Microsoft Word EDISTYNYT KÄYTTÖ

Transkriptio

1 Microsoft Word EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari Keinonen 2007

2 Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan opintomateriaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Asiantuntijaosuuskunta Ornanet. Microsoft Office opintomateriaalit Olen tuottanut sähköisiä, PDF-tiedostomuotoisia materiaaleja myös seuraavista Microsoft Office -ohjelmista: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Office Access Edistynyt käyttö Microsoft Office Excel Edistynyt käyttö Microsoft Office PowerPoint Edistynyt käyttö Microsoft Office Project Käytön perusteet Tutustu materiaalien sisältöihin Ajankohtaista-sivulla. Tilaa haluamasi materiaalit -osoitteesta kari.keinonen@ornanet.fi. Otan mielelläni vastaan materiaalien kehitysehdotuksia, lähetä ajatuksesi illa.

3 Sisällysluettelo Johdanto... 1 Mikä on Word?... 2 Mitä on tekstinkäsittely?... 2 Tekstinkäsittelyn perusperiaate... 2 Tekstinkäsittely kuvana... 3 Ohjelman käyttäminen... 4 Wordin avaaminen... 4 Wordin lopettaminen... 4 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 5 Ikkunan pääosat ja toiminnot... 6 Valintanauhan välilehdet... 7 Valintaikkunat... 9 Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu Pikavalikot ja pikavalikoimat Näkymät Tulostusasettelu-näkymä Jäsennys-näkymä Tiedoston luominen Uusi asiakirja Tiedoston avaaminen Avaa ja korjaa tiedosto Avaa aiemmin luotu asiakirja mallina Tiedoston sulkeminen Tulostus ja tallennus Esikatselu Tulostus Tulostuksen ominaisuudet ja asetukset Tallennus Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Tekstin tuottaminen Tärkeää kirjoitettaessa Muotoilumerkit Erikoismerkit Luettelomerkit Anfangi Tekstissä liikkuminen Tekstin valitseminen Tekstin poistaminen ja korvaaminen Ylä- ja alatunnisteen luominen Kuva ylä- tai alatunnisteessa Päivämäärä ja sivunumero tunnisteessa Erilaisen ylä- ja alatunnisteen tekeminen Kenttien ja linkkien käyttäminen Hyperlinkit Kirjanmerkit ja ristiviitteet Kentät... 36

4 Tavutus Sanamäärän laskeminen Kieliasun tarkistus Tarkistus kirjoitettaessa Koko asiakirjan tarkistus Kieliasun tarkistuksen asetukset Automaattisen korjauksen asetukset Synonyymisanasto Tekstin muotoileminen Kirjasinten muotoilu Kappaleen muotoilu Sisennysten asettaminen Tasauksen asettaminen Sarkainten asettaminen Palstat - sarakkeet Rivivälit Kappalevälit Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilun poistaminen Kumoa - Toista toiminnot Kumoa Toista Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä Kopioiminen Leikkaaminen Liittäminen eli sijoittaminen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi Korvaa Siirry Valinta Vakioasettelu Teemat Tyylit Mikä on tyyli? Tyylityypit Tyylien käyttäminen Tyylien luominen Tyylien muokkaaminen Tyylien hallinta Esitysgrafiikka Valokuvien lisääminen Valokuvan muokkaaminen SmartArt-kuvien tuottaminen Organisaatiokaavio ClipArt-kuvien lisääminen Piirroskuvan muokkaaminen... 72

5 WordArt-kuvien tuottaminen Matemaattisten kaavojen tuottaminen Piirrettyjen muotojen tuottaminen Taulukoiden tuottaminen Taulukon luominen Taulukon muokkaaminen Taulukon kentät Taulukon muotoileminen Lajittelu Taulukon poistaminen Sisäkkäiset taulukot Laskentataulukon luominen Kaavioiden tuottaminen Kuvien järjestäminen Kuvakoon muuttaminen Kuvan rajaaminen Usean kuvaobjektin käsittely Pitkät asiakirjat Viittaukset Sisällysluettelo Hakemisto Alaviite Loppuviite Kommentit Kuvatekstit Perus- ja aliasiakirjat Tekstitiedon tuominen Tekstitiedoston avaaminen Postitus Joukkokirjeet Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus Tarrat Mallit Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Asiakirjamallin luominen Mallin tallentaminen Mallin käyttäminen Uusi asiakirja mallia käyttäen Mallin muuttaminen Syöttölomakkeet Mikä on syöttölomake? Lomakkeen luonnin lyhyt oppimäärä Objektien käyttäminen Suojaus Asiakirjan avaaminen Asiakirjan osien suojaus

6 Makrot Suojausasetukset Makron toteuttaminen Makron nauhoittaminen Makron suorittaminen Makropainikkeen luominen Makron ohjelmakoodia Aliohjelman ohjelmoiminen Muita Wordin ominaisuuksia Muutosten jäljittäminen Vertaa asiakirjoja Meta- ja tunnistetiedot Ominaisuudet Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Wordin asetukset Pikatyökalurivin mukauttaminen Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Tilarivin mukauttaminen Näytön zoomaaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Asiakirjojen yhteiskäyttö Eri tallennusmuotojen avaaminen Eri tallennusmuotoon tallentaminen Linkitykset Word tiedostojen linkitys Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin Ohje-toiminto Hakemisto

7 Johdanto Kädessäsi on Word-koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja, vaan voit kerrata Wordin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä monistetta. Moniste on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, jotka sinun on syytä omaksua. Mikrolla suoritettu tekstinkäsittely ei vastaa työskentelyä kirjoituskoneella! Tekstinkäsittelyohjelmalla on paljon helpompi muokata, lisätä, kopioida, poistaa ja siirtää (jäsentää) tekstiä, sekä korjata virheitä, kuin kirjoituskoneella. Ennen Wordin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windowsin perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä, tätä varten kirjasessa on tilaa tekstisivun viereisellä sivulla. Opiskellessasi Wordin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja korosta niitä alleviivaamalla tai käyttämällä korostuskynää. Tämä moniste on tehty kulumaan käytössä. Opiskellessasi Wordia pyri siihen, että opit Wordin perusteet (Kuva 1 sivu 2) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Aseta tavoite oppimisellesi. Tutki seuraavaksi erityisen huolellisesti Tekstinkäsittely sivulle 3 piirrettyä kuvaa. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin perusteellisesti. Word -koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Wordia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Word on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari Keinonen Kari Keinonen Sivu 1

8 Painike Painike Painike Painike Painike Painike Painike Painike Mikä on Word? Word on tekstinkäsittelyohjelma, jolla voit tehdä kaikki työyhteisöllesi tarpeelliset asiakirjat. Word sisältää myös esitysgrafiikkaominaisuuden, taulukko-ominaisuuden ja siinä on oma makrokieli. Makrokielellä voit rakentaa usein käytettävistä käskysarjoista yhdellä näppäilyllä suoritettavia aliohjelmakokonaisuuksia eli makroja. Jotta hallitset Wordin, on sinun ymmärrettävä ohjelman kokonaisuus (orientaatio). Wordin kokonaisuus on kuvattu sivulla 3. Mitä on tekstinkäsittely? Tekstinkäsittely on kirjallisen viestin kirjoittamista, muotoilua ja tulostamista sähköisellä apuvälineellä, eli mikrotietokoneella. Viesti syntyy, kun yhdistät erilaisia tietojoukkoja, esimerkiksi tekstiä, kuvia tai taulukoita ja tallennat ne lopuksi tiedostona. Tekstinkäsittelyohjelma on parhaimmillaan, kun tuotat usein toistuvia asiakirjoja, eli teet kirjeitä, tarjouksia, tarjouspyyntöjä, muistioita, pöytäkirjoja tms. Kirjoittaminen tapahtuu työarkille eli asiakirjapohjalle. Työarkki muistuttaa konekirjoituspaperia ja tätä pohjaa käytät hyväksesi kuten konekirjoituspaperia. Tekstinkäsittelyn perusperiaate Tekstinkäsittelyssä luot ajatuksistasi kirjallisen viestin. Syötät tekstiä sisään, muokkaat ja muotoilet sitä sekä jäsennät kirjoitettua tekstiä haluamaasi järjestykseen. Aiemmin kirjoittamaasi tekstiä et kirjoita uudelleen, vaan kopioit tai siirrät sen haluttuun paikkaan asiakirjassa tai kokonaan uuteen asiakirjaan. Laadukkaan tekstin tuottamistasi helpottavat muutkin tekstinkäsittelyohjelman toiminnot. Näitä ohjelman perusominaisuuksia laajentavia lisätoimintoja ovat oikoluku, tavutus, mallit, tyylit, joukkokirje ja grafiikan käyttö asiakirjoissa. Rakennuspalikat Rakenteet Automaatio Tässä on jotain tekstiä Tässä on jotain tekstiä Merkit, sanat Otsikkoteksti Toinen rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Jokin muu rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Tässä on jotain tekstiä Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Seuraava otsikko Toinen rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Kolmas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Tässä on jotain tekstiä Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Virkkeet, kappaleet Sivut, osat Kolmas otsikko Taas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Kolmas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Otsikkoteksti Toinen rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Kolmas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Otsikkoteksti Toinen rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Kolmas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Lisäotsikko Toinen rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Kolmas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Otsikkoteksti Toinen rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Kolmas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Uusi otsikkoteksti Toinen rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Kolmas rivi täynnä tekstiä, josta ei saa mitään selvää, vaikka kuinka yrittäisi. Tässä on jotain tekstiä Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Tässä on jotain tekstiä Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Jotain lisää vielä, niin sitten on OK. Tässä on jotain tekstiä Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Tässä on jotain tekstiä Lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisätekstiä ja lisää tekstiä. Ja vielä, niin sitten on OK. Kuva 1 Kuvassa näet Wordin eri elementit, joilla lopulta syntyy toimiva viesti. Aluksi tuotat tekstinkäsittelyssä merkkejä, joista muodostuu sanoja, niistä virkkeitä ja niistä taas kokonaisia kappaleita. Tarvittaessa voit käyttää asiakirjassasi erilaisia osajakoja. Sitten jäsennät asiakirjasi helppolukuiseksi ja muotoilet selkeän ulkoasun. Lopuksi rakennat asiakirjaan tarvittavan automaation (makrot, aliohjelmat, hyperlinkit yms.) ja liität asiakirjaan kuvat. Kari Keinonen Sivu 2

9 Tekstinkäsittely kuvana Ajatuksesta kirjalliseksi viestiksi Ohjelmalla teet asiakirjat, lomakkeet, tiivistelmät ja esität informaatiota. Arkin määrittely tai valmiit asiakirjamallit (pohjat) Työpöytä Työkalut Tekstin syöttäminen Kirjainten, erikoismerkkien ja numerojen lisäys, muokkaus ja poisto Jäsentely Tekstissä liikkuminen Tekstin merkitseminen Kopiointi Leikkaaminen Liittäminen Kumoa -toiminto Typografinen muotoilu Kirjasinleikkaukset Kirjasinkoot ja -välit Tyylit ja niiden määrittely Tasaukset Luettelomerkit ja -numerointi Rivi- ja kappalevälit Graafiset elementit Graafiset työkalut ja niiden käyttö Leikekirjan käyttö Kuvien tuonti Kuvien käsittely Taulukot Sivun muotoilu Sivut ja sivunumerot Palstoitus Kappaleet Viivaimen käyttö, sisennykset Sarkaimet Tasaukset Värit Ylä- ja alatunnisteet Muut Oikoluku Tavutus Etsi/Korvaa Sanojen laskeminen Makrot Sisällysluettelot ja hakemistot Joukkokirjeet ja tarrat Asiakirjojen yhdistäminen Tulostus Tallennus Linkitys Tulostusalue Tallennusmuodot Linkitykset toisiin Word Sivun asetukset -tiedostoihin Esikatselu Linkitykset toisiin ohjelmiin Kuva 2 Kuvassa näet Wordin käytön kokonaiskuvan (orientaation), asiakirjan tuottaminen tapahtuu kuvassa ylhäältä alaspäin. Kari Keinonen Sivu 3

10 Ohjelman käyttäminen Wordin avaaminen Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla, napsauttamalla Käynnistä-valikosta löytyvää komentoriviä. Ellei valikossa ole ohjelman komentoriviä, ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi etkä sitä näin ollen voi käyttää. Laitteeseen asennetut ohjelmaryhmät Microsoft Office -ryhmään asennetut ohjelmat Kaikki ohjelmat / Takaisin -painike Kuva 3 Wordin lopettaminen Wordin avaat Kaikki ohjelmat -alivalikon Microsoft Office -ohjelmaryhmässä olevaa Microsoft Office -komentoa napsauttamalla. Kun avaat ohjelman, syntyy myös uusi tyhjä tiedosto. Wordin lopetat Office-valikon Lopeta Word -komennolla (Exit), napsauttamalla Otsikkorivin päässä olevaa Sulje-painiketta tai Alt + F4 -näppäinyhdistelmällä. Office-painike Office-valikko Painike Word asetuksiin Kuva 4 Wordin lopettaessasi se kysyy vielä muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallentaa tiedostoon Xxxx.xxx tehdyt muutokset, vastaa Kyllä. Kari Keinonen Sivu 4

11 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Office-painike Pikatyökalurivi Otsikkorivi Välilehtien valitsimet Valintanauha jossa Aloitus-välilehti Ohje-painike Sisennystyökalut Vaakaviivain Sarkainasetus-painikkeet Muotoilumerkit näkyvillä ja kohdistimen sijainti Pystyviivain Nuoliosoitin Vieritysjana ja vieritysruutu Ikkunoiden hallintapainikkeet Siirtymispainike Selaus-painike Tilapalkki Näkymä-painikkeet Zoomaus-liukusäädin Kuva 5 Kuvassa on esitelty Word-ohjelman käyttöliittymä. Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan asiakirjaan. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila, jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. Word avautuu Aloitus-välilehdelle, jolloin valintanauhassa ovat kuvassa näkyvä välilehti ja painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli Tilarivi on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä. Kari Keinonen Sivu 5

12 Ikkunan pääosat ja toiminnot Office-painike yhdistää Office -järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Office-painike on ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Pikatyökalurivi Luettelo viimeksi käytetyistä tiedostoista Painike alivalikkoon Kuva 6 Valikkokomennon vieressä oleva nuoli osoittaa alivalikkoa. Valikosta löydät myös Lopeta Word -painikkeen. Wordin asetukset -painikkeella taas siirryt muokkaamaan ohjelman käyttöön vaikuttavia asetuksia. Pikatyökalurivi sisältää eri työvaiheissa tarvittavia komentoja. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Tallenna, Kumoa ja Toista -komennot. Työkaluriviä voit itse mukauttaa. Otsikkorivillä näet asiakirjan ja ohjelman nimen sekä merkinnän (Yhteensopivuustila). Merkintä tarkoittaa sitä, että asiakirja on tallennettu aiempien Word-versioiden kanssa yhteensopivaan muotoon. Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää tai suurentaa ikkunaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa ylemmällä Sulje-painikkeella tai Alt + F4 -näppäimillä. Valintanauhassa näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot eli painikkeet. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään, näin Windows Vistan lähestymistapa työhön onkin tehtäväkeskeinen. Vaakaviivain on keskeinen kappaleiden muotoilussa käytettävä apuväline. Viivaimella olevia kolmioita vetämällä sisennät kappaleet. Kohdistimen sijainti on kohta jossa tekstiosoitin asiakirjassa vilkkuu. Tähän kohtaan olet seuraavaksi syöttämässä tietoa. Osoitin on ikkunan eri osiin hiirellä siirrettävä työkalu. Osoittimen ulkonäkö muuttuu sen sijaintikohdasta riippuen. Osoittimella voit valita objekteja sekä siirtää tai kopioida niitä. Vieritysjanat mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Tilapalkissa, tilarivillä näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja. Tilapalkki on käyttäjän mukautettavissa. Näkymä-painikkeilla pääset katselemaan asiakirjaa eri näkökulmista. Kari Keinonen Sivu 6

13 Valintanauhan välilehdet Aloitus Kuva 7 Lisää Wordin avautuessa on valintanauhassa oletuksena Aloitus-välilehti. Välilehti sisältää toiminnot, jotka auttavat sinua asiakirjaa laatiessa ja muokatessa. Kuva 8 Sivun asettelu Kuvassa näet ohjelman Lisää-välilehden. Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät asiakirjaan graafisia objekteja, kaavioita tai ylä- ja alatunnisteen. Kuva 9 Viittaukset Kuvassa näet Sivun asettelu -välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla teet asiakirjan ulkoasuun (tulostus) vaikuttavat määritykset. Kuva 10 Kuvassa näet Viittaukset-välilehden, se sisältää toiminnot joilla lisäät lainaukset, viittaukset ja otsikot sekä sisällysluettelon ja hakemiston. Postitukset Kuva 11 Kuvassa näet Postitukset-välilehden, se sisältää toiminnot joilla luot joukkokirjeet, kirjekuoret ja tarrat. Kari Keinonen Sivu 7

14 Tarkista Kuva 12 Kuvassa näet Tarkista-välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla tarkistat asiakirjan oikeinkirjoituksen, kommentoit ja suojaat asiakirjan. Näytä Kuva 13 Kuvassa näet Näytä-välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla käsittelet ja katselet ikkunoita sekä järjestelet niitä. Kehitystyökalut Kehitystyökalut-välilehti on näytöllä vain jos se on asetuksella otettu esiin (sivu 110). Kuva 14 Kuvassa näet Kehitystyökalut-välilehden. Välilehti sisältää ohjelman kehittyneet toiminnot, kuten ohjelmointieditorin (VBE) ja makrotyökalut. Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset lisävälilehdet näytetään valintanauhassa vasta, kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Kuva 15 Kun olet valinnut taulukon, näet Taulukkotyökalut-ryhmän Rakenne ja Asettelu -valintapainikkeet. Napsauttamalla haluamaasi painiketta, näet valintanauhassa joko taulukon käsittelyyn (Rakenne) tai muotoiluun (Asettelu) tarkoitetun välilehden toiminnot. Jotkin toimintopainikkeet jäävät voimaan niitä kaksoisnapsauttamalla, esimerkiksi Muotoilusivellin. Tämän jälkeen voit toistaa tehtyä toimintoa. Maalaa aluksi alue, jonka ulkonäön haluat periytyvän useaan alueeseen. Kaksoisnapsauta Muotoilusivellin-painiketta. Maalaa vuorottain ne alueet, joihin haluat kopioida muotoilun. Lopeta painikkeen (toiminnon) käyttö painamalla Esc-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 8

15 Valintaikkunat Office ohjelmista löytyvät myös perinteiset Windows-valintaikkunat. Näissä valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia, toimintoja ohjaavia asetuksia. Kuva 16 Viemällä osoittimen välilehdellä olevan ryhmän alakulman avainpainikkeen kohdalle näet kuvauksen painikkeella avattavasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muokkaamaan asetuksia. Aktiivinen eli valittu välilehti Toimintoryhmä ja sen asetukset Asetuksen vaikutuksen esikatseluruutu Kuva 17 Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy tekemäsi asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan, napsauta Peruuta-painiketta tai näppäimistön Esc-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 9

16 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen, jossa on musta kolmio kärki alaspäin. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman. Valikoima sisältää valittavaksesi kyseisen toiminnon suorittamiseksi vaihtoehtoisia toimintoja. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Teeman fonttivalikoima Kaikki asennetut fontit Kuva 18 Napsauta valikoimasta (fontti) voimaan haluamasi asetus. Siirtäessäsi hiirellä osoitinta eri luettelokohtiin näet samaan aikaan valitussa kappaleessa asetuksen vaikutuksen. Tämä siksi, että Wordissa on oletuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu. Asiasta saat lisätietoa sivulta 11. Kari Keinonen Sivu 10

17 Reaaliaikainen esikatselu Asiakirjaa muotoillessasi on oletusasetuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu. Liikuttaessasi osoitinta muotoilukomentojen päällä näet asiakirjassa heti "mahdollisen" valinnan muutoksen aiheuttaman vaikutuksen. Osoitin Valittu alue Kuva 19 Osoittimen liikkuessa paletilla näet muutoksen valitun alueen ulkonäössä. Reaaliaikaisen esikatselun saat pois käytöstä Wordin asetukset -painikkeella esiin tulevasta ikkunasta Käyttäjän asetukset -välilehdeltä. Pikavalikot ja pikavalikoimat tuo mukanaan myös perinteisen pikavalikon ja sen lisäksi uutena toimintona pikavalikoiman. Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia asiakirjassa. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisimpiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö. Kuva 20 Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikerivi) ja pikavalikon. Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja. Pikavalikoima taas sisältää tekstimuotoiluissa tarvittavia perustyökaluja. Myös osoittaessasi jotain aktiivista tekstiobjektia, näkyy pikavalikoima läpikuultavana. Siitä voit napsauttaa muotoilun voimaan. Kari Keinonen Sivu 11

18 Näkymät Tulostusasettelu-näkymä Oletuksena Word käynnistyy Tulostusasettelu-näkymään, se on tarkoitettu asiakirjan tarkasteluun ja tuottamiseen. Näkymässä näet miltä asiakirja näyttää tulostettaessa. Tulostusasettelu-näkymässä näet koko asiakirjan vierittämällä näyttöä. Näkymässä käsittelet asiakirjan sivuja tehokkaimmin, kun otat esiin valintanauhaan Sivun asettelu -välilehden. Löydät sieltä nopeasti suoritettavia hallinnallisia toimintoja sivun tulostussuunnan muuttamiseen, reunusten määrittämiseen tai kappaleiden sisentämiseen. Muotoilumerkit on otettu esiin Avainpainike Sivun asetukset -valintaikkunaan Muotoilumerkki kappaleenvaihto Vieritysjanan vieritysruutu Kuva 21 Tulosasettelu-näkymään palaat napsauttamalla Tulostusasettelu-painiketta. Muotoilumerkit ovat tässä näkyvillä, katso lisätietoa sivulta 21 ja 24. Asiakirjassa liikkuminen näppäimistön avulla Koko sanan oikealle pääset Ctrl + oikea nuoli -näppäinyhdistelmällä. Koko sanan vasemmalle pääset Ctrl + vasen nuoli -näppäinyhdistelmällä. Rivin loppuun pääset End-näppäimellä. Rivin alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavan kappaleen alkuun pääset Ctrl + alanuoli -näppäinyhdistelmällä. Edellisen kappaleen alkuun pääset Ctrl + ylänuoli -näppäinyhdistelmällä. Asiakirjan viimeiselle riville siirryt Ctrl + End -näppäinyhdistelmällä. Asiakirjan alkuun siirryt Ctrl + Home -näppäinyhdistelmällä. Kari Keinonen Sivu 12

19 Sivun asetukset -valintaikkuna Reunukset-välilehti Valintaikkunaan pääset Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmän avainpainikkeella. Ikkunan avulla voit määrittää sivun ulkonäköön vaikuttavia asetuksia. Valittu välilehti Asetuksella on valittu arkin tulostussuunta Esikatseluruutu Asetus on voimassa valitussa osassa Kuva 22 Sivun asetukset -valintaikkunan välilehdillä pääset muokkaamaan monipuolisesti asiakirjan sivujen tulostusasetuksia. Reunukset-välilehdellä sinun kannattaa muokata reunukset oman tulostimesi "kykyjen" mukaisiksi. Mustesuihkut eivät kykene useinkaan tulostamaan 1,2 cm lähemmäs alareunaa. Paperi-välilehdellä ei juuri tarvitse tehdä asetusmuutoksia. Vakioasettelun standardiasiakirjan reunuksien tulee olla seuraavat: Yläreunuksen yli 1 cm ja suositus on 4 cm jotta asiakirjan vastaanottajan osoite osuu ikkunallisessa kirjekuoressa oikeaan kohtaan. Vasen reunus 2 cm, tämä vaatimus johtuu mappirei ityksestä. Alareunus yli 1 cm - paljonko yli, se määräytyy tulostimen kyvyistä. Oikea reunus yli 1 cm (suositus 1,5 cm). Kari Keinonen Sivu 13

20 Asettelu-välilehti Valittu välilehti Käsiteltävän osan sivujen pystytasaus Määritä sivuille reunaviivat Kuva 23 Asettelu-välilehdellä määrität erilaisen kansilehden, jos asiakirjalle kannen teet. Määritä välilehdellä myös ylä- ja alatunnisteen alkamiskohta reunasta. Vakioasettelussa standardiasiakirjan ylä- ja alatunnisteiden reunuksien tulee olla: Ylätunnisteen reunus noin 1 cm, näin lähettäjätieto on oikealla korkeudella Alatunnisteen reunus yli 1 cm - paljonko yli, se määräytyy tulostimen kyvyistä Kari Keinonen Sivu 14

21 Jäsennys-näkymä Jäsennys-näkymä on tarkoitettu asiakirjan jäsentämiseen. Jäsentäminen tarkoittaa tietojen siirtämistä loogiseen järjestykseen sen jälkeen kun tieto on tuotettu. Jäsennys-näkymässä käsittelet tehokkaimmin kappaleita ja niiden alikappaleita. Jäsennyksen aikana epäolennaisen voit piilottaa, näin on helppo miettiä mihin järjestykseen keskeiset asiat järjestät. Jäsentäminen ja järjestäminen tapahtuvat hiirellä. Kuva 24 Jäsennys-näkymään pääset napsauttamalla Jäsennys-painiketta. Tässä näkymässä sinun on helppo jäsentää ja järjestää asiakirjaa. Työskentely Jäsennys-näkymässä Jäsennystyökalut-ryhmän painikkeilla voit tehdä jäsennysasetuksia, tuoda esiin jäsennystasoja ja piilottaa niitä. Lisätietoa jäsennysnäkymän käytöstä saat sivulta 91. Hiirellä voit tehdä seuraavia jäsennystoimia: Jäsennystyökalut-ryhmän painikkeilla voit tehdä jäsennysasetuksia; piilottaa tai tuoda esiin jäsennystasoja. Kaksoisnapsauttamalla kappaleen vasemmassa päässä olevaa + tai - -merkkiä saat esiin tai pois näkyvistä seuraavan tason sisällön. Kappaletta ja sen alla olevaa sisältöä voit siirtää näkymässä vetämällä plus- tai miinusmerkkiä haluamaasi suuntaan ylös tai alas. Otsikkotasoa alennat tai korotat vetämällä plus- tai miinusmerkkiä vasemmalle tai oikealle. Suurempaa tekstimäärää jäsentäessäsi vie se (suositus) PowerPoint-ohjelmaan ja jäsennä se siellä. PowerPointin Jäsennys-näkymässä jäsentäminen on huomattavasti helpompaa kuin Wordin Jäsennys-näkymässä. Kari Keinonen Sivu 15

