Näin palautat kaavalla (linkität) soluun A1 syötetyn tiedon soluun B1. Kun valitset nyt solun B1 ja vedät kopiointikahvasta alas (kopioit solun B1 tiedot alaspäin), niin soluun B2 saat kaavan =$A$1 ja soluun B3 saat kaavan =$A$1. Näin sait aikaan kiinteän osoitteen joka ei muutu kopioitaessa. Laskentamallissasi kopioitu osoite viittaa aina samaan lähdesoluun A1, joten soluihin B2 ja B3 palautuu arvoksi sana Presidentti. Suoran viittauksen kirjoitat kaavaan siten, että ensin kirjoitat kaavariville =-merkin (yhtäläisyysmerkin). Valitse seuraavaksi solu A1 (esimerkissämme) napsauttamalla solua. Paina sitten näppäimistöltä F4-funktionäppäintä ja hyväksy lopuksi kaavan syöttö näppäimistön tai kaavarivin Enter-näppäimellä. Kari Keinonen Sivu 32

33 Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa Valittuun soluun syötät merkkejä, joista Excel automaattisesti luokittelee syötetyn tiedon luku-, päivämäärä-, aika- tai tekstityyppiseksi. Kun kaikki syöttämäsi merkit ovat numeroita, soluun tallennetaan arvo lukuna (vain luvuilla, ajoilla ja päivämäärillä voit laskea). Tieto on päivämäärämuotoa, kun kirjoitat sen muodossa. Käytä pisteitä väleissä, näin voit laskea arvolla. Tieto on aikamuotoista, kun kirjoitat sen muodossa 12:30. Käytä kaksoispistettä väleissä, näin voit laskea arvolla. Muuten soluun tallentuu tieto tekstinä. Kun kirjoitat soluun ensimmäiseksi = (yhtäläisyys), + (plus) tai - (miinus) -merkin, tallentuu soluun laskentakaava. Hyväksy tiedon syöttö soluun Enter-näppäimellä. Niin kauan kuin syöttö soluun on kesken, voit peruuttaa sen Esc-näppäimellä. Käytä virhesyötön hyväksyttyäsi väärän tiedonsyötön kumoamiseen Undo (Kumoa) -toimintoa. Toiminnolla kumoat minkä hyvänsä taulukkoon tehdyn muutoksen. Excelin Kumoa (Undo) -toiminto antaa sinulle mahdollisuuden peruuttaa kymmeniä viimeksi taulukkoon tekemiäsi muutoksia. Syötä ja muuta tietoa aina kaavarivillä. Kun soluun tallennetaan välilyönti (syöttö + Enter), solu ei ole enää tyhjä. Erikoismerkkien kirjoittaminen Kirjoittaessasi tarvitset usein erikoismerkkejä. Hyvän valikoiman erikoismerkkejä löydät Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -ohjelmasta, sen löydät: Käynnistä (Start) -valikosta Kaikki ohjelmat (All Programs) -alivalikosta Apuohjelmat (Accessories) -alivalikosta Avaamalla Merkistö (Character Map) -ohjelman Merkistöstä tuotat merkin asiakirjaan Kopioi - Liitä -periaatteella. Lisämerkistö löytyy myös Excel ohjelman Lisää (Insert) -välilehdeltä Teksti (Text) -ryhmästä Merkki (Symbol) -painikkeella. Solun sisällön poistaminen ja korvaaminen Valitun eli aktiivisen solun sisällön voit poistaa Poisto (Backspace) tai Del -näppäintä painamalla (kuvat vasemmalla). Tiedon korvaat valitsemalla solun ja kirjoittamalla siihen uuden arvon, jolloin vanha arvo korvaantuu uudella. Valitun solun sisällön korvaat myös sijoittamalla leikepöydän sisällön (tekstin tai numeron) soluun. Sisältö siirtyy (poistuu alkuperäisestä paikastaan), kun leikkaat sen leikepöydälle ja liität uuteen paikkaan, kopiointi monistaa tiedon. Kari Keinonen Sivu 33

34 Alue ja sen valinta Alue (Range) on yhtenäinen joukko soluja, se muodostuu useasta solusta. Alue merkitään kaavaan kahdella soluosoitteella ja väliin kirjoitetulla kaksoispisteellä. Kaksi eri aluetta erotellaan kaavassa puolipisteellä. Koko taulukko Excel 2007 tallennusmuotoista taulukkoa tuottaessasi on rivejä käytössäsi ja sarakkeita Kun tuotat Excel 2003 yhteensopivaa taulukkoa, voit tuottaa huomattavasti pienempää taulukkoa, rivejä on käytössäsi ja sarakkeita 256. Taulukon valinta Tulee tilanteita, jolloin sinun on valittava koko taulukko. Valintaosoitin Rivi Kuva 41 Koko taulukon valitset napsauttamalla rivi- ja sarakeotsikoiden risteyskohdassa olevaa painiketta. Yhdelle riville (Row) kannattaa syöttää yleensä yhtä aihekokonaisuutta sisältävää tietoa. Tällä tarkoitan sitä, että tuoteluetteloa tehtäessä riville kirjoitetaan yhden tuotteen kaikki tiedot, eikä muiden tuotteiden tietoja. Rivin valinta Rivin valinta on tarpeen muun muassa, kun lisäät uuden rivin valitsemasi yläpuolelle. Valintaosoitin Kuva 42 Rivin valitset napsauttamalla rivitunnusta. Useita rivejä voit valita vetämällä osoitinta usean rivitunnuksen yli. Rivin lisääminen Saat lisättyä uuden rivin napsauttamalla rivitunnusta toisella hiiren painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Insert (Lisää) -komennon. Uusi rivi syntyy valitun yläpuolelle. Rivikorkeuden muuttaminen Saat muutettua rivin korkeutta hiirellä vetämällä, kun osoitin rivitunnuksen alapuolella olevan viivan kohdalla muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Kari Keinonen Sivu 34

35 Sarake Yhteen sarakkeeseen (Column) kannattaa yleensä syöttää yhden osatekijän tietoja. Tällä tarkoitan sitä, että tuoteluetteloa laatiessasi kirjoita yhteen sarakkeeseen kaikki tuotenumerot, toiseen sarakkeeseen tuotteiden nimet jne. Sarakkeen valinta Sarakkeen valinta on tarpeen kun lisäät uuden sarakkeen valitsemasi viereen. Valintaosoitin Kuva 43 Sarakkeen valitset napsauttamalla saraketunnusta. Useita sarakkeita voit valita vetämällä osoitinta usean saraketunnuksen yli. Sarakkeen lisääminen Saat lisättyä sarakkeen napsauttamalla saraketunnusta toisella hiiren painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Lisää (Insert) -komennon. Uusi sarake lisätään valitun sarakkeen vasemmalle puolelle. Sarakeleveyden muuttaminen Saat muutettua sarakkeen leveyttä hiirellä vetämällä, kun osoitin saraketunnuksen oikealla puolella olevan viivan kohdalla muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Kari Keinonen Sivu 35

36 Rivi- ja sarakeotsikoiden kiinnittäminen Rivi- ja sarakeotsikkoja kiinnittämällä näet suurtakin taulukkoa rullatessasi haluamasi otsikot rullauksen aikana, se helpottaa syöttötiedon selailua. Harjoitustiedosto: Vaalitulos-2007.xlsx Avaa Vaalitulos-2007.xlsx -tiedosto seuraavaa kokeilua varten. Kuva 44 Valitse ensimmäinen solu jossa on tietokannan muuttuvaa tietoa, tässä solu jossa lukee Ahde, Matti. Valitse valintanauhaan Näytä (View) -välilehti. Napsauta Ikkuna (Window) -ryhmän Kiinnitä ruudut (Freeze Panes) -pudotusvalikosta Kiinnitä ruudut (Freeze Panes) -komentoa. Näin kiinnitit kolme ylintä riviä, ne näkyvät näytöllä aina kun selailet taulukkoa alaspäin. Edellisen kuvan tilanteessa olisi voitu kiinnittää samalla kertaa A-sarake. Jos olisi valittukin B4-solu, olisi Kiinnitä ruudut (Freeze Panes) komennolla kiinnittynyt niin kolme ylintä riviä kuin vasen sarake. Rivien ja sarakkeiden piilottaminen Voit poistaa tarpeettomat rivit, mutta voit myös piilottaa ne. Piilottamalla soluissa oleva tieto säilyy ja sitä voidaan käyttää apuna laskennassa. Kuva 45 Napsauta rivi- tai sarakeotsikon pikavalikosta Piilota (Hide) -komentoa, kun haluat piilottaa rivin tai sarakkeen. Esiin saat piilotetun rivin tai sarakkeen pikavalikon Näytä (Unhide) -komennolla. Kari Keinonen Sivu 36

37 Erillisten alueiden valinta Toisinaan tulee eteen tilanne, jossa joudut valitsemaan taulukosta useita erillisiä alueita. Näin on esimerkiksi silloin, kun teet vain osasta lähtöarvolukuja kaavion. Usea erillinen alue pitää valita monesti myös, kun luot laskentakaavoja. Harjoitustiedosto: Jousimyynti.xlsx Avaa esimerkkitiedosto ja tee seuraavassa kuvassa näytetty kaava soluun D8. Solun D8 kaava Kuva 46 Kaavaa kirjoittaessasi teet usean alueen valinnan vetämällä ensin aktiiviseksi ensimmäisen alueen. Paina Ctrl-näppäin pohjaan ja tee sitten uusi aluevalinta - tätä kutsutaan Ctrl + valinnaksi. Alueet näet nyt kuvan kaavassa siten, että ensimmäinen alue on B5:B7 ja alue ilmaistaan kaksoispisteellä (:). Toinen alue D5:D7 on erotettu ensimmäisestä puolipisteellä (;). Puolipiste toimii suomenkielisissä järjestelmissä ja ohjelmissa yleisesti parametrien tai argumenttien erottimena. Kari Keinonen Sivu 37

38 Alueiden nimeäminen Solulle tai alueelle voit antaa arvojen tarkoitusta kuvaavan nimen. Tällainen nimi helpottaa kaavojen laatimista. Nimetty alue vastaa kaavaa kirjoitettaessa suoraa (kiinnitettyä) soluviittausta. Kaavaa kopioidessasi viittaat siis aina samaan kohtaan taulukkoa. Nimi voi käsittää kaksiulotteisen taulukon alueita. Nimi voi olla myös kolmiulotteinen, usean taulukon alueita yhdistävä kokonaisuus. Tapa 1 Kuva 47 Valitse aluksi alueet, jotka haluat nimetä. Valinnassa tulee olla mukana sarake- ja/tai riviotsikot. Määritetyt nimet (Define Name) pudotusvalikko Kuva 48 Nimeämiseen löytyy Kaavat (Formulas) -välilehdeltä Määritetyt nimet (Defined Names) -ryhmä. Napsauta Luo valinnasta (Create from Selection) -komentoa. Valitaan usein, mutta ei tässä tapauksessa Kuva 49 Tee kuvassa näkyvä asetus ja napsauta OK-painiketta. Näin nimesit esimerkkitaulukosta kaksi aluetta, Tulot ja Menot. Tapa 2 Kari Keinonen Sivu 38

39 Kuva 50 Valitse nimettävä alue ja kirjoita Nimiruutuu (Name Box) -kenttään alueen sisältöä kuvaava nimi. Tapa 3 Kuva 51 Nimien hallinta (Name Manager) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunassa voit luoda uuden aluenimen painikkeella Uusi (New). Nimi voimassa koko työkirjassa Kuva 52 Esiin tulevassa valintaikkunassa nimeät alueen. Nimessä ei saa olla välilyöntejä, erikoismerkkejä ja se on aloitettava kirjaimella (alaviiva on sallittu). Aseta nimi käyttöön joko paikallisena kyseiseen taulukkoon tai käytettäväksi koko työkirjassa. Maalaa sitten Viittaus (Refers to) -kenttään haluamasi aluevalinta. Hyväksy asetukset lopuksi OK-painikkeella. Kari Keinonen Sivu 39

40 Tapa 4 Voit luoda nimen myös vakioarvolle tai laskentakaavalle. Nimen kommentointiin Kuva 53 Valintaikkunassa voit rakentaa vakioarvolle nimen, sitäkin voit käyttää laskentakaavassa. Kirjoita Viittaus (Refers to) -kenttään lukuarvo vakiolle. Tapa 5 Aiemmissa esimerkeissä olet luonut staattisia aluenimiä. Ne eivät mukaudu alueen koon muutokseen, kun syötät taulukkoon uuttaa tietoa. Erittäin hyvä tapa toteuttaa aluenimi on luoda dynaaminen nimi. Dynaaminen alue mukautuu uusien rivien ja niille kirjoitettavien arvojen lisäämiseen. Argumenttien erottimena puolipiste Kuva 54 Nimien hallinta (Name Manager) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa voit luoda dynaamisen osoitteen. Kirjoitat Viittaus (Refers to) -kenttään SIIRTYMÄ(OFFSET) -funktion jonka neljännessä argumentissa lasket sarakkeen arvoja sisältävien sarakearvojen määrän alueen korkeudeksi ja vähennät siitä yhden (otsikkorivi). Viimeisellä argumentilla 1 taas ilmaiset alueen leveyden sarakkeiden määränä. Kari Keinonen Sivu 40

41 Aluenimien käyttäminen Käytä aluenimiä laskentakaavoissa taulukon lukemisen ja laatimisen helpottamiseksi. Kirjoitettava kaava Kuva 55 Kaavaa kirjoittaessa saat aluenimen mukaan kun siirrät esiin tulevassa luettelossa aktiivisuuden nuolinäppäimillä aluenimen kohdalle ja painat Tabulaattori-näppäintä. Aluenimeä käytät kaavassa samalla tavalla huolimatta siitä, miten olet sen luonut. Syötön ohjaus - kelpoisuustarkistus Hyvään laskentamalliin liittyy käyttäjän syöttötyön ohjaaminen. Tällaisen ohjauksen toteutat kelpoisuustarkistuksella, ehdollisella muotoilulla (sivu 49), kommentoinnilla (sivu 145), ohjelmoinnilla (sivu 119) ja syöttölomakkeilla (sivu 108). Kelpoisuustarkistus-toiminnolla ohjaat taulukkoon syötettäviä arvoja. Toiminnolla voit rajoittaa soluun syötettävän lukuarvon suuruutta. Voit myös rajoittaa tekstimerkkijonojen syöttöä. Tekstisyöttöä rajoittaessasi tarvitset luettelon (List) eli pudotusvalikon, sellaisen perustat lähtöarvoluettelon pohjalta. Tekstisyötön rajoittaminen Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Kuva 56 Kuvan taulukkoon on perustettu Maksuaikojen syöttöä ohjaava luettelo. Luettelo on tehty Tiedot (Data) -välilehden Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen (Data Validation) -työkalun valintaikkunassa. Voit laatia ehdolle myös virheilmoituksen Virhesanoma (Error Alert) -välilehdellä. Kari Keinonen Sivu 41

42 Lukuarvon syötön rajoittaminen Kuva 57 Laadi kuvassa esitetty kelpoisuusehto Viivästyskorko-kentälle. Tämän jälkeen kenttään voi syöttää vain arvoja 0-0,19 (vastaavat arvoja 0-19 %). Päivämäärän syötön rajoittaminen Kuva 58 Laadi kuvassa esitetty kelpoisuusehto Laskutuspäivä-kentälle. Tämän jälkeen kenttään ei voi syöttää arvoa joka on pienempi kuin tai suurempi kuin tämä päivämäärä. Tietysti tällaisen ehdon toimivuuden edellytys on, että tietokoneen kello/aika on oikein. Kari Keinonen Sivu 42

43 Solun ja alueen sisällön muotoileminen Excel taulukossa on sen asentamisen jälkeen oletuksena käytössä Office-teema. Tällä teemalla tekemillesi muotoiluille on annettu perusarvot - oletusarvot. Tällaisia oletusarvoja ovat oletuskirjasin, värivalikoimat ja tehosteet. Voit vaihtaa teeman, siitä kerrotaan muutama sana seuraavaksi. Voit myös ohittaa teeman oletusmuotoilut tekemällä itse haluamasi muotoilut. Kun olet kerran tehnyt jonkin muotoilun soluun tai alueeseen, se säilyy siinä vaikka tyhjentäisitkin solun. Voit palauttaa soluun oletusmuotoilun esimerkiksi Normaalityyliä käyttämällä. Teemat (Themes) Teema on kokoelma muotoilumäärityksiä. Teema on kokonaisuus, joka pitää sisällään koko taulukon muotoiluun suunnitellut värivalikoimat, fontin ja grafiikan tehosteet. Kun vaihdat teemaa, vaihdat taulukossa nämä kaikki muotoilumääritykset kerralla. Käyttäessäsi Exceliä käytät aina myös teemaa. Oletusteema on nimeltään Office. Teeman vaihdat Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Teemat (Themes) -painikkeen valikoimasta. Teemalle on määritelty myös vaihtoehtoiset värit, fontit ja tehosteet, ne löydät ja niitä voit muuttaa Teemat (Themes) -ryhmän painikkeiden valikoimista. Teemat (Themes) -ryhmä Teemat (Themes) -valikoima Kuva 59 Teemat (Themes) -painikkeen valikoimasta voit valita teeman joka vaikuttaa koko työn alla olevaan työkirjaan. Näitä valikoimia käyttäen onkin helpointa määrittää taulukolle perusmuotoilut. Värit (Colors), Fontit (Fonts) ja Tehosteet (Effects) -painikkeilla saat vaihdettua mieleiseksesi koko teeman muotoilujen oletusarvot. Valitun taulukon osan muotoilumuutokset teet Aloitus (Home) -välilehden Tyyli (Style) -ryhmän Solutyylit (Cell Styles) -valikoiman komennoilla. Kari Keinonen Sivu 43

44 Solutyylit Solutyylit ovat Excelissä erilaisia luku- ja tekstimuotoilukokoelmia, niitä määritetään ja käytetään suunnilleen samoin kuin Wordissa luotujakin tyylejä. Mikä on solutyyli? Tyyli on yhteen nimettyyn komentoon talletettu luku- ja tekstimuotoilujen kokonaisuus. Laskentamallissa on aina joitain lukuja ja niiden dimensioita (laatuja), joita ei ole Excelin oletusmuotoiluissa, ne voit tallentaa solutyyleiksi. Solutyyliä voit käyttää aktiivisten alueiden tai yksittäisten solujen muotoiluun. Solutyyli sisältää kirjasimen, kirjasinkoon, kirjasinvärin, lihavoinnin, valuuttasymbolin ja paljon muuta. Tärkeitä itse tehtäväksi sopivia solutyylimäärityksiä ovat: Matkaa ilmaiseva laatu eli tyyli (km). Nopeutta ilmaiseva laatu eli tyyli (km/h). Alaa ilmaiseva laatu eli tyyli (m 2 ) Tilavuutta ilmaiseva laatu eli tyyli (m 3 ) Määrää ilmaiseva laatu eli tyyli (kpl) Litraa ilmaiseva laatu eli tyyli (l) Tuntia ilmaiseva laatu eli tyyli (h) Solutyylin luominen Luo oma solutyyli (esimerkki KilometriäTunnissa) seuraavasti: Valitse solu, jossa tyylin haluat määritellä. Valitse Aloitus (Home) -välilehden Lukumuotoilu (Number Format) -painikkeen pudotusvalikossa viimeisenä oleva komento Lisää numeromuotoja (More Number Formats). Kuva 60 Tee Muotoile solut (Format Cells) -valintaikkunassa seuraavat toimet: Luo Oma (Custom) -luokassa Laji (Type) -kentässä kuvassa näkyvä muotoilu. Lukuarvon 0 ja ensimmäisen sitaatin väliin ei saa kirjoittaa välilyöntiä, se jakaa solun arvon tuhannella. Hyväksy valintaikkuna OK-painikkeella. Kari Keinonen Sivu 44

45 Nimetään tyyli Jätetään voimaan muotoiluasetus. Tämä muotoilu vaikuttaa soluun kun tyyliä käytetään. Poistetaan muotoiluasetukset. Solujen oma muotoilu säilyy näiltä osin. Kuva 61 Napsauta Aloitus (Home) -välilehden Tyyli (Styles) -ryhmän Solutyylit (Cell Styles) -pudotusvalikosta Uusi solutyyli (New Cell Style) -komentoa. Tee kuvassa näkyvät määritykset ja hyväksy asetukset OK-painikkeella. Solutyylin muuttaminen Kun haluat muuttaa tyylissä jotain muotoilua, tapahtuu se seuraavasti: Vie kursori Solutyylit (Cell Styles) -valikoimassa muutettavan tyylin kohdalle. Napsauta esiin pikavalikko ja valitse sieltä Muokkaa (Modify) -komento. Tee muotoilut ja tarkennukset esiin tulevassa valintaikkunassa (Kuva 61). Koko asiakirjan kaikki aiemmin samalla tyylillä muotoillut solut mukautuvat juuri muutetun solutyylin mukaisiksi. Solutyylin käyttäminen Kun haluat käyttää aiemmin luotua omaa tai teeman solutyyliä, valitse haluttu alue ja Aloitus (Home) -välilehden Solutyylit (Cell Styles) -valikoimasta sopiva tyyli. Kuva 62 Valitse ne solut joihin haluat muotoilun vaikuttavan. Solutyylit (Cell Styles) -valikoimassa näet Mukautettu (Custom) -otsikon alla itse määrittelemäsi solutyylit. Asettaaksesi soluun kyseisen oman tyylin napsauta solutyylin KilometriäTunnissa-komentopainiketta. Kari Keinonen Sivu 45

46 Kirjasimen muotoilu Teeman ja solutyylin käytön lisäksi voit muotoilla taulukon osia omalla muotoilulla. Voit elävöittää tekstin ulkoasua muuttaen alueen kirjasimen tyyppiä, väriä tai kokoa. Korostaessasi tärkeää sanaa tai lausetta voit lihavoida tai kursivoida ne. Teet muotoilut valitulle alueelle Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän painikkeilla. Kuva 63 Valitun solun tekstiä voit muotoilla Fontti (Font) -ryhmän painikkeita napsauttamalla. Muotoilua voit tehdä myös valintaikkunassa, jonka saat esiin napsauttamalla Fontti (Font) -ryhmän alakulmassa olevaa avainpainiketta. Älä käytä kovin usein tekstin lihavointia tai kursivointia, ne vain vaikeuttavat asiakirjan lukemista. Vältä kirjoitetussa tekstissä alleviivauksen käyttöä, se on poissa muodista. Windowsissa käytettäviä kirjasintyyppejä: True Type fontti Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. OpenType fontti (TrueType fontti) Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. Kirjasimet jaetaan ulkoasun mukaan myös seuraavasti: Antiikva (Serif - malli vieressä) M Tarkoittaa päätteellistä kirjasinta (monisteen kertova, tämä teksti on antiikvaa). Groteski (SansSerif malli vieressä) M Tarkoittaa päätteetöntä kirjasinta (monisteen otsikot ovat groteskia). Kari Keinonen Sivu 46

47 Lukujen esitysmuodon muotoileminen Luku sinun tulee aina kirjoittaa soluun "raakana" eli sellaisenaan, näin voit laskea sillä. Jos haluat luvulle dimension eli laadun (, kpl tms.), se sinun on tuotettava muotoilemalla solun numeroarvoa. Kuva 64 Valitun alueen luvut muotoilet Numero (Number) -ryhmän painikkeilla. Muotoilua voit tehdä myös valintaikkunassa, jonka saat esiin napsauttamalla Numero (Number) -ryhmän alakulmassa olevaa avainpainiketta. Lukumuotojen luokat Kuva 65 Valintaikkunassa on monta välilehteä, joilla voit tehdä tarkempia solun tai alueen arvojen muotoiluasetuksia. Luvut, ajat ja päivämäärät solussa Kirjoittaessasi soluun numeron, päivämäärän tai ajan voit muotoilla arvojen esitystapaa valmiilla muotoiluilla. Jos numeerinen arvo ei mahdu soluun, näet solussa virheilmoituksena risuaitaa (#########). Levitä sarake osoittimella niin leveäksi, että leveinkin sarakkeen arvoista näkyy. Otsikko on rivitetty Kuva 66 Kuvassa näet erilaisia ohjelman valmiita lukumuotoiluja. Sarakkeessa A näet päivämääriä. Sarakkeessa B näet luvut valuuttamuodossa ilman desimaaleja. Sarakkeessa C on lukuja prosenttimuodossa kahdella desimaalilla. Sarakkeen D luvut ovat laskennan tuloksia (kaava C2 solussa =B2*C2) ja luvut on muotoiltu valuutaksi kahdella desimaalilla. Kari Keinonen Sivu 47

48 Solujen tasauksenmuotoileminen Excel tasaa syötetyn tiedon uuden työkirjan taulukossa oletuksena seuraavasti: Syötetty teksti tasataan solun vasempaan reunaan. Syötetty luku tasataan solun oikeaan reunaan. Syötetty päivämäärä ja aika tasataan solun oikeaan reunaan, koska Excel ymmärtää aika-arvot lukuina. Ajan arvoja voit käyttää apuna laskennassa. Laskentakaavan tulos tasataan solussa oikeaan reunaan. Kuva 67 Valitun solun tasaukset voit muotoilla Tasaus (Alignment) -ryhmän painikkeilla. Muotoilua voit tehdä myös valintaikkunassa, jonka saat esiin napsauttamalla Tasaus (Alignment) alakulmassa olevaa avainpainiketta. Muotoilun poistaminen Kaikki muotoilut voit poistaa helposti tekemällä uuden muotoilutoimen valittuun alueeseen. Palauttamalla solun muotoilun Normaali (Normal) -tyyliin tulee solun sisältö muotoiltua asiakirjamallisi oletusarvoilla ja aiemmin tekemäsi muotoilut poistuvat. Muotoilun voit myös kumota heti kun se on tehty. Kumoamisen teet napsauttamalla pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painiketta. Muotoilun kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilusivellin (Format Painter) on oiva apuväline muotoilujen periyttämiseen (siirtämiseen) taulukon muihin alueisiin tai toisiin taulukoihin. Työkalun löydät Aloitus (Home) -välilehdeltä. Muotoilusivellintä käytät seuraavasti: Valitse solu tai alue, jossa on mieleisesi muotoilu. Napsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa, vedä siveltimellä yli alueen tai napsauta solua johon haluat muotoilun periytyvän. Muotoilusivellin (Format Painter) -työkalua voit käyttää usean alueen muotoiluun kun kaksoisnapsautat sen voimaan. Pois päältä sen saat painamalla Esc-näppäintä. Sisennyksen tekeminen soluun Laskentapohjan helppolukuisuutta lisätäksesi voit sisentää solun sisältöä hierarkkisesti. Otsikko-taso Seuraavan sisennystason tieto Kuva 68 Tässä on käytetty sisennystä jolla selkeytetään taulukon selailua. Sisennys on tehty napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Suurenna sisennystä (Increase Indent) -painiketta. Muista ettei ole viisasta syöttää samaan soluun etunimeä ja sukunimeä, syötä aina yksi asiakokonaisuus yhteen soluun. Kari Keinonen Sivu 48

