Microsoft Access KÄYTÖN PERUSTEET

Transkriptio

1 Microsoft Access KÄYTÖN PERUSTEET 2008 Koulutus

2 KJK Access 2007 Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Asiantuntijaosuuskunta Ornanet. ISBN Muut sähköiset opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut seuraavia opintomateriaaleja sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista tehdyin kuvankaappauksin: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Edistynyt käyttö Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin Microsoft Project - Käytön perusteet (versio 2000 vain SF kuvin) Microsoft Project Käytön perusteet (vain SF kuvin) Microsoft Project Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1) (vain SF kuvin) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät -osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Access-a-s-aputiedostot -kansiosta.

3 KJK Sisällysluettelo Access 2007 Johdanto... 1 Mikä on Access?... 2 Mikä on tietokanta?... 2 Mihin tarvitaan tietokantoja?... 2 Kuka tietokantoja käyttää?...2 Accessin käyttöperiaate... 3 Tietokannan toteuttamisen periaate... 4 Tietokannan peruskäsitteet... 5 Tietokanta (database)...5 Tiedosto (file)...5 Käsite, kohde tai yksilötyyppi (entity type)...5 Objekti - olio (object)...5 Taulukko (taulu - table)...6 Tietue (record)...6 Kenttä (field)...6 Yhteys eli riippuvuus (relationship)...7 Perus- (primary key) ja viiteavain (foreign key)...7 Viite-eheys (referential integrity)...8 Indeksi (index)...8 Kysely (query)...8 Lajittelu ja suodatus (sort - filter)...9 Lomake (form)...9 Raportti (report)...9 Makro (Macro)...9 Moduuli (Modules)...9 Ohjelman käyttäminen Accessin avaaminen Accessin lopettaminen Aloitusikkuna Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan pääosat ja toiminnot Valintanauhan (Ribbon) välilehdet Siirtymisruutu (Navigation Pane) Valintaikkunat Objektin valintapainike Valikoima Pikavalikko Näkymät Taulukkonäkymä (Datasheet View) Design View (Rakennenäkymä) Tiedoston luominen Uusi tyhjä tietokanta Uusi tietokanta mallia käyttäen Tietokannan avaaminen Tietokannan sulkeminen Kumoa - Tee uudelleen toiminnot Kumoa (Undo) Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat)... 24

4 Access 2007 KJK Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä Kopioiminen (Copy) Leikkaaminen (Cut) Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Siirry (Go To) Valinta (Select) Tietokannan toteutusperiaate Toteutusvaiheet Suunnittelun tärkeys Suunnittelussa huomioitava Suunnittelun työvaiheet Haastattelut ja tarvekartoitus Käsiteanalyysi Käsitemalli Riippuvuudet (Relationship) eli yhteydet Tietotarveanalyysi Kentän ominaisuudet (field properties) Normalisointi Tietokannan toteuttaminen Tietokannan rakenteen määrittely Tietokannan testaus Tietokannan testausvaiheet Analyysi, arviointi ja muutokset Lopetustoimet Tietokannan dokumentointi Tietokannan kunnossapito Tietokannan varmistaminen Tietokannan käyttöönotto Lisäksi Tietokannan toteuttaminen Tietokannan suunnittelu Käsitemallin luominen Kenttäluetteloiden laatiminen Tietokannan perustaminen Taulukon määrittely Taulukon kopioiminen Taulukon nimeäminen uudelleen Access-taulukon tuominen toisesta tietokannasta Taulukon tietueiden selailu Taulukon tallentaminen Taulukon sulkeminen Muiden taulukoiden määrittely Taulukoiden riippuvuudet Testiaineiston syöttäminen Tärkeää testiaineiston syötössä Oikeinkirjoitus (Spelling) Tavutus... 55

5 Access 2007 KJK Tiedon tuominen taulukkoon Excel-taulukon tietojen tuominen Tekstimuotoisen tiedon tuominen Lomakkeen määrittely Lomakkeen luominen ohjatusti Lomakkeen muokkaaminen...64 Lomakeobjektien käsittely Tiedon syöttö lomakkeen avulla...73 Lomakkeen luominen suoraan Lomakkeen ohjausobjektit (Controls) Kyselyn määrittely Suodatus (Filter) Hakukyselyn luominen Kyselyn kehittäminen parametrikyselyksi Suurimmat arvot kysely (Top Values) Laskentaa hakukyselyssä Ristiintaulukointikysely Raportin määrittely Perusraportin luominen Raportin muokkaaminen...93 Ryhmittelevän raportin luominen Raportin muokkaaminen...98 Raportin tulostaminen Sivun asetukset Tietokannan testaaminen Tietokannan tietojen vienti Tiedon vieminen Excel-muotoon Tiedon vieminen Tekstimuotoon Tietokannan analyysi Tietokannan dokumentointi Tietokannan käyttöönotto Muita Accessin ominaisuuksia Meta- ja tunnistetiedot Tilapalkin, tilarivin mukauttaminen Ohje-toiminto Hakemisto...109

6 Access 2007 KJK Johdanto Kädessäsi on Access-koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Accessin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tätä monistetta tietokoneesi äärellä. Moniste on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella valintamerkillä on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, ne sinun on syytä omaksua. Ennen Accessin opiskelua perehdy Windowsin perusteisiin. Opiskellessasi Accessin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä. Materiaali on tehty kulumaan käytössä. Tietokoneella kortistojen ja tietokantojen laatiminen ei vastaa perinteisten kortistojen käyttöä! Tietokantaohjelmalla on paljon helpompi muuttaa, lisätä, poistaa ja etsiä tietoa sekä laatia raportteja tietosisällöstä. Opiskellessasi Accessia pyri aluksi oppimaan sen käyttöperiaate (sivu 3). Selvitä itsellesi tietokannan tuottamisen perusperiaate (sivu 4). Aseta tavoite oppimisellesi. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin. Access-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Accessia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun. Tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Access on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Sivu 1