22 Tiedoston luominen Uusi asiakirja Uuden asiakirjan luot helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + N. Tällainen uusi asiakirja saa ulkoasun ohjelman oletusmallin teemasta. Teema on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu; toistuvaa vakiotietoa, kaavoja ja muotoiluja sisältävä asiakirjan muotoilukokonaisuus. Oletusmalli vastaa Käyttäjän asetuksissa annettuja määrityksiä. Mallien luomisesta ja käyttöönotosta saat lisätietoa sivulta 105. Uuden asiakirjan voit luoda myös jonkin valmiin mallin mukaan napsauttamalla Office-valikon Uusi-komentoa. Uusi asiakirja -valintaikkunasta voit valita Wordin mukana asennetun mallin tai Microsoft Office Online -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 25 Löydät Uusi asiakirja -valintaikkunan Asennetut mallit -välilehdeltä ohjelman asennuksen yhteydessä kovalevyllesi asennettuja malleja. Omat mallit.. -välilehdeltä löydät itse luomasi mallit. Asennetuista malleista voit valita haluamasi valitsemalla sen ryhmästä ja napsauttamalla Luo-painiketta. Oma malli tallennetaan yleensä käyttäjäprofiiliin tähän tarkoitukseen ohjelma-asennuksen aikana perustettuun oletuskansioon. Organisaation verkossa mallit pääsääntöisesti tallennetaan keskitetysti pääkäyttäjän asettamaan sijaintiin verkon palvelimelle. Mallin tallennusmuoto on Word-malli (tiedostotyypin tunniste.xltx) tai Wordmalli (makrot käytössä) (tiedostotyypin tunniste.xltm). Kari Keinonen Sivu 16

23 Tiedoston avaaminen Avaat olemassa olevan tiedoston helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + O. Asiakirjan voit avata myös napsauttamalla Office-valikon Avaa-komentoa. Kun olet muuttanut avattua asiakirjaa muista, että korvaat uudella muutetulla tiedostolla aiemmin talletetun kun napsautat Tallenna-painiketta. Voit myös avata aiemmin luodun asiakirjan pohjaksi eli malliksi (ohje sivulla 18), jolloin et muutoksia tehtyäsi vaikuta tallennuksessa aiemmin luotuun asiakirjaan. Kuva 26 Valintaikkunan avulla voit etsiä tiedostoa levyiltä kirjoittamalla tiedoston nimen Haku-kenttään ja napsauttamalla sitten Etsi-painiketta. Jos muistat tiedoston sijainnin, kannattaa sinun selailla levyjä napsauttamalla Kansiot-painiketta. Painikkeen alla näet hakemistorakenteen. Puurakenteesta avaat haluamasi levyn ja kansion. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa. Avaa-valintaikkunaa voit mukauttaa mieleiseksesi Järjestä ja Näkymät -painikkeilla. Voit myös avata tai tuoda eri tallennusmuotoista (.TXT,.RTF,.CSV yms.) tietoa Wordiin, siitä on hieman lisätietoa sivulla 131. Avaa ja korjaa tiedosto Kuva 27 Vahingoittunutta tiedostoa avatessasi voit koettaa korjata sitä valintaikkunan Avaa-pudotusvalikon Avaa ja korjaa -komennolla. Kari Keinonen Sivu 17

24 Avaa aiemmin luotu asiakirja mallina Vanhan asiakirjan voit ottaa uuden asiakirjan pohjaksi. Nyt näet avatun asiakirjan otsikkorivillä tallennusnimen, joka on lisänumerolla muutettu alkuperäisestä. Avoin asiakirja ja alkuperäinen ovat siis eri tiedostoja, näin levyllä oleva tiedosto säilyy muuttumattomana kun muutat uutta tiedostoa. Uuden asiakirjan vanhaa mallina käyttäen voit luoda napsauttamalla Office-valikon Uusi-komentoa. Näkyviin tulee Uusi asiakirja -valintaikkuna (Kuva 25 sivulla 16). Kuva 28 Uusi asiakirja -valintaikkunassa (Kuva 25) on napsautettu Uusi aiemmin luodusta -painiketta. Tässä valintaikkunassa sinun tulee etsiä tiedosto ja sen jälkeen napsauttaa Luo uusi -painiketta. Kuva 29 Uuden tiedoston ikkunassa otsikkorivillä näet tiedostonimen, jossa on perässä numero 1. Kun tallennat asiakirjan Tallenna-painikkeella, on tallennus ensimmäinen kyseiselle tiedostolle. Esiin avautuu Tallenna nimellä -valintaikkuna, jossa sinun tulee etsiä tiedostolle sopiva kohde ja antaa sille looginen nimi. Lisätietoa tallenna nimellä toiminnosta saat sivulta 23. Tiedoston sulkeminen Tiedostoikkunan voit sulkea Office-painikkeen Sulje-komennolla, tiedostoikkunan Sulje-painikkeella tai painamalla Ctrl + F4 -näppäinyhdistelmää. Tiedostoikkunan sulkeminen ei lopeta ohjelmaa. Tallenna aina muuttunut tiedosto. Kari Keinonen Sivu 18

25 Tulostus ja tallennus Esikatselu Tulostus Word asiakirjan tulostaminen siististi paperiarkille aseteltuna on helppoa. Ennen tulostamista sinun tulee kuitenkin määrittää sivun reunukset. Asiasta lisää sivulla 13. Word on ns. WYSIWYG -ohjelma, eli saat mitä näet ideologian tulisi toteutua tulostettaessa. Vaikka laatisit asiakirjaa Tulostusasettelu-näkymässä, ei WYSIWYG täysin toteudu. Kuvaruudulla näkyvä ei tulostu paperille tarkalleen samanlaisena. Tulostamisen helpottamiseksi ohjelmaan on tehty Esikatselu-toiminto. Esikatselussa voit vielä muokata asiakirjan ulkoasua ennen tulostamista. Esikatseluun pääset Office-valikon Tulosta-alivalikon Esikatselu-komennolla. Esikatselusta voit tulostaa asiakirjan suoraan napsauttamalla Tulosta-painiketta. Ei edes Wordin esikatselutilassa näkemäsi kuva näytä aivan tarkalleen samalta, kuin sinun asiakirjasi tulostettuna. Tulostuksen suoritat Office-valikon Tulosta-alivalikon Tulosta-komennolla. Kuva 30 Kuvassa näet tulostuskomennolla esiin tulevan valintaikkunan ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Valintaikkunassa valitset oikean tulostimen (Nimi:), kirjoitat halutun tulostussivumäärän (Kopioiden määrä), ja haluamasi sivut (Sivualue). Napsauta lopuksi OK-painiketta. Muista Pikatulosta-komentoa käyttäessäsi, että tällä toiminnolla tulostuu koko asiakirjasi (kaikki sivut) oletustulostimella. Kari Keinonen Sivu 19

26 Tulostuksen ominaisuudet ja asetukset Tulostimen ominaisuuksiin ja tulostusasetuksiin voit vaikuttaa Office-valikon Tulosta-alivalikon Tulosta-komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Valittu tulostin Kuva 31 Napsauta Ominaisuudet -painiketta, niin saat esiin seuraavassa kuvassa näkyvän valintaikkunan (tulostimena HP DeskJet 845C). Ominaisuudet Tulostusjärjestys Esikatselukuva Kuva 32 Ominaisuudet-valintaikkunassa voit vaikuttaa tulostimen asetuksiin. Asettelu-välilehdellä voit vaihtaa tulostuspaperin suuntaa. Paperi ja laatu -välilehdellä voit valita paperilähteen (paperilokeron) sekä väriasetukset. Lisäasetukset-painikkeen napsautuksella esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä tulostimen asetuksiin lisää hienosäätöä. Kari Keinonen Sivu 20

27 Asetukset Tilanne kuvaruudulla Ohjausmerkkien näyttäminen Tulostukseen vaikuttaminen Kuva 33 Napsauta Tulosta-valintaikkunassa Asetukset-painiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa Näyttäminen-välilehdellä voit vaikuttaa siihen, mitkä objektit sisällytät tulostukseen ja tapahtuuko tulostaminen tausta-ajona vai varaako tulostus koko tietokoneen suorituskapasiteetin. Kuvassa on suosituksena asetettu voimaan asetus Näytä kaikki muotoilumerkit. Muotoilumerkit eivät ole tulostuvia merkkejä ja näin ne eivät vaikuta tulostamiseen, mutta niiden käyttö nopeuttaa työskentelyäsi. Kari Keinonen Sivu 21

28 Tallennus Sinun kannattaa tallentaa tekemäsi asiakirja aina sähköiseen muotoon. Aiemmin tehtyä asiakirjaa tarvitset mitä ilmeisimmin myöhemmin. Tallennettua tiedostoa voit käyttää uudestaan pohjana jossain muussa vastaavan sisällön omaavassa asiakirjassa. Näin toimien vähennät työmääräsi huomattavasti. Kotona tallennus tapahtuu paikalliselle kovalevylle. Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tallennus tapahtuu pääkäyttäjän tarkoitukseen luomalle verkkolevylle (usein K: tai H:). Tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Office-valikon Tallenna-komentoa tai Pikatyökalurivin Tallenna-painiketta. Kuva 34 Ensimmäistä kertaa tallentaessasi ohjelma kysyy tiedostolle nimeä. Tallenna asiakirja oman Tietokoneen hakemistorakenteessa sopivalle levylle sellaiseen kansioon, jonka nimi on aihealuetta kuvaava. Anna tiedostolle sisältöä hyvin kuvaava looginen nimi. Näillä toimintatavoilla löydät asiakirjasi myöhemminkin helposti. Seuraavalla kerralla napsauttaessasi Tallenna-painiketta tallentuvat tiedostoon tehdyt muutokset aiemmin antamallasi nimellä kansioon, johon sen alun alkaen tallensit. Näin korvaat aiemman samannimisen tiedoston alkuperäisessä sijainnissaan, eli saatat tiedostoon tehdyt muutokset voimaan (päivität ajantasalle). Samassa kansiossa ei voi olla kahta samannimistä tiedostoa. Kari Keinonen Sivu 22

29 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Kun avaat aiemmin luodun asiakirjan esimerkiksi malliksi (pohjaksi) uudelle asiakirjallesi, haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiinsa uudella nimellä. Wordin Office-valikon Tallenna nimellä -komennolla teet sen helposti. Avatessasi aiemmin luodun asiakirjan pohjaksi uudelle asiakirjallesi, haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiin uudella nimellä. Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit suoraan napsauttaa Tallenna nimellä -komentoa, jolloin avautuu edellisen sivun kuvan (Kuva 34) mukainen tilanne. Kuva 35 Tässä näet mukautetun Tallenna nimellä -valintaikkunan. Kuvassa on korostettu tärkeitä tallennusasetuksia, jotka sinun tulee huomioida. Etsi tiedostolle aina sopiva levyasema ja sieltä tiedostolle sopiva kansio. Anna tiedostolle kuvaava nimi ja valitse sopiva tallennusmuoto. Lisää tallennusmuodoista kerrotaan sivulla 131 ja ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta sivulla 128. Kun tallennat aiemman tiedoston uudella nimellä, säilyy aiemmin tallennettu ilman muutoksia alkuperäisessä sijainnissaan. Tallentaessasi asiakirjaa jossa on aliohjelmia (makroja tai VBA-koodia), tulee tiedosto tallentaa muotoon Makroja käyttävä Word-asiakirja (.DOCM-tunniste). Jos tallennat asiakirjan makroja sisältävänä mallina, tulee asiakirjan tallennusmuodon olla Makroja käyttävä Word-malli (.DOTM-tunniste). Kari Keinonen Sivu 23

30 Tekstin tuottaminen Tekstinkäsittelyohjelmassa syötät asiakirjaan tekstiä näppäimistöltä. Voit myös tuoda tekstiä kopioimalla toisista ohjelmista tai aiemmista Word-tiedostoista. Sen lisäksi voit avata valmiita tekstiasiakirjoja ja tallentaa ne Word-muotoon. Lisäksi voit tuoda asiakirjaan tekstiä skannaamalla sitä paperilta. Tämä vaatii maksullisen tekstintunnistusohjelman hankkimista, asentamista ja käytön opiskelua. Tärkeää kirjoitettaessa Sana on kahden välilyönnin väli. Virke on kahden pisteen väli. Kappale taas on kahden kappaleenvaihdon, Enter-painalluksen väli. Et saa tehdä asiakirjaan ylimääräisiä välilyöntejä, sarkain- tai Enter-painalluksia. Kappaletta et saa aloittaa välilyönnillä tai sarkainpainalluksella, kappale alkaa aina sisennysasetuksen kohdalta (viivaimella vasemmalla olevat kolmiot). Riviä et saa päättää Enter-painallukseen. Rivin päättyessä jatkat kirjoittamista normaalisti, sillä Word rivittää tekstin automaattisesti. Enter-painallus vaihtaa kappaletta. Tekstin sarkainkohdat määrität tekemällä sarkainasetuksen vaakaviivaimelle. Tekstin tasaat sarkainkohtiin Sarkain-näppäimellä. Muotoilumerkit Napsauttaessasi Aloitus-välilehden Kappale-ryhmästä Näytä kaikki -painiketta näet asiakirjaa kirjoittaessasi taitto-ohjelmista tutut ohjausmerkit. Piilomerkit, muotoilumerkit eli ohjausmerkit eivät ole tulostuvia merkkejä. Näiden merkkien tunteminen ja käyttäminen helpottaa ja nopeuttaa työtäsi. Paina mieleesi ainakin seuraavat muotoilumerkit: Taulukko 1 Taulukossa näet muotoilumerkit ja miten ne tuotetaan. Merkin nimi Muotoilumerkki Merkin tuotat Välilyönti Kirjoittamalla välilyönnin Sitova välilyönti Painamalla Ctrl + Vaihto + Välilyönti -näppäimiä Sarkainmerkki Painamalla Sarkain-näppäintä Kappaleenvaihto Painamalla Enter-näppäintä Pakotettu rivinvaihto Painamalla Vaihto + Enter -näppäimiä Tavuvihje Painamalla Ctrl + - (tavuviiva) -näppäimiä Sitova tavuviiva (yhdyssanan osat) Painamalla Ctrl + Vaihto + - (tavuviiva) -näppäimiä Pakotettu palstanvaihto Painamalla Ctrl + Vaihto + Enter näppäimiä Pakotettu sivunvaihto Painamalla Ctrl + Enter -näppäimiä Muotoilumerkit saat halutessasi piilotettua asiakirjasta napsauttamalla Näytä kaikki -painikkeen pois voimasta. Kari Keinonen Sivu 24

31 Erikoismerkit Kirjoittaessasi tarvitset usein joitain erikoismerkkejä, esimerkiksi -merkin. Taulukko 2 Taulukossa näet yleisimmät erikoismerkit, ja miten ne tuotetaan. Merkin nimi Merkki Merkin tuotat Copyright -merkki Ctrl + Alt + c Miu Mau Alt Gr + 2 Dollari -merkki $ Alt Gr + 4 Punta -merkki Alt Gr + 3 Tavaramerkki Ctrl + Alt + t Alaindeksi H 2 O Ctrl + Vaihto + 0 (nolla) Palautuu takaisin samoilla näppäimillä Yläindeksi m 3 Ctrl + + (plusmerkki) Palautuu takaisin samoilla näppäimillä Takakenoviiva \ Alt Gr + + (plusmerkki) Tilde ~ Alt Gr +.. (kaksi pistettä) Merkistö Lisää erikoismerkkejä löydät Windows-käyttöjärjestelmän Käynnistä-valikon Apuohjelmat-alivalikon Merkistö-ohjelmasta. Merkistöstä voit tuoda erikoismerkit asiakirjaan Kopioi - Liitä -periaatteella. Oma lisämerkistö löytyy myös -ohjelmasta Lisää-välilehden Merkit-ryhmän Merkki-komennolla. 1 - Fontin valinta 2 - Merkin valinta 3 - Valitse-painallus 4 - Kopioi-painallus Kuva 36 Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö-apuohjelma on erinomainen väline, jolla saat erikoismerkit mihin hyvänsä ohjelmaan. Suorita ensin kuvan vaiheet järjestyksessä. Wordiin palattuasi aseta osoitin kohtaan johon merkin haluat ja napsauta Liitä-painiketta tai paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Kari Keinonen Sivu 25

32 Luettelomerkit Luetteloksi aikomistasi kappaleista voit tehdä luettelon Luettelomerkit, Numerointi tai Monitasoinen luettelo -painikkeilla siten, että aluksi valitset kyseiset tekstikappaleet ja seuraavaksi napsautat kyseistä painiketta. Voit myös aloitta luettelon napsauttamalla painiketta ja sitten luettelo jatkuukin kunnes painat kahdesti Enter-näppäintä. Kuva 37 Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Luettelomerkki-painiketta. Kuva 38 Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Numeroitu-painiketta. Kuva 39 Kuvan kappaleissa on käytetty Monitasoinen luettelo -painiketta. Kun kirjoitat monitasoista luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle, paina Enter-painalluksen jälkeen Sarkain-näppäintä. Nostaessasi luettelotasoa paina Vaihto + Sarkain -näppäimiä. Kari Keinonen Sivu 26

33 Anfangi Anfangi on tehokeino, jota käytetään usein. Anfangeja voit käyttää pidemmissä teksteissä, kuten esitteissä, kirjoissa ja lehtiartikkeleissa. Ne ovat tekstin alussa olevia suurikokoisia alkukirjaimia. Wordissa voit tuottaa anfangin pikatoiminnolla. Tässä on tekstikappale leipätekstiä, jonka eteen teet anfangin korostamaan kappaleen aloituskohtaa. Anfangin voit tehdä kun olet ensin kirjoittanut kappaleen tekstin. Valitse kappaleen ensimmäinen kirjain. Napsauta esiin Lisää-välilehti ja etsi Teksti-ryhmästä Anfangi-painike. Napsauta painiketta ja valitse pudotusvalikosta Pudotettu-komentoa, silloin tekstikappaleesi näyttää tältä. Anfangi on nyt tekstikehyksessä oleva kolmen rivin korkuinen kirjain. Anfangin ominaisuuksia pääset muuttamaan kaksoisnapsauttamalla tekstikehyksen reunaviivaa. Esiin tulevassa ikkunassa voit muuttaa kookkaan kirjaimen koon, sijainnin vaaka- ja pystysuunnassa ja lukita sen ankkuroimalla. Kuva 40 Yllä on kahdessa erikseen kehystetyssä kappaleessa käytetty anfangia. Anfangin tuottaminen on kerrottu kehyksissä, kokeile tuottaa anfangi. Oletusvalinta Koon muuttamiseen Sijainnin määrittämiseen Kuva 41 Voit muuttaa tekstikehyksen asetuksia Kehys-valintaikkunassa. Älä napsauta Poista kehys -painiketta, sen jälkeen anfangi on pilaantunut. Lukitse ankkuri -valinta ei ole myöskään suositeltava, sen jälkeen anfangi ei seuraa kappaletta jos kappale siirtyy kirjoitettaessa eteenpäin. Kari Keinonen Sivu 27

34 Tekstissä liikkuminen - Home -näppäimellä - End -näppäimellä - Page Up -näppäimellä - Page Down -näppäimellä - nuolinäppäimillä - eri näppäinyhdistelmillä tai - hiiren avulla. Kuva 42 Voit siirtää asiakirjassa vilkkuvaa tekstiosoitinta muuttamatta tekstiä, se tapahtuu joko näppäimistön tai hiiren avulla. Tekstin valitseminen Tekstiä voit valita eli aktivoida joko hiirellä tai näppäimistöllä. Tässä käsitellään hiirellä tapahtuvia valintatapoja. Merkin tai merkkijonon valinta Kuva 43 Merkin tai merkkijonon valitset vetämällä tekstiosoitinta merkkien ylitse. Sanan valinta Kuva 44 Sana on kahden välilyönnin väli, sanan valitset kaksoisnapsauttamalla. Rivin valinta Kuva 45 Siirrä osoitin arkin vasempaan reunaan rivin korkeudelle kunnes osoitin muuttuu oikealle näyttäväksi nuoleksi. Rivin valinnan teet napsauttamalla. Virkkeen valinta Virke on kahden pisteen väli ja sen valitset Ctrl + napsautuksella. Kappaleen valinta Kappale on kahden kappaleenvaihtomerkin väli. Kappaleen valitset osoittamalla arkin vasempaan laitaan kappaleen kohdalla ja kaksoisnapsauttamalla. Koko asiakirjan valinta Asiakirjan valitset osoittamalla hiirellä arkin vasenta reunusta ja suorittamalla Ctrl + napsauttamalla tai reunuksessa kolmoisnapsauttamalla. Tekstin poistaminen ja korvaaminen Valitun tekstin voit poistaa painamalla Poisto- tai Del -näppäintä. Teksti poistuu alkuperäisestä paikastaan myös, kun leikkaat sen leikepöydälle. Valitun tekstin korvaat joko kirjoittamalla tilalle korvaavan merkkijonon tai liität leikepöydällä olevan tekstin. Kari Keinonen Sivu 28

35 Ylä- ja alatunnisteen luominen Ylä- ja alatunnisteeseen sinun tulee kirjoittaa se tieto tai sijoittaa se kuva, jonka haluat toistuvan asiakirjan kaikissa tulostuvissa sivuissa. Tuota tunnisteisiin haluamasi kaikilla sivuilla toistuva tieto (esimerkiksi logo ja sivunumero). Voit myös määrittää ensimmäisen sivun erilaiseksi, jolloin sillä sivulla ei välttämättä ole tunnisteita lainkaan. Kuva 46 Tulostusasettelu-näkymässä siirryt ylä- ja/tai alatunnisteeseen Lisää-välilehden Ylätunniste-painikkeen pudotusvalikon Muokkaa ylätunnistetta -komennolla. Tietoa tunnisteisiin voit tuottaa kirjoittamalla tai Rakenne -välilehden toimintopainikkeilla. Tällä tavalla luot kaikille asiakirjan sivuille samanlaisena toistuvan ylä- ja alatunnisteen. Tunnisteista pääset pois kaksoisnapsauttamalla asiakirjan runko-osaa. Kuva ylä- tai alatunnisteessa Kuvan, esimerkiksi yrityksen logon, voit tuoda ylätunnisteeseen Lisää-välilehden Kuva-painikkeella. Kuvan voit myös irrottaa tekstistä kuvan pikavalikon Muotoile kuvaa -komennon valintaikkunassa Asettelu-välilehdellä olevilla asetuksilla. Sen jälkeen voit vetää kuvan haluamaasi kohtaan ylätunnistetta. Vesileiman käyttäminen Ylätunniste Vesileimaksi himmennetty logo Kuva 47 Ylä- ja alatunniste -tilassa voit tuoda kuvan myös sivun keskelle, näin saat aikaan jokaisella sivulla toistuvan vesileiman. Alkuperäistä kuvaa on himmennettävä tai vaalennettava, jottei se vaikeuta sivujen lukemista. Kari Keinonen Sivu 29

36 Päivämäärä ja sivunumero tunnisteessa Standardiasiakirjoihin (SFS 2487) lisätään sivunumero, jos asiakirjaan syntyy useita sivuja. Tällöin sivunumeron lisäksi sulkuihin lisätään sivujen kokonaismäärä. Vakioasettelua noudattavissa asiakirjoissa ylätunnisteeseen lisätään myös aina päivämäärä-kenttä. Kentässä voi olla joko pysyvä aikaleima joka ei muutu asiakirjaa avattaessa. Aikaleima voi olla myös automaattisesti päivittyvä, jolloin aikaleima haetaan koneen kellosta kun asiakirjaa avataan tai tulostetaan. Lisätietoa vakioasettelusta saat sivulta 58 Kuva 48 Toimiessasi ylä- tai alatunnisteessa, tulee näkyviisi Ylä- ja alatunnistetyökalu -ryhmän Rakenne-välilehti. Välilehden painikkeiden avulla voit lisätä päivämäärä- tai sivunumerokentän tunnisteeseen. Sivunumeroinnin lisääminen Päätä ennen sivunumeroinnin tekemistä mihin kohtaan sen haluat ja napsauta siinä. Standardiasiakirjassa sivunumero lisätään kolmannelle riville, sarkainkohtaan 161 mm. Asiakirjaan lisätään sivunumero Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Pikaosat-painikkeen pudotusvalikon Kentät-komennolla esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 49 Hae Kenttä-valintaikkunan Kenttien nimet -luettelosta kenttä nimeltä Page (juokseva sivunumero). Sivunumerokentälle voit valita esitysmuodon Muoto-kentästä. Hyväksy syöte OK-painikkeella. Tarvitset vielä kentän kokonaissivumäärälle, luo se seuraavasti: Kirjoita ensin sivunumeron perään välilyönti ja aloittava sulkumerkki. Napsauta Pikaosat-pudotusvalikosta Kentät-komentoa. Valitse Kenttä-valintaikkunassa NumPages tai SectionPages -kenttä (asiakirjan tai osan sivujen määrä). Valitse Muoto-luettelosta ensimmäinen ja Lukujen muoto-kohdasta ensimmäinen muotoilu. Napsauta OK-painiketta ja kirjoita lopettava sulkumerkki. Kokonaissivumäärä-kenttä ei toimi täydellisesti, päivitä se ennen asiakirjan tulostamista näppäimen F9-painalluksella. Kari Keinonen Sivu 30

37 Päivämäärän lisääminen Ratkaise ensin, tuleeko päivämäärän päivittyä. Automaattisesti päivittyvä -kenttä hakee koneen kellosta ajan aina asiakirjaa uuden vuorokauden puolella tulostettaessa tai avattaessa. Jos päivämäärän tulee päivittyä, se on määritettävä Päivämäärä-kenttää luotaessa. Päivittyvän kentän arvon voit päivittää valitsemalla kentän ja painamalla näppäimistöltä F9-näppäintä. Standardiasiakirjassa päivämäärä sijoitetaan kuudennelle riville sarkainkohtaan 92 mm. Lisätietoa standardista ja vakioasettelusta saat sivulta 58. Harjoitustiedosto: Vakioasettelun ylätunniste.docx Kuva 50 Lisää-välilehden Päivämäärä ja aika -painikkeen valintaikkunassa voit valita tavan päivämääräsi esittämiselle. Päivitä automaattisesti -valinta tuottaa kentän, jossa päivämäärä muuttuu asiakirjaa avattaessa tai tulostettaessa. Oletus -painiketta napsauttamalla lisäät haluamasi päivitysasetuksen myös jokaiseen uutena tehtävään asiakirjaan (Normal.dotm). Seuraavaksi päivämäärää lisätessäsi on asetuksena tekemäsi valinta jo voimassa. Kari Keinonen Sivu 31