49 Ehdollinen muotoilu Ehdollisella muotoilulla (Conditional Formatting) voit korostaa alueen niitä arvoja, jotka poikkeavat muiden solujen arvoista tai vastaavat määrittämääsi arvoa. Ehdollisella muotoilulla voit tehdä erittäin monipuolisia muitakin arvojen korostustoimia. Voit käyttää ehtoina pudotusvalikossa olevia erilaisia lähtöarvoja tai omia ja voit käyttää valmiita korostuskeinoja tai määritellä omia. Kuva 69 Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -toiminnon löydät Aloitus (Home) -välilehdeltä Tyyli (Styles) -ryhmästä. Pienempi kuin Harjoitustiedosto: Jäätelönmyynti korrelaationa.xlsx - Korrelaatio-taulukko Ehdollinen muotoilu -painike Valittu alue Kuva 70 Valitse ensin alue ja sitten Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -toiminnon pudotusvalikosta Solujen korostussäännöt (Hignlight Cells Rules) -pudotusvalikosta sääntö Pienempi kuin (Less Than). Kari Keinonen Sivu 49

50 Kuva 71 Kirjoita vasempaan kenttään arvo, jota pienemmät arvot haluat alueella korostuvan. Voit muotoilla solut itse määrittelemälläsi muotoilulla kuten kuvassa on tehty. Oma muotoilumääre laaditaan Muoto (with) -kohdan painikkeella esiin tulevasta pudotusvalikosta Mukautettu muotoilu (Custom Format) -komennolla. Hyväksy ehdollinen muotoilu OK-painikkeella. Nolla-arvot Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo.xlsx Kuva 72 Voit määrittää Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -pudotusvalikosta Yhtäsuuri kuin (Equal to) -valinnalla valitun sarakkeen arvoille ehdollisen muotoilun 0-arvoon perustuen. Kari Keinonen Sivu 50

51 Arvojakauman mukaan Harjoitustiedosto: Jäätelönmyynti korrelaationa.xlsx - Korrelaatio-taulukko Kun haluat korostaa eri arvotasovälejä (0-33 % - 66 % %) sisältävät solut, tee Ehdollinen muotoilu seuraavasti. Kuva 73 Tässä muotoilu on tehty Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -pudotusvalikon Kuvakejoukot (Icon Sets) -pudotusvalikon Lisää sääntöjä (More Rules) -komennolla. Tällä korostuksella näet mitkä arvot ovat pieniä (punainen alaspäin näyttävä nuoli), mitkä lähellä keskiarvoa (keltainen oikealle näyttävä nuoli) ja mitkä suuria (vihreä ylös näyttävä nuoli). Kuva 74 Edellisessä kuvassa oleva Ehdollinen muotoilu on tehty näillä arvovälivalinnoilla. Kuvakkeen tyyli (Icon Style) -kohdasta on valittu nuolet. Kari Keinonen Sivu 51

52 Kumoa - Toista toiminnot Excel 2007 Kaikkiin tietokoneohjelmiin on rakennettu Kumoa (Undo) -toiminto. Kumoa-toiminto tekee tietokoneella suoritettavasta tietojenkäsittelystä huomattavasti nopeampaa ja kehittyneempää kuin kirjoituskoneella tai laskimella työskentely. Kumoa-toiminnon vaihtoehto- ja/tai vastatoimi on Toista (Redo) -toiminto, sen käyttäminen edistää myös asiakirjatuotantoa huomattavasti. Office-ohjelmissa voit kumota jopa sata edellistä toimintoa ja toistotoimintoja voit tehdä lähes rajattomasti. Kumoa (Undo) ja Toista (Redo) -komennoilla voit myös vertailla kahta vaihtoehtoista tilannetta. Tämän teet napsauttamalla vuoron perään kyseisiä painikkeita. Kumoa (Undo) Tehtyäsi virhetoiminnon, voit kumota virhetoiminnon pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painikkeella tai painamalla Ctrl + z -näppäinyhdistelmää. Paluu edelliseen tilanteeseen Toista (Redo) Kuva 75 Kumoa (Undo) -pudotusvalikon komennoilla voit palata edelliseen tai sitä edelliseen toimintoon napsauttamalla kyseistä valikkokomentoa. Pudotusvalikosta voit palata suoraan alkutilanteeseen napsauttamalla valikon alinta komentoa. Office-ohjelmissa voit suorittaa usean toiminnon kumoamisen askel kerrallaan myös painamalla toistuvasti Ctrl + z näppäinyhdistelmää. Tehtyäsi toiminnon jota haluat toistaa, voit tehdä sen napsauttamalla pikatyökalurivin Toista (Redo) -painiketta tai suorittamalla Ctrl + y -näppäinpainalluksen. Viimeisen tekemäsi toiminnon voit toistaa useamman kerran napsauttamalla Toista (Redo) -painiketta tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + y uudelleen ja yhä uudelleen. Kari Keinonen Sivu 52

53 Excel 2007 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Tuottaessasi laskentapohjia muistat usein, että kyseinen asia on jo mainittu jossain aiemmin laatimassasi laskentapohjassa. Saatat myös haluta siirtää jonkin tekstiosan toiseen kohtaan asiakirjassa. Näiden toimenpiteiden suorittamiseksi tarvitset taulukkolaskentaohjelmassa Kopioi - Leikkaa - Liitä -toimintoja. Nämä toiminnot vievät kopioidun tiedon (objektin) Windows-leikepöydälle. Näin vain viimeksi leikattu tai kopioitu objekti on palautettavissa uuteen paikkaan, tosin niin monesti kuin haluat. Windowsilla, kuten taulukkolaskentaohjelmalla työskentely on toimimista erilaisten objektien kanssa. Mikä hyvänsä kerralla valittavissa oleva osa tai kokonaisuus on objekti, jos voit käsitellä kerralla sen ominaisuuksia. Objekteja ovat siis Excel-ohjelmaikkuna, solu, alue, kaava, kirjain, valintapainike, komento ja moni muu ohjelmassa käsiteltävissä oleva kokonaisuus. Voit säilyttää useita kopioituja tai leikattuja objekteja (24 kpl) siten, että voit käyttää niistä mitä hyvänsä tarvitessasi. Tämä onnistuu Office-leikepöydän avulla. Office leikepöydän otat esiin Leikepöytä (Cilpboard)-ryhmän oikeassa alanurkassa olevalla avainpainikkeella. Leikepöytä on kaikille Office-ohjelmille yhteinen joten voit palauttaa tietoja myös Excelistä Wordiin. Leikepöytä muistaa 24 viimeistä missä hyvänsä Office-ohjelmassa kopioitua objektia. Office-leikepöydän tyhjentämiseen Liitä kaikki (Paste All) -painike Jos leikepöydällä on erityyppisiä objekteja (kuvia, tekstiä), ei niitä voi liittää kaikkia kerralla kyseisellä painikkeella Office-leikepöydän sisältö Kuva 76 Kun Office-leikepöytä on esillä, tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi leikettä (objektia). Asetukset (Options) -painikkeen alta esiin tulevasta valikosta voit Kerää näyttämättä Office-leikepöytää (Collect Without Showing Office Clipboard) -komennolla kerätä viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä vie tilaa näytöltä. Tämä asetus tulee voimaan ja koskee kaikkia Office-ohjelmia. Tarvittaessa voit tuoda leikepöydän esiin ja liittää sieltä haluamasi objektin asiakirjaan. On todella tärkeää oman ajankäyttösi kannalta, että et kirjoita tai tuota aiemmin tekemääsi objektia uudelleen, vaan kopioit sen sieltä missä se jo on. Kari Keinonen Sivu 53

54 Kopiointi (Copy) Excelissä on useita tapoja kopioida. Kopiointi on koko taulukkolaskennan tärkein yksittäinen toiminto. Kopioinnin hyvin hallitseva tekee vähemmän virheitä ja aiheuttaa näin harvoin vääriä odotuksia. Kaavan voit sellaisenaan kopioida kaavariviltä tai sen voit monistaa kopioimalla aktiivisen solun sisältöineen ja sitten liittämällä sisällön toiseen kohtaan taulukkoa. Näissäkin tapauksissa tuotat liittäessäsi taulukkoon eri tietoa. Valitun solun tai minkä hyvänsä objektin kopioit muistiin Aloitus (Home) -välilehden Kopioi (Copy) -painikkeella tai näppäinten Ctrl + c painalluksella. Objekti menee Windowsin leikepöydälle (ja Office-leikepöydälle), josta voit sen halutessasi liittää asiakirjaan niin monesti kuin haluat. Kopioi -toiminnolla monistat objektia. Kaavojen tuottaminen kopioimalla Eräs keskeinen kopiointitapa on käyttää aktiivisen solun kulmassa olevaa kopiointikahvaa. Tämä tapa on hyvä, jos käytät oikein soluosoitteita laatimissasi kaavoissa (lisätietoa aiemmin sivulla 32). Laadi siis kaavat mahdollisimman pitkälle käyttäen vain suhteellisia ja/tai suoria viittauksia. Tälle kopioinnille ominaista on se, että solujen ulkonäkö ja tehdyt lukumuotoilut kopioituvat. Ctrl-kopioiminen Voit kopioida Office-ohjelmissa tietoa myös hiirellä. Ota kiinni objektista, esimerkiksi aktiivisen solun reunaviivasta ja vedä solu Ctrl-näppäin alhaalla toiseen kohtaan. Tässä tapauksessa kaavojen soluosoitteet muuttuvat jos ne olivat suhteellisia. Kopioinnille ominaista on se, että solujen ulkonäkö ja tehdyt lukumuotoilut kopioituvat. Ctrl + Enter -kopioiminen Voit tuottaa kaavoja suurempaan alueeseen kerralla siten, että valitse alueen jossa saman kaavan tulee toistua. Laadit kaavan oikein suhteellisin ja suorin viittauksin sekä painat lopuksi Ctrl + Enter -näppäimiä. Tässä kopioinnissa kaavojen soluosoitteet muuttuvat jos ne olivat suhteellisia. Kopioinnille ominaista on se, että solujen ulkonäkö ja tehdyt lukumuotoilut eivät kopioidu. Kaavariviltä kopioiminen Joskus on tarpeen kopioida tietoa kaavariviltä. Ensin sinun on valittava kaavariviltä merkkijono jonka aiot kopioida. Sitten painat Ctrl + c -näppäinyhdistelmää. Leikkaaminen (Cut) Valitun solun tai minkä hyvänsä objektin leikkaat muistiin Aloitus (Home) -välilehden Leikkaa (Cut) -painikkeella. Objekti menee muistiin Windowsin leikepöydälle (myös Office-leikepöydälle), josta voit sitä halutessasi liittää asiakirjaan niin monesti kuin haluat. Leikkaa -toiminnolla muutat (siirrät) alkuperäisen objektin sijaintia. Tiedon siirtämisen voit tehdä myös hiirellä. Se tapahtuu niin, että otat kiinni esimerkiksi solun reunaviivasta ja vedät solun uuteen paikkaan. Tässä siirtämisessä kaavojen soluosoitteet eivät muutu, olivat ne sitten suhteellisia tai eivät. Tiedon siirtämisessä hiirellä siirtyy myös kaikki solun muotoilut uuteen sijaintiin. Kari Keinonen Sivu 54

55 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -painikkeella voit liittää leikepöydällä olevan objektin valitsemaasi kohtaan asiakirjaa. Liitä (Paste) -painikkeen alla olevaa nuolta napsauttamalla saat esiin pudotusvalikon, siellä on paljon vaihtoehtoja objektin liittämiselle. Voit liittää arvoja, muotoiluja tai vaikkapa kommentteja. Pikatoiminnot erilaisiin liittämistilanteisiin Liittäminen kuvana -alivalikko Kuva 77 Liitä määräten (Paste Special) -komennolla saat esiin valintaikkunan, jossa on suuri joukko lisätoimintoja objektin liittämiseen. Leikepöydälle kopioitu objekti monistuu ja leikattu siirtyy alkuperäisestä paikasta sinun valitsemaasi kohtaan. Muista pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painike, sillä peruutat eli kumoat viimeksi tekemäsi syötön tai muutoksen asiakirjassasi. Komennolla voit kumota siis kopioinnin, leikkaamisen tai liittämisen. Kumoa (Undo) -toiminnolla pääset palaamaan useita askelia takaisin, jos olet harhaillut jo jonkin aikaa alkuperäisestä suunnastasi. Arvojen kääntäminen taulukossa Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Excelin kopiointitoiminnolla on mahdollista myös kääntää arvosarjat riveiltä sarakkeisiin, toimintoa kutsutaan transponoinniksi. Kuva 78 Liitä määräten (Paste Special) -komennolla transponoit taulukon: Valitse transponoitavat solut, mukana myös rivi- ja sarakeotsikot. Napsauta Kopioi (Copy) -painiketta. Valitse kohdealueen vasen yläsolu. Liitosalueen on ehdottomasti oltava kopioitavan alueen ulkopuolella. Napsauta Aloitus (Home) -välilehdellä auki Liitä (Paste) -pudotusvalikko. Napsauta Transponoi (Transpose) -komentoa. Kari Keinonen Sivu 55

56 Lähtöarvojen kasvattaminen kertoimella On tilanteita, joissa kaikki lähtöarvojoukon luvut halutaan kasvattaa samalla kertoimella. Myös tämän toimen ratkaiset Kopioi - Liitä määräten -toiminnolla. Kerroin solussa D3 Alue jonka arvoja kasvatetaan Liitä määräten -valintaikkuna Kuva 79 Liitä määräten (Paste Special) -komennolla kasvatat lähtöarvot annetulla kertoimella seuraavasti: Valitse solu (E4) jossa kerroin on ja kopioi se. Valitse alue jonka luvut haluat kasvattaa kertoimella. Valitse Liitä (Paste) -pudotusvalikosta komento Liitä määräten (Paste Special). Valitse Kerro (Multiply) -valintanappi ja napsauta OK-painiketta. Arvosarjojen tuottaminen Sarja on joukko peräkkäisiin soluihin haluttavia tietoja, kuten maanantai, tiistai jne. Sarja tuotetaan kirjoittamalla ensimmäinen tai kaksi ensimmäistä arvoa ja loput juoksevista arvoista tuotetaan kopiointikahvaa haluttuun suuntaan vetämällä. Monet syötetyt lähtöarvot toimivat kopioitaessa kuten sarjat, ne saavat juoksevia arvoja. Voit myös määrittää omia sarjoja. Ohjelma-asennuksessa määriteltyjä valmiita sarjoina toimivia luetteloita on vain muutama. Tällaisia luetteloita Excelissä ovat viikonpäivien ja kuukausien nimien luettelot. Jos siis syötät soluun sanan maanantai ja vedät kopiointikahvasta kuusi solua alaspäin, saat jokaiseen uuteen soluun uuden viikonpäivän nimen (tiistai, keskiviikko, jne.). TAI Kuva 80 Syöttäessäsi kahteen soluun kaksi "peräkkäiseksi ymmärrettävää" arvoa ja valitsemalla ne molemmat sekä vetämällä kopiointikahvaa, saat kopiointisuunnassa uusiin soluihin juoksevat arvot. Kari Keinonen Sivu 56

57 Päivämääristä tai lukuarvoista saat myös sarjan, kun vedät toisella hiiren painikkeella kopiointikahvasta alaspäin ja valitset pikavalikosta haluamasi sarjatyypin. Vedä kopiointikahvasta toisella hiiren painikkeella Esiin tulee ponnahdusvalikko sarjojen määrittelyyn Kuva 81 Valitse haluamasi sarjan esitystapa pikavalikosta tai määritä sarja Sarjat (Series) -komennon tarkemmilla asetuksilla. Oman luettelon luominen Kuva 82 Oman luettelon täyttösarjaksi luot Excel asetuksissa seuraavasti: Kirjoita allekkain oleviin soluihin arvot, jotka haluat uudeksi luetteloksi. Valitse kirjoittamasi luettelo. Valitse Office-pudotusvalikosta Excelin asetukset (Excel Options) -komento. Valitse Käyttäjän asetukset (Popular) -välilehti. Napsauta Muokkaa omia luetteloita (Edit Custom List) -painiketta. Napsauta Tuo (Import) -painiketta ja sulje molemmat valintaikkunat. Omaa luetteloa voit käyttää seuraavasti: Kirjoita ensimmäinen luettelon arvo soluun. Vedä arvon sisältävän solun kopiointikahvasta niin pitkälle, että kaikki oman luettelosi arvot ovat taulukossa. Kari Keinonen Sivu 57

58 Etsi - Korvaa toiminnot Excel 2007 Aloitus (Home) -välilehdellä on erinomaiset työkalut asiakirjan tietojen etsimiseen ja usein toistuvan kirjoitetun tiedon korvaamiseen sekä erilaisten valintojen tekemiseen. Etsi ja valitse -pudotusvalikko Etsi ja korvaa -toiminnot Siirtymiskomennot Valinta työkalut Etsi (Find) Kuva 83 Muokkaaminen (Editing) -ryhmässä on Etsi ja valitse (Find & Select) -painike. Napsauta auki pudotusvalikko, siellä on monia erinomaisia toimintoja asiakirjan tietojen selailemiseen. Löydät sieltä erilaisia toimintoja niin tiedon etsimiseen, korvaamiseen kuin valintojen tekemiseenkin. Etsi ja valitse (Find & Select) -painikkeen alta löytyy Etsi (Find) -komento jolla voit nopeasti selailla läpi asiakirjassa ne kohdat, johon haluamasi tieto on kirjoitettu. Kuva 84 Etsi (Find) -painiketta napsauttamalla pääset valintaikkunaan. Kirjoita Etsittävä (Find what) -kenttään haettava merkkijono. Napsauta muut asetukset voimaan. Napsauta lopuksi Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Kari Keinonen Sivu 58

59 Korvaa (Replace) Etsi ja valitse (Find & Select) -painikkeen alta löytyy Korvaa (Replace) -komento. Toiminnon avulla voit nopeasti selailla ja korvata asiakirjassa toistuvat saman merkkijonon sisältävät kohdat haluamallasi uudella merkkijonolla. Kuva 85 Korvaa (Replace) -painiketta napsauttamalla pääset tähän valintaikkunaan. Kirjoita Etsittävä (Find what) -kenttään haettava merkkijono. Kirjoita Korvaava (Replace with) -kenttään haluamasi korvaava arvo. Aseta muut asetusvalinnat voimaan. Napsauta sitten Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Pääsääntöisesti kannattaa edetä yksi korvaus kerralla. Kun löydät kohdan jossa merkit haluat korvata, napsauta Korvaa (Replace) -painiketta. Valinta (Select) Etsi ja valitse (Find & Select) -pudotusvalikosta löytyy Valinta (Select) -komento. Komennon avulla voit valita asiakirjan päällä kelluvat objektit. Valintatyökalut Kuva 86 Pudotusvalikon Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) -komennolla saat näkyviin (valittua) ne solut, joihin olet määritellyt ehdollisia muotoiluja. Vakiot (Constants) -komennolla aktivoit ne solut joihin olet syöttänyt lähtöarvoja. Kommentit (Comments) -komennolla aktivoit kommentoidut solut. Kaavat (Formulas) -komennolla valitset kaikki ne solut joissa on laskentakaava. Valitse objektit (Select Objects) -komennolla saat valintaosoittimen, jolla voit valita taulukon päällä kelluvia objekteja. Kari Keinonen Sivu 59

60 Tekstitiedosto Exceliin Excel 2007 Excel on erinomainen työväline tulkittaessa tietokannoista saatua tietoa. Lähes kaikista tietokantaohjelmista voit viedä tiedon tekstitiedostoon. Kyseisen tekstitiedoston voit taas tuoda laskentaa varten Exceliin. Valitse tietokannasta ne tiedot kyselyillä, joita haluat analysoida. Tee vienti tekstitiedostoon huolellisesti, vienti tapahtuu usein Vie (Export) -komennolla. Eräs toimivimmista tiedostomuodoista on CSV (Comma Separated Values) tekstimuoto. Harjoitustiedosto: Vaalitulos-2007.csv Excel asennuksessa CSV-tiedostomuoto on linkitetty Exceliin, joten tämä muoto avautuu Excelissä kaksoisnapsauttamalla tiedoston kuvaketta resurssienhallinnassa. Ellei tiedosto avaudu Exceliin kaksoisnapsauttamalla, avaa se Office-valikon Avaa (Open) -komennolla. Kuva 87 Valitse Avaa (Open) -valintaikkunassa tiedostomuodoksi Tekstitiedostot (Text Files) ja hae haluttu tekstitiedosto sekä valitse se. Napsauta lopuksi Avaa (Open) -painiketta. Sarakereuna Kuva 88 Kaksoisnapsauta sarakkeet optimilevyisiksi niiden otsikko-osan oikeasta reunasta. Nyt tietokannan tiedot ovat Excel taulukossa ja voit käsitellä niitä, kuten muitakin Exceliin syötettyjä arvoja. Kari Keinonen Sivu 60

61 Kaavat Excel 2007 Kaava on laskennallinen kokonaisuus, jossa yhdistetään laskentaoperandit, valmiit funktiot, soluosoitteet ja vakiot. Kaavan pituus ei saa ylittää 8192 merkkiä. Aktiivinen solu Kuva 89 Kaavan kirjoitat Excelin kaavariville (Formula Bar) ja samalla soluun. Kaavojen kirjoittaminen Kaavojen syötön ja muokkauksen teet näppäimistöllä ja hiirellä. Aloita kaava = (yhtäläisyys) merkillä. Hyväksy kaava Enter-näppäimellä tai -painikkeella. Peruuta virheellisen syöttö kesken syöttöä näppäimistön Esc-näppäimellä tai -painikkeella. Soluosoitteet (lue lisää aiemmalta sivulta 32) poimit kaavaan mukaan napsauttamalla solua ja alueen osoitteen poimit maalaamalla kyseisen alueen. Esimerkkejä kaavoista: =Määrä*Hinta kaavassa on nimetyt alueet =A2*A3 kaavassa on soluosoitteita =100%-(100%-A4) kaavassa on vakioita (ei suositeltava) ja soluosoite =SUMMA(A3:A7) kaavassa on laskentafunktio ja käsiteltävä solualue =JOS(A2>0;A2;"") kaavan muodostaa vertailufunktio Jos (If) =A3&A4 kahden solun merkkijonon (sisällön) ketjuttava kaava Kun kirjoitat osoitteiden väliin kaksoispisteen (:), kyseessä on solualue. Kun kirjoitat osoitteiden väliin puolipisteen (;), kyseessä on kaksi eri aluetta. Puolipisteellä erotat myös aina funktion eri argumentit (parametrit, tekijät). Kaavojen matemaattinen laskujärjestys Excel käyttää seuraavaa laskentajärjestystä kaavojen tulosta laskiessaan: - Negaatio (negatiivinen luku) % Prosentti (23 % käsitellään laskennassa kuten 0,23) ^ Potenssiin korotus * ja / Kerto- ja jakolasku + ja - Yhteen- ja vähennyslasku =,<,>,<=,>=,<> Vertailuoperaattorit Laskentajärjestystä voit aina muuttaa suluilla. Esimerkkejä laskentajärjestyksestä: =2+2*3 tulos on 8, koska Excel laskee ensin kertolaskun =(2+2)*3 tulos on 12, koska Excel laskee suluissa olevan ensin =150*22 % tulos on 33, koska Excel huomioi ensin prosenttimerkit luvussa ja laskee näin 150*0,22. Laskentajärjestys säilyy, vaikka kaavoissa lasketaankin soluosoitteilla. Kari Keinonen Sivu 61

62 Solun automaattinen tasaus Kun työskentelet uudella taulukolla, solun sisältö tasautuu automaattisesti oikealle tai vasemmalle siitä riippuen, mitä soluun kirjoitat. Tasaukset toimivat seuraavasti: Kirjaimia sisältävä merkkijono tasautuu vasemmalle. Pelkkiä numeroita sisältävä merkkijono tasautuu oikealle. Päivämäärä tai aika tasautuu oikealle, koska ne ovat numeroarvoja. Kaavan tuottama vain numeroita sisältävä tulos tasautuu oikealle. Kaavan palauttama tekstimerkkijono tasautuu vasemmalle. Jos siis olet kirjoittanut soluun mielestäsi numeroarvon ja se kuitenkin tasautuu vasemmalle, tiedät että kaikki kirjoittamasi merkit eivät ole numeroita. Esimerkiksi kirjoittaessasi desimaaliluvun 1.25 (pisteellä eroteltuna) se tulisikin kirjoittaa muodossa 1,25 (pilkulla eroteltuna). Virheet kaavassa Kun laskentakaavassasi on jokin virhe, palauttaa Excel soluun virheilmoituksen. Yleisimmät virheilmoitukset ovat: ###### Olet kirjoittanut tai laskennasta soluun on palautunut liian leveä luku sarakkeessa näytettäväksi. Levennä saraketta sarakeotsikon oikeasta reunasta vetämällä. #VIITTAUS! Soluviittauksessasi on virhe. Olet ehkä poistanut rivin tai sarakkeen, johon kaavassa viitattiin. #JAKO/0! Jakolaskusi jakajana on tyhjä solu tai solun arvo on nolla. Nollalla jakaminen ei ole matemaattisesti mahdollista. #PUUTTUU! Jokin etsitty arvo puuttuu, esimerkiksi nimetty solualue. #NIMI? Excel ei tunne kaavassa käyttämääsi nimeä. Nimeä alue, käytä kaavassa alueen soluosoitteita tai korjaa funktion nimi. #TYHJÄ! #LUKU! #ARVO! Kehä Kaavasi määrittelee kaksi aluetta, jotka eivät leikkaa toisiaan. Tarkista kaavaan määrittämäsi alueet. Jokin antamasi numeroarvo ei ole kelvollinen. Solussa on tekstimuotoinen arvo - esimerkiksi 1.2 kun suomenkielisessä Excelissä desimaalierotin on pilkku. Argumentin tai operandin tyyppi on väärä. Näytön alalaidan tilariville ilmestyvä Kehä (Circular references) -virheilmoitus tarkoittaa usein sitä, että yrität laskea "kaavan sisältävän solun itsensä" mukaan. Sekin on mahdollista, mutta vain asettamalla asetus iterointi voimaan (oletusarvona iterointi ei ole voimassa). Iteroinnin käyttö vaatii ymmärrystä laskennan tavoitteesta ja melko hyvää matemaattista osaamista. Kehä (Circular references) virheen etsinnässä helpottaa Kaavat (Formulas) -välilehdellä Virheentarkistus (Error Checking) -painikkeen valikosta löytyvä Kehäviittaukset (Circular references) -komento. Tällä työkalulla voit etsiä ja sen jälkeen korjata kehäviittaukset. Virheilmoituksen ilmoittama virhe pitää aina korjata. Kari Keinonen Sivu 62

63 Funktiot Funktiot ovat ohjelmoituja laskennassa käytettäviä apuvälineitä. Funktio on objekti, jolla palautat valitsemaasi soluun laskennan tuloksen. Funktioilla voit palauttaa soluun koneen muistissa olevan päivämäärän, kellonajan tai jonkin alueen summan, keskiarvon tai pienimmän arvon. Edistyneimmillä funktioilla voit laskea annuiteettilainasi (tasaerälaina) maksuerien suuruuden tai muuntaa päivämääriä luvuiksi, viikonpäiviksi tai vuosiksi. Funktioilla voit ratkaista geometriassa ja algebrassa esiin nousseita ongelmia. Ellet löydä Excelistä sopivaa funktiota, voit sen myös ohjelmoida. Excelissä valmiita funktioita on satoja, kaikkia käytät samalla periaatteella. Aluksi valitset solun jossa haluat laskea, palauttaa laskennalla arvon. Valitset tarkoitukseen sopivan funktion. Funktion apuikkunassa valitset argumentit ja hyväksyt syötön. Excel 2007 ohjelmassa voit kirjoittaa 64 funktiota sisäkkäin. Enimmäismäärä vanhemmissa ohjelmaversioissa on 7 sisäkkäistä funktiota, joten älä sinäkään käytä enempää. Lisäfunktioiden asentaminen Kun asennat ohjelman täyden version, saat käyttöösi vasta osan funktioista. Ohjelman lisäfunktioita voit asentaa napsauttamalla Office-painiketta. Napsauta Excelin asetukset (Excel Options) -komentoa ja valitse vasemmalta Apuohjelmat (Add-ins) -välilehti sekä napsauta alhaalla olevaa Siirry (Go) -painiketta. Kuva 90 Valitse luettelosta rastilla merkityt apuohjelmat (suositus) ja hyväksy asennus napsauttamalla OK-painiketta. Internetistä löytyy myös paljon Excel lisäfunktioita (AddIn Object). Lisäfunktioihin voit tutustua paremmin vaikkapa Microsoftin julkaisemalla sivulla: Lisäfunktioita voit ladata mahdollisesti myös osoitteesta: Kari Keinonen Sivu 63

64 Funktioiden käyttäminen Työelämässä käytettäviä sovelluksia rakennettaessa käyttökelpoisia funktioita ovat mm (hakasuluissa englanninkielisessä ohjelmassa käytettävä vastine): Summa() [Sum] Summa.Jos() [SumIf] Summa.Jos.Joukko()[SumIfS] Min() [Min] Maks() [Max] Tulo() [Product] Keskiarvo() [Average] Keskiarvo.Jos() [AverageIf] PHaku() [VLookup] VHaku() [HLookup] Laske() [Count] Laske.A() [CountA] Laske.Jos() [CountIf] Laske.Tyhjät() [CountBlank] Laske.Jos.Joukko() [CountIfS] Ja() [And] Tai() [Or] Suuri() [Large] Katkaise() [Trunc] Pyöristä() [Round] Pieni() [Small] Poimi.Teksti() [Mid] Itseisarvo() [Abs] Maksu() [PMT] Jos() [If] Ketjuta() [Concatenate] Jakoj() [Mod] Tämä.Päivä() [Today] Nyt() [Now] Funktion kirjoittaminen Funktion voit lisätä soluun kirjoittamalla ja tämä onkin suositeltava tapa. Kuva 91 Kirjoita =-merkki ja funktion nimen ensimmäiset kirjaimet. Excel ehdottaa luettelossa muutamaa funktiota. Valitse luettelosta funktio siirtymällä nuolinäppäimellä oikeaan kohtaan ja paina Tabulaattori-näppäintä. Voit valita funktion luettelosta kaksoisnapsauttamalla funktion nimeä. Valitse taulukosta tai kirjoita argumentit funktion ohjeen mukaan. Erottele argumentit puolipisteellä. Kirjoita päättävä sulkumerkki ja paina Enter-näppäintä. Funktion nimen perässä on aina oltava parillinen määrä sulkumerkkejä ( ). Funktion lisääminen ohjatusti Kaikkia funktioita käytät ohjatusti samalla periaatteella. Funktio ja sen argumentit Funktion ohje Kuva 92 Napsauta ensin Lisää funktio (Insert Function) -painiketta. Funktion voit lisätä soluun myös kaavarivin Lisää funktio (Insert Function) -painikkeella. Valitse sitten luettelosta funktio ja anna funktiolle kaikki pakolliset argumentit sekä ne valinnaiset argumentit jotka ovat tarpeen. Paina lopuksi Enter-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 64

65 Funktion lisääminen ohjatusti - esimerkki Harjoitustiedosto: Jäätelönmyynti korrelaationa.xlsx - Korrelaatio-taulukko Tutkitaan, miten ilman lämpötilan muutos vaikuttaa ihmisten jäätelön syömiseen. Jäätelönmyynnin lähtöarvot on syötetty taulukkoon (kuva alla). Ensimmäinen vertailussa mukaan otettava sarake Toinen vertailussa mukaan otettava sarake Kahden tekijän riippuvuuden toisistaan (syy-seuraussuhteen) ratkaiset Korrelaatio() (Correl) -funktiolla. Napsauta siis aluksi Lisää funktio (Insert Function) -painiketta. Vaihe 1 Funktion etsintäsolu Funktioluokat Funktion lyhyt ohje Funktion tarkempi ohje Kuva 93 Esiin tulee Funktion lisääminen (Insert Function) -valintaikkuna. Voit kirjoittaa Etsi (Search) -kenttään funktion nimen, jos sen tiedät. Ellet tiedä nimeä, voit hakea funktiota luokasta Kaikki (All). Luokassa kaikki on luettelo kaikista ohjelma-asennuksessa asennetuista funktioista. Valitse funktio ja napsauta OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 65

66 Vaihe 2 Kentät argumenteille Valitun kentän lyhyt ohje Laskennan tulos Funktion tarkempi ohje Kuva 94 Argumenteille varattuihin kenttiin valitset lyhyen ohjeen mukaan soluja, alueita, alue nimiä (muodossa Alue), kirjoitat tekstivakioita (muodossa "Vakio") tai syötät lukuarvoja (ei suositella). Kun kentän nimi on lihavoitu, on kenttään pakko syöttää pyydetty arvo. Jos kentän nimi ei ole lihavoitu, on arvon syöttäminen vapaaehtoista (valinnainen arvo). Syötä lähtöarvot taulukon soluihin. Älä käytä funktioiden argumentteina lukuarvoja vaan soluosoitteita, joissa lähtöarvot ovat. Poikkeustapauksessa voit syöttää seuraavia lukuarvoja: 1 kokonainen, 100 % (ovat samansuuruisia) tai ^2 (kun korotat luvun toiseen potenssiin). Kuva 95 Maalaa ensimmäiseksi argumentiksi alue B6:B20 ja toiseksi alue C6:C20. Jo tässä vaiheessa näet valintaikkunassa laskennan tuloksen. Hyväksy syöttö napsauttamalla OK-painiketta. Laske vielä korrelaatio tötteröiden osalta ja sitten voitkin tuloksen perusteella tehdä johtopäätöksiä. Ole kuitenkin varovainen tulkinnassasi. Päätelmä: Kun ilman lämpötila nousee, lisääntyy jäätelön myynti (syönti). Vinkki: Voit muuttaa solussa olevan laskentakaavan lukuarvoksi, jonka laskentakaava tulokseksi antoi. Valitse ensin solu, paina F2-näppäintä ja sitten F9-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 66

67 Matemaattiset ja trigonometriset funktiot Yhteenlasku Yleisin taulukkolaskennan laskentametodi on yhteenlasku. Löydät Summa() (Sum ) -funktion monesta paikasta, myös Aloitus (Home) -välilehdeltä. Kuva 96 Summa() (Sum) -funktion saat kaavariville (solun kaavaan) napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Summa (Sum) -painiketta. Valitse sen jälkeen hiirellä se alue, jonka arvoja olet laskemassa yhteensä. Hyväksy vielä syöttö Enter-näppäimellä. Tulon laskeminen Tulo() (Product) -funktiolla lasket kahden argumentin (luvun) tulon, kerrot siis valitut luvut keskenään. Kuva 97 Tulo() (Product) -funktiolla voit laskea vuotuisen lainan koron määrän. Tässä soluun D2 palautuva arvo, tulos on Ehdollisen summan laskeminen Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Summa.Jos.Joukko-taulukko Summa.Jos() (SumIf) ja Summa.Jos.Joukko() (SumIfS) -funktioilla palautat lukujoukon lukujen summan käyttäen laskentaa rajoittavia ehtoja. Kuva 98 Summa.Jos.Joukko() (SumIfS) -funktiolla lasket tietojoukon lukuja yhteensä niin, että voit käyttää yhtä tai useampaa rajoittavaa ehtoa ja ehtoaluetta. Ehtoja ja ehtoalueita sallitaan korkeintaan 127. Esimerkin tilanteessa solun K2 tulos on 255,90 ja solun K3 tulos on 109,56. Voit tehdä tehtävän myös SumIf (Summa.Jos) -funktiolla, koska ehtoja tarvittiin vain yksi. Kari Keinonen Sivu 67

68 Pyöristäminen Tarvitse usein pyöristyksiä, etenkin talouslukuja laskiessasi. Exceliin on tehty useita valmiita pyöristysfunktioita joita kannattaa käyttää kun pyöristäminen on tarpeen. Kuva 99 Pyöristä() (Round )-funktiolla pyöristät laskennassa saadun vastauksen haluamallasi määrällä desimaaleja tai kokonaisia. Jos kirjoitat funktion toiseksi argumentiksi 2, pyöristät luvun sadasosiin. Esimerkkilaskennan soluun saadaan näin arvo 36,5600. Jos taas annat luvuksi -2, pyöristät luvun täysiksi sadoiksi ja laskennan tulos on 0,0000. Lukuarvojen pyöristämiseen on muitakin erinomaisia funktioita. Itseisarvo() (Abs) -funktiolla muutat negatiiviset luvut positiivisiksi (esimerkki myöhemmin sivulla 78), sekin on aina välillä laskennassa tarpeen. Taulukko 1 Taulukossa on esitelty pyöristysfunktioiden käyttöä. Huomaa funktiot joiden lausekkeissa on käytetty Jos() (If)-apufunktiota. Se on kyseisissä funktioissa välttämätöntä koska lähtöarvo voi olla negatiivinen. Käytetty funktio ja sen argumentit Solun A2 laskennallinen tarkka arvo, lähtöarvo on 36,5571. Arvo pyöristyksen seurauksena =Pyöristä(A2;2) [Round] 36,5600 =Katkaise(A2;2) [Trunc] 36,5500 =Kokonaisluku(A2) [Int] 36,0000 =Pyöristä.Des.Ylös(A2;2) [RoundUp] 36,5600 =Pyöristä.Des.Alas(A2;2) [RoundDown] 36,5500 =Pyöristä.Kerr(A2;Jos(A2<0;-0,01;0,01)) [MRound] 36,5600 =Pyöristä.Kerr.Ylös(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Ceiling] 36,5600 =Pyöristä.Kerr.Alas(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Floor] 36,5500 =Parillinen(A2) [Even] 38,0000 =Pariton(A2) [Odd] 37,0000 Solun A2 lähtöarvo on (negatiivinen) -3,34187 =Pyöristä(A2;2) [Round] -3,34000 =Kokonaisluku(A2) [Int] -4,00000 =Pyöristä.Kerr(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [MRound] -3,34000 =Pyöristä.Kerr.Ylös(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Ceiling] -3,35000 =Pyöristä.Kerr.Alas(A2;If(A2<0;-0,01;0,01)) [Floor] -3,34000 =Parillinen(A2) [Even] -4,00000 =Pariton(A2) [Odd] -5,00000 Kari Keinonen Sivu 68

69 Päivämäärä- ja aikafunktiot Funktioiden Nyt() (Now ) ja Tämä.Päivä() (Today) käyttö edellyttää, että koneesi kalenteri ja kello ovat jotakuinkin oikeassa ajassa. Kuva 100 Ajan ja päivämäärän voit tarkastaa viemällä osoittimen tehtäväpalkin oikeassa päässä olevan ilmaisimen päälle. Napsauttamalla aika-arvoa saat esiin kalenterin. Napsauttamalla Muuta päivämäärän ja kellonajan asetukset (Change date and time settings) -painiketta pääset korjaaman virheelliset aika-asetukset. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että sinulla on Järjestelmänvalvojan (Administrator) ryhmän käyttöoikeudet. Kuva 101 Ajan muuttamiseen pääset napsauttamalla Muuta päivämäärää ja aikaa (Change date and time) -painiketta. Päivämäärän korjaat napsauttamalla kalenterissa oikeaa päivämäärää. Kun napsautat ajan arvossa esimerkiksi minuutit aktiiviseksi, voit rullata kelloon oikean ajan askellus-painikkeilla. Hyväksy tehdyt muutokset napsauttamalla OK-painiketta. Muuttuvan aika-arvon tuottaminen Päivämäärä- ja aikafunktioita Nyt() (Now) ja Tämä.Päivä() (Today) tarvitset usein. Funktiot palauttavat "ei pysyvän" aika-arvon koneen kellosta. Tämä.Päivä() (Today) -funktiota voit käyttää muun muassa apuna laskussa sen laskutuspäivää tulostaessasi. Kuva 102 A1-solussa on käytetty Nyt() (Now) -funktiota tarkan ajan palauttamiseen ja A2-solussa Tämä.Päivä() (Today) -funktiota päivämäärän palauttamiseen. Funktioilla palauttamasi aika-arvot eivät muutu jatkuvasti. Arvot muuttuvat kun hyväksyt uudet syöttöarvot Enter-painalluksella, avaat tiedoston tai päivität taulukon laskennan painamalla F9-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 69

70 Vuoden, kuukauden tai päivämäärän erottaminen Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Päivät-taulukko Kun solussa on päivämäärä muodossa , on siitä usein tarpeen erottaa joko päivämäärä, kuukausi tai vuosi pelkkänä lukuna. Kyseiseen toimeen Excelissä on funktiot Päivä() (Day), Kuukausi() (Month) ja Vuosi() (Year). Kaavarivi Kuva 103 Kun solussa on jokin päivämäärä voit irrottaa, palauttaa toiseen soluun siitä päivämäärän (yllä 13). Irrottaminen tapahtuu Päivä() (Day) -funktiolla. Kaavarivi Kuva 104 Kun solussa on päivämäärä voit irrottaa, palauttaa toiseen soluun siitä kuukauden (yllä 11). Irrottaminen tapahtuu Kuukausi() (Month) -funktiolla. Kaavarivi Kuva 105 Kun solussa on jokin päivämäärä voit irrottaa, palauttaa toiseen soluun siitä vuosiluvun (yllä 1987). Irrottaminen tapahtuu Vuosi() (Year) -funktiolla. Kari Keinonen Sivu 70

71 Tilastofunktiot Tilastofunktioilla ratkaistaan tilastomatemaattisia ongelmia. Tilasto (Statistical) -luokassa on suuri määrä funktioita, niistä tutustumme vain muutaman käyttöön. Etsintäkenttä Valitun funktion lyhyt ohje Kuva 106 Tilastofunktiot löydät napsauttamalla Lisää funktio (Insert Function) -painiketta. Luettelosta voit valita haluamasi kaksoisnapsauttamalla sen nimeä. Suhteellinen sijainti Suuri() (Large ) ja Pieni() (Small) -funktioilla palautat K:nneksi suurimman (pienimmän) arvon lukujoukosta. Laskennan tulos Kuva 107 Suuri() (Large) ja Pieni() (Small) -funktiolla on kaksi argumenttia. Matriisi (Array) -kenttään valitset alueen, josta etsit suurinta (pienintä) arvoa. Toiseksi argumentiksi K annat luvun, kuinka monenneksi suurinta (pienintä) arvoa etsit. Tässä palautetaan A-sarakkeen arvoista kolmanneksi suurin (K=3) ja kaavan tulos on 5. Kaikkein suurimman arvon lukujoukosta voit palauttaa laskennassa Maks() (Max ) -funktiolla ja kaikkein pienimmän Min() -funktiolla. Kari Keinonen Sivu 71

72 Määrän laskeminen Laske() (Count ), Laske.A() (CountA), Laske.Tyhjät() (CountBlank), Laske.Jos() (CountIf) ja Laske.Jos.Joukko() (CountIfS) -funktioilla palautat lukujoukon lukujen tai arvojen määrän. Jälkimmäiset kaksi funktiota sallivat sinun käyttää ehtoja, joilla rajoitat määrän laskentaa. Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Summa.Jos.Joukko-taulukko Kuva 108 Laske.Jos.Joukko() (CountIfS) -funktiolla lasket tietojoukkoon osallisten määrän niin, että voit käyttää yhtä tai useampaa rajoittavaa ehtoa. Ehtoja ja ehtoalueita sallitaan korkeintaan 127. Tässä lasketaan JK tuoteryhmän tuotteiden määrää ja solun K5 laskennan tulos on 7. Keskiarvon laskeminen Keskiarvo() (Average ), Keskiarvo.Jos() (AverageIf) ja Keskiarvo.Jos.Joukko() (AverageIfS) -funktioilla palautat lukujoukon lukujen keskiarvon. Jälkimmäiset kaksi funktiota sallivat sinun käyttää ehtoja, joilla rajoitat keskiarvon laskentaa. Kuva 109 Keskiarvo.Jos.Joukko() (AverageIfS) -funktiolla lasket lukujoukkojen keskiarvoja rajoitusehtoja käyttäen. Ehtoja ja ehtoalueita voi olla korkeintaan 127. Tässä lasketaan JK tuoteryhmän tuotteiden varastoarvojen keskiarvoa ja solun K8 laskennan tulos on 36,5571. Kari Keinonen Sivu 72

73 Loogiset funktiot Vertailufunktiot Ja() (And ), Tai() (Or) ja Jos() (If) -funktioilla voit tehdä hyvin monipuolisia vertailuja joiden perusteella voit jatkaa laskentaa. Funktiot palauttavat totuusarvon TOSI (TRUE) tai EPÄTOSI (FALSE). Totuusarvoa käytät hyödyksi jatkolaskennassa. Tulos 10 % Kuva 110 Jos() (If) -funktiolla lasket kuvan taulukossa myyntihinnasta annettavan alennuksen suuruuden prosentteina. Jos varastossa on yli 30 eurolla tuotteita, annat tuotteesta 10 % alennusta, muuten et anna alennusta. Tulos 1,65 Kuva 111 Ja() (And) -funktiolla määrität tuotteiden myynnille hintakertoimen. Jos tuoteryhmä on JK ja varastossa on yli 25 eurolla tuotteita, asetat hintakertoimeksi 1,55 ja muille tuotteille 1,65. Ja() (And) -funktio tiukentaa ehtoa niin, että molempien ehtojesi on täytyttävä. Tulos 1,55 Kuva 112 Tai() (Or) -funktiolla määrität tuotteiden myynnille hintakertoimen. Jos Tuoteryhmä on JK tai KK ja varastossa on yli 25 eurolla tuotteita, asetat hintakertoimeksi 1,55 ja muille tuotteille 1,65. Tai() (Or) -funktio laventaa ehtoa niin, että toisen ehdoistasi on täytyttävä. Kari Keinonen Sivu 73

74 Tekstifunktiot Ketjuttaminen ja tekstin osien poiminta Ketjuta() (Concatenate) ja Poimi.Teksti() (Mid) -funktioilla käsittelet merkkijonoja. Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Summa.Jos.Joukko-taulukko Kuva 113 Ketjuta() (Concatenate) -funktiolla tuot yhteen soluun peräkkäin kahden tai useamman solun merkkijonot. Funktiota käytät tarroissa ja kirjekuorissa nimien ja postitoimistotietojen (00200 Helsinki) ketjuttamiseen samalle riville. Kuvan laskennan voit toteuttaa myös kaavalla = C12 & " " & D12. Soluun J12 tuloksena palautuu arvo Sinivuokko nippu. Kuva 114 Poimi.Teksti() (Mid) -funktiolla irrotat solun sisältönä olevasta merkkijonosta halutusta merkistä eteenpäin halutun pituisen merkkijonon (vasemmasta päästä lukien). Funktiota käytetään yleisesti esimerkiksi sosiaaliturvatunnusta paloiteltaessa, sillä erotellaan syntymäaika, sukupuoli ja tarkiste. Tässä esimerkissä poimitaan viidennestä merkistä eteenpäin aina kymmenenteen merkkiin saakka merkkejä ja soluun J14 palautuukin arvo kello. Muita käyttökelpoisia tekstifunktioita ovat Oikea() (Right) ja Vasen() (Left). Funktioilla irrotat merkkijonon oikeasta tai vasemmasta päästä antamallasi argumentilla määritetyn määrän merkkejä. Kari Keinonen Sivu 74

75 Merkkijonojen muotoilu Erisnimi() (Proper), Isot() (Upper) ja Pienet() (Lower) -funktioilla muunnat merkkijonojen kirjaimia erikokoisiksi. Kaavarivi Kuva 115 Erisnimi() (Proper) -funktiolla muotoilet kaikki soluun palautettavat sanat siten, että jokaisen sanan ensimmäinen kirjain muuttuu suuraakkoseksi. Kaavarivi Kuva 116 Isot() (Upper) -funktiolla muotoilet kaiken soluun palautettavan arvon siten, että jokainen tekstin kirjain muuttuu suuraakkoseksi. Pienet() (Lower) -funktiota käytetään kuten Isot() (Upper) -funktiotakin. Funktio muuttaa kaikki merkkijonon kirjaimet pienaakkosiksi. Merkkijonon pituus Harjoitustiedosto: Funktioiden-käyttöä-tekstif.xlsx Kuva 117 Pituus() (Len) -funktiolla saat selvitettyä jossain solussa olevan merkkijonon merkkien määrän, pituuden. Kuvan laskennassa soluun K10 palautuu arvo 15. Tulos on oikein kun huomioidaan välilyönnitkin. Muista: Välilyönnit ovat tietojenkäsittelyssä merkkejä. Merkkijonomuunnos Kuva 118 Teksti() (Text ) -funktiolla voit muuttaa luvun tekstiksi. Se antaa mahdollisuuden määritellä luvun esitysmuodon. Tässä muotoillaan päivämäärä funktiolla pidempään muotoon ( ). Kari Keinonen Sivu 75

76 Hakufunktiot Pysty- ja vaakahaku PHaku() (VLookup) ja VHaku() (HLookup) -funktiot ovat erinomaisia apuvälineitä, niillä voit tuoda vertailuarvolla lähtöarvon alitaulukosta. Alla on esimerkki PHaku() (VLookup) -funktion käytöstä, lähtöarvotaulukko kun on pystysuuntainen. Vaakasuuntaisesta lähtöarvotaulukosta haetaan arvoja tarkalleen samalla tavalla VHaku() (HLookup) -funktion avulla. Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Haku-taulukko Kuva 119 PHaku() (VLookup) -funktiolla etsit pystysuuntaisessa taulukossa laskuriville hintakertoimen (solu K2) ja tuotteen myyntihinnan (solu L2). Molemmissa taulukon funktioissa on tärkeää, että neljäntenä argumenttina käytät totuusarvoa EPÄTOSI (FALSE). Tällä vältät sen, ettei tuntemattomalla tuotenumerolla merkittyä tuotetta hinnoitella vaan saat virheilmoituksen. Kari Keinonen Sivu 76

77 Virheilmoituksen siistiminen Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Haku-taulukko Esimerkin taulukossa saat virheilmoituksen jos et syötä tuotetunnusta lainkaan tai syötät väärän tunnuksen. OnVirhe() (IsError) -funktio palauttaa totuusarvon TOSI (TRUE) soluun, jos viitatussa solussa on virheilmoitus. OnVirh() (IsErr) -funktio toimii samoin kuin OnVirhe() (IsError) -funktiokin mutta erona on se, että OnVirh() (IsErr) palauttaa arvon TOSI (TRUE), jos viitatun solun kaavassa ei ole virhettä ja EPÄTOSI (FALSE), jos viitatun solun kaavassa on virheilmoitus. Virheilmoituksen siistimiseksi on ohjelmassa uusi JosVirhe() (IfError) -funktio. Tätä funktiota käyttäen säästyt yleensä edellisten funktioiden käytöltä, siitä seuraavaksi. Kaavan argumenttina oleva tekijä puuttuu Kuva 120 Kun et syötä tuotetunnusta lainkaan soluun antaa Excel kuvassa näkyvän virheilmoituksen, samoin väärän tunnuksen syötettyäsi. Kuva 121 JosVirhe() (IfError) -funktiolla on laadittu soluun ymmärrettävämpi virheilmoitus. Laadi soluun myös ehdollinen muotoilu (sivu 49). Ehtona muotoilulle solussa on teksti joka sisältää merkkijonon "Tuotetta ei ole luettelossa". Kun ehto on TOSI, silloin merkkien väri vaihtuu punaiseksi. Tehtävä Laadi taulukon soluun K2 (Hintakerroin-kenttään) virheilmoituksen siistivä kaava. Käytä kaavaa laatiessasi JosVirhe() (IfError) -funktiota. Tee soluun myös ehdollinen muotoilu, jolla teksti "Tuotetta ei ole luettelossa" näytetään punaisella fontilla. Kari Keinonen Sivu 77