38 Erilaisen ylä- ja alatunnisteen tekeminen Ylä- ja/tai alatunniste voi olla ensimmäisellä sivulla tai parillisilla sivuilla erilainen. Erilaisen tunnisteen luot Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmän avainpainiketta napsauttamalla. Esiin tulevassa valintaikkunassa Asettelu-välilehdellä teet valinnan Erilainen 1. sivu -ruutuun ja hyväksyt sen OK-painikkeella. Kuva 51 Tee asiakirjan runko-osaan pakotettu sivunvaihto. Palaa ensimmäisen sivun ylätunnisteeseen tai alatunnisteeseen. Napsauta Rakenne-välilehden Asetukset-ryhmän Erilainen ensimmäinen sivu -asetus voimaan. Kuva 52 Ensimmäisellä sivulla ei ole enää samaa ylätunnistetta kuin hetki sitten. Kuva 53 Aiemmin tehty ylätunniste löytyy toiselta sivulta. Toisella sivulla oleva ylätunniste periytyy niin pitkälle eteenpäin, kunnes teet uuden Osanvaihto (seuraava sivu) -valinnan. Ylätunnisteen voit sulkea napsauttamalla Sulje ylä- ja alatunniste -painiketta. Kun tarvitset asiakirjaan seuraavan uuden osan, määritä se käyttämällä osanvaihtoa. Tee uudessa osassa erilainen ylä- ja alatunniste poistamalla molemmista osanvaihdon jälkeisistä tunnisteista linkki edelliseen (katso Kuva 54 sivulla 33). Sen jälkeen voit laatia uudet tunnisteet, jotka toistuvat siitä eteenpäin kaikilla uusilla sivuilla. Kari Keinonen Sivu 32

39 Sivunumerointi alkaa sisällysluettelon jälkeen Kirjoissa ja muissa materiaaleissa, kuten tässä monisteessa, halutaan sivunumeroinnin alkavan numerolla yksi vasta sisällysluettelon jälkeen. Tällaisia monipuolisia ylä- ja alatunnisteen muutoksia voit tehdä osanvaihdolla. Mutta Word on erittäin haavoittuva ohjelma, se kaatuu mitä ihmeellisimmissä tilanteissa. Suosittelenkin, ettet tee Wordilla yli 100 sivua pitkiä asiakirjoja, jolloin osanvaihtojen määrä pysyy vielä alhaisena. Kuva 54 Napsauta osoitin sisällysluettelon alle. Napsauta Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmän Vaihdot-pudotusvalikon Osanvaihdot: Seuraava sivu -komentoa. Siirry osanvaihtomerkin jälkeisen sivun alatunnisteeseen ja napsauta Rakenne-välilehden Siirtyminen-ryhmän Linkitä edelliseen -painike ylös. Lisää nyt juokseva sivunumero haluamaasi kohtaan napsauttamalla Lisää-välilehden Teksti-ryhmästä Pikaosatpainikkeen pudotusvalikosta Kenttä-komentoa. Valitse kentäksi Page ja hyväksy OK-painikkeella, näin osoittimen kohdalla on juoksevan sivunumero. Valittu lukumuoto Aloittava numero 1 Kuva 55 Numero on vielä (Kuva 54) melko suuri. Jotta sivunumero alkaisi tässä kyseisessä osassa ykkösestä, on sinun määriteltävä kentän alkuarvo. Määrittelyn teet napsauttamalla kentän pudotusvalikosta Muokkaa kenttää -komentoa. Vaihda valintaikkunassa valinnaksi Aloittava nro: ja arvoksi 1. Kansilehdelle ei haluta sivunumerointia, joten tee Erilainen ensimmäinen sivu valinnalla kansilehti asiakirjaasi. Lisää sivunumero kansilehteä seuraavalle sivulle ja määritä aloittavaksi sivunumeroksi nolla, negatiivinen arvo ei ole sallittu. Kari Keinonen Sivu 33

40 Kenttien ja linkkien käyttäminen Hyperlinkit Hyperlinkki on nimetty painike, jota napsauttamalla voit avata tiedoston tai pääset siirtymään linkin osoittamaan kohteeseen, esimerkiksi Internet-sivulle. Hyperlinkin tunnistat alleviivauksesta ja tekstivärin vaihtumisesta (usein sininen). Linkin kohdeosoite ja toimintaohje Kuva 56 Suorita linkki Wordissa kuljettamalla tekstiosoitin ( ) linkin päälle. Paina Ctrl-näppäintä, jolloin osoitin muuttuu Linkkivalinta-osoittimeksi. Linkin osoitteeseen siirryt Ctrl + napsauttamalla linkkiä. Oletusasetus Wordissa voimassa oleva oletusasetus aiheuttaa sen, että kirjoittaessasi web-osoitteen tai sähköpostiosoitteen asiakirjaan syntyy niistä välilyöntinäppäilyn jälkeen automaattisesti hyperlinkkejä. Jos kirjoitat vain tulostamiseen tarkoitettua asiakirjaa, ota Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -valintaikkunassa Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä -asetus pois voimasta (lisätietoa sivulla 44). Hyperlinkin tekeminen Hyperlinkin luot kirjoittamalla osoitteen asiakirjaan, se edellyttää Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä -asetuksen voimassaoloa. On tuo asetus voimassa tai ei, hyperlinkin luot aina seuraavalla tavalla. Tekstiosoittimella valittu merkkijono Kuva 57 Kirjoita linkille nimi, eli sana joka kuvaa linkin osoitetta. Valitse sana ja paina joko Ctrl + k -näppäinyhdistelmää tai napsauta Lisää-välilehden Linkit-ryhmän Hyperlinkki-painiketta Kuva 58 Napsauta valintaikkunassa Sähköpostiosoite-painiketta ja kirjoita Sähköpostiosoite: -kenttään osoite ja hyväksy syöte. Nyt hyperlinkki toimii ja voit suorittaa toiminnon Ctrl + napsauttamalla linkkiä. Kari Keinonen Sivu 34

41 Kirjanmerkit ja ristiviitteet Kirjanmerkki on sinun jollekin asiasisällölle määrittämäsi sähköinen paikkamerkki. Tällaista paikkamerkkiä voit hyödyntää, kun haluat viitata jossain asiakirjan kohdassa olevaan toiseen tekstikokonaisuuteen. Valittu merkkijono Luettelon lajitteluperuste Kuva 59 Valitse kohta, johon haluat myöhemmin viitata. Napsauta Lisää-välilehden Linkit-ryhmän Kirjanmerkki-painiketta. Kirjoita valintaikkunassa kirjanmerkille nimi ja paina Lisää-painiketta. Kirjanmerkkiin (lisätietoa sivu 35) viitataan Ristiviitteellä, kuten tässä kappaleessa suluissa oleva sivunumero. Sivunumero on linkkikentässä joka toimii Ctrl + napsauttamalla. Kentässä voi olla myös kohdetiedon otsake. Ristiviitteen teet napsauttamalla kursorin vilkkumaan siihen kohtaan johon sivunumeron haluat ja napsauttamalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmän Ristiviite-painiketta. Valittu viittaustyyppi Viittaus sivunumerona Hyperlinkkiasetus Kuva 60 Valitse luettelosta kirjanmerkki, johon viittauksen haluat. Kari Keinonen Sivu 35

42 Kentät Wordissa kenttiä käytetään paikkamerkkeinä asiakirjan mahdollisesti muuttuville tiedoille. Kenttä on usein viittaus johonkin kohtaan asiakirjaa. Kenttiä kutsutaan myös kenttäkoodeiksi, ja ne eroavat lomakkeiden kentistä sekä muista kentistä, joihin määritetään tietoja. Wordissa käytössäsi on muun muassa seuraavat kentät: Päivämäärä- ja sivunumerokentät, joita on käsitelty sivuilla 30 ja 38 Juokseva numerointi, josta lisätietoa on sivulla 37 Sisällysluettelo ja hakemisto, joista on lisätietoa sivulla 84 Ala- ja loppuviitteet, joista saat lisätietoa sivulta 88 Postitustoiminto, joukkokirje ja osoitetarra, joista lisätietoa sivulla 93 Kentän tekeminen Kenttä-toiminnon kenttäluettelosta löytyy muutama käyttökelpoinen kenttä aiemmin esiteltyjen lisäksi. Melko usein tarpeen ovat kentät SectionPages (osan kokonaissivumäärä) ja AutoNum (automaattinen juokseva numerointi). Kentät päivittyvät teoriassa aina kun asiakirja tulostetaan tai avataan, toiminto vaan ei toimi kovin hyvin. Päivitä itse kentät aina ennen tulostamista ja tallentamista. Kenttien päivittäminen tapahtuu näppäimistön avulla painamalla ensin Ctrl + a (valitse kaikki) ja sitten F9-näppäintä. Tämä toiminto päivittää myös sisällysluettelon ja hakemiston sekä kaikki muutkin kentät. Kuva 61 AutoNum-kentän luot napsauttamalla Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Pikaosat-pudotusvalikon Kenttä-komentoa. Etsi valintaikkunassa kyseinen kenttä ja valitse Muoto:-kohdasta juoksevan luvun esitysmuoto. Kari Keinonen Sivu 36

43 Automaattinen numerointi Automaattista numerointia voit käyttää muun muassa pöytäkirjoissa ja muistioissa. Niissä sinun tulee käyttää myös juoksevaa sivunumerointia ja kokonaissivumäärää. Harjoitustiedosto: Koulutussuunnitteluprojektin pöytäkirja.dotm Kuva 62 Käytä sivunumerointiin Page-kenttää, kokonaissivumäärään SectionPages-kenttää ja päivämäärään Date-kenttää. Muiden laatimiesi kenttien tulee päivittyä, mutta päivämääräkenttä ei tässä asiakirjassa saa päivittyä. Käytä pykälien numeroinnissa AutoNum-kenttää. Luo ensimmäinen juokseva arvo Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Pikaosat-pudotusvalikon Kenttäkomennolla ja valitse AutoNum-kenttä. Seuraavat kentät voit luoda kopioimalla, vedät Ctrl-näppäin alas painettuna aiemmin luodun kentän oikeaan kohtaan. Kari Keinonen Sivu 37

44 Osan sivunumerointi ja kokonaissivumäärä Page-kentällä lisäät osaan uuden alkavan sivunumeron ja SectionPages-kenttä tuo lisäyskohtaan osan sivujen kokonaismäärän. Nämä kentät ovat tarpeen kun haluat erotella asiakirjan eri osien sivunumeroinnin. Tällainen tilanne voi tulla eteen, kun laadit pöytäkirjaa. Alkuosaan laadit pöytäkirjan ja toiseen osaan laadit tai tuot omilla sivunumeroilla varustetut liitetiedot. Kuva 63 Tee pöytäkirjan loppuun osanvaihto Sivun asettelu -välilehden Vaihdot-painikkeen pudotusvalikosta Osan vaihto (seuraava sivu) komennolla. Toisen osan ylä- ja alatunnisteessa sinun on otettava tunnisteista pois voimasta Rakenne-välilehden Siirtyminen-ryhmän Linkitä edelliseen -asetus. Lisää uusi sivunumero, eli Page-kenttä ja uusi osan kokonaissivumäärä, SectionPages-kenttä. Lukumuodon määrittely Kuva 64 Valitse sivunumero ja Ylä- ja alatunnistetyökalujen Rakenne-välilehden Ylä- ja alatunniste -ryhmän Sivunumero-pudotusvalikosta Muotoile sivunumerot -komento. Tee valintaikkunassa Aloittava numero -valinta, näin toisen osan sivunumeroiden alkuarvoksi tulee yksi. Kari Keinonen Sivu 38

45 Tavutus Tavutusta käytät asiakirjan vasemmalle tasattujen ja molemmista reunoista tasattujen kappaleiden oikean reunan liehunnan rauhoittamiseksi. Wordissa oletuksena automaattinen tavutus on pois päältä. Automaattisen tavutuksen saat päälle napsauttamalla Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmän Tavutus-komennon pudotusvalikon komennon. Asiakirjaan on valittu automaattinen tavutus päälle Kuva 65 Tavutus-komennon pudotusvalikon Tavutusasetukset -komennolla pääset määrittämään tavutuksen asetukset tarkemmin. Tavutusalue oikeasta reunuksesta Peräkkäisten tavuviivojen määrä Kuva 66 Tavutus-asetuksissa voit määrätä asiakirjan tavutuksen automaattiseksi. Sanamäärän laskeminen Word, kuten muutkin tietokoneohjelmat osaavat parhaiten laskea. Käytä tätä hyödyksi, esimerkiksi jos haluat tietää montako sanaa tai kappaletta asiakirjaasi olet kirjoittanut. Napsauta Sanamäärä-painiketta saadaksesi selville sanamäärän. Kuva 67 Esiin tulee Rakenne-valintaikkuna jossa on asiakirjasi tilastotiedot. Kari Keinonen Sivu 39

46 Kieliasun tarkistus Kieliasun tarkistus on Word-asetuksissa oletuksena määritetty automaattiseksi, eli näet kirjoitusvirheet kirjoittaessasi tekstiä. Virheellinen sana ilmaistaan punaisella alleviivauksella ja kielioppivirheen sisältävä lause ilmaistaan vihreällä alleviivauksella. Sinun ei tule poistaa tai korvata kerran oikein kirjoitettua tekstiä, ei ainoaakaan oikeaa merkkiä. Korjaa asiakirjassa olevat kirjoitusvirheet Kieliasun tarkistus -toiminnolla. Jos Word on asennettu suomenkielisenä, kieliasun tarkistus toimii kohtuullisen hyvin. Sanasto ei sisällä kuitenkaan kaikkia suomenkielen sanoja. Voit myös lisätä sanakirjaan tarvitsemiasi, sanakirjasta puuttuvia sanoja. Tarkistus kirjoitettaessa Kuva 68 Napsauta virheellisen sanan kohdalla esiin pikavalikko. Jos valikossa on sanalle oikea vaihtoehto, voit vaihtaa sen väärän tilalle. Valikon komennoilla voit myös ohittaa virheen tai lisätä sanan sanastoon. Kuva 69 Napsauta virheellisen virkkeen kohdalla esiin pikavalikko. Valikon komennoilla näet virheen kuvauksen ja voit ohittaa sen. Kielioppivirheen voit korjata lisäämällä virkkeeseen puuttuvat sanat. Koko asiakirjan tarkistus kerralla on hyödyllinen tapa, jos haluat tarkistaa asiakirjan sen jälkeen, kun olet lopettanut sen muokkaamisen. Voit etsiä mahdollisia kirjoitusvirheitä ja vahvistaa sen jälkeen jokaisen korjauksen. Tästä lisää seuraavalla sivulla. Kari Keinonen Sivu 40

47 Koko asiakirjan tarkistus Voit myös oikolukea koko valmiin asiakirjan, se on varmasti nopein tapa tuottaa ja tarkastaa asiakirja. Toiminnon voit aloittaa Tarkista-välilehden Tekstintarkistusryhmän Kieliasun tarkistus -painikkeella. Kuva 70 Esiin tulee valintaikkuna Kieliasun tarkistus: suomi, jossa voit korvata väärin kirjoitetun sanan Ehdotukset-listalla olevalla oikealla sanalla. Voit myös korjata väärin kirjoitetun sanan ikkunan ylemmässä lohkossa ja painaa Muuta-painiketta. Office-ohjelmien sanasto ei ole suomenkielen osalta täydellinen. Jos kirjoittamasi sana on varmasti oikeinkirjoitettu ja suomenkieltä, voit lisätä sen sanakirjaan painikkeella Lisää sanastoon. Voit käyttää myös Muuta kaikki -painiketta, mutta tee se varoen. Asetukset-painikkeella pääset tekemään Kieliasun tarkistus -toiminnon asetukset (sivu 3). Kari Keinonen Sivu 41

48 Kieliasun tarkistuksen asetukset Kieliasun tarkistus auttaa asiakirjatuotantoa monella tavalla, koska toiminto on monipuolinen. Kieliasun tarkistus -toiminnolle voit määrittää paljon erilaisia asetuksia. Asetuksiin pääset Kieliasun tarkistus: suomi -ikkunasta Asetukset-painikkeella tai Office-valikosta Wordin asetukset -painiketta napsauttamalla. Oikolukuun vaikuttavat asetukset ovat Tarkistustyökalut-välilehdellä. Kuva 71 Esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä perusasetukset. Automaattisen korjauksen asetukset -painikkeella pääset käsiksi kyseisten asetusten määrittelyyn. Mukautetut sanastot -painikkeella voit määrittää käyttöösi lisää sanakirjoja. Oletuksena on sanakirja Custom.dic, johon muun muassa sanakirjaan lisäämäsi sanat tallentuvat. Kuva 72 Mukautetut sanastot -valintaikkunassa voit lisätä uusia sanakirjoja ja muokata sanakirjaan lisäämiäsi sanoja. Kari Keinonen Sivu 42

49 Automaattisen korjauksen asetukset Voit nopeuttaa ja helpottaa asiakirjan kirjoittamista asettamalla haluamasi automaattiset korjaustoiminnot voimaan. Automaattinen korjaus -toiminto tarkkailee kirjoittaessasi aikaansaamaasi ja korjaa automaattisesti joitakin kirjoitusvirheitä. Tärkeimmät työskentelyäsi nopeuttavista asetuksista löydät Automaattinen korjaus -välilehdeltä. Automaattinen korjaus Välilehdellä ovat asetukset, joilla määräät Wordin automaattisesti korjaamaan sille opetettuja kirjoitusvirheitä. Opetetut korjaustoimet toimivat jos olet vahingossa kirjoittanut sanalle kaksi isoa alkukirjainta, virkkeen Caps Lock -näppäin päällä tai virkkeen ensimmäisen kirjaimen pienellä. Korvaa teksti kirjoitettaessa -kohdassa on luettelo yleisistä kirjoitusvirheistä, jotka ohjelma korjaa automaattisesti kun sinä teet virhesyötön. Toimintoa voit itse käyttää hyödyksi lisäämällä sanastoon omia korvaavia tekstejä, tällaisia voivat olla nimesi, kotiosoitteesi tai organisaatiosi nimi. Harkitse käyttöä Itse määrätty korvausmääre Lisää tai Korvaa painike Kuva 73 Automaattisen korjauksen asetuksia pääset muuttamaan Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta Wordin asetukset -toiminnon alta Tarkistustyökalut-välilehdeltä napsauttamalla Automaattisen korjauksen asetukset -painiketta. Kuvaan on merkitty suositeltavia asetuksia. Muodosta omille nimikirjaimillesi Automaattinen korjaus -välilehdelle Korvaava teksti kirjoitettaessa -toiminnolla yksinkertainen allekirjoitus. Kirjoita Etsittävä: -kenttään nimikirjaimesi ja Korvaava: -kenttään oma nimesi. Napsauta vielä Lisää-painiketta ja hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kirjoita sitten Word-asiakirjaan nimikirjaimesi. Kirjoita nimikirjainten jälkeen välilyönnin, sen jälkeen ohjelma vaihtaakin nimikirjaimiesi tilalle nimesi. Wordin Automaattinen korjaus -valintaikkunassa on ylimääräinen Automaattinen muotoilu -välilehti. Voit jättää tämän välilehden huomiotta, koska sen asetukset eivät sisälly 2007 Microsoft Office System -ohjelmistoon. Toimintotunnisteet ja Automaattinen matemaattinen korjaus -välilehtien asetuksia sinun ei kannata muuttaa, tarvitset niitä harvoin ja oletusasetukset ovat riittävät. Kari Keinonen Sivu 43

50 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa Valintaikkunassa voit muokata asiakirjan automaattisia muotoiluja. Ei merkitystä suomeksi kirjoitettaessa Oletusarvoina voimassa Kuva 74 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -valintaikkunassa näet kehystettynä suositeltavat asetukset. Ota Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä - asetus pois, jos kirjoitat vain tulostettavaksi aiottua asiakirjaa. Jätä muut oletusarvoasetukset voimaan. Synonyymisanasto Synonyymisanasto on valikoima sanoja ja niiden synonyymejä (vastineita). Kirjoittaessasi tekstiä, voit tarkastella ja muuttaa sanoja synonyymeiksi. Tällä toiminnolla vältät samojen sanojen liian useaa toistumista kappaleissa. Synonyymisanastoon pääset valitsemalla ensin sanan ja napsauttamalla esiin pikavalikon tai painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto + F7. Kuva 75 Vaihto + F7 -painalluksella esiin tulevassa tehtäväruudussa voit helposti tarkastaa onko valitsemallesi sanalle annettu sanakirjaan synonyymiä. Jos haluat korvata valitsemasi sanan vastineella, valitse tehtäväruudun luettelosta vastinsana ja napsauta sen viereen ilmestyvästä pudotusvalikosta Lisää-komentoa. Näin korvaat vastineella aiemman kirjoitetun sanan. Kari Keinonen Sivu 44

51 Tekstin muotoileminen Asiakirjan tekstiä voit muotoilla monella tavalla. Muotoilu voi kohdistua sanaan, kappaleeseen, sivuun tai koko asiakirjaan. Teemat ovat koko asiakirjan ulkoasuun vaikuttavia muotoiluja ja tyyleillä vaikutat kaikkiin samantasoisiin kappaleisiin. Kirjasinten muotoilu Voit halutessasi muuttaa kirjasimen tyyppiä (fontti, kirjasinperhe, kirjasinleikkaus) ja kirjasimen kokoa elävöittäen näin tekstin ulkoasua. Kun haluat korostaa jotain tärkeää sanaa tai lausetta voit lihavoida tai kursivoida merkkijonon. Lisäksi kirjasimen väri on vaihdettavissa. Teet kirjasimen muotoilutoimenpiteet valitulle tekstille Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän komennoilla. Fontti painike Fonttikokoon vaikuttavat painikkeet Muotoilun poistaminen Kirjasimen värit Korostukseen vaikuttavat painikkeet Kuva 76 Aktiivisen tekstin voit muotoilla kuvan Fontti-ryhmän painikkeilla. Avainpainiketta napsauttamalla pääset valintaikkunaan, jossa voit tehdä muotoiluille tarkempia lisäasetuksia. Älä käytä kovin usein tekstin lihavointia tai kursivointia, ne vain vaikeuttavat asiakirjan lukemista. Vältä alleviivauksen käyttöä, se on poissa muodista ja sen mahdollinen käyttö liittyy sähköisesti käytettävien asiakirjojen hyperlinkkeihin. Windowsissa käytetään seuraavia kirjasintyyppejä: True Type fontti Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. OpenType fontti (TrueType fontti) Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. Kirjoitinfontti (harvinainen nykyisin) Selkeä tulostettaessa, mutta näyttöruudulla usein rakeinen. Näyttöfontti (harvinainen nykyisin) Näytöllä selkeä, mutta tulostuksessa usein karkea. Kirjasimet jaetaan ulkoasun mukaan myös seuraavasti: Antiikva (Serif - malli vieressä) M Tarkoittaa päätteellistä kirjasinta (monisteen kertova teksti on antiikvaa). Groteski (SansSerif malli vieressä) M Tarkoittaa päätteetöntä kirjasinta (monisteen otsikot ovat groteskia). Kari Keinonen Sivu 45

52 Kappaleen muotoilu Sisennysten asettaminen Asiakirjan helppolukuisuutta lisätäksesi sisennä tekstikappaleita hierarkkisesti. Sisennyksessä apuna käytetään viivainta, asetakin se näkyviin Näytä-välilehden Näytä ja piilota -ryhmän Viivain-valintaruutua napsauttamalla. Kuva 77 Kuvassa on tehty kappaleiden sisennys hierarkkisesti. Otsikko Sisennyksen asettaminen on sisennetty lähemmäs reunusta kuin alla oleva leipäteksti, kertova kappale. Kuvassa näet viivaimen, jossa olevat kolmiot ovat sisentämistä varten. Otsikko on sisennetty kuvassa tasatusti kahden senttimetrin päähän reunuksesta ja leipäteksti 3,4 cm reunuksesta. Kappaleen vasemman reunan sisennyksen teet kahden kolmion avulla. Ylempi kolmio sisentää kappaleesi ensimmäistä (ylintä) riviä ja alempi kolmio sisentää kaikkia muita rivejä, paitsi ensimmäistä. Kolmioita siirretään hiirellä vetämällä tai Suurenna sisennystä -painikkeella. Kappaleen oikeanpuoleisen sisennyksen teet viivaimen oikeassa päässä olevan kolmion avulla. Oikean reunan sisennys on harvinainen, mutta vakioasetteluasiakirjan otsikkoa tavataan sisentää oikealta noin 1,5 cm oikeasta reunuksesta (kohta 160 mm). Miten kappale sisennetään? Sisentäessäsi kappaletta sinulla on valittavissa vain kolme sisentämistapaa. Näistä kaksi (tasattu ja riippuva) sopii vakioasetelluille asiakirjoille ja kaksi (tasattu ja sisennetty ensirivi) kirjoille, lehdille tai muille pidemmille asiakirjoille. Vasen tasaus Harjoitustiedosto: Koulutussuunnitteluprojektin pöytäkirja.dotm Kuva 78 Vasemmasta reunasta tasattu kappale on monissa asiakirjoissa yleinen sisennystapa. Sisennyksen teet vetämällä molemmat kolmiot samaan kohtaan tai napsauttamalla Suurenna sisennystä -painiketta. Sisennystä pienennät hiirellä tai napsauttamalla Pienennä sisennystä -painiketta. Kari Keinonen Sivu 46