78 Taloudelliset funktiot Maksuerän suuruus tasaerälainassa Maksu() (PMT) -funktiolla lasket tasaerälainan (annuiteettilaina) maksuerän suuruuden. Matemaattisesti laskutehtävä on melko monimutkainen, alla näet laskentakaavan. Ratkaise maksuerän suuruus funktiolla ja tehtävä on jo melko yksinkertainen. A = p n p ( 1+ ) 100 m 100 m N p n ( 1+ ) m A = maksuerän suuruus N = lainan määrä p = vuotuinen korkokanta n = maksukertojen lukumäärä m = vuosi/maksujen väli Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - Laina-taulukko Kuva 122 Lainan määrä on , vuotuinen korko 5,5 %, maksuaika 6 vuotta ja maksueriä yksi kuukaudessa (12 vuodessa). Maksu() (PMT) -funktion argumentit saat kenttiin napsauttamalla soluja ja kirjoittamalla laskentaoperandit. Ta (Fv) ja Laji (Type) ovat argumentteja joita et tässä tapauksessa tarvitse (valinnaisia), koska maksupäiväksi on sovittu kuukauden viimeinen päivä ja laina tulee maksaa kokonaan, eli jäännösarvoksi jää 0 (nolla). Funktio antaa negatiivisen loppuarvon. Arvon voit muuttaa positiiviseksi Itseisarvo() (Abs) -funktiolla. Kaavan argumentit on esitetty värein Kuva 123 Itseisarvo() (Abs) -funktion voit kirjoittaa Maksu()-funktion ympärille. IPMT() -funktio laskee sijoitukselle tai lainalle tiettynä ajanjaksona kertyvän koron. PPMT()-funktio laskee säännöllisiin maksueriin perustuvan sijoituksen lyhennyksen annetulla maksukaudella. Kari Keinonen Sivu 78

79 Lainan tai sijoituksen tuleva arvo Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - Sijoitus-taulukko Tuleva.Arvo() (FV) -funktiolla selvität säännöllisiin vakiomaksueriin ja kiinteään korkoon perustuvan lainan tai sijoituksen tulevan arvon. Kuva 124 Kuukausisijoitus on 100, vuotuinen korko 5,5 %, maksuaika 6 vuotta ja tilillä on jo Laske Tuleva.Arvo() (FV) -funktiolla ja anna myös arvo Nykyarvo (PV) -kohtaan, koska tilillä on jo rahaa. Laji (Type) on argumentti jota et tarvitse, koska sijoituspäiväksi on ajateltu kuukauden viimeinen päivä. Funktio antaa tälläkin kertaa negatiivisen loppuarvon. Kaavan argumentit on esitetty värein Kuva 125 Voit kirjoittaa Itseisarvo() (ABS) -funktion Tuleva.Arvo() (FV) -funktion ympärille. Kun painat solussa F2-funktionäppäintä näet solussa kaavan, värilliset argumentit ja värillisen kehyksen niiden solujen ympärillä joista olet ottanut laskentaan mukaan arvon. Vastinsolu ja kaavan argumentti ilmaistaan samalla värillä. Kari Keinonen Sivu 79

80 Sijoituksen korko-odotus Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - Korko-taulukko Korko() (Rate) -funktiolla selvität säännöllisiin tuottoihin perustuvan alkusijoituksen sekä mahdollisen myyntivoiton tulevan korkoprosentin odotusarvon. Kuva 126 Asunnon hankinta on Asuntoa vuokrataan 5 vuotta ja vuokratulon netto on 450 /kk. Asunto myydään 5 vuoden kuluttua hinnalla. Vuotuinen korkoarvaus on 8 % ja maksukausia on 12 vuodessa. Kuukausikorko lasketaan Korko() (Rate) -funktiolla. Huomaa, että lopputulos kerrotaan kaavarivillä maksukausien määrällä jotta saadaan vuosikorko. Sijoituksen nykyarvo Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - NNA-taulukko NNA() (NPV ) -funktio palauttaa nykyarvon sijoitukselle, joka perustuu toistuvista kassavirroista muodostuvaan sarjaan ja korkokantaan. Kuva 127 Sijoitetaan rahaa 5,5 % korkokannalla vuodeksi. Summan tulee olla vuoden päästä euroa. Kun kysytään, paljonko rahaa tulee tänään sijoittaa, voidaan käyttää NNA() (NPV) -funktiota (myös NA() (PV) -funktiota). Funktiolla lasketaan arvo sijoituksen nykyarvolle. Kari Keinonen Sivu 80

81 Harjoitustiedosto: Annuiteettilaina.xlsx - NNA2-taulukko NNA() (NPV) -funktio palauttaa nykyarvon myös sijoitukselle ja kustannuksille jos arvioidut tuotot ja/tai kustannukset vaihtelevat vuodesta toiseen. Seuraavassa kuvassa on ratkaistu laitehankinnan kannattavuus. Laite maksaa hankittaessa 10000, sen oletettu pitoaika on 5 vuotta ja jälleenmyyntihinnaksi arvioidaan Sijoituksen nettotuotoksi on oletettu 2500 vuodessa. Tässä laskennassa tuotto-odotukset ovat samansuuruisia kaikkina vuosina, mutta voisivat NNA() (NPV) -funktiota käytettäessä olla myös esisuuruisia. Sijoituksen korkokannaksi on oletettu 6 % vuotuista korkoa. Kuva 128 Tehtävän solussa B13 on käytetty NNA() (NPV) -funktiota ja ratkaistu laitehankinnan viiden vuoden tuottojen nykyarvo. Solun B14 jäännösarvon nykyarvo on laskettu NA() (PV) -funktiolla. Koska tuottojen nykyarvo on suurempi kuin hankintakustannus ja kulut yhteensä on sijoitus kannattava. Tehtävät Kyseistä laskentamallia voit käyttää monella tavalla hyödyksi. Kokeile mitä lopputulokseen vaikuttaa korkoprosentin muutos 12 %? Kannattaako sijoitus: Paraneeko kannattavuus: Erotus: Mitä lopputulokseen vaikuttaa jos hankintahinta onkin 11000? Kannattaako sijoitus: Paraneeko kannattavuus: Erotus: Kari Keinonen Sivu 81

82 Tietokantafunktiot Eräs erittäin käyttökelpoinen funktioryhmä on tietokantafunktiot. Tietokantafunktioilla voit tehdä kehittynyttä laskentaa jos lähtöarvot on syötetty taulukkoon luettelona, tietokantana. Syötössä on siis huomioitava se, että yhteen riviin kirjoitetaan tietoja vain yhdestä tietokannan tietueesta (tuote, henkilö tms.). Ennen funktioiden käyttöä kannattaa taulukon viereen tai mieluummin taulukon yläpuolelle laatia kriteerialue. Kriteerialue sisältää sarakkeiden otsikot ja yhden tai useampia tyhjiä rivejä. Harjoitustiedosto: Tuotteet 3.xlsx Tietokanta Kriteerialue Kuva 129 Yllä on laskettu tuoteluettelon yhden tuoteryhmän (SVGA värinäytöt) verottomien hintojen summa TSumma() (DSum) -funktiolla. Tietokannaksi valitaan koko taulukko, otsikkorivikin on mukana valinnassa. Mukaan ei kuitenkaan valita taulukosta rivejä 1 ja 2. Veroton hinta on kolmannessa sarakkeessa vasemmalta lukien. Ehdot (Criteria) alueeksi on valittu kyseisen alueen otsikkorivi ja seuraavat kaksi riviä. Tehtävät Laske Tuotteet 3.xlsx -tiedoston tietokannasta montako erilaista SVGA värinäyttöä tietokannassa on syötettynä (TLaske - DCount) ja minkä hintainen on halvin (TMin - DMin) tai kallein (TMaks - DMax) SVGA värinäyttö. Määrä: Minimi: Maksimi: Laske IDE-levyt -tuoteryhmän tuotteiden verottomien hintojen summan, määrän, pienimmän ja suurimman hinnan. Miten laskennan helpoiten teet? Miten laskit: Summa: Minimi: Maksimi: Selvitä mikä on tuotteiden hankintahinnan yhteissumma alle 1000 euroa maksavissa tuotteissa (Veroton hinta <1000)? Hankintahinnat yhteensä: Laske taulukon varastoarvo ilman arvonlisäveroa? Kari Keinonen Sivu 82

83 Huolellisuus ja tarkistaminen Ajatteleminen ja huolellisuus ovat tärkeintä Laskentataulukot ohjaavat useiden organisaatioiden toimintaa: budjetointia, kustannuslaskentaa, tarjousten tekemistä, tuotantoa, laatutyötä, menojen ja tulojen seurantaa sekä projekteja. Koska näin on ja kyseessä on aina suuri määrä rahaa, onkin sinun syytä laskentapohjia laatiessasi tehdä ne erittäin huolellisesti. Pahimmillaan huolimattomuutesi voi aiheuttaa yrityksen konkurssiin ja/tai työpaikkasi menetykseen. Näin voi tapahtua etenkin silloin, kun laskelmiesi perusteella tehdään taloudellisia päätöksiä. Tarkista kaikki laatimasi kaavat osoitteineen samalla kun niitä laadit, siihen hyvä apuväline on funktionäppäimen F2-painallus. Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Summa.Jos.Joukko-taulukko Kuva 130 F2-näppäimen painalluksella näet eri väreillä ympäröityinä kaavoihin mukaan ottamasi alueet ja solut. Jos kaavassa oleva soluosoite on väärä, valitse se kaavariviltä ja osoita oikeaa osoitetta. Voit korjata osoitteen myös ottamalla värillisestä viivasta kiinni ja kuljettamalla värillisen suorakaiteen oikeaan osoitteeseen. Alueen koon voit muuttaa suorakaiteen vasemmassa alanurkassa olevaa koonsäätökahvaa vetämällä. Jatka ajattelemista Tarkista kaikki laskennan tulokset toista kautta heti tuloksen saatuasi. Kun solussa on Summa() (Sum) -funktio soluosoitteilla ja näet kaavan palauttaman lopputuloksen solussa, valitse laskennan perusteena oleva alue hiirellä. Tarkasta tilariviltä laskentatulos, lopputulosten on oltava samat. Jos kaavan viittaus ei ole suhteellinen tai suora kuten tulisi, korjaa virhe ensimmäisessä kaavan sisältävässä solussa ja kopioi kaava oikeaan alueeseen. Tarkkaile koko ajan kriittisesti laskettuja arvoja, voivatko niiden suuruusluokat olla oikein vai ovatko ne jo silmämääräisesti vääriä. Korjaa virheet heti. Excel sisältää myös joukon virheentarkistustyökaluja, joilla voit etsiä kaavojen virheet. Muista kuitenkin, että vain ja ainoastaan sinä olet vastuussa laatimistasi laskentataulukoista. Vaikka virheentarkistustyökalut näyttäisivätkin, että kaavoissa ei ole virheitä, kaavat voivat silti laskea vääriä asioita tai niissä voi olla mukana vääriä osoitteita. Ajattele, mieti ja pohdi tarkoin tekemääsi. Kari Keinonen Sivu 83

84 Virheentarkistamisen työkalut Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Haku-taulukko Työkalut soluviittausten tarkistamiseen Virheentarkistus-työkalu Kuva 131 Kaavat (Formulas) -välilehden Kaavan tarkistaminen (Formula Auditing) -ryhmässä on useita käyttökelpoisia työvälineitä virheiden jäljittämiseen. Soluviittausten tarkistaminen Edellisessä kuvassa näet jäljitystyökalut, niiden avulla voit jäljittää kaavan edeltäjiä ja seuraajia sekä poistaa jäljitysnuolet. Kuva 132 Virhearvon sisältävässä solussa K2 on napsautettu Jäljitä edeltäjät (Trace Precedents) -painiketta. Saman solun vasemmassa yläkulmassa näkyy vihreä kolmio. Viedessäsi hiirellä osoittimen soluun, näet vasemmalla huutomerkillä varustetun painikkeen. Napsauta painiketta, niin esiin ponnahtaa pudotusvalikko. Pudotusvalikosta löytyy myös virheentarkistustyökaluja. Pudotusvalikosta ja jäljitysnuolista näetkin, että virhetilanne johtuu tällä kertaa solusta J2, siitä puuttuu arvo. Näytöllä näytetyt nuolet saat pois napsauttamalla Poista nuolet (Remove Arrows) -painiketta. Kuva 133 Solussa B2 on napsautettu Jäljitä seuraajat (Trace Dependents) -painiketta. Nyt sinisellä nuoliviivalla on esitetty kaikki ne solut, joiden laskentakaavassa solun B2 osoitetta (arvoa) käytetään. Kari Keinonen Sivu 84

85 Laskennan vaiheiden seuraaminen Napsauta aiemmassa kuvassa esitetty (Kuva 132) pudotusvalikko auki ja sieltä Näytä laskennan vaiheet (Show Calculation Steps) -komentoa. Tämä kaavan tarkistaminen askeltaen tuottaa usein tiedon virheen syystä. Kaavan palauttama virhearvo Kuva 134 Jatka napsauttamalla Laske (Evaluate) -painiketta, se johtaa virheilmoitukseen jota olet selvittämässä. Ohje Kuva 135 Laskenta tuottaa virhearvon #Puuttuu! (#N/A). Napsauta Aloita alusta (Restart) -painiketta. Napsauta seuraavassa ohjatussa vaiheessa Suorita rivi (Step In) -painiketta. Laskettava kaava Virheentarkastelun jatkamiseen Kuva 136 Käsittelemästämme kaavasta selviää jo tässä vaiheessa, että virhe aiheutuu solusta J2, siitä kun puuttuu arvo. Napsauta Sulje (Close) -painiketta. Ellei virhe selviä ensimmäisessä vaiheessa etene kaavassa Suorita toimintosarja loppuun (Step Out) ja taas Suorita rivi (Step In) painikkeilla käyden läpi kaikki kaavan argumentit jotta virhe löytyy. Kari Keinonen Sivu 85

86 Virheiden jäljitys Kaavat (Formulas) -välilehden Kaavan tarkistaminen (Formula Auditing) -ryhmässä olevaa Virheentarkistus (Error Checking) -työkalua napsauttamalla voit tarkastella taulukon virheellisiä laskentakaavoja. Kuva 137 Virheentarkistus (Error Checking) -valintaikkunassa voit selailla kaikki taulukon virhekaavat läpi Seuraava (Next) -painikkeella. Asetukset (Options) -painikkeella pääset muuttamaan Excelin asetuksia. Askelluspainikkeella voit ajaa virheellisen kaavan edellisellä sivulla esitetyllä tavalla. OK-painikkeella hyväksyt ilmoitusikkunan Kuva 138 Kun kaikki virheet on läpikäyty, saat ilmoituksen siitä. Kaavojen näyttäminen Voit näyttää laskentapohjassa myös kaikki laskentakaavat. Se tapahtuu Kaavat (Formulas) -välilehden Näytä kaavat (Show Formulas) painikkeella. Kuva 139 Painettuasi Näytä kaavat (Show Formulas) -painiketta näet laskenta-arkin kaikki kaavat taulukossa. Kari Keinonen Sivu 86

87 Syötön kelpoisuuden tarkistaminen Kelpoisuustarkistuksella voit ohjata solun tai alueen syötön kelpoisuutta, ohjaat taulukon käyttäjää syöttämään soluihin oikean suuruisia ja tyyppisiä arvoja. Kelpoisuustarkistuksen käyttäminen sopii erityisesti malleihin ja organisaatiossa yleisessä käytössä oleviin laskentapohjiin. Kelpoisuustarkistuksella voit tehdä soluun pudotusvalikon. Pudotusvalikon riviä napsauttamalla käyttäjä voi valita luettelosta vain ennakkoon määrätyn arvon, ei muita. Luettelolla ehkäiset siis luvattomien arvojen syöttämisen soluihin. Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Haku-taulukko Laadi Tuotetunnus-soluun J2 syöttöä helpottava pudotusvalikko. Valitse aluksi J2 solu. Valitse sitten Tiedot (Data) -välilehti ja napsauta Datatyökalut (Data Tools) -ryhmästä Tietojen kelpoisuuden tarkastaminen (Data Validation) -painiketta. Kuva 140 Määritä valintaikkunassa Lähde (Source) -kenttään laaja aluemääritys. Lähde- ja/tai kohdealueeksi kannattaa valita usein huomattavasti suurempi alue kuin se, jossa arvot nyt ovat. Aseta Ohita tyhjät (Ignore blank) -asetus voimaan, jotta pudotusvalikossa ei näkyisi turhia arvoja (tyhjiä rivejä). Voit ohjata kelpoisuuden tarkistamistoiminnolla myös lukujen tai muun sisällön syöttötyötä. Mahdollista on rajoittaa syöttö kahden lukuarvon väliin ja suuremmaksi tai pienemmäksi kuin määritetty arvo. Asetus Ohita tyhjät Kuva 141 Laadi Hinta-sarakkeelle kelpoisuusehto jolla estät käyttäjää syöttämästä kenttään negatiivista arvoa tai yli sadan euron hintaista tuotetta. Sanoma (Input Message) ja Virhesanoma (Error Message) -välilehdille voit kirjoittaa syöttöä ohjaavia ohjeita käyttäjälle. Tiedot: on välillä (Data: between) ehto tarkoittaa samaa kuin kyselyn Ja (And) -ehto. Ehto tiukentaa tulosjoukkoa koska molempien ehdon osien on toteuduttava yhtaikaa. Kari Keinonen Sivu 87

88 Esitysgrafiikka Excel 2007 Esitysgrafiikalla tarkoitetaan laskenta-arkille piirrettyjä kuvaelementtejä tai arkille tuotuja valmiita kuvia sekä lukujen esittämistä kaavioina tai käyrästöinä. Tue ja elävöitä laskelmiasi tekstiin liittyvillä kuvilla, ne selkeyttävät asiakirjaasi. Tee esitysgrafiikkaa aina suunnitellusti. Yksinkertaiset kuvat ja kaaviot selkeyttävät laskentamalliasi. Parhaat lukujoukkoja kuvaavat kaaviolajit ovat normaali piirakka- ja pylväskaavio tai yksinkertainen viivadiagrammi. Muista, ettei monimutkainen kolmiulotteinen pylväskaavio useinkaan selkeytä esitystäsi. Kuvan lisääminen Haluat laskenta-asiakirjaasi yrityksen logon tai jonkin muun valmiin kuvan. Excel asiakirjaan voit tuoda valokuvan Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Pictures) -painikkeen avulla. Valmiista kuvakirjastosta löydät kuvia ClipArt-painikkeen avulla. Kuva 142 Lisää logo eli kuva tiedoston ylätunnisteeseen Sivun asettelu (Page Layout) -näkymässä Kuva (Picture) -painikkeella. Valokuvan käsittely Excel ei ole varsinainen kuvankäsittelyohjelma, joten siinä on rajalliset keinot valokuvien käsittelyyn. Voit kuitenkin muokata valitsemaasi.jpeg,.gif,.png tai.tiff kuvaa jonkin verran Muotoile (Format) -välilehden kuvatyökaluilla. Kuva 143 Kuvassa näet Muotoile (Format) -välilehden, joka ilmestyy näytölle kun valitset kuvan. Työkalurivin painikkeilla voit säätää valokuvan valoisuutta ja kontrastia, voit muuttaa kuvatyyliä, kuvan muotoa, viedä kuvan toisen taakse tai tuoda eteen. Voit myös rajata kuvaa tai muuttaa sen kokoa. Kuvan pikavalikon Muotoile kuvaa (Format Picture) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa voit myös muotoilla kuvaa yksityiskohtaisemmin. Voit lisätä kuvaan kolmiulotteisuutta tai tarkentaa muita kuvaan liittyviä asetuksia. Voit muuttaa kuvan yhden värin (usein valkoinen) läpinäkyväksi. Työkalun löydät ainakin Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -valikon Lisää komentoja (More Commands) -komennon avulla. Valitse Mukauttaminen (Customize) -välilehdellä Valitse komennoista (Choose commands from) -pudotusvalikosta Kaikki komennot (All Commands). Etsi listasta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) ja lisää se pikatyökaluriville napsauttamalla Lisää (Insert) -painiketta. Napsauta työkalua ja sitten läpinäkyväksi haluamaasi kuvan väriä. Kari Keinonen Sivu 88

89 Piirretyt kuvat Excelin piirtotyökalut mahdollistavat yksinkertaisten kuvien, valmiiden muotojen piirtämisen. Lisäät kuvaan piirretyn muodon Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -painikkeen pudotusvalikosta. Käytä piirtotyökaluja korostaaksesi laskennan lopputulosta tai poikkeavaa arvoa. Voit piirtää korostuskeinona kehyksen, nuolen tai ellipsin. Viivatyökalut, myös tarttuvat viivat Piirtämisen perusmuodot Matemaattiset piirretyt merkit Puhekuplat ja tarttuvat selitekehykset Kuva 144 Muodot (Shapes) -pudotusvalikossa on paljon valmiita kuvioita. Valikon jokaisen kuvion voit piirtää yhdellä ranneliikkeellä, vetämällä. Piirrettyäsi kuvion aktivoituu valintanauhassa piirtoapuvälineitä sisältävä Muotoile (Format) -välilehti. Piirretyn muodon pudotusvalikon Muotoile muotoa (Format Shape) -komennolla taas saat näkyviin valintaikkunan, jonka avulla voit tehdä useita lisäasetuksia muodolle. Kuva 145 Muotoile (Format) -välilehden painikkeilla voit käsitellä kuvaa melko monipuolisesti. Työkaluilla voit kiertää kuvaa, tasata useita muotoja, ryhmittää niitä tai kääntää ne omaksi peilikuvakseen. Työkaluilla voit myös muuttaa kuvan kolmiulotteisuusvaikutelmaa monella tavalla. Excelin piirtotyökaluilla voit muokata jonkin verran aiemmin luotua piirroskuvaa (ClipArt-vektorigrafiikka). Voit lisätä kuvaan erilaisia viivoja, suorakaiteita tai ellipsejä. Voit värittää ja varjostaa haluamiasi kuvan osia (piirto-objekteja). Voit purkaa kuvan ja ottaa siitä käyttöön vain osia. Voit kiertää ja kääntää kuvaa moneen suuntaan. Kari Keinonen Sivu 89

90 SmartArt-grafiikkaobjektit Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - SmartArt-taulukko Excel 2007 tuo mukanaan vahvasti uusitun työkalun prosessi-, organisaatio- ja matriisikaavioiden luomiseen. Kaaviolaji valitaan Lisää (Insert) -välilehden SmartArtpainikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 146 Valintaikkunasta valitset grafiikkaobjektin piirtämiseen haluamasi työvälineen. Valitse kaaviolajiksi Hierarkia (Hierarchy), valitse ikkunan keskiosassa olevasta luettelosta toinen vasemmalta ja napsauta OK-painiketta, näin luot organisaatiokaavio objektin. Tuotettuasi kaavion valmiiksi kelluu objekti laskenta-arkilla kuin mikä hyvänsä kuva. Tällaista kuvaa voi suurentaa ja pienentää koonsäätökahvoista. Objektin sisältöä ja muotoiluja pääset muuttamaan ja muokkaamaan kaksoisnapsauttamalla objektia. Organisaatiokaavio Kun olet valinnut organisaatiokaavion mallin, pääset määrittämään kaavioin tietoja. Kuva 147 Näytölle ilmestyy valitsemasi organisaatiokaaviotyyppi ja viereen tekstiruutu. Tekstiruudun eri kohtiin kirjoitat organisaation jäsenten nimet ja toimenkuvat. Kirjoita teksti tähän (Type your text here) -kohdassa pääset tekstiruutuun [Teksti] (Text) nuolinäppäimillä tai hiirellä napsauttaen. Kari Keinonen Sivu 90

91 Kuva 148 Henkilön aseman saat samaan laatikkoon omalle riville Vaihto (Shift) + Enter -painalluksella. Syötön osalta valmista kaaviota voit muotoilla vielä ulkoisesti. Sen teet SmartArt työkalut (SmartArt tools) -ryhmän Rakenne (Design) tai Muotoile (Format) välilehtien toimintopainikkeilla. Lisää tarvittaessa uusi kuvio organisaatiokaavioon Rakenne (Design) -välilehden Lisää muoto (Add Shape) -painikkeen alivalikosta. Kuva 149 Valmis organisaatiokaavio saattaa näyttää tältä. Kari Keinonen Sivu 91

92 Luvuista kaavioita Laskennan tuloksen esittäminen pylväin, piirakoin tai käyrin tekee laskelmasi lopputuloksen helpommin ymmärrettäväksi. Kaavioiden luominen onkin taulukkolaskennan keskeinen perustoimi. Ennen 1 kaavion luomista on tärkeää miettiä miten luvut aiot esittää. Excelissä on valittavissa useita kaaviolajeja ja niissä monia vaihtoehtoisia kaavion muotoilumalleja. Valmiiden kaavioiden käyttäminen on yksinkertaista. Lisäksi voit rakentaa omia yhdistelmäkaavioita. Käytä kaaviossa lukuarvoillesi sopivaa mallia, älä lähde keimailemaan kolmiulotteisuudella, se voi kostautua. Selkeimpiä kaaviomalleja ovat pylväs, piirakka ja viivadiagrammi. Huomioi kaaviota laatiessasi ainakin seuraavat seikat: 1. Pylväskaavio soveltuu parhaiten määrää ilmaisevaksi kaavioksi. Kaavion arvoakselin tulee alkaa nollasta. Pylväiden avulla on helppo vertailla ilmiöitä ja asioita. Summapylväät sopivat silloin, kun tulee korostaa osien summaa. 2. Palkkikaavio (vaakapylväät) sopii parhaiten, kun arvosarjoja on vähän ja ne on lajiteltu suuruusjärjestykseen suuremmasta pienempään. Kaavion mitta-akselin arvon tulee yleensä alkaa nollasta. 3. Ympyräkaavio soveltuu parhaiten esittämään arvojen suhdetta, kokonaisuuden jakautumista osiin. Ympyräkaaviossa voi olla mukana vain yksi arvosarja. Osia (sektoreita) tulisi olla alle 8. Sektoria voit korostaa irrottamalla sen kaaviosta. 4. Viivadiagrammi soveltuu erinomaisesti syy-seuraussuhteiden kuvaamiseen. Eli viivakaavio soveltuu kun haluat esittää arvojen kehitys- tai muutossuuntaa ja näiden vaihtelua suhteessa tiettyyn ajanjaksoon. Arvojen tulee olla luonteeltaan jatkuvia asteikon ollessa tasavälinen. Viivakuvioon voit lisätä myös trendiä kuvaavan viivan. Viivakuvio ja pylväskaavio sopivat yleensä samoihin tilanteisiin. 5. Kaksi pystyakselia ja kaksi eri kuvaajatyyppiä (pylväs ja viiva) samassa kaaviossa selkeyttävät tilannetta silloin, kun haluat esittää eri mittayksiköillä mitattuja muuttujia. Perusta molemmille mittayksiköille oma pystyakseli. Käytä toisen mittayksikön ilmaisemiseen pylvästä ja toisen ilmaisemiseen viivaa. Kaikki kaaviolajit luodaan suunnilleen samalla tavalla. Luotuasi kaavion kaikkien taiteen sääntöjen mukaan oikein on kaavio linkitetty alkuperäiseen laskentataulukkoon. Kun muutat laskentataulukon arvoja, muuttuvat kaavion arvot vastaamaan lukuarvojen muutoksia. Kaavion arvopisteitä vetämällä voit myös muuttaa lähtöarvoja, mutta sitä en suosittele. Korjaa aina taulukon lähtöarvot. Kaavio voi kellua saman työarkin päällä jolla lähtöarvot ovat. Kaavio voi olla jollain muulla työarkilla tai kokonaan omallaan. Lisäksi Excelillä luotu kaavio voi olla linkitettynä myös Word asiakirjassa. 1 Lammi, Outi, Excel Laatua taulukoihin, Docendo, 2007 Kari Keinonen Sivu 92