53 Riippuva sisennys Kuva 79 Riippuvalla sisennyksellä tasattu kappale on standardiasiakirjoissa yleinen. Sisennyksen teet niin, että aktiivisessa kappaleessa siirrät ylemmän kolmion kohtaan, josta haluat ensimmäisen rivin alkavan. Alemman kolmion siirrät siihen kohtaan, josta haluat muiden rivien alkavan. Sivuotsikon kirjoittamisen jälkeen pääset jatkamaan tekstiä oikeasta kohdasta Sarkain-näppäimen painalluksella. Ensirivin sisennys Kuva 80 Sisennystapa on yleinen lehdissä ja kirjoissa. Ensirivin sisennyksen teet siirtämällä ylemmän kolmion kohtaan, josta haluat ensimmäisen rivin alkavan. Alemman kolmion siirrät siihen kohtaan, josta haluat muiden rivien alkavan. Sisennyksen porrastus on 3-4 kirjoitusmerkin suuruinen. Oikean reunan sisennys Kuva 81 Sisennystapaa käytetään standardiasiakirjan pääotsikkoa kirjoitettaessa. Vain nämä kolmioilla tehdyt sisennykset ovat tekstinkäsittelyssä oikeita. Älä koskaan sisennä kappaletta (riviä) Sarkain-painalluksen avulla tai välilyönneillä. Tasauksen asettaminen Kappaleen teksti tasataan Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän tasauspainikkeilla. Kuva 82 Käytä kappaleiden tasaamiseksi tasauspainikkeita. Vasemmalle tasattu kappale on yleinen, käytä sitä standardiasiakirjoissa ja kun kappaleen leveys on yli 10 senttimetriä. Molempien reunojen tasaus on myös yleinen, käytä sitä kappaleessa jonka leveys jää alle 10 cm, esimerkiksi lehdissä ja esitteissä. Kari Keinonen Sivu 47

54 Sarkainten asettaminen Kun kirjoitat asiakirjaan taulukkotyyppisen luettelon ja tiedot eivät ole taulukossa, tasaa tiedot sarkaimilla. Sarkaimien käyttö tapahtuu siten, että ensin asetat sarkainasetukset paikoilleen. Kirjoittaessasi luetteloa siirrät kirjoituskursorin sarkainkohtaan Sarkain-näppäimellä. Kuva 83 Sarkaimia käytät tekemällä ensin sarkainasetuksen. Asetuksen voit valita viivaimen vasemmassa päässä olevaa painiketta napsauttamalla. Oletuksena voimassa on Vasen sarkain. Kun napsautat mihin hyvänsä kohtaan viivainta, teet valitsemasi asetuksen. Sarkaimia voit hallita kaksoisnapsauttamalla mitä hyvänsä sarkainasetusta tai viivainta. Oletussarkainasetus, toteuttaa asiakirjastandardin palstajaon Kaikkien sarkainasetusten poistamiseen Kuva 84 Uuden sarkainasetuksen teet määrittämällä sarkaimen etäisyyden vasemmasta reunuksesta Sarkainkohdan sijainti: -kentässä. Tasaus-kohdassa voit vaihtaa sarkainasetuksen tyypin ja Täytemerkki-kohdassa määräät täytemerkin. Mallin näet katsomalla monisteen sisällysluetteloa tai hakemistoa. Paina lopuksi Aseta-painiketta. Muut sarkaimet Alla olevassa taulukossa on käytetty sarkainasetuksia seuraavasti. Kuva 85 Tuoteryhmä-kentän sarkainasetukseksi on valittu Keskittävä sarkain. Tuote-kentän sarkainasetus on Oikea sarkain. Hinta-kentän sarkainasetus on Desimaalisarkain. Kari Keinonen Sivu 48

55 Palstat - sarakkeet Käsite Palsta on jostain syystä Microsoftin toimesta suomennettu käsitteeksi Sarake. Palstojen käyttö on suositeltavaa monen tyyppisissä asiakirjoissa, muun muassa aikakausi- ja päivälehdissä sekä esitteissä. Palstan luominen Palstojen luonnin ja määrittelyn teet Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset - ryhmän Sarakkeet-painikkeen pudotusvalikosta. Harjoitustiedosto: Laatuesite palstoilla.docx Kuva 86 Kuvan esitteessä on käytetty sarakkeita, eli kahta palstaa. Erilevyiset palstat määrittelet napsauttamalla Sarake-painikkeen pudotusvalikon Lisää sarakkeita -komentoa. Palstojen muokkaaminen Palstamäärän valinta Asetus samanlevyiset palstat Määritys voimassa tässä osassa Kuva 87 Esitteen palstat määrittelet esiin tulevassa valintaikkunassa. Määritä palstojen määrä, leveys ja välistys kyseisissä kentissä. Palstan vaihto Kirjoittaessasi palstoitettuun asiakirjaan, haluat usein siirtyä ennen palstan loppumista kirjoittamaan uuteen palstaan. Palstanvaihdon teet helposti painamalla Ctrl + Vaihto + Enter -näppäinyhdistelmää. Kuva 88 Kun olet tuottanut palstanvaihdon, näet kyseisessä kohdassa Palstanvaihto-ohjausmerkin. Merkin tuotettuasi voit kirjoittaa toiseen palstaan. Kari Keinonen Sivu 49

56 Rivivälit Rivivälillä vaikutat asiakirjan luettavuuteen. Tutkimusten mukaan riviväli 1 on nopein lukea. Riviväli-asetusta sinun tuleekin muuttaa ja kasvattaa varsin harkitusti. Valittu välilehti Asetus tarkempaan rivivälin muuttamiseen Esikatselu Kuva 89 Kun sinun on muutettava riviväliä oletusarvosta yksi, tee se napsauttamalla Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän avainpainiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muuttaa rivivälin Riviväli-kohdan pudotusvalikosta. Kappalevälit Jätä tekstikappaleiden väliin ilmavuutta lukemisen helpottamiseksi ja tee se oikein käyttäen Kappaleväli-toimintoa. Valittu välilehti Oletus-painike, jota napsauttamalla asetukset menevät muistiin Normal.dotm malliin Kuva 90 Määritä kappalevälit napsauttamalla Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän avainpainiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muuttaa kappalevälin Välistys-kohdan askelluspainikkeilla. Kappalevälin suuruus riippuu kirjasinkoosta ja kappaletyylistä, mutta käyttäessäsi fonttikokoa 12 pt, voit käyttää ennen ja jälkeen kohdissa 6 pt. Yksi ylimääräinen Enter-painallus kappaleiden välissä on tekstinkäsittelyn periaatteiden mukaan väärin. Jos kirjoittamasi raakateksti viedään sivuntaittoon, niin taittaminen hankaloituu näistä ylimääräisistä Enter-painalluksista. Tyhjä rivi kappaleiden välissä on taiteilijoidenkin mielestä ulkoasullisesti liian suuri ja lisäksi se tutkimusten mukaan hidastaa lukemista. Kari Keinonen Sivu 50

57 Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilusivellin on oiva apuväline muotoilujen periyttämiseen (siirtämiseen) asiakirjan muihin alueisiin tai toisiin asiakirjoihin. Työkalun löydät Aloitus-välilehdeltä. Muotoilusivellintä käytät seuraavasti: Valitse merkkijono tai kappale, jossa on mieleisesi muotoilu. Napsauta Muotoilusivellin-painiketta. Maalaa, vedä siveltimellä yli sen alueen tai kappaleen johon haluat valitun muotoilun periytyvän. Muotoilusivellintä voit käyttää usean erillisen alueen muotoiluun kun kaksoisnapsautat painiketta. Pois päältä sen saat joko napsauttamalla painiketta tai painamalla näppäimistöltä Esc-näppäintä. Muotoilun poistaminen Kaikki muotoilut voit poistaa helposti tekemällä uuden muotoilutoimen valittuun alueeseen. Avuksi muotoilun poistamiseen kannattaa ottaa Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmän avainpainikkeella Tyyliruutu. Teeman Normaali tyyli Kuva 91 Tyyliruudun avulla voit poistaa aktiivisen kappaleen tyylin napsauttamalla Poista kaikki -painiketta, se palauttaa kappaleen tyyliksi Normaali. Muotoilun voit kumota myös heti kun sen olet tehnyt. Kumoamisen suoritat Pikatyökalurivin Kumoa-painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + z. Kun olet tehnyt valitulle objektille muotoilutoimen, voit monistaa muotoilun uuteen samanarvoiseen valittuun objektiin Pikatyökalurivin Toista-painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + y. Kari Keinonen Sivu 51

58 Kumoa - Toista toiminnot Kumoa Kaikkiin tietokoneohjelmiin on rakennettu Kumoa-toiminto. Kumoa-toiminto tekee tietokoneella suoritettavasta tietojenkäsittelystä huomattavasti nopeampaa ja kehittyneempää kuin kirjoituskoneella tai laskimella työskentely. Kumoa-toiminnon vaihtoehto- ja/tai vastatoimi on Toista-toiminto, sen käyttäminen edistää myös asiakirjatuotantoa huomattavasti. Office-ohjelmissa voit kumota jopa sata edellistä toimintoa ja toistotoimintoja voit tehdä lähes rajattomasti. Kumoa ja Toista -komennoilla voit myös vertailla kahta vaihtoehtoista tilannetta. Tämän teet napsauttamalla vuoron perään Kumoa ja Toista -painikkeita. Tehtyäsi virhetoiminnon, voit kumota virhetoiminnon pikatyökalurivin Kumoa-painikkeella tai painamalla Ctrl + z -näppäinyhdistelmää. Paluu edelliseen tilanteeseen Toista Kuva 92 Kumoa-pudotusvalikon komennoilla voit palata edelliseen tai sitä edelliseen toimintoon napsauttamalla kyseistä valikkokomentoa. Pudotusvalikosta voit palata suoraan alkutilanteeseen napsauttamalla valikon alinta komentoa. Office-ohjelmissa voit suorittaa usean toiminnon kumoamisen askel kerrallaan myös painamalla toistuvasti Ctrl + z näppäinyhdistelmää. Tehtyäsi toiminnon jota haluat toistaa, voit tehdä sen napsauttamalla pikatyökalurivin Toista-painiketta tai suorittamalla Ctrl + y -näppäinpainalluksen. Viimeisen tekemäsi toiminnon voit toistaa useamman kerran napsauttamalla Toista-painiketta tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + y uudelleen ja yhä uudelleen. Kari Keinonen Sivu 52

59 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Tuottaessasi asiakirjoja muistat usein, että kyseinen asia on jo mainittu jossain aiemmin laatimassasi asiakirjassa. Saatat myös haluta siirtää jonkin tekstiosan toiseen kohtaan käsittelemässäsi asiakirjassa. Näiden toimenpiteiden suorittamiseksi tarvitset tekstinkäsittelyohjelmassa Kopioi - Leikkaa - Liitä -toimintoja. Nämä toiminnot vievät kopioidun tiedon (objektin) Windows-leikepöydälle. Näin vain viimeksi leikattu tai kopioitu objekti on palautettavissa uuteen paikkaan, tosin niin monesti kuin haluat. Windowsilla, kuten tekstinkäsittelyohjelmalla työskentely on toimimista erilaisten objektien kanssa. Mikä hyvänsä kerralla valittavissa oleva osa tai kokonaisuus on objekti, jos voit käsitellä kerralla sen ominaisuuksia. Objekteja ovat siis Word-ohjelmaikkuna, kirjain, sana, virke, kappale, valintapainike, komento ja moni muu ohjelmassa käsiteltävissä oleva kokonaisuus. Office Leikepöytä Voit säilyttää useita kopioituja tai leikattuja objekteja siten, että voit käyttää niistä mitä hyvänsä tarvitessasi. Tämä onnistuu Office-leikepöydän avulla. Office leikepöydän otat esiin Leikepöytä-ryhmän oikeassa alanurkassa olevalla avainpainikkeella. Tämä leikepöytä muistaa 24 viimeistä missä hyvänsä Office-ohjelmassa kopioitua objektia ja näin voit sen avulla palauttaa tietoja myös Wordista vaikka Exceliin. Liitä kaikki -painike Jos leikepöydällä on erityyppisiä objekteja (kuvia, tekstiä), ei niitä voi liittää kaikkia kerralla Liitä kaikki -painikkeella Office-leikepöydän tyhjentämiseen Office-leikepöydän sisältö Kuva 93 Kun Office-leikepöytä on esillä, tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi objektia. Asetukset-painikkeen alta esiin tulevasta valikosta voit Kerää näyttämättä Office-leikepöytää -komennolla kerätä viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä vie tilaa näytöltä. Tämä asetus tulee voimaan ja koskee kaikkia Office-ohjelmia. Tarvittaessa voit Leikepöytä-avainpainikkeella tuoda sen esiin ja liittää sieltä objekteja asiakirjaan. On todella tärkeää oman ajankäyttösi kannalta, että et kirjoita tai tuota aiemmin tekemääsi objektia uudelleen, vaan kopioit sen sieltä missä se jo on. Kari Keinonen Sivu 53

60 Kopioiminen Leikkaaminen Wordissa on useita tapoja kopioida. Kopiointi on koko tekstinkäsittelyn, koko tietojenkäsittelyn tärkein yksittäinen toiminto. Kopioinnin hyvin hallitseva tekee vähemmän virheitä ja aiheuttaa näin harvoin vääriä odotuksia. Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin kopioit muistiin Aloitus-välilehden Kopioi-painikkeella tai näppäinten Ctrl + c painalluksella. Objekti menee Windowsin leikepöydälle (ja Office-leikepöydälle), josta voit sen halutessasi liittää eri kohtiin asiakirjassa niin monesti kuin haluat. Kopioi-toiminnolla monistat objektia. Ctrl kopioiminen Voit kopioida Office-ohjelmissa tietoa hiirellä. Ota kiinni objektista ja vedä se Ctrlnäppäin alhaalla toiseen kohtaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siitä syntyy kopio. Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin leikkaat muistiin Aloitus-välilehden Leikkaa-painikkeella tai näppäinten Ctrl + x painalluksella. Objekti menee muistiin Windowsin leikepöydälle (myös Office-leikepöydälle), josta voit sitä halutessasi liittää eri kohtiin asiakirjassa niin monesti kuin haluat. Leikkaa-toiminnolla muutat (siirrät) alkuperäisen objektin sijaintia. Tiedon siirtämisen voit tehdä myös hiirellä. Se tapahtuu niin, että otat kiinni esimerkiksi aktiivisesta kappaleesta ja vedät sen uuteen paikkaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siirtyy uuteen paikkaan. Siirtäminen hiirellä Voit siirtää Office-ohjelmissa mitä hyvänsä tietoa hiirellä. Ota kiinni objektista ja vedä se toisaalle. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta se siirtyy. Liittäminen eli sijoittaminen Aloitus-välilehden Liitä-painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + v voit sijoittaa leikepöydällä olevan objektin valitsemaasi kohtaan asiakirjaa. Liitä-painikkeen alla olevaa nuolta napsauttamalla saat esiin pudotusvalikon. Pudotusvalikon Liitä määräten -komennon avulla voit tehdä muutaman erityyppisen objektin liittämistoimen. Liitä painike Kuva 94 Liitä määräten -komennolla saat esiin valintaikkunan, jossa on joukko lisätoimintoja objektin liittämiseen. Leikepöydälle kopioitu objekti monistuu ja leikattu siirtyy alkuperäisestä paikasta sinun valitsemaasi kohtaan. Muista Pikatyökalurivin Kumoa-painike, sillä peruutat eli kumoat viimeksi tekemäsi syötön tai muutoksen asiakirjassasi. Komennolla voit kumota siis kopioinnin, leikkaamisen tai liittämisen. Kumoa-toiminnolla pääset palaamaan useita askelia takaisin, jos olet harhaillut jo jonkin aikaa alkuperäisestä suunnastasi. Kari Keinonen Sivu 54

61 Etsi - Korvaa toiminnot Aloitus-valilehdellä on erinomaiset työkalut eri asiakirjan osiin siirtymiseen, tietojen etsimiseen asiakirjasta ja usein toistuvan kirjoitetun tiedon korvaamiseen sekä erilaisten valintojen tekemiseen. Etsi-pudotusvalikko Korvaa-komento Valitse-pudotusvalikko Etsi Kuva 95 Muokkaaminen-ryhmässä on Etsi, Korvaa ja Valitse -painikkeet. Näillä toiminnoilla voit selailla asiakirjan tietoja, etsiä ja korvata merkkijonoja sekä tehdä valintoja. Etsi-painikkeen alta löytyy Etsi -komento, jonka avulla voit nopeasti selailla läpi asiakirjassa ne kohdat, jossa haluamasi tieto on kirjoitettu. Kuva 96 Etsi -painiketta napsauttamalla pääset valintaikkunaan. Kirjoita Etsittävä:-kenttään haettava merkkijono. Napsauta muut asetukset voimaan. Napsauta lopuksi Etsi seuraava -painiketta, näin pääset selailemaan kohtia jossa sama merkkijono toistuu. Etsi-toiminnolla voit etsiä merkkijonoja ja muotoiluja sekä erikoismerkkejä. Kari Keinonen Sivu 55

62 Korvaa Korvaa-komennolla voit nopeasti selailla ja korvata asiakirjassa toistuvat saman merkkijonon sisältävät kohdat haluamallasi uudella merkkijonolla. Kuva 97 Korvaa -painiketta napsauttamalla pääset tähän valintaikkunaan. Kirjoita Etsittävä:-kenttään haettava merkkijono. Kirjoita Korvaava:-kenttään haluamasi korvaava arvo. Aseta muut asetusvalinnat voimaan. Napsauta sitten Etsi seuraava -painiketta. Pääsääntöisesti kannattaa edetä yksi korvaus kerralla. Kun löydät kohdan, jossa merkit haluat korvata, napsauta Korvaapainiketta. Korvaa-toiminnolla voit etsiä ja korvata merkkijonoja, muotoiluja ja erikoismerkkejä. Korvaa-toiminto on hyvä apuväline, kun joudut poistamaan asiakirjasta turhia välilyöntejä, sarkainpainalluksia tai kappaleenvaihtoja. Lisää näissä tilanteissa Etsittävä: -kohtaan kaksi välilyöntiä, sarkainmerkkiä tai kappalevaihtomerkkiä. Lisää Korvaava: -kohtaan yksi kyseinen merkki. Tämän jälkeen voit jatkaa Korvaa kaikki -painikkeen napsautuksella, näin puolitat virhesyötöt. Jatka kunnes toiminnon ilmoitusviesti kertoo, että se korvasi 0 merkkiä. Mutta ole kuitenkin varovainen, pidemmissä asiakirjoissa Korvaa kaikki -toiminto voi aiheuttaa enemmän vahinkoa kuin hyötyä. Kari Keinonen Sivu 56

63 Siirry Siirry-toiminnolla pääset siirtymän pidemmässä asiakirjassa eri objekteihin nopeasti. Voit siirtyä suoraan määräämällesi sivulle, osaan, kirjanmerkkiin, kenttään, taulukkoon tai muihin objekteihin. Siirry-komento löytyy Etsi-pudotusvalikosta. Valinta Kuva 98 Siirry-painiketta napsauttamalla pääset tähän valintaikkunaan. Valitse aluksi Siirry mihin: -luettelosta objektityyppi ja tarkenna sitä oikealla olevassa kentässä. Napsauta lopuksi Siirry-painiketta. Valitse-pudotusvalikosta löydät muutaman komennon, joiden avulla voit nopeasti valita asiakirjasta erilaisia objekteja. Valintatyökalu Kuva 99 Pudotusvalikon Valitse kaikki -komennolla aktivoit koko asiakirjan, sen voit tehdä myös näppäinpainalluksella Ctrl + a. Valitse objektit -komennolla saat käyttöösi valintaosoittimen, jolla voit valita asiakirjan päällä kelluvia objekteja. Usean piirto-objektin voit valita napsauttamalla ensimmäistä ja sitten Vaihto + napsauttamalla seuraavia. Kari Keinonen Sivu 57

64 Vakioasettelu Suomalainen asiakirjastandardi (SFS 2487) on jo pitkään ohjannut yrityskirjeenvaihdon ulkonäköä tehtäessä A4 paperikoolle laadittuja asiakirjoja. Kuva 100 Kuvassa näet asiakirjastandardin ohjeiden mukaisen asiakirjan ensimmäisen sivun ulkoasun ja hieman ohjeita asiakirjan eri osien tekemiseen. Kari Keinonen Sivu 58

65 Kaksi- tai useampisivuisen asiakirjan teet näiden ohjeiden mukaan. Yksisivuinen asiakirjakin tehdään samojen ohjeiden mukaan. Yksisivuisessa asiakirjassa et saa kuitenkaan käyttää juoksevaa sivunumerointia. Kuva 101 Kuvassa näet asiakirjastandardin mukaisen asiakirjan toisen sivun ohjeellisen ulkoasun ja hieman ohjeita sivun laatimiseksi. Kari Keinonen Sivu 59

66 Teemat Teemoja voit käyttää asiakirjasi perusmuotoiluun. Microsoft kertoo teemoista ohjeessa muun muassa seuraavaa: Tiedoston teema on joukko muotoiluvalikoimia, jotka voivat sisältää teeman värijoukon, teeman fonttijoukon (joukko otsikko- ja leipätekstifontteja) sekä teeman tehostejoukon (joukko viivoja ja täyttötehosteita). Teeman voit ottaa käyttöön tiedostossa yhdellä valinnalla. Teeman avulla teet -asiakirjalle nopeasti ammattimaisen ja modernin ulkoasun. Ylisanoja ammattimaisesta ulkoasusta, jotka voivat olla totta USA:ssa jossa teemat on luotu. Suomalaisessa asiakirjatuotannossa on käytössä omat tavat ja mielitilat - niitä Word-teemat eivät mielestäni kovin hyvin toteuta. Jokaiseen -ohjelmassa luotuun asiakirjaan sisältyy aina oletusteema, myös uusiin tyhjiin asiakirjoihin. Tämän monisteen kaikki esimerkit on luotu käyttäen oletusteemaa, eikä muiden teemojen käyttämiseen juuri tämän sivun jälkeen puututa. Oletusteeman voit kuitenkin muuttaa, selvitä tarvitessasi teeman vaihtaminen Wordohjeesta hakutermillä Oletusteeman muuttaminen -ohjelmassa. Teemat-ryhmä sekä -painike ja Teeman värit, Teeman fontit sekä Teeman tehosteet -painikkeet Teemat-pudotusvalikko Kuva 102 Teemat-painikkeen pudotusvalikosta voit vaihtaa teeman, joka vaikuttaa koko työn alla olevaan asiakirjaan. Näitä valikoimia käyttäen on mahdollista määrittää asiakirjalle perusmuotoilut. Teeman värit, Teeman fontit ja Teeman tehosteet -painikkeilla saat vaihdettua asiakirjan muotoilut. Kari Keinonen Sivu 60

67 Tyylit Tyylit ovat periytyneet tekstinkäsittelyyn sivuntaitto-ohjelmista, joissa ne ovat helpottamassa ammattimaista sivuntaittoa. Opettele tyylien luominen ja käyttäminen, ne ovat myös ammattitaitoisen tekstinkäsittelyn perusosaamista. Tyylejä käyttämällä nopeutat asiakirjantuotantoa huomattavasti. Mikä on tyyli? Tyyli on kokoelma kappale ja/tai merkkimuotoiluja, jotka kerätään yhdellä komennolla suoritettavaksi. Wordin jokaiseen teemaan on tehty varsin kattava valikoima valmiita tyylijoukkoja ja niihin yksittäisiä tyylejä. Tyylejä sinun on helppo käyttää, käytät niitä otsikko- ja sisältöhierarkiatasoja erotellaksesi. Tyylejä käyttämällä helpotat asiakirjan jäsentelyä ja selailua sekä parannat luettavuutta. Teeman tyylijoukon vaihtaminen Jokaisessa teemassa on useita tyylijoukkoja. Valitun teeman tyylijoukon voit vaihtaa. Kuva 103 Valitun teeman tyylijoukon voit vaihtaa Aloitus-välilehdellä Vaihda tyyliä -pudotusvalikon Tyylijoukko-komennolla esiin tulevasta pudotusvalikosta. Teeman oletustyylijoukko on. Kari Keinonen Sivu 61

68 Tyylityypit Kappaletyyli Kappaletyyli määrittää koko valitsemasi kappaleen ulkoasun eli muotoilun. Kappaletyylejä ovat esimerkiksi Otsikko 1, Otsikko 2 ja Leipäteksti (tämä teksti). Merkkityyli Merkkityyli määrittää haluamasi sanan tai valitsemasi merkkijonon muotoilun. Merkkityylin voit luoda esimerkiksi lihavoinnille, nimi voisi olla Korostettu. Luettelotyyli Luettelotyyli määrittää luettelon ulkoasun eli muotoilun. Luettelon teet joko luettelomerkeillä, numeroinnilla tai monitasoisella numeroinnilla (lisätietoa sivulla 26). Taulukkotyyli Taulukkotyyli määrittää haluamasi taulukon muotoilun (lisätietoa sivulla 75). Tyylien käyttäminen Lisää-toiminto Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmän Lisää-pudotusvalikossa ovat käytössä olevan teeman tyylit, sieltä voit napsauttamalla valita tyylin aktivoimallesi kappaleelle. Lisää painike Valittu tyyli Tuo esiin tyyliluettelon Kuva 104 Lisää-pudotusvalikossa on teeman ehdotetut, sisäiset tyylit. Voit napsauttamalla valita aktiiviselle kappaleelle haluamasi tyylin. Kari Keinonen Sivu 62

69 Tyyliruutu Tyyliruudun saat esiin napsauttamalla Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmän avainpainiketta. Asiakirjaa kirjoitettaessa voit muuttaa kappaleen tyyliä valitsemalla kappaleen ja napsauttamalla Tyyliruudussa olevaa tyylin nimeä. Word-työtilan oikeaan reunaan tuleva tehtäväruutu Luettelo oletustyyleistä Uusi tyyli -painike Tyylien tarkistaminen -painike Tyylien hallinta -painike Tyyliruudun asetukset -painike Kuva 105 Näytön oikeaan reunaan esiin tulee Tyyliruutu, josta voit valita sopivan tyylin käyttöön, määrittää uuden tyylin tai siirtyä tyylien hallintaan. Tyyliruudussa näet oletuksena näytettävät Wordin sisäiset tyylit. Tyylien sisältö Kuvausruutu Kuva 106 Tyylin sisällön kuvauksen eli tyylin sisältämät kappale- ja tyylimuotoilut näet vihjeenä siirrettyäsi nuoliosoittimen tyyliruudussa tyylin nimen päälle. Kari Keinonen Sivu 63

70 Tyylien luominen Uuden tyylin luot Tyylit-tehtäväruudun Uusi tyyli -painikkeella. Seuraavaan kuvaan on korostettu uuden tyylin luomisessa keskeiset tehtävät toimenpiteet. Kuva 107 Esiin tulevassa valintaikkunassa nimeät uuden tyylin Nimi: -ruudussa ja muotoilet sen ulkoasua Muotoilu-ryhmän painikkeilla sekä Muotoile-pudotusvalikon komennoilla. Uuden tyylin muokkaamisessa tärkeää on valita oikea Tyylin tyyppi. Seuraavan kappaleen tyyli: valinnasta on myös hyötyä. Kun kirjoitat Otsikko 2 kappaletta ja painat Enter-näppäintä, määräytyy seuraavan kappaleen tyyliksi Leipäteksti. Kappaleen kielen valinta Kappaleen numeroinnin asettaminen Kuva 108 Muotoile-pudotusvalikossa on komennot fontin ja kappaleiden muotoiluun. Komennolla Fontti vaikutat kappaleen kirjasimeen, Kappale-komennolla vaikutat kappaleen sisennyksiin ja Sarkaimet-komennolla kappaleiden sarkainasetuksiin. Pikanäppäimet-komennolla voit määrittää kappaletyylin käyttöönotolle pikanäppäinyhdistelmän. Kari Keinonen Sivu 64

71 Tyylin määritykset Tärkeimmät muotoilumääritykset tyylille teet Fontti- ja Kappale-komennoilla. Fontti Fonttityypin valinta Fonttityylin valinta Fonttikoon valinta Fonttivärin valinta Tehosteiden valinnat Esikatseluruutu Kappale Tasauksen valinta Vasemman sisennyksen valinta Kappaleiden välistyksen valinta Esikatseluruutu Kari Keinonen Sivu 65

72 Tyylien muokkaaminen Haluamaasi tyyliä voit muokata tyylin pudotusvalikon komennoilla. Pudotusvalikon nuolipainike tulee näkyviin kun siirrät osoittimen tyylin nimen kohdalle. Helpoiten määrität tyylin seuraavasti (esimerkkinä Leipäteksti): Valitse jokin kyseistä tyyliä edustava teksti asiakirjasta Muotoile teksti haluamallasi tavalla Valitse kyseisen tyylinimen pudotusvalikosta Päivitä Xxxxx vastaamaan valintaa -komento Tyylin muokkaamiseen löydät tyylin pudotusvalikosta myös komennon Muokkaa Kuva 109 Kuvassa näet Leipäteksti-tyylin muokkaukseen liittyvän valintaikkunan. Valmiin tyylin muokkaamiseksi ikkunassa on Muotoilu-ryhmän painikkeet ja Muotoile-painike, joita käyttämällä muotoilet tyylin kuntoon. Ikkunan keskellä on esikatseluruutu tyylin ulkoasun tarkastelemiseksi. Ikkunan alaosassa olevaa Muotoilu -painiketta napsauttamalla esiin tulee ponnahdusvalikko, josta löydät vielä paljon muita kappaleen muotoiluvaihtoehtoja. Kappaletyylin kielen valinta Kappaletyylin pikanäppäimen määrittely Kuva 110 Muotoile-pudotusvalikossa on komennot Fontti, jolla vaikutat kappaleen kirjasimeen ja Kappale-komennolla vaikutat kappaleen sisennyksiin. Lisätietoa saat sivulta 65. Kari Keinonen Sivu 66

73 Tyylien hallinta Tyylien hallintaan pääset kyseisellä painikkeella. Hallintaikkunassa näet kaikki Wordiin tehdyt sisäiset, suositellut tyylit. Suosittelen Wordin sisäisten tyylien käyttämistä ja niiden ulkoasun muokkaamista mieluummin kuin omien uusien tyylien perustamista. Esimerkiksi valmiiden sisäisten otsikkotyylien käyttö helpottaa huomattavasti sisällysluettelon luontia. Tutustu tyyliluetteloon painelemalla alanuolta selaillaksesi Valitse muokattava tyyli -luetteloa. Esillä vain Microsoftin suosittelemat tyylit Tyyliluettelo Esikatseluruutu Tyylien käyttö vain tässä asiakirjassa Kuva 111 Esiin tulevassa valintaikkunassa näet suositellun tyyliluettelon lajiteltuna aakkosjärjestykseen. Tutustu tyyliluetteloon painelemalla alanuolta selaillaksesi Valitse muokattava tyyli -luetteloa. Tärkeimmät sisäiset tyylit ovat Otsikko 1-5, Normaali, Leipäteksti, Luettelo, Alatunniste ja Ylätunniste. Tyylejä voit siirtää muista asiakirjoista Tuo tai vie -toiminnolla. Kari Keinonen Sivu 67

74 Esitysgrafiikka Esitysgrafiikalla tarkoitetaan asiakirjaan piirrettyjä kuvaelementtejä, arkille tuotuja valmiita kuvia, taulukoita tai lukujen esittämistä kaavioina tai käyrästöinä. Sinun on hyvä tukea ja elävöittää asiakirjaasi tekstiin liittyvällä grafiikalla, yksinkertaiset kuvat ja kaaviot selkeyttävät asiakirjaa. Hierarkkiset kuvat ja esimerkiksi prosesseja kuvaavat kaaviot kertovat enemmän kuin tuhat sanaa. Tuota esitysgrafiikka aina suunnitellusti. Valokuvien lisääminen Haluat asiakirjaasi yrityksen logon tai jonkin muun valmiin kuvan. Word-asiakirjaan voit tuoda kuvan muista ohjelmista Lisää-välilehden Kuva-painikkeella esiin tulevan Lisää kuva -valintaikkunan avulla tai ClipArt-painikkeella avautuvasta ikkunasta. Kuva 112 Kuvassa näet logon eli pistekarttakuvan, joka on lisätty Sivun asettelu -näkymässä Kuva-painikkeella tiedoston (tämä moniste) ylätunnisteeseen. Valokuvan muokkaaminen Valokuvat ovat aina pistegrafiikkaa, eli bittikarttakuvia. Wordissa on rajalliset keinot näiden valokuvien käsittelyyn, se kun ei ole varsinainen kuvankäsittelyohjelma. Siitä huolimatta voit muokata jonkin verran valitsemaasi. BMP,.JPEG,.GIF,.PNG tai.tiff -kuvaa kuvatyökaluissa olevilla Muotoile-välilehden painikkeilla. Kuva 113 Kuvassa näet Muotoile-välilehden, joka ilmestyy näytölle kun kaksoisnapsautat pistegrafiikkakuvaa. Välilehden toiminnoilla voit säätää kuvan valoisuutta ja kontrastia, voit muuttaa kuvatyyliä, kuvan muotoa, viedä kuvan toisen taakse, pakata yhden tai kaikki asiakirjan kuvat tai tuoda kuvan toisen eteen tai viedä taakse. Voit myös rajata kuvaa tai muuttaa sen kokoa. Kuvaobjektin pikavalikosta taas voit siirtyä muotoilemaan kuvaa yksityiskohtaisemmin. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä kuvasta vesileiman tai tarkentaa muita kuvaan liittyviä asetuksia. Yrityksen logon et useinkaan halua peittävän koko pinta-alallaan asiakirjan taustaa. Voit muuttaa kuvassa yhden värin (usein valkoisen taustan) läpinäkyväksi. Työkalun löydät Mukauta pikatyökaluriviä -valikon Lisää komentoja -komennon avulla. Valitse Mukauttaminen-välilehdellä Valitse komennoista -pudotusvalikosta Kaikki komennot. Etsi listasta Määritä läpinäkyvä väri -painike ja lisää se pikatyökaluriville napsauttamalla Lisää-painiketta. Napsauta Määritä läpinäkyvä väri -painiketta ja sitten läpinäkyväksi haluamasi kuvan sitä väriä, jonka haluat läpinäkyväksi. Kari Keinonen Sivu 68

75 SmartArt-kuvien tuottaminen tuo mukanaan vahvasti uusitun työkalun prosessi-, organisaatio- ja matriisikaavioiden luomiseen. Luo seuraava organisaatiokaavio. Kaaviolaji valitaan Lisäävälilehden SmartArt-painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 114 Valintaikkunasta voit valita melkoisen määrän grafiikkaobjektien piirtämiseen tarkoitettuja työvälineitä. Valittuasi luettelosta kaaviolajin ja napsautettuasi OK-painiketta pääset luomaan upotettua kaavio-objektia. Tuotettuasi kaavion valmiiksi kelluu kyseinen objekti sen jälkeen asiakirjassa kuin mikä hyvänsä kuva. Tällaista kuvaa voi suurentaa ja pienentää koonsäätökahvoista. Objektin sisältöä ja muotoiluja pääset muuttamaan ja muokkaamaan kaksoisnapsauttamalla objektia. Organisaatiokaavio Valitse SmartArt-objektin valitseminen -valintaikkunasta Hierarkia-ryhmästä mieleisesi organisaatiokaavion malli. Kuva 115 Näytölle ilmestyy valitsemasi organisaatiokaavio ja viereen tekstiruutu. Tekstiruudun eri kohtiin kirjoitat organisaation jäsenten nimet ja toimenkuvat. Tekstiruudussa [Teksti]-kohtaan pääset nuolinäppäimillä tai hiirellä. Kari Keinonen Sivu 69

76 Kuva 116 Henkilön aseman saat samaan laatikkoon omalle riville Vaihto + Enter -painalluksella. Voit muotoilla syötön osalta valmista kaaviota vielä ulkoisesti. Sen teet SmartArt työkalut -ryhmän Rakenne- tai Muotoile-välilehden toimintopainikkeilla. Lisää uusi kuvio organisaatiokaavioon SmartArt työkalut -ryhmän Rakenne-välilehden Lisää muoto - painikkeen alivalikosta. Kuva 117 Organisaatiokaavio voi näyttää vaikka tältä, kun se on valmis. Tallenna lopuksi toteuttamasi organisaatiokaavio sopivaksi katsomaasi levylle ja kansioon nimellä Yritys Oyn organisaatiokaavio. Kari Keinonen Sivu 70

77 ClipArt-kuvien lisääminen ClipArt on Microsoft Office ohjelma-asennuksessa laitteellesi asennettu ilmaiskuvia sisältävä kuvakirjasto, jossa on satoja valmiita piirros-, animaatio-, ääni-, elokuva- ja valokuvaleikkeitä. ClipArt-leikekuvia voit myös ladata ilmaiseksi Microsoftin Internetpalvelusta. ClipArt-kuvakokoelman saat käyttöösi napsauttamalla Lisää-välilehden ClipArt-painiketta. ClipArt-kokoelman valinta Tiedostotyypin valinta Löydetty leikeluettelo Siirtyminen ClipArt Organizerohjelmaan Siirtyminen Internetkuvakokoelmaan Ohjetietoihin siirtyminen Kuva 118 Näytön oikeaan reunaan tulee ClipArt-ruutu. Kirjoita Etsi:-ruutuun hakemasi kuvan aihe ja/tai napsauta Siirry-painiketta. Päätä seuraavaksi haluatko etsiä kuvia myös Internet-palvelusta. Nopeampi toimintatapa on se, että selaat ensin laitteeseen asennettuja kuvia, etkä anna Internet- haulle lupaa. Kuvan toimintopudotusvalikon painike Komennot kuvan ominaisuuksien käsittelyyn Kuva 119 Vie osoitin kuvan kohdalle, näin sen oikeaan reunaan ilmestyy pudotusvalikko. Pudotusvalikon Lisää-komennolla voit lisätä kuvan asiakirjaan siihen kohtaan, jossa tekstiosoitin sillä hetkellä vilkkuu. Kari Keinonen Sivu 71

78 Piirroskuvan muokkaaminen Jos tuomasi ClipArt-leike on valokuva (pistekarttakuva) muokataan sitä kuvankäsittelytyökaluilla, lisätietoa sivulla 68. ClipArt-kuvakirjastossa on myös paljon viivakuvia jotka ovat.wmf-muotoa. Tällaisia valitsemiasi leikkeitä käsittelet hieman eri tavalla. Voit muuttaa kuvan samaa väriä olevat yksittäiset väripinnat uudeksi väriksi. Viivapiirroksen voit myös purkaa ja näin poistaa siitä osia. Kuva 120 Esimerkin vasemman kuvan pikavalikosta on valittu Muokkaa kuvaa -komento. Komennolla vaikutta siten, että kuvan yksittäiset elementit voidaan valita yksi kerrallaan, ne on purettu ryhmästä. Voit poistaa kuvasta haluamiasi piirto-objekteja (oikea kuva) ja uusi kuva käsitteleekin eri aihetta. Vasemman kuvan aihe on näönhuolto ja oikean seinällä on kärpänen. Kuvaan voit myös lisätä objekteja piirtämällä, jonka jälkeen oikean kuvan aihe voisi olla kärpäsjahti Kahden taustaobjektin värit on vaihdettu Henkilön pikkutakin eri kuvaobjektien värit on vaihdettu Kuva 121 Edellisen kuvan käsittelyä on jatkettu, kuvan pintojen värejä on vaihdettu. Tämän teet valitsemasi kuvaobjektin pikavalikosta Muotoile automaattista muotoa -komennolla. Valintaikkunassa voit valita sopivan värin objektille Värit ja viivat -välilehden Täyttö-ryhmän Värit-pudotusvalikosta. Kari Keinonen Sivu 72

79 WordArt-kuvien tuottaminen WordArt-apuohjelmalla voit luoda näyttäviä tekstikuvioita ja esimerkiksi oman vesileiman. Luo omalle nimellesi vesileima. Uuden objektin luot napsauttamalla Lisäävälilehden Teksti-ryhmän WordArt-pudotusvalikosta sopivan tekstityylin. Henkilönimi ja copyright merkki vesileimana Kuva 122 Kuvassa näet WordArt-tekstiobjektin. Luo vesileima valitsemalla ensin WordArt-pudotusvalikosta WordArt-tyyli 3. Kun olet kirjoittanut nimesi ja hakenut merkistöstä -merkin, valinnut käytettäväksi mieleisesi fontin, niin hyväksy kirjoitusikkuna. Napsauta WordArt-ryhmän Muotoile-välilehden WordArt-tyylit -ryhmän Muuta WordArt-muotoa -painiketta. Valitse pudotusvalikon alarivissä oleva muoto Ympyrä (täyttö). Saat syntyneen kuvion suunnilleen pyöreäksi koonsäätökahvoista. Vesileimaksi objektin muutat pikavalikon Muotoile WordArt-objektia - valintaikkunassa muokkaamalla Värit ja viivat -välilehdellä kuvion värit vaaleiksi. Jos haluat kirjoittaa tekstiä vesileiman yli, on sinun määrättävä se Asettelu-välilehden asetuksella Tekstin alla. WordArt-objekti on tavallinen upotettu objekti. Matemaattisten kaavojen tuottaminen Word-ohjelmassa voit käyttää useita objektiohjelmia. Matemaattisten kaavojen kirjoittaminen on joissakin tapauksissa tarpeen. Tähän tarpeeseen löydät Microsoft Equation 3.0 objekti-ohjelman Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Objekti-pudotusvalikon Objekti-komennolla esiin tulevasta valintaikkunasta. Matemaattisiin tehtäviin ryhmitellyt komentovalikot Kuva 123 Ohjelman valittuasi esiin tulevat kuvassa näkyvä työkalurivi. Painikkeiden alta löytyvistä pudotusvalikoista voit valita kaikki matemaattiset merkit. 2 2 x = y + 2ab + 3b Yksinkertainen matemaattinen yhtälö kuvana Kuva 124 Kuvassa näet matemaattisen kaavan luotuna MS Equation-ohjelmalla. Matemaattinen kaava on tavallinen upotettu objekti. Kari Keinonen Sivu 73

80 Piirrettyjen muotojen tuottaminen Wordin piirtotyökalut mahdollistavat yksinkertaisten kuvien eli valmiiden muotojen piirtämisen. Lisäät kuvaan piirretyn muodon Lisää-välilehden Muodot-painikkeen pudotusvalikosta. Käytä piirtotyökaluja korostaaksesi laskennan lopputulosta tai poikkeavaa arvoa. Voit piirtää korostuskeinona kehyksen, nuolen tai ellipsin. Viivatyökalut, myös tarttuvat viivat Piirtämisen perusmuodot Matemaattiset piirretyt merkit Puhekuplat ja tarttuvat selitekehykset Kuva 125 Muodot-painikkeen pudotusvalikossa on melkoinen määrä valmiita kuvioita. Valikon jokaisen kuvion voit piirtää ranneliikkeellä, hiirtä vetämällä. Piirrettyäsi kuvion aktivoituu valintanauhassa piirtoapuvälineitä sisältävä Muotoile -välilehti. Piirretyn muodon pudotusvalikon Muotoile muotoa -komennolla taas saat näkyviin valintaikkunan, jonka avulla voit tehdä useita lisäasetuksia muodolle. Kuva 126 Muotoile-välilehden painikkeilla voit käsitellä kuvaa melko monipuolisesti. Työkaluilla voit kiertää kuvaa, tasata useita muotoja, ryhmittää niitä tai kääntää ne omaksi peilikuvakseen. Työkaluilla voit myös muuttaa kuvan kolmiulotteisuusvaikutelmaa monella tavalla. Wordin piirtotyökaluilla voit muokata jonkin verran aiemmin luotua piirroskuvaa (ClipArt-vektorigrafiikka). Voit lisätä kuvaan erilaisia viivoja, suorakaiteita tai ellipsejä. Voit värittää ja varjostaa haluamiasi kuvan osia (piirto-objekteja). Voit purkaa kuvan ja ottaa siitä käyttöön vain osia. Voit kiertää ja kääntää kuvaa moneen suuntaan. Kari Keinonen Sivu 74

81 Taulukoiden tuottaminen Esitä taulukolla kaikki ne luettelot joissa on asiasisällöllisesti samalla otsikolla varustettuja sarakkeita ja samanarvoisia rivejä (yhden yksikön tietoja yhdellä rivillä). Lukuarvojen esittäminen taulukoissa tekee asiakirjan lukemisen helpommaksi ja paremmin ymmärrettäväksi (vertailu ja hahmottaminen). Wordin taulukko ei ole varsinainen laskennallinen taulukko, mutta sen avulla saat laskettua yksinkertaisia matemaattisia tehtäviä. Tee varsinaiset laskentataulukot asiakirjassa kelluvina Excel-objekteina. Pitkissä asiakirjoissa taulukot otsikoidaan ja numeroidaan juoksevasti, siitä saat lisätietoa sivulta 90. Taulukon luominen Taulukko on kokoelma rivejä ja sarakkeita joiden risteyskohtaa kutsutaan soluksi. Luo seuraavaksi alla olevan esimerkin mukainen taulukko. Tehdessäsi taulukkoa, määritä heti aluksi oikea sarakemäärä, näin taulukon käyttäminen on helppoa. Rivimäärällä ei tässä vaiheessa niin ole väliä. Taulukon kooksi valittu solumäärä Pudotusvalikko Kuva 127 Taulukon luot Lisää-välilehden Taulukot-ryhmän Taulukko-pudotusvalikon komennoilla. Alemman kuvan taulukko on luotu vetämällä osoitinta halutun rivi- ja sarakemäärän (3 saraketta * 4 riviä). Kuva 128 Tee Wordilla taulukko, jossa on kolme saraketta ja neljä riviä. Asiakirjaan ilmestyvän taulukon reunaviivat eivät ole oletusarvoisesti tulostuvia. Kun siirrät osoitinta tuottamasi taulukon vasemman yläkulman lähelle, ilmestyy vasempaan kulmaan taulukon siirtokahva. Kahvan pikavalikon komennoilla voit käsitellä taulukkoa ja siitä vetämällä siirtää sitä. Mustalla Pystynuoli-osoittimella voit valita sarakkeen. Osoittimen pikavalikosta löydät muun muassa komennot sarakkeen lisäämiseksi ja poistamiseksi. Kun osoitin muuttuu asiakirjan vasemman reunuksen ulkopuolella oikealle näyttäväksi nuoleksi voit valita sillä rivin. Osoittimen pikavalikon komennoilla voit lisätä tai poistaa rivejä ja käsitellä niitä muillakin toiminnoilla. Nelisakaraisella nuoliosoittimella siirrät taulukkoa sen siirtokahvasta. Kari Keinonen Sivu 75

82 Tiedon syöttäminen taulukkoon Kuva 129 Syötä taulukkoon tiedot. Liiku Sarkain-näppäimellä solusta seuraavaan (oikealle ja alas). Kaksipäisellä pystyyn-alas näyttävällä nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon rivikorkeutta ja kaksipäisellä vasen-oikea nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon sarakeleveyttä. Taulukon tiedot saat pois napsauttamalla siirtokahvaa ja painamalla Del-näppäintä. Taulukon muokkaaminen Kuva 130 Taulukkoon on lisätty viimeisen sarakkeen pikavalikon komennolla uusi sarake valitun oikealle puolelle ja kaikkien sarakkeiden leveyksiä on muokattu. Kun olet muuttanut sarakeleveydet sopiviksi, kannattaa sinun määrittää taulukon sarakkeet pysyvästi juuri määritellyn levyisiksi. Tee se siirtokahvan pudotusvalikon Sovita-alivalikon Kiinteä sarakkeen leveys -komennolla. Rivin lisäät siirtymällä Sarkain-näppäimellä viimeisestä solusta seuraavaan. Taulukon tietueiden väliin voit lisätä rivin valitsemalla rivin ja sitten napsauttamalla pikavalikon Lisää-alivalikon sopivaa komentoa. Tuotenumero Tuoteryhmä Tuote Hinta K1289SS25 Maitotuote Oivariinius 250 g 1,76 K1289SS40 Maitotuote Oivariinius 400 g 2,45 K1289SS75 Maitotuote Oivariinius 750 g 3,75 K1289SS100 Maitotuote Oivariinius 1 kg 4,75 Kuva 131 Tässä näet edellisissä kuvissa asiakirjaan lisätyn taulukon. Aiempien kuvien taulukot ovat pistegrafiikkakuvia (kuvakaappauksia), tämä on aito taulukkotoiminnolla tuotettu taulukko. Valitse vielä siirtokahvan pikavalikosta Reunat ja sävytys-komento. Aseta valitun taulukon soluille värillinen reunaviiva valitsemalla valintaikkunassa viivalle sopiva väri. Napsauta lopuksi Kaikki-painiketta. Kari Keinonen Sivu 76

83 Taulukon kentät Voit laskea taulukossa käyttäen kenttää joissa on kaava. Kuva 132 Taulukkoon on lisätty rivi siirtymällä Sarkain-näppäimellä viimeisestä solusta seuraavaan. Yhteensä rivin oikeaan päähän on lisätty laskenta Taulukkotyökalut-ryhmän Asettelu-välilehden Tiedot-ryhmän Kaava-painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Pudotusvalikko josta löytyy funktioita Pudotusvalikko lukumuodon valintaan Kuva 133 Laadi laskentakaava, valitse aluksi Liitettävä funktio -pudotusvalikosta SUM()-funktio. Kirjoita sitten sulkuihin Above (yläpuolelta). Valitse vielä Lukumuoto-pudotusvalikosta oikea lukumuotoilu. Taulukon muotoileminen Tuotenumero Tuoteryhmä Tuote Hinta K1289SS25 Maitotuote Oivariinius 250 g 1,76 K1289SS40 Maitotuote Oivariinius 400 g 2,45 K1289SS75 Maitotuote Oivariinius 750 g 3,75 K1289SS100 Maitotuote Oivariinius 1 kg 4,75 Yhteensä 12,71 Kuva 134 Muotoile taulukko, valitse ensin ylin rivi ja valitse Ctrl + napsauttamalla alin rivi. Paina Ctrl + b -näppäinyhdistelmää lihavoidaksesi rivien sisällön. Valitsemalla kaksi vierekkäistä solua, voit yhdistää ne pikavalikon Yhdistäkomennolla. Solu voidaan myös jakaa useammaksi pikavalikon Jaa solut - komennolla. Hinta-sarakkeen tiedot on tasattu solun oikeaan reunaan valitsemalla sarake ja napsauttamalla Tasaa teksti oikealle -painiketta. Kari Keinonen Sivu 77

84 Lajittelu Taulukon, luettelon tiedot kannattaa pääsääntöisesti esittää lajiteltuna. Mieti huolella lajitteluavain, kenttä jonka mukaan lajittelet. Tuotenumero Tuoteryhmä Tuote Hinta K1289SS100 Maitotuote Oivariinius 1 kg 4,75 K1289SS025 Maitotuote Oivariinius 250 g 1,76 K1289SS040 Maitotuote Oivariinius 400 g 2,45 K1289SS075 Maitotuote Oivariinius 750 g 3,75 L3356TT119 Lihatuotteet Naudan jauheliha 5,05 L3356TT129 Lihatuotteet Poron jauheliha 5,60 L3356TT139 Lihatuotteet Hirven jauheliha 7,80 L3356TT099 Lihatuotteet Sika-nauta jauheliha 4,45 Yhteensä 35,61 Kuva 135 Yllä olevassa taulukossa lajittelu kannattaa tehdä Tuotenumero-kentän tietojen perusteella. Valitse aluksi koko taulukko napsauttamalla siirtokahvaa. Napsauta Taulukkotyökalut-ryhmän Asettelu-välilehden Tiedot-ryhmän Lajittele-painiketta. Kuva 136 Valitse esiin tulevasta Lajittele-valintaikkunasta Lajitteluperuste-pudotusvalikosta lajitteluavaimeksi aikomasi kenttä. Tarkasta Tyyppi ja Käytä -kenttien arvot. Valitse lajittelujärjestykseksi Nouseva-lajittelu (yleisempi). Aseta voimaan Luettelossa-kohdassa on otsikkorivi ja napsauta lopuksi OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 78

85 Taulukon poistaminen Taulukon poistaminenkin voi olla joskus tarpeen. Siihen ei ole yksittäistä komentoa. Helpoimmin poistat taulukon tekemällä tyhjän kappaleen taulukon eteen ja tyhjän kappaleen sen perään. Kuva 137 Vedä valinta taulukkoa ennen olevan tyhjän kappalemerkin kohdalta aina taulukon perässä olevaan tyhjään kappalemerkkiin. Nyt voit poistaa taulukon painamalla Del-näppäintä. Sisäkkäiset taulukot Wordissa sinun on mahdollista rakentaa sisäkkäisiä taulukoita. Tuoteryhmä Tuotetunnus Tuote Hinta Maitotuotteet K1289SS25 Oivariinius 250 g 1,76 K1289SS40 Oivariinius 400 g 2,45 K1289SS75 Oivariinius 750 g 3,75 K1289SS100 Oivariinius 1 kg 4,75 Lihatuotteet L3356TT99 Sika-nauta jauheliha 4,45 L3356TT119 Naudan jauheliha 5,05 L3356TT129 Poron jauheliha 5,60 L3356TT139 Hirven jauheliha 7,80 Kuva 138 Tee yllä kuvattu 4 * 3 taulukko kuten teit aiemmatkin. Yhdistä sitten toisen rivin toisesta neljänteen sarakkeiden solut. Toimi samoin kolmannen rivin osalta. Napsauta kursori toisen rivin toiseen soluun ja perusta taulukko 3 * 3. Muotoile kaikki sarakkeet ja kohdista reunaviivat sekä määritä solujen reunaviivat. Alempaan kolmannen rivin toiseen soluun saat taulukon kopioimalla ylempänä olevan taulukon. Kari Keinonen Sivu 79