93 Pylväskaavion luominen Valmiista laskentataulukosta saat luotua esityskaavion seuraavia vaiheita noudattaen. Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Haku-taulukko Vaihe 1 Ensimmäinen valittu alue Toinen valittu alue Kuva 150 Valitse alue, josta haluat tehdä kaavion. Kuvassa on valittu C-sarakkeesta koko alue, jolle tuotetiedot (otsikko mukana) on syötetty. Sitten on valittu Ctrl-näppäin alas painettuna G-sarakkeesta varastoarvoja sisältävä alue. Otsikot otetaan mukaan valinnassa. Tärkeää on, että valitset pidempään valitsemissuuntaan yhtä suuret alueet (tässä alaspäin eli korkeussuuntaan). Kaavion määrittelyn perusasiat Excel jakaa kaaviota muodostaessaan tiedot sarjoiksi ja luokiksi. Sarjaksi Excel valitsee sen suunnan, johon valitsemiasi rivejä tai sarakkeita on vähemmän. Arvosarjat erotellaan pylväskaaviossa erivärisin pylväin ja selitteessä näet arvosarjojen nimet. Luokiksi Excel valitsee sen suunnan, johon valitsemiasi rivejä tai sarakkeita on määrällisesti enemmän. Luokat ilmaistaan samanvärisinä pylväinä ja luokkien nimet näet pylväskaaviossa vaaka-akselilla. Vaaka-akselia kutsutaan arvoakseliksi ja pystyakselia luokka-akseliksi. Löydät kaavion luomistyökalut Lisää (Insert) -välilehden Kaaviot (Charts) -ryhmästä. Kaaviot (Charts) -ryhmä Kuva 151 Ryhmän pudotusvalikoista voit valita käyttöösi sopivan kaaviotyypin. Kari Keinonen Sivu 93

94 Vaihe 2 Kuva 152 Napsauta Pylväs (Column) -painiketta ja valitse pudotusvalikosta kaaviotyyppi. Muuta kaavion kokoa ja siirrä se kohtaan, jossa sen tulee sijaita. Pylväskaavion muokkaaminen Kun kaavio ilmestyy näytölle ja/tai on valittu, näet valintauhassa kolme uuttaa välilehtipainiketta kaaviotyökaluryhmässä. Aktiivinen välilehti on Rakenne (Design). Välilehtien työkaluilla voit muokata kaavion ulkoasua. Kuva 153 Kaavion tyyliä muutat Rakenne (Design) -välilehden Kaavion tyyli (Chart Styles) -painikkeella esiin tulevasta pudotusvalikosta. Valitse Tyyli 10 (Style 10). Valitse Layout (Asettelu) -välilehdellä Akselin otsikot (Axis Title) -painikkeen pudotusvalikosta otsikko vaaka-akselin alle. Valitse pystyakselille kierretty otsikko. Kaavion vaaka-akselin otsikon linkität lähtöarvosoluihin valitsemalla otsikkokehyksen ja kirjoittamalla kaavariville yhtäläisyys merkin sekä napsauttamalla otsikkosolua. Kirjoita sana Euroa pystyakselin otsikoksi. Poista selite (Legend), samaa asiaa kun ei kannata toistaa otsikossa ja selitteessä. Kaavio on kuva, joten sen kokoa voit muuttaa kaavion kulmissa olevista koonsäätöön tarkoitetuista "karhennuksista". Kaavion siirtäminen onnistuu vetämällä. Kari Keinonen Sivu 94

95 Objekteja muokkaat Muotoilu (Format) -välilehdellä. Valitse objekti Nykyinen valinta (Current Selection) -ryhmän Kaavion osat (Chart Elements) -pikavalikosta. Muotoile valinta (Format Selection) -painikkeella esiin tulevassa ikkunassa voit tehdä tarkkoja muotoiluasetuksia kaaviosta valitulle osalle. Kuva 154 Kuvan kaaviossa näet muutaman muutoksen. Valitse piirtoalue (Plot area) ja napsauta Muodon tyylit (Shapes Styles) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta Hienovarainen tehoste - Korostus 6 (Subtle Effect - Accent 6) -komentoa. Valitse koko kaavio (Chart Area) ja Muotoilu (Format) -välilehdellä WordArt-tyylit (Styles) Liukuvärjäystäyttö - Korostus 2 (Gradient fill - Accent 6, Inner Shadow) täyttö. Valitse Tekstitehosteet (Text Effects) -pudotusvalikosta Varjoustus (Shadow) -alivalikosta Sisemmät (Inner) -ryhmästä ensimmäinen vasemmalta. On tärkeää että mietit akselien asteikot kuntoon. Pystyakseli tulee pääsääntöisesti alkaa nollasta. Vaaka-akselilla näkyy kaikkien arvosarjojen nimet. Selite on toisinaan myös turha, koska kaavion otsikko kertoo mitä arvoja kaavion pylväät kuvaavat. Akselien muokkaaminen Pikavalikoima ja pikavalikko Kuva 155 Kaavion akselia voit muokata napsauttamalla akselin pikavalikosta Muotoile akselia (Format Axis) -komentoa. Kari Keinonen Sivu 95

96 Desimaalien määrä Kuva 156 Muotoile akselia (Format Axis) -valintaikkunassa on 8 välilehteä akselin muokkaukseen. Luku (Number) -välilehdellä voit muokata akselin lukuarvon esitysmuotoa. Linkitetty lähteeseen (Linked to source) -valinta aiheuttaa sen, että syötettyjen arvojen kasvaessa myös akselin arvot kasvavat. Jakoviivojen määrä Kuva 157 Tekstimuotoista tietoa sisältävän akselin (tässä vaaka-akselin) muotoilun teet pikavalikon Muotoile akselia (Format Axis) -valintaikkunassa. Kaavion arvosarjan poistaminen Kun pylväskaaviossa on useita arvosarjoja (erivärisiä pylväitä) ja haluat poistaa yhden sarjan, onnistuu se valitsemalla koko sarjan ja painamalla Delete-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 96

97 Kaavion lähtöarvojen lajittelu Kaavion lähtöarvot kannattaa usein lajitella, jotta kaaviosta tulee selkeämpi. Valitse aluksi koko kaavioalue, myös sarakeotsikot. Kuva 158 Napsauta Tiedot (Data) -välilehdellä Lajittele (Sort) -painiketta. Valitse Lajitteluperuste (Sort by) pudotusvalikosta lajitteluavaimeksi Varastoarvo-sarake ja Järjestä (Order) -pudotusvalikosta Suurimmasta pienimpään(largest to Smallest) -arvo. Jos haluat käyttää useampaa lajitteluavainta napsauta Lisää taso (Add Level) -painiketta ja määritä toinen avain sekä lajittelujärjestys samoin kuin ensimmäiseen kenttään. Pylväiden etäisyys toisistaan Muuta seuraavaksi pylväiden leveyttä siten, että pylväiden etäisyys toisistaan pienenee. Kuva 159 Napsauta ensimmäistä pylvästä toisella hiiren painikkeella. Valitse pikavalikosta Muotoile arvosarjat (Format Data Series) -komento. Kari Keinonen Sivu 97

98 Sarjojen limitys Kuva 160 Valintaikkunan Sarjan asetukset (Series Options) -välilehdellä voit muuttaa kaavion pylväiden leveyttä Välin leveys (Gap Width) -liukusäätimellä. Mitä pienempi arvo, sitä lähemmäs pylväät asettuvat ja niiden leveys kasvaa. Kuva 161 Tehtyjen asetusten jälkeen kaavio näyttää suunnilleen tältä. Kaavion sijainti Kaavio voi sijaita joko laskentataulukossa upotettuna tai omassa taulukossaan. Oletuksena kaavio syntyy samaan taulukkoon jossa sen luomisen aloitat, se on siis taulukkoon upotettu. Kaavion sijainnin saat vaihdettua valintanauhan Rakenne (Design) -välilehden Sijainti (Location) -ryhmän Siirrä kaavio (Move Chart) -painikkeella. Oletussijainti Kuva 162 Valintaikkunassa voit vaihtaa kaavion sijainnin omaan taulukkoon Uuteen taulukkoon (New sheet) -valinnalla, anna samalla nimi taulukolle. Kari Keinonen Sivu 98

99 Ympyräkaavion luominen Ellet jo aiemmin lajitellut lähtöarvoja, lajittele taulukko varastoarvojen mukaan laskevaan järjestykseen. Tee uusi aiempaa vastaava Ctrl + valinta mutta ota mukaan vain kuusi ensimmäistä arvoa sekä otsikot. Valitse Lisää (Insert) -välilehden Ympyrät (Pie) -painikkeen pudotusvalikosta ensimmäisenä vasemmalla oleva kaaviotyyppi. Otsikko (Title) Selite (Legend) Kuva 163 Yllä olevilla ohjeilla saat aikaan melko valmiin ympyräkaavion. Kaaviota voit kuitenkin muokata Rakenne (Design), Asettelu (Layout) ja Muotoilu (Format) -välilehtien toimintopainikkeilla. Ympyräkaavion muokkaaminen Otsikko (Title) Selite (Legend) Kuva 164 Muokkaa ympyräkaaviota valitsemalla Kaavion asettelu (Chart Layouts) -ryhmästä Asettelu 6 (Style 6). Valitse Asettelu (Layout) -välilehden Otsikot (Labels) -ryhmän pudotusvalikon Arvopisteiden otsikot (Data Labels) -komennolla asetus Päätepisteiden jälkeen (Outside End). Valitse vielä Muotoilu (Format) -välilehdellä WordArt-tyylit (Styles) Liukuvärjäystäyttö - Korostus 6 sisävarjostus (Gradient fill - Accent 6, Inner Shadow) täyttö. Valitse Tekstitehosteet (Text Effects) -pudotusvalikosta Varjostus (Shadow) -alivalikosta Sisemmät (Inner) -ryhmästä ensimmäinen vasemmalta. Korosta suurinta sektoria vetämällä se kaaviosta hieman ulos. Sektorien kulma muuttuu kun muutat lähtöarvoja. Kari Keinonen Sivu 99

100 Otsikoiden muokkaaminen Otsikon ulkoasua ja sisältöä voit myös muokata. Ellei otsikon sisältö vastaa taulukon otsikkoa, voit myös linkittää otsikon taulukon otsikkoon. Kuva 165 Kuvassa näet aktiivisen ympyräkaavion alkuperäisten lähtöarvosolujen valinnat erivärisin suorakaitein. Selitteen arvot haetaan Tuote-sarakkeesta. Piiraan prosenttiarvot lasketaan Varastoarvot-sarakkeen arvoista. Vihreä suorakaide solun G1 ympärillä ilmaisee sen, että otsikon sisältö haetaan kyseisestä solusta. Jos haluat hakea otsikon tiedot jostain toisesta taulukon solusta, valitse ensin otsikko-objekti. Kuva 166 Kirjoita kaavariville yhtäläisyysmerkki (=), napsauta solua C1 ja paina Enter-näppäintä. Näin otsikon sisältö haetaan linkitetystä solusta. Ympyrän segmenttien erottaminen Jos valitset ympyräkaavion ja Lisää (Insert) -välilehden Ympyrä (Pie) pudotusvalikosta ylärivin toisen komennon Leikattu ympyräkaavio (Exploded Pie) saat irrotettua ympyrän kaikki segmentit toisistaan. Kari Keinonen Sivu 100

101 Kaavion arvot kahdella kuvaajalla Harjoitustiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto - ratkaistu.xlsx Kuva 167 Mallitiedoston pylväskaavio on piirretty valitsemalla aluksi solualue A3:C5. Kaavioksi on valittu perinteinen pylväskaavio. Esitä Menot-sarakkeen arvot viivalla. Valitse ensin Menot arvosarjan pylväät. Napsauta pikavalikosta Muuta sarjakaavion laji (Change Series Chart Type) -komentoa. Viiva (Line) -valitsin Kuva 168 Valitse toinen viivatyyppi ja hyväksy ikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Kuva 169 Nyt tulot näytetään pylväinä ja menot viivalla. Kari Keinonen Sivu 101

102 Oman kuvan käyttäminen pylväissä Harjoitustiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto - ratkaistu.xlsx Voit lisätä kaavion pylvääseen kuvan. Napsauta aktiiviseksi mallitiedoston kaaviossa pylväät. Valitse pikavalikosta Muotoile arvosarjat (Format Data Series) -komento. Täyttö (Fill) -välilehti Kuva 170 Napsauta valintaikkunasta aktiiviseksi Täyttö (Fill) -välilehti ja tee Kuva tai materiaalikuviotäyttö (Picture or texture fill) -valinta. Voit hakea oman kuvan pylvääseen napsauttamalla Tiedosto (File) -painiketta ja etsimällä kuvan levyltäsi. Napsauta kuitenkin seuraavaksi ClipArt-painiketta. Etsintä aihesanan mukaan Kuva 171 Kirjoita valintaikkunassa Etsittävä teksti (Search text) -kenttään euro ja napsauta Siirry (Go) -painiketta. Valitse luettelosta sopiva kuva ja napsauta lopuksi OK-painiketta. Kuva 172 Kuvan lisäämisen jälkeen kaavio voi näyttää vaikkapa tältä. Kari Keinonen Sivu 102

103 Kaavio toisessa työkirjassa Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Haku-taulukko Valitse tiedostosta Funktioiden käyttöä.xlsx (Haku-taulukko) aiemmin luotu pylväskaavio ja kopioi se muistiin Ctrl + c -näppäinpainalluksella. Perusta uusi laskentataulukko ja liitä kaavio tähän uuteen tyhjään laskentataulukkoon. Kaavion linkitykset säilyvät alkuperäiseen taulukkoon. Kuva 173 Napsauta kaavion yhtä pylvästä. Ensimmäisellä napsautuksella aktivoituu koko pylväsryhmä. Nyt kaavarivillä näkyy Sarja() (Series) -funktio jolla linkki alkuperäiseen työkirjaan ja taulukkoon on rakennettu. Tallenna uusi tiedosto samaan kansioon kuin Funktioiden käyttöä.xlsx. Käytä tallennuksessa nimeä Kaavio.xlsx. Aina muuttaessasi alkuperäisessä Funktioiden käyttöä.xlsx -tiedoston Haku-taulukossa joitain lähtöarvoja muuttuvat kaavojen palauttamat laskennan tulokset. Samalla sekä kyseisessä asiakirjassa oleva kaavio että tässä Kaavio.xlsx asiakirjassa oleva kaavio muuttuu syöttöä vastaavaksi. Muista linkityksestä se, että tiedostojen välinen linkki murtuu helposti. Älä siirrä kumpaakaan tiedostoa kansiosta tai anna tiedostoille uutta nimeä. Rikkoontuneet linkit ovat korjattavissa, mutta korjaaminen vaatii aina turhaa ja aikaa vievää vaivannäköä. Kari Keinonen Sivu 103

104 Malli Mikä tällainen malli on? Excel 2007 Yrityksissä tehdään laskentaa päivittäin. Useat yrityksen laskentapohjat ovat pitkälti samantyyppisiä sekä sisällön että ulkoasun puolesta. Malli (template) on pohja eli kokonainen ympäristö usein toistuvalle laskennalle. Malliin voit tallentaa erilaisia asetuksia ja muotoiluja valmiiksi niin, että helpotat uuden samankaltaisen asiakirjan luomista. Hieman toisin asia ilmaistuna; malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu, toistuvaa vakiotietoa, kaavoja ja muotoiluja sisältävä asiakirja. Malli sisältää asiakirjassa käytettävät asetukset, suojaukset, muotoilut, tyylit, makrot, automaattiset tekstit, lomakeobjektit sekä mahdolliset muut vakioelementit, kuten grafiikan (esimerkiksi logo). Miksi malli? Taulukkolaskenta tietokoneella on usein samanlaisena toistuvaa. Tietokoneella laskentaa tehtäessä työ hoituu nopeammin, etenkin jos osaat käyttää hyväksi tietotekniikkaa. Mallit ovat eräs esimerkki tietotekniikan onnistuneesta hyödyntämisestä. Malleilla sinun on helppo luoda usein toistuviin asiakirjoihin valmiiksi tunnistetiedot, lomakeobjektit, logot ja muu toistuva tieto. Tällainen esitäyttö säästää paljon aikaa ja vaivaa lopullisen asiakirjan laatijalta. Missä mallia käytetään? Laskentamalliksi tehdään yrityksen budjetit, laskut, tuntilistat, matkapäiväkirjat ja monet muut toistuvaa laskentaa sisältävät asiakirjat. Erilaiset esitäytetyt paperille tulostettavat lomakkeet ja koneella täytettävät lomakkeet sekä muutkin taulukot toimivat mallina erinomaisesti. Excel helpottaa muun muassa sähköisen lomakkeen täyttötyötäsi paljon koska se antaa syöttöä helpottavia lisäominaisuuksia, esimerkiksi valmiiksi luodut pudotusvalikot. Valikon luettelosta voit nopeasti valita kentälle arvon, samalla kirjoitusvirheiden mahdollisuus pienenee huomattavasti. Kuka mallia käyttää? Kun yrityksessä käytetään hyvin suunniteltuja ja yhdenmukaisia laskenta-asiakirjoja on ne helppo tunnistaa organisaation omiksi. Yrityksessä luodut mallit ovat pohjia joita jokaisen organisaatiossa toimivan tulee käyttää - myös sinun. Excel ohjelmaa avatessasi näkyviisi aukeaa tyhjä työkirja jossa on oletuksena kolme taulukkoa. Tämä uusi työkirja perustuu oletusarvona aukeavaan, käyttäjän asetuksissa määrättyyn malliin. Tämä oletusmalli pitää sisällään joidenkin asetusten oletusarvot. Siis sinä käytät aina jotain mallia pohjana omalle työkirjallesi. Kari Keinonen Sivu 104

105 Laskentamallin luominen Käynnistäessäsi Excelin käytät aina mallia. Avatessasi uuden asiakirjan se luodaan oletusmalliin pohjalta. Muuttaessasi Excelin oletusasetuksia, muokkaat oletusmallia. Uuden mallin luot seuraavasti: Laadi työkirjan taulukoihin haluamasi laskentapohjat, syötä muuttuvat arvot ja kaikki alkuarvot sekä toistuva teksti valmiiksi, lisää toistuvat kuvat. Laadi oikeisiin soluihin tarvittavat kaavat ja tee muut haluamasi toimet. Valitse mallille mieleisesi teema. Tee tarvittavat soluhuomautukset, ohjaus ja rakenna tarpeelliset ohjausobjektit sekä ohjelmoi niiden toiminnallisuus. Poista lopuksi kaikki muuttuvat arvot. Jätä vakioarvot ja kaavat taulukkoon. Poista tarpeettomat taulukot ja suojaa tarvittavat taulukot, tallenna Mallina. Mallin tallentaminen Mallin tallennusmuoto on Excel-malli (Excel Template, tiedostonimen tarkenne on.xltx) tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template, nimen tarkenne on.xltm). Malliksi työkirjaa tallentaessasi etsii Excel sille ohjelma-asennuksen yhteydessä käyttäjäprofiiliisi perustetun kansion. Kansion polun saat selville Excel asetukset (Excelin Options) -valintaikkunan Valvontakeskus (Trust Center) -välilehden Valvontakeskuksen asetukset (Trust Center Settings) -painiketta napsauttamalla. Osoitteen näet Luotetut sijainnit (Trusted Location) -kohdasta. Tallenna itse luomasi oletustyökirjamalli nimellä Personal.xlsb kansioon C:\Users\"Käyttäjätunnus"\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART Kyseinen polku ja oletusmallin tiedostonimi ovat mallien osalta käytössä vain Windows Vista -käyttöjärjestelmässä ja Excel ohjelmaversiolla. Vanhemmat ohjelmaversiot tallentavat mallit eri paikkaan ja silloin käytetään eri nimeä. Uutta oletusmalliasi Excel käyttää tallennuksesi jälkeen oletuksena aina, kun avaat uuden tiedoston. Malliin kannattaakin tehdä itselle mieluiset toiminnot valmiiksi (muotoilut, tyylit, otsakkeet, objektit, aliohjelmat yms.). Mallien oletustallennuskansio Kuva 174 Valitse Tallenna nimellä (Save As) -komento ja valitse Tallennusmuoto (Save as type) -tyypiksi Excel-malli (Excel Template) tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template). Anna tiedostolle kuvaava nimi. Excel huolehtii siitä, että malli tallentuu oikeaan kansioon. Kari Keinonen Sivu 105

106 Mallin käyttäminen Tallentamisen jälkeen sinun mallisi on käytettävissäsi Excelissä. Kun otat mallin käyttöön, liittää Excel sen ominaisuudet tyhjään asiakirjaan. Muokatessasi avattua asiakirjaa et muuta alkuperäistä mallia. Malli säilyy asetuksineen ja vakioelementteineen muuttumattomana ja voit käyttää sitä useita kertoja uuden laskenta-asiakirjan pohjana. Aiemmin tehtyä asiakirjamallia käytät uuden asiakirjan pohjana seuraavasti: Uusi työkirja mallia käyttäen Uuden asiakirjan voit luoda valmiin mallin pohjalta napsauttamalla Office-valikon Uusi (New) -komentoa. Näkyviin tulee Uusi työkirja (New Workbook) -valintaikkuna. Ikkunasta voit valita Excelin mukana asennetun mallin tai Microsoft Office Online -palvelusta löytyvän mallin. Omia mallisi saat käyttöön Omat mallit (My templates) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 175 Löydät Omat mallit (My templates) -välilehdeltä itse luomasi mallit. Valitsemastasi malliryhmästä voit valita haluamasi mallin napsauttamalla sen nimeä ja sitten Luo (Create) -painiketta. Perustaessasi uuden tiedoston mallia käyttäen et tallennuksen yhteydessä voi vahingossa tallentaa mallin päälle. Näin aiempi malli säilyy muuttumattomana seuraavaan käyttökertaan. Voit toki muokata mallia, mutta sen avaaminen näytölle vaatii hieman tavallisuudesta poikkeavia toimenpiteitä, näin et vahingossa muuta sitä. Kari Keinonen Sivu 106

107 Mallin muuttaminen Mallia voit muuttaa ja muokata avaamalla aiemman mallin Office-painikkeen Avaa (Open) -komennolla. Mallien oletustallennuskansio Kuva 176 Selaile ensin esiin hakemisto, jossa mallisi sijaitsee. Jos malli on tallentunut oletuspolkuun, voit kirjoittaa Osoiteruutuun seuraavan polun: C:\Users\"Käyttäjätunnus"\AppData\Roaming\Microsoft\Mallit Valitse oikea tiedosto ja napsauta Avaa (Open) -painiketta. Mallin muuttaminen on normaali taulukkolaskentatoiminto. Tee haluamasi muutokset malliin. Tallenna painikkeella tallennat uuden mallin vanhan päälle. Jos haluat tallentaa mallin uudella nimellä, tee kuten aiemmin on neuvottu (sivulla 105). Kari Keinonen Sivu 107

108 Syöttölomake Excel 2007 Voit luoda omia Excel-syöttölomakkeita tulostamista tai online-käyttöä varten. Online-lomakkeissa voi olla ohjausobjekteja, kuten valintanappeja ja avattavia luetteloita. Voit suojata online-lomakkeen siten, että sallit tietojen kirjoittamisen vain tiettyihin soluihin. Määrittämällä tietojen kelpoisuuden tarkistuksen voit varmistaa, että käyttäjät kirjoittavat lomakkeeseen oikean tyyppisiä tietoja. Voit määrittää lomakkeen täytettäväksi Excelissä, Web-sivuna tai Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) -kielellä kirjoitetuissa ohjelmissa. Mikä on syöttölomake? Yksinkertaisimmillaan syöttölomake voi olla käsin täytettävä asiakirja. Parhaimmillaan syöttölomake on näytöllä täytettävä online-asiakirja. Lomake sisältää kaikki vakiotekstit, grafiikan ja reunukset sekä erilaisia toimintopainikkeita - lomakeobjekteja. Excelin online-syöttölomake kannattaa myös aina suojata. Syöttölomake sinun kannattaa tallentaa mallina (tarkenne.xltx tai.xltm). Lomakeobjektit Lomakeobjektit ovat taulukkoon lisättäviä ohjausobjekteja. Lomakeobjekteilla helpotetaan sähköistä syöttötyötä. Lomakeobjektien käyttämisen edellytys Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsx Ennen lomakeobjektien tai makrojen luomista sinun on otettava esiin kehitystyökalut. Tämän teet Excel asetukset (Excel Options) -valintaikkunassa. Kuva 177 Napsauta Office-valikosta Excel asetukset (Excel Options) -painiketta. Napsauta voimaan Käyttäjän asetukset (Popular) -välilehdellä Näytä kehitystyökalut valintanauhassa (Show Developer tab in Ribbon) -asetus. Kari Keinonen Sivu 108