86 Laskentataulukon luominen Kaikki hiemankin vaativampi laskenta sinun kannattaa tehdä Wordiin upotetussa Excel-taulukossa tai Excelistä Wordiin linkitetyssä taulukossa. Upotettu Excel-taulukko Word-asiakirjaan luot laskentataulukon upottamalla Lisää-välilehden Taulukko-pudotusvalikon Excel laskentataulukko -komennolla. Toinen tapa lisätä upotettu Excel-taulukko Wordiin on kopioida Excelissä taulukko ja liittää se Wordiin Liitä-pudotusvalikon Liitä määräten -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Kuva 139 Liitä määräten -komennon valintaikkunassa sinun on valittava Microsoft Excel 2003 (2007) -laskentataulukko Objekti. Käyttäessäsi mitä hyvänsä upotettua objektia on sinun osattava käyttää lähdeohjelmaa, nyt Exceliä. Kun käsittelet objektin sisällä olevaa tietoa, näet samalla Wordissa Excel -valintanauhan ja sen välilehtien painikkeet. Olet Excel-ohjelmassa, se kelluu Wordissa. Kun napsautat taulukon ulkopuolella, siirryt takaisin kohdeohjelmaan, Wordiin. Kelluva objekti, Excellaskentataulukko Kuva 140 Tee upotettuna objektina laskentataulukko Wordiin. Muut taulukon arvot ovat syöttöarvoja, mutta Lainan lyhennys on laskettu Maksu()-funktiolla. Upotettuun objektiin pääset kaksoisnapsauttamalla objektia. Linkitetty Excel-taulukko Linkitetyn Excel-taulukon lisäät Wordiin kopioimalla kyseisen taulukon ja liittämällä sen Wordiin Liitä-pudotusvalikon Liitä määräten -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa Liitä linkki -asetuksella. Kuva 141 Liitä määräten -komennon valintaikkunassa sinun on valittava Microsoft Excel 2003 (2007) -laskentataulukko Objekti ja asetus Liitä linkki. Linkitettyä objektia muutat aina alkuperäisessä ohjelmassa, halutessasi tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti tai vain luvallasi Word-asiakirjaan. Kari Keinonen Sivu 80

87 Kaavioiden tuottaminen Tarvitset toisinaan asiakirjassa myös lukuja kuvaavia kaavioita. Jos tarvittava kaavio on hyvin yksinkertainen, voit käyttää sen tuottamiseen Lisää-välilehden Kuvat-ryhmän Kaavio-painikkeella esiin tulevaa vaatimatonta objekti-ohjelmaa. Aina kun tarvitset kehittyneempää kaaviotoimintoa tai lähtöarvojen laskentaa sinun tulee käyttää Excelobjektia joko linkitettynä tai upotettuna, lisätietoa saat sivulta 80. Kelluva objekti Kuva 142 Upotettuja objekteja käytettäessä muuttuu Wordin ikkuna siten, että yläosaan tulevat kyseisen ohjelman valikot. Kaavio-työkalua käyttäessäsi saat vilkkuvan kursorin kohdalle oletuskaavion ja sen alapuolelle lähtöarvoille taulukon. Korjaa lähtöarvot ja valitse sopiva kaaviotyyppi. Taulukosta voit poistaa tai sinne lisätä rivejä ja sarakkeita rivi- tai saraketunnuksen pikavalikon komennoilla Tammi Helmi Maalis Turku Naantali Raisio Pylväskaavio Kaavion selite Lähtöarvot Kuva 143 Upotettu pylväskaavio-objekti, jossa on vertailtu kolmen paikkakunnan kolmen kuukauden arvoja. Kari Keinonen Sivu 81

88 Kuvien järjestäminen Ovat käsittelemäsi kuvat sitten viivapiirto- tai rasterikuvia, voit vielä järjestellä kuvia Kuvatyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Järjestä-ryhmän komennoilla. Kuva 144 Tässä kuvassa edellisten sivujen viivapiirto- ja rasterikuvia on kierretty, eli käännetty vaakasuunnassa. Teet tällaisen kuvan kääntämisen Kuvatyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Järjestä-ryhmän Kierrä-pudotusvalikon Käännä vaakasuunnassa -komennolla. Ja ainahan ei voi onnistua, joten käännä logo oikeaan suuntaan ennen kuin jatkat. Vapaakierto-piste Kuva 145 Valittua kuvaa voit kiertää vapaasti, se tapahtuu aktivoinnin yhteydessä esiin tulevaa Vapaakierto-pistettä hiirellä vetämällä. Kuvakoon muuttaminen Koonsäätökahva Kuva 146 Kuvan kokoa muutat koonsäätökahvoista. Tee se niin, että skaalauksessa on voimassa Lukitse sivusuhde -asetus. Tämä siksi, että Ohukainen pysyisi venyttämisen jälkeenkin Ohukaisena. Toteutat tämän aina varmasti siten, että painat Vaihto-näppäimen pohjaan ja vedät jonkin kulman koonsäätökahvasta. Kari Keinonen Sivu 82

89 Kuvan rajaaminen Viiva- ja rasterikuvan rajaaminen on myös erittäin usein tarpeellinen toimenpide. Rajaus vastaa kuvan leikkaamista, näin kuvasta poistetaan osa. Rajaustyökalulla tehty rajaus eroaa kuitenkin kuvan leikkaamisesta siten, että rajatun kuvanosan informaatio säilyy kuvassa. Tämä vastaa tilannetta, jossa kuvan osan ylle vedetään verho. Rajauspiste Kuva 147 Kuvan rajauksen teet Kuvatyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Koko -ryhmän Rajaa-painiketta napsauttamalla ja sitten reunan rajauspistettä rajausosoittimella vetämällä. Usean kuvaobjektin käsittely Usean kuvaobjektin kokonaisuutta voit käsitellä valitsemalla ne ensin Vaihto + napsautuksella. Sen jälkeen voit tasata niiden keskinäisen välistyssuhteen tai tasata ne keskenään reunojen tai keskikohdan suhteen. Kuva 148 Tasaa kuvassa esitetyt objektit keskenään. Napsauta aluksi ensimmäistä elementtiä ja Vaihto + napsauta sitten vuorottain seuraavia. Napsauta Piirtotyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Järjestä-ryhmän Tasaa-painikkeella esiin tulevassa pudotusvalikossa Tasaa keskelle (vaakasuuntaan) -komentoa. Suorita samasta pudotusvalikosta vielä Jaa vaakasuunnassa - komento, näin objektit asettuvat yhtä kauas toisistaan. Kari Keinonen Sivu 83

90 Pitkät asiakirjat Viittaukset Word-ohjelmalla voit luoda pidempiäkin asiakirjoja. Word on kuitenkin kovin haavoittuva ohjelma, joten pyri pitämään asiakirjasi alle 150 sivua pitkinä. Erittäin tärkeää on jo lyhyempiäkin asiakirjoja tuotettaessa jatkuva asiakirjan tallentaminen. Suosittelen automaattisen tallennuksen lisäksi asiakirjan tallentamista itse noin puolen tunnin välein kahdella eri nimellä. Tällä tavalla säästät varmuudella paljon aikaa ja vaivaa kun ohjelma jossain vaiheessa kaatuu. Viittauksilla tarkoitetaan Viittaukset-välilehden eri toimintoja. Sisällysluettelo, hakemisto, ala- ja loppuviite sekä kuvatekstit ovat näistä tärkeimmät. Näitä toimintoja käyttäen syntyy automaattisesti päivittyviä kenttiä. Sisällysluettelo muun muassa kasvaa sitä mukaan kun sinun asiakirjasi pitenee ja käytät kirjoittaessasi otsikkotyylejä. Näiden kenttien päivittymistä sinun on tosin hieman autettava, eli paina Ctrl + a näppäinyhdistelmää ja sen jälkeen F9-näppäintä. Ja muistathan, että sähköisessä muodossa asiakirjaa käyttäessäsi viittauskentät toimivat napsautettaessa hyperlinkkeinä joilla pääset etenemään linkin ilmoittamaan kohtaan. Sisällysluettelo Tee sisällysluettelo yli 20 sivua käsittäviin asiakirjoihin. Sisällysluettelon luot helpoiten jos olet asiakirjaa laatiessasi käyttänyt ohjelman mukana tulleita kappaletyylejä. Eniten sinua auttaa tyylien Otsikko 1 - Otsikko 3 käyttö. Tyyleistä lisätietoa saat sivulta 61. Sisällysluettelon luot asiakirjan alkuun Viittaukset-välilehden Sisällysluettelo-ryhmän Sisällysluettelo-painikkeen pudotusvalikon komennoilla. Lisää sisällysluettelo -komennon valintaikkunassa voit helposti määritellä sisällysluetteloon otettavat otsikkotasot ja valita valmiin ulkoasumallin. Esikatseluruutu Näytetään sivunumerot Käytetään täytemerkkejä Kuva 149 Valitse valintaikkunassa aluksi se, montako otsikkotasoa otat mukaan sisällysluetteloon. Yleiset-ryhmän Muotoilut:-kohdasta valitset ulkoasun. Asetukset-painikkeen avulla pääset määrittämään sisällysluetteloon mukaan otettavat otsikkotasot ja tyylit tarkemmin. Kari Keinonen Sivu 84

91 Sisällysluettelon asetukset Etenkin jos nimeät kaikki käyttämäsi tyylit itse, on sinun rakennettava sisällysluettelo Asetukset-valintaikkunan avulla. Painettuasi kyseistä painiketta pääset valintaikkunaan ja voit määritellä käyttämiesi tyylien pohjalta mukaan otettavat otsikot. Sisällysluettelo luodaan tyyleistä Merkitty mukaan otettavat tasot Kuva 150 Kirjoita valintaikkunassa mukaan haluamiesi tyylinimien perään sen tason numero, jolle tyylin haluat sijoittuvan hierarkkisessa sisällysluettelossa. Tällä toimintatavalla tätä valintaikkunaa käyttäen voit määritellä itse nimeämistäsi tyyleistä sisällysluettelon. Kari Keinonen Sivu 85

92 Hakemisto Hakemiston luominen kannattaa aina kun asiakirja alkaa venyä yli 20 sivuiseksi. Hakemisto luodaan automaattisesti asiakirjan loppuun. Hakemiston helpon luomisen edellytys on, että keräät kirjoittaessasi tärkeitä hakusanoja piikkiin. Hakusanojen kerääminen Hakusanat kannattaa kerätä asiakirjan kirjoittamisen jälkeen tai sitten sen aikana. Helpoin tapa alkaa hakusanojen kerääminen on valita sana ja painaa Alt + Vaihto + x - näppäinyhdistelmää. Hakusanoja keräämisen voit myös aloittaa siirtymällä Viittaukset-välilehden Hakemisto-ryhmään ja napsauttamalla Merkitse kohde -painiketta. Kenttä toisen tason hakusanalle Valinta tallentaa sivunumeron jossa hakusana on Kuva 151 Näppäinpainalluksen jälkeen aukeaa valintaikkuna hakusanan nimeämiseen. Valitsemasi sana näkyy Päähakusana:-kentässä, jossa voit korjata sen kirjoitusasua, esimerkiksi sijamuotoa. Paina sitten Merkitse-painiketta, näin hakusana kerätään piikkiin. Lisättyäsi merkinnän jää ikkuna auki ja voit ikkunan ohi valita asiakirjasta uuden hakusanan. Kun olet seuraavan valinnan tehnyt ja napsautat Merkitse hakemiston hakusana -valintaikkunaa näkyy uusi sana Päähakusana:-kentässä. Kuva 152 Jos pidät kirjoittaessasi näkyvillä muotoilumerkkejä näet hakusanamerkinnän (kenttäkoodin) merkityn sanan vieressä. Hakusanan poistat piikistä poistamalla tuottamasi XE-kenttäkoodin aaltosulkeineen. Hakusanan kirjoitusasua voit muokata kirjoittamalla aaltosulkujen ja sitaattien sisään sanan haluamassasi muodossa. Kari Keinonen Sivu 86

93 Hakemiston luominen Siirry asiakirjan loppuun, luo sinne oma sivu ja lisää hakusanoista hakemisto. Kuva 153 Tämä monisteen loppuun on luotu hakemisto. Se on tehty seuraavasti: Aluksi on kerätty hakusanat Alt + Vaihto + x -näppäinyhdistelmällä. Seuraavaksi on siirrytty asiakirjan loppuun Ctrl + End -näppäinyhdistelmällä ja tuotettu uusi sivu viimeisen jälkeen Ctrl + Enter -painalluksella. Sivun alkuun on kirjoitettu otsikko Hakemisto (Otsikko 1 -tyylillä). Sitten on napsautettu Viittaukset-välilehden Hakemisto-ryhmän Lisää hakemisto -painiketta. Esikatseluruutu Valittu palstamäärä Siirtyminen merkitsemään hakusanoja Kuva 154 Esiin tulevassa valintaikkunassa on valittu kaksipalstainen hakemisto. Muotoiluksi on valittu Monimuotoinen. Sivunumerot on haluttu tasata oikeaan reunaan. Numeron ja hakusanan väliin on asetettu täytemerkiksi pisteviiva. Hakemisto, kuten muutkin kenttätoiminnot on aina ennen tulostamista syytä päivittää. Päivittämisen teet painamalla Ctrl + a -näppäinyhdistelmää ja sitten F9-näppäintä. Jostain syystä Wordin hakemisto ei toimi kuten muut viittaustoiminnoilla tehdyt kentät, sivunumerot kun eivät Ctrl + napsauttamalla toimi hyperlinkkeinä. Kari Keinonen Sivu 87

94 Alaviite Alaviitteitä käytetään yleisesti opinnäytetöissä ja tieteellisissä julkaisuissa. Alaviitteessä annetaan tekstikappaletta tarkentavia tietoja. Viite numeroidaan juoksevasti asiakirjan tekstissä, viitenumero on yläindeksinä 1. Tällä sivulla lähdeviittaukset tehdään alaviitteenä, vaikka Wordissa onkin toiminto lähdeluettelon toteuttamiseen. Kun kappaleen sisällä ei tarvitse käyttää viittauksiin sulkulauseita, nopeuttaa se asiakirjan lukemista. Alaviitteen lisäät helpoiten painamalla Alt + Ctrl + f -näppäinyhdistelmää. Alaviitteen voit lisätä myös napsauttamalla Viittaukset-välilehden Alaviitteet-ryhmän Lisää alaviite -painiketta. Kuva 155 Alaviitteen lisäämisen jälkeen Word siirtää tekstikohdistimen sivun alalaitaan, kirjoita alaviitteen sisältö siihen. Alaviitteen sisältö vihjeruudussa Kuva 156 Alaviite on sähköisesti asiakirjaa luettaessa erinomainen aputoiminto. Kun kohdistat osoittimen indeksillä varustettuun sanaan, näet vihjeruudussa tehdyn viittauksen sisällön. Kaksoisnapsauttamalla viitenumeroa pääset siirtymään viitetietoon ja voit muokata sitä. Alaviitteen asetuksia voit tarkentaa Viittaukset-välilehden Alaviitteet-ryhmän avainpainikkeen painalluksella esiin tulevassa Ala- ja loppuviitteet -valintaikkunassa. Loppuviitteen sijainnin valitseminen Valittu jatkuva numerointi Kuva 157 Valitse valintaikkunassa teetkö ala- vai loppuviitteen ja missä muodossa haluat viitteen juoksevan numeroinnin. 1 Word 2000, Outi Lammi, Teknolit Oy 1999 Kari Keinonen Sivu 88

95 Loppuviite Loppuviite toimii kuten alaviite, viittausselosteet vaan kerätään asiakirjan loppuun. Loppuviitteen lisäät helpoiten painamalla Alt + Ctrl + d -näppäinyhdistelmää. Loppuviitteen voit lisätä myös napsauttamalla Viittaukset-välilehden Alaviitteet-ryhmän Lisää loppuviite -painiketta. Kommentit Etenkin jos tuotat pitkiä asiakirjoja jaetussa tilassa, on kommenttien käyttö tarpeen. Voit lisätä kommentin, huomautuksen kun haluat kiinnittää muiden asiakirjaa selailevien ja sitä muuttavien huomion johonkin tiettyyn kohtaan. Kommentin lisäät asiakirjaan Tarkista-välilehden Kommentit-ryhmän Uusi kommentti -painikkeella. Kommentin lisäämisen jälkeen syntyy kommenttimerkintä siihen kohtaan johon sen teit. Asiakirjan oikeaan reunukseen tulee kommenttialue ja kommenttikehys. Kehykseen voit syöttää kommentin sisällön. Kuva 158 Kuvassa näet asiakirjan kommenttimerkinnän. Oikeassa reunuksessa on kommenttikehys, johon kommentin sisältö on kirjoitettu. Kun jatkat asiakirjan kirjoittamista etkä tarvitse enää kommenttia, voit poistaa kommentin Tarkista-välilehden Kommentit-ryhmän Poista kommentti -painikkeella. Kommentoidun asiakirjan tulostaminen Kun et halua asiakirjaa selaillessa nähdä kommentteja tai kun tulostat asiakirjan jota on kommentoitu etkä halua kommentteja tulosteeseen, kannattaa sinun piilottaa kommentit näytöltä. Siirry Tarkista-välilehdelle ja napsauttaa auki Seuranta-ryhmän Näytä tarkistusta varten -pudotusvalikko. Valitse pudotusvalikosta Lopullinen. Kari Keinonen Sivu 89

96 Kuvatekstit Kuvat, kaavat, taulukot ja jotkin muut asiakirjaan lisättävät objektit numeroidaan juoksevasti. Wordissa on automaattiseen juoksevaan kuvanumerointiin oma toiminto, jota käytät Lisää otsikko -painikkeella. Kuvien ja kaavojen juokseva numerointi ja kuvateksti tehdään kuvien alle, mutta taulukoiden otsikot ja numerointi tehdään useimmiten niiden yläpuolelle. Kuva 159 Kuvan juokseva kuvanumerointi ja tämä kuvateksti juoksevalla numeroinnilla on tehty seuraavasti: Tyhjään kappaleeseen on lisätty kuva joko leikepöydältä tai Lisää-välilehden Kuvat-ryhmän Kuva-painikkeella. Kuvan alle on luotu juokseva numerointi Viittaukset-välilehden Kuvatekstit -ryhmän Lisää otsikko -komennolla. Sitten on kirjoitettu kuvan kuvausteksti. Otsikon esikatselu Omien otsikkolajien määrittelyyn siirtyminen Kuva 160 Juoksevan kuvanumeroinnin teet valitsemalla Otsikko:-pudotusvalikosta Kuva-komennon ja hyväksymällä asetukset OK-painalluksella. Luotuasi ensimmäisen juoksevan numeroinnin otsikkotyypille voitkin kopioida aktiivista kuvaotsikkoa seuraavan kuvan alle Ctrl + vetämällä. Numero muuttuu heti, kun sinä sen päivität. Koko asiakirjan kenttien päivittäminen tapahtuu helpoiten painamalla Ctrl + a -näppäinyhdistelmää ja sitten F9-näppäintä. Varo painamasta Ctrl + F9 -näppäinyhdistelmää ja jos jo painoit, Kumoa heti. Kari Keinonen Sivu 90

97 Perus- ja aliasiakirjat Kun sinä tai työryhmän jäsenet ovat tuottaneet useita erillisiä asiakirjoja, voidaan nämä asiakirjat koota yhdeksi kokonaisuudeksi. Pitkien asiakirjojen hallinta on helppoa Jäsennys-näkymässä. Perus- ja aliasiakirja -toiminnolla kokoat pienemmät asiakirjat aliasiakirjoiksi samaan perusasiakirjaan. Perusasiakirjassa määritellyt ylä- ja alatunnisteet periytyvät kaikkiin aliasiakirjoihin. Kun tallennat perusasiakirjan, tallentuvat aliasiakirjat sen osaksi. Alkuperäiset aliasiakirjat säilyvät myös alkuperäisissä kohteissaan. Asiakirjan kokoaminen useista asiakirjoista Perusta ensin uusi perusasiakirja tai valitse jokin aiemmin tehty asiakirja perusasiakirjaksi. Muotoile perusasiakirjassa kaikki tarpeellinen. Siirry Jäsennys-näkymään ja aseta tekstiosoitin vilkkumaan viimeiselle riville. Kuva 161 Kun siirryt Jäsennys-näkymään ilmestyy näytölle Jäsennys-välilehti. Oletuksena näet perusasiakirjasta Kaikki tasot, siis koko asiakirjan sisällön. Napsauta Perusasiakirja-ryhmän Näytä tiedosto -painiketta ja saat esiin aliasiakirjojen luonnissa tarvittavat työkalut. Kuva 162 Aseta tekstiosoitin vilkkumaan aivan perusasiakirjan loppuun. Napsauta Näytä taso: -pudotusvalikon Taso 1 -komentoa. Esimerkkitiedostossa Otsikko 1 tyylillä, tasolle yksi on laadittu kaksi otsikkoa. Paina seuraavaksi Perusasiakirja-ryhmän Lisää-painiketta. Etsi esiin tulevan valintaikkunan avulla lisättävä aliasiakirja ja avaa se. Perusasiakirjan otsikot Aliasiakirjan otsikko Kuva 163 Aliasiakirja näkyy nyt perusasiakirjan alla. Aseta tekstiosoitin vilkkumaan aivan uuden asiakirjan loppuun ja napsauta Näytä taso: -pudotusvalikon Taso 1 -komentoa. Napsauta seuraavaksi Perusasiakirja-ryhmän Lisääpainiketta. Etsi esiin tulevan valintaikkunan avulla lisättävä aliasiakirja ja lisää se perusasiakirjaan. Kari Keinonen Sivu 91

98 Perusasiakirjan otsikot Ensimmäisen aliasiakirjan otsikot Toisen aliasiakirjan otsikot Kuva 164 Toinen aliasiakirja on nyt lisätty perusasiakirjan alle. Kun napsautat Näytä taso: -pudotusvalikon Taso 1 -komentoa näet kaikkien asiakirjojen pääotsikot et muuta. Otsikon vieressä olevaa +-merkkiä kaksoisnapsauttamalla saat esiin otsikkoa alemman tason. Kuva 165 Kun nyt siirryt Tulostusasettelu-näkymään painamalla kyseistä painiketta, näet kaikilla sivuilla yhtenäisen ylä- ja alatunnisteen. Tässä esimerkissä yhden sivun pituiseen perusasiakirjaan on liitetty kaksi yhden sivun pituista aliasiakirjaa, joten sivunumero ensimmäisellä sivulla on yksi ja kokonaissivumäärä on kolme. Perusasiakirjan tallentaminen Tallenna nyt perusasiakirja, näin tallentuvat aliasiakirjatkin. Aliasiakirjat säilyvät kuitenkin kovalevyllä erillisinä tiedostoina. Sulje nyt perusasiakirja. Älä muuta missään vaiheessa perus- tai aliasiakirjojen sijaintia, silloin menetät tiedostojen yhteyden, keskinäisen linkityksen. Kun avaat uudelleen perusasiakirjan ja siirryt Jäsennys-näkymään sekä painat Näytä tiedosto -painiketta, näet aliasiakirjat hyperlinkkeinä. Aliasiakirjan hyperlinkkiä napsauttamalla avaat aliasiakirjan erilliseen ikkunaan ja voit sitä siellä muokata. Jos perusasiakirja on avoinna, näkyy aliasiakirjan muutos siellä aliasiakirjan tallennuksen jälkeen. Kuva 166 Näet aliasiakirjat hyperlinkkeinä perusasiakirjan lopussa. Aliasiakirjat on erotettu perusasiakirjasta osanvaihdoilla. Vasemmalla näkyvät lukot tarkoittavat sitä, että aliasiakirjan muokkaus ei enää onnistu perusasiakirjasta. Laajenna aliasiakirjat -painikkeella saat kuitenkin avattua aliasiakirjat perusasiakirjan osana ja voit muokata asiakirjan osia Tulostusasettelu-näkymässä. Kari Keinonen Sivu 92

99 Tekstitiedon tuominen Valmiin tekstitiedon tuominen Wordiin onnistuu monellakin tavalla. Tämän sivun esimerkissä teksti tuodaan Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Objekti-pudotusvalikon Teksti tiedostosta -komennolla. Esiin tulee Lisää tiedosto -valintaikkuna, ohjelma kysyy siis missä ja minkä niminen tiedosto lisätään. Etsi tiedosto kansiorakenteesta, valitse se ja avaa tiedosto. Harjoitustiedosto: Taitto 0 raakateksti.txt Valittu koodaustapa Esikatseluruutu Kuva 167 Esiin tulevan valintaikkunan otsikkorivillä näet avaamasi tiedoston nimen. Valintaikkunassa voitkin valita tekstin koodaustavan. Jos esikatselussa oleva teksti on selkokieltä, etene Windows (oletus) koodaustavalla. Jos esikatselun teksti on sekavan näköistä, kokeile eri koodaustapoja ja etene sillä joka antaa parhaan selkokielisen tuloksen esikatselussa. Hyväksy lopuksi ikkuna. Tekstitiedoston avaaminen Valmiin tekstitiedon avaaminen Wordiin onnistuu myös. Se tapahtuu Office-pudotusvalikon Avaa-komennolla. Tiedoston sijainti Valittu tiedosto Kuva 168 Valitse ensin avaamasi tiedoston muodoksi Tekstitiedosto. Etsi esiin tulevan valintaikkunan avulla tiedosto ja avaa se. Esiin tulee edellisessä kuvassa (Kuva 167) näkyvä valintaikkuna, toimi kuten kuvan ohjeessa kerrotaan. Kari Keinonen Sivu 93

100 Postitus Joukkokirjeet Postitukset-välilehden toiminnoilla saat aikaan faksin, kirjekuoren, viestin, joukkokirjeen, lähetteen tai tarra-arkin. Näitä toimenpiteitä kutsutaan yhdistämistoimiksi. Yhdistämisen voit tehdä parilla tavalla, tässä käsitellään ohjattua yhdistämistä. Yhdistämisessä on tärkeää muistaa kaksi asiaa. Osoitteet haetaan tietolähteestä, lähdeasiakirjasta ja ne tuodaan pääasiakirjaan, kohdeasiakirjaan. Pääasiakirja on asiakirja jolle tietolähteen tiedot; nimet ja osoitteet tuodaan. Tietolähde on luettelo josta tieto haetaan. Tietolähde voi olla Word-taulukko tai jollain muulla ohjelmalla luotu tietokanta, esimerkiksi Access asiakasrekisteri tai Excel-tuoteluettelo. Joukkokirjetoiminto on ollut käytössä kymmeniä vuosia. Jokainen meistä on saanut Valittujen palojen kirjeen, Hyvä Kari, olet lähestulkoon juuri likimain voittanut miljoonan. Joukkokirje toimii kun tulostat useita samansisältöisiä kirjeitä ja asiakirjat lähetetään ikkunallisessa kirjekuoressa. Joukkokirjeiden tuottaminen Avaa aiemmin luotu tiedosto Tarjous joukkokirjeenä - pohja.docx kirjeen pohjaksi. Käytä tässäkin tehtävässä tietokantana Henkilörekisteri.xls -tiedostoa. Joukkokirjeen tuotat Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmän Aloita yhdistäminen -pudotusvalikon Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen -komennolla. Harjoitustiedostot: Tarjous joukkokirjeenä - pohja.docx ja Henkilörekisteri.xls Kuva 169 Esimerkkiasiakirjassa on merkitty XXXXXXXX -merkinnällä ne kohdat joihin tuomme tietoa lähdetiedostosta, osoiterekisteristä. Yhdistäminen-tehtäväruudussa voit laatia joukkokirjeen ohjatusti, valitse aluksi Vaihe 1/6 -tehtäväruudussa Kirjeet ja napsauta Seuraava-painiketta. Kari Keinonen Sivu 94

101 Kuva 170 Napsauta Vaihe 2/6 -tehtäväruudussa voimaan Käytä nykyistä asiakirjaa -valinta ja napsauta sitten Seuraava-painiketta. Napsauta Vaihe 3/6 tehtäväruudussa Selaa -painiketta. Tietolähteen valinta Tiedoston sijainti Kuva 171 Etsi valintaikkunan avulla kiintolevyltäsi oikea Henkilörekisteri.xls tietolähde ja avaa tuo tiedosto. Luettelo sovelluksen kaikista taulukoista Kuva 172 Alkuperäinen henkilörekisteri on laadittu siten, että ensimmäisellä rivillä on koko taulukon otsikko, joten ota merkitty valinta pois. Valitse ylempi taulukko (nimetty alue) aktiiviseksi ja napsauta OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 95

102 Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus Kuva 173 Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa voit määrittää tarkemmin tarralle tulevat tiedot Muokkaa vastaanottajaluettelo -painikkeilla. Esimerkiksi Postitoimisto-kentän pudotusvalikon suodatuksella (kyselyllä) voit tulostaa tarrat vain Turkulaisille ja Helsinkiläisille. Kuva 174 Napsauta Postitoimisto-kentän pudotusvalikosta Lisäasetukset-komentoa. Määritä Postitoimisto-kentälle kaksi erillistä ehtoa. Ensimmäinen vertailulauseke, ehto on Yhtä suuri kuin Turku ja toinen ehto Yhtä suuri kuin Helsinki. Huomaa, että ehdot on yhdistettävä Tai-kentällä, muuten et saa kyselyn tulosjoukkoon ainoatakaan henkilöä. Hyväksy kyselyikkuna ja hyväksy Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkuna sekä napsauta vielä Vaihe 3/6 -tehtäväruudussa Seuraava-painiketta. Tulosjoukon lajittelu Kyseinen tulosjoukko kannattaa lajitella Postinumero-kentän mukaan nousevaan lajittelujärjestykseen, tee se napsauttamalla kentän pudotusvalikosta kyseistä komentoa. Kari Keinonen Sivu 96

103 Joukkokirjeiden tuottaminen jatkuu Kuva 175 Valitse rivi tai aktivoi merkkijono jonka kohdalle yhdistämiskentän haluat. Napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä -pudotusvalikosta haluamasi kenttänimi. Jos haluat samalle riville kaksi kenttää peräkkäin, on sinun syytä kirjoittaa ensimmäisen kentän valinnan jälkeen välilyönti. Lisää muutkin osoitekentät asiakirjaan samalla tavalla. Kuva 176 Kun olet lisännyt yhdistämiskentät ja muotoillut fontin värin mustaksi näyttää asiakirja tällaiselta. Yhdistämiskentät on merkitty kenttäkoodeilla. Kari Keinonen Sivu 97

104 Kuva 177 Napsauta Vaihe 4/6 -tehtäväruudussa Seuraava-painiketta. Tekemäsi valmis joukkokirjeen määrittelyarkki näkyy kuvassa ylhäällä oikealla. Kenttäkoodit on korvattu tietokannan ensimmäisen henkilön tiedoilla. Vaihe 5/6 -tehtäväruudussa voit vielä Muokkaa luetteloa -komennolla siirtyä takaisin joukkokirjeen määrittelyyn, kyselyyn. Napsauta Vaihe 5/6 -tehtäväruudussa Seuraava-painiketta siirtyäksesi viimeiseen tehtäväruutuun. Vaiheessa 6/6 voisit tulostaa joukkokirjeen, mutta sulje tehtäväruutu. Kun kerran määrittelit joukkokirjeen kunnolla, on määrittelyarkki käyttökelpoinen niin kauan kun haluat lähettää samaa esitettä tai tarjouspyyntöä eri vastaanottajajoukoille. Seuraava vaihe onkin tallentaa kirjeen määritysarkki eli juuri aikaansaatu tiedosto. Anna tiedostolle nimeksi Tarjous joukkokirjeenä.docx. Tulostamista ennen sinun kannattaa myös aina esikatsella koko joukkokirje. Kari Keinonen Sivu 98

105 Tulostusjoukon esikatselu Napsauta seuraavaksi Viimeistele yhdistäminen -painiketta. Suosittelen sinua valitsemaan pudotusvalikosta Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja -komennon Valinta takaa sen, että saat määrittelemäsi suodatuksen mukaiset joukkokirjeet Kuva 178 Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa OK-painiketta. Joukkokirjeet puretaan ( ajetaan ) uuteen tiedostoon, jossa voit vielä ennen tulostamista tarkastaa muotoilut ja kyselysi toimivuuden. Kun kaikki on kunnossa, tulosta joukkokirjeet. Tätä tiedostoa sinun ei kannata tallentaa tulostamisen jälkeen, se on oikea tulosjoukko vain juuri tällä hetkellä. Kun olet määritellyt joukkokirjeen näin, et voi tulostusikkunassa enää valita tulostettavaksi sivua 1. Tässä esimerkissä jokainen uusi kirje on omassa osassa ja sisältää vain sivunumeron yksi. Näin valiten tulostat siis kaikista kirjeistä sivun yksi eli kaikki sivut. Kun haluat tulostaa vain yhden sivun, voit sen tulostaa Tulosta-valintaikkunassa merkitsemällä Nykyinen valinta -ruutuun rastin. Kari Keinonen Sivu 99

106 Tarrat Tarratoiminto on hyvä tapa saada aikaan osoitetarroja. Voit tuottaa toiminnolla joko samansisältöisiä tai muuttuvia tarroja, joissa osoitetiedot haetaan tietokannasta. Tarra-arkin laatimisessa sinun on huomioitava ostamasi tarra-arkki (paperi). Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on tiedettävä joko arkin standarditunnus (Avery 7562 tms.) tai sitten laadittava oma tarra-arkki ostetun arkin todellisen mitoituksen mukaan. Tarrojen tuottaminen Tarroja tuotat Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmän Aloita yhdistäminen -pudotusvalikon Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen -komennolla. Kuva 179 Yhdistäminen-tehtäväruudussa voit laatia tarra-arkit ohjatusti, valitse Vaihe 1/6 -tehtäväruudussa Osoitetarrat ja napsauta Seuraava-painiketta. Napsauta Vaihe 2/6 -tehtäväruudussa Osoitetarra-asetukset -painiketta. Ennen seuraavia vaiheita sinun on syytä mitata tai tarkastaa tarra-arkin mitoitus kaavapaperilta. Jos arkki on jonkin standardin mukainen ja standardi löytyy Wordista, on tarran tuottaminen erittäin yksinkertaista. Omalla mitoituksella laaditun tarratulostuksen määrittely on hieman haasteellisempaa. A4 arkkien tulostus oletuslokerosta Tarran kokotiedot ja arkkikoko Kuva 180 Etsi valintaikkunassa ostamasi tarra-arkin tuotekoodi tai lähellä tarra-arkkiasi vastaava tarratyyppi. Käytä esimerkissä Avery L7562 -tarratyyppiä koska ostit juuri 2 * 8 tarra-arkkeja. Napsauta Uusi osoitetarra -komentoa. Kari Keinonen Sivu 100

107 Tarra-arkin esikatseluruutu ja ohjeet mittojen valintaan Tarra-arkin mittojen määrittely Kuva 181 Tee tarra-arkin mitoitus huolellisesti, muuten tulostamasi tarrat eivät osu paperilla oikeille kohdille. Kun olet muokannut osoitetarrojen koot haluamallasi tavalla nimeä tarra-arkki ja napsauta OK-painiketta tässä ja seuraavassa valintaikkunassa. Napsauta vielä Vaihe 2/6 -tehtäväruudussa Seuraava-painiketta. Tarra-arkit maksavat paljon enemmän kuin tulostuspaperi, joten säilytä arkkeja asiallisesti. Koska tarran alla on liimapinta, tulee liiman kuivuminen estää säilyttämällä tarroja alkuperäispussissa mahdollisimman ilmatiiviisti. Vahingoittunutta tai vajaata tarra-arkkia et saa koskaan asettaa tulostimeen etkä sille tulostaa. Kipristelevä tarran reuna saattaa jäädä kiinni tulostimen sisäosiin. Tällaisen vahingon korjaaminen on erittäin hankalaa ja/tai kallista. Tietolähteen valinta Harjoitustiedostot: Henkilörekisteri.xls Kuva 182 Napsauta Selaa -painiketta ja etsi valintaikkunan avulla kiintolevyltäsi oikea Henkilörekisteri.xls tietolähde ja avaa se. Kari Keinonen Sivu 101

108 Luettelo sovelluksen kaikista taulukoista Kuva 183 Alkuperäinen henkilörekisteri on laadittu siten, että ensimmäisellä rivillä on koko taulukon otsikko, joten ota merkitty valinta pois. Valitse ylempi taulukko aktiiviseksi ja napsauta OK-painiketta. Kuva 184 Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa voit määrittää tarkemmin tarralle tulevat tiedot Muokkaa vastaanottajaluettelo -painikkeilla. Esimerkiksi Postitoimisto-kentän pudotusvalikon suodatuksella (kyselyllä) voit tulostaa tarrat vain Turkulaisille ja Helsinkiläisille. Toteuta suodatus sivun 96 esimerkin mukaan. Kuva 185 Kuvassa näet tarra-arkin ulkoasu tässä vaiheessa. Napsauta Vaihe 3/6 -tehtäväruudussa Seuraava-painiketta. Kari Keinonen Sivu 102

109 Tarrojen tuottaminen jatkuu Kuva 186 Laadi aluksi Osoitelohko napsauttamalla kyseistä painiketta. Napsauta esiin tulevassa ikkunassa Täsmää kentät -painiketta. Valitse tarrakenttien nimien vastinkentät tietokannan kenttien pudotusvalikoista. Napsauta sitten OK-painiketta, samoin seuraavassa ikkunassa. Voit nyt muokata osoitetarroja, esimerkiksi suurentaa kirjasinkokoa ja liittää tarroihin yrityksen logon. Tee muokkaus vain ensimmäisen tarran osalta, replikoimme muutoksen muihin arkin tarroihin. Replikoi tarrat Yhdistäminen-tehtäväruudun Vaihe 4/6 -tehtäväruudussa napsauttamalla Päivitä kaikki osoitetarrat -painiketta. Tekemäsi tarran muotoilut ja kentät siirtyvät jokaiseen tarraan. Napsauta Seuraava-painiketta siirtyäksesi tarrojen esikatseluun. Kuva 187 Replikoinnin jälkeen tarra-arkin ulkoasu esikatselussa voi näyttää tällaiselta. Kari Keinonen Sivu 103

110 Kuva 188 Vaihe 5/6 -tehtäväruudussa voit Muokkaa luetteloa -komennolla siirtyä takaisin tarratulostuksen tietosisällön määrittelyyn, kyselyyn. Napsauta Vaihe 5/6 -tehtäväruudussa Seuraava-painiketta. Vaihe 6/6 -tehtäväruudussa voit ajaa tarrat tulostimelle painamalla Tulosta-painiketta. Mutta sulje tässä vaiheessa Yhdistäminen-tehtäväruutu ja tallenna tarrojen määritysarkki eli juuri tehty tiedosto. Kun kerran määrittelit arkin kunnolla, on se käyttökelpoinen niin kauan kun sinulla samaa tarra-arkkia paketissa on. Tulostusjoukon esikatselu Napsauta seuraavaksi Viimeistele yhdistäminen -painiketta. Suosittelen sinua valitsemaan pudotusvalikosta Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja -komennon Valinta takaa sen, että saat määrittelemäsi suodatuksen mukaiset tarrat Kuva 189 Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa OK-painiketta. Tarrat puretaan ( ajetaan ) uuteen tiedostoon, jossa voit vielä ennen tulostamista tarkastaa muotoilut ja kyselysi toimivuuden. Kun kaikki on kunnossa, tulosta tarrat. Tätä tiedostoa sinun ei kannata tallentaa, se on oikea tulosjoukko vain nyt. Kari Keinonen Sivu 104

111 Mallit Mikä tällainen malli on? Liikekirjeenvaihto yrityksissä tapahtuu usein tarkoitukseen luotujen asiakirjamallien avulla. Malli (template) on pohja eli kokonainen ympäristö usein toistuvan asiakirjan tuottamiselle. Malliin voit tallentaa erilaisia asetuksia ja muotoiluja valmiiksi niin, että asiakirjojen ulkoasu pysyy yhtenäisenä ja kirjoittaminen on helppoa, helpotat uuden samankaltaisen asiakirjan luomista. Hieman toisin asia ilmaistuna; malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu, toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä asiakirja. Malli sisältää asiakirjassa käytettävät asetukset, suojaukset, muotoilut, tyylit, makrot, automaattiset tekstit, lomakeobjektit sekä muut vakioelementit, kuten grafiikan (logo). Miksi malli? Tekstinkäsittely tietokoneella on usein samanlaisena toistuvaa. Tietokoneella asiakirjaa tehtäessä työ hoituu nopeammin, etenkin jos osaat käyttää hyväksi tietotekniikkaa. Mallit ovat eräs esimerkki tietotekniikan onnistuneesta hyödyntämisestä. Malli on kokoelma valmiita asiakirjan osia, objekteja. Malleilla sinun on helppo luoda usein toistuviin asiakirjoihin valmiiksi tunnistetiedot, lomakeobjektit, logot ja muu toistuva tieto. Esitäyttö säästää paljon aikaa ja vaivaa lopullisen asiakirjan laatijalta. Malli on sellaiseen tiedostomuotoon tallennettu asiakirja, että avatessasi mallin asianmukaisesti et asiakirjaa muokatessasi vaikuta alkuperäiseen kovalevyllä olevaan tiedostoon. Teet siis muutokset vain avoimeen asiakirjaan ja tallentaessasi ohjelma kysyykin uutta nimeä tiedostolle. Missä mallia käytetään? Asiakirjamalliksi tehdään yrityksen toimintakertomus, tarjous- ja tarjouspyyntöasiakirjat, esitteet, faksilomakkeet ja monet muut toistuvasti käytettävät asiakirjat. Erilaiset esitäytetyt paperille tulostettavat lomakkeet ja koneella täytettävät lomakkeet sekä muutkin taulukot toimivat mallina erinomaisesti. Word helpottaa muun muassa sähköisen lomakkeen täyttötyötäsi paljon koska se antaa syöttöä helpottavia lisäominaisuuksia, esimerkiksi valmiiksi luodut pudotusvalikot. Valikon luettelosta voit nopeasti valita kentälle arvon, samalla kirjoitusvirheiden mahdollisuus pienenee huomattavasti. Kuka mallia käyttää? Kun yrityksessä käytetään hyvin suunniteltuja ja yhdenmukaisia asiakirjoja, on ne helposti tunnistettavissa organisaation omiksi. Yrityksessä luodut asiakirjamallit ovat pohjia, joita jokaisen organisaatiossa toimivan tuleekin käyttää - myös sinun. -ohjelmaa avatessasi näkyviisi aukeaa tyhjä asiakirja. Tämä uusi asiakirja perustuu oletusarvona aukeavaan, käyttäjän asetuksissa määrättyyn malliin. Tämä oletusmalli pitää sisällään joidenkin asetusten oletusarvot. Siis sinä käytät aina jotain mallia pohjana omalle asiakirjallesi. Kari Keinonen Sivu 105

112 Asiakirjamallin luominen Käynnistäessäsi Wordin käytät aina mallia. Avatessasi uuden asiakirjan se luodaan oletusmalliin pohjalta. Muuttaessasi Wordin oletusasetuksia, muokkaat oletusmallia. Uuden mallin luot seuraavasti: Laadi asiakirjaan haluamasi ylä- ja alatunnisteet, lisää toistuva teksti, toistuvat kuvat kuten logot ja määritä kohdat muuttuvalle tiedolle. Laadi oikeisiin kohtiin tarvittavat taulukot, kuvat ja luo sisällysluettelo. Valitse mallille mieleisesi teema. Tee tarvittava ohjaus ja lisää tarpeelliset ohjausobjektit sekä ohjelmoi niiden toiminnallisuus. Tallenna asiakirja malliksi. Mallin tallentaminen Mallin tallennusmuoto on Word-malli (tiedostonimen tarkenne on.docx) tai Makroja käyttävä Word-malli (nimen tarkenne on.docm). Malliksi asiakirjaa tallentaessasi käytä Word-mallille ohjelma-asennuksen yhteydessä luotua kansiota. Kansion polun saat selville Wordin asetukset -valintaikkunan Valvontakeskus-välilehden Valvontakeskuksen asetukset -painiketta napsauttamalla. Osoitteen näet Luotetut sijainnit -kohdasta. Wordia avatessasi käytät tyhjän asiakirjan pohjana asiakirjamallia Normal.dotm joka on tallennettu kansioon: C:\Users\"Käyttäjätunnus \AppData\Roaming\Microsoft\Templates Mallin tallennuskansion polku Kuva 190 Tallentaessasi mallia käytä Tallenna nimellä -komentoa. Napsauta ensin Templates-kansiota (Luotetut mallit) ja valitse tallennusmuodoksi Wordmalli tai Makroja sisältävä Word-malli. Anna tiedostolle mallin käyttötarkoitusta kuvaava nimi. Näin malli tallentuu luotettujen mallien kansioon ja voit käyttää sitä kuten muitakin malleja. Kari Keinonen Sivu 106

113 Mallin käyttäminen Tallentamisen jälkeen sinun mallisi on käytettävissä Wordissa. Kun otat mallin käyttöön liittää Word sen ominaisuudet tyhjään asiakirjaan. Muokatessasi avattua asiakirjaa et muuta alkuperäistä mallia. Malli säilyy asetuksineen ja vakioelementteineen muuttumattomana ja voit käyttää sitä useita kertoja uuden asiakirjan pohjana. Aiemmin tehtyä asiakirjamallia käytät uuden asiakirjan pohjana seuraavasti: Uusi asiakirja mallia käyttäen Uuden asiakirjan voit luoda valmiin mallin pohjalta napsauttamalla Office-valikon Uusi-komentoa. Näkyviin tulee Uusi asiakirja -valintaikkuna. Ikkunasta voit valita Wordin mukana asennetun mallin tai Microsoft Office Online -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 191 Uusi asiakirja -valintaikkuna, josta löydät Omat mallit -välilehdeltä itse luomasi mallit. Malliryhmästä voit valita haluamasi napsauttamalla sen nimeä ja sitten Luo-painiketta. Perustaessasi uuden tiedoston valmista mallia käyttäen, et tallennuksen yhteydessä vahingossa tallenna mallin päälle. Näin malli säilyy muuttumattomana seuraavaan käyttökertaan. Voit toki muokata mallia, mutta sen avaaminen näytölle vaatii hieman tavallisuudesta poikkeavia toimenpiteitä, joten et vahingossa muuta sitä. Kari Keinonen Sivu 107

114 Mallin muuttaminen Mallia voit muuttaa avaamalla aiemman mallin Office-painikkeen Avaa-komennolla. Mallien tallennuskansion polku Kuva 192 Napsauta aluksi Templates-kansion kuvaketta. Valitse sitten luettelosta malli jota aiot mukauttaa ja napsauta Avaa-painiketta. Mallin muuttaminen on normaalia tekstinkäsittelyä. Tee haluamasi muutokset malliin. Tallenna painikkeella tallennat uuden mallin vanhan päälle. Jos haluat tallentaa mallin uudella nimellä, tee kuten aiemmin sivulla 106 on neuvottu. Kari Keinonen Sivu 108

115 Syöttölomakkeet Syöttölomake tuotetaan käyttötarkoituksen mukaan. Lomakeobjekteja käyttäen saat helposti aikaan joko käsin tai tietokoneella täytettäviä sähköisiä Online-lomakkeita. Lomakkeen teet helpoiten käyttämällä apuna Wordin taulukkoa. Mikä on syöttölomake? Yksinkertaisimmillaan lomake voi olla käsin täytettävä asiakirja. Wordissa lomake tulee ymmärtää Online-lomakkeena, joka täytetään tietokoneella. Lomakkeessa käytetään sekä taulukoita että valmiita syöttökenttiä eli ohjausobjekteja kuten valintanappeja ja avattavia luetteloita. Online-lomakkeen voit suojata siten, että sallit tietojen kirjoittamisen vain tiettyihin soluihin. Määrittämällä tietojen kelpoisuuden tarkistuksen voit varmistaa, että käyttäjät kirjoittavat lomakekenttiin oikean tyyppisiä tietoja. Voit määrittää lomakkeen täytettäväksi Wordissa, Web-sivuna tai Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) -kielellä kirjoitetuissa ohjelmissa. Syöttölomake sinun kannattaa tallentaa asiakirjamallina (.DOTX tai.dotm). Lomakkeen luonnin lyhyt oppimäärä Seuraavaksi käsitellään lyhyesti lomaketta faksin kansilehti, josta saat aikaiseksi tyylikkään lomakkeen ja tallenna se vielä asiakirjamallina. Ylätunnistealueelle on luotu taulukko Osan yksi tiedot ovat taulukossa Normaali tekstisisältö Alatunnistealueelle on luotu taulukko Kuva 193 Luo mallin mukainen faksin kansilehti Word-syöttölomakkeena, se siis täytetään tietokoneella. Huomaa jo pohjaa luodessasi, että varsin monessa kohtaa asiakirjaa on helpointa käyttää taulukkoa apuna. Tee Osan vaihto (jatkuva) lähettäjä- ja vastaanottajatiedot taulukon alle. Kari Keinonen Sivu 109

116 Objektien käyttäminen Edellisen sivun kuvassa mielenkiintoisin kohta on ennen osanvaihtoa. Harjoitustiedostot: Faksin kansilehti.dotm Kuva 194 Lähettäjäyrityksen nimen alle on varattu solu henkilön nimelle. Käytä tässä solussa avattavaa yhdistelmäruutua (pudotusvalikko). Käytä liitteet kohdassa valintaruutuja ja vastaanottaja sarakkeen soluissa tekstikenttiä. Nämä kentät ohjaavat käyttäjää kirjoittamaan oikeaa tietoa oikeaan paikkaan. Tämä osa lukitaan, joten käyttäjä ei voi kirjoittaa tässä osassa muihin kohtiin kuin kenttiin. Lukitun osan alapuolella hän voi kirjoittaa vapaasti. Lomakeobjektien käyttämisen edellytys Ennen lomakeobjektien ja makrojen luomista sinun on otettava esiin kehitystyökalut. Tämän teet Wordin asetukset -valintaikkunassa. Kuva 195 Napsauta Office-valikosta Wordin asetukset -painiketta. Napsauta Käyttäjän asetukset -välilehdellä Näytä kehitystyökalut valintanauhassa -ruudussa voimaan kyseinen asetus. Kuva 196 Napsauta Kehitystyökalut-välilehden painiketta, niin näet tarvittavat lomakeobjekti-työkalut Ohjausobjektit-ryhmässä. Kari Keinonen Sivu 110

117 Pudotusvalikon luominen Kuva 197 Napsauta kohdistin soluun ja Aiemmat työkalut -pudotusvalikosta Yhdistelmäruutu-painiketta, saat yhdistelmäruudun. Luetteloon lisättävä kohde Luettelossa olevat kohteet Nimetty kirjanmerkki Kuva 198 Yhdistelmäruutuun voit lisätä ohjaustietoa kaksoisnapsauttamalla ruutua. Kirjoita valintaikkunassa Vaihtoehto:-kenttään luettelon ensimmäinen arvo ja napsauta Lisää-painiketta. Jatka näin kunnes luettelossa on kaikki haluamasi rivit. Objekti toimii lomakkeella kun lukitset lomakkeesta osan 1. Valintaruudun luominen Kuva 199 Napsauta kohdistin sanan Kyllä perään ja näppäile välilyönti. Napsauta Aiemmat työkalut -pudotusvalikosta Valintaruutu-painiketta. Toimi samoin Ei sanan osalta. Valintaruudun koonmääritys Nimetty kirjanmerkki Kuva 200 Valintaruutuun voit tehdä määrityksiä kaksoisnapsauttamalla sitä, jolloin siirryt ruudun asetuksiin. Näille valintaruuduille on tehty vain nimetty kirjanmerkki. Kyllä-ruudulle on annettu nimi Kyllä ja Ei-ruudulle nimi Ei. Hyväksy lopuksi ikkuna OK-painikkeella. Kari Keinonen Sivu 111