109 Lomakeobjektien käyttäminen Helppokäyttöiset syöttölomakkeen ohjausobjektit löydät Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Lisää (Insert) -painikkeen pudotusvalikosta. Helppokäyttöiset lomakkeen ohjausobjektit Ohjelmoitavat ActiveX-komponentit Kuva 178 Lisää (Insert) -pudotusvalikossa Lomakkeen ohjausobjektit (Form Controls) -otsikon alla näet syöttölomakkeissa käytettävät ohjausobjektit. Samassa pudotusvalikossa ovat ActiveX-komponentti (ActiveX Controls) -työkalut joiden käyttö vaatii jo hieman VBA-ohjelmoinnin osaamista. Yhdistelmäruutu eli pudotusvalikko (Combo box) Ennen pudotusvalikon luomista on oltava valmis luettelo, josta yhdistelmäruudun tiedot haetaan. Napsauta Asiakasrekisteri-taulukkovalitsinta. Kuva 179 Alueesta on määritetty taulukko Lisää (Insert) -välilehden Taulukko (Table) -painikkeella. Toiminto on antanut taulukolle nimen Taulukko3 (Table3), jota nimeä voit käyttää myöhemmin aluenimenä. Määritä Asiakasnumero-sarakkeelle dynaaminen aluenimi, lisätietoa sivulla 40. Oletustallennuskansion polku Kuva 180 Napsauta Kaavat (Formulas) -välilehden Nimien hallinta (Name Manager) -painiketta ja sitten Uusi (New) -painiketta. Näin pääset määrittämään alueviittaukselle dynaamisen aluenimen (kuvassa). Kari Keinonen Sivu 109

110 Avaa Laskutus-niminen taulukko ja muotoile se seuraavan kuvan mukaiseksi. Kuva 181 Laskutus-lomake on erinomainen esimerkki lomakkeesta, jossa voit käyt tää erilaisia lomakeobjekteja apuna. Lisää soluun B7 yhdistelmäruutu (pudotusvalikko). Sen luot napsauttamalla Lisää (Insert) -pudotusvalikon Lomakkeen ohjausobjektit (Form Controls) -otsikon alla ylimmän rivin toista painiketta ja piirtämällä sitten objektin. Kuva 182 Napsauta yhdistelmäruutu-objektin pikavalikon Muotoile ohjausobjektia (Format Control) -komentoa. Kirjoita esiin tulevassa valintaikkunassa Syöttöalue (Input Range) -kohtaan aluenimi As_Nro. Kirjoita solulinkiksi soluosoite B7. Poista Ominaisuudet (Properties) -välilehdeltä Tulosta objekti (Print Object) -valinta ja napsauta OK-painiketta. Avatessasi pudotusvalikon näet siellä kaikki taulukkoon syötetyt asiakasnumerot. Napsauttamalla riviä jolla asiakasnumero on, tulostuu numero soluun B7. Jos olet laatinut solujen B8-B10 kaavat PHaku() (VLookup) -funktiota käyttäen, päivittyy kyseisten solujen arvoiksi asiakasrekisteristä oikean yrityksen tiedot. Valintaruutu (Check Box) Valintaruutu on kolmas painike Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Lisää (Insert) -pudotusvalikossa. Valintaruutu palauttaa linkkisoluun totuusarvon TOSI (TRUE) tai EPÄTOSI (FALSE). Totuusarvoa käytetään, kun halutaan valinnan vaikuttavan taulukon kaavoihin. Solu C12, johon palautetaan laskemalla alennusprosentti valintaruudun valinnan mukaan Kuva 183 Napsauta Lisää (Insert) -pudotusvalikosta Valintaruutu (Check Box) -painiketta ja piirrä objekti solujen A12 - B12 yli. Kirjoita objektille otsikko. Määritä objektin taustaväri vakoiseksi, näin totuusarvo ei näy taulukossa. Kari Keinonen Sivu 110

111 Kuva 184 Napsauta valintaruutu-objektin pikavalikosta Muotoile ohjausobjektia (Format Control) -komentoa. Kirjoita valintaikkunan Solulinkki (Cell link) -kenttään B12. Objekti saa tulostua joten napsauta OK-painiketta. Kuva 185 Laadi soluun C12 kaava jolla palautat soluun alennusprosentin kun soluun B12 tulostuu totuusarvo TOSI (TRUE). Laadittuasi soluun kaavan päivittää valintaruudun valinta soluun arvoksi 10 %, muuten solussa näkyy 0 %. Askelluspainike (Spin Button) Askelluspainike on neljäs painike Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Lisää (Insert) -pudotusvalikossa. Painikkeella voit askel kerrallaan juoksuttaa solussa olevaa arvoa. Painikkeelle voit asettaa myös syötölle minimi- ja maksimiarvot. Kuva 186 Kirjoita soluun F12 sana Luokitus. Valitse Askelluspainike (Spin Button) -objekti ja piirrä se solun G12 vasempaan reunaan. Kuva 187 Napsauta askelluspainike-objektin pikavalikon komentoa Muotoile ohjausobjektia (Format Control). Valitse esiin tulevaan valintaikkunaan kuvassa näkyvät arvot ja Solulinkki (Cell link) -kohtaan G12. Napsauta Ominaisuudet (Properties) -välilehdeltä valinta Tulosta objekti (Print Object) pois päältä ja napsauta OK-painiketta. Napsauttaessasi askelluspainikkeen ylänuolta kasvavat solun G12 arvot 1-5. Alanuolella arvo pienenee. Muutos eli askel on määritelty yhdeksi (1). Kari Keinonen Sivu 111

112 Valintanappi (Option Button) Valintanappi on ylärivin viimeinen painike Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Lisää (Insert) -pudotusvalikossa. Valintanappia käytetään usean arvon ryhmässä, jossa napeista vain yksi kerrallaan voi olla valittu. Tällainen valintavaihtoehtojen kokoelma sinun tulee tehdä Ryhmän kehys (Group Box) -objektin sisään. Piirrä ensin sopivan kokoinen kehys. Piirrä sitten valintanapit niin, että ryhmän kehys on valintanappeja piirtäessäsi aktiivinen. Kuva 188 Piirrä ensin ryhmän kehys ja kirjoita sille otsikko. Piirrä neljä valintanappia Alv kohtelu -ryhmäkehykseen ja muuta niiden otsikot kuvan mukaisiksi. Napsauta jonkin valintanappi-objektin pikavalikon komentoa Muotoile ohjausobjektia (Format Control). Kuva 189 Valintanappeja luodessasi sinun ei tarvitse määrittää solulinkkiä kuin yhdelle objektille, koska ne nyt ovat ryhmässä. Valintanappi palauttaa soluun G14 arvon 1-4. Solussa G15 on kaava jossa kolmella sisäkkäisellä Jos() (If) -funktiolla palautetaan soluun oikea alv-prosentti, jotta voit käyttää sitä myöhemmin apuna laskennassa. Kuva 190 Kirjoita soluun G15 yllä oleva kaava. Kari Keinonen Sivu 112

113 Suojaustoimet Excel 2007 Excel ohjelmassa suojaustasoja on monta. Voit suojata työkirjan, taulukon tai määrittää eri taulukon alueille eri käyttöoikeuksia. Käytä salasanaa harkiten. Muutokset ryhmä Kuva 191 Suojauksen työkalut löydät Tarkista (Review)-välilehdeltä Muutokset (Changes) -ryhmästä. Työkirjan avaaminen Työkirjan avaamisen voit estää asetuksilla Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunassa. Työkalut (Tools) -pudotusvalikosta löydät Yleiset asetukset (General Options) -komennon. Kuva 192 Napsauta Yleiset asetukset (General Options) -komentoa. Avauksen salasana Muokkauksen salasana Kuva 193 Tee valintaikkunassa tarvittavat asetukset. Ainakin toinen salasana on annettava. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 113

114 Työkirjan rakenne Joskus tuotat asiakirjoja, joissa haluat estää työkirjan rakenteen muutokset, kuten taulukoiden poistamisen, siirtämisen tai uusien perustamisen. Suojaa työkirja (Protect Workbook) -painikkeen pudotusvalikon Suojaa rakenne ja ikkunat (Protect Structure and Windows) - komennolla voit estää työkirjan rakenteen ja ikkunoiden mukauttamisen. Suojataan taulukon rakenne Suojataan ikkunoiden koko ja sijainti Salasana - käyttö ei ole pakollista Kuva 194 Valintaikkunassa voit suojata työkirjan rakenteen ja ikkunat. Käytä salasanaa aina todella harkiten. Jos unohdat salasanan, salatun asiakirjan muokkaaminen ei onnistu sinulta eikä keltään muultakaan. Taulukon suojaus Laskentamallissa halutaan usein estää joidenkin taulukon osien muokkaaminen kokonaan, kun taas toisiin osiin saa kuka hyvänsä syöttää tietoa. Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx Kuva 195 Kuvan tilanteessa halutaan vapauttaa suojauksesta alue B4:C5. Valitse alue ja sitten valitun solun pikavalikosta Muotoile solut (Format Cells) -komento. Poista soluilta lukitus napsauttamalla Suojaus (Protection) -välilehden Lukittu (Locked) -valintaruudun valinta pois voimasta. Hyväksy valintaikkuna OK-painikkeella. Kari Keinonen Sivu 114

115 On aika suojata taulukko kun on otettu solutason lukitus pois päältä. Taulukon suojaat Suojaa taulukko (Protect Sheet) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Taulukon suojaus vaikuttaa vain valittuun taulukkoon. Jos haluat suojata työkirjan muutkin taulukot, tee niiden osalta samat toimet kuin tässä esimerkkitaulukolle teit. Salasana - käyttö ei ole pakollista Asetukset Kuva 196 Valintaikkunassa teet asetusten valinnat ja kirjoitat salasanan. Salasana ei ole pakollinen, suosittelen että jätät sen pois. Suojaus toimii ilman salasanaa, tosin sen saa peruskäyttäjäkin melko helposti pois voimasta napsauttamalla Poista taulukon suojaus (Unprotect Sheet) -painiketta. Käytä salasanaa aina todella harkiten. Salatun asiakirjan osan muokkaaminen ei onnistu sinulta, eikä keltään muultakaan, jos unohdat salasanan. Lukitun taulukon osan vapauttaminen suojauksesta Yritysverkoissa (Windows 2000 järjestelmä tai sitä uudempi) on mahdollista sallia lukittujen alueiden muokkaus joillekin käyttäjille. Verkkoa käyttäville annetaan käyttöoikeuksia (käyttäjätunnukseen perustuva) taulukon lukittujen osien muuttamiseen. Kuva 197 Salli käyttäjien muokata alueita (Allow Users to Edit Ranges) -painikkeella saat esiin alueiden muokkauksen sallimiseen tarkoitetun valintaikkunan. Ikkunassa Uusi (New) -painikkeella pääset määrittelemään tarkemmin alueet joihin käyttäjä voi tehdä muutoksia ja sen, kuka muutoksia voi tehdä. Kari Keinonen Sivu 115

116 Makrot Excel 2007 Makro on automatisoitu toimintosarja, kokoelma Excel-toimintoja, jotka suoritat yhdellä komennolla, näppäinpainalluksella tai painiketta napsauttamalla. Makroja tuotat nauhoittamalla, näin syntyy Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tutustumalla VB-editorissa (Alt + F11) nauhoitettuun koodiin saat hyvän kuvan VBA-ohjelmoinnista. Jos tunnet VBA-ohjelmointikielen, voit muokata nauhoitettua koodia haluamallasi tavalla. Makronauhoitin ei tallenna kaikkia hiiren liikkeitä. Voit siirtyä asiakirjassa nauhoituksen aikana näppäimistön avulla ja tehdä myös aluevalinnat näppäimistöllä. Lisätietoa makrojen nauhoittamisesta saat Internet-sivulta Suojausasetukset Makroja sisältävä työkirja on tallennettava oikeaan muotoon (lisää sivulla 155). Vaikka työkirja olisikin tallennettu oikein, Excelin oletusasetukset estävät makrojen automaattisen suorittamisen. Makrosuojaus on valvontakeskuksessa asetettu oletuksena suojaustasolle Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita (Disable all macros with notification). Käyttäessäsi oletusasetusta voit päättää makrojen käytöstä tapauskohtaisesti. Avatessasi makroja sisältävän asiakirjan saat kaavarivin yläpuolelle ilmoituksen. Kuva 198 Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa voit ottaa makrot käyttöön jos olet varma niiden turvallisuudesta. Ota ohje vakavasti Kuva 199 Valintaikkunassa voit tehdä Ota tämä sisältö käyttöön (Enable this content) -asetuksen, jolloin kyseisen työkirjan makrot on suoritettavissa. Jos organisaatiossasi laaditaan paljon digitaalisesti allekirjoitettuja VBA-toimintosarjoja sisältäviä taulukoita, voit valita Excel-asetuksen Poista voimasta kaikki makrot digitaalisesti allekirjoitettuja makroja lukuun ottamatta (Disable all macros except digitally signed macros). Älä koskaan käytä asetusta Ota käyttöön kaikki makrot (Enable all macros), se on suuri tietoturvariski. Kari Keinonen Sivu 116

117 Nauhoitetut makrot Luo makro seuraten alla olevia toimintoaskelia: Suunnittele makron toiminnot. "Kylmäharjoittele mukaan otettavat toiminnot. Napsauta nauhoitus päälle. Anna makrolle sen toimintaa kuvaava nimi. Määritä pikanäppäin. Aseta se käytettäväksi työn alla olevaan työkirjaan tai omaan makrotyökirjaan. Suorita tarvittavat komennot. Lopeta nauhoitus. Tarkastele, testaa ja muokkaa koodia. Makroa nauhoittaessasi jokainen suorittamasi komento tallentuu makroon, tee siis vain tarpeelliset komennot nauhoituksen aikana. Makron nauhoittaminen Makron nauhoitat kuten kasettinauhurilla musiikkikappaleen, laitat nauhoituksen päälle, teet toiminnot ja lopetat nauhoittamisen. Nauhoita makro -painike Makrosuojaus -painike Kuva 200 Kehitystyökalut (Developer) -välilehden Koodi (Code) -ryhmässä on painikkeet VBA-ohjelmointiin ja makrojen selailuun sekä nauhoittamiseen. Nimen tulee alkaa kirjaimella ja se ei saa sisältää välilyöntejä. Pikanäppäin, jolla makron voidaan suorittaa. Yleispätevä makro tallennetaan omaan makrotyökirjaan Kuva 201 Makron nauhoittamisen aloitat Nauhoita Makro (Record Macro) -painikkeen napsautuksella. Valintaikkunassa nimeät makron ja määrität pikanäppäimen. Tallenna makro oikeaan tallennuspaikkaan sen mukaan, haluatko käyttää makroa aina Excelillä työskennellessäsi vai haluatko käyttää makroa vain työn alla olevassa asiakirjassa. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Painike makronauhoituksen lopettamiseen Kuva 202 Kun makron nauhoitus on aloitettu, tallentuu makroon kaikki suorittamasi komennot, jatka siis laatimasi suunnitelman mukaan harkiten. Kun makro on valmis napsauta Lopeta nauhoitus (Stop Recording) -painiketta. Kari Keinonen Sivu 117

118 Makrojen suorittaminen Makron suoritat pikanäppäinyhdistelmällä, jos määrittelit sen makroa luodessasi. Makron voit suorittaa taulukkoon tekemälläsi painikkeella tai Makrot (Macros) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta Suorita (Run) -komennolla. Muokkaa-painike Asetukset-painikkeella pääset lisäämään makroon pikanäppäimen Kuva 203 Makroluettelossa näet kaikki avointen asiakirjojen makrot. Valitse suoritettava makro ja napsauta Suorita (Run) -painiketta. Muokkaa (Edit) -painikkeella pääset muuttamaan makron VBA-koodia. Muuttujamääritykset Kommentointia Ohjelmakoodia Ohjelman lopettava avainsanapari Kuva 204 Koodin muokkaustilassa koodi voi näyttää tältä. Nauhoitettuun makroon ei tallennu silmukkarakennetta tai muuttujamäärityksiä. Nauhoitetun makron ja kirjoitetun aliohjelman koodi alkaa aina avainsanalla Sub. Ohjelma päättyy myös aina sanoihin End Sub. Makron liittäminen pikatyökaluriviltä suoritettavaksi painikkeeksi on esitetty myöhemmin materiaalissa (sivu 150). Kari Keinonen Sivu 118

119 Funktion ohjelmoiminen Excelissä on paljon valmiita funktioita, muttei kaikkiin tarvittaviin tilanteisiin. Voitkin ohjelmoida helposti omia laskentafunktioita. Funktio sisältää laskenta- ja päättelysääntöjä. Sääntöjen avulla lasketaan funktion tulos. Funktion ohjelmakoodi aloitat kirjoittamalla avainsanan Function. Funktion toiminnot päätät kirjoittamalla avainsanat End Function. Laskennan tulos palautetaan soluun, jossa funktiota käytetään. Funktion kirjoittamisen aloitat seuraavasti: Function FunktionNimi (Parametri As tietotyyppi, P..) As tietotyyppi Lähtötiedot funktiolle annat parametreina. Parametri voi olla soluosoite tai jokin tietotyypiltään sopiva arvo. Kaikissa funktioissa et tarvitse parametreja. Parametria et saa määritellä enää muuttujana ohjelmassa. Kirjoita funktio, jolla voit laskea ympyrän pinta-alan. Funktion matematiikka Kuva 205 Geometrian kaava πr 2 on kirjoitettu omaksi YmpPintaAla()-funktioksi. Funktioita käytät Excel-taulukon solussa, kuten Excelin omiakin funktioita: =YmpPintaAla(A2) (jos säde on kirjoitettu soluun A2). Kuva 206 Taulukossa on käytetty omia laskentafunktioita. Ikää laskevan Ika()-funktion ohjelmoinnissa on käytetty kuvassa oikealla olevaa koodia. Alemmassa osassa on käytetty yllä ohjelmoitua ympyrän alan laskevaa funktiota. Mittoja ilmoittavat solut on muotoiltu omilla Luku-muotoiluilla. Tarvitessasi lisäoppia ja tietoa omien funktioiden laatimisesta, saat sitä suomenkielellä Internet-sivuilta: Aliohjelman ohjelmoiminen Excel-ohjelmointi on ratkaisu silloin, kun sinun pitää tuottaa sovellukseen tai laskentapohjaan paljon toiminnallisuutta. Ohjelmointityötä tekevät ohjelmoijat. Ohjelmointi on ammatti ja se vaatii osaamista, kuten muutkin ammatit. Ohjelmoinnin opit muutaman kuukauden opiskelulla. Koska aihe on niin laaja, tässä materiaalissa ohjelmointia ei käsitellä. Tarvitessasi lisäoppia ja tietoa VBA-ohjelmoinnista, saat sitä suomenkielellä Internet-sivuilta: Kari Keinonen Sivu 119

120 Tavoitteen haku ja ratkaisija Tavoitteen haku (Goal Seek) Excel 2007 Harjoitustiedosto: Jäätelömyynti korrelaationa.xlsx - Syöttö-taulukko Tavoitteen haku (Goal Seek) -toiminnolla etsit laskennan tulokselle tavoitearvoa. Tavoitteen haku tarkentaa (iteroi) tulosta, kunnes löytyy ratkaisu. Tavoitteen haku toiminnolla voit käyttää vain yhtä reunaehtoa. Työkalut skenaarionhallintaan Työkalut arvotaulukon tuottamiseen Kuva 207 Tiedot (Data) -välilehden Datatyökalut (Data Tools) -ryhmästä Entä-josanalyysi (What-If Analysis) -pudotusvalikosta löydät Tavoitteen haku (Goal Seek) -komennon, napsauta sitä. Esimerkissä etsitään suurinta mahdollista korkoprosenttia yhdellä rajoituksella. Muutettava arvo Määritettävä solu Kuva 208 Tehtäväsi on selvittää, paljonko lainan korkoprosentti saa korkeintaan olla, jotta korkokulut eivät vuodessa nouse yli Tavoitetta haet D3-solulle, jossa on laskentakaava. Kirjoita Tavoitearvo (To value) -kenttään haettava koron maksimimäärä. Napsauta Muuttamalla kenttää (By changing cell) -kenttään C3-solua, jonka arvoa muuttamalla tavoitearvoon pyritään. Napsautat OK-painiketta. Tavoitearvon toteuttava arvo Hyväksyttävä ratkaisu Kuva 209 Tavoitteen haun tila (Goal Seek Status) -ikkunassa näet, että tavoitearvon etsiminen onnistui. Taulukossa näet millä arvolla tavoitearvo toteutuu. Ratkaisuarvot jäävät taulukkoon hyväksymällä ikkuna OK-painikkeella. Aiemmat arvot palautuvat soluihin Peruuta (Cancel) -painiketta napsauttamalla. Kari Keinonen Sivu 120

121 Ratkaisija (Solver) Ratkaisin tai Ratkaisija (Solver) on apuohjelma, jolla voit ratkaista useita reunaehtoja sisältäviä tavoitearvohakuja. Tavoitetta haet erilaisin reunaehdoin sallien taulukoiden joidenkin solujen lähtöarvojen muuttumisen. Ratkaisijan käyttö edellyttää, että olet asentanut Ratkaisijan. Apuohjelmien asentaminen kuvataan sivulla 63. Harjoitustiedosto: Annuiteettilainalla auto ratkaisimella.xlsx Maksimoi auton hankintahinta kun tasaerälainan maksuerä ei saa ylittää 800 /kk. Kuva 210 Kuvassa näet tehtäväkuvauksen tekstikehyksessä. Tavoitearvon haussa käytettävät ehdot ja raja-arvot ovat: Auton hinnan tulee olla yli eurossa, eihän kunnon autoa halvemmalla saa. Maksuvuosia voi olla korkeintaan 5, koska niin kauan lainan korko pysyy 7 %. Päätavoite on että maksuerä ei ylitä 800 kuukaudessa. Ratkaisijan (Solver) -työkalun löydät Tiedot (Data) -välilehden Analysointi (Analysis) -ryhmästä, napsauta komentoa. Kuva 211 Määritä kohdesolu (Set Target Cell) -kenttään sinun tulee valita sen solun osoite (B17), jossa tavoitearvon tulee toteutua. Valitse Yhtä suuri kuin (Equal to) -rivillä Arvo (Value of) ja kirjoita tyhjään kenttään 800. Valitse Muuttamalla soluja (By Changing Cells) -kenttään solut (B3 ja B14) joiden arvot saavat muuttua. Napsauta Lisää (Add) -painiketta ja määritä kuvan kaksi lisäehtoa. Napsauta lopuksi Ratkaise (Solver) -painiketta. Kari Keinonen Sivu 121

122 Kuva 212 Ratkaisimen tulokset (Solver Results) -valintaikkunassa näet, että ratkaisija löysi ratkaisun. Taulukossa näet arvoit joilla tavoitearvo saavutettiin. Jos haluat jättää uudet arvot taulukkoon, hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Voit myös tallentaa arvot skenaariona napsauttamalla kyseistä painiketta. Skenaariot ovat vaihtoehtolaskelmia joissa on jokaisessa omat raja-arvot. Jos haluat palauttaa aiemmat arvot soluihin, napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta. Lopullisen ratkaisun ja ratkaisijassa tehdyt asetukset löydät tiedostosta. Harjoitustiedosto: Annuiteettilainalla auto ratkaisimella - ratkaistu.xlsx Kari Keinonen Sivu 122

123 Skenaariot (Scenarios) Harjoitustiedosto: Jäätelönmyynti korrelaationa.xlsx - Alkusivut-taulukko Voit luoda skenaarioita taulukon arvoista. Skenaario on jollakin vertailuarvolla suoritettu tallennettu yhteenveto, vaihtoehtolaskelma. Uuden skenaarion luot Tiedot (Data) -välilehden Entä-jos-analyysi (What-If Analysis) -painikkeen pudotusvalikon Skenaarionhallinta (Scenario Manager) -komennolla. Napsauta esiin tulevassa ikkunassa Lisää (Add) -painiketta. Skenaarion nimi-ruutu Muutettavat solut Kuva 213 Kirjoita Muokkaa skenaariota (Edit Scenario) -valintaikkunassa Skenaarion nimi (Scenario name) -ruutuun vaihtoehtolaskelmalle sopiva nimi. Esimerkissä on annettu nimi TulosBudjetti, koska ratkaisun on oletettu toteutuvan todennäköisimmin. Muuttujasolut (Changing cells) kohtaan on valittu solut, joiden arvot saavat muuttua. Hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kuva 214 Esiin ilmestyy Skenaarion arvot (Scenario Values) -valintaikkuna, jossa määrität vaihtoehtolaskelman arvot. Hyväksy aluksi taulukkoon jo syötetyt arvot napsauttamalla OK-painiketta. Kun olet tuottanut ensimmäisen skenaarion, voit Lisää (Add) -painikkeella tehdä uuden. Anna toiselle skenaariolle nimeksi TulosOptimistinen ja syötä Skenaarion arvot (Scenario Values) -ikkunassa kaikkiin neljään kenttään numero joka on kymmenen suurempi kuin aiemmat. Tee vielä TulosPessimistinen skenaario, jossa muutettavat arvot ovat 10 pienempiä kuin alkuperäiset. Kari Keinonen Sivu 123

124 Kun olet hyväksynyt viimeisenkin skenaarion, palaat Scenario Manager (Skenaarionhallinta) -valintaikkunaan. Kuva 215 Skenaarionhallinta (Scenario Manager) -valintaikkunassa näet perustamasi vaihtoehtolaskelmat. Valitse TulosPessimistinen rivi ja napsauta Näytä (Show) -painiketta. Nyt näet taulukossa pessimistisimmän ratkaisuvaihtoehdon. Kari Keinonen Sivu 124

125 Skenaarion yhteenveto Skenaarionhallinta (Scenario Manager) -ikkunassa voit luoda kaikista skenaarioista yhteenvedon, jossa näet kerralla kunkin vaihtoehdon vaikutuksen. Napsauta ikkunassa Yhteenveto (Summary) -painiketta. Kuva 216 Valitse esiin tulevassa Skenaarion yhteenveto (Scenario Summary) -valintaikkunassa Tulossolut (Result cells) kohtaan alue B7:C7. Hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Toiminnon suorittaminen luo uuden taulukon työkirjaan. Taulukon nimeksi tulee Skenaarion yhteenveto (Scenario Summary). Yhteenvetotaulukko, vaihtoehtolaskelma avautuu näytölle (seuraava kuva) tarkasteltavaksi. Kuva 217 Skenaarion yhteenveto (Scenario Summary) taulukossa näkyy taulukossa olevat arvot ja tallennetut skenaariot vierekkäin. Kari Keinonen Sivu 125