118 Tekstikentän luominen Luo lomakkeelle vielä tekstikentät. Vie kohdistin jokaiseen kenttään vuorollaan ja napsauta Aiemmat työkalut -pudotusvalikosta Tekstikenttä-painiketta. Kuva 201 Valmis lomake kenttineen näyttää tältä. Kuva 202 Valintaruudun Ei jälkeen on lisätty tekstikenttä, johon on tarkoitus kirjoittaa liitesivujen kokonaismäärä. Kuva 203 Kaksoisnapsauta kenttää ja määritä sitten kentän asetukset siten, että siihen voi syöttää vain 3 merkkiä pitkän numeron. Napsauta Lisää ohjeteksti -painiketta ja kirjoita valintaikkunassa oma ohjeteksti kentälle. Kuva 204 Kaksoisnapsauta Vastaanottaja-kenttää ja määritä kentän asetukset siten, että siihen voi syöttää tekstiä. Napsauta Lisää ohjeteksti -painiketta ja kirjoita valintaikkunassa oma ohjeteksti kentälle. Tee muissa kentissä sama. Kari Keinonen Sivu 112

119 Lomakkeen suojaus Lomakkeita sähköisesti käytettäessä on asiakirjan eri osat suojattava. Teet osien suojauksen Word-lomakkeille seuraavasti. Suojattava osa 1 Osaa 2 ei suojata Kuva 205 Faksin kansilehti on toteutettu nyt lomakkeena. Sähköisenä lomakkeena se toimii vasta, kun määrität suojauksen osaan yksi. Suojatussa osassa käyttäjä voi syöttää arvoja vain kenttiin. Älä aseta suojausta osaan kaksi, näin käyttäjä voi vapaasti syöttää tietoa lomakkeen alaosaan. Ylätunnisteeseen loppukäyttäjä ei myöskään pääse ilman salasanaa. Kuva 206 Suojauksen määrittelet siten, että aluksi napsautat pois voimasta Ohjausobjektit-ryhmästä Suunnittelutila-asetuksen. Napsauta sitten Suojaa asiakirja -painikkeen pudotusvalikosta Rajoita muotoilemista ja muokkaamista -komentoa. Tällä tavalla saat esiin lomakkeen syötön rajoittamiseen tarkoitetun tehtäväruudun. Kari Keinonen Sivu 113

120 Kuva 207 Napsauta 2. Muokkausrajoitukset -ryhmän Salli vain tämäntyyppinen asiakirjan muokkaaminen -ruudun asetus voimaan. Napsauta alla olevasta pudotusvalikosta Täytetään lomakkeita -komentoa. Siirry sitten Valitse osat -painikkeella rajoittamaan osien suojauksia. Aseta suojaus voimaan valinnalla Osa 1. Älä aseta suojausta osaan kaksi, näin käyttäjä voi vapaasti syöttää tietoa lomakkeen alaosaan. Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Kuva 208 Napsauta Kyllä, aloita suojausten käyttäminen -painiketta. Seuraavassa valintaikkunassa voit määrätä suojauksille salasanan. Suojaus voidaan tehdä ilman salasanaakin (suositus), jolloin salasanan unohtamisesta ei seuraa ongelmia. Napsauta OK-painiketta. Kuvassa oikealla näkyvässä, seuraavaksi esiin tulevassa tehtäväruudussa voit poistaa suojauksen voimasta Lopeta suojaus -painikkeella. Käytä painiketta vain kun muutat lomaketta tai sen objekteja. Sulje kuitenkin tehtäväruutu. Kari Keinonen Sivu 114

121 Lomakkeen tallentaminen Faksilomake on nyt kunnossa. Jotta lomake auttaa optimaalisesti yhteisöäsi, on se syytä tallentaa mallina kansioon josta se helposti löytyy. Näin mallia voi käyttää apuna uusia faksin kansilehtiä luotaessa niin, ettei mallitiedosto muutoksista kärsi. Kuva 209 Tallennus tapahtuu Tallenna nimellä -komennolla. Valitse valintaikkunassa aluksi Templates-kansio, näin sijaintiruudussa näkyy malleille tarkoitetun kansion polku. Anna mallille nimeksi Faksin kansilehti.dotm ja valitse tallennusmuodoksi Makroja käyttävä Word-malli. Kari Keinonen Sivu 115

122 Suojaus Asiakirjan avaaminen Joskus tuotat asiakirjoja, joiden avaamisen tai muokkauksen haluat estää muilta käyttäjiltä. Tallenna nimellä -komennon valintaikkunassa Työkalut-pudotusvalikossa on Yleiset asetukset -komento, jolla pääset määrittämään avaus- ja kirjoitussuojauksen. Näitä suojauksia et voi tehdä ilman salasanaa. Kuva 210 Voit suojata Word asiakirjan avaamiselta tai määrätä sen Suositellaan vain lukua -tyyppiseksi. Salasanaa tuntematon ei voi avata tai muuttaa tällaista tiedostoa. Suojauksen teet ennen tallentamista Työkalut -valikon Asetukset -komennolla esiin tulleessa valintaikkunassa Suojaukset -välilehdellä. Käytä salasanaa todella harkiten. Salatun asiakirjan muokkaaminen ei onnistu sinulta, eikä keltään muultakaan, jos salasana unohtuu. Asiakirjan osien suojaus Aiemmin käsiteltiin syöttölomakkeissa tarpeellinen osien suojaus, se selostetaan sivulla 113. Voit sallia tai estää asiakirjan tai sen osien kommentoinnin ja muokkausmerkinnät suunnilleen samalla periaatteella. Valitse Suojaa asiakirja tehtäväruudun Muokkausrajoitukset-kohdasta Salli vain tämäntyyppinen asiakirjan muokkaaminen - valintaruutu ja tee siellä asetus Salli kommentointi tai Lisää muokkausmerkinnät (tarkoittaa kommentteja, lisäyksiä, poistoja ja tekstin siirtämistä). Kari Keinonen Sivu 116

123 Makrot Makro on automatisoitu toimintosarja, kokoelma Word-komentoja, jonka suoritat yhdellä komennolla, näppäinpainalluksella tai painiketta napsauttamalla. Ennen makrojen luomista sinun on otettava esiin kehitystyökalut, ohjeen löydät sivulta 110. Makroja tuotat nauhoittamalla, näin syntyy Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tutustumalla VB-editorissa (Alt + F11) nauhoitettuun koodiin saat hyvän kuvan VBA-ohjelmasta. Jos tunnet ohjelman Visual Basic for Application -ohjelmointikielen, voit muokata nauhoitettua koodia haluamallasi tavalla. Nauhoituksessa ei tallennu hiirellä tekemäsi siirtymistoimet ja valinnat. Siirry asiakirjassa nauhoituksen aikana näppäimistön avulla ja tee valinnat näppäimistöllä. Suojausasetukset Makroja sisältävä asiakirja on tallennettava oikeaan muotoon (lisää sivulla 131). Vaikka asiakirja olisikin tallennettu oikein, Wordin oletusasetukset estävät makrojen automaattisen suorittamisen. Makrosuojaus on asetettu Valvontakeskuksessa suojaustasolle Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita. Kun oletusasetusta käytetään, voit päättää makrojen käyttämisestä tapauskohtaisesti. Saat makroja sisältävän asiakirjan avaamisen yhteydessä valintanauhan alapuolelle seuraavan ilmoituksen. Kuva 211 Asetukset-painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa voit ottaa makrot käyttöön jos olet varma niiden turvallisuudesta. Ota ohje vakavasti Kuva 212 Esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä Ota tämä sisältö käyttöön -asetuksen, jolloin voit suorittaa kyseisen asiakirjan makroja. Jos organisaatiossa laaditaan paljon digitaalisesti allekirjoitettuja VBA-toimintosarjoja sisältäviä asiakirjoja, voit valita asetuksen Poista voimasta kaikki makrot digitaalisesti allekirjoitettuja makroja lukuun ottamatta. Älä koskaan käytä asetusta Ota käyttöön kaikki makrot - se on suuri tietoturvariski. Kari Keinonen Sivu 117

124 Makron toteuttaminen Luo makro seuraten alla olevia toimintoaskelia: Suunnittele makron toiminnot "Kylmäharjoittele mukaan otettavat toiminnot Napsauta nauhoitus päälle Anna makrolle sen toimintaa kuvaava nimi Määritä pikanäppäin Aseta se käytettäväksi työn alla olevaan asiakirjaan tai omaan makrotyökirjaan Suorita tarvittavat komennot Lopeta nauhoitus Testaa ja muokkaa koodia Dokumentoi Makroa nauhoittaessasi jokainen suorittamasi komento tallentuu makroon, tee siis vain tarpeelliset komennot nauhoituksen aikana. Makron nauhoittaminen Makron nauhoitat kuten kasettinauhurilla musiikkikappaleen, laitat nauhoituksen päälle, teet toiminnot ja lopetat nauhoittamisen. Nauhoita makro -painike Makrosuojaus -painike Kuva 213 Kehitystyökalut-välilehden Koodi-ryhmässä on painikkeet VBA-ohjelmointiin ja makrojen nauhoittamiseen sekä selailuun. Nimen tulee alkaa kirjaimella ja se ei saa sisältää välilyöntejä. Määritetään pikanäppäin, jolla makro voidaan suorittaa. Makro tallennetaan työn alla olevaan asiakirjaan. Kuva 214 Makron nauhoittamisen aloitat Nauhoita makro -painikkeen napsautuksella. Valintaikkunassa nimeät makron ja määrität pikanäppäimen. Tallenna makro oikeaan tallennuspaikkaan sen mukaan, haluatko käyttää makroa aina Wordilla työskennellessäsi vai haluatko käyttää makroa vain työn alla olevassa asiakirjassa. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Lopeta nauhoitus -painike Kuva 215 Kun nauhoitus on päällä näet tilarivillä painikkeen, jolla voit lopettaa makron nauhoituksen. Tässä vaiheessa makroon tallentuu kaikki suorittamasi komennot, jatka siis harkiten. Lopeta nauhoitus napsauttamalla painiketta. Kari Keinonen Sivu 118

125 Makron suorittaminen Makron suoritat pikanäppäinyhdistelmällä, jos määrittelit sen nauhoitusta aloittaessasi. Makron voit suorittaa asiakirjaan lisäämälläsi painikkeella tai Makrot-painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta Suorita-komennolla. Muokkaa-painike koodiin siirtymiseksi Makrojen järjestämiseen Kuva 216 Makroluettelossa näet kaikki avointen asiakirjojen makrot. Valitse suoritettava makro ja napsauta Suorita-painiketta. Muokkaa-painikkeella pääset muuttamaan makron VBA-ohjelmakoodia. Makropainikkeen luominen Luodaan makropainike pikatyökaluriville - kuitenkin niin, että se on mukana vain käsiteltävässä asiakirjassa. Pikatyökalurivillä olevat komennot Kuva 217 Pikatyökalurivin oikeassa päässä on Mukauta pikatyökaluriviä -painike, napsauta sitä. Napsauta pudotusvalikosta Lisää komentoja -painiketta. Kari Keinonen Sivu 119

126 Kuva 218 Pääset Wordin asetukset -valintaikkunaan jossa voit Mukauttaminen -ryhmässä Valitse komennoista -pudotusvalikosta napsauttaa Makrot-komentoa. Napsauta Mukauta pikatyökaluriviä: -pudotusvalikosta käsiteltävän asiakirjan nimeä. Napsauta sitten makron nimeä ja Lisää-painiketta. Napsauta vielä Muokkaa-painiketta. Painikekuvasto Kuva 219 Valitse painikkeelle kuva ja kirjoita Näyttönimi: -ruutuun painikkeelle nimi. Hyväksy ikkunat napsauttamalla OK-painikkeita. Uusi toimintopainike Kuva 220 Kyseisen asiakirjan pikatyökalurivillä on nyt uusi, sinun makrosi suorittava toimintopainike. Painike ei näy eikä ole käytettävissä muissa asiakirjoissa. Kari Keinonen Sivu 120

127 Makron ohjelmakoodia Makroja tuotat nauhoittamalla, näin syntyy Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tutustu ohjelmakoodiin VB-editorissa painamalla Alt + F11 -näppäinyhdistelmää. Jos tunnet VBA-ohjelmointikielen, voit muokata koodia haluamallasi tavalla. Nauhoitetun makron ja kirjoitetun aliohjelman koodi alkaa aina avainsanalla Sub. Ohjelma päättyy myös aina sanoihin End Sub. Jos-lause Kommentointia Ohjelmakoodia Ohjelman lopettava avainsanapari Kuva 221 Koodin muokkaustilassa koodi voi näyttää tältä. Tätä koodi on hieman muokattu, joukkoon on kirjoitettu selkeitä suomenkielisiä kommentteja. Aliohjelman ohjelmoiminen Word-ohjelmointi on ratkaisu silloin, kun sinun pitää tuottaa asiakirjaan tai malliin paljon toiminnallisuutta. Ohjelmointi on ammatti ja työnä se vaatii osaamista, kuten muutkin ammatit. Ohjelmoinnin opit muutaman kuukauden opiskelulla. Koska aihe on niin laaja, tässä materiaalissa ohjelmointia ei käsitellä. Tarvitessasi lisäoppia ja tietoa VBA-ohjelmoinnista, saat sitä Internetistä. Aliohjelmaa kirjoittaessasi sen tuottaminen etenee seuraavasti: Suunnittele ohjelman rakenne ja toiminnot Nimeä ohjelma ja koodaa (kirjoita ohjelmointikielellä) ohjelmarivit Tee tarvittava virheentarkistuskoodi Testaa ohjelmaa ja muokkaa tarvittaessa koodia Dokumentoi aliohjelman kaikki toiminnot Kari Keinonen Sivu 121

128 Muita Wordin ominaisuuksia Muutosten jäljittäminen Voit asettaa Wordissa päälle automaattisen muutosten seurannan, sen teet Tarkista-välilehden Seuranta-ryhmän komennoilla. Muutosten seurannan asetuksiin Kuva 222 Aseta muutosten seuranta voimaan Tarkista-välilehden Seuranta-ryhmän Jäljitä muutokset -pudotusvalikon Jäljitä muutokset -komennolla. Kuva 223 Kun muutosten seuranta on voimaassa, valvoo se kaikkia asiakirjaan tehtyjä muutoksia. Yllä on Yhteyshenkilön nimi-pudotusvalikosta valittu toinen nimi. Koska nimenselvennös on tehty kenttänä joka saa arvon yhdyshenkilö-pudotusvalikosta, ilmaisee Word muutoksen yllä kuvatulla tavalla. Ennen seurannassa olevan asiakirjan tulostamista pitää asiakirjaan tehdyt muutokset hyväksyä tai hylätä Tarkista-välilehden Muutokset-ryhmän komennoilla. Napsauta vielä voimaan Näytä tarkistusta varten -pudotusvalikosta asetus Lopullinen. Kari Keinonen Sivu 122

129 Vertaa asiakirjoja Wordissa on myös toiminto kahden asiakirjan vertaamiseksi. Sitä kannattaa käyttää kun et ole varma kumpi asiakirjoista on uudempi ja/tai se oikea versio. Vertaa-ryhmän Vertaa-painike Vertaa-painikkeen pudotusvalikko Kuva 224 Asiakirjojen vertaaminen aloitetaan Vertaa-ryhmän Vertaa-painikkeen pudotusvalikon Vertaa-komennolla. Kuva 225 Valintaikkunassa Vertaa asiakirjoja sinun tulee etsiä kovalevyltä verrattavat tiedostot ja napsauttaa OK-painiketta. Oletusarvoiset asetukset riittävät hyvin vertailua tehdessä, mutta halutessasi voit asetuksia muuttaakin. Kari Keinonen Sivu 123

130 Kuva 226 Asiakirjojen vertailun tulos näyttää tältä. Meta- ja tunnistetiedot Ominaisuudet Tiedostoille annetaan niin sanottuja metatietoja erilaisten levy- ja Internet-hakujen helpottamiseksi. Office-valikon Valmistele-alivalikon Ominaisuudet-komennolla saat valintanauhan alle Asiakirjan ominaisuudet -tehtäväruudun, jossa voit syöttää eri kenttien metatiedot. Kuva 227 Kirjaa Metatietoina tekijätieto ja asiakirjan otsikko sekä aihe ja avainsanakokoelma. Kirjaa tarvittaessa myös Tila, Luokka ja Kommentit. Kari Keinonen Sivu 124

131 Asetukset Wordia käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelman oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa asetuksista vaikuttaa laitteessa, jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi, ne eivät siirry asiakirjan mukana. Useat asetukset taas vaikuttavat aktiiviseen tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Asetuksiin vaikuttaminen Wordissa on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla, tutustu alla olevaan kuvaan. Ohjelmistotaso Ohjelmataso Tiedostotaso Ohjelmistotaso on ohjelmoitu ohjelmaan, näitä asetuksia käyttäjä ei voi muuttaa. Ohjelmatasolla ovat ohjelman oletusasetukset, joita käyttäjä voi muuttaa. Nämä muutokset ohjelma tallentaa tiedostoon. Asetukset vaikuttavat kyseisellä laitteella käsiteltäviin uusiin tiedostoihin. Tiedostotason asetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja tallentuvat sekä kulkevat sen mukana Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: Office-painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö Välilehtien valintapainikkeiden nimet ja sijainti Valintanauhojen sisällöt ja valikoimat Pikavalikoiden ja valikoiden sisällöt Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutokset tallentuvat käytettävän laitteen levylle Normal.dotm -tiedostoon. Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt yleiset ohjelman toimintopainikkeet Valintanauhan pienentäminen, kohdeohjeiden näyttäminen tai piilottaminen Reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä) Oikeinkirjoituksen korjausohjeiden asettaminen voimaan tai pois käytöstä Tilarivillä näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen Tiedostoasetukset Organisaation omaan asiakirjamalliin on viisasta tallentaa yhteisössä tai asiakirjastandardissa yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat tiedoston mukana laitteelta toiselle. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt, asiakirjaan liittyvät toimintopainikkeet Kappaletyylit sekä ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.) Sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (reunusten suuruus, ei tulostin). Kari Keinonen Sivu 125

132 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita Wordin asetukset -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko asennettuun ohjelmaan omaan Normal.dotm -tiedostoon käyttäjäprofiilisi tai työn alla olevaan tiedostoon. Wordin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen Wordin asetukset -välilehdillä on voimassa niin sanotut oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat, mutta osaavampi käyttäjä joutuu niitä usein muuttamaan. Kuva 228 Wordin asetukset on paloiteltu yhdeksälle eri välilehdelle. Tutustu huolella jokaiseen välilehteen ja mieti mitkä asetusmuutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetus kannattaa muuttaa. Kuvassa on korostettu aiemmin tekemäämme oletusasetuksista poikkeavaa asetusta. Jos haluat tekemäsi muutokset voimaan, napsauta lopuksi OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 126

133 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen käy helposti Mukauta pikatyökaluriviä -painikkeen asetuksilla. Kuva 229 Tee yllä kuvassa näkyvät valinnat Pikatyökalurivin sisältöön. Pikatyökalurivin voit Näyttää valintanauhan alapuolella kyseisellä komennolla. Kuva 230 Voit lisätä toimintoja pikatyökaluriville napsauttamalla Office-painiketta. Napsauta esiin tulevassa Wordin asetukset -valintaikkunassa Mukauttaminen-välilehteä. Napsauta sitten Valitse komento -pudotusvalikosta esiin Kaikki komennot -luettelo. Lisää vasemman puoleisesta luettelosta mieleisesi komento Lisää-painikkeella oikealla olevaan luetteloon. Kuva 231 Mukauttamisen jälkeen Pikatyökalurivi voi näyttää vaikka tältä. Kari Keinonen Sivu 127

134 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Microsoft Office -ohjelman oletustallennusmuoto on Office XML -tiedostomuoto. Koska sovelluksen käyttö on vielä tällä hetkellä harvinaista, kannattaa aina epävarmassa tilanteessa tallentaa asiakirja Word asiakirja (yhteensopivaan muotoon) muodossa. Kuva 232 Ohjelman käyttämän oletustallennusmuodon voit vaihtaa Office-painikkeen napsauttamalla pudotusvalikosta Wordin asetukset -valintaikkunassa Tallentaminen-välilehteä. Samalla välilehdellä voit vaihtaa tiedostolle uuden oletussijainnin tai jättää voimaan ohjelma-asennuksessa määrätyn. Tilarivin mukauttaminen Tilarivi näyttää käyttäjää auttavia ohjeita, näitä ohjeita sinun kannattaakin seurata. Tilapalkkia voit mukauttaa pikavalikon valinnoilla. Kuva 233 Napsauta Tilapalkkia kakkospainikkeella ja tee pikavalikosta esimerkkikuvan mukaiset valinnat asetuksille. Kari Keinonen Sivu 128

135 Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen (zoomaus) helpottaa asiakirjan eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa, kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosentilla. Käsitellessäsi tekstiä, aseta zoomaus lähelle 100 prosenttia. Halutessasi nähdä suuremman osan asiakirjasta kerralla, aseta zoomausarvo alle 100 prosentin. Kuva 234 Zoomaus eli ikkunan skaalauksen muuttaminen tapahtuu näppärästi näytön alalaidassa olevalla liukusäätimellä tai Zoomaustaso-painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Kuva 235 Asiakirjaan saat mielekkään Zoomaustason napsauttamalla Zoomaustaso-painiketta. Valitse esiin tulevassa ikkunasta Sivun leveys -komento ja hyväksy valinta. Näin koko asiakirja mahtuu näytölle sivuttaissuunnassa. Kari Keinonen Sivu 129

136 Tiedostoasetusten mukauttaminen Käsiteltävän tiedoston mukana kulkevia asetuksia voit muuttaa Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta Wordin asetukset -toiminnon alta Lisäasetukset-välilehdellä. Kuva 236 Asiakirjalle, tiedostolle voit tehdä asetuksia kohdissa joissa lukee Word opintomateriaali.doc. Aseta tiedostoon voimaan haluamasi tiedostokohtaiset asetukset poistamalla tai lisäämällä valintamerkkejä. Kari Keinonen Sivu 130

137 Asiakirjojen yhteiskäyttö Microsoft Office kykenee tallentamaan ja avaamaan useilla eri ohjelmilla tehtyjä asiakirjoja. Sinun tulee huomioida eri tallennusmuotojen avaamisen tai tallentamisen tarve kuitenkin jo ohjelman asennuksen yhteydessä. Vieraiden asiakirjamuotojen avaaminen vaatii tarvittavien suodattimien asentamisen käytettäväksi. Tee siksi ohjelmaa asentaessasi Mukautettu-asennus ja valitse Wordin kaikki osat asennettavaksi kovalevyllesi, täysasennus. Tällä tavalla varmistat, että kaikki mahdollisesti tarvittavat suodattimet ovat käytössäsi. Ellei tarvitsemaasi suodatinta tule ohjelma-asennuksen mukana, etsi Webistä yritys, joka tekee tiedostomuodon muuntimia sellaisia tallennusmuotoja varten, joita Word ei oletus- tai täysasennuksella avaa. Eri tallennusmuotojen avaaminen, kuten monet muutkin ohjelmat, kykenee yleensä avaamaan omilla vanhemmilla versioilla tallennettuja tiedostoja. -ohjelma avaa Microsoft Word versiolla luodut omat tiedostomuotonsa. Wordilla et voi avata kuvamuotoisia (TIFF, JPEG tai GIF) tiedostoja. Kyseisten kuvamuotojen lisääminen asiakirjaan taas onnistuu. Käytä eri tallennusmuotoisten kuvien tuomiseen Lisää-välilehden Kuva-painiketta. Word kykenee avaamaan myös Word Perfect 5 ja 6 sekä Works 6-9 muotoa olevia tiedostoja. Lisäksi Wordilla saa auki.rtf ja.txt -muotoisia tekstitiedostoja. Eri tallennusmuotoon tallentaminen, kuten useat muutkin ohjelmat, kykenee tallentamaan omille vanhemmille versioille sopivia tallennusmuotoja. -ohjelmalla tallennus onnistuu versioon Microsoft Word muotoon. -ohjelmasta tallennettaessa vanhempiin Word-tallennusmuotoihin on muistettava kuitenkin se, että jotkin uudet ohjelman ominaisuudet eivät tallennu vanhoihin tiedostomuotoihin. Kun tallennat asiakirjan muodossa ja siinä on makroja, tulee tällainen tiedosto tallentaa Makroja käyttävä Word-asiakirja -muotoon.docm-tunnisteella tai Makroja käyttävä Word-malli -muotoon.dotm-tunnisteella. Word kykenee tallentamaan myös Word Perfect 5 ja 6 sekä Works 6-9 muotoa olevia tiedostoja. Eräs parhaista tavoista varmistaa tiedoston toimivuus missä hyvänsä koneessa ja tekstinkäsittelyohjelmassa on tallentaa asiakirja.rtf-muotoon. Wordilla voi tallentaa myös missä hyvänsä muissa ohjelmissa avautuvaan.txt-tekstimuotoon. Wordilla voit tallentaa lisäksi WEB-sivuja (HTML). Kari Keinonen Sivu 131

138 Linkitykset Linkitys on tiedonsiirtoa asiakirjasta toiseen tai ohjelmasta toiseen. Word tiedostojen linkitys Valmis teksti tai kuva sinun kannattaa usein linkittää, kun tuot sen toisesta Word-asiakirjasta. Kun muutat alkuperäistä osaa lähdeasiakirjassa, muuttuu (päivittyy) tieto haluttaessa myös kohdeasiakirjassa. Kuva 237 Linkittämisen Word asiakirjasta toiseen teet seuraavasti: Avaa haluamasi lähdeasiakirja, Word -tiedosto jossa olevan objektin haluat näkyvän aktiivisessa asiakirjassa. Valitse haluttu objekti ja kopioi se leikepöydälle. Aktivoi kohdeasiakirja, johon teet linkityksen ja sijoita osoitin kohtaan, johon haluat objektin (kuva tai teksti) sijoittaa. Liitä objekti Muokkaa -valikon Liitä määräten -komennolla esiin tulevan valintaikkunan vaihtoehdoilla, Liitetään-kohdassa tulee lukea Objekti. Valitse Liitä linkki -valintanappi. Hyväksy asetukset lopuksi napsauttamalla OK-painiketta. Asiakirjan kaikki linkit näet linkitetyn osan pikavalikon Objekti:-alivalikon Linkit-komennolla esiin tulevassa luettelossa. Alkuperäisen lähdetiedoston avaat kaksoisnapsauttamalla linkitettyä objektia. Muutettuasi alkuperäistä asiakirjaa voit päivittää kohdeasiakirjan. Silloin alkuperäinen tekstisi tai kuvasi muuttuu lähdeasiakirjassa tekemiesi muutosten mukaiseksi. Linkin päivität kohdeosan pikavalikon Päivitä linkki -komennolla. Kari Keinonen Sivu 132