126 Taulukko-toiminto, tietokanta Excel 2007 Tietokannan tekemistä Excelillä puoltaa usein yrityksissä käytössä oleva ohjelmistovalikoima. Monessa yrityksessä on taulukkolaskentaohjelma, muttei helppokäyttöistä tietokantaohjelmaa. Excel -ohjelmalla voit luoda yksinkertaisia tietokantoja, Excelissä niitä kutsutaan taulukoiksi. Tietokannan voit luoda ilman Taulukko-toimintoakin, mutta toimintoa apuna käyttäen saat joitain lisäetuja. Osa analyysityökaluista toimii vai, jos olet käyttänyt taulukko-toimintoa. Miksi tietokantoja tehdään? Tietokannan tieto on aina organisaation kannalta merkittävää. Tietokanta sisältää ajantasatietoa. Tietoa päivitetään aina kun kerättävä tieto muuttuu, sitä tulee lisää tai jotain on poistettava. Tietokanta onkin varmistettava riittävän usein. Jos tietokantaan lisätään tietoa päivittäin, on se varmistettava päivittäin. Tiedon käsittely tietokannoissa on paljon joustavampaa ja nopeampaa kuin käsin tehdyissä kortistoissa. Tärkeimmät syyt tietokantojen käyttöön ovat: tiedon helppo lisääminen, poistaminen ja muuttaminen helppo ja nopea tiedon etsiminen erilaisten yhteenvetojen tekeminen (kyselyt, raportit) tiedon nopea lajitteleminen eri kenttien mukaan tietojen laskentaan on käteviä tietokantafunktioita. Excel tietokannat Excel tietokanta on yhteen tai useampaan taulukkoon syötetty tietokokonaisuus. Tietokanta voi olla myös osa laskentasovellusta, yhdessä taulukossa on tietokanta ja toisessa lomake jossa tietokannan tietoja käytetään hakemalla ne tietokannasta. Harjoitustiedosto: Tuotteet.xlsx Kuva 218 Kuvassa näet Tuotteet-tietokannan yläosan. Kuvassa on korostettu Toimittaja-kenttää (sarake E) ja Pentium 120 PCI -emolevyn tiedot sisältävää tietuetta (rivi 19). Kari Keinonen Sivu 126

127 Miten tietokantoja luodaan? Luo aluksi tietokannan kenttäotsikot ja syötä sitten muutama tietue tietokantaan. Excel tietokantaa luodessasi on tärkeää, että muistat tietoa kirjoittaessasi syöttää yhden tietueen yhdelle riville. Tietue on joukko yhtä asiaa koskevia tietoja ja näin esimerkiksi henkilörekisterissä yhden henkilön tiedon on oltava yhdellä rivillä (tietueessa). Tallenna jokaisen tietueen yksittäinen tieto omaan kenttään. Kirjoita henkilön etunimi yhteen soluun (sarake eli kenttä) ja sukunimi viereiseen soluun. Tietokannassa ei saa olla kokonaisia tyhjiä sarakkeita tai rivejä, tyhjiä kenttiä (soluja) voi olla. Syötä jokaisen tietueen tiedot oikein, sillä tietokanta on vain niin hyvä kuin sinne syötetty tieto on oikeaa. Kenttien tietotyyppi (luku, teksti tai pvm) tulee myös huomioida. Taulukon perustaminen Perusta tietokannasta taulukko. Valitse ensin koko tietokanta. Aktiivisesta tietojoukosta muodostat taulukon Lisää (Insert) -välilehden Taulukot (Tables) -ryhmän Taulukko (Table) -painikkeella, näin syntyy nimetty alue Taulukko1 (Table1). Aseta voimaan kun otsikot ovat mukana valinnassa Kuva 219 Taulukko (Table) -painikkeen napsauttamisen jälkeen eteesi aukeaa kuvan valintaikkuna. Ellet jo valinnut, valitse Missä taulukon tiedot ovat? (Where is the data for your table?) -kenttään nyt se alue jossa valmiiksi syötetyt tietueet ja otsikkorivi on. Kuva 220 Taulukko muuttuu ulkoisesti hieman. Taulukko-toiminnolla tehdyksi tunnistat sen otsikkosolujen oikeassa päässä olevista pikasuodatus painikkeista. Taulukon ulkoasua on muutettu Rakenne (Design) -välilehden Taulukkotyyli (Table Styles) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta Taulukkotyyli - Vaalea 2 (Table Style Light 2) -valinnalla. Kari Keinonen Sivu 127

128 Tiedon syöttäminen taulukkoon Harjoitustiedosto: Tuotteet-taulukko.xlsx Tietokannan tiedonsyöttö sinun tulee tehdä erittäin huolellisesti. Huolimattomasta syötöstä seuraa se, että tietokannasta tehtävät raportit, laskenta ja lajittelu eivät tuota oikeaa lopputulosta. Kuva 221 Taulukko-toiminnolla luomaasi uuteen tietokantaan voit lisätä tietueita esimerkiksi viimeisen tietueen alapuolelle pikavalikon Lisää (Insert) -alivalikon Taulukon rivi alapuolelle (Table Row Below) -komennolla, jolloin Excel lisää uuden tyhjän rivin seuraavalle uudelle tietueelle. Kuva 222 Verollinen hinta -kentän arvo on laskennallinen, joten Excel kopioi yllä olevan kaavan soluun D50. Syötä tietueen muut tiedot (Kuva 224). Kari Keinonen Sivu 128

129 Lisää yhteenvetorivi taulukon alle Excelissä on oma toimintonsa laskennallisen yhteenvetorivin luomiseen, käytä sitä. Painikkeet sarakemuotoiluun Kuva 223 Taulukon alle saat laskennallisen yhteenvetorivin Rakenne (Design) -välilehden Summa-rivi (Total Row) -valinnalla. Kuva 224 Taulukon (sarakkeen) alimman rivin alla olevalla summarivillä voit pudotusvalikosta valita funktion, jonka mukaan yhteenvetorivillä lasketaan. Pudotusvalikon funktio käyttää Välisumma() (Subtotal) -funktiota. Tämä funktio soveltuu erityisesti suodatetun tiedon laskemiseen, mukaan tulokseen ei oteta piilorivien (suodatus) tietoja. Laske sarakkeiden keskiarvot. Lisää laskettu sarake oikealle Kun tietokannassa pitää laskea riviarvoilla, teet sen taulukossa seuraavasti. Kuva 225 Sarakkeen lisäät taulukkoon esimerkiksi viimeisen sarakkeen pikavalikosta Lisää (Insert) -alivalikon Taulukon sarake oikealle (Table Column to the Right) -komennolla. Sarakkeeseen voit kirjoittaa laskentakaavan käyttäen Taulukko-toiminnalla syntyneitä kenttänimiä, kaavarivillä näet mallia. Nimetyt alueet sinun on tässä tapauksessa kirjoitettava hakasulkeisiin. Tällainen taulukon nimetty alue toimii dynaamisesti. Kun hyväksyt kaavan Enter-painalluksella, täyttyy kaava automaattisesti viimeiseen sarakkeen soluun saakka. Tallenna taulukko nimellä Tuotteet - taulukko 2.xlsx. Kari Keinonen Sivu 129

130 Taulukon muotoileminen Harjoitustiedosto: Tuotteet - taulukko 2.xlsx Taulukon muotoilemiseen on monia tapoja, niistä useat on esitetty sivulla 44. Rakenne (Design) -välilehden Taulukkotyylit (Table Styles) -ryhmän pudotusvalikossa on muotoiluja taulukolle, ne perustuvat käytettävään Teemaan. Kuva 226 Ellet jo aiemmin tehnyt muotoilua, aseta taulukon alueelle voimaan Taulukkotyyli - Vaalea 2 (Table Style Light 2). Käytä alarivillä solutyyliä Summa (Total). Muotoile taulukon yläosassa oleva otsikko solutyylillä Otsikko 1 (Heading 1). Pääotsikon taustavärin valitset Täyttöväri (Fill Color) -pudotusvalikon Lisää värejä (More Colors) -komennolla esiin tulevasta valintaikkunasta. Vaihda vielä otsikon kirjasimeksi Verdana 24 pistettä. Tiedon poistaminen taulukosta Kentän tiedon poistaminen Kun tietueen jotkin tiedot ovat muuttuneet, on sinun tehtävä tietokantaan korjauksia. Jos asiakas tai työntekijä luopuu puhelimesta, on hänen puhelinnumeronsa poistettava. Poiston solusta suoritat niin kuin aiemmin sivulla 33 kerrottiin. Poistat aktiivisen kentän tai sarakkeen kaikki tiedot Delete tai Poisto (Backspace) -näppäimellä. Tietueen poistaminen Tulee tilanteita jolloin sinun on poistettava tietokannasta tietue. Tuoterekisterissä tällainen tilanne voi tulla eteesi esimerkiksi silloin, kun tuotteen valmistaminen lopetetaan. Tietueen poistat samoin kuin taulukon rivin. Kuva 227 Valitse poistettavan tietueen poistaaksesi kyseisen rivin riviotsikon pudotusvalikosta Poista (Delete) -komento. Kari Keinonen Sivu 130

131 Taulukon pikasuodatus Harjoitustiedosto: Tuotteet - taulukko 2.xlsx Pikasuodatuksella saat tehtyä nopeasti tiedon suodatuksen, kyselyn. Suodattaminen tapahtuu taulukon sarakeotsikon vieressä olevan pudotusvalikon komennoilla. Suodata esimerkin taulukossa Toimittaja-kentässä olevat Bittihirmu Oy:n tiedot näkyviin. Kuva 228 Napsauta suodatus pudotusvalikosta voimaan kuvan mukaiset valinnat. Napsauta sitten OK-painiketta. Taulukon lajitteleminen Lajittelu on tiedon käsittelyn eräs keskeinen toiminto. Tulosjoukon voit lajitella jonkin kentän arvojen mukaan Pikasuodatus (Filter) -toiminnon pudotusvalikon komennoilla joko aakkosittain nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Lajittele esimerkin taulukossa tiedot verottoman hinnan mukaan laskevasti. Kuva 229 Napsauta esiin Veroton hinta -pudotusvalikko ja napsauta Lajittele suurimmasta pienimpään (Sort Largest to Smallest) -komentoa. Kari Keinonen Sivu 131

132 Lajittelu usean tekijän mukaan Harjoitustiedosto: Tuotteet - taulukko 2.xlsx Excelissä usean sarakkeen (lajitteluavaimen) käyttö lajittelussa on myös mahdollista. Tällainen lajittelu määritetään Tiedot (Data) -välilehden Lajittelu (Sort) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Tarkemmat asetukset Kuva 230 Valitse ensimmäiseksi lajitteluavaimeksi Tuoteryhmä-kenttä ja lajittele arvot nousevasti. Lisää uusi lajitteluavain Lisää taso (Add Level) -painikkeella ja määritä Nimike-kentälle kuvassa näkyvät lajitteluasetukset. Kuva 231 Edellisen kuvan määrityksillä tehty lajittelu tuottaa mallitiedostosta kuvan mukaisen tilanteen kahden ensimmäisen tuoteryhmän osalta. Lajittelun asetuksia voit mukauttaa kirjainkoon huomioivaksi tekemällä valinnan Sama kirjainkoko (Case Sensitive) aiemman kuvan (Kuva 230) Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Kari Keinonen Sivu 132

133 Sarakkeiden piilottaminen ja näyttäminen Taulukon tarpeettomat sarakkeet ja rivit voit poistaa tai piilottaa näkyvistä. Usein viisainta on piilottaa turhat sarakkeet tai rivit näkyvistä, koska saatat tarvita niitä apuna lajittelussa tai laskennassa. Taulukon sarakkeita voit piilottaa sarakeotsikon tai rivejä riviotsikon pikavalikon komennolla Piilota (Hide) ja tuoda esiin komennolla Näytä (Unhide). Kuva 232 Napsauta sarakeotsikon pikavalikosta Piilota (Hide), kun haluat kätkeä sarakkeen näkyvistä. Rivin piilotat samalla periaatteella. Kuva 233 Piilotetun A-sarakkeen voit tuoda esiin sarakkeen reunuksen vierestä, kun kursori muuttuu kaksiosaiseksi nuolikursoriksi. Kaksoisnapsauta kursorilla, sarakeleveys optimoituu leveimmän sisällön mukaan. Tallenna taulukko nimellä Tuotteet - taulukko 3.xlsx. Kari Keinonen Sivu 133

134 Tietueduplikaattien poistaminen Harjoitustiedosto: Tuotteet - taulukko 4.xlsx Tietokannassa ei saa olla tietueiden kaksoiskappaleita. Kaksoiskappaleet saat poistettua erinomaisella Tiedot (Data) -välilehden Poista kaksoiskappaleet (Remove Duplicates) -toiminolla. Kuva 234 Tietokantaan on jostain syystä kirjoitettu sama rivi kahteen kertaan. Napsauta Tiedot (Data) -välilehden Datatyökalut (Data Tools) -ryhmän Poista kaksoiskappaleet (Remove Duplicates) -painiketta. Kaikkien valintaruutujen valintojen poistaminen Kuva 235 Esiin tulee valintaikkuna jossa voit määrittää minkä sarakkeiden tietojen mukaan kaksoiskappaleet haetaan. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Mieti tässä ikkunassa tarkoin, minkä kenttien syöttöarvot tekevät tietueista kaksoisarvoja. Tässä tilanteessa kannattaa poistaa valinnat hintojen ja toimittajatietojen sekä varaston kappalemäärien ja varastoarvon kentistä. Ilmoitus kaksoisarvojen määrästä Kuva 236 Nyt saat ilmoituksen siitä miten monta tietuetta poistettiin, siis montako kaksoisarvo tietokannasta löytyi. Tallenna tiedosto, ettet menetä tekemiäsi muotoiluja ja syöttöjä. Kari Keinonen Sivu 134

135 Kyselyt, raportit ja poiminta Excel -ohjelmassa on useita tapoja suorittaa tietokannasta kyselyjä ja laatia raportteja. Nopeita kyselyjä voit toteuttaa Pikasuodata-toiminnolla (sivu 131). Erikoissuodatus antaa mahdollisuuden tehdä melko monimutkaisiakin yhteenvetoja. Pivot-taulukko (sivu 136) on erittäin monipuolinen tapa tehdä raportteja. Sen lisäksi voit käyttää kyselyyn tarkoitettua apuohjelmaa Microsoft Query. Erikoissuodatus Harjoitustiedosto: Tuotteet 2.xlsx Erikoissuodatuksella voit tehdä hyvin monipuolisia kyselyitä. Kyselyssä voit käyttää useita Ja (And) tai Tai (Or) -ehtoja. Tässä materiaalissa käsitellään vain paikallaan tapahtuva suodatus, jolla tietokannasta piilotetaan samat tietueet (tietokannassa niitä ei saa olla). Toiminnolla et poista duplikaattiarvoja kuten kaksoisarvojen poistaminen - toiminnolla, näin vain piilotat tietokannan kaksoisarvot. Tällainen erikoissuodatus tapahtuu Tiedot (Data) -välilehden Lajittele ja suodata (Sort & Filter) -ryhmän Lisäasetukset (Advanced) -painikkeella. Ikkunaan tehdään kuvaan merkityt asetukset. Suodatus tapahtuu paikallaan Luetteloalueen sijainti Kyselyn kriteerialue Kuva 237 Tee kuvan asetukset ja napsauta OK-painiketta. Kuva 238 Nyt ei tietokannassa (taulukossa) ole näkyvillä kaksoisarvoja. Tilarivillä näet ilmoituksen siitä, montako tietuetta luettelossa nyt näytetään. Muistathan kuitenkin, että tällä toiminnolla ei kaksoisarvoja sisältävää tietuetta poistettu vaan kyseinen rivi piilotettiin. Kari Keinonen Sivu 135

136 Pivot-taulukko Excel 2007 Pivot-taulukko on vuorovaikutteinen analyysi-, tilastointi- ja yhteenvetotyökalu. Pivot on erinomainen työkalu tietokannan tai luettelon analysointiin ja yhteenvetojen tekemiseen. Pivot tuottaa niin sanotun kääntöpistetaulukon (ristiintaulukointia). Tällä toiminnolla voit tarkastella suurien tietomäärien arvojen tilastollisia jakaumia, kuten arvojen frekvenssiä ( määrää ), laskea arvojen summia ja keskiarvoja. Pivot-toiminnon yksi etu on se, että alkuperäiset tiedot säilyvät alkuperäisessä paikassa ja laskenta tehdään toisessa. Siksi voit muunnella raporttia joustavasti. Vuorovaikutteisuus toteutuu, kun vedät Pivot-taulukon kenttäluettelossa kenttiä lohkosta toiseen. Muuntelun tuloksena näet ja saat helposti uusia näkökulmia tietokannan aineistoon. Pivot-taulukon luominen Tehdessäsi taulukosta Pivot yhteenvetoa valitse aluksi taulukko tai vähintään yksi solu taulukon alueelta. Pivot-taulukon luominen onnistuu parhaiten jos lähtöarvotaulukko on Excelin taulukkotoiminnolla luotu ja alue on nimetty. Pivot-taulukko (Pivot Table) -painike Komento Pivot kaavion luomiseen Kuva 239 Napsauta Lisää (Insert) -välilehdeltä Taulukot (Tables) -ryhmästä Pivottaulukko (Pivot Table) - pudotusvalikosta Pivot-taulukko (Pivot Table) -komentoa. Esimerkki Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo Pivot.xlsx Tässä esimerkissä halutaan tietää: paljonko on kunkin tuoteryhmän tuotteiden verottoman hinnan keskiarvo ja montako tuotetta tuoterekisterissämme on tarjolla kussakin tuoteryhmässä? Kuva 240 Valitse luettelo ja napsauta Pivot-taulukko (Pivot Table) -painiketta, pääset Luo pivot-taulukko (Create PivotTable) -valintaikkunaan. Tarkasta aluevalinta. Tässä esimerkissä taulukko on määritetty Excel taulukkotoiminnolla ja sen nimi on Taulukko1, jätä nimi Taulukko tai alue (Table/Range) -ruutuun koska tämä aluenimi on valmiiksi dynaaminen. Kari Keinonen Sivu 136

137 Kuva 241 Näytöllä ilmestyy uusi taulukko ja valintanauhaan Pivot työkalut (Pivot- Table Tools) -ryhmä, jossa on Asetukset (Options) ja Rakenne (Design) -välilehtien valitsimet. Taulukkoalueella näet ruudun johon Pivot-taulukko syntyy. Yhteenvedon kokoaminen tapahtuu näytön oikeassa laidassa olevilla Pivot-taulukon kenttäluettelo (PivotTable Field List) -työkaluilla. Kentät vedetään yläosan lohkosta alaosan lohkoihin. Kari Keinonen Sivu 137

138 Kun keräät tietoja Pivot-taulukkoon mieti aina hetki, mikä on alkuperäisen taulukon suurin yhteinen tekijä. Suurimmaksi yhteiseksi tekijäksi tässä osoittautuu Toimittaja. Suurin yhteinen tekijä tässä tietokannassa voisi olla myös Tuoteryhmä. Kuva 242 Vedä Toimittaja-kenttä Pivot-taulukon kenttäluettelosta Raporttisuodatin (Report Filter) -lohkoon (voisi olla myös sarakeotsikko). Tehtäväkuvauksesta seuraa, että sinun kannattaa asettaa Tuoteryhmä-kenttä Riviotsikot (Row Labels) -lohkoon. Arvot (Values) -lohkossa suoritetaan laskentaa, Veroton hinta -kentän arvoilla taas voit laskea. Vedä Veroton hinta -kenttä kahdesti Arvot (Values) -lohkoon. Summa / Veroton hinta -kentän pudotusvalikko Kuva 243 Valitse ensin ylemmän Summa / Veroton hinta -kentän pudotusvalikosta Arvokentän asetukset (Value Field Settings) -komento, sitten alemman. Kari Keinonen Sivu 138

139 Kuva 244 Määritä ylemmälle arvokentälle kuvassa vasemmalla näkyvät asetukset. Napsauta Lukumuotoilu (Number Formats) -painiketta ja määritä esiin tulevassa valintaikkunassa lukumuodoksi Luku (Number) ilman desimaaleja. Määritä alemmalle arvokentälle kuvassa oikealla näkyvät asetukset. Napsauta Lukumuotoilu (Number Formats) -painiketta ja määritä kentän lukumuodoksi Valuutta (Currency) ja desimaalien määräksi 0. Kuva 245 Pivotin määritykset ovat kunnossa. Muokkaa vielä taulukon ulkoasu mieleiseksesi, sen teet Rakenne (Design) -välilehden Pivot-taulukon tyylit (PivotTable Styles) -painikkeen pudotusvalikon valinnoilla. Valittu tyyliksi Pivot tyyli, Normaali 9 Kuva 246 Valmis Pivot-taulukkosi voi näyttää esimerkiksi tältä. Kari Keinonen Sivu 139

140 Pivot-taulukon muokkaaminen Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo Pivot.xlsx - Pivot 2 -taulukko Tässä esimerkissä muutamme Pivot-taulukkoa siten, että näemme paljonko on kunkin toimittajan tuotteiden verottoman hinnan keskiarvo ja montako tuotetta tuoterekisterissämme on kullakin toimittajalla? Kuva 247 Siirrä aluksi Toimittaja-kenttä vetämällä Riviotsikot (Row Labels) -lohkoon. Siirrä sitten Tuoteryhmä-kenttä Raporttisuodatin (Report Filter) -lohkoon. Nyt näet Pivot-taulukossa miten siirrot vaikuttavat tulokseen. Pivot-taulukon päivittäminen Tietokanta on jatkuvasti muuttuva taulukko. Tietokanta elää kun tuotteita tai tapahtumia tulee lisää tai poistetaan sieltä. Pivot-taulukko ei sellaisenaan elä muutosten mukana, vaan se on päivitettävä aina muutosten jälkeen, jotta siinä näytetty laskentatulos olisi oikea. Päivittäminen toimii parhaiten jos lähtöarvotaulukko on määritetty Excelin taulukkotoiminnolla. Silloin teet päivittämisen helposti taulukon pikavalikon komennolla Päivitä (Refresh). Kari Keinonen Sivu 140

141 Pivot-taulukon suodattaminen Harjoitustiedosto: Tuoteluettelo Pivot.xlsx - Pivot-taulukko Suodatus tuottaa alkuperäisestä tilannekohtaisesti rajoitetun yhteenvedon. Suodattamalla ryhmität tietoja mieleiseksesi. Toimittajatpudotusvalikko Kuva 248 Avaa Toimittaja (Kaikki) (All) -pudotusvalikko. Valitse ABC-Data Oy ja napsauta OK-painiketta. Valinta Valitse useita kohteita (Select Multiple Items) mahdollistaa usean suodatustekijän valinnan samalla kertaa. Kuva 249 Tilanne suodatuksen jälkeen, luettelossa on vain ABC-Data Oy:n toimittamien tuotteiden määrä ja keskihinta. Valitsemalla Toimittaja-pudotusvalikosta Kaikki (All) -rivin ja hyväksymällä valinnan OK-painikkeella näet taas kaikkien toimittajien kaikkien tuotteiden määrän ja keskihinnan. Voit myös kumota tekemäsi suodatuksen Ctrl + z näppäinpainalluksella. Kari Keinonen Sivu 141

142 Usean taulukon käsittely Taulukkovälilehdet Excel 2007 Exceliä avatessasi avautuu työkirja ja siinä on oletuksena kolme taulukkoa. Taulukoita voit selailla ja niiden sisältöä tarkastella taulukkovälilehtien valitsimia napsauttamalla. Taulukoita käytät saman sovelluksen eri tietokantojen tai lomakkeiden tallentamiseen. Taulukkojen käyttäminen tapahtuu linkittämällä ja hakemalla tietoa taulukosta toiseen. Excel-työkirjassa voit suorittaa kolmiulotteista laskentaa. Kolmiulotteiseen laskentaan sopivat lähes kaikki Excelin valmiit funktiot, mutta erittäin käyttökelpoisia ovat hakufunktiot; Haku() (Lookup), PHaku() (VLookup) ja VHaku() (HLookup). Kuva 250 Kuvassa on aktiivisena taulukko Taul1 (Sheet1). Uuden taulukon perustat napsauttamalla Lisää laskentataulukko (Insert Worksheet) -painiketta. Taulukkovälilehtien käsittely Taulukkovälilehden nimeät uudelleen välilehden valitsimen pudotusvalikon Nimeä uudelleen (Rename) -komennolla. Välilehden voit siirtää tarttumalla välilehden valitsimeen ja vetämällä sen haluamaasi paikkaan. Välilehden kopioimisen teet valitsimen pikavalikosta Siirrä tai kopioi (Move or Copy) -komennolla. Voit kopioida taulukkoa myös Ctrl + vetämällä taulukkovalitsinta haluamaasi kohtaan. Kuva 251 Laskutussovelluksen ensimmäisessä taulukossa on Lasku-syöttölomake. Sovelluksen tietokantoja ovat Laskupäiväkirja toisessa taulukossa, Asiakkaat seuraavassa taulukossa ja Tuotteet viimeisessä taulukossa. Laskenta useassa taulukossa Useaa taulukkoa voit täyttää kerralla, ikään kuin "kalkeeripaperi" olisi taulukoiden välissä. Tästä on se hyöty, että päällekkäisten taulukoiden ulkoasut pysyvät samanlaisina ja sama tieto tulee kirjoitettaessa jokaisessa taulukossa samaan soluun. Esimerkki Harjoitustiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto.xlsx Kuva 252 Sovelluksessa on kolmen osaston tiedot, jokainen osasto omassa taulukossa. Sen lisäksi työkirjassa on Yhteenveto-taulukko, jossa on tarkoitus laskea osastojen lähtöarvojen yhteenveto. Ohjelman otsikkorivi Kuva 253 Valitse osastojen taulukot ryhmään napsauttamalla Turku-välilehden kielekettä ja sitten Vaihto (Shift) + napsauttamalla Helsinki-välilehden valitsinta. Otsikkorivillä näet nyt, että taulukot ovat ryhmässä (Group). Kari Keinonen Sivu 142

143 Osoitin Kuva 254 Valitse osoitinta vetämällä alue B6:C6. Napsauta Summa (Sum) -painiketta. Muotoile taulukon ulkonäkö mieleiseksesi. Pura seuraavaksi taulukkojen ryhmitys napsauttamalla Yhteenveto-välilehden kielekettä. Luo yhteenvetotaulukkoon kolmiulotteinen matematiikka. Osoitin Kuva 255 Valitse osoitinta vetämällä alue B4:C5. Kirjoita valittuun soluun alku kaavasta =SUMMA(. Napsauta seuraavaksi Turku-välilehden valitsinta sekä solua B4. Napsauta sitten Vaihto (Shift) -näppäin alhaalla Helsinki-välilehden valitsinta, kirjoita lopettava sulku ja hyväksy kaava painamalla näppäimiä Ctrl + Enter. Solussa B4 on kaava =SUMMA(Turku:Helsinki!B4). Ctrl + Enter -näppäily aiheuttaa sen, että kaava kopioituu oikein myös muihin valitun alueen soluihin. Osoitin Kuva 256 Valitse alue B6:C6 ja napsauta Summa (Sum) -painiketta. Näin aikaansait laskentakaavat valittuihin soluihin. Valmis taulukkomalli on tiedostossa: Harjoitustiedosto: Usea taulukko ja yhteenveto - ratkaistu.xlsx Kari Keinonen Sivu 143

144 Taulukkovälilehtien piilottaminen Taulukkovälilehdet voidaan myös piilottaa. Tätä käytetään hyödyksi kun tehdään sovellus, jossa ei haluta näyttää käyttäjälle lähtöarvoja. Valintakielekkeen pudotusvalikko Komento taulukon poistamiseen Komento uudelleen nimeämiseen Kuva 257 Tuotteet -taulukon voit piilottaa valintakielekkeen pikavalikon komennolla Piilota (Hide). Esiin piilotettuja taulukoita saat pikavalikon Näytä (Unhide) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan valinnoilla. Pikavalikon komennoilla voit myös poistaa valitun taulukon (Delete) tai antaa sille uuden nimen (Rename). Kari Keinonen Sivu 144

145 Muita Excelin ominaisuuksia Kommentointi Excel 2007 Kommentin lisäät helpoiten soluun toisen hiiren painikkeen napsautuksella esiin tulevan pikavalikon komennolla Lisää kommentti (Insert Comment). Kommentin ilmaisinmerkki Oikoluku Kuva 258 Lisää soluun kommentti. Kommentin yläosassa lukee käyttäjänimi. Ellei nimi ole jo oikein, korjaa se. Kirjoita nimen alle kuvaava ohje taulukon syöttötyötä tekevälle. Napsauta taulukkoa, niin kommentti piilotetaan. Kun viet osoittimen solun kohdalle, ilmestyy kommentti näkyviin. Kommenttia voit muokata kun valitset ensin solun pikavalikosta Muokkaa kommenttia (Edit Comment) -komennon. Sitten korjaat sisällön tekstin. Voit poistaa kommentin solun pikavalikon Poista kommentti (Delete Comment) -komennolla. Oikoluvulla tarkoitetaan tekstin oikeinkirjoituksen tarkastamista. Oikoluvulla valvot sanojen kirjoitusasua ja virkkeiden kieliopillista oikeellisuutta. Voit oikolukea haluamallasi kielellä, kunhan olet asentanut kyseisen kielen sanaston käyttöösi. Toiminnon käynnistät Tarkista (Review) -välilehden Tekstintarkistus (Proofing) -ryhmän Oikeinkirjoitus (Spelling) -painikkeella. Kuva 259 Kuvassa Oikeinkirjoitus: suomi (Spelling: Finnish) -valintaikkuna. Ikkunan painikkeilla voit ohittaa (Ignore) kirjoitusvirheen tai lisätä uuden sanan sanakirjaan. Jos kirjoittamassasi tekstissä on kirjoitusvirhe ja näet ikkunan alaosassa luettelon ehdotuksista, voit korvata luettelon sanalla väärin kirjoitetun sanan. Valitse oikea sana ja napsauta Muuta (Change) -painiketta. Kari Keinonen Sivu 145

146 Synonyymisanasto Synonyymisanasto on kokoelma sanoja ja niiden synonyymejä (vastineita). Kirjoittaessasi tekstiä, voit tällä toiminnolla tarkastella ja muuttaa sanoja vastineiksi. Toiminnolla vältät tautonomian eli samojen sanojen liian usean toistamisen. Toiminnon käynnistät Tarkista (Review) -välilehden Tekstintarkistus (Proofing) -ryhmän Synonyymisanasto (Thesaurus) -painikkeella. Kuva 260 Valitun solun sanan vastineen voit etsiä napsauttamalla solua, johon sana on kirjoitettu. Napsauta sitten Synonyymisanasto (Thesaurus) -painiketta. Pääset synonyymisanastoon myös painamalla Vaihto (Shift) + F7 -näppäinyhdistelmää. Jos sanastosta löytyy hyvä vaihtoehto solun sanalle, valitse sana ja esiin tulevasta pudotusvalikosta Lisää (Insert) -komento. Näin korvaat vastineella aiemman kirjoitetun sanan. Meta- ja tunnistetiedot Suodatustekijä Anna tiedostoille metatiedot levy- ja Internet-hakujen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi napsauttamalla Office-valikon Valmistele (Manage) -alivalikon Ominaisuudet (Properties) -komentoa. Kuva 261 Syötä Ominaisuudet (Properties) -osan kenttiin tarvittavat tiedot. Kari Keinonen Sivu 146

147 Asetukset Excel 2007 Exceliä käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelman oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa seuraavista asetuksista vaikuttaa siinä laitteessa, jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi, ne eivät siirry laaditun laskentamallin mukana. Useat asetusmuutokset taas vaikuttavat työn alla olevaan tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Asetuksiin vaikuttaminen Excelissä on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla, tutustu alla olevaan kuvaan. Ohjelmistotaso Ohjelmataso Tiedostotaso Ohjelmistotaso on ohjelmoitu ohjelmaan, näitä asetuksia käyttäjä ei voi muuttaa. Ohjelmatasolla ovat ohjelman oletusasetukset, joita käyttäjä voi muuttaa. Nämä muutokset ohjelma tallentaa tiedostoon. Asetukset vaikuttavat kyseisellä laitteella käsiteltäviin uusiin tiedostoihin. Tiedostotason asetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja tallentuvat sekä kulkevat sen mukana Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: Office-painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö välilehtien valintapainikkeiden nimet ja sijainti valintanauhojen sisällöt lukuun ottamatta Apuohjelmat-välilehteä pikavalikoiden sisällöt. Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutokset tallentuvat käytettävän laitteen levylle. Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: pikatyökalurivin sisällön muuttaminen valintanauhan pienentäminen ja kohdeohjeiden näyttäminen tai piilottaminen reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä) oikeinkirjoituksen korjausohjeiden asettaminen voimaan tai pois käytöstä tilapalkilla näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen. Tiedostoasetukset Organisaation omaan laskentamalliin on viisasta tallentaa yhteisössä tai asiakirjastandardissa yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat tiedoston mukana laitteelta toiselle. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: kappaletyylit ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.) sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (reunusten suuruus, ei tulostin). Kari Keinonen Sivu 147

148 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita Excelin asetukset (Excel Options) -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko asennettuun ohjelmaan omaan käyttäjäprofiiliisi tai työn alla olevaan tiedostoon. Excelin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen Excelin asetukset (Excel Options) -välilehdillä on voimassa niin sanotut oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat, mutta osaavampi käyttäjä joutuu niitä usein muuttamaan. Kuva 262 Excelin asetukset (Excel Options) -valintaikkuna on paloiteltu yhdeksälle eri välilehdelle. Tutustu huolella jokaiseen välilehteen ja mieti mitkä asetusmuutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetus kannattaa muuttaa. Jos haluat tekemäsi muutokset voimaan, napsauta lopuksi OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 148

149 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen käy helposti Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -painikkeen asetuksilla. Kuva 263 Tee yllä kuvassa näkyvät valinnat Pikatyökalurivin sisältöön. Pikatyökalurivin voit Näytä valintanauhan alapuolella (Show Below the Ribbon) -komennolla siirtää valintanauhan alle. Lisää käyttökelpoisia pikapainikkeita pikatyökaluriviin saat edellisen kuvan pudotusvalikosta napsauttamalla Lisää komentoja (More Commands) -komentoa. Voit lisätä toimintoja pikatyökaluriville myös napsauttamalla Office-painiketta. Napsauta Excel asetukset (Excel Options) -painiketta. Valitse esiin tulevassa valintaikkunassa Mukauttaminen (Customize) -välilehti. Kuva 264 Napsauta Valitse komento (Choose commads from) -pudotusvalikosta Kaikki komennot (All Commands) -luettelo. Lisää vasemman puoleisesta luettelosta komento Lisää (Add) -painikkeella oikealla olevaan luetteloon. Kuva 265 Mukauttamisen jälkeen pikatyökalurivi voi näyttää vaikka yllä olevan kuvan mukaiselta. Kari Keinonen Sivu 149

150 Makron lisääminen pikatyökaluriviin Harjoitustiedosto: Lomakeobjektit.xlsm Nauhoitetun makron voit lisätä pikatyökalurivin painikkeeksi. Tee Lomakeobjektit.xlsm tiedoston mukana kulkevasta makrosta oma painike. Kuva 266 Napsauta Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikosta napsauttamalla Lisää komentoja (More Commands) -komentoa. Napsauta Valitse komento (Choose commads from) -pudotusvalikosta esiin Makrot (Macros) -luettelo. Lisää vasemman puoleisesta luettelosta makron komentorivi Lisää (Add) -painikkeella oikealla olevaan luetteloon. Valitse oikealta TuplaTallennus rivi ja napsauta Muokkaa (Modify) -painiketta. Painikkeelle valittu kuvake Painikkeen näyttönimi Kuva 267 Valitse painikkeelle sopiva makron aihetta kuvaava kuvake, kirjoita painikkeelle nimi ja hyväksy syötöt OK-painikkeella. Kuva 268 Painikkeen lisäämisen jälkeen pikatyökalurivi voi näyttää vaikka yllä olevan kuvan mukaiselta. Kari Keinonen Sivu 150

151 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Excel 2007 oletustallennusmuoto on Office XML -tiedostomuoto. Koska Excel sovelluksen käyttö on vielä tällä hetkellä harvinaista, kannattaa epävarmassa tilanteessa työkirja tallentaa Excel työkirja (Workbook yhteensopivaan muotoon). Tallennusmuotoa muuttaessasi sinun on muistettava, että Excel 2003 muoto ei voi sisältää 256 saraketta ja riviä suurempaa taulukkoa. Kuva 269 Ohjelman käyttämän oletustallennusmuodon voit vaihtaa Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta Excelin asetukset (Excel Options) -valintaikkunasta Tallentaminen (Save) -välilehdeltä. Samassa ikkunassa voit määrittää tiedostolle uuden oletussijainnin tai jättää voimaan ohjelma-asennuksessa määräytyneen. Tilapalkin mukauttaminen Tilapalkki (Status Bar) näyttää käyttäjää auttavia reaaliaikaisia ohjeita, sen ilmoituksia sinun kannattaakin seurata. Tilapalkkia voit mukauttaa pikavalikon valinnoilla. Kuva 270 Napsauta tilapalkkia hiiren kakkospainikkeella ja tee pikavalikosta asetusten valinnat esimerkiksi kuvan mukaan. Kari Keinonen Sivu 151

152 Automaattinen korjaus Voit nopeuttaa ja helpottaa asiakirjan kirjoittamista asettamalla haluamasi automaattiset korjaustoiminnot voimaan. Kuva 271 Automaattisen korjauksen asetuksia pääset muuttamaan Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta napsauttamalla Excelin asetukset (Excel Options) -komentoa. Napsauta valintaikkunassa Tarkistustyökalut (Proofing) -välilehden Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) -painiketta. Muodosta omille nimikirjaimillesi Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -välilehdelle Korvaava teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) -toiminnolla yksinkertainen henkilökohtainen allekirjoitus. Poikkeusten määrittelyyn Kuva 272 Oma allekirjoitus tehdään niin, että ikkunan Etsittävä (Replace) -kenttään kirjoitat omat nimikirjaimesi ja Korvaava (With) -kenttään kirjoitat koko oman nimesi. Napsauta vielä Lisää (Add) -painiketta. Kirjoita sitten Excel-taulukkoon nimikirjaimesi. Kirjoita nimikirjainten jälkeen välilyönti tai paina Enter-näppäintä, sen jälkeen ohjelma vaihtaakin nimikirjaimiesi tilalle nimesi. Automaattisen korjauksen asetuksia on valintaikkunassa kolmella välilehdellä. Toiminnot ovat hyödyllisiä, kunhan ne nopeuttavat työtäsi enemmän kuin hidastavat. Mieti tarkoin mitä asetuksia teet. Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (Auto- Format as you type) -välilehdellä on joitain asetuksia joita sinun kannattaa mukauttaa. Kari Keinonen Sivu 152

153 Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen (zoomaus) helpottaa asiakirjan eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa, kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosentilla. Käsitellessäsi tekstiä, lukuja tai kaavoja, aseta zoomaus lähelle 100 prosenttia. Halutessasi nähdä suuremman osan taulukkoa kerralla, aseta zoomausarvo alle 100 prosentin. Kuva 273 Zoomaus eli ikkunan skaalauksen muuttaminen tapahtuu näppärästi näytön alalaidassa olevalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa tai Zoomaus (Zoom) -liukusäätimellä. Normaalikokoisen zoomauksen asetus Portaattoman zoomauksen asetus Kuva 274 Valmiiseen, pienempään laskentamalliin saat mielekkään zoomaustason valitsemalla taulukosta haluamasi alueen ja napsauttamalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta. Valitse esiin tulevasta ikkunasta Sovita valintaan (Fit Selection) -komento. Näin koko valittu solualue täyttää näytön mahdollisimman suurena ja kaikki tiedot näytetään kerralla. Kari Keinonen Sivu 153

154 Tiedostoasetusten mukauttaminen Käsiteltävän tiedoston mukana kulkevia asetuksia voit muuttaa Office-pudotusvalikon Excelin asetukset (Excel Options) -painiketta napsauttamalla. Valitse esiin tulevassa valintaikkunassa Lisäasetukset (Advanced) -välilehti. Kuva 275 Aseta käsiteltävälle tiedostolle voimaan haluamasi tiedostokohtaiset asetukset poistamalla tai lisäämällä ikkunassa valintamerkkejä. Tämän työkirjan näyttöasetukset (Display options for this workbook) -kohdasta voit asettaa voimaan työkirjaan vaikuttavat asetukset. Taulukolle voit tehdä asetuksia kohdassa Tämän laskentataulukon näyttöasetukset (Display options for this worksheet). Kari Keinonen Sivu 154

155 Asiakirjojen yhteiskäyttö Excel 2007 Excel 2007 kykenee tallentamaan ja avaamaan useilla eri ohjelmilla tehtyjä asiakirjoja. Sinun tulee huomioida eri tiedostomuotojen avaamisen tai tallentamisen tarve kuitenkin jo ohjelman asennuksen yhteydessä. Kyseiset toimet vaativat tarvittavien suodattimien asentamisen. Tee ohjelmaa asentaessasi Mukautettu (Customize) -asennus ja valitse Excelin kaikki osat asennettavaksi kovalevyllesi (täysasennus). Tällä tavalla varmistat, että kaikki mahdollisesti tarvittavat suodattimet ovat käytössä. Ellei tarvitsemaasi suodatinta tule ohjelma-asennuksen mukana, etsi Internetistä yritys, joka tekee tiedostomuodon muuntimia sellaisia tiedostomuotoja varten, joita Excel ei oletus- tai täysasennuksella avaa. Eri tiedostomuotojen avaaminen Excel 2007, kuten monet muutkin ohjelmat, kykenee yleensä avaamaan omilla vanhemmilla versioilla tallennettuja tiedostoja. Excel ohjelma avaa Microsoft Excel 4.0 versiolla tai sitä uudemmilla ohjelmaversioilla luodut tiedostomuodot. Excelillä et voi avata kuvamuotoisia (TIFF, JPEG tai GIF) tiedostoja, mutta kyseisten kuvamuotojen lisääminen taulukkoon onnistuu. Käytä eri tallennusmuotoisten kuvien tuomiseen Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -painiketta. Excel kykenee avaamaan myös Quatro Prolla 5 ja 7 versioiden tiedostot. Lisäksi Excelillä saa auki dbase tiedostoja. Tekstitietoa ja tietokantoihin tallennettua tietoa voit tuoda Tiedot (Tiedot Data) -välilehden Hae ulkoiset tiedot (Get External Data) -ryhmän komennoilla. Tietokannan tietoon voit luoda myös yhteyden Microsoft Query -ohjelman avulla. Sen teet valitsemalla Tiedot (Data) -välilehden Hae ulkoiset tiedot (Get External Data) -ryhmästä Muusta lähteestä (From Other Sources) -komennon ja napsauttamalla Microsoft Querystä (Form Microsoft Query) -painiketta. Eri tiedostomuotoon tallentaminen Excel 2007, kuten useat muutkin ohjelmat, kykenee tallentamaan omille vanhemmille versioille sopivia tiedostomuotoja. Excel ohjelmasta tallennus onnistuu versioon Microsoft Excel 5/95 ja sitä uudempiin Excel-tallennusmuotoihin. Excel ohjelmasta tallennettaessa vanhempiin Excel-tallennusmuotoihin on muistettava, että tallennettavassa taulukossa ei saa olla enempää kuin 256 saraketta ja noin riviä. Kun tallennat asiakirjan Excel 2007 muodossa ja siinä on makroja tulee tällainen tiedosto tallentaa Excel työkirja (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Workbook) -muotoon, jonka tarkenne on.xlsm tai Excel-malli (makrot käytössä) (Excel Macro-Enabled Template) -muotoon päätteellä.xltm. Eräs parhaista tavoista varmistaa tiedoston toimivuus missä hyvänsä koneessa ja taulukkolaskentaohjelmassa on tallentaa laskentataulukko SYLK-muotoon. Excelillä voi tallentaa myös muissa ohjelmissa avattavaksi tekstimuotoista (.TXT tai CSV) tietoa. Excelillä voit tallentaa myös WEB-sivuja (HTML). Kari Keinonen Sivu 155

156 Linkitys Linkitys on tiedon siirtoa solusta toiseen, taulukosta toiseen tai työkirjasta toiseen. Myös tiedonsiirto eri ohjelmien välillä voit tehdä linkittämällä. Kun muutat linkitettyä osaa lähdeasiakirjassa, muuttuu (päivittyy ajantasalle) tieto haluttaessa myös kohdeasiakirjassa. Excelissä esimerkiksi kaavio on linkitetty laskenta-arkkiin. Jos muutat laskenta-arkilla olevia lähtöarvoja, niin kaavion tiedot päivittyvät ajantasalle. Solun linkitys toiseen Solujen välisen linkin luot kun kirjoitat kohdesoluun = (yhtäläisyys) -merkin ja napsautat lähdesolua sekä painat Enter-näppäintä. Kaavan (linkin) antama tulos Kuva 276 Solussa B2 näet linkin soluun A2. Linkki palauttaa soluun B2 saman arvon kuin on solussa A2. Taulukoiden välinen linkitys Voit luoda kahden laskentataulukon välille linkin samalla tavalla kuin solujen välille. Tällainen linkitys on hyödyllistä kun sovelluksessa on monta taulukkoa ja käytät toisessa taulukossa laskennan apuna toisen taulukon arvoja. Lisätietoa taulukoiden välisestä linkityksestä saat sivuilta Excel tiedostojen linkitys Excelissä voit linkittää lähdetiedostossa olevan tiedon kohdetiedostoon. Tämä voi olla tarpeen kun tarvitset erilaisia yhteenvetoja. Linkittämisen Excel asiakirjasta toiseen teet seuraavasti: Avaa lähdeasiakirja. Valitse objekti ja kopioi se leikepöydälle. Valitse kohdeasiakirja, johon teet linkityksen. Sijoita osoitin kohtaan, johon haluat liittää objektin. Liitä objekti pikavalikon Liitä määräten (Paste Special) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan Liitä linkki (Paste Link) -valinnalla. Napsauta OK-painiketta. Kaikki asiakirjaan tehdyt linkit voit nähdä ja niitä muokata Tiedot (Data) -välilehden Yhteydet (Connections) -ryhmän Muokkaa linkkejä (Edirt Links) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Linkin olemassaolon näet vastinsolun kaavassa, siinä lukee esimerkiksi ='[Jäätelönmyynti korrelaationa.xls]alkusivut'!a4 Muuttaessasi alkuperäisen lähdeasiakirjan arvoja tekemäsi muutokset näkyvät kohdeasiakirjassa (tulos päivittyy ajan tasalle). Linkin päivität Tiedot (Data) -välilehden Yhteydet (Connections) -ryhmän Muokkaa linkkejä (Edit Links) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa napsauttamalla Päivitä arvot (Refresh values) -painiketta. Kari Keinonen Sivu 156

157 Excel tietojen linkittäminen Wordiin Harjoitustiedosto: Funktioiden käyttöä.xlsx - Haku-taulukko Avaa Funktioiden käyttöä.xlsx -tiedosto ja valitse Haku-taulukko. Kuva 277 Valitse taulukosta alue jossa ovat otsikot, lähtöarvot ja laskenta. Paina Ctrl + c -näppäimiä. Avaa Word ja siihen tyhjä, uusi asiakirja. Liitä (Paste) -painike ja pudotusvalikko Kuva 278 Napsauta Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -pudotusvalikon Liitä määräten (Paste Special) -komentoa. Kuva 279 Napsauta valintaikkunassa voimaan ensin Microsoft Office Excel laskentataulukko Objekti (Microsoft Office Excel Worksheet Object) -valinta. Napsauta sitten voimaan Liitä linkki (Paste link) -valinta. Hyväksy asetusten valinnat napsauttamalla OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 157

158 Liitettyäsi tiedot Word-asiakirjaan näet seuraavan kuvan mukaisen tilanteen. Kuva 280 Linkitetyt tiedot kelluvat nyt Word asiakirjan päällä. Pääset käsiksi lähtöarvoihin kaksoisnapsauttamalla taulukkoa, siten siirryt takaisin Exceliin ja voit muuttaa lähtöarvoja. Linkin ansiosta Excelissä muutetut arvot muuttuvat myös Word asiakirjan taulukossa. Elleivät arvot muutu, napsauta taulukon pikavalikosta Päivitä linkki (Update Link) -komentoa. Kuva 281 Linkitetty taulukko toimii kuten kuva, joten koonsäätökahvoista voit muuttaa sen kokoa. Voit siirtää taulukkoa vetämällä sitä hiirellä. Asetuksia voit muuttaa pikavalikon komennoilla. Taulukon arvot voit päivittää pikavalikon Päivitä linkki (Update Link) -komennolla. Kari Keinonen Sivu 158

159 Työkirjan (tiedoston) jakaminen Excelissä on joitain tapoja jakaa tietoa. Jakaessasi tietoa eteenpäin on sinun syytä miettiä millaisessa muodossa vastaanottaja tarvitsee tiedon ja voi käyttää sitä hyödyksi. On myös huomioitava tiedoston muutosoikeudet, toiset saavat muuttaa tietoa, toiset eivät. Huomioi myös se, että onko vastaanottajalla muokkausmahdollisuuksia. Ellei vastaanottajan koneella ole Exceliä, et voi lähettää hänelle Excel-muotoista tietoa. Jakelu sähköpostin liitetiedostona Avaa Office-valikko ja napsauta auki Lähetä (Send) alivalikko. Faksitoiminto Asetuksiin Kuva 282 Napsauta Lähetä sähköpostitse (Send ) -painiketta. Jos järjestelmässäsi on oikein asennettu ja toimiva sähköpostiohjelma, avautuu ohjelma ja viestipohja. Kirjoita viesti valmiiksi ja lähetä se. Kari Keinonen Sivu 159

160 Työkirjan jakaminen usean käyttäjän yhtaikaiseen käyttöön Organisaation verkossa jaettuun kansioon tulee tallentaa sellaiset tiedostot joita useampi käyttäjä päivittää. Yhteiskäyttöön työkirja kannattaa jakaa Jaa työkirja -toiminnolla ainakin silloin, kun haluat seurata tehtyjä muutoksia ja käyttäjillä tulee olla mahdollisuus muokata työkirjaa yhtaikaa. Jakaminen antaa mahdollisuuden käsitellä työkirjaa yhtaikaa ja asettaa muutosten seurannan voimaan. Jaa työkirja -toiminnolla tehty jakaminen estää työkirjan joidenkin ominaisuuksien muuttamisen jaon jälkeen. Estettyjä ominaisuuksia ovat solujen yhdistäminen, ehdollinen muotoilu ja kaavioit, kuvat, hyperlinkit, skenaariot, ääriviivat, välisummat, taulukkomäärityksellä tehdyt työarkit, pivot raportit sekä työkirjan ja laskentataulukon suojaustoimet ja makrot. Jaa työkirja -toiminto Työkirjan omistajana voit tehdä jaon napsauttamalla Tarkista (Review) -välilehden Muutokset (Changes) -ryhmän Jaa työkirja (Share Workbook) -painiketta. Kuva 283 Aseta voimaan Muokkaus (Editing) -välilehdellä kuvassa korostettu asetus. Valittu välilehti Kuva 284 Lisäasetukset (Advanced) -välilehden oletusasetuksia kannattaa muuttaa vain, jos se on tarpeen. Hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Tehtyäsi jaon ja painettuasi OK-painiketta kysyy ohjelma minne haluat tallentaa jaetun asiakirjan. Etsi sijoituspaikaksi verkkojaolla varustettu kansio, johon muillakin aiotuilla käyttäjillä on oikeudet. Napsauta lopuksi Tallenna (Save) -painiketta. Kari Keinonen Sivu 160

161 Ohje-toiminto Excel 2007 Excel ohjelmassa on hyvä ohjetoiminto. Excel ohje (Excel Help) -toiminnon saat esiin joko painamalla näppäimistöltä F1-näppäintä tai napsauttamalla ikkunan yläosan oikeassa reunassa olevaa kysymysmerkki painiketta. Kuva 285 Excel ohje (Excel Help) -ikkunan yläosassa on tekstiruutu, johon voit kirjoittaa etsittävän ohjeaiheen hakusanan. Sitten eikun napsautat Etsi (Search) -painiketta. Ohjeen aiheisiin voit tutustua myös Selaa ohjetta: Excel (Browse Excel Help) -otsakkeen alla olevaa aiheotsikkoa napsauttamalla. Tutustu Funktiot (Function references) -ohjeeseen kyseistä hyperlinkki napsauttamalla. Kari Keinonen Sivu